GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS
PRESENTACIÓN
La presente Guía Simple de Archivos es el esquema general que describe las series documentales de los archivos de Bancomext, indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales. Este documento representa uno de los instrumentos archivísticos que permite identificar la clasificación archivística de los documentos según el asunto que clasificación archivística le corresponde a cada expediente según el tipo de asunto que trate. FUNDAMENTO LEGAL. LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL, la cual establece, en su artículo 32 lo siguiente: Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto, los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos de las dependencias y entidades. Dichos criterios tomarán en cuenta los estándares y mejores prácticas internacionales en la materia. Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de la organización del archivo.
REGLAMENTO DE LA LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL, la cual establece, en su artículo 46 lo siguiente:
De conformidad con los lineamientos a que se refiere el artículo 42 de este Reglamento, los Comités elaborarán un programa que contendrá una guía simple de la organización de los archivos de la dependencia o entidad, con el objeto de facilitar la obtención y acceso a la información pública. Dicha guía se actualizará anualmente y deberá incluir las medidas necesarias para custodia y conservación de los archivos. Asimismo, los Comités supervisarán la aplicación de los lineamientos o criterios a que se refiere este capítulo
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LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL, donde se establece en el lineamiento Séptimo, lo siguiente: Las dependencias y entidades elaborarán una guía simple de sus archivos con base en el cuadro general de clasificación archivística, que deberá contener la descripción básica de sus series documentales, la relación de los archivos de trámite, de concentración e histórico, la dirección, teléfono y correo electrónico de cada uno de ellos, así como el nombre y cargo del responsable LEY FEDERAL DE ARCHIVOS, la cual establece, en su artículo 19 lo siguiente Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control y consulta archivística que propicien la organización, administración, conservación y localización expedita de sus archivos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes; IV. La guía simple de archivos OBJETIVO La Guía Simple de Archivo es un instrumento de descripción archivístico que presenta el esquema general de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales es un documento de consulta para todas las unidades administrativas permitiendo tener conocimiento de la forma como se clasifica su documentación al momento de ingresar a los archivos de trámite, de concentración e histórico. OBJETIVOS ESPECÍFICO Proporcionar un esquema lógico que represente la documentación producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de Bancomext Facilitar la identificación de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo Facilitar el acceso a la información contenida en el acervo cultural
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MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LOS EXPEDIENTES Las unidades administrativas deberán tomar en cuenta las medidas necesarias para la custodia y conservación de los archivos, que se establecen la normatividad en la materia, para lo cual nombrarán a un responsable de su archivo de trámite correspondiente Ley Federal de Archivos Artículo 14. En cada unidad administrativa de los sujetos obligados existirá un archivo de trámite, en el que se conservarán los documentos de uso cotidiano necesarios para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas. II. Conservar la documentación que se encuentre activa y aquélla que ha sido clasificada como reservada de acuerdo con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, mientras conserve tal carácter; IV. Asegurar la integridad y debida conservación de los archivos que contengan documentación clasificada; y
Los responsables de los archivos de trámite conservaran y resguardaran la documentación conforme lo estipulado en el
Catálogo de Disposición Documental vigente, de manera adicional para su aseguramiento de la documentación deberán
mantener cerrados los espacios destinados para los archivos de trámite cuando estén ausentes, evitando con esto la
substracción de expedientes.
En cumplimiento de las disposiciones anteriores, Bancomext elabora la presente Guía Simple de Archivos, que contiene la descripción básica de cada serie documental.
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Fondo Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C.
Unidad Administrativa Dirección General Adjunta de Jurídico y Fiduciario
Área de Procedencia del Archivo Diversas áreas que Conforman las Direcciones Jurídico y Fiduciario
Nombre del Responsable Pendiente
Cargo Responsable del Archivo de Trámite
Domicilio Periférico Sur 4333, Col. Jardines En La Montaña, C.P. 14210, México D.F.
Teléfono Extensión Correo Electrónico Ubicación Física
(01 55) 54-49-90-00 Piso 2° Oriente
Secciones Documentales
2C ASUNTOS JURÍDICOS 12C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
Clave Serie Descripción
2C.5 Actuaciones y Representaciones en Materia Legal Registro único de personas acreditadas con poderes notariales para realizar trámites.
