UNIVERSIDAD RAFAEL LANDÍVAR FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA EN

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LICENCIADO

Guatemala, marzo de 2005

AUTORIDADES DE LA UNIVERSIDAD RAFAEL LANDíVAR

CONSEJO DIRECTIVO DE LA URL

RECTORA

VICE RECTOR GENERAL

VICE RECTOR ACADEMICO

VICE RECTOR ADMINISTRATIVO

SECRETARIO GENERAL

CONSEJO DE LA FACULTAD

Licda. Guillermina Herrera Pel'\a

Ing. Jaime Arturo Carrera

Padre Rolando Alvarado López

Arq. Carlos Haussler Cordón

Lic. Luis Estuardo Quan Mack

DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES

DECANO

VICE DECANA

SECRETARIO

DIRECTORES DE CARRERAS

DIRECTOR ADMINISTRACiÓN DE EMPRESAS

DIRECTOR ECONOMIA y COMERCIO INTERNACIONAL

DIRECTORA DE CONTADURIA PÚBLICA y AUDITORIA

DIRECTORA MERCADOTECNIA Y PUBLICIDAD

DIRECTOR HOTELERIA YTURISMO

DIRECTORA DE SEDES REGIONALES

DIRECTOR MAESTRIAS

REPRESENTANTES DE CATEDRÁTICOS

ANTE CONSEJO

REPRESENTANTES DE ESTUDIANTES

ANTE CONSEJO

Lic. José Alejandro Arévalo Alburez

Mae. Lígia Mercedes García Albure.

Ing. Gerson Anneo Tobar Piril

Mae. Luis Rolando Josué Arandi

Líe. Abraham Samuel Pérez De leó

Lícda. Claudia E. Castro de Martíne:

Mae. Ana María Micheo Ayuso

Lic. Raúl Palma

Mae. Rosemary Méndez de Herrera

Mae. Luis Rolando Josué Arandi

Mae. Edwin Abel Areano Berganza

Líe. Hugo Alfredo García Barrios

Colin Kent Banning Rosal

Ana Haydee Montenegro González

Guatemala, 2 de diciembre del 2,004

Ingeniero Rolando Josué Director Administración de Empresas Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales Universidad Rafael Landívar Ciudad de Guatemala

Estimado Ingeniero Josué:

Por medio de la presente someto a su consideración el in forme académico del estudiante Carlos Roberto Arriola Mansilla con número de carné 58615-96 , el cual he revisado .

El trabajo de investigación se titula "ORGANIZAC iÓN ADMINISTRATIVA EN LA ENTIDAD R", Y estoy de acuerdo que cumplió con los requisitos del informe estudio de caso .

Agradeciendo la atención y en espera de una respuesta favo rable.

Atentamente ,

-.

i / . '. Y Y I .;J . I/ / '~?l!./i/(!· . : . I . l/r1J 1

. / ,'. I/U,(/ ¡, . .! .• { / ' . .

Fedra Villanueva Ochoa Tutora Seminario de Actualización Profesional

\

TI':!clición Jesuita en Guatemala

Reg. E-18-2005-S

Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales Tekf,,"(, : (~()2) 2279 797') e\1. 2.12')

Cmnpus C~ntral. \ ' i ~t a lkrllllls¡¡ 111. lona 1(\ (¡uakmala. Ciudad . O!()! (,

;H.kmpn .. ·!':\!oó '(llIrI . l..,thl ,gl

EL SECRETARIO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES UNO DE MARZO DEL AÑO DOS MIL CINCO

De acuerdo al Visto Bueno emitido por el Director de Administración de Empresas Ingeniero Rolando Josué en base al informe presentado por la tutora Ingeniera Fedra Villanueva Ochoa de la investigación "ORGANIZACiÓN ADMINISTRATIVA EN LA ENTIDAD R" (Estudio de Caso) por el señor Carlos Roberto Arriola Mansilla, autoriza la impresión, después de haber cumplido con los requisitos establecidos por esta Facultad.

CC.

Archivo er/GT

. . _._- _._f---

--_ .. ¡ _."

/

DEDICATORIA

A Dios por todas las bendiciones recibidas.

A mis padres Carlos (el negro) y Mimi (mami) por el amor y apoyo.

A mi esposa Ceci por ser como es, por ser mi motivación y mi ayuda en los momentos precisos.

A mi hija Natalia por ser mi aliento y mi esperanza.

A mi nuevo hijo o hija quien enriquecerá nuestras vidas.

A mis hermanos mis mejores amigos

A la negra (Tavo) por sus consejos, por los buenos y malos ratos y por su amistad.

A mis cuatro abuelitos Mariano, Atala, Julio y Trinis (QUEPO).

A mi tía Elisa por que siempre tuvo palabras de aliento y oro por mi.

A todas aquellas personas que contribuyeron directa o indirectamente a la realización de este trabajo.

AGRADECIMIENTOS

A Dios por darme la vida, la capacidad y las fuerzas para alcanzar esta meta.

A mis padres Myriam A. Mansilla de Arriola y Carlos H. Arriola Maldonado por todo el amor y sabiduría que guía mi camino, y por brindarme el apoyo necesario en cada momento.

A mi esposa CECI (gorda) por ser mi fuerza, mi razón, desde el momento en que la conocí, por apoyarme en las buenas y las malas, y por permitirme sentir lo grandioso que es ser padre.

A mi hija linda, Natalia y a mi próximo bebe por aumentar mis ganas de vivir y mis deseos de ser el mejor padre.

A mis hermanos Alex, Tala, Paco y Diego por ser los mejores hermanos del mundo y tornar mi vida amena y agradable.

A mi tía Elisa por preocuparse siempre por mi, por sus regaños y consejos, a quien tengo un cariño especial.

A la Luchi por sus regaños los cuales reflejan mucho amor.

A la Universidad Rafael Landivar por ser mi casa de estudios.

A todos mis profesores, amigos y familiares quienes de alguna forma ayudaron a que este trabajo fuera una realidad.

íNDICE

INTRODUCCiÓN ..... ........ ........ .... ...... .. ... ....... .... .... ... ... .... .... .. 1

1. ANTECEDENTES

1.1 Orígenes y evolución de la empresa .......... .. ......... ... ...... .. 3 1.2 Características ... ........ .... ... ..... ............. ... ... .. ..... ... .. .. ... 4 1.3 Productos y servicios ... .... ....... ...... ......... .... ..... .. .. ........ 5 1.4 Competencia y clientes... .... ... .. . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 7 1.5 Estructura organizacional ... .. ..... ... .... ... .. .. ...... .... ...... . 10

11 . PROCESO PRODUCTIVO

111.

IV.

V.

VI. VII .

2.1 Flujo del proceso de la actividad principal de la empresa ..... . 12 2.2 Datos de eficiencia y productividad de la actividad principal ... 16 2.3 Análisis e interpretación ..... .. .. ........ ... .... .. ... .. .. .. ... ... 18

3.1 3.2

4.1 4.2 4.3 4.4

5.1 5.2 5.3 5.4

7.1 7.2

ACTIVIDADES DE PROYECCION SOCIAL

Identificación de las actividades de proyección social realizadas 19 Tiempo de implementación y beneficios obtenidos.. . . . . . .. . . . . . . 19

ANÁLSIS FODA

Características de la Industria .... ...... ........ ...... ... ...... 20 Información y análisis del medio ambiente externo 21 Fortalezas y debilidades de la empresa .. ...... ....... ...... ... 21 Elaboración del FODA de la empresa ... .. .. . .. . .. .. . .. .. . .. . 22

IDENTIFICACIÓN DE LA PROBLEMÁTICA MÁS RELEVANTE

Identificación y evaluación .. . '" . .. .. . . .. . . . . .. . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .. 24 Alternativas de solución . . . .. . . . . . . . .. . . . . .. . . .. .. . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Propuesta de solución . ... .. .. .... .. .. .. .. . .. . .. . . .. . .. .. .. .. .. . 26 Plan de acción .. . .. .. .. .... .. ... .. .. .. .. .. .. ... ... . . .. .. .. .. . .. .. 26

BIBLIOGRAFíA ANEXOS

36 37

Descripción de las funciones de puestos .. ........ ... .. ..... .. .. 37 Glosario ...... .. ...... .... ... ... ...... ... ...... ... ..... .... ... ... . .. 46

INTRODUCCiÓN

La "Entidad R" es una institución que se dedica al cuidado y atención de las

personas que padecen de Insuficiencia Renal Crónica, dándoles asistencia ,

tratamiento y orientación para que puedan, dentro de sus posibilidades, mejorar su

calidad de vida, y saberse capaces de tener relaciones interpersonales en términos

normales y aceptables.

