INFORME  DE  GESTIÓN  

Enero-­‐  septiembre  de  2012  

 

 

Oficina  Asesora  de  Comunicaciones  

Alcaldía  de  Itagüí  

 

 

 

POR:    

 

Luz  Adriana  Henao  

Jefe  Oficina  Asesora  de  Comunicaciones  

   

 

Itagüí,  4de  octubre  de  2012  

   

ASUNTO:  INFORME  DE  GESTIÓN  LA  OFICINA  ASESORA  DE  OMUNICACIONES,  SECRETARÍA  GENERAL.    

 De  acuerdo  al  plan  de  mejoramiento  para  las  comunicaciones  de  la  Administración  Municipal,  se  formuló  en  enero   de   un   plan   de   comunicaciones   que   incorpora   diversas   acciones   en   el   marco   de   una   estrategia   de  comunicación  pública  bajo  tres  grandes  áreas:    

1. COMUNICACIÓN  INTERNA  2. COMUNICACIÓN  EXTERNA  3. COMUNICACIÓN  VISUAL  

 

COMUNICACIÓN   INTERNA:       Es   el   área   encargada   de   suministrarle   al   funcionario   toda   la   información   que  corresponde   a   eventos,   procesos,   principios   de   gobierno   y   en   general,   todo   aquello   que   contribuye   al  mejoramiento   de   su   labor,   mediante   el   incremento   del   sentido   de   pertenencia   generado   a   través   de   una  información   oportuna,   pertinente   y   transparente.   Entre   los   procesos   de   Comunicación   Interna   que   hemos  implementado  en  esta  Administración,  destacan:  

 • Creación  y  difusión  de  la  revista  Vívelo:  

Medio  informativo  de  circulación  mensual,  realizado  en  formato  impreso  (sujeta  a  viabilidad  presupuestal)  y  papel  digital  con  acceso  a  través  del  sitio  web    institucional  en  la    ruta:  

http://itagui.areadigital.gov.co/institucional/Paginas/Revista_Vivelo.aspx.  

A   la   fecha   se  han   realizado  3   ediciones,   la   primera  de  1500  ejemplares   y   la   segunda   y   tercera  de    tres  mil  ejemplares  cada  una,  para  incluir  también  a  la  comunidad  docente,  su  estructura  es  de    20  caras  media  carta  en   policromía,   en   ciertas   ocasiones   se   realizan   separatas   especiales   lo   cual   contempla   la   ampliación   del  paginado.    

Vívelo   va   dirigida   a   funcionarios,   empleados   y   contratistas   de   la   Administración  Municipal   con   sus   grupos  familiares,    lo  cual  potencializa  altamente  la  tasa  de  lectura  y  el  número  de  impactos  que  se  realizan,  llegando  a  unas  12.000  personas  aproximadamente.  

 

Con   ella   se   busca   que  nuestro   público   interno   esté   permanentemente   informado   acerca   de   las   principales  acciones   de   gobierno,   beneficios   exclusivos   para   el   personal   y   propiciar   por  medio   de   artículos   sentido   de  pertenencia  y    bienestar.    

El  público  objetivo,  podrá  encontrar  noticias  y  artículos  tanto    de  interés  general  como  de  opinión,  secciones  especializadas  y  otras  más  ligeras  como  crucigramas,  recetas  y  fechas  especiales.  El  lenguaje  que  se  utiliza  es  sencillo   y   cercano,   buscando   generar   cercanía   con   nuestros   lectores,   Dentro   de   sus   políticas   editoriales   se  establece   que   cada   texto   siempre   deberá   ir   acompañado   de   una   fotografía/imagen,   la   editorial   la   escribe  siempre   el   Alcalde,   y   se   establecieron   secciones   donde   destacar   la   labor   de   diferentes   funcionarios   o   sus  logros  en  ámbitos  deportivos,  culturales,  sociales,  etc.    

• Boletín  Digital  “Conexión  Interna”:    

Medio   informativo   en   formato   digital   que   llega   a   los   funcionarios,   servidores   y   contratistas   semanalmente  por  medio  del  correo  electrónico    institucional  o  personal.    

Su  formato  es  ligero,  escrito  en  segunda  persona  y  amigable  tecnológicamente,  de  forma  tal  que  puede  verse  en  computador  tradicional  como  en  Mac  o  celulares  Smartphone.  Su  contenido  va  dirigido  exclusivamente  a  quienes   prestan   sus   servicios   profesionales   a   la   Administración   Municipal,   sin   diferenciar   su   forma   de  vinculación;   con   este  medio   informamos   semanalmente   de   forma   rápida   y   concisa   tanto   de   los   diferentes  eventos   y   acontecimientos   de   la   Administración,   como   de    los   servicios   y   beneficios   del   servidor   público.  Nuestro   mejor   aliado   para   la   producción   de   contenidos   es   la   Alcaldía,   la   Secretaría   de   Servicios  Administrativos,  las    EPS,  la  ARP,  la  Caja  de  Compensación  Familiar  y  las  compañías  que  entregan  beneficios  y/o  valor  agregado  a  este  público.  

En  su  estructura   informativa  se  debe  procurar  que  el  60%  de  los  contenidos  sean  exclusivamente  para  este  público  y  que  el  40%  restante  sea  de  temas  transversales  en  la  Administración.  Su  diseño  es  ligero,  colorido  y  atractivo  desde  sus  contenidos  en  forma  de  pequeños  bocados,  lo  que  produce  un  tiempo  de  lectura  de  5  a  7  minutos  como  máximo.  

