Actualidad Empresarial

IÁrea Tributaria

I-21N° 246 Primera Quincena - Enero 2012

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Obligaciones respecto al llevado de libros y registros contables para el 2012

Nos Preguntan y Contestamos

Autor : C.P.C. Edson Martín Gonzáles Peña

Título : Obligaciones respecto al llevado de libros y registros contables para el 2012

Fuente : Actualidad Empresarial, Nº 246 - Primera Quincena de Enero 2012

Ficha Técnica

1. Cambio de sistema de contabilidad

La empresa “El Tornillo S.A.C.” ha llevado durante el 2011 su contabilidad de forma manual.Debido al incremento de sus operaciones y por hacer más efi ciente la labor administrativa de sus empleados, decide implementar un sistema de contabilidad mecanizado, lo cual le permitirá tener la información fi nanciera de manera oportuna.

Consulta

La empresa “Comercial Dexter S.A.C.” dedicada a la comercialización de artículos de limpieza e higiene personal inició sus operaciones en noviembre del ejercicio 2010.Durante todo el ejercicio 2011, la empresa llevó los tres (3) libros requeridos por el artículo 65º del Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta1, es decir: regis-tro de compras, registro de ventas y el libro diario de formato simplifi cado. Asimismo, y a efectos de control de sus activos fi jos, se encuentra llevando adicionalmente el registro de activos fi jos.Al 31 de diciembre de 2011 ha tenido como ingresos brutos el importe ascendente a S/.550,000.00 (quinientos cincuenta mil y 00/100 nuevos soles).Nos consulta si para el ejercicio 2012 debe llevar contabilidad completa o no.

Consulta

2. Llevado de contabilidad completa

Nos Preguntan y Contestamos

Respuesta

De conformidad con el artículo 24º de la Re-solución de Superintendencia Nº 210-2004/SUNAT, el contribuyente y/o responsable o su representante legal deberá presentar a la SU-NAT, dentro del plazo de cinco (5) días hábiles de producidos los hechos, la comunicación res-pectiva que modifi que la información asociada con su número de RUC.En tal sentido, y a efectos del cambio de un sistema manual de contabilidad a un sistema mecanizado, será indispensable que se comu-nique dicho cambio dentro del plazo de los cinco (5) días hábiles del mes de enero del ejercicio 2012.

Sobre lo señalado, si bien es cierto, la resolución citada no hace mención expresa que el cambio deba hacerse en enero; sin embargo, por una cuestión de orden y puesto que la información debe llevarse de manera uniforme, es lógico que todo cambio sería conveniente realizarse a inicios del ejercicio y no en otra fecha.Al respecto, es conveniente revisar el artículo 10º de la Resolución Directoral N° 10-DGC, así como lo dispuesto en el art. 2° de la Resolución Directoral N° 553-74-EF, las mismas que han sido recopiladas por la Resolución del Tribunal Fiscal RTF N°10249-5-2001, en donde nos señalan que una vez adoptado un “Sistema de Contabilidad”, este no podrá ser variado hasta el ejercicio siguiente. Por lo tanto, el contribuyente solo puede efectuar el cambio de su sistema de contabilidad manual a com-putarizado o viceversa, si tal comunicación se realiza dentro de los 5 días hábiles del mes de enero del ejercicio en que se adopta el cambio.

1 Aprobado mediante Decreto Supremo Nº 179-2004-EF (08.12.04) y normas modifi catorias.

2 Aprobado mediante Decreto Supremo Nº 122-94-EF (21.09.94) y normas modifi catorias.

3 Aprobado mediante Decreto Supremo Nº 233-2011-EF (21.12.11).

RespuestaEl primer párrafo del artículo 65º del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta establece lo siguiente:

“Los perceptores de rentas de tercera categoría cuyos ingresos brutos anuales no superen las 150 UIT deberán llevar como mínimo un Registro de Ventas, un Registro de Compras y Libro Diario de Formato Simplifi cado de acuerdo con las normas sobre la materia”.Por otro lado, el segundo párrafo del citado artículo señala que: ”Los demás perceptores de rentas de la tercera categoría están obligados a llevar contabilidad completa”.Evaluando los ingresos brutos del 2011 y tomando como referencia lo dispuesto en el artículo 38º del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta2, mediante el cual se establece que la UIT aplicable es la corres-pondiente al ejercicio en curso, es decir la del 2012, efectuamos la comparación mediante el siguiente procedimiento:

