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GUÍA SIMPLE DE

ARCHIVOS

DE

BANCOMEXT, S.N.C.

GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS

PRESENTACIÓN

La presente Guía Simple de Archivos es el esquema general que describe las series documentales de los archivos de Bancomext, indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales. Este documento representa uno de los instrumentos archivísticos que permite identificar la clasificación archivística de los documentos según el asunto que clasificación archivística le corresponde a cada expediente según el tipo de asunto que trate. FUNDAMENTO LEGAL. LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL, la cual establece, en su artículo 32 lo siguiente: Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto, los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos de las dependencias y entidades. Dichos criterios tomarán en cuenta los estándares y mejores prácticas internacionales en la materia. Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de la organización del archivo.

REGLAMENTO DE LA LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL, la cual establece, en su artículo 46 lo siguiente:

De conformidad con los lineamientos a que se refiere el artículo 42 de este Reglamento, los Comités elaborarán un programa que contendrá una guía simple de la organización de los archivos de la dependencia o entidad, con el objeto de facilitar la obtención y acceso a la información pública. Dicha guía se actualizará anualmente y deberá incluir las medidas necesarias para custodia y conservación de los archivos. Asimismo, los Comités supervisarán la aplicación de los lineamientos o criterios a que se refiere este capítulo


LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL, donde se establece en el lineamiento Séptimo, lo siguiente: Las dependencias y entidades elaborarán una guía simple de sus archivos con base en el cuadro general de clasificación archivística, que deberá contener la descripción básica de sus series documentales, la relación de los archivos de trámite, de concentración e histórico, la dirección, teléfono y correo electrónico de cada uno de ellos, así como el nombre y cargo del responsable LEY FEDERAL DE ARCHIVOS, la cual establece, en su artículo 19 lo siguiente Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control y consulta archivística que propicien la organización, administración, conservación y localización expedita de sus archivos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes; IV. La guía simple de archivos OBJETIVO La Guía Simple de Archivo es un instrumento de descripción archivístico que presenta el esquema general de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales es un documento de consulta para todas las unidades administrativas permitiendo tener conocimiento de la forma como se clasifica su documentación al momento de ingresar a los archivos de trámite, de concentración e histórico. OBJETIVOS ESPECÍFICO Proporcionar un esquema lógico que represente la documentación producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de Bancomext Facilitar la identificación de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo Facilitar el acceso a la información contenida en el acervo cultural


MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LOS EXPEDIENTES Las unidades administrativas deberán tomar en cuenta las medidas necesarias para la custodia y conservación de los archivos, que se establecen la normatividad en la materia, para lo cual nombrarán a un responsable de su archivo de trámite correspondiente Ley Federal de Archivos Artículo 14. En cada unidad administrativa de los sujetos obligados existirá un archivo de trámite, en el que se conservarán los documentos de uso cotidiano necesarios para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas. II. Conservar la documentación que se encuentre activa y aquélla que ha sido clasificada como reservada de acuerdo con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, mientras conserve tal carácter; IV. Asegurar la integridad y debida conservación de los archivos que contengan documentación clasificada; y

Los responsables de los archivos de trámite conservaran y resguardaran la documentación conforme lo estipulado en el

Catálogo de Disposición Documental vigente, de manera adicional para su aseguramiento de la documentación deberán

mantener cerrados los espacios destinados para los archivos de trámite cuando estén ausentes, evitando con esto la

substracción de expedientes.

En cumplimiento de las disposiciones anteriores, Bancomext elabora la presente Guía Simple de Archivos, que contiene la descripción básica de cada serie documental.


Fondo Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C.

Unidad Administrativa Dirección General Adjunta de Jurídico y Fiduciario

Área de Procedencia del Archivo Diversas áreas que Conforman las Direcciones Jurídico y Fiduciario

Nombre del Responsable Pendiente

Cargo Responsable del Archivo de Trámite

Domicilio Periférico Sur 4333, Col. Jardines En La Montaña, C.P. 14210, México D.F.

Teléfono Extensión Correo Electrónico Ubicación Física

(01 55) 54-49-90-00 Piso 2° Oriente

Secciones Documentales

2C ASUNTOS JURÍDICOS 12C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

Clave Serie Descripción

2C.5 Actuaciones y Representaciones en Materia Legal Registro único de personas acreditadas con poderes notariales para realizar trámites.