La organización administrativa es esencial para alcanzar el objetivo principal

en cualquier entidad, y siendo ésta una entidad de salud, se hace imprescindible

mantener un control administrativo en condiciones óptimas, garantizando de esta

manera el servicio y la atención a los pacientes. Sin embargo, dicho servicio en la

"Entidad R" es poco eficiente debido a la mala organización que hace poco ági l

algunos procedimientos administrativos en la "Entidad R". Por lo que se realizó este

estudio, presentando una propuesta de estructura organizacional que permita

agilizar la comunicación, planeación y control de las funciones.

1

l. ANTECEDENTES

Desde que el escocés Tomás Graham acuñó en 1861 el término diálisis

demostrando que un "parche" vegetal podía actuar como membrana semipermeable,

pasaron más de 50 años hasta que en 1913 John J. Abel desarrolló en Estados

Unidos el primer "riñón artificial", usando una membrana de celoidina (nitrocelulosa).

En 1924, George Hass realiza en Alemania la primera Hemodiálisis en humanos.

Willen Johan Kilff en 1943, aplica un dializador de celofán (celulosa regenerada)

sobre un soporte de aluminio y madera en forma de "tambor Rotatorio" y varios

pacientes con Insuficiencia Renal Crónica Terminal, llegando a realizar en uno de

ellos hasta doce sesiones de Diálisis. Su trabajo posterior se centró en pacientes de

fracaso renal agudo. En 1945, se registra el primer caso de recuperación, tras un

período de tratamiento con Hemodiálisis, de un paciente con necrosis tubular aguda

en el seno de una colecistitis. A partir de entonces surgen diversos diseños, como la

máquina rotatoria desarrollada en Boston (Filf-Brigham) o la creada en Lundpor Nils

Alwall. Entre 1946 y 1955 aparecen sucesivas generaciones de dializadores tipo

"oil" y algo más tarde (1947 - 1959) de dializadores de flujo paralelo (Universidad

Mariano Gálvez, 2002).

El desarrollo del tratamiento de la insuficiencia renal crónica en el mundo ha

superado las previsiones más optimistas realizadas a principio de los 70. Se estima

que en 1986 vivían en el mundo más de 600,000 enfermos incluidos en el programa

de diálisis y más de 120,000 gracias a un transplante renal funcionante.

En Guatemala se estima que existe una incidencia de setenta nuevos

pacientes al año, por cada millón de habitantes. Lo que supone el aparecimiento de

setecientos nuevos pacientes (sobre la base de doce millones de habitantes en el

país por año). En Guatemala, a las personas que padecían de enfermedades

renales crónicas era necesario proporcionarles el tratamiento de Diálisis Peritoneal,

Hemodiálisis o Transplante Renal como en la mayoría del continente americano, y

para ello sólo existían Centros que daban atención o cobertura a sus afiliados; tal es

el caso del Centro Médico Militar y el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social

2

(IGSS), a quienes les representaba costos elevados. En algunos casos emergentes

se atendían pacientes en centros públicos como el Hospital Roosevelt y Hospital

General San Juan de Dios, utilizando sistemas no específicos (Universidad Mariano

Gálvez, 2002).

1.1 Orígenes y evolución de la empresa

La Asociación Guatemalteca de los Caballeros de la Soberana, Militar y

Hospitalaria Orden de Malta, compenetrada en dar cumplimiento a uno de sus

objetivos, como lo es la asistencia espiritual y física a toda persona que padezca

enfermedad recluido en hospitales, asilos y áreas marginales que sean de escasos

recursos económicos, canalizando con ello las donaciones de medicamento de

países extranjeros. En el mes de abril de mil novecientos noventa y cinco, bajo los

auspicios de la COOPERACION DE ORDEN DE MALTA Y AMERICARES

FOUNDATION, inició proporcionando atención a pacientes indigentes, con Consulta

Externa en el Hospital Esperanza atendiendo sus requerimientos de productos para

sus procedimientos de Diálisis Peritoneal. La consulta y los procedimientos se

proporcionaban a los pacientes a costos muy reducidos y los productos se

entregaban en Orden de Malta gratuitamente (Universidad Mariano Gálvez, 2002).

En este programa se atendía un promedio de setenta y cinco a cien pacientes

permanentes en donde el costo aproximado de donativos de la Orden de Malta

ascendía a la cantidad de seis millones cien mil quetzales por año. Al analizar que

esta ayuda era bien canalizada, coordinada y administrada al paciente de escasos

recursos con deficiencia renal, se emprendió la iniciativa de coordinar esfuerzos,

organizando la creación de una nueva Unidad a nivel Nacional, que pudiera atender

a pacientes, de todos los niveles de población, que no contaran con los recursos

necesarios y que contara con los más altos índices de calidad, aglutinando en su

seno a los mejores especialistas del país utilizando alta tecnología a su alcance; la

cual en ese entonces no existía en instituciones públicas (Universidad Mariano

Gálvez, 2002).

3

En razón de tales expectativas, el Gobierno de la República, por medio del

Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social y el Instituto Guatemalteco de

Seguridad Social, contando con la participación de la Asociación Guatemalteca de

Caballeros de la Orden de Malta, en el mes de octubre de 1996, se inició el Proyecto

de Creación de la "Entidad R", habiéndose logrado la promulgación del Acuerdo

Gubernativo número trescientos veintitrés guión noventa y siete (323-97) de fecha

24 de Abril de 1997 publicado en el Diario Oficial el día cinco de mayo de mil

novecientos noventa y siete y sus modificaciones, contenidas en el acuerdo

gubernativo número ochocientos cincuenta y dos guión noventa y siete (852-97);

mismos que en sus artIculas r, 100 Y 40 describen que la Administración estará

integrada por tres miembros titulares y tres suplentes representantes de la Orden de

Malta y dos titulares y dos suplentes representando al Ministerio de Salud Pública y

Asistencia Social (Universidad Mariano Gálvez, 2002).

Al entrar en funcionamiento la "Entidad R" el 2 de agosto de mil novecientos

noventa y siete, se amplió la cobertura de atención a pacientes a través de la

celebración de convenios de Cooperación Interinstitucional entre esta Unidad y el

Instituto Guatemalteco de Seguridad Social y el Ministerio de Salud Pública y

Asistencia Social; dando atención inicialmente a pacientes del Instituto

Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS) y pacientes provenientes del Programa

que atendía la Orden de Malta, ambos grupos de pacientes en el Programa de

Diálisis Peritoneal Continua Ambulatoria.

1.2 Características

La "Entidad R", es una institución que se dedica a proporcionar ayuda médica

a todas aquellas personas que padecen enfermedades renales en la etapa crónica.

La "Entidad R" es una entidad pública de salud, ubicada en la Zona 1.

Actualmente tiene un total de 118 empleados, los cuales se dividen en tres turnos.

Sus instalaciones cuentan con capacidad para brindar atención a estos pacientes,

4

Sistema Operativo y equipo disponible se considera que está entre las mejores en

toda Latinoamérica, cuenta con área para recepción, sala de espera para los

distintos Programas, dos clínicas de consulta externa para Diálisis Peritonea!.

Clínica de consulta externa para Hemodiálisis, dos salas para Hemodiálisis con 30

máquinas computarizadas, aire acondicionado, televisión (cable) y música

ambiental, con capacidad de tratamiento de 180 pacientes permanentes, Unidad de

Pre-tratamiento y tratamiento de agua y osmosis inversa, cuarto de shock, quirófano, ,

farmacia, encarnamiento para emergencias, planta eléctrica de emergencias,

oficinas administrativas (Universidad Mariano Gálvez, 2002).

Las fuentes de financiamiento con las que cuenta son: a) las asignaciones

recibidas como aporte del Gobierno Central, entidades autónomas y

semiautónomas, b) donaciones y contribuciones que reciba de particulares y

entidades, tanto nacionales como extranjeras, y c) donaciones y aportaciones, así

como contribuciones, que haga la Orden de Malta y los ingresos que se obtengan

por la venta de servicios que ésta unidad presta (Universidad Mariano Gálvez,

2002).

1.3 Productos y Servicios

La "Entidad R" presta los siguientes servicios:

• Programa de Diálisis Peritoneal Continua Ambulatoria (DPCA)

La Diálisis Peritoneal Continua Ambulatoria, es una gama de tratamiento

sustitutivo renal, que utiliza la técnica de purificación de la Sangre, el paciente no

requiere de máquinas complicadas o de un acceso vascular como lo es una Fístula

Arteriovenosa, ya que la sangre es purificada en el interior del cuerpo y no tiene en

ningún momento que abandonar el sistema vascular. La Diálisis Peritoneal

Continua Ambulatoria es un tipo de Diálisis altamente desarrollada concebida

especialmente para el paciente, que le permite realizar el tratamiento él mismo,

otorgándole un máximo de libertad y una mejor calidad de vida.

5

• Programa de Hemodiálisis

Se utiliza como alternativa de tratamiento sustitutivo de la función renal, es un

procedimiento de diálisis que requiere de un acceso vascular a través de una fístula

arteriovenosa permanente o temporal utilizando un catéter de doble lumen. El

procedimiento se hace circular, para el volumen sanguíneo del paciente a través de

una máquina de hemoultrafiltración y mediante una membrana semipermeable que

pone en contacto la sangre con una solución dializante, lo que permite que en el

organismo se intercambien substancias de su interior y viceversa.