UIT 2012 : S/.3,650.003 150 UIT (150 x S/.3,650.00) : S/.547,500.00Ingresos brutos obtenidos en el 2011 : S/.550,000.00

Como podemos apreciar, los ingresos brutos del 2011 superaron las 150 UIT (S/.547,500.00);

por ello, a partir del ejercicio 2012 deberá llevar contabilidad completa la misma que de conformidad con el artículo 12º de la Resolu-ción de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT consta de los siguientes libros y registros:a) Libro Caja y Bancosb) Libro de Inventario y Balancesc) Libro Diariod) Libro Mayore) Registro de Comprasf) Registro de Ventas e Ingresos

Asimismo, los siguientes libros y registros inte-grarán la contabilidad completa siempre que el deudor tributario se encuentre obligado a llevarlos de acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta:a) Libro de Retenciones incisos e y f del

artículo 34º de la Ley del Impuesto a la Renta.

b) Registro de Activos Fijos.c) Registro de Costos.d) Registro de Inventario Permanente en

Unidades Físicas.e) Registro de Inventario Permanente

Valorizado.

Nos consulta si debe informar a la SUNAT y hasta cuándo, sobre dicha modifi cación.

Instituto Pacífi co

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Nos Preguntan y Contestamos

La empresa “El Maestro S.A.C.” ha obtenido como ingresos brutos el importe ascendente a S/.1’750,000.00.Esta empresa se dedica a la venta de artículos de ferretería, por lo que requiere de un control de sus inventarios, el mismo que fue imple-mentado en su sistema informático e impreso en reportes que mantiene en sus archivos. Sin embargo, estos reportes no cuentan con formatos legalizados, por lo que nos consulta si se encuentra obligado a llevar el Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas.

La empresa “El martillo S.A.C.” inicia operaciones en enero de 2012 y en función a sus ingresos netos estimados a obtenerse en el ejercicio, determina que le corresponde llevar los tres libros citados en el primer párrafo del artículo 65º del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta (registro de compras, registro de ventas y libro diario de formato simplifi cado).Por lo expuesto y teniendo conocimiento de que existe un plazo máximo de atraso en el llevado de los libros contables vinculados a asuntos tributarios, nos consulta si existe un plazo máximo de atraso respecto a la legalización de los mismos.

Consulta

Consulta

3. Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas

4. Legalización de libros y registros contables

RespuestaAl respecto, el artículo 35º del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, referido a los inventarios y la contabilidad de costos, establece en su inciso b la obligatoriedad de

llevar el denominado Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas.Ello procederá siempre y cuando, los ingresos brutos anuales durante el ejercicio precedente hayan sido mayores e iguales a 500 UIT y meno-res o iguales a 1,500 UIT del ejercicio en curso.En tal sentido, procedemos a determinar si existe la obligatoriedad de llevar el citado registro, el mismo que de conformidad con la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT, debe encontrarse debidamente legalizado:

UIT 2012 : S/.3,650.00500 UIT (S/.3,650.00 x 500) : S/.1’825,000.00Ingresos brutos del 2011 : S/.1’750,000.00

Como podemos apreciar y dado que el importe por ingresos brutos obtenidos en el ejercicio 2011 no supera el límite establecido

(S/.1’825,000.00), no existe obligación de que el contribuyente cuente con el registro materia de consulta.Por tanto, solo le corresponderá cumplir con lo dispuesto en el inciso c del mencionado artícu-lo 35º, en el cual se establece la obligatoriedad de realizar un inventario físico4. Sin embargo, y dado que no existe ninguna norma que lo impida, podrá llevarlo en forma opcional a efectos de su propio control sin que sea sancionado, siendo recomendable que se legalice, pues en caso de cualquier incremento respecto de sus ingresos brutos en un ejercicio determinado, deberá tener disponible la lega-lización antes de su uso.

