Manejo del costo del proyecto

Manejo del costo del proyectoPor: Ixbalank TorresMayo de 2015

IntroduccinIncluye los procesos de planeacin, estimacin, presupuesto y control de los costos.La estimacin de costos permite aproximar los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.El presupuesto de costos permite agregar los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una base de costos.El control de los costos permite influenciar los factores que crean las varianzas de los costos y controlar los cambios en el presupuesto.

IntroduccinCada uno de los procesos ocurre al menos una vez en cada proyecto y ocurre en una o mas fases.El manejo de los costos est primeramente relacionado con el costo de los recursos, sin embargo debe considerar tambin los efectos de las decisiones en los costos de mantener y soportar el proyecto.En proyectos de corto alcance la estimacin de costos y el presupuesto de costos se pueden fusionar.

Etapa de planeacinEl plan de manejo de costos establece los criterios para la planeacin, la estructura, la estimacin, el presupuesto y el control de costos y establece:Nivel de precisin ($100, $1,000, etc.).Unidades de medida (horas-hombre, das-hombre, semanas, etc.).Enlaces de procedimientos organizacionales. El componente usado para la contabilidad de los costos del proyecto se llama Cuenta de Control, la cual enlaza cada parte del proyecto al sistema de contabilidad de la empresa.Umbrales de varianza para costos.Reglas de valor agregado.Formatos de reporte.Documentacin de los procesos de gestin de costos.

Estimacin de costosEnvuelve la estimacin de los costos de los recursos necesarios para completar cada actividad calendarizada, incluyendo causas de posibles variaciones y riesgos.Identifica varias alternativas de costos.Es generalmente expresado en unidades de moneda y en algunos casos se consideran unidades de medida para estimar costos (horas-hombre, das-hombre, etc.).Puede considerar el refinamiento durante el curso del proyecto para reflejar los detalles adicionales disponibles.Considera todos los recursos cargados al proyecto.

Estimacin de costos: EntradasFactores del ambiente empresarial: Incluyen los productos y servicios disponibles en el mercado y bases de datos comerciales con los costos de los recursos.Activos del proceso organizacional: Incluye polticas y frmulas de estimacin de costos, informacin y documentos histricos, as como el conocimiento y la experiencia del equipo del proyecto.Alcances del proyecto. Provee informacin sobre los requerimientos, suposiciones y condiciones del proyecto.Plan de gestin del proyecto. Provee el plan completo de ejecucin, monitoreo y control del proyecto, por lo que provee una gua en la planeacin de costos.Plan de gestin del calendario. Los recursos usados en cada actividad y su tiempo de uso son entradas clave en la estimacin de costos.Plan de gestin de recursos humanos.Registro de riesgos. Los riesgos presentes en cada etapa del proyecto deben ser considerados en la estimacin de costos.

EC: Herramientas y tcnicasEstimaciones anlogas. Considera proyectos similares previos.Determinacin de las tasas de costo de los recursos. Considera el mtodo de acopio de cotizaciones, bases de datos comerciales y listas de precios.Estimacin Bottom-up. Envuelve la estimacin de costos de cada una de las actividades con el mas bajo nivel de detalle.Estimacin paramtrica. Considera la relacin estadstica entre los datos histricos y las variables de costo (lneas de cdigo, horas laborables, etc.).Software de gestin de proyectos.Anlisis Vendor Bid. Otras tcnicas de estimacin incluyen los anlisis de vendor bid y cunto debera costar el proyecto.Anlisis de reserva. Muchos estimadores de costos incluyen reservas (contingencias permitidas).Costo de calidad.

Estimacin de costos: SalidasEstimado de los costos de las actividades. Puede ser presentado en resumen o a detalle. Incluye los costos de todos los recursos del proyecto.Detalles de soporte de los estimados de costos. Incluye:Descripcin del alcance de cada actividad.Documentacin de la estrategia de estimacin.Documentacin de las suposiciones y condiciones.Indicacin de los intervalos de confianza.Cambios requeridos al plan de gestin del proyecto.Actualizacin del plan de gestin de costos.

Presupuesto de costosEnvuelve agregar los costos de las actividades calendarizadas a un presupuesto total.El documento de los alcances del proyecto provee el presupuesto resumido.Los estimados de los costos de cada actividad calendarizada son preparados previamente en un presupuesto detallado.

