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para el Proceso deAdministración y
Ejecución de ProyectosComunitarios de
Mejoramiento Barrial
Manual
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial
Coordinación Editorial:Leticia Cruz Rodríguez
Integración de Contenido:Eréndira Álvarez Tejeda
Diseño Didáctico de Contenido: Yazmin Luna Contreras
Diseño Gráfico:Gabriela Sánchez Téllez
Viñetas:León Páez
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial 3
Presentación Integración y Organización de Comités
• Asambleas vecinales para la elección de los comités de Administración, Supervisión y Desarrollo Comunitario
• Administración y ejecución de los proyec-tos
• Comité de Administración • Comité de Supervisión • Comité de Desarrollo Comunitario • ¿Por qué solo los titulares de Administra-
ción y Supervisión tienen derecho a voto?• Coordinación entre comités Proceso administrativo, financiero, de su-pervisión y comunitario del proyecto
Etapas del proceso del PCMB
1. Convenio de colaboración para la imple-mentación del PCMB
2. Liberación de Recursos 3. La Asesoría Técnica4. Ejecución de obras5. Contratación de la empresa constructora6. Ejecución del proyecto7. Actividades durante el proceso de la obra8. Presentación de Informes a la Secretaría de
Desarrollo Social9. La etapa de finiquito y cierre de la obra
DESARROLLO COMUNITARIO
Proceso de elaboración del Plan de Desa-rrollo Comunitario
1. Diagnóstico 2. Organizar la información. Identificar los
problemas: analizar sus causas y efectos• Árbol de problemas 3. Identificar los actores sociales, económi-
cos, políticos y gubernamentales que inci-den en los problemas
4. Construir el Plan de Desarrollo Comunita-rio
Síntesis del proceso para la Administración y ejecución del PCMB Anexos
• Cuadro síntesis de los anexos para la elabo-ración de los informes que se entregan a la SDS
• Anexo A: Recibo de pago por servicios a miembros de la comunidad
• Anexo B: Solicitud de cheque • Anexo C: Orden de compra para compras
mayores a $1,000.00 cuando el proyecto sea por autoadministración
• Anexo D. Cuaderno de gastos• Anexo E: Bitácora de gastos• Anexo F. Informe fotográfico• Anexo G: Informe Narrativo• Anexo H: Bitácora de Supervisión• Anexo I: Formato de pago para proyectos
ejecutivos
Formatos para la etapa de finiquito
• Documentos que deberán entregar en el informe final
• Anexo 1: Dictamen de conformidad • Anexo 2:Reporte final del Asesor Técnico• Anexo 3: Acta de rendición de cuentas• Guía de reuniones de los comités en el pro-
ceso de ejecución de su proyecto• Tabla para la selección de la empresa cons-
tructora • Cuestionario para el diagnóstico• Placa conmemorativa de conclusión de la
obra• Acta de Entrega-Recepción de la obra
Fuente de imágenes electrónicas
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¡Tu proyecto ha sido ganador! Por tanto, quienes formamos
parte de Casa y Ciudad A. C. nos dimos a la tarea de construir un
segundo manual del Programa Comunitario de Mejoramiento
Barrial (PCMB) con la finalidad de que te apoyes en él para llevar
a cabo el proceso de Administración y Ejecución del proyecto.
Recuerda que Casa y Ciudad A. C. es una asociación civil que ha
tenido participación en la asesoría técnica de los proyectos del
PCMB que han sido seleccionados por la Secretaría de Desarrollo
Social para llevar a cabo mejoras de espacios públicos mediante
la participación de los ciudadanos.
Esperamos que este manual te ayude a comprender todo el proceso de
Administración, Ejecución y Controldel proyecto para lograr los objetivos
planteados en éste.
PRESENTACIÓNAhora es nuestro objetivo que tú, como ciudadano participante
en el desarrollo del proyecto del PCMB, tengas a la mano todas
las herramientas indispensables que te facilitarán la realización
de los procedimientos que tendrás que llevar a cabo.
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¡Informa ala comunidad!
¡Muévete!
¡¡¡Aprobaron el proyecto!!!
Ahora hay que esperara que la Subsecretaría de
Participación Ciudadana les diga la fechade la asamblea vecinal para la elección de los comités de administración, supervisión
y desarrollo comunitario.
¿Te enteraste de que tuproyecto fue aprobado?
¿Viste la gaceta oficial del Distrito Federal? ¿Te hablaron a tu casa,
lo leíste en el diario o en la página web de la Secretaría de Desarrollo
Social? O ¿Algún vecino ovecina te lo dijo?...
¡Recuerden! Que siendopromoventes, también tienenderecho a ser integrantes de
cualquiera de los comités.
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Programa Comunitariode Mejoramiento Barrial
Etapa deintegración yorganización
de comités
integración
integración
integración organización
organización
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Asambleas Vecinales para la elección de los Comités de Administración,Supervisión y Desarrollo Comunitario
Que la mayor parte de los vecinos sepa que sí se realizará el proyecto del PCMB y lo conozca.
Que se elijan democráticamente los vecinos que serán los responsables de la administración del recurso y de la ejecución del proyecto. (ver orden del día para la realización de asambleas vecinales en anexos).
Este proceso se realiza en Asamblea Vecinal porque es importante garantizar:
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Comités de Administración, Supervisión y Desarrollo
Comunitario
La Subsecretaría de Participación Ciudadana organiza y convoca las Asambleas Vecinales del PCMB, mismas que son promovidas y conducidas por personal de la Subsecretaría de Participación Ciu- dadana.
De acuerdo a los proyectos aprobados, la Subsecretaría elabora un calendario de Asambleas y comunica a los promoventes la fecha y hora en que hará la asamblea para la elección de los integrantes de los tres comités.
La difusión de la convocatoria a la Asam-blea Vecinal se realiza por lo menos dos días antes, a través de Convocatoria impresa y de volantes, esto lo hace la Subsecretaria de Participación Ciudadana y los promoven-tes del proyecto también tienen derecho a difundir.
Toda la comunidad puede partici-par en la asamblea, pero sólo vota-rán los que radiquen en la colonia, barrio, pueblo, unidad habitacional donde se construirá el proyecto, lo que comprueban al momento del registro con su credencial de elector.
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Proceso para la elección de los Comités
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Todos los integrantes de los comités deben acudir a los cursos decapacitación que realiza la Secretaría de Desarrollo Social.
Administración y Ejecuciónde los proyectos.
Después de la elecciónde las personas que integraráncada uno de los tres comités,
llevaremos a cabo la Administración y ejecución del proyecto en las que
éstos han de realizar diversasactividades.
¡Ay compañero!Somos del comité de
Administración del PCMB, ¿Qué nos tocará hacer... ?
Uhm…!!! No tengoidea compañero,hay que ver que nos dicen…
¡Supervisión!Bueno pues el nombrelo dice… “supervisar”…
Bueno… y “DesarrolloComunitario”, ¿Qué onda?
¿Qué hay que hacer…?
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Es responsable de la correcta ejecu-ción de los trabajos del PCMB, la admi-nistración de los recursos, la compro-bación oportuna de los mismos y la rendición permanente de cuentas.
Quienes formen parte de este comité y tengan adeudos de comprobación con la SDS, no podrán pertenecer a algún otro comité de otro proyecto y tam-poco podrán ser promoventes de otro proyecto.
Rendir un informe de gastos a la comu-nidad por lo menos una vez al año en asamblea informativa del PCMB.
Es el encargado de solicitar la segunda ministración una vez justificado al menos el 75% de los recursos de la primera ministración (ver solicitud de segunda ministración en Anexo B). Además entregar la Bitácora de gastos (ver Anexo E) junto con los comprobantes que la justifican.
Hacer una rendición de cuentas publi-cando de manera mensual, en un sitio visible de la ejecución del proyecto, un informe de los gastos que se vayan pre-sentando.
Deberá entregar mensualmente el cua-derno de gastos, el informe fotográfico y el informe narrativo. (Ver formatos en Anexos D, F y G)
Abrir y manejar una cuenta de che-ques mancomunada (por los tres integrantes del comité de Adminis-tración).
Elegir del padrón de asesores téc-nicos de la SDS un asesor técnico y posteriormente llevar a cabo su contratación de servicios.
Hacer efectiva la entrega de che-ques a los prestadores de servicios.
Pago a prestadores de servicios y/o compra de insumos y
materiales.
Comité de Administración
sus funciones son
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Autorizará la solicitud de la segunda ministración.
Junto con el comité de administra-ción y el asesor técnico elaborará el Acta de Entrega de Recepción de la Obra. (Ver en Anexo, acta de entrega de recepción de la obra)
Elaborará un dictamen de conformi-dad con la aplicación de los recur-sos, que se anexará al reporte final. (Ver dictamen de conformidad con la aplicación de los recursos en Anexo 1)
Comité de Supervisión
Es el responsable de vigilar que las obras y acciones del proyecto se ejecuten de ma-nera correcta, viendo que los recursos se utilicen y comprue-ben de manera transparente y honesta.