2C.8 Juicios Contra la Dependencia Expedientes de Juicios interpuestos en contra de Bancomext.

2C.9 Juicios de la Dependencia Expedientes de juicios que Bancomext ha interpuesto.

2C.19 Consejo Directivo

Expedientes de actas, formalización, antecedentes, apéndices, certificación de sesiones, comité de Administración , de Recursos Humanos, de administración DIESA, Administración Centros Comerciales Nápoles (ACCCN), Servicio a comerciales Nápoles, publicación de estados financieros, certificados de aportación patrimonial, grabación de sesiones, integración y designación del Consejo Directivo.

2C.22 Convenios y Acuerdos Expedientes con documentación sobre la formalización de los diversos instrumentos jurídicos (contratos y convenios) que celebra el Banco en materia administrativa.

2C.23 Fideicomisos Expedientes con la documentación correspondiente a la administración de los fideicomisos ( contratos, convenios y documentación complementaria)



12C.4 Unidad de Enlace Expedientes con la documentación relativa a la administración de la Unidad de

Enlace.

12C.5 Comité de Información (Sesiones) Expedientes conformados por las actas y acuerdos del Comité de Información.

12C.6 Solicitudes de Acceso a la Información Expedientes con los Formatos del Informe y antecedentes del desahogo de cada

una de las solicitudes.

12C.7 Portal de Transparencia Expedientes con la documentación relativa a la administración del sistema POT

12C.8 Clasificación de Información Reservada (Índice de

Expedientes)

Expedientes con la documentación relativa al Sistema de Índice de Expedientes

Reservados.

12C.13 Recurso de Revisión Expedientes con la documentación relacionada a la recepción, seguimiento y

desahogo de los Recursos de Revisión.

12C.14 Información Socialmente Útil Expedientes con el soporte de las actividades y acciones relacionadas al

cumplimiento de los requerimientos de la transparencia focalizada.

12C.15 Datos Personales Expedientes con la documentación relativa a la administración del Sistema

Persona.



Unidades Administrativas Dirección General Adjunta Administración y Finanzas

Área de Procedencia del Archivo Diversas áreas que conforman la Dirección de Recursos Humanos Materiales y Servicios

Nombre del Responsable Daniel Alcántara Chabelas

Cargo Dirección de Recursos Humanos Materiales y Servicios



(01 55) 54-49-90-00 9817 [email protected] 4° PONIENTE


4C RECURSOS HUMANOS 6C RECURSOS MATERIALES 7C SERVICIOS GENERALES


4C.2 Programas y proyectos en materia de Recursos humanos

Expedientes con documentación de diversos proyectos y programas de Recursos

Humanos

4C.3 Expediente único de personal de Bancomext

Expedientes con documentación personal que se genera por cada trabajador

como currículum, constancias de estudio, cartilla, certificado médico, acta de

nacimiento, CURP, etc.

4C.4 Registro, control de puestos y plazas Expedientes con documentos en los cuales se tiene el registro de los puestos y plazas de la estructura de Bancomext

4C.5 Nómina de pago de personal Expedientes con los registro de pagos de sueldos y salarios del personal de Bancomext

4C.8 Control de asistencia (vacaciones, descansos y licencias, incapacidades, etc.)

Expedientes con los documentos y registros de incidencias de personal de Bancomext. (Vacaciones, descansos y licencias, incapacidades, etc.)

4C.15 Filiaciones al IMSS Expedientes con los registros de alta, baja o modificación ante el IMSS

4C.16 Control de prestaciones en materia económica Expedientes con documentación de prestaciones económicas que percibe el trabajador

4C.19 Becas y créditos educativos Expedientes con documentos de aprobación y de pago solicitudes de becas,

mailto:[email protected]



4C.21 Servicios sociales, culturales, de seguridad e higiene en el trabajo

Expedientes con documentación sobre participación del trabajador en actividades sociales, culturales y deportivas

4C.22 Capacitación Continua y Desarrollo Profesional del Personal de Áreas Administrativas

Expedientes con las constancias de capacitación interna, externa y prácticas profesionales

4C.23 Servicios Sociales de las Áreas Administrativas Expedientes con documentos del personal que realiza el servicio social y prácticas profesionales

4C.30 Expediente de servicio medico Expediente con documentación de estudios y consultas médicas del personal

6C.2 Programas y proyectos en materia de recursos materiales conservación y mantenimiento

Expedientes con documentación sobre la elaboración de los programas y proyectos destinados a satisfacer los requerimientos en materia de bienes y servicios.

