Guia de Ausentismo Visor (1)

VICEPRESIDENCIA TÉCNICO MEDICADIRECCIÓN DE PREVENCIÓN

AUSENTISMO LABORAL: DEFINICIONES, IMPACTO, ANÁLISIS, PLAN DE INTERVENCIÓN

GUÍA TÉCNICA

Elaborada bajo contrato porOSCAR NIETO Z., MD, MSc OM

Revisión TécnicaYENNY ALFONSO GAMBA

Ingeniero Industrial Especialista en Salud Ocupacional

Revisión PedagógicaLUZ MARY ALBARRACIN BALAGUERA

Psicopedagoga: Especialista en Gerencia Educativa

GUÍA TECNICA DE AUSENTISMO LABORAL

Bogotá D.C. Colombia, Febrero de 2003

¿QUÉ ES EL AUSENTISMO LABORAL?

De manera general, puede decirse que el ausentismo laboral es la suma de los periodos no previstos en los que los trabajadores faltan al trabajo, con o sin justificación.

OTRAS DEFINICIONES DE INTERÉS

Ausencia: Es el período de tiempo de trabajo perdido por el ausente.

Ausente: Es el trabajador que no concurre a su trabajo cuando se espera que lo haga.

Ausentista: Es el trabajador que presenta repetidos episodios de ausencia. Siendo más precisos, se puede considerar ausentista aquel trabajador que presenta un número de ausencias superior al valor de la mediana del número de episodios en el total de la empresa.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE CONOCER EL AUSENTISMO LABORAL?

VICEPRESIDENCIA TÉCNICO MEDICA COLMENA riesgos profesionales

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El ausentismo da lugar a ciertas condiciones que entorpecen el funcionamiento adecuado de las empresas, obligándolas, por ejemplo, a contratar más personal del estrictamente necesario, o impidiendo una utilización racional de los equipos y desorganizando el proceso de producción, todo lo cual incide sobre la produc-tividad y sobre la competitividad y el nivel de empleo.

Otros efectos negativos del ausentismo laboral son:

• Decaimiento de la moral de la fuerza laboral (puesto que generalmente son pocos los que faltan la mayor parte de las veces y eso hace que a los que no faltan se les recargue el trabajo),

• aumento del desperdicio,

• disminución de la calidad de los productos y

• una distribución inequitativa períodos adicionales de descanso entre los tra-bajadores.

•

Contrario a la creencia de muchos, las pérdidas económicas del ausentismo no las sufre solo la empresa y la entidad de seguridad social respectiva. En un estudio realizado en empresas de Medellín, se encontró que el costo del ausentismo se reparte así: 63% la empresa, 26% la entidad de seguridad social y 11% el trabajador.

El impacto de este fenómeno a nivel país es enorme. Miremos el siguiente ejercicio aplicando cifras por lo bajo: Asumiendo un ausentismo del 5% para nuestra fuerza laboral (unos 13.2 millones de personas), se perderían 237.6 millones de días al año, o sea el trabajo anual de 660,000 personas de tiempo completo. Ahora, si multiplicamos el número de días perdidos por US$ 6 (salario mínimo diario más prestaciones con dólar a Col$ 2,800), los costos directos del ausentismo serían de 1,425.6 millones de dólares al año. Si aceptamos que los costos indirectos son 1.5 veces mayores que los directos, el país estaría perdiendo 3,564 millones de dólares en un año, cifra bastante significativa para una nación pobre como la nuestra.


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Adicional a los argumentos anteriores están las obligaciones impuestas a las empresas por las normas legales relacionadas con el tema:

• El Decreto 614 de 1984 obliga, dentro de los contenidos mínimos del Programa de Salud Ocupacional, a desarrollar actividades de vigilancia epidemiológica del ausentismo a causa de enfermedades profesionales y patología relacionada con el trabajo (art. 30, literal b) y a elaborar y mantener actualizadas las estadísticas sobre ausentismo (art. 30, literal c).

