Herramientas de organizaciónEmpezamos un nuevo  tema, uno de  los más  largos y variados del curso, pero que  también va a ser de  los más útiles. A  lo  largo de este  temaaprenderemos muchas herramientas nuevas.

Son aplicaciones que tienen como finalidad facilitarnos la organización del trabajo, tanto individual como en equipo.

Veremos una aplicación que nos permitirá gestionar las tareas de un proyecto, otra que nos permitirá saber qué días tienen disponibles el resto delas personas del equipo para hacer reuniones, otra que nos ayudará a gestionar nuestros calendarios, ...

Como son herramientas bastante diferentes las iremos presentando una a una conforme avancemos. Como siempre, te mostraremos cada una deellas paso a paso, para que después puedas trabajar más detenidamente con ellas. De momento sólo nos quedamos con los aspectos generales yel uso básico, pero si ves que hay alguna que te interesa especialmente, te invitamos a que la explores en profundidad.

 

¿Estás listo? ¡Vamos allá!. 

ObjetivosNuestro objetivo en este tema es aprender a utilizar las herramientas Trello, Evernote, Doodle, Google Calendar y Google Task:

Saber para qué sirve cada una.Acceder a ellas y hacer algunas de las operaciones básicas que ofrecen.

Gestión de grupos de trabajo ­ TrelloComenzamos conociendo Trello, una herramienta que nos permitirá gestionar las tareas de varios proyectos, saber qué miembro del equipoestá haciendo cada una de ellas y el avance general del proyecto. De momento sólo está en inglés, pero veréis que es bastante sencilla.

 

Trello nos permite:

Crear tablones con todas las tareas pendientes.Organizar las tareas en diferentes listas (por ejemplo: "Tareas pendientes", "Tareas en ejecución", "Ideas de mejora", ...). Podemos moverlas tareas de una lista a otra rápidamente.Compartir los tablones con otros usuarios para consultar el avance de cada proyecto.Definir en cada tarea una fecha límite y una persona encargada.Notificar a todas las personas afectadas por una tarea cada vez que haya un cambio importante.... y muchas cosas más

Como ves, es una herramienta muy completa, y que nos ofrece muchas posibilidades, todas destinadas a mejorar la comunicación del equipo detrabajo y organizar las tareas.

 

Esta  herramienta  nos  servirá  tanto  para  proyectos  en  los  que  solo  trabajemos  nosotros,  a  modo  de  lista  de  tareas  pendientes,  como  en  losproyectos en equipo.

Vamos a conocerla paso a paso.

 

Sistema de trabajo: tablones, cartas, ...

Vamos a empezar conociendo un poco mejor cómo organiza los proyectos Trello.

Organizaciones (organization): podemos agrupar todos nuestros proyectos dentro de varias organizaciones para tenerlos más ordenados.Por  ejemplo  podemos  tener  una  organización  que  sea  "Departamento  de  contabilidad",  otra  que  sea  "Grupo  de  trabajo  de  apoyo  a  lalactancia", otra que sea "Mis cosas", otra que sea "Asociación de padres del cole", ... Podemos crear tantas organizaciones como queramosde  forma que  tengamos más organizados  los proyectos dentro de ellas. En cada organización podemos  incluir a otros usuarios para quevean todos los tableros de la misma.Tableros  (board):  podemos  hacer  corresponder  cada  uno  de  nuestros  proyectos  con  un  tablero.  Dentro  de  cada  uno  de  estos  tablerosiremos dando de alta diferentes tarjetas con las tareas a realizar. Tarjetas (card):  las tarjetas representan cada tarea o grupo de tareas. A cada una de ellas pueden asignarse a una o varias personas,  lepodemos fijar un plazo límite, le podemos incluir una lista de sub­tareas que la componen, ...

 

Acceso:

Entramos desde https://trello.com/ 

Allí necesitaremos sacarnos una cuenta, desde la opción "Sign up" y proporcionando nuestro email, nombre y contraseña. Cuando ya tengamoscuenta el resto de veces accederemos desde la opción de "log in":

Una vez que entramos ya podemos ver nuestro listado de organizaciones y de tableros. Al principio estará vacía, pero ¡ya la iremos llenando!.

 

Configuración de nuestro perfil:

Una vez que accedemos a Trello podemos personalizar nuestro perfil, poniendo nuestra fotografía y preferencias. Para ello vamos al menú superiorderecho, hacemos clic sobre nuestro nombre y seleccionamos "Profile":

Una vez que entramos en nuestro perfil pulsamos el botón "Edit profile" para editar nuestro perfil.

Podemos poner una fotografía nuestra, especificar nuestro nombre, nuestras iniciales y unas líneas sobre nosotros ("Bio"). Una vez que lo tenemosguardamos ("Save").

 

 

Primer paso: creación de las organizacionesEn primer lugar vamos a crear cada uno las organizaciones que vayamos a utilizar.

