Planificación y control presupuestario para un Hotel todo incluido

Luisa A. Padilla

Isabel Y. Eguren

Pontificia Universidad Católica Madre y Maestra

INDICE GENERAL

Introducción

Planteamiento del Problema

Objetivos

Importancia del Tema

Metodología y Técnica de la Investigación

Delimitaciones y Limitaciones

Definición de Términos

CAPITULOS

I. CONSIDERACIONES GENERALES ACERCA DE LOS HOTELES EN

PUERTO PLATA.

1.1 Definición de Hotel

1.2 Origen y Evolución Histórica

1.3 Desarrollo del Turismo en Puerto Plata

1.4 Tipos de Hoteles

1.4.1 Reglamentación de la Hotelería

1.5 El Turismo como fuente de Empleo

II. HOTEL MODELO

2.1 Características

2.2 Ubicación

2.3 Organización

2.3.1 Organigrama

2.3.2 Descripción de Puesto

III. LA CONTABILIDAD COMO HERRAMIENTA PRESUPUESTAL

3.1 Definición de Contabilidad

3.1.1 Clasificación de la Contabilidad

3.2 Gestión Presupuestaria

3.2.1 Etapas del Procedimiento Presupuestario

3.3 Análisis del Presupuesto

3.3.1 Bases Primarias del Análisis del Presupuesto

IV. CONSIDERACIONES GENERALES ACERCA DEL PRESUPUESTO

4.1 Reseña Histórica

4.1.1Definición del Presupuesto

4.2 Naturaleza y Objetivos

4.3 Propósitos del Presupuesto

4.4 Tipos de Presupuestos

4.5 La Contabilidad y el Presupuesto

4.6 Técnicas de Presupuestación

4.7 Etapas de la Preparación del Presupuesto

4.8 Cálculo del Presupuesto

4.9 Metodología Operativa

4.10 Principios del Presupuesto

V. PRESUPUESTO COMO INSTRUMENTO DE CONTROL

5.1 El Proceso de Control

5.1.1 Previsión y Control Presupuestario

5.1.1.1 Requisitos de la Previsión

5.1.2 Control Presupuestario

5.1.2.1 Bases del Control Presupuestario

5.2 Importancia del Control con relación a los Presupuestos

VI. PRESUPUESTO COMO INSTRUMENTO DE PLANEAMIENTO

6.1 La Planeación

6.1.1 Objetivos, Metas y Estrategias

6.2 Importancia

6.3 Planificación de Imprevistos

6.4 La Planeación y el Presupuesto. Ventajas y Limitaciones

VII. TRABAJO DE CAMPO Y APLICACION

7.1 Tiempo del Presupuesto

7.2 Áreas a Presupuestar

INTRODUCCION

La elaboración de esta investigación está diseñada para aquellas personas que no

son expertas en la materia, por lo que hemos hecho un esfuerzo para que el contenido de

la misma sea legible.

Este trabajo se centra en los aspectos generales del presupuesto para luego arribar

a los particulares.

Un presupuesto es una herramienta contable que nos permite planear y controlar

de una manera detallada y clara las condiciones de un negocio, esperando obtener

resultados en un período determinado.

Mediante la elaboración del presupuesto los resultados valgan la redundancia, se

obtienen con anticipación, esta es una forma de lograr lo que se ha planeado de

antemano.

Planteamiento del Problema

El presupuesto constituye una herramienta contable y financiera importante para

la administración de un negocio, ya que quieren emplean el presupuesto para dirigir sus

empresas, obtendrían mayores resultados que aquellos que se lanzan a la aventura de

manejarlas si haber previsto el futuro.

Nuestro trabajo consiste en la planificación y presupuestación para las diversas

áreas o departamentos que componen un hotel con el propósito de observar los resultados

y luego analizarlos para dar una opinión concreta acerca del mismo.

Objetivos

Nuestros objetivos se dividen en generales y específicos:

Generales:

1) Mostrar a las empresas una visión clara acerca del presupuesto y hacer notar la

importancia del mismo como herramienta de planeamiento y control en el

desenvolvimiento gerencial.

Específicos:

1) Elaborar una planeación efectiva para así ayudar a la empresa a preveer y precisar su

futuro empresarial, utilizando como guía para la ejecución de sus planes, un

presupuesto.

Importancia del Tema

Un presupuesto delinea los objetivos de una organización y los pasos posibles

para alcanzar los mismos. Además el proceso de presupuestación obliga a los

administradores a pensar y a prepararse para las condiciones cambiantes.

Las actitudes negativas hacia los presupuestos por lo general, evitan la realización

de muchos de sus beneficios.

Es esta la razón por la que hemos decidido realizar este trabajo, pues una detallada

y cuidadosa planeación, formaliza los planes y objetivos de la empresa, además, es una

excelente herramienta de control y coordinación.

Metodología y Técnicas de la Investigación

La siguiente investigación estará fundamentalmente basada en el uso de diversos

métodos y técnicas de investigación para lograr la misma.

Entre los métodos y técnicas a utilizar se encuentran:

• Método Descriptivo:

Por medio de éste podremos medir de manera independiente cada una de las áreas

a presupuestar.

• Método Correlacional:

Con éste mediremos el grado de relación que existe entre un departamento u otro

y responderemos las cuestionantes que en el transcurso de la investigación se nos puedan

dar.

• Método Explicativo:

Como su nombre lo indica, por medio de éste explicaremos por qué existe o no en

cada uno de los departamentos tomados como ejemplo para presupuestar.

Otros métodos a utilizar son:

• Analítico

• De Síntesis

• Deductivo.

Delimitaciones y Limitaciones

En toda investigación es necesario tener en cuenta qué es realmente lo que se

quiere. Debemos limitarnos a investigar una área específica para de esa manera no caer

en errores y lograr una buena investigación.

Esta investigación se basa en la planificación y presupuestación para un hotel

ubicado en el complejo turístico de Playa Dorada, con el fin de determinar cuáles son sus

ingresos y gastos para el período enero-diciembre del año en curso.

Definición de Términos

Acusioso: Estimular, dar prisa. Desear con vehemencia.

Fastuoso: Ostentoso, dícese de aquello que se muestra o se hace de una manera llamativa

y con intención de que los demás lo vean o lo roten. Magnífico, lujoso.

Coadyuvó: Coadyuvar): Contribuir o ayudar a la consecución de una cosa.

Preceptivo: Dícese de lo que a cuyo cumplimiento se está obligado.

Litorales: Orilla o franja de tierra al lado de los ríos o mares.

