MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS DE EDUCACION

LIBRO OBJETO/FINALIDAD DESCRIPCION RESPONSABILIDAD REGLAMENTACION FRECUENCIA METODOLOGIAPEI Definir el horizonte

institucional para ofrecerle a la comunidad un servicio de calidad

Su contenido debe estar estructurado de acuerdo a las cuatro gestiones (directiva, administrativa y financiera, comunidad y académica) cada una conformada por diferentes componentes

Rectoría con el equipo directivo

Constitución nacional artículos 44, 45, 52, 67, 68 y 70, Ley 115, Decreto 1860, Ley 715, Ley 1014 (Emprendimiento, Ley 1098 (código de infancia)

Libro abierto de modificación constante

Las propuestas de modificación deben ser aceptadas por el consejo directivo

MATRICULAS Sistematizar información completa de los estudiantes que han establecido vínculo legal con la institución educativa

Se realiza una sola vez, al ingresar el alumno a la institución

Rectoría, secretaría o auxiliar académico

Ley 115Resolución 2624 de 1951Decreto 2562 de 2001Resolución nacional 5360 de 2006Resolución 1515 de 2003

El cronograma será establecido por los estamentos del gobierno escolar y el rector de acuerdo con las directrices de secretaría de educación y el MEN, y durante el año lectivo si hay cupos en la institución

Debe tener un acta de apertura y de cierre firmadas por el rector y el secretario

VALIDACIONES Preservar información sobre los resultados de las validaciones que presentan los estudiantes

Sólo se podrán aplicar en los establecimientos educativos que cumplan los requisitos legales de funcionamiento

Secretaría o auxiliar académico

Decreto 2832 de 2005Circular 008 de 2006Decreto 230 de 2002

Cada que sean autorizadas por parte del rector

Debe estar foliado y empastado, sin tachaduras, enmendaduras, debe permanecer en la secretaría del plantel

ACTAS DEL CONSEJO

Sistematizar información sobre las

El contenido de las actas debe

RectoríaSecretario del

Decreto 1860 de 1994 artículo 23

Cada mes en las reuniones

Debe ser elaborado por el

DIRECTIVO deliberaciones, decisiones, adopciones y demás acciones realizadas que afecten el funcionamiento de la institución y que impacten el PEI

evidenciar la conformación del consejo directivo y dar cuenta del cumplimiento cabal de sus funciones

consejo directivo ordinarias o cada que se haga de manera extraordinaria

secretario del consejo, con la mayor exactitud posible. Se pueden grabar o filmar las sesiones cuando sea necesario

ACTAS DEL CONSEJO ACADEMICO

Brindar información sobre las deliberaciones y decisiones tomadas por el consejo, relacionadas con la orientación curricular y pedagógica

Se debe verificar siempre el quórum y definir en el acta si la reunión será deliberativa o informativa. Los invitados especiales no cuentan como parte del quórum

RectoríaSecretario del consejo académico

Decreto 1860 artículo 24

Cada que haya reunión, mínimo al finalizar cada periodo académico

Debe ser elaborado por el secretario del consejo, con la mayor exactitud posible

ACTAS DEL CONSEJO DE PADRES

Evidenciar y fomentar la participación de los padres de familia en el gobierno escolar y en el mejoramiento de la calidad educativa

Las actas deben tener una estructura similar a las definidas para el consejo académico y directivo. Las actas deben ser leídas al inicio de la reunión y sometidas a consideración y discusión para luego ser aprobadas

Padre de familia que presida la reunión y el secretario del consejo

Decreto 1286 de 2005 artículo 7

En cada reunión del consejo de padres, mínimo tres veces durante el año lectivo

El secretario del consejo elabora el acta de manera exacta y clara

ACTAS DEL CONSEJO DE ESTUDIANTES

Organizar y evidenciar de manera permanente la participación de los estudiantes en el gobierno escolar

Las actas deben tener una estructura similar a las de los demás consejos y deben ser firmadas por el estudiante que presida la reunión y el secretario del

Docente encargado del proyecto de democraciaEstudiante que preside el consejo Secretario del consejo

Decreto 1860 artículo 29Ley 115

En cada reunión del consejo, de acuerdo con el cronograma establecido por el consejo

El secretario del consejo elabora el acta de manera exacta y clara

consejoACTAS DE LAS COMISIONES DE EVALUACION Y PROMOCION (u otra instancia)

