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Guía de Usuario Sistema de Radicación y Administración de

Subvenciones

E S T A D O L I B R E A S O C I A D O D E P U E R T O R I C O

C O M I S I Ó N E S P E C I A L C O N J U N T A

D E F O N D O S L E G I S L A T I V O S P A R A I M P A C T O C O M U N I T A R I O

h t t p : / / w w w . d o n a t i v o s l e g i s l a t i v o s . o r g

E n e r o d e 2 0 1 4

Estado Libre Asociado de Puerto Rico

Comisión Especial Conjunta de

Fondos Legislativos Para

Impacto Comunitario

Sistema de Radicación y

Administración de

Subvenciones (RAS) - Versión 2

2

Guía de Usuarios


Administración de Subvenciones

Solicitudes de Propuesta para Entidades

Versión: 2




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Tabla de Contenido

1.0 Introducción ................................................................................................... 4

2.0 Sugerencias generales sobre cómo utilizar el sistema .................................. 5

2.1 Pasos efectivos para la Radicación Electrónica de Propuestas ...........................7

3.0 Para Comenzar RAD ....................................................................................... 8

3.1 Entrada a RAD - Login ..........................................................................................8

4.0 Módulo Radicación Electrónica y Administración de Donativos (RAD) ....... 12

5.0 Registro de Solicitud Fondo Inversión Impacto Comunitario ...................... 16

5.1 Descripción de los Campos de Registro de Solicitud de Fondo de Inversión para Impacto Comunitario (Encabezado) .............................................................................21

5.2 Registro de Anejos .............................................................................................28

5.2.1 Descripción de los Campos de Registro de Anejo - Programa ..................30

5.2.2 Descripción de los Campos de Registro de Anejo - Evaluación .................34

5.2.3 Descripción de los Campos de Registro de Anejo - Requisitos .................37

5.2.4 Descripción de los Campos de Registro de Anejo – Req.Legal .................40

5.2.5 Descripción de los Campos de Registro de Anejo – Propiedad.................41

5.2.6 Descripción de los Campos de Registro de Anejo – Desg.Adm .................43

5.2.7 Descripción de los Campos de Registro de Anejo – Desg. Dir ...................45

5.2.8 Descripción de los Campos de Registro de Anejo – Evidencias .................47

5.3 Proceso de Someter Solicitudes Electrónicos a CECDL ...........................................52

5.4 Enmendar Solicitudes de Propuestas ................................................................53

5.5 Registro de Presupuesto Ajustado ....................................................................54

6.0 Búsqueda de Solicitudes .............................................................................. 56

7.0 Perfil de Entidad ........................................................................................... 57

7.1 Descripción de los Campos del Perfil de Entidad (Encabezado) ......................58

7.1.1 Descripción de los Campos de Registro de Anejo – Miembros........................60

7.1.2 Descripción de los Campos de Registro de Anejo – Personal ..........................62

8.0 Informes de Apoyo ....................................................................................... 63




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1.0 Introducción

La documentación del Módulo de Radicación y Administración de Subvenciones (RAS) es una guía para el usuario que manejará dicho módulo. Esta guía le proveerá la ayuda necesaria para cada uno de los componentes del Módulo. A través de este Módulo se permite la radicación electrónica de los siguientes Propuesta de Fondo Inversión Impacto Comunitario:

Fondo Inversión Impacto Comunitario – CECDL-999 Esta guía podrá ser consultada de forma electrónica a través de la Opción [Ayuda] dentro del Menú Principal del Módulo.




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2.0 Sugerencias generales sobre cómo utilizar el sistema

A continuación se proveen algunas sugerencias pertinentes al proceso de cumplimentar y radicar las Solicitudes de Propuestas de Fondo Inversión Impacto Comunitario al en el Sistema de Radicación y Administración de Subvenciones (RAS).

Este Manual provee instrucciones generales sobre el Sistema RAD con la intención de facilitar el uso del mismo por parte de los usuarios y está sujeto a ser modificado en cualquier momento.

Los usuarios que desean utilizar el Sistema deben haber sido previamente autorizados por la Comisión Especial Conjunta de Fondos Legislativos para Impacto Comunitario para la utilización del mismo. Para la solicitud de acceso al Sistema de Radicación Electrónica de Informes, refiérase a nuestra página http://www.donativoslegislativos.org.

