Manual de normas y procedimientos de compras

INTRODUCCIÓN 1

OBJETIVO Y ALCANCE 2

BASE LEGAL 3

NORMAS Y ASPECTOS GENERALES 5

PROCEDIMIENTOS 10

FORMULARIOS 19

TABLA DE CONTENIDO Pág.

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A continuación se presenta el “Manual de Normas y Procedimientos para el

proceso de Compras de la Coordinación de Administración”, el cual tiene por

objeto establecer los lineamientos organizacionales, que controlen el desarrollo y

cumplimiento de las funciones que se llevan a cabo en el Centro Latinoamericano

de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Saenz”.

Para documentar el Manual, se tomaron en cuenta aspectos como: base

legal, estructura organizativa y funciones del Centro de Formación.

Finalmente, todas las observaciones y sugerencias orientadas al

mejoramiento del presente manual, serán atendidas por el Departamento de

Unidad de Organización y Métodos.

INTRODUCCIÓN

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1 29

Objetivo

Suministrar al Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola

“Manuela Saenz”, un instrumento que le permita establecer las normas que deben

cumplirse, y los pasos a seguir en el procedimiento de compras de un bien o

servicio en las Unidades Estructurales del Centro.

Alcance

Este Manual está dirigido a todas las unidades ejecutoras y Administradoras del

Instituto con competencia para la compra y adquisición de materiales, suministros,

bienes o servicios.

OBJETIVO Y ALCANCE

BASE LEGAL

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2 29

La base legal que regula el presente manual, está contemplada en los

siguientes instrumentos:

a. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, 30 de diciembre de

1999.

Artículo 7

Artículo 25

Artículo 137

Artículo 141

Artículo 314

Artículo 315

b. Le y Orgánica de Administración Financiera del Sector Público. Gaceta

Oficial N° 37.606, de fecha 09 de enero de 2003, en los artículos:

Artículo 1

Artículo 2

Artículo 6, numeral 6


Artículo 14

Artículo 132

Artículo 134

Artículo 135

Artículo 159

c. Ley Orgánica de Contraloría General de la República y del sistema

Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial N° 37.347, de fecha 17 de

diciembre de 2001 en los artículos:

BASE LEGAL

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3 29

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4 29


Artículo 35

Artículo 36

Artículo 38, numeral 1 al 5

Artículo 40

Artículo 91, numerales 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 12, 14, 17, 22, 23, 28,

29

d. Ley Contra la Corrupción. Gaceta Oficial N° 5.637 Extraordinaria de Fecha

07 de Abril de 2003.

Artículo 3

Artículo 4

Artículo 6

Artículo 7

Artículo 16

Artículo 17

Artículo 18

Artículo 19

Artículo 21

Artículo 58

Artículo 62

Artículo 70

e. Ley sobre Simplificación de Trámites Administrativos. Gaceta Oficial

Extraordinaria N° 5.343 de fecha 22 de octubre de 1999.

Artículo 5, numeral 2, literales f y h

NORMAS Y ASPECTOS GENERALES

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5 29

Artículos 24, 47 y 48, en su numeral

1. RESPONSABILIDAD

Todas las adquisiciones y manejo de suministros serán responsabilidad de la

Dirección Administrativa, por intermedio del Encargado de Compras quienes se

ajustarán a lo establecido en este manual.


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6 29

2. DOCUMENTACIÓN

Todo trámite en el área de compras y suministros deberá acompañarse de la

documentación completa. Esta documentación será archivada de acuerdo con las

normas que rigen los procesos.

4. VERIFICACIÓN DE EXISTENCIAS

El Encargado de Compras, bajo la supervisión de la Dirección Administrativa,

verificarán permanentemente las existencias, efectuando inventarios físicos

periódicamente y revisando mensualmente las existencias de por lo menos el 10%

de los productos o suministros en deposito, ítems que serán seleccionados al azar

y en forma aleatoria por la Dirección Ejecutiva.

5. INFORME

El Encargado de Compras enviará a la Dirección Administrativa informes

mensuales de existencias, y la Dirección Administrativa a su vez informará

mensualmente a la Dirección Ejecutiva sobre las existencias y sobre aspectos

excepcionales ocurridos en el área de suministros, enviando copia de los informes

mensuales que recibe del Encargado de Compras.