Realizar un seguimiento al rendimiento académico de los estudiantes por cada periodo y año lectivo para proponer acciones preventivas, correctivas y de mejoramiento

Debe evidenciar la conformación, desarrollo y cumplimiento de lo establecido en SIE de los estudiantes

RectoríaCoordinadores

Decreto 1290 de 2009

Cada que se reúna la comisión de la evaluación, al finalizar cada periodo académico y al finalizar el año lectivo

El secretario de la comisión debe elaborar el acta de la manera más exacta posible todas las deliberaciones y decisiones tomadas durante la sesión

INSTITUCION A LA BANDERA O DE ACTOS CIVICOS

Evidenciar las acciones de promoción de las competencias ciudadanas en la comunidad educativa

El libro debe evidenciar el cumplimiento institucional de lo establecido en las normas de educación con respecto a los actos cívicos

Docente encargado del libro, designado por el rector, puede ser uno de los docentes encargados del proyecto de democracia

Resolución 2624 de 1951Ley 115 art 5

Cada que se realice un acto cívico

Se deben tomar las actas para evaluar los actos cívicos y evitar que generen apatía entre los estudiantes y docentes

HISTORIAL DE LA INSTITUCION

Preservar la historia de la institución

Se deben consignar en orden cronológico los hechos más trascendentales de la institución desde su creación, teniendo en cuenta premios y certificaciones recibidas, alianzas, convenios, resultados pruebas ICFES y SABER, planes de mejoramiento y otros

Un docente del área de sociales delegado por el rector

Cada que se presente un acontecimiento de relevancia para la institución

Se presenta en una pequeña producción escrita acompañada de material fílmico y fotográfico, se puede hacer a través de internet

acontecimientos relevantes

OBSERVACIONES DE LOS ALUMNOS (ficha observador)

Registrar la información personal del estudiante

Se deben consignar las observaciones realizadas con las diferentes competencias del estudiante, comportamiento en general, rendimiento escolar y fortalezas

Director de grupo y coordinador

Resolución nacional 2624 de 1951

Por lo menos al finalizar cada periodo académico, y cuando cometa una falta

Se sugiere mucha prudencia con el lenguaje y respetar siempre la oportunidad de defensa del estudiante en situaciones especiales de vulneración del Manual de Convivencia

ACTAS DE GRADUACION

Sistematizar las actas de graduación de los estudiantes que culminan satisfactoriamente sus estudios

El libro debe contener el acta general de graduación de los estudiantes firmada por el rector y la secretaria y las actas individuales de los estudiantes, el libro debe estar foliado, empastado, sin tachones ni enmendaduras

Secretaría o auxiliar académicoRectoría

Decreto 180 de 1981Decreto 1290 de 2009Circular 40 de 1995 (Seduca)Ley 115Decreto 1860Resolución nacional 4210 de 1996Ley 107 de 1994

Cada vez que se presente una promoción

Se debe elaborar después de que se haya demostrado que los estudiantes cumplieron los requisitos legales para ser bachilleres

REGISTRO DE DIPLOMAS

Registrar los títulos que otorga la institución, dando orden y organización a los diplomas expedidos

El formato debe incluir nombres y apellidos completos del graduando, número de documento de identidad, relación del acta y fecha de graduación, firmas del rector, el secretario del

RectoríaSecretaría institucional

Ley 115 art 88Decreto 921 de 1994

Cada vez que se presente una promoción

Se debe elaborar después de que se haya demostrado que los estudiantes cumplieron los requisitos legales para ser bachilleres

plantel y las firmas de los bachilleres que recibieron el diploma, el libro físico debe estar foliado y empastado, sin tachones ni enmendaduras

DUPLICADO Y MODIFICACION DE DIPLOMAS

Registrar los duplicados de diplomas y las modificaciones solicitadas por los exalumnos

El diploma debe tener la palabra DUPLICADO en un lugar visible, con la fecha de expedición y el número de resolución rectoral

RectoríaSecretaría institucional

Decreto 180 de 1981 art 22Decreto 1260 de 1970

Cada que se presente la solicitud por parte del interesado

Se deben solicitar los documentos necesarios para la realización del trámite incluyendo la carta donde se solicita el duplicado y se explican las razones por las cuales se requiere.