Pueden ser radicados los siguientes solicitudes:

o Fondo Inversión Impacto Comunitario – CECDL-999 o

l usuario debe guardar o “grabar” constantemente la información entrada al sistema para evitar que la misma se pierda. Por razones de seguridad, si el sistema detecta inactividad por más de 15 minutos, cierra la sesión automáticamente. Cualquier información que no haya sido grabada se perderá.

El Sistema RAD no permite la actualización de datos hasta que no se complete la información esencial (campos o información requerida). Si se intenta actualizar una transacción, el sistema le indicará o presentará una lista de errores o campos requeridos omitidos, los cuales deben completarse antes de actualizar los datos. En cada sección, los campos o información requerida se identificarán con un asterisco (*).

Si es necesario modificar un Solicitud ya radicada, se requiere coordinar con la Comisión Especial Conjunta de Fondos Legislativos para Impacto Comunitario.




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Las Solicitudes de Propuestas podrán ser ingresadas únicamente en el periodo establecido (desde/hasta) para el año fiscal correspondiente.

La primera vez que el Sistema sea utilizado, el Sistema requerirá que sea modificada la contraseña asignada. No podrá ser utilizada la misma contraseña para ingresar una contraseña nueva.

Al momento de ingreso al Sistema tendrá hasta un máximo de cinco (5) intentos. Luego de fallar en el quinto (5) intento, su cuenta será automáticamente desactivada y deberá comunicarse con la Comisión Especial Conjunta de Fondos Legislativos para Impacto Comunitario para volver a activar la misma.

Para una funcionalidad efectiva del Sistema, se requiere el uso de la versión 8.0 o mayor del producto Microsoft Internet Explorer y tener el producto Acrobat Reader.




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2.1 Pasos efectivos para la Radicación Electrónica de Propuestas

Adelante se presenta una referencia que le permite radicar efectivamente las Solicitudes de Propuesta de Fondos Legislativos para Impacto Comunitario:

Paso Descripción Referencia

1 Completar los datos del Perfil de la Entidad

Sección X.X

2 Completar el Encabezado de la Solicitud Sección X.X

3 Completar los datos correspondiente a los Anejos Sección 5.0 4 Incorporar a la Solicitud los documentos de

Requisitos y Otras Evidencias Sección 6.0

5 Radicación Electrónica de la Propuesta Sección 7.1 6 Impresión de Ia Solicitud de Propuesta Sección 7.1 7 Como herramienta de Apoyo utilice las opciones de

Consulta de Solicitudes Sección 7.2

8 Registre Presupuesto Ajustado Sección 6.0




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3.0 Para Comenzar RAD

La aplicación de RAD está desarrollada en el ambiente de “Windows Explorer”. Esto quiere decir que usted debe asegurarse que su equipo de computadoras tiene la capacidad para operar “Windows Explorer”. El sistema se accede a través de un enlace de la página actual de la Comisión Especial Conjunta de Fondo Legislativos para Impacto Comunitario en la dirección http://www.donativoslegislativos.org.

3.1 Entrada a RAD - Login

Para poder acceder al Sistema RAD se requiere:

Identificación de Usuario

Respuesta a pregunta de Seguridad. Pueden ser presentados hasta tres (3) diferentes preguntas de Seguridad.

Contraseña de usuario Todos estos elementos deben ser coordinados para ser asignados por la Comisión Especial Conjunta de Fondo Legislativos para Impacto Comunitario antes de la utilización del Sistema.

PASOS COMENTARIOS

1. Registre en el encasillado Usuario

Identificación del usuario en la base de datos, donde no puede ser mayor a veinte (20) caracteres. Se consideran caracteres en mayúsculas y minúsculas.




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PASOS COMENTARIOS

2. Registre la Respuesta a la Pregunta de Seguridad

La respuesta indicada debe coincidir con las respuestas indicadas por el usuario al momento de completar el Proceso de Solicitud de Acceso al Sistema RAD

3. Registre en el encasillado Contraseña

Entrada de la contraseña, donde la misma no puede ser mayor de veinte (20) caracteres. Dicha entrada de datos se reflejará con asteriscos, ya que la misma no debe de ser revelada a ninguna persona. Se consideran caracteres en mayúsculas y minúsculas

4. Accione el botón Botón para aceptar el acceso al Sistema RAD.




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PASOS COMENTARIOS

Si usted ha entrado información incorrecta en algunos de los encasillados aparecerá este mensaje de error. De no tener la información requerida en esta ventana, puede comunicarse con la Comisión Especial Conjunta de Fondo Legislativos para Impacto Comunitario para que le facilite la información necesaria.