6C.3 Licitaciones Expedientes con los procesos realizados a través de licitación pública (Procesos de contratación de bienes y servicios )

6C.4 Adquisiciones (Proceso de Invitación a cuando menos tres personas)

Expedientes de contratos de Invitaciones a cuando menos tres proveedores

6C.5 Sanciones, inconformidades y conciliaciones, derivados de contratos

Expedientes de las inconformidades en los procesos de adquisiciones (documentación derivada de las observaciones e inconformidades y conciliaciones)

6C.6 Contratos y pedidos Expedientes de pedidos de contratación y/o compra de bienes y servicios

6C.7 Seguros y Fianzas Expedientes de seguros y fianzas (Cartas cobertura y reporte de siniestros)

6C.16 Disposiciones de activo fijo Expedientes con la documentación de bienes adquiridos por Bancomext.

6C.17 Inventario físico y control de bienes muebles Expedientes con el registro, control, disposición final y baja de los bienes muebles activos.

6C.19 Almacenamiento, control y distribución de bienes muebles

Expedientes con controles, requisiciones, entradas de bienes a los almacenes, salidas de bienes, hojas de estante, controles de entregas en sitio, formatos de información básica,



6C.23 Comité de adquisiciones, arrendamientos y servicios

Expedientes de actas del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios con los soportes de los asuntos presentados y aprobados por el mismo

6C.24 Comités de enajenación de bienes muebles Expedientes de actas del Comité de enajenación de bienes muebles

6C.26 Avalúos Expedientes con los avalúos realizados

7C.2 Programas y proyectos en servicios generales Programa Anual de Servicios Generales

7C.3 Servicios básicos (energía eléctrica, agua, predial, etc.)

Expedientes con documentación administrativa que deriva del control y administración del contrato de servicios básico, luz, agua, predio , etc.

7C.5 Servicios de seguridad y vigilancia Expedientes con documentación administrativa del servicio de vigilancia

7C.7 Servicios de transportación Expedientes con documentación administrativa del servicio de reservación y expedición de boletos de avión

7C.8 Servicios telefonía celular Expedientes con documentación administrativa del servicio telefonía celular

7C.10 Servicios especializados de

mensajería

Expedientes con documentación administrativa del servicio de mensajería nacional e internacional

7C.13 Control de parque vehicular Expedientes con documentación administrativa del servicio del parque vehicular

7C.14 Vales de combustible Expedientes con documentación administrativa del servicio de vales de combustible (tarjetas electrónicas)

7C.15 Control y servicio en auditorios y salas Expedientes con documentación administrativa del control de las salas de capacitación

7C.16 Protección civil Expedientes con documentación relacionada a la capacitación de protección civil.

7C.17 Servicio de papelería Expedientes con documentación administrativa del servicio de subministro de papelería



Unidad Administrativa Dirección General Adjunta Administración y Finanzas

Área de Procedencia del Archivo Diversas áreas que conforman la Dirección de Sistemas

Nombre del Responsable Ana Carolina Benítez Duarte

Cargo Responsable del Archivo de Trámite y Enlace



(01 55) 54-49-90-00 9680 [email protected] Piso 4° Oriente


8C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN


8C.8 Programas y proyectos sobre informática Expedientes que conforman la adquisición de nuevas licencias del software

8C.9 Desarrollo informático Información correspondiente al presupuesto de la Dirección de Sistemas.

8C.10 Seguridad informática Expedientes conformados por tareas de operación, mantenimientos y proyectos del área de Seguridad Informática, responsivas de usuarios.

8C.11 Desarrollo de sistemas Expedientes con documentos sobre el soporte y desarrollo de las aplicaciones y soluciones de Software del Banco, conteniendo las etapas de los procesos administrativos de acuerdo a la metodología MAAGTIC-SI

8C.13 Control y Desarrollo de Parque Informático

Expedientes con la documentación de los mantenimientos, actualizaciones y soportes técnicos, del Área de Infraestructura y Producción, así como los inventarios de equipos y reportes de auditoria sobre las actividades propias del área

8C.16 Administración y Servicios de archivo Expedientes con los documentación que contienen la información de los archivos de trámite y concentración, además lo relacionado con la gestión documental de la institución.( informes, proyectos e instrumentos de apoyo archivístico)

