INFORME No. AG-AR-01-2020 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LA ...

INFORME No. AG-AR-01-2020

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LA ELABORACIÓN Y EVALUACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL

Limón, 17 de febrero del 2021

Auditoría General Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo

Económico de la Vertiente Atlántica

Junta de Administración Portuaria y de

Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica Auditoría General

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Limón, 17 de febrero del 2021 Oficio Au-021-2021

PARA : PRESIDENCIA EJECUTIVA DE : AUDITORÍA GENERAL. ASUNTO : REMISIÓN DE INFORME FINAL.

Adjunto remitimos informe AG-AR-01-2020, en el cual se exponen los resultados

obtenidos del “ESTUDIO SOBRE LA EVALUACION REALIZADA AL PROCESO

DE ELABORACION DEL PLAN OPERATIVO ANUAL DE JAPDEVA”.

Es menester indicar, que la Auditoría Interna recibió observaciones por parte de la Administración Superior durante la presentación del borrador del informe, mismas que fueron analizadas, incluidas y comunicadas el día 11 de febrero del presente año; y de las cuales, transcurrido un plazo razonable, no recibimos más observaciones. De conformidad con lo dispuesto por el artículo 36 de la Ley General de Control

Interno, le solicitamos atentamente determinar e indicar los plazos de

cumplimiento de las recomendaciones giradas en el informe en el formulario que

se adjunta, con el propósito de establecer nuestro programa de seguimiento sobre

el cumplimiento de cada una de ellas.

Atentamente,

Lic. Mainor Segura Bejarano

Auditor General a.i.- JAPDEVA

Cc: Licda. Karla Piedra Alfaro – Jefatura de Planificación Institucional Consecutivo.

mailto:[email protected]

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Contenido RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................5

1. INTRODUCCIÓN .....................................................................................................................7

ORIGEN DE LA AUDITORÍA .....................................................................................................7

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA .................................................................................................7

ALCANCE .....................................................................................................................................8

METODOLOGÍA APLICADA .....................................................................................................8

ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA .9

LIMITACIONES QUE AFECTARON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA ........................9

GENERALIDADES ACERCA DEL OBJETO AUDITADO .....................................................9

SIGLAS .......................................................................................................................................11

2. RESULTADOS .......................................................................................................................12

Ausencia de participación de la ciudadanía como parte del proceso la elaboración y

seguimiento del POI de JAPDEVA ........................................................................................12

Insuficiente normativa interna para el proceso de elaboración del POI. ............................12

Debilidades en la valoración de riesgos para la elaboración y seguimiento del POI. ......15

Insuficiente asesoría brindada en cuanto al proceso de elaboración y seguimiento del

POI, por parte del DPI...............................................................................................................17

Sobre los recursos humanos y tecnológicos en el DPI para llevar a cabo cada una de

sus funciones. ............................................................................................................................18

Debilidades en la Planificación Operativa Institucional 2019 y 2020. ................................20

Ausencia de documentación para la elaboración de los indicadores que forman parte

del POI. .......................................................................................................................................26

Falta de articulación entre los PTA y el POI ..........................................................................29

Debilidades en la evaluación y el seguimiento del POI 2019 ..............................................32

Debilidades en el procedimiento de evaluación del POI 2019 ............................................35

3. CONCLUSIONES ..................................................................................................................37





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4. RECOMENDACIONES .........................................................................................................38

A LA PRESIDENCIA EJECUTIVA ..........................................................................................38

A LA UNIDAD DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL ........................................................40

CUADROS CUADRO NO. 1 Detalle de las metas excluidas y modificadas en el POI 2019…..…… 21 CUADRO NO. 2 Detalle de las metas excluidas y modificadas en el POI 2019……...... 27 GRÁFICOS GRAFICO NO. 1 Percepción de las unidades ejecutoras sobre el conocimiento del proceso del POI………………………………………….....................................................

17

GRAFICO NO. 2 Percepción de las unidades ejecutoras sobre la asesoría brindada por la Unidad de Planificación en cuanto al proceso del POI….………………………….

17

GRAFICO NO. 3 Avance en el Cumplimiento de los Proyectos vinculados al PND al finalizar el periodo 2019……………………………………………………………………….

33

GRAFICO NO. 4 Avance en el Cumplimiento de las metas al finalizar el periodo 2019……………………………………………………………………………………………..

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FIGURAS Figura No. 1 Etapas Generales del proceso del POI…………………………………….. 13 Figura No. 2 Ciclo de planificación………………………………………………………….. 23 Figura No. 3 Debilidades en el procedimiento de evaluación del POI 2019……….…… 35





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RESUMEN EJECUTIVO ¿QUÉ EXAMINAMOS? La auditoría tuvo como propósito determinar si el proceso de elaboración del Plan Operativo Institucional (POI) de JAPDEVA, cumple con la normativa general y especifica interna y externa, así como también si su ejecución y seguimiento permite medir adecuadamente el alcance de las metas y objetivos institucionales incorporados en el POI de los años 2019 y hasta el primer semestre 2020. ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE? Uno de los elementos básicos para el fortalecimiento de la gestión y la contribución en el desarrollo en Costa Rica, son los instrumentos de planificación institucional, entre los cuales se encuentran: los planes estratégicos institucionales y los planes operativos anuales. En virtud de lo anterior, reviste la importancia de que tales planes estén vinculados al Plan Estratégico Institucional (PEI), Plan Nacional de Desarrollo (PND) y a los demás planes plurianuales establecidos a nivel nacional. ¿QUÉ ENCONTRAMOS? Como resultado del estudio efectuado, encontramos lo siguiente:

Incipiente participación de la ciudadanía como fuente de información en el proceso de la elaboración del POI de JAPDEVA.

Insuficiente normativa interna para el proceso de elaboración del POI.

Debilidades en la valoración de riesgos para la elaboración y seguimiento del POI.

Insuficiente asesoría brindada en cuanto al proceso de elaboración y seguimiento del POI, por parte del Departamento de Planificación Institucional (DPI).

Sobre los recursos humanos y tecnológicos en la DPI para llevar a cabo el proceso de elaboración y seguimiento del POI.

Existen debilidades en la planeación operativa anual 2020 y 2019.

Ausencia de documentación que evidencie el análisis, selección y elaboración de los indicadores que forman parte del POI.





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Falta de articulación entre los PTA y el POI.

Debilidades de control interno en la evaluación y el seguimiento del POI 2019. ¿QUÉ SIGUE? Se giran recomendaciones a la Presidencia Ejecutiva y la Unidad de Planificación institucional, a fin de que se implementen las acciones que permitan subsanar las debilidades descritas respecto a los procesos de planificación, ejecución y seguimiento del plan anual operativo institucional de JAPDEVA, procurando que la institución pueda orientar la utilización de sus recursos de forma oportuna, en aras de generar valor público.





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INFORME No. AG-AR-01-2020

INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA SOBRE LA ELABORACIÓN Y EVALUACIÓN DEL PLAN ANUAL OPERATIVO

DE JAPDEVA

1. INTRODUCCIÓN ORIGEN DE LA AUDITORÍA

1.1. La auditoría se realizó con fundamento en el plan anual de trabajo de la Auditoría General para el año 2020.

1.2. Resulta relevante para esta Auditoría General, realizar la revisión del proceso de elaboración del POI, considerando que en él se ven plasmados los objetivos y metas que espera alcanzar la Institución en el transcurso del año, los cuales deben estar vinculados tanto con los objetivos y metas plasmados en el PEI, como con la programación presupuestaria respectiva para desarrollarlos, a partir de un proceso adecuado para su elaboración.