Se registró una respuesta errónea a la Pregunta de Seguridad.

El Registro de la Contraseña es requerido.

El Sistema mantiene las secciones abiertas sin actividad hasta un máximo de 15 minutos. Luego de excederse estos minutos el Sistema ejecuta de forma automática una salida del Sistema y requerirá que el usuario entre nuevamente al Sistema.

La contraseña registrada no corresponde. Se presenta alerta de máximo de intentos permitidos y cuantos intentos disponibles restan.




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PASOS COMENTARIOS

Notificación para modificar contraseña temporera asignada.




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4.0 Módulo Radicación Administración de Subvenciones (RAS)

El Módulo de Radicación Electrónica y Administración de Subvenciones (RAS) será la herramienta principal para la radicación electrónica de las Solicitudes de Propuestas Fondos Legislativos para Impacto Comunitario. Como parte de esta herramienta se adquieren las siguientes funcionalidades:

Archivo de Perfil de la Entidad Cada Entidad autorizada para utilizar el Sistema tendrá la capacidad de incorporar todos los datos de la Entidad en el Sistema. No podrán ser ingresadas Solicitudes de Propuestas si los datos de la Entidad no han sido debidamente completados.

Consulta de Solicitudes Todas las Solicitudes de Propuestas ingresados en el Módulo podrán ser consultados en cualquier momento para propósitos de revisión o control, utilizando el año fiscal para la consulta de las mismas.

Consulta e Impresión de Solicitud de Propuesta Radicada Cualquier Solicitud de Propuesta radicada electrónicamente a la Comisión Especial Conjunta de Fondos Legislativos para Impacto Comunitario podrá ser consultado e impreso en cualquier momento.

A continuación se describen cada una de las funcionalidades del Módulo.




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Menú Principal

El Menú Principal se divide en tres secciones:

Entidad En esta sección el usuario podrá navegar entre las Entidades asignados por Seguridad para tener acceso al Sistema. Actualmente el usuario tendrá acceso a una sola Entidad.

Perfil de Usuario Presenta el perfil del usuario. Nombre de usuario, Rol y Nombre del Módulo seleccionado. Para cambiar la contraseña del usuario accione el botón [cambiar contraseña]. Se presentan los datos para permitir al usuario modificar la contraseña.




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Ingrese la contraseña actual y nueva. Confirme la nueva contraseña y accione el botón [cambiar]. La contraseña será cambiada.

Informes de Solicitudes Generados Esta sección presenta los últimas cinco (5) Solicitudes de Propuesta generadas por el usuario. El usuario podrá ir directamente a la Solicitud accionando el ‘mouse’ sobre la Solicitud deseada.




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Las opciones principales del menú son:

Radicación de Solicitudes – Opciones para el ingreso de las diferentes Solicitudes de Propuestas

Consultas – Opciones para consultar las Solicitudes de Propuesta para la Entidad

Mantenimientos – Opciones para mantener los datos del Perfil de la Entidad.

Ayuda – Opciones para invocar herramientas de ayuda (Manual de Usuarios y Otros).

Inicio – Retornar al Menú Principal

Salida – Salir del Sistema




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5.0 Registro de Solicitud Fondo Inversión Impacto Comunitario

La ventana presentada a continuación será utilizada para el registro de una nueva Solicitud de Fondo Inversión Impacto Comunitario (CECDL-999). Los siguientes pasos deben ser completados para el ingreso exitoso de una Solicitud de Propuesta:

Asegurar que el Perfil de la Entidad está debidamente completado.

Ingresar el Encabezado (Header) creación de una nueva Solicitud.

Ingresar la información de los Anejos. Seleccione en el Menú Principal Radicación de Solicitudes la opción CECDL-999 Fondo Inversión Impacto Comunitario. Al finalizar de registrar los datos accione el botón de [Actualizar]. Botones de Proceso

Actualiza los datos en la base de datos y verifica la validación de los datos registrados.

Cancela la entrada de datos.

Accione este botón para añadir un nuevo registro. Será validado que el registro añadido ya no exista en la base de datos.

Accione este botón para permitir la actualización de un registro.

Accione este botón para que el sistema realice una búsqueda utilizando los criterios de selección indicados.




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Presenta todos los registros en el Sistema. No se consideran criterios de búsqueda al accionar este botón.