• Red  de  carteleras  institucionales:  

La  Administración  cuenta  con  18  carteleras  distribuidas  en  sus  3  edificios  centrales    ubicados  en  el  CAMI,  una  exterior   en   la   plazoleta   central   y   15   espacios   informativos   en   sus   entes   y   dependencias   descentralizadas  como:  Hospital  del  Sur,  Hogar  de   los  Recuerdos,  Secretaría  de  Deportes,  Corregimiento  y    Casa  de   Justicia,  entre  otros.  

Su  actualización  general  se  realiza  mensualmente  y  durante  el  mes  se  realizan  algunos  ajustes  parciales  por  vencimiento   de   la   información   o   surgimiento   de   nuevas   necesidades.   Con   el   fin   de   generar   sentido   de  pertenencia   y   mayor   cuidado   de   éstas,   se   implemento   el   plan   “Adopta   una   cartelera”   en   la   que  

 

voluntariamente   los  miembros  de   la  mesa  de  comunicaciones,  adoptaron   la  más  cercana  a  su  dependencia  con  el  fin  de  velar  por  el  cuidado  de  la  misma  y  de  las  actualizaciones  que  desde  la    Oficina  de  comunicaciones  se  realizan.  

 El  70%  de  su  material  y  contenido  es  determinado  por  la  Oficina  Asesora  de  Comunicaciones,  desde  donde  se  procura   que   ésta   sea   información   institucional,   veraz,   actual   y   pertinente;   el   espacio   restante     es   para  contenidos  de  la  dependencia  o  que  procuren  el  crecimiento  de  los  empleados  y  público  en  general.  

• Acompañamiento  a  Dependencias:  

Para   lograr  que  todas   las  dependencias  hablen  en  el  mismo   idioma  y  manejen   la   imagen  corporativa  como  debe   ser,   se   realiza  un  acompañamiento  a   todas   las  dependencias   y   se   les  ofrece   todos   los   conocimientos  sobre  el  tema,  logrando  así  unificar  la  idea  que  se  quiere  proyectar  del  municipio  a  la  comunidad.    

• Acompañamiento  al  empleado  en  fechas  especiales  y  días  de  calamidad:    

Como   en   la   vida   de   cualquier   ser   humano   es   natural   que   se   presenten   diferentes   celebraciones   o  eventualidades,  desde  esta  área  se  realiza  un  acompañamiento  en    diferentes  casos:  

Cumpleaños:   el   día   de   cumpleaños   el   funcionario   recibe   un   sobre   personalizado   con   una   tarjeta   de  felicitación  firmada  por  el  señor  Alcalde.  

Día  Clásico:  el  día  profesional  de  los  perfiles  más  predominantes  dentro  de  la  Administración,  se  realiza  una  tarjeta  virtual   con  el   fin  de  no  dejar  pasar  estas   fechas  desapercibidas.  Ejemplo:  día  del  abogado,  día  de   la  secretaría.   Estos   diseños   se   han   caracterizado   por   conservar   una   frase   que   exprese   nuestro   sentir   y   una  caricatura  que  ilustra  la  labor  desempeñada.  

Calamidad:   en   el   doloroso   momento   en   el   que   fallece   un   ser   querido   o   un   miembro   de   la   familia   que  representamos  todos  los  que  somos  parte  de  la  Administración  Municipal,  se  realiza  el  envío  de  una  tarjeta/o  resolución  en  nota  de  estilo  de  condolencia  firmada  por  el  señor  Alcalde,  en  ocasiones  ésta  se  acompaña  de  una  ofrenda  floral  y  se  coordina  el  ofrecimiento  de  la  Eucaristía  por  la  salud  o  el  alma  del  afectado.  

Momentos  especiales:   Jubilación  maternidad,  paternidad;  son  algunas  de   las  ocasiones  en   las  que  se  envía  con   la   firma   del   señor   Alcalde,   un  mensaje   tarjeta   en   la   que   le   expresamos   un   sentir   y   acompañamiento  institucional.  

La   efectividad   de   esta   estrategia    depende   en   gran  manera,   de   un   trabajo   en   equipo   con   la   Secretaría   de  Servicios  Administrativos  y  la  Oficina  de  Archivo  y  Correspondencia.  

• Recopilación  de  una  gran  base  de  datos:  

 

Dada  la  inexistencia  de  bases  de  datos  fieles  y  actualizadas,  desde  esta  dependencia  se  establecen  iniciativas  con  miras  a  la  captura  de  los  correos  electrónicos  personales  de  nuestros  funcionarios,  ya  que  los  servidores  instituciones  les  presentan    múltiples  inconvenientes    para  el  envío  efectivo  de  información.  

Con   estas   bases   de   datos   enviamos   información   digitalizada   contribuyendo   a   la   política   de   cero   papel   y  ganamos  agilidad  en  la  distribución  de  las  invitaciones,  convocatorias  e  información  general.    

• Dependencias  de  Gobierno  municipal  y  departamental  • Sector  privado  y  empresarios  • Prensa  local,  regional  y  nacional  • Comunidad  educativa  Itagüí  • Juntas  de  Acción  Comunal,  Ediles,  CMJ    

• Levantamiento  de  los  procesos  para  MECI:  

Como   lo   exige   MECI,   se   levantó   un   paso   a   paso   de   cada   uno   de   los   19   procesos   que   se   han   venido  implementando   en   la  Oficina   Asesora   de   Comunicaciones   de   Itagüí   en   las   áreas   de   comunicación   externa,  interna  y  visual.  En  el  siguiente  diagrama  se  puede  observar  con  detalle:  

 

 

 

 

