8/19/2019 GUÍA_TDR

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GUÍA PARA ELABORARTÉRMINOS DE REFERENCIA –TdR-

¿Qué son los Términos de Referencia?Se llama así al documento que elabora una empresa que necesita contratar a otrasempresas para que le proporcionen determinados servicios para mejorar su sistemasde mercadeo, de producción, de organiación, sus finanas o bien su administración engeneral!

"as empresas cuando #acen su diagnóstico $a sea de toda la organiación o de algunaparte de la misma $ detectan que tienen debilidades o problemas, o bien quierenaprovec#ar oportunidades para mejorar, entonces identifican la necesidad de sufortalecimiento, cuando este no puede realiarse con sus propios recursos entonces se

recurre a buscar asistencia e%terna!

&sa necesidad de asistencia se plasma en un documento llamado Término deReferencia!

¿'ara qué sirven los TdR?

'ara que las empresas tengan claridad sobre las condiciones en que posiblemente sesuscribir( un contrato, una sobre el servicio que va a contratar $ las otras empresassobre las condiciones en que ofrecen dic#os servicios, para poder elaborar $ presentar sus ofertas de servicios! )na ve seleccionada una empresa, sirve para elaborar el

contrato de servicios $ durante su ejecución para verificar el cumplimiento de locontratado, es decir, si se #icieron las actividades tal como la empresa lo esperaba!

Recuerde que los TdR constitu$en el primer paso para empear la contratación deservicios, si est(n bien elaborados, se esperan buenos resultados!

¿Qué inclu$en los TdR?

&mpiea con el título del servicio, en pocas palabras debe comprenderse lo que sequiere, después se inclu$en los antecedentes de la empresa $ del (rea de trabajo parala cual est(n requiriendo los servicios e%ternos, los objetivos que se espera lograr,

también se describen las especificaciones técnicas del servicio, la organiación previstapara cumplir con lo solicitado, los resultados e informes, los requisitos del contratista ode la empresa para que pueda participar, el tiempo disponible para su ejecución, $condiciones de pago!

*omo se puede ver, los TdR proporcionan información para que cualquier empresae%terna a la que se le envíen, puedan comprender a qué organiación le van a ofertar $qué les est(n pidiendo!

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¿&n qué consiste cada uno de los temas incluidos en los TdR?

I. JUSTIFICACIÓNa+ ntecedentes

 quí #a$ que e%plicar brevemente acerca de la empresa que solicita el servicio,como surgió, qué clase de empresa es, si es sociedad anónima, es asociacióncivil, cooperativa u otra organiación- a qué se dedica, dónde est( ubicada, quéproduce o comercialia, los servicios que presta, a quienes $ donde, desdecuando e%iste, cómo est( organiada!

 dem(s, #a$ que e%plicar el problema o debilidades que se quiere resolver, obien oportunidades a aprovec#ar $ que la empresa por sí misma no puederesolver $ por lo tanto se convierte en una necesita para contratar los serviciose%ternos!

b+ .bjetivos de la contratación

/ndique cual es el objetivo a alcanar con esta contratación, e%plicar para quécontratar( los servicios de la empresa oferente!

0o confundir los objetivos de la empresa con los que se espera de la contratacióndel servicio!

II. ALCANCES DE LOS SERVICIOS

a+ 1etodología o forma en que se prestar( el servicio

)sted debe solicitarle a la empresa que e%plique cómo va a dar cumplimiento alos objetivos $ resultados esperados, si van a utiliar alguna tecnología, equipo $recursos etc!

b+ ctividades a realiar 

'ara cumplir con los diferentes resultados, la empresa solicitante puede indicar las actividades que #a$a identificado $ la empresa oferente tendr( quedeterminar si esas actividades son suficientes o si tiene que incluir otras, para lo

cual también elaborar( un cronograma general donde se aprecie en el tiempocuando las realiar(!

c+ 'roductos

&n este espacio debe indicar cual es el producto que se obtendr( de lacontratación e implementación del servicio por ejemplo2 3/nforme de recepciónRegistro *orrespondiente, Sitio 4eb implementado, informe final de laconsultoría, arc#ivos originales en *5 etc! &tc!+!

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6stos deben escribirse con muc#a claridad, $a que es lo que se evaluar( a la#ora de realiar los pagos!Son mu$ importantes debido a que para aceptarlos, deben estar probados,funcionando $ el personal capacitado para su uso! Todo depende del servicioque va$an a realiar!

 d+ /nformes a entregar 

Todas las empresas o consultores contratados deben entregar un informe final $pueden requerirse informes parciales seg7n sea el caso, estos deben estar enrelación con el trabajo realiado, es recomendable, pedir un plan de trabajodetallado para el servicio, en el mismo se puede incluir un apartado dondeindique la situación de la empresa! "uego un informe de avance si el tiempo decontratación es amplio, de lo contrario #abr( solo un informe final con losproductos también finales aceptados a satisfacción!

III. PERFIL DE LA EMPRESA O CONSULTOR

Se indica el perfil mínimo que debe tener la empresa que desea contratar paragarantiar que puede realiar las tareas o los productos solicitados! 'ara ello esconveniente que inclu$a por lo menos la documentación que se indica acontinuación2

a+ Forma!"# Aad$m!a d%& Co#'(&)or 2 /ndicar que titulo debe tener elconsultor ejemplo2 8ac#iller /ndustrial, 'erito, uditor, /ngeniero, "ic en admonde empresas, *omercio internacional, 1aestría o 5octorado seg7n sea el

caso!b+ *a+!&!dad%' , o)ro' o#o!m!%#)o  /ndicar si se requieren otrosconocimientos como certificaciones, cursos recibidos, manejo de maquinaria,etc!

c+ E%r!%#!a r%/!a %# &a r%')a!"# d% %')o' '%r/!!o'2 Seg7n el trabajo arealiar se requiere que la empresa tenga e%periencia en la prestación dedic#os servicios que va a realiar $ usted debe indicar cuantos a9os dee%periencia espera que tenga la persona a contratar!

d+ Do(m%#)a!"# &%0a& d%& ro/%%dor d%& '%r/!!o2 "a empresaproporcionar( la información preliminar que evidencie que tiene la capacidad

 jurídica para ser prestadora de servicios $ de ser seleccionada deber(

proporcionar copia de dic#a documentación para elaborar el contratorespectivo 3copia de patente o copia de titulo entre otros+!%1 R%2%r%#!a' d% )ra+a3o' '!m!&ar%' roor!o#ado'

IV. CONDICIONES CONTRACTUALES

/nclu$a lo siguiente2

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a+ O2%r)a %o#"m!a2 la empresa debe presentar una cotiación indicando elmonto total del servicio!

b+ Forma d% Pa0o4 3de preferencia indique las condiciones en que pagara a laempresa 3*uantos pagos van a efectuar $ de que porcentaje de dinero ser(cada pago+ por ejemplo :;< a la firma de contrato $ =; a la entrega del

informe final o se pagara contra entrega del servicio etc!, es necesario queconoca su capacidad financiera para poder pagar a tiempo los compromisosque adquiera con el contratante!

c+ P&a5o4 /ndicar el tiempo en que se espera que el trabajo este terminadod+ S(%r/!'!"#  /ndicar quien ser( el responsable de la empresa para darle

seguimiento al trabajo contratado

"as cotiaciones deben presentarse con m%m+r%)% d% &a %mr%'a6 do#d% !#&(,ad!r%!"#6 )%&$2o#o 2!3o6 orr%o %&%)r"#!o6 %r'o#a o#)a)o6 ad%m7' d% %')ar2!rmada' , '%&&ada'.

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