La importancia de word y excel en la elaboración de programaciones didácticas 8

LA IMPORTANCIA DE WORD Y EXCEL EN LA ELABORACIÓN DE

PROGRAMACIONES DIDÁCTICAS

Módulo Formativo 11: OpenOffice:Calc

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1. CREAR Y GUARDAR DOCUMENTOS

Como comentamos en el módulo formativo 2 una alternativa libre a Ms

Excel es la herramienta Calc del paquete de aplicaciones OpenOffice.org.

Si entendemos la filosofía y forma de trabajo de Excel, con su celdas,

funciones o formulas y gráficos, situarnos frente a Calc y trabajar con él es

prácticamente intuitivo, y mucho más si hemos trabajado con versiones de

Excel anteriores a la de 2007.

Mostramos a continuación una captura de pantalla del Calc y de Excel en

su versión 2003.




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Calc es un hoja de cálculo, al igual que Excel, pero de distribución libre y

gratuita, con lo que reducimos costes, esto ha hecho que su distribución

haya sido rápida y cada vez mayor. En el sector de la educación, donde

existe una mayor sensibilización hacia el software libre, se ha hecho con un

puesto de éxito, al igual que sus compañeros del paquete OpeOffice.org.

Con Calc podemos hacer prácticamente todo lo que se puede hacer con

Excel, aunque bien es cierto que para ciertas tareas se puede alterar la

forma de hacerlo y cuesta un poco acostumbrarse a las nuevas rutas de

trabajo.

Si todavía estás preguntándote que importancia puede tener Calc en tus

programaciones, es la misma que puede tener Excel, el elaborar

calendarios, fichas de evaluación, seguimiento, gráficos representativos de

estudios o incluso para utilizar como recursos para una unidad didáctica.

Podemos crear nuestra propia hoja de cálculo donde los alumnos

introduzcan datos obtenidos de la observación directa, toma de medidas o

recogida de datos y a partir de estos obtener una gráfica que les acerque al

conocimiento de la materia y fomente sus competencias básicas.

A la hora de crear un documento en Calc no es necesario especificar el tipo

de archivo con el que lo vamos a guardar posteriormente, lo que si nos

permite es definir qué tipo de archivo vamos a crear o utilizar una plantilla

para hacerlo.




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Como se puede ver, a la hora de indicarle que queremos crear una archivo

nuevo aparecen las opciones de “Documento de texto”, “Presentación”,…

esto me llevaría a la aplicación correspondiente. Como ya comentamos en

el módulo formatico anterior, esta opción está disponible al estar

conectadas las aplicaciones entre sí permitiéndonos trabajar de forma más

rápida.

En la página web comentada en el módulo formativo anterior también

podemos encontrar multitud de plantillas para Calc.

http://templates.services.openoffice.org/es




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Para nuestras fichas podemos empezar con una “Hoja de cálculo” normal

sobre la que iremos insertando WordArt, imágenes, funciones,…, etc.

Para guardar nuestro documento podemos hacerlo desde el icono que

encontramos en la parte superior izquierda, o desde el menú Archivo >

Guardar.




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Al estar trabajando con Calc, el formato por defecto para guardar un

documento es .ods, se trata de un formato estandarizado a nivel mundial

para documentos de hojas de cálculo.

Para cambiar el formato con el que guardaremos el documento y evitar así

cualquier problema para trabajar con ese fichero en otros ordenadores que

no tengan instalado Calc o den problemas al trabajar con ficheros .ods

sólo tenemos que indicárselo en el menú desplegable tipo. La extensión que

menos problema nos dará en otros ordenadores será la .xls, ya que se trata

de la más extendida y cualquier hoja de cálculo la puede abrir.

Una vez guardado nuestro archivo, podemos cambiarlo de formato, con la

opción “guardar como…”. En el siguiente punto comentaremos la

diferencia entre “guardar” y “guardar como”.