Por ejemplo, puedes crear una que se llame con el nombre de tu departamento, otra que se llame "Personal" para tus cosas, y otra que se llame"Cursos" para hacer el seguimiento de los cursos en los que te apuntes.

Para crear una nueva organización vamos arriba a la derecha y pulsamos sobre el botón "+", seleccionando "Create Personal Organization"

Introducimos el nombre y la descripción:

Puedes repetir este proceso para crear las organizaciones que necesites.

 

Segundo paso: creación de nuestros tablerosDentro de cada una de las organizaciones podemos crear tantos tableros como queramos. Normalmente cada uno de estos tableros se suele hacercorresponder con un proyecto.

Vamos a crear por ejemplo, dentro de la organización de "Mis cursos" un tablero que sea "Curso de herramientas en la nube", para gestionar lastareas y deberes de este curso.

Para ello volvemos al menú de la parte superior derecha "+" y seleccionamos "Create Board":

Escribo el título del proyecto y le indico dentro de qué organización quiero que aparezca. Una vez que lo tenga pulso "Create" para crearlo.

Verás que van apareciendo todos tus tablones en su lugar. Siempre que quieras volver a la pantalla de inicio puedes pulsar el icono de Trello queaparece en la barra superior, y vendrás a la pantalla donde se muestran todos los tablones:

 

Paso 3: Personalización de nuestro tablero y creación de listasAhora que ya tenemos nuestro tablero, podemos entrar dentro para definir las tareas. 

Podemos crear varias listas de tareas. Por ejemplo:

Tareas pendientesTareas en ejecuciónTareas terminadasIdeas de desarrollo para el futuro...

Piensa en cómo sería  la  forma  ideal de ordenar  tus  tareas. Gracias a esta aplicación podrás definir  tareas e  ir moviéndolas de una  lista a otradependiendo del estado en el que se encuentren.

Veremos como definir estas listas más adelante. 

 

Paso 4: Definición de tareas en tarjetas

Por último, puedes ir dando de alta cada una de las tarjetas con tareas.

En el siguiente vídeo puedes ver cómo hacer estos dos últimos pasos:

Enlace al vídeo: https://www.youtube.com/watch?list=UUKVOjjqOiZ3KOrk9wO7NPyg&v=rPRcCOqb4XI 

 

Notas ­ EvernoteAhora vamos a conocer una aplicación muy completa que nos permitirá crear notas en  la nube, compartirlas con otros, gestionar  listados, crearrecordatorios ...

Evernote nos permite:

Crear notasAsignar a esas notas cualquier tipo de adjuntoCompartir las notas con otros usuariosPublicar notasBuscar rápidamente cualquier nota

 

Aunque es cierto que su objetivo principal es muy sencillo (tomar anotaciones), veremos que nos ofrece muchas opciones muy interesantes.

Aunque vamos a aprender a utilizar la versión web, esta aplicación dispone también de un programa para PC y de una aplicación para teléfonosmóviles. Ambas nos permiten acceder más  rápidamente a nuestras notas y añadir nuevas notas de  forma más sencilla. La aplicación móvil esespecialmente interesante ya que nos permite crear notas a partir de fotografías o notas de voz, o añadir ubicaciones, ... También dispone de unplugin para el navegador, que nos permite crear y gestionar notas con direcciones de Internet y pantallazos. Al final del apartado te propondremostodos los enlaces.

 

¿Para qué podemos utilizar Evernote?

Hay tantos usos de Evernote como usuarios. Y es que cada persona tenemos unas necesidades diferentes. Piensa en todas aquellas cosas quehasta ahora ibas apuntando en post­it o en libretas.

Por ejemplo, podemos anotar:

La lista de la compraUn recado que tenemos que hacerLa dirección de un lugar al que tenemos que irUna idea que se nos ha ocurrido y no queremos que se nos olvideUn acta de una reuniónUn listado de tareas pendientesUn enlace a una página webEl nombre de un libro que nos han recomendado leerUn fichero pdf, de audio, una foto, un enlace, ......

Seguro que ya se te han ocurrido muchas más cosas que quieras anotar.

 

Acceso:

Accederemos desde https://evernote.com/intl/es/ y sacaremos nuestra cuenta desde la sección "Regístrate ahora".

Para terminar el registro deberemos confirmar nuestra dirección de email a través de un correo que nos enviarán.

 

Organización de notas:

 Antes de empezar vamos a ver cómo organiza Evernote nuestras notas.

Libretas: Podemos clasificar nuestras notas en diferentes  libretas. Cada  libreta sería una categoría principal. Por ejemplo, podemos hacer unalibreta que sea "Trabajo", otra que sea "Personal", ... o todas las libretas que quieras. Cada nota pertenecerá a una libreta.