Frigoríficos: Que produce frío. Dícese del mueble, cámara o espacio cerrado enfriado

artificialmente para conservar alimentos.

Exhaustivo: Que agota o apura por completo.

Aversión: Oposición y repugnancia.

Estimativos: Que construye una estimación.

Gravitar: Cargar, imponer en gravamen, carga y obligación. Pender, pesar algo sobre

alguien.

CAPITULO I. CONSIDERACIONES GENERALES ACERCA DE LOS

HOTELES EN REPUBLICA DOMINICANA

1.1 Definición de Hotel

“Son empresas de hotelería las dedicadas de modo profesional a proporcionar

habitaciones a las personas, con o sin otros servicios de carácter complementario por un

precio determinado”.1 Este es un establecimiento donde los viajeros pueden, mediante el

pago de un precio, alojarse, alimentarse y divertirse en el curso de su desplazamiento.

La definición de centro de hospedaje turístico viene dada cuando el hotel tiene por

actividad principal el recibir turistas.

1.2 Origen y evolución histórica

El origen de la hotelería moderna está ligado a Cesar Ritz. El lujo, la elegancia, el

refinamiento, la etiqueta y la distinción con que se trataba al turista en los hoteles

administrados por este señor, dividieron en dos épocas a la historia de la hotelería: Antes

y después del señor Ritz. A dicho personaje se debe el diseño moderno de las

habitaciones de hotel con baños dentro y los decorados con azules y mármol. También a

él se debe la decoración de interiores con técnicas modernas que echaron a un lado los

grandes y pesados cortinajes de terciopelo y seda antigua.

1 La Hoz, David. Apuntes sobre teoría del Desarrollo Turístico Dominicano. Rep. Dom. Editora Buho. 1995. Pág. 106

En dominicana el origen de la hotelería no ha sido objeto de un estudio acusioso.

Se sabe que en los años 20 del presente siglo hubo cierto esplendor económico motivado

por el florecimiento de la industria azucarera. Ese hecho influyó positivamente en el

desarrollo del turismo. Así aparecieron algunos hoteles en las ciudades de Santo

Domingo, San Pedro de Macorís y Puerto Plata. Pero el inicio de la hotelería moderna de

Dominicana arranca en el año 1944, con la puesta en operación del Hotel Jaragua. El

2do. gran empuje se produjo, una década después, con la construcción del fastuoso Hotel

El Embajador. Este fue construido con ocasión de la inauguración de la llamada Feria de

la Paz y la Confraternidad del Mundo Libre en 1955 (Hoy Centro de los Héroes de

Constanza, Maimón y Estero Hondo).

Hablar de turismo es hablar de transporte y comunicación, porque, en efecto, nada

ha contribuido más al desarrollo del turismo que los avances tecnológicos que el hombre

ha logrado en los medios de transporte y comunicación. El primero factor que coadjuvó a

ello fue la navegación,

1.3 Desarrollo del Turismo en Puerto Plata

La historia del turismo en Puerto Plata se puede dividir en dos períodos: El

turismo del siglo XIX y el turismo del siglo XX.

Para 1867 los parques turísticos de Puerto Plata eran sólo dos hoteles: Los

llamados “Posadas Francesas” y “Posada Alemana”, situadas en la calle Dominicana hoy

12 de Julio.

En las primeras décadas del siglo XX sse instalaron los hoteles de “Vitalidad”,

“Castillo”, “Madrid” y “Tropical Bambú”. A finales de la década de los 40 fue instalado

el Balneario Colón”, en la playa Long Beach.

Para esos tiempos nuestros turistas consistían en los pasajeros de los trasatlánticos

españoles y el turismo interno que se movilizaba sobre todo los domingos, días feriados y

Semana Santa.

Con la fundación de la Comisión Regional de Turismo de Puerto Plata se

incrementó el desarrollo turístico de la ciudad. Este organismo logró que el entonces

Presidente de la República Dr. Joaquín Balaguer, ordenara la reconstrucción del pequeño

Puerto, produciéndose un aumento en los yates, obligando al gobierno a dragar el Puerto

para dar paso a barcos de mayor capacidad.

En 1970 se estableció la primera agencia de viajes en Puerto Plata llamada

Cafemba, propiedad de inversionistas privados, quienes controlaron con una compañía de

cruceros de nombre Comador Cruiser Line, logrando que tocara puerto el crucero

Boheme, con más de 500 turistas, el 15 de Marzo de 1971, el cual nos visitaba todas las

semanas. Luego, en el mismo año, llega el Caribe I con 700 pasajeros cuyo único

propósito era vacacionar en la zona.

En 1973 se construyeron los hoteles Montemar con una capacidad de 94

habitaciones, el hotel Cofresí con 210 habitaciones y el hotel Caracol, en la actualidad

Puerto Plata Latin Quater, con 54 habitaciones.

En la actualidad la ciudad de Puerto Plata cuenta con cuatro grandes proyectos

turísticos: Playa Dorada, Cofresí, Costambar y Costa Dorada.”2

1.4 Tipos de Hoteles

Los hoteles dominicanos se clasifican en función de la calidad de sus instalaciones

y servicios. Partiendo de ello, existen las siguientes categorías otorgadas por el

Reglamento 2115 de 1984: cinco estrellas, 4 estrellas, 3 estrellas, 2 estrellas, una estrella.

Además, tomando en consideración la situación geográfica, las características de

su explotación y presentación de servicios, los hoteles, se distinguen por las siguientes

modalidades: hoteles de ciudad, hoteles de playa, hoteles de montañas, hoteles de

apartamento (aparta hoteles), bungalows o cabañas y villas turísticas.

Los hoteles de ciudad son aquellos situados en centros urbanos, siendo preceptivo

al cumplimiento estricto de la normativa hotelera referida.

Son hoteles de playa, todos aquellos ubicados en primera línea costera, o en su

defecto a menos de 250 metros de una playa. Pero dicha distancia puede ser

discresionalmente ampliada o reducida por la SECTUR, cuando se trate de

establecimientos construidos en las proximidades de litorales y fuera de los núcleos

urbanos.

Los hoteles de montañas son aquellos establecimientos existentes en montañas.

Los mismos deberán reunir las condiciones mínimas exigidas para la categoría que le

corresponda.

Se consideran hoteles aparta hoteles aquellos centros de hospedajes que, sin

perjuicio de que cumplan las condiciones mínimas para su categoría, tengan las

siguientes peculiaridades:

- Todos los alojamientos deberán estar dotados de cocina con estufas de, al

menos dos hornillas, fregadero, armario para víveres, frigoríficos y estractor

de humos.

