INFORME IMPACTO DE LA TECNOLOGÍA EN LAS RELACIONES …

INFORME

IMPACTO DE LA TECNOLOGÍA EN LAS RELACIONES LABORALES

BDO Abogados1

PRESENTACIÓN 2

RESUMEN EJECUTIVO 3

PERFIL DE LOS PARTICIPANTES 5

PROTECCIÓN DE DATOS. ASPECTOS LABORALES 7

USO DE MEDIOS ELECTRÓNICOS. POLÍTICA LABORAL 9

POLÍTICA DE COMUNICACIÓN Y REDES SOCIALES 11

MEDIOS DE CONTROL 12

PREVISIÓN DE FUTURO 16

CONCLUSIONES 18

ÍNDICE

2El impacto de la tecnología en las relaciones laborales

EL IMPACTO DE LA TECNOLOGÍA EN LAS RELACIONES LABORALES¿CÓMO SE GESTIONA POR PARTE DE LAS EMPRESAS?

Tras nuestro anterior informe, Protocolos laborales y el compliance laboral. Radiografía de su implantación en España, hemos querido profundizar en la realidad de las empresas y conocer cómo y en qué grado de intensidad han integrado la tecnología y la normativa que la regula en la gestión de sus relaciones laborales.

Una de las principales motivaciones para la realización de este estudio es ofrecer una medida objetiva sobre cómo las empresas están gestionando la tecnología dentro de sus organizaciones, cómo han afrontado los retos, ante la velocidad de la evolución que la misma presenta, y cuáles son los desafíos para controlar, tanto el uso que realizan los trabajadores, como la posible afectación interna que puede acarrear a en términos de imagen o de perjuicio reputacional.

Para ello, se ha realizado una encuesta, con un total de 16 preguntas, en la que ha participado una muestra de casi un centenar de empresas con un rango de trabajadores muy variado, tanto de perfil internacional como nacional, y pertenecientes a distintos sectores de actividad. Aunque han mostrado una mayor participación las empresas del sector servicios y aquellas cuya actividad ya se centra en la tecnología y las telecomunicaciones.

Es importante destacar que la encuesta se ha realizado durante el último trimestre de 2018, por lo que los datos recogidos no incluyen las variaciones y actualizaciones que hayan podido producirse tras la publicación y entrada en vigor de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de Diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (en adelante, LOPD&GDD).

La normativa vigente en España y en Europa en materia de protección de datos se ha utilizado para vehicular cambios normativos trascendentes en el ámbito de las relaciones laborales y el impacto que produce la tecnología tanto sobre la propias normas laborales. Estos cambios se materializan en la importancia que se reconoce al derecho a la intimidad de los trabajadores dentro del ámbito laboral, y también se observan en la regulación de cuestiones como el uso permitido de los dispositivos digitales a empleados según las instrucciones que ordene cada empresa; el derecho laboral reconocido a la desconexión digital; los dispositivos de videovigilancia y grabación de sonidos en el lugar de trabajo; y la posibilidad de utilizar de sistemas de geolocalización para control laboral. En nuestro análisis, tratamos de dar respuesta y ofrecer una visión global de las aplicaciones y criterios en las empresas en España frente a todas estas cuestiones de interés.

Por razones de confidencialidad se mantienen en el anonimato todos los datos de las personas y empresas que han participado en este estudio.

PRESENTACIÓN

BDO Abogados3

RESUMEN EJECUTIVO

Tras la realización del estudio, y sin perjuicio de las conclusiones alcanzadas, podemos destacar algunos datos que ha arrojado la encuesta y que resultan especialmente reseñables.

En cuanto al perfil de las empresas encuestadas, se puede observar que se han sentido interpeladas a participar de igual manera empresas tanto de distintos sectores como de distinto volumen de empleo en España. De hecho, el 37,18 % de las empresas participantes tienen menos de 100 trabajadores, las empresas de entre 100 y 500 empleados representan el 33,33 % de la muestra y un 29,48 % son aquellas que cuentan con plantillas superiores a 500 trabajadores.

Así, la entrada en vigor del Reglamento Europeo de Protección de Datos (en adelante, RGPD) solamente ha representado en un 3,9 % de las empresas la creación de un nuevo puesto de trabajo en sus organizaciones para la contratación de un responsable en este ámbito. De hecho, el 55,84 % de las empresas encuestadas reconocen haber encomendado esta tarea a personal que ya tenían en plantilla, habiendo recaído en no pocas ocasiones sobre las figuras de la Dirección Financiera o Legal.

El estudio realizado refleja que el 16,88 %de los encuestados no tienen establecida ninguna política sobre uso de medios electrónicos o política TIC. Pero, también resulta relevante el hecho de que el 76,62 % de las empresas que sí tienen algún tipo de política al respecto, manifiesta no haberla adaptado a los cambios normativos que se han producido en el ámbito de la protección de datos.