• La Resolución 1016 de 1989 de los Ministros de Trabajo y Seguridad Social y de Salud, establece que las empresas deben llevar registros de ausentismo general, por accidente de trabajo, por enfermedad profesional y por enfermedad común (art. 14, numeral 7). Es más: para la evaluación de los Programas de Salud Ocupacional, las autoridades competentes de vigilancia y control utilizarán, entre otros indicadores, las tasas de ausentismo general y por accidente de trabajo, enfermedad profesional y enfermedad común en el último año (art. 15, numeral 2).

¿CUÁLES SON LAS PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS Y FACTORES ASOCIADOS AL AUSENTISMO LABORAL?

Los estudios de ausentismo laboral han mostrado las siguientes características y factores frecuentemente asociados al mismo, en empresas de todo tipo:

• Un pequeño porcentaje de los trabajadores es respon-sable de una alta proporción del tiempo perdido, mientras que la gran mayoría de quienes faltan lo hacen menos de 3 veces en el año. Así, por ejemplo, en el estudio del ausentismo por enfermedad certificada en un hospital de Antioquia, se encontró que el 14% de los trabajadores fue responsable por el 65% del tiempo perdido y el 74.3% de quienes se ausentaron faltaron al trabajo 3 veces o menos en el período estudiado.

Algunas explicaciones a estos hallazgos incluyen factores personales tales como la concepción personal del binomio salud-enfermedad, la motivación


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hacia el trabajo y la personalidad. Se conoce bien el caso de aquel trabajador que decide faltar al trabajo apenas da el primer estornudo de un cuadro gripal y también el del trabajador que, aun estando gravemente enfermo, no quiere perder un solo día. La somatización de conflictos sicológicos es frecuente en personas neuróticas o con labilidad emocional. Una buena proporción del ausentismo de corta duración (un día o fracción de día) se debe a la necesidad de realizar diligencias personales o familiares.


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• Las mujeres, sobre todo si son casadas, faltan más a menudo y pierden más tiempo en el año que los hombres, aunque las ausencias tienen una duración promedio menor. Esto parece deberse a la doble carga emocional y física que para ellas representan sus responsabilidades en el trabajo y en el hogar y no a una mayor susceptibilidad femenina a enfermarse. Además, en el caso de enfermedades de hijos o familiares allegados, es mayor la lealtad de la mujer con estos que con el patrón.

• Con la edad, la frecuencia de las ausencias disminuye y la duración de las mismas aumenta. Lo primero posiblemente se debe a una mejor adaptación y más alta satisfacción en el trabajo, un mayor sentido de responsabilidad y de lealtad con la empresa y, finalmente, a que el trabajo no se toma como una obligación sino como una forma de gastar el tiempo y servirle a la sociedad. El proceso normal de enve-jecimiento y la aparición progresiva de enfermedades orgánicas relacionadas y no relacionadas con el trabajo, explican la mayor duración de los episodios de ausencia con la edad. También debe considerarse el hecho de que, en general, a medida que se envejece en una empresa se van alcanzando niveles de responsabilidad más altos, lo cual implica que debe darse ejemplo a los que vienen abajo.

• A mayor tiempo de servicio (vinculación), menor ausen-tismo, lo cual se asocia a los mismos factores que los de la edad y al temor a perder el trabajo y la jubilación.

• Mientas más bajo es el cargo, mayor es el ausentismo, debido principalmente a diferencias en cuanto a demandas físicas del trabajo (más altas en los oficios de bajo status), las condiciones de vida (más bajas entre quienes tienen los oficios de menor categoría), el tipo de trabajo (más alienante), el nivel de responsabilidad (más bajo). En general, el trabajo más pesado, arduo e insalubre es realizado por las personas menos calificadas, en las cuales el umbral de incapacidad laboral se


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alcanza más temprano.