2 Indhira Naduiska Vega, Leny Aracelis Almonte Mez. Determinación y control de los costos de Alimentos

y Bebidas para el Hotel Tierra del Sol. Puerto Plata, R.D.: Pontificia Universidad Católica Madre y

Maestra, 1997. 3-4h, Tesis (Lic. Contabilidad) – PUCMM.

- La superficie de las habitaciones deberá ampliarse en 2 metros cuadrados en

todas las categorías reduciéndose en un 50% la exigida para salones sociales y

bares.

- Estos establecimientos podrán estar dotados o no de comedor, pudiendo

reducir su superficie en un 50% en relación con la establecida para cada

categoría.

Se consideran hoteles bungalows, cabañas y villas aquellos establecimientos cuya

situación, instalación y servicio permitan a los clientes el disfrute de sus vacaciones en

contacto directo con la naturaleza.

Es decir, que estos hoteles pueden ser considerados como resorts, pues además,

deben estar dotados de canchas de tenis, piscina e instalaciones que permitan como

mínimo la práctica de tres deportes; también deben disponer de monitores o profesores

que inicien al cliente en el ejercicio de los mismos y le ofrezcan seguridad.

1.4.1 Reglamentación de la Hotelería

El impulso de la actividad hotelera y turística se ha visto coronada con una

aceptable planta hotelera que, aunque todavía en aumento, ya comienza a reflejar el paso

del tiempo. Esta situación debe provocar una incursión que tenga por objeto emprender

medidas restauradoras a fin de mantenerle con el confort adecuado.

Más importante que eso, es la reglamentación de la hotelería, que también es tema

prioritario en la agenda hotelera y, a la vez, actual.

Los establecimientos hoteleros tienen la obligación de exhibir, junto a su entrada

principal una placa uniforme en la que figura la categoría y modalidad a que pertenece.

Este distintivo, asimismo, deberá aparecer en su publicidad, correspondencia y facturas.

Pocos hoteles tienen colocada en su entrada principal la chapa o placa indicativa de su

categoría en estrellas. A pesar de que en el artículo 39 del Reglamento de la hotelería

puede leerse lo siguiente:

“ En todos los establecimientos hoteleros será obligatoria la

exhibición, junto a la entrada principal, de una placa uniforme en la que

figure la categoría y modalidad, distintivo que asimismo deberá aparecer

en la publicidad, correspondencia y facturas. La Secretaría de Estado de

Turismo deberá indicar el tamaño, modelo, material, etc., de la placa”.

Esta falta de control sobre la reglamentación de la hotelería es la que produce el

desmejoramiento de los servicios hoteleros. Esos son los factores causales que impiden a

la hotelería y al turismo entrar en una nueva fase de evolución, consolidación e

institucionalización.

1.5 El Turismo como fuente de empleo

Los especialistas en turismo coinciden en plantear la dificultad de determinar el

número de empleos directos e indirectos que crea la actividad turística. No obstante, se

estima que los hoteles son los máximos creadores de empleos.

Así, un empleo de hotel produce o crea otro en el sector turismo y dos más en el

resto de la economía.

En el año 1984, se hizo un estudio sobre turismo y empleo que arrojó el siguiente

dato: los empleados existentes en hoteles y demás centros turísticos sumaban diez mil.

Este estudio es creíble y exhaustivo porque tenía por finalidad lograr la promulgación de

la Ley 250 del mismo año del estudio con el fin de crear “el fondo de bienestar para

trabajadores hoteleros y gastronómicos”. Es decir, un fondo de pensiones y jubilaciones

junto a conquistas sociales, que además, presta ayuda social a los empleados del sector

turismo y a sus familiares en los renglones salud, educación y seguridad social general;

en caso de fallecimiento, etc.

CAPITULO II. HOTEL MODELO

2.1 Características

Es una empresa constituida en compañía operadora que inicia sus operaciones en

Abril del año 1992.

Posee un capital suscrito y pagado de trescientos mil pesos. (RD$300,000.-)

Este hotel esta dedicado a ofrecer servicios al cliente, utiliza el sistema todo

incluido.

Posee contabilidad organizada y su fecha de cierre es el 31 de Diciembre de cada

año, el volumen aproximado de sus ventas es de $14,000.- y de sus compras de $8,000.-.

Se elaboran Estados Financieros mensuales y se llevan parámetros comparativos

entre las operaciones reales y las proyectadas.

El método de inventario utilizado es el perpetuo, además de un inventario físico.

Registra sus ingresos por el método de lo devengado mediante el cual se registran

las transacciones al momento en que ocurran.

El método de depreciación de los activos es establecido por la ley 11-92 en base al

valor en libros, agrupando los activos en tres categorías.

Categoría I:

Edificaciones y los componentes estructurales de la misma. 5%

Categoría II:

Automóviles y camiones livianos, equipos y muebles de oficina, computadoras,

sistemas de información y equipos de datos. 25%

Categoría III:

Cualquier otra propiedad depreciable. 15%

2.2 Ubicación

Este hotel se encuentra ubicado en el complejo turístico de Playa Dorada, posee

420 habitaciones entre las cuales hay suites de dos niveles, suites de 2 habitaciones,

sencillas con 1 cama y balcón, sencillas con 2 camas sin balcón, sencillas con 2 camas

con balcón y 2 habitaciones modelos para mostrársela a los clientes.

Este posee además 4 restaurant, club de playa, club de vacaciones, club de villar,

cancha de mini golf, 2 canchas de tennis, juego de tennis de mesa, piscina, yacusi, tiendas

de gift shop, salón de belleza, dispensario médico, farmacia, joyería, lavandería,

discoteca, 2 salas de eventos y 2 amplios parqueos.

2.3 Organización

Toda empresa que quiera obtener buenos resultados de sus negocios, debe tener

en cuenta la organización, ya que sin esta todo puede irse al fracaso.

Existen varias definiciones de lo que es organización, tales como:

“Es un proceso Avanzado de Administración”3.

“Conjunto de Actividades Coordinadas que tienen por objetivo aumentar la

productividad del trabajo y crear condiciones favorables al mismo.”4

2.3.1 Organigrama

“Es un gráfico dinámico que representa las diversas operaciones que intervienen

en una tarea”.

Permite ver las distintas relaciones, dependencias y conexiones que pueden existir

entre los departamentos y servicios.

2.3.2 Descripción de Puesto

Vicepresidente:

Quien da a la compañía operadora los datos a discutir como son utilidades o

pérdidas del período, políticas de la empresa, entre otros.

