Manual de normas y procedimientos
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO ÍNDICE ÍNDICE 2 PRESENTACIÓN 3 OBJETIVOS DEL MANUAL 4 General 4 Específicos 4 NORMAS DE MANTENIMIENTO 5 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA SOLICITUDES, PEDIDOS Y ÓRDENES 12 1. Procedimiento: “Pedido a Almacén de Suministros” 13 2. Procedimiento: “Pedido a Almacén de Farmacia” 14 3. Procedimiento: Compra de Repuestos o Materiales por “Orden de Compra” 16 4. Procedimiento: Compra de materiales y repuestos con “Vale de Caja Chica” 17 5. Procedimiento de solicitud de servicios a mantenimiento. 21 6. Procedimiento: “Ejecución de una rutina de mantenimiento preventivo” 22 7. Procedimiento: “Ejecución de una rutina de mantenimiento Correctivo” 23 FLUJOGRAMAS 25 FORMULARIOS 39 Solicitud de Pedidos al Almacén de Materiales y Suministros 40 Solicitud de Pedidos al Almacén de Materiales y
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DEL
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
ÍNDICE
ÍNDICE 2
PRESENTACIÓN 3
OBJETIVOS DEL MANUAL 4
General 4
Específicos 4
NORMAS DE MANTENIMIENTO 5
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA SOLICITUDES, PEDIDOS Y
ÓRDENES 12
1. Procedimiento: “Pedido a Almacén de Suministros” 13
2. Procedimiento: “Pedido a Almacén de Farmacia” 14
3. Procedimiento: Compra de Repuestos o Materiales por “Orden de
Compra” 16
4. Procedimiento: Compra de materiales y repuestos con “Vale de Caja
Chica” 17
5. Procedimiento de solicitud de servicios a mantenimiento. 21
6. Procedimiento: “Ejecución de una rutina de mantenimiento preventivo” 22
7. Procedimiento: “Ejecución de una rutina de mantenimiento Correctivo” 23
FLUJOGRAMAS 25
FORMULARIOS 39
Solicitud de Pedidos al Almacén de Materiales y Suministros 40
Solicitud de Pedidos al Almacén de Materiales y Suministros 41
Solicitud de Pedidos al Almacén de Farmacia 43
Solicitud de Orden de Compra. 45
Solicitud de Vale de Caja Chica. 47
Vale Mantenimiento. 49
Ordenes de trabajo 51
Formatos de documentación técnica para controles de mantenimiento 52
PRESENTACIÓN
El concepto de sistema de mantenimiento, exige estandarizar los pasos y
procedimientos para llevar a cabo las tareas operativas y administrativas,
relacionadas con la conservación y mantenimiento de la infraestructura y los
equipos, de un establecimiento de salud.
Bajo este concepto se realiza el siguiente Manual de Normas y Procedimientos
del Departamento de Mantenimiento del Hospital General “San Juan de Dios”
con el objeto de establecer todos aquellos procedimientos de mantenimiento
que se utilizan en el lugar de trabajo y uniformalizar cada uno de ellos.
La información contenida en este manual es la siguiente:
• Normas de Mantenimiento: Son una serie de normas que los técnicos
deben cumplir al momento de realizar las operaciones técnicas de
mantenimiento.
• Descripción y Flujogramas de los distintos procedimientos que se llevan a
cabo en el departamento de mantenimiento para realizar actividades
administrativas relacionadas con el funcionamiento del mismo.
• Formatos de Documentos para llevar a cabo los distintos procedimientos
administrativos que se llevan a cabo en el departamento.
• Formatos de documentación técnica para recabar información técnica de
las distintas actividades de mantenimiento llevadas a cabo y llevar un control
de las mismas.
El
responsable de la implementación de estos procedimientos es el jefe de
Mantenimiento con el apoyo del Gerente de mantenimiento y Servicios
Generales.
OBJETIVOS DEL MANUAL
General
• Dar a conocer todas las normas y procedimientos administrativos que tiene
contemplado el departamento de mantenimiento del Hospital General “San
Juan de Dios”.
Específicos
• Conocer todos los procedimientos administrativos realizados en el
departamento de mantenimiento como lo son: orden de compra, pedido de
materiales y suministros, pedidos al almacén de farmacia.
• Describir el uso específico de cada uno de los formatos que se utiliza para
el control de mantenimiento que son parte de la documentación técnica
administrativa que maneja el departamento.
• Conocer las normas específicas del departamento de mantenimiento con
relación al trabajo y la seguridad en el trabajo.
NORMAS DE MANTENIMIENTO
Normas Generales
• Toda persona debe dar cuenta al correspondiente supervisor de los
trabajos a realizar y debe obtener el permiso correspondiente.
• Debe avisar de cualquier condición insegura que observe en su trabajo y
advertir de cualquier defecto en los materiales o herramientas a utilizar.
• Quedan prohibidas las acciones temerarias (mal llamadas actos de
valentía), que suponen actuar sin cumplir con las Reglamentaciones de
Seguridad y entrañan siempre un riesgo inaceptable.
• No hacer bromas, juegos o cualquier acción que pudiera distraer a los
operarios en su trabajo.
• Cuando se efectúen trabajos en instalaciones de Baja Tensión, no podrá
considerarse la misma sin tensión si no se ha verificado la ausencia de la
misma.
Normas Específicas Para El Empleo Y Conservación Del Material De
Seguridad
• Casco de seguridad
Es obligatorio para toda persona que realice trabajos en instalaciones
eléctricas de cualquier tipo.
• Anteojos de protección o máscara protectora facial
El uso es obligatorio para toda persona que realice un trabajo que encierre
un riesgo de accidente ocular tal como arco eléctrico, proyección de gases,
partículas, etc.
• Guantes dieléctricos
Deben verificarse frecuentemente, asegurarse que están en buen estado y
no presenta huellas de roturas, desgarres ni agujeros. Todo guante que
presente algún defecto debe ser descartado. Deben ser protegidos del contacto
con objetos cortantes o punzantes con guantes de protección mecánica.
Conservarlos en estuches
adecuados.
• Cinturón de seguridad
El material de los cinturones será sintético. No deben ser de cuero. Debe
llevar todos los accesorios necesarios para la ejecución del trabajo tales como
cuerda de seguridad y soga auxiliar para izado de herramientas. Estos
accesorios deben ser verificados antes de su uso, al igual que el cinturón,
revisando particularmente el reborde de los agujeros previstos para la hebilla
pasacinta de acción rápida. Verificar el estado del cinturón: ensambles sólidos,
costuras, remaches, deformaciones de las hebillas, moquetones y anillos. Los
cinturones deben ser mantenidos en perfecto estado de limpieza y guardados
en lugares aptos para su uso posterior.
• Verificadores de ausencia de tensión
Se debe verificar, antes de su empleo, que el material está en buen estado.
Se debe verificar antes y después de su uso que la cabeza detectora funcione
correctamente. Para la utilización de estos aparatos es obligatorio el uso de los
guantes dieléctricos de la tensión correspondiente.
• Escaleras
Se prohíbe utilizar escaleras metálicas para trabajos en instalaciones
eléctricas o en su proximidad inmediata, si tiene elementos metálicos
accesibles.
• Dispositivos de puesta a tierra y en cortocircuito
La puesta a tierra y en cortocircuito de los conductores, aparatos o partes
de instalaciones sobre las que se debe efectuar un trabajo, debe hacerse
mediante un dispositivo especial diseñado a tal fin. Las operaciones se deben
realizar en el siguiente orden:
Asegurarse de que todas las piezas de contacto, así como los conductores
del dispositivo, estén en buen estado.
Siempre conectar en primer lugar el morseto de cable de tierra del
dispositivo, utilizando guante de protección mecánica, ya sea en la tierra
existente de las instalaciones o bien en una jabalina especialmente clavada en
el suelo.
Fijar las pinzas de conexión de los conductores de tierra y cortocircuitos
sobre cada uno de los conductores de la instalación utilizando guantes de
protección dieléctrica y mecánica.
Para quitar los dispositivos de puesta a tierra y en cortocircuito operar
rigurosamente en el orden inverso, primero el dispositivo de los conductores y
por último el de tierra.
Señalizar el lugar donde se coloque la tierra, para individualizarla
perfectamente.
• Guantes y mascarillas médicas.
Cuando se trabaja con equipo médico hospitalario por lo regular
este puede estar infectado por lo que se debe usar guantes y mascarillas en
todo momento.
