Manual de

FuncionesPolíticas y de Personal

Para Reflexionar…

“Dicen que si usted no sabe lo

que busca, probablemente no

lo encontrará”

Manual de Funciones

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El manual de funciones es un documento formal que las empresas elaboran

para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que

sirve como guía para todo el personal.

El manual de funciones indica que hacer y cómo hacer el trabajo en función

de cumplir con la planeación, aplicable al Recurso Humano, es decir misión,

visión, objetivos, procedimientos para que éstos se cumplan con eficiencia y

eficacia, después la organización, ejecución y control que dispone el proceso

administrativo aplicada a la administración de personal. Para su desarrollo

se tendrá en cuenta los manuales de procedimientos, reglamento de trabajo,

manuales de operaciones y mantenimiento, análisis de cargos, valuación de

cargos, análisis de carga laboral.

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Facilita la ubicación y orientación del personal además de que permite

establecer claras delimitaciones en las funciones y responsabilidades de

cada cargo.

Tiene como propósito orientar sobre la forma en que la empresa se organiza

para cumplir con su objetivo, clarificar los grados de responsabilidad de las

diferentes áreas administrativas que la integran y sus relaciones de

autoridad y dependencia.

Este documento es importante, no sólo porque todas las certificaciones de

calidad (ISO, OHSAS, entre otras) lo requieran, sino porque su uso interno y

diario minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el

trabajo y fomenta el orden.

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Ventajas del manual de funciones:

i. Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las

mismas.

ii. No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.

iii. Es claro y sencillo.

iv. Útil en toda organización.

v. La disciplina es fácil de mantener.

Este documento debe ser actualizado cada ocasión que la organización

implementa cambios en su estructura o en las funciones que desarrolla. En

caso de que no ocurran estos cambios, se recomienda someter a revisión

este documento cada dos años con la participación de quienes cuenten con

un conocimiento pleno de las condiciones de operación de la institución, de

los lineamientos normativos que regulan su funcionamiento e integración,

así como de sus necesidades y sus oportunidades de desarrollo.

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La existencia de los Manuales de Funciones en una organización es de vital

importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboración.

¿Qué se necesita para elaborar un Manual de Funciones?

La participación y compromiso de toda la organización, especialmente de los

líderes como promotores

Que los líderes que toman las decisiones separen unas horas para las

decisiones referentes a estos temas

Formar un equipo técnico que lidere el proceso. Puede ser interno o externo

Que la organización tenga su plan estratégico actualizado

Que el equipo técnico utilice una metodología para la elaboración del

cronograma y para que el plan estratégico se refleje en las funciones

Hacer un plan de implantación de este manual

Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, en la

intranet institucional

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La elaboración del Manual de Funciones se asimila a cualquier proyecto que

requiere organizar, los elementos del proceso de administración, es decir en

Planeación, Organización, Ejecución y Control.

 1.- Planeación: Aplicada al Recurso Humano, cumpliendo entre otros los

siguientes pasos:

i. Problema

ii. Justificación

iii. Marcos de referencia

iv. Objetivos del proyecto

v. Metodología

vi. Actividades

vii. Cronograma

viii. Costos

 

2.- Organización

ix. Asignación de tareas al equipo

x. Capacitación al equipo y a los funcionarios

xi. Asignación de presupuestos y equipos

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3.- Ejecución del Proyecto de Elaboración del Manual de Funciones

1.- Recolección de la información

Formato básico

Técnicas para recolectar la información

2.- Entrevista individual

3.- Entrevista grupos

4.- Reunión con los jefes, con otros funcionarios

5.- Observación directa en los puestos de trabajo

6.- Participantes y experiencias de los empleados de la empresa

7.- Informe de terceros

8.- Cuestionarios permanentes de encuestas y entrevistas a:

Titulares

* Jefes

* Supervisores

* Subalternos

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Ejecución del Proyecto de Elaboración del Manual de Funciones

9.- Cuestionarios de aspectos críticos de labores a

Titulares

* Jefes

* Supervisores

* Subalternos

10.- Panel con expertos

11.- Hojas de ruta

12.- Manuales de procedimientos

13.- Transcripción de la información a través de borradores y posteriormente y una vez

hechas las correcciones y cambios, elaborará el definitivo.

14.- El ordenamiento de la información

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15.- Redacción final y digitación, según modelo de formatos

16.- Análisis de la información

17.- Verificación de la información

Titulares

* Jefes

* Supervisores

*Subalternos

4. Inducción, capacitación e implementación

5. Control: Mediante verificación y evaluación para mejorar y perfeccionar.

 Basados en el esquema anterior y de acuerdo con sus unidades, funciones y objetivos

se cumplirá las siguientes fases:

 

Fase I. Descripción de la empresa

 Organización

Distribución de cargos

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Fase II. Clasificación de cargos

 

Tipificación de cargos

Justificación de cargos

Criterios de evaluación

Metodología

Formatos básicos:

Entrevista individual

Entrevista grupal

Jefes

Supervisores

Subalternos

Reportes de terceros

Panel de expertos

Capacitación al personal

 

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Fase III. Recolección de información

 

Fase IV. Análisis e interpretación de la información

 

Fase V. Construcción y redacción del manual

 

Fase VI. Revisión y correcciones

 

Fase VII. Entrega del manual definitivo

 

Fase VIII. Inducción a los empleados

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Fase III. Recolección de información

 

Fase IV. Análisis e interpretación de la información

 

Fase V. Construcción y redacción del manual

 

Fase VI. Revisión y correcciones

 

Fase VII. Entrega del manual definitivo

 

Fase VIII. Inducción a los empleados

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Datos generales del cargo

Datos básicos del organigram

a

Misión del Cargo

Síntesis del cargo:

Principales funciones y

responsabilidades

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Síntesis del cargo:

Principales funciones y

responsabilidades

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Perfil del cargo:Formación académicaExperiencia

laboralConocimientos Competencias

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Complementar la información con:

• Lugar de trabajo:

• Horario de trabajo:

• Necesidad de viajar:

• Características y competencias de la persona que desempeña el

cargo (estilo de dirección, formación académica, experiencia,

personalidad):

• Características y competencias del jefe inmediato (estilo de dirección, formación académica, experiencia, personalidad)

• Características y competencias del grupo a su cargo (nivel académico, experiencia, necesidad de supervisión, propósito de cada cargo)

• Características y competencias de las personas a igual nivel (formación académica, estilos de dirección o actuación, personalidad)

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14Manual de Funciones

Contactos – ¿Cuáles son los más frecuentes y necesarios (internos– externos) para qué se hacen?

¿Cuáles son las principales dificultades a las que se enfrenta el cargo?

¿Cuáles son los errores que no se permiten?

¿Qué tipo de problemas maneja con autonomía cuáles debe consultar?

¿Es un cargo más administrativo que técnico o viceversa?

Contribución al logro de la misión y visión de la organización/unidad estratégica de Negocio?

¿Cuáles son los principales servicios prestados por el cargo a la empresa /unidad estratégica de negocio?

¿Qué es deseable en un candidato pero no indispensable?

¿Cuáles son los indicadores de medición para este cargo?

“No importa cuán brillante sea

tu mente o estrategia, si estás

jugando solo, siempre

perderás ante un equipo”Reid Hoffman

Para Reflexionar…