Gerente General:

Se encarga de controlar el funcionamiento de la operaciones y supervisar que

estas realicen de conformidad con las políticas y metas fijadas por la empresa.

Gerente Residente:

Es la persona encargada de supervisar el funcionamiento efectivo de las áreas

administrativa y operacionales del hotel. En caso de ausencia del Gerente General, este es

quien lo sustituye.

Contralor General:

Se encarga de revisar, supervisar y controlar los trabajos realizados por los

diferentes auxiliares, así como dirigir las actividades financieras de la empresa.

Gerente A&B:

Tiene la responsabilidad de mantener los costos de alimentos y bebidas dentro de

parámetros establecidos.

Gerente de Habitaciones:

Es el encargado de inspeccionar el funcionamiento de las habitaciones. Está

compuesto por siete secciones: Recepción, Teléfono, Botones, Ama de Laves,

Lavandería, Reservaciones, Conserje. Los cuales deben trabajar en equipo para lograr un

buen resultado.

3 Kohler Eric L. Diccionario para Contadores. Editorial Limusa, México. 1994. Pág. 397. 4 Agrupación Editorial, S. A. El Pequeño Larousse. Ediciones Larousse, México. 1996, Pág. 737.

Gerente de Ventas:

Elaborar y planear las políticas de ventas, investigar la situación del mercado y

aprobar los presupuestos generales de ventas y promoción.

Gerente Personal:

Es el encargado de reclutar, adiestrar y evaluar el rendimiento del empleado, para

así dar la oportunidad de reconocimiento, desarrollo y progreso personal e institucional.

Gerente de Compras:

Es el encargado de abastecimiento de mercancías necesarias para el buen

funcionamiento del hotel.

Encargado de Seguridad:

Es responsable de velar por la integridad física y el bienestar de lo huéspedes y

empleados del hotel, así como la propiedad en sí.

Director de Actividades:

Tiene a su cargo las actividades recreativas para distraer al huésped.

Jefe de Mantenimiento:

Se encarga de la instalación, mantenimiento y reparación del equipo, mobiliario y

edificio.

CAPITULO III. LA CONTABILIDAD COMO HERRAMIENTA

PRESUPUESTARIA

3.1 Definición de Contabilidad

“Es el arte de registrar, clasificar y resumir de una manera significativa y en

términos monetarios, las transacciones y eventos que son, cuando menos en parte, de

carácter financiero, así como de interpretar sus resultados. A la contabilidad se la limita a

la revelación o explicación de la información que facilita o permite la interpretación y las

opiniones y conclusiones por parte de otras personas”.1

“Esta es reconocida como una de las más importantes profesiones. Las

oportunidades de empleo son numerosas y variadas, y su remuneración es tanto o más

atractiva que las de otras profesiones”.2

Como en toda profesión honorable, el individuo que se dedica a la práctica de la

contabilidad debe ser persona íntegra, poseer alto grado de habilidad analítica y no sentir

aversión por los grandes volúmenes de datos y detalles

3.1.1 Clasificación de la Contabilidad

Contabilidad Administrativa:

Parte del proceso contable asociada, diseñada o adaptada a las necesidades de

información y control a los diferentes niveles administrativos. El término no tiene campo

preciso de aplicación sino que más bien se usa de manera general para referirse a la

extensión de los informes financieros.

Contabilidad Anticipada:

Campo en el cual se desenvuelven los costos estándar, los costos y los ingresos

presupuestados, las estimaciones de requerimientos de caja, las gráficas de punto de

equilibrio y los estados financieros proyectados, así como los diversos estudios

requeridos para su estudio.

Contabilidad de Cambio Crítico:

Procedimiento para recoger y presentar informes esenciales a la dirección en

relación con una obra, un proyecto o un programa en los que se ha instituido el CPM

(Método de Control de Camino Crítico).

Contabilidad de Costos:

Rama de la contabilidad que trata de la clasificación, contabilización, distribución,

recopilación e información de los costos corrientes y en perspectiva. Se encuentran

incluidos en el campo de la contabilidad de costos: el diseño y la operación de sistemas y

procedimientos de costos; la determinación de costos por departamentos; funciones,

responsabilidades, actividades, productos, territorios, períodos y otras unidades.

Contabilidad de Flujo:

Sistema de contabilidad diseñado de tal forma que los elementos originales de los

gastos registrados en las cuentas primarias puedan ser identificables tanto en las cuentas

secundarias como en los estados financieros, principalmente en ele stado de ingresos o

estado de resultados.

1 Koheler, Eric L. Diccionario para Contadores. México, D. F. Editorial Limusa, S. A. 1994. Pág. 110. 2 Miller, Finney. Curso de Contabilidad. México, D. F. Unión Tipográfica. Editorial Hispano-America. 1973, Pág. 5

Contabilidad Financiera:

Contabilidad de los ingresos, gastos, activos y pasivos que se llevan comúnmente

en las oficinas generales de un negocio.

Contabilidad por Actividades

Modalidad de la contabilidad administrativa que implica la clasificación y

operación de las cuentas de las distintas actividades, con objeto de facilitar el proceso de

ajustar a un plan el funcionamiento de una organización; una contabilidad por funciones.

Su aplicación principal se indica en situaciones en que el planeamiento por adelantado, la

autoridad, la responsabilidad y la obligación de dar cuenta pueden asociarse a centros o

unidades pequeñas de operación, cada uno de los cuales se encuentra identificado en la

estructura organizacional con una unidad de organización o una sección de dicha unidad.

El presupuesto de una obra, por ejemplo, es el resultado de una planeación y de

una programación que debe ser aprobado por una autoridad superior antes de

comprometerse su ejecución.

3.2 Gestión Presupuestaria

Esta consiste en la previsión de una serie de operaciones administrativas, hechas

en función de las condiciones internas y externas de la empresa. Al hablar de previsiones,

se hace referencia a las decisiones que con anticipación debe tomar el “jefe de la

empresa” para alcanzar los resultados propuestos.

Estas condiciones se esperan para un período determinado, al término del cual se

comparan las previsiones con las realidades conseguidas para conocer las diferencias que

se denominan desviaciones.

Los planes y programas presupuestarios deben estar traducidos en cifras, es decir,

deben aparecer debidamente valoradas las necesidades o inversiones que el proyecto

requiere y también los medios necesarios con los que se cuenta para cumplir los objetivos

previstos.

El método presupuestario considera a la empresa como un todo, ya que los

elementos que componen la empresa se encuentran entrelazados y una alteración en uno

de ellos conlleva cambios en los otros.