1.3. Asimismo, resulta relevante evaluar el estado de avance de los objetivos y metas incorporados en el POI, para conocer cuáles han sido las medidas tomadas por la Administración para corregir eventuales desviaciones y procurar el logro de los objetivos del POI y su contribución a logro de los objetivos del PEI.

1.4. Con lo anterior, se espera que los resultados del estudio sirvan para mejorar tanto la elaboración como la evaluación del POI, agregando valor en la gestión de la Institución.

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

1.5. La presente auditoría tuvo como objetivo general, evaluar el proceso elaboración del POI, para determinar si se ajusta a la normativa y si responde a los objetivos de la Institución.





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1.6. Como objetivos específicos: a) verificar si el DPI cumple con las funciones y actividades asignadas para el proceso de elaboración del POI, incluyendo la valoración de sus riesgos, así como los controles establecidos para mitigarlos, b) determinar el recurso asignado para el cumplimiento del proceso evaluado, c) evaluar si se cuenta con el componente tecnológico adecuado en relación con el proceso de formulación y evaluación del POI; y d) verificar el cumplimiento de metas en el POI y la ejecución del presupuesto para el periodo del estudio. ALCANCE

1.7. El período que abarca la auditoría realizada está comprendido entre el 01 de enero del 2019 y el 30 de junio del 2020, ampliándose en aquellos casos que se consideró necesario durante la auditoría. METODOLOGÍA APLICADA

1.8. El estudio abarcó políticas, procedimientos, actividades y documentación referente al proceso de planificación institucional, específicamente en cuanto a la elaboración y seguimiento del POI, mediante la obtención y análisis de la información relacionada, según se detalla:

Indagación sobre el control interno establecido en la elaboración y seguimiento del POI mediante la aplicación de un cuestionario a la Jefatura del DPI.

Aplicación de entrevistas y encuestas a los funcionarios relacionados con el proceso en estudio.

Revisión de la documentación que sirve de respaldo para la elaboración y seguimiento del POI.

1.9. La auditoría se realizó de conformidad con las políticas definidas en el

Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (R-DC-064-2014), Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), Directrices Generales sobre Principios y Enunciados Éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la CGR, auditorías internas y servidores públicos en general (D-2-2004-CO).





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ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

1.10. El compromiso y esfuerzo demostrado por los funcionarios del DPI, para suministrar la información y atender aclaraciones en el desarrollo de la auditoría, teniendo en cuenta el escaso recurso humano del que disponen. LIMITACIONES QUE AFECTARON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

1.11. Ninguna de consideración. GENERALIDADES ACERCA DEL OBJETO AUDITADO

1.12. La formulación del POI para los periodos 2019 y periodo 2020 están normados en los “Lineamientos técnicos y metodológicos para la planificación, programación presupuestaria, seguimiento y la evaluación estratégica en el Sector Publico", los cuales son actualizados anualmente y de aplicación obligatoria para cumplir con los requerimientos en las instituciones. Estos lineamientos fueron emitidos por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN) y el Ministerio de Hacienda (MH).

1.13. Conforme con esos lineamientos, el POI es un instrumento que tiene como marco de referencia el PND y las políticas institucionales, en el cual las instituciones definen los objetivos, acciones, indicadores y metas que deberán ejecutar en el corto plazo y mediano plazo, y estiman los recursos financieros necesarios para obtener los resultados esperados.

1.14. El objetivo del POI es manifestar la programación estratégica institucional y

presupuestaria, tomando como referencia las prioridades y objetivos estratégicos sectoriales e institucionales y los programas y proyectos de inversión relacionados con las metas de las acciones estratégicas del PND así como aquellos definidos por las propias instituciones. A su vez, el POI está conformado por dos elementos, la Matriz de Articulación Plan Presupuesto (MAPP) y la ficha del indicador.





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1.15. La MAPP1 es el instrumento que permite la vinculación de la programación del PND con la programación presupuestaria anual, para orientar el uso de los recursos en la prestación de los bienes y servicios dirigidos a satisfacer las necesidades de la población e impulsar el desarrollo nacional.

1.16. La programación presupuestaria estratégica2, enmarca una serie de

acciones coordinadas, íntimamente ligadas entre sí, que permiten, mediante la participación activa de los niveles directivos responsables, tanto en el plano institucional como en el programático, reflejar los planes de largo y mediano plazo en planes anuales o plurianuales.

1.17. El seguimiento3 al POI es el proceso continuo y sistemático de recolección

de datos de acuerdo con los indicadores y metas programadas, para verificar lo realizado y sus resultados, durante la ejecución de las actividades a su conclusión, tanto en términos físicos como financieros, que ofrece información necesaria para mejorar la gestión pública.

1.18. En materia de Planificación institucional, la institución cuenta con el

Departamento de Planificación General, con dependencia de la Presidencia Ejecutiva y que a su vez dentro de sus funciones realiza el proceso de elaboración y seguimiento al POI.

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

1.19. Los resultados consignados en el presente informe fueron expuestos verbalmente el día 20 de enero del 2021 a la señora Andrea Centeno Rodriguez y a la señora Karla Piedra Alfaro.

1.20. En la presentación de los resultados del borrador del informe, la M.Sc. Andrea Centeno Rodriguez, realizo observaciones respecto a los numerales 2.27 al 2.36.

1 Lineamientos técnicos y metodológicos para la planificación, programación presupuestaria, seguimiento y la

evaluación estratégica en el Sector Publico. 2 Lineamientos técnicos y metodológicos para la planificación, programación presupuestaria, seguimiento y la

evaluación estratégica en el Sector Publico. 3 Lineamientos técnicos y metodológicos para la planificación, programación presupuestaria, seguimiento y la

evaluación estratégica en el Sector Publico.





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1.21. La Auditoría General analizó las observaciones y mediante correo electrónico de fecha 11 de febrero del 2021, remitió las valoraciones correspondientes e incorporó en el presente informe lo pertinente, así mismo el borrador del presente informe se remitió a la M.Sc. Andrea Centeno Rodriguez, con el propósito de que en un plazo no mayor de 2 días hábiles, formularan y remitieran a esta Auditoría General las observaciones que considerara pertinentes sobre su contenido.

1.22. No se remitieron a esta Auditoría General las observaciones sobre el citado borrador de informe. SIGLAS

1.23. Para referirse a algunos conceptos en el presente informe, se han utilizado las siguientes siglas:

SIGLAS DESCRIPCIÓN

JAPDEVA Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo de la Vertiente Atlántica

MIDEPLAN Ministerio de Planificación MH Ministerio de Hacienda PEI Plan Estratégico Institucional POI Plan Operativo Institucional PTA Plan de Trabajo Anual MAPP Matriz de Articulación Plan Presupuesto UPI Unidad de planificación Institucional DPI Departamento de Planificación Institucional PND Plan Nacional de Desarrollo UE Unidad Ejecutora LAFRPP Ley N° 8131 Ley de Administración Financiera de la

República y Presupuestos Públicos

LPN Ley N° 5525 Ley de Planificación Nacional





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2. RESULTADOS Ausencia de participación de la ciudadanía como parte del proceso la elaboración y seguimiento del POI de JAPDEVA

2.1. De conformidad con el análisis de la información que se utilizó como referencia para la formulación de los POI 2019 y 2020, no se evidencia una participación de la ciudadanía como parte del proceso de elaboración del POI de JAPDEVA, siendo una de las principales partes interesadas con respecto a la promoción del desarrollo socio-económico integral que impulsa la Institución, plasmada en el artículo número 2 de su Ley Orgánica. Asimismo, no se evidencia la participación ciudadana como instrumento de gestión de resultados y transparencia, en el proceso de evaluación del POI.

