HSE bajo la óptica de la contratación

Publicado en Abril 1, 2008 por Iván A. Pinzón

HSE, tres letras que paulatinamente han venido ganando identidad por sí solas para amalgamar la Salud Ocupacional, la Seguridad Industrial y el Medio Ambiente, como exigencias primordiales en la cultura empresarial.

El tema cobra mayor trascendencia no solo en los sectores petrolero, minero y petroquímico, caracterizados por procesos y operaciones de alto riesgo que pueden afectar negativamente a las personas, las instalaciones y el medio ambiente, sino también en otros sectores industriales que empiezan también a reconocer la importancia de optimizar la prevención y control de los factores de riesgo inherentes a sus industrias.

No pocas de estas compañías se caracterizan porque elevados porcentajes:

Del personal que trabaja en sus oficinas e instalaciones de campo, no son sus empleados directos.

De su presupuesto de compras y contratación, lo ejecutan a través de terceros. De los accidentes e incidentes en HSE, le ocurren a individuos que son sus

contratistas o proveedores.

Por estas razones, hacen ingentes esfuerzos en primera instancia, para fortalecer sus políticas en HSE, interiorizando estos principios de vida en sus empleados.

El reto complementario que enfrentan es asegurar que sus contratistas y proveedores den cumplimiento con el mismo grado de responsabilidad y eficiencia a las mismas exigencias en materia de HSE.

¿Cómo hacerlo? Es la pregunta. 

Evolución del desempeño en HSE

Hace dos lustros o más, en las etapas tempranas de investigación de mercados, se solicitaba ya información sobre el desempeño en HSE de los potenciales proponentes para la construcción de un obra o prestación de un servicio; la respuesta era incipiente en la medida en que no existían indicadores de origen exógeno al potencial proponente que acreditaran con un elevado nivel de certeza, su desempeño histórico en HSE. La información provenía básicamente de entidades gubernamentales.

Entidades certificadoras

A finales de los 90s las empresas petroleras de algunos países deciden exigir estándares mínimos de HSE a sus proponentes certificados por entidades externas con el fin de contar con información confiable de su gestión, permitiendo en etapas tempranas conocer su desempeño en esta materia

Administradoras de Riesgos Profesionales

Las Administradoras de Riesgos Profesionales (ARP) o el seguro social, responsables por prevenir, atender y proteger a los trabajadores de los efectos causados por accidentes y enfermedades que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan,  deben manejar estadísticas a nivel de:

Reservas de siniestros (accidentes de trabajo o enfermedad profesional) avisados.

Clasificación de riesgos dado por la naturaleza de la empresa:  Como son biológicos, por responsabilidad del empleador, debilidad en prevención, por severidad de acuerdo a la accidentalidad,

Programas de prevención los cuales ofrecen a las empresas.    Estas administradoras tienen directores integrales de servicios que hacen seguimiento a las empresas para determinar que cumplan las condiciones mínimas de seguridad y prevención laboral

Esta información es solicitada por Ministerios y entidades de control, por lo tanto se hace necesario que las las administradoras tengan información al respecto.

Precalificación en HSE

Se recomienda entonces, cuando se realizan investigaciones de preselección de potenciales proponentes, solicitar en esta etapa del proceso la certificación de una entidad externa calificada y a los potenciales proponentes  presentar los certificados de accidentes o enfermedades profesionales emitidos por su correspondiente Administradora de riesgos profesionales o el seguro social.La información obtenida en estas instancias, permite aceptar oportunamente, solo aquellas compañías que cumplen con unas condiciones mínimas predeterminadas en HSE, antes de iniciar procesos formales de contratación directa; fuente única o procesos competitivos, evitando tener que rechazar compañías en etapas más avanzadas del proceso, en las que descartar una propuesta significa una pérdida de tiempo, recursos, además de haber despertado una expectativa en un proveedor que no cumple con las exigencias esperadas de  desempeño.

Pautas en la solicitud y evaluación de propuestas

Como resultado de un proceso de preselección, una vez identificado un número razonable de compañías que están en capacidad de presentar propuestas  porque satisfacen unas exigencias mínimas, desde el punto de vista de experiencia y desempeño en materia técnica y de HSE, se recomienda en el desarrollo de procesos de selección de contratistas, solicitar propuestas independientes en el ámbito de HSE, técnico y comercial. La primera se debe plasmar en una presentación del sistema de gestión en HSE del potencial proponente.