• Rótulos de Seguridad
Cuando se trabaja con máquinas es necesario indicar por medio de un
rótulo la palabra “EQUIPO EN MANTENIMIENTO” para que el operario no
ponga a trabajar el mismo.
Normas en la Ejecución de Rutinas de Mantenimiento Preventivo
Esta etapa incluye todas aquellas acciones que se llevarán a cabo para cumplir
con las rutinas de mantenimiento preventivo establecidas para cada equipo. En
esta etapa se detallará la realización de todas las actividades de mantenimiento
preventivo contempladas dentro de la planeación y programación.
La ejecución de las actividades de mantenimiento preventivo las llevará a cabo
el técnico de mantenimiento. La orden de ejecución de las tareas la girará el
jefe de departamento detallando en ella las rutinas necesarias para llevar a
cabo el mantenimiento preventivo del equipo.
Debido a la importancia del mantenimiento preventivo en la prolongación de la
vida útil de los equipos, y en el mantenimiento de su funcionamiento adecuado,
se han determinado diez pasos generales que debe poseer una rutina de
mantenimiento.
1. Inspección de condiciones ambientales
2. Limpieza integral externa
3. Inspección externa del equipo *
4. Limpieza integral interna
5. Inspección interna *
6. Lubricación y engrase *
7. Reemplazo de ciertas partes
8. Ajuste y calibración *
9. Revisión de seguridad eléctrica *
10. Pruebas funcionales completas *
* Acciones que involucran posible verificación funcional.
1. Inspección de las condiciones ambientales en las que se encuentra el
equipo: Observar las condiciones del ambiente en las que se encuentra el
equipo, ya sea en funcionamiento o en almacenamiento. Los aspectos que se
recomienda evaluar son: humedad, exposición a vibraciones mecánicas,
presencia de polvo, seguridad de la instalación y temperatura.
Cualquier anormalidad o no cumplimiento de estas condiciones con lo
establecido, debe ser notificado como observación en la rutina, o
inmediatamente dependiendo de la situación, y siguiendo el procedimiento
especificado por el Jefe del Departamento de Mantenimiento.
2. Limpieza integral externa: Eliminar cualquier vestigio de suciedad,
desechos, polvo, moho, hongos, etc., en las partes externas que componen al
equipo, mediante los métodos adecuados según corresponda.
3. Inspección externa del equipo: Examinar o reconocer
atentamente el equipo, partes o accesorios que se encuentran a la vista, sin
necesidad de quitar partes, tapas, etc., tales como mangueras, chasis, rodos,
cordón eléctrico, conector de alimentación, para detectar signos de corrosión,
impactos físicos, desgastes, vibración, sobrecalentamiento, fatiga, roturas,
fugas, partes faltantes, o cualquier signo que obligue a sustituir las partes
afectadas o a tomar alguna acción pertinente al mantenimiento preventivo o
correctivo.
Esta actividad podría conllevar de ser necesario, la puesta en
funcionamiento de un equipo o de una parte de éste, para comprobar los
signos mencionados en el párrafo anterior.
Actividades involucradas:
• Revisión del aspecto físico general del equipo y sus componentes, para
detectar posibles impactos físicos, maltratos, corrosión en la carcasa o
levantamiento de pintura y cualquier otro daño físico. Esto incluye viñetas y
señalizaciones, falta de componentes o accesorios, etc.
• Revisión de componentes mecánicos, para determinar falta de lubricación,
desgaste de piezas, sobrecalentamiento, roturas, etc. Esto incluye los sistemas
neumáticos e hidráulicos, en los cuales también es necesario detectar fugas en
el sistema.
• Revisión de componentes eléctricos. Esto incluye: Cordón de alimentación:
revisar que este se encuentre íntegro, sin dobleces ni roturas, o cualquier signo
de deterioro de aislamiento, el toma deberá ser adecuado al tipo y potencia
demandada por el equipo y debe hacer buen contacto con el toma de pared.
Hacer mediciones con un multímetro si es necesario acerca de la conductividad
del mismo, estado del portafusibles, etc.
4. Limpieza integral interna: Eliminar cualquier vestigio de suciedad,
desechos, polvo, moho, hongos, etc., en las partes internas que componen al
equipo, mediante los métodos adecuados según corresponda.
• Limpieza de superficie interna utilizando limpiador de superficies líquido,
lija, etc.
• Limpieza de residuos potencialmente infecciosos utilizando sustancias
desinfectantes.
• Limpieza de tabletas electrónicas, contactos eléctricos, conectores,
utilizando limpiador de contactos eléctricos, aspirador, brocha, etc.
5. Inspección interna: Examinar o reconocer atentamente las partes internas
del equipo y sus componentes, para detectar signos de corrosión, impactos
físicos, desgastes, vibración, sobrecalentamiento, fatiga, roturas, fugas, partes
faltantes, o cualquier signo que obligue a sustituir
las partes afectadas o a tomar alguna acción pertinente al mantenimiento
preventivo o correctivo.
Actividades involucradas:
• Revisión general del aspecto físico de la parte interna del equipo y sus
componentes, para detectar posibles impactos físicos, maltratos, corrosión en
la carcasa o levantamiento de pintura, cualquier otro daño.
• Revisión de componentes mecánicos, para determinar falta de lubricación,
desgaste de piezas, sobrecalentamiento, roturas, etc. Esto incluye los sistemas
neumáticos e hidráulicos, en los cuales también es necesario detectar fugas en
el sistema.
• Revisión de componentes eléctricos y electrónicos, para determinar falta o
deterioro del aislamiento, de lo cables internos, conectores etc., que no hayan
sido verificados en la revisión externa del equipo, revisando cuando sea
necesario, el adecuado funcionamiento de estos con un multímetro. Para los
componentes electrónicos inspeccionando de manera visual y táctil si es
necesario, el posible sobrecalentamiento de estos.
6. Lubricación y engrase: Lubricar y/o engrasar ya sea en forma directa o a
través de un depósito, motores, bisagras, baleros, y cualquier otro mecanismo
que lo necesite.
7. Reemplazo de ciertas partes: La mayoría de los equipos tienen partes
diseñadas para gastarse durante el funcionamiento del equipo, de modo que
prevengan el desgaste en otras partes o sistemas del mismo. El reemplazo de
estas partes es un paso esencial del mantenimiento preventivo, y puede ser
realizado en el momento de la inspección.
8. Ajuste y calibración: En el mantenimiento preventivo es necesario ajustar y
calibrar los equipos, ya sea ésta una calibración o ajuste mecánico, eléctrico, o
electrónico. Para esto deberá tomarse en cuenta lo observado anteriormente
en la inspección externa e interna del equipo, y de ser necesario poner en
funcionamiento el equipo y realizar mediciones de los parámetros más
importantes de éste, de modo que éste sea acorde a normas técnicas
establecidas, especificaciones del fabricante, o cualquier otra referencia para
detectar cualquier falta de ajuste y calibración.
9. Pruebas funcionales completas: Además de las pruebas de funcionamiento
realizadas en otras partes de la rutina, es importante poner en funcionamiento
el equipo en conjunto con el operador.
10. Revisión de seguridad eléctrica: La realización de esta prueba, dependerá
del grado de protección que se espera del equipo en cuestión.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PARA SOLICITUDES, PEDIDOS Y ÓRDENES
Pedido al almacén general de materiales y suministros:
Este documento se utiliza para solicitar repuestos, materiales o suministros
necesarios para la realización de mantenimiento preventivo, predictivo o
reparaciones por avería en equipos o maquinaria industriales utilizados en el
hospital.
Pedido al almacén general de farmacia:
Similar al documento anterior. Este es utilizado, para solicitar al almacén
General de farmacia: repuestos, materiales o suministro necesarios para la
reparación de equipo médico o para realizar el mantenimiento preventivo
programado a estos equipos.
Compra de repuestos y materiales por Orden de Compra:
Se utiliza para obtener materiales o repuestos que no se encuentran en el
almacén de materiales y suministros, necesarios para reparaciones especificas.
Compra de materiales y repuestos con Vale de caja chica:
Se utiliza para comprar materiales y repuestos necesarios para reparaciones
urgentes, verificando la falta de existencia en el almacén de materiales y
suministros. Los vales de caja chica deben ir acompañados de tres
cotizaciones mínimo y su monto no debe exceder los cuatro mil quetzales (Q.
4,000.00), de lo contrario se debe realizar una Orden de Compra para la
obtención de los materiales necesarios.
