Manual Basico de Sae

Programa de Capacitacin del Software ASPEl SAE Para el personal administrativo de HPA.

Elaboro: Lic. Christian Correa Rodrguez.

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Introduccin a SAE.

1.1 Introduccin

1.2 Importancia del sistema de SAE.

Objetivos:

Conocer los mdulos que integran a SAE. Relacin directa de los mdulos del sistema. Manejo optimo de cada modulo. Elaboracin y ciclo del manejo de compras y ventas. Enlace de documentos. Manejo de los inventarios y las herramientas de uso. Configuracin de parmetros generales.


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1.1 INTRODUCCIN. Es un sistema integrado desarrollado para las empresas que permiten el control de todas sus operaciones de compra-venta. El sistema est subdividido en mdulos que estn correlacionados entre si: 1. Clientes. 2. Vendedores. 3. Facturacin. 4. Proveedores. 5. Cuentas por cobrar. 6. Compras. 7. Cuentas por Pagar. 8. Multialmacn. 9. Inventarios y servicios. Se considera integrado porque al momento de hacer cualquier operacin de compra o venta, no es necesario hacer clculos, procesos, buscar nombres de clientes o proveedores, el sistema lo har automticamente, actualizando los datos en sus archivos para usos posteriores. Sistema administrativo integral.

UtilidadInventari o

CompraCuentas Por Pagar

VentaCuentas Por cobrar

BancosFlujo de Efectivo


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Importancia del sistema de SAE. Es un sistema de cmputo que permite lograr una ptima automatizacin del proceso administrativo, facilitando la realizacin de las principales operaciones de compra-venta de la empresa. A travs de diferentes procesos la informacin se actualiza en lnea, es decir, la informacin de los catlogos se mantiene al da en todo momento, evitndose la duplicidad en la captura de informacin. Por ejemplo: Cuando un usuario autorizado elabora una factura en el rea de ventas

El sistema afecta automticamente el saldo del cliente y esto lo comprueba en el rea de cobranza.

El sistema toma la informacin que requiere para el calculo de la comisin del vendedor..

Y se detecta inmediatamente la salida del producto en el movimiento del inventario.

y despus se dispone de esta informacin al momento que se necesite, para tener una mejor administracin general.


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Configuracin del sistema de SAE.

Importancia de los parmetros del sistema. Datos de la empresa y su importancia. Aplicaciones asociadas dentro del sistema. Graficas (Estadsticas) y Copiado especial.

Importancia de los parmetros Del sistema. Los parmetros o caractersticas del sistema son importantes para optimizar el funcionamiento general y que el sistema trabaje de manera correcta. Apegada a las necesidades de la empresa. En trminos generales se podr configurar lo siguiente para un mejor desempeo del sistema: Parmetros generales (multimoneda, redondeo de costos y montos). Manejo de clientes y C x C (clave secuencial, das de crdito, nmeros de conceptos). Manejo de proveedores y C x P (clave secuencial, cuentas por pagar integrado, nmeros de conceptos). Inventarios (multialmacen, nmeros de serie repetidos, digito verificador). Facturas (facturar sin existencias, alta de clientes en captura). Compras (acumulados de compras en lnea, alta de productos en captura). Aplicaciones asociadas (uso de calculadora, hoja de clculo). Grficas y copiado especial (valores).


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La ventana mas importante que se tomara en consideracin para un mejor manejo del sistema ser la del atributo parmetros generales que consiste en:

REDONDEO DE MONTOS ($) Al marcar la casilla el sistema no permitir capturar decimales en los campos donde se indican montos, de manera que todos los clculos se realizan en cantidades enterasPOLITICAS DE DESCUENTO. Si no se marca la casilla, en los documentos de venta las polticas de oferta no podrn afectar al precio del producto, a un cuando estn activas o cumplan con las condiciones estipuladas. C X C CLIENTE MOSTRADOR. Esta casilla servir para tener una cuenta para el cliente MOSTR en el mdulo de cuentas por cobrar, donde se almacenen todas las ventas hechas a clientes ocasionales, que no formen parte del catalogo regular de la empresa.