8C.17 Administración y Servicios de correspondencia Control y registro de la distribución de la correspondencia




Unidad Administrativa Dirección General Adjunta Administración y Finanzas

Área de Procedencia del Archivo Diversas áreas que conforman la Dirección de Finanzas

Nombre del Responsable Martha Martínez Quiroz

Cargo Responsable del Archivo de Trámite





3C PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN 5C RECURSOS FINANCIEROS

11C PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLITICAS


3C.7 Programas Operativos Anuales

Expedientes conformados con oficios para dar seguimiento al Presupuesto de Egresos de la Federación (PEF), la Matriz de Indicadores para Resultados (MIR), así como Deuda Interna y Externa

3C.8 Disposiciones en Materia de Organización Expedientes conformados por el Manual General de Organización y Manuales de Organización específico de las áreas de Bancomext.

3C.9 Programas y Proyectos en Materia de Organización

Expedientes con los manuales de procedimientos, procedimientos para autorización, dictámenes, normas .Lineamientos, Oficios Programa anual en materia de organización de Bancomext

3C.10 Dictamen Técnico de Estructuras Expedientes con los oficios de solicitud de registro de estructura, organigrama estructural por área y antecedentes documentales.

3C.12 Integración y Dictamen de Manuales, Normas y Lineamientos de Procesos y Procedimientos

Expedientes con los manuales de funciones y procesos institucionales, es decir, la normatividad interna institucional ( políticas y procedimientos

3C.19 Análisis Financiero y Presupuestal

Expediente que contienen los comunicados mediante los cuales se notifica el presupuesto asignado a los diferentes centros de costos que administran recursos presupuestales.

3C.20 Evaluación y Control del Ejercicio Presupuestal

Expedientes que contiene gestiones de tipo presupuestal que realizan los centros de costos que incluyen validación de requisiciones de compra y modificaciones presupuestales.



Clave Clave Clave

5C.5 Libros contables Expedientes conformados con documentación contable de Diario y Mayor.

5C.6 Registros contables (glosa)

Expedientes de documentación soporte de los registros contables de; Bienes Adjudicados, Acciones, Activo Fijo, Fondos de Pensiones, Estimación Preventiva para Riesgos Crediticios y Administración de Riesgo Operativo y Legal.

5C.8 Aportaciones a capital Documentación relacionada con las aportaciones realizadas por el Gobierno Federal al Capital de Bancomext.

5C.13 Créditos concedidos Documentación de cotizaciones de tasas de créditos otorgados.

5C.19 Pólizas de diario Expedientes con los documentos denominados Pólizas, que se generan manualmente de las operaciones de Registro Contable de Tesorería y Mercados Financieros.

5C.23 Conciliaciones Expedientes con los documentos de las conciliaciones diarias y mensuales entre los saldos operativos de los aplicativos y los saldos del Sistema Contable.

5C.24 Estados financieros Estados Financieros Básicos Individuales y Consolidados, documentación soporte e Informes de Auditoría Externa.

11C.16 Informe de labores Expedientes con la documentación sobre la elaboración del informe anual del Banco para su publicación.

11C.17 Informe de ejecución Información relativa a la implementación de proyectos institucionales.

11C.18 Informe de gobierno

Expedientes con documentos sobre la elaboración de diversos informes periódicos requeridos por las autoridades normativas (Presidencia, SHCP, SFP, CNBV) y otras instituciones gubernamentales y privadas, relativas al desarrollo de la Institución.

11C.19 Indicadores Expedientes con documentación sobre la elaboración del sistema de indicadores estratégicos, con la participación de las áreas sustantivas del Banco, a fin de evaluar el impacto de los apoyos y servicios otorgados.



Unidad Administrativa Dirección General

Área de Procedencia del Archivo Diversas áreas que conforman la Dirección de Comunicación Social

Nombre del Responsable Javier Pacheco Micete

Cargo Consultor de Publicidad



(01 55) 54-49-90-00 9241 [email protected] Piso 1° Poniente

Sección documental

9C COMUNICACIÓN SOCIAL


9C.1 Disposiciones en materia de comunicación social Documentos sobre normatividad en materia de comunicación social.

9C.2 Programas y proyectos de comunicación social Expedientes con documentos de programación y planeación de proyectos de

publicidad

9C.3 Publicaciones e impresos institucionales Documentos sobre campañas institucionales que implican la difusión e

impresión de materiales.