No se permite el uso privativo de medios tecnológicos en el 23 % de las empresas pero, paradójicamente, ese mismo porcentaje no realiza control, por lo que podemos confirmar que en este porcentaje será casi imposible imponer una sanción ante un incumplimiento.

No sólo eso, sino que un 49,35 % de los encuestados afirma no tener ninguna norma que regule el uso de redes sociales por parte de los empleados. Y, entre las empresas que sí tienen una política a tal efecto, tan solo un 3,9 % la han negociado con la representación legal de los trabajadores.

Sin embargo, estos datos se contraponen con la realidad que evidencia otra de las cuestiones de la encuesta, ya que se dice controlar con mayor incidencia las redes sociales a través del departamento de IT y Marketing.

El impacto de la tecnología en las relaciones laborales 4

RESUMEN EJECUTIVO

En cuanto a los medios de control, los resultados de la encuesta demuestran que las empresas españolas están lejos de disponer y utilizar, con finalidades de control laboral, medios tecnológicos como puede ser el GPS, aunque es un sistema habitual en la vida diaria de las personas. Existe una marcada diferenciación entre aquellos que utilizan sistemas de vídeo vigilancia (50,65 %) y lo informan a su plantilla y aquellas empresas que, directamente, no utilizan este tipo de sistema (44,16 %). Reservándose los medios más intrusivos solamente para la justificación de los incumplimientos laborables más graves que pueden llegar a ser sancionados con el despido.

Finalmente, llama la atención que, a pesar del creciente uso de material audiovisual con imágenes de trabajadores, el 44,16 % de los participantes indican que no recaban un consentimiento expreso de sus empleados, a pesar de que el 23,38 % publican ese contenido en redes sociales de acceso público.

Farmaceúticas y ciencias de vida

Tecnología y telecomunicaciones

Químicos y procesos

Minoristas y mayoristas

Productos de consumo

Aeroespacial

Automoción

Distribución/Transporte

Electrónica

Gubernamental/Militar

Productos industriales

Medios y

entretenimiento

Servicios

Telecomunicaciones

Gestión de residuos

Otros

5,13%

11,54%

6,415

1,28%

5,13%

0%

5,13%

7,69%

1,28%

3,85%

7,69%

2,56%

23,08%

0%

0%

19,23%

SECTORES ANALIZADOS

BDO Abogados5

PERFIL DE LOS PARTICIPANTES

Q2¿PERTENECE A UN GRUPO MERCANTIL MULTINACIONAL DE EMPRESA?

¿SU EMPRESA TIENE UNA MATRIZ EN EL EXTRANJERO?

Q1¿PODRÍA INDICAR EN QUÉ ÁREA DE LA EMPRESA REALIZA SUS FUNCIONES?

No resulta sorpresivo que el grueso de los participantes muestre un perfil directamente conectado con el departamento de Recursos Humanos de la empresa, pero sí resulta destacable la participación de perfiles financieros y de dirección general y legal. Esto demuestra que la penetración de la tecnología y su aplicación y gestión en el ámbito de las relaciones laborales realmente representa una cuestión de interés transversal dentro de la empresa, con independencia del sector de actividad de la misma.

Casi el 60 % de los participantes desarrollan su actividad en un entorno empresarial multinacional. Asimismo, de las empresas que pertenecen a un grupo de empresas, el 50 % de las compañías participantes tienen su matriz ubicada en el extranjero (un 38,96 % en Europa y un 11,69 % fuera de Europa).

Esta realidad incide directamente en la materia analizada, ya que existe una regulación diferente sobre el uso de la tecnología por parte de los trabajadores en cada país. Este componente internacional puede resultar positivo desde la perspectiva de enriquecer el contenido de los protocolos y manuales aplicados en España pero, a su vez, presenta el riesgo de incluir reglas que puedan entenderse como limitativas de derechos aquí y que, por tanto, no resulten válidas ni exigibles, con el consiguiente desgaste y coste interno para las compañías.

Sí, en Europa

Sí

No

No

Sí, fuera de Europa

38,96%

58,97%

11,69%

41,03%

49,35%


PERFIL DE LOS PARTICIPANTES

Q3NÚMERO DE TRABAJADORES DE SU EMPRESA EN EL MUNDO

El 40 % de empresas participantes forman parte de grupos internacionales con más de 1.000 empleados en el mundo y de ellas el 14 % cuentan con equipos humanos superiores a los 50.000 empleados.

Sin embargo, la mayoría de las empresas participantes (60 %) trabajan con plantillas inferiores a 1.000 empleados y de estas el 25 % cuentan con una plantilla global menor a 100 empleados, pero su alta participación en la encuesta evidencia la necesidad de profundizar en esta área.

Q4NÚMERO DE TRABAJADORES DE SU EMPRESA EN ESPAÑA

La realidad de estos volúmenes de empleo en las compañías españolas se reduce, pero resulta significativo que más del 15 % de las empresas que han mostrado interés en esta materia tienen plantillas superiores a las 1.000 personas y un 27 % se mueven entre las 250 y las 999 personas.