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SOLICITAR TIPO DE CAMBIO. Esta casilla permite desplegar cuando se accede a algn modulo del sistema el catalogo de monedas, para que se realicen las modificaciones a los tipos de cambio de las mismas y asi, el registro de operaciones en alguna divisa, sea el correcto. ESQUEMA DE IMPUESTO. Es una combinacin de impuestos y tasas a aplicar sobre un producto, cada esquema de impuesto se identifica por su clave. DESCUENTO COMERCIAL. Lo indicado en este campo, se sugerir en el campo Porcentaje de descuento al momento de dar de alta clientes, facilitando el trabajo de captura. RUTA DE ACCESO PARA DATOS. DIRECTORIO. Especifica la unidad de disco, directorio y subdirectorios donde se encuentran y almacenaran los archivos de datos de tu empresa. DIRECTORIO DE DATOS Y FECHA. Es importante especificar la ruta o path (Directorio) por que es el lugar donde se encuentran todos los archivos de la base de datos del sistema. Por omisin el sistema automticamente instala la base de datos en el directorio DATOS dentro del directorio de trabajo de sae.

PROCESOS E INDICACIONES PARA IR A. Para moverse de un modulo a otro desde el men Mdulos de la ventana principal o desde la opcin Ir a del men Archivos de cada mdulo.


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O utilizar los botones: Clientes y cuentas por cobrar. Facturas y vendedores. Inventarios. Proveedores y cuentas por pagar. Compras. Estadsticas. OPERACIONES DE APLICACIN GENERAL.

TeclaF1 F2

Funcin general en los mdulosAYUDUDA EN LINEA. Proporciona ayuda sobre la operacin general del sistema AYUDA EN CAMPO ESPECFICO. Cuando existe ayuda en este campo este se especifica por medio de un (?) y despliega el contenido relacionado al campo o rubro. BUSCAR. Sirve para localizar informacin dentro de una consulta, y para ello se despliega un cuadro de dialogo donde se define las caractersticas de la bsqueda. GRAVAR. Esta misma tecla es utilizada para guardar un documento generado por los mdulos de compras y/o facturas. SIGUIENTE. Una vez que se solicito la bsqueda esta tecla es utilizada para localizar los siguientes datos que cumplan con las caractersticas que se definieron. FILTRAR. Sirve para seleccionar la informacin que cumpla con ciertas caractersticas o que cumplan con algunos criterios. RESTAURAR. Sirve para regresar el listado de datos a su estado anterior tal como se encontraba antes de aplicar el filtro. BUSQUEDA FONETICA. Si no se recuerda la clave que solicito el sistema se puede oprimir la tecla o el signo? y luego la tecla para indicar el nombre o parte de el, el sistema presentara los registros que mas se aproximen a lo que hayas indicado. CLAVE DE ACCESO. Permite a indicar la clave de acceso al sistema o bien a teclear el nombre de la misma. IMPRIMIR. Presenta un dialogo de opciones de impresin, para mandar tu informacin a disco, pantalla, e-mail o impresora.

F3

F4 F5 F6

F7

F8 F9


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CATLOGOS DEL SISTEMA Catalogo Catalogo Catalogo Catalogo de de de de proveedores. clientes. vendedores. inventarios y servicios.

Es un proceso que permite dar de alta a nuevos proveedores dentro del respectivo catalogo. CATALOGO DE PROVEEDORES. Seleccionar el modulo proveedores y CxP, en el men Archivos, opcin Catlogo de proveedores tambin en el men Edicin Agregar o con las teclas < Alt + Insert >. Consta de 4 fichas de captura. Siendo los ms importantes: Datos generales. Datos de Venta. Ya que la ficha Datos histricos automticamente acumula la informacin una vez que se empiezan a realizar movimientos.

Datos de venta. Das de crdito: Es el numero de das de crdito que ser utilizado por el modulo de compras para calcular la fecha de vencimiento de los documentos que se elaboren. Limite de Crdito: Este dato ser utilizado en el modulo de compras y en los movimientos de cuentas por pagar. Si se deja en cero se asumir que se tiene con el proveedor un crdito ilimitado. % Descuento: Es el porcentaje que el proveedor otorga a tu empresa y puede ser desde 0.0001% hasta 99.99 %. Este dato lo sugiere el sistema al registrar una orden o una recepcin en el modulo de compras. Sin embargo se podr modificar al elaborar dichos documentos. Se puede indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin . % Retencin: Activa este campo si el proveedor actuar como retenedor del impuesto sobre el monto del flete. Se debera de especificar el porcentaje que retendr el proveedor, el porcentaje se considerara al elaborar el documento de compra. Elaboro: Lic. Christian Correa Rodrguez. 9


Los campos que permiten realizar una consulta rpida son los llamados campos de detalle que aparecen al momento de abrir cada uno de los catlogos.