Etiquetas: Las etiquetas nos permiten clasificar de forma más amplia cualquier nota. Cada vez que creemos una nota podremos asignarle variasetiquetas que definan el  contenido de  la misma. Por ejemplo,  si  creamos una nota para guardar  la dirección donde debemos  ir en  la siguientereunión podemos añadirle las etiquetas "dirección", "reunión", "oficinas centrales"...

Normalmente tendremos unas pocas libretas y muchas etiquetas.

Ambas opciones, tanto las libretas como las etiquetas, nos ayudarán a tener las notas clasificadas y encontrarlas fácilmente.

 

Ejercicio paso a pasoVamos a ir paso a paso haciendo las funciones más interesantes para gestionar nuestras notas.

Comienza sacando tu cuenta y accediendo a ella y ¡vamos allá!.

 

Paso 1) Definir nuestras libretas

Como ya hemos dicho, Evernote nos permite clasificar nuestras notas en carpetas. Piensa en qué tipo de notas sueles hacer, y crea varias libretas.

Para crear una  libreta vamos al menú de  la  izquierda y hacemos clic  la sección "Libretas".  (Tal vez  te salga con el nombre completo, o sino  tesaldrá el mismo icono que aparece en la imagen para esa sección).

Podemos crear una nueva libreta desde el icono que aparece arriba. Al pulsar sobre él nos pedirá que escribamos el nombre que queremos dar anuestra libreta.

Podemos crear tantas libretas como necesitemos, para almacenar nuestras notas ordenadas por libretas: trabajo, proyecto, ...

Una vez que  la  libreta esté guardada, puedes hacer  clic  en  la  flechita que aparece al  lado para  renombrarla o editarla,  clasificarla en una pila(categoría principal), ...

 

 

Paso 2) Crear una nota

 Ahora que ya tenemos nuestras libretas, vamos a crear una nota. En el menú lateral el botón de "Nueva nota".

En primer lugar escribimos el título y la descripción.

Después, nos fijamos en el resto de opciones:

1) Escogemos la libreta donde queremos guardar esa nota. Cada nota puede pertenecer a una sola libreta.

2) Escribimos varias etiquetas que definan el contenido de la nota. Podemos escribir tantas etiquetas como queramos, para poder encontrar luegomás fácilmente todas las notas relacionadas que compartan etiquetas. Haz clic en el símbolo "+" para agregar una nueva etiqueta. Las etiquetasserán palabras clave que nos ayudarán a identificar rápidamente la nota y a buscar notas relacionadas.

3) Puedes publicar tu nota, enviarla por email, compartirla en redes sociales, ... desde el botón de "Compartir".

4) Puedes establecer recordatorios (para que te avise un día concreto de un acontecimiento relacionado con esta nota: plazos, fechas de eventos,...).

5) Para cambiar el formato de la letra simplemente debes seleccionar el texto con el ratón y verás que aparece el editor de formato

Una  vez  que  la  guardes  verás  que  se  queda  archivada  dentro  de  la  libreta  correspondiente  (en  el menú  del  lateral  de  la  izquierda  tienes  laslibretas):

 

Paso 3) Compartir libretas

Puedes compartir libretas enteras con otros usuarios de Evernote, de modo que solo ellos y tu tendréis acceso a todas las notas que se guarden enesa libreta. Es una buena forma de que todo el equipo de trabajo tenga siempre a mano la información de un proyecto.

IMPORTANTE: para poder hacer esto necesitamos que las personas con las que compartamos nuestra nota sean también usuarios de Evernote.

Para compartir una libreta entra dentro de la misma, y, al acceder a ella verás que en la parte superior aparece el botón de "Compartir"

Aparecerán dos opciones que debemos diferenciar:

Compartir: compartimos de forma privada con otros usuarios de Evernote. En este caso nadie más podrá acceder a esta nota.Publicar: publicamos esta nota para que cualquier persona que consiga ese enlace pueda acceder a nuestra nota.

En este caso vamos a seleccionar "Compartir" para compartir de forma privada, aunque ya sabemos dónde está la otra opción si un día queremospublicar nuestra libreta.

Escribimos  las direcciones de email de  las personas con  las que  lo queremos compartir  y el mensaje que enviará el  sistema a su email. Ellospodrán ver la nota accediendo desde la cuenta de Evernote ligada a esa dirección de correo electrónico.

 

Paso 4) Buscar notas

Por último, y una de las opciones más interesantes si tenemos muchas notas, está el buscador. Lo tenemos en el menú lateral y escribiendo en élcualquiera de las palabras que aparece en una nota nos ayudará a localizarla rápidamente.

Escribiremos el texto y pulsaremos la tecla "Enter"

Paso 5) Work chat ­ notas compartidasCuando otra persona comparte una nota con nosotros la encontraremos en el Work Chat. Allí veremos todo lo que otros usuarios han compartidocon nosotros, y podremos enviarles nuevas notas como contestación.