Esta circunstancia evidencia que los retos que plantea la tecnología en la gestión de los recursos humanos son predicables tanto en las empresas de mayor tamaño como en aquellas de tamaño más reducido por volumen de empleados, por lo que ninguna puede quedarse al margen de conocer la regulación existente, aplicarla y adaptar sus normas y procedimientos internos para evitar o, cuanto menos, limitar el daño que puedan sufrir en caso de no tener articulados los mecanismos adecuados.

Entre 250 y 49912,82%

Entre 1 y 9937,18%Entre 500 y 999

14,10%

Más de 1.00015,38%

Entre 100 y 24920,51%

BDO Abogados7

PROTECCIÓN DE DATOSASPECTOS LABORALES

La mayoría de las empresas encuestadas han apostado por reciclar puestos de trabajo ya existentes o añadir responsabilidades a posiciones que ya existían en la empresa para cubrir la figura del Data Protection Officer (en adelante, DPO) o del responsable interno en materia de protección de datos. De hecho, esto es lo que ha sucedido en prácticamente el 86% de los casos, y tan sólo un 4% ha optado por la incorporación de un perfil nuevo especialista en esta materia.

Estos datos arrojan dos conclusiones preocupantes: una es que el 10% de las empresas participantes no han cubierto este rol en sus organizaciones, por lo que ante las dudas que puedan surgir la única opción viable es contar con una firma de servicios jurídicos que pueda ofrecer seguridad.

Q5¿CÓMO SE HA CUBIERTO LA FIGURA DEL RESPONSABLE DE PROTECCIÓN DE DATOS O

DPO?

Por otro lado, se observa cómo en no pocas ocasiones las posiciones a quienes se ha encomendado esta misión son las de la Dirección Legal, Financiera o de Recursos Humanos, nombramientos que contradicen frontalmente las recomendaciones e indicaciones que expresamente ha publicado el grupo de trabajo del art. art. 29 (ahora denominado “Comité Europeo de Protección de Datos”), dada la incompatibilidad existente entre las misiones de esas direcciones y la figura del DPO o del Responsable. Esta incompatibilidad puede afectar gravemente a los sistemas de compliance que se hayan instaurado en la empresa, tanto a nivel nacional como a nivel internacional, por lo que no resulta baladí revisar internamente quien ha sido designado como DPO o Responsable de protección de datos.

Un despacho/consultor actúa como DPO, pero hemos contratado un perfil legal para ayudar

con las obligaciones legales 9,09%

Hemos contratado a un nuevo perfil o empleado 3,9%

Se encarga del trabajo alguien que ya era empleado 55,84%Un despacho/consultor se encarga de la

adecuación y actúa como DPO 22,08%

No tenemos cubierto el puesto 9,09%


PROTECCIÓN DE DATOSASPECTOS LABORALES

No estamos cumpliendo con la nueva normativa aún 1,28%

Sí, todos los aspectos laborales cumplen con el RGPD 42,31%

Estamos trabajando en su adecuación. No tenemos previsto ninguna acción en

el ámbito de RRHH/RRLL 17,95%

Hemos modificado determinados usos de los datos laborales y solicitado aceptación

o se ha comunicado 34,62%

NS/NC 3,85%

Q6 DESDE EL PUNTO DE VISTA LABORAL, ¿ESTÁN CUMPLIENDO CON EL RGPD?

El 25 de mayo de 2018 fue una fecha clave en la que en mayor o menor medida el grueso de las empresas (95 %) de una manera u otra han buscado cumplir con la norma europea de protección de datos (RGPD). Ciertamente para unos se trató de una carrera de fondo para llegar a esa fecha y para otros significó el pistoletazo de salida para empezar a analizar cómo se iba a trabajar el cumplimiento de la norma. Lo cierto es que, tras ese hito, el 5 de diciembre de 2018 se aprobó la nueva Ley española de protección de datos y garantía de los derechos digitales. Norma que además de recoger los cambios operados en el marco legal europeo, ha incluido un nuevo acervo de derechos para los trabajadores que implican un plus de trabajo para la actualización de los procedimientos y manuales laborales internos.

En este escenario, la encuesta realizada ha revelado que un 18 % de las empresas encuestadas no tienen planificado realizar ninguna actuación, en materia de adecuación a las nuevas normativas de protección de datos en el ámbito de recursos humanos y relaciones laborales. Esta falta de planificación y atención hacia los procesos que se siguen en los departamentos de Recursos Humanos y Relaciones laborales, en los que se suelen tratar multitud de datos personales, no sólo supone que el trabajo que se pueda realizar quede incompleto, sino que pone en riesgo grave de sanción y reclamación a la empresa.

Un 5 % de las empresas encuestadas directamente reconocen no haber iniciado ningún movimiento para adaptarse a los nuevos requerimientos legales.