1.-Agregar 2.-Modificar 3.-Eliminar 4.-Buscar 5.-Filtrar 6.-Restaurar 7.-Imprimir 8.-Exportar 9.-Copiado Especial CATALOGO DE CLIENTES.

10.-Saldo General del cliente 11.-Suspensin del cliente 12.-Cobros del da 13.-Totales 14.-Correo Electrnico.

Seleccionar el modulo clientes y cuentas por cobrar, en el men Archivos, opcin Catlogo de clientes. Tambin en el men Edicin Agregar o con las teclas < Alt + Insert >. Consta de 4 fichas de captura. Siendo los ms importantes: Datos generales. Datos de Venta. Ya que la ficha Datos histricos automticamente acumula la informacin una vez que se empiezan a realizar movimientos.


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Programa de Capacitacin del Software ASPEl SAE Para el personal administrativo de HPA. Datos de venta. Das de crdito: El nmero de das de crdito lo utilizar el mdulo de Facturas y Vendedores para calcular la fecha de vencimiento de los documentos que se elaboren. Si se maneja cliente MOSTR se debe poner un cero, puesto que el pago se realiza al momento. Cuando se realiza un movimiento de tipo factura (1) en cuentas por cobrar, el sistema considera los das de crdito para determinar la fecha de vencimiento. Limite de crdito: Este dato es utilizado en el mdulo de Facturas y Vendedores y en los movimientos de cuentas por cobrar. Si el monto de la venta a crdito sumado al saldo del cliente es mayor al lmite de ste, el sistema solicitar autorizacin para proseguir con el proceso. Si se deja el campo en ceros, se asumir que el cliente tiene un crdito ilimitado. Revisin y pago: Registra el da en que tu cliente acepta facturas para su autorizacin y/o revisin, y el da en que planea pagarlas. Con este dato, en la emisin de reportes de cobranza se tendr la fecha de entrega de documentacin y cobro. Si no se anota en este campo, el sistema considerar la revisin y pago para el mismo da de vencimiento del documento. CATALOGO DE VENDEDORES. Este catalogo es de suma importancia dentro del proceso de venta; de hecho, ste es uno de los primeros catlogos que debers habilitar para poder generar un documento del ciclo de venta. Los datos contenidos aqu se utilizan dentro del catlogo de clientes para asignar el vendedor que atiende al cliente y se calculan sus comisiones. Para crear el catlogo selecciona el mdulo de facturacin y vendedores y activa el men Archivos, opcin Vendedores. O desde la barra de herramientas con el botn < Control+shift+V>. o con las teclas de funcin.

Para agregar un vendedor selecciona men Archivos, opcin Vendedores/men Edicin, Agregar o .

Desde el catlogo de vendedores, oprimir el botn


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Porcentaje de Comisin: Anota el porcentaje de comisin que corresponde al vendedor. Este puede fluctuar desde 0% hasta 99.99% no se acepta una comisin del 100% ni cantidades negativas. Se puede indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin < F2 >. Zona: Este campo funciona como una clasificacin de los vendedores. Aquellos que guardan ciertas caractersticas entre si pueden ser agrupados. Cada uno de los 5 caracteres con que cuenta el campo puede funcionar como rubro para clasificar. CATALOGO DE INVENTARIOS Y SERVICIOS. Este catlogo contiene toda la informacin sobre los productos o servicios o kits que la empresa llega a manejar, tales como precios, claves de producto, lneas de producto, existencias, impuestos, mtodos de costeo, etc. La ventana de consulta que se despliega cuando eliges la opcin de inventarios te muestra una lista de los productos que conforman tu inventario. Para crear el catlogo, selecciona el modulo de inventarios, activa el men Archivos, opcin Inventarios y servicios.

O desde la barra de herramientas con el botn

.

