INFORME DE GESTIÓN - Cámara de Comercio de Pasto

INFORME DE GESTIÓNPrimer trimestre de 2020

Informe de GestiónPrimer Trimestre de 2020

CÁMARA DE COMERCIO DE PASTODEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

OBSERVATORIO ECONÓMICO

JUNIO DE 2020

REPRESENTANTES DE LOS COMERCIANTES

PRINCIPALESJORGE MARIO SALAZAR ARROYOMARITZA DEL CARMEN ROSEROEDGAR FERNANDO RAMIREZ BRAVOLUIS FELIPE GUERRERO RUANONELLY ROSAS DE RODRIGUEZANDRES EDUARDO LOPEZ ERASO

SUPLENTESMAURICIO ROSAS GAVILANESVICTOR HUGO ESPAÑAVICENTE ARNULFO VALLEJO MERCA

JAIME ALBERTO SUAREZ GUERREROANA LUCIA RUALES ERASO

REPRESENTANTES DEL GOBIERNOPRINCIPALES

JULIO CESAR BASTIDAS RODRIGUEZMARIA EUGENIA GONZALEZ MORAROBINSON DAVID SALCEDO CASTILLO

SUPLENTESSALVADOR DEL CRISTO ESCOBAR MIRANDARODRIGO PAREDES VALLEJO

PRESIDENTE JUNTA DIRECTIVA 2020MARITZA DEL CARMEN ROSERO

VICEPRESIDENTE JUNTA DIRECTIVALUIS FELIPE GUERRERO RUANO

REVISOR FISCALÁLVARO ARCINIEGAS

PRESIDENTE EJECUTIVO DAMIR BRAVO MOLINA

CONSOLIDACIÓN INFORME

CÁMARA DE COMERCIO DE PASTO DEPARTAMENTODE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL OBSERVATORIO ECONÓMICO

DIRECTORFRANCISCO REVELO UNIGARRO

EQUIPO DE PLANEACIÓNYHONY ESTIVEL BASTIDAS GARCIAMELISSA BENAVIDES MORADIANA CAROLINA GUERRERO ACOSTA

Editado por: Cámara de Comercio de Pasto

JUNTA DIRECTIVA 2019-2022

Informe de GestiónPrimer Trimestre de 2020

CÁMARA DE COMERCIO DE PASTO Calle 18 No 28-84Teléfono [email protected]

Publicación 2020

©Pasto, junio de 2020

INTRODUCCIÓN 31 PRESIDENCIA EJECUTIVA 41.1 Responsabilidad social empresarial con enfoque ambiental 41.2 Oficina de comunicaciones y reputación 42 DEPARTAMENTO DE COMPETITIVIDAD E INNOVACIÓN 62.1 Centro de Innovación Empresarial CIE 62.2 Iniciativas clúster 72.3 Centro de transformación digital 72.4 Nariño exporta más 82.5 Doing Business 102.6 Fábricas de productividad 103 DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL 113.1 Observatorio Económico 113.2 Oficina de Gestión de proyectos 123.3 Sistema de gestión de Calidad 144 DEPARTAMENTO DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO 154.1 Red empresarial de afiliados 154.2 Fortalecimiento empresarial 184.3 Capacitaciones 194.4 Fortalecimiento sede las américas 204.5 Fortalecimiento sede Túquerres 204.6 Fortalecimiento seccional Sandoná 214.7 Fortalecimiento seccional la Unión 225 DEPARTAMENTO JURÍDICO Y DE REGISTROS PÚBLICOS 245.1 Formalización empresarial 245.2 Fortalecimiento de los registros públicos 256 CENTRO DE CONCILIACIONES 267 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO 277.1 Gestión documental 277.2 Gestión tecnológica 287.3 Gestión humana 297.4 Gestión logística 327.5 Gestión de activos fijos 337.6 Gestión financiera 348 CONTROL INTERNO 36

CONTENIDO

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Informe de gestión / Primer trimestre de 2020

La Cámara de Comercio de Pasto, presenta el informe de gestión del primer trimestre del 2020, en el cual se muestran las actividades que han desarrolla-do las áreas y Departamentos en el cumplimiento de los proyectos planeados para esta vigencia.

En línea con la política de transparencia de la institución, se busca mostrar los resultados de la gestión y ejecución de los recursos en pro del mejoramiento continuo, tanto en los servicios que la Cámara presta a sus empresarios, como en el funcionamiento interno de la organización.

El documento está organizado en 8 capítulos correspondientes a las áreas en la organización; se describe de manera concreta las actividades que se realizaron en cada área, de acuerdo a los proyectos e iniciativas que están adscritas a cada dependencia desde la planeación previa.

INTRODUCCIÓN

1. Presidencia Ejecutiva

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1. PRESIDENCIA EJECUTIVA

1.1 RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL CON ENFOQUE AMBIENTAL

Negocios verdes

Estrategia con negocios verdes en alianza con Corponariño. Se inicia el 30 de enero con una reunión de la mesa técnica de negocios verdes en Cámara de Comercio, donde se presentaron las diferentes actividades que se llevarían a cabo en el periodo 2020.

Mesa departamental de educación ambiental

La Cámara de Comercio de Pasto hace parte de la Secretaria Técnica del Comité Técnico Inte-rinstitucional de Educación Ambiental CIDEA, y en 2020 se continúa trabajando en la construc-ción del Plan Departamental Decenal de Educación Ambiental 2020 – 2029.

Sistema Departamental de áreas protegidas de Nariño

En el mes de febrero, la Cámara de Comercio de Pasto fue invitada a hacer parte de la construc-ción del Sistema Departamental de áreas protegidas de Nariño – SIDAP, como representante gremial de los empresarios. Esta actividad es liderada por la secretaria técnica, conformada por Corponariño, la Gobernación de Nariño, la Dirección Territorial Andes occidentales de Parques Nacional Naturales de Colombia y la Fundación Gerencia Ambiental.

Mesas estratégicas sectoriales

En el mes de marzo se participó en las mesas estratégicas sectoriales organizadas por la Go-bernación de Nariño, en el marco de construcción del Plan de Desarrollo Departamental “MI NARIÑO, EN DEFENSA DE LO NUESTRO 20-23”. Se construyó un acuerdo estratégico de todos los sectores y Cámara de Comercio participó en la parte ambiental. Todo se trabajó con una visión a 20 años para el corto y mediano plazo.

1.2 OFICINA DE COMUNICACIONES Y REPUTACIÓN

Campaña de renovación de registro mercantil

Planeación estratégica y emisión de la campaña para renovación y matrícula mercantil para los meses de Enero, Febrero y Marzo de 2020, a través de los diferentes medios masivos, medios controlados y me-dios alternativos. La ejecución de este plan tuvo un costo de $41.414.400 millones de pesos, en el que se incluyeron el mayor número de medios locales de AM con cobertura y alcance en los 42 municipios de la jurisdicción de la Cámara de Comercio de Pasto; adicional se incluyeron los tres canales de televisión locales de Pasto, con sus respectivos noticieros, que no solo tienen cobertura con sus suscriptores, sino también llegan al público de interés a través de las redes sociales propias de los canales.

Comité de publicidad

Se desarrolló el primer Comité de Publicidad con presencia de los directamente interesados en que su información se divulgue a través del plan de medios; en el que se aprobaron los 42 medios en los que se realizará la pauta; se grabaron y editaron las cuñas y comerciales a emitir y se realizó el envío a los respectivos medios.

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Censo Empresarial

En el mes de Febrero se dio a conocer el CENSO empresarial con una rueda de prensa y pu-blicidad en medios.

Emergencia sanitaria por Covid 19.

En el mes de marzo se continuó con las temáticas de renovación, pero por la coyuntura del COVID-19, la fecha límite de renovación fue aplazada hasta el 3 de julio y la campaña fue mo-dificada.

Plataforma FAST

En el mes de marzo se realizó el lanzamiento de la plataforma FAST liderada por la Cámara de Comercio, como actividad de reactivación económica de los empresarios, comerciantes y emprendedores.

Otras actividades

Se realizó presencia en medios logrando Free Press por más de 30 Millones de pesos, con entrevistas al Presidente Ejecutivo, Ruedas de prensa, tour de medios, entrevistas a directores y profesionales encargados de los diferentes proyectos, acompañados de Comunicados de prensa y promoción de eventos propios de la entidad. Adicional la elección del nuevo Presi-dente Ejecutivo, generó espacios de Free Press por $8.500.000. Es decir que el IPM (Indice de Presencia Mediática) de la Cámara de Comercio de Pasto se encuentra en un 75% sobre 100, con imagen positiva intermedia entre Sobreexpuesta y desapercibida del Ápice estratégico de la organización en medios de comunicación masiva, pero negativo frente al relacionamiento directo con empresarios, comerciantes y emprendedores. Si bien esto hace parte de la gran inversión en medios de Comunicación, también la Cámara de Comercio es reconocida como líder de opinión en la región.

2. Departamentode Competitividad e Innovación

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2. DEPARTAMENTO DE COMPETITIVIDAD E INNOVACIÓN

2.1 CENTRO DE INNOVACIÓN EMPRESARIAL CIE

Acompañamiento a emprendedores

Asesoría personalizada y acompañamiento a 17 emprendimientos en diferentes áreas, con el fin de generar nuevas empresas que respondan a las necesidades actuales en la industria 4.0.