BDO Abogados9

USO DE MEDIOS ELECTRÓNICOSPOLÍTICA LABORAL

Q7¿DISPONE DE UNA POLÍTICA ACTUALIZADA DE USOS DE MEDIOS ELECTRÓNICOS COMO

INTERNET, REDES SOCIALES, CORREO, TELÉFONO, ORDENADOR, ETC.?

Es importante resaltar que un 17 % de los encuestados no tiene ninguna política sobre uso de medios electrónicos. Del 76 % que sí tienen algún tipo de política al respecto, no podemos olvidarnos que las mismas deben estar adaptadas al RGPD y a la nueva LOPD&GDD mencionada. A priori este dato puede parecer contradictorio con la anterior pregunta. No obstante, analizado a fondo, podemos concluir que el hecho de que la mayoría de las empresas contesten que sí están cumpliendo con el RGPD nos indica que existe un aumento de la sensibilización de las empresas en materia de protocolos y políticas TIC. A pesar de este aumento, aún existen multitud de procesos de recursos humanos en los que no se están teniendo en cuenta en el tema de protección de datos. Esto se debe a que sigue faltando una mayor concienciación sobre las sinergias y relaciones transversales en las materias empresariales relativas a protección de datos. Podemos concluir que, aunque se vayan a incorporar especialistas en protección de datos a las empresas, estos deberían tener una visión global de todos los procesos (recursos humanos, relaciones laborales, finanzas,...) y trabajar desde una perspectiva holística y transversal dentro de toda la organización.

AUNQUE EXISTE UN AUMENTO DE LA SENSIBILIZACION DE LAS EMPRESAS, AÚN HAY PROCESOS EN LOS QUE NO SE ESTÁ TENIENDO EN CUENTA LA PROTECCION DE DATOS

Otros

Sí

No

6,49%

16,88%

76,62%


USO DE MEDIOS ELECTRÓNICOSPOLÍTICA LABORAL

Q8¿EN SU EMPRESA SE PERMITE EL USO PRIVATIVO DE LOS MEDIOS ELECTRÓNICOS?

Llama la atención que entorno al 70 % de los encuestados confirman que dentro de sus organizaciones se permite un uso moderado de los medios electrónicos profesionales. También podemos destacar que un 23 % indica que no se permite el uso pero que no se controla, por lo que podemos confirmar que en este porcentaje será casi imposible imponer una sanción ante un incumplimiento.

5,26%

Sí

Sí

Un uso moderado

28,95%

60,53%

31,58%

No, y no se controla

No

Otros

No se permite el uso y se controla

22,37%

25%

2,63%

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POLÍTICA DE COMUNICACIÓN Y REDES SOCIALES

Q9¿EN SU EMPRESA EXISTE ALGUNA POLÍTICA DE COMUNICACIÓN Y USO DE REDES SOCIALES?

Es interesante resaltar que del 76 % de las empresas que sí tenía algún tipo de política de uso de tecnologías en el trabajo, un 50 % de los encuestados confirma que no tienen una norma que regule el uso de redes sociales. Es decir, el mayor porcentaje de empresas que tiene políticas TIC las tienen sobre herramientas tecnológicas ya tradicionales, tipo correo electrónico y ordenador.

De los encuestados, solamente un 4 % tiene esta política de comunicación y uso de redes sociales negociada con la representación de los trabajadores. Tenemos que resaltar que conforme a la nueva LOPD&GDD, en la elaboración de los códigos o protocolos TIC que regulen los criterios de utilización de los dispositivos digitales deben participar los representantes de los trabajadores. Tendremos que esperar a la evolución de la interpretación del término participar por los tribunales, siendo un tema que puede generar realidades contradictorias en su aplicación práctica.

Asimismo, nos gustaría resaltar que un 22 % de las compañías encuestadas exige a los trabajadores solicitar autorización para la publicación de contenido. No podemos olvidar que habría que valorar el contenido concreto del desarrollo de dicha petición de autorización a la empresa, dado que puede colisionar directamente con el derecho fundamental a la libertad de expresión, así como con el de intimidad, teniendo un ejemplo reciente en la Sentencia de la Audiencia Nacional de 6 de marzo de 2018, en la que se trata un asunto similar y se declara que el establecimiento de dichas condiciones vulnera los derechos mencionados, anulando la política de la empresa al respecto.

CONFORME A LA NUEVA LOPD&GDD, EN LA ELABORACIÓN DE LOS CÓDIGOS O PROTOCOLOS TIC QUE REGULEN LOS CRITERIOS DE UTILIZACIÓN DE LOS DISPOSITIVOS DIGITALES, DEBEN PARTICIPAR LOS REPRESENTANTES DE LOS TRABAJADORES.

Sí, pero no existe control del contenido publicado

Sí

Sí, negociada con la RLT

No

Sí, se exige autorización para publicar contenido

24,68%

50,66%

22,08%

49,35%

3,90%


MEDIOS DE CONTROL

Q10 ¿SE REALIZA ALGÚN TIPO DE CONTROL TÉCNICO SOBRE LA PROHIBICIÓN DE USO O

SOBRE LA MODERACIÓN DEL USO PERMITIDO?