Formatos para registro y control interno
o Préstamo y Devolución de herramienta
o Solicitud de insumos y reposición de herramienta
o Ficha técnica de los equipos
o Reporte semanal de actividades
o Reporte mensual de actividades
o Historial de repuestos
o Historial de mantenimiento de equipo
o Historial de lubricación de los equipos
1. Procedimiento: “Pedido a Almacén de Suministros”
|Responsable |Paso No. |Operación
|
|Asistente Administrativo |1. |Elaboración de una lista de los
materiales y suministros requeridos. Llenar un |
| | |formulario de “Pedido de Materiales y
Suministros”, con original y cuatro copias |
| | |(Original: Kardex, Duplicado: Almacén,
Triplicado: Auditoria, Cuadriplicado: Persona que |
| | |autoriza, Quintuplicado: Interesado); donde
se detallará el pedido como indique el formato|
|
| |del formulario, el cual deberá estar
completamente y adecuadamente elaborado y al final de|
| | |cada requerimiento escribir (ultima línea).
|
|Asistente Administrativo |2. |Se muestra el pedido al Jefe del
departamento para obtener su visto bueno, en caso de |
| | |estar incorrecto se realizan las correcciones
sugeridas por el jefe del departamento |
|Jefe del Departamento |3. |El Jefe de Mantenimiento da el
visto bueno, con nombre completo, sello y firma |
| | |respectivos, al pedido de materiales y
suministros. |
|Asistente Administrativo |4. |Se muestra el pedido al Gerente de
mantenimiento para obtener su visto bueno, en caso de |
| | |estar incorrecto se realizan las correcciones
sugeridas por el gerente del departamento al|
| | |pedido de materiales y suministros.
|
|Gerente del Departamento |5. |El Gerente de Mantenimiento da
el visto bueno, con nombre y firma respectivos, al pedido |
| | |de materiales y suministros.
|
|Asistente Administrativo |6. |Envía el pedido al Almacén de
materiales y suministros. |
|Almacén general de materiales y |7. |Recibe el formulario de
Pedido de materiales y verifica las existencia de los materiales |
|suministros | |y suministros
|
|Responsable |Paso No. |Operación
|
|Almacén general de |8. |El almacén despacha los materiales y
suministros que tiene en existencia de acuerdo|
|materiales y suministros | |al pedido realizado.
|
|Almacén general de
|9. |El encargado del almacén que realiza la entrega de los
materiales sella y firma de |
|materiales y suministros | |entregado el formulario de pedido de
materiales y suministros y la persona que |
| | |recibe los materiales deberá firmar de recibido
en el mismo formulario. |
|Departamento de |10. |La persona que firmó y recibió los
materiales del almacén los trasladará a la |
|mantenimiento | |bodega de mantenimiento, donde se les
da ingreso y se almacenan hasta programar su |
| | |uso.
|
2. Procedimiento: “Pedido a Almacén de Farmacia”
|Responsable |Paso No. |Operación
|
|Asistente Administrativo |1. |Elaboración de lista materiales y
suministros médicos requeridos, llenar el formulario|
| | |“Pedido de Almacén de Farmacia”, en
original y cuatro copias (Blanco: Kardex, Celeste: |
| | |Almacén de Farmacia, Amarillo: Solicitante,
Rosado: Auditoria, Verde: Quien Firme); el |
| | |cual deberá estar completamente y
adecuadamente elaborado y al final de cada |
| | |requerimiento escribir (ultima línea).
|
|Asistente Administrativo |2. |Se muestra el formulario ya lleno al
jefe del departamento para obtener su visto bueno,|
| | |respecto a si esta completamente y
adecuadamente elaborado. En caso contrario se |
| | |realizan las correcciones sugeridas por el
jefe del departamento al pedido a Almacén de|
| | |Farmacia.
|
|Jefe de Mantenimiento |3. |Revisa y da el visto bueno, al
Pedido a almacén de farmacia con nombre completo sello y|
| | |firma respectivos.
|
|Asistente Administrativo |4. |Se muestra el pedido al Gerente de
mantenimiento para obtener su visto bueno, en caso |
| | |de estar incorrecto se realizan las
correcciones sugeridas por este al pedido a Almacén|
| | |de farmacia.
|
|Responsable |Paso No. |Operación
|
|Gerente de Mantenimiento |5. |Revisa el pedido y da el visto
bueno, con nombre y firma. |
|Gerente de Mantenimiento |6. |Se muestra el pedido al Sub.-
Director Médico para obtener su visto bueno, en caso de |
| | |estar incorrecto se realizan las correcciones
sugeridas por este al pedido a Almacén de|
| | |farmacia.
|
|Sub-Director Médico |7. |Da su visto bueno al pedido a
Almacén de Farmacia, con nombre completo, sello y firma |
| | |en la parte inferior del formulario “Pedido a
Almacén de Farmacia”. |
|Almacén de Farmacia |8. |El almacén recibe el pedido y
verifica que los materiales y suministros pedidos se |
| | |encuentren en existencia.
|
|Almacén de Farmacia |9. |El almacén despacha y descarga
del inventario los materiales y suministros pedidos por |
| | |el departamento de mantenimiento, para lo
cual firma de entregado en la parte inferior |
| | |del formulario, con nombre completo, firma del
encargado de la entrega. |
|Departamento de |10. |La persona que recibe el material
deberá colocar su nombre completo y firma en la |
|Mantenimiento | |casilla de Recibió conforme en la parte
inferior del formulario “Pedido a Almacén de |
| |
|Farmacia.” |
| | |La persona que recibió el material lo traslada
a la bodega de mantenimiento en donde |
| | |ingresa el material y permanecerá hasta su
utilización. |
3. Procedimiento: Compra de Repuestos o Materiales por “Orden de Compra”
|Responsable |Paso No. |Operación
|
|Asistente Administrativo |1 |Elabora una orden de compra
según solicitud y detallando el repuesto o |
| | |material necesario utilizando el formato
“Orden de Compra” la cual debe ser |
| | |llenada completamente y adecuadamente
como indique este formulario. |
|Asistente Administrativo |2 |Procede a realizar las cotizaciones
del material o repuesto solicitado, que |
| | |se adjuntaran a la orden de compra.
|
|Asistente Administrativo |3 |Se traslada la orden de compra al
Jefe de departamento para su visto bueno. |
|Jefe de departamento |4 |Revisa y da su visto bueno a la
Orden de Compra con nombre y firma, |
| | |autorizando seguir con el procedimiento.
|
|Jefe de departamento |5 |Si la solicitud es errónea se
realizan las correcciones sugeridas por el |
| | |Jefe de mantenimiento a la Orden de
compra, retornando al numeral 3. |
|Asistente Administrativo |6 |Se muestra la orden de lo
solicitado al Gerente de Mantenimiento para su |
| | |visto bueno.
|
|Gerente de Mantenimiento |7 |Da el visto bueno a la “Orden de
Compra” y autoriza continuar con el |
| | |procedimiento.
|
| |
|Si la solicitud es errónea se realizan las correcciones sugeridas por
el |
| | |Gerente de Mantenimiento a la Orden de
compra, retornando al numeral 3. |
|Asistente Administrativo |8 |Se remite la orden de compra al
Almacén de Suministros donde se verifica |
| | |existencia de lo solicitado.
|
|Jefe Almacén de Suministros |9 |Verifica la existencia de los
repuestos o materiales en el almacén |
| | |solicitados en la orden de compra; sí los
materiales están en existencia, la|
| | |orden de compra es rechazada y se sugiere
llenar un formulario “Pedido de |
| | |Materiales y Suministros” y si confirma la
falta de estos materiales en el |
| | |Almacén de Suministros se continúa con el
proceso. |
|Jefe Almacén de Suministros |10 |Llenan la orden compra donde
se haciendo constar que no se tiene en |
| | |inventario los materiales o repuestos
solicitados. |
|Asistente Administrativo |11 |Remite la Orden de compra al
Departamento de Compras adjuntando las |
| | |cotizaciones respectivas para que se
realicen los trámites correspondientes.|
|Asistente Administrativo |12 |Se aprueba la orden de compra de
los materiales o repuestos solicitados. Si|
| | |esta es rechazada, se concluye con el
proceso. |
|Jefe de Mantenimiento |13 |Firma la orden definitiva para que
se compren los materiales o repuestos. |
|Departamento de compras |14 |El departamento de compras
es el responsable y realiza los trámites |
| | |correspondientes de la compra requerida.