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2. ABRIR Y GUARDAR

A la hora de abrir los documentos, podemos hacerlo a través del Menú

Archivo y elegir la opción abrir, donde buscaremos el archivo y lo

abriremos, o directamente podemos hacerlo desde el explorador de nuestro

sistema operativo, localizar el archivo y hacer doble clic sobre él.

Los archivos que podemos abrir de forma rápida con Calc son los que

tienen un icono como este:

Como hemos ido recalcando a lo largo del curso, hay dos opciones de

guardar los documentos, “Guardar” y “Guarda como…”:

• Guardar: Con esta opción el fichero se guarda con el mismo nombre,

formato y en el mismo lugar que lo tuviéramos, sobrescribiendo a la

versión anterior. Si es un archivo nuevo que no se ha guardado con

anterioridad, en este caso actuaría igual que si fuera “Guardar

como”.

• Guardar como: Al elegir esta opción podemos cambiar el nombre,

formato y ubicación donde guardar el archivo. Esto puede ser muy

útil por si queremos hacer un seguimiento de versiones para poder

comprobar a posteriori los cambios realizados, por ejemplo,

actividad1-1.ods, actividad1-2.ods,…




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Desde Calc podremos trabajar con ficheros propios de Calc, con

extensión .ods, pero también con ficheros realizados en Excel con

extensión .xls y algunos .xlsx, aunque si el documento tiene imágenes

puede que varíe un poco su posición,

3. CELDAS Y COLUMNAS

Al igual que en Excel, en Calc se trabaja con libros que incorporan hojas, y

estas hojas pueden contener muchas páginas con celdas idetificadas por sus

coordenadas fila-columna.

En esta imagen se puede contemplar que este Libro contiene 3 Hojas,

estamos trabajando concretamente en la celda A1 de la Hoja1.

Podremos desplazarnos por las hojas, crear más, eliminarlas y modificarlas

haciendo clic sobre la parte inferior .




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Para ver las páginas reales con las que estamos trabajando y que saldrán

por la impresora a la hora de imprimir lo veremos más adelante en el punto

correspondiente.

Como podemos ver en la imagen de arriba al situarnos sobre una celda se

ilumina las cordenadas de fila (números) y columna (letras), en nuestro

caso A1.

Dependiendo de los datos de vaya a contener esa celda podremos asignarle

un formato u otro como veremos en el siguiente punto.

4. FORMATO DE CELDA

En el módulo formativo donde se trataba Excel ya explicamos la

importancia de asignar el formato correspondiente a cada celda, y con esto

no me refiero al color, borde o ancho, sino al tipo de dato que iba a albergar

como texto, número, fecha,… para evitar problemas a posteriori con los

cálculos o las funciones.

Desde la barra de herramientas podemos asignar algunos tipos de datos a

las celdas, pero para poder acceder a todas las opciones posibles de

nuestras celdas podemos seleccionar las que nos interesen, o situarnos en

una en concreto y hacer clic con el botón derecho seleccionando

“Formatear celdas”, donde emergerá una ventana con todas las opciones

que podremos aplicar a las celdas seleccionadas.




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Los fomatos de número de celda más comunes son:

Número Moneda Fecha Texto

Al igual que Excel podemos cambiar el ancho y alto de las celdas

situándonos entre las celdas de coordenadas. Es decir, si queremos cambiar

el ancho de la columna A, nos situamos entre las celdas que vienen con las




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letras A y B, hago clic con el ratón y mantengo presionado desplazándonos

hasta conseguir el ancho necesario.

5. FORMULAS BÁSICAS

Para hacer nuestros cálculos podemos hacer uso de los operadores,

agrupados por tipos (aritmético, comparación, texto y referencia), o bien de

las fórmulas o funciones igualmente agrupadas.

Los operadores de Calc son los mismos que para Excel, los volvemos a

indicar para refrescar la memoria y tenerlos más a mano.

Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas

básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar

resultados numéricos, utilizamos los siguientes operadores aritméticos.

Operador aritmético Significado (Ejemplo)

+ (signo más) Suma (3+3)

- (signo menos) Resta (3-1)

Negación (-1)

* (asterisco) Multiplicación (3*3)

/ (barra oblicua) División (3/3)

% (signo de porcentaje) Porcentaje (20%)

^ (acento circunflejo) Exponenciación (3^2)




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Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los

siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos

operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación Significado (Ejemplo)

= (signo igual) Igual a (A1=B1)

>(signo mayor que) Mayor que (A1>B1)

<(signo menor que) Menor que (A1<B1)

>= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que (A1>=B1)

<= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1)

<>(signo distinto de) Distinto de (A1<>B1)

Operador de concatenación de texto Utilizamos el signo (&) para unir

o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo

elemento de texto.

Operador de texto Significado (Ejemplo)

& ("y" comercial)

Conecta o concatena dos

valores para generar un valor de

texto continuo

("Viento"&"norte")

Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los cálculos

con los siguientes operadores.




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Operador de

referencia Significado (Ejemplo)

: (dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las

celdas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15)

, (coma) Operador de unión que combina varias referencias en una

sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))

(espacio) Operador de intersección que genera una referencia a

celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de

Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a

Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del

signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos),

separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda

a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula.

Prioridad de operadores

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las

operaciones en el orden que se indica en la tabla a continuación. Si una

fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una

fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel

evaluará los operadores de izquierda a derecha.




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Operador Descripción

: (dos puntos)

(un solo espacio)

, (coma)

Operadores de referencia

- Negación (como en -1)

% Porcentaje

^ Exponenciación

* y / Multiplicación y división

+ y - Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto

(concatenación)

= < > <= >= <> Comparación

Uso de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación, escribimos entre paréntesis la parte de

la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente

fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes

que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al

resultado. =5+2*3

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel

sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplica el resultado por 3, con lo que se

obtiene 21. =(5+2)*3




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La mayoría de las funciones de Excel, son exactamente igual en Calc, y

sobre todo las funciones “fáciles” que podemos llegar a trabajar en nuestras

fichas para la programación. No obstante si obtenemos un error, es

recomendable revisar los parámetros, ya que ahí suele estar la principal

incompatibilidad.

La formulación de funciones es exactamente igual que en Excel, de hecho

también tenemos el botón para insertar función y comprobarla de manera

rápida.

6. CONFIGURAR PÁGINA

En nuestras programaciones puede surgir la necesidad de cambiar la

orientación de la página para algunos contenidos como esquemas, tablas,

imágenes, etc. Para evitar tener nuestra programación repartida en varios

archivos y mantener la numeración en nuestras páginas podemos utilizar

los saltos de páginas y los cambios de orientación.




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Para poder utilizar la orientación vertical y horizontal en un documento de

Writer hay que seguir un proceso algo más complicado que el

correspondiente al que utilizamos en Word.

Cuando un usuario da los primeros pasos con un programa, es normal al

principio andar un poco perdido y no saber en un determinado momento

como realizar una determinada tarea. Esta parte de la orientación y el

insertar encabezado y pie de página, sea quizás donde podamos notar la

diferencia de trabajar con una aplicación o con otra, ya que todo lo anterior

es prácticamente idéntico a Word.

Estas opciones de orientación de página, encabezado de página y pie de

página las podemos encontrar en el menú Formato > Página.

A continuación indicamos los pasos para cambiar la orientación de las

páginas atendiendo a posibles casos que se nos pueden presentar.