2C.8 Juicios Contra la Dependencia Expedientes de Juicios interpuestos en contra de Bancomext.
2C.9 Juicios de la Dependencia Expedientes de juicios que Bancomext ha interpuesto.
2C.19 Consejo Directivo
Expedientes de actas, formalización, antecedentes, apéndices, certificación de sesiones, comité de Administración , de Recursos Humanos, de administración DIESA, Administración Centros Comerciales Nápoles (ACCCN), Servicio a comerciales Nápoles, publicación de estados financieros, certificados de aportación patrimonial, grabación de sesiones, integración y designación del Consejo Directivo.
2C.22 Convenios y Acuerdos Expedientes con documentación sobre la formalización de los diversos instrumentos jurídicos (contratos y convenios) que celebra el Banco en materia administrativa.
2C.23 Fideicomisos Expedientes con la documentación correspondiente a la administración de los fideicomisos ( contratos, convenios y documentación complementaria)
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Clave Serie Descripción
12C.4 Unidad de Enlace Expedientes con la documentación relativa a la administración de la Unidad de
Enlace.
12C.5 Comité de Información (Sesiones) Expedientes conformados por las actas y acuerdos del Comité de Información.
12C.6 Solicitudes de Acceso a la Información Expedientes con los Formatos del Informe y antecedentes del desahogo de cada
una de las solicitudes.
12C.7 Portal de Transparencia Expedientes con la documentación relativa a la administración del sistema POT
12C.8 Clasificación de Información Reservada (Índice de
Expedientes)
Expedientes con la documentación relativa al Sistema de Índice de Expedientes
Reservados.
12C.13 Recurso de Revisión Expedientes con la documentación relacionada a la recepción, seguimiento y
desahogo de los Recursos de Revisión.
12C.14 Información Socialmente Útil Expedientes con el soporte de las actividades y acciones relacionadas al
cumplimiento de los requerimientos de la transparencia focalizada.
12C.15 Datos Personales Expedientes con la documentación relativa a la administración del Sistema
Persona.
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Fondo Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C.
Unidades Administrativas Dirección General Adjunta Administración y Finanzas
Área de Procedencia del Archivo Diversas áreas que conforman la Dirección de Recursos Humanos Materiales y Servicios
Nombre del Responsable Daniel Alcántara Chabelas
Cargo Dirección de Recursos Humanos Materiales y Servicios
Domicilio Periférico Sur 4333, Col. Jardines En La Montaña, C.P. 14210, México D.F.
Teléfono Extensión Correo Electrónico Ubicación Física
(01 55) 54-49-90-00 9817 [email protected] 4° PONIENTE
Secciones Documentales
4C RECURSOS HUMANOS 6C RECURSOS MATERIALES 7C SERVICIOS GENERALES
Clave Serie Descripción
4C.2 Programas y proyectos en materia de Recursos humanos
Expedientes con documentación de diversos proyectos y programas de Recursos
Humanos
4C.3 Expediente único de personal de Bancomext
Expedientes con documentación personal que se genera por cada trabajador
como currículum, constancias de estudio, cartilla, certificado médico, acta de
nacimiento, CURP, etc.
4C.4 Registro, control de puestos y plazas Expedientes con documentos en los cuales se tiene el registro de los puestos y plazas de la estructura de Bancomext
4C.5 Nómina de pago de personal Expedientes con los registro de pagos de sueldos y salarios del personal de Bancomext
4C.8 Control de asistencia (vacaciones, descansos y licencias, incapacidades, etc.)
Expedientes con los documentos y registros de incidencias de personal de Bancomext. (Vacaciones, descansos y licencias, incapacidades, etc.)
