Guia metodologia del autodiagnostico en sistemica organizacional sgdis

“Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”“Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”

GOBIERNO REGIONAL HUÁNUCO

Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento

TerritorialSub Gerencia de Desarrollo Institucional y Sistemas

GUIA METODOLÓGICA DE AUTO DIAGNÓSTICO EN SISTÉMICA ORGANIZACIONAL

UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

Dr. MSC. Aland Bravo Vecorena

“Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”

Agenda de Trabajo

Laboratorio Guiado de Auto Diagnóstico

Metodología de Auto Diagnóstico AOR-MSV

Formatos de Auto Diagnóstico AOR-MSV

Conclusiones y Recomendaciones

Diagnóstico Situacional DRA, DRE, DIRESA


¿Para que necesitamos una Auto Evaluación?


¿Por qué debemos Innovar la Sistémica Organizacional del GRH?


Acerca de la Metodología de Auto Diagnóstico AOR-MSV

• La AOR-MSV es una arquitectura de sistémica organizacional basada en regulaciones, que utiliza el modelo neuro cibernético de Stanfford Beer, que consta de seis funciones del Modelo de Sistema Viable (MSV) para clasificar los procesos institucionales.

• La AOR-MSV es una mejora al modelo MSV planteado en la tesis doctoral de Gestión Empresarial UNHEVAL, orientado a la acreditación internacional de los procesos institucionales.

• Las seis funciones que toda unidad orgánica debe considerar son: Política, Planificación, Dirección, Monitoreo, Coordinación y Operativa; a estos se añade la clasificación de los mismo dentro de Macro Procesos Institucionales, los cuales para nuestro caso de estudio son diez Macro Procesos.


Acerca de la Metodología de Auto Evaluación AOR-MSV

123456789

10Sistema Reproductor Macro Proceso de Recursividad SistémicaSistema Inmunológico Macro Proceso de Monitoreo Regulatorio

Sistema Hormonal o Endocrino Macro Proceso de Evolución Cibernética OrganizacionalSistema Nervioso Macro Proceso de Coordinación Organizacional

Sistema Excretor o Urinario Macro Proceso de Gestión de Legajo InstitucionalSistema Circulatorio Macro Proceso de Mejora Contínua

Sistema Respiratorio Macro Proceso de Comunicación OrganizacionalSistema Digestivo Macro Proceso de Gestión de Capacidades Humanas

Sistema Óseo Macro Proceso de Mejoramiento de InfraestructuraSistema Muscular Macro Proceso de Servicio al Usuario

N°Ente Humano Ente Institucional

Detalle de los Sistemas Humanos Detalle de los Macro Procesos


Identificación de las Funciones de la AOR-MSV

Función AOR-MSV Modo de Identificación

F1: Función Operativa, procesos que se refieren a la implementación de tareas básicas; aquellas que componen las actividades primarias y definen la razón de ser de la institución.

Generalmente son procesos que se les ingresa

un insumo y genera un producto o servicio y

apoyan de manera directa a la misión de la

organización.

F2: Función de Coordinación, Aquellos

procesos, actividades o mecanismos que permiten lograr armonía en la realización de las tareas básicas. Regula la operación a través de planes, procedimientos, requisitos, programas, etc.

Son procesos que coordinan

distribución de recursos, homogenizan

o estandarizan procedimientos,

articulan operaciones en el área

(alinean esfuerzos).

F3: Función de Monitoreo, son procesos alternos para recolectar

información fresca y confiable directamente de la fuente que permite realizar seguimiento de lo que está sucediendo.

Procesos u Actividades que tienen

como objetivos asesorar, evaluar y

comunicar aspectos relevantes al

mecanismo de adaptación (Funciones

6, 5 y 4) para evidenciar posibles

pérdidas de control en la organización.

F4: Función de Dirección, procesos que representa a los entes encargados de velar por la administración diaria de las actividades primarias. Establecen tres canales: Negociación de recursos, comportamiento corporativo y rendición de cuentas.