Héroes Fest 2020

Con el fin de lograr el objetivo de llevar a 6 emprendimientos a héroes fest, el CIE diseñó el programa Ruta de Innovación para el 2020 por medio del cual los emprendedores recibirían for-mación para el desarrollo de sus iniciativas por parte de expertos de nivel nacional provenientes de: Universidad Javeriana, Universidad ICESI, ElLab de Cali, entre otros.

Innovación + País

La Cámara de Comercio de Pasto, a través de su centro de innovación, fué seleccionada como beneficiaria del proyecto “innovación + País” de Colciencias y la Gobernación de Nariño, el cual financiaría un proyecto de innovación interno por un valor de 90.000.000, el cual consiste en la implementación de Big Data y la transformación digital de los procesos de acompañamiento, asesoría y formación a empresarios a través de una plataforma web. Actualmente el proyecto está en la segunda etapa, en la cual se contratará a la empresa desarrolladora del software.

Eventos

Cómo parte de la red de confianza de innovación, la Cámara de Comercio de Pasto, a través de su Centro de Innovación, apoyó el desarrollo de dos eventos importantes cómo son: Foro de Innovación y El día de la mujer empresaria.

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2.2 INICIATIVAS CLÚSTER

Clúster Turismo

- Apoyo a los empresarios del clúster de turismo para su participación en la Vitrina Turística de Anato, donde se expuso a Nariño cómo un importante destino turístico.

- Taller de lecciones aprendidas sobre la participación en ANATO.

- Contratación y desarrollo de una Primera fase para la estructuración del clúster de Turismo consistente en un diagnóstico inicial.

2.3 CENTRO DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL

Los Centros de transformación digital (CTDE), son espacios para que las mipyme colombianas, avancen en la ruta de la Transformación Digital y aprovechen las nuevas oportunidades de es-trategia de negocios que surgen gracias a la aparición de las tecnologías.

Acuerdo con FENALCO

La Cámara de Comercio de Pasto en alianza con FENALCO, presentaron un proyecto a Innpul-sa para que se pueda brindar los recursos necesarios y firmar un convenio que permita que 250 de nuestros afiliados, reciban el acompañamiento y herramientas del CTDE.

Sesiones de mentalidad y cultura en el uso de herramientas Tics

Por medio de un acuerdo con las empresas Voondo web y hola pasto.com se realizó una capa-citación en introducción de marketing digital en la cual se logró la participación de 363 perso-nas en 2 jornadas de 3 horas.

2.4 NARIÑO EXPORTA MÁS

Participación en Cámara Móvil Municipio Chachagüi

En el marco de la actividad de Cámaras Móviles en el Municipio de Chachagüí, se pudo difundir los servicios ofrecidos por el departamento de promoción y el área de comercio internacional. Se brindó asesoría a usuarios del municipio y promoción de los demás servicios de la Cámara de Comercio de Pasto: fortalecimiento y desarrollo empresarial, circulo preferencial de afiliados, fondo de financiamiento y asesorías de primer nivel en comercio internacional.

Elaboración y actualización de cartillas: importación, exportación, INCOTERMS 2020, cer-tificación INVIMA alimentos y exportación de artesanías

Desde el mes de febrero hasta marzo, se elaboraron y actualizaron las cartillas de importación, exportación, INCOTERMS 2020, certificación INVIMA alimentos y exportación de artesanías. Con esta iniciativa, el área de comercio y relaciones internacionales logró consolidar informa-ción relevante en temas relacionados con el comercio exterior; de esta manera, las cartillas se constituyen como herramientas de apoyo para brindar asesorías a empresarios y emprendedo-res de la región, en el proceso de internacionalización.

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Acompañamiento y apoyo a la iniciativa App FAST

Se ha brindado apoyo al departamento de promoción y desarrollo empresarial en la consolida-ción de la iniciativa App Fast; actividad destinada a mejorar las ventas de los empresarios du-rante el periodo de aislamiento, en repuesta a la coyuntura ocasionada por el virus COVID-19.

Rueda de negocios regional multisectorial AMCHAM Colombia

Se llevó a cabo la rueda de negocios regional multisectorial con la participación de 24 empre-sarios de diferentes sectores; fue organizada por la Cámara de Comercio Colombo Americana en alianza con la Cámara de Comercio de Pasto, con la intención de programar reuniones de negocio entre los participantes, el fortalecimiento de las diferentes cadenas productivas del departamento y, en una segunda fase de trabajo, la construcción de proyectos que permitan acompañar a las empresas interesadas en el mercado de los Estados Unidos.

Convenio Procolombia – Cámara de Comercio de Pasto

Se buscó una alianza estratégica entre la Cámara de Comercio de Pasto y PROCOLOMBIA para la puesta en marcha del plan de trabajo y cronograma de actividades que busca la cooperación interinstitucional para unir esfuerzos, acciones e ideas, a fin de impulsar la internacionalización de empresas de la región y coadyuvar el mutuo crecimiento.

En el marco de este convenio, se dio capacitación de profesional de Comercio Internacional de la Cámara de Comercio de Pasto en la metodología que Procolombia adelanta para el desarrollo del programa de internacionalización.

Cartillas de emprendimiento

Se recibieron 500 ejemplares de la cartilla de emprendimiento juvenil, “Cartilla para el emprendedor: aprende y emprende”, la cual plasma de manera física, la guía para iniciar con la ideación o fortaleci-miento del plan de negocios. Este documento se creó con la intención de mejorar la situación de ca-pacitación de los emprendedores y como documento de apoyo para el programa de emprendimiento juvenil de la entidad. Se compartieron 103 cartillas de emprendimiento juvenil, a diversas participantes del mejoramiento del emprendimiento en Nariño, dentro de los cuales se encuentra la Red Regional de Emprendimiento de Nariño, Universidades e instituciones acreditados en educación media.

Conferencia: actualización INCOTERMS 2020

Se realizó la conferencia de actualización en términos de negociación internacional, INCOTER-MS 2020 en las instalaciones de Cámara de Comercio de Pasto en el mes de febrero. Se con-vocó a la comunidad empresarial y académica, que desarrollan procesos dentro del comercio internacional y se contó con la asistencia de 162 participantes.

Macrorueda de negocios MCR 80

Apoyo en la participación de tres empresarios de la jurisdicción para su participación en la MA-CRORUEDA 80 a desarrollarse desde el 16 al 18 de marzo en la ciudad de Medellín. Dada la coyuntura ocasionada por el virus COVID-19, el evento se desarrolló de manera virtual.

Programa de cooperación internacional PUM

Programación de asesoría por parte del programa PUM, en el manejo y procedimientos en la cadena de frio (sector lácteo y cárnico). Esta actividad que estaba programada para el mes de abril, se logró reprogramar para el mes de agosto.

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Acompañamiento empresarial en procesos de exportación

Durante el primer trimestre del 2020 se realizó la identificación de 5 empresas quienes cuentan con potencial exportador para acompañamiento por parte de la CCP y PROCOLOMBIA, como aliado estratégico, y se les brindó asesoría en trámites para la exportación y condiciones de acceso. Dentro de las empresas identificadas se cuenta con:

- Aromas del Viento SAS- Fara Leather Bags By Carolina Gomez - Asociación de Productores Agropecuarios ASO MAYITO - Tumacoco SAS - Alianza Café

Asesorías en comercio internacional

Durante el primer trimestre se realizaron 24 asesorías en comercio internacional, con una califi-cación promedio de 5. Los temas más solicitados fueron: proceso de exportación e importación, exportación de café y régimen tributario como usuario aduanero.

2.5 DOING BUSINESS

Reunión inicial de agilización de trámites

En el mes de enero, se tuvo la reunión inicial con las entidades vinculadas a la creación de empresas con el fin de continuar las actividades entorno a la agilización de trámites en Pasto. Se contó con la asistencia de personal de la Alcaldía de Pasto, la Policía Nacional, La DIAN, el Cuerpo de Bomberos y la Cámara de Comercio de Pasto.

Acercamiento Gobernación de Nariño

En el mes de febrero se programó una visita a la subsecretaría de ingresos y rentas de la Go-bernación de Nariño, con el fin de tratar el tema de Doing Business y agilización de Trámites en Pasto. De manera específica se trató el estado del Impuesto de Registro y las acciones necesa-rias a tener en cuenta para llegar al esquema de Ventanilla Única Empresarial (VUE).

Doing Business en el Plan de Desarrollo Departamental

Con el apoyo de la Comisión Regional de Competitividad e Innovación, se socializó el proyecto de Doing Business con los responsables de la construcción del Plan de Desarrollo Departamen-tal, resaltando la importancia que la agilización de trámites tiene en el mejoramiento del clima de negocios en la región; de esta manera se logró que el tema de Doing Business liderado por la Cámara de Comercio de Pasto, esté dentro del Plan de Desarrollo Departamental y las activi-dades priorizadas por la Comisión Regional de Competitividad e Innovación.

