LA ORGANIMETRIA_A

INDICE

INTRODUCCION 3

1. DEFINICIÓN 4

2. UTILIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS 4

3. TIPOS DE ORGANIGRAMAS 5

4. SIMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN ORGANIGRAMA 11

5. CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMA 14

CONCLUSIÓN 17

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 18

INTRODUCCION

La ejecución del presente Informe se realiza con la finalidad de dar cumplimento con el programa de la Unidad Curricular “Organización y Sistemas”, del Trayecto II Trimestre I, del Programa del Colegio Universitario de Caracas, ya que su contenido está orientado a brindar los elementos necesarios para conocer las diferentes normas para la elaboración de los organigramas, aplicar las técnicas para la elaboración de los mismos, así como diseñar organigramas de acuerdo a las necesidades de la organización. Asimismo, conocer que la organimetría constituye una herramienta empresarial importante y fundamental para mejorar la comunicación dentro de una organización

Dentro del mismo, se indicará la Definición, Objetivos, Utilidad, Tipos, Símbolos de mayor uso en un organigrama, así como los criterios para su elaboración, finalmente, se incluye bibliografía que puede ser consultada para profundizar en cada uno de los tópicos desarrollados.

1. DEFINICIÓN

La Organimetría es el conjunto de técnicas para representar las organizaciones y sus relaciones formales, Yossie (S/F).

Instrumentos de la Organimetría

La organimetría cuenta con dos instrumentos importantes:

• El Organigrama:

Representación gráfica de la estructura organizativa de una organización, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen. Representa

las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización

• El Flujograma:

Representaciones gráficas de los procesos en la que se muestran las diferentes integraciones que cada uno de los procesos tienen con otros y las unidades administrativas que involucran.

2. UTILIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS

Los organigramas son útiles instrumentos de organización, puesto que proporcionan una imagen formal de la organización, facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial; algunas de las principales razones por las que los organigramas se consideran de gran utilidad, son: Korn (s/f)

• Representan un elemento técnico, valioso para el análisis organizacional.

• La división de funciones.

• Los niveles jerárquicos.

• Las líneas de autoridad y responsabilidad.

• Los canales formales de la comunicación.

• La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.

• Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.

• Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma

3. TIPOS DE ORGANIGRAMAS

Las clasificaciones planteadas por E. Franklin (en su libro "Organización de Empresas") y De Zuani (en su libro "Introducción a la Administración de Organizaciones"), consideran lo siguiente: 1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su ámbito, 4) por su contenido y 5) por su presentación o disposición gráfica.

1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

• Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.

• Macroadministrativos: Involucran a más de una organización.

• Mesoadministrativos: Ellos agrupan a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Este término mesoadministrativo viene a una

convención utilizada en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.

2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

• Informativo: Se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a todo tipo de persona.

• Analítico: Este sirve para analizar determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que permite la visión global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, etc.

• Formal: Representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización aprobado por escrito.

• Informal: Se considera como un modelo planificado pero que no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.

3. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

• Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. Ejemplo:

• Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización. Ejemplo:

4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

• Integrales: ellos representan gráficamente todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Cabe acotar que los generales e integrales son equivalentes. Ejemplo:

•

• Funcionales: En este se visualiza las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general. Ejemplo:

• De puestos, plazas y unidades: En este se nombra las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes con el nombre del que ocupa el puesto.

5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cinco tipos de organigramas:

• Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del que posee mayor jerarquía, está en la parte superior, y de allí parten hacia abajo los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada.

• Horizontales: Las unidades se colocan de izquierda a derecha y colocan el de mayor jerarquía en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas horizontales.

• Mixtos: En este se utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se puede utilizar cuando las organizaciones tienen un gran número de unidades.

• De Bloque: Este se deriva de los verticales y ellos tienen la finalidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades en los últimos niveles jerárquicos.

• Circulares: En este tipo de organigrama, el de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, o sea el más extenso, indica el menor nivel. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por líneas que unen.

4. SIMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN ORGANIGRAMA

A continuación se presentan los diversos modelos de simbología que se pueden encontrar en las distintas Organizaciones. Rojas, Romero, entre otros: (S/F).

Las líneas llenas verticales indican autoridad. Las horizontales señalan especialización y correlación. Ejemplo:

Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando. Ejemplo:

Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica (cuadrado, rectángulo o incluso círculo) indica relación de apoyo. Al igual que, las líneas llenas sin interrupciones son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica. Ejemplo:

Las líneas de puntos o discontinuas son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales. Ejemplo:

Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma. Ejemplo:

Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar. Ejemplo:

Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número. Ejemplo

Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura. Watts (S/F)

5. CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMA

• Los organigramas deben ser claros y no tener un número excesivo de cuadros y puestos.

• No deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, lo más frecuente es iniciarlos con el Director o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel.

• Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas; cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe.

• Los organigramas no pueden representar un número muy grande de elementos de organización. Los colores, líneas gruesas, etc., los hace confusos.

El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:

• Títulos de descripción condensada de las actividades.

• Nombre del funcionario que formuló las cartas.

• Fecha de formulación.

• Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.)

• Leyenda, (explicación de líneas y símbolos especiales).