Generalmente son procesos cuyas

instancias que tienen capacidad de

decisión en las actividades primarias.

F5: Función de Inteligencia, son procesos que representan a los entes encargados de desarrollar modelos del ambiente, explorar nuevos servicios, productos, tecnologías, entre otros, con el objetivo de

Generalmente son procesos cuyas

instancias se reúnen debatir y

comentar nuevos elementos que

pueden mejorar y actualizar prácticas y

procesos en la organización.


Identificación de los Macro Procesos

5

4

3

1

123456789

10Sistema Reproductor Macro Proceso de Recursividad SistémicaSistema Inmunológico Macro Proceso de Monitoreo Regulatorio

Sistema Hormonal o Endocrino Macro Proceso de Evolución Cibernética OrganizacionalSistema Nervioso Macro Proceso de Coordinación Organizacional

Sistema Excretor o Urinario Macro Proceso de Gestión de Legajo InstitucionalSistema Circulatorio Macro Proceso de Mejora Contínua

Sistema Respiratorio Macro Proceso de Comunicación OrganizacionalSistema Digestivo Macro Proceso de Gestión de Capacidades Humanas

Sistema Óseo Macro Proceso de Mejoramiento de InfraestructuraSistema Muscular Macro Proceso de Servicio al Usuario

N°Ente Humano Ente Institucional

Detalle de los Sistemas Humanos Detalle de los Macro Procesos


Identificación de los Macro Procesos AOR-MSV

Macro Proceso AOR-MSV Modo de Identificación

M1: Macro Proceso de Servicio al Usuario, representa la analogía con el Sistema Muscular Humano.

Procesos orientados a la razón de ser de la institución cuyo servicio se brinda principalmente a los usuarios externos.

M2: Macro Proceso de Mejoramiento de Infraestructura, representa la analogía con el Sistema Óseo.

Procesos orientados a mejorar la infraestructura existente de la organización (mobiliario, inmobiliario, equipamiento, etc.), clave para dar soporte a los servicios operativos.

M3: Macro Proceso de Comunicación Organizacional, representa la analogía con el Sistema Respiratorio.

Procesos que permiten brindar una adecuada comunicación entre la organización y el entorno externo, principalmente con los Actores multisectoriales involucrados.

M4: Macro Proceso de Gestión de Capacidades Humanas, representa la analogía con el Sistema Digestivo.

Procesos que permiten mejorar las habilidades técnicas, metodológicas, éticas, etc., del personal de la institución, de modo tal que permita transformar la organización en base al conocimiento de avanzada.

M5: Macro Proceso de Gestión de Legajo Institucional, representa la analogía con el Sistema Excretor o Urinario.

Procesos orientados a gestionar los documentos, con énfasis al legajo institucional basado en estándares de calidad de gestión documentaria.

M6: Macro Proceso de Mejora Continua, representa la analogía con el Sistema Circulatorio.

Procesos orientados a implementar mejoras a todo nivel, organizativo, metodológico, tecnológico, de recursos, etc., en todas las unidades orgánicas.

M6: Macro Proceso de Mejora Continua, representa la analogía con el Sistema Circulatorio.

Procesos orientados a implementar mejoras a todo nivel, organizativo, metodológico, tecnológico, de recursos, etc., en todas las unidades orgánicas.

M7: Macro Proceso de Evolución Cibernética Organizacional, representa la analogía con el Sistema Hormonal o Endocrino.

Procesos orientados a regular la asignación de recursos económicos a las unidades orgánicas basadas en objetivos, metas y lineamientos institucionales.

M8: Macro Proceso de Coordinación Organizacional, representa la analogía con el Sistema Nervioso.

Procesos orientados a garantizar una adecuada respuesta de sobrevivencia frente a eventos inesperados, de riesgo u desastres.

M9: Macro Proceso de Recursividad Sistémica, representa la analogía con el Sistema Reproductor.