1. COMUNICACIÓN  EXTERNA:      Esta   área   es   la   encargada   de  mantener   informado   al   público   externo   de   los  hechos  y  noticias  más   importantes  promovidas  desde   la  Administración  Municipal.  Los  procesos  que  se  ha  implementado   desde   esta   área   buscan   impactar   comunicacionalmente   a   los   itagüiseños   con   información  relevante   que   transparente   la   gestión   y   permita   a   los   ciudadanos   una   relación   más   cercana   con   la  institucionalidad,   donde   puedan   enterarse   de   las   decisiones   y   avances   del   gobierno   y   de   los   programas   y  proyectos  que  se  adelantan  para  su  beneficio.    Las  acciones  ejecutadas  son:    • Artículos  externos  para  prensa:  

Son   artículos   especiales     que   se   realizan   desde   la   Oficina   Asesora   de   Comunicaciones,   redactados   con  enfoque  especial  para  diversos  medios,   según   la  agenda  noticiosa  de   la  Administración,  donde  se   informan  los  procesos,  avances  y  eventos  que  promueve  la  Administración  Municipal,  y  de  esta  forma  la  comunidad  se  informe  continuamente  del  acontecer  diario  del  municipio  de  Itagüí.  

• Acompañamiento  y  coordinación  de  eventos:  

Brindamos  acompañamiento  en  la  coordinación  y  difusión  de  los  eventos  de  cada  una  de  las  dependencias,  velando  por  la  adecuada  implementación  de  la  imagen  corporativa  de  la  Administración  Municipal,  el  manejo  del  protocolo,  piezas  gráficas,  cobertura  audiovisual  y  mediática,  etc.    

• Gestión  de  Prensa  (FREE  PRESS):  

Durante  los  primeros  siete  meses  del  gobierno,  la  gestión  de  prensa  se  realizó  sin  apoyo  de  pauta  publicitaria,  a  pesar  de  esta  circunstancia,  la  aparición  en  medios  fue  muy  positiva  y  constante,  lo  que  demostró  el  trabajo  que  se  viene  fortaleciendo  con   los  medios  a  través  del   lobby  y  el  acompañamiento  que  se   les  brinda.  En   la  actualidad  contamos  con  una  base  de  datos  con  más  de  250  periodistas  de  diferentes  medios  a  los  cuales  se  les  envía  constantemente  información.  

 

   

De  acuerdo  al  análisis  del  gráfico  1,  se  puede  evidenciar  las  apariciones  positivas  que  tuvo  la  Administración  Municipal   de   enero   a   septiembre   (727   en   total)   en   los   diferentes   medios   de   comunicación   de   manera  gratuita.    

Así  mismo,  se  puede  determinar  los  medios  que  con  mayor  frecuencia  consultan  las  fuentes  de  la  Alcaldía  y  en  los  cuales  se  tiene  mayor  presencia  en  la  actualidad:  

• Medios   escritos   a   nivel   regional   (El   Colombiano,   El   Mundo,   Q´Hubo)   y   en   medios   Televisivos  (Teleantioquia    y  Telemedellín)      

 

107 180

286

154

0  50  100  150  200  250  300  350  

Tele

visi

on

Rad

io

Pre

nsa

es

crit

a

Web

Apariciones por medio de enero a septiembre - Gratuitas

 

0

36

72 82

85 73

102 107 98

72

0  

20  

40  

60  

80  

100  

120  

Dic

iem

bre

20

11

Ener

o

Feb

rero

Mar

zo

Ab

ril

May

o

Jun

io

Julio

Ag

osto

Sep

tiem

bre

Impactos totales por mes con todos los medios - gratuitos

 

 Nota:  *  727   impactos   logrados  en  Radio,  Prensa,  Televisión  y  sitios  web.  La  aparición  radial  está  calculada  con   base   en   los   listados   de   asistencia   a   ruedas   de   prensa   y   entrevistas   concedidas   por   el   Alcalde   o   los  voceros  oficiales  designados  por  él.  

El   gráfico   numero   2   permite   determinar   los   meses   en   los   cuales   se   ha   tenido   mayor   presencia   en   los  diferentes   medios   de   comunicación   y   la   variación   según   el   mes.   Es   así   como   podemos   identificar   mayor  presencia  durante  el  mes  de  Junio  –  Julio,  y  menor  presencia  en  Enero,  donde  apenas  se  estaban   iniciando  labores.  

 

• Fortalecimiento  a  través  del  Plan  de  Pautas:    

A  partir  del  mes  de  agosto  y  hasta  diciembre  la  Administración  Municipal  ha  invertido  en  un  plan  de  medios  para  fortalecer  el  posicionamiento  de   la   imagen   institucional  y  comunicar  de  manera  eficaz  a   la  comunidad  sus  proyectos  y  programas  para  optimizar  el  beneficio  que  ellos  puedan  sacar.  En  la  actualidad  contamos  con  la   participación   de   50   periodistas   de   diferente   medios   de   comunicación   que   vienen   publicando  mensualmente  información  oportuna  y  que  además  participan  de  todas  las  actividades  que  desde  la  Alcaldía  se  promueven.  

FORTALECIMIENTO  CON  EL  PLAN  DE  PAUTA       (enero  -­‐julio)   agosto   septiembre  Cuñas  Radiales  emitidas   0*   1000   1000  Televisión  /  apariciones   0*   8   8  Prensa  /  avisos  publicados   0*   4   4  *Nota:  

• De  enero  a  julio  la  Administración  Municipal  logró  presencia  en  medios  gracias  a  la  gestión  de  prensa  realizada  por  la  Oficina  Asesora  de  Comunicaciones  con  la  metodología  de  FREE  PRESS.    

• El  plan  de  pauta  se  activó  en  agosto  lo  que  incrementó  ostensiblemente  el  número  de  impactos  en  los  diferentes  medios,  en  especial  en  RADIO.  