Sus funciones son las siguientes
llevará una bitácora del desarrollo de cada paso del proyecto lo cual significa que revisará la evolución del proyecto en conjunto con todos los comités y aproba-rá su continuidad.(Ver bitácora de supervisión en Anexo H)
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Dará el visto bueno al cuaderno de gas-tos, el informe fotográfico y el informe narrativo en conjunto con el Asesor Téc-nico. (Ver formatos en Anexos D, F, y G)
Revisará y aproba-rá las estimaciones semanales (pagos a la constructora).
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Comité de Desarrollo Comunitario
Es el encargado de generar propuestas que fortalezcan la participación vecinal para llevar a cabo acciones de be-neficio social que consoliden los espacios recuperados a partir del proyecto del PCMB y satisfagan las necesidades de los habitantes de la co-munidad
Participará en las reuniones de los comités de Administración y Supervisión en calidad de observador y con derecho a voz.
No cuenta con voto, pero sí con voz para expresar sus opiniones y propuestas que pueden ser definitorias para la toma de deci-siones en las reuniones de los comités de ad-ministración y supervisión.
Deberá establecer comunicación con las di-ferentes dependencias de Gobierno del Dis-trito Federal con la finalidad de promover en los espacios recuperados contemplados en el proyecto, los diferentes programas sociales y políticas públicas que beneficien a las comu-nidades y su desarrollo integral.
Entregar a la SDS del D.F., un informe de actividades y gestiones realizadas encaminadas a cumplir los objetivos antes señalados.
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¿Por qué sólo los titulares de administración y supervisión tienen derecho a voto?
Porque son los que firman convenios y con-tratos, además son los responsables del buen uso de los recursos públicos, por lo que tienen la obligación de estar más aten-tos y vigilantes de las decisiones que toman los tres comités y las tareas que emprenden en relación con el proyecto.
En las Reuniones de los comités, sólo los titulares de administración y supervisión tienen derecho a voto, y todos los pre-sentes en sus reuniones tienen derecho únicamente a voz. En caso de no existir consenso, las decisiones se tomarán por la mayoría simple, y el resultado quedará debidamente asentado en un acta (una minuta).
Cualquiera de los integrantes de los comités podrá ser cambiado cuando por su voluntad decida no continuar o por Asamblea Veci-nal, siempre y cuando exista motivo fundamentado y se convoque por la Secretaría de Desarrollo Social a través de la Subsecretaría de Participación Ciudadana a una Asamblea específica para tal efecto.
Es importante señalar que aunque se establece formalmente que sólo los titulares de los comités de ad-ministración y Supervisión tienen voto, los suplentes e integrantes del comité de Desarrollo Comuni-tario han de participar en el trabajo interno de manera democrática, lo cual implica un trabajo en equipo, esto es que todos los participantes tienen la misma jerarquía con los mismos derechos y obligaciones.
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Aquellas en donde todos y todas están convencidos qué es lo mejor, una vez que se agotan todos los argumentos, algunos ca-sos puede ser por consenso, es decir que todos sin excepción estén de acuerdo y otras por mayoría. Por ello se recomienda la asistencia constante de todos los titulares de los tres comités suplentes.
¿Cuáles son las mejores decisiones?Coordinación entre comités
¡Trabajo en equipo es tener una buena
comunicación, aprender a ceder y a consensar entre
todos!
Estas son las claves para una excelente coordinación entre
comités.
Los comités toman decisiones porque sin ellas el proyecto no avanza. Para tomar decisiones deben tener información, es la base, por ello deben despejar todas sus dudas con la asesoría técnica inclu-so aquellas que parecieran simples, no duden en expresarlas. No existen las pre-guntas tontas, es tonto o tontaquien no pregunta.
La coordinación en la acción, la comuni-cación, el intercambio de información y opiniones antes de tomar cualquier deci-sión resulta vital para la buena marcha de su proyecto.
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de Mejoramiento Barrial
ProcesoAdministrativo-Financiero,
de Supervisión yComunitariodel Proyecto
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Etapas del procesodel PCMB
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Convenio de Colaboración para la implementación del PCMB
Liberación de Recursos
Asesoría técnica
Ejecución de Obra
Contratación de la empresa constructora
Administración y Supervisión de los recursos del proyecto
Actividades durante elproceso de la obra
Finiquito
Presentación de informes correspondientes a la SDS y a la Comunidad
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Los 3 Titulares de los Comités de Administración y Supervisión firman con la Secretaría de Desarrollo
Social un “Convenio de Colaboración para la Operación del Programa”.
Las partes se obligan a cumplir las acciones que le corresponde a cada una en la ejecución del
proyecto. Este Convenio también es firmadopor la Asesoría Técnica.
En este documento se acuerda que los cargos que otorgó la Asamblea Vecinal son honoríficos e
indelegables, es decir, no tienen remuneracióneconómica alguna ni podrán delegar a terceraspersonas funciones y obligaciones establecidas
en el convenio.
Convenio de Colaboración para la implementación del PCMB1
El Convenio es un documento importante y de observancia de los tres comités, aunque sólo sea firmado por el comité de administración y de supervisión establece las obligaciones
y derechos de cada parte para el buen cumplimiento del Proyecto y de la aplicación
de los recursos públicos que le son otorgados.
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Sin exclusión, todos los bienes y obras adquiridos y ejecutados con los recursos del proyecto serán ex-clusivamente para uso público gra-tuito y de beneficio comunitario.Ningún recurso del proyecto podrá ser utilizado con fines de lucro o po-lítico-partidista, comercial, personal o cualquier otro.
Liberación de recursos2Compra mayor a $1000 pesos
Previa autorización del Comité de
Administración
Otorga
100% de los recursos
Comité de Administración
Cualquier compra superior a mil pesos deberá ser autorizada pre-via y mancomunadamente por los comités de Administración y Supervisión
La SDS, entrega a los integrantes del Comité de Administración, hasta el 75% del recurso aprobado mediante un che-que nominativo del Gobierno del Dis-trito Federal para depósito bancario, a favor del miembro del comité quién firmará de recibido en la poliza corres-pondiente.
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La Cuenta Bancaria
Administración de la Cuenta de Cheques
Cancelación de laCuenta Bancaria
Requisitos
* Al inicio del trámite* Al finalizar el trámite
Aspectos importantes
Preguntas al Banco
* Sugerencias en el manejo de la Cuenta Bancaria
Apertura de laCuenta Bancaria
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Apertura de laCuenta Bancaria
Al recibir el cheque el Comité de Administración acude a una institución bancaria, cercana a su domicilio, para abrir una cuenta de cheques, debiendo registrarse la firma de los tres miembros del comité. Para la expedición de cheques será necesario que estos vayan firmados por dos de las tres firmas registradas.
Requisitos(en original y copia por cada
integrante del Comité de Administración)
• Identificación oficial (cre-dencial del IFE, pasapor-te vigente o cédula pro-fesional)
• Comprobante de domi-cilio reciente (recibo de teléfono, predial, agua)
• Una copia del Convenio de Corresponsabilidad, firmado con la Secretaría
Una vez realizado el trá-mite de la apertura de cuenta, deberá llevar a la Secretaría especifica-mente en el área que ésta señale, una copia del contrato de apertu-ra de la cuenta bancaria para integrarla a su ex-pediente.
• ¿Cuál es el saldo mínimo que debe haber en la cuen-ta para que no les cobren comisiones por manejo de cuenta?
• ¿Cuál es la comisión que cobra el banco por cheque devuelto?. Generalmente es muy alta, les ayudará a tener cuidado con sus saldos.
• Es importante hacer todas las preguntas que tengan y aclarar sus dudas al momento de abrir la cuenta.
• Llevar un registro de los cheques que expidan y hacer cuentas para saber cuánto dinero les queda.
• Recordar que la comisión que cobra el banco por cheque devuelto es muy alta. No vale la pena “perder” ese dinero por cuentas mal hechas.
• Las comisiones, intereses e impuestos por manejo de cuenta que cobra el banco, no se aceptan como comprobantes de gastos.
• Evitar realizar retiros en efectivo, en caso de pérdida es responsabilidad del Comité de Administración.
Al inicio del trámite Al finalizar el trámite
Preguntar en el Banco
Sugerencias en el manejo de la Cuenta Bancaria
Los 3 titulares del Comité de Administración abrirán una cuenta mancomunada para depositar los recursos recibidos, en el banco más cercano a su domicilio.
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• Al concluir el proyecto deberán cancelar la cuenta de cheques, y se requerirá la presencia de los tres integrantes del comité de Administración. En la comprobación final de los gastos erogados en el proyecto adeberá anexarse la solicitud de cancelación de la cuenta de cheques dirigida al banco.