2.2. La Ley N°5525 Ley de Planificación Nacional (LPN), establece es el artículo número 1 inciso c) que las instituciones deben: “c) Propiciar una participación cada vez mayor de los ciudadanos en la solución de los problemas económicos y sociales.” (el resaltado en negrita no es del texto original).

2.3. Aun cuando en el párrafo tercero de la sección de “PRESENTACIÓN” del

POI 2020, se citan los incisos a), b) y c) del artículo número 1 de la Ley N°5525, la institución no tiene como práctica la aplicación mecanismos de recopilación de información para procurar una mayor participación ciudadana durante en el proceso de elaboración del POI.

2.4. Al no contar con la opinión ciudadana como un insumo de mejora continua,

el proceso de elaboración del POI no cumple en todos sus extremos con lo establecido en las leyes y normas relacionadas.

Insuficiente normativa interna para el proceso de elaboración del POI.

2.5. La LPN, establece que tanto el MIDEPLAN como el MH, serán los encargados de dictaminar los lineamientos generales y específicos que orientarán los planes operativos institucionales.





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2.6. El objetivo de estos lineamientos es asegurar la vinculación del PND con el presupuesto institucional, a fin de articular la programación presupuestaria con los objetivos que se pretenden alcanzar como país. A razón de lo anterior, las instituciones autónomas deben basar sus procesos, procesamientos y actividades para la elaboración del POI, siguiendo estos lineamientos.

2.7. En la figura No. 1, se observan las diferentes etapas que conforman el

proceso de elaboración del POI. Como puede observase, al tratarse de un proceso que conlleva distintas etapas, es necesario que se cuente con mecanismos de ejecución y control para cada una de ellas. Al respecto, la institución utiliza “Lineamientos técnicos y metodológicos para la planificación, programación presupuestaria, seguimiento y la evaluación estratégica en el Sector Publico para los años 2019 y 2020” en conjunto con un manual de procedimientos -no oficializado- y una metodología para la elaboración de planes anuales.

2.8. Si bien es cierto que la institución, cuenta con los instrumentos

administrativos mencionados líneas arriba, así como los lineamientos de los entes externos, la normativa interna es insuficiente, ya que no considera procedimientos para la oficialización, no contempla mecanismos de control por escrito, carece de la definición de los actores involucrados, y no considera el establecimiento de un cronograma oficial que incluya los plazos de entrega de información.

2.9. Sobre este particular, la LPN indica en el artículo No. 14, que:

“…las unidades u oficinas de planificación trabajarán con arreglo a los lineamientos de política general del Plan Nacional de Desarrollo a que se alude en el artículo 4º de esta ley y a las directrices particulares de





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cada entidad. Funcionarán de conformidad con las normas que establezca el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica para que operen efectivamente como partes integrantes del Sistema Nacional de Planificación.” (El subrayado no es texto original).

2.10. En ese mismo sentido, los Lineamientos técnicos y metodológicos para la

planificación, programación presupuestaria, seguimiento y la evaluación estratégica en el Sector Publico, establecen en el artículo No. 15:

“Las UPI y las Unidades Financieras de las instituciones son las responsables en conjunto con los jerarcas (…) que se garantice el cumplimiento de las intervenciones estratégicas y metas establecidas, lo cual se reflejará en la MAPP y la Ficha Técnica del Indicador. En este sentido, las instituciones deberán establecer los procedimientos internos que estimen pertinentes, con el fin de garantizar la formulación, seguimiento y evaluación del POI. (El subrayado no es del texto original).

2.11. Razonablemente, las Normas de Control Interno para el Sector Publico le

recuerdan a la Administración Activa en el numeral 4.2. inciso a y c); la importancia de que las actividades de control estén integradas a la gestión institucional de manera natural y además deben estar incorporadas en los manuales de procedimientos.

2.12. Al considerar la institución como suficiente instrumentos administrativos para la elaboración y seguimiento del POI los lineamientos técnicos y metodológicos para la planificación, programación presupuestaria, seguimiento y la evaluación estratégica en el Sector Público, ha provocado que no se considere relevante que se cuente con normativa interna detallada y debidamente aprobada, en los que se establezca roles, responsabilidades, funciones y productos de cada Unidad Ejecutora (UE).

2.13. De no corregirse las situaciones descritas anteriormente, la institución se

enfrenta con un alto grado de probabilidad a los siguientes riesgos:

a. Deficiencias en los productos generados. b. Incumplimiento en las metas definidas al principio del periodo.





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c. Dificultad en la detección oportuna de desviaciones durante el periodo de ejecución del POI.

d. Imposibilidad de tomar mejores decisiones.

Debilidades en la valoración de riesgos para la elaboración y seguimiento del POI.

2.14. Mediante el oficio UCI-038-2018 de fecha 29 de octubre 2018, se realizó una valoración de riesgos al POI 2019, en el cual se detallaron los siguientes riesgos: a. Interferencia de actores ajenos que entorpezcan los proyectos

establecidos para la implementación de nuevas APP de negocios. b. Insuficiencia de recursos económicos y humanos para el desarrollo

tecnológico. c. La existencia de que un cambio de modalidad por parte de los clientes

para el manejo de la cargas que impida cumplir con los servicios portuarios que se brindan.

d. Que no se pueda concretar la integración de las partes para la constitución de la Organización de la comunidad Portuaria del Caribe.

e. Que no se certifique el puerto por falta de recursos humanos, económicos y capacitación de las áreas involucradas.

f. Que el Consejo de Administración no asuma las responsabilidades requeridas para la certificación del puerto verde.

g. Falta de recursos para llevar a cabo en su totalidad el programa de gestión de tierras de canales del norte.

2.15. Tal y como se observa en la fecha del informe de valoración de riesgos

UCI-038-2018, a la Administración Superior se le dio a conocer el informe a finales de octubre 2018, aproximadamente un mes después de que se aprobó el POI 2019; no obstante, no se evidenció por parte de esta Auditoria, que el Consejo de Administración conociera y tomara un acuerdo en torno al informe de citado.

2.16. Así mismo es menester indicar que el informe de valoración de riesgos no incluía en su totalidad todos los productos que estaban circunscritos en el POI 2019. Por su parte, en cuanto a los que si se incluyeron no se consideró de manera clara su probabilidad de ocurrencia y el impacto que





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ocasionaba la materialización de los mismos. En lo que respecta, al POI 2020, no se realizó la valoración de riesgos, por lo que no se tiene como practica en la institución, considerar planes de contingencia que obedezcan a una evaluación de riesgos previa al proceso de elaboración del POI y posterior.

2.17. Sobre este punto, el inciso r) del Reglamento General del Sistema de

Planificación No. 37735-PLAN establece como funciones de las UPI, entre otras:

“el apoyar a la o el jerarca institucional en la realización de labores de control interno y valoración de riesgos institucionales, en concordancia con la planificación institucional y conforme a las directrices emitidas por la Contraloría General de la República…” (El subrayado no es del texto original)

2.18. Por su parte, el numeral 3.3 párrafo segundo de las Normas de Control Interno para el Sector Publico, disponen que:

“(…) los resultados de la valoración del riesgo deben ser insumos para retroalimentar ese proceso de planificación, aportando elementos para que el jerarca y los titulares subordinados estén en capacidad de revisar, evaluar y ajustar periódicamente los enunciados y supuestos que sustentan los procesos de planificación estratégica y operativa institucional, para determinar su validez ante la dinámica del entorno y de los riesgos internos y externos.” (El subrayado no es del texto original)

2.19. La causa a esta condición, se debe a que la valoración de riesgos al proceso del POI no ha sido un tema prioritario para la administración superior, tal y como se observó en el punto 2.15 de este informe.