 

Aplicaciones para EvernoteHasta ahora hemos estado viendo el funcionamiento de la versión web de Evernote. Sin embargo, la gran ventaja que ofrece esta herramienta enla  nube  son  sus  aplicaciones,  ya  que  están muy  bien  pensadas  para  facilitarnos  el  acceso  a  toda  la  información  que  queramos  organizar  conEvernote.

 

Aplicaciones para móviles y tablets:

Evernote cuenta con aplicaciones que podemos instalar en nuestros teléfonos móviles y tablets.

Estas  aplicaciones  nos  permiten  guardar  de  forma  rápida  notas  de  voz,  crear  notas  a  partir  de  una  fotografía,  etc. De  este modo  resulta muycómodo almacenar cualquier tipo de nota independientemente de su naturaleza.

Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.evernote&hl=es

iPhone, iPad: https://itunes.apple.com/es/app/evernote/id281796108?mt=8 

 

Plugins para navegador:

También  tenemos  un  plugin  especial  que  podemos  instalar  en  el  navegador  web.  Este  plugin  es  especialmente  útil  si  solemos  tomar  notasrelacionadas con enlaces o páginas web. Nos permite crear una nota con un enlace o con un pantallazo.

Está disponible para Internet Explorer, Firefox, Chrome, Opera y Safari, y lo podemos descargar desde https://evernote.com/intl/es/webclipper/ 

 

Programa:

También cuenta con un programa para nuestro PC, desde el que podemos acceder a cualquier nota. Este programa nos permite sincronizar ennuestro ordenador nuestras notas y así poder acceder a ellas también cuando no tengamos conexión a Internet.

Lo podemos encontrar en https://evernote.com/intl/es/evernote/ 

Planificación de reuniones ­ DoodleSeguro  que  te  ha  pasado  alguna  vez:  tenéis  que  quedar  para  hacer  una  reunión  y  no  hay  manera  de  conseguir  encajar  los  días  que  cadaparticipante tiene libre.

Para facilitar esta tarea vamos a aprender a utilizar una herramienta extremadamente sencilla, que va a permitirnos crear un cuadrante con los díasposibles y enviarles a los participantes el enlace para que cada uno anote los días que tiene libre.

Esta herramienta se llama Doodle y para utilizarla no necesitamos ni siquiera registrarnos. Podemos entrar desde http://doodle.com/es/ 

 

Con Doodle podremos:

Crear una encuesta.Proponer una serie de días en los que se podría celebrar la reunión o evento.Enviar un email a los participantes para que indiquen cuáles de esos días están disponibles.Consultar los resultados de la encuesta para escoger el día que más asistentes puedan acudir.

Estas encuestas no están protegidas por contraseña, y cualquier persona que consiga el enlace podrá acceder a verlas o a participar.

Por ello se recomienda no escribir información confidencial en la descripción del evento, y participar sólo escribiendo nuestro nombre ocon nuestras iniciales, ...

Registro:Para utilizar esta herramienta no necesitamos registrarnos. Aun así, si la vamos a utilizar a menudo sí que es recomendable registrarse, ya queel registro gratuito nos ofrece un par de funciones interesantes: ver todos nuestros calendarios de golpe y ver quiénes de los invitados a un eventohan contestado ya y quién todavía no.

Además, al  igual que otras aplicaciones, tiene también unas funcionalidades gratuitas (que las vamos a ver en este curso) y otras más de pago.Entre las de pago se encuentran por ejemplo poder personalizar el aspecto de los calendarios, tener un subdominio propio, eliminar la publicidad...

De momento, la versión gratuita nos ofrece todas las posibilidades que queremos. Eso sí, aunque no es obligatorio, vamos a darnos de alta en elregistro para así poder consultar todos nuestros eventos y poder aprovechar la opción de ver quién ha contestado.

 

Nos damos de alta (opcional):

Para registrarnos podemos utilizar nuestra cuenta de Facebook o de Google. Para darnos de alta pulsamos sobre la opción "Crear una cuenta" quehay arriba a la derecha:

 Y seleccionamos si queremos darnos de alta a través de nuestra cuenta de Facebook, de Google o proporcionando nuestro email:

Si escogemos a través de la cuenta de Google o Facebook, tendremos que aceptar los permisos que nos aparecen en la siguiente pantalla. Si lo

hacemos a través del correo electrónico tendremos que proporcionar una contraseña.

 

Crear un evento: Para crear un nuevo evento, vamos a la página de inicio y seleccionamos "Planifique un evento".

Como ya hemos dicho, puedes registrarte para crear eventos y tener acceso a alguna función extra, pero no es necesario.

Empezamos a definir el evento escribiendo el título y la descripción. En la parte de más abajo aparecerá nuestro nombre y dirección. Este nombreserá el que aparezca en las invitaciones que recibirán el resto de personas para participar.

En las dos pantallas siguientes debemos definir los posibles días y horas para celebrar el evento.

Selecciona desde el calendario haciendo clic en los días posibles y verás que aparecen en el lateral.