3.2.1 Etapas del Procedimiento Presupuestario

a) Previsión:

Es el estudio previo de la decisión.

b) Presupuesto:

Es la definición de los objetivos y la valoración de los medios necesarios para

alcanzar la previsión, es además la esquematización de un plan de acción de una empresa

para un período de tiempo determinado.

c) Control:

Es la comparación entre objetivos y realización.

3.3 Análisis del Presupuesto

Es difícil elaborar planes significativos y lógicos dentro de una estructura de

organización defectuosa. En consecuencia, el proceso presupuestal estimula a la

administración a mejorar y afinar la estructura de organización del negocio, estableciendo

normas firmes y precisas y definiendo la asignación de responsabilidades.

Los presupuestos generalmente se dan a conocer en el mismo formato que se

emplea para los estados financieros regulares. La única diferencia es que los estados

presupuestales muestran cifras pronosticadas, en tanto los estados financiero presentan

cifras reales.

3.3.1 Bases primarias del análisis de Presupuestos

La aplicación básica de los principios generales que dirigen la acción

presupuestaria permiten utilizar distintos criterios para clasificar a los presupuestos.

a) Variabilidad:

Presupuesto fijo: Es el establecido en función de unas condiciones predeterminadas

para un único nivel de actividad, que se consideran invariables para todo el ejercicio

económico. Su utilidad es escasa debido al gran número de circunstancias

cambiantes que modifican las bases del presupuesto.

Presupuesto flexible: Se fija también en función de unas condiciones concretas,

pero permite su aplicación a distintos niveles de actividad. Su ajuste a la variación en

las condiciones básicas facilita el seguimiento constante de todos los componentes del

presupuesto.

b) Temporalidad:

Presupuesto a Corto Plazo: Su plazo de ejecución termina con el ejercicio

económico. Es el más común, aunque también pueden establecerse presupuestos

mensuales, trimestrales, etc., cuanto menor sea el plazo, mayor certeza existirá para

su seguimiento y cumplimiento.

Presupuesto a Largo Plazo: Su realización abarca más de un año. Suelen aplicarse

a los grandes proyectos de inversión. Cuanto mayor sea el plazo, mayor

incertidumbre existirá para su realización.

c) Tamaño:

Presupuesto Parcial: Es aquel dirigido hacia una actividad o departamento concreto

y, por tanto, su control se extiende sólo hasta los límites de dicha actividad o

departamento.

Presupuesto Total: Engloba todas las actividades y departamentos de la empresa.

CAPITULO IV. CONSIDERACIONES GENERALES ACERCA DEL

PRESUPUESTO

4.1 Definición del Presupuesto

Sobre éste se han hecho muchas definiciones, entre ellas tenemos:

“El presupuesto es un completo plan financiero diseñado para orientar al

empresario hacia la consecución de las metas propuestas”.1

“Es la estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de

operación y de resultados a obtener por un organismo en un período determinado”.

“Es un conjunto coordinado de previsiones que permiten conocer con anticipación

algunos resultados considerados básicos por el jefe de la empresa”.

“Es el método sistemático y formalizado para lograr las responsabilidades

directivas de planificación, coordinación y control. En particular comprende el desarrollo

y la aplicación de:

- Objetivos empresariales gerenciales a largo plazo.

- Especificación de las metas de la empresa.

- Desarrollo de un plan general de utilidades a largo plazo.

- Entre otros.

Es una expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la

administración de la empresa en un período, con la adopción de las estrategias necesarias

para lograrlos.

Es expresión cuantitativa porque los objetivos deben ser mensurables y su alcance

requiere la destinación de recursos durante el período fijado como horizonte de

planeamiento; es formal porque exige la aceptación de quienes están al frente de la

organización (gerencia, presidencia y/o juntas directivas o consejos de administrativos);

además es el fruto de las estrategias adoptadas porque éstas permiten responder al cómo

se aumentarán e integrarán las diferentes actividades de la empresa de modo que

converjan al logro de los objetivos previstos.

Desde nuestro punto de vista, el presupuesto no es más, que el medio por el cual

un empresario o negociante en general, se guía para obtener resultados aunque no del

todo reales, pero si considerables por medio de la planeación y control correcto de los

departamentos de un negocio.

“Según el diccionario para contadores presupuesto no es más que:

1) Un plan financiero que sirve como estimación y control sobre operaciones futuras.

2) Cualquier estimación sobre costos futuros.

3) Cualquier plan sistemático para la utilización de mano de obra, materiales y otros

recursos”. 2

1 Burbano Ruiz, Jorge E. Presupuestos. Colombia. McGraw-Hill Interamericana, S. A. 1995. Pág. 9 2 Kohler, Eric L. Diccionario para Contadores. México. Editorial Limusa, S. A. 1995. Pág. 428

4.1.1 Reseña Histórica

Los fundamentos teóricos y prácticos del presupuesto, como herramienta de

planificación y control, tuviera su origen en el sector gubernamental a finales del siglo

XVIII cuando se presentaban al parlamento británico los planes de gastos del reino y se

daban pautas sobre su posible ejecución y control.

En 1820 Francia adopta el sistema en el sector gubernamental, y los Estados

Unidos lo acogen en 1821 como elemento de control del gasto público y como base en la

necesidad formulada por funcionarios cuya función era presupuestar para garantizar el

eficiente funcionamiento de las actividades gubernamentales.

Entre 1912 y 1925, y en especial después de la Primera Guerra Mundial, el sector

privado notó los beneficios que podía generar la utilización del presupuesto en materia de

control de gastos, y destinó recursos en aquellos aspectos necesarios para obtener

márgenes de rendimiento adecuados durante un ciclo de operación determinado. En la

empresa privada se habla intensamente de control presupuestario, y en el sector público

se llega incluso a aprobar una Ley de Presupuesto Nacional.

4.2 Naturaleza y Objetivos

El papel desempeñado por los presupuestos lo destacan prestigiosos tratadistas

modernos quienes señalan que en especial los pronósticos relacionados con el manejo de

efectivo son importantes para prevenir situaciones de insolvencia, proceder a la valuación

científica de empresas, resolver a tiempo problemas de liquidez y evaluar cualquier

inversión.

“Uno de los objetivos del presupuesto es ayudar a la Dirección de la empresa a

prever el futuro empresarial.

Orienta también a la Dirección acerca de las condiciones y desarrollo del mercado

en el que se desenvuelve la empresa y de las condiciones internas de la empresa frente a

ese mercado potencial”.3

Puede usarse como guía para que actúe la gerencia, como medio de comunicación,

y como estándar de ejecución. Si se usa para medir la ejecución, el presupuesto se

convierte en instrumento de control.