2.20. La no realización de las valoraciones de riesgos provoca un débil control operativo, afectando la toma de decisiones oportuna para mitigar de los posibles riesgos que se identifiquen, en detrimento de la consecución de los objetivos y metas programadas.





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Insuficiente asesoría brindada en cuanto al proceso de elaboración y seguimiento del POI, por parte del DPI.

2.21. De conformidad a las respuestas proporcionadas por 15 UE a una encuesta anónima de percepción efectuada por esta Auditoria, se determinó que el acompañamiento que da el DPI, en cuanto a capacitación y asesoría en el proceso de elaboración y seguimiento del POI, no es suficiente y provoca poco conocimiento, tal y como se detalla en los siguientes gráficos:

Fuente: Elaboración propia basada en la encuesta de percepción.

2.22. Con base en los resultados mostrados en los gráficos anteriores y de conformidad con la escala de evaluación empleada4, se refleja que aun cuando las UE consideran que el DPI si les ha brindado asesoría, la misma es insuficiente, lo cual se refleja en el conocimiento que tienen esas unidades sobre las implicaciones de la información que se consigna en el Plan de Trabajo Anual (PTA) por UE.

2.23. En cuanto a este tema, la nueva estructura institucional aprobada por MIDEPLAN, mediante el oficio DM-1701-2019, de fecha 15 de noviembre del 2019, el objetivo del DPI de JAPDEVA “es emprender y fomentar una cultura de planificación institucional (…), generando que las unidades y

4 Evaluación empleada: Nada 0, Muy poco 1, Poco 2, Suficiente 3, Mucho 4 / SI, NO, NO SABE, NO

RESPONDE.





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dependencias formulen y ejecuten su gestión, garantizando el cumplimiento del plan anual operativo y la planificación estratégica establecida.” (El subrayado no es del texto original)

2.24. A su vez, el Reglamento General del Sistema de Planificación No. 37735-

PLAN, mediante el artículo 28, le otorgó a las UPI, dentro de sus funciones: “…establecer y coordinar acciones de capacitación institucional en aspecto de planificación.” (El subrayado no es del texto original)

2.25. Dichos resultados son producto de un limitado marco orientador que

asegure y establezca razonablemente actividades de capacitación en materia de planificación, así como lo insuficiente de los manuales debidamente establecidos y vinculados al proceso de planificación institucional.

2.26. La situación descrita, podría reflejar una débil articulación entre el

presupuesto y la planificación institucional, lo cual genera que no se garantice la asignación correcta de los recursos, dificultando un efectivo control sobre las gestiones que realizan cada UE.

Sobre los recursos humanos y tecnológicos en el DPI para llevar a cabo cada una de sus funciones.

2.27. En noviembre del año 2019 se aprobó la reorganización institucional de JAPDEVA, en la misma5, se indica que el DPI es “la unidad técnico asesora responsable de la planificación y el desarrollo institucional de corto, mediano y largo plazo, que depende de la Presidencia Ejecutiva (…) ejerciendo la articulación entre la planificación estratégica y operativa; así como el seguimiento y la evaluación de las acciones programadas y el uso de los recursos institucionales.

2.28. En línea con lo anterior en el cuadro No.7 del informe mencionado líneas arriba, se establece que en la estructura de recurso humano propuesta para las distintas áreas de la institución, al DPI, se le asignaron tentativamente cinco funcionarios; no obstante, al finalizar este estudio este departamento contaba con cuatro funcionarios, de los cuales una de ellas había firmado

5 Estructura organización de JAPDEVA, aprobada por MIDEPLAN en noviembre 2019, paginas No. 9, cuadro No. 7.





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un contrato de traslado hacia otra institución, que estaba para hacerse efectivo en el primer trimestre del año 2021 y otro funcionario estaba en etapa de inducción.

2.29. Por otro lado, se pudo comprobar que el DPI no realizó las autoevaluaciones de control interno institucional ni la autoevaluación de riesgos institucional -que son dos actividades sustantivas de carácter normativo obligatorio- que en las funciones asignadas en el programa de reorganización le compete desarrollar.

2.30. En cuanto a la frecuencia de la capacitación del personal, no existe evidencia documental de la capacitación recibida por la jefatura del departamento en los últimos 5 años.

2.31. Aunado a lo anterior, el DPI no cuenta con un software de aplicación

6 para

el procesamiento de los datos durante el proceso de elaboración y seguimiento del POI.

2.32. El Reglamento General del Sistema de Planificación No. 37735-PLAN, artículo 27 párrafo segundo, establece en que las UPI:

“(…) establecerán los procesos ordinarios y especiales correspondientes y para ello integrarán equipos de trabajo especializados conforme sea necesario, de acuerdo con la complejidad de la organización institucional y la diversidad de las competencias institucionales”.

2.33. En ese mismo orden de ideas, las Normas de Control Interno para el Sector Publico, numeral 5.9, subraya la importancia de que:

“el jerarca y los titulares subordinados (…) propicien el aprovechamiento de tecnologías de información que apoyen la gestión institucional mediante (…) la implementación de soluciones ágiles y de amplio alcance”.

6 Normas técnicas para la gestión y control de las tecnologías de información (N-2-2007-CO-DFOE):

Programa de computadora con el que se automatiza un proceso de la organización y que principalmente está diseñado para usuarios finales. También conocido como sistemas de aplicación.





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2.34. La situaciones descritas anteriormente, obedecen a que la institución está pasando por un proceso de reorganización institucional, provocando la salida de varios funcionarios, incluyendo los que formaban parte del DPI, así como a la ausencia de un estudio de cargas de trabajo, que permita determinar si la cantidad asignada de personal es suficiente.

2.35. Sumado a la falta de recursos económicos que impide la actualización específica de los funcionarios actuales en temas de relevancia en materia de planificación, así como a las limitaciones económicas y de personal del departamento de Tecnologías de Información que evita que se pueda crear un programa de información en donde se lleve a cabo en su totalidad el proceso del POI.

2.36. Por consiguiente, el proceso de elaboración, ejecución, seguimiento y evaluación del POI, no se puede ejercer de manera adecuada, en detrimento del control interno institucional.

Debilidades en la Planificación Operativa Institucional 2019 y 2020.

2.37. Para el año 2019, se establecieron 20 metas distribuidas de la siguiente manera, según el programa presupuestario: 3 metas para la Administración Superior, 6 mestas para la Administración Portuaria (de las cuales 3 de ellas están directamente relacionadas con el PND) y 11 metas para la Administración de Desarrollo.

2.38. Para el año 2020 se establecieron 17 metas según el mismo esquema anterior: 9 metas para la Administración Superior (de las cuales 3 de ellas están directamente relacionadas con el PND), 3 metas para la Administración Portuaria y 5 metas para la Administración de Desarrollo.

2.39. De las metas programadas para el año 2019, se tuvieron que excluir 6

metas, incluyendo una que forma parte de los productos del PND; y se modificó 1 meta, todas estas al finalizar el primer semestre de ese mismo, teniendo como causa principal la falta de recursos7.

7 Informe de Seguimiento Semestral del POI, elaborado por la UPI.





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2.40. Dentro de las justificaciones para la no ejecución y modificación de las metas preestablecidas, se indicó entre otras cosas, las siguientes:

Cuadro No. 1 Detalle de las metas excluidas y modificadas en el POI 2019

Meta Justificación de exclusión

Periodo y fecha en que se

excluyó del POI

Decisor de la exclusión del

POI.