• La cancelación de la cuenta es obligatoria.
Cuenta de Cheques
En la emisión de los cheques sólo firmarán dos de los tres titulares. Uno de estos será quien reciba en su domicilio la correspondencia del banco. Generalmente el titular es quien recibe el recurso de la Secretaría.
• Sólo uno de los tres integrantes del Comité de Administración quedará registrado como titu-lar de la cuenta y esto no le dará ningún poder por encima de sus compañeros, los otros dos in-tegrantes serán cotitulares de la misma cuenta bancaria.
• La persona que designen, adquiere una gran res-ponsabilidad, por lo que los demás integrantes cuando sea el momento de recoger el recurso, deberán acompañarla para atestiguar la entre-ga del mismo y asegurar a la comunidad que el recurso está resguardado y cuidado por todos y todas.
Aspectosimportantes
Administración de laCuenta de Cheques
Cancelación de la cuenta bancaria
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Contrato con el asesor técnico
Se firma entre el asesor técnico y los comités de Admi-nistración y Supervisión. En éste se establecen clara-mente las obligaciones y responsabilidades que debe llevar a cabo el asesor con respecto a la administra-ción y ejecución de la obra.
• Ser parte de una institución de educa-ción superior.
• Pertenecer a una organización civil con experiencia en la supervisión y la cons-trucción de obras e inscrita en el regis-tro de organizaciones civiles de desa-rrollo social de la SDS.
• Contar con registro en el padrón de la Procuraduría Social o del Instituto de Vivienda del D. F.
• Formar parte del catálogo de Asesores Técnicos del PCMB.
• No ser funcionario público.
Funciones delAsesor Técnico
Supervisar y vigilar el cumpli-miento del Programa de obra en cuanto a la ejecución del proyecto y la parte administra-tiva, tal como lo marca el ase-sor técnico en el calendario de obra. Elaborar los informes y la rendición de cuentas a los veci-nos y a la SDS. Estas funciones las desarrolla junto con los co-mités.
En caso de requerir un proyecto ejecutivo
Si el proyecto es para construir casas de cultura, centros comunitarios, auditorios u otro tipo de construcción que requiera planes arquitectónicos más complejos, el costo de esto no podrá rebasar el 4% del presupuesto autorizado para el proyecto. La comprobación que requiere el comité de administración para respaldar este pago será por medio de recibo de honorarios y/o facturas, (ver formato de pago para proyecto ejecutivo en Anexo I).
Pago al Asesor Técnico
El pago a la Asesoría Técnica no podrá rebasar el 5% del monto total aprobado por cada pro-yecto, incluyendo IVA.El pago será en dos ministra-ciones respaldados con un comprobante fiscal (recibo de honorarios, recibo de pago y/o factura).
Requisitospara ser Asesor Técnico1 2
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La Asesoría Técnica3
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La ejecución de obras puede darse de tres maneras:
Los comités de administración y supervisión apoyados por la asesoría técnica, serán los responsables de la compra de materiales, construcción y contratación de la mano de obra.
• Los controles son más estrictos en razón de que se contrata mano de obra, se realizan compras de materiales mediante estudio de mercado y se vigila constantemente el desarrollo del trabajo de la mano de obra contratada.
• Si efectúan una compra de 15 mil a 25 mil pesos, deberán solicitar factura (y llenar la orden de compra para compras mayores a 1,000.00, ver Anexo C), y si requieren compras mayores a 29 mil, tienen que hacer una licitación (concurso público para llevar a cabo la elección de un servicio). En el caso de las compras menores a 1,000.00 será suficiente una nota de remisión.
• Si las compras las realizan en el comercio minoritario local, las notas deberán llevar la identificación del establecimiento comercial, mejor conocido como razón social.
• Su cuaderno de gastos se convierte en su diario de cabecera para mayor seguridad del ejercicio de los recursos.
• Es importante considerar contar con los suficientes recursos económicos en efectivo para solventar semana a semana los gastos diarios, sin tener que ir al banco a cada momento.
• Se le deberá pagar a cada mienbro de la comunidad que presta sus servicios, por separado. No se podrán realizar pagos a una sola persona, que a su vez pague a otros trabajadores (ver recibo de apoyo a miembros de la comunidad por trabajos realizados en Anexo A).
a) Autoadministración
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Los comités están obligados a realizar una licitación; es decir, buscar la mejor oferta tanto en calidad y precio de la construcción como en el cumplimiento.
• Se identican los posibles prestadores de servicios, quienes deberán presen-tar las cotizaciones de lo requerido por los comités. Las cotizaciones deberán contener denominación o razón social, datos de localización y desglose de los conceptos cotizados, así como incluir la documentación legal y fiscal de los prestadores de servicios consultados.
• En ningún caso los precios que registren las asignaciones otorgadas podrán rebasar lo estipulado en el Tabulador General de Precios Unitarios de la Se-cretaría de Obras y Servicios del Distrito Federal. La Secretaría entregará al Comité de Administración, copia del tabulador en medio magnético.
• Cuando el presupuesto de algún rubro rebase en 20% lo estipulado en el Catálogo de Precios Unitarios (CPU) de la Secretaría de Obras y Servicios del Distrito Federal, deberá informarse a la Secretaría de Desarrollo Social para solicitar autorización de realizar el desembolso.
• En el caso de contratación de empresas y personas físicas la comprobación del pago por sus servicios se reaizará mediante factura en el caso de la pri-mera o recibo de honorarios en el caso de las personas físicas.
Para el caso de contratación de empresas y prestadores de servicios es donde aplica el procedimiento de Licitación de la Obra como se muestra más adelante
b) Contratación de empresas y prestadores de servicios
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c) Mixto
Es una combinación de las anteriores. Pueden elegir contratar alguna empresa para uno o varios trabajos específicos y realizar otras acciones, diferentes a las contratadas con la empresa, mediante autoadministra-ción. La manera de comprobar los gastos será mediante la aplicación de los criterios señalados para cada una de las modalidades anteriores.
• Todos los egresos se registrarán en el Cuaderno de Gastos (ver cua-derno de gastos en Anexo D), al que se le adjuntarán los comproban-tes respectivos.
• No se permite la compra de materiales y contratar a trabajadores por parte de los comités para que una empresa ejecute la obra.
• En el caso de las acciones que ejecute una constructora o prestador de servicios, estas serán en su totalidad responsabilidad de la misma.
• Todas las notas, recibos y facturas serán emitidos a nombre del Co-mité de Administración. Las notas, recibos y facturas deberán conte-ner la información del proveedor y descripción de los artículos que se compren. Los comprobantes fiscales que amparen las compras o contratación de servicios, deberán estar vigentes al momento de la comprobación y registrados en el Servicio de Administración Tribu-taria (SAT).
• A partir de estos datos se elaborará la Bitácora y el cuaderno de gastos que el Comité de Administración debe presentar en el infor-me final.
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Contratación de laempresa constructora5
Es hasta el momento la modalidad más utilizada para llevar a cabo la obra del proyecto, la cual al igual que la modalidad de autoadministración, debe cumplir con ciertos lineamientos, entre ellos la licitación de la obra.
Antes que nada, las empresas constructoras deberán conocer el proyecto, las cantidades de la obra, el lugar donde se construirá. Por tanto, cada constructora participante contará con 5 días hábiles para la presentación de sus propuestas de presupuesto de manera igualitaria.• Las propuestas de presupuesto que
cada una de las empresas cons-tructoras presenta a concurso son generadas a partir de los números generadores que el asesor técnico elabora y explica a los comités de Administración y Supervisión y que una vez acordada la información, los comités entregan a cada una de las empresas constructoras partici-pantes.
Se recomienda a los comités elabora-rar una tabla en donde vayan regis-trando los puntos a favor que tenga cada empresa constructora que está concursando, para hacer más fácil la selección en costo y calidad de la constructora.La tabla es la siguiente (ver tabla en anexo de tabla para la selección de la empresa constructora).
• Son las cantidades de la obra a ejecutar, es decir, por medio de éstos se determina la cantidad de material que se necesita para la obra y los trabajos a realizar.
• Este proceso lo realiza el asesor técnico con base a lo que se es-tablece en la propuesta arquitec-tónica del proyecto y lo que los comités deciden.
Las empresas deberán presentar para la Licitación:
• Curricula a fin al proyecto que se va a realizar
• Estados financieros del último año (mes diciembre)
• Presupuesto del proyecto• Registro IMSS• Registro SHCP• Acta Constitutiva• Registro ante la Secretaría de
Obra (no obligatoria)
Empresa curricula estado registro registro acta registro ante propuesta deconstructora financiero IMSS SHCP constitutiva la secretaría presupuesto de obra
Empresa 1
Empresa 2
Empresa 3
ASPECTOS RELEVANTES DE LAPROPUESTA CONSTRUCTORA
¿Qué son los números
generadores?