   

De   acuerdo   al   gráfico   numero   3,   adicional   a   las   entrevistas   y   publicaciones   que   los  medios   han   realizado  gratuitamente,  se  ha  incrementado  en  1.000  los  impactos  mensuales  en  cuñas,  en  8  los  de  televisión  y  en  4  los   de   prensa;   lo   que   posibilita   llegar  masivamente   a   la   comunidad   itagüiseña   y  mantenerla   informada   de  todas  las  acciones  de  gobierno.  

 

Desde   la   Oficina   Asesora   de   Comunicaciones   se   le   ha   dado   acompañamiento   a   todo   el   proceso,   y   se   han  generado   contenidos   informativos,   mensajes,   cuñas   y   avisos,   para   que   estos   medios   estén   publicando  continuamente  información  de  interés  para  la  comunidad.    

 • Coordinación  de  ruedas  de  prensa  y  convocatorias  a  periodistas:  

Se  han   convocado  entre  enero   y   septiembre   cinco   ruedas  de  prensa  que  han   tenido  asistencia  masiva  por  parte  de  los  diferentes  medios  de  comunicación.  

 

 

 

• Definición  equipo  Águilas  Doradas:  55  medios  asistieron  • Disminución  del  impuesto  predial:  43  medios  asistieron  • Estrategia  anticorrupción:  32  medios  asistieron  • Presidente  Juan  Manuel  Santos  en  Itagüí:  31  medios  asistieron  • Inauguración  vías  Metroplús:  39  medios  asistieron  • Presentación  Plan  TESO:  22  medios  asistieron  

 

• Visitas  del  Alcalde  a  medios  de  comunicación:    

55 43

32 31 39

22

0  

10  

20  

30  

40  

50  

60  

Apoyo equipo Águilas Doradas

Disminución del impuesto predial

Estrategia anticorrupción

Presidente Juan Manuel Santos

en Itagüí

Inauguración vías Metroplús

Presentación Plan TESO

Asistencia de medios de comunicación en los eventos más relevantes de la Alcaldía Municipal

 

Estar  en  permanente   contacto   con   los  medios  es   también  una  de   las  prioridades  que   se  han  definido  para  aumentar  el  posicionamiento  de   la  Administración  Municipal,  para  ello  se  han  gestionado     la  realización  de  727  entrevistas  de   las   cuales  19fueron   realizadas  en  directo  desde   las   cabinas  de  Radio  y   set  de  Televisión  donde  el  Alcalde  Trujillo  ha  podido  hablar  ampliamente  de  temas  de  ciudad:  

• Canal  Cosmovisión:  Programa  En  Caliente  • Canal  Cosmovisión:  Programa  La  Buena  vida  • Canal  Teleantioquia:  Programa  Enlace  • Canal  Teleantioquia:  programa  A  primera  Hora  • RCN  Radio:  Cadena  Básica  • Radio  Súper:  Programa  de  Pie  Antioquia  • Radio  Súper:  Programa  Rafagol  • Todelar:  Programa  Personajes  • Todelar:  Programa  Pura  Candela  • Telemedellín:  Programa  mañanas  con  vos  

 

• Programa  de  televisión  institucional  “Itagüí    ya  cambio”:  

Transmitido  todos  los  lunes  a  las  10:00  am  por  el  canal  regional  Teleantioquia,  con  retransmisión  los  martes  por  el  canal  CNC  y  los  sábados  por  el  canal  local  Itagüí  TV.  

Su  formato  es  de  magazín  periodístico  y  pretende  acercar  al  televidente  a  la  oferta  institucional  del  Municipio  desde  una  narrativa  amigable,  contando  los  distintos  proyectos  e  iniciativas  en  la  misma  voz  de  la  comunidad.  Cada   semana   un   habitante   cuenta   una   historia   de   vida   y   la   manera   como   la   gestión   de   cada   uno   de   las  dependencias  de  la  Administración  Municipal  le  ha  brindado  oportunidades.  

Itagüí   ya   cambió,   es   también   un   espacio   para   contar   los   hechos   y   noticias   positivas   de   Itagüí   y   de   los  itagüiseños   y   programar   a   la   comunidad   para   participar   de   las   diferentes   actividades   promovidas   por   la  alcaldía.  Está  dirigido  a  toda  la  población  antioqueña,  en  especial  a  los  habitantes  de  Itagüí,  quienes  son  los  mayores  interesados  en  conocer  las  noticias  y  proyectos  realizados  en  el  municipio.  

Lleva  cinco  meses  al  aire,  con  más  de  20  programas  emitidos,  tratando  temas  cotidianos  y  de   interés  social  como  la  entrega  de  kits  escolares,  reducción  del  impuesto  predial,  el  mejoramiento  de  la  seguridad,  planes  de  salud,   ejecución   de   obras   públicas,   el   Plan   digital   TESO,   entre   otras   temáticas   de   ciudad   que   se   abordan  durante  su  producción.  

El  programa  es  también  en  una  herramienta  interactiva  entre  la  Administración  Municipal  y   los  ciudadanos,  ya  que  se  generan  espacios  para  participar,  opinar  y  proponer.  

 

El  formato  del  programa  es  tipo  magazine  y  se  compone  de  diferentes  secciones:

Ø La   crónica:   en   la   cual   se   narra   cómo   la   Administración   Municipal   a   través   de   una   obra   o   avance   ha  beneficiado  a  una  población  determinada.  

Ø Hablando  con  Trujillo,   sección  en   la   cual  el   alcalde  de   los   itagüiseños  comenta   los  avances  en  un   tema  específico  ó  resuelve  las  inquietudes  de  los  ciudadanos.  

Ø El  perfil:  Una  sección  dedicada  a  conocer   la  historia  de  algunos   itagüiseños  que  están  trabajando  por  el  cambio.  