|
|Departamento de Mantenimiento |15 |Los materiales y repuestos
comprados ingresan al almacén de suministros y se|
|
| |notifica al departamento de mantenimiento
para obtener el visto bueno de los|
| | |materiales y repuestos que ingresaron.
|
4. Procedimiento: Compra de materiales y repuestos con “Vale de Caja Chica”
|Responsable |Paso No. |Operación
|
|Asistente Administrativo |1 |Llena un “Vale por Caja Chica”
detallando el material y repuestos |
| | |necesario, según el formato estipulado en
el documento. |
|Asistente Administrativo |2 |Realiza las cotizaciones
respectivas del material y/o repuestos |
| | |necesarios, las cuales se adjuntaran al
“Vale por Caja Chica”. |
|Asistente Administrativo |3 |Remite y traslada el documento
al Jefe del departamento para su revisión |
| | |y visto bueno.
|
|Jefe del departamento |4 |Revisa que los materiales y/o
repuestos sean los necesarios y que “vale |
| | |por Caja Chica” esté debida y
completamente realizado. |
|Jefe del departamento |5 |Si rechaza el documento, el
procedimiento regresa al numeral 3, se |
| | |realizan las correcciones sugeridas por el
Jefe de Mantenimiento y |
| | |continúa con el procedimiento.
|
|Asistente Administrativo |6 |Remite el pedido realizado con el
“Vale por Caja Chica” con el visto |
| | |bueno del jefe del área al Gerente de
Mantenimiento para obtener su visto|
| | |bueno.
|
|Gerente del departamento. |7 |El Gerente de Mantenimiento
revisa el pedido y da su visto bueno. |
|Gerente del
departamento. |8 |Sí rechaza el documento, el procedimiento
regresa al numeral 3, se |
| | |realizan las correcciones sugeridas por el
Gerente de Mantenimiento y |
| | |continúa con el procedimiento.
|
|Asistente Administrativo |9 |Remite el pedido realizado con el
“Vale por Caja Chica” con el visto |
| | |bueno del Gerente del área al almacén de
suministros donde se verifica la|
| | |existencia de lo solicitado.
|
|Almacén de suministros |10 |Revisa la existencia de los
materiales y/o repuestos en el almacén. |
| |11 |
|
| | |
|
| | |Sí hay existencia de los materiales y/o
repuestos en el almacén se |
|Almacén de suministros | |rechaza el vale de caja chica y
se sugiere realizar un pedido de |
| | |materiales y suministros.
|
|Almacén de suministros |12 |Si los materiales solicitados
faltan en el almacén de suministros, sellan|
| | |y firman el vale de caja chica, haciendo
constar que no se tiene en |
| | |existencia lo solicitado en la orden.
|
|Asistente Administrativo |13 |Se remite la orden de caja chica
a la Dirección Ejecutiva, para |
| | |verificación y visto bueno.
|
|Dirección Ejecutiva |14 |Revisan lo solicitado en la orden
“Vale por caja Chica”. |
|Dirección Ejecutiva |15 |Si es aprobada, solicitan la
realización de mas cotizaciones
por parte |
| | |del asistente administrativo, retornando el
procedimiento al numeral 13 |
| | |del procedimiento.
|
|Asistente Administrativo |16 |Realiza las nuevas cotizaciones,
requeridas por la Dirección Ejecutiva |
| | |retornando al proceso.
|
|Dirección Ejecutiva |17 |Aprueban la compra de lo
solicitado en el Vale por Caja chica, firmando y|
| | |sellando el vale y se remite al
departamento de mantenimiento para la |
| | |realización de recibo.
|
|Asistente Administrativo |18 |Elabora un recibo de Caja
Chica. |
|Asistente Administrativo |19 |Se remite el vale de Caja Chica
a presupuestos donde se asigna renglón de|
| | |financiamientos.
|
|Asistente Administrativo |20 |Se remite el vale de caja chica
al Gerente Financiero para obtener su |
| | |visto bueno para solicitar cheque.
|
|Asistente Administrativo |21 |Se remite el vale de caja chica a
la sección de contabilidad donde se |
| | |realiza el trámite par extender el cheque
en base a la cotización |
| | |seleccionada.
|
|Departamento de Contabilidad |22 |Extiende el cheque en base
al monto de lo solicitado y lo remite al |
| | |departamento de mantenimiento
adjuntando el vale de caja chica y la |
| | |papelería correspondiente.
|
|Asistente Administrativo |23 |Se comunica
con la empresa a la que se le comprará el pedido, según el |
| | |vale de caja chica autorizado para que
esta entregue el material y estos |
| | |reciban el cheque correspondiente.
|
|Empresa Surtidora |24 |Trasladan y entregan el material
y/o repuesto solicitado al departamento |
| | |de mantenimiento y firman de recibido el
cheque correspondiente según la |
| | |compra.
|
|Asistente Administrativo |25 |Entrega el original de la factura
y el vale de caja chica al jefe de |
| | |departamento para que justifique el uso
del material y/o los repuestos y |
| | |coloque su visto bueno.
|
|Asistente Administrativo |26 |Remite el original de la factura y
el vale de caja chica al gerente |
| | |financiero para obtener su visto bueno
respecto a la compra realizada en |
| | |base a la cotización.
|
|Asistente Administrativo |27 | Remite el original de la factura
y el vale de caja chica al departamento|
| | |de contabilidad para obtener su visto
bueno respecto a la compra |
| | |realizada en base a la cotización.
|
|Asistente Administrativo |28 |Procede a sacar cinco copias de
la factura original de lado a lado, |
| | |utilizadas para el registro, obtención de los
materiales y liquidación |
| | |del vale de caja chica.
|
|Asistente Administrativo |29 |Realiza un pedido de
materiales, especificando el material y/o repuestos |
|
| |contenidos en la factura original. |
|Asistente Administrativo |30 |Se remite el original de la
factura, sus cinco copias, el Vale de caja |
| | |chica, el Pedido de materiales y los
materiales recibidos al almacén de |
| | |suministros.
|
|Almacén de Suministros |31 |Da ingreso oficialmente de los
materiales al almacén de suministros y |
| | |coloca su visto bueno en la papelería
mencionada anteriormente (numeral |
| | |30).
|
|Asistente Administrativo |32 |Remite la papelería firmada por
el almacén de suministros al departamento|
| | |de Contabilidad, para la liquidación del
Vale de caja chica. |
| | |
|
|Asistente Administrativo |33 |Remite el original de la factura y
el Vale de caja chica al Gerente |
| | |Financiero para obtener su visto bueno,
respecto a la liquidación de Vale|
| | |de caja chica.
|
|Asistente Administrativo |34 |Se remite el original de la
factura y el Vale de caja chica al |
| | |departamento de Contabilidad para
obtener su visto bueno |
5. Procedimiento de solicitud de servicios a mantenimiento.
|Responsable |Paso No. |Operación
|
|Departamento o Servicio | |Llenar un vale de Solicitud de
Servicio de Mantenimiento, un original y |
|solicitante |1 |dos copias con firma y sello del área,
departamento o servicio y |
| | |especificando
el trabajo solicitado. |
|Departamento o Servicio |2 | Envía el vale y las dos copias
al departamento de Mantenimiento, |
|solicitante | |solicitando el trabajo en la unidad
específica. |
|Asistente Administrativo |3 |Recibe el vale de Solicitud de
servicio de mantenimiento, asignando |
| | |número correlativo al vale, sellando y
firmando de recibido, anotando la |
| | |fecha en que fue recibida la solicitud.
|
|Asistente Administrativo |4 |Devuelve al departamento o
unidad solicitante una de las copias del vale |
| | |debidamente sellada y firmada,
garantizando que fue recibida por el |
| | |departamento de mantenimiento.
|
|Asistente Administrativo |5 |Clasifica previamente los vales,
en base al área o taller que realizara |
| | |la tarea solicitada, según las tareas diarias
programadas y entrega el o |
| | |los vales al supervisor del área técnica
respectiva. |
|Supervisor de Área |6 |Traslada el vale al taller específico
asignado para la realización del |
| | |trabajo solicitado y determina la prioridad
de los trabajos solicitados |
| | |para asignar al técnico o operario y los
materiales necesarios para cada |
| | |trabajo.
