CAPÍTULO IINTRODUCCIÓN A LA

ADMINISTRACIÓN"La tarea básica de la administración

es hacer las cosas por medio de las personas de manera

eficaz y eficiente" Idalberto Chiavenato

Eco. Liliana Aguirre, MBAUniversidad Politécnica Salesiana

La administración es el proceso de: planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de

trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de

manera eficiente y eficaz

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

Esta definición se subdivide en cinco partes fundamentales que se explican a continuación:

1. Proceso de planear, organizar, dirigir y controlar: Es decir, realizar un conjunto de actividades o funciones de forma secuencial, que incluye:

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

Forma sistemática de hacer las cosas

PROCESO

a) Planificación: es decidir con anticipación lo que se quiere lograr en el futuro y el cómo se lo va a lograr.

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b) Organización: Consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones.

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

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c) Dirección: Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración.

d) Control: Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medición del desempeño con base en metas y planes, la detección de desviaciones respecto de las normas y la contribución a la corrección de éstas.

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

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2. Uso de recursos: Se refiere a la utilización de los distintos tipos de recursos que dispone la organización:

Recursos humanosRecursos financierosRecursos materialesRecursos de información

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3. Actividades de trabajo: Son el conjunto de operaciones o tareas que se realizan en la organización y que al igual que los recursos, son indispensables para el logro de los objetivos establecidos.

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4. Logro de objetivos o metas de la organización: Todo el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar la utilización de recursos y la realización de actividades, no son realizados al azar, sino con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización.

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5. Eficiencia y eficacia:

EFICIENCIA

EFICACIA

logro de objetivos con el empleo de la mínima cantidad de recursos (MEDIOS)

cumplimiento de objetivos(FINES)

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"eficiente" cuando es capaz de obtener resultados deseados mediante la óptima utilización de los recursos disponibles. (medios)

"eficaz" cuando es capaz de hacer lo necesario para lograr los objetivos deseados o propuestos. (resultado)

Po lo tanto: Una empresa, organización, producto o persona es:

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Un piloto de avión con 10 años de experiencia, vuela siempre desde Chicago, Illinois en los Estados Unidos hacia Guadalajara, Jalisco, México, en un tiempo de 3 horas y 40 minutos. Siempre puntual, sabe que el tiempo y la seguridad de los usuarios de la línea aérea para la cual trabaja, son más que esenciales, con ellos no se juega. Sin embargo, una mañana amanece desvelado, cansado y llega tarde al trabajo. Tiene la misma ruta: Chicago – Guadalajara, pero el avión que pilotea sale con 30 minutos de retraso. Con sus años de experiencia, sabe todo acerca de la nave que tripula, por lo tanto, decide incrementar la velocidad del avión tratando de avanzar mas rápido y “recuperar” el tiempo de retraso. Al final lo logra: su avión aterriza en el Aeropuerto Internacional Miguel Hidalgo de Guadalajara 5 minutos después de la hora en que era esperado inicialmente. La pregunta es: el piloto fue eficiente o eficaz?

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

¿El piloto? Ciertamente logró llegar a tiempo a su destino (alcanzó su objetivo, por lo tanto fue eficaz) pero no utilizó de la mejor manera posible los recursos con que disponía: tiempo, avión, combustible (incrementó la velocidad del avión poniendo en riesgo a todos los pasajeros (fue ineficiente).

Lo ideal es ser eficiente y eficaz para poder ser productivos:

Eficiencia + Eficacia = Productividad

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

Relación entre los resultados y el

tiempo utilizado para obtenerlos

PRODUCTIVIDAD

….cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado

deseado, más productivo es el sistema

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

“administrar (ya sea una organización, una familia o la vida de uno mismo) es decidir con anticipación lo que se quiere lograr y el cómo

se lo va a lograr, para luego, utilizar los recursos disponibles y ejecutar las actividades

planificadas con la finalidad de lograr los objetivos o metas establecidos, haciendo lo que

debe hacerse con la menor cantidad de recursos posible”

Resumiendo:

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN:

Objetivos Económicos

Objetivos Sociales

• Preservar el capital financiero.• Empresa altamente productiva.• Máxima utilidad con menos recursos.

• Mejor nivel de vida de los empleados: estrategias para incrementar su satisfacción dentro de la empresa.

• De la sociedad, ya sea a través de sus productos, mejorando la infraestructura en el medio geográfico.

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

¿QUE ES UN ADMINISTRADOR?

Es la persona encargada del desempeño laboral de los miembros de un grupo

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

CAPACIDADES PERSONALES PARA EL ÉXITO GERENCIAL

Liderazgo Objetividad Pensamiento analítico Flexibilidad Comunicaciones orales y escritas Impacto personal Resistencia al estrés Tolerancia a la incertidumbre

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

ACTIVIDADES O ROLES DE LOS ADMINISTRADORES

ROLES INTERPERSONALES

ROLES DE INFORMACIÓN

ROLES DE DECISIÓN

Cómo interactúa un gerente con otras

personas

Cómo intercambia y procesa información un

gerente

Cómo usa el gerente la información en la toma

de decisiones

Como representante Como líder Como personal de

enlace

La controla La difunde Actúa como portavoz

Resuelve los problemas

Asigna recursos Actúa como negociador

Habilidades de un Administrador

Habilidades Técnicas

Habilidades Humanas

Habilidades Conceptuales

Capacidad de aplicar conocimientos o Experiencia especializada

Capacidad de trabajar con otros, comprenderlos y motivarlos, en lo individual y en grupo

Capacidad mental para analizar y diagnosticar situaciones complejas

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

Habilidades de un

Administrador

Habilidades Humanas

Habilidades Conceptuales

Habilidades Técnicas

Frecuencia De Uso

Egresados

Supervisores

Jefes de Area

Gerentes Operativos

GerenteGeneral

HABILIDADES ADMINISTRATIVASSEGÚN NIVELES

ORGANIZACIONALESALTA

DIRECCIÓN

MANDOSDIRECCIÓN

MANDOSDIRECCIÓN

SUPER-VISORES

SUPER-VISORES

MANDOSDIRECCIÓN

SUPER-VISORES

SUPER-VISORES

SUPER-VISORES

SUPER-VISORES

Habilidadestécnicas

Habilidadeshumanas

Habilida-des de

Conceptua-lización y

diseño

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

Capacidad para traducir conocimientos en

acciones que den lugar al desempeño deseado

HABILIDAD