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7. FALTANTES

Se considera una falta grave para los empleados responsables del manejo de

compras los faltantes no justificados de cualquier tipo, la discrepancia entre las

existencias registradas contablemente y los inventarios físicos, el vencimiento o

deterioro de los productos por negligencia de estos, el no disponer oportunamente

de suministros en deposito por no cumplir con las existencias mínimas o por

exceder las cantidades máximas establecidas o el no disponer de los documentos

que justifiquen la adquisición o entrega de suministros.

8 .OTRAS

1. La Sección de Almacén es la responsable de recibir los materiales, suministros

o bienes adquiridos por el Departamento de Compras y Suministros, así como

del resguardo y la distribución de los mismos a las distintas unidades

administrativas y académicas que conforman el Centro.

2. Cualquier modificación de documentos, de inventario, de código o envío de

materiales, suministros o bienes, deberá ser consultado y aprobado por el Jefe

de la Sección de Almacén.

3. La Sección de Almacén deberá mantener actualizado el Catálogo de

materiales, suministros o bienes.

4. La Sección de Almacén deberá enviar a las unidades solicitantes el Catálogo

de materiales, suministros o bienes vigente.


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5. La Sección de Almacén mantendrá un Calendario de Pedidos de materiales,

suministros o bienes dependiendo de los recursos presupuestarios y

financieros.

9. DE LA SOLICITUD

6. Toda Solicitud de materiales, suministros o bienes, deberá tramitarse,

únicamente, con el formulario digitalizado Forma de solicitud.

7. La Sección de Almacén no despachará materiales, suministros o bienes, si no

se ha recibido la correspondiente Solicitud.

8. No se aceptarán Solicitudes de materiales, suministros o bienes, manuscritas o

en máquina de escribir.

9. Toda Solicitud de materiales, suministros o bienes, deberá contener:

- Nombre de la Unidad Consumidora.

- Nombre de la Unidad Solicitante.

- Código de la Unidad y del material solicitado.

- Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Consumidora.

- Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Solicitante.

- Sello oficial vigente de la Unidad Consumidora y Solicitante.

- Ubicación física de la Unidad Consumidora.

- Nombre de la persona que recibirá el material.

10.Toda solicitud que no cumpla con los requisitos exigidos será devuelta a la

unidad consumidora utilizando el formulario “Nota de Devolución del Almacén a

las Unidades Consumidoras” (Forma de Devolución), con las observaciones

pertinentes.


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11.Toda solicitud proveniente de las autoridades del Centro que presente

problemas para su proceso, deberá ser notificada a la Dirección.

12.Si la unidad consumidora no posee su propio código asignado por la Oficina de

Presupuesto, ésta deberá solicitar la aprobación de la unidad solicitante.

13.Si existe la disponibilidad presupuestaria y financiera, las unidades solicitantes

deberán enviar sus solicitudes por trimestre, de acuerdo a la fecha prevista en

el calendario establecido por la Sección de Almacén, o la modalidad que

establezcan el Departamento de Compras y la Dirección.

14.Las unidades deberán realizar la Solicitud de materiales, suministros o bienes,

de forma razonable, para evitar devoluciones al Almacén, tiempo después de

su recepción.

10. DEL DESPACHO

15.La Sección de Almacén llevará el registro histórico de cada unos de los

artículos, señalando la descripción del artículo y su código respectivo

16. Todo despacho de materiales, suministros o bienes, se registrará en el Libro

de Despacho.

17.El Libro de Despacho deberá estar debidamente foliado y contendrá:

- Número de la Solicitud.

- Nombre de la Unidad Consumidora.

- Fecha de despacho.

- Firma del despachador.

- Número de la factura

18.Todo ingreso y salida de materiales, suministros o bienes, serán registrados en

el sistema de inventario vigente.


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19.Las Solicitudes de materiales, suministros o bienes, serán despachadas en el

orden de llegada y en un lapso no mayor de tres (3) días hábiles.

20.Los materiales, suministros o bienes, sólo serán autorizados y entregados por

el personal asignado para tal fin, bajo la supervisión del Jefe del Almacén.

21.La Sección de Almacén deberá colocar a todos los materiales, suministros o

bienes despachados la etiqueta o, en su defecto, un sello del Centro, que

permita la identificación de los mismos como materiales, suministros o bienes,

del mismo.