|
|Técnico operario |7 |Realiza el trabajo solicitado en el
vale de Solicitud de Servicio de |
| | |Mantenimiento y detalla al reverso de este
documento, los materiales |
| | |utilizados, tiempo de realización y el
nombre de las personas que |
|
| |realizaron el trabajo. |
6. Procedimiento: “Ejecución de una rutina de mantenimiento preventivo”
|Responsable |Paso No. |Operación
|
|Jefe del departamento de | |Realiza orden de trabajo de
mantenimiento preventivo. |
|mantenimiento |1 |
|
|Técnico de Mantenimiento |2 |Consulta orden de trabajo
referida por el jefe del departamento. |
|Técnico de Mantenimiento |3 |Consulta ficha técnica del
equipo para verificar historial de trabajos |
| | |realizados.
|
|Técnico de Mantenimiento |4 |Prepara el material,
herramientas, equipo y repuestos necesarios para |
| | |ejecutar el mantenimiento preventivo.
|
|Técnico de Mantenimiento |5 |Identifica el servicio y ambiente
en que se encuentra el equipo, para |
| | |evaluar el traslado del mismo.
|
|Técnico de Mantenimiento |6 |Decide si es necesario el
traslado del equipo al taller. |
|Técnico de Mantenimiento |7 |Sí es necesario el traslado al
taller, solicita al servicio o área |
| | |responsable del equipo la autorización
respectiva y continúa con la |
| | |operación no. 9
|
|Técnico de Mantenimiento |8 |Sí el equipo no puede ser
trasladado, deberá llevar todo lo necesario |
| | |para realizar el mantenimiento preventivo
en el área del servicio. |
|Técnico de Mantenimiento |9 |Desarrolla y registra el
protocolo (rutina) de mantenimiento preventivo |
| |
|que indica la orden. |
|Técnico de Mantenimiento |10 |Verifica el funcionamiento
mediante pruebas del equipo. |
|Técnico de Mantenimiento |11 |Anota cualquier anomalía o
dato de interés en el espacio de |
| | |“observaciones” de los documentos
técnicos. |
|Técnico de Mantenimiento |12 |Llena debidamente los
documentos técnicos requeridos, historial de |
| | |mantenimiento, historial de lubricación,
historial de repuestos, etc. |
|Técnico de Mantenimiento |13 |Firma de realizado el
protocolo de la orden de trabajo. |
|Técnico de Mantenimiento |14 |Hace la prueba de
funcionamiento ante el jefe del servicio u operador. |
|Técnico de Mantenimiento |15 |Solicita firma del jefe del
servicio respectivo. |
|Supervisor de mantenimiento |16 |Supervisa el trabajo
realizado. |
|Técnico de Mantenimiento |17 |Solicita firma del supervisor
de mantenimiento. |
|Técnico de Mantenimiento |18 |Notifica al jefe de
mantenimiento las observaciones encontradas en el |
| | |desarrollo del mantenimiento preventivo.
|
|Técnico de Mantenimiento |19 |Agrega a la ficha de vida del
equipo, el historial de mantenimiento, |
| | |hojas de lubricación o historial de
repuestos la descripción del trabajo|
| | |realizado.
|
|Técnico de Mantenimiento |20 |Archiva en el expediente del
equipo la documentación técnica y la orden |
| | |de trabajo.
|
7. Procedimiento: “Ejecución de una rutina de mantenimiento Correctivo”
|Responsable |Paso No. |Operación
|
|Técnico de Mantenimiento |1 |Recibe orden de trabajo o vale
de mantenimiento |
|Técnico de Mantenimiento |2 |Consulta la ficha y
documentación técnica del equipo. |
|Técnico de Mantenimiento |3 |Inspecciona y revisa el estado
del equipo y la magnitud del trabajo. |
|Técnico de Mantenimiento |4 |Analiza el requerimiento de
materiales y repuestos para la realización del |
| | |trabajo.
|
|Jefe de departamento |5 |Si se cuenta con los materiales se
procede a dar la orden para la |
| | |realización del trabajo y si no, se procede a
hacer la requisición |
| | |respectiva.
|
|Técnico de Mantenimiento |6 |Ejecuta la orden de trabajo que
requiera el servicio. |
|Técnico de Mantenimiento |7 |Realiza prueba de
funcionamiento ante el jefe del servicio y supervisor de |
| | |mantenimiento.
|
|Técnico de Mantenimiento |8 |Solicita firma de aceptación del
trabajo del jefe del servicio y del |
| | |supervisor de mantenimiento.
|
|Técnico de Mantenimiento |9 |Agrega la información de los
trabajos realizados a la documentación técnica |
| | |de los equipos.
|
|Técnico de Mantenimiento |10 |Archiva la orden de servicio
realizado. |
FLUJOGRAMAS
[pic]
[pic]
[pic]
[pic]
[pic]
[pic]
[pic]
[pic]
[pic]
[pic]
[pic]
[pic]
[pic]
FORMULARIOS
[pic]
Instructivo para llenar la solicitud de Pedidos al Almacén de Materiales y
Suministros
FORMULARIO: SOLICITUD AL ALMACEN DE SUMINISTROS.
USO: Pedidos al Almacén
de Suministros de repuestos, materiales, suministros, servicios
específicamente del Departamento de Mantenimiento como cojinetes,
fusibles, material de oficina entre otros.
RESPONSABLE: Asistente administrativo.
CAMPOS:
|Número |Nombre |Contenido
|
|1 |Fecha |Fecha en que se hace la solicitud
|
|2 |Sírvase despachar productos a: |Departamento, sección o
unidad que realiza la solicitud o pedido. |
|3 |Cantidad solicitada |Cantidad en números del material,
repuestos o suministros solicitados. |
|4 |Descripción |Descripción de los materiales
solicitados detallando las especificaciones |
| | |de los mismos.
|
|4 |Jefe que solicita |Nombre completo del Jefe de
Sección, Departamento o Unidad que hace la |
| | |solicitud colocando el sello respectivo del
departamento. |
|5 |Firma |Firma del Jefe de Sección,
Departamento o Unidad que hace la solicitud. |
|6 |Gerente de Mantenimiento y Servicios |Nombre completo del
Gerente de Mantenimiento y Servicios Generales |
| |Generales |encargado de dar el visto bueno al
pedido. |
|7 |Recibió conforme: |Nombre completo de la persona
que recibe el material solicitado. Este |
| | |espacio será llenado únicamente cuando el
almacén despache el pedido hecho.|
|8 |Firma |Firma de la persona que recibió el
material solicitado. Este espacio será |
| | |llenado únicamente cuando el almacén
despache el pedido hecho. |
Nota: Los demás espacios no descritos son espacios reservados para el
trámite que realiza el personal de Almacén de Suministros y Kardex.
[pic]
Instructivo para llenar la solicitud de Pedidos al Almacén de Farmacia
FORMULARIO: SOLICITUD AL ALMACEN DE FARMACIA.
USO: Pedidos
al Almacén de Farmacia de repuestos, materiales, suministros específicamente
de tipo médico como guantes, mascarillas entre otros.
RESPONSABLE: Asistente administrativo.
CAMPOS:
|Número |Nombre |Contenido
|
|1 |Fecha |Fecha en que se hace la solicitud
|
|2 |Sírvase despachar productos a: |Departamento, sección o
unidad que realiza la solicitud o pedido. |
|3 |Cantidad solicitada |Cantidad en números del material,
repuestos o suministros solicitados. |
|4 |Descripción |Descripción de los materiales
solicitados detallando las especificaciones |
| | |de los mismos.
|
|5 |Jefe que solicita |Nombre completo del Jefe de
Sección, Departamento o Unidad que hace la |
| | |solicitud colocando el sello respectivo del
departamento. |
|6 |Firma |Firma del Jefe de Sección,
Departamento o Unidad que hace la solicitud. |
|7 |Gerente de Mantenimiento y Servicios |Nombre completo del
Gerente de Mantenimiento y Servicios Generales |
| |Generales |encargado de dar el visto bueno al
pedido. |
|8 |Firma |Firma de Visto bueno del Gerente
Administrativo. |
|9 |Sub Director Médico |Nombre completo del Sub Director
Médico encargado de dar el visto bueno al |
| | |pedido.
|
|10 |Firma |Firma de Visto bueno del Sub Director
Médico. |
|11 |Recibió conforme: |Nombre completo de la persona
que recibe el material solicitado. Este |
| | |espacio será llenado únicamente cuando el
almacén despache el pedido. |
|12 |Firma
|Firma de la persona que recibió el material solicitado. Este
espacio será |
| | |llenado únicamente cuando el almacén
despache el pedido hecho. |
Nota: Los demás espacios no descritos son espacios reservados para el
trámite que realiza el personal de Almacén de Farmacia y Kárdex.