• Factores empresariales asociados con el ausentismo.

o Tamaño de la empresa: al aumentar éste, aumenta el ausentismo. El anonimato, una mayor dificultad para la comunicación y una supervisión de baja calidad, producen una situación de alienación.

o Rotación del personal: Las altas tasas de rotación a menudo se relacionan directamente con las tasas de ausentismo. Ello se explica, de un lado, por la búsqueda de condiciones de trabajo más satisfactorias por parte del trabajador y, del otro, por políticas empresariales que prefieren cambiar el personal antes que mejorar las condiciones del ambiente laboral.

o Trabajo por turnos: Aumenta el ausentismo si el cambio de turno es muy frecuente, puesto que el trabajador, sus familiares y su círculo social no tienen tiempo suficiente para adaptarse a las cambiantes situaciones laboral y social impuestas por la rotación frecuente. Por el contrario, cuando el trabajador ha seleccionado el turno de su preferencia, falta menos. El llamado "horario flexible" y el trabajo de tiempo parcial dis-minuyen el ausentismo.

o Factores de riesgo ocupacional no controlados: aumentan el ausentismo debido a un incremento de las enfermedades y los accidentes.

o Programa de Salud Ocupacional: puesto que su fin primordial es proteger la salud de los trabajadores mediante la prevención, la eliminación y el control de los factores de riesgo laborales, su impacto sobre el ausentismo es alto. Inicialmente, debido a un mejor registro de las ausencias, se puede presentar un aparente aumento.

o Convenciones de trabajo: auxilios no cubiertos por la seguridad social, no sanciones por retardos o retiros imprevistos de corta duración, primas por condiciones insalubres, etc.

• Otros factores


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o Geográficos y sociales: clima, región, grupos étnicos, servicios de salud, perfil epidémico, actitudes sociales, desempleo, estado de la economía, facilidades de transporte, tiempo de conmutación, etc.

o Otros factores personales: responsabilidad familiar, personalidad, hábitos nocivos (alcoholismo, tabaquismo, conducción peligrosa de vehículos), práctica peligrosa de deportes, etc.

¿CUÁLES SON LOS COSTOS DEL AUSENTISMO PARA LA EMPRESA?

Al igual que con los costos de los accidentes de trabajo, se acostumbra dividir los costos del ausentismo en directos (visibles, asegurados) e indirectos (invisibles, no asegurados).

Costos directos

Para empresas que cumplen las normas laborales y de seguridad social los costos directos serían:

• Cuando se trata de ausencia certificada por médico, la empresa asume la diferencia entre lo que recibe por parte de la entidad de seguridad social (EPS o ARP, según sea el caso) y lo que ella le paga al trabajador ausente por concepto de subsidio de incapacidad temporal. En muchas empresas se paga al trabajador el 100% de su salario y factor prestacional desde el primer día de la incapacidad médica.


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• Salario y factor prestacional de quien reemplaza al ausente, o el valor de las horas extras que se paguen a los compañeros del trabajador ausente para poder cumplir con las metas de producción.

Las empresas que no tienen sus trabajadores afiliados a las entidades de seguridad social (EPS, ARP, AFP) asumen en su totalidad los costos derivados de enfermedad y accidente común y de accidente de trabajo y enfermedad profesional (atención médica, subsidio de incapacidad temporal, indemnizaciones, pensiones de invalidez o muerte, auxilio funerario en caso de muerte del trabajador, etc).

Costos indirectos o no visibles

• Tiempo muerto de producción de equipos si el ausente no es reemplazado o mientras se cambian o reparan los equipos averiados (en el caso de accidentes de trabajo).

• Productos defectuosos por falta de entrenamiento del reemplazo del ausente o costo del entrenamiento del reemplazo.

• Acumulación de fatiga entre los compañeros del ausente, sea porque trabajen horas extras o porque se redistribuya el trabajo del ausente entre ellos. Esto trae como consecuencia más ausentismo.

• Desmoralización de los que no se ausentan con frecuencia, lo cual aumenta el ausentismo.

• Menor producción y más baja calidad de la producción del trabajador que regresa al trabajo después de una ausencia larga.

• Tiempo dedicado al registro, análisis y elaboración del plan de control del ausentismo.

• Tiempo de los trámites para buscar reemplazo adecuado o encontrar quien quiera trabajar horas extras.


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• Papelería, etc.

Algunos autores consideran una relación de 1.5 a 1 entre los costos indirectos con los costos directos, o sea que por cada peso que se pierda por costos directos, se pierden $1.50 por costos indirectos. Sin embargo, esta relación varía en un amplio rango, llegando inclusive a ser de 53 a 1, dependiendo de las características y el manejo que se le da al problema del ausentismo en cada empresa.