Un 35 % de las empresas ha indicado que no realiza ningún tipo de control. Del resto, interesa resaltar que el control que se realiza se hace principalmente por los departamentos de IT y Marketing. El de este último debe entenderse relacionado más con la monitorización de redes sociales que con un control de los medios y herramientas de trabajo tecnológicos.

En el caso de los departamentos de IT, lo más controlado se refiere a telefonía y consumo de datos.

Q11 ¿HA IMPUESTO ALGUNA SANCIÓN POR USO INDEBIDO DE LOS MEDIOS ELECTRÓNICOS O

REDES SOCIALES?

A pesar de que la mayoría de empresas disponen de políticas TIC, un 84 % indica que en ningún momento ha impuesto ninguna sanción relacionada con las mismas.

De las sanciones impuestas existe una variedad, yendo desde la mínima de mera amonestación, al despido disciplinario. Esto nos lleva a pensar que las conductas que se sancionan son totalmente antagónicas, estando en extremos opuestos, es decir, siendo infracciones leves o muy leves, o infracciones muy graves, no existiendo un punto medio.

No se realiza ningún control

Sí, por el departamento de IT

Sí

Sí. No se realiza con periodicidad pero si en casos elos que hay

sospecha de mal uso

29,87%

64,93%

22,08%

35,06%

BDO Abogados13

EXISTE UNA COLISIÓN EVIDENTE ENTRE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES DE LOS TRABAJADORES Y LOS DERECHOS DE LA EMPRESA.

No76,32%

NS/NC9,21%

Sí11,84%

Sí7,79%

NS/NC7,79%

No74,03%

Sí, y se ha sancionado por incumplimiento

10,39%

MEDIOS DE CONTROL

Q12 ¿HA UTILIZADO EN LOS ÚLTIMOS AÑOS ALGÚN SISTEMA GPS PARA CONTROLAR EL

TRABAJO DE SUS EMPLEADOS?

El 76 % de las empresas dicen no utilizar para controlar el trabajo que desarrollan sus empleados. Claramente, tras la regulación que por primera vez se introduce en la actual LOPD&GDD, cabe esperar que el uso de este tipo de sistemas de geolocalización, como medio de control, se generalice rápidamente.

Q13 ¿HA REALIZADO ALGÚN SEGUMIENTO CON DETECTIVE A ALGÚN EMPLEADO EN LOS

ÚLTIMOS AÑOS?

Otro sistema de control que puede resultar muy intrusivo es el seguimiento con detectives, que no resulta desconocido a las empresas encuestadas. Si bien el 20 % de las empresas que han utilizado este tipo de servicios, lo han hecho siempre ante situaciones graves y en el 100 % de las ocasiones fue para justificar la decisión del despido de un empleado.

Es cierto, y así se desprende de nuestro análisis, que los sectores con mayor movilidad de empleados (comerciales, transporte, logística,…) son los que ya han implantado este tipo de sistemas de control que, en muchas ocasiones, son la única vía de control posible gracias a la tecnología.

Además, el GPS o tecnologías similares, pueden jugar un papel muy relevante en cuestiones como el control y registro de la jornada de los trabajadores, que en la realidad de empresas globales en la que vivimos puede facilitar que se pueda controlar el trabajo y el tiempo de trabajo del personal que se tenga repartido por todo el territorio nacional (p.ej.: comerciales) o incluso en el extranjero (p.ej.: flotas en el sector logístico).


MEDIOS DE CONTROL

Q14¿HAY CÁMARAS INSTALADAS EN SU EMPRESA?

La vigente LOPD&GDD ha regulado, también por primera vez, la instalación de cámaras de videovigilancia en los centros de trabajo. Aunque con algún matiz, esencialmente el art.89 de la norma no aporta nada desconocido para los departamentos de Recursos Humanos y Relaciones Laborales en cuanto a la jurisprudencia en la materia. Prueba de ello es que las empresas encuestadas se dividen en dos grupos claros:

• Los que no tienen sistemas de videovigilancia.

• Los que tienen y lo han informado debidamente al personal.

Esto es relevante porque como hemos indicado, por primera vez se regulan los derechos digitales que hasta la fecha habían quedado siempre al albur de la jurisprudencia social, no siempre unificada en el Tribunal Supremo o cambiante en el Tribunal Constitucional. Por ello, esta regulación otorga mayor seguridad jurídica a las empresas y a la vez les lista de una forma mucho más fácil aquellos puntos y derechos que deben cumplir en cuanto a derechos y garantías digitales respecto a sus trabajadores. Cumplimiento que, sin perjuicio de otros organismos, será competente para verificarlo la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y el orden jurisdiccional social, que de acceso gratuito para los trabajadores, incrementará el número de casos analizados por vulneraciones de estos derechos digitales por parte de las empresas.