[pic]
Instructivo para llenar la solicitud de Orden de Compra.
FORMULARIO: SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA.
USO: Pedidos de órdenes de compra de repuestos, materiales y equipos cuyo
valor sea mayor de Q.4000.00.
RESPONSABLE: Asistente administrativo.
CAMPOS:
|Número |Nombre |Contenido
|
|1 |Fecha |Fecha en que se hace la
solicitud |
|2 |Sírvase despachar productos a: |Departamento,
sección o unidad que realiza la solicitud o |
| | |pedido.
|
|3 |Cantidad solicitada |Cantidad en números del
material, repuestos o suministros |
| | |solicitados.
|
|4 |Descripción |Descripción de los
materiales solicitados detallando las |
| | |especificaciones de los mismos.
|
|4 |Jefe que solicita |Nombre completo del Jefe
de Sección, Departamento o Unidad |
| | |que hace la solicitud colocando el
sello respectivo del |
| | |departamento.
|
|5 |Firma |Firma del Jefe de Sección,
Departamento o Unidad que hace |
| | |la solicitud.
|
|6 |Gerente de Mantenimiento y Servicios Generales |Nombre
completo del Gerente de Mantenimiento y
Servicios |
| | |Generales encargado de dar el
visto bueno al pedido. |
|7 |Firma |Firma de Visto bueno del Sub
Director Médico. |
|8 |Jefe de Almacén de suministros o Almacén de Farmacia |Nombre
completo del Jefe de Almacén de Farmacia adjuntando |
| |dependiendo de los materiales, repuestos pedidos y su |visto bueno,
fecha y sello que hace constar la no |
| |clasificación. |existencia del material.
|
|9 |Firma |Firma de Visto bueno del Sub
Director Médico. |
Nota: Los demás espacios no descritos son espacios reservados para el
trámite que realiza el personal de Almacén de Suministros y Kardex.
[pic]
Instructivo para llenar la solicitud de Vale de Caja Chica.
FORMULARIO: SOLICITUD DE CAJA CHICA.
USO: Compra de materiales, repuestos y suministros siempre y cuando sean
menores de Q.4, 000.00.
RESPONSABLE: Asistente administrativo.
CAMPOS:
|Número |Nombre |Contenido
|
|1 |Vale por: |Cantidad en letras la que se extiende el vale.
|
|2 |Q. |Cantidad en números por la que se extiende el
vale. |
|3 |Nombre |Campos reservados para ingresar
información propia del Jefe de Departamento que hace|
| | |la solicitud de compra por vale de caja chica.
|
|4 |Partida |Campos reservados para ingresar información
propia del Jefe de Departamento que hace|
| | |la solicitud de compra por vale de caja chica.
|
|5 |Cargo |Campos reservados para ingresar información
propia del Jefe de Departamento que hace|
| | |la solicitud de compra por vale de caja chica.
|
|6 |Departamento |Departamento o sección
que hace la solicitud. |
|7 |Fecha |Fecha en que se hace la solicitud.
|
|8 |Concepto |Definición exacta del concepto por el cual
se desarrollará la compra. Ejemplo: |
| | |Materiales necesarios para mantenimiento de
caldera # 2. |
|9 |Cheque a nombre de: |Nombre de la empresa o persona
particular a la cual se extenderá el cheque. |
|10 |Solicitante / sello |Se coloca la firma del Jefe de
Departamento que hace la solicitud y el sello |
| | |respectivo del Departamento.
|
Nota: Los demás campos están reservados exclusivamente para los trámites
que se realicen en otros departamentos como Presupuestos, Contabilidad,
Gerencia Financiera y Dirección Ejecutiva.
HOSPITAL GENERAL “SAN JUAN DE DIOS”
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
VALE DE MANTENIMIENTO
Vale NO.
Recibido:
Servicio que Requiere el trabajo: ext.
Firma del Servicio: Sello:
Trabajo Solicitado:
Llene esta información únicamente después de que se haya llevado a cabo el
trabajo solicitado:
Fecha en que se realizó el trabajo
VoBo. Del Servicio que solicitó el trabajo: (f)
ANVERSO
SECCIÓN RESERVADA AL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
Taller al que se asigna el trabajo:
|Detalle completo de materiales utilizados:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|Descripción del trabajo realizado. |Fecha: |Hora de Inicio: |
Hora de |Tiempo utilizado: |
| | | |Finalización: |
|
| | | | |
|
| | | | |
|
| | | | |
|
| | | | |
|
|Nombres de Operarios que Participaron:
|
|
|
|
|
|
|
REVERSO
Instructivo para llenar la solicitud de Vale Mantenimiento.
FORMULARIO: VALE DE MANTENIMIENTO.
USO: Utilizado por los servicios y áreas del hospital para solicitar reparaciones
de mobiliario y equipos de oficina, solicitud de mantenimiento de maquinaria,
equipos industriales y equipos médicos
RESPONSABLE: Asistente administrativo.
CAMPOS:
|Número |Nombre |Contenido
|
|ANVERSO: Casillas utilizadas por el servicio para solicitar un trabajo.
|
|1 |Vale No. |Número correlativo correspondiente,
asignado al ingresar al Departamento de |
| | |Mantenimiento.
|
|2 |Servicio que requiere el trabajo |Nombre del servicio que solicita la
revisión, reparación o mantenimiento. |
|3
|Ext. (extensión) |Numero de la extensión correspondiente al
área o servicio. |
|4 |Firma del servicio |Nombre y firma de la persona
responsable del servicio. |
|5 |Sello |Sello correspondiente y autorizado del área
o servicio. |
|6 |Trabajo solicitado |Detalle del trabajo solicitado, y del
equipo o maquinaría a la que se refiere |
| | |si fuera necesario.
|
|7 |Fecha en que se realizo en trabajo|Día, mes y año en que fue
realizado el trabajo |
|8 |VoBo. Servicio |El servicio coloca el visto bueno de la
realización del trabajo solicitado. |
|ANVERSO: utilizada por el departamento de mantenimiento.
|
|9 |Taller al que se asigna el trabajo|Según sea la solicitud el asistente
administrativo asigna el trabajo al taller|
| | |específico.
|
|Hospital General “San Juan de Dios”.
|
|Departamento de Mantenimiento.
|
|ORDEN DE TRABAJO
|
|
|
|No.
|
|Mantenimiento Preventivo Programado
|
| |
|
|Área: |Equipo:
|
| |
|
| |Marca:
|
|Técnicos Designados: |
|
| |Modelo:
|
| |
|
| |Número de serie:
|
| |
|
| |Codificación:
|
| |
|
| |Número de Inventario:
|
|Descripción de la rutina |Fecha |Chequeo de |
Técnico designado |Tiempo real |
| | |ejecución de | |
|
| | |la rutina | |
|
| | | | |
|
| | | | |
|
| | | | |
|
| | | | |
|
| | | | |
|
| | | | |
|
| | | |
| |
| | | | |
|
| | | | |
|
| | | | |
|
| | | | |
|
Observaciones del técnico:
Vobo. Supervisor de Mtto.
Vobo. Jefe del departamento Sello:
Instructivo para llenar Ordenes de trabajo
FORMULARIO: ORDEN DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO
PROGRAMADO.
USO: Cuando se giran por el Departamento de Mantenimiento ordenes de
trabajo para la realización de mantenimientos preventivos programados.
RESPONSABLE: Asistente administrativo.