Contrato de construcción del puesto 5-7

Situación financiera por la que está atravesando la Institución debido a la disminución en sus ingresos corrientes, no le permiten asumir la diferencia del costo incremental del proyecto a tiempo presente aunado a la ausencia de un estudio de carga y negocios actualizado que justifique una necesidad inmediata del nuevo puesto de atraque.

Primer semestre 2019 ( 13 julio 2019)

Administración Portuaria8

25% de implementación de la comunidad portuaria del caribe.

Situación cambiante de JAPDEVA durante todo el 2019 por la entrada en operación de la nueva Terminal de Contenedores Moín (TCM) y la consecuente pérdida de carga y los cambios asociados en el entorno comercial de JAPDEVA, han traído como consecuencia una fuerte caída en los recursos financieros que genera la institución.


Administración Portuaria

24 fincas Debido a la falta de recursos Primer Administración

8 Los programas presupuestarios toman la decisión de sacar los proyectos y el Consejo de Administración avala esa decisión al conocer el informe semestral de seguimiento del POI.





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excluyó del POI


POI.

operando bajo el modelo de producción de finca integral.

presupuestarios no se ha podido iniciar el proyecto, dado que se requiere dichos recursos para los materiales, capacitaciones y el desarrollo de los proyectos, por lo que se propone pasar la meta al año 2020 cuando se haya establecido un nuevo convenio con otras instituciones para solventar los recursos requeridos.

semestre 2019 ( 13 julio 2019)

Desarrollo

Proyecto del centro de acopio ejecutado al 100%.

La construcción del Centro de Acopio ya no está en manos de JAPDEVA, sino del INDER como ente financiero, por lo que se tomó la decisión de suprimir la meta para JAPDEVA, considerando que la institución actualmente no tiene la posibilidad de contribuir en el avance constructivo de este proyecto dado que los recursos los aporta directamente el INDER.


Administración Desarrollo

46 plantas empacadoras en funcionamiento.

Japdeva elaboró el proyecto escrito además de los planos y diseños constructivos y se cuenta con la aprobación del consejo territorial y sectorial, pero depende de los recursos financieros del INDER para dar inicio al proceso de licitación y construcción, como el ente financiero y no se han aportado.







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excluyó del POI


POI.

Una agencia para el desarrollo económico territorial implementado.

JAPDEVA como institución, no es un actor protagonista en el desarrollo e implementación del mismo; para el cual si bien se asume un rol participativo, su resultado final no responde directamente al accionar institucional. Por consiguiente los recursos son reasignados en la producción medible para la institución



330 Kilómetros de caminos relastreados y lastreados para la movilización de producción.

La maquinaria a falta de recursos no puede operar bajo las condiciones requeridas



Fuente: Elaboración propia a base del informe de seguimiento del primer semestre al POI 2019.

2.41. Según se detalla en el cuadro anterior, las justificaciones por las cuales se tuvieron que suprimir algunas metas del POI 2019, se debió a la falta de recursos económicos; no obstante, la institución era consciente de que se enfrentaría a una disminución en sus ingresos con la entrada en operación de la nueva de terminal de contenedores de Moín, y que ante ese escenario se debió haber programado con tendencia a la baja dado que las condiciones en algún momento durante el año 2019, cambiarían.





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2.42. El Reglamento General del Sistema de Planificación, define el ciclo de

planificación con las etapas que se muestran en la figura No. 2, iniciando con la prognosis que se define9 como: “el conocimiento anticipado de algún suceso”, tal como el que tenía la institución previo a la entrada en operación de la TCM, lo que evidencia la ausencia de esta etapa en el proceso de planificación tanto en la formulación del PEI 2018-2022, como en la formulación del POI 2019, ya que en ambos documentos, en el apartado de análisis situacional, no se consideró como una amenaza externa la posibilidad de la reducción de ingresos corrientes con la entrada en operación de la TCM sino más bien como una debilidad en forma de tendencia.

2.43. Por otra parte, tanto en el POI 2019 como el POI 2020, se abarcan

únicamente 4 de los 10 objetivos estratégicos institucionales establecidos en el PEI 2018-2022, a saber: 1. Aumentar los ingresos institucionales (nuevos negocios) y la reducción de costos, 2. Mejorar la productividad institucional en la gestión para resultados, 3. Focalizar las acciones al servicio de naves y a la carga mixta para atraer y conservar clientes, 4. Enfocar acciones institucionales en el mejoramiento de los índices de crecimiento y desarrollo de la región Caribe. Si bien cierto es posible que dada la situación financiera no se podría abarcar los 10 objetivos estratégicos, la planificación del PEI en el año 2018, no consideró los cambios en el entorno, evidenciando -una vez más- que existen debilidades en el proceso de planificación institucional.

2.44. Aun cuando la evaluación de esta Auditoria no tiene dentro de su alcance la

revisión del PEI 2018-2022, es elemental que exista una adecuada vinculación entre ambos documentos no solo de manera teórica sino de manera programática, misma que no se presenta en el PEI 2018-2022 y el PND 2019-2022.

2.45. Por su parte, el presupuesto de ingresos institucional aprobado10 para el

año 2019, ascendió a un monto de ¢49.620.7 millones de colones,

9 Diccionario de la real academia española.

10 Acuerdo del Consejo de Administración No. 389 Art. VI de la Sesión Extraordinaria No. 016-2018, celebrada el 13 de diciembre del 2018.





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considerando como ingresos corrientes para el periodo un 87% del monto total aprobado y de los cuales un 69% representaban el rubro de remuneraciones, dejando -de forma implícita- un margen disminuido para la ejecución de proyectos que por su naturaleza debían ser llevados a cabo mediante esos ingresos corrientes sobrantes como lo eran 7 de las 11metas asignadas a la Administración de Desarrollo de JAPDEVA.

2.46. Sobre los hechos indicados anteriormente, la LAFRPP en su artículo 5,

establece como principios presupuestarios mínimos:

“c) Principio de equilibrio presupuestario. El presupuesto deberá reflejar el equilibrio entre los ingresos, los egresos y las fuentes de financiamiento y f) Principio de especialidad cuantitativa y cualitativa. (…) No podrán adquirirse compromisos para los cuales no existan saldos presupuestarios disponibles…” (El subrayado es del texto original)

2.47. En ese mismo orden de ideas, la LAFRPP también establece que los

presupuestos consideraren como mínimo:

“(…), b) El presupuesto de gastos, que comprenderá todos los egresos previstos para cumplir los objetivos y las metas, c) La programación de actividades y metas esperadas para el período, según el nivel de detalle definido en el reglamento”. (El subrayado no es del texto original)

2.48. Adicionalmente, el Reglamento General del Sistema de Planificación N.

37735-PLAN, proporciona en el artículo No. 2, numeral 33 que la planificación operativa:

“es el proceso de formulación de los planes anuales que definan las tareas de las diferentes partes de la organización conforme los recursos disponibles, acordes con los instrumentos de planificación de niveles superiores.” (El subrayado es nuestro)

2.49. El panorama general mostrado hasta aquí, se debe principalmente a que la

institución no realiza de manera adecuada y equilibrada la elaboración o





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formulación de los instrumentos de planificación institucional, aunado a la causa ya mencionada en los numerales 2.19 de este informe.