¿Cómo se originan las propuestas de
presupuesto que cada una de las empresas
constructoras presenta?
Recomendaciones para llevar a cabo la Licitación de la
empresa constructora
Requisitos que deben cubrir las constructoras para entrar al concurso
de licitación de la empresa constructora
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Licitación de la Obra para el Proyecto
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3Convocar o invitar a por lo menos tres empresas constructoras.
Visita de las empresas al lugar de la obra en presencia de los 3 Comités y la Asesoría Técnica.
Se les entrega a las empresas constructoras las bases para el concurso.
Las empresas entregan su propuesta en un sobre cerrado al Comité de Administración.
Los 3 comités junto con su asesoría técnica y en presencia de la comunidad, revisan, analizan y comparan las propuestas para tomar la mejor decisión.Levantan una acta exponiendo los motivos de la elección de la empresa seleccionada y se entrega a SDS.
Se avisa a la empresa constructora ganadora y se hace el contrato de obra, estableciendo los trabajos a realizar, monto y responsabilidades.(El contrato lo proporciona la SDS).
La empresa debe presentar fianza de cumplimiento de la totalidad de los trabajos.Si lo deciden, pago de anticipo por el monto acordado con el comité de Administración (previa consulta con el asesor técnico).El anticipo es opcional aunque se recomienda llevarlos a cabo como una forma de controlar el cumplimiento de la empresa.
Inicio de obra.Colocación de manta de la SDS, que informa a los vecinos sobre la ejecución e inicio del proyecto (tomar una foto a la misma para el archivo fotográfico).
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial 31
El Comité de Administración inicia el proceso del manejo de los recursos financieros. Para ello deberá llevar una serie de controles con el fin de asegurar su buena aplicación y transparencia en el uso de los recursos públicos. También tendrá que llevar una práctica de información constante a la comunidad, junto con el Comité de Supervisión y principalmente, con el comité de desarrollo comunitario quien se encargará de hacer un programa de trabajo de información y comunicación con la comunidad.
Adimistración de los Recursos en la Ejecución del Proyecto
Los gastos que se generan al llevar a cabo el Proyecto se denominan “Gastos de Operación del PCMB” y éstos son:
• Asesoría Técnica: No podrá ser mayor al 5% del monto total aprobado para el proyecto. Se comprueba con factura o recibo de honorarios.
• Proyecto Ejecutivo: El costo del proyecto arquitectónico y ejecutivo no podrá ser superior al 4% del presupuesto autorizado. Se comprueba con factura.
• Licencias y permisos: Los costos de este rubro, si los requiere el proyecto para su ejecución, serán parte del presupuesto aprobado. La comprobación es mediante el Recibo Oficial.
• Caja Chica: Contarán con una caja chica de hasta por $ 1,000.00 mensuales, en donde el sobrante no será acumulable para el siguiente mes. Los gastos efectuados con este fondo se comprueban con notas re remisión o recibos simples y se registran en el Anexo D “Cuaderno de Gastos”
• Ejecución de Obra: En este caso, de acuerdo a la modalidad que hayan decidido (autoadministración, contratación de empresas constructoras o mixto), las acciones administrativas son diferentes para cada una:
a) Autoadministración: Implica la compra de materiales, construcción y contratación de la mano de obra por parte de los comités.
b) Contratación de una empresa y prestadores de servicios: Pago de servicios a través de factura o recibo de honorarios una vez autorizadas las estimaciones correspondientes.
c) La forma Mixta: Es una combinación de las dos anteriores.
Administración y Supervisiónde los recursos del proyecto6
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial32
La supervisión del proyecto
El Comité de Supervisión es responsable de:
• Vigilar que las acciones del proyecto y las obras se ejecuten como debe de ser con base en los lineamientos y mecanismos de operación del PCMB del año en curso.
• Que los recursos se utilicen y que cada gasto se compruebe con documentos (facturas, recibos, notas).
• Elaborar, firmar y entregar la Bitácora de supervisión (aquella donde se registran los eventos y avances de la obra, ver Anexo H) a la SDS integrada al informe final. Por tanto, se recomienda tomar notas sobre la supervisión y avance de la obra por lo menos cada semana.
El Comité de Supervisión tiene derecho a:
• Tener acceso a la información que resguarda el Comité de Administración y está obligado a informar a la SDS, de manera inmediata sobre cualquier anomalía que detecte.
Trabaja en equipo y en Comunicación con la Asesoría Técnica para:
• Vigilar que la ejecución de los trabajos sean hechos con la mayor calidad y que se cumplan los tiempos establecidos en el calendario de la obra (formato que especifica los tiempos de trabajo en cada una de las actividades de la obra).
• Recibir asesoría y capacitación por parte de la asesoría técnica para que los miembros de cada comité aclaren todas las dudas que tengan con relación al proyecto.
• Verificar las estimaciones que la empresa constructora presen-tará a los Comités antes de su pago ( lo adecuado es hacerlas semanalmente para evitar que se acumulen los conceptos de obra).
¿Qué es estimación?
* Es la descripción detallada de una obra realizada durante un periodo de tiempo (semanal, quincenal o mensual). Es revisada a detalle por la asesoría técnica con la empresa antes de su presentación a los comités, principalmente en lo que se refiere a los precios y las cantidades de obra, mismos que deben basarse en el Catálogo de Precios Unitarios establecidos por la Administración Pública del Distrito Federal. Es conveniente que el comité de supervisión presencie el hecho para apreciar el alcance de las decisiones que toman en sus reuniones.
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial 33
IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA.DATOS GENERALES
IDENTIFICACIÓN DE LA OBRA, NÚMERO DE ESTIMACIÓN,
PERIODO DEL INFORME
No. CONCEPTO UNIDAD CANTIDAD PRECIO UNITARIO (P.U.) IMPORTE Clave establecida Como se describen Medida Lograda en el Precio unitario El resultado deen el catálogo de en el catálogo correspondiente periodo del establecido multiplicar elprecios unitarios. de precios unitarios. al concepto informe. en el catálogo precio unitario establecida el por la cantidad. el catálogo.
Total de esta estimación $
I.V.A. (16%) $
Acumulado anterior $
Total acumulado a la fecha $
Nombre y firma de quien elaboró
Nombre y firma de quien elaboró
Comité de Supervisión
Comité de Administración
Formato de una Estimación de Obra
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial34
Proceso de Elaboración de la Estimación
Se presenta enseguida el proceso de elaboración de la estimación. Se recomienda que las estimaciones sean revisadas en cuanto a su descripción, verificando los trabajos realizados, el periodo de realización de los trabajos y el pago de los mismos cada semana, incluyendo el IVA.
El asesor técnico revisa con la Constructora los avances de la semana.
Los integrantes de los Comités se suman y son testigos del proceso, aclaran dudas.
El Comité de Supervisión cuenta con un formato con indicaciones para ayudarse en la revisión de la
estimación.
Verifican Físicamente los Avances, y los cuantifican.
La constructora presenta estimación en cuatro tantos:
1 para el Comité de Administración, 1 para la Supervisión, 1 para el
Asesor Técnico y uno más para la constructora.
El día de la reunión de los Comités:
La Constructora explica y da detalles de los avances de la semana.
El Comité de Supervisión revisa la Estimación: La Supervisión la presenta y la explica concepto por concepto, en campo.
Aprobada la Estimación por el Conjunto de los Comités, el Comité de Administración procede a
realizar el cheque de pago.
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial 35
Reuniones semanales en el día y horario acordado con la Asesoría Técnica y los comités de Administración, Supervisión y Desarollo Comunitario.
Una vez que han realizado todo el proceso de contratación de los servicios (asesoría y contrato de empresas u organización para la autoadministración) arrancan los trabajos de mejoramiento y las actividades cotidianas de los comités de administración y supervisión con el apoyo del comité de desarrollo comunitario.
Actividades durante el proceso de la obra7
Información a la comunidad
Acordar entre los tres comités, cuándo y de qué manera informar a la comunidad. Mínimo debe ser en dos ocasiones durante el transcurso de la ejecución del programa, al iniciar y al concluir el proceso constructivo, es decir: la rendición de cuentas. Sin embargo lo pueden hacer cada mes mediante volantes o carteles, o en alguna actividad que programen en su espacio.
Recorridos en la obra
El recorrido pude realizarse de dos maneras: individual a cualquier hora que el integrante de cualquiera de los tres comités lo pueda realizar. La otra forma es para revisar lo que la empresa constructora reporta como hecho, y cuya descripción se encuentra en la estimación que presenta para su cobro. En este caso participan principalmente el comité de supervisión acompañado por el de administración, de desarrollo comunitario y de la asesoría técnica. A estos recorridos puede acercarse cualquier miembro de la comunidad y preguntar lo que considere necesario.