Presenta los registros de la consulta anterior de datos completada en el Sistema. No se consideran los criterios de búsqueda al accionar este botón.

Este botón permite el ocultar o volver a presentar los datos del encabezado (Header) de forma que se puedan visualizar la sección de Registro de Anejos únicamente. .

Al accionar este botón se indica que se completo el registro de la Solicitud y que se desea Someter electrónicamente la solicitud a Comisión Especial Conjunta de Fondos Legislativos para Impacto Comunitario. Una vez una solicitud es sometida electrónicamente la misma será cerrada y NO PODRA SER MODIFICADA.

Accione este botón para imprimir la Solicitud de Propuesta.

Utilizado para controlar el número de registros de datos que serán presentados por página.

Indica el elemento de dato utilizado para presentar el orden de los registros en la página. Pueden ser ordenados los datos de forma ascendente o descendente.

Botones de navegación de los registros de data. Puede navegar hacia delante, atrás, al comienzo o final de los datos.




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Botones de navegación de páginas. Puede navegar hacia delante, atrás, al comienzo o final de los datos.

Accione este botón para mostrar las instrucciones necesarias para procesar los datos en el panel.

Acciona modo para consultar documentación de ayuda.

Este es el botón utilizado para la eliminación de registros. Al accionar este botón el Sistema presentará una ventana para confirmar la eliminación del registro.

Retornar al panel principal del Sistema.

Salir del Sistema.




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5.1 Descripción de los Campos de Registro de Solicitud de Fondo de Inversión para Impacto Comunitario (Encabezado)

Las definiciones de los campos presentados en el panel de “Registro de Solicitud de Fondo de Inversión para Impacto Comunitario (Encabezado)” son las siguientes:

Entidad

Datos obtenidos del perfil del Usuario. Se presentan en el panel y no podrán ser modificados.

ID Número único asignado a la Solicitud vez es creado. Este dato es asignado por el Módulo.

Versión Número de versión de la Solicitud. Este dato es asignado por el Módulo. El número de versión es incrementado únicamente si la solicitud fue Enmendado.

Fecha de Solicitud

Fecha de la Solicitud. El formato es MM/DD/YYYY. Puede utilizar el icono de fecha. Este dato es requerido.

SUBVENCIÓN SOLICITADO

Subvención

Ingrese la subvención solicitada. Este dato es requerido.

COMUNIDAD O POBLACIÓN A SERVIR

Pueblo Seleccione de la lista de valores el pueblo a servir. Este dato es requerido.

Barrio Ingrese el barrio del pueblo a servir. Si no existe barrio indique no aplica. Este dato es requerido.

Población Seleccione de la lista de valores las categoría de la población a servir. Este dato es requerido.

Sexo Seleccione de la lista de valores el sexo de la población a




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servir. Este dato es requerido.

PLANTEAMIENTO DE NECESIDAD

Planteamiento Ingreso o incorpore el documento que describe el planteamiento de necesidad. Este dato es requerido.

ENFOQUE PROGRAMÁTICO

Enfoque Seleccione de la lista de valores el enfoque programático. Este dato es requerido.




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SUBVENCIONES ANTERIORES

Ultimo cinco años de subvenciones anteriores

Registre la cantidad de subvenciones en años anteriores. Ingreso un cero (0) si no se aprobaron subvenciones anteriores. Este dato es opcional.

Logros Alcanzados

Detalle los logros alcanzados de últimas subvenciones previamente aprobadas. Este dato es opcional.

REGISTRO DE PAREO

Pareo Seleccione del listado Tipo de Pareo a ser utilizado para el pareo de fondos. Este dato es requerido.

Procedencia Indique la procedencia del pareo. Este dato es requerido.

Categoría Seleccione del listado la Categoría relacionada con el Tipo de Pareo registrado. Este dato es requerido.

Pareo Calculado Automáticamente el Sistema calcula el Pareo de fondo requerido. Este dato está protegido.

Subvención Aprobada

Se muestra la subvención aprobado, una vez la Solicitud es recibida y manejada por el personal de CECDL. Este dato está protegido.




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SUSCRIPCION

Nombre

Nombre del que suscribe la Solicitud. Este dato presenta el nombre del usuario y está protegido.

Fecha Fecha de Suscripción. El Sistema asigna la fecha de creación de la solicitud. Este dato está protegido.

Pueblo

Seleccione del Listado el Pueblo de Suscripción. Este dato es requerido.