2.50. Lo anterior, conlleva a que JADPDEVA no posea un marco estratégico vinculado cuidadosa y meticulosamente, mediante el cual se determine la dirección institucional hacia la cual se debe orientar para conseguir sus objetivos de corto, mediano y largo plazo, fundamentada principalmente en las atribuciones concedidas por ley y por ende a los requerimientos ciudadanos ante el entorno de circunstancias actuales. Al mismo tiempo que deteriora su imagen pública, ante el incumplimiento de las metas programadas para los periodos 2019 y 2020.

Ausencia de documentación para la elaboración de los indicadores que forman parte del POI.

2.51. MIDEPLAN define11 los indicadores como: “la medida que permite conocer el grado de cumplimiento de las metas asociadas a los objetivos y resultados planeados”. Tomando en consideración este concepto, se procedió a realizar un análisis de los indicadores establecidos en el POI 2020, basándonos en el modelo SMART (Specific (específico), Measurable (medible), Achievable (realizable o alcanzable), Realistic (realista o relevante) y Time-Bound (limitado en tiempo)).

2.52. Conforme a lo anterior, se comprobó que el POI 2020 cuenta con 17 indicadores; que según su nivel en la cadena de resultados12, 7 de ellos se clasificaron en indicadores de producto, 8 en indicadores de impacto y 2 en indicadores de efecto. De estos 17 indicadores evaluados, se evidenció que 100% de ellos no son específicos en cuanto al tiempo y un 52.9% no permite una medición objetiva, confiable y concisa que pueda ser fácilmente verificada.

11 Guía de indicadores. Orientaciones básicas para su elaboración. Documento público elaborado por MIDEPLAN en junio del 2018. 12

Esta clasificación de indicadores hace alusión a la relación entre los insumos, actividades o procesos y los resultados (producto, efecto e impacto) ofreciendo información sobre cuánto se está alcanzando (o no) de las metas esperadas, en cada uno de los niveles de la cadena de resultados.





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2.53. Como ejemplo a la condición descrita anteriormente, se tomaron de referencia 3 indicadores:

Cuadro No. 2

Ejemplo de indicadores evaluados baso las características del modelo SMART

No Objetivo

estratégico PEI Meta 2020

Nombre del indicador

Clasificación S M A R T

1

Mejorar la productividad institucional mediante la gestión por resultados

Contar con al menos 5

de los sistemas

operando en la plataforma

abierta

Porcentaje de avance

en la adaptación

de los sistemas

actuales a las

plataformas abiertas

Efecto S N S S N

2

Focalizar las acciones al servicio de

naves y a la carga mixta para atraer y

conservar clientes.

Incrementar en un 45%

anual el rendimiento del tonelaje movilizado


en el tonelaje de carga

movilizado por hora nave en

atracadero

Producto S N S S N

3

Focalizar las acciones al servicio de

naves y a la carga mixta para atraer y

conservar clientes.

Obtener la certificación del puerto


en el plan de seguridad portuaria

Efecto S N S S N





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Fuente: Elaboración basados en el modelo SMART, pág.13 de la Guía para la elaboración de indicadores, proporcionada por MIDEPLAN mediante la página WEB.

2.54. En vista de que un indicador debe permitir –en caso de desviación- la toma de decisiones oportunas, en el ejemplo No. 1 del cuadro anterior, no se especifica si el avance en cuanto al porcentaje de ejecución de las actividades programas con respecto a la línea base del o los años anteriores, por lo tanto al simplemente indicar que su avance es sobre la adaptación de los sistemas actuales a las plataformas abiertas no permite medir los logros alcanzados por año y si establecer si se cumplirá la meta a largo plazo.

2.55. La situación se esclarece al comparar el indicador citado, con respeto al año 2019, en donde la institución indicó que avanzaría –para ese año 2019- un 25% con respecto al 100% que se pretende alcanzar al finalizar el PEI 2018-2022 en el año 2022; no obstante, al finalizar el periodo 2019, avanzó un 12%13 del 25% que se pretendía avanzar para ese año, es decir faltó un 13% de avance en lo programado, lo que significa que para el 2020, la institución debería alcanzar al menos ese 13% no realizado en el año 2019 más el 25% que corresponde para el año 2020, esto con el objetivo de alcanzar la meta al final del periodo plurianual, lo cual no es posible medir con el indicador anual al no presentar las características antes mencionadas.

2.56. Si bien es cierto existe la ficha técnica del indicador, no resulta suficiente

para determinar si el indicador asignado es pertinente, funcional o útil, interrogantes que solo podrían contestarse mediante un proceso ordenado en el que se incluyan al menos los siguientes elementos:

Análisis de los objetivos estratégicos que se pretenden alcanzar

Formulación de indicadores

Definición de fórmulas de cálculo

Establecimiento de frecuencia de medición

Identificar de manera escrita las fuentes de información y validar el indicador

13 Informe final de evaluación del PO1 2019.





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2.57. A pesar de que la ficha técnica del indicador contiene esa información, es necesario que la institución evidencie esa escogencia.

2.58. Sobre este particular, “Lineamientos técnicos y metodológicos para la planificación, programación presupuestaria, seguimiento y la evaluación estratégica en el Sector Publico para el año 2020", establecen en el artículo 25 que:

“Las instituciones desarrollarán indicadores de gestión para los productos de manera que a nivel institucional se cuente con las diferentes medidas de desempeño (eficacia, eficiencia, economía y calidad” (El subrayado no es del texto original)

2.59. De igual forma, estos mismos lineamientos supra mencionados, instituyen

el capítulo II denominado “Instructivos” numeral 1 “sobre los indicadores de producto lo siguiente:

Defina indicadores que permitan medir la producción. Deben formularse indicadores, considerando los niveles de desempeño: economía, eficiencia, eficacia y calidad”. (El subrayado no es del texto original)

2.60. La condición descrita, es provocada debido a que la administración no ha documentado con mayor detalle y de manera formal la escogencia de los indicadores, no capacita a las UE en cuanto a este tema y se basa como evidencia en el llenado de la ficha técnica del indicador.

2.61. Lo anterior conlleva a que no se reflejen con precisión los logros alcanzados, o en su defecto las desviaciones anuales que afectaran los planes plurianuales, evitando así una rápida respuesta por parte de la Administración; también disminuye la efectiva rendición de cuentas sobre los recursos públicos asignados para cada meta.

Falta de articulación entre los PTA y el POI

2.62. En el año 2018, se elaboró un documento denominado “Guía Metodológica para la elaboración del Plan Trabajo Anual Institucional de JAPDEVA, en donde se indicó que los PTA son el insumo principal del POI, por lo cual la





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guía metodológica indicada líneas arriba, “proporcionaría la orientación necesaria a los funcionarios para la elaboración del Plan de Trabajo Anual, de manera tal que se garantice uniformidad, integralidad y viabilidad para dar el seguimiento respectivo para una adecuada toma de decisiones”.

2.63. En consideración con lo anterior, se procedió a verificar si los PTA del año 2019, estaban ajustados a la normativa interna antes indicada, determinándose que a los departamentos de la Gerencia Portuaria y Servicios Generales no se les incluyó actividades propias de su campo de acción para la contribución de los objetivos incluidos en el POI.

2.64. Por otra parte, los PTA de algunas de las UE incluyen actividades para

objetivos que no fueron incluidos en el POI 2019 y para los cuales se les tuve que asignar recursos económicos y humanos que no fueron programados para ese fin.

2.65. Adicionalmente, los PTA no hacen diferencia entre las actividades propias

del campo de acción de las UE y aquellas que son –para el periodo que corresponde- parte del POI en curso.