Una vez definidos los días, tenemos que seleccionar las horas en las que podría comenzar el evento.

Si todos los días tienen el mismo horario puedes escribir sólo en la primera fila y seleccionar "Copiar y pegar primera fila" para que todos los díastengan el mismo horario.

Si ya queremos terminar pulsaremos "siguiente", o si queremos ver más opciones avanzadas seleccionaremos "Settings".

Por último, tenemos que compartir la encuesta con los demás participantes. Para ello podemos:

Escribir las direcciones de los destinatarios y escribir el mensaje directamente.Copiar la dirección de la encuesta y enviarla nosotros por otros medios.

Ya tenemos nuestra encuesta creada.

Participar y ver los resultados:Cada vez que nos llegue una encuesta de Doodle para participar (o que tengamos una creada por nosotros mismos), simplemente tenemos queescribir nuestro nombre en la etiqueta y seleccionar los días y las horas en las que podemos haciendo clic en la casilla correspondiente. Cuandohayamos terminado pulsamos "Guardar".

Iremos viendo en la encuesta los resultados y qué días y horas pueden cada una de las personas.

Hay dos tipos de encuestas: en unas permitimos a la misma persona contestar tantas veces como necesite. El otro modo permite contestarsólo una vez por cada invitación que enviemos.

Gestión de tareas ­ Google TaskEn el tema de comunicación aprendimos a utilizar Gmail. Ahora en este tema vamos a profundizar en dos de las funcionalidades que no habíamosvisto entonces. La primera de ellas se llama Google Task y nos permite llevar control de un listado de tareas. Además, veremos que se puedenintegrar con Google Calendar, por lo que cerraremos el círculo teniendo todas nuestras aplicaciones conectadas entre sí.

 

Google Task nos permitirá:

Crear listas de tareas pendientes.Asignar fechas límite a nuestras tareas y verlas desde nuestro calendario.Ir tachando las tareas que ya hemos hecho.Enviar tareas por correo electrónico.

 

Antes ya hemos visto otra aplicación mucho más completa que esta para las tareas: Trello. Ésta sin embargo es muchísimo más sencilla (y máslimitada). Depende de cuáles sean nuestras necesidades en cada momento podemos optar por usar la potente Trello o la sencilla Google Task:

Para gestionar proyectos con muchas tareas, incluso en las que pueden participar varias personas, usaremos Trello.Para pequeñas  listas de  tareas muy sencillas, con un número muy  limitado de  tareas y poca  información adjunta de cada una, usaremosGoogle Task

 

Acceso:

Google Task se integra dentro de Gmail. 

Para acceder entraremos en nuestra cuenta de Gmail https://mail.google.com 

Verás que puedes acceder a  las  tareas haciendo clic sobre el menú de  la  izquierda. Hacemos clic sobre donde pone Gmail, y se desplegará elmenú con varias opciones, de las que seleccionamos "Tareas":

 

Tareas

Una vez que hemos seleccionado "Tareas" verás que se abre una ventana en la zona inferior derecha de la pantalla. Allí tenemos nuestras tareas.

Como verás es una aplicación muy sencilla, en la que simplemente anotamos nuestras tareas y las vamos tachando conforme las terminamos.

 

Varias de las funcionalidades son:

Podemos  crear  varias  listas  de  tareas  diferentes:  "Trabajo",  "Casa",  "Proyecto  de  ...",  "Cosas  a  comprar",  ...,  desde  la  opción  "Listas  detareas".Haciendo clic encima de la flechita que aparece a la derecha de cada tarea cuando ponemos el ratón encima de ella podemos definir unafecha  límite  para  esa  tarea.  Dentro  de  la  aplicación Google  Calendar  que  vemos  en  este mismo  tema  nos  aparecerá  un  calendario  de"tareas" con las fechas límite que hayamos marcado desde esta aplicación.Haciendo clic sobre el cuadradito de cada tarea veremos como la tarea aparecerá tachada.Podemos pinchar y arrastrar cualquier tarea para ordenarlas como nosotros queramos (clic en la zona de la izquierda de la tarea y sin soltarel botón del ratón la arrastramos hacia arriba o hacia abajo para cambiar su posición).

 

Como ves son listados muy sencillos, con apenas unas pocas opciones, pero que nos permiten llevar la cuenta de listas de tareas sencillas.

Si  queremos  acceder  a  estas  listas  desde  el móvil,  podemos  hacerlo  poniendo  en  el  navegador  del móvil  la  dirección  http://gmail.com/tasks  .Accediendo allí desde un dispositivo móvil veremos la aplicación adaptada para su uso desde teléfonos móviles.

Calendario de citas ­ Google CalendarAhora vamos a aprender una herramienta que nos permite gestionar nuestra agenda y nuestros calendarios: vamos a conocer Google Calendar.