Sí, visibles y con el conocimiento del personal

Sí

Sí, no todas son visibles pero se ha informado al personal

50,65%

55,84%

5,19%

No44,16%

BDO Abogados1515

Q15¿LA EMPRESA PUBLICA FOTOS O VIDEOS DONDE APAREZCAN EMPLEADOS?

Hoy en día las tendencias de comunicación y marketing evidencian que cada vez somos más receptivos ante estímulos visuales. De acuerdo con estudios expertos, el 90 % de la información que procesa el cerebro es visual. Además, el cerebro procesa las imágenes sesenta mil veces más rápido que el texto, por lo que los expertos en la materia se afanan, en cualquier sector económico, en trabajar presentaciones, portfolios y anuncios que de una forma agradable y visual presenten, tanto a terceros como a nivel interno, a la empresa, los valores que representa y, como forma de hacer employer branding, el bienestar de sus empleados. Esta tendencia, que está en plena escalada debido a las redes sociales, lleva a los equipos de comunicación a grabar eventos de empresa, vídeos de presentación, hacer fotomontajes de

actividades realizadas por la plantilla con el fin de trasladar parte de la vida en la empresa a sus audiencias. Paradójicamente, la encuesta refleja una falta de comunicación entre esos departamentos y los departamentos o asesores legales de la empresa.

El 44 % de las empresas encuestadas ha reconocido trabajar con este tipo de materiales audiovisuales sin recabar el consentimiento expreso de los trabajadores que aparecen en los mismos. Al tiempo, el 24 % de estas empresas publica y circulariza estos contenidos a través de las redes sociales, por lo que el riesgo de que se produzca un aumento de las reclamaciones por vulneración de derechos fundamentales en el orden social es cuestión de tiempo. En este punto debemos recordar que la protección de datos es un derecho

LA TENDENCIA DE COMPARTIR SITUACIONES REALES DE LA EMPRESA EN REDES SOCIALES PUEDE COMPORTAR RIESGOS.

fundamental constitucionalmente reconocido, por lo que su vulneración por parte del empresario puede ser sancionada, además de con una multa impuesta por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, por la obligación de pago de una indemnización compensatoria por parte de los tribunales laborales.

Solamente se publican a nivel interno o de web corporativa 20,78%

No se utilizan imágenes de los empleados en ningun ámbito

11,69% Sí, en la web de la empresa y previo consentimiento expreso 44,16%

Sí, en la web de la empresa y en redes sociales 17,11%

MEDIOS DE CONTROL


PREVISIÓN DE FUTURO

Q16 ¿CÓMO CREE QUE IMPACTARÁ LA TECNOLOGÍA EN LAS RELACIONES LABORALES EN SU EMPRESA?

Un 45 % de las empresas encuestadas considera que la tecnología se integrará plenamente en la gestión y planificación estratégica de la empresa, lo que, teniendo en cuenta que estamos en plena era digital, resulta evidente ya que cada vez somos más conscientes de la exposición que nuestras vidas, privadas y públicas, tienen ante las nuevas tecnologías. Existe una total interconexión entre las distintas facetas de la vida de una persona, lo que enlaza directamente con el mundo empresarial y del trabajo. En este sentido, existe una colisión evidente entre los derechos fundamentales de los trabajadores y los derechos de la empresa, así como la necesidad de estar adaptados a las nuevas tecnologías para seguir manteniendo una ventaja competitiva en el mercado.

También es interesante destacar que un 29 % refiere que la tecnología ayudará

a las empresas a llevar un control más actualizado y ajustado de su actividad. En este sentido, la facultad de control y vigilancia del empresario podrá utilizar nuevas formas de control, como por ejemplo el Big Data, con el que analizar datos tales como el absentismo de su empresa y que le dará una mayor información y control en la toma de sus decisiones. Este control tiene que equlibrarse en la delicada balanza entre los derechos fundamentales de los trabajadores y las facultades y derechos empresariales.

La inserción de nuevas tecnologías en la empresa obliga al empresario a preocuparse por la formación de sus trabajadores. Llama la atención que solamente un 17 % de los encuestados tuvieran en cuenta dicha posibilidad. Esta obligación tiene dos perspectivas: la formal, dado que es una obligación legal, y la práctica, dado que si no se tienen

trabajadores formados la empresa no podrá actuar de forma competitiva.

Por último, llama la atención que solo el 2 % haya contestado que el impacto de las nuevas tecnologías en las empresas implicará la constitución de un departamento global. Es necesario entender que existe una interconexión y transversalidad total de las materias que se ven afectadas por las nuevas tecnologías, por lo que el conocimiento del negocio, el entendimiento del principal activo de las empresas, es decir, de los trabajadores, así como las materias legales que afectan al negocio resultan esenciales a la hora de tomar decisiones. El hecho de implantar una nueva tecnología en la empresa tiene que ser analizado y gestionado de forma estructural y holística. Cualquier otro tipo de gestión carecerá del necesario enfoque global.