Acciones conjuntas con las Cámaras de Comercio de Nariño

Se convocó a las Cámaras de Comercio de Ipiales y Tumaco para que hicieran parte del pro-yecto de Doing Business, teniendo en cuenta que los convenios que se desarrollen en el pro-yecto y especialmente con la gobernación de Nariño, tienen un impacto regional. Se contó con el acompañamiento y asesoría desde Confecamaras como los encargados de guiar las activi-dades en referencia a la Ventanilla Única Empresarial en las Cámaras de Comercio.

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2.6 FÁBRICAS DE PRODUCTIVIDAD

Fábricas de Productividad es una apuesta del Gobierno liderada por Colombia Productiva –antes Programa de Transformación Productiva, PTP– y el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, con aliados regionales como las Cámaras de Comercio, que busca incrementar la pro-ductividad interna de las pequeñas, medianas y grandes empresas, a través de intervenciones técnicas y acompañamiento especializado para que produzcan más y mejor.

Fábricas de Productividad en el Suroccidente 2019

El programa continúa con las actividades que iniciaron en el 2019 en donde la meta de interven-ción fue de 25 empresas, en los departamentos del Cauca, Nariño y Putumayo, con 5 Cámaras de Comercio aliadas Cauca (10 empresas), Pasto (7 empresas), Ipiales (1 empresa), Tumaco (2 empresas) y Putumayo (5 empresas).

Beneficiarios por Cámara de Comercio de Pasto

Por parte de Cámara de Comercio de Pasto se encuentran 7 empresas en el programa, de las cua-les 4 terminaron su intervención en el primer trimestre con resultados positivos; las empresas son:

- Cooperativa de productos lácteos de Nariño - Colácteos- Admitel Administradora del Talento Humano SAS- CJTyT Ingeniería de Software- Industria Cafetera de Nariño SAS - Morasurco- Fundación Emssanar- Texcol SAS- Chamorro Portilla SAS - Mister Pollo

3. DepartamentoPlaneación Institucional

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3. DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

3.1 OBSERVATORIO ECONÓMICO

Informe de Coyuntura Económica 2019

Se construyó y publicó el informe de Coyuntura económica 2019, estudio de obligatorio cum-plimiento exigido por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) a las Cámaras de Co-mercio del País.

Censo Empresarial 2020

En el mes de enero se publicaron los términos de referencia que permitieron contratar la realiza-ción del Censo Empresarial 2019 y 2020. El contrato fue adjudicado a la empresa nariñense Doo Comunicaciones SAS, quienes iniciaron el trabajo de campo el 20 de febrero de este año. Este estudio permitirá conocer los niveles de informalidad en Pasto y dar cumplimiento al informe de potencial empresarial establecido por la Circular Única en el capítulo VIII.

Informes del Censo Empresarial

Se realizó seguimiento a las actividades del Censo Empresarial y acompañamiento al contratis-ta para optimizar los resultados obtenidos en campo. Para la segunda semana del mes de mar-zo, el censo cubrió la zona urbana del municipio de Pasto; sin embargo, dada la emergencia sanitaria se suspendieron las actividades de recolección de información.

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Encuesta de Impacto Económico por Covid 19.

En el mes de marzo se inició la recolección de información relacionada con el impacto econó-mico por Cóvid 19, estudio coordinado por Confecámaras en Colombia.

3.2 OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS

Convocatoria para formación en PMP

Para dar cumplimiento a lo programado en el Plan operativo anual 2020 de la oficina de gestión de proyectos, se realizó la convocatoria para formar a un equipo de profesionales en PMP, se construyeron los términos de referencia y se publicó la convocatoria, sin embargo debido a la contingencia actual, la convocatoria inicialmente fue suspendida y posteriormente cancelada; actualmente se está evaluando la posibilidad de buscar la formación de manera virtual.

Plataforma Zoho Projects para gestión de los proyectos

En el mes de enero, se adquirió la plataforma Zoho Projects, para la gestión de proyectos, esta plataforma permite visualizar diferentes tableros de control respecto al avance de las activida-des de los proyectos de cada departamento; se realizó la parametrización de los 26 proyectos en esta plataforma con sus actividades y subtareas.

Portafolio de Proyectos 2020

Se formularon 26 proyectos del Plan Operativo Anual 2020 de acuerdo a los lineamientos es-tablecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, cada uno conformado por meta, producto, objetivos, actividades, metas e indicadores.

Reporte a Organismos de control

Se consolidó y reportó a la Superintendencia de Industria y Comercio los siguientes informes:

• Informe de labores 2019, • Encuesta SECC 2019 • Informe de gestión 2019

Seguimiento POA IV trimestre 2019

Se realizó el seguimiento del IV trimestre del plan operativo anual 2019, se consolido la informa-ción correspondiente a avance de actividades, ejecución de proyectos y ejecución presupues-tal y se reportó el avance total de cada proyecto a la Superintendencia de Industria y Comercio.

Parametrización de la planeación presupuestal en JSP7

Se realizó la parametrización de la planeación presupuestal en la plataforma de JSP7, para las actividades del Plan Operativo Anual 2020, esto con el fin de dar inicio a la ejecución de rubros.

Carga de información en la plataforma SAIR

Se cargó 26 proyectos del Plan Operativo anual 2020 en la plataforma SAIR de la Superinten-dencia de Industria y Comercio

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Empalme Comisión Regional de Competitividad

Se realizó el empalme a la nueva Secretaria Técnica de la Comisión Regional de Competitivi-dad, entregando los avances que desde la Cámara de Comercio se realizaron en apoyo a la Comisión Regional de Competitividad desde 2017, hasta enero de 2020.

Capacitación en Zoho Projectis

Se capacito a todos los profesionales líderes de proyectos en el uso de la herramienta Zoho Projects, para que a través de esta puedan realizar los reportes de avance de actividades de sus respectivos proyectos, y de este modo agilizar la gestión de los proyectos.

Información para Contraloría 2019

Se diligencio los indicadores solicitados por la contraloría general en la matriz SIRECI, corres-pondientes a todas las actividades de los 34 proyectos del plan operativo anual 2019.

Taller de indicadores Confecàmaras

Se participó en la capacitación de las cámaras de comercio del suroccidente para el reporte y manejo de indicadores, realizado en la ciudad de Cali, con el propósito de unificar criterios frente al reporte de información y conocer buenas prácticas en el manejo de indicadores de las Cámaras de Comercio.

Seguimiento de avance 2020

Se realizó el seguimiento al avance de proyectos y ejecución presupuestal del primer trimestre del plan operativo anual 2020 y se elaboró el informe para Presidencia Ejecutiva

3.3 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

La Cámara de Comercio de Pasto, cuenta con un Sistema de Gestión de Calidad que incluye los procesos que se establecen en el mapa de la organización, en cumplimiento de su misión, enfocada en el registro público y la capacitación de las empresas de la región, además de impulsar a las empresas regionales en temas de competitividad, liderazgo, cultura, innovación, entre otros.

Cumplimiento de lineamientos determinados por la Ley de Transparencia y Acceso a la información

La Cámara de Comercio de Pasto como sujeto obligado en cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y Acceso a la Información y en procura de llevar procesos trans-parentes y de mejora continua, dispuso la elaboración de un procedimiento para que la entidad despliegue a todas sus unidades para dar cumplimiento a todos los ítems requeridos normati-vamente, además una matriz que establece frecuencia de reportes, responsables y aspectos a tener en cuenta para el cargue de información en la página web.

Primer comité de calidad

Con el fin de dar cumplimiento a la norma NTC 9001 del 2015, se realizó el primer comité de calidad en el componente revisión por la dirección, en el que se informó a la alta dirección el estado del sistema de gestión de calidad de la organización en lo relacionado a:

- Satisfacción del cliente y partes interesadas

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- Revisión objetivos de calidad- Seguimiento a no conformidades- Programa de implementación y mejora continua del sistema de control interno- Desempeño de los proveedores- Seguimiento y medición- Propuestas de mejora

Cargue de información actualizada a la plataforma ISOTOOLS

Se realizó la carga a la plataforma ISOTOOLS los procesos, protocolos e instructivos actualiza-dos por el área de tesorería y contratación con los siguientes códigos:

5 procesos actualizados tesorería:

- P-GF-004 Procedimiento trámites para realizar pagos- P-GF-022 Procedimiento solicitud y manejo de recursos de caja menor- P-GF-009 Procedimiento manejo de caja menor- P-GF-027 Procedimiento arqueo de cajas- P-GF-007 Procedimiento controles de ingreso

1 Protocolo actualizado tesorería:

- I-GF-029 Protocolo uso de tarjeta de crédito

7 Instructivos actualizados tesorería:

- I-GF-001 V8 Instructivo pago en línea o electrónicos- I-GF-002 V3 Instructivo pago de proveedores Banco de Occidente- I-GF-003 V5 Instructivo arqueo de caja- I-GF-009 V4 Instructivo pago de proveedores Bancolombia- I-GF-011 V5 Instructivo generación interfac- I-GF-013 V2 Instructivo gestión de compras contrato- I-GF-014 V 2 Instructivo generación de informe diario de tesorería.

1 formato de área de contratación actualizado:

- R-CO-012 Formato términos de referencia

Procesos de seguimiento y control a la plataforma ISOTOOLS

Se realizó el seguimiento y control a la derivación, seguimiento y cierre de respuesta de calidad de las pqrs del primer trimestre, dando cumplimento al Sistema de Gestión de Calidad de la Cámara de Comercio Pasto.