• Programa de Nefrologia Pediátrica

La "Entidad R" cuenta también con un Programa de Nefrología Pediátrica, el

cual va encaminado al tratamiento de la enfermedad Los niños con insuficiencia

renal crónica terminal constituyen un porcentaje importante dentro de la patología

pediátrica general, es por ello que surge la preocupación de contar con un programa

que de atención a los niños que sufren dicha insuficiencia, así como a los padres de

cada uno de ellos, para que aprendan a manejar la enfermedad de sus hijos.

• Programa de Transplante Renal

El transplante renal es una alternativa de tratamiento para el paciente con

insuficiencia re n'a l crónica terminal en Programas de Diálisis o Hemodiálisis, consiste

en implantar el riñón de una persona en condiciones saludables a un enfermo renal

crónico.

Para poder efectuar un transplante renal es necesario que se cumplan ciertas

condiciones: el tipo sanguíneo del donador y de quién va a recibir el riñón debe ser

compatible, pero también es necesario que los tejidos sean compatibles entre una

persona y la otra, esto se constata mediante estudios complicados que determinan

antígenos que existen en las células de la sangre.

6

1.4 Competencia y Clientes

En Guatemala existen otras cinco instituciones que prestan el servicio de

hemodiálisis y diálisis peritoneal. Sin embargo, estas instituciones son de carácter

privado, por lo que esta entidad no tiene un control sobre la cantidad de pacientes

que atienden, lo que no le permite hacer un estimado del nivel de la competencia.

Por tratarse de entidades privadas las características de sus costos, precios, clientes

difieren un poco de la "Entidad R".

A continuación se presentan gráficas que describen a los clientes que la

"Entidad R"tiene en el tratamiento de Hemodiálisis, según variables como el área

demográfica (gráfica # 1), el sexo (gráfica # 2) Y la edad (gráfica # 3). Y en el

tratamiento de Diálisis Peritoneal Continua Ambulatoria, según el área demográfica

(gráfica # 4), el sexo (gráfica # 5) Y la edad (gráfica # 6).

Gráfica # 1

r----------- ------ - - - - - --. ..----- --- - ... ..

Estadistica Demográfica de Población usuaria de la ti

Entidad R " en el Programa de Hemodiálisis

49%

51%

r;GUatemala Ciudad • Guatemala Interio; -l

'------------______________ ._. __ ......J

Fuente: Entidad R, Trabajo Social 2004

7

41%

Gráfica # 2

Estadistica por Sexo de Población usuaria de la " Entidad R " en el Programa de Hemodiálisis

• Masculino .Femenino ]

._------------_ ._---------

Fuente: Entidad R, Trabajo Social 2004

Gráfica # 3

Estadistica Por Edad de Población usuaria de la " Entidad R " en el Programa de Hemodlálisis

112

Fuente: Entidad R, Trabajo Social 2004

8

Gráfica # 4 .---------------------- --- ---_. ----

Estadistica Demográfica de Población usuaria de la

" Entidad R " en el Programa de DPCA

48%

52%

_ Guatemala Ciudad _ Guatemala Interior

Fuente: Entidad R. Trabajo Social 2004

52%

Gráfica # 5

Estadistica por Sexo de Población usuaria de la

" Entidad R " en el Programa de OPCA

[ • Masculino • Femenino ]

48%

- - ,. __ . __ . .. ......... . --

Fuente: Entidad R. Trabajo Social 2004

9

Gráfica # 6 ,--- ----- ---- --------_. _ _ ._---_.- . . . . . .. . ,_.

EstadIstica Por Edad de Población usuaria de la

" Entidad R " en el Programa de DPCA

191 200 180 1 140 120 100 80 30 60 40 20

145 110

83 81 91 72

4

O 0-11 61-70 80-+

11-20 31-40 51-60 71-80 Edades

L--_______ _________________ . ___ ._. __

Fuente: Entidad R, Trabajo Social 2004

1.5 Estructura Organizacional

La estructura organizacional es la forma en que se dividen, organizan y

coordinan las actividades de una organización (Stoner, Freeman & Gilbert, 1996).

Ayuda al empleado a tener una visión concreta del puesto que ocupa en la empresa,

describe las actividades respectivas para facilitar el reclutamiento, selección,

inducción y capacitación del personal.

Un organigrama indica la forma en que se enlazan los departamentos a lo

largo de las principales líneas de autoridad (Koontz, 2003). A continuación se

incluye el organigrama actual de la "Entidad R" que indica la interrelación de los

departamentos y las líneas de autoridad existentes. Las funciones de cada uno de

los puestos están descritas en el anexo # 1.

10

Organigrama de " La Entidad R " February 25, 2005

Consejo de Administración Auditor Interno ,..---------- Asesor Legal --._----------------------------------------.

(1) , (1 ) , Gerente General I , Asistente de

, I , ,

Gerencia General I L_______________ - -_ ... - ________ J

(1)

I 1 I Director Tecnico Director Financiero Encargada de

Medico Administrativo y Operacional RRHH (1) (1) (1 )

1 1 1 I I Encargado de

Nutricionista Psicólogo Encargada de

Secretaria Cubre Vacaciones Cómputo

(1 ) (1 ) Compras

(1 ) Mobiles (3) (1) (1 )

I I I I I Jefe Jefe Programa Jefe Programa Jefe Jefe Jefe Departamento

Jefe de Medico Departamento Jefe Financiero Programa Nefrologla Trasptante Programa

Laboratorio Intemista de Hemodiálisis PedlátJica Renal DPCA·DPI Trabajo Social Mantenimiento

(1)

(1) (1) (1) (1 ) (1) (2) (1) (1 ) I r

-~ L ~ r' 1 I I Encargado de Encargado de Auxiliar de

Trabajadora Social Auxiliar de Tecnicos Hemodiálisis Enfermera Jefe de Enfermeria

Bodega y (3)

Mantenimiento Contabilidad Cajero Contabilidad

(14) Profesional (1 ) Farmacia (2) (planillas) (1 )

(1) (1)

~ (1) (1)

r I

Encargada de Coordinadora Clinica

I Central de (4) EquipoS

(1 ) Auxiliar de Piloto

Personal de Limpieza y Auxiliar Secretaria de Bodega y

(2) Cocinera POlicia de

Laboratorio Admisión Farmacia (14) Seguñdad Tecnicos Auxiliar de Auxiliar de (1 ) (3) (1 ) (2)

Hemodiálisis Enfermeria Enfermeria (5) (5) (2)

Mensajero ..... (1 ) Fuente: Entidad Renal, Recursos Humanos 2004 .....

11. PROCESO PRODUCTIVO

2.1 Flujo del proceso de la actividad principal

La actividad principal de la "Entidad R" es brindar atención a las personas que

padecen de insuficiencia renal crónica, para ello, y con el propósito de brindar una

atención de calidad, se han establecido procedimientos que deben seguirse a fin de

obtener buenos resultados durante el tratamiento. Los servicios principales son:

DIALlSIS PERITONEAL CONTINUA AMBULATORIA

Tratamiento sustitutivo renal que utiliza el sistema de purificación de la sangre

sin necesidad de una máquina.

ÁREAS DE APLICACiÓN O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS:

Médica

RESPONSABLE:

Médico Nefrólogo

Enfermera DPCA

NORMAS BÁSICAS:

a) El cambio de linea debe ser realizado cada 6 meses.

b) Si existen dudas referentes a la buena realización del entrenamiento de

Diálisis Peritoneal por parte del paciente, se cita nuevamente a éste y se

verifica cumplimiento de las técnicas de Diálisis Peritoneal.

e) Debe informarse al paciente sobre lo que es su enfermedad y las opciones

referentes a los procedimientos alternativos dialíticos.

d) Orientación sobre Trasplante Renal.

12

Diagrama # 1

Flujo de Proceso de Diálisis Perifoneal Continua Ambulatoria

DIÁLISIS PERITONEAL CONTINUA AMBU LATORIA

~allla Analitico Resumen

A"l'YI Actual ni .• , ..... : Diálisis Peritoneal Continua r 11 O 6 Ambulatoria ..

I'dll .... lit: q 3 Espera O 1

", .... Inspección O 2 Almacena" .. "" IlV \l O

dcia (m) 5 l'O:::IIlpO (minutos) 240

Total 12 Descripción Distancia Tiempo Simbolo

(m) (min.) O c:j i O \l El , ut: hace cola para su consulta 2 1.EI ",,;;¡ se presenta con el médico V

~ "¡~,,,II,ista para su t;;!' ·'''<¡ción 30 2. Se programa la fecha de colocación de ~ . , 5 \A:f u:: u:: , IJ o::: 11 lV lIt;;!d , .