Para aadir nuevos productos al inventario. Cuentas con 4 carpetas para indicar sus caractersticas. Seleccionar en el mdulo de inventarios, men Archivos, opcin Catlogo, Inventarios y servicios, men Edicin, Agregar.

Desde el catlogo de Inventarios y servicios, con el botn O con las teclas de acceso rpido < Alt+Insert>. Esta es la ventana de captura:

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Clave del producto: Este campo sirve para identificar al producto, la cual es nica y puede estar constituida hasta por 16 caracteres alfanumricos, adems del digito verificador que es un dato adicional que evita errores al momento de la captura. Rubro del producto: Indica al dar de alta un producto si este ser un producto, servicio o un kit. Ya que cada uno recibe un manejo distinto. Lnea del Producto: Indica de la lista desplegable de lneas a la que pertenezca el producto que ests dando de alta. Si la lnea de producto que quieres indicar no se encuentra dada de alta en el catlogo correspondiente, al momento de cambiarte de campo el sistema te notificar de este hecho y preguntar si deseas darla de alta; si aceptas se abre una ventana de alta para que la registres. Tiempo de surtido: En este rubro cuentas con 3 espacios para anotar el tiempo (en das) que tardan los proveedores en surtir el producto, lo cual ser til para estimar la fecha en que debe pedirse el reabastecimiento de un artculo. Dicha estimacin ser desplegada en el reporte de Punto de Reorden dentro del catlogo de Movimientos al inventario. Control de almacn: Este campo permite registrar la ubicacin de un artculo dentro de la bodega, de acuerdo con las claves que utilices en tu empresa. Por ejemplo: Clave de control de almacn P1M3 que quiere decir Producto que se encuentra localizado en el pasillo 1, modulo 3. Posteriormente cuando se quiera expedir un reporte, este campo tendr signos de interrogacin que podrs utilizar como comodines. Ejemplo: imprime todos los registros de los productos que se encuentran en el pasillo 1, para lo cual debers anotar en el campo de control de almacn como sigue: P1???????? (Todos los productos del pasillo 1) Este campo es muy til si se manejan varios almacenes, por que la localizacin de tus productos puede variar de una bodega a otra. Cuando manejes Multialmacenes podrs definir este dato para cada almacn. Volumen/Peso: En estos campos se indica el volumen y peso del producto, estos campos te podrn ser de utilidad para poder determinar el costo del flete. Unidad de entrada/Salida: estos dos campos indican la unidad o medida en la que se registra la entrada o salida del producto y no necesariamente son iguales. Por el ejemplo, si el producto que entra a tu inventario lo compras por toneladas y lo vendes por kilogramos. Factor entre unidades: Este factor expresa la relacin que existe entre la unidad de entrada y la unidad de salida. Factor = Unidad de entrada, en trminos de la unidad de salida Unidad de salida

Por ejemplo: compras tu producto por cajas y cada caja contiene 20 piezas, la salida la manejas por piezas, entonces el factor entre unidades ser 20. En el ejemplo anterior: Factor= 20/1=20, si por ejemplo se compran piezas y se venden cajas de 20 unidades el factor ser igual a: Factor= (1/20)/1=0.05/1=0.05. Recordar que la unidad en la que se expresa tu existencia y costos en el inventario ser igual a la unidad de salida, por ello es importante definir este factor. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin . Unidad de empaque: Aqu se indica la cantidad de unidades o medidas contenidas en cada paquete o caja. Por ejemplo, la unidad de medida puede ser Pz ( piezas ) y la unidad de empaque 20 ( lo que significa que cada caja contiene 20 piezas )


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Nmeros de serie/ lotes / Pedimentos aduanales: Si el producto que ests registrando maneja nmeros de serie o se maneja en lotes, o si proviene del extranjero, se deber marcar la opcin correspondiente para que el sistema lleve el control de los productos. Precios y control.