1
23
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial36
Presentación de informes a las SDS8
El comité de administración siempre con el apoyo de los comités de supervisión, desarrollo comunitario y la asesoría técni-ca, presenta los informes en sus aspectos financiero y de avance de obra.
La Secretaría realiza una evaluación del avance de los trabajos y de la aplicación de los recursos. En la medida en que ésta compruebe que existen avances respecto del plan autorizado, se asegura la entrega del complemento del monto total autorizado y la continuidad del pro-yecto en el siguiente año.
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial 37
La etapa de finiquito es el último proceso que se lleva a cabo para dar término al proyecto en cuanto a la administración y ejecución del proyecto.
a) Recorridos al finalizar la obra
• La constructora deberá hacer un recorrido junto con los comités y entregar los avances de la construcción donde demuestre la calidad y cumplimiento del trabajo realizado.
• La constructora esta obligada a solventar con un total de 30 días todas las observaciones pertinentes sobre las construcciones realizadas.
• Se entrega una fianza de vicios ocultos que cubre 1 año en obra física y 2 años en equipo.
• Si ya cumplió en su totalidad la empresa constructora se le deberá entregar la fianza de cumplimiento.
• Con todo este proceso se elabora una Acta de Entrega-Recepción de la Obra (ver en Anexo, Acta de Entrega Recepción de la obra).
• Se cierra la bitácora de obra.• Se hace un corte final administrativo de todos los gastos
Etapa de finiquito9
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial38
b) Formatos que se entregan a la SDS
c) Eventos
• Asamblea de Rendición de Cuentas a la Comunidad (por lo menos una vez al año con listas de asistencia y fotos de la comunidad)
• Inauguración de la Obra (no se men-ciona en las reglas de operación como requisito obligatorio, pero es necesario hacerlo)
• Se coloca una placa con la leyenda:
documentos generados, del mismo (planos, cálculos, discos compactos, etc.)
PROgRAMA COMUNITARIO DE MEjORAMIENTO BARRIAL“Rescate y Mejoramiento del Barrio de San Fernando”
“Esta obra es para beneficio de la Colonia Guerrero, fue realizada con recursos del Programa comunitario de Mejoramiento Barrial y con el apoyo de sus comités y sus integrantes de Administración, Supervisión y Desarrollo Comunitario encargados de su ejecución.”
Este programa es de carácter público, no es patrocinado ni promovido por partido político alguno y sus recursos provienen de los impuestos que pagan todos los contribuyentes. Está prohibido el uso de este programa con fines políticos, electorales, de lucro y otros distintos a los establecidos.
“Quien haga uso indebido de los recursos de este programa en el Distrito Federal, será san-cionado de acuerdo con la ley aplicable y ante la autoridad competente”
Ver anexo, leyenda de la placa de conclusión de la obra
1. Cuaderno de Gastos 2. Informe Fotográfico 3. Informe Narrativo 4. Bitácora de Supervisión 5. Fotografías de la Publicación men-
sual 6. Facturas 7. Generadores 8. Estimativas 9. Bitácora de Gastos 10. Bitácora de Obra 11. Acta de Entrega-Recepción de la em-
presa a los comités 12. Dictamen de Conformidad con la apli-
cación de los recursos (ver Anexo 1) 13. Bitácora de Gastos 14. Reporte Final elaborado por el asesor
técnico (ver Anexo 2) 15. Fotografía de la placa de conclusión
de la obra (una de cerca y una de lejos) 16. Fotografía de la obra 17. Oficio de Solicitud de Prórroga para
el término de las obras 18. Cancelación de la cuenta bancaria 19. Acta de rendición de cuentas a la
comunidad firmada por los dos co-mités, fotografías y firmas de los asis-tentes (ver Anexo 3)
20. Si se autorizó proyecto ejecutivo se deberá entregar firmado por los in-tegrantes de los comités, Asesor téc-nico y por el responsable que lo ela-boró, además deberán entregar los
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Programa Comunitariode Mejoramiento Barrial
DesarrolloComunitario
Recuerden que su Proyecto nació de
la identificación de necesidades, de la
población por tanto su meta principal
es llevar a buen fin el mejoramiento de
su espacio público. La articulación con
la comunidad también es permanente
puesto que la mantendrán informada
del uso de los recursos públicos, de
los avances de la obra, y tendrán que
proponer acciones que promuevan un
desarrollo integral de la comunidad a
través de la elaboración de una agenda
ciudadana.
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial 41
Es un proceso de participación vecinal organizado en un plan, cuyo fin es mejorar las condiciones de vida de las comunidades. Este plan constituye lo que la Secretaría de Desarrollo Social refiere como agenda ciudadana.
Se entiende como comunidad al conjunto de po-bladores diversos que comparten un territorio, aunque no necesariamente costumbres e identida-des culturales.
El plan de Desarrollo Comunitario creado desde los comités del Programa Comunitario de Mejoramien-to Barrial, impulsa el desarrollo de su comunidad a partir del espacio público mejorado o construido con recursos de este programa.
Promover acciones de desarrollo con el fin de me-jorar la calidad de vida de la comunidad, conlleva la necesaria organización, la motivación de la par-ticipación ciudadana y vecinal, la identificación de las necesidades e intereses colectivos, así como sus potenciales y recursos para resolverlas.
¿Qué es el Desarrollo Comunitario?
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial42
Inicia con el Plan de Mejoramiento Ba-rrial de una comunidad, donde en primer lugar recuperará espacios públicos para su uso y disfrute o construirá algún otro donde brindará servicios gratuitos para el desarrollo cultural, educativo o capacita-ción que posibilite el acceso al empleo.
El primer instrumento de trabajo es el diagnóstico de la situación que viven las familias en la vida cotidiana en la colonia, el barrio, el pueblo o la unidad habitacio-nal, de hecho puede partir del diagnósti-co que se elaboró para presentar el pro-yecto.
Partiendo de esta identificación de pro-blemas y necesidades podrá comenzar a elaborar su plan de trabajo proponiendo algunas alternativas de solución para es-tos problemas identificados y enriquecer aún más su trabajo comunitario mediante la coordinación con los otros comités.
Las principales necesidades oproblemáticas de las comunidades,
pueden ser:
• Promoción y generación de fuentes de empleo
• Construcción de centros de salud y campañas relacionadas
• Alumbrado público• Espacios deportivos y culturales ade-
cuados• Áreas verdes• Reconstrucción o reparación de la in-
fraestuctura educativa• Deficiencia o insuficiencia de vivienda
digna y adecuada• Mantenimiento de calles y banquetas,
drenaje y alcantarillado• Inseguridad pública• Alcoholismo y drogadicción
¿Cómo se lleva a cabo elDesarrollo Comunitario?
1
2
3
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial 43
Proceso de Elaboración del Plan de Desarrollo Comunitario
1 2
4
3
Se hace el Diagnóstico tomando en cuenta las diferentes necesidades de los y las habitantes
Identificar los problemas: analizar sus causas y efec-tos
Identificar los actores so-ciales, económicos, polí-ticos y gubernamentales que inciden en los proble-mas del territorio
Construir el Plan de Desa-rrollo Comunitario
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial44
1
Sirve para llevar a cabo la identificación, análisis y priorización de problemas con el fin de buscar alternativas de solución a éstos
Diagnóstico
¿Cómo hacer un diagnóstico?
a) Captación de información: Llevar a cabo las encuestas en reuniones pe-queñas o en la calle (ver cuestionario para el diagnóstico en Anexos), inspec-ciones oculares como fotos, identificar la estructura existente de tipo educa-tiva, comercial, de salud, etc, hacer un listado de los servicios que proporcio-na el GDF.
b) Organizar la información: Llevar a cabo la priorización de los problemas identificados para analizar sus causas y efectos.
c) Plan de desarrollo comunitario: Cons-truir el plan de desarrollo comunitario con base en el diagnóstico realizado.
Herramientas para el DiagnósticoEncuesta:
Problemática
Escriba tres problemas importantes de la colonia, colocando en primer lugar el más grave
1.
2.
3.
Señale en el plano los problemas que escribió (añadan el mapa de su colonia). Si no fuera posible añadir el mapa, soliciten que se escriba la ubicación del problema, por ejemplo: en la calle tal, entre las calles y
tales y cuáles
Escriba las posibles soluciones para esos problemas:
1.
2.
3.
Ver cuestionario para el diagnóstico en anexos
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial 45
En este aspecto se sugiere llevar a cabo la organización de la información para identificar cuáles son los problemas más mencionados en la encuesta.
Para realizar la priorización de problemas se podrá utilizar el siguiente instrumento:
Instrucciones:
Se identifican los problemas mencionados el mayor núme-ro de veces en la encuesta y se anotan los nombres de los pro-blemas en la primera columna.