3. El Illt;;! asiste a su c¡¡a.- 5 r. 4.Se ... el catéter en Sala de OIJt::, 30 .-" ''''.,. 5. Se programa para una Diálisis Peritoneal ~ " "':::" " "''''''lO:::. 30 6. El I "'" n ...... a enfermerla 5 5 ~ 17. Se le ." I 'CI la semana de entrenamiento. 10 I !8. Al terminar semana de entrenamiento, el --;e médico ¡J' t::;:'''''IUt:: las bolsas para uso en casa 20 -----9. El tratamiento es realizado cuatro veces

~ .---

al dla en casa en forma continua. 30 10. En caso de emergencia debe presentarse --con el médico internista. 30 r-..... 11. Cada tres meses se realiza una evaluación r. de laboratorios de control para ver su evolución. 45 l' olal 5 240 6 3 1 2 O

. Fuente: Adaptado de Universidad Manano Gálvez 2002

13

HEMODIÁLlSIS

Tratamiento sustitutivo renal, que se realiza aplicando una fístula y el

procedimiento se lleva a cabo por medio de una máquina.

ÁREAS DE APLICACiÓN O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS

Médica

RESPONSABLES:

Secretaria de Hemodiálisis.

Técnico de Hemodiálisis

Auxiliar de Enfermerla

NORMAS BASICAS:

a) Si el Procedimiento de Hemodiálisis es por medio de una fístula, el paciente

debe lavar bien el área en donde la tiene antes de ingresar a la

Hemodiálisis.

b) Los técnicos deben usar guantes esterilizados dentro del área y deben

cambiarlos en cada procedimiento que realicen.

14

Diagrama # 2

Flujo de Proceso de Hemodiálisis

HEMODIÁLISIS

rama Analítico Resumen .,. "~'''G'

Objeto: 1I'l:j' ",.,v de p, ,ltto:> a p. "lito' IlV ~ ,A, O 9 ,~

" de -.toll I • g"ot'Jrte q 1

D 3

Área Ilca 'Á, O o ,,, lAlma, \l -º IOistancia (m) 10

I ' ,n (1,,,, ¡) 28

Total 13 O •• crlpclón " 51mbolo

(m) (m/n.) O q D [J \l 1, El paciente llega al mostrador de admisión con la --1'"'''' IY I su turno 3 1

12. La Secretaria de Hemodiállsis solicita la firma del 3

t ,/'

en el original y copia del formulario de Control Ide 13. la hora_de I det ',a 1 14. Si el paciente no es enviado por el IGSS debe

3. requerir el recibo de donación por el servicio de Hemodiálisis. el número en el formularlo de Control de

15. El técnico de Hemodlálisis retira el expediente

~ I"U' ,"un,,~ el orden de numeración establecido por la 2 ,,, 11<1 de n .. ",vJiáli"h. "" 16. El ISU ' para 'a sala 2

1: .-~

17. El técnico llama al 18, Lo Iless y anota los dato~ en su 5

~ 19, El se dirige a la sala de Hemodiállsis 5 1

~ 110, El "" I al a la mÁnuina de ~( 5 r. 111, El su tratamiento (4 ~ .\

112 , El al , de Is máquina de ' ílisis . /' 13. Finalizada la sesión de Hemodiálisis el auxiliar de enfermerla

" Irl .. v .... lv .. el ,a la ~ 5 2 14. La secretaria recibe el expediente y anota Is hora de salida del • en el formulario de Control de Procedimientos. 3 ITohll 10 28 9 1 3 O O

t- """"',, . ""uv de Ur"."", 1",-1 "'""''' 'v Gálvez 2002

15

2.2 Datos de eficiencia y productividad

La siguiente tabla (tabla # 1) muestra la cantidad de pacientes atendidos

mensualmente por la "Entidad R" en los diferentes programas de enero 2003 a junio

2004, en la cual se ve reflejado un incremento mensual constante en ambos

programas.

Tabla # 1

Cantidad de pacientes atendidos mensual

Numero de Pacientes DPCA Hemodiálisls

MES/AÑO

Ene-03 601 246

Feb-03 616 243

Mar-03 634 405

Abr-03 631 273

May-03 651 309

Jun-03 674 319

Jul-03 686 343 Ago-03 702 356 Sep-03 729 344 Oct-03 745 324 Nov-03 755 347 Dic-03 779 337 Ene-04 804 416 Feb-04 824 403 Mar-04 851 428 Abr-04 877 446

May-04 896 425 Jun-04 914 445 Jul-04 945 495

Ago-04 951 498 Sep-04 964 494 Oct-04 830 505 Nov-04 835 533 Dic-04 867 510

Fuente: Entidad R, Dirección Técnica Medica 2004

DPCN Diálisis Peritoneal Continua Ambulatoria.

La siguiente gráfica de líneas (gráfica # 7) muestra el incremento constante

del número de pacientes atendidos mensualmente en cada programa durante el

período de enero 2003 a junio 2004, el cual, a raíz del surgimiento de pacientes

nuevos y traslados de un centro asistencial a otro, se va incrementado el número de

pacientes renales crónicos. El decrecimiento resulta de las muertes registradas

mensualmente, cambios de programa y retiros de la entidad.

16

Gráfica # 7

Cantidad de pacientes por Programa

Total de Pacientes por Programa

.; 1200 -,-- ----- --- - ---------. ---.-----

.~ 1000 -1-- --- --- -.-- ----- -- ~--~~;;. " ~ ~ 800 -1---------.. , .- . -....--' . . ~ --- .. ~~~~~~'==~------• • Q) 600 -+ 1 •• 1 ----- .-- --.--