4C.15 Filiaciones al IMSS Expedientes con los registros de alta, baja o modificación ante el IMSS
4C.16 Control de prestaciones en materia económica Expedientes con documentación de prestaciones económicas que percibe el trabajador
4C.19 Becas y créditos educativos Expedientes con documentos de aprobación y de pago solicitudes de becas,
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Clave Serie Descripción
4C.21 Servicios sociales, culturales, de seguridad e higiene en el trabajo
Expedientes con documentación sobre participación del trabajador en actividades sociales, culturales y deportivas
4C.22 Capacitación Continua y Desarrollo Profesional del Personal de Áreas Administrativas
Expedientes con las constancias de capacitación interna, externa y prácticas profesionales
4C.23 Servicios Sociales de las Áreas Administrativas Expedientes con documentos del personal que realiza el servicio social y prácticas profesionales
4C.30 Expediente de servicio medico Expediente con documentación de estudios y consultas médicas del personal
6C.2 Programas y proyectos en materia de recursos materiales conservación y mantenimiento
Expedientes con documentación sobre la elaboración de los programas y proyectos destinados a satisfacer los requerimientos en materia de bienes y servicios.
6C.3 Licitaciones Expedientes con los procesos realizados a través de licitación pública (Procesos de contratación de bienes y servicios )
6C.4 Adquisiciones (Proceso de Invitación a cuando menos tres personas)
Expedientes de contratos de Invitaciones a cuando menos tres proveedores
6C.5 Sanciones, inconformidades y conciliaciones, derivados de contratos
Expedientes de las inconformidades en los procesos de adquisiciones (documentación derivada de las observaciones e inconformidades y conciliaciones)
6C.6 Contratos y pedidos Expedientes de pedidos de contratación y/o compra de bienes y servicios
6C.7 Seguros y Fianzas Expedientes de seguros y fianzas (Cartas cobertura y reporte de siniestros)
6C.16 Disposiciones de activo fijo Expedientes con la documentación de bienes adquiridos por Bancomext.
6C.17 Inventario físico y control de bienes muebles Expedientes con el registro, control, disposición final y baja de los bienes muebles activos.
6C.19 Almacenamiento, control y distribución de bienes muebles
Expedientes con controles, requisiciones, entradas de bienes a los almacenes, salidas de bienes, hojas de estante, controles de entregas en sitio, formatos de información básica,
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Clave Serie Descripción
6C.23 Comité de adquisiciones, arrendamientos y servicios
Expedientes de actas del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios con los soportes de los asuntos presentados y aprobados por el mismo
6C.24 Comités de enajenación de bienes muebles Expedientes de actas del Comité de enajenación de bienes muebles
6C.26 Avalúos Expedientes con los avalúos realizados
7C.2 Programas y proyectos en servicios generales Programa Anual de Servicios Generales
7C.3 Servicios básicos (energía eléctrica, agua, predial, etc.)
Expedientes con documentación administrativa que deriva del control y administración del contrato de servicios básico, luz, agua, predio , etc.
7C.5 Servicios de seguridad y vigilancia Expedientes con documentación administrativa del servicio de vigilancia
7C.7 Servicios de transportación Expedientes con documentación administrativa del servicio de reservación y expedición de boletos de avión
7C.8 Servicios telefonía celular Expedientes con documentación administrativa del servicio telefonía celular
7C.10 Servicios especializados de
mensajería
Expedientes con documentación administrativa del servicio de mensajería nacional e internacional
7C.13 Control de parque vehicular Expedientes con documentación administrativa del servicio del parque vehicular
7C.14 Vales de combustible Expedientes con documentación administrativa del servicio de vales de combustible (tarjetas electrónicas)
7C.15 Control y servicio en auditorios y salas Expedientes con documentación administrativa del control de las salas de capacitación
7C.16 Protección civil Expedientes con documentación relacionada a la capacitación de protección civil.
7C.17 Servicio de papelería Expedientes con documentación administrativa del servicio de subministro de papelería
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Fondo Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C.
Unidad Administrativa Dirección General Adjunta Administración y Finanzas
Área de Procedencia del Archivo Diversas áreas que conforman la Dirección de Sistemas
Nombre del Responsable Ana Carolina Benítez Duarte
Cargo Responsable del Archivo de Trámite y Enlace
Domicilio Periférico Sur 4333, Col. Jardines En La Montaña, C.P. 14210, México D.F.
