Administración de Base de datos Cadenas López Luis Arturo

Herramientas para la gestión de bases de datos

Toma en cuenta tus necesidades

Para la mayoría de las organizaciones la información sobre sus simpatizantes es de vital importancia. Es crucial hacer un alto en el camino para analizar la importancia que tienen estos sistemas para tu organización y presupuestes correctamente. No debes olvidar que posiblemente habrá costos relacionados con la adecuación, capacitación, actualización y mantenimiento a lo largo de los años – y que estos costos pueden llegar a ser más altos para los sistemas de bajo costo inicial. No debemos asumir que los sistemas más baratos son mejores.

Antes de elegir una base de datos, piensa cómo planeas usar la información. Mientras más claro puedas definir cómo piensas utilizar la información de tus simpatizantes, es más probable que puedas elegir un buen sistema y usarlo de manera efectiva una vez que lo hayas adquirido. Tómate el tiempo para reflexionar acerca de:

¿Qué tipo de simpatizantes tiene tu organización? ¿A quién vas a dar seguimiento a través de este sistema? ¿Donantes, voluntarios, consejeros, aliados en la comunidad, proveedores, medios de comunicación, empresas simpatizantes? ¿Alguien más?

¿Qué información deseas conocer y mantener acerca de ellos? ¿Cómo son tus interacciones con ellos? ¿Qué información requieres para poder nutrir estas relaciones? Por ejemplo, las organizaciones que requieren reclutar patrocinadores empresariales para eventos requieren una base de datos a través de la cual puedan dar seguimiento a las actividades de cultivo de las relaciones. Esta información es muy distinta a la que se requiere para una campaña de solicitud de donativos a través del correo.

¿Qué tipo de reportes y otra información requieres? Piensa en la información que requerirás para enviar a donantes, elaborar reportes, enviar correspondencia y otros listados.

¿Es probable que tus necesidades cambien o se incrementen durante los próximos años? No hay nada peor para una organización que implementar algo que se convierta en un obstáculo en uno o dos años. Si se tienen planes de crecimiento, considera invertir en una base de datos más sofisticada para evitar pasar por el proceso de selección e integración nuevamente el próximo año.

¿Cómo se integrará el sistema con otras fuentes de información? ¿como lo son otras bases de datos, herramientas de correo electrónico o información obtenida a través de internet? Haz todo lo posible para evitar nuevos sistemas que no sean compatibles con los sistemas de información con los que ya cuenta la organización.

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Herramientas con las que ya cuentas

Sólo porque otras organizaciones tienen sistemas de información no significa que tu organización necesite uno. ¿Tu organización tiene necesidades sencillas que no se incrementarán con el tiempo? De ser así, puedes emplear las herramientas con las que ya cuentas de nuevas maneras.

Hojas de cálculo: Estos sistemas no tienen la capacidad para administrar miles de contactos o manejar requerimientos complejos, pero uno o más libros compartidos de Excel pueden funcionar bien para necesidades sencillas. Si se requiere compartir la hoja de cálculo con otras personas en otras ubicaciones, se puede usar Google Spreadsheet, la cual es en esencia, una versión gratuita de Excel en línea.

Programas para la administración de contactos: ¿Tu organización ya cuenta con una herramienta como Outlook que almacena información sobre sus contactos? Si es así, ¿se puede compartir con otros en tu oficina? No tomes la decisión de adquirir un paquete completo de nuevo software si tal vez lo que necesitas es un poco de planeación para crear una libreta de direcciones en Exchange.

Software para bases de datos: Si las necesidades de tu organización son sencillas y cuentan con un miembro del personal con conocimientos avanzados de Access o FileMaker Pro, la creación de una base sencilla y que cuente con funciones básicas puede ser una solución prudente. Sin embargo, debes analizar detenidamente si estás reinventando la rueda al crear funciones complejas que podrías comprar por menos dinero y si la persona con los conocimientos necesarios continuará en la organización a la vuelta de los años. Por otro lado, si la organización ya invirtió dinero y esfuerzo en una base de datos personalizada, no se debe concluir que se debe de gastar en otro sistema en lugar de actualizar dicha base.

Paquetes computacionales de bajo costo

Si estás buscando una base de datos sencilla que sea fácil de usar y su instalación no sea complicada, la mejor opción es un paquete computacional para manejar bases de datos. Estas herramientas han sido diseñadas para ser relativamente fáciles de usar por organizaciones que no necesariamente cuentan con conocimientos avanzados en tecnología y ofrecen apoyo a quienes lo requieran.

GiftWorks (www.missionresearch.com): Una base de datos tradicional, instalada localmente cuyo costo inicia en US$ 299 dólares por computadora. Su enfoque en la facilidad de uso hace que la herramienta se pueda empezar a utilizar al sacarla de la caja. El producto principal se enfoca a la administración de donativos y donantes, pero ofrecen un componente adicional para dar seguimiento a voluntarios por US$ 199 dólares más. Únicamente para Windows.