"O -~ 400 ~ .. 200 -1-=----"-------- - --- ---.--.------ -­e ~ O +-~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

~~~~~p·~-~~~~~~~~~~t~~~~~~ if~#~#~#~~~#if~~#~#~~#~~~if

Fuente: Entidad R, Dirección Técnica Medica 2004.

._ -- -- -~ -+-DPCA __ Hemodialisis

Meses

Cada paciente en el Programa de Hemodiálisis necesita cuatro horas de

tratamiento, y al tener un horario de doce horas diarias de trabajo, se obtiene

capacidad para tres pacientes diarios por máquina; la "Entidad R" cuenta con

veintiocho máquinas de hemodiálisis. En este tipo de tratamiento el tiempo es un

factor importante, ya que el personal de limpieza sólo tiene veinte minutos entre el

cambio de un paciente y otro para poder realizar la sanitización de las áreas y

equipo.

En el Programa de Diálisis Peritoneal Continua Ambulatoria la eficiencia y

productividad se mide en la capacidad que tenga la "Entidad R" para capacitar a más

pacientes durante el mismo período, ya que este tratamiento lo realiza cada paciente

en su domicilio. La "Entidad R" tiene capacidad de entrenar a doce pacientes. Este

entrenamiento dura una semana, de siete de la mañana a cuatro de la tarde, en el

cual aprenden a cómo manipular higiénicamente sus recambios.

17

En el tratamiento de DPCA se considera posible entrenar simultáneamente a

dos grupos de pacientes en la misma semana, contando con el espacio físico

necesario para intercalar a los grupos en las salas de entrenamiento.

2.3 Análisis e Interpretación

El tratamiento de hemodiálisis debería ser un programa temporal para luego

trasladar a los pacientes al programa de DPCA (si las condiciones médicas lo

permiten), ya que representa una dependencia del paciente hacia la máquina,

debido a la asistencia necesaria tres veces por semana. Esto conlleva a la

imposibilidad de atender nuevos pacientes en este programa.

El traslado de los pacientes de Hemodiálisis a DPCA no puede llevarse a

cabo en tiempos mínimos debido a que la colocación de catéter peritoneal se realiza

en media hora pero el catéter no funciona sino hasta una semana después.

La implementación de cuartos turnos (7:00pm a 12:00pm) lograría

incrementar la productividad en 33% de pacientes atendidos diariamente, sin

embargo esto signifíca el incremento de horas hombre e implíCito los costos de

funcionamiento.

Dentro de los problemas que ocasionan que un paciente regrese de OPCA a

Hemodiálisis, encontramos las infecciones del peritoneo (peritonitis), infección del

catéter entre otras.

18

111. ACTIVIDADES DE PROYECCiÓN SOCIAL

3.1 Identificación de las actividades de proyección social realizadas

La "Entidad R" cuenta con un departamento de trabajo social, el cual esta

integrado por un jefe del departamento y tres trabajadora sociales, quienes se

encargan de realizar el estudio socioeconómico de pacientes nuevos y actualizar los

estudios muy antiguos, esto con el fin de identificar las posibilidades económicas de

los pacientes, para luego establecer la cuota de donación que se asignara a cada

uno dependiendo de el dictamen que haga la trabajadora social encargada.

Semanalmente las trabajadoras sociales salen de comisión tanto al interior del

país como a la capital, recolectando información sobre si es vivienda propia o

alquilada, material de construcción, servicios sanitarios, total de ingresos de las

familia, total de egresos, todo esto con el objeto de identificar a los pacientes que

tienen la capacidad de donar mas que otros.

3.2 Tiempo de implementación y beneficios obtenidos

El departamento de trabajo social existe en la "Entidad R" desde sus inicios,

ya que fue creada con sentido social, como parte de las atribuciones del

departamento esta, el informar a los pacientes nuevos la variedad de tratamientos

que se brindan y lograr en forma conjunta identificar cual es el idóneo para cada

caso.

La labor de trabajo social no se limita ahí, ya que trata de mantener

comunicación con empresas privadas con sentido social, y periódicamente se

obtienen donaciones en especie de algunas ellas, esto se distribuye a los pacientes

de escasos recursos para ayudar a su sostenimiento, también se mantienen

monitoreando donaciones en equipo medico que vienen del extranjero, esto con el

fin de captar estos recursos para los pacientes mas necesitados.

19

IV. ANÁLISIS FODA

4.1 Características de la Industria

Dentro de las características de esta industria, se pueden mencionar las

siguientes:

• Requiere de alta tecnología, equipo y herramientas

• Se requiere de una gran inversión de tiempo

• Su alto costo, precio del tratamiento

• No cubre toda la demanda nacional existente

• La demanda es superior a la oferta

• Imprescindible la presencia de valores (Ética) en los profesionales que

laboran en ella

• Industria con recursos limitados

En este tipo de industria el desarrollo tecnológico es de vital importancia, ya

que los tratamientos para los pacientes se basan en las máquinas. Actualmente

existen hospitales privados que dan este servicio, pero éste no es accesible a la

gran mayoría de la población que padece de la insuficiencia renal, debido a que el

costo es demasiado elevado.

La nefrología es la única especialidad en medicina que trata los riñones, por lo

que se considera importante el desarrollo de esta rama de la medicina en

Guatemala, debido a que existen solamente dieciséis médicos nefrólogos en todo el

país, cantidad mínima en relación a la demanda creciente.

20

4.2 Información y análisis del medio ambiente externo

En el área de salud pública debe intervenir el Estado necesariamente, ya que

se atiende a personas que no tienen la capacidad adquisitiva para costear el

tratamiento, esto va encaminado a cuestiones de índole social y justicia social,

sobre todo en este campo donde el costo del tratamiento es de un costo muy

elevado.

En esta industria se pueden obtener recursos de diferentes fuentes, una, a

través del subsidio del Estado, otra por los ingresos que se recaudan por los

servicios que se prestan a los pacientes y también por la donaciones nacionales e

internacionales. No cabe duda que en la industria de la salud los recursos se hacen

insuficientes debido a la creciente demanda en la prestación de servicios. Sin

embargo, ésta no es una prioridad del Estado, pero si de la sociedad guatemalteca

que pretende encontrar en esta entidad, la solución a un problema urgente de salud.

Debido a esto se hace necesaria la racionalización de los recursos como una

herramienta para la toma de decisiones, así como para mejorar los niveles de

eficacia en los sistemas de salud.

4.3 Fortalezas y debilidades de la empresa

La "Entidad R" tiene muchas ventajas que se deben aprovechar al máximo

como: contar con la tercera parte de los médicos nefrólogos activos en Guatemala;

la obtención de subsidio del Gobierno, donaciones y otras fuentes de financiamiento;

la posibilidad de atender a los pacientes sin importar su capacidad de pago, ya que

establece cuotas significativas según la misma.

Sin embargo, como toda empresa también se tienen desventajas que se

deben minimizar al máximo, como lo son: la concentración de funciones en un

puesto, tener una organización jerárquica de tramos amplios, instalaciones y

recursos insuficientes, el personal se resiste al cambio, entre otras.

21

4.4 Elaboración del FODA de la empresa

Fortalezas:

• Posibilidad de establecer cuotas según la situación económica del paciente.

• Experiencia en el ramo.

• La mayoría del personal cuenta con experiencia en entidades del Estado.

• Subsidio del Gobierno por tratarse de una entidad de cuidado de una

enfermedad específica.

• Posee el 33% de los Médicos Nefrólogos activos existentes en Guatemala.

Oportunidades:

• Formación de un centro docente de Médicos Nefrólogos.

• Apertura de centros de detección y orientación de la enfermedad en el interior

de la República, con el objeto de llevar a cabo campañas preventivas.

• Formación de centros de capacitación y entrenamiento a personas que

instruyan a pacientes del interior de la República en cuanto al manejo,

cuidado y aplicación de técnicas del Programa DPCA.

• Crear el Departamento de Mercadeo.

• Promover programas de Capacitación e Inducción.

Debilidades:

• Concentración de funciones en un solo puesto (Director Financiero,

administrativo y operacional).

• Tramos amplios de control administrativo.

• Dualidad de mandos.

• Falta' de recursos económicos para dar una mayor cobertura,

22

• Inexistencia de una cultura de donación de órganos para apoyar el Programa

de Transplante Renal.

• Carencia de local propio.

• Falta de un programa de reciclaje.

• El equipo es diffcil de renovar, adquirir y mantener, ya que tiene un alto costo.

• Resistencia al cambio por parte del personal.

• Instalaciones insuficientes.

• Cultura organizacional enmarcada en cánones de negligencia.

• Formación de un sindicato.

• Procedimientos burocráticos.

Amenazas:

• Surgimiento desmedido de pacientes nuevos mensualmente.

• Existencia de únicamente 2 proveedores de insumos necesarios para el

tratamiento de la enfermedad renal crónica.

• Inexistencia de proveedores locales.

• Falta de nuevos profesionales calificados.

• Políticas Fiscales.

23

V. IDENTIFICACiÓN DE LA PROBLEMÁTICA

5.1 Identificación y evaluación

Un organigrama indica la forma en que se enlazan los departamentos a lo

largo de las principales lineas de autoridad (Koontz, 2003). La "Entidad R" posee un

organigrama con muchos mandos intermedios, especialmente bajo la Dirección