CAMPOS:
|Número |Nombre |Contenido
|
|1 |Número de Orden |Hace referencia al número de
documento asignado de acuerdo a un orden correlativo |
| | |que se guardará.
|
|2 |Área |Área, sección o departamento en que se
llevará a cabo el mantenimiento. |
|3 |Técnicos designados |Listado de nombres de los técnicos
designados para la realización del mantenimiento|
| | |preventivo o en su defecto del taller designado.
|
|4 |Datos técnicos del equipo |Datos técnicos propios del equipo
como tipo de equipo, marca, modelo, serie entre |
| | |otros.
|
|5 |Descripción de la rutina |Descripción de las actividades de
mantenimiento preventivo a realizar, detallando |
| | |cada una de ellas.
|
|6 |Fecha |Fecha en que se ha programado realizar la
tarea específica de mantenimiento |
| |
|descrita. |
|7 |Chequeo de ejecución |Espacio reservado para que el
técnico de mantenimiento ponga un cheque, media vez |
| | |haya realizado la tarea programada.
|
|8 |Tiempo empleado |Espacio reservado para que el técnico
de mantenimiento ponga el tiempo empleado en |
| | |realizar la tarea programada.
|
|9 |Observaciones |Espacio reservado para que el técnico de
mantenimiento ponga las observaciones que |
| | |desea reportar como anomalías, desperfectos
encontrados. |
|10 |Visto bueno del supervisor de |Espacio reservado para que el
supervisor de mantenimiento ponga el visto bueno |
| |mantenimiento |media vez este conforme con el trabajo
realizado. |
|11 |Visto bueno del jefe de |Espacio reservado para que el jefe de
departamento de mantenimiento ponga el visto |
| |mantenimiento |bueno media vez esté conforme con el
trabajo realizado. |
Formatos de documentación técnica para controles de mantenimiento
FORMATO: FICHA TÉCNICA DEL EQUIPO.
USO: Cada vez que se identifique un nuevo equipo para guardar información
técnica útil acerca de los equipos, para su identificación y posterior consulta de
información.
[pic]
FORMATO: HISTORIAL DE MANTENIMENTO.
USO: Cada vez que se practique algún tipo de mantenimiento en un equipo.
[pic]
FORMATO: HISTORIAL DE REPUESTOS.
USO: Cada vez que se practique un mantenimiento correctivo y que como
resultado de una inspección se llegue a la conclusión que es necesaria la
compra de un repuesto. También se usará este documento cada vez que se
produzca falla en un equipo y se requiera de un repuesto para su puesta en
marcha.
[pic]
FORMATO: REPORTE DE ACTIVIDADES
USO: Cada mes cuando se reporte todas aquellas actividades de
mantenimiento llevadas a cabo durante un periodo estipulado.
[pic]
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FLUJOGRAMA
PEDIDO A ALMACEN DE SUMINISTROS
Página
1 de 2
Almacén general de materiales y suministros
Asistente administrativo
1
El almacén verifica que materiales y suministros pedidos tienen en existencia
Se lleva el pedido al almacén general de materiales y suministros.
Asistente administrativo
Gerente de Mantenimiento y Servicios Generales
Sí
No
¿El Gerente de Mantenimiento da el visto bueno?
Asistente administrativo
Se realizan las correcciones sugeridas por el Gerente de Mantenimiento y
Servicios Generales al pedido de materiales y suministros
Jefe de departamento
Sí
Se muestra el pedido al Gerente de Mantenimiento y Servicios Generales para
obtener su Visto Bueno.
No
Asistente administrativo
Asistente administrativo
Se realizan las correcciones sugeridas por el Jefe de Departamento al pedido
de materiales y suministros
¿El jefe de departamento da el visto bueno?
Se muestra el pedido al jefe de departamento para obtener su Visto Bueno.
Asistente administrativo
Elaboración de lista materiales y suministros requeridos y elaboración de una
orden utilizando el formato para el pedido.
Inicio
FLUJOGRAMA
PEDIDO A ALMACEN DE SUMINISTROS
Página 2 de 2
Departamento de Mantenimiento
Departamento de Mantenimiento
La persona que recibe el material lo ingresa a la bodega de mantenimiento
donde se le da ingreso al material y se almacena.
Fin
1
El almacén sella de entregado el pedido y la persona que recibe el material
deberá firmar el pedido de recibido.
Almacén de General de Materiales y Suministros.
El almacén despacha los materiales y suministros que tiene en existencia de
acuerdo al pedido realizado por el Departamento de Mantenimiento.
FLUJOGRAMA
PEDIDO A ALMACEN DE FARMACIA Página 1 de 2
1
Se muestra el pedido al Sub Director Médico para obtener su Visto Bueno.
¿El Gerente de Mantenimiento da el visto bueno?
¿El Sub Director Médico da el visto bueno?
Sí
Sí
Se muestra el pedido al Gerente de Mantenimiento y Servicios Generales para
obtener su Visto Bueno.
Sub Director Médico
Asistente administrativo
Se realizan las correcciones sugeridas por el Sub director Médico al pedido de
materiales y suministros médicos.
Asistente administrativo
Asistente administrativo
Gerente de Mantenimiento y Servicios Generales
No
Asistente administrativo
Se realizan las correcciones sugeridas por
el Gerente de Mantenimiento y Servicios Generales al pedido de materiales y
suministros médicos.
Jefe de departamento
No
Asistente administrativo
Asistente administrativo
Se realizan las correcciones sugeridas por el Jefe de Departamento al pedido
de materiales y suministros médicos
¿El jefe de departamento da el visto bueno?
Se muestra el pedido al jefe de departamento para obtener su Visto Bueno.
Asistente administrativo
Elaboración de lista materiales y suministros médicos requeridos y
elaboración de una orden utilizando el formato para el pedido.
Inicio
FLUJOGRAMA
PEDIDO A ALMACEN DE FARMACIA Página 2 de 2
Almacén General de Farmacia.
El almacén verifica que materiales y suministros pedidos tienen en existencia
Departamento de Mantenimiento
Departamento de Mantenimiento
La persona que recibe el material lo ingresa a la bodega de mantenimiento
donde se le da ingreso al material y se almacena.
Fin
1
El almacén sella de entregado el pedido y la persona que recibe el material
deberá firmar el pedido de recibido.
Almacén de General de Farmacia.
El almacén despacha los materiales y suministros que tiene en existencia de
acuerdo al pedido realizado por el Departamento de Mantenimiento.
Asistente administrativo
Se remite la orden de compra al Almacén de Suministros donde se verifica
existencia de lo solicitado
Asistente administrativo
Se muestra la orden de compra al jefe de departamento para obtener su Visto
Bueno
FLUJOGRAMA
COMPRA DE REPUESTOS O MATERIALES POR ÓRDEN DE COMPRA
Página 1 de 2
1
¿El Gerente de Mantenimiento da el visto bueno?
Sí
Sí
Se muestra el pedido al Gerente de Mantenimiento y Servicios Generales para
obtener su Visto Bueno.
Asistente administrativo
Gerente de Mantenimiento y Servicios Generales
No
Asistente administrativo
Se realizan las correcciones sugeridas por el Gerente de Mantenimiento y
Servicios Generales a la orden de compra.
Jefe de departamento
No
Asistente administrativo
Asistente administrativo
Se realizan las correcciones sugeridas por el Jefe de Departamento a la orden
de compra.
¿El jefe de departamento da el visto bueno?
Se procede a realizar cotizaciones del repuesto o material solicitado que se
adjuntarán a la orden de compra.
Asistente administrativo
Elaboración de la orden de compra detallando el repuesto o material necesario
utilizando el formato estipulado
para la orden.
Inicio
Departamento de Mantenimiento
Los materiales y repuestos comprados ingresan al almacén de Suministros y se
llama al departamento de mantenimiento para que obtener visto bueno.
Departamento de Compras
El Departamento de compras realiza los trámites correspondientes a la compra
requerida.
Sí
No
¿Se aprueba definitivamente la orden de compra de los materiales o repuestos
solicitados?
Asistente Administrativo
Jefe de Almacén General de Suministros y Materiales.
No
Sí
Jefe de Almacén General de Suministros y Materiales.
Se Rechaza la orden de compra y se sugiere realizar un pedido de materiales y
suministros.
¿Hay existencia de los repuestos o materiales incluidos en la orden de compra
en Almacén?
FLUJOGRAMA
COMPRA DE REPUESTOS O MATERIALES POR ÓRDEN DE COMPRA
Página 2 de 2
Se sella la orden de compra haciendo constar que no se tiene en existencia lo
solicitado en la orden.
Jefe de Departamento de Mantenimiento
Se rechaza definitivamente la orden de compra.
Fin
1
Se llama al Jefe de Departamento para que firme la orden definitiva de compra
de lo solicitado
Se remite la orden de compra adjuntando las cotizaciones al departamento de
compra para que realice los trámites correspondientes.
Asistente administrativo
Se remite el vale por caja chica al Almacén de Suministros donde se verifica
existencia de lo solicitado.
Asistente administrativo
Se remite al Jefe del Departamento para revisión y firma del vale por caja
chica.
FLUJOGRAMA
COMPRA DE REPUESTOS O MATERIALES POR CAJA CHICA Página 1 de
4
1
¿El Gerente de Mantenimiento da el visto bueno?