Proceso de encuestas externas a los usuarios

Envió de encuestas externas de clientes a las sedes, afiliados y CAE, para su diligenciamiento y posterior análisis; Afiliados: 50, CAE: 500, Sede Sur: 100, Sede la Unión: 100, Sede Sandoná: 100 y Sede Túquerres: 100.

Elaboración de formato de apertura de buzón

Con el fin de dar cumplimiento a la auditoria de 2019 realizada por el área de control interno, se elaboró el formato de apertura de buzón de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felici-taciones, con el fin de dar seguimiento y registro de las pqrs.

4. Departamento de Promoción y Desarrollo

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4. DEPARTAMENTO DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO

4.1 RED EMPRESARIAL DE AFILIADOS

Estructuración del portafolio de servicios

Cabe resaltar que además de los beneficios ya existentes:

- Derecho a elegir y ser elegido como miembro de la Junta Directiva de la Cámara de Comercio de Pasto.- Generación de certificados de Existencia y Representación legal de su empresa equi-valentes al 100% del valor correspondiente a la cuota de afiliación.- Atención preferencial en nuestras sedes y seccionales.- Credencial de acreditación V.I.P Se establecieron los siguientes con autorización del presidente Ejecutivo (E):- Los afiliados tendrán derecho hasta de un 50% de descuento en todas las capacitacio-nes, seminarios y talleres.- Exclusividad como proveedores- Acceso gratuito a espacios de coworking, que posibilitan la generación de alianzas es-tratégicas y la captación de contactos y proveedores potenciales.- 50% de descuento especial en alquiler de salones, auditorio y aula de informática.- 50% de descuento en base de datos.- Acceso a los cursos de formación realizados por el centro de Conciliación y Arbitraje (15% de descuento).- Conciliación en derecho (15% de descuento).- Contamos con el programa denominado “Capacitación a la medida”, jornadas de ca-pacitación gratuitas realizadas en su empresa y dirigidas a su equipo de trabajo a fin de fortalecer el desempeño empresarial en las siguientes temáticas: Servicio al cliente y de-sarrollo de habilidades comerciales. - Accede a descuentos y tarifas preferenciales con diferentes empresas aliadas de la región.- Se estableció la política de que los proveedores de la Cámara de Comercio de Pasto, se-rán únicamente quienes tengan la calidad de afiliados, esto incentivara a los empresarios a afiliarse y a los afiliados activos a permanecer dentro del circulo preferencial.- Se visitaron empresarios representativos de la ciudad para invitarlos a ser parte de la estrategia de beneficios para los afiliados, mediante alianzas estratégicas, las cuales otor-garan beneficios a nuestros afiliados, consistentes en descuentos en la venta de sus pro-ductos y/o servicios, estos empresarios aliados son:

Descuentos para afiliados

Se establecieron convenios con empresas de la jurisdicción para obtener descuentos para nuestros afiliados de la siguiente manera:

- DEPORTES AL DIA: 5% de descuento en la venta de todos los artículos deportivos a los afiliados.

- GRUPO ODONTOLOGICO GAMEZ VIVEROS: 20% de descuento en la prestación de

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servicios de odontología general, 15% de descuento en procedimientos de rehabilitación oral, endodoncia, odontopediatria, cirugía oral y periodoncia, 10 % de descuento en tra-tamientos de ortodoncia, ortopedia maxilar e implantologia.

- INGSERVSOFT Y/O MARIO LARRAÑAGA: 10% de descuento en el servicio de softwa-re en la nube y soporte para “Venta Ágil Restaurantes y Bares”

- HOTEL CUELLAR´S: 5% de descuento en la prestación de los servicios de hospedaje.

- AGENCIA DE VIAJES Y TURISMO GUALCALA LIMITADA: 5% de descuento por la compra de porciones terrestres nacionales e internacionales para planes turísticos.

- TECHNOAR 360 SAS: 20% de descuento en la publicación dentro del Directorio Virtual Empresarial en 360°.

- VIAJEROS AGENCIA DE VIAJES Y TURISMO: 30% de descuento en las tarifas de pu-blicidad de la revista Explora Nariño.

- NAVARRETE ERASO & CIA LTDA: 10% de descuento en el servicio de hospedaje (ha-bitación sencilla).

- HOSTERIA EL CARRIZO: 14% de descuento en el servicio de hospedaje en cabañas.

- PROTEGEMOS SA: 10% de descuento en toma de muestras de laboratorio clínico, 10% de descuento en la compra de lentes, 10% de descuento en el servicio de restau-rante, 10 % de descuento en los servicios de la I.P.S (tratamientos en todas las especia-lidades), descuentos exclusivos en los servicios de medicina laboral, salud, educación, capacitación, clínicas veterinarias, recreación, turismo, previsión exequial.

- GIMNASIO DE ESCALADA MAGMA Y/O ALEXANDRA RODRIGUEZ: 10% de descuen-to en día de escalada en roca, entrenamiento, danza aérea en telas.

- CAMBRIDGE: 10% de descuento en programa Intro A y B y en programa de adultos a nivel de eficiencia comunicativa con reconocimiento internacional MCRE B2-C1.

- CLINICA BELLATRIZ: 50% de descuento en consulta especializada en Cirugía Plásti-ca, Dermatología y Odontología Especializada, 15% de descuento en procedimientos de la Unidad Odontológica, 15% de descuento en el resto del portafolio de servicios de la Clínica Bellatriz y 10% de descuento en Cirugía Plástica.

Promotores para afiliaciones

Contratación de dos promotores que visitan desde el mes de febrero a los empresarios po-tenciales para ser afiliados a los cuales se presentan los requisitos, tarifas y beneficios, con el objetivo de conseguir nuevas afiliaciones.

Fidelización de los afiliados activos

Desde el mes de enero, se inició una actividad de telemercadeo a los afiliados activos, para recordarles la importancia de renovar su matrícula mercantil y la de los establecimientos locales y foráneos, de lo contrario perderán su calidad de afiliados. Adicionalmente se están enviando correos electrónicos a los afiliados, recordando la importancia de la renovación.

Ingresos privados por concepto de nuevas afiliaciones- Mes de enero: $115.000- Mes de febrero: $4.058.000- Mes de marzo: $3.495.000

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Afiliaciones nuevas

Para el año 2020 la meta establecida es de 600 nuevas afiliaciones, desde el mes de enero al 31 de marzo 2020 se han realizado 62 afiliaciones, lo cual corresponde a un 10% de cumplimiento.

- 1.155 llamadas realizadas a potenciales afiliados - 102 visitas empresariales realizadas a potenciales afiliados

Vistas a proveedores

Se identificó de la base de datos de proveedores de la entidad, quienes no son afiliados y una vez identificados, se procedió mediante llamada telefónica a agendar cita para invitarlos a ser parte del circulo preferencial de afiliados, se realizaron 52 llamadas y se agendaron 13 citas, los cuales manifestaron su interés en afiliarse una vez renueven el registro mercantil.

Diseño de nueva credencial de afiliados

Se creó un nuevo diseño de la credencial que será entregada a nuestros afiliados.

Rifa de motocicleta y televisores

Como una herramienta de promoción para incentivar y fidelizar a los afiliados activos y a los nuevos, se organizó la rifa de una motocicleta para la sede principal y de televisores para la sede las américas y seccionales (Tuquerres, la Unión y Sandona).

4.2 FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL

V Foro de fronteras

El Foro de Fronteras que venía siendo organizado por la Cámara de Comercio de Pasto, esta vez tuvo lugar en Ibarra – Ecuador el 16 de enero del presente, dando continuidad al evento en su quinta versión.

Taller lecciones aprendidas del Carnaval

El 31 de enero se llevó a cabo el taller de lecciones aprendidas del carnaval, organizado por la Cámara de Comercio de Pasto, con el cual se buscó reconocer las experiencias que cada uno de los representantes del sector de turismo. Se contó con la asistencia de 33 representantes del sector, como hoteles, operadores, agencias de viajes y transporte, vivieron en el transcurso del desarrollo del carnaval de Negros y Blancos 2020.

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Participación ANATO

Apoyo a los empresarios del sector turismo en el marco de la Vitrina Turística de ANATO, con la elaboración de 500 agendas diagramadas con temática de Turismo en Nariño, la creación y presentación de un video promocional de la Cámara de Comercio y la organización de un desayuno de trabajo en la ciudad de Bogotá, como un espacio para que los empresarios del sector pudieran promocionar sus servicios. Este evento se realizó el 28 de febrero en el hotel Black Tower de Bogotá con la presencia de 95 asistentes invitados y 47 agencias mayoristas de Turismo del país.

Taller lecciones aprendida de la participación en ANATO

Después de la participación en ANATO, se organizó un taller que permitiera evaluar y mejorar las acciones conjuntas entre las empresas y las instituciones participantes. Este taller giró en torno a las preguntas ¿qué se hizo bien? y ¿qué se debe mejorar? Se contó con la participación de 15 empresarios y se reconoció el papel de la Cámara de Comercio como Líder de la iniciativa y del Sector Turismo en Nariño.

