Informe periodo ABRIL – OCTUBRE 2017

Informe de administracion comprendido del periodo Abril a Octubre del

año 2017

CONDOMINIO PRAIA ETAPA A Tel. 3503293490

Carrera 9 No. 11 - 235 Ricaurte - Cundinamarca

admonpraia@gmail.com

Tabla de contenido

Contenido

Gestion Administrativa ________________________________________________________ 1

Gestion Financiera ___________________________________________________________ 7

Gestion Mantenimiento _______________________________________________________ 10

Información del Condominio ___________________________________________________ 14

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Gestión Administrativa A continuacion se plasmaran las gestiones administrativas mas relevantes durante este periodo: Asamblea General Extraordinaria 2017 Se realizo la Asamblea General Extraordinaria de Copropietarios el dia 20 de Mayo del año 2017 en el Hotel Bosques de Athan – Colsubsidio, esta reunión contó con un quorum del 82.2% y estuvo enmarcada por el absoluto respeto, intervenciones concisas y claras, con total orden se presentaron cada uno de los temas propuestos y se aclararon las dudas respectivas, en esta reunión se sometieron a votación y fue aprobado el Presupuesto para la vigencia del año 2017, se explicó los términos y condiciones para contratar la empresa de vigilancia, se sometió a consideracion la elección del comité para recibir zonas comunes decidiendo la Asamblea que se postergara tal comité, la Asamblea eligió como Revisor Fiscal al señor Hernan Rodriguez Caballero, cabe resaltar que esta reunión se caracterizó por su agilidad y la gran parte de las dudas presentadas a los informes fueron resueltas sin objeción alguna. Posteriormente se envió comunicado a todos los copropietarios a traves del correo electrónico informando que esta a disposicion el acta de la asamblea aprobada y revisada por la comision verificadora. Recibos Servicios Publicos Desde el mes de Abril en curso y a la fecha la administración a enviado a traves del correo electrónico de cada copropietario el aviso de llegada de los servicios publicos (agua, energia y gas) de las unidades privadas, indicando código de cuenta y fecha de pago. Entrega Zonas Comunes por la Constructora De acuerdo al comunicado enviado el dia 1 de Agosto al Señor Gonzalo Guiot director de obra Cabo verde y dando alcance a la reunión sostenida en Bogota con el señor Mantilla, la administración procedió a requerir el cronograma de entrega de zonas comunes donde se solicitaba que se expresara si era total o parcial, al igual que los planos generales del proyecto, el dia 1 de Agosto el señor Director de Obra envia comunicado informando que la entrega se realizará totalmente el dia 25 de Agosto de 2017, según esta respuesta la administracion procedió a enviar un nuevo correo el dia 2 de Agosto recordando que para la entrega de las zonas comunes era necesario con antelación a la fecha enviada conocer los planos de red de acueducto, energia, gas y zonas comunes según lo acordado con el señor Mantilla y el Ing. Parra. Luego el 18 de Agosto la Sra Adriana Lara envía comunicado a la administración para poder realizar al entrega de zonas comunes esenciales y recuerda en su comunicado que en las escrituras se dan por entregados los bienes esenciales y los no esenciales los cuales vienen funcionando desde el año pasado, seguidamente el dia 20 de agosto la administracion envia respuesta informando que “de acuerdo a la reunión con el consejo de administración y ustedes, se acordó que la

constructora entregaría primero todos los planos (Acueducto, energía, gas, citofonía, etc.), y un cronograma de entrega de zonas comunes, se ha conversado en varias oportunidades con el Arq. Gonzalo y el señor Mantilla en el condominio Praia, pero a la fecha no hemos recibido esta información.” Finalmente el día 25 de Agosto al condominio nunca fue nadie de la constructora a la entrega de zonas comunes tal como consta en minuta de la vigilancia. Posteriormente a esta fecha la administración envió comunicado vía correo electrónico a la señora Adriana Lara y al Ing. Ricardo Parra solicitando copias de los cronogramas, bitácoras o memorias de los mantenimientos realizados a los tanques de reserva de agua potable, tapas de acceso de los mismos, motobombas, bombas piscinas, tanques de equilibrio piscinas que no funcionan y demás zonas comunes.

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Zonas Comunes. De acuerdo a las novedades presentadas en algunas areas de zonas comunes la administración decidió solicitar una revision ante Planeación Municipal a los predios colindantes con zonas comunes, para verificar los linderos, predios verificados 105, 104, 85, 84, 96, 73, 72 y 41, en tramite de verificación se encuentran 56 y 57. Dado lo anterior, dando como resultado que los únicos predios que presentan inconsistencias con los planos radicados en Planeación Muncipal de Ricuarte por la constructora son 105, 104, 85 y 84, información que fue suministrada en su momento a cada copropietario para que realizara las peticiones o corrrecciones respectivas ante la constructora, de igual manera el 20 de Agosto se remiten copias de la respuesta de Planeacion Municipal sobre los predios 104, 105 84 y 85 al señor Gonzalo Guiot y señora Adriana Lara para conocimiento.