4.3 Propósitos del Presupuesto

3 Goxens, Antonio; Goxens, Ma. Angeles. Biblioteca Práctica de Contabilidad. Barcelona, España. 1995.

Pág. 511

1. Medios de organizar y dirigir a un gran sector del proceso de planeación de la

gerencia.

2. Recordatorios permanentes de los planes en vigor, para guía y motivaciones de las

labores administrativas cotidianas.

3. Punto de referencia para aquilatar el desempeño real de los trabajos.

4.4 Tipos de Presupuestos

Los presupuestos se pueden clasificar desde varios puntos de vista. El orden de

prioridades que se les de depende de las necesidades del usuario.

a) Presupuestos Operativos o de Explotación

Presupuestos de Ventas

Presupuesto de Producción

- Compras (materiales)

- Mano de obra

- Gastos Indirectos de Fabricación

- Inventarios (política)

Presupuesto de gastos

- Financieros.

- Administrativos y generales.

- Comerciales y distribución

Presupuesto de gastos de investigación y desarrollo.

b) Presupuestos Financieros

Presupuesto de Inversiones.

Presupuesto de Tesorería

c) Síntesis Presupuestaria

Balance Provisional

Estado de Resultados Provisional

d) Rígidos, Estáticos, Fijos o Asignados.

Se elaboran para un sólo nivel de actividad.

e) Flexibles y Variables.

Se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las

circunstancias que surjan en cualquier momento.

f) A Corto Plazo.

Se planifican para cumplir el ciclo de operación de un año.

g) A Largo Plazo.

En este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes

empresas.

h) Presupuestos del Sector Público.

Estos pueden cuantificar los recursos que quiere la operación normal, la inversión

y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales.

i) Presupuestos del Sector Privado.

Los utilizan las empresas particulares como base de planificación de las

actividades empresariales..-

4.5 La Contabilidad y el Presupuesto

El control presupuestal es un instrumento más bien administrativo que contable.

No obstante, el proceso presupuestal hace uso del sistema de contabilidad establecido en

un negocio.

Una idea clara del proceso contable, y de la naturaleza de los ingresos y los gastos

de un negocio, es de mucho beneficio para quienes se dedican a la preparación de

presupuestos. Por tales razones, el contador es un importante partícipe en la operación

presupuestal.

Los presupuestos se dan a conocer en el mismo formato que se emplea para los

estados financieros regulares. La única diferencia es que los estados presupuestales

muestran cifras pronosticadas, en tanto que los estados financieros presentan cifras reales.

4.6 Técnicas de Presupuestación

Las técnicas son el conjunto de procedimientos utilizados para desarrollar su

actividad, que pueden provenir de la experiencia o de las investigaciones realizadas en el

desarrollo de su trabajo.

Por ejemplo:

• Por experiencia o por investigaciones realizadas, el encargado de elaborar el

presupuesto de ventas puede identificar los factores que incidieron sobre las ventas

de períodos pasados.

• Por procedimientos empleados para determinar los estándares de los tres elementos

del costo.

• Los métodos usados para la fijación del período del producto.

A este aspecto del presupuesto se le suman otros dos muy relacionados que son

base de apoyo del trabajo de quienes participan en las diferentes etapas del ciclo

presupuestal. Tales aspectos son: los medios mecánicos empleados y los principios que

sustentan la validez de los mismos.

1.- Los medios mecánicos se relacionan con:

- El diseño de formas y/o cédulas presupuestarias para la recolección de

información y los medios técnicos utilizados para el cálculo matemático.

- Métodos de oficina empleados en su elaboración.

2.- Los principios revisten especial importancia en el campo de la presupuestaación y por

ello antes de enunciarlos es necesario resaltar el hecho de que sirven guías específicas o

de “moderadores del criterio” de la persona encargada de confeccionar, los presupuestos

parciales o el presupuesto general de la empresa.

Un principio se define de diferentes maneras; el Diccionario ilustrado de la lengua

española dice: “cada una de las primeras verdades que sirven de fundamento a una

ciencia.

Máximas particulares por donde cada cual se rige en sus actuaciones.

Los principios de control presupuestal serán esas causas primarias que dieron

nacimiento a la técnica de la presupuestación y que el hombre debe observar y utilizar en

el desarrollo de su actividad específica”. 4

La técnica siguió su continua evolución, junto con el desarrollo alcanzado por la

contabilidad de costo.

En 1930 se celebra el Primer Simposio Internacional de Control Presupuestal, en

que se definen los principios básicos del sistema.

En 1948 el Departamento de Marina De Estados Unidos presenta el presupuesto

por programas y actividades.

En 1961 el Departamento de Defensa de los Estados Unidos trabaja con un

sistema de planeación por programas y presupuestos.

En 1965 el Gobierno de los Estados Unidos crea el Departamento de Presupuesto

e incluye en las herramientas de planeación y control el sistema conocido como

“Planeación por Programas y Presupuestos.”

4.7 Etapas de la Preparación del Presupuesto

4 Burbano, Jorge E. Presupuestos. Bogotá, Colombia. McGraw-Hill Interamericana, S. A. 1988. Pág. 23

Si se busca que el empresario recurra al presupuesto como herramienta de

planeamiento y control, deben considerarse las etapas siguientes en su preparación,

cuando se tenga implantado el sistema o cuando se trate de implementarlo.

1- Preiniciación:

En esta se evalúan los resultados obtenidos en vigencias anteriores, se analizan las

tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestión gerencial

(ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad,

participación en el mercado, etc.), se efectúa la evaluación de los factores ambientales no

controlados por la dirección y se estudia el comportamiento de la empresa.

2- Elaboración del presupuesto:

Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la

Gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensión

monetaria en términos presupuestales, precediéndose según las pautas siguientes:

• En el campo de las ventas, su valor se subordinará a la perspectivas de los

volúmenes a comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el

alcance de los objetivos mercantiles se tomarán decisiones inherentes a los

medios de distribución, los canales promocionales y la política crediticia.

• En el frente productivo se programarán las cantidades a fabricar o ensamblar

según los estimativos de ventas y las políticas sobre inventarios.

• Con base en los programas de producción y en las políticas que regulan los

niveles de inventarios de materias primas, insumos o componentes, se calculan

las compras en términos cuantitativos y monetarios.