Fortalecimiento sector agro – alianza lab - truvalu

En el mes de enero se tuvo acercamientos con representantes de la corporación LAB de Cali y se trataron temas compartidos y la posibilidad de una alianza entre las dos instituciones. Desde esta misma corporación, se llevó a cabo la capacitación sobre FONDO DE CAPITAL SEMILLA RURAL PAZ, donde se socializo los diferentes mecanismos que existen para financiar proyec-tos del agro, además del proyecto con capital paz, que maneja EL LAB con el gobierno holan-dés. Se contó con la asistencia de 32 empresas de este sector.

4.3 CAPACITACIONES

Capacitaciones realizadas

En el primer trimestre del año, se llevaron a cabo 7 capacitaciones

- Curso de Buenas Prácticas de Manufactura - Curso de Bioseguridad- Seminario de Actualización tributaria- Capacitación en Facturación electrónica- Seminario de Propiedad Intelectual y registro de marcas- Etiqueta y protocolo hoteles y restaurantes - Desempeño de pinturas y preparación de superficies

Resultados obtenidos

Como resultado de las capacitaciones realizadas, se obtuvo un ingreso de $14.395.000, de los cuales, el 95% corresponde a ingresos privados. En total se tuvo 855 asistentes y una califica-ción promedio de satisfacción de 4.8 sobre 5.

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4.4 FORTALECIMIENTO SEDE LAS AMÉRICAS

Actuaciones registrales

En el siguiente cuadro se relaciona la información registral correspondiente al PRIMER TRIMES-TRE del año 2020 en la Sede Las Américas.

Concepto Ene Feb Mar Total Renovaciones 340 531 2.550 3.421 Matriculas 245 195 165 605 Cancelaciones 38 93 141 272

Planeación fortalecimiento empresarial

En el primer trimestre se hicieron actividades de planeación con actividades como capacitacio-nes, ferias comerciales y muestras empresariales para los sectores AUTOPARTISTA, FERRETE-RO, HOTELERO y de VÍVERES a partir de las conclusiones de las mesas de trabajo realizadas el año 2019. Las fechas programadas han tenido cambios debido a la emergencia sanitaria actual.

Formación empresarial

A la fecha se han realizado los siguientes cursos de capacitación

- Curso técnicas en ventas sector víveres y abarrotes- Buenas prácticas de manufactura (4 cursos)- Taller seguridad y salud en el trabajo sector ferretero- Bioseguridad- Exógena y pago de impuesto de industria y comercio

En total se han desarrollado 8 cursos de capacitación en los cuales han participado 137 perso-nas y generado una utilidad de $1.437.000.

4.5 FORTALECIMIENTO SEDE TÚQUERRES


En el período enero a marzo de 2020 se efectuó 3714 registros, presentándose una disminución de 0.83%, con respecto al año 2019.

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Nombre del Registro 2020

Matriculas personas naturales y jurídicas 128 Renovaciones personas naturales y jurídicas 1292 Matriculas establecimientos, agencias y sucursales 112 Renovaciones establecimientos, agencias y sucursales 1205 Cancelaciones personas naturales y jurídicas 98 Cancelaciones establecimientos, agencias y sucursales 62 Inscripciones, renovaciones de proponentes 0 Constitución Entidades sin ánimo de lucro 3 Inscripción en los diferentes libros registro mercantil 460 Renovaciones Entidades sin ánimo de lucro 314 Inscripción en los diferentes libros de Entidades sin ánimo de lucro 40

Total 3714

Cámaras móviles

Con la iniciativa de Cámaras Móviles se visitaron los 11 municipios de la jurisdicción de la sec-cional, en los cuales se atendieron 1.057 trámites, lográndose igual número de registros, entre matriculas renovaciones, cancelaciones, nombramientos, compraventas, y modificaciones y se obtuvo unos ingresos de $112.581.499.

Formación Empresarial

En el trimestre se realizaron cuatro capacitaciones gratuitas con la participación general de 167 personas.

- Capacitación Registro Nacional de Turismo- Protocolo y Atención al cliente- Importancia de las marcas y taller de marcas- Capacitación Actualización tributaria

4.6 FORTALECIMIENTO SECCIONAL SANDONÁ


En el primer trimestre del año 2020 se llevaron a cabo 853 registros, como se detallan en el siguiente cuadro:

Registro Cantidad Matriculas personas naturales y jurídicas 49 Matriculas establecimientos, agencias y sucursales 27 Matricula Entidad Sin Ánimo de Lucro - ESAL 6 Renovaciones personas naturales y jurídicas 322 Registro de Proponente 0 Renovaciones establecimientos, agencias y sucursales 310 Renovación Entidad Sin Ánimo de Lucro - ESAL 57 Cancelaciones personas naturales y jurídicas 37 Cancelación establecimiento de comercio 21 Modificaciones de personas naturales y jurídicas 24 Liquidación EPSAL 0 Total 853

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En el primer trimestre del año 2020 se obtuvo por concepto de ingresos de Registros Públicos y privados, el valor de $ 48.275.750, la cual es un 26% menor en relación a la cifra presentada en el mismo periodo del 2019; esto se explica por las dificultades que han presentado los em-presarios debido a la emergencia sanitaria por Covid 19.

La Seccional Sandoná presenta un porcentaje de cumplimiento hasta el mes de marzo de 37,14%, sobre la meta anual de $130.000.000, establecida para este año.

En el mes de enero se planificó la estrategia de Cámaras Móviles, la cual fue ejecutada en los meses de febrero y marzo. Se visitaron los municipios de Linares, Consacá, Ancuya y La Flori-da, en donde se realizaron en total 316 trámites entre matrículas, renovaciones, cancelaciones y certificados. En los municipios visitados se obtuvo un ingreso por el valor de $18.373.200, un 45% mayor que el valor registrado en el 2019 con la misma actividad

Actividades en la emergencia por Cóvid 19

- Apoyo a los establecimientos del sector alimentos y farmacéutico para la generación de protocolos y permisos de funcionamiento, en coordinación con la Estación de Policía del Municipio.- Comunicación a empresas sobre la extensión de la fecha límite para la renovación de registro; 197 mensajes de texto enviados, comunicación vía whatsapp y correo electróni-co masivo.- Comunicación con empresas identificadas en la base de datos que aún no han reno-vado su registro mercantil (510 empresas identificadas).


Entre el mes de enero y marzo, se realizaron cuatro capacitaciones con, la participación general de 163 personas y una calificación promedio de satisfacción de 4,8 sobre 5.

- Registro nacional de turismo - Facturación electrónica actualización tributaria - Buenas prácticas de manipulación de alimentos municipio de Linares y Consacá - Buenas prácticas de manipulación de alimentos municipio de Consacá- Identificación y registro de marcas

4.7 FORTALECIMIENTO SECCIONAL LA UNIÓN

Planeación y gestión

En el mes de enero se realizó la planeación de la estrategia de Cámaras Móviles, que busca llegar a los municipios e incrementar el número de registros. De igual manera, se programó el calendario de capacitaciones y se inició la gestión con instituciones coo la DIAN, SIC y l sede principal de Cámara de Comercio.


En el primer trimestre de 2020, en la seccional La Unión se atendieron de 2116 trámites de re-gistro público, tal y como se muestra en el siguiente cuadro:

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Registro Cantidad Cancelación de establecimiento 21 Cancelación de matrícula. Persona natural/jurídica 83 Certificaciones registro de proponentes 3 Certificado de matrícula mercantil 615 Certificados de entidades sin ánimo de lucro 89 Certificados de existencia y representación legal electrónicos 44 Certificados especiales registro mercantil 1 Cesación actividad económica 1 Constitución de sociedad comercial e instituciones financieras 3 Embargos o demandas civiles 1 Escritura o documento de constitución sociedad SADL 2 Formularios virtuales 203 Inscripción de libros de comercio 2 Matricula establecimiento comercio-ppal. Jurisdicción CCP. 60 Matricula establecimiento comercio- ppal. Fuera CCP 4 Matricula persona natural o jurídica 71 Modificación de la propiedad de los establecimiento de comercio 7 Mutación general 39 Mutaciones de actividad comercial 1 Nombramiento sociedad comercial e instituciones financieras 2 Nombramientos de representante legal y otros miembros 3 Nombramientos e.e.s 2 Reintegro publico 2 Renovación afiliación 3 Renovación agencia - principal Jurisdicción Fuera CCP. 1 Renovación ESADL 57 Renovación establecimiento comercio - ppal. Fuera CCP 7 Renovación establecimiento comercio-ppal. Jurisdicción CCP 395 Renovación persona natural y sociedad principal 393 Venta activos monto limite publico 1 Total 2116

En el primer trimestre de 2020 se presentaron ingresos por valor de $ 170.666.450, siendo un 32% menor al valor obtenido en el mismo periodo de 2020; esto se explica por las dificultades que han presentado los empresarios a raíz de la emergencia sanitaria por Covid 19.

La seccional La Unión presenta un avance del 52% sobre la meta general trazada de $ 330.000.000 para este año.

La estrategia de Cámaras móviles represento unos ingresos de $ 91.740.350 un 6% mayor que en el año 2019 ($ 86.373.900).


Entre el mes de enero y marzo, se realizaron tres capacitaciones con, la participación general de 48 personas.