Se anota el número de veces que se mencionó el problema en la encuesta. 1. PROBLEMA
Nombre del problema
Nombre del problema
Nombre del problema
Nombre del problema
2. NÚMERO DE VECES MENCIONADO EN LA
ENCUESTA
9
4
6
2
3. PRIORIDAD
1
3
2
4
2 Organizar la información. Identificar los problemas: analizar sus causas y efectos
1
2
3 El problema que tenga mayor número, es el problema que ocupa el número 1 en la lista para ser atendido, y así sucesi-vamente.
MATRIZ DE PRIORIZACIÓN DE PROBLEMAS
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial46
EFECTOS O CONSECUENCIAS DEL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
CAUSAS QUE ORIGINARON EL
PROBLEMA
Una vez realizado el diagnóstico de necesidades de la comunidad, comienza la representación de una problemática a partir de sus causas y consecuencias para entender qué aspectos del problema deben ser abordados para obtener resultados significativos. Tal como se lleva a cabo en la técnica de árbol de problemas.
Ejemplo de un árbol de problemas
Efecto
Efecto Efecto Efecto
Efecto
Causa
Causa Causa Causa
Causa Causa Causa
Efecto
PROBLEMA
Efecto Efecto Efecto
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Árbol de problemas
Comenzaremos por identificar el proble-ma o problemas que se quieren analizar.
De esos problemas, priorizamos uno a uno por su importancia y el primero en la lista se coloca en el centro del tronco del árbol para ser analizado por el grupo.
Con base en el problema identificado, proponemos una serie de causas que pueden estar propiciando ese problema y las colocamos sobre las raíces del árbol.
Al final, proponemos una serie de conse-cuencias que se originan a partir del pro-blema identificado y las colocamos en la parte de las hojas del árbol, que son los efectos.
Desechos fecales humanos
Ataquessexuales
Indigencia
Vandalismo
Contaminaciónpor basura
Prostitución
Asaltos
POCA ILUMINACIÓN
EN ELPARQUE
Falta de mantenimiento
Lámparassucias
Falta deluminarias
Frondosidad delos árboles
1234
Ejemplo:
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial48
Sobre las causas, se identifican los actores que inciden en cada uno de los problemas analizados en el árbol de problemas.Por ejemplo:Tomando como referencia el árbol de problemas una de las causas señaladas:Lámparas sucias, identificamos a los actores encargados de la limpieza y reposición de luminarias que son:• La delegación• Seguridad PúblicaYa que ambos actores tienen un programa de mantenimiento de áreas públicas.
Construir el plan de Desarrollo Comunitario
Un plan es un documento donde plasmamos, en orden, una serie de acciones para conseguir un fin. El tener un plan, facilita la posibilidad de estructurar una propuesta que permita programar actividades variadas para promover y lograr el desarrollo de la comunidad. Aquí te presentamos un instrumento que puedes utilizar para llevar a cabo tu Plan de Desarrollo Comunitario, es decir, tu programa de actividades.
Metas
(describe lo que se quiere hacer y pretende alcanzar)
Que el parque se encuentre iluminado y con una apariencia agradable y de seguridad.
Actividades
(las acciones que se pretenden realizar)
Que se haga la limpieza de las luminarias que se encuentran dentro del parque.
Tiempo
(refiere a cómo se va a distribuir el tiempo para llevar a cabo las actividades programadas)
A finales del mes de mayo.
Identificación de los actores
(quién va a realizar las acciones)
La delegación o Seguridad Pública.
Recursos
(determinar con qué recursos se van a realizar las acciones)
Del gobierno.
Responsables
(quién va a vigilar el cumplimiento de las acciones)
El Comité de Desarrollo Comunitario.
Cuadro tomado del aporte colectivo de organizaciones sociales, asesores y organismos civiles, 30 julio 2010.
3 Identificar los actores sociales, económicos, políticos y gubernamentales que inciden en los problemas.
4
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial 49Programa Comunitario
de Mejoramiento Barrial
Síntesis del Procesopara la administración y
ejecución del PCMB…
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial50
Los pasos para administrar el Programa Comunitario de Mejoramiento Barrial
PASOS
RESPONSABLES
COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN
COMITÉ DE SUPERVISIÓN
COMITÉ DE DESARROLLO COMUNITARIO
ASESORÍA TÉCNICA CONSTRUCTORA
DESIGNAR A UN REPRESENTANTE DE ENTRE LOS TITULARES DEL COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN. SERÁ QUIEN RECIBA EL RECURSO DE LA SDS, QUIEN ELABORE LOS CHEQUES, A NOMBRE DE QUIEN SERÁN DIRIGIDAS LAS FACTURAS.
DESIGNAR A UN REPRESENTANTE
DESIGNAR A UN REPRESENTANTE
ACOMPAÑA Y APOYA A LOS COMITÉS DE ADMINISTRACIÓN Y SUPERVISIÓN EN EL
PROCESO
1FIRMAR CONVENIO DE COLABORACIÓN ENTRE LA SDS Y LOS COMITÉS SOBRE EL PROYECTO A DESARROLLAR.
FIRMA DE CONVENIO CON SDS
FIRMA DE CONVENIO CON LA SDS
ACOMPAÑA Y APOYA A LOS COMITÉS DE ADMINISTRACIÓN Y SUPERVISIÓN EN EL
PROCESO (PUDIERA FUNGIR COMO TESTIGO)
SE REQUIERE FIRMA Y MONTOS PORCENTUALES
Y COSTOS DEL ASESOR TÉCNICO
FIRMAR CONTRATO DE ASESORÍA ENTRE LOS COMITÉS Y LA ASESORÍA TÉCNICA PARA EL DESA-RROLLO DE LOS TRABAJOS A REALIZAR, MONTO Y RESPONSABILIDADES.
FIRMA DE CONTRATO CON LA ASESORÍA TÉCNICA
FIRMA DE CONTRATO CON LA ASESORÍA TÉCNICA
ACOMPAÑA Y APOYA A LOS COMITÉS DE ADMINISTRACIÓN Y SUPERVISIÓN EN EL
PROCESO
FIRMA DE CONTRATO CON LOS COMITÉS
2 ABRIR CUENTA MANCOMUNADA PARA DEPOSI-TAR LOS RECURSOS RECIBIDOS DE LA SDS.
LOS 3 TITULARES DEL COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN. UNA
PERSONA ES ASIGNADA PARA RECIBIR EL RECURSO DE LAS
MINISTRACIONES.
REVISA ACOMPAÑA Y APOYA AL
COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN EN EL PROCESO
ACOMPAÑA Y APOYA AL COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN EN EL PROCESO
FIRMAR CONTRATO DE OBRA ENTRE LOS COMITÉS Y EMPRESA CONSTRUCTORA ANOTANDO TRABA-JOS A REALIZAR, MONTO Y RESPONSABILIDADES.
FIRMA DEL CONTRATO CON LA EMPRESA SELECCIONADA
FIRMA DEL CONTRATO CON LA EMPRESA SELECCIONADA
ACOMPAÑA Y APOYA A LOS COMITÉS DE ADMINISTRACIÓN Y SUPERVISIÓN EN EL
PROCESO (PUDIERA FUNGIR COMO TESTIGO)
FIRMA DEL
CONTRATO CON LOS COMITÉS
ENTREGA DE FACTURA (CON IVA DESGLOSADO) A NOMBRE DEL REPRESENTANTE DEL COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN (SE DARAN LOS DATOS: DE NOMBRE, DIRECCIÓN Y RFC -CON O SIN HOMOCLAVE-).
RECIBE REVISA ATESTIGUA LA ENTREGA DEL CHEQUE ELABORA, FIRMA Y ENTREGA
FIANZA DE CUMPLIMIENTO, SOBRE EL MONTO CONTRATADO CON LA EMPRESA CONSTRUCTORA. REVISA Y RECIBE FIANZA REVISA ATESTIGUA LA ENTREGA DE LA FIANZA REVISA ENTREGA FIANZA
FIANZA DE CUMPLIMIENTO DE LA TOTALIDAD DE LOS TRABAJOS QUE PRESENTA LACONSTRUCTORA POR EL PORCENTAJE ACORDADO DEL MONTO QUE SE CONTRATÓ.
REVISA Y RECIBE FIANZA REVISA ATESTIGUA LA ENTREGA DE LA FIANZA REVISA ENTREGA FIANZA
OBSERVACIÓN HAY QUE BUSCAR EL MEJOR PRECIO Y LA MÁS ALTA GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO. LA FIRMA DEL CONTRATO ES OBLIGATORIA, DE ACUERDO A LOS LINEAMIENTOS. EL ANTICIPO Y LA FIANZA DE CUMPLIMIENTO SON OPCIONALES; SIN EMBARGO SE RECOMIENDA SOBRE TODO LLEVAR A CABO LA FIANZA.
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial 51
PASOSRESPONSABLES
COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN
COMITÉ DE SUPERVISIÓN
COMITÉ DE DESARROLLO COMUNITARIO
ASESORÍA TÉCNICA CONSTRUCTORA
3SEGUIMIENTO DE LA OBRA DESDE SU INICIO HASTA SU CONCLUSIÓN.