PREDIOS 104 Y 105 PREDIOS 84 Y 85

De acuerdo a solicitud realizada a la constructora sobre planos del condominio el dia 30 de Junio enviaron vía correo electrónico plano en autocad del loteo de Praia A, el cual se aportó ante planeación municipal para las respectivas revisiones de linderos.

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El dia 22 de agosto se informa a todos los copropietarios la adquisión de los reductores de velocidad, lo anterior dado a las constantes quejas interpuestas por varios copropietarios por el peligro de un accidente

En vista de que los límites de velocidad estaban muy altos se cambiaron en los avisos existentes de 30 Km x Hora a 10 Km x Hora.

ANTES DESPUES Polarizado ventanas portería para proteger equipos del sol

ANTES DESPUES

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Despues de analizadas varias propuestas por el consejo de administración para la compra de la Póliza de Areas Comunes el consejo decidió que se adquiriera con la aseguradora Axa Colpatria. Se está gestionando ante Acuagyr reclamación por posible defraudacion de fluidos con la etapa B. Se gestionó ante la Alcaldia Municipal de Ricuarte oficina de Secretaria de Medio Ambiente lo relacionado con los malos olores presentados en horas de la noche atendiendo la solicitud del copropietario casa 65, en la respectiva respuesta de la secretaria informan que se adelantaron las visitas respectivas en 9 kilometros de radio a los pequeños criaderos de cerdos y pollos con resultado negativo de malos olores y que cumplen con lo establecido en la ley. Posteriormente a esta respuesta se envió un nuevo comunicado solicitando que se realice una revisión a la empresa Rancho la Angostura donde manifestó el copropietario casa 65 que alli existe una marranera, estamos pendientes de respuesta. Se gestionó ante la empresa de energia de cundinamarca (hoy Codensa) el dia 30 de mayo validar sistema de protección contra descargas atmosféricas, donde informaron: que la redes se encuentran en buen estado y el transformador acorde a la demanda cumpliendo con las normas tecnicas para la prestacion del servicio. En caso tal que el cliente desee instalar algun elemento para protegerse de las descargas electricas (pararrayos) deberá realizarlo bajo la norma RETIE vigente y asesorado de personal idóneo. De igual manera se atendieron en su momento todas las inquietudes, sugerencias y observaciones realizadas por algunos copropietarios. Vigilancia El dia 21 de Junio del año en curso la administracion envio a todos los copropietarios nuevamente los terminos de referencia de contratacion para la vigilancia y el cronograma de invitacion a convocatoria, finalizadas las entrevistas a los postulados el consejo de administración determinó que se contratará a la empresa de VIGILANCIA LA DOBLE W LTDA, como consta en el cuadro anexo de analisis de evaluación de requisitos aportados en las propuestas a apartir del 1 de Agosto. Anexo 1 Evaluacion

Equipo de Personal Vigilancia, supervisores y directivos Doble W ltda.

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Moto Eléctrica Sistema de ingreso con lector de chip ( en proceso) Valores agregados al servicio sin costo para la copropiedad. Convivencia y Otros EL dia 29 de Junio del año en curso la administración envió a los correos de los copropietarios un resumen de las mínimas normas que se deben cumplir y tener en cuenta para la sana convivencia y que están plasmadas en el reglamento de P.H., de igual manera se entregaron en físico. El dia 27 de Junio se envió comunicado a todos los copropietarios a traves del correo electrónico el reglamento interno de obras aprobado por el consejo de administración y que aplica para las construcciones de piscinas nuevas y demas obras, y en fíisico fue entregado y firmado por los constratistas existentes en ese momento. Unidades Privadas Según reclamación interpuesta ante la seguradora Axa Colpatria con respecto a dos vidrios rotos (Puertas Ventanas) Axa Colpatria reconoció este siniestro bajo el No. STRO-17-000000167, en el cual reconocieron una indemnizacion por valor de total de $840.000 el dia 5 de octubre, las unidades afectadas fueron casa A-15 y A-60, para los cuales fue de inmediato el cambio de estos vidrios. Pagina Web Desde el mes de Septiembre se contrato la elaboracion de una pagina web para la copropiedad la cual empezará a funcionar en el mes de Octubre.