RECONOCIMIENTO DE SABERES

Aplicar esta herramienta a jóvenes y adultos, que por diversos motivos carezcan de antecedentes académicos, con el fin de ubicarlos en un CLEI determinado, reconocerles los conocimientos y competencias adquiridas en la vida para poder continuar con los estudios

El reconocimiento de saberes es un instrumento que beneficia a las personas autodidactas que se han visto privadas de ingresar al sistema educativo y se hace sólo una vez

Rectoría y Consejo académicoEl proceso de reconocimiento está a cargo de las comisiones de evaluación de promoción

Decreto 3011 de 1997 art 36

En el momento que sea solicitado

El formato a utilizar debe incluir el nombre completo, documento de identidad, grado, fecha de ingreso a la institución, CLEIs reconocidos y resultados en las diferentes áreas, firma de los docentes que participaron en

mismaLIBROS CONTABLES (diario mayor y libro auxiliar menor)

Por ser de relevancia mayor por las implicaciones que puedan presentarse al no diligenciar como es debido se remite solo la parte legal

Decreto 1857 de 1994Decreto 992 de 2002Decreto 4791 de 2008Resolución 354 de 2007 de la Contaduría general de la naciónResoluciones 011 de 2005 y 005 de 2007

REGISTROS REGLAMENTARIOS

LIBRO OBJETO/FINALIDAD DESCRIPCION RESPONSABILIDAD REGLAMENTACION FRECUENCIA METODOLOGIAREGISTRO ESCOLAR

Conservar los resultados de la evaluación final obtenida por cada estudiante en cada una de las diferentes áreas del plan de estudio

Se debe llevar un registro actualizado de los estudiantes que contenga los datos de identificación personal, el informe de valoración por grados y el estado de evaluación, incluyendo las novedades que surjan.

RectorSecretario o auxiliar académico

Decreto 1290 de 2009 art 16

Al finalizar el año lectivo escolar

Los datos deben ser consignados por el auxiliar académico o secretario, con programas ajustados a la normatividad vigente

CERTIFICADO DE ESTUDIOS Y REGISTRO DE CERTIFICADOS DE ESTUDIO EXPEDIDOS

Orientar desde la norma, la estructura que deben contener un certificado de estudio para que sea considerado legal ante las demás instituciones educativas

Los certificados deben ser revisados minuciosamente por la secretaria del plantel y el rector, se debe elaborar en papel membrete y debe contener la información de acuerdo con la circular 40 de 1995, deben incluir el número de matrícula y el folio del libro de calificaciones

Secretaria académica

Decreto 1290 de 2009Resolución 12376 de 1978 art 12 parágrafo 3circular 40 de 1995

Cada que sean solicitados por la comunidad educativa

La establecida internamente por las directivas de la institución atendiendo a las normas escolares

DIARIO DE CAMPO DE LOS DOCENTES

Brindar información sobre el quehacer del maestro, brindando insumos

Son anotaciones sistematizadas de la cotidianidad, en busca de la realidad

Docentes Al finalizar las clases del día o al culminar la semana

Debe hacerse con descripciones coherentes,

importantes para la gestión pedagógica de los planes de mejoramiento, especialmente para los planes de estudio y el mejoramiento del proceso de enseñanza aprendizaje en el aula

de la práctica pedagógica.Busca que el maestro pueda analizar y reflexionar sobre su práctica pedagógica, desde la motivación hasta la evaluación, incluyendo el manejo de la disciplina y el control de la propia emotividad al enfrentar situaciones problemáticas con estudiantes

reflexivas, críticas, precisas, claras y organizadas.

REGISTRO DE NIVELACIONES

Herramienta diseñada para los estudiantes que por diferentes motivos carezcan de antecedentes académicos o presenten inconsistencias en sus certificados de estudio

La comisión de evaluación y promoción será la encargada del proceso y deberá presentar el acta respectiva a la secretaría académica

RectorConsejo académicoComisión de evaluación y promoción

Resolución 5360 de 2006Ley 1098 de 2006Decreto 230 de 2002 1290 de 2009

En el momento en que sea necesario

Es una herramienta que permite obtener criterios que permitan describir fortalezas y debilidades de las competencias definidas para las áreas en el plan de estudios

REGISTRO DE ASISTENCIA DE LOS ESTUDIANTES

Realizar control a la asistencia de los estudiantes

El control de asistencia se debe hacer por alumno, por área y hacer el control al finalizar el mesLa institución debe