JURAMENTACION

Indicador de Juramentación

Antes de someter la Solicitud de Propuesta la misma debe ser juramentada. Indique que acepta la Juramentación. Este dato es requerido.




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Los siguientes mensajes o alertas de validación pueden ser presentados en el panel de Registro de Solicitud de Fondos Legislativos para Impacto Comunitario.

El registro fue exitosamente añadido.

El registro fue exitosamente actualizado.

Error:___________ es requerido El dato especificado en el error es requerido.

El periodo para el registro de solicitudes expiró. Las solicitudes no pueden ser registradas fuera del periodo permitido para el registro de solicitudes.




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No se puede ingresar una Solicitud si los datos de la Entidad no están debidamente registrados.

Aviso notificando los anejos requeridos.

Mensaje de alerta al momento de seleccionar el botón de Someter la Propuesta.




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Antes de someter la Propuesta debe juramentar el documento.




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5.2 Registro de Anejos

Los siguientes documentos de Anejos deben ser completados como parte del registro electrónico la Solicitud de Fondo de Inversión para Impacto Comunitario (CECDL-999):

Programa - Programa o Servicio Comunitario Propuesto. La OSFL deberá describir detalladamente el programa o servicio comunitario que propone ofrecer.

Evaluación - Describa la experiencia de su organización llevando a cabo evaluaciones de programas.

Requisitos – Se ingresas los requisitos requeridos para procesar la solicitud.

Req.Legal - De tener empleados, la Entidad debe indicar si cumple con los requisitos legales.

Propiedad - Propiedad y equipo con los que cuenta la Entidad para ofrecer los servicios.

Desg.Adm - Desglose del presupuesto por Partidas. Desglose Gastos Administrativos (Hasta un 50%). Director Ejecutivo no puede exceder el 20% del Presupuesto.

Desg.Dir - Desglose del presupuesto por Partidas. Desglose Gastos Servicio Directo (50% o más).

Evidencias - Registros de Otros Documentos para evidencias. Documentos requeridos debe ser incorporados.

Para el ingreso de los Anejos favor realizar lo siguiente:

1. Puede navegar en las pestañas de anejos oprimiendo el ‘mouse’ sobre el

nombre que identifica el Anejo.

2. Para crear nuevas transacciones ubíquese al final de la pantalla, registre

los datos y accione el botón de añadir transacciones . La transacción será revisada y se presentará cualquier notificación de error de validación. Si no existen errores la transacción es creada.




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3. Para actualizar una transacción ya existente, ubique la transacción y

accione el botón de editar . La transacción será revisada y se presentará cualquier notificación de error de validación. Si no existen errores la transacción es actualizada.

4. Para eliminar una transacción ya existente, ubique la transacción y accione

el botón de eliminar .




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5.2.1 Descripción de los Campos de Registro de Anejo - Programa




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Todos los elementos del Anejo de Programas son obligatorios. Accione el botón

de editar para ingresar el texto correspondiente. Las definiciones de los campos presentados en el panel de Programa son los siguientes:




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Programa

Que meta su programa.....

Ingreso el texto correspondiente. Máximo de 500 caracteres. Este dato es requerido.

Describa los cambios y/o beneficios

Ingreso el texto correspondiente. Máximo de 500 caracteres. Este dato es requerido

Que actividades especificas hará....


A quienes impactara su programa....


Como su programa o servicio comunitario.....


Qué inversión de recursos....


Presente un Plan de Trabajo....

Nombre correspondiente al documento atachado. Solamente podrán ser incorporados documentos de los siguientes formatos PDF, GIF, TIF, JPG, y PNG.

Para incluir los documentos de requisitos necesarios realice lo siguiente:

1. Identifique el documento que desea incluir y accione el botón de

editar . Puede seleccionar el documento 'template' para utilizarlo de base principal para ingresar el documento.




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2. El campo de documento se expande para permitir la búsqueda del

documento que se desea incorporar:

3. Accione el botón [Browse]. Se presenta el siguiente panel:

4. Seleccione el archivo correspondiente y accione el botón [Open]. Solo puede seleccionar archivos del siguiente tipo: PDF, GIF, TIF, JPG, y PNG.

5. Confirme la selección del documento accionando el botón de confirmación

.




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5.2.2 Descripción de los Campos de Registro de Anejo - Evaluación




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Todos los elementos del Anejo de Evaluación son obligatorios. Accione el botón

de editar para ingresar el texto correspondiente. Las definiciones de los campos presentados en el panel de Programa son los siguientes:




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Evaluación

Se recopilan datos de la evaluación....

