HABILIDADES DIRECTIVAS MODULO 2. COMUNICACION Comunicación: Es la transferencia de información de...
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HABILIDADES DIRECTIVAS HABILIDADES DIRECTIVAS MODULO 2MODULO 2
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COMUNICACIONCOMUNICACION
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Comunicación:
• Es la transferencia de información de una persona a otra.
• El propósito: que el receptor comprenda el mensaje de acuerdo a lo previsto
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Su interpretación siempre es subjetiva y está sujeta
a un amplio margen de error
Símbolos
• Palabras• Imágenes • Acción – comunicación no verbal
Acción: algo que se hace Omisión: algo que no se hace Vacío de credidibilidad: cuando no coincide lo que se dice con lo que se hace
• El lenguaje corporal Contacto visual Movimiento de ojos Sonrisas Fruncimiento de cejas o arrugar la frente Otros:
Movimiento de manos Inclinación hacia delante o atrás Cruzar brazos y piernas Suspirar o bostezar
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Tipos de comunicación
Ascendente
Descendente
Instrucciones de
trabajo
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Reunionessociales
Políticade
puertasabiertas
Reunionescon
empleados
Ascendente: distintos tipos
Escucha
Cuestiona-miento
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Otras formas de comunicación
• Comunicación lateral
• Redes
• Defensor de derechos de los trabajadores
Comunicación informal
• Redes naturales
• El rumor
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Lineamientos para reuniones Lineamientos para reuniones grupales eficacesgrupales eficaces
Distribuya con anticipación el temario y el material de referencia Especifique el objetivo Integre el grupo adecuadamente Aliente la expresión de puntos de vista minoritarios Separe la generación de ideas de la evaluación de ideas Haga explícitos los supuestos Legitime actitudes de cuestionamiento Controle discusiones irrelevantes Ponga a prueba el apoyo a una decisión Evalúe la eficacia del grupo Concluya con un comentarios positivo y asigne responsabilidades
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TRABAJO EN EQUIPOTRABAJO EN EQUIPO
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EQUIPOS DE TRABAJOEQUIPOS DE TRABAJO
Desde los principios de la humanidad existe la unión de fuerzas.
Por que el trabajo en equipo es importante:•Mezcla de habilidades.•Promueven el cambio en una organización•Desarrollan habilidades individuales que sirven para la misión del equipo•Las tareas cada vez mas complejas requieren sumar mas esfuerzos
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Definición de Grupo Definición de Grupo
•Un numero de personas que se comunican unas con otras a menudo en un Lapso de tiempo y que son tantas como para que cada una de ellas pueda Comunicarse con todas las demás, no a través de otras personas sino indirectamente.
•Conjunto de personas que establecen una relación que los lleva a unir sus Esfuerzos para alcanzar objetivos o propósitos comunes, aceptando algunas Normas o reglas de funcionamiento generales.
Etimológicamente
Proviene de la palabra Germana KROPT, que significa bulto.
CONCEPTOSCONCEPTOS
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Definición de Equipo de TrabajoDefinición de Equipo de Trabajo
Conjunto de personas altamente organizadas y orientadas hacia la consecución de una tarea común. Lo compone un numero reducido de personas que adoptan e Intercambian roles y funciones con flexibilidad de acuerdo con normas establecidas y que disponen de habilidades para manejar sus relaciones con otras personas en un clima de mutuo respeto y confianza.Un numero pequeño de personas, con destrezas y habilidades complementarias, quienes están comprometidos a una misión o tarea
Etimológicamente
Del francés equipage, que se entiende como tripulación.
CONCEPTOSCONCEPTOS
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Grupo y EquipoCuadro Comparativo de Diferencias
CARACTERISTICAS GRUPO EQUIPO
Cantidad de miembros
Numero de miembros
Objetivo Común
Etimología
Nivel de Organización
Normas
Tareas y Funciones
Numeroso (mas de 15)
Variable
Definido
Kropt= Bulto
Bajo
Muy flexible
Indefinida
Reducido (menos 15)
Estable
Definido
Equipage= Tripulación
Alto
Flexible
Definidas
CONCEPTOSCONCEPTOS
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Características de los equiposCaracterísticas de los equipos
Todos los grupos tienen características que los hacen únicos a cualquier otra forma de interacción humana.