Un camino sensato en la evaluación de propuestas es el siguiente:

Calificar en primera instancia las propuestas de HSE

A continuación, calificar las propuestas técnicas de quienes cumplieron las exigencias mínimas de HSE

A renglón seguido, calificar las propuestas comerciales de quienes pasaron la calificación de HSE y técnica

De esta manera se eliminan en cada instancia, propuestas extremas que por defecto o por exceso, comprometen los resultados del proceso por una equivocada interpretación del alcance de los servicios. Por supuesto solo una adecuada planeación permitirá contar con el tiempo suficiente para desarrollar estas actividades en línea; en caso contrario será necesario efectuarlas simultáneamente, deteriorándose el efecto positivo antes mencionado.

Preocupaciones del orden contractual

Alrededor de las propuestas de HSE han existido varias preocupaciones de las cuales quisiera rescatar tres en particular:

La primera tiene que ver con la manera como se pueden remunerar los costos que se generan por HSE. La discusión ha sido, si se puede configurar un rubro de pago específico – por ejemplo un precio unitario fijo o incluso una tarifa fija  - para reconocer este costo. Definitivamente la práctica ha demostrado que no es recomendable hacerlo. Los incumplimientos en materia de HSE son difíciles de cuantificar o valorar; muchas veces tiene matices y en ese caso no es factible rechazar el pago en su totalidad; sería necesario entonces entrar a acordar en que porcentaje se cumplió el rubro de pago, lo que complica innecesariamente el proceso de facturación. Por consiguiente es recomendable que el contratista incluya  los costos de HSE dentro de los gastos generales de administración y así pueda recuperarlos dentro del esquema convencional de Administración Impuestos y Utilidades, en el caso de contratos de construcción.

La segunda se relaciona con combinar en un mismo proceso competitivo compañías que ya conocen las exigencias y requisitos del contratante en materia de HSE, porque son contratistas regulares prestando un cierto tipo de servicio, con compañías que no lo han hecho en el pasado. La analogía que aplica es la de entrar a un cuarto oscuro en el que de antemano, se han dispuesto numerosos muebles y enseres. El contratista experimentado sabe incluso donde se encuentra el interruptor y como están dispuestos los muebles, por consiguiente podrá moverse entre ellos con mayor solvencia. El contratista nuevo por su parte, dará palos de ciego antes de empezar a acomodarse, mientras conoce la distribución del cuarto. Su curva de aprendizaje será mayor con las correspondientes consecuencias desfavorables.

Por otro lado, los contratistas experimentados en HSE se quejan de que los contratistas nuevos no están en capacidad de valorar adecuadamente los costos de HSE y por esa razón tienden a presentar  ofertas sensiblemente más bajas que aquellos que conocen en detalle el contenido e impacto comercial de las exigencias de HSE, afectándose la equidad que debe acompañar el proceso.

De ahí la necesidad de realizar reuniones previas a la presentación de propuestas que permitan normalizar la información que tienen los distintos proponentes sobre las exigencias de HSE y asegurar que presenten propuestas competitivas en igualdad de condiciones.

Plan de mejoramiento

Una vez seleccionado el contratista, la comparación de los resultados de su propuesta de HSE con las expectativas o estándares básicos de la compañía contratante, permite establecer la brecha de desempeño que tiene el contratista al momento de iniciar la construcción de una obra o la prestación de los servicios.Esta brecha es una oportunidad para configurar un plan de mejoramiento que deberá ponerse en marcha, aplicándolo incluso a aquellas actividades propias de la movilización; a lo largo de la vida del contrato deberá aplicarse un adecuado control y monitoreo del mismo. Será la carta de navegación que permita controlar y monitorear la gestión del contratista  en HSE.