¿CÓMO SE CLASIFICAN LAS RAZONES POR LAS CUALES FALTA LA GENTE AL TRABAJO?

1. Causas relacionadas con la salud:

Causas médicas certificadas: accidente de trabajo, enfermedad profesional, enfermedad agravada por el trabajo, enfermedad común, control preventivo.

1. Causas no relacionadas con la salud:

Causas legales: convención colectiva, maternidad, huelgas, licencias, calamidad doméstica.

Otras: No existe justificación médica ni legal.

Al estudiar el ausentismo, la empresa debe definir cuáles razones de ausencia va a considerar en su estudio.

¿POR QUÉ DEBE ANALIZARSE EL AUSENTISMO EN LAS EMPRESAS?

El análisis del comportamiento del ausentismo en las empresas permite:


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Identificar y analizar las causas y factores condicionantes de ausentismo laboral en la empresa, como base para diseñar programas de intervención que reduzcan los niveles del mismo, incrementar la productividad y la rentabilidad de la empresa y mejorar el bienestar de los trabajadores.

Determinar la distribución del ausentismo por puestos de trabajo, grupos de edad, categorías de los cargos, sexo, etc. y correlacionar estas distribuciones con los factores de riesgo existentes en la empresa.

Identificar aquellos trabajadores con los mayores niveles de ausentismo y determinar causas para definir conductas.

Valorar la carga económica y sobre otras variables de interés del ausentismo en la empresa.

¿TENIENDO EN CUENTA LO ANTERIOR, CUÁLES SERÍAN LOS INDICADORES MÁS ADECUADOS PARA ANALIZAR EL AUSENTISMO

LABORAL?

Para el análisis de ausentismo en la empresa se pueden utilizar indicadores de frecuencia y severidad (en términos tanto del tiempo perdido como del costo) por las variables más importantes (edad, sexo, cargo, estado civil, turno, tiempo de vinculación, tipo de vinculación, áreas o secciones, centros de trabajo, etc).

Indicadores de frecuencia

La formulación general de estos indicadores es similar a la del índice de frecuencia de los accidentes de trabajo. El Índice General de Frecuencia del Ausentismo (IGFA) en una empresa se obtiene aplicando la siguiente fórmula:

No. de ausencias en un período en toda la empresaIGFA = ----------------------------------------------------------------- X 240,000


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No. de horas-hombre programadas de trabajo entoda la empresa en ese período

Este indicador se puede obtener para cada una de las áreas, secciones, centros de trabajo, cargos, sexo, grupos de edad, evento común o profesional, clase de enfermedad, etc. que se juzguen de interés en cada empresa. Solo basta considerar en el numerador el número de ausencias de cada una de las categorías de interés en el período y en el denominador el número de horas-hombre programadas de trabajo en cada una de ellas para ese mismo período.

El resultado obtenido se interpreta como el número de ausencias en el período por cada cien trabajadores de tiempo completo en la empresa o en una sección, area u otra categoría que se haya analizado.

Indicadores de severidad

Al igual que los anteriores, los indicadores de severidad que siguen también pueden obtenerse por las categorías que la empresa considere de interés (áreas, secciones, centros de trabajo, cargos, sexo, grupos de edad, evento común o profesional, clase de enfermedad, etc.).

Aquí se expondrán los indicadores de severidad con respecto al tiempo. Para obtener la severidad por costo, es necesario identificar los componentes del mismo en cada empresa y hacer la sumatoria respectiva.

1. Porcentaje de Tiempo Perdido (%TP) o Porcentaje de Ausentismo:

Sumatoria de todos los días de ausencia en un períodoen la empresa

%TP = ----------------------------------------------------------------- X 100Sumatoria de todos los días programados de trabajo

en la empresa en ese período

Para la correcta obtención de este indicador debe tenerse presente que si en el numerador se suman días, en el denominador se deben sumar días. También pudiera obtenerse considerando horas tanto en el numerador como en el denominador.