Esta herramienta tiene forma de agenda, en la que podemos apuntar nuestras citas. Pero además nos ofrece mucho más:

Podemos crear varios calendarios diferentes.Podemos compartir citas o calendarios completos con otros usuarios.Podemos publicar un calendario en Internet.Podemos sincronizar estos calendarios con nuestro teléfono móvil.Podemos crear alertas, para que nos envíe una notificación o un email con antelación.

 

¿Para qué podemos utilizar Google Calendar?

 Vamos a ver varios ejemplos de uso:

Podemos utilizarlo a modo de agenda, anotando todas nuestras citas. Al ser una aplicación en la nube tendremos acceso desde cualquierade nuestros dispositivos, estando siempre disponible en el trabajo, en casa,...Podemos utilizarlo para coordinar mejor nuestros grupos de trabajo, definiendo en un calendario compartido todos los plazos definidos, demodo que todo el equipo tenga acceso a consultar esta información.Podemos  crear  un  calendario  de  trabajo  en  el  que  accedan  también  nuestros  compañeros,  para  que  así  sepan  en  todo momento  quéreuniones tenemos programadas y qué días son.Podemos utilizarlo para crear un calendario con las próximas actividades que hagamos destinadas al público general, y publicarlo en nuestrapágina web.Podemos crear un calendario que sirva para reservar una sala u otro recurso compartido, de modo que quien necesite usarlo pueda anotar eldía y la hora en el que lo va a utilizar y todos los demás puedan ver cuándo está ocupado y cuándo libre.

Como veis, las aplicaciones pueden ser muchas. Piensa qué aplicaciones puedes darle tu a esta herramienta...

 

 

Empezamos a trabajar con Google Calendar, vamos a ir paso a paso recorriendo las funcionalidades que nos ofrece.

 

Acceso:

Accedemos desde https://www.google.com/calendar/ a través de nuestra cuenta de Google (Gmail o similar).

Una vez que entres verás que aparece un calendario semanal. Antes de empezar a personalizarlos, echamos una ojeada a las opciones generales:

Menú lateral izquierdo: Botón "Crear", que nos permitirá crear nuevos eventos (lo vemos más adelante)."Minicalendario": Calendario del mes actual, que nos permitirá ir a una semana concreta haciendo clic sobre cualquiera de los días ocambiar de forma sencilla de mes o de año."Mis calendarios", que mostrará todos mis calendarios personales.Otros calendarios, desde donde podremos importar calendarios de otras personas.

Menú superior:Buscador: Escribiendo en el buscador el nombre de un evento podremos acceder a él rápidamente.Botón "Hoy": Nos permitirá regresar al calendario de esta semana o este mes.Flechas < >: Nos ayudan a ver los meses o semanas anteriores o posteriores.

Menú superior derecho: Día, semana, mes, 4 días, agenda: pulsando cada uno de estos botones podemos acceder a la visualización del mes entero, sólo deun día, sólo de las citas, ... Pulsa cada uno de ellos para ver cómo el calendario se muestra en cada uno.Más: nos permite imprimir o actualizar el mapa actual.Configuración: desde la zona de configuración podrás definir las opciones personalizadas.

 

Ahora que ya hemos echado un vistazo general ¡vamos a empezar a trabajar!.

  

 

Ejercicio paso a pasoTe recomendamos que abras tu calendario en una pestaña y los apuntes en otra, porque vamos a ir paso a paso creando nuestros calendarios ycitas.

Durante este ejercicio vamos a ir haciendo cada una de las operaciones básicas con calendarios. Te iremos contando a la vez a modo de ejemplocómo organiza nuestro protagonista Carlos sus calendarios, para que puedas hacerte una idea general del uso que puedes darle a esta aplicación.Puedes personalizar tus propios calendarios y organizarlos como a ti más te guste.

 

Paso 1) creamos un calendario nuevo.

En este primer paso vamos a crear un nuevo calendario. 

Cada uno de los calendarios nos permiten incorporar diferentes citas. Conviene disponer de diferentes calendarios para guardar las citas quetengan  distinta  naturaleza,  ya  que  como  veremos  podemos  seleccionar  ciertas  opciones  específicas  para  cada  calendario  (mostrar/ocultar,avisos, compartir con otros, ...).

Por ejemplo, estos son los calendarios que tiene nuestro protagonista Carlos:

Trabajo: este calendario le sirve a Carlos a modo de agenda de trabajo. En él va definiendo cada día qué tareas tiene pendientes.Grupo de trabajo del proyecto "Águila": Carlos pertenece a un grupo de trabajo junto con varios de sus compañeros. Tienen entre todos uncalendario compartido en donde anotan las fechas límite de los plazos de presentación, las fechas de las próximas reuniones, etc.Casa: éste es un calendario compartido entre Carlos y su mujer. En él anotan todas las citas que afectan a su familia: visitas al pediatra consu hijo, fiestas a las que están invitados, compromisos ... De este modo los dos saben en todo momento cuándo tienen el día ocupado.Cumpleaños: en este calendario Carlos anota todos los cumpleaños de su familia y amigos. ¡No se le olvida ni uno!.Sala multiusos de la ludoteca de su pueblo: Carlos es el encargado de gestionar la ludoteca del pueblo. Esa sala está a disposición de todoslos vecinos, pero hay veces que varios grupos diferentes quieren utilizarla. Por eso ha creado un calendario público, en el que  todos  losvecinos del pueblo pueden consultar qué días está ocupada la sala multiusos.