Precio pblico: Este precio siempre ser sugerido como precio unitario del artculo al momento de elaborar una cotizacin, pedido, remisin o factura. Otros precios/ Precio mnimo y precios de lista 2, 3 y 4: Dentro de la ventana otros precios se pueden capturar hasta 4 diferentes precios aplicables al producto que ests dando de alta. Dentro de estos precios se incluye el precio mnimo, el cual funciona como una proteccin que impedir que se elabore un documento en Facturas y Vendedores con un precio inferior al definido en este campo. Impuesto/Esquema: Selecciona de la lista desplegable el esquema de impuesto que se aplicar al producto que se esta dando de alta, cada uno de los productos podr tener asociado un esquema de impuesto en particular. El sistema por omisin propone el esquema 1, pero puedes modificarlo. Es importante que consideres que el producto no podr ser grabado si no se selecciona un nmero de esquema vlido; si al producto no se le aplicar ningn impuesto, debers de dar de alta un impuesto con estas caractersticas (porcentaje 0), para que sea asociado al producto. Existencia: Aqu se muestra la cantidad total de unidades de un producto en el inventario. Esta cantidad esta expresada en trminos de la unidad de salida del producto. Cuando hay integracin con facturas y vendedores, este campo es actualizado automticamente. Stock mnimo: Cantidad mnima de existencias que debe haber en el inventario, con la finalidad de satisfacer la demanda de tus clientes. Es un indicador para saber cuando se debe de hacer un pedido de mercanca. Apartados: Este campo es informativo y muestra la cantidad de productos que no pueden ser vendidos debido a que se apartaron desde el alta de pedidos. Esta cantidad se resta del total en existencia para definir la cantidad de la cual se puede disponer en los documentos de venta.


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Costeo: En esta parte se puede elegir el mtodo con el que se va a determinar el costo del producto al salir del inventario. Este dato ser utilizado en movimientos al inventario y en el mdulo de facturas y vendedores, al momento de realizar una operacin de salida de mercanca. Almacenes: Si se manejan almacenes, al modificar la informacin del producto, podrs con este botn las existencias del mismo en cada uno de los almacenes de tu empresa. (esto si se maneja la opcin multialmacen). Registros y acumulados. Pendientes por recibir: Esta cifra representa la cantidad total de un determinado producto que se ha pedido al proveedor. Pero que no ha sido surtido. Siempre que se elabore una orden de compra, automticamente se registrara en este campo la cantidad pedida. Pendientes por surtir: Anota la cantidad de existencias de un producto que deben ser surtidas a uno o varios clientes. El campo se actualiza automticamente cuando est integrado a Inventarios y servicios. Costo promedio: Campo informativo que refleja el historial de los costos del producto, actualizndose automticamente con base en los movimientos de entrada y salida del producto. El costo promedio siempre estar referido a las compras, ventas u operaciones de entrada y salida. Ultimo costo: Este campo expresa el ltimo costo unitario al que se compr o entr al almacn el producto. Se recomienda no capturar informacin en este rubro si das de alta las operaciones de compra por medio del mdulo de compras o por el catlogo de movimientos al inventario.


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CICLO DE COMPRAS [Recepciones] Alta de documentos de compra. Una orden de compra es el documento por medio del cual se realiza un pedido formal al proveedor para que surta cierto producto. Las rdenes de compra incrementan los pendientes por recibir de los productos del catlogo de inventarios y servicios y del almacn correspondiente. Dentro de este ciclo de compras se podrn agregar los siguientes documentos de compra: Orden de compra Compra [Recepcin] Devolucin.

La captura de los 3 tipos de documentos es similar, y puedes darlos de alta como documentos directos (sin enlace) o enlazarlos con el documento que les anteceda. Mdulos de compras, men Archivos, opcin Recepciones u opcin rdenes u opcin Devoluciones/men Edicin/Agregar o . Mdulo de Compras, men Archivos, opcin Recepciones/cambiarse a rdenes o a Devoluciones al seleccionar la pestaa con el nombre del catlogo que corresponde, oprime el botn y se mostrar la siguiente ventana.

Recepcin: Dependiendo del documento que se trate, dir Recepcin de mercanca, Orden de compra o devolucin. Al oprimir la lista desplegable podrs indicar si el documento a realizar lo elaboras directamente, o bien, si lo enlazas con un documento anterior (por ejemplo, una recepcin de mercanca se puede enlazar con una orden de compra)


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La finalidad del enlace de documentos es optimizar el trabajo es decir, hacer menos repetitivo este ya que al momento de enlazar un documento con otro, se estar vinculando la informacin del documento anterior al actual (original). Emisin de documentos: La emisin de un documento consiste en imprimir o no el documento correspondiente al ciclo de compra, permitiendo elegir de la ventana correspondiente el formato de impresin RCOMPRA.FTO que se podr modificar o crear uno nuevo, dentro del editor de formatos. REPORTES. En este mdulo puedes realizar diversos reportes; para ello, selecciona el men Reportes.