• Con base en los requerimientos del personal planteados por cada jefatura,

según los criterios de la remuneración y las disposiciones gubernamentales

que gravitan sobre ella, la jefatura de relaciones industriales o de recursos

humanos debe preparar el presupuesto de la nómina en todos los órdenes

administrativos y operativos.

• Los proyectos de inversión especiales demandarán un tratamiento especial

relacionado con la cuantificación de recursos.

• En competencia de los encargados de la función presupuestal, recopilar la

información de la operación normal y los programas que ameriten inversiones

adicionales.

3. Ejecución

En el proceso administrativo la ejecución se relaciona con la “puesta en marcha de

los planes” y con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados con el comité

de presupuestos como el principal impulsor, debido a que si sus miembros no escatiman

esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos físicos, financieros y

humanos colocados a su disposición, es factible el cumplimiento cabal de las metas

propuestas.

En esta etapa el director de presupuestos tiene la responsabilidad de prestar

colaboración a las jefaturas en aras de asegurar el logro de los objetivos consagrados al

planear.

4.Control

Si el presupuesto es una especie de termómetro para medir la ejecución de todas y

cada una de las actividades empresariales, puede afirmarse que su concurso sería parcial

al no incorporar esta etapa en la cual es viable determinar hasta que punto puede marchar

la empresa con el presupuesto como patrón de medida. Por ello, mediante el ejercicio

cotidiano del control se enfrentan los pronósticos con la realidad.

Las actividades más importantes por realizar en esta etapa son:

1- Preparar informes de ejecución parcial y acumulativa que incorporen

comparaciones numéricas y porcentajes de lo real y lo presupuestado.

2- Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas.

3- Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario,

como ocurre al presentarse cambios intempestivos de las tasa de interés o de

los coeficientes de devaluación que afectan las proyecciones de compañías

que realizan negocios internacionales.

5. Evaluación

Al culminar el período de presupuestación se prepara un informe crítico de los

resultados obtenidos que contendrá no sólo las variaciones sino el comportamiento de

todas y cada una de las funciones y actividades empresariales.

4.8 Cálculo del Presupuesto

Se debe calcular y justificar las necesidades de personal para los 12 meses del

próximo ejercicio aunque el final de éste todavía esté lejos, las empresas presupuestarias

implican la definición sobre la plantilla prevista de personal para ese momento. La

plantilla que se indique será la que examinan quienes revisan el presupuesto y, por lo

tanto, habrá que calcularla con extremo cuidado, porque las consecuencias derivadas

incidirán durante todo el ejercicio. Si el proceso presupuestario de control de costos es

riguroso, no estará permitido contratar ni a una sola persona, a menos que tal medida esté

prevista en el presupuesto aprobado.

Para calcularse el volumen de la carga de trabajo que tenga un departamento

dentro de un año, se elaborarán unas directrices que marcan el nivel de trabajo para el

conjunto de la empresa y, por lo general, reciben el nombre de Plan Anual. Al

responsable del presupuesto le corresponde determinar lo que representa este plan para su

departamento o proyecto.

Para calcular el presupuesto anual, todas las empresas disponen de un juego de

hojas de trabajo, entre las que se incluyen una sección resumen, una serie de páginas para

el tratamiento en detalle de los principales renglones y un apartado reservado para una

exposición de motivos. Los renglones más frecuentes en los presupuestos son los de

salarios, cargas sociales, materiales y suministros, servicios exteriores, arrendamientos y

alquileres, viajes, educación y formación, contratación, varios y, en algunas empresas,

gastos de ocupación.

En la página destinada al resumen, han de indicarse, para cada renglón los costos

reales del pasado ejercicio y los previstos para el próximo.

4.9 Metodología Operativa

“La ejecución de un presupuesto exige una completa coordinación entre todos los

factores y variables que condicionan la actividad empresarial.”5

La utilización y fijación de estándares es un beneficio obtenido gracias a esta

coordinación.

El empleo de un plan de cuentas definido supone el instrumento base para obtener

posteriormente un correcto análisis presupuestario.

El tamaño a que debe ajustarse el presupuesto dependerá del grado de

complejidad de las operaciones realizadas, del carácter repetitivo y temporal de las

actividades y del método organizativo y jerárquico de la empresa.

Es necesario elaborar previsiones de cantidades, precios uy condiciones técnicas

de actividad, que son simples hipótesis que pueden cumplirse o no, por tanto, su

seguimiento puede ocasionar ajustes a los presupuestos.

4.10 Principios Presupuestarios

5 Cuesta Terán, Alvaro María. Biblioteca Práctica de Contabilidad. Volumen IV. 1987 Pág. 300.

“Los principios de control presupuestal serán causas primarias que dan origen a la

técnica de la presupuestación y que el hombre debe observar y utilizar en el desarrollo de

ser actividad específica.”6

Héctor Salas González, en control presupuestal de los negocios, clasifica los

principios en cinco grupos:

1) De Previsión:

Indican la importancia del estudio anticipado de las cosas y de las posibilidades de

lograr las metas propuestas.

2) De Planeación:

Indican el cambio para lograr los objetivos deseados.

3) De Organización:

Denotan la importancia de la definición de las actividades humanas para alcanzar

las metas.

4) De Dirección:

Indican el modo de conducir las actividades del individuo hacia el logro de los

objetivos deseados.

5) De Control:

Permiten comparaciones entre los objetivos y los logros.

CAPITULO V. PRESUPUESTO COMO INSTRUMENTO DE CONTROL

5.1 El Proceso de Control

6 Burgano Ruiz, Jorge E. Presupuestos. Pág. 23

5.1.1 Previsión y Control Presupuestario

El empresario toma decisiones del presente que van a influir en el futuro. Para

dirigir con acierto un negocio hay que plantearse objetivos que se concentran

fundamentalmente en la previsión del desarrollo empresarial.

“La previsión se basa en la experiencia, es decir, en datos históricos, conjugados

con la proyección en el futuro de la actividad empresarial programada.”1

5.1.1.1 Requisitos de la previsión

Para formular una buena revisión del desarrollo empresarial se requiere:

1.- Un conocimiento del pasado de la actividad empresarial, obtenido mediante el análisis

comparativo de las realizaciones efectuadas y de la evolución económica de la empresa a

lo largo del tiempo.

2.- Un conocimiento óptimo de las condiciones actuales de la empresa y del mercado en

donde desarrolla sus actividades, así como de las modificaciones que pueden acaecer

tanto en la empresa como en su mercado.

3.- A partir de las premisas anteriores establecer un plan a seguir, estudiando varias

alternativas, por si el desarrollo económico de la empresa sigue uno u otro de los varios

caminos previstos.