Financiera, Administrativa y Operacional. Este puesto tiene muchos tramos, por lo

que los procedimientos de mando se hacen lentos y complicados. Hay muchas

funciones delegadas en un solo puesto, esto, colateralmente, conlleva a una serie

de situaciones que no permiten que el funcionamiento sea ágil y eficiente, así

mismo, permite el sesgo de información, pérdida de objetivos, lentitud en los

procesos, poca o mala supervisión.

En la "Entidad R" existe un organigrama de tramos amplios que no es

funcional debido a que bajo la Dirección Financiera, Administrativa y Operacional

están recargadas múltiples funciones, esto conlleva a que los procesos presenten

los siguientes problemas:

• Sean mas costosos: a más niveles mayores recursos para cubrir su costo

administrativo.

• Se distorsiona la información: ya que entre más niveles hay mas lenta y

menos eficaz se hace la comunicación entre un nivel y otro

• Planeación Inadecuada

• Relaciones Confusas

• Renuencia a delegar autoridad y facultar al personal

• Confusión de líneas de autoridad con lineas de información

• Conceder autoridad sin exigir responsabilidad

24

5.2 Alternativas de Solución

a. Descentralizar la Dirección Financiera, Administrativa y Operacional. Dejando

la Dirección Financiera como una sola estructura de funciones especificas y

creando la dirección Administrativa y Operativa con sus funciones propias

administrativas.

Al descentralizar la Dirección Financiera, se estaría delegando la

responsabilidad administrativa en una persona y la financiera en otra. Esto permite

tener una mejor planeación y control sobre cada función, reduciendo el tiempo y el

esfuerzo que lleva cada proceso. Así mismo, la comunicación se hace más directa

y se tendría una mejor estructura organizacional, pues se puede establecer un límite

en el número de subordinados que puedan ser supervisados con eficacia. De la

misma forma estaría surgiendo una especialización de funciones.

b. Crear la plaza de Supervisor Administrativo, que actúe en apoyo a la dirección

financiera.

Existen varios beneficios que se obtienen creando esta nueva plaza, entre los

cuales podemos mencionar la reducción de carga de trabajo específico del Director

Financiero, Administrativo y Operacional, es decir delegación de funciones; se

obtiene descentralización de mando en las funciones administrativas y una mejor

supervisión y control.

Esta alternativa puede ser considerada, sin embargo presenta la dificultad de

que la plaza siempre estará bajo el mando del director administrativo, y sería otro

puesto más a dirigir por él. Otro inconveniente es que se estaría adicionando un

tramo de control bajo la Dirección Financiera Administrativa y Operacional, lo cual

contradice uno de los objetivos a alcanzar.

25

c. Subcontratar los servicios de limpieza y alimentación para reducir el personal

que estará al mando de la Dirección Financiera, Administrativa y Operacional.

El outsourcing es una solución que ayuda a limitar el número de subordinados

que tendrá que dirigir este director. Con esta solución se puede obtener un mejor

servicio en el área de limpieza y cocina. Sin embargo se tendría que costear dicho

servicio, y no se considera tal opción por la relación costo-beneficio.

5.3 Propuesta de solución

Se considera que la alternativa más viable es la de descentralizar la Dirección

Financiera, Administrativa y Operacional, creando un Director Administrativo y

Operacional separándolo así del Director Financiero. De esta forma, redistribuir al

personal bajo estas dos direcciones. delegando con mayor precisión la autoridad

funcional y la responsabilidad de cada función. Mejorando la planeación y el control,

así como también la motivación, comunicación y eficiencia en el resultado final.

5.4 Plan de acción

Objetivo General:

Alcanzar un funcionamiento eficiente de la "Entidad R", mediante la

delegación de mando y responsabilidades en las Direcciones Financiera y

Administrativa - Operacional.

Objetivos específicos:

1. Descargar a la alta gerencia de cierto peso de toma de decisiones y obligar a

los directores de los niveles superiores a ceder autoridad.

2. Alentar la toma de decisiones y la delegación de autoridad y responsabilidad

en los mandos medios.

26

3. Conceder a los mandos medios mayor libertad e independencia en la toma de

decisiones.

4. Promover el establecimiento y uso de controles amplios, y así elevar la

motivación en todo el personal.

5. Hacer posible la comparación del desempeño de las diferentes unidades

organizacionales.

6. C~:mtribuir a una mejor adaptación a condiciones sujetas a cambios.

En las siguientes páginas se podrá encontrar el cronograma de las

actividades a realizar en el plan de acción; así como un organigrama propuesto que

muestra los cambios organizacionales, y la reorganización de funciones a través de

las descripciones y perfiles de los nuevos puestos, que son parte integral de la

propuesta de solución.

1 ,

27

resentacion de propuesta de creacion de plaza al

Conseio de Administracion de

autoriza la acta y

certificación del envía solicItUd a

el reclutamiento

RRHH recluta al personal

RHH selecciona a candidatos

CRONOGRAMA DE

Gerente General

ConsejO de Admón.

de

RRHH

RRHH del Encargada de

candidatos a Gerencia RRHH a

candidatos

Se realiza nombramiento

N CD

avisa al candidato y se cita cara su orimer dia

Inducción al puesto

Confirmación del Puesto

Gerente General

de Gerencia General

RRHH de

RRHH

RRHH

RRHH v GG

DEL PLAN DE AC

26 1271 28129

Hojas, Fastener, Fólder

Libro de actas móviles de r.nn~F!in

Papel Membretado

Solicitud Interna

Anuncio en Prensa

Evaluaciones y Tests

para de información

Hoja de entrevista

Papel Membretado

Llamada telefónica

Encargada de RRHH

Evaluación 30 dias

Papel Membretado

Perfil del Puesto de Director Administrativo

Nombre del Puesto

Descripción General del Puesto: Énfasis en 5 Actividades Principales

Nivel Académico Requerido

Conocimientos Adicionales:

Experiencia:

Caracterrsticas Personales

Personalidad I Competencias

Rango Salarial

Observaciones

Director Administrativo

Coordinación de suministros e insumos, seguridad de la Entidad, supervisión y control del mantenimiento y limpieza general, organización de Rutas a pilotos, . .

Minimo 4to ano en Carrera de Administración de Empresas o carrera a fin

Manejo completo de ambiente windows

3 anos en posición administrativa o 5 anos en puesto relacionado

Sexo masculino o femenino, entre 29 y 39 años, Guatemalteco, Casado o Soltero

Toma de decisiones, Don de mando, Relaciones publicas, Liderazgo, Proactivo, Conocimiento de manejo de Hospital

Q 5500 - Q 6500

29

Descripción del Puesto de Director Administrativo

Nombre de la Posición

Posición del Jefe Inmediato

Posiciones que le reportan

Descripción General del Trabajo

Horario del Trabajo

Puesto dentro de la organización con los que mantiene relación

Director Administrativo

Gerente General

Encargado de Mantenimiento, Mensajero, Pilotos, Policlas, Personal de cocina y limpieza .

Administrar los servicios generales (limpieza y mantenimiento) de la unidad, controlar y supervisar la higiene de la unidad en su conjunto, coordinar las rutas de los pick-ups, administrar y requerir los útiles de oficina, controlar el suministro de servicios básicos en la unidad.

Lunes a Viernes de 8:00 am a 4:30 pm con llamada de emergencia en fin de semana

Con todos los directores de departamentos, además con Nutrición para la coordinación de cocina.

30

Perfil del Puesto de Director Financiero

Nombre del Puesto

Descripción General del Puesto: Énfasis en 5 Actividades Principales .

Nivel Académico Requerido

Conocimientos Adicionales:

Experiencia:

Caracterrsticas Personales

Personalidad I Competencias

Rango Salarial

Observaciones

Director Financiero

Supervisar la aplicación de los estudios socioeconómicos. Realizar el presupuesto y los estados financieros. Firmar cheques. Gestionar el apoyo material y logistico necesario, Elaborar

Contador público y auditor, colegiado activo.

Manejo completo de programas de contabilidad y finanzas.

3 afios en posición administrativa o 5 afios en puesto relacionado

Sexo masculino o femenino, entre 29 y 39 aflos, Guatemalteco, Casado o Soltero

Toma de decisiones, Don de mando, Relaciones publicas, Liderazgo. Experiencia en el sector público.

Q 7000.00 a 8000.00

31

Descripción del Puesto de Director Financiero

Nombre de la Posición

Posición del Jefe Inmediato

Posiciones que le reportan

Descripción General del Trabajo

Horario del Trabajo

Puesto dentro de la organización con los que mantiene relación

Director Financiero

Gerente General

Jefe financiero, auxiliar contabilidad, cajero, encargada de compras, auxiliar de contabilidad planillas, encargado de cómputo.

Responsable de planificar, organizar, dirigir, administrar y controlar todas las actividades financieras de la entidad. Velar por la utilización y aprovechamiento al máximo de los recursos de la entidad. Elaborar los informes financieros con eficacia y eficiencia.

Lunes a Viernes de 8:00 am a 4:30 pm con llamada de emergencia en fin de semana

Con Junta Directiva, Gerente General, Recursos Humanos, Médicos, Psicología, Nutrición, Jefe Financiero, Auxiliar de Contabilidad, farmacia I bodega, proveedores, bancos, ministerio de salud.

32

Perfil del Puesto de Asistente Administrativa

Nombre del Puesto

Descripción General del Puesto: Énfasis en 5 Actividades Principales

Nivel Académico Requerido