Seleccione de la lista de valores la respuesta correspondiente. Este dato es requerido.

Con cuanta frecuencia diría...


Hay alquien específicamente asignado...


Cuál de las siguientes aseveraciones.....


Seleccione el tipo de evaluación....


Seleccione el tipo de datos.....


Seleccione el tipo de evaluador...





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5.2.3 Descripción de los Campos de Registro de Anejo - Requisitos

Todos los requisitos de la Solicitud son obligatorios. Deben ser incluidos electrónicamente un documento para cado requisito solicitado. Las definiciones de los campos presentados en el panel de Requisitos son los siguientes: Requisitos

ID Número único asignado a la transacción. Este dato es




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manejado internamente por el Módulo.

Clasificación Clasificación del requisitos solicitado.

Requisito

Descripción del Requisito solicitado..

Documento Nombre correspondiente al documento atachado. Solamente podrán ser incorporados documentos de los siguientes formatos PDF, GIF, TIF, JPG, y PNG.


1. Identifique el requisito que desea incluir y accione el botón de

editar .

2. El campo de documento se expande para permitir la búsqueda del documento que se desea incorporar:




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.




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5.2.4 Descripción de los Campos de Registro de Anejo – Req.Legal

Por defecto todos los Requisitos Legales están marcados como NO APLICA. Para los Requisitos Legales que Aplican edite la transacción y marque el encasillado CUMPLE.




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5.2.5 Descripción de los Campos de Registro de Anejo – Propiedad

Debe ser registrada por lo menos una transacción de Propiedad. Las definiciones de los campos presentados en el panel de Propiedad son los siguientes: Propiedad

ID Número único asignado a la transacción. Este dato es manejado internamente por el Módulo.

Descripción Descripción de la Propiedad. Si no existe propiedad ingrese NO APLICA. Este dato es requerido.

Lugar Lugar de la Propiedad ya sea una Propiedad de la Entidad o una Propiedad Alquilada. Si no existe propiedad ingrese NO APLICA. Este dato es requerido.

Alquilada Indique si la propiedad es alquilada. Este dato es opcional.




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Pago

Pago mensual de la propiedad. Si no existe propiedad ingresar cero (0). Este dato es requerido.




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5.2.6 Descripción de los Campos de Registro de Anejo – Desg.Adm

Debe ser registrada el Documento explicativo del Presupuesto y por lo menos una transacción de Desglose de Partida de Gastos Administrativos. Ingreso el Documento explicativo del Presupuesto, puede utilizar como documento base el modelo (template) provisto. Las definiciones de los campos presentados en el panel de Desglose de Gastos Administrativos son los siguientes: Desg.Adm


Descripción Descripción de la Partida de Gasto Administrativo. Este




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dato es requerido.

Estimado de Gasto Estimado de dinero a utilizar en la Partida de Gasto Administrativo. Este dato es requerido.

Total

El Sistema mantiene un total de las partidas registradas.




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5.2.7 Descripción de los Campos de Registro de Anejo – Desg. Dir

Debe ser registrada el Documento explicativo del Presupuesto y por lo menos una transacción de Desglose de Partida de Gastos Directo. Ingreso el Documento explicativo del Presupuesto, puede utilizar como documento base el modelo (template) provisto. Las definiciones de los campos presentados en el panel de Desglose de Gastos Servicio Directo son los siguientes: Desg. Dir


Descripción Descripción de la Partida de Gasto Administrativo. Este dato es requerido.




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Estimado de Gasto Estimado de dinero a utilizar en la Partida de Gasto Servicio Directo. Este dato es requerido.

Total

El Sistema mantiene un total de las partidas registradas.




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5.2.8 Descripción de los Campos de Registro de Anejo – Evidencias

Son necesarios incluir cualquier otro documento que este identificado como Requerido. Los documentos marcados como Opcional no están obligados a ser incluidos. Deben ser incluidos electrónicamente un documento para cada documento requerido. Las definiciones de los campos presentados en el panel de Evidencias son los siguientes: Evidencias


Evidencia Descripción de la evidencia solicitada. Este dato es manejado internamente por el Módulo.




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Template

Formulario modelo en formato MS-WORD que puede ser abierto por el usuario, salvado e incluido como evidencia.