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eTapestry (www.etapestry.com): Una base de datos con muchas funciones en una plataforma en línea. Es gratuita para los primeros 500 contactos y tiene un costo de $35 dólares para manejar hasta 1000, pero su precio aumenta significativamente más allá de esta cantidad. Se enfoca principalmente a la administración de donantes, pero el usuario puede definir otros campos para administrar también otro tipo de simpatizantes. Este sistema es basado en la red.

DonorPerfect (www.donorperfect.com): DonorPerfect se enfoca a la administración de donantes, pero también cuenta con funciones para manejar miembros, voluntarios y otros contactos. El precio de este paquete va un poco más allá del rango que manejamos en este artículo acerca de programas de “bajo costo” pero la empresa también ofrece una versión en línea por un pago mensual razonable, lo que puede representar una buena opción para organizaciones que desean pagar “renta” por un sistema a través del tiempo en lugar de pagar una suma más alta para la adquisición de un sistema.

Salesforce.com (www.salesforce.com): Es un sistema sofisticado que se ofrece gratis a organizaciones con la designación 501(c)3 en los Estados Unidos para los primeros 10 usuarios. Este programa fue desarrollado inicialmente para la administración de las ventas en empresas, pero la compañía se ha comprometido con el sector no lucrativo y ahora una gran cantidad de organizaciones de la sociedad civil usan este sistema. Cuenta con una creciente serie de funciones que ofrecen la facilidad de dar seguimiento a donantes además de otros simpatizantes. Con capacitación, un usuario con experiencia y quizás algo de apoyo por parte de un consultor, puede adaptar el sistema a las necesidades de la organización. Salesforce cuenta con una arquitectura abierta que permite a sus clientes y otras personas construir, compartir y hasta vender módulos que son compatibles con sus funciones básicas de administración de datos.

Democracy in Action(www.democracyinaction.org): Es un sistema en línea con un costo de US$ 100 dólares al mes para administrar hasta 3,000 contactos y de US$ 200 por hasta 25,000 (el costo de instalación varía entre 100 y 200 dólares). Ofrece funciones básicas para la administración de simpatizantes que son compatibles con otras aplicaciones para envíos de correos electrónicos, donativos en línea y campañas de concientización. A diferencia de GiftWorks o eTapestry que ofrecen una solución en paquete, este programa es básicamente una serie de herramientas. Basado en la red.

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Bases de datos gratuitas para usuarios experimentados

Existe una amplia gama de aplicaciones gratuitas que fueron desarrolladas para ser usadas por organizaciones pequeñas. Generalmente, estas herramientas son menos refinadas que los paquetes descritos anteriormente. Las organizaciones deben dedicar más tiempo a su instalación, a aprender a usarlos y además de enfrentar otros retos relacionados a problemas técnicos o de uso de la interfaz. No se cuenta con soporte técnico por parte del proveedor pero existe una serie de comunidades de usuarios activas que pueden ayudar con los problemas. Asegúrate de que la organización cuenta con un plan de largo plazo que le permita tener un responsable de dar mantenimiento al sistema (y un plan alterno en caso de que esta persona llegue a faltar).

Estos sistemas son más flexibles que los paquetes computacionales descritos anteriormente. Alguien con los conocimientos técnicos adecuados puede expandirlos y personalizarlos de acuerdo a las necesidades de la organización.

A menos de que la organización cuente con personal experimentado en el diseño, instalación y personalización de bases de datos, se debe esperar pagar entre $500 y $3,000 dólares o más a un consultor o empresa para instalar herramientas como Metrix o CiviCRM.

Organizer’s Database(www.organizersdb.org): Una base de datos abierta y básica que es pequeña en tamaño pero trabaja bien en equipos no tan nuevos. Cuenta con funcionalidad para la administración de contactos y la nueva versión cuenta con mayores funciones para el seguimiento de los donantes. Las personas con conocimientos de Access pueden personalizar y expandir el programa. Existe documentación detallada y capacitación disponible. Sólo para Windows, aunque no requiere que se tenga instalado Microsoft Office.

Metrix(metrix.fcny.org): Metrix es una base de datos abierta enfocada a la administración de todas las “interacciones” entre la organización y sus simpatizantes. Está construida en un Servidor SQL de Microsoft con compatibilidad con Access. Está diseñada para ser expandida y personalizada por personas con amplia experiencia en Access. Tiene más funciones que Organizer’s Database por lo que toma más tiempo aprender a usarla. Únicamente Windows.

CiviCRM(www.civicrm.org): Es un programa libre para la administración de contactos con una sólida compatibilidad con sistemas para la administración de contenido como Drupal y Joomla. Esto significa que se pueden administrar usuarios de los sitios web y simpatizantes al mismo tiempo, lo cual sirve para la construcción de comunidades dentro de un programa de administración de contactos. Esta herramienta cuenta con el nivel y sofisticación necesaria en cuanto a funcionalidad para que muchas organizaciones lo usen tal cual pero es expandible por personas con conocimientos de PHP. La mayoría de las organizaciones requerirán de los servicios de un experto en sistemas para su instalación. De manera alterna, Civic Space On Demand ofrece a quienes no cuentan con experiencia en tecnología, una versión alterna hospedada, la cual permite acceso a CiviCRM, Drupal y más por un pago mensual de US$ 50 dólares.

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