Ø Noticias  de   la  semana:  Un  bloque   informativo  con   los  avances  y  hechos  de   interés  ocurridos  durante   la  semana  en  el  municipio.  

Ø La  agenda  de   la   semana:  Un  espacio  para  ofrecer  a   los   ciudadanos   toda   la  programación  de  eventos   y  jornadas  que  se  desarrollan  en  el  municipio.      

• Comunicación  digital:  Sitio  Web  

El  sitio  web  de  la  Alcaldía  permanecía  caído,  no  cumplía  con  las  exigencias  de  Gobierno  en  Línea,  el  diseño  no  era   agradable   y   la   navegabilidad   era   muy   complicada.   Lo   primero   fue   hacer   la   gestión   con   el   Área  Metropolitana   para   que   el   sitio   permaneciera   estable,   ya   que   estaba   alojado   en   sus   servidores.   Se   hizo   el  rediseño  de  la  página  para  que  fuera  amigable  y  se  actualizara  con  la  imagen  institucional.    

Ahora  cumplimos  con  todas  la  exigencias,  informamos  a  la  comunidad,  todos  los  documentos  son  públicos  y  el  ciudadano  tiene  acceso  a  ellos  con  un  solo  clic.  Nuestros  medios  institucionales  están  alojados  para  que  los  visitantes  los  vean,  conozcan  el  qué,  cómo,  por  qué,  cuándo  y  dónde  hacemos  las  cosas,  y  convertirnos  en  un  gobierno  cercano  al  ciudadano.    

Uno  de   los   grandes   avances   fue   la   actualización  de   la   página  web  del   tránsito,   donde   los   usuarios   pueden  consultar   todos   los   requisitos,   trámites,   precios,   horarios   y   todo   lo   relacionado   con   esta   secretaría,  cumpliéndole   al   ciudadano   y   facilitándole   los   trámites.   Otra   de   las   cosas   positivas   es   la   reactivación   del  Servicio   Nacional   de   Empleo,   donde   publicamos   todas   las   ofertas   para   que   nuestros   ciudadanos   puedan  aspirar   a   ellas,   en   nuestro   sitio   pueden   encontrar   el   botón   de   “ofertas   de   empleo”   en   la   parte   superior  izquierda.  

A  continuación  se  mostrara  una  tabla  en  la  que  se  encuentran  algunos  indicadores  que  nos  arroja  la  página  web:  

Años  anteriores   Año  2012  Durante  años  anteriores   la  Administración  Municipal  no   contaba   con   sitio   web,   para   julio   de   2011   se  adquiere   el   sitio   web   por   parte   del   Área  

Ahora  contamos  con  un  sitio  web  que  se  actualiza  diariamente,  cumpliendo  con  los  requerimientos  de  la  Estrategia  Gobierno  en  Línea.  

 

Metropolitana,   con   información   básica   y   que   no   se  actualizaba   constantemente   incumpliendo   así   la  estrategia  de  Gobierno  en  Línea,  sólo  desde  el  mes  de  noviembre  de  2011se  comienza  a  actualizar.  

Noticas  totalmente  desactualizadas.  Sólo  5  noticias  publicadas  en  todo  el  año.  

136  noticias  publicadas  en  el  sitio  web  con  corte  al  03  de  octubre  de  2012  

Se  encuentran  publicados:  7  boletines  (año  2011)  28  boletines  (año  2010)  48  boletines  (año  2009)  Total:  83  boletines  de  3  años  

90  boletines  de  prensa  publicados  en  el  sitio  web  con  corte  al  03  de  octubre  de  2012.  

No  se  contaba  con  revista  digital   3  ediciones  de  la  Revista  Vívelo  (revista  digital)  No  se  contaba  con  programa  de  televisión  publicado  en  la  web  

21  programas  de  televisión  “Itagüí  ya  cambió”  

No  se  contaba  con  mecanismos  de  participación  ciudadana  

Mecanismos  de  participación  ciudadana  (foro,  blog,  encuestas,  redes  sociales)  

No  se  realizaban  transmisiones  en  vivo  por  el  sitio  web,  de  eventos  de  la  Administración  Municipal.  

Se  han  realizado  transmisiones  en  vivo  por  medio  de  USTREAM  de  eventos  como:  

- Foro  de  Desarrollo  Económico  - Visita  Presidente  Santos  - Día  de  la  Independencia  de  Colombia  - Informe  de  Gestión  de  los  100  Días  del  Cambio  en  

Itagüí  - XXIII  Fiestas  de  la  Industria  el  Comercio  y  la  

Cultura  - Premios  del  Cambio  - Conversatorio  William  Ospina  - Eventos  deportivos  

 No  se  daba  respuesta  ni  se  administraba  el  contáctenos.  

Activación  del  contáctenos  y  atención  a  solicitudes  de  los  ciudadanos.  

Para  el  segundo  semestre  del  2011  el  sitio  web  tuvo  1.280  visitas  (julio  a  diciembre)  

Desde  el  01  de  enero  al  03  de  octubre  de  2012,  hemos  aumentado  nuestra  cantidad  de  visitantes  en  88.399,  aumentado  así  en  un  6.906%  

N/A   1.014  visitas  desde  dispositivos  móviles  N/A   Las  páginas  del  sitio  se  han  visitado  un  total  de  245.483  

veces    

No  se  contaba  con  un  calendario  de  eventos   Actualización  del  calendario  de  eventos  de  la  Administración  municipal  

No  se  contaba  con  esta  opción   Inscripción  a  servicios  de  información  

 

Se  contaba  con  unos  botones  básicos.   Botones  para  página  de  inicio  - Quejas  de  Alumbrado  Público  - Ofertas  de  Empleo  - Familias  en  Acción    - Inscríbete  gratis  y  recibe  información  del  

municipio  - Gaceta  Municipal  - Notificaciones  Electrónicas  - Formularios  para  Trámites  

 Banners  básicos   Nuevos  Banners  con  fotografías  de  sitios  de  interés  del  

municipio.    