Reporte resumen: El reporte de resumen presenta todos todos los documentos que se soliciten de acuerdo con los parmetros de emisin. Reporte detallado: Estos reportes te permitirn tener un listado con la informacin especfica de cada documento elaborado. El listado aparece ordenado por producto y slo podr ser emitido cuando se tenga la consulta de los documentos. Reporte apartados: El listado aparece ordenado por producto y slo podr ser emitido cuando se tenga la consulta de pedidos y que ste no haya sido facturado o remitida. Reporte pagos a factura: Con este reporte podrs conocer el monto de los pagos realizados a las facturas en un determinado perodo para de esa manera obtener el impuesto al valor agregado acreditable en cada perodo. Reporte ventas por cliente:


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ste es uno de los reportes ms tiles y verstiles que ofrece el sistema, a travs del cual podrs conocer el monto a que ascienden las ventas de cada uno de tus clientes en un perodo determinado. Reporte productos en oferta: A travs de este reporte obtendrs la informacin de los productos en oferta. Reporte de vendedores: Puedes realizar los siguientes reportes: Reporte del catlogo de vendedores. Reporte de comisiones sobre el total de facturas. Reporte de comisiones sobre pagos a facturas.

Pago de comisiones Reporte de comisin sobre el total de facturas: En este listado se indicar el monto de las comisiones que debern pagarse al vendedor por el nmero de ventas que realiz en un perodo determinado. En este caso no importar si la factura ha tenido abonos o si ya se ha vencido la fecha de pago; por esto es posible tambin, en el caso de que el sistema est configurado, llevar un control de cuentas por cobrar, por saldo o bien por documento. Reporte de comisin sobre pago a facturas: En este reporte sern importantes los abonos realizados a la factura para la obtencin de la comisin. La comisin ser calculada sobre dichos abonos; es decir, el porcentaje de comisin correspondiente a un vendedor se aplicar al total de abonos de la factura y esto dar el monto de la comisin a pagar para el vendedor. Reporte de emisin de documentos: Si bien el sistema te permite imprimir un documento al momento de elaborarlo, tal vez en tu empresa pueda ser ms til y operativo imprimir los documentos posteriormente u obtener una copia de los mismos para enviarla al almacn, o entregarla al vendedor como comprobante, etctera. MOVIMIENTOS AL INVENTARIO Y CONTROL DE ALMACEN. Consiste en registrar movimientos de los productos que manejas. Es recomendable que cuentes con la siguiente informacin al iniciar la captura de movimientos: El nmero de concepto del movimiento a efectuar, el cual debe estar registrado en el catlogo de conceptos. Revisa que tengas registrado en tus respectivos catlogos las claves del cliente o proveedor, as como las de los productos que sern considerados en el movimiento a efectuar. Si se trabaja con multialmacn, debers conocer cul de ellos se afectar por el movimiento. Si trabajas sin Inventarios integrado, es conveniente que antes de registrar movimientos actualices primero las existencias en el inventario o almacenes.


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Para realizar un movimiento selecciona en el mdulo Inventarios, men Archivos, opcin Movimientos al inventario, men Edicin/Agregar o con las teclas .

Desde la barra de herramientas, con el botn Traspasos entre almacenes dentro del sistema.

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Este proceso te da la posibilidad de enviar mercanca de un almacn a otro, ahorrndote tiempo y ofrecindote mayor seguridad, ya que no ser necesario registrar dos movimientos al inventario ( uno de salida en un almacn y otro de entrada al otro depsito), sino que el sistema realiza estos movimientos automticamente. Para ello, selecciona el mdulo Inventarios, men Archivos/Catlogo de movimientos al inventario/men Edicin/opcin Traspaso entre almacenes.