Presupuesto de costos: EntradasAlcances del proyecto. Proporciona las limitaciones peridicas formales de la liberacin de los fondos del proyecto.Estimacin de los costos de las actividades.Detalles del soporte de la estimacin de los costos de las actividades.Calendario del proyecto. La informacin contenida en el calendario es usada para agregar los costos a los periodos del calendario cuando sea requerido.Calendario de recursos.Contratos. Contiene informacin relacionada a los productos o servicios que han sido requeridos.Plan de gestin de costos.

PC: Herramientas y tcnicasAnlisis de reserva. Establece reservas para contingencias dentro del presupuesto por cualquier cambio no planeado pero requerido que cambie los costos del proyecto.Estimacin paramtrica. Esta tcnica envuelve el uso de los parmetros del proyecto en un modelo matemtico para predecir los costos totales del proyecto. La exactitud del modelo est relacionada a:La informacin histrica usada para desarrollar el modeloLos parmetros considerados.La escalabilidad del modelo.Delimitacin del acceso a los fondos. El calendario de actividades debe ser ajustado a la disponibilidad de los fondos.

Presupuesto de costos: SalidasLnea base de costos. Presupuesto definido en el tiempo que permite monitorear y comparar el desempeo de costos completo de un proyecto.Requerimientos de fondos del proyecto. Los requerimientos pueden ser totales o peridicos (mensuales, semestrales, anuales, etc.).Actualizaciones al plan de gestin de costos.Cambios requeridos.

Control de costosBusca las causas de varianzas positivas y negativas en los costos de las actividades de un proyecto.El control de costos del proyecto incluye:Influenciar los factores que generan cambios en la lnea base de costos.Asegurar que los cambios requeridos queden como se haya convenido.Manejar los cambios reales cuando y como ocurran.Asegurar que los sobre costos potenciales no excedan los fondos autorizados.Monitorear los costos reales para detectar y entender las varianzas de la lnea de base de costos.Registrar apropiadamente los cambios.Prevenir cambios incorrectos, inapropiados o no aprobados a partir de los incluidos en los costos reportados.Informar de los cambios aprobados.Cubrir los sobrecostos dentro de lmites aceptables.

Control de costos: EntradasLnea base de costos.Requerimientos de fondos del proyecto.Reporte de desempeo. Provee informacin sobre costos y desempeo de recursos como resultado del progreso del proyecto.Informacin del desempeo del trabajo. Informacin perteneciente al estado y a los costos de las actividades del proyecto es colectada. Incluye:Entregables que han sido y que no han sido entregados.Costos autorizados y aplicados.Estimados para completar las actividades calendarizadas.Porcentaje completado de las actividades calendarizadas.Solicitudes de cambio aprobadas. Incluye modificaciones a los costos del contrato, alcances del proyecto, lnea base de costos y al plan de gestin de costos.Plan de gestin del proyecto.

CC: Tcnicas y herramientasSistema de control de cambios de costos. Define los procedimientos para cambiar la lnea base de costos. Incluye formas, documentacin, sistemas de seguimiento y niveles de aprobacin necesarios para autorizar cambios.Anlisis de medidas de desempeo. Tcnicas que ayudan a evaluar la magnitud de las varianzas de los costos que puedan ocurrir. Permiten determinar las causas y la magnitud de la varianza, y decidir si se requiere una accin correctiva.Pronsticos. Incluye estimaciones y predicciones de las condiciones del futuro del proyecto basadas en informacin y conocimiento disponible.Revisiones del desempeo del proyecto. Compara los costos del proyecto en el tiempo, as como el sobre o sub presupuesto de actividades calendarizadas. Incluye tcnicas como:Anlisis de varianza. Permite comparar el desempeo actual del proyecto con el desempeo planeado.Anlisis de tendencias. Examina el desempeo del proyecto en el tiempo para determinar si mejor o empeor.Tcnicas de mejor valor. Compara el desempeo del proyecto con el desempeo planeado.Software de gestin de proyectos.Gestin de varianza. Describe como la varianza de los costos sern manejadas, teniendo diferentes respuestas para los problemas menores o mayores.

Control de Costos: SalidasActualizaciones a los estimados de costos.Actualizaciones a la lnea de base de costos.Medidas de desempeo de los costos del proyecto.Pronsticos de las condiciones futuras del proyecto.Cambios requeridos.Acciones correctivas recomendadas.Actualizaciones a los activos del proceso organizacional. Las lecciones aprendidas deben ser documentadas y almacenadas.Actualizaciones al plan de gestin del proyecto. Modificaciones a la lista de actividades calendarizadas, a los estimados de costos, a la lnea base de costos, al plan de gestin de costos y al presupuesto del proyecto deben ser hechas si son aprobados.