Para  las  siguientes  secciones:  - Inicio  - Institucional  - Ciudadanos  - Proyectos  - Conectividad  

 No  se  publicaban  las  piezas  gráficas     Piezas  Gráficas  

Se  han  publicado  diferentes  piezas  gráficas:  - Invitaciones  - Plegables  - Afiches  - Formularios  - Fotografías  - Tarjetas  de  felicitación  - Campañas  publicitarias  - Volantes  - Íconos  de  dependencias  - Documentos  informativos    

 Redes  sociales  desactualizadas  incumpliendo  la  estrategia  de  Gobierno  en  Línea.  

Redes  sociales  cómo:  Facebook,  twitter  y  youtube  totalmente  actualizadas  durante  toda  esta  Administración  Municipal.  

 

El   sitio   web,   también   nos   ha   servido   para   analizar   a   través     de   encuestas   la   imagen     que   proyecta   la  administración   actual   en   la   comunidad,   y   así     determinar   acciones   de  mejora   y   definir   nuevos   canales   de  comunicación  para  impactar  un  número  mayor  de  ciudadanos  cada  día,  logrando  con  ello  el  posicionamiento  de  la  Administración  Municipal.    

 

Algunas  encuestas  que  se  han  realizado  son:  

 

 

 

 

   

 

• Comunicación  digital:  Redes  Sociales:    

En   materia   de   Comunicación   Digital   recibimos   la   Administración   con   cifras   poco   halagadoras.   Nos   dimos  cuenta   de   que   el   canal   estaba   siendo   subutilizado,   la   información   estaban   desactualizadas,   sin   una   línea  gráfica,   ni   editorial   definida   y   no   estaba   aprovechándose   como   un   efectivo   medio   de   comunicación.   Lo  primero   que   hicimos   fue   actualizarlas   con   la   imagen   y   la   información   oficial,   cumplir   con   todos   los  requerimientos   de   Gobierno   en   Línea   y   a   su   vez   mejorar   los   atributos   de   navegación,   que   fueran  gráficamente  agradables  y  sobretodo  que  cumplieran  con  el  objetivo  principal  de  informar.  Otra  de  las  cosas  que  notamos  es  que  no  se  informaba  de  forma  oportuna,  todo  lo  que  concerniente  a  comunicación  digital  era  casi  nulo,  muy  poco  contacto  con  la  comunidad.  Estos  eran  los  números  de  las  redes:  

Red  social   Estadística  inicial   Estadística  actual   Porcentaje  (aumento)  

Facebook  (Fanpage)  

Fans:  Aprox.  114  

Alcance  semanal:  200  personas  

Personas  que  están  hablando  de  esto:  10  

Fans:  Aprox.  2120  

Alcance  semanal:  8  mil  personas  

Personas  que  están  hablando  de  esto:  240  

Fans:  1859%  

Alcance  semanal:  4000%  

Personas  que  están  hablando  de  esto  (semanal):  2400%  

Twitter   Seguidores.  230  Aprox.  

Clic  en  enlaces  semanal:  0*  

Seguidores:800  

Clic  en  enlaces  semanal:  80  promedio  

Seguidores:348  %  

Clic  en  enlaces  semanal:8000%  

Youtube   Vídeos:  10  Reproducciones  de  video:  500  

Vídeos:  148  Reproducciones  de  video:  más  de  11  mil  

Vídeos:  1480%  

Reproducciones  de  vídeo:  2200  %  

*No  se  publicaba  nada  

 

 

 

Asimismo   diariamente   respondemos   a   las   preguntas,   dudas   e   inquietudes   de   nuestros   seguidores,   les  publicamos   noticias,   eventos,   ofertas   de   empleo,   proyectos   y   programas   de   la   Administración   Municipal.  Hacemos  difusión  de  las  noticias  más  importantes  que  publican  en  los  medios  de  comunicación  de  la  Alcaldía.  Igualmente  publicamos  el  programa  en  nuestro  canal  de  Youtube  y  las  notas  individuales  para  hacer  difusión  en  las  diferentes  dependencias  y  que  impacten  a  sus  públicos  de  interés.  

Una  de  las  cosas  más  importantes  con  el  manejo  de  redes  sociales  es  la  inmediatez  con  la  que  compartimos  la  información.   Gracias   a   la   tecnología   podemos   cubrir   y   transmitir   en   vivo   información,   imágenes   e   incluso  videos   a   nuestros   seguidores,   detallando   el   minuto   a   minuto   y   los   mejores   momentos   de   eventos   de  trascendencia  para  los  itagüiseños.  

• Archivo  de  prensa:    

Se  ha  logrado  implementar  y    consolidar  un  archivo  de  prensa,  en  el  cual  se  tienen  bases  de  datos  y  archivos  para  la  prensa  y  medios  de  comunicación.      

• Monitoreo  diario  de  medios:  

Todos  los  días  se  realiza  un  barrido  en  los  medios  de  comunicación  tanto  impresos  como  virtuales,  para  mirar  que   noticias   nuevas   hay   del   municipio   y   que   correcciones   y   nuevas   ideas   podemos   tener   para   el    mejoramiento  continuo  de  nuestras  funciones.      

• Actualización  de  medios  publicitarios:      

114

8000

230

800

10 148 0  1000  2000  3000  4000  5000  6000  7000  8000  9000  

Enero  2012 Septiembre 2012

Facebook (Contactos)  

Twitter (Seguidores)    Youtube( Videos)

Análisis crecimiento en redes sociales

 

Se  ha  mantenido  un  monitoreo  y  recorrido  vial,    de  todo  el  municipio,  para  lograr  mantener  actualizada  toda  la   publicidad   que   se   tenga,   logrando   así,   que   todos   los   miembros   del   municipio   de   Itagüí   tenga   una  información  correcta  y  oportuna  de    lo  que  se  está  realizando  desde  esta  administración  para  ellos.  