Los organigramas serán departamentales; se usará el formato vertical en el que las líneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agruparán por secciones, que serán las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicará con su rectángulo, que llevará adentro el nombre del puesto. Las oficinas o secciones se indicarán por medio de dos líneas horizontales paralelas, que llevarán en medio el nombre de la oficina o sección.

En la parte superior del organigrama, va el nombre de la institución seguido del nombre del Departamento y el titulo del organigrama; así como el ángulo superior derecho, la fecha de elaboración.

Entre las técnicas reales para la elaboración de un organigrama se deben considerar:

• Los datos que deben recogerse,

• Las fuentes de información,

• Los métodos de recogerlos.

• Lo primero que debe determinarse es el tipo de organigrama que se va a elaborar y el área de la institución que vaya a representarse para recoger sólo la información que a ambas cosas se ajuste.

Para la elaboración de un organigrama se debe recoger principalmente la siguiente información:

Información sobre unidades

A. El primer dato a obtener será el número de personas que trabajan en la institución. Ésta será una cifra de control.

B. Un segundo dato será el número de niveles, partiendo del órgano en que radique la autoridad total y los órganos que comprenden cada nivel.

C. Se investigarán los puestos que corresponden a cada órgano y las plazas que comprenden cada puesto.

Información sobre relaciones

Debe precisarse con que otros órganos y qué tipo de relaciones tienen cada uno de los órganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.

Información sobre funciones o labores

Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere información sobre las funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar representadas en el organigrama.

¿Organización futura o actual?

La elaboración de un organigrama puede deberse a dos situaciones:

Planeación de una organización nueva.

Representación de una organización existente.

Planeación de la organización

En el caso de planeación de una organización nueva, las únicas fuentes de información las constituyen los estudios y proyectos realizados.

Fuentes de información

En el caso de una organización existente, las fuentes de información pueden ser:

A. Los archivos de la institución.

B. Los empleados y funcionarios.

C. Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.

Métodos de recolección de datos

1. Investigación documental (a través de leyes, reglamentos, reformas, boletines, etc.).

2. Cuestionarios escritos.

3. Entrevistas con jefes y empleados.

4. Observación directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa de las oficinas y talleres donde se labora).

Registro de datos

Los datos recogidos deberán quedar registrados de tal manera que permitan su análisis, y su tabulación en su caso.

Análisis de datos

La información recogida debe ser sometida a un procedimiento de análisis e interpretación. Analizada, interpretada y confirmada toda la información, se está en condiciones de proceder a la elaboración del organigrama.

CONCLUSIÓN

Visto y analizado los puntos tratados, se deduce que la Organimetría es el conjunto de técnicas que representan a un sistema organizacional en sus relaciones y procesos formales, que la misma cuenta con dos instrumentos importantes como lo son: el Organigrama y el Flujograma. El organigrama que es el punto tratado, son gráficos en los que se representan los departamentos y las relaciones que existen entre ellos, y que a través de los mismo se pueden visualizar fácilmente como están organizados por departamentos, las relaciones que guardan entre sí, cargos y jerarquía dentro de la organización en algunos casos se pueden nombrar los nombres de las personas que los dirigen.

A través del desarrollo de este informe también se conocieron los Tipos de Organigramas: Por su naturaleza, por su finalidad, por su ámbito, por su contenido y por su presentación o disposición gráfica; la simbología de mayor uso como lo son: Las líneas llenas verticales indican autoridad, las horizontales señalan especialización y correlación, las líneas de puntos o discontinuas indican relación de coordinación y relaciones funcionales, las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura, finalmente y como punto muy importante, se trataron los criterios para la elaboración de organigrama los cuales consisten en tener Información sobre unidades, funciones o labores, si es una organización futura o actual, la Planeación de la organización, las fuentes de información, los Métodos de recolección de datos, el Registro y Análisis de los mismos.

Finalmente, no se puede hacer un organigrama si no se ha dividido el trabajo, departamentalizado, jerarquizado y coordinado entre los órganos y que los elementos

que se deben analizar para pensar en organizar la empresa son las personas, las tareas, los órganos y la relación entre estas.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Del libro: Negocios Exitosos, de Fleitman Jack, McGraw-Hill, 2000, Pág. 246. [En línea].

Del libro: Organización de Empresas, Segunda Edición, de Franklin Enrique, Mc Graw Hill, 2004, Págs. 79 al 86. [En línea].

Del libro: Introducción a la Administración de Organizaciones, de Rafael de 309 al 318. [En línea].

Disponibles en: http://www.promonegocios.net

Iván Thompson, Organimetría (S/A, S/F) [En línea].

Disponible en:

www.monografias.com/trabajos81/organimetría/organimetría.shtml.

Ángel Watts, (S/F) Simbología y Referencias

Disponible en:

http://www.monografias.com/trabajos88/organigrama/organigrama.shtml

Ana Maria Rojas, Mairena Romero entre otros (S/F).

Disponible en:

http://www.monografias.com/trabajos12/organ/organ.shtml#si

Korn (s/f) [En línea].

Disponible en:

http://html.rincondelvago.com/organigramas_1.html