Las previsiones, al establecer valoraciones para los actos a realizar, crean los

estándares de trabajo, tipos de referencia o unidades comparativas que son los elementos

en que se funda el control presupuestario.

5.12 Control Presupuestario

“Es un proceso de establecimiento de metas que se consideran factibles de lograr,

de planeación para lograrlas y de comparación de los resultados reales con las metas

fijadas.”2

Es difícil elaborar planes significativos y lógicos dentro de una estructura de

organización defectuosa.

“Un control presupuestario es ineficaz si no se complementa con un informe que

explique las desviaciones o diferencias entre la realidad y lo previsto, analice sus causas y

sugiera medidas para subsanar las desviaciones.”3

1 Goxens, Antonio; Goxens, Ma. Angwles. Biblioteca Práctica de Contabilidasd. Barcelona, España. 1995.

Gráficas Ramón Soprena, S. A. Pág. 501 2 Welsch, Glenn A. Presupuestos: Planificación y Control de Utilidades. Colombia. 1979. Editorial Dossat,

S. A. Pág. 580. 3 Finney & Miller. Curso de Contabilidad. Pág. 457.

En todas las situaciones, salvo en operaciones muy pequeñas, un sistema de

control debe basarse en un sistema contínuo de las operaciones. Las metas

presupuestarias permiten la evaluación de las operaciones reales a medida que el negocio

se mueve a lo largo del período planeado. Los informes de resultados deben ser:

1. Cubrir todos los aspectos importantes de las operaciones.

2. Ser consistentes con las responsabilidades asignadas.

3. Implementar el principio de administración por excepción.

5.1.2.1 Bases del Control Presupuestario

Este se basa en:

1. Estudio de los medios de acción de la empresa, en su relación con el mercado y la

coyuntura.

2. Formación del presupuesto y del plan de actuación que puede referirse a:

- Todas las actividades de la empresa.

- A un determinado grupo de las mismas.

- A una actuación específica.

3. Registro estadístico contable del plan desde su iniciación.

4. Contabilización y anotación adecuada de las operaciones en su realización.

5. Comparación de la previsión con la realidad.

5.2 Importancia del control con relación a los Presupuestos

El presupuesto surge como herramienta moderna de planeamiento y control al

reflejar el comportamiento de indicadores económicos como los enunciados en virtud de

sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos, contables y financieros de la

empresa.

CAPITULO VI. PRESUPUESTO COMO INSTRUMENTO DE

PLANEAMIENTO

6.1 La Planeación

“La planeación es el diseño de un estado futuro deseado para una entidad y de las

maneras eficaces para alcanzarlo.”1

Se reconoce la planeación como una tarea difícil a la que enfrenta el gerente y es

una de las que se pospone con facilidad.

Descansa en la creencia que el estado futuro de una entidad se puede mejorar por

la acción administrativa continua.

Presupone que una entidad puede tener éxito, en términos de sus objetivos

básicos, por las decisiones planeadas.

Ackoff sugiere que la planificación debe comenzar con una proyección de

referencia, en conjunto con una proyección deseada y concluir con una proyección

planeada.

La planificación es un proceso continuo y no un esfuerzo periódico, ya que una

proyección planeada no debe ser considerada como el producto final. Debe ser revisada a

medida que cambian las condiciones y se disponga de nueva información.

6.1.1 Objetivos, Metas y Estrategias

El establecimiento de objetivos representa el nivel fundamental de la toma de

decisiones en el proceso de planificación.

Expresan los estados futuros deseados y los resultados finales de las actividades

de entidades.

El próximo nivel se conoce como metas, las cuales representan los objetivos

generales enfocados de manera clara.

Para establecer la base para el logro de los objetivos de la empresa y las metas

específicas, se debe desarrollar estrategias a ser seguidas por la entidad. Las estrategias

representan el plan de ataque a emplearse en la búsqueda operacional de las metas.

El nivel detallado de planificación ocurre cuando la administración operacionaliza

los objetivos, las metas y estrategias al desarrollar uno o más planes.

6.2 Importancia

La función de planeación es tal vez el elemento de mayores alcances en el proceso

administrativo. Requiere que se determinen los objetivos de la compañía y que la

1 Welsch, Glenn. Presupuestos: Planificación y Control de Utilidades. Pág. 11. Ackoff, Russell L. A

Concept of Corporate Plannig. New York. John Wiley & Sons. 1970. Pág. 1

gerencia los exponga. Además deben precisarse y valorarse los medios para alcanzar

dichos objetivos.

Los planes son hechos en forma de proyectos que se espera iniciar y terminar

durante el ejercicio presupuestal.

Luego de tomadas las decisiones respecto a los proyectos, los planes para el

ejercicio pueden completarse.

6.3 Planificación de Imprevistos

En el momento de preparar los presupuestos se produce un curioso fenómeno

entre quienes los elaboran y los directos y contables que los revisan y aprueban. Entonces

se suele hablar, según el punto de vista, de planificar los imprevistos.

Quien prepara un presupuesto siente una legítima preocupación por el hecho de

que se le puedan imputar costes que en ese momento no puede prever. Por ello debe

prever en el presupuesto una pequeña cantidad para imprevistos.

Quienes revisan y aprueban los presupuestos tienen que asegurarse de que el total

de costos de la empresa sea aceptable para la dirección.

Como el total de lo que presentan quienes elaboran los presupuestos suele ser

superior a lo que la dirección estará dispuesta a aceptar, se inicia un proceso de recorte.

Las personas de experiencia en la elaboración de presupuestos prevén este

proceso y preparan una cuenta de imprevistos suficiente para atender sus necesidades

después de que tengan lugar los recortes.

6.4 La Planeación y el Presupuesto: Ventajas y Limitaciones

“Por la Planeación:

• Se piensa en todas las actividades que se puedan realizar en el futuro.

• Se integran políticas y decisiones que los directivos pueden adoptar ante

determinadas situaciones.

• Se fijan estándares en cuanto a la actuación futura.

• Se concretan las actividades y actuaciones del personal.

Por el Presupuesto:

• Se determina si los recursos estarán disponibles para ejecutar las actividades

y/o se procura la consecución de los mismos.

• Se escogen aquellas decisiones que reporten mayores beneficios a la empresa.

• Se aplican estos estándares en la determinación de presupuesto (materiales,

mano de obra y costos indirectos de fabricación).

• Se pondera el valor de estas actividades.”2

2 Burbano Ruiz, Jorge E. Presupuestos. Santafé de Bogotá, Colombia. 1995. Pág. 17.