Teléfono Extensión Correo Electrónico Ubicación Física
(01 55) 54-49-90-00 9680 [email protected] Piso 4° Oriente
Secciones Documentales
8C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN
Clave Serie Descripción
8C.8 Programas y proyectos sobre informática Expedientes que conforman la adquisición de nuevas licencias del software
8C.9 Desarrollo informático Información correspondiente al presupuesto de la Dirección de Sistemas.
8C.10 Seguridad informática Expedientes conformados por tareas de operación, mantenimientos y proyectos del área de Seguridad Informática, responsivas de usuarios.
8C.11 Desarrollo de sistemas Expedientes con documentos sobre el soporte y desarrollo de las aplicaciones y soluciones de Software del Banco, conteniendo las etapas de los procesos administrativos de acuerdo a la metodología MAAGTIC-SI
8C.13 Control y Desarrollo de Parque Informático
Expedientes con la documentación de los mantenimientos, actualizaciones y soportes técnicos, del Área de Infraestructura y Producción, así como los inventarios de equipos y reportes de auditoria sobre las actividades propias del área
8C.16 Administración y Servicios de archivo Expedientes con los documentación que contienen la información de los archivos de trámite y concentración, además lo relacionado con la gestión documental de la institución.( informes, proyectos e instrumentos de apoyo archivístico)
8C.17 Administración y Servicios de correspondencia Control y registro de la distribución de la correspondencia
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Fondo Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C.
Unidad Administrativa Dirección General Adjunta Administración y Finanzas
Área de Procedencia del Archivo Diversas áreas que conforman la Dirección de Finanzas
Nombre del Responsable Martha Martínez Quiroz
Cargo Responsable del Archivo de Trámite
Domicilio Periférico Sur 4333, Col. Jardines En La Montaña, C.P. 14210, México D.F.
Teléfono Extensión Correo Electrónico Ubicación Física
(01 55) 54-49-90-00 9108 [email protected] Piso 5° Oriente
Secciones Documentales
3C PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN 5C RECURSOS FINANCIEROS
11C PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLITICAS
Clave Serie Descripción
3C.7 Programas Operativos Anuales
Expedientes conformados con oficios para dar seguimiento al Presupuesto de Egresos de la Federación (PEF), la Matriz de Indicadores para Resultados (MIR), así como Deuda Interna y Externa
3C.8 Disposiciones en Materia de Organización Expedientes conformados por el Manual General de Organización y Manuales de Organización específico de las áreas de Bancomext.
3C.9 Programas y Proyectos en Materia de Organización
Expedientes con los manuales de procedimientos, procedimientos para autorización, dictámenes, normas .Lineamientos, Oficios Programa anual en materia de organización de Bancomext
3C.10 Dictamen Técnico de Estructuras Expedientes con los oficios de solicitud de registro de estructura, organigrama estructural por área y antecedentes documentales.
3C.12 Integración y Dictamen de Manuales, Normas y Lineamientos de Procesos y Procedimientos
Expedientes con los manuales de funciones y procesos institucionales, es decir, la normatividad interna institucional ( políticas y procedimientos
3C.19 Análisis Financiero y Presupuestal
Expediente que contienen los comunicados mediante los cuales se notifica el presupuesto asignado a los diferentes centros de costos que administran recursos presupuestales.
3C.20 Evaluación y Control del Ejercicio Presupuestal
Expedientes que contiene gestiones de tipo presupuestal que realizan los centros de costos que incluyen validación de requisiciones de compra y modificaciones presupuestales.
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Clave Clave Clave
5C.5 Libros contables Expedientes conformados con documentación contable de Diario y Mayor.
5C.6 Registros contables (glosa)
Expedientes de documentación soporte de los registros contables de; Bienes Adjudicados, Acciones, Activo Fijo, Fondos de Pensiones, Estimación Preventiva para Riesgos Crediticios y Administración de Riesgo Operativo y Legal.
5C.8 Aportaciones a capital Documentación relacionada con las aportaciones realizadas por el Gobierno Federal al Capital de Bancomext.
5C.13 Créditos concedidos Documentación de cotizaciones de tasas de créditos otorgados.
5C.19 Pólizas de diario Expedientes con los documentos denominados Pólizas, que se generan manualmente de las operaciones de Registro Contable de Tesorería y Mercados Financieros.