Sí
Sí
Se muestra el pedido al Gerente de Mantenimiento y Servicios Generales para
obtener su Visto Bueno.
Asistente administrativo
Gerente de Mantenimiento y Servicios Generales
No
Asistente administrativo
Se realizan las correcciones sugeridas por el Gerente de Mantenimiento y
Servicios Generales al vale por caja chica.
Jefe de Departamento
No
Asistente administrativo
Asistente administrativo
Se realizan las correcciones sugeridas por el Jefe de Departamento al vale por
caja chica.
¿El jefe de departamento da el visto bueno?
Se procede a realizar cotizaciones del repuesto o material solicitado que se
adjuntarán al vale por caja chica.
Asistente administrativo
Elaboración vale por caja chica detallando el repuesto o material necesario
utilizando el formato
estipulado.
.
Inicio
Asistente administrativo
Se remite el vale de caja chica al Gerente Financiero para su visto bueno.
2
Dirección Ejecutiva
Asistente administrativo
Asistente administrativo
Se remite el vale de caja chica a Presupuestos donde se asigna renglón de
financiamiento.
Se elabora recibo de caja chica.
Se cotiza el repuesto o material requerido.
Dirección Ejecutiva
Dirección Ejecutiva
Se firma el vale por caja chica y se remite al Departamento de Mantenimiento
para elaboración de recibo.
Sí
No
¿La dirección ejecutiva aprueba la compra por caja chica de lo solicitado?
Asistente Administrativo
Jefe de Almacén general de suministros y materiales.
No
Sí
Jefe de Almacén general de suministros y materiales.
Se Rechaza el vale de caja chica y se sugiere realizar un pedido de
materiales y suministros.
¿Hay existencia de los repuestos o materiales incluidos en el vale de caja chica
en Almacén?
FLUJOGRAMA
COMPRA DE REPUESTOS O MATERIALES POR CAJA CHICA Página 2
de 4
Se sella el vale por caja chica haciendo constar que no se tiene en existencia lo
solicitado en la orden.
La dirección ejecutiva pide que se realicen más cotizaciones.
1
Se remite el vale por caja chica adjuntando cotizaciones a la Dirección
Ejecutiva para verificación y visto bueno.
Asistente Administrativo
Asistente Administrativo
Asistente Administrativo
Empresa Surtidora
Asistente Administrativo
Departamento de Contabilidad
Asistente administrativo
3
Se remite el original de la factura y el vale de caja chica a contabilidad para
obtener su visto bueno.
Se remite el original de la factura y el vale de caja chica al Gerente Financiero
para obtener su visto bueno.
Se remite el original de la factura y el vale de caja chica al jefe de
departamento para que justifique el uso del material y ponga su visto bueno.
La empresa procede a la entrega del material al Departamento de
Mantenimiento y firman de recibido el cheque.
El Departamento de Mantenimiento llama a la empresa donde se comprará el
pedido del vale de caja chica autorizado para que entregue el material y recoja
el cheque correspondiente.
Contabilidad extiende el cheque y lo remite junto con el vale y la papelería al
Departamento de Mantenimiento.
Se remite el vale de caja chica a la Sección de Contabilidad donde se realiza
el trámite para extender cheque.
FLUJOGRAMA
COMPRA DE REPUESTOS
O MATERIALES POR CAJA CHICA Página 3 de 4
21
Almacén de Suministros
Asistente administrativo
Asistente administrativo
Asistente administrativo
Asistente administrativo
Asistente administrativo
Asistente administrativo
Fin
Se remite el original de la factura y el vale de caja chica a Contabilidad para
obtener su visto bueno.
Se remite el original de la factura y el vale de caja chica al Gerente Financiero
para obtener su visto bueno.
Se remite la papelería firmada por Almacén de Suministros a Contabilidad,
donde se liquida el vale de caja chica.
Almacén de suministros da ingreso oficialmente al material y pone su visto
bueno a toda la papelería anterior.
Se remite el original de la factura, sus cinco copias, el pedido de materiales, los
materiales ingresados con anterioridad y el vale de caja chica al almacén de
suministros.
Se procede a realizar un pedido de materiales especificando en él lo que
contiene la factura original.
Se procede a sacar cinco copias de lado a lado de la factura original.
FLUJOGRAMA
COMPRA DE REPUESTOS O MATERIALES POR CAJA CHICA Página 4
de 4
3
Anota cualquier anomalía o dato de interés en el espacio de observaciones de
los documentos técnicos
Verifica el funcionamiento del equipo
Desarrolla y registra el protocolo (rutina) del mantenimiento preventivo que
indica la orden.
Va al servicio, pide autorización y lo traslada
Va al servicio y lleva todo lo necesario para ejecutar el mantenimiento
preventivo
¿Es necesario trasladar el equipo al taller?
Identifica el servicio y ambiente en que se encuentra el equipo
Prepara el material, herramientas, equipo y repuestos necesarios para ejecutar
el mantenimiento preventivo
Consulta ficha técnica del equipo y documentación.
Consulta orden de trabajo a realizar
Realiza orden de trabajo para ejecución de MP.
Inicio
No
Sí
Técnico de Mantenimiento
Técnico de Mantenimiento
Técnico de Mantenimiento
Técnico de Mantenimiento
Técnico de Mantenimiento
Técnico de Mantenimiento
Técnico de Mantenimiento
Técnico de Mantenimiento
Técnico de Mantenimiento
Técnico de Mantenimiento
Jefe de Mantenimiento
1
FLUJOGRAMA
EJECUCIÓN DE UNA RUTINA DE MANTENIMIIENTO
PREVENTIVO Página 1 de 2
No
Sí
Técnico de Mantenimiento
Técnico de Mantenimiento
Técnico de Mantenimiento
Técnico de Mantenimiento
Técnico de Mantenimiento
Técnico
de Mantenimiento
Técnico de Mantenimiento
Supervisor de Mantenimiento
Técnico de Mantenimiento
Técnico de Mantenimiento
Sí
Técnico de Mantenimiento
FLUJOGRAMA
EJECUCIÓN DE UNA RUTINA DE MANTENIMIIENTO
PREVENTIVO Página 2 de 2
1
Fin
No
Archiva en el expediente del equipo la documentación técnica y la orden de
trabajo
Agrega a la ficha de vida, el historial de mantenimiento, hojas de lubricación o
historial de repuestos, la descripción del trabajo realizado
Notifica al jefe de las observaciones encontradas en el desarrollo del
mantenimiento preventivo (si las hubiera).
Supervisa el trabajo realizado y firma la orden de trabajo.
Solicita firma al jefe de servicio respectivo
Hace una prueba de funcionamiento ante el jefe de servicio u operador del
equipo
Se asegura de dejar limpio el lugar donde se trabajó
Lleva el equipo al servicio
¿El mantenimiento preventivo se realizó en el taller?
Firma de realizado en el protocolo de la orden de trabajo
Anota todos los datos técnicos requeridos de la documentación del equipo
(historial de mantenimiento, historial de lubricación, historial de repuestos).
No
Sí
No
Sí
Jefe de Mantenimiento
Asistente Administrativo
Asistente Administrativo
Asistente Administrativo
Técnico de Mantenimiento
Departamento Mantenimiento
Técnico de Mantenimiento
Técnico de Mantenimiento
Técnico de Mantenimiento
Técnico de Mantenimiento
Técnico de Mantenimiento
Técnico de Mantenimiento
Técnico de Mantenimiento
Técnico de Mantenimiento
Técnico de Mantenimiento
FLUJOGRAMA
EJECUCIÓN DE UNA RUTINA DE MANTENIMIIENTO
CORRECTIVO Página 1 de 1
Fin
Archiva la orden o el vale.
Agrega información a la documentación técnica del equipo
Brinda seguimiento a la compra.
Pone la orden o vale en lista y archivos pendientes
Incluye lista de repuestos en la lista de próxima compra
Gestiona compra inmediata.
¿Es urgente la reparación?
Haga la requisición correspondiente.
Solicita firma de aceptación del trabajo del jefe del servicio y al supervisor.
Realiza prueba de funcionamiento ante supervisor y jefe del servicio.
Ejecuta la orden de trabajo o vale asignado.
¿Cuenta la bodega con repuestos ¿requeridos?
¿Se requieren materiales y/o repuestos?
Inspecciona y revisa estado de magnitud del trabajo solicitado
Consulta ficha técnica del equipo
Recibe orden o vale
Inicio