O desde la ventana del catlogo de Movimientos al inventario, con el botn Se muestra la siguiente ventana:

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Fecha: Indica la fecha con la que se registrar el movimiento de traspaso. Del almacn/Al almacn: sirve para sealar el almacn fuente y el almacn destino. Documento: El nmero de documento sirve para que lleves un control de tus movimientos y los identifiques fcilmente. Mv. Salida: El sistema indica automticamente el nmero de concepto correspondiente al movimiento de traspaso de salida, el cual est definido en Parmetros de inventarios. Mv. Entrada: Es utilizado de manera similar que el campo anterior, el sistema sugerir el nmero de concepto correspondiente al Traspaso de entrada.


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Programa de Capacitacin del Software ASPEl SAE Para el personal administrativo de HPA. Cantidad: Permite anotar el nmero de unidades del producto que enviars de un almacn a otro. En caso de que la cantidad anotada a traspasar sea mayor a las existencias del producto,

el sistema enviar el mensaje: La cantidad no puede ser mayor a las existencias y no podrs continuar con la captura. Producto: Sirve para anotar la clave del producto que desea traspasar. Costo unitario: El sistema presenta el costo promedio del producto que se encuentra definido en el catlogo de Inventarios y servicios en el campo de costo promedio, pero este dato es informativo; al traspasar, se conservar el costo unitario por el cual se registro el producto. Total: El sistema calcula automticamente este dato al multiplicar la cantidad de producto por el costo unitario. Total de partidas: Es el nmero total de partidas que se han registrado en el movimiento. Descripcin: El sistema presenta la descripcin del producto elegido en la partida. MOVIMIENTOS AL INVENTARIO. Antes de comenzar a efectuar movimientos al inventario, es necesario definir primero los tipos de movimientos que permitir la empresa. Estos conceptos se definen en el catlogo de conceptos de movimientos al inventario. Al crear este catlogo, el sistema incluye los conceptos ms usados. Para ello selecciona el mdulo Inventarios, men Archivos, opcin catlogo Conceptos de movimientos al inventario. Se muestra la siguiente ventana:

Para agregar Conceptos de movimientos al inventario. Los nmeros de concepto para movimientos de entrada, se agruparn del 1 al 7, estn reservados por el sistema para las operaciones ms comunes que se manejan en l, as como los nmeros 51 al 58 para los movimientos de salida.


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Ruta: Men Edicin, opcin Agregar.

Tipo de movimiento / Entrada / Salida: En este campo selecciona el tipo de movimiento (entrada o salida) que corresponde al concepto que vas a dar de alta. No. de concepto: Anota el nmero de concepto que corresponda. Descripcin: Este campo cuenta con 18 caracteres para anotar la descripcin del concepto que se va a agregar. Cuenta contable: Aqu se podr asociar a cada concepto de movimiento al inventario una cuenta contable para la contabilizacin de c/movimiento que se registre bajo este concepto. Asociado a: Aqu cuentas con tres opciones: Asociado a cliente, Asociado a proveedor o NO asociado. Esta informacin ser aprovechada en el catlogo de Movimientos al inventario para brindarte un apoyo en la captura de tus movimientos, ya que si asocias el concepto a un cliente, al momento de registrar un movimiento al inventario por ese concepto, el sistema te permitir asociar un cliente al movimiento; en cambio, si asocias el concepto a un proveedor, se podr indicar un proveedor. Finalmente si no se asocia, entonces no se podr capturar el campo de proveedor o de cliente. ACTUALIZACIN DE EXISTENCIAS. Esta opcin permite el ajuste total de las existencias sumando las registradas en las diferentes bodegas o almacenes y actualizando lo anotado en el catlogo de inventarios y servicios. Ocasionalmente puede ocurrir un desajuste, debido a causas ajenas al usuario (por ejemplo una falla en la energa elctrica) o a confusiones al momento de configurar el sistema (por ejemplo, se pudo haber definido un solo almacn general, haberlo utilizado as y posteriormente haberlo cambiado para que funcionara como multialmacn, sin hacer los ajustes correspondientes).


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La actualizacin de existencias se puede realizar por producto o por un grupo de productos. Para realizarlo, selecciona el mdulo de inventarios, men Edicin, opcin Actualizacin de existencias. Hay dos tipos: por producto y por grupo de productos.

Por producto: Mdulo Inventarios, men Edicin, opcin Actualizacin de existencias/Por producto. O con el botn de actualizacin de existencias que se presentar al hacer doble clic sobre el producto elegido en la consulta de Multialmacn.