- Registro nacional de turismo - Marketing digital- Registro de marca

5. DepartamentoJurídico y de Registros Públicos

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5. DEPARTAMENTO JURÍDICO Y DE REGISTROS PÚBLICOS

5.1 FORMALIZACIÓN EMPRESARIAL

Estadísticas de los registros públicos

En el primer trimestre de 2020 se presentaron en total 3.041 nuevos registros mercantiles, 19.254 renovaciones y 1718 cancelaciones. De igual manera se atendieron 1.312 registros de entida-des sin ánimo de lucro y 71 registros de proponentes.

Nuevos registros mercantiles

Concepto Ene Feb Mar Total Persona natural 494 593 416 1.503 Persona jurídica 73 83 48 204 Establecimientos 431 521 382 1.334 Total 998 1.197 846 3.041

Concepto Ene Feb Mar Total Persona natural 1.248 3.856 3.884 8.988 Persona jurídica 73 225 600 898 Establecimientos 1.275 3.910 4.183 9.368 Total 2.596 7.991 8.667 19.254

Mes Registros Enero 69 Febrero 364 Marzo 973 Total 1406

Concepto Ene Feb Mar Total Persona natural 200 310 481 991 Persona jurídica 7 10 7 24 Establecimientos 177 245 281 703 Total 384 565 769 1.718

Concepto Ene Feb Mar Total Constituciones 19 23 15 57 Renovaciones 105 563 573 1.241 Liquidaciones 4 3 7 14 Total 128 589 595 1.312

Concepto Ene Feb Mar Total Inscripciones 4 8 9 21 Renovaciones 1 13 30 44 Actualizaciones 1 4 1 6 Cancelaciones - - - - Total 6 25 40 71

Renovaciones del registro mercantil

Renovaciones 100% virtuales (incluye diligenciamiento de formularios y pago en línea)

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Concepto Ene Feb Mar Total Persona natural 494 593 416 1.503 Persona jurídica 73 83 48 204 Establecimientos 431 521 382 1.334 Total 998 1.197 846 3.041

Concepto Ene Feb Mar Total Persona natural 1.248 3.856 3.884 8.988 Persona jurídica 73 225 600 898 Establecimientos 1.275 3.910 4.183 9.368 Total 2.596 7.991 8.667 19.254

Mes Registros Enero 69 Febrero 364 Marzo 973 Total 1406

Concepto Ene Feb Mar Total Persona natural 200 310 481 991 Persona jurídica 7 10 7 24 Establecimientos 177 245 281 703 Total 384 565 769 1.718

Concepto Ene Feb Mar Total Constituciones 19 23 15 57 Renovaciones 105 563 573 1.241 Liquidaciones 4 3 7 14 Total 128 589 595 1.312

Concepto Ene Feb Mar Total Inscripciones 4 8 9 21 Renovaciones 1 13 30 44 Actualizaciones 1 4 1 6 Cancelaciones - - - - Total 6 25 40 71

Cancelaciones del registro mercantil

Registro entidades sin ánimo de lucro

Registro Único de Proponentes

5.2 FORTALECIMIENTO DE LOS REGISTROS PÚBLICOS

Campaña publicitaria de registros

Se emitió la campaña publicitaria para la renovación de registro público utilizando, además de los medios de comunicación convencionales, la difusión con carro valla, invitando a los empre-sarios a renovar el registro Único Empresarial y Social RUES-RUP-RNT.

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Quiosco de autogestión

Implementación de Quiosco de autogestión y funcionalidad de acuerdo con el convenio CAE, para la simplificación de trámites y facilitar los procedimientos a los usuarios.

Cámaras Móviles

El proyecto de Cámaras Móviles se ejecutó en un 100% con la visita a los municipios de la jurisdicción que se planearon. Además, se establecieron jornadas de registros en tres sitios ex-ternos a la entidad: Centro Comercial Sebastián de Belalcázar, Centro Comercial San Andresito y Centro Comercial la 17.

6. Centro de Conciliaciones

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6. CENTRO DE CONCILIACIONES

El Centro de Conciliación es un servicio que la Cámara de Comercio pone a disposición de los empresarios de su jurisdicción y de la ciudadanía en general, para que mediante el acceso a los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos las partes resuelvan pacíficamente sus desacuerdos en materia comercial, civil, laboral, entre otras.

Diplomado en conciliación en derecho

En el mes de Febrero se inició el Diplomado en Conciliación en Derecho; a partir de la emer-gencia sanitaria, se realizó satisfactoriamente, una transición a clases interactivas a través de la plataforma Google Meet. Docentes de distintas regiones del país se han incorporado a esta iniciativa a raíz de la gestión realizada por la Dirección con la Red de Centros de Conciliación y Arbitraje de Confecámaras e imparten sus clases teórico-prácticas a 45 estudiantes.

Nuevos servicios

Se está realizando la gestión para la prestación de tres nuevos servicios como son Mediación, Insolvencia de Persona Natural No Comerciante y Ejecución de Garantías Mobiliarias, lo cual requerirá dedicación administrativa y jurídica adicional para incorporarlos en debida forma procesal en nuestro Reglamento Interno y tramitar los permisos ante las autoridades correspon-dientes con el fin de lograr la habilitación y un exitoso desempeño en la práctica.

Otras actividades

Digitalización de expedientes y compilación electrónica de material de consulta para concilia-dores y árbitros.

Capacitaciones del personal interno en temáticas como:

- Atención y prestación de servicios los Centros de Conciliación y Arbitraje, según el De-creto 491 de 2020.- El Arbitraje y la pandemia.- Conciliación Virtual- Alcance del Decreto 560 de 2020- Red de Centros de Confecámaras

Reuniones virtuales de apoyo con gremios de comerciantes, para ofrecer alternativas jurídicas.

7. DepartamentoAdministrativo y Financiero

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7. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

7.1 GESTIÓN DOCUMENTAL

Incorporación de documentos de Registros Públicos

Durante los meses de enero - marzo se incorporan 26.740 documentos correspondientes a Re-gistro Mercantil, Registro de Proponentes y Registro de Entidades Privadas sin Ánimo de Lucro; cumpliendo con la meta propuesta y disminuyendo la cantidad de documentos pendientes por archivar de 55.624 a 28.884. Se debe tener en cuenta que 14.000 documentos de deben iden-tificar, separar, organizar y archivar.

Se identifican 1.100 carpetas duplicadas las cuales son retiradas y posteriormente se orga-nizan, unifican e incorporan en la estantería. Proceso el cual es realizado en su totalidad con apoyo de aprendices del SENA.

Atención de consulta de información del archivo central e histórico

Durante el periodo enero - marzo de 2020 se atendieron 98 solicitudes de información referentes a archivo administrativo. La organización del Archivo Central e histórico ha permitido suministrar de manera oportuna todos los requerimientos de información solicitados.

En el mismo periodo se atendieron 208 solicitudes de información referentes a registros públi-cos en el sector del CAE, establecidos como PQRSF.

En el área de grabación perteneciente a registros públicos se atendieron 8 solicitudes de infor-mación referentes a registros públicos.

Proceso de Transferencia Documental

Se elaboró el Plan Anual de Transferencia, donde ese establecen las fechas para tal efecto, lo cual permite garantizar el acceso a la información, evitar la producción y acumulación irracional de documentos, asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación, solu-cionar a nivel físico y funcional el problema de la acumulación de documentos en las áreas de trabajo y guardar precaucional o definitivamente la documentación en las mejores condiciones de conservación.

7.2 GESTIÓN TECNOLÓGICA

Soporte técnico y optimización de los recursos

- Adecuación de los servicios del CAE en el segundo piso de la entidad en el proceso de remodelación.

- Adecuación de las conexiones eléctricas y periféricas en el primer piso con la remode-lación del CAE

- Se mejoró las conexiones eléctricas y de red de datos en las nuevas sedes de las seccionales.

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- Se realizó la segmentación de la red wifi en las instalaciones de la institución con el fin de mejorar la calidad del servicio de internet.

- Se mejoró la capacidad de internet access point con el fin de ampliar el servicio wifi en Cámara de Comercio.

- Se prestó el servicio de soporte a usuarios en línea whatsapp y línea de atención, lo cual permitió mejorar la atención de los usuarios en línea que realizan la renovación a tra-vés del portal virtual de Cámara de Comercio.

- Se prestó soporte tecnológico a la instalación de la Comisión Regional de Competitivi-dad e Innovación de Nariño (CRCIN) a través de la herramienta Google Meet.

- Se prestó soporte técnico a funcionarios de la Cámara de Comercio para apoyar el buen funcionamiento de los equipos de cómputo en los hogares en el marco del aisla-miento obligatorio.

- Se dio respuesta a las pqrs con respecto a solicitudes de servicios en línea, lo cual permitió brindar solución a las peticiones generadas por los empresarios.

Creación de Contenido

- Creación de videos tutoriales institucionales para mejorar el servicio de asesoría en línea a empresarios.

- Se realizó la actualización intranet con el fin de mejorar la comunicación interna en Cámara de Comercio de Pasto.

- Se gestionó el contenido de la página web institucional con el fin de mantener la infor-mación actualizada en la página.

Gestión de plataformas y servicios

- Configuración usuarios caja renovación (plataformas SII, Docxflow y equipos de cóm-puto) para ampliar los servicios de Cámara de Comercio.