Conocimientos Adicionales:

Experiencia:

Caracteristicas Personales

Personalidad I Competencias

Rango Salarial

Observaciones

Asistente Administrativo

Realizar el trabajo secretaria!. recepción y emisión de documentos, supervisar la higiene de la Entidad R, Asistir a reuniones y tomar notas taquigráficas.

Secretaria Bilingüe; Estudios Universitarios en carrera afin

Manejo completo de programas de contabilidad y finanzas, ambiente Windows

2 afios en posición asistencial o 4 afios en puesto relacionado

Sexo masculino o femenino, entre 25 y 32 afios, Guatemalteco(a), Casado(a) o Soltero(a)

Toma de decisiones, don de supervisión y comunicación, relaciones públicas, experiencia en el sector público, facilidad de palabra .

Q 3000.00 a 4000.00

33

Descripción del Puesto de Asistente Administrativa

Nombre de la Posición

Posición del Jefe Inmediato

Posiciones que le reportan

Descripción General del Trabajo

Horario del Trabajo

Puesto dentro de la organización con los que mantiene relación

Asistente Administrativa

Director Administrativo

Ninguno

Realizar el trabajo secretarial, recepción y emisión de documentos, supervisar la higiene de la Entidad R, Asistir a reuniones y tomar notas taquigráficas.

Lunes a Viernes de 8:00 am a 4:30 pm con llamada de emergencia en fin de semana

Gerente General, Recursos Humanos, Médicos, Psicologla, nutrición, farmacia I bodega, Ministerio de Salud, Asistente de Gerencia, Secretaria de Financiero.

34

w (J1

Director T ecnico Medico

(1)

Organigrama Propuesto para "Entidad R"

Auditor Interno (1) 1----------------------:

: , , , , ,

February 25, 2005

Consejo de Administración

Gerente General ¡..--------Asistente de

1. _ ___ _ _ • __ • ______ __________ _

Gerencia General 1 1- - - - - - -'- .... (1 )

, r------------------j--------------------------------------------1 , , . ' : :

¡- _ L-, I I

.... __ 1 __ _ 1 Director 1 1 Administratiyo 1

y Operacional 1 1 (1)

Asesor Legal (1 )

I

Nutricionista (1) •

Psicólogo (1)

1 Secretaria 1 1 (1) 1

~--r--J I-.J-­

Mensajero 1 1 (1 ) 1 L ___ .J Secretaria

(1 ) L ___ I

1 Jefe

Programa Hemodiálisis

(1)

~ Tecnicos

Hemodiálisis (14)

Jefe Jefe Programa Programa Nefrologia Trasplante Pediatrica Renal

(1) (1)

Enfermera Profesional

(1)

Jefe Programa DPCA-DPI

(1 )

r Jefe de

Enfermena (1 )

(

I ~

Jefe de I Medico Laboralorio Internista

(1) (2)

\ Auxiliar

Laboratorio (1)

Encargada de Central de Equipos

Coordinadora Clinica (4)

(1 )

Auxiliar de Enfermena

(4)

Tecnicos Hemodialisis

(5)

,;: Auxiliar de Enfermeria

(5)

Secretaria de

Admisión

Auxiliar de (3)

Enfermeria (2)

... --'--1 r---' - --l __ .l..._~ 1 Encargado 1 1 Jefe Departamento 1 I En~~ada 1 1 de Bodega y I 1 de 1 1 RRHH 1 I Farmacia 1 1 Mantenim ienl0 1 1 (1) 1 1 (1) I I (1) 1 L-I-.J .... - -- ---1---__ 21 _1_ .- __ L __ II __ -,

1 .. 1 I1 Cubre AUXIliar de 1 1 Piloto 1 Encargado de 1 1 Vacaciones 1

1 Bodegay 1 (2) 11 Manten,mlento 1 1 Mobiles I 1 FarmaCia 1 1 11 (2) 1 1 (3) 1 1 (1) L __ .... --,---_ - ___ _

1 L __ _

- -- - - _!..- ----, : Personal de Limpieza 1

y Cocinera · 1 1 (14) Tumos 1 L _________ _ _ _

r-----1 Jefe 1 1 Departamento 1 1 Trabajo Social 1

Encargado de Cómpulo

(1) 1 L __ , __ _

1----1 ITrabajadora 1 1 Social 1 1 (3) 1 L ___ ..J

1----t Policia de 1 1 Seguridad 1 1 (2) 1 ____ J

(1 )

Auxiliar de Contabilidad

(planillas) (1)

Director Financiero

(1)

Encargada de Compras

(1 )

j Cajero

(1 )

Jefe FinanCiero

(1)

Auxiliar de Contabilidad

(1 )

Organigrama Propuesto por Eyaluador 2004

VI. BIBLIOGRAFíA

Blanchard, K.; Carlos, J. y Randolph, W. (1996) Empowerment. Colombia:

Editorial Norma, S.A.

Bower, J. (1997) Oficio y Arte de la Gerencia. Colombia: Editorial Norma,

S.A.

Entidad, R. (2004) Archivo Recursos Humanos. Guatemala: Autor.

Entidad, R. (2004) Estadísticas Dirección Técnica Médica. Guatemala:

Autor.

Entidad, R. (2004) Estadísticas Trabajo Social. Guatemala: Autor.

Fleitman, J. (1995) Evaluación Integral. México: Prentice Hall.

Herrera, H. (1997) Reingeniería Administrativa. a8• Edición. Estados

Unidos: The Black Book.

Koontz, H. Y Weihrich, H. (2003) Administración. una perspectiva global.

128 edición. México: Mc Graw Hill.

Stoner, J.; Freeman, R. y Gilbert, D. (1996) Administración. México:

Prentice Hall.

Universidad Mariano Gálvez. Seminario de Administración. (2002) Manual de

Organización "Entidad R". Guatemala:

Universidad Mariano Gálvez. Seminario de Administración. (2002) Manual

de Procedimientos Operativos "Entidad R". Guatemala:

36

VII. ANEXOS

7.1 Descripción de las funciones de los puestos

En el cuadro siguiente se describe la función principal de cada uno de los

puestos existentes dentro de la "Entidad R".

Numero

Nombre del Puesto de Plazas Definición del Puesto

Gerente General 1 Responsable de la planificación,

organización, dirección y control de

"ENTIDAD R" ,

ejecutar los aSI como ,

lineamientos y políticas emanadas de la

Junta Directiva. También velar por el

cumplimiento de las actividades de cada

uno de los puestos en la Unidad.

Auditor Interno 1 Encargado de aplicar las normas de

control interno, así como vigilar la correcta

aplicación de los principios de contabilidad

generalmente aceptados.

Asesora Legal 1 Asesorar jurídicamente a "ENTIDAD R ",

cuando se solicitare de sus servicios.

37

Asistente de Gerencia

General

Mensajero

Recursos Humanos

Director Financiero

Administrativo y

Operacional

Secretaria de la Dirección

Financiera

Jefe del Departamento de

Coordinación Suministros

1

1

1

1

1

1

Responsable de realizar el trabajo

secretarial de la Gerencia General, así

como archivar los documentos pertinentes

a su puesto, llenar y extender

documentación requerida por el Gerente

General, responsable de tomar dictados

en taquigrafía y transcribirlos en

computadora en forma de textos y cuadros

contables. Recibir reglamentación de

trabajo en forma verbal y lo escrita

conforme la reglamentación vigente de la

Unidad.

Encargado de transportar todo tipo de

documentación

"ENTIDAD R ".

relacionada con

Responsable del control y supervisión del

cumplimiento de las leyes laborales y los

reglamentos establecidos para la

administración del recurso humano de

"ENTIDAD R ".

Responsable de planificar, organizar,

dirigir, administrar y controlar todas las

actividades administrativas y financieras

de" ENTIDAD R".

Responsable de realizar el trabajo

secretarial de la Dirección Administrativa

Financiera y de brindar apoyo secretarial

al Departamento de Coordinación y

Suministros.

Responsable de planificar, organizar,

dirigir y controlar la entrega domiciliaria

38

Encargado de

Mantenimiento

Servicios Generales

Encargada de Cocina.

2

10

4

puntual en la ciudad capital y en el interior

de la República, de medicamentos y

equipo a pacientes con insuficiencia renal

crónica, cubiertos por el programa de

diálisis peritoneal continua ambulatoria.

Además debe coordinar y supervisar el

adecuado

vigilancia

"ENTIDAD

mantenimiento, limpieza y

de las instalaciones de

R", así como efectuar las

reparaciones necesarias con el personal a

su cargo. Su responsabilidad es abastecer

en el lugar, momento y tiempo oportuno el

medicamento que se necesita para los

pacientes del programa de "ENTIDAD R u,

y velar por el adecuado mantenimiento,

limpieza y seguridad de la Unidad.

Responsable de mantener las

instalaciones de "ENTIDAD R" en

condiciones higiénicas, así como el

material y equipo en óptimas condiciones

para el desempeño de sus actividades y el

servicio que presta a los demás

departamentos. También, efectuar las

reparaciones necesarias preventivas o

correctivas cuando se requieran.

Responsable de realizar el mantenimiento

y limpieza, preparar alimentos y lavar ropa

de las instalaciones de "ENTIDAD R".

Realizar las comidas de los diferentes

tiempos (desayunos, almuerzos y cenas)

con las respectivas dietas proporcionadas

por el departamento de nutrición para el

39

Jefe de Farmacia ¡Bodega

Auxiliar de Farmacia

¡Bodega

Jefe de Cómputo

Agente de Seguridad

Pilotos de Unidades

1

1

1

2

2

enfermo renal crónico, su responsabilidad

es velar por el cumplimiento del contenido

alimenticio de cada una de las dietas para

los enfermos renales.

Responsable de administrar, controlar

adecuadamente todos 105 medicamentos,

insumos, equipos, útiles de oficina, y otros

que son utilizados dentro de la Unidad,

para la atención de enfermos renales

crónicos, en forma óptima y con calidades

en los servicios como atenciones, que

debe de brindar a toda persona que

solicite el servicio en farmacia.

Asistir al Encargado en Farmacia y

Bodega como llevar controles, inventarios

constantemente de los medicamentos en

existencia, así como el suministro de los

medicamentos a pacientes y

mantenimiento de distribución de espacio

de la medicina.

Responsable conjuntamente con el

Auxiliar de Cómputo de velar por el

funcionamiento eficaz y eficiente en los

servicios computacionales que los

módulos independientes y relacionados

entre sí conforman dicho sistema de

información de la "ENTIDAD R".

Responsable de velar por la seguridad de

todas las personas que se encuentran en

la "ENTIDAD R" así como de las

instalaciones del mismo.

Responsable de conducir el vehículo

40

Móviles

Jefe Financiero

Cajero

Jefe de la Sección de

Trabajo Social

Trabajadora social

1

1

1

3

propiedad de la Unidad, así como

proporcionarle al personal que lo

acompaña en comisiones tanto