Cada uno de los docentes

Resolución 2624 de 1954Decreto 1290 de 2009

Cada que el estudiante esté ausente

Cada informe de rendimiento académico debe ir acompañado por el registro de informe de ausencias del

establecer el mecanismo para que el coordinador conozca desde la primera hora cuales estudiantes no acudieron a la institución

estudiante

REGISTRO DE ACTIVIDADES DE APOYO

Sistematizar información sobre el seguimiento de los estudiantes en relación con los resultados de las áreas que necesitan actividades de apoyo

Cada establecimiento define las estrategias de asesoría y acompañamiento de los docentes de acuerdo al SIE

Coordinadores Decreto 1290 de 2009

Durante el año lectivo, por grado y por áreas

Cada docente debe entregar el formato diligenciado al coordinador o secretario de la institución

REGISTRO DE REUNIONES GENERALES DE PADRES DE FAMILIA

Sistematizar la información sobre las acciones y temáticas trabajadas con los padres de familia relacionadas con la implementación y desarrollo de proyecto educativo institucional

Los padres de familia tienen el derecho a estar informados acerca de lo que sucede en la institución y participar en la evaluación anual de la institución

Un docente delegado por el rector, que pertenezca al grupo de gestión de comunidad

Decreto 1286 de 2005

Mínimo dos veces al año

Los datos se deben recolectar de acuerdo con la agenda programada

REGISTRO DE ESCUELA DE PADRES

Organizar las actividades que aportan desde la escuela a la cualificación de los padres de familia como aliados de los docentes en la formación de los niños

Las instituciones deben ofrecer programas de formación a los padres de familia por medio de encuentros, tertulias, videoforos, conferencias, salidas, etc.

Gestión de comunidad

Ley 115 de 1994 Mínimo 8 actividades al año

Se conforma el equipo responsable del proyecto, el consejo directivo debe buscar financiación y gestionar entidades o personasLa metodología más apropiada

es el taller conferencia

REGISTRO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE DOCENTES

Organizar los soportes del proceso que dan cuenta de la evaluación anual de desempeño de los docentes y directivos docentes vinculados mediante el decreto 1278

Se basa en el análisis del desempeño laboral de los docentes y directivos docentes Se evalúan las competencias de los educadores y directivos (comportamentales y funcionales

Rector o director rural

Decreto 3782 de 2007Decreto 1278 de 2002

Una vez al año Par un mejor proceso se debe consultar la guía del MEN

REGISTRO DE PROYECTOS DE INVESTIGACION Y/O SITEMATIZACION DE EXPERIENCIAS SIGNIFICATIVAS DE DOCENTES

Reconocer las diferentes investigaciones o sistematización de experiencias que han realizado los docentes

Las instituciones deben fomentar y estimular la investigación pedagógica de los docentes, y se debe socializar la investigación con los demás docentes

Un docente delegado por el rector

Cada que se realice una investigación

El docente debe informar sobre su trabajo y socializarla en reunión con otros docentes

REGISTRO DE PROYECTOS DE INVESTIGACION Y/O SITEMATIZACION DE EXPERIENCIAS SIGNIFICATIVAS DE ESTUDIANTES

Reconocer las diferentes investigaciones o sistematización de experiencias que han realizado los estudiantes

Similar a lo determinado para la investigación docente

Un docente delegado por el rector

Cada que se realice una investigación

El estudiante debe informar sobre su trabajo y se debe organizar una socialización.

REGISTRO DE CAPACITACIONES Y ACTUALIZACIONES DE DOCENTES, DIRECTIVOS Y DEMAS PERSONAL DE LA

Sistematizar la información acerca de las charlas, conferencias, talleres, diplomados y demás, recibidos por el personal de la institución

Debe estar estipulado dentro del plan anual de actualización determinado por el consejo directivo, y cada capacitación debe quedar

Rector o a quien él delegue

Ley 115Ley 715Decreto 1860

Cada que se dé la actividad de formación

Los datos deben ser registrados de manera inmediata y completa

INSTITUCION registrada y quedar a disposición de los directivos

REGISTRO DEL SERVICIO SOCIAL ESTUDIANTIL

Organizar desde el plan de estudios los proyectos que darán cuenta del cumplimiento del servicio social del estudiante

Se deben desarrollar a través de proyectos pedagógicos relacionados con valores, sentido del trabajo y tiempo libre

Docente delegado por el rector (puede ser el director de grupo)