Procesos que garantizan la creación y gestión de sedes desconcentradas a menor escala en la zona de intervención territorial de la organización.

M10: Macro Proceso de Monitoreo Regulatorio, representa la analogía con el Sistema Inmunológico.

Procesos orientados al cumplimiento de la normativa vigente de la organización para las diversas unidades orgánicas.


Agenda de Trabajo







Identificando los Procesos de una Pizzería

Gestión de Pedidos

Gestión de Facturación y Cobranza

Comercialización y Ventas DeliveryElaboración de Pizza GRHPromoción de la Comunidad

Pizza GRH

Gestión de Política Institucional

Gestión de Innovación y TecnologíaGestión de Abastecimiento


Mapeando los Procesos con Enfoque AOR-MSV

Detalle del Proceso

3D 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 Proceso de Toma de DecisionesD 0 0 0 0 0 1 0 0 0 Proceso de Gestión de Política InstitucionalD 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 Proceso de Aprobación de los Documentos de Gestión

0 0 0 1 1 1 0 0 0 0 37

C 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 Proceso de Gestión del DesempeñoC 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 Proceso de Gestión de Imagen InstitucionalC 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 Proceso de Planificación PresupuestariaC 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 Proceso de Planificación de ExpansiónC 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 Proceso de Gestión de Innovación TecnológicaC 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 Proceso de Gestión de Trámite DocumentarioC 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 Proceso de Auto Evaluación Institucional

0 1 1 1 0 1 1 1 1 0 75

LD 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Proceso de Gestión de PedidosLD 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 Proceso de Comercialización y Ventas DeliveryLD 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Proceso de Elaboración de Pizza GRHLD 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Proceso de Facturación y CobranzaLD 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 Proceso de Promoción de la Comunidad Pizza GRH

3 0 0 0 0 1 0 1 0 0 54

A 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Proceso de Gestión de Cursos de CapacitaciónA 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 Proceso de Gestión AdministrativaA 0 0 0 0 0 0 0 0 1 Proceso de Giro de Cheques A 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 Proceso de Gestión de Abastecimiento

1 0 0 0 1 0 0 0 0 2 4TOTALES 4 1 1 2 2 3 1 2 1 2 19

Administración

Líneas de Desarrollo

Unidad Orgánica

Mac

ro P

roce

so d

e G

estió

n de

Lega

jo

Insti

tuci

onal

Mac

ro P

roce

so d

e Ev

oluc

ión

Cibe

rnéti

ca

Org

aniz

acio

nal

Nombre del Proceso

Mac

ro P

roce

so d

e M

onito

reo

Regu

lato

rio

Nombre del Macro Proceso

Mac

ro P

roce

so d

e Se

rvic

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l Usu

ario

Mac

ro P

roce

so d

e M

ejor

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nto

de

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Mac

ro P

roce

so d

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mun

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ión

Org

aniz

acio

nal

Mac

ro P

roce

so d

e Co

ordi

naci

ón

Org

aniz

acio

nal

Mac

ro P

roce

so d

e G

estió

n de

Ca

paci

dade

s Hum

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Directorio

Consejería

Mac

ro P

roce

so d

e M

ejor

a Co

ntínu

a

Mac

ro P

roce

so d

e Re

curs

ivid

ad S

isté

mic

a



Detalle del Proceso

5-Po

lítica

4-In

telig

enci

a

3-Co

ntro

l

3*-M

onito

reo

2-Co

ordi

naci

ón

1-O

pera

ción

Tota

l

5-Po

lítica

4-In

telig

enci

a

3-Co

ntro

l

3*-M

onito

reo

2-Co

ordi

naci

ón

1-O

pera

ción

Tota

l

5-Po

lítica

4-In

telig

enci

a

3-Co

ntro

l

3*-M

onito

reo

2-Co

ordi

naci

ón

1-O

pera

ción

Tota

l

3 0 3 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Proceso de Toma de Decisiones 1 1 0 0Proceso de Gestión de Política Institucional 1 1 0 0Proceso de Aprobación de los Documentos de Gestión 1 1 0 0