¿Ya has pensado qué calendarios necesitas tu?. Vamos a crearlos.

Ve al menú de la izquierdaHaz clic sobre la flecha que aparace al lado de "Mis calendarios". 

Selecciona "Crear calendario"Completa la información general del calendario

En la parte inferior verás que te ofrece las opciones de hacerlo público, o de compartirlo con otros usuarios. Si quieres compartir el calendario conotros usuarios (que deben tener una cuenta de Google), simplemente escribe su email y envía la invitación ("Añadir persona").

Esta opción de compartir un calendario con otra persona es muy interesante, ya que podemos consultarlos y ver en tiempo real todos los eventosque tanto nosotros como las otras personas han añadido en el calendario. 

 Una  vez  que  hayas  creado  varios  calendarios,  puedes  ir  al menú  lateral,  en  la  opción  de  "Mis  calendarios"  y  haciendo  clic  en  la  flechita  queaparece al lado de cada uno de ellos escoger las opciones que desees:

En ese menú de edición de un calendario hay una opción que no habíamos visto: la de mostrar/ocultar un calendario. Cuando tengamos nuestroseventos en calendarios independientes podremos ver sólo uno de ellos, o ver varios a la vez, ...

Paso 2) Creamos un evento

Ahora que ya tenemos nuestros calendarios, vamos a crear un evento. ¿Ya has pensado cuál vas a crear?

Puedes hacerlo indistintamente de dos formas:

Método rápido: si no necesitas definir más que los parámetros básicos, puedes hacer clic encima de cualquier día del calendario. Al hacerclic  se abrirá una burbuja para que escribas el nombre del evento y  selecciones el  calendario en el que quieres guardarlo. Pulsa  "Crearevento" para terminar, o, si quieres definir alguno de los parámetros avanzados, ve a "Editar evento".

Truco: si pones la hora delante del título, el evento se guardará a esa hora.

 

Método largo: Si quieres editar todas las opciones del evento puedes crearlo desde el botón rojo "Crear" que aparece arriba a la izquierda.En ese caso accedemos directamente a la ficha completa del evento en donde podemos editar todas las opciones.

 Escribimos el título del evento, la fecha y la hora. Si el evento dura todo el día podemos seleccionar "Todo el día" en lugar de indicar una hora. Sies un evento que se repite todos los meses o todos los años (un cumpleaños, ...), seleccionamos "Repetir" y escogemos el tipo de repetición.

 Podemos indicar si queremos el lugar de celebración. Si escribimos en ese campo una dirección que sea capaz de reconocer, nos podrá mostrarel mapa y alguna opción avanzada más (por ejemplo, si utilizamos el servicio de Google Now en nuestro móvil nos avisará a la hora que tenemosque salir para que nos de tiempo a llegar).

Seleccionamos también el calendario en el que queremos que nos lo guarde y el color en el que queremos que se vea.

  Podemos  añadir  tantos  recordatorios  como  queramos  pulsando  sobre  "Añadir  recordatorio"  y  seleccionando  el  tiempo  de  antelación.  Estosrecordatorios pueden ser:

Correo electrónicoVentana emergente: en este caso si estamos en el ordenador con nuestra cuenta abierta, nos aparecerá un aviso por pantalla. Sillevamos un teléfono con el calendario integrado nos aparecerá en el teléfono un aviso.

 Podemos crear tanto eventos públicos como privados (si es público cualquier persona lo podrá ver).

Una de  las opciones que nos ofrece el  calendario es mostrar a nuestros contactos cuándo estamos ocupados o disponibles. Si queremos quepuedan ver que estamos ocupados en ese momento, seleccionamos la opción de "Mostrar como" > "Ocupado"

 Por último, y en el lateral de la derecha, verás que aparece la opción de compartir este evento con otras personas. Para invitar a otras personasescribiremos su dirección de email.

Pulsamos "Crear evento" y se guardará.

 

Una vez creado, verás que el evento aparece en tu calendario. Si quieres modificarlo o consultarlo puedes hacer clic encima de él.

Paso 3) Importamos otros calendarios y eventosHasta ahora hemos estado viendo cómo podemos crear nuestros calendarios y nuestros eventos. Ahora vamos a ir un poco más allá y vamos aimportar otros calendarios públicos y otros eventos.