Ley 115Decreto 1860Resolución 4210 de 1996

A medida que se va cumpliendo con este deber

La institución debe brindarle a los estudiantes una asesoría permanente y hacerle un acompañamiento efectivo

REGISTRO HISTORICO DE LA ELECCION DEL PERSONERO ESTUDIANTIL

Consolidar información sobre los personeros elegidos

Se debe levantar un acta de la respectiva elección y ser posesionado en acto especial

El secretario debe asentar la información que le brinde el encargado del proceso de elección

Ley 115Decreto 1860

Cada año escolar Se deben presentar el acta de elección y los datos requeridos

REGISTRO DE SEGUIMIENTO A EGRESADOS

Identificar el grupo de egresados de la institución para facilitar encuentros que conduzcan a recibir información sobre la calidad del servicio que recibieron

Es importante contar con este tipo de información para analizar el tipo de ciudadanos que está aportando la institución a la sociedad

Docente delegado por el rector

A medida que se obtenga la información de los potenciales egresados

La información debe ser recolectada en el último año de la educación media

REGISTRO DE AUSENCIAS DEL PERSONAL

Ejercer control y seguimiento a las salidas de los docentes, directivos y demás personal de la institución para analizar las consecuencias que esto trae a la prestación del servicio

Este registro permite conocer los docentes que presenten mayor ausentismo en la institución y de las posibles consecuencias que trae esto para alcanzar las metas establecidas en el PEI

Coordinadores Ley 715 de 2001 Cada que un docente solicite permiso, lo incapaciten, se ausente por fuerza mayor, solicite una licencia o no asista sin motivo legal

El formato debe ser realizado por el coordinador con los soportes legales pertinentes y firmado por el docente, el rector, y el coordinador

REGISTRO DE QUEJAS Y RECLAMOS

Recibir las denuncias e insatisfacciones de la comunidad educativa sobre el servicio que están recibiendo (indicadores de calidad)

Es una oportunidad de identificar las falencias del servicio en algunos procesos o desempeño del personal

Docente o secretario delegado por el rector

Ley 734 de 2002 art 69Sentencia de la corte constitucional T-973/02

Cada que se presente la queja o reclamo

La queja debe ir siempre por escrito, con todos los datos de la persona que presenta la queja y la acción tomada con respecto al asunto

INFORME DE LOS RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE LOS ESTUDIANTES (BOLETIN ESCOLAR PERIODICO)

Informar a los educandos y padres de familia el resultado académico de las áreas del plan de estudios obtenidos al finalizar cada periodo

La evaluación debe ser continua e integral, de acuerdo con lo definido en SIE de los estudiantesEl comportamiento social no constituye un área, por lo tanto no se le debe aplicar la escala de valoración

DocentesSecretaría académica

Decreto 1290Sentencia T-341/03

Cada establecimiento establece la frecuencia de entrega de informes

Cada institución debe establecer las estrategias de acuerdo con la normatividad vigente

REGISTRO DE EVALUACIÓN Y AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL

Contar con información precisa sobre los resultados obtenidos año a año, en cuanto a metas de calidad

Permite verificar el cumplimiento de las metas propuestas en el PEI

Consejo directivoComité de calidad

Ley 115 art 84Guía 34

Anual Los datos debe ser recogidos en los instrumentos adoptadas para dicha evaluación

REGISTRO DE SALIDAS PEDAGOGICAS

Sistematizar las salidas pedagógicas que realice la institución

El acompañamiento debe ser realizado por guías certificados, contar con los permisos de los padres de familia e informar de la salida a la autoridad respectiva,

Un docente de la gestión académica

Directiva ministerial 30 de 2009Directiva 8 de 2009

Cada que se realice una salida pedagógica

El encargado de la salida debe entregar una copia de la programación al encargado de diligenciar el registro

comprobando que los sitios cuenten con adecuadas medidas de seguridad

PLAN DE MEJORAMIENTO

Orientar las acciones escolares hacia el logro de los propósitos y metas definidas por el equipo directivo y la comunidad educativa

El instrumento cuenta con cuatro componentes: gestión directiva, académica, de la comunidad y la gestión administrativa

RectorComités de calidadComunidad en general

Guía 34 del MEN Cada año, con revisiones periódicas para realizar los ajustes necesarios

Se inicia con la sensibilización a la comunidad educativa hacia la cultura de la planeación estratégica.