metropolitanas como departamentales, las

seguridades y cuidados para con los

ocupantes y del vehículo en sí, cuidando

de guardar siempre las leyes de tránsito

vigentes, mantener su licencia vigente.

Responsable de elaborar libro de salarios

y control de activos fijos y tarjetas de

responsabilidad, proporcionar información

para la toma de decisiones en el aspecto

financiero.

Responsable de efectuar los cobros a

pacientes por concepto de consultas,

medicamentos, tratamiento o equipo, así

como de efectuar tareas contables

específicas y dar un buen servicio a los

pacientes y mantener en orden todo lo

relativo a la contabilidad de los ingresos.

Responsable de coordinar el trabajo de la

sección, planificar las visítas domiciliarias

a pacientes, y elaborar estudios socio­

económicos de gabinete, con el objeto de

determinar la donación de los pacientes

por tratamiento.

Responsable de realizar estudios socio­

económicos de campo, para confrontar la

información de gabinete y elaborar informe

social de cada estudio. Así como dar

atención personalizada de pacientes de

41

Encargado de Compras

Director Médico

Secretaria de

Hemodiálisis

Jefe Unidad de Diálisis

Peritoneal

1

1

1

1

los programas que atiende la Unidad.

Responsable de realizar las compras para

"ENTIDAD R", con las mejoras ventajas de

precio y buena calidad del mobiliario y

equipo, accesorios, medicamentos, equipo

médico, materiales y útiles etc., para el

adecuado funcionamiento de la institución.

Responsable de planificar, organizar,

dirigir y supervisar todas las actividades,

de la Dirección Médica que tiene como

objetivo, prestar un eficiente y eficaz

servicio de Hemodiálisis, Diálisis

Peritoneal y Transplante Renal.

Responsable de realizar el trabajo

secretarial de la Unidad, elaborar los

expedientes de los pacientes renales

crónicos que requieran tratamiento de

hemodiálisis, así como coordinar el

ingreso de estos pacientes para

hemodializarse.

Responsable de la atención a los

pacientes que reciben DPI y DPCA. Así

también, planificar, organizar, dirigir y

evaluar todas las actividades que dentro

de "ENTIDAD R" le corresponde realizar a

la Unidad de Diálisis Peritoneal, para la

efectiva prestación del servicio a los

pacientes que requieren este tratamiento.

Así mismo es el responsable de

determinar el ingreso o salida de los

pacientes

Peritoneal

al programa de Diálisis

y llevar estadística de datos

42

Secretaria OPCA

Médico Internista

Jefe de Hemodiálisis

Técnico de Hemodiálisis

Coordinadora Clínica

Auxiliar de Enfermerfa

Enfermera OPI

1

3

1

14

3

2

2

epidemiológicos y de consumo de

materiales dentro de la Unidad médica.

Encargada de mantener un control de

expedientes de pacientes DPCA

actualizado y coordinar las rutas de los

medicamentos con la empresa

proveedora.

Responsable de atender a los pacientes

en tratamiento de diálisis peritoneal yl o

hemodiálisis. Así como velar por mejorar

las condiciones de salud de los pacientes.

Coordinar las actividades de los técnicos

de hemodiálisis, la orientación y conexión

a la máquina de hemodiálisis, así como de

su cuidado y atención durante dicho

proceso. Es responsable de planificar,

organizar, dirigir y controlar la atención

personalizada a los pacientes con

insuficiencia renal crónica en el programa

de hemodiálisis peritoneal ambulatoria

Llevar a cabo las hemodiálisis, la

orientación y conexión a la máquina de

hemodiálisis, así como del cuidado y

atención al paciente durante dicho

proceso

Responsable de coordinar la atención del

paciente y familia para brindarle un

servicio de calidad.

Responsable de atender personalmente al

paciente y brindar atención directa al

paciente de consulta externa.

Responsable de programar pacientes de

43

Encargada De Central de

Equipos.

Jefe de Laboratorio

Auxiliar de Laboratorio

Psicólogo

1

1

1

1

DPI Y coordinar grupos de entrenamiento

(pacientes de OPA) además de

proporcionar cuidado integral al enfermo

renal crónico. Es responsable de

programar las fechas en que distribuirán a

los grupos de pacientes para el DPI.

Responsable de realizar la preparación de

la sala de operaciones, con las

condiciones higiénicas y el equipamiento

necesario para la realización de las

intervenciones quirúrgica que en la Unidad

se realizan, colocación de catéter, retiros

de catéter, recolocaciones, y además

ayuda al doctor durante el procedimiento

quirúrgico.

Velar por la adecuada planificación y

organización de las citas de los pacientes

con la Auxiliar de Laboratorio para

realizarse pruebas médicas en la

"ENTI DAD R".

Responsable de organizar las citas con

pacientes para realizarse pruebas

médicas

Responsable de evaluar, planificar,

ejecutar y darle seguimiento a las

sesiones y tratamientos psicológicos para

los pacientes de "ENTIDAD R". Tomar

decisiones del tipo de terapia o métodos a

utilizar para cada paciente según

diagnóstico, y participar en las juntas del

Grupo Multidisciplinario para tomar alguna

decisión con respecto a los pacientes

44

Nutricionista 1 Responsable de orientar a los pacientes

con IRe, sobre la dieta básica alimenticia

que deben consumir, para coadyuvar

paralelamente con su tratamiento clínico .

. Fuente: Universidad Manano Gálvez 2002

45

7.2 Glosario

A

• Actividad: serie de operaciones afines que son realizadas por diferentes

unidades administrativas, cuyo conjunto integra un procedimiento.

• Archivo: conjunto de expedientes o documentos organizados con el fin de

integrar una fuente de información, en razón de las actividades de una

organización.

• Autoridad funcional: es el derecho que se delega a un individuo o departamento

para controlar procesos, prácticas o políticas específicos u otros asuntos relativos

a las actividades que emprenden miembros de otros departamentos.

e

• Catéter: es un instrumento especial que se coloca en una vena grande del cuello

o cerca de la clavícula, lo cual permite conectar al paciente a la máquina.

• Cuproamonia: material que sirve para hacer las membranas de los dializadores.

D

• Depuración Sanguínea: procedimiento que se realiza con la diálisis.

• Diagnóstico: proceso de acercamiento gradual al conocimiento analítico de un

hecho o problema, que permite destacar los elementos más significativos de su

funcionamiento, para derivar acciones orientadas a mejorarlos.

• Diagrama de flujo: son los diagramas presentados en forma sencilla y accesible

en el manual, brindan una descripción clara de las operaciones facilitando su

comprensión.

46

• Diálisis: es un tratamiento para las personas que padecen de insuficiencia renal

crónica; ayuda a limpiar la sangre ya sea al pasarla a través de una máquina de

riñón artificial o filtrándola dentro del abdómen del paciente.

• Diálisis Peritoneal: permite limpiar la sangre dentro del cuerpo y no a través de

una máqUina.

• Diálisis Peritoneal Continua (DPC): este tratamiento puede hacerse en el hogar

permitiendo mayor libertad y flexibilidad.

• Diálisis Peritoneal Continua Ambulatoria: en ella el líquido de diálisis

usualmente se cambia cuatro veces al día.

• Diálisis Peritoneal Continua Automatizada: consiste en que la persona está

conectada a una máquina cicladora automática, que realiza los recambios cada

noche mientras duerme.

• Diálisis Peritoneal Intermitente (DPI): este tratamiento usualmente se hace en

un hospital; la mayoría de personas necesitan de 12 a 24 horas de DPI a la

semana.

• Dializador: filtro que se utiliza para realizar Hemodiálisis.

E

• Eritropoyetina: hormona que estimula la producción de glóbulos rojos.

• Estrategias: Es un programa general de acción para realizar los objetivos propuestos, son los cursos de acción a seguir.

47

F

• Fistula: es el método más común para tener acceso permanente a la

Hemodiálisis; consiste en que una arteria y una vena sean unidas por medio de

una cirugra.

H

• Hemodiálisis: significa limpieza de sangre; este tratamiento hace que la sangre

circule a través de una máquina de riñón artificial que contiene un dializador o

riñón artificial.

I

• Insuficiencia renal: pérdida de la función de los riñones.

M

• Manual de procedimientos: es el que presenta sistemas y técnicas específicas;

señala el procedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de todo el personal

de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades

específicas.

• Máquina cicladora: es un aparato que sirve para realizar la Diálisis Peritonea!.

• Membrana Biocompatible: membrana de los filtros de Hemodiálisis que originan pocas reacciones en los organismos de los pacientes que lo utilizan.

• Membrana Semipermeable: Es un tejido parcialmente permeable a sustituir o liquidar.

48

N

• Nefrología: especialidad médica que se dedica al estudio y tratam iento de las enfermedades de los riñones.

• Nefrólogo: es el médico encargado del estudio del funcionamiento del sistema

renal de una persona y de su tratamiento.

• Norma: suposición y expectativa sobre el comportamiento que observarán los

miembros de un grupo.

o

• Organigrama: un organigrama indica la forma en que se enlazan los

departamentos a lo largo de las principales lineas de autoridad.

P

• Procedimiento: plan establecido que contiene lineamientos detallados para

manejar actos de la organización que se presentan con regularidad.

• Peritonitis: se inflama la membrana peritoneal.

• Políticas: Son criterios generales que tiene por objeto orientar la acción.

49