SE MANTIENE INFORMADO Y APOYA. COLOCAR MANTA DE LA SDS PARA INFORMAR A VECINOS.
APOYAR A LA CONSTRUCTORA PARA QUE SU TRABAJO NO SE
DETENGA.
ES EL RESPONSABLE: DEBERÁ REVI-SAR LA ESTIMACIÓN PARA SU PAGO, VERIFICAR CONTRA LO QUE SE HACE, CUÁNTO Y CÓMO SE HACE, EN COOR-
DINACIÓN CON LA ASESORÍA TÉCNICA. VIGILAR A LA CONSTRUCTORA PARA QUE SU TRABAJO NO SE DETENGA.
PARTICIPARÁ EN COORDINACIÓN CON EL COMITÉ DE SUPERVISIÓN
DEBERÁ INDICAR Y VERIFICAR LOS TRABA-
JOS; DAR INFORMACIÓN AL COMITÉ DE SUPER-
VISIÓN.
FACILITAR LA ENTRADA A LA OBRA, ASÍ COMO LA
INFORMACIÓN. COORDI-NARSE CON LA ASESORÍA
TÉCNICA Y CON LOS COMITÉS.
REPORTES MENSUALES A LA SDS: EL PRIMERO SE ACOMPAÑA CON EL CONTRATO DE OBRA, CON LA FIANZA Y/O PAGARÉS Y LAS CARPETAS DE LAS CONS-TRUCTORAS QUE PARTICIPARON EN LA LICITACIÓN. SE DESCRIBEN LOS AVANCES FÍSICOS Y FINANCIEROS.
ELABORAN Y ENTREGAN A LA SDS. ELABORAN Y ENTREGAN A LA SDS.PARTICIPA EN LA ELABORACIÓN DEL REPORTE MENSUAL. ATESTI-
GUA LA ENTREGA A LA SDS
ELABORA SU REPORTE Y ENTREGA A LOS
COMITÉS.
4
ELABORAR SEMANALMENTELAS ESTIMACIONES Y ENTREGAR UN DÍA ANTES DEL DÍA DE PAGO PARA SU REVISIÓN Y APROBACIÓN.
CONOCE LA ESTIMACIÓN, ACLARA SUS DUDAS.
REVISA CON LA ASESORÍA TÉCNICA CON BASE A SU SUPERVISIÓN, ACLARA Y PRESENTA EN REUNIÓN AL COMITÉ
DE ADMINISTRACIÓN. FIRMA LA ESTIMACIÓN PRESENTADA
A TODOS.
PARTICIPARÁ EN COORDINACIÓN CON EL COMITÉ DE SUPERVISIÓN
REVISA LA ESTIMACIÓN; EXPLICA LOS CONCEP-TOS QUE SE PAGAN Y DE DÓNDE A DÓNDE
ABARCAN. ES FIRMADA POR LA ASESORÍA, LA CONS-
TRUCTORA Y EL COMITÉ DE SUPERVISIÓN
LA CONSTRUCTORA ELABORA ESTIMACIÓN
Y PRESENTA EN CUATRO TANTOS (1 ASESORÍA TÉC-NICA; 1 COMITÉ DE ADMI-NISTRACIÓN; 1 COMITÉ DE
SUPERVISIÓN; 1 CONS-TRUCTORA) PENDIENTE PARA LA APROBACIÓN Y FIRMA DE LOS COMITÉS,
PREVIA REVISIÓN CON LA ASESORÍA TÉCNICA.
PAGO DE ESTIMACIONES
ELABORA Y FIRMA CHEQUE PARA SU PAGO.
EL SOPORTE DOCUMENTAL DEL PAGO ES LA MISMA ESTIMACIÓN.
SUPERVISA ATESTIGUASUPERVISA PARA DAR
SEGUIMIENTO AL AVAN-CE FINANCIERO
RECIBE Y LLEVA CONTROL PARA ELABORAR FACTURA
DEL TOTAL CON EL DES-GLOCE DEL IVA.
OBSERVACIÓNLAS ESTIMACIONES DEBEN PAGARSE MÁS IVA, CON EL FIN DE LLEVAR UN SALDO REAL, SEMANA A SEMANA, PORQUE AL 85% DEL AVANCE DEL PRIMER CHEQUE, SE SOLICITA EL 2º RECURSO, PARA LO QUE LA SDS PEDIRÁ LA ESTIMACIÓN ACOMPAÑADA CON SUS RESPECTIVOS NÚMEROS GENERADORES, ADEMÁS DE UNA FACTURA Y UNA POLIZA
DE CHEQUE.
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial52
PASOSRESPONSABLES
COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN
COMITÉ DE SUPERVISIÓN
COMITÉ DE DESARROLLO COMUNITARIO
ASESORÍA TÉCNICA CONSTRUCTORA
5 DOCUMENTOS DE SEGUIMIENTO:
BITACORÁ DE OBRA: SE QUEDA EN LA OBRA Y REGISTRA TODOS LOS TRABA-JOS, CONTRATIEMPOS QUE SE REALIZAN. DESCRIBE SEMANA A SEMANA TODOS LOS AVANCES. ESTE DOCUMENTO SE ENTREGA AL FINAL DE LOS TRABAJOS REALIZADOS.
CONSULTA LA BITÁCORA CUANDO LO CONSIDERE NECESARIO
CONSULTA LA BITÁCORA CUANDO LO CONSIDERE
NECESARIO
CONSULTA LA BITÁCORA CUANDO LO CONSIDERE
NECESARIO
RESPONSABLE DE SU ELABORACIÓN
RESPONSABLE DE ELABORACIÓN Y RESGUARDO
(RESIDENTE DE OBRA)
CUADERNO DE GASTOS: REGISTRO DE TODOS LOS GASTOS QUE SE REALIZAN; SE ANOTA NUMERO DE FACTURA O NOTA, DESCRIPCIÓN DE CONCEPTO, MONTOS Y TOTALES, SE ENTREGA CADA MES A LA SDS.
RESPONSABLE DE SU ELABORA-CIÓN Y RESGUARDO REVISA REVISA
APOYA. LA INFORMACIÓN SERÁ BASE PARA INFORME FINANCIERO
REPORTE FOTOGRÁFICO, SEGUIMIEN-TO DEL ANTES Y DEL DESPUÉS DE LA INTERVENCIÓN, SE ENTREGA CADA MES A LA SDS.
TOMAR TODAS LAS FOTOGRAFÍAS QUE CONSIDEREN DEL ANTES Y EL DESPUÉS ELABORA
BITÁCORA DE SUPERVISIÓN: REGISTRA LOS EVENTOS DE LA OBRA Y SE ENTREGA CADA MES A LA SDS.
PARTICIPA EN LA ELABORACIÓN ELABORA EN CONJUNTO CON LA ASESORÍA TÉCNICA
PARTICIPA EN LA ELABORACIÓN
ELABORA, EN CONJUNTO CON EL COMITÉ DE
SUPERVISIÓN
INFORME NARRATIVO: ES UNA NARRA-CIÓN BREVE SOBRE LA ORGANIZACIÓN INTERNA DE LOS COMITÉS Y LOS TRA-BAJOS QUE SE REALIZAN DURANTE LA OBRA.
ELABORAN Y ENTREGAN A LA SDS ELABORAN Y ENTREGAN A LA SDS
ELABORAN Y ENTREGAN A LA SDS APOYA EN SU ELABORACIÓN
OBSERVACIÓN: TODAS LOS DOCUMENTOS DE SEGUIMIENTO SE ENCUENTRAN EN LA PARTE DE ANEXOS Y CONFORMAN EL CONCENTRADO DE PAPELES DE LA PRIMERA CARPETA QUE SE ENTREGA A LA SDS PARA SOLICITAR LA SEGUNDA MINISTRACIÓN DEL RECURSO APROBADO.
SOLICITUD DEL 2DO CHEQUE DE LA SDS (AL AVANCE DEL 85% DEL 1ER CHEQUE) ELABORA Y ENTREGA REVISA Y APRUEBA APOYA LA ELABORACIÓN Y
ATESTIGUA LA ENTREGA APOYA EN SU ELABORACIÓN
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial 53
PASOS
RESPONSABLES
COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN
COMITÉ DE SUPERVISIÓN
COMITÉ DE DESARROLLO
COMUNITARIO
ASESORÍA TÉCNICA CONSTRUCTORA
6 FINIQUITO TODOS PARTICIPAN EN SU ELABORACIÓN
CARTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE LA OBRA. REVISA Y FIRMA REVISA Y FIRMA REVISA REVISA Y FIRMA ELABORA
INTEGRA LA CARPETA INCLUYENDO LA DO-CUMENTACIÓN, LA IMPRIME Y HACE ARCHIVO ELECTRÓNICO QUE SE ENTREGA EN CD.