17,11%

Implicará la constitución de un departamento o contratación de profesionales expertos en todas las materias

Implicará una inversión tanto en equipos como en formación a los empleados y empresarios

Puede suponer la desaparición de algunos puestos de trabajo y el reciclaje de muchos profesionales a otras profesiones

Se integrará plenamente en la gestión y planificación entratégica de la empresa

44,74%

Ayudará a las empresas a llevar un control más actualizado y ajustado de su actividad 28,95%

Otros 2,63%

2,63%3,95%

UN 29 % DE LOS ENTREVISTADOS REFIERE QUE LA TECNOLOGÍA AYUDARÁ A LAS EMPRESAS A LLEVAR UN CONTROL MÁS ACTUALIZADO Y AJUSTADO DE SU ACTIVIDAD.


CONCLUSIONES

En nuestro informe anterior, Protocolos Laborales y el Compliance Laboral. Radiografía de su implantación en España, se puede observar que los protocolos laborales en España estaban aumentando su importancia y su presencia. Esta evolución en positivo tiene también su traducción en relación a las políticas TIC en las empresas, que como hemos podido comprobar, a lo largo de este estudio, tienen ya una amplia presencia en las compañías españolas. También tenemos que resaltar que nos encontramos en una época de cambios legislativos que parecen empezar a apoyar la realidad social que vivimos, al haberse regulado por primera vez en España los derechos laborales digitales y algunos instrumentos de control del empresario. Es el caso del GPS que, aunque ya tradicionales en el día a día de las empresas, siempre se había tenido que recurrir a la jurisprudencia para conocer los requisitos de aplicación, con la diversidad de interpretaciones y la inseguridad jurídica que ello conlleva.

En la era de los datos, no olvidemos que el mayor porcentaje de datos que guarda una empresa está relacionado con el mundo laboral, con la sensibilidad que ello conlleva. Como hemos comprobado, la mayoría de las empresas han optado por que la figura del DPO sea cubierta de manera interna conviviendo con otros puestos, tales como los responsables de recursos humanos, responsables financieros o asesores legales. Esta opción implica que pueda no estar valorando la existencia de una incompatibilidad entre dichos puestos y las funciones asignadas al DPO, por el conflicto de intereses que representa, y que pone en tela de juicio la independencia de dicha figura. Otro punto a tener en cuenta es la protección del DPO en relación a posibles sanciones o despidos disciplinarios que estén relacionados con el mero ejercicio de sus funciones.

BDO Abogados19

CONCLUSIONES

POLÍTICAS TIC

Es evidente que las políticas TIC de las empresas deben estar totalmente adaptadas a la LOPD&GDD, lo que obliga a las compañías a realizar una labor de evaluación de las políticas ya implantadas para comprobar si cumplen los requisitos actuales, que se tendrán en cuenta tanto por los jueces como por los inspectores de trabajo en sus respectivas labores. No podemos olvidar que, aunque ahora tengamos una nueva Ley, en la que se regulan los derechos digitales laborales y los medios de control tecnológicos en la empresa, existe una extensa jurisprudencia tanto a nivel europeo (Test Barbulescu) como a nivel de la Sala Social de nuestro Tribunal Supremo, a la luz de la cual se tendrá que interpretar tanto la nueva legislación como la aplicación práctica de la misma para admitir cualquier tipo de control empresarial sobre las herramientas de trabajo tecnológicas o las redes sociales. Esta aplicación valorará si la balanza entre derecho a la intimidad, a la vida privada y al secreto de las comunicaciones está en consonancia con la buena fe que debe presidir toda relación laboral y el no perjuicio a la imagen de la empresa.

Las políticas TIC forman ya parte del Compliance Laboral de las empresas, como cualquier protocolo de cumplimiento obligatorio. De ahí que su importancia en estos tiempos se incremente y que se deba aumentar el control y evaluación del cumplimiento normativo respecto de los códigos y políticas de medios telemáticos que se tengan implantadas en la empresa.

Es importante resaltar que en caso de incumplimiento, la empresa podría enfrentarse a sanciones importantes además de ser obligada a su regulación urgente.

Merece especial mención el derecho de desconexión digital para garantizar el tiempo de descanso de los trabajadores, que obligatoriamente debe ser negociado en la negociación colectiva o, en su defecto, con la representación de los trabajadores en la empresa, sin admitir excepción alguna a las empresas y sin limitación de afectación por número de trabajadores.

EL DERECHO A LA DESCONEXIÓN DIGITAL DEBE SER NEGOCIADO EN LA NEGOCIACIÓN COLECTIVA O CON LA REPRESENTACIÓN DE LOS TRABAJADORES EN LA EMPRESA, SIN EXCEPCIÓN NI LIMITACIÓN POR NÚMERO DE TRABAJADORES.