9C.4 Material multimedia Grabaciones de promocionales, entrevistas y eventos de la institución en audio

y videos, relacionadas a publicidad.

9C.5 Publicidad institucional. Documentos que amparan la producción en medios digitales e impresos, de

las actividades y productos de la institución.

9C.6 Boletines y entrevistas para medios

Documentación de comunicados de prensa, versiones estenográficas,

entrevistas y testigos digitales de notas publicadas en diferentes medios

escritos o electrónicos.

9C.8 Inserciones y anuncios en periódicos y revistas Expedientes con la documentación de las ordenes de inserción en periódicos y

revistas (medios impresos)




9C.9 Agencias periodísticas, de noticias, reporteros, articulistas, cadenas televisivas y otros medios de comunicación social

Expedientes con la administración de los medios electrónicos (radio y televisión)

9C.12 Disposiciones en materia de relaciones públicas Documentación sobre las disposiciones en materia de relaciones publicas

9C.14 Actos y eventos oficiales Expedientes con la documentación administraba de los contratos celebrados para los eventos de diversas áreas y para en donde Bancomext participa

9C.18 Encuestas de opinión Expedientes con la información sobre encuestas de publicidad

9C.19 Registro de audiencias públicas Expedientes que contienen actividades del director general ( encuentros, conferencias, reuniones, visitas, recepciones y entrevistas)

9C.20 Correspondencia del Director General Expedientes de correspondencia recibida, emitida y turnada de la Dirección General



Unidades administrativas Área Responsabilidades y Área Quejas, Área Auditoria Desarrollo y Mejora de la Gestión Pública,

Área de procedencia del archivo Área Responsabilidades y Área Quejas, Área Auditoria Desarrollo y Mejora de la Gestión Pública

Nombre del responsable Paloma Méndez Velazquez / Alberto Flores Mora

Cargo Secretaria y Consultor de Normatividad

Domicilio Periférico Sur 4333, Col. Jardines en la Montaña, C.P. 14210, México D.F.

Teléfono Extensión Correo electrónico Ubicación Física

(01 55) 54-49-90-00 9158 9944

[email protected] [email protected]

Piso 5° Oriente

Sección documental

10C CONTROL DE AUDITORÍA DE ACTIVIDADES PÚBLICAS


10C.1 Disposiciones en materia de control y auditoria Documentos con las disposiciones en materia de control y auditoria.

10C.2 Programas y proyectos en materia de control y auditoria

Expedientes con documentación relativa a controles, evaluación, responsabilidades y auditorias.

10C.3 Auditorias Expedientes con la documentación de las auditorías realizadas por el órgano interno de control y con los informes correspondientes.

10C.5 Revisión de rubros específicos Expedientes can la documentación del programa anual de trabajo y normatividad.

10C.6 Seguimiento a la auditoria en medidas o recomendaciones

Expedientes con documentación el seguimiento a medidas correctivas y de medidas de mejora

10C.10 Peticiones, sugerencias y recomendaciones Expedientes con la documentación sobre recomendaciones proporcionados por los usuarios o clientes de Bancomext

10C.11 Responsabilidades Expedientes integrados con presunta irregularidades para iniciar procedimiento administrativo en contra de servidores públicos





10C.12 Inconformidades Expedientes con la documentación de proveedores de la institución con inconformidades de las licitaciones en las que ellos participaron

10C.14 Declaraciones patrimoniales Expedientes sobre asesoría en el tema de la declaración patrimonial

10C.15 Actas de entrega recepción Expedientes sobre la asesoría para el llenado de actas entrega recepción y revisión de las actas entrega recepción

10C.17 Medios de impugnación Expedientes integrados por promociones presentadas en contra de las resoluciones que presenta el OIC ( juicio de nulidad, recursos y amparos)

10C.18 Diagnóstico para la mejora de rendición de cuentas Expedientes con información del diagnóstico realizado de las auditorías en las diversas áreas de la institución



Unidad Administrativa Dirección General Adjunta Financiera

Área de Procedencia del Archivo Diversas áreas que conforman la Dirección Financiera

Nombre del Responsable Héctor Hernández Michua

Cargo Consultor de Proyectos




Sección documental

1S SERVICIOS FINANCIEROS


1S.1 Tesorería Expedientes con la documentación sobre actividades para el pago o recuperación de recursos financieros, de las operaciones de la tesorería y otros negocios de Bancomext