2.66. Ciertamente, algunas UE involucran varios departamentos; no obstante, la

metodología aplicada no permite diferenciar la contribución real de una unidad entre la contribución de apoyo de la misma, con respecto al POI, esta condición recae en gran manera en el programa presupuestario Administración Superior, quien cuenta con departamentos como: Administración y Finanzas, Mercadeo, Prensa y Relaciones Publicas Tecnologías de información y comunicación y Recursos Humanos.

2.67. En línea con lo anterior, el PTA no contiene información real por si solo

como elemento de control para la toma de decisiones, y no se utiliza como se espera en la metodología como insumo principal para el POI del periodo. Esto por cuanto al finalizar la etapa de ejecución de este estudio, la Administración Superior no contaba con los PTA de los primeros 2 trimestres para el año 2020; sin embargo, al 13 de julio 2020 se finalizó y presento el avance semestral del POI 2020, lo que confirma la falta de interacción entre ambas herramientas de gestión administrativa.





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2.68. Al respecto, en aras de prever estas situaciones, la Ley General de Control Interno para el Sector Público, estableció como concepto del sistema de control interno:

“la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos: (…), b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información.” (El subrayado no es del texto original)

2.69. Consecuentemente, las Normas de Control Interno para el Sector Publico indican en el numeral 4.4. “Exigencia y confiabilidad de confiabilidad y oportunidad de la información que:

“…el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad sobre el funcionamiento del SCI y sobre el desempeño institucional, así como que esa información se comunique con la prontitud requerida a las instancias internas y externas respectivas.” (El subrayado no es del texto original)

2.70. Las situaciones antes mencionadas, se explican debido a que el marco

normativo y procedimental interno vigente, no contempla en su totalidad el proceso del POI, en cuanto a la normalización de acciones específicas enfocadas a asegurar que los procesos de planificación, ejecución y seguimiento de los recursos asociados por cada una de las UE involucradas contribuya al cumplimiento de los objetivos institucionales. Aunado a que los últimos 2 meses del año 2019 así como el año 2020, supuso un periodo de transición para la institución, en cual se están concretando ajustes en su estructura organizacional y funcional, aspectos con incidencia relativa en lo comentado.

2.71. En línea con lo anterior, las debilidades detectadas en los PTA, genera limitantes en el proceso de seguimiento y evaluación de la gestión operativa de la institución como se detallara en el siguiente hallazgo. Lo cual podría





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afectar subsecuentemente el proceso estratégico de toma de decisiones institucional.

Debilidades en la evaluación y el seguimiento del POI 2019

2.72. De la revisión efectuada a las actas de JAPDEVA, en relación con el seguimiento al POI, se determinó que se presentaron 2 informes de seguimiento, 1 durante la ejecución el POI en el mismo año 2019 y otro una vez finalizado el POI a inicios del año 2020; sin embargo, no se evidencia que se elaboren y presentan informes a la Junta Directiva sobre el grado de avance y cumplimiento de los objetivos del PEI 2018-2022.

2.73. Sobre este tema, en lo que respecta al PEI, aunque no se aborda de manera completa al no estar dentro de nuestro alcance, se determinó que de los más de dos años que lleva aprobado, no se ha solicitado una revisión del documento para asegurarse que este instrumento de planificación es consistente con las prioridades y necesidades actuales y así asegurar su cumplimiento al finalizar el periodo plurianual. Por otra parte, en lo que se refiere al cumplimiento de las metas del año 2019, del total de 20 metas programadas se excluyeron 6 metas al finalizar el semestre 2019, como ya se mencionó en el punto 2.38 de este informe. De las 14 metas restantes para ese mismo año 2019, se cumplió 1 meta al 100% y no se cumplieron 13 metas al 100% de lo que estaban programadas. En los siguientes gráficos se detalla esta condición:





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Fuente: Elaboración propia con base al informe final de seguimiento al POI 2019

Contrato de Construccion

PTO 5-7 0%

Modelo de negocio Marina

52%

Factibilidad de la Zona Intermodal

48%

Grafico No. 3 Avance en el Cumplimiento de los Proyectos vinculados al PND

al finalizar el periodo 2019





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Fuente: Elaboración propia con base al informe final de seguimiento al POI 2019

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Grafico No. 4 Avance en el Cumplimiento de las metas al finalizar el periodo 2019

Avance





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2.74. Al analizar cada meta individualmente, se detectaron las siguientes debilidades de control:

Figura No. 3

Debilidades en el procedimiento de evaluación del POI 2019

Fuente: Elaboración propia con base en la revisión efectuada.





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2.75. Por consiguiente, se comprobó que el informe de seguimiento al POI presentado mediante el oficio PG-062-2019, únicamente fue conocido por el Consejo de Administración y no aprobado, por lo que las metas excluidas por la Administración, no fue realizada por el máximo jerarca, como debía ser.

2.76. A pesar de lo anterior, en el informe final de seguimiento al POI 2019, no se volvió a retomar el tema de las metas excluidas ni se consideró la modificación del PEI como ya se dijo en los puntos 2.69 y 2.70 de este informe.

2.77. En ese particular, el artículo 114 de la Ley General de Administración

Publica, establece que la Administración Pública estará sometida a un procedimiento de evaluación de resultados y rendición de cuentas, con la consecuente responsabilidad personal para los funcionarios en el cumplimiento de sus deberes.

2.78. Así mismo, en el inciso h) del artículo 28 al Reglamento General del Sistema Nacional de Planificación, establece que es función de la UPI, apoyar a las o los jerarcas institucionales en las actividades de rendición de cuentas de la gestión institucional, con inclusión de la elaboración de memorias e informes.

2.79. Por su parte, el inciso e) del artículo 25 regula que para alcanzar los

objetivos, se debe evaluar de modo sistemático y permanente los resultados que se obtengan de la ejecución de planes y políticas, lo mismo que de los programas respectivos.

2.80. Las condiciones descritas en los numerales 2.72 y 2.73, se debe a que no se lleva un adecuado seguimiento al POI institucional en relación con los planes plurianuales y la falta de normativa interna establecida de manera formal.

2.81. En cuanto a la razón de los numerales 2.74 y 2.75, obedece a que no dan

los seguimientos de manera periódica en menor tiempo, con el objetivo de que el Consejo de Administración tome decisiones oportunas una vez conocidas las causas de incumplimiento según los esperado para el





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periodo, aunado a una generación de información que no es suficiente para determinar la realidad de los avances en el cumplimiento de metas.

2.82. La falta de acciones de medición y seguimiento a la consecución de

objetivos estratégicos ocasiona o podría ocasionar que:

a. No se pueda identificar la brecha entre la situación actual de la Institución y la esperada.

b. No se pueda determinar las áreas en las cuales se requiere realizar acciones correctivas.

c. Se den incumplimientos de los objetivos estratégicos, por lo tanto, no cumpla la misión y visión de la Institución.

d. No se tomen decisiones para la implementación de acciones que permitan cumplir con los objetivos institucionales.

e. No se garantiza continuidad ni alineamiento de los proyectos y actividades incluidos en la planeación anual con lo definido en los objetivos estratégicos.