5C.23 Conciliaciones Expedientes con los documentos de las conciliaciones diarias y mensuales entre los saldos operativos de los aplicativos y los saldos del Sistema Contable.
5C.24 Estados financieros Estados Financieros Básicos Individuales y Consolidados, documentación soporte e Informes de Auditoría Externa.
11C.16 Informe de labores Expedientes con la documentación sobre la elaboración del informe anual del Banco para su publicación.
11C.17 Informe de ejecución Información relativa a la implementación de proyectos institucionales.
11C.18 Informe de gobierno
Expedientes con documentos sobre la elaboración de diversos informes periódicos requeridos por las autoridades normativas (Presidencia, SHCP, SFP, CNBV) y otras instituciones gubernamentales y privadas, relativas al desarrollo de la Institución.
11C.19 Indicadores Expedientes con documentación sobre la elaboración del sistema de indicadores estratégicos, con la participación de las áreas sustantivas del Banco, a fin de evaluar el impacto de los apoyos y servicios otorgados.
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Unidad Administrativa Dirección General
Área de Procedencia del Archivo Diversas áreas que conforman la Dirección de Comunicación Social
Nombre del Responsable Javier Pacheco Micete
Cargo Consultor de Publicidad
Domicilio Periférico Sur 4333, Col. Jardines En La Montaña, C.P. 14210, México D.F.
Teléfono Extensión Correo Electrónico Ubicación Física
(01 55) 54-49-90-00 9241 [email protected] Piso 1° Poniente
Sección documental
9C COMUNICACIÓN SOCIAL
Clave Serie Descripción
9C.1 Disposiciones en materia de comunicación social Documentos sobre normatividad en materia de comunicación social.
9C.2 Programas y proyectos de comunicación social Expedientes con documentos de programación y planeación de proyectos de
publicidad
9C.3 Publicaciones e impresos institucionales Documentos sobre campañas institucionales que implican la difusión e
impresión de materiales.
9C.4 Material multimedia Grabaciones de promocionales, entrevistas y eventos de la institución en audio
y videos, relacionadas a publicidad.
9C.5 Publicidad institucional. Documentos que amparan la producción en medios digitales e impresos, de
las actividades y productos de la institución.
9C.6 Boletines y entrevistas para medios
Documentación de comunicados de prensa, versiones estenográficas,
entrevistas y testigos digitales de notas publicadas en diferentes medios
escritos o electrónicos.
9C.8 Inserciones y anuncios en periódicos y revistas Expedientes con la documentación de las ordenes de inserción en periódicos y
revistas (medios impresos)
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Clave Serie Descripción
9C.9 Agencias periodísticas, de noticias, reporteros, articulistas, cadenas televisivas y otros medios de comunicación social
Expedientes con la administración de los medios electrónicos (radio y televisión)
9C.12 Disposiciones en materia de relaciones públicas Documentación sobre las disposiciones en materia de relaciones publicas
9C.14 Actos y eventos oficiales Expedientes con la documentación administraba de los contratos celebrados para los eventos de diversas áreas y para en donde Bancomext participa
9C.18 Encuestas de opinión Expedientes con la información sobre encuestas de publicidad
9C.19 Registro de audiencias públicas Expedientes que contienen actividades del director general ( encuentros, conferencias, reuniones, visitas, recepciones y entrevistas)
9C.20 Correspondencia del Director General Expedientes de correspondencia recibida, emitida y turnada de la Dirección General
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Unidades administrativas Área Responsabilidades y Área Quejas, Área Auditoria Desarrollo y Mejora de la Gestión Pública,
Área de procedencia del archivo Área Responsabilidades y Área Quejas, Área Auditoria Desarrollo y Mejora de la Gestión Pública
Nombre del responsable Paloma Méndez Velazquez / Alberto Flores Mora
Cargo Secretaria y Consultor de Normatividad
Domicilio Periférico Sur 4333, Col. Jardines en la Montaña, C.P. 14210, México D.F.