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Oficina Administración Dando cumplimiento a lo aprobado en la asamblea con el recaudo de la cuota extra se adquirieron los equipos para la oficina de administracion propuestos, computador e impresora, archivador

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Gestión Financiera A continuacion se plasmaran las gestiones financieras mas relevantes durante este periodo: Cuentas por Pagar Cuando se recibe la copropiedad en el mes de Abril del año en curso la cuentas por pagar a proveedores ascendian a la suma de $81.621.830, encontrandose cuentas por pagar pendientes desde el mes de Enero, a la fecha la copropiedad se encuentra al dia con todas sus obligaciones.

CONCEPTO PROVEEDOR VALOR

HONORARIOS ADMINISTRACIÓN ADMINISTRANDO NUEVOS HORIZONTES 3.398.276,00

HONORARIOS CONTABILIDAD ALIX MARCELA ROZO 500.000,00

SERVICIO DE VIGILANCIA SEGURIDAD PITHSBURG 31.239.923,00

SERVICIO DE ASEO

ASEPROVIG 14.960.881,00

SOLUCIONES INTEGRALES EMPRESARIALES 6.091.810,00

AQUA 691.200,00

SERVICIO DE SALVAVIDAS

SOLUCIONES INTEGRALES EMPRESARIALES 123.090,00

AQUA 864.000,00

MANTENIMIENTO PRADOS Y JARDINES

SOLUCIONES INTEGRALES EMPRESARIALES 2.902.020,00

AQUA 2.150.400,00

MANTENIMIENTO PISCINA SEDE SOCIAL

SOLUCIONES INTEGRALES EMPRESARIALES 900.000,00

AQUA 1.152.000,00

MANTENIMIENTO PISCINAS PRIVADAS

SOLUCIONES INTEGRALES EMPRESARIALES 7.881.900,00

AQUA 6.600.000,00

SERVICIOS PÚBLICOS PLAN CELULAR ADMINISTRACIÓN 77.292,00

IMPLEMENTOS DE ASEO

LUNA FERNANDO 1.767.301,00

ASEPROVIG 321.737,00

TOTAL CUENTAS POR PAGAR

81.621.830,00

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Banco Av Villas El dia 6 de Mayo en curso se habilitó el pago virtual por PSE y se envió instructivo del Banco Av Villas para el manejo de pagos por este portal. Se aperturó cuenta de ahorros certivillas destinada para el fondo de imprevistos. Todos los pagos se están realizando vía tranferencia electrónica. Cartera. Todos los meses vía correo electrónico se han enviado las facturas correspondientes a cada mes por concepto de administración, de igual manera se han atendido las diferentes reclamaciones y aclaraciones de los estados de cuenta, de la misma manera se han enviado los detallados de cuenta a los morosos. Cuota Extraordinaria. Dando cumplimiento a lo aprobado en la asamblea extraordinaria del dia 20 de Mayo del año en curso se presenta cuadro de inversion cuota extraordinaria.

CONDOMINIO PRAIA P.H.

CUOTA EXTRAORDINARIA - INVERSIONES AÑO 2.017

MAQUINARIA Y EQUIPO

FECHA CC ó CE PROVEEDOR FACTURA Y/O CTA

COBRO Nº CONCEPTO VALOR

Julio 31 132 Importadora Mundial Ferretera Ltda

B-31565 Fumigadora 63,3V 1.600.345

Agosto 19 109 Sodimac S.A. - Homecenter 66491 Escalera 2,7m 8P 289.900

Septbre 15 171 Setas Plast - Sanabria Etelberto 879 Contenedores 370 Litros 1.051.008

Octubre 19 190 Sodimac S.A. - Homecenter 78528 Cortacetos Gasolina 1.499.900

SUBTOTAL 4.441.153

EQUIPO DE OFICINA

FECHA CC ó CE PROVEEDOR FACTURA Y/O CTA COBRO Nº CONCEPTO VALOR

Agosto 19 109 Sodimac S.A. - Homecenter 66491 Archivador Metálico 568.900

SUBTOTAL 568.900

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EQUIPOS DE COMPUTACIÓN Y COMUNICACIONES

FECHA CC ó CE PROVEEDOR FACTURA Y/O CTA COBRO Nº CONCEPTO VALOR

Agosto 19 110 Alemán Ronald Fernando Cta Cobro 129 Impresora Samsung, UPS

y Estabilizador 790.000

Agosto 19 111 Falabella 524.960 Computador H.P. 1.599.900

SUBTOTAL 2.389.900

TOTAL COMPRAS CUOTA EXTRAORDINARIA PARA INVERSIONES 7.399.953

VALOR TOTAL CUOTA EXTRAORDINARIA APROBADA ASAMBLEA MAYO 20 DE 2.017 15.680.000

VALOR PENDIENTE DE EJECUCIÓN 8.280.047

Programa Contable. En el mes de Ocutbre se adquirio el programa contable con la empresa ADMYSIS LDA programa de propiedad horizontal SISCO, el cual pertenece a las inversiones de cuota extraordinaria y está pendiente por pago por un valor de $2.164.470 según factura No. 12652