37 1 2 1 1 1 1 7 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Proceso de Gestión del Desempeño 1 1 0 0Proceso de Gestión de Imagen Institucional 1 1 0 0Proceso de Planificación Presupuestaria 1 1 0 0Proceso de Planificación de Expansión 1 1 0 0Proceso de Gestión de Innovación Tecnológica 1 1 0 0Proceso de Gestión de Trámite Documentario 1 1 0 0Proceso de Auto Evaluación Institucional 1 1 0 0

75 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 3 5 0 0 0 0 0 0 0

Proceso de Gestión de Pedidos 1 1Proceso de Comercialización y Ventas Delivery 1 1Proceso de Elaboración de Pizza GRH 1 1Proceso de Facturación y Cobranza 1 1Proceso de Promoción de la Comunidad Pizza GRH 1 1

54 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 1 4

Proceso de Gestión de Cursos de Capacitación 0 0 1 1Proceso de Gestión Administrativa 0 0 1 1Proceso de Giro de Cheques 0 0 1 1Proceso de Gestión de Abastecimiento 0 0 1 1

419 1 5 1 1 1 1 10 0 1 0 0 1 3 5 0 0 3 0 0 1 4

Nombre del Proceso

Tipo de ProcesoEstratégico Operativo Apoyo



Detalle del ProcesoPuntaje

Total

3 19Proceso de Toma de Decisiones 1 4 1 3 7Proceso de Gestión de Política Institucional 1 4 1 2 6Proceso de Aprobación de los Documentos de Gestión 1 5 1 1 0 3 6

37 57

Proceso de Gestión del Desempeño 1 4 1 3 7Proceso de Gestión de Imagen Institucional 1 2 1 3 1 3 8Proceso de Planificación Presupuestaria 1 2 1 3 1 3 8Proceso de Planificación de Expansión 1 2 1 3 1 3 8Proceso de Gestión de Innovación Tecnológica 1 2 1 3 1 3 8Proceso de Gestión de Trámite Documentario 1 2 1 3 1 3 8Proceso de Auto Evaluación Institucional 1 4 1 3 1 3 10

75 28

Proceso de Gestión de Pedidos 1 2 1 2 1 3 7Proceso de Comercialización y Ventas Delivery 1 5 1 3 1 1 9Proceso de Elaboración de Pizza GRH 1 5 1 3 1 4 12Proceso de Facturación y Cobranza 1 3 1 3 1 3 9Proceso de Promoción de la Comunidad Pizza GRH 1 2 1 1 1 3 6

54 36

Proceso de Gestión de Cursos de Capacitación 1 2 1 3 1 4 9Proceso de Gestión Administrativa 1 3 1 3 1 4 10Proceso de Giro de Cheques 1 2 1 3 1 3 8Proceso de Gestión de Abastecimiento 1 3 1 3 1 3 9

419 140

Nombre del Proceso

Criterio de Priorización

Alin

eam

ient

o a

mis

ión

y ob

jetiv

os d

e la

en

tidad

Peso

(Min

1 -

Max

5)

May

or d

eman

da d

el

trám

ite

Peso

(Min

1 -

Max

5)

May

or co

sto

de

trám

ite

Peso

(Min

1 -

Max

5)


Creando Indicadores de Sistémica Organizacional

Directorio 0 0 0 1 1 1 0 0 0 0 3Consejería 0 1 1 1 0 1 1 1 1 0 7Líneas de Desarrollo 3 0 0 0 0 1 0 1 0 0 5Administración 1 0 0 0 1 0 0 0 0 2 4TOTAL 4 1 1 2 2 3 1 2 1 2 19PORCENTAJES 21.05 5.26 5.26 10.53 10.53 15.79 5.26 10.53 5.26 10.53 100