1. Misión Clara. Objetivos comunes y tareas aceptadas2. Numero Reducido de personas3. Organización y funciones decididas4. Unicidad y totalidad5. Compromiso personal 6. Limites y disciplina7. Presencia de un vinculo interpersonal8. Convergencia de esfuerzos9. Aprovechamiento del conflicto10.Conciencia de situación interna
CONCEPTOSCONCEPTOS
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Tipos de equipos de trabajo Tipos de equipos de trabajo
oPropósito (Reducir la merma)oDuración (una campaña)oFuncionales o interfuncionales (Equipo de ventas, Gerencias)oDirigido o Auto administrado (Milán, Gotcha)
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Motivos por los cuales se integra un equipo de trabajo
•Para fijar metas
•Para analizar o asignar la forma de realizar una actividad o proceso
•Para analizar la forma en que el equipo opera y establecer normas
•Establecer las relaciones entre las personas que hacen el trabajo
•Para fortalecer procesos y relaciones interpersonales
INTEGRAR EQUIPO DE TRABAJOINTEGRAR EQUIPO DE TRABAJO
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Quienes pueden integrar un Quienes pueden integrar un equipo de equipo de
trabajo en su organizacióntrabajo en su organización
1. Toda empresa esta conformada por un grupo
2. Todo grupo tiene subsistemas
3. Seleccionar los puestos clave para la conformación del equipo
INTEGRAR EQUIPO DE TRABAJOINTEGRAR EQUIPO DE TRABAJO
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Empresa YDirección
Departamento ventas Departamento Administrativo Almacén y logística
Sucursales Recursos Humanos Contabilidad Jefe Compras Jefe repartos
Meta A. Aumento de ventas analizando el mercadoMeta B. Entregas deficientes, quejas de clientes
INTEGRAR EQUIPO DE TRABAJOINTEGRAR EQUIPO DE TRABAJO
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Tarea Clave Tarea Clave
Consenso.Consenso. Significa que cada miembro del grupo tenga la oportunidad De influenciar la decisión final.
El consenso no puede ser alcanzado por mayoría o por promedio
Se dice que se tomo una decisión por medio del consenso cuando todas las partes están satisfechas con el resultado final. Nadie siente que sus intereses vitales o valores, son violados por la decisión
TAREAS CLAVETAREAS CLAVE
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Habilidades para el logro del consensoHabilidades para el logro del consenso
Presentar ideas en la forma mas lógica y lúcida posibleNo asumir que alguien debe ganar y alguien debe perder cuando la discusión llega a un punto de estancamientoDistinguir entre lo que son ideas relevantes de simples opinionesEvitar las técnicas para reducir conflictos. (Mayoría, promedios y regateo)Las diferencias de opinión deben considerarse no solo normales sino necesariasPosponer las decisiones para dar tiempo de reconsiderar y analizar las implicaciones de una soluciónPiensa antes de hablar, escucha antes de objetar
TAREAS CLAVETAREAS CLAVE
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Técnica Tormenta de ideas para solución de problemasTécnica Tormenta de ideas para solución de problemas
5 REGLAS DE LA TORMENTA DE IDEAS
1. No debe criticarse ninguna idea2. Fomentar la libertad de pensamientos3. Concentrarse en conseguir el numero máximo de ideas4. Registrar cada idea, aun si se repiten 5. Incubar todas las ideas, sin rechazar nada de entrada
6 PASOS PARA LLEVAR A CABO UNA REUNIÓN DE TORMENTA DE IDEAS
1. Escribir las reglas de la tormenta de ideas y pegarlas en una pared2. Escribir el tema de la tormenta de ideas 3. Hacer que las ideas fluyan4. Registrar todas las ideas fluyan5. Incubar las ideas6. Evaluar las ideas y recopilar todos los datos
TECNICASTECNICAS
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Roles de los integrantes
•Existen 8 roles basados en la contribución útil para un equipo de trabajo
1. Trabajador de la compañía. Es conservador, cumplidor del deber, predecible. Tiende a la falta de flexibilidad, no responde a ideas nuevas.
2. Presidente. Calmado, seguro de si mismo, controlado. Capaz de relacionarse y aceptar a todos los que puedan contribuir, juzga por meritos, gran apego al objetivo. Manipulador
3. Dirigente. Muy tenso, simpático y dinámico. Con empuje y capacidad para cuestionar y sincero consigo mismo. Tiende a ofenderse a la irritación y es impaciente
4. Cerebro. Es individualista, serio, heterodoxo. Genio, imaginativo, creativo. Vive en los sueños, descuida detalles y protocolo.
ROLESROLES
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5. Investigador de Recursos. Sombrío, flemático, prudente. Capacidad para relacionarse, exploración de lo nuevo, habilidad para responder al reto. Tiende a perder interés rápidamente, proyectos incompletos
6. Evaluador-monitor. Extrovertido, entusiasta, curioso, comunicativo. Carece de inspiración y no es capaz de motivar a los demás.