Teléfono Extensión Correo electrónico Ubicación Física
(01 55) 54-49-90-00 9158 9944
[email protected] [email protected]
Piso 5° Oriente
Sección documental
10C CONTROL DE AUDITORÍA DE ACTIVIDADES PÚBLICAS
Clave Serie Descripción
10C.1 Disposiciones en materia de control y auditoria Documentos con las disposiciones en materia de control y auditoria.
10C.2 Programas y proyectos en materia de control y auditoria
Expedientes con documentación relativa a controles, evaluación, responsabilidades y auditorias.
10C.3 Auditorias Expedientes con la documentación de las auditorías realizadas por el órgano interno de control y con los informes correspondientes.
10C.5 Revisión de rubros específicos Expedientes can la documentación del programa anual de trabajo y normatividad.
10C.6 Seguimiento a la auditoria en medidas o recomendaciones
Expedientes con documentación el seguimiento a medidas correctivas y de medidas de mejora
10C.10 Peticiones, sugerencias y recomendaciones Expedientes con la documentación sobre recomendaciones proporcionados por los usuarios o clientes de Bancomext
10C.11 Responsabilidades Expedientes integrados con presunta irregularidades para iniciar procedimiento administrativo en contra de servidores públicos
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Clave Serie Descripción
10C.12 Inconformidades Expedientes con la documentación de proveedores de la institución con inconformidades de las licitaciones en las que ellos participaron
10C.14 Declaraciones patrimoniales Expedientes sobre asesoría en el tema de la declaración patrimonial
10C.15 Actas de entrega recepción Expedientes sobre la asesoría para el llenado de actas entrega recepción y revisión de las actas entrega recepción
10C.17 Medios de impugnación Expedientes integrados por promociones presentadas en contra de las resoluciones que presenta el OIC ( juicio de nulidad, recursos y amparos)
10C.18 Diagnóstico para la mejora de rendición de cuentas Expedientes con información del diagnóstico realizado de las auditorías en las diversas áreas de la institución
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Unidad Administrativa Dirección General Adjunta Financiera
Área de Procedencia del Archivo Diversas áreas que conforman la Dirección Financiera
Nombre del Responsable Héctor Hernández Michua
Cargo Consultor de Proyectos
Domicilio Periférico Sur 4333, Col. Jardines En La Montaña, C.P. 14210, México D.F.
Teléfono Extensión Correo Electrónico Ubicación Física
(01 55) 54-49-90-00 9304 [email protected] Piso 5° Oriente
Sección documental
1S SERVICIOS FINANCIEROS
Clave Serie Descripción
1S.1 Tesorería Expedientes con la documentación sobre actividades para el pago o recuperación de recursos financieros, de las operaciones de la tesorería y otros negocios de Bancomext
1S.2 Estrategia Financiera Expedientes con documentos que contienen las pantallas de las tasas bases de interés de cargas diarias internacionales
1S.3 Compra Venta de Divisas Expedientes con los documentos operativos que contienen características de operación de los cambios
1S.4 Mesa de Derivados Expedientes con la documentación operativa de derivados y resultados de auditorías internas y externas
1S.5 Depósitos Bancarios en Moneda Extranjera. Expedientes con la documentación de operaciones de fideicomisos o terceras y clientes
1S.6 Mercados Expedientes con información de clientes
1S.7 Captación Internacional Documentos electrónicos sobre solicitudes de crédito, rcrs, tasas de libor, flujo de fondos y derivados
1S.8 Organismos Internacionales Expedientes con contratos ( originales o copias ) e información de bancos internacionales y organismos multilaterales
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Fondo Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C.
Unidad Administrativa Dirección General Adjunta de Fomento
Área de Procedencia del Archivo Diversas áreas que conforman la Dirección General Adjunta de Fomento
Nombre del Responsable Arturo Sojo Quiroz
Cargo Director de Intermediarios Financieros
Domicilio Periférico Sur 4333, Col. Jardines En La Montaña, C.P. 14210, México D.F.
Teléfono Extensión Correo Electrónico Ubicación Física
(01 55) 54-49-90-00 9242 [email protected] Piso 1° Poniente
Sección documental
2S FOMENTO ( INTERMEDIACIÓN FINANCIERA)
Clave Serie Descripción
2S.1 Servicios Financieros
Expedientes de decisión y administración que contienen la documentación de la
originación del crédito hasta su contratación, así como posibles modificaciones
a sus términos y la documentación de la administración del crédito
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Fondo Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C.