Documento Nombre correspondiente al documento atachado. Solamente podrán ser incorporados documentos de los siguientes formatos PDF, GIF, TIF, JPG, y PNG.


1. Identifique el requisito que desea incluir y accione el botón de

editar .

2. El campo de documento se expande para permitir la búsqueda del documento que se desea incorporar:





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.

Los siguientes mensajes o alertas de validación pueden ser presentados en el panel de Registro de Anejos:

El registro fue exitosamente añadido.

El registro fue exitosamente actualizado.

Error:___________ es requerido El dato especificado en el error es requerido.

Los requisitos no han sido completados.

Tipo de Archivo no permitido, debe de ser PDF, GIF, TIF, JPG, y PNG




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5.3 Proceso de Someter Solicitudes Electrónicos a CECDL

Para poder someter una solicitud electrónica al CECDL la misma debe estar libre de advertencias y errores. Para asegurar que la solicitud esté libre de errores, accione el botón de [Actualizar] en la sección de Encabezado de la Solicitud. Si la solicitud está libre de

errores de forma automática el botón será activado. Una vez el proceso es ejecutado, la Solicitud de Propuesta será cerrada y ninguno de sus componentes podrán ser modificados, a menos que el CECDL autorice enmendar la Solicitud (Ver Sección 5.4). El Sistema notificará que la Solicitud será cerrada. Responda con Sí o No, según sea necesario.

Será asignado de forma automática el número de confirmación de la Solicitud de Propuesta por el CECDL. Al momento de consultar la solicitud cerrada podrá notar en el panel del encabezado la notificación que la solicitud fue cerrado y el número de identificación asignado por el CECDL. Un correo electrónico será remitido al usuario, notificando que fue sometido una Solicitud de Propuesta de forma electrónica.




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5.4 Enmendar Solicitudes de Propuestas

El Proceso de Enmendar una Solicitud requiere que este Cerrada y la CECDL es la única que autoriza enmendar una Solicitud previamente remitida electrónicamente al CECDL. Un correo electrónico será remitido de forma automática al usuario notificando de la autorización de la enmienda de su Solicitud de Propuesta. El proceso de Enmendar realizará lo siguiente: 1. Se crea una nueva Solicitud de Propuesta utilizando la Solicitud original

previamente radicada de forma electrónica. Esta nuevo Solicitud será una nueva versión de la Solicitud Original.

2. La Solicitud original será mantenido en el Sistema tal y como fue ingresada. 3. Se establecerá la relación entre la Solicitud original y la nueva Solicitud. Se

podrá identificar fácilmente que la Solicitud fue enmendada y consultar directamente la Solicitud original o la nueva versión enmendada de la Solicitud.

Una vez el proceso de enmendar la solicitud es completado, el usuario podrá hacer los cambios correspondientes a las transacciones necesarias y podrá radicar electrónicamente la nueva versión de la Solicitud de Propuesta.




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5.5 Registro de Presupuesto Ajustado

El Proceso de registro del detalle del Presupuesto Ajustado requiere que la Solicitud de Propuesta fuera aprobada por CECDL y una nueva solicitud enmendada será creada para el usuario. (Ver Proceso de Enmienda de Solicitud). Un correo electrónico será remitido de forma automática al usuario notificando de se autoriza el registro del Presupuesto Ajustado. Para las solicitudes autorizadas para el Registro del Presupuesto Ajustado solo podrá ser modificado el Anejo correspondiente al Detalle de las Partidas de Presupuesto. Para completar el Registro de Presupuesto Ajustado realice lo siguiente: 1. En el encabezado de la Solicitud podrá identificar fácilmente la Subvención

Aprobada.

2. Podrá ser ingresado el presupuesto ajustado por partida en el Anejo de Detalle de Presupuesto. La partida de presupuesto ajustado debe de cuadrar exactamente con la Subvención Aprobada para que la Solicitud de Propuesta pueda ser remitida electrónicamente al CECDL.




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Podrá editar las partidas correspondientes e ingresar el presupuesto ajustado. Podrá ingresar nuevas partidas para afectar el presupuesto ajustado. Solo podrá eliminar partidas ingresadas nuevas, partidas previamente registradas en la solicitud (con estimado de gastos) NO PODRAN SER ELIMINADAS.

3. Una vez completada el Registro del Presupuesto Ajustado y el mismo haber

sido balanceado con la Subvención Aprobada podrá remitir la Solicitud de Propuesta electrónicamente al CECDL.