7. Trabajador en equipo. Orientado socialmente, suave, sensible con habilidad para responder a las personas y ante las situaciones, negociador, indeciso en momentos de crisis.
8. Completador. Callado, analista, mesurado. Toma las ideas de los demás y las pone en practica. Egoísta y con ideas de superioridad. ROLESROLES
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Colaboración VS CompetenciaColaboración VS Competencia
Colaborar. Realización conjunta de un trabajo o tarea
Competencia. Rivalidad, oposición de quienes aspiran a conseguir lo mismo
• La mayor parte de las empresas fomentan la competencia .
• La colaboración es el camino para lograr resultados satisfactorios
• Cuando el clima es de competencia, solo unos cuantos ganan.
• La competencia es reflejo de equipos disfuncionales.
ColaborarColaborar
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Características que nos hacen competitivos Características que nos hacen competitivos
I. Prejuicios.II.Ego desarrolladoIII.Exageración de nuestras fortalezasIV.IndividualismoV.Ignorar las ideas brillantes (Inseguridad)VI.Rigidez en las ideasVII.Falta de reconocimiento de talentosVIII.Ganar es lo importante
ColaborarColaborar
Reconocer y Dominar estas características de personalidad, desarrollara la colaboración
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Signos que demuestran un equipo de trabajo disfuncional
1. Existen visiones de futuro diferentes e incompatibles entre sí
2. Algunos miembros no pueden describir la misión del equipo
3. Las reuniones son improductivas y largas4. Una pequeña minoría tiene una participación
mayoritaria5. Los desacuerdos se discuten en privado6. Las decisiones son tomadas por unos pocos 7. Hay falta de transparencia y confianza8. Existe confusión en cuanto a las funciones y
tareas9. Existe un exceso de personas con los mismos
recursos y/o carencias10.No hay auto-evaluación periódica de
funcionamiento
“Si tu no piensas como yo, tu estas equivocado”
Equipos disfuncionalesEquipos disfuncionales
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Etapas de desarrollo de los equipo de trabajoEtapas de desarrollo de los equipo de trabajo
ETAPA CARACTERISTICAS
PRE- EQUIPO Reconocer la necesidad del cambioDudas con respecto al éxitoInseguridad de cual será el rol a desempeñarSe están definiendo valores organizacionalesRediseño de los procesos Reconfiguración de rolesMas apego a roles de carácter personal
NUEVO EQUIPO
Se transfieren responsabilidades programadas con orden y calendarizaciónTareas sin barreras departamentalesEstablecimiento metas apegadas a misión, visión y valoresActitudes de trabajo en equipoEnfoque mas en necesidades del equipoMayor información para compartir con el equipo
EtapasEtapas
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ETAPA CARACTERISTICAS
EQUIPO MADURO Inversión de gran cantidad de tiempo en mejoras.Manejo de responsabilidades en forma exitosaSe asumen responsabilidades mas especializadasSe asumen responsabilidades y cooperación para lograr el objetivo común.
ETAPASETAPAS
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Posibles Disfunciones del trabajo en equipo
Toma de decisiones prematuras
Dominio personal
Formas contrarias
Consumo de tiempo para toma de decisiones
Dominio minoría
Responsabilidad ambigua
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Trabajo en equipo: cuando los integrantes de un equipo conocen los objetivos, contribuyen responsable y
entusiastamente a las tareas y se apoyan entre sí.
4 elementos: Un entorno de apoyo Coincidencia entre habilidades y requerimiento
de roles Metas supremas Retribuciones a los equipos (no necesariamente
económicas)
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Ciclo de vida de un equipo
Formación
Ajuste
Equilibrio
Desempeño
Desintegración
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Etapas usuales de la consolidación de equipos
Identificación de un problema
Recolección de datos relevantes
Retroalimentación y confrontación de datos
Experiencia de resolución de problemas
Aplicación al trabajo y seguimiento
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Comparación de roles de supervisión
Estructura tradicional
• Figura de autoridad• Experto• Maestro• Solucionador de
problemas• Coordinador
Estructura de equipos autodirigidos
• Entrenador y asesor• Dirigente y alentador• Asignador de recursos• Administrador de
enlace• Facilitador
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NEGOCIACIONNEGOCIACION
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Esquema de una negociación
Posición (lo que digo que quiero)
Interés (lo que realmente quieroy no estoy dispuesto a resignar)
Opciones (todas las ideas que se nos ocurren)
Estándarobjetivo
(por ej.: niveles de salarios del mercado)
Alternativa (fuera de la mesa de negociaciones)
Propuesta
Acuerdo No acuerdo