Calificación de riesgos

Regresando al entorno de las compañías contratantes, surge la inquietud de cómo ponderar el riesgo de un determinado servicio o suministro. La definición de este nivel de riesgo supone la dedicación de recursos; la priorización de los contratistas; la mayor o menor intensidad en el seguimiento y control del desempeño, entre otras actividades. Las compañías contratantes no cuentan con recursos ilimitados que permitan un seguimiento con el mismo grado de intensidad para todo tipo de contrato.Desde un principio, se vienen aplicando distintas matrices de riesgo que permiten calificar los servicios y suministros de acuerdo con dicho nivel de riesgo, pero no existía un enfoque que estableciera una clara diferenciación entre aquellos contratos de riesgo a los cuales se aplican las exigencias de HSE en toda su dimensión y a cuales no, en la medida que son contratos de riesgo mínimo. Recientemente se ha precisado una manera para lograr dicha diferenciación: Identificar cuáles son aquellos servicios o suministros sobre los cuales la empresa contratante tiene control directo y que básicamente corresponden a servicios y suministros dentro de sus instalaciones y sobre los cuales puede establecer exigencias específicas y sobre cuáles tiene influencia, en cuyo caso podría sugerir pero no exigir el cumplimiento de dichas exigencias.

Herramienta para calificación del riesgo

En la actualidad una empresa del sector petrolero ha desarrollado una herramienta para  calificar el nivel de riesgo teniendo en cuenta las características del servicio, la ubicación donde se presta, la probabilidad de ocurrencia de incidentes, el impacto potencial de los mismos y el grado de control; dicha herramienta permite un acercamiento consistente para clasificar servicios críticos en los distintos sectores estratégicos de compras y contratación, ponderando distintos factores tales como: HSE; seguridad; desempeño; talento humano; contenido local; innovación tecnológica; estabilidad financiera; auditorias; reputación: Los resultados se confrontan en una matriz que establece diferenciaciones para los distintos tipos de servicios al comparar la criticidad del servicio vs. el monto del gasto. Se agrupan entonces en tres grandes grupos:

Grupo 1: Aplicable a servicios o suministros de alta criticidad o riesgo o con un elevado monto del gasto.Grupo 2: Criticidad/riesgo medio o nivel medio de gasto.Grupo 3: Baja criticidad o bajo nivel de gasto.

Entrenamiento del talento humano

Es tan complejo el proceso de asegurar resultados satisfactorios de HSE en una relación contractual que uno de los ingredientes para una receta satisfactoria, es brindar el entrenamiento requerido en la materia, en forma sostenida a los distintos actores según las necesidades específicas de sus roles y responsabilidades en HSE: Los especialistas en contratación de la compañía contratante,  sus responsables de la gestión de contratos y el personal del contratista. Por supuesto la función de HSE en ambos lados de la cerca: Contratante y contratista, es la llamada a facilitar y asegurar la gestión integral de HSE, sin que se asuma que son ellos como función los únicos responsables; HSE es un principio de liderazgo que se vive en primera persona.

 Herramientas operativas

Durante la ejecución del contrato, una herramienta o mecanismo que ha probado ser efectivo para controlar el plan de mejoramiento; identificar fortalezas y debilidades y poner en marcha medidas de mitigación es la realización de reuniones de desempeño  para efectuar revisiones, al menos trimestrales del desarrollo del contrato. Permiten hacer una revisión de lo acontecido en el período anterior, resaltando logros y dificultades; identificando áreas críticas y proyectando retos para el siguiente período. Es el entorno adecuado para revisar la gestión de HSE y sus indicadores de desempeño.

Lecciones aprendidas

Por supuesto un entorno de mejoramiento continuo, supone una adecuada y oportuna identificación de lecciones aprendidas que permitan por ejemplo mejorar el alcance original de los servicios durante la ejecución del contrato; registrándolas a través de los correspondientes otrosíes, asegurando una adecuada divulgación para facilitar el aprendizaje no solo dentro de la compañía contratante sino también en el contratista.

Tendencias

El desarrollo de sistemas de gestión cimentados en procesos, que enfatizan el manejo de la integridad para identificar peligros, identificar amenazas y peligros, valorar riesgos y asegurar un control sistemático de peligros mayores en las operaciones, constituye una evidencia de un viraje direccional en la gestión de contratistas y proveedores. Es necesario profundizar la evaluación de desempeño y  hacer más exigentes los criterios de selección de contratistas para asegurar que sus prácticas y procesos estén alineados con los estándares corporativos y de industria.

Es imperativo propiciar comportamientos en HSE que aseguren un desempeño de excepción. Argumentos de motivación y reconocimiento son indispensables para lograr dicho desempeño. Se requiere articular mecanismos creativos que permitan efectuar reconocimientos a los contratistas y más que a estos a su personal., sin que necesariamente deba plasmarse en un contenido monetario.