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6.0 Búsqueda de Solicitudes

Utilice este panel para consultar las Solicitudes de Propuestas ya ingresadas en el Sistema. Se pueden consultar las solicitudes por Año Fiscal. Registre los criterios de búsqueda deseada y accione el botón de [Buscar]. Si no registra los criterios de búsqueda se presentaran todas las solicitudes existentes. Puede consultar una Solicitud de Propuesta en específico a través del panel de Consulta seleccionando la Solicitud de Propuesta y accionar el ‘mouse’ sobre la misma.




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7.0 Perfil de Entidad

Una entidad es cualquier sociedad, asociación, organización, corporación,

fundación, institución, compañía, empresa o grupo de personas, constituido y

organizado de acuerdo a las leyes de Puerto Rico, que opere y funcione sin fines

pecuniarios y que se dedique en forma sustancial o total a realizar una actividad o

función pública desde su perspectiva de entidad privada.

Es responsabilidad de la Entidad completar su perfil descriptivo y definición de los componentes de la Entidad. Todos los componentes del perfil de la Entidad deben ser registrados para que una Solicitud de Propuesta pueda ser ingresada en el Sistema RAD. Utilice la opción de Mantenimiento en el Menú principal para actualizar el Perfil de la Entidad.




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7.1 Descripción de los Campos del Perfil de Entidad (Encabezado)

Las definiciones de los campos presentados en el panel de “Registro de Entidad” son las siguientes:

Nombre de Entidad Agencia Tipo ID Año

Datos de la Entidad que fueron creados al momento que el CECDL autoriza a la Entidad a utilizar el Sistema RAD. Se presentan en el panel y no podrán ser modificados.

Fecha de Incorporación

Fecha de la Incorporación. Formato MM/DD/YYYY. Este dato es requerido.

Núm. Incorporación.

Número de Incorporación. Registre cero (0) si no tiene un numero de Incorporación. Este dato es requerido.

Fecha de Fundación

Registre la fecha de fundación en formato MM/DD/YYYY. Este dato es requerido.

Visión

Describa la visión de la Entidad. Este dato requerido.

Misión

Describa la misión de la Entidad. Este dato requerido.

Listado de Servicios que provee

Ingrese listado de los servicios que ofrece la Entidad. Este dato requerido.

Comunidad y población a la que brinda servicios:

Ingrese la comunidad y población que ofrece servicios por parte de la Entidad. Este dato requerido.




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Dirección Postal / Dirección Física

Línea 1 Línea 2 Línea 3

Ingrese los datos de la dirección Postal o Física. Este dato es requerido.

Pueblo

Seleccione de la lista de valores el Pueblo. Este dato es requerido.

Estado Zona Postal

Este dato es requerido.

Teléfono Fax Celular

Es requerido por lo menos un dato de teléfono.

E-mail





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7.1.1 Descripción de los Campos de Registro de Anejo – Miembros

Se detallan cada uno de los miembros de la Entidad. Se requiere que en la Entidad se registre un Agente Fiscal, un Administrador y Tres miembros de la Junta de Directores. Las definiciones de los campos presentados en el panel de Miembros son los siguientes:

Miembros


Tipo Miembro Seleccione de la lista de valores el Tipo de Miembro de la Entidad. Este dato es requerido.

Nombre Nombre del Miembro de la Entidad. Este dato es




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requerido.

Dirección Postal / Dirección Física

Línea 1 Línea 2 Línea 3

Ingrese los datos de la dirección Postal o Física. Este dato es requerido.

Pueblo

Seleccione de la lista de valores el Pueblo. Este dato es requerido.

Estado Zona Postal


Teléfono Fax Celular

Es requerido por lo menos un dato de teléfono.

E-mail





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7.1.2 Descripción de los Campos de Registro de Anejo – Personal

Se detalla cada personal de la Entidad. Debe existir por lo menos un personal registrado. Las definiciones de los campos presentados en el panel de Personal son los siguientes: Personal


Tipo Miembro Seleccione de la lista de valores el Tipo de Personal de la Entidad. Este dato es requerido.

Nombre

Nombre del Personal. Este dato es requerido.

Puesto

Puesto del Personal. Este dato es requerido.

Salario

Salario devengado. Este dato es requerido.

Voluntario

Indique si el Personal es Voluntario. Este dato es opcional.




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8.0 Informes de Apoyo

Detalle de Informe de Solicitud de Propuesta




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