ELABORA ELABORA REVISA ELABORA
FIANZA DE GARANTÍA POR VICIOS OCULTOS HASTA POR DOS AÑOS SEGÚN EL TIPO DE TRABAJO. ES A NOMBRE DE LOS TITULARES DEL COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN.
RECIBE RECIBE REVISA REVISA CONTRATA Y ENTREGA
INTEGRACIÓN DE LAS FACTURAS Y COMPRO-BANTES QUE JUSTIFICAN EL DINERO GASTADO.
SOLICITA, RECIBE, ARCHIVA Y ORDENA. (PARA LA ASESORÍA TÉCNICA PREVER DOS PAGOS: UNO AL INICIO Y OTRO
AL INICIAR LA 2ª PARTE DEL PROCESO DE OBRA.)
REVISA Y APOYA REVISA Y APOYA APOYA
RENDICIÓN DE CUENTAS A LA COMUNIDAD. ESTABLECE UNA ESTRATEGIA DE
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN A LA COMUNIDAD. ELABORA INFORMES
ESTABLECE UNA ESTRATEGIA DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN A LA COMUNIDAD. ELABORA
INFORMES
ESTABLECE UNA ESTRATEGIA DE
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN A LA
COMUNIDAD. ELABORA INFORMES
APOYA
OBSERVACIÓN LOS ANTERIORES DOCUMENTOS CONJUNTAMENTE CON LAS BITÁCORAS E INFORMES DE LA SEGUNDA MINISTRACIÓN, FORMAN PARTE DEL FINIQUITO DE OBRA O INFORME FINAL Y SERÁ ENTREGADO POR LOS COMITÉS A LA SDS CON EL APOYO DE LA ASESORÍA TÉCNICA PARA SU INTEGRACIÓN.
7 CIERRE DE BITÁCORAS Y ALCANCES. REVISA COHERENCIA CON FACTURAS REVISA COHERENCIA CON FACTURAS
REVISA COHERENCIA CON FACTURAS ELABORA ELABORA
Importa recordar que los integrantes de los Comités deben trabajar juntos en las tareas, distribuir los tiempos que dedicarán a este esfuerzo ciudadano, garantizar su comunicación y coordinación entre sí. Y no olvidar que para despejar cualquier duda está la Asesoría Técnica.
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial 55Programa Comunitario
de Mejoramiento Barrial
ANEXOS
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial56
Se utiliza cuando las obras del proyecto o algunas acciones de este se realizan por autoadministración.
Es un recibo del apoyo económico a miembros de la comunidad por trabajos realizados y forma parte de la documentación comprobatoria de gastos.
Es el formato de la solicitud a la SDS de la segunda parte de los recursos aprobados para el proyecto. Este formato se presenta una vez que se ha ejercido y comprobado, como mínimo, el 50% de los recursos ejercidos de la primera parte.Por ejemplo, si te aprobaron $500, y estás a punto de terminar de gastar 250, es tiempo de hacer esta solicitud.
Es el formato para compras mayores a $1,000.00 (Un mil pesos) cuando el proyecto se lleva a cabo por autoadministración.
Es el Cuaderno de Gastos que se entrega mensualmente, donde se anotan los gastos efectuados en el mes. Se acompaña de las notas, facturas o recibos que comprueban el gasto.
Esta es la Bitácora de Gastos que se entrega con el informe final de la ejecución del proyecto. Esta bitácora la construyen junto con la asesoría técnica.
Es el registro fotográfico del proyecto. El antes y después. La asesoría técnica lo debe realizar, con la colaboración de los tres comités que aportarán sus propias fotos.
Formato para el Informe Narrativo que se entrega cada mes. Cómo se organizaron para el trabajo, cómo van avanzando, cuáles problemas u obstáculos han tenido y de qué tipo, qué gestiones han realizado para fortalecer su Proyecto, cómo es su relación con la asesoría técnica, con la empresa y con la comunidad.
Es la Bitácora de Supervisión. La realiza la asesoría técnica, la empresa y el Comité de Supervisión. Siendo un documento que registra los eventos de la obra, es resguardada por el Comité de Supervisión o de Administración, pero debe estar disponible para consulta de todos los integrantes de los 3 comités o personas de la comunidad.
Formato para el pago del proyecto ejecutivo si lo hubiera.
Observación: Exceptuando la Bitácora de Obra que sólo firma el Comité de Supervisión, todos los demás anexos deben firmarse por ambos comités y la asesoría técnica.
Anexo “A”
recibo del apoyo económico
Anexo “B”
Anexo “C”
Anexo “D”
Anexo “E”
Anexo “F”
Anexo “g”
Anexo “H”
Anexo “I”
En la parte de finiquito (al término del proyecto), además de los anexos que se entregan normalmente se incluyen otros, los cuales son:
1) Una serie de documentos que se entregan en el informe final del proyecto los cuales se presentan en la parte de anexos.2) El Anexo 1, que es el Dictamen de Conformidad con la Aplicación de Recursos del Programa Comunitario de Mejoramiento Barrial.3) Anexo 2, Programa Comunitario de Mejoramiento Barrial, Reporte Final del Asesor Técnico.4) Anexo 3, Acta de Rendición de Cuentas del PCMB. 5) Acta de Entrega-Recepción de la obra.6) Bitácora de obra, que es el documento jurídico que establece acuerdos realizados entre el Comité de Supervisión, el Asesor Técnico y la Constructora.
Anexo Descripción
Manual de Administración del Programa Comunitario de Mejoramiento Barrial 2010. Lineamientos de Operación 2010
Cuadro síntesis de los anexos para la elaboración de los informes
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial 57
ORDEN DEL DÍA PARA LA REALIZACIÓN DE ASAMBLEAS VECINALES
El orden del día para la realización de las asambleas vecinales para la integración de los Comités de Administración, Supervisión y Desarrollo
Comunitario será el siguiente:
1. La Instalación, explicación del objetivo de la Asamblea Vecinal y del procedimiento para la elección de los Comités de Administración, de
Supervisión y de Desarrollo Comunitario queda a cargo del personal de la Secretaría de Desarrollo Social.
2. Presentación del objetivo del Programa Comunitario de Mejoramiento Barrial y del monto aprobado para el proyecto, por personal de la
Secretaría de Desarrollo Social.
3. Presentación de las acciones aprobadas para el proyecto Comunitario de Mejoramiento Barrial, a cargo de la persona promovente.
4. Integración de los Comités de Administración, de Supervisión y de Desarrollo Comunitario, y dos personas suplentes por comité.
a) Funciones de los Comités de Administración, de Supervisión y de Desarrollo Comunitario
b) Cierre del registro de asistentes en la Asamblea Vecinal, el cual se llevará a cabo en el momento previo a la votación.
c) Elección del Comité de Administración y dos suplentes.
d) Elección del Comité de Supervisión y dos suplentes.
e) Elección del Comité de Desarrollo Comunitario y dos suplentes.
5. Toma de protesta de los integrantes de los Comités de Administración, de Supervisión y de Desarrollo Comunitario.
6. Clausura y firma del Acta de Asamblea.
La Secretaría de Desarrollo Social con el apoyo de la Subsecretaría de Participación Ciudadana, del Instituto de Integración y Asistencia
Social, de la Dirección General de Igualdad y Diversidad Social y del Sistema de Localización Telefónica (LOCATEL), será responsable del
registro de asistencia, escrutinio y cómputo de los votos y del llenado del acta.
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial58
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial 77
PLACA CONMEMORATIVA DE CONCLUSIÓN DE LA OBRA
PROgRAMA COMUNITARIO DE MEjORAMIENTO BARRIAL
“Nombre del proyecto”
“Esta obra es para beneficio de la Colonia ____________________________________, fue realizada con recursos del Programa Comunitario de Mejoramiento Barrial y con el apoyo de sus
omités y sus integrantes de Administración, Supervisión y Desarrollo Comunitario encargados de su ejecución.”
“Este programa es de carácter público, no es patrocinado ni promovido por partido político alguno y sus recursos provienen de los impuestos que pagan todos los contribuyentes. Está prohibido el uso de este
programa con fines políticos, electorales, de lucro y otros distintos a los establecidos. Quien haga uso indebido de los recursos de este programa será sancionado de acuerdo con la ley aplicable
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial 79
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Manual para el Proceso de Administración y Ejecución de Proyectos Comunitarios de Mejoramiento Barrial80
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Viñetas e imágenes de León Páez
Fuente bibliográfica:El contenido se encuentra basado en las Lineamientos y Mecanismos de Operación del Programa Comunitario de Mejoramiento Barrial 2011 tomados de la página electrónica: http://www.sds.df.gob.mx/
Imágenes tomadas de la SDS: http://www.sds.df.gob.mx/
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