- Configuración firma plataforma SII con el fin de dar validez jurídica a los registros ca-merales.

- Se configuró el sistema de alertas administrativas 1429 en la plataforma del SII, con el fin de brindar información adecuada a los empresarios beneficiarios de la ley 1429.

- Actualización cuentas de correo y ampliación GDRIVE con el fin de brindar los servi-cios de comunicación interna a los colaboradores de Cámara de Comercio.

- Se realizó la solicitud licencias GSUITE para nuevo personal de la Cámara de Comercio, con el fin de mejorar el nivel de intercomunicación de los funcionarios, interna y externamente.

Apoyo a otras áreas

- Se generó bases de datos en apoyo a diferentes áreas, con el fin de brindar infor-mación confiable a las peticiones realizadas (afiliados potenciales, renovados, cruce de variables de información, listado de empresas, venta de información para departamento de registros)

- Se realizó el envío de campañas a través de correo masivo en apoyo a las actividades de las diferentes áreas.

- Se realizó la parametrización en la plataforma de JSP7 para el área de conciliación,

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con el fin de brindar autonomía en el proceso contable a esta área.

- Se actualizó la base de datos para el envío de correo masivo para mejorar asertiva-mente esta actividad que es permanente en la promoción de eventos y actividades de las diferentes áreas de la institución.

Mejora continua

- Se realizó una proyección de leasing para la gestión tecnológica que permita visualizar nuevas opciones de adquisición en la compra de elementos tecnológicos.

- Se realizó la gestión para la adquisición de software BPM – digitalización, que permitirá digitalizar el proceso de solicitudes de bienes y servicios sobre la plataforma contable, mejorando los tiempos de respuesta en concordancia con la ley de cero papel.

7.3 GESTIÓN HUMANA

Estudio de cargas laborales

Entre enero y marzo de este año, se realizó el estudio de cargas de la planta de personal para poder identificar los cargos que estén sobrecargados y tomar decisiones que conlleven a equi-librar las funciones de trabajo realizadas por cada uno de los colaboradores. Los resultados del estudio indican que, en promedio, no hay sobrecarga en las actividades de los colaboradores; existen algunos casos en donde se debe considerar asignar un trabajador adicional. La tempo-rada de renovación exige la vinculación de personal de apoyo para el Departamento Jurídico y Registros Públicos.

Incorporación y promoción de talento humano

El número de trabajadores vinculados a la Cámara de Comercio a 30 de marzo del año en curso es de 114. A continuación, se presentan los datos de la planta de personal:

Modalidad de contrato No Fijos planta 33 Indefinidos 52 Nomina fichas poa 1 Personal de apoyo temporada 25 Aprendices 3 Total 114

Capacitaciones

En el primer trimestre se realizó capacitación al área contable con respecto a factura electróni-ca, que es una medida tributaria obligatoria por parte del Gobierno Nacional.

- Tema Factura electrónica, capacitadas dos funcionarias del área contable.

- Cambios tributarios, capacitación a dos funcionarias del área contable.

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Bienestar

- En el primer trimestre del año en curso se realizaron las siguientes actividades, las cuales contribuyen a crear condiciones favorables en el desarrollo del trabajo, mediante la elaboración e implementación de programas sobre calidad de vida laboral, cultura cor-porativa y clima laboral.

- Elaboración del Plan de Bienestar 2020.

- Se realizó tres convenios interinstitucionales con: Cambridge Academy Of Languages, Diyon Crepes y Bellatriz en los cuales se obtiene un descuento especial para los colabo-radores de la entidad.

- Convenio con el gimnasio Musclemania, en donde la entidad aportaba el 70% y los colaboradores el 30% para el acceso al servicio.

- Se administra la Intranet Proyección Cameral.

- Se está trabajando en las políticas de: Orden y Aseo de los puestos de trabajo y Uso adecuado de los baños.

- Se cuenta con la implementación del Programa de Adaptación al Cambio.

- Homenaje a la funcionaria María Julieta Eraso por su labor de 30 años con la entidad.

- Se cumplieron con las actividades programadas en el Plan de Bienestar 2020 relacio-nadas a continuación:

- Celebración de 26 cumpleaños de los colaboradores. - Jornadas de no ascensor en enero y febrero.- Concursos Institucionales (Nombre Intranet y Nombre salones de la entidad).- Celebración día Internacional de la Mujer.- Celebración día del hombre.- Celebración día del Contador.- Celebración día del Negociador Internacional.

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Sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo

De acuerdo al plan anual de trabajo del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo SG-SST, (Resolución 0312 de 2019) se han realizado las siguientes actividades:

Enero- Elaboración del presupuesto para la asignación de recursos para la vigencia 2020- Elaboración del plan anual de trabajo 2020- Elaboración del plan de mejoramiento 2020- Presentación de informe de actividades de gestión del año 2019 al Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo y la alta dirección- Jornadas de promoción y prevención con las entidades promotoras de salud EPS Medimás y Nueva EPS- Afiliación al sistema de seguridad social (ARL Y EPS) del nuevo personal vinculado.- Programación de evaluaciones medicas de ingreso, retiro y periódicas.

Febrero- Ejecución de auditoría interna por parte de control interno al sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo- Jornadas de promoción y prevención con las entidades promotoras de salud EPS Medimás y Nueva EPS- Convocatoria, elección y conformación del comité paritario de seguridad y salud en el trabajo, para la vigencia 2020-2022- Primera reunión constitución del COPASST- Ejecución de pausa activas dictadas por la ARL AXA COLPATRIA- Afiliación al sistema de seguridad social (ARL Y EPS) del nuevo personal vinculado- Programación de evaluaciones medicas de ingreso, retiro y periódicas.

Marzo- Jornada de Promoción y prevención – Nueva EPS- Capacitación de riesgo biológico (COVID-19) dictada por la ARL AXA COLPATRIA- Entrega de primer kit gel anti bacterial, paños y tapabocas- Entrega de segundo kit alcohol de 90 y franela para incentivar la correcta desinfec-ción de los puestos de trabajo- Presentación de informe de los resultados de la batería de riesgo psicosocial- Jornada promoción y prevención Nueva EPS -optometría- Jornadas de desinfección por virus COVID-19 en la sede de la calle 18, sede sur, gestión documental, seccionales la unión, Sandoná y tuquerres.- Segunda reunión COPASST- capacitación del SG-SST.- Afiliación al sistema de seguridad social (ARL Y EPS) del nuevo personal vinculado- Programación de evaluaciones medicas de ingreso, retiro y periódicas.

7.4 GESTIÓN LOGÍSTICA

Ejecución de consumos

Este apartado contempla el consumo interno de los bienes de aseo y cafetería y papelería y útiles de oficina.

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En el primer trimestre del año en curso, el consumo de elementos de aseo y cafetería fue de $4.696.571; este valor corresponde a un 72% del consumo que estaba proyectado para los primeros tres meses del año.

Mes Valor proyectado

Valor ejecutado Porcentaje

Enero $ 2.175.000 $ 851.391 39% Febrero $ 2.175.000 $ 1.836.800 84% Marzo $ 2.175.000 $ 2.008.380 92% Total $ 6.525.000 $ 4.696.571 72%



Enero $ 8.030.000 $ 1.965.226 24% Febrero $ 8.030.000 $ 6.536.976 81% Marzo $ 8.030.000 $ 8.024.832 99,9% Total $ 24.090.000 $ 16.527.034 69%



Enero $ 2.175.000 $ 851.391 39% Febrero $ 2.175.000 $ 1.836.800 84% Marzo $ 2.175.000 $ 2.008.380 92% Total $ 6.525.000 $ 4.696.571 72%



Enero $ 8.030.000 $ 1.965.226 24% Febrero $ 8.030.000 $ 6.536.976 81% Marzo $ 8.030.000 $ 8.024.832 99,9% Total $ 24.090.000 $ 16.527.034 69%

En el caso de los bienes de papelería y útiles de oficina, el consumo para el primer trimestre fue de $16.527.034, el cual representa un 69% del consumo proyectado para estos meses. El consumo fue mayor en el mes de marzo, muy cercano al consumo proyectado mensual.

Entradas de almacén

En el primer trimestre del año, se registraron 59 entradas de almacén que suman un valor de $ 103.846.043, correspondientes a bienes solicitados para diferentes áreas de la institución.

Servicios de mantenimiento

Entre enero y marzo del presente, se solicitaron 6 servicios de mantenimiento que suman un valor de $ 4.836.000, para diferentes áreas de la institución.

Solicitudes de bienes y servicios

En el primer trimestre del año se realizaron 39 trámites para solicitudes de bienes y servicios por un valor de $ 77.357.252, de las cuales, en su totalidad, ya se finalizó el respectivo trámite.

Trámites de compras y servicios

A continuación se muestra el valor de la inversión y/o gastos por rubro desde el área de logística y almacén.

Compras y servicios primer trimestre de 2020 Papelería y útiles de oficina $44.304.732 Aseo y cafetería $17.025.970 Mantenimiento de construcciones y edificaciones $9.735.500 Mantenimiento de equipos de oficina $5.197.350 Mantenimiento de equipos de computo $1.093.700 Total compras $77.357.252

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Actividades de mantenimiento

Entre enero y marzo de 2020, se han realizaron 174 actividades de mantenimiento preventivo y correctivo en diferentes áreas de la institución; algunas de ellas generaron un costo por valor total de $16.026.550.