2. Duración Promedio de cada Ausencia (DPA)


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No. total de días* de ausencia en un períodoDPA = ------------------------------------------------------------

No. total de ausencias en el período

*Igualmente, en lugar de días puede ser horas.

3. Promedio de Días de Ausencia por Trabajador (PDAT)

No. total de días de ausencia en un períodoPDAT = ----------------------------------------------------------------

No. promedio de trabajadores en nómina en el período

Este es un indicador general, pero dado que una de las características del ausentismo es que son pocos los que faltan mucho y muchos los que faltan poco, se puede obtener solo para los trabajadores que tuvieron alguna ausencia en el período, en cuyo caso el denominador cambia a: No. de trabajadores que presentaron una o más ausencias en el período.

UNA IMAGEN DICE MÁS QUE MIL PALABRAS

Las personas a quienes puede interesar la información anterior generalmente disponen de poco tiempo para la multitud de decisiones que deben tomar. Así que es mejor presentarles la información de manera resumida en gráficas, teniendo en cuenta las siguientes reglas generales:

• Una gráfica siempre tiene un título completo (qué información brinda, de qué categorías de datos, de dónde, de cuándo es la información que se muestra), un cuerpo (el gráfico en sí, lo más claro posible, sencillo) y una fuente de los datos.


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• Si se van a comparar diferentes secciones, áreas u otras categorías de las mencionadas arriba, las mejores son gráficas de barras verticales u horizontales, como la mostrada arriba.

• Las gráficas de torta son adecuadas para mostrar la situación en varias categorías, siempre y cuando éstas no sean más de 6 o 7 (ver ejemplo en la página siguiente).

• Si se va a mostrar tendencias en el tiempo, es mejor utilizar gráficas de líneas (ver ejemplo en la página siguiente).

Fuente: Departamento de SSA


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• No tema utilizar un mapa o plano de la empresa para mostrar el comportamiento del ausentismo en cada una de las dependencias de la misma.

• Siempre es conveniente utilizar diferentes tramas para las barras, líneas, porciones de una gráfica, con el fin de que al fotocopiar el informe se pueda saber por las convenciones cuál trama corresponde a cuál categoría, tal como se muestra arriba.

• Piense en quienes van a ver el informe y hágalo de forma que satisfaga sus intereses de manera clara y sencilla. Sea creativo y vendedor.


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COMPONENTES DE UN PLAN DE MANEJO DEL AUSENTISMO LABORAL A NIVEL DE LA EMPRESA

El plan de manejo del ausentismo parte de las siguientes premisas:

• El control del ausentismo, aun de aquel certificado por médico, no es una responsabilidad exclusiva del departamento de salud ocupacional o del médico de la empresa. Es una responsabilidad de la dirección y requiere de un enfoque amplio, con participación de todos los estamentos.

• Cuando el ausentismo es alto o muestra una tendencia ascendente, es hora de empezar a preguntarse qué pasa en la empresa.

Actividades

• Definir qué comprende el ausentismo en la empresa: ¿sólo incapacidades médicas? o también: ¿retardos, salidas antes de tiempo, sanciones, suspensio-nes, permisos sindicales, licencias (incluyendo la de maternidad), etc.? La recomendación es que se incluyan aquellos aspectos que quepan dentro de la definición de ausentismo (no estar en el trabajo cuando se espera que así sea).

• Determinar las variables a tener en cuenta en el estudio del ausentismo, tales como:

Variables de la persona ausente: número de identificación, edad, sexo, estado civil, lugar de residencia, cargo, tipo de vinculación, turno, entre otros.

Variables de lugar: departamento, sección, centro de trabajo.

Variables de tiempo: fecha u hora de inicio y terminación de cada episodio de ausencia.

Causa de la ausencia: certificación médica (consulta, incapacidad temporal), legal, otra.

En el caso de ausencia por enfermedad o accidente: tipo de evento (común o profesional), diagnóstico médico.


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Variables relacionadas con el costo de la ausencia: salario y factor prestacional del ausente y del remplazo no cubiertos por la EPS o la ARP (en el caso de las ausencias a causa de enfermedad común o profesional o accidente común o de trabajo), costo de hora extra, costo administrativo de la ausencia, etc.