N° de Procesos

Unidad Orgánica

Mac

ro P

roce

so d

e Se

rvic

io a

l Usu

ario

Mac

ro P

roce

so d

e M

ejor

amie

nto

de

Infr

aest

ruct

ura

Mac

ro P

roce

so d

e Co

mun

icac

ión

Org

aniz

acio

nal

Mac

ro P

roce

so d

e G

estió

n de

Ca

paci

dade

s Hum

anas

Mac

ro P

roce

so d

e G

estió

n de

Lega

jo

Insti

tuci

onal

Mac

ro P

roce

so d

e M

ejor

a Co

ntínu

a

Mac

ro P

roce

so d

e Ev

oluc

ión

Cibe

rnéti

ca O

rgan

izac

iona

l

Mac

ro P

roce

so d

e Co

ordi

naci

ón

Org

aniz

acio

nal

Mac

ro P

roce

so d

e Re

curs

ivid

ad

Sist

émic

a

Mac

ro P

roce

so d

e M

onito

reo

Regu

lato

rio


Creando Indicadores de Sistémica Organizacional

5-Po

lítica

4-In

telig

enci

a

3-Co

ntro

l

3*-M

onito

reo

2-Co

ordi

naci

ón

1-O

pera

ción

Tota

l

5-Po

lítica

4-In

telig

enci

a

3-Co

ntro

l

3*-M

onito

reo

2-Co

ordi

naci

ón

1-O

pera

ción

Tota

l

5-Po

lítica

4-In

telig

enci

a

3-Co

ntro

l

3*-M

onito

reo

2-Co

ordi

naci

ón

1-O

pera

ción

Tota

l

Canti

dad

Porc

enta

je

Directorio 0 3 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 19 13.57Consejería 1 2 1 1 1 1 7 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 57 40.71Líneas de Desarrollo 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 3 5 0 0 0 0 0 0 0 28 20Administración 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 1 4 36 25.71TOTAL 1 5 1 1 1 1 10 0 1 0 0 1 3 5 0 0 3 0 0 1 4 140 100.00PORCENTAJES 10 50 10 10 10 10 100 0 20 0 0 20 60 100 0 0 75 0 0 25 100