1S.2 Estrategia Financiera Expedientes con documentos que contienen las pantallas de las tasas bases de interés de cargas diarias internacionales

1S.3 Compra Venta de Divisas Expedientes con los documentos operativos que contienen características de operación de los cambios

1S.4 Mesa de Derivados Expedientes con la documentación operativa de derivados y resultados de auditorías internas y externas

1S.5 Depósitos Bancarios en Moneda Extranjera. Expedientes con la documentación de operaciones de fideicomisos o terceras y clientes

1S.6 Mercados Expedientes con información de clientes

1S.7 Captación Internacional Documentos electrónicos sobre solicitudes de crédito, rcrs, tasas de libor, flujo de fondos y derivados

1S.8 Organismos Internacionales Expedientes con contratos ( originales o copias ) e información de bancos internacionales y organismos multilaterales




Unidad Administrativa Dirección General Adjunta de Fomento

Área de Procedencia del Archivo Diversas áreas que conforman la Dirección General Adjunta de Fomento

Nombre del Responsable Arturo Sojo Quiroz

Cargo Director de Intermediarios Financieros



(01 55) 54-49-90-00 9242 [email protected] Piso 1° Poniente

Sección documental

2S FOMENTO ( INTERMEDIACIÓN FINANCIERA)


2S.1 Servicios Financieros

Expedientes de decisión y administración que contienen la documentación de la

originación del crédito hasta su contratación, así como posibles modificaciones

a sus términos y la documentación de la administración del crédito



Unidad Administrativa Dirección General Adjunta Crédito y Dirección General Adjunta Banca de Empresas

Área de Procedencia del Archivo Diversas áreas que conforman la Dirección General Adjunta Crédito y la Dirección General

Adjunta Banca de Empresas

Nombre del Responsable Oscar Alberto Perez Perez

Cargo Especialista de Administración Jurídico Contencioso




Sección documental

3S CRÉDITOY VALOR


3S.1 Estudios Económicos Expedientes con documentación de estudios económicos

3S.2 Evaluación de Riesgo de Crédito Expedientes con los acuses de las cedulas de revisión

3S.3 Normatividad de Crédito Manuales de crédito con los lineamientos y políticas que regulan el proceso

crediticio.

3S.4 Calificación de Cartera Documentación de cedulas de calificación individualizadas, cedulas del cálculo

del aforo y determinación de reservas.

3S.5 Autorización de Crédito (Comités De Crédito) Expedientes conformados por las actas, acuerdos y lista de asistencia de los

comités de crédito

3s.6 Supervisión y Seguimiento de Crédito Expedientes de acreditadas que contienen informes de supervisión interna y

externa

3S.7 Recuperaciones de Crédito

Expedientes que contienen información administrativa, legal y financiera,

respecto de los acreditados que se evalúan para recuperación y/o

regularización.

3S.5 Autorización de Crédito (Comités De Crédito) Expedientes conformados por las actas, acuerdos y lista de asistencia de los

comités de crédito

3S.6 Supervisión y Seguimiento de Crédito Expedientes de acreditadas que contienen informes de supervisión interna y

externa




3S.7 Recuperaciones de Crédito

Expedientes que contienen información administrativa, legal y financiera,

respecto de los acreditados que se evalúan para recuperación y/o

regularización.

3S.8 Contencioso

Expedientes que contienen en copia simple los documentos basales y

principales actuaciones judiciales, respecto de las acciones judiciales y

extrajudiciales, encaminadas a la recuperación de la cartera de crédito con

problemas de pago

3S.9 Negociaciones de Crédito Expedientes de Decisión y Administración de los créditos otorgados a el Banco

Nacional de Cuba (BANCUBA)

3S.10 Bienes Adjudicados

Expedientes con documentación que acredita la adjudicación y/o recibidos en

dación en pago, de bienes muebles e inmuebles, así como documentación

necesaria para su comercialización.

3S.11 Administración de cartas de crédito y mesa de control

Expedientes con documentación de cartera de crédito, copias de embarque, pólizas contables y mensajes Swift

3S.12 Créditos Otorgados

Expedientes de ADMINISTRACIÓN integrados con los documentos recabados durante las etapas de administración de cartera, supervisión y recuperación de crédito (cumplimiento de requisitos contractuales, reportes de supervisión, reportes de la operación, de recuperación del crédito y comunicados en general) y expediente de DECISIÓN con los documentos recabados durante la etapa de promoción, autorización, aceptación de términos, contratación y autorizaciones especiales

3S.13 Mercados Moneda Nacional, Capitales y Cambios Expedientes con la documentación de las operaciones de compra – venta de divisas interbancarias.