3. CONCLUSIONES

3.1. En la actualidad no se propicia la participación ciudadana en el proceso de elaboración y seguimiento del POI. (Numeral 2.1al 2.4)

3.2. No se cuenta con normativa interna debidamente aprobada en la que se establezcan roles, responsabilidades, funciones y productos de cada UE en relación con el cumplimiento a las distintas etapas que conlleva la elaboración y seguimiento del POI. (Numeral 2.5 al 2.13)

3.3. La identificación y la valoración de riesgos no han sido consideradas como parte integral en el proceso de elaboración del POI. Esto se refleja en la falta de atención al último informe de seguimiento realizado al POI 2020. (Numeral 2.14 al 2.20)

3.4. No se han implementado actividades de capacitación y asesoría a las UE

por parte del DPI, que aseguren que la elaboración y seguimiento del POI se realiza adecuadamente y proporciona el producto esperado, para ser utilizado como guía en la consecución de los objetivos y metas propuestas. (Numeral 2.21 al 2.26)





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3.5. El DPI podría tener limitaciones, tanto de recurso humano y capacitación

como de tecnologías de información, para realizar los procesos institucionales e interinstitucionales propios de dicho Departamento. (Numeral 2.27 al 2.36)

3.6. La planificación institucional en relación al POI, no responde a un proceso

adecuado, equilibrado y congruente con respecto a la elaboración o formulación de los instrumentos de planificación institucional. (Numeral 2.37 al 2.50)

3.7. El DPI no define formalmente la escogencia de los indicadores, con

documentación suficiente y adecuada; y no capacita a las UE en cuanto a este tema. (Numeral 2.51 al 2.61)

3.8. El marco normativo y procedimental interno vigente, no contempla en su

totalidad el proceso del POI, en cuanto a la normalización de acciones específicas enfocadas a asegurar que los procesos de planificación. (Numeral 2.62 al 2.71)

3.9. No existen de acciones claras de medición y seguimiento a la consecución

de objetivos estratégicos. (Numeral 2.72 al 2.82)

4. RECOMENDACIONES A LA PRESIDENCIA EJECUTIVA

4.1. Instruir al DPI para que elabore y someta a conocimiento del Consejo de Administración, una propuesta de normativa interna, la cual oriente el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, control, perfeccionamiento y evaluación del proceso de elaboración del POI. Lo anterior, según lo expuesto en los párrafos 2.5 al 2.13 de este informe. (Conclusión 3.2.). Se sugiere que la normativa solicitada contenga al menos la siguiente información, pero que no esté limitada a ella, relacionada con las siguientes temáticas:





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a. Definición de actividades de capacitación y asesoría a los programas presupuestarias y sus respectivas UE. La capacitación debe documentarse, darse a conocer a nivel interno y elaborar cronogramas de actividades con el objetivo de cumplir con las capacitaciones. Lo anterior, según lo expuesto en los párrafos 2.21 al 2.26 de este informe. (Conclusión 3.4.).

b. La definición e implementación de acciones específicas vinculadas con

la formulación de indicadores, con el objetivo que contribuyan al seguimiento y evaluación de los resultados institucionales de corto y mediano plazo. Estas acciones deben incluir la valoración que debe realizarse para el establecimiento de indicadores de gestión o de resultados, el uso de fichas, identificación de la respectiva clasificación en los planes e informes de evaluación. Lo anterior, según lo expuesto en los párrafos 2.51 al 2.61 de este informe. (Conclusión 3.7.).

4.2. Instruir al DPI para que efectúe la identificación y valoración de riesgos al

POI y deje evidencia al respecto, según las indicaciones del numeral 1.2.3.1 párrafo primero del Marco Orientador del SEVRI, de manera que puedan prevenirse o mitigarse adecuadamente, durante la ejecución del POI. Lo anterior, según lo expuesto en los párrafos 2.14 al 2.20 de este informe. (Conclusión 3.3.).

4.3. Instruir al DPI para que a partir de la implementación de la recomendación 4.1., ejecute las actividades de capacitación y asesoría a los programas presupuestarios y las respectivas UE, para que el proceso de elaboración y seguimiento del POI se realice en forma adecuada y oportuna. Lo anterior, según lo expuesto en los párrafos 2.21 al 2.26 de este informe (Conclusión 3.4.).

4.4. Realizar una valoración de los recursos con los que dispone el DPI, de manera que se solvente al menos aquellas necesidades mínimas requeridas para que puedan cumplirse las actividades institucionales e interinstitucionales adecuadamente, así como las actividades de capacitación necesarias en el funcionamiento de este Departamento Asesor de la Administración Superior. Lo anterior, según lo expuesto en los párrafos 2.27. al 2.36 de este informe (Conclusión 3.5.).





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4.5. Coordinar con el departamento de Tecnologías de Información y Comunicación, analizar la posibilidad de crear un sistema de información para que se lleve a cabo el proceso del POI en todas sus etapas, esta coordinación debe realizarse en conjunto con la recomendación 4.1 y 4.2. Lo anterior, según lo expuesto en los párrafos 2.27 al 2.36 de este informe. (Conclusión 3.5.).

4.6. Instruir a la DPI para que elabore, someta a su aprobación e implemente los procedimientos que le permitan a la institución asegurar que el proceso de elaboración del POI que se formule para el año 2022 y siguientes, se vincule adecuadamente los objetivos estratégicos asociados a los propósitos institucionales, considerando todos los elementos indicados en este informe así como la realidad de la institución, con el objetivo de que pueda ser ajustado según cambios del entorno y sea manifiesto el valor público que se pretende brindar. Lo anterior, según lo expuesto en los párrafos 2.37 al 2.50 de este documento. (Conclusión 3.6.).

4.7. Instruir al DPI para que defina e implemente las acciones específicas, a fin de formular de indicadores, ya sea de gestión o de resultados, que contribuyan al seguimiento de los objetivos y metas institucionales de corto y mediano plazo propuestos, documentando apropiadamente dicha formulación. Lo anterior, según lo expuesto en los párrafos 2.51 al 2.61 de este informe. (Conclusión 3.7.).

4.8. Coordinar con el DPI, la definición e implementación de un mecanismo de

control que permita que los planes de corto plazo (POI) y el plan estratégico, se vinculen entre ellos. Para el cumplimiento de esta disposición, deberá remitirse a esta Auditoria, a más tardar el 29 de enero de 2021, una certificación que haga constar que dicho mecanismo fue definido, y posteriormente el 30 de mayo de 2021, otra certificación que acredite que dicho mecanismo fue debidamente implementado. Lo anterior, según lo expuesto en los párrafos 2.62 al 2.82 de este documento. (Conclusiones 3.8. y 3.9.).

A LA UNIDAD DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL

4.9. Establecer mecanismos que incluyan la participación ciudadana dentro del proceso de elaboración del POI, dejando constancia por escrito de la





Teléfonos: 2799-0262/ 2799-0159




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información recopilada sobre dicha participación. A su vez, establecer mecanismos que permitan obtener información acerca de la percepción de los beneficiarios de los servicios que brinda la Institución en relación con la promoción del desarrollo socio-económico integral. Lo anterior, según lo expuesto en los párrafos 2.1 al 2.4 de este informe (Conclusión 3.1.).

4.10. Coordinar con los programas presupuestarios la designación formal de los responsables de llevar a cabo la elaboración de los PTA, con el fin de coordinar la correcta confección de los mismos, así mismo en los PTA, debe diferenciarse las metas que forman parte del POI directamente como ejecutores y cuantos recursos se le asignaron según esas metas, con el fin de generar resultados efectivos. Aunado a esto, los programas presupuestarios deben incluir un responsable del seguimiento de las metas. Lo anterior, según lo expuesto en los párrafos 2.62 al 2.71 de este informe. (Conclusión 3.8.).

Cordialmente,

Licda. Evelyn Salas Molina Lic. Mainor Segura Bejarano

Auditora Designada Auditor General a.i.

CC.: Licda. Karla Piedra Alfaro – Jefatura de Planificación Institucional

Consecutivo.



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