Unidad Orgánica

Estratégico Operativo ApoyoPriorización de los

Procesos

EstratégicoOperativo

Apoyo

0

5

1010

54

Análisis de los Sub Procesos PIZZA GRH

Estratégico53%

Operativo26%

Apoyo21%

Porcentaje de Presencia de los Sub Procesos PIZZA GRH

EstratégicoOperativoApoyo


Indicadores de Procesos Estratégicos de Pizza GRH

5-Política

4-Intel

igencia

3-Control

3*-Monito

reo

2-Coordinación

1-Opera

ción

012345

1

5

1 1 1 1

Estructura Funcional de los Procesos Estrategicos de PIZZA GRH

5-Política10%

4-In-teligencia

50%

3-Control10%

3*-Moni-toreo10%

2-Coor-dinación

10%

1-Operación10%

Porcentaje Funcional de Procesos Estrategicos PIZZA GRH

5-Política4-Inteligencia 3-Control3*-Monitoreo2-Coordinación1-Operación


Indicadores de Procesos Operativos de Pizza GRH

5-Política

4-Intel

igencia

3-Control

3*-Monito

reo

2-Coordinación

1-Opera

ción

00.5

11.5

22.5

3

0

1

0 0

1

3

Estructura Funcional de los Procesos Operativos de PIZZA GRH

4-Inteligencia 20%

2-Coordinación20%

1-Operación60%

Porcentaje Funcional de Procesos Operativos PIZZA GRH

5-Política4-Inteligencia 3-Control3*-Monitoreo2-Coor-dinación1-Operación


Indicadores de Procesos de Apoyo de Pizza GRH

5-Política

4-Intel

igencia

3-Control

3*-Monito

reo

2-Coordinación

1-Opera

ción

0

1

2

3

0 0

3

0 01

Estructura Funcional de los Procesos de Apoyo de PIZZA GRH

3-Control75%

1-Operación25%

Porcentaje Funcional de Procesos de Apoyo de PIZZA GRH

5-Política4-Inteligencia 3-Control3*-Moni-toreo2-Coor-dinación1-Operación


Agenda de Trabajo







Auto Diagnóstico de la Sistémica Organizacional

Macro Pro

ceso de S

ervicio

al Usu

ario

Macro Pro

ceso de M

ejoram

iento de In

fraest

ructura

Macro Pro

ceso de C

omunicació

n Orga

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nal

Macro Pro

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estión de C

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dades

Humanas

Macro Pro

ceso de G

estión de L

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Macro Pro

ceso de M

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Contínua

Macro Pro

ceso de E

volució

n Cibernéti

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nal

Macro Pro

ceso de C

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ón Organiza

cional

Macro Pro

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Macro Pro

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0

10

20

30

40

50

60

70

80

DRADIRESA

7 1 9 3 2 15 1814

1 14

1 1 4 30

16

1

25

0

34

25

1 5 50

80

43

110

29

DRADREDIRESA

Deficiencias Encontradas


Auto Diagnóstico de los Procesos Estratégicos

5-Política

4-Intel

igencia

3-Control

3*-Monito

reo

2-Coordinación

1-Opera

ción

0

1

2

3

4

5

6

7

8

DRADRE

DIRESA

6

5

3

4 4

6

2

8

5

1

6

4

1

3

2

1 1

3

DRADREDIRESA



Auto Diagnóstico de los Procesos Operativos

5-Política 4-Inteligencia 3-Control 3*-Monitoreo 2-Coordinación 1-Operación0

5

10

15

20

25

30

35

34

34 4

5

2

14

7

12

9

5

1

24

32

21

19

31

DRADREDIRESA



Auto Diagnóstico de los Procesos de Apoyo

5-Política 4-Inteligencia 3-Control 3*-Monitoreo 2-Coordinación 1-Operación0

2

4

6

8

10

12

14

7

4 4

5

3

9

1

2

3

1

2

11

12

13

14

7

13

DRADREDIRESA



Análisis de los Tipos de Sub Procesos Institucionales

Estratégico Operativo Apoyo0

20

40

60

80

100

120

140

2823

3226

49

1011

128

60

DRADREDIRESA



Agenda de Trabajo








Formatos de Supra Estructura• Formato de Macro Procesos [Excel]

• Formato de Análisis Funcional de Procesos[Excel]

Formatos de Supra Indicadores• Formato de Indicadores de Diagnóstico de Sistémica

Organizacional [Excel]


Agenda de Trabajo








• La Metodología de Auto Diagnóstico basado en el enfoque AOR-MSV permite realizar un adecuado diagnóstico de la sistémica organizacional que nos permite detectar procesos deficientes u generadores de cuellos de botella, o en algunos casos procesos inexistentes.

• El Modelo AOR-MSV es un modelo neuro cibernético que mejora el enfoque MSV de Stanfford Beer aplicado hacia el análisis de la sistémica organizacional del Gobierno Regional Huánuco.



• La Formulación del Proyecto de Inversión Multisectorial a Nivel Perfil SNIP de Gobierno Electrónico y TICs del Gobierno Regional Huánuco requiere una sistematización avanzada tanto a nivel metodológico, tecnológico como relacional entre los diversos sectores que la componen.

• Se recomiendo utilizar las plantillas pre diseñadas, así como la nomenclatura sugerida, con la finalidad de evitar conflictos de estandarización a futuro.

“Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”“Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”

GRACIAS…

GOBIERNO REGIONAL HUÁNUCO

Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento

TerritorialSub Gerencia de Desarrollo Institucional y Sistemas

UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

Guia metodologia del autodiagnostico en sistemica organizacional sgdis

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