3S.14 Mercados Moneda Extranjera y Derivados Expedientes con la documentación de confirmaciones, pagos y recuperaciones de las operaciones generadas por la tesorería de la institución en moneda extranjera y derivados.

3S.15 Recuperación y Guarda Valores ( Líneas de Crédito)

Expedienté que contiene los documentos recabados durante las etapas de liberación de la línea, autorización-formalización, autorizaciones especiales, documentos para ejercicio y documentos de recuperación.

3S.16 Caja General (Bóveda) Documentación de contratos, convenios, escrituras y pagares en original



Unidad Administrativa Dirección Administración de Riesgos

Área de Procedencia del Archivo Diversas áreas que conforman la Dirección de Administración de Riesgos

Nombre del Responsable Maria Adriana Magos Medina

Cargo Especialista de Riesgos no Discrecionales



01 55) 54-49-90-00 9597 [email protected] Piso 2° Poniente

Sección documental

4S ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS


4S.1 Informes y Documentos de Análisis y Seguimiento Sobre la Exposición a los Diferentes Tipos de Riesgo

Expedientes conformados con documentación de pruebas de los sistemas, modelos y parámetros utilizados en la administración de riesgos

4S.2 Pruebas de Sistemas, Modelos y Parámetros Utilizados en la Administración de Riesgos

Expedientes conformados con documentación de pruebas de los sistemas, modelos y parámetros utilizados en la administración de riesgo

4S.3 Políticas, Procedimientos y Limites para el Control de Riesgos

Expedientes con los manuales y autorización sobre los límites de exposición al riesgo.

4S.4 Políticas, Metodologías y Límites de Riesgo Autorizados

Expedientes de los modelos desarrollados para medir el riesgo

4S.3 Políticas, Procedimientos y Limites para el Control de Riesgos

Expedientes con los manuales y autorización sobre los límites de exposición al riesgo.

4S.5 Análisis de Riesgos de los Nuevos Programas, Productos o Servicios

Expedientes con los antecedentes de los productos, promoción, precios, colocación en el mercado, proyecciones a corto, mediano y largo plazo o expectativa del producto.

4S.6 Cálculo y Análisis de los Requerimientos de Capitalización por Riesgos

Expedientes con documentos sobre los requerimientos de capital para crédito en el mercado, así como las actualizaciones de estos requerimientos.



4S.7 Información Solicitada por Instituciones Reguladoras de la Administración de Riesgos

Expedientes con respuestas a los órganos reguladores, sobre las observaciones y evidencia de su atención oportuna y expedientes con respuestas a los órganos reguladores sobre las observaciones y evidencia de su atención oportuna

4S.8 Información del Comité de Administración Integral de Riesgos

Expedientes de sesiones del Comité de Administración Integral de Riesgos (CAIR)



Unidad Administrativa Dirección de Contraloría Interna

Área de Procedencia del Archivo Archivo de Trámite de la Dirección de Contraloría Interna

Nombre del Responsable Ivonne Mustri Campos

Cargo Especialista de Control Interno




Sección documental

5S CONTRALORIA INTERNA


5S.1 Acciones de Control Interno

Expediéntenles que contienen información relacionada al fortalecimiento,

autoevaluación y funcionamiento del Sistema de Control de Control Interno,

información relacionada a la atención de auditorías realizadas por instancias

Fiscalizadoras y lo correspondiente a trabajos realizados solicitados por y

para la Secretaria de la Función Pública y lo relacionado a la supervisión

5S.2 Oficial de Cumplimiento

Expediéntenles que contienen información relacionada al establecimiento de

estrategias y acciones encaminadas a dar cumplimiento a las disposiciones

en materia de prevención, detección y reporte de operaciones con recursos de

procedencia ilícita.

5S.3 Seguimiento de Riesgos ( riesgo cambiario) Expedientes con la documentación comprobatoria de las actividades

realizadas.

5S.4 Transparencia y Rendición de Cuentas Expedientes con la documentación comprobatoria de las actividades

realizadas.

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