Podemos  importar  tanto  calendarios  completos  como  eventos  sueltos,  siempre  y  cuando  sean  públicos.  En  algunos  de  estos  casos  losimportaremos directamente y en otros se creará una copia del evento dentro de nuestro calendario.

Vamos a ver ejemplos muy concretos de eventos y calendarios, pero seguro que a partir de ahora, si  te  fijas bien, empiezas a encontrar más amenudo este tipo de calendarios publicados por Internet.

Calendarios generales:

Google  nos  ofrece  un  listado  de  calendarios  populares  que  podemos  incorporar  dentro  de  nuestra  agenda.  Los  encontraremos  en  el  lateralizquierdo de Google Calendar, en la sección "Otros calendarios". Pulsando sobre la flechita se abrirá un menú con la opción "Explorar calendariosinteresantes". La seleccionamos.

Puedes seleccionar el calendario que te interese. Fíjate que tienes en la parte superior varias pestañas con más calendarios. 

Puedes suscribirte a aquellos calendarios que te interesen para poder consultarlos desde tu agenda.

 

 

Calendarios y eventos de instituciones, organizaciones y otros:

Hay muchas organizaciones que ofrecen en sus páginas web eventos y calendarios para poder incorporarlos dentro de nuestro calendario. Vamosa ver un par de ejemplos:

Importar un evento concreto:

Entra en http://www.voleibolteruel.com/event/cai­voleibol­teruel­vp­madrid/ Verás que allí  tienen  la  información de un evento concreto, y que nosofrece  la opción de  importarlo en Google Calendar. Pulsando ese botón verás cómo nos  lleva a  la  ficha para  incorporar este evento dentro denuestro calendario.

Esta opción está disponible en muchas páginas web de eventos, y nos permite integrarlo rápidamente.

 

Importar todo un calendario

Otra  opción  es  importar  un  calendario  completo.  Hay muchas  instituciones  y  organizaciones  que  ofrecen  un  calendario  público  con  todos  loseventos.

Por ejemplo, puedes entrar en http://www.aupazaragoza.com/temporada/calendario_rz.php Allí verás que hay un calendario con todos los partidos.Si  quieres  importarlo  para  verlo  junto  con  tus  calendarios  debes  pinchar  sobre  el  botón  con  el  logo  de  Google  Calendar  que  hay  abajo  delcalendario a la derecha. 

En este ejemplo te ofrecerá importar varios calendarios, que podrás seleccionar para incorporar en tu agenda.

Paso 4) Hacer un calendario público y compartirloAhora que ya sabemos utilizar bien nuestros calendarios para uso personal, vamos a terminar nuestro ejercicio publicando un calendario. En estecaso queremos que cualquier persona que acceda pueda ver nuestro calendario (va a estar publicado en Internet, cualquier persona podrá verlo).Es decir, haremos lo mismo que han hecho los clubs deportivos del ejemplo anterior.

Pasos previos (que ya sabemos hacer):

1.  Crea el calendario que quieras compartir2.  Crea varios eventos en ese calendario

Ahora que ya  tenemos nuestro  calendario  listo,  vamos al menú del  lateral  izquierdo,  y hacemos clic  sobre  la  flechita del  nombre, marcando  laopción "Compartir este calendario":

En la pantalla seleccionamos "Calendario público" y guardamos, y después de seleccionarlo, nos iremos a la pestaña de "Detalles del calendario" 

Ahora que nuestro calendario ya es público, podemos escoger desde la sección de detalles cómo queremos compartirlo con otros:

Incrustar este calendario: si tienes una página web o un blog puedes copiar el código HTML que te ofrece y pegarlo en tu blog. De este modoaparecerá el calendario incrustado dentro de tu web.Dirección  del  calendario:  puedes  copiar  la  dirección  del  calendario  y  enviarla  a  las  personas  con  las  que  lo  quieras  compartir.  Para  ellopuedes hacer clic sobre los botones HTML, ICALC y XML de esta sección y copiar esas direcciones.

HTML: a través de esta dirección cualquier persona podrá ver en su navegador el calendario. Es  la opción más sencilla, ya que norequiere que los demás tengan servicios de agenda para poder verlo. Esta dirección la puedes compartir en redes sociales, por email,... iCalc: a  través de este enlace ofrecemos  la posibilidad de  importar el calendario a otras personas que utilicen servicios de agendacompatibles con este formato (por ejemplo, Google Calendar).XML: otra opción más para las personas que utilicen agendas electrónicas y quieran importar el calendario en su agenda.

Integración con móviles y tablets

Si utilizas un móvil o tablet con Android verás que estos calendarios se habrán integrado de forma automática en los calendarios de tu dispositivo,ya  que  la  aplicación  de  Google  Calendar  viene  instalada  por  defecto  (https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar&hl=es ).

Si  tienes  un  dispositivo  con  iOS,  puedes  ver  las  instrucciones  para  utilizarlos  desde  aquí:  https://support.google.com/calendar/answer/151674?hl=es