Unidad Administrativa Dirección General Adjunta Crédito y Dirección General Adjunta Banca de Empresas
Área de Procedencia del Archivo Diversas áreas que conforman la Dirección General Adjunta Crédito y la Dirección General
Adjunta Banca de Empresas
Nombre del Responsable Oscar Alberto Perez Perez
Cargo Especialista de Administración Jurídico Contencioso
Domicilio Periférico Sur 4333, Col. Jardines En La Montaña, C.P. 14210, México D.F.
Teléfono Extensión Correo Electrónico Ubicación Física
(01 55) 54-49-90-00 9707 [email protected] Piso 2° Oriente
Sección documental
3S CRÉDITOY VALOR
Clave Serie Descripción
3S.1 Estudios Económicos Expedientes con documentación de estudios económicos
3S.2 Evaluación de Riesgo de Crédito Expedientes con los acuses de las cedulas de revisión
3S.3 Normatividad de Crédito Manuales de crédito con los lineamientos y políticas que regulan el proceso
crediticio.
3S.4 Calificación de Cartera Documentación de cedulas de calificación individualizadas, cedulas del cálculo
del aforo y determinación de reservas.
3S.5 Autorización de Crédito (Comités De Crédito) Expedientes conformados por las actas, acuerdos y lista de asistencia de los
comités de crédito
3s.6 Supervisión y Seguimiento de Crédito Expedientes de acreditadas que contienen informes de supervisión interna y
externa
3S.7 Recuperaciones de Crédito
Expedientes que contienen información administrativa, legal y financiera,
respecto de los acreditados que se evalúan para recuperación y/o
regularización.
3S.5 Autorización de Crédito (Comités De Crédito) Expedientes conformados por las actas, acuerdos y lista de asistencia de los
comités de crédito
3S.6 Supervisión y Seguimiento de Crédito Expedientes de acreditadas que contienen informes de supervisión interna y
externa
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Clave Serie Descripción
3S.7 Recuperaciones de Crédito
Expedientes que contienen información administrativa, legal y financiera,
respecto de los acreditados que se evalúan para recuperación y/o
regularización.
3S.8 Contencioso
Expedientes que contienen en copia simple los documentos basales y
principales actuaciones judiciales, respecto de las acciones judiciales y
extrajudiciales, encaminadas a la recuperación de la cartera de crédito con
problemas de pago
3S.9 Negociaciones de Crédito Expedientes de Decisión y Administración de los créditos otorgados a el Banco
Nacional de Cuba (BANCUBA)
3S.10 Bienes Adjudicados
Expedientes con documentación que acredita la adjudicación y/o recibidos en
dación en pago, de bienes muebles e inmuebles, así como documentación
necesaria para su comercialización.
3S.11 Administración de cartas de crédito y mesa de control
Expedientes con documentación de cartera de crédito, copias de embarque, pólizas contables y mensajes Swift
3S.12 Créditos Otorgados
Expedientes de ADMINISTRACIÓN integrados con los documentos recabados durante las etapas de administración de cartera, supervisión y recuperación de crédito (cumplimiento de requisitos contractuales, reportes de supervisión, reportes de la operación, de recuperación del crédito y comunicados en general) y expediente de DECISIÓN con los documentos recabados durante la etapa de promoción, autorización, aceptación de términos, contratación y autorizaciones especiales
3S.13 Mercados Moneda Nacional, Capitales y Cambios Expedientes con la documentación de las operaciones de compra – venta de divisas interbancarias.
3S.14 Mercados Moneda Extranjera y Derivados Expedientes con la documentación de confirmaciones, pagos y recuperaciones de las operaciones generadas por la tesorería de la institución en moneda extranjera y derivados.
3S.15 Recuperación y Guarda Valores ( Líneas de Crédito)
Expedienté que contiene los documentos recabados durante las etapas de liberación de la línea, autorización-formalización, autorizaciones especiales, documentos para ejercicio y documentos de recuperación.