CONCLUSIONES

Otro medio tecnológico a resaltar, que actualmente está siendo utilizado de forma más bien residual, es el GPS o los sistemas de geolocalización. A pesar de su uso en sectores relacionados habitualmente con la movilidad, es destacable que tras la aprobación de la LOPD&DD, se regula específicamente como medio de control empresarial con los límites inherentes al mismo. Este mecanismo tendrá además mucho protagonismo a la vista de la reciente legislación en materia de control horario y desconexión digital.

VIDEOVIGILANCIA

Es reseñable que se prevea que, con carácter expreso, se informará a los trabajadores y sus representantes de la existencia y característica de estos dispositivos, ya que la regulación anterior se basaba en mera doctrina jurisprudencial.

En cuanto a la videovigilancia, también es relevante porque por primera vez se regulan los derechos digitales que hasta la fecha habían quedado siempre al albur de la jurisprudencia. Esta regulación otorga mayor seguridad jurídica a las empresas y facilita conocer los puntos que deben cumplir en cuanto a derechos y garantías digitales con respecto a sus trabajadores. Cumplimiento que, sin perjuicio de otros organismos, será competente para verificarlo la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y el orden jurisdiccional social, que gratuito en su acceso para los trabajadores, incrementará el número de casos analizados por los juzgados y Tribunales laborales por vulneraciones de estos derechos digitales por parte de las empresas.

MEDIOS DE CONTROL Y REDES SOCIALES

Respecto a los medios de control y uso de redes sociales, llama la atención el hecho de que puede parecer que existe una contradicción entre la casi inexistencia de políticas que regulen el uso de internet y redes sociales y que el mayor control discrecional que se realiza en las empresas es sobre redes sociales.

Esta aparente contradicción puede encontrar su razón de ser en que aún existe una falta de regulación sobre este tipo de medios, pero que las empresas que sí lo tienen regulado hacen un control exhaustivo sobre las redes sociales siendo una herramienta que se está convirtiendo en esencial para la imagen de la empresa.

La tecnología ha promovido la creación de nuevos sectores y empleos para hacer frente a la transformación digital de las empresas, y al nuevo mercado laboral. En un mundo que avanza hacia la automatización, la robotización, la inteligencia artificial, la impresión en 3D y el análisis de grandes volúmenes de datos, crece la demanda de profesionales cualificados en materia de estrategia y marketing digital, big data y business analytics, recursos humanos y selección digital, ciberseguridad, desarrolladores de aplicaciones, expertos en normativa digital, especialistas en protección de datos, e influencers, profesiones todas ellas altamente impactadas por la tecnología.

BDO Abogados21

CONCLUSIONES

El análisis de BDO refleja una falta de comunicación entre determinados departamentos y los departamentos o asesores legales de la empresa, ya que el 44 % de las empresas encuestadas ha reconocido trabajar con materiales audiovisuales sin recabar el consentimiento expreso de los trabajadores que aparecen en los mismos. Y el 24 % de estas empresas publica estos contenidos a través de las redes sociales, por lo que el riesgo de que se produzca un aumento de las reclamaciones por vulneración de derechos fundamentales en el orden social es cuestión de tiempo. El hecho de que en una red social se haga mención o se identifique a una empresa con la actuación de un trabajador, puede tener un impacto positivo o negativo en la imagen de la empresa.

El problema al que nos enfrentamos habitualmente es cuando se perjudica la imagen corporativa por los trabajadores, se realiza algún comentario que entra dentro del ámbito del malestar o la crítica o, incluso, tenga un impacto negativo sobre la credibilidad del ideario de la empresa, ya sea de forma voluntaria o involuntaria, incluso con comentarios no relacionados con el trabajo que se desarrolla.

Recordemos el caso del trabajador que publicó en una red

social unos comentarios de mal gusto o de humor negro que

llegaron a tener tal impacto mediático que se planteó por los

usuarios una campaña para no realizar compras en la empresa

a la que pertenecía el trabajador y que aparecía en dicha red

social como su lugar de trabajo.

Este hecho, que se produjo en el ámbito privado del trabajador, tuvo un impacto, no sólo en la imagen de la empresa, sino también en la facturación de la misma.

Esto es un mero ejemplo de la capacidad de reverberación que tienen las redes sociales, con un impacto que puede ser vertiginoso en el mundo profesional y que necesita ser controlado por las empresas dentro de sus políticas de forma adecuada. En este punto debemos recordar que la protección de datos es un derecho fundamental constitucionalmente reconocido, por lo que su vulneración por parte del empresario puede ser sancionada, no solo por la Agencia de Protección de Datos, sino también con una multa impuesta por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, así como con la obligación de pago de una indemnización compensatoria por parte de los tribunales laborales.

Resulta evidente que el Compliance como una estrategia integral dentro de la empresa gana posiciones en la medida en que la tecnología y su utilización masiva construye nuevas realidades laborales a un ritmo cambiante y vertiginoso del mundo del trabajo.


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Estaremos encantados de asesorarle en cualquiera de estas materias:

• Checking y/o redacción de cláusulas en contratos laborales tanto tecnológicas como de imagen de los trabajadores

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