22.Los materiales, suministros o bienes, sólo serán despachados por el personal

asignado para tal fin.

11. DE LAS COMPRAS

El trámite para la compra contempla las siguientes etapas o pasos:

a. Solicitud formulada por el Encargado de Compras cuando el nivel de

existencias es inferior al mínimo establecido para el producto, o cuando hay

una solicitud de productos nuevos que se considera serán de uso habitual;

b. Identificación de materiales;

c. Determinación de niveles máximos y mínimos, proveedores y precios;

d. Elaboración de la solicitud de compra o requisición de materiales;

e. Aprobación de la solicitud;

f. Obtención de las cotizaciones;

g. Preparación de la documentación correspondiente;

h. Elaboración de la orden de compra;

i. Recibo de la mercancía en el almacén;

j. Entrega o despacho de la mercancía al solicitante;


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k. Pago de la factura;

RESPONSABLE ACCIÓNUnidad Solicitante 1. Llena el formulario “Solicitud de

Materiales, Suministros o Bienes” (Forma de Solicitud), en tres originales y los envía a la Sección de Almacén.

Sección de Almacén(Recepción)

2. Recibe la forma de Solicitud y verifica todos los datos registrados en la misma. En caso de estar incorrectos devuelve a la Unidad Solicitante con Nota de Devolución del Almacén a las Unidades Consumidoras (Forma de Solicitud) anexa.

3. Si está correcta la información, lo registra en el Libro de “Control de Solicitudes”, y asigna número correlativo de la solicitud de acuerdo al orden de llegada. Entrega la forma de Solicitud en sus tres (3) originales al Operador del Sistema.

Sección de Almacén (Operador del Sistema)

4. Recibe la forma de Solicitud y verifica en el sistema la existencia de los materiales, suministros o bienes solicitados. Marca en la forma de Solicitud el o los materiales,

PROCEDIMIENTO: “SOLICITUD DE MATERIALES, SUMINISTRO O BIENES”

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suministros o bienes faltantes y rebaja del inventario los existentes (Ver paso 5). En caso de no existir ninguno de los materiales o útiles de oficina solicitados devuelve forma de Solicitud en sus tres (3) originales a la unidad con la forma Nota de devolución.

RESPONSABLE ACCIÓNSección de Almacén

(Operador del Sistema)5. En caso de haber existencia lo rebaja del inventario en el sistema. Genera factura en (tres (3) originales) y las remite con la forma de Solicitud en sus tres (3) originales al Jefe del Almacén para su despacho a la unidad.

PROCEDIMIENTO: “SOLICITUD DE MATERIALES, SUMINISTRO O BIENES”

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RESPONSABLE ACCIÓNSección de Almacén

(Operador del Sistema) 1. Si no hay disponibilidad en Almacén, elabora Solicitud de Material y entrega al Encargado de Compras.

Encargado de Compras 2. Procede a la cotización con los proveedores.

3. Recibe las ofertas (de 1 a 3 ofertas) para verificar monto.

Encargado de Compras 5. Realiza el análisis de Lista de Materiales y Suministros - ofertas. El acta original se queda en la unidad de compra y la copia se entrega en la unidad que solicita el producto.

Encargado de Compras 6. Envía análisis de Lista de Materiales y Suministros - ofertas al Encargado de Presupuesto.

Encargado de Presupuesto 7. Emite control de disponibilidad Presupuestaria con firma y sello, al Director Administrativo.

Director Administrativo 8. Firma y Sella el control de disponibilidad Presupuestaria para su autorización y lo envía al encargado de Compras.

Encargado de Compras 9. De no haber presupuesto, informa a la

PROCEDIMIENTO: “COMPRAS”

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Unidad Solicitante para que solicite traslado.

RESPONSABLE ACCIÓNEncargado de Compras 10. De haber presupuesto y de conformidad

con la forma de solicitud, emite orden de compra o servicios, con su firma y la del administrador.

11. Envía fotocopia de la Orden de Compra a Almacén y Unidad Solicitante.

10. Envía fotocopia de la Orden de Compra al Proveedor.

Almacén 12. Recibe mercancía y elabora acta de recepción o aceptación de servicio.