Por grupo de productos: Esta opcin es usada si se desea hacer un ajuste de existencias a varios productos. Para poder utilizar esta forma de actualizacin es necesario que los productos tengan claves contiguas o pertenezcan a una misma lnea de producto. En esta opcin, no podrs comparar las existencias registradas en los almacenes con las de tu catlogo de productos.


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Selecciona el mdulo Inventarios, men Edicin, opcin Actualizacin de existencias/Por grupo de productos. O con el botn de actualizacin de existencias por grupo de productos, que se presentar al hacer doble clic sobre el producto elegido en la consulta de multialmacn.

Beneficios del uso de almacenes. Al manejar la opcin Multialmacn logras una administracin eficiente de las existencias de tu negocio, llevando una clasificacin de tus productos por almacenes independientes (hasta 99 bodegas), pero manteniendo la integridad y control absoluto del total de tu informacin. Hacer uso de esta opcin es recomendable para aquellas compaas que cuentan con bodegas adicionales o con sucursales. Para el manejo de las existencias en varios almacenes se requiere tener activo el parmetro multialmacn, en configuracin de inventarios. Si decides trabajar con almacenes despus de la definicin de parmetros, adems de cambiar el parmetro correspondiente, debers realizar desde Utileras/Control de archivos, la creacin del archivo de Multialmacn. Para manejar esta opcin selecciona el mdulo de Inventarios, men Archivos, opcin Multialmacn. O desde la barra de herramientas, con el botn . Se mostrar la siguiente ventana:


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Para generar multialmacn selecciona el botn

el cual muestra la siguiente ventana:

Clave del producto, Desde / Hasta: Elige el rango de productos que deseas registrar en el almacn destino. Lnea de producto: Puedes elegir nicamente el envo de los productos que cumplan con una determinada lnea (ejemplo de lnea: ALG [algodn], BRO [brocas], etctera). Almacn, Fuente/Destino: Indica en estos campos el almacn del cual se tomarn las claves de los productos que sern registrados en el almacn Destino. Traspaso entre almacenes. Este proceso te da la posibilidad de enviar mercanca de un almacn a otro, ahorrando tiempo y ofreciendo mayor seguridad, ya que no ser necesario registrar dos movimientos al inventario (uno de salida en un almacn y otro de Entrada al otro depsito), pues el sistema realiza estos movimientos de forma automtica. Selecciona el mdulo Inventarios, men Archivos/catlogo inventario/men Edicin/opcin Traspaso entre almacenes. de movimientos al


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O desde la ventana del catlogo de movimientos al inventario, con el botn

.

Campos Fecha: Indica la fecha con la que se registrar el movimiento de traspaso. Del almacn / Al almacn: En este campo seala el almacn fuente y el almacn destino. Documento: El nmero de documento sirve para que lleves un control de tus movimientos y los identifiques fcilmente. Por ejemplo, el nmero de documento TR_010995, donde TR quiere decir Traspaso y los nmeros marcan algn consecutivo, o la fecha de su realizacin. Movimiento de Salida: El sistema indica automticamente el nmero de concepto correspondiente al movimiento de traspaso de salida, el cual est definido en Parmetros de inventarios. Parmetros de Inventarios. Cantidad: Anota el nmero de unidades del producto que enviars de un almacn a otro. En caso de que la cantidad anotada a traspasar sea mayor a las existencias del producto, el sistema enviar el mensaje: La cantidad no puede ser mayor a las existencias y no podrs continuar con la captura. Producto: En este campo debers capturar la clave del producto que deseas traspasar. Recuerda que para ello puedes auxiliarte de la tecla de ayuda F2. Si el producto no ha sido dado de alta en el almacn destino, el sistema mandar el mensaje: El producto no existe en el almacn destino. Costo Unitario:El sistema presenta el Costo promedio del producto que se encuentra definido en el catlogo de Inventarios y servicios en el campo de costo promedio, pero este dato es informativo, ya al traspasar se conservar el costo unitario por el cual se registro el producto. El costo con el que se registra el movimiento de entrada y de salida generados por la ejecucin de este proceso, ser el del costo promedio. Total: El sistema calcula automticamente este dato al multiplicar la cantidad de producto por el costo unitario. Total de Partidas: Es el nmero total de partidas que se han registrado en el movimiento.


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