Otras actividades técnico administrativas

En los primeros tres meses del año, se realizaron 106 actividades en apoyo a otras áreas como transporte de personas, transporte de bienes, envíos, entregas, entre otros.

7.5 GESTIÓN DE ACTIVOS FIJOS

Movimientos de activos y actualización en el sistema jsp7

Durante el primer trimestre del año 2020 se realizaron 58 movimientos de activos, los cuales se encuentran actualizados en el sistema Jsp7, estos traslados en su mayoría se originaron debido al movimiento de equipos de cómputo para adecuar puestos de trabajo para temporada de renovación de registro mercantil y para trabajar en cuarentena en tiempo de pandemia covid19 a partir del día 24 de marzo del presente año.

Salidas de Almacén

En el primer trimestre se legalizaron salidas de Almacén de 226 elementos por concepto de mantenimiento, préstamos, consumo interno, chatarrización y reciclaje.

Actualización de acta individual de activos fijos

Para el primer trimestre del año, se actualizaron 32 actas de entrega de inventarios individuales debidamente firmados, correspondiente a las novedades reportadas por Gestión Humana de nuevo personal y cambios de cargo.

Elaboración de paz y salvos

Se expidieron 8 paz y salvos en el primer trimestre por concepto de renuncia y cambios de cargo entre funcionarios.

Conciliación, depreciación e interfaz contable

Se generó conciliación, depreciación e interfaz contable en las fechas establecidas según el indicador, reportes mensuales conciliados con el área contable y firmados; para este primer tri-mestre la depreciación acumulada registra un valor de $45.174.810,59, fondo público y privado.

Actualización del módulo de activos fijos jsp7

Para el primer trimestre 2020, la institución realizó compras de 8 muebles escritorios en L, 1 barra de cafetería y 3 equipos de aire acondicionado instalados en el Centro de Convenciones de la sede principal; el costo de la adquisición fue por un valor total de $35.150.000.

Activos dados de baja

En el mes de febrero se realizó la venta de los activos dados de baja que para este tiempo fue-ron 9 persianas y módulo de oficina de la Seccional La Unión, por el valor de $700.000.

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Informe contable de propiedad, planta y equipo

En el mes de enero se realizó el informe sobre la propiedad, planta y equipo, para incluir a los estados financieros de la Organización para el cierre contable del año 2019

7.6 GESTIÓN FINANCIERA

Resultados del periodo

En este aparte se resume la información financiera de la Cámara de Comercio sobre ingresos, gastos y saldos de la institución en marzo de 2020, en comparación al mismo periodo de 2019.

Ingresos

Ingresos comparativo marzo 2020-2019 Detalle 2019 2020

Ingresos públicos $5.052.274.176 $2.706.055.662 Ingresos privados $153.394.805 $112.721.288 Total ingresos $5.205.668.981 $2.818.776.950 Variación absoluta ($2.386.892.031) Variación porcentual -46%

Gastos comparativo marzo 2020-2019 Detalle 2019 2020

Gastos públicos $1.218.449.272 $1.625.209.033 Gastos privados $121.824.713 $61.512.185 Total gastos $1.340.273.985 $1.686.721.218 Variación absoluta $346.447.233 Variación porcentual 26%

Excedente 2020 $1.132.055.732 2019 $3.865.394.996

Variación absoluta ($2.733.339.264) Variación porcentual -71%





Excedente 2020 $1.132.055.732 2019 $3.865.394.996






Excedente 2020 $1.132.055.732 2019 $3.865.394.996


Con corte en marzo de 2020, los ingresos de la entidad fueron de $2.818.776.950 y disminuye-ron en relación al mismo mes del año anterior, en un 46%.

Gastos

Por su parte, los gastos de la entidad fueron de $1.686.721.218, un 26% más altos que los registrados en el mismo periodo del año 2019.

Excedente

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Aunque la variación en los gastos fue positiva y la variación de los ingresos fue negativa, la entidad presentó un excedente positivo de $1.132.055.732; no obstante, este fue inferior al pre-sentado a marzo de 2019, cuando el excedente fue de $3.865.394.996.

Situación financiera

Activos

Activos comparativos a marzo

Año Activos

corrientes Activos no corrientes Total activo

Variación absoluta

Variación porcentual

2020 $12.113.771.958 $8.663.495.913 $20.777.267.872 ($80.949.694) -0,4% 2019 $12.472.855.100 $8.385.362.466 $20.858.217.566

Pasivos comparativos a marzo

Año Pasivo

corriente Pasivo no corriente Total pasivos

Variación absoluta


2020 $580.891.833 $23.157.276 $604.049.109 ($189.164.600) -24%

2019 $694.106.008 $99.107.701 $793.213.709

Patrimonio comparativos a marzo

Año Patrimonio Excedente Total

patrimonio Variación absoluta


2020 $19.041.163.031 $1.132.055.731 $20.173.218.763 $108.214.906 1% 2019 $16.199.608.861 $3.865.394.996 $20.065.003.857


Año Activos


Variación absoluta


2020 $12.113.771.958 $8.663.495.913 $20.777.267.872 ($80.949.694) -0,4% 2019 $12.472.855.100 $8.385.362.466 $20.858.217.566


Año Pasivo


Variación absoluta


2020 $580.891.833 $23.157.276 $604.049.109 ($189.164.600) -24%

2019 $694.106.008 $99.107.701 $793.213.709





2020 $19.041.163.031 $1.132.055.731 $20.173.218.763 $108.214.906 1% 2019 $16.199.608.861 $3.865.394.996 $20.065.003.857


Año Activos


Variación absoluta


2020 $12.113.771.958 $8.663.495.913 $20.777.267.872 ($80.949.694) -0,4% 2019 $12.472.855.100 $8.385.362.466 $20.858.217.566


Año Pasivo


Variación absoluta


2020 $580.891.833 $23.157.276 $604.049.109 ($189.164.600) -24%

2019 $694.106.008 $99.107.701 $793.213.709





2020 $19.041.163.031 $1.132.055.731 $20.173.218.763 $108.214.906 1% 2019 $16.199.608.861 $3.865.394.996 $20.065.003.857

Para el primer trimestre del año, los activos de la institución sumaron el valor de $20.777.267.872; en este valor no se presentó una variación significativa en relación al mismo periodo de 2019.

Pasivos

En este periodo, los pasivos de la entidad disminuyeron en un 24% en relación al mismo periodo del año 2019. El valor total de pasivos a corte en el mes de marzo, fueron de $604.049.109.

Patrimonio

Con corte a marzo de 2020, el patrimonio registrado de la entidad creció en $108.214.906, presentando una variación del 1% en relación a la cifra registrada en el mismo periodo del año 2019. El patrimonio de la Cámara de Comercio de Pasto para el primer trimestre de este año fue de $20.173.218.763.

8. Control Interno

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8. CONTROL INTERNO

Desde el área de control interno se destacan las siguientes actividades realizadas en el primer trimestre del año en curso:

Programa y plan de auditorías 2020

Se elaboró el programa y el plan de auditoria para la vigencia 2020, con el fin de dar un ade-cuado seguimiento a la gestión Institucional de la Cámara de Comercio de Pasto. Esto permitirá verificar y evaluar la conformidad de los requisitos del sistema COSO (Comité de organizacio-nes patrocinadoras de la comisión Treadway-gestión de riesgos empresariales), así como la efectividad, control, evaluación y mejoramiento continuo de los procedimientos basados en la gestión del riesgo.

Continuidad al plan de auditorías anual del sistema de control 2019

Se realizó la terminación de auditorías en el mes de enero de 2020 con el fin de dar cumplimien-to al Plan Anual de Auditorias del Sistema de Control Interno 2019. Se evaluaron las áreas de contratación, Fortalecimiento Empresarial, Comercio Internacional, Gestión Tecnológica y Ges-tión Estratégica; a partir de esto, se suscribió 5 Planes de Mejoramiento con los responsables de realizar las acciones correctivas.

Auditoria al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

Se realizó la auditaría al SG-SST de la Entidad, utilizando la resolución No 0312 del 2019 como instrumento en el que se definen los estándares mínimos de esta área. La auditoría evidencio 16 puntos de mejora para elaboración de Plan de Mejoramiento.

Control y seguimiento a requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Se realizó seguimiento a los requerimientos de la SIC de acuerdo a lo previsto en el numeral 1.2.3 de la Circular No 003 del 19 de Diciembre de 2019 expedida por este organismo de control.

Zoho Projects

Se implementó la herramienta de Zoho Projects para los proyectos del área de Control Interno (Implementación y mejora continua, Seguimiento y control de riesgos y Plan de mejora conti-nua), lo cual permite gestionar los proyectos de una manera práctica y sencilla.

Modulo interactivo de control interno

Se construyó un módulo interactivo de inducción general para el nuevo personal de Cámara de Comercio, disponible en la intranet de la entidad, en donde se incluye información sobre los es-tatutos de Cámara de Comercio, Código de Ética, Reglamento Interno de Trabajo e información del sistema COSO de control interno.

INFORME DE GESTIÓN - Cámara de Comercio de Pasto

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