13. Ingresa al inventario los productos recibidos

14. Elabora nota de entrega a la unidad que solicitó el bien o servicio

15. Surte de Material requerido a la Unidad solicitante.

PROCEDIMIENTO: “COMPRAS”

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15 29

SOLICITUD DE MATERIALES, SUMINISTROS, BIENES O SERVICIOS

FLUJOGRAMAS

UNIDAD SOLICITANTE

INICIOLlena formulario

“Solicitud de Materiales, suministros,

bienes o servicios” forma Solicitud, y envía a la Sección de

Almacén

1

Recibe formulario de

Solicitud y verifica la

información registrada en la

misma

Recibe y verifica la existencia del o los materiales,

suministros, bienes o servicios

Material en

existencia?

Rebaja en el sistema

de inventarios

los materiales existentes

Marca en la forma de Solicitud

como faltante los materiales

que no están en

existencia

NO SI

Datos Correc

tos?

NO SI

Registra solicitud en el libro de Control de solicitudes

Devuelve a la unidad

solicitante con nota de devolución

Recibe documentos

, revisa, verifica y

remite a la sección de Almacén

Asigna número

correlativo a la solicitud de acuerdo al orden de

llegada

Remite forma de

solicitud al operador del

sistema1

SECCIÓN DE ALMACÉN (RECEPCIÓN)

SECCIÓN DE ALMACÉN (OPERADOR DE SISTEMA)

2

Elabora solicitud de

Material

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16 29

COMPRAS

FLUJOGRAMAS

2

Envía Análisis de

LMS ofertas

Recibe Análisis y

emite control de

disponibilidad presupuestari

a firmada y selladaEmite

orden de compra o servicios

firmada por el y por el

administrador

Recibe control de

disponibilidad

presupuestaria para firmar y

sellar, para su

autorizaciónRecibe

solicitud de Material

Recibe las ofertas para

verificar monto

Pide cotización a

los proveedores

Realiza el análisis de

LMS ofertas

ENCARGADO DE COMPRAS

ENCARGADO DE PRESUPUESTOS

3

Remite forma de

solicitud de Material

PROVEEDOR

DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Disponibilidad Presupuestari

o?

Informa que no hay disponibilid

ad presupuest

aria para que se solicite

traslado

Envía fotocopia de la orden de

compra

NO SI

3

ALMACÉN

UNIDAD SOLICITA

NTE

4

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17 29

COMPRAS

FLUJOGRAMAS

PROVEEDOR

Envía factura y acta de entrega

Surte Material

SECCIÓN DE ALMACÉN (RECEPCIÓN)

Recibe mercancía y

elabora acta de

recepción o aceptación de servicio

SECCIÓN DE ALMACÉN (OPERADOR DE SISTEMA)

Ingresa al inventario

los productos recibidos

Elabora nota de

entrega a la unidad que solicitó el

bien o servicio

Surte de Material

requerido

UNIDAD SOLICITA

NTE

¿Material

Requerido?

Comunica Deficiencia

Utilizar Material

NO SI

FIN

4

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18 29

FORMULARIOS

15 05 11

19 29

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Actualizaciones FECHA

FECHASACTIVIDAD: Pág. De

CÓDIGO: SISTEMA:

15 05 11

20 29SOLICITUD DE MATERIAL

SOLICITUD DE MATERIAL

15 05 11

21 29




CÓDIGO: SISTEMA:

Elaborado por: Autorizado por: Aprobado por:

Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva

NOTA DE ENTREGA

NOTA DE ENTREGA

NOTA DE ENTREGA

15 05 11

22 2915 05 11

23 29




CÓDIGO: SISTEMA:



ANÁLISIS DE COTIZACIONES

15 05 11

24 29




CÓDIGO: SISTEMA:






CÓDIGO: SISTEMA:



ANÁLISIS DE COTIZACIONES

15 05 11

25 29




CÓDIGO: SISTEMA:



ORDEN DE COMPRA O SERVICIOS

15 05 11

26 29




CÓDIGO: SISTEMA:




15 05 11

27 29




CÓDIGO: SISTEMA:




15 05 11

28 29




CÓDIGO: SISTEMA:



CONTROL DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA

15 05 11

29 29

Manual de normas y procedimientos de compras

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