• Búsqueda  de  nuevos  medios:  

Se  está  trabajando  en  un  proyecto  de  mensajería  de  texto  en  forma  masiva  para  lograr  llegar  a  la  comunidad  por  un  mensaje  de   texto  gratuito  a   su  celular   con   información  que   les   sirva,     ya   sea  para   seguridad  o  para  información  de  eventos.    

• Registro  fotográfico  de  eventos:  

Con   el   registro   fotográfico   logramos   consolidar   un   banco   de   imágenes   actualizado   el   cual   no   existía.   Estas  imágenes  son  de  vital  importancia  para  el  desarrollo  de  la  imagen  de  la  Alcaldía  Municipal  y  toda  la  publicidad  que  se  promueve  a  través  de  la  misma.    

• Registro  fotográfico  • Alcalde  • Primera  Dama    • Gabinete  

• Envío  permanente  de  información:    

Desde  la  Oficina  Asesora  de  Comunicaciones  se  pretende  generar  constantemente  información  oportuna  y  de  interés  que  permita  mantener   informada  a   la  población  de   los  mayores   acontecimientos   y   avances  que   se  realizan  en  el  municipio.  

Es  así  como  se  ha  implementado  un  proceso  de  recolección  de  información  con  las  diferentes  dependencias  para  generar  boletines  de  prensa  y   lograr  publicación  constante  en   los  diferentes  medios  (Televisión,  radio,  internet  y  prensa  escrita).  

A  la  fecha  se  han  enviado  90  boletines  de  prensa  con  una  periodicidad  de  aproximadamente  3  boletines  por  semana.  

COMUNICACIÓN  VISUAL:  Las  funciones  de  esta    área  se  pueden  dividir  en  2  procesos  principales:  

1. Creación   de   la   imagen   gráfica   institucional   y   de   todas   las   propuestas   de   diseño   de   piezas   que   se  requieren  para  diferentes  proyectos  de  la  Administración  Municipal.  

2. Velar  por  el  correcto  uso  de  la  imagen  gráfica  institucional  y  realizar  la  gestión  de  posicionamiento.  

 

• CREACIÓN  DE  LA  IMAGEN  GRÁFICA  INSTITUCIONAL:  

La  imagen  de  un  municipio  es  definida  por  la  percepción  que  sus  habitantes  tienen  de  él,  pues  son  ellos  los  encargados  de  difundirla  a  nivel  interno  y  externo  del  territorio.  Comúnmente  la  imagen  mental  es  generada  en   base   a   temas   como   la   administración   de   los   recursos   públicos,   la   seguridad,   las   oportunidades   y   la  infraestructura.   Mirando   de   cerca   la   situación   del   municipio   y   evaluando   el   sentir   de   los   ciudadanos,   se  encontró  que  los  itagüiseños  deben  volver  a  creer  en  su  municipio,  su  sentido  de  pertenencia  debe  crecer,  para  que    los  habitantes  de  otros  lugares  miren  hacia  Itagüí  con  buenos  ojos.  

Analizando  e  investigando  la  evolución  de  la  imagen  institucional  desde  varios  años  atrás,  se  encuentra  que  no  existía  atomización  de   la   comunicación,   falta   la   taba   coherencia  en   la   resolución  del   vasto  universo  de  aplicaciones  que  debe  tener  una  marca  ciudad,  algunas  con  graves  problemas  funcionales,  lo  que  redundaba  en  una  escasa  visibilidad  e  identificación  de  las  mismas  ante  sus  audiencias.  

Se  realizaron  estudios  de  casos  previos,  como  la   imagen  de  Montevideo  Uruguay,  donde  se  resumió  en  un  amplio  sistema  gráfico  la  identidad  de  la  administración  y  sus  actividades  más  comunes  

Sistema iconográfico de la ciudad de Montevideo -Uruguay

 

• Estrategia  

Se  creó  una  imagen  emotiva  que  evoca  el  cambio,  que  incluye  a  los  ciudadanos  y  que  es  lo  suficientemente  recordable  para  trascender  las  fronteras  del  municipio  y  el  departamento.  

• Tácticas  

Colores   de   la   bandera,   combinaciones   cromáticas   adecuadas   para   la   nueva   imagen,   que   representen  fielmente  el  municipio.  

Símbolos   gráficos   únicos   de   la   cultura   itagüiseña,   basados   en   la   arquitectura,   con   el   fin   de   trabajar   el  fortalecimiento  del  sentido  de  pertenencia.  

Un  sistema  de  unidad  para  las  distintas  dependencias  que  componen  la  Alcaldía,  haciendo  que  las  personas  y  los   turistas   las   diferencien,   sin   dejar   de   sentir   que   hacen   parte   de   él   y   aumentar   a   su   vez   el   sentido   de  pertenencia  de  los  empleados.  

La   nueva   imagen   no   es   pasiva,   es   activa,   sobria   pero   dinámica.   Las   personas   sienten   que   Itagüí   se   está  moviendo  de  nuevo,  que  está  cambiando.  