• Definir los indicadores que se van utilizar para el análisis (no sólo cuáles, sino también las fórmulas) y la periodicidad de su obtención.

• Si no existe, diseñar el sistema de información (datos, registros, flujo de los registros, validación, responsables).

• Analizar los resultados, buscando asociaciones del ausentismo con las variables seleccionadas, en forma individual o combinada, apuntando a descubrir asociaciones causales.

• Definir criterios de priorización de los problemas. Por ejemplo: índices de frecuencia, índices de severidad, participación porcentual de cada una de las posibles causas, costo, impacto en la producción, áreas críticas, etc. Seguidamente se aplican los criterios anteriores a cada una de las posibles causas y se listan en orden descendente de importancia.

• Realizar un análisis de vulnerabilidad de cada posible causa de ausentismo, mediante acciones al interior y al exterior de la empresa, teniendo presente que el costo que estas implican no sobrepase el costo del ausentismo en sí mismo. Se desechan para los procesos siguientes aquellas posibles causas que no sean atacables con los medios disponibles o cuya vulnerabilidad requiera un esfuerzo demasiado grande.

• Con base en los recursos disponibles se determinan las metas a alcanzar para el próximo período. Las metas deben ser realistas: nunca se logrará el ausentismo cero y menos que sea así por siempre. Recordar que es posible que al principio se presente un aparente aumento, como consecuencia de un mejor sistema de información.

• Definir las actividades a realizar, o sea los grupos de acciones que se han juzgado necesarias para alcanzar las metas. No olvidar las actividades de evaluación y ajuste del proceso.


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• Descomponer cada actividad en tareas o pasos y asignar a cada una de ellas un responsable.

• Para cada tarea, determinar el período, la fecha o el plazo de cumplimiento, es decir, elaborar el cronograma.

• Calcular el costo del programa que se propone y compararlo con el costo del ausentismo y los ahorros que se obtendrán si se logran las metas.

• Con base en los indicadores, evaluar el plan de mejoramiento periódicamente y tomar las acciones correctivas que se consideren adecuadas para mejorarlo.

Comunicación de los resultados

Un aspecto demasiado importante del plan de intervención es el relacionado con la comunicación del mismo y sus resultados a todas partes interesadas en la empre-sa, utilizando un enfoque positivo y demostrando profundo respeto por las perso-nas.

La información personal debe ser manejada muy éticamente.

¿DÓNDE CONSULTAR MAYOR INFORMACIÓN?

Aguilar, J. Medicina del Trabajo, 2da Edición. Medellín: ANDI y CPHA, 1989.

Aguilar J. Costos del ausentismo laboral, experiencia práctica en una empresa textil en 1990, in: Memorias del I Encuentro Nacional Intersectorial de la Salud Ocupacional y XIII Congreso de Medicina del Trabajo, Higiene y Seguridad Industrial. Medellín: Comité Seccional de Salud Ocupacional de Antioquia y ASASI, 1991.

Allegro J.T. Ausen cia por en fer medad y mejora miento de la cali dad de la vida laboral. Estudios de la Seguridad Social (Ginebra), 37: 36-48, 1981.

Benefits Interface. Guidelines for Absenteeism Control. http://www.benefits.org/interface/cost/absent2.htm


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Danatro D. Ausentismo laboral de causa médica en una institución pública Montevideo:1994-1995. http://www.smu.org.uy/publicaciones/rmu/1997v2/danatro.htm

Domínguez M. Salud laboral, absentismo in: G. Piédrola Gil et al (editores) Enciclopedia de Salud Pública. Madrid: Salvat Editores, 1988.

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Fernández L, Fernández A. Incapacidad médico-laboral. Absentismo. Rev. Castellana de Medic. y Seg. del Trabajo II-4(24): 4-12.

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En internet se puede encontrar información sobre el tema de esta guía. Utilizando un motor de búsqueda (Google, Yahoo, Altavista, por ejemplo) se

pide que busque “ausentismo”, “absentismo”, “absenteeism”, “sickness absence”, etc.

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