3S.16 Caja General (Bóveda) Documentación de contratos, convenios, escrituras y pagares en original
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Fondo Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C.
Unidad Administrativa Dirección Administración de Riesgos
Área de Procedencia del Archivo Diversas áreas que conforman la Dirección de Administración de Riesgos
Nombre del Responsable Maria Adriana Magos Medina
Cargo Especialista de Riesgos no Discrecionales
Domicilio Periférico Sur 4333, Col. Jardines En La Montaña, C.P. 14210, México D.F.
Teléfono Extensión Correo Electrónico Ubicación Física
01 55) 54-49-90-00 9597 [email protected] Piso 2° Poniente
Sección documental
4S ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
Clave Serie Descripción
4S.1 Informes y Documentos de Análisis y Seguimiento Sobre la Exposición a los Diferentes Tipos de Riesgo
Expedientes conformados con documentación de pruebas de los sistemas, modelos y parámetros utilizados en la administración de riesgos
4S.2 Pruebas de Sistemas, Modelos y Parámetros Utilizados en la Administración de Riesgos
Expedientes conformados con documentación de pruebas de los sistemas, modelos y parámetros utilizados en la administración de riesgo
4S.3 Políticas, Procedimientos y Limites para el Control de Riesgos
Expedientes con los manuales y autorización sobre los límites de exposición al riesgo.
4S.4 Políticas, Metodologías y Límites de Riesgo Autorizados
Expedientes de los modelos desarrollados para medir el riesgo
4S.3 Políticas, Procedimientos y Limites para el Control de Riesgos
Expedientes con los manuales y autorización sobre los límites de exposición al riesgo.
4S.5 Análisis de Riesgos de los Nuevos Programas, Productos o Servicios
Expedientes con los antecedentes de los productos, promoción, precios, colocación en el mercado, proyecciones a corto, mediano y largo plazo o expectativa del producto.
4S.6 Cálculo y Análisis de los Requerimientos de Capitalización por Riesgos
Expedientes con documentos sobre los requerimientos de capital para crédito en el mercado, así como las actualizaciones de estos requerimientos.
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Clave Serie Descripción
4S.7 Información Solicitada por Instituciones Reguladoras de la Administración de Riesgos
Expedientes con respuestas a los órganos reguladores, sobre las observaciones y evidencia de su atención oportuna y expedientes con respuestas a los órganos reguladores sobre las observaciones y evidencia de su atención oportuna
4S.8 Información del Comité de Administración Integral de Riesgos
Expedientes de sesiones del Comité de Administración Integral de Riesgos (CAIR)
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Fondo Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C.
Unidad Administrativa Dirección de Contraloría Interna
Área de Procedencia del Archivo Archivo de Trámite de la Dirección de Contraloría Interna
Nombre del Responsable Ivonne Mustri Campos
Cargo Especialista de Control Interno
Domicilio Periférico Sur 4333, Col. Jardines En La Montaña, C.P. 14210, México D.F.
Teléfono Extensión Correo Electrónico Ubicación Física
(01 55) 54-49-90-00 6737 [email protected] Piso 1° Oriente
Sección documental
5S CONTRALORIA INTERNA
Clave Serie Descripción
5S.1 Acciones de Control Interno
Expediéntenles que contienen información relacionada al fortalecimiento,
autoevaluación y funcionamiento del Sistema de Control de Control Interno,
información relacionada a la atención de auditorías realizadas por instancias
Fiscalizadoras y lo correspondiente a trabajos realizados solicitados por y
para la Secretaria de la Función Pública y lo relacionado a la supervisión
5S.2 Oficial de Cumplimiento
Expediéntenles que contienen información relacionada al establecimiento de
estrategias y acciones encaminadas a dar cumplimiento a las disposiciones
en materia de prevención, detección y reporte de operaciones con recursos de
procedencia ilícita.
5S.3 Seguimiento de Riesgos ( riesgo cambiario) Expedientes con la documentación comprobatoria de las actividades
realizadas.
5S.4 Transparencia y Rendición de Cuentas Expedientes con la documentación comprobatoria de las actividades
realizadas.
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