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Gestión Mantenimiento A continuación se plasmaran las gestiones en manteniminto mas relevantes durante este periodo: Piscinas. Desde el mes de Junio en curso se estan tomando las muestras de laboratorio al agua de las piscinas con la empresa LABORATORIO CONTROL CALIDAD – DRA. CARMEN ADRIANA LOPEZ, muestras que han salida satisfactorias. A partir del mes de Octubre el pago por el mantenimiento de las piscinas privadas está a cargo de los copropietarios, quienes cancelaran directamente al contratista de su elección. Para control de mantenimiento de las piscinas la administración lleva una planilla. Zonas Comunes. En el mes de Abril dia 1 se recibe la copropiedad a la constructora bajo las siguientes condiciones:

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En general la copropiedad se encontraba como muestran las fotos. Asi es como luce ahora el condominio en General todos los meses.

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Toda esta labor se ha logrado y ha sido dia a dia mas eficiente por la compra de maquinaria y equipo para la jardineria como son: Guadaña compra en Abril, Fumigadora- Sopladora compra en Julio, Contenedor en Septiembre Corta Cetos en Octubre.

Guadaña Fumigadora – Sopladora Corta Cetos

Contendor – recolector basuras El dia 1 de Julio en curso se realizó una brigada de fumigacion a las zonas comunes a traves de la empresa SANAMBIENTAL con el proceso de termo nebulización con vapor a la red de alcantarillado sin ningun costo para la copropiedad. El dia 15 de Agosto se envió comunicado a los copropietarios avisando sobre el intenso verano que se estaba presentando el cual estaba afectando los prados, tal comunicado era solicitando la autorización de la instalación de aspersores para el riego del prado pero teniendo en cuenta el incremento del consumo de agua, tambien se realizó vía telefónica esta labor donde algunos copropietarios manifestaron no autorizar el riego al prado. Se ha venido desarrollando las actvidades diarias de mantenimiento de zonas comunes y zonas comunes de uso exclusivo (poda de singla, jardineria, fumigación, guadañado de prados, vias, etc.) lo anterior de acuerdo la cronograma establecido por la administración el cual también es supervisado y plasmado novedades en planilla diaria para las respectivas correcciones, de igual manera se han atendido las sugerencias y observaciones realizadas por algunos copropietarios. Anexo modelo de cronograma de unos de los jardineros en total son cuadro cronogramas con asignacion de tareas diarias.

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CONDOMINIO CABO VERDE PRAIA

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PERSONAL EASY FIX MULTISERVICE S.A.S.

COLABORADOR HORARIO LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES SABADO DOMINGO

1. MATIZ

DE 07:00 A.M. 09:30 A.M.

RIEGO UNIDADES PRIVADAS

GUADAÑAR CASAS

DESDE A01 - A56

RIEGO UNIDADES PRIVADAS

MAN/TO DE JARDINES

CASAS A57 AL A112

MAN/TO DE JARDINES

CASAS A57 AL A112

RECOGIDO BASURAS

DESCANSO

DE 09:30 A.M. 09:45 A.M. BRAKE

DE 09:45 A.M. 12:00 M.

GUADAÑAR CASAS

DESDE A01 - A56

GUADAÑAR CASAS

DESDE A01 A 56

GUADAÑAR CASAS DESDE

A01 A 56

MAN/TO DE JARDINES

CASAS A57 AL A112

MAN/TO DE JARDINES

CASAS A57 AL A112

MAN/TO JARDINES PORTERIA

CALLE

DESCANSO

DE 12:00 M A 01:30 P.M.

ALMUERZO

MAN/TO JARDINES PORTERIA

CALLE

DE 01:00 P.M A 04:00 P.M.

GUADAÑAR CASAS

DESDE A01 - A56

GUADAÑAR CASAS

DESDE A01 - A56

MAN/TO DE JARDINES

CASAS A57 AL A112

DESCANSO

DE 04:00 P.M A 04:30 P.M.

RECOGIDA BASURAS

RECOGIDA BASURAS

RECOGIDA BASURAS

RECOGIDA BASURAS

RECOGIDA BASURAS

DESCANSO

DE 01:000 P.M A 04:00 P.M.

MAN/TO DE JARDINES

CASAS A57 AL A112

MAN/TO DE JARDINES

CASAS A57 AL A112, FUMIGAR

CASAS

Para el kiosco de la sede social se compró el punto ecológico.

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HENRY ALEXANDER RUIZ HERRAN Representante Legal - Administrador

Información del Condominio CONDOMINIO PRAIA ETAPA A

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