4 Al margen de no encontrarse obligado a llevar cualquiera de los registros señalados en el artículo 35º del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, sí es obligatorio la realización del inventario físico, el mismo que deberá estar refrendado por el contador o persona responsable de su ejecución y aprobados por el representante legal.

RespuestaAl respecto, la Resolución de Superinten-dencia Nº 234-2006/SUNAT, en su artículo 3º, establece la oportunidad de legalización de los libros, defi niéndose que estos deben ser legalizados antes de su uso, incluso cuando van a ser llevados en hojas sueltas o continuas.Como podemos apreciar no se establece un plazo de legalización, sólo se hace mención a que las hojas deben encontrarse legalizadas previamente antes del registro de cualquier información en ellas.En tal sentido, procedemos al análisis siguien-te que nos permitirá llegar a una conclusión fi nal:a. ¿Cuál es el plazo para el registro de la in-

formación en los libros y registros contables vinculados a asuntos tributarios?

Cada libro o registro en forma indepen-diente tiene un plazo máximo de atraso, el mismo que podrá verifi carse en el Anexo 2 de la Resolución de Superintendencia

Nº 234-2006/SUNAT, estableciéndose para los libros y registros obligatorios para este contribuyente los siguientes plazos:• Registro de compras.- El plazo máxi-

mo de atraso establecido para este registro es de diez día hábiles conta-dos, desde el primer día hábil del mes siguiente a aquel que se recepcione el comprobante de pago respectivo. Es decir, por la información de enero 2012 deberá registrar la información como máximo hasta el décimo día hábil del mes de febrero.

• Registro de ventas.- El plazo máximo de atraso establecido para este registro es de diez días hábiles contados, desde el primer día hábil del mes siguiente a aquel que se emita el comprobante de pago respectivo. Es decir, por la infor-mación de enero 2012 deberá registrar la información como máximo hasta el décimo día hábil del mes de febrero.

• Libro diario de formato simplifi-cado.- Tres meses contados desde el primer día hábil del mes siguiente de realizadas las operaciones. Es decir, para el mes de enero, deberá registrar la operación como máximo hasta abril de 2012.

b. ¿Cuál es el plazo máximo en que deben ser legalizados los libros y registros vinculados a asuntos tributarios?• Registro de compras.- Como la in-

formación debe ser consignada hasta el décimo día hábil del mes siguiente de las compras realizadas, entonces la legalización debe tenerse lista con anterioridad a dicho plazo máximo de atraso.

• Registro de ventas.- Como la infor-mación debe ser consignada hasta el décimo día hábil del mes siguiente de las ventas realizadas, entonces la legalización debe tenerse lista con anterioridad a dicho plazo máximo de atraso.

• Libro diario de formato simplifi ca-do.- Como la información debe ser consignada hasta dentro de los tres meses siguientes del periodo al cual corresponde el registro, entonces la legalización debe tenerse lista con anterioridad a dicho plazo máximo de atraso.

Como podemos apreciar, no existe fecha exacta en la cual se deban legalizar los li-bros y registros. En tal sentido, es recomen-dable siempre ir legalizando por grupos (en el caso de la contabilidad mecanizada), así como también ir comprando libros (en el caso de contabilidad manual) para tenerlos a mano y mandarlos a legalizar inmediatamente, con la finalidad de evitar retrasos en el registro de la información que finalmente acarreará la aplicación de una sanción por la infracción tipificada en el numeral 5 del artículo 175º del Texto Único Ordenado del Código Tributario5, multa que asciende al 0.3% de los ingresos netos del ejercicio anterior, o en el caso de recién haber iniciado operaciones en el ejercicio, 40% de la UIT (según el artículo 180º del citado código).Por otro lado, es recomendable no enviar a legalizar los libros o registros el último día, pues aún así incurriría en el retraso al no haber tenido lista la información a dicha fecha, salvo prueba en contrario.

5 Aprobado mediante Decreto Supremo Nº 135-99-EF (19.08.99).