 

 

Conceptualización del proceso de diseño del logotipo institucional

Teniendo  en  cuenta  el  objetivo  de  fortalecer  el  sentido  de  pertenencia  de  los   itagüiseños,  se  concluyó  que  este   debía   empezar   por   incentivar   a   los   funcionarios   a   querer  más   su   institución   y   a   generar   una   cultura  interna  de  amor  por  el  lugar  donde  laboran.  Para  esto  se  creó  todo  un  sistema  iconográfico  compuesto  por  colores  y  pictogramas  distintivos  para  todas  las  dependencias,  esto  ayudó  a  generar  identidad  a  nivel  interno  y   externo,   y   le   demostró   a   los   itagüíseños   que   la   Alcaldía   es   una   institución   compuesta   por   muchas  dependencias  y  que  todas  están  unidas  por  un  bien  común.  

Sistema iconográfico de las distintas dependencias

• Gestión  de  la  Imagen  Gráfica  Institucional      

La  marca   es   la   representación   simbólica   de   la   institución.   Su   valor   equivale   a   los   activos   en   cuanto   a   su  reconocimiento,  calidad  percibida,  asociaciones  y  fidelidad.  Un  sistema  gráfico  completo  y  bien  estructurado  se  convierte  en  un  poderoso  elemento,  que  facilita  la  recordación  e  identificación  objetivos  principales  de  la  gestión   de   la   imagen.   Por   ello,   en   todos   los   eventos   o   acciones   en   que   se   hace   uso   de   la   marca   en   sus  distintas  dimensiones,  ya  sea  explícita  o  implícitamente,  se  expone  a  la  evaluación  de  los  diferentes  públicos,  

 

por  lo  que  el  uso  adecuado  o  inadecuado  incide  en  el  aumento  o  disminución  de  este  activo,  la  reputación  institucional.  

El   primer   paso   para   esta   gestión   fue   normar   la   construcción     y   aplicación   de   la  marca   de  manera   clara   y  precisa,   definiendo   así   la   identidad   visual   con   la   cual   la   Alcaldía   quiere   ser   vista   en   todos   los   eventos   o  acciones  en  que  se  haga  uso  de  ella.    

La  utilización  correcta  de  la  marca  es  un  compromiso  de  todos  los  que  forman  parte  de  la  Institución,  ya  que  desde   este   ámbito   también   es   posible   contribuir   al   engrandecimiento   de   la   Alcaldía   y   por   ende   de   los  habitantes   del   Municipio   de   Itagüí.   Así,   la   Oficina   Asesora   de   Comunicaciones,   se   ha   dado   a   la   tarea   de  determinar   las  normas  de   construcción,   estipular   la   forma  de  aplicación   y   velar  porque  estos  objetivos   se  cumplan   a   cabalidad   por   todos   los   miembros   de   la   Institución   y   las   personas   que   de   alguna   manera  requieran  de  su  uso.  

• Creación  de  Marcas  -­‐  apoyo:  Adicional   al   logotipo   institucional   y   todo   su   completo   sistema   gráfico   se   construyeron   dos   símbolos  complementarios  que  facilitan  la  gestión  de  posicionamiento  de  la  marca  principal  y  que  apuntan  a  cumplir  el  objetivo  de  aumentar  el  sentido  de  pertenencia  y  hacer  que  la  gente  de  otros  lugares  vuelva  a  Itagüí.  

• Diseño  de  piezas  gráficas  para  a  campañas  institucionales:    

Durante  lo  que  va  corrido  del  año  se  han  realizado  una  serie  de  campañas  publicitarias  que  apoyan  la  gestión  de  todas  las  secretarías,  las  cuales  han  tenido  públicos  objetivos  de  varios  rangos  psicográficos  y  geográficos,  invitando  a  participar  de  los  eventos  o  programas  se  realizan,  para  lo  cual  ha  sido  necesario  la  elaboración  de  alrededor   de   1700   diseños   e   impresiones   en   diferentes   piezas   graficas   publicitarias,   identificando   e  implementado  la  nueva  imagen  de  la  Administración  Municipal.  

Como  El  siguiente  gráfico  muestra   la  cantidad  de  diseños  realizados  hasta  principios  del  mes  de  octubre,  y  comprende  desde  el  diseño  de  un  ícono,  hasta  una  valla  publicitaria.  Como  se  puede  observar  en  el  mes  de  

 

febrero  se  realizaron  la  mayor  cantidad  de  diseños,  pues  en  este  mes  se  culminó  el  proceso  de  creación  de  imagen  gráfica  institucional  y  su  aplicación  en  algunos  medios:  

MES   ENERO   FEBRERO   MARZO   ABRIL   MAYO   JUNIO   JULIO   AGOSTO   SEPTIEMBRE   OCTUBRE  CANTIDAD   433   607   26   39   117   172   173   173   201   24  

 

 Con   la   implementación   de   estrategias   y   acciones   en  medios   internos,   externos   y   visuales,   la   Oficina   Asesora   de  Comunicaciones  ha  buscado  en  primera  instancia  lograr  el  posicionamiento  de  la  Administración  Municipal,  fidelizar  la  comunidad   itagüiseña  y  dar  a  conocer   la  actividad  de  gobierno  para  aumentar   la  aceptación  y  cercanía  con   los  ciudadanos  de  Itagüí.  Con  la   implementación  de  estrategias  y  acciones  en  medios   internos,  externos  y  visuales,   la  Oficina  Asesora  de  Comunicaciones  ha  buscado  en  primera  instancia  lograr  el  posicionamiento  de  la  Administración  Municipal,  fidelizar  la  comunidad  itagüiseña  y  dar  a  conocer  la  actividad  de  gobierno  para  aumentar  la  aceptación  y  cercanía  con  los  ciudadanos  de  Itagüí.  

ENERO:  433  

FEBRERO:  607  

MARZO:  26  ABRIL:  39  

MAYO:  117  

JUNIO:  172  

JULIO:  173  

AGOSTO:  173  

SEPTIEMBRE:  201   OCTUBRE:  24  

DISEÑOS  REALIZADOS