6.1. Cambiar la orientación de la página de todo el documento




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Para cambiar la orientación de todas las páginas con el estilo de la página

actual:

1. Seleccionamos Formato > Página.

2. Hacemos clic en la ficha Página.

3. En Formato de papel, seleccionamos Vertical u Horizontal.

4. Hacemos clic en Aceptar.

6.2. Cambiar la orientación sólo para la página actual

Para cambiar la orientación sólo para la página actual, primero debemos

establecer un estilo de página para después aplicarlo:

1. Desde el menús Formato > Estilo y formato.

2. Clic en el icono Estilos de página.

3. Clic con el botón derecho del ratón y elija Nuevo.

4. En la ficha Administrar, asignamos un nombre al estilo de página en

el cuadro Nombre, por ejemplo "texto escrito".

5. En el cuadro Estilo siguiente, seleccionamos el tipo de estilo que

deseamos aplicar a la página siguiente.

• Para aplicar el estilo nuevo de página a una sola página,

seleccionamos "Predeterminado" en el estilo de la página siguiente.

• Para aplicar el estilo nuevo de página a todas las páginas

subsiguientes, seleccionamos el nombre de ese estilo nuevo.




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6. Clic en la ficha Página.

7. En Formato de papel, seleccionamos Vertical u Horizontal.

8. Clic en Aceptar.

6.3. Orientación vertical y horizontal en el mismo documento

Antes de comenzar, comprobamos que hemos creado un estilo de página

que utiliza la orientación de página horizontal. (como hemos visto

anteriormente).

1. Clic en el primer párrafo en el que se desea cambiar la orientación de

la página.

2. Formato > Párrafo.

3. Clic en la ficha Flujo de texto.

4. En Saltos, habilitamos la opción Insertar. A continuación,

habilitamos la opción Con estilo de página. Seleccionamos un estilo

de página que utilice la orientación de vertical u horizontal.

• Para cambiar únicamente la orientación de la página actual,

seleccionamos un estilo de página cuya opción Estilo siguiente esté

configurada como "Predeterminado".




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• Para cambiar la orientación de la página actual y de las

subsiguientes, seleccionamos un estilo de página cuya opción Estilo

siguiente esté configurada con el nombre del estilo de página.

Si deseamos cambiar la orientación de la página más adelante en el

documento, deberemos volver a repetir estos pasos en el primer párrafo de

la página a cambiar.

5. Clic en Aceptar.

Antes de imprimir y definir los límites de cada página debemos definir la

orientación de la página y la configuración de la misma, indicando

márgenes, porcentaje de ampliación,…

Estas opciones las podemos encontrar en el menú Formato > Página.

En la ventana emergente, dentro de las opciones Formato de papel

indicamos Orientación Vertical u Horizontal.




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A la hora de trabajar con Calc, y cualquier hoja de cálculo en general

resulta complicado conocer antes de imprimir que se va a incluir en cada

una de las páginas. Con Calc lo podemos ver de forma rápida en la opción

a través del menú Archivo > Vista preliminar que se comenta en el

siguiente punto. Otra forma de ver como quedarían las páginas es a través

del menú Ver > Vista previa de salto de página donde nos mostrará que

comprende cada página e incluso podremos ajustar manualmente hasta

donde queremos que llegue cada límite pinchando y arrastrando las líneas

de límite azules.




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7. IMPRIMIR

Antes de imprimir un documento es muy recomendable realizar una vista

preliminar de cómo nos quedará el documento una vez que lo saquemos

por la impresora, con esto ahorraremos tinta, tiempo y muchos quebraderos

de cabeza.

Para poder acceder a la vista preliminar lo podemos hacer desde el menú

Archivo > Vista preliminar

Desde la vista preliminar tenemos la opción de imprimir directamente.

Si tenemos muy claro que está bien y queremos imprimir directamente

podemos hacerlo desde el menú Archivo > Imprimir… o con las teclas

abreviadas Ctrl+P.




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Autor: Jose Blas Blázquez Gregorio

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8. BIBLIOGRAFÍA

http://www.tutorial-enlace.net

http://www.sabercomosehace.es

http://talleresinformaticos.wordpress.com

http://es.openoffice.org

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