Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de ...

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Gaceta Universitaria N° 128

1/88

El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, reunido en su sesión Nº 2158, Ordinaria, celebrada el día 26 de octubre del año dos mil once, en uso de las atribuciones legales y reglamentarias que le confiere el numeral 21 del artículo 26 de la Ley de Universidades y el numeral 23 del artículo 9º del Reglamento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, APROBO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE LA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”. Base Legal 1. Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público Artículo 134.

Decreto 6,233 Julio 2008. 2. Ley de Contrataciones Públicas. Decreto 5.929 de fecha 11 de Marzo de

2008, Gaceta Oficial N°.5.877 de fecha 14 de Marzo de 2008. 3. Reforma Parcial Decreto N°.5.929, Gaceta Oficial N°.39.165 de fecha 24

de Abril de 2009. 4. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas. Gaceta 39.181, de fecha

19 de Mayo de 2009. 5. Ley de Universidades Artículo 9, numeral 1 y artículo 26 numeral 21. 6. Normas Generales de Control Interno. 7. Reglamento General de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.

Gaceta 28. 8. Normativa para la Administración de Fondos en Anticipo de la Universidad

Centroccidental “Lisandro Alvarado” 9. Normativa Interna de la UCLA para el Control de Anticipo para Gastos y

Anticipo a Proveedores. 10. Ley de Reforma Parcial de la Ley de Contrataciones Públicas, Gaceta Oficial

Nº 39.503 del 6 de septiembre de 2010. 11. Reglamento Interno para el funcionamiento de la Comisión de

Contrataciones de Obras Mayores, Obras Menores, Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios.

Introducción El Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de Compras constituye un documento que presenta y pone a disposición del personal que



2/88

integra esta unidad y de las instancias académico-administrativa que lo requieran, la información ordenada y concisa acerca de los actividades relacionadas con el proceso de contratación para el suministro de bienes y prestación de servicios. Es de hacer notar, que los manuales constituyen documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación dentro de una organización, pues en ellos se concentran las instrucciones y lineamientos que se consideran necesarios para el mejor desempeño de las actividades. En este sentido, para las unidades administrativas este manual servirá de apoyo en el proceso administrativo, por cuanto busca sistematizar las actividades que presentan relación directa con el Departamento de Compras y Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios, con el fin de eliminar la duplicidad de tareas, tener un uso racional de recursos, contar con información oportuna y claridad en la ejecución de las actividades. Es por ello, que se debe prever su actualización constante según las necesidades existentes y de acuerdo a los cambios que se originen en el entorno que influyan directamente en las actividades internas. En función a esto, el Departamento de Compras deberá informar al Departamento de Organización y Métodos para las modificaciones o actualizaciones respectivas. Aspectos Generales Objetivo Describir los procesos definidos para la Contratación de Bienes y Servicios para lograr la adecuada prestación de los servicios administrativos, así como, proporcionar a los responsables de la administración de los recursos financieros y en general a los usuarios de la Institución, lineamientos, parámetros y criterios que contribuyan a sistematizar las actividades y con ello, propiciar el uso racional y adecuado de los recursos que conforman el patrimonio de la Universidad.



3/88

Alcance Este manual está dirigido al Departamento de Compras, Comisión de Contratación de Bienes y Servicios y unidades académicas-administrativas de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” las cuales intervienen en los procesos inherentes a Contrataciones Públicas. Normas Generales 1. En concordancia a lo señalado en la Ley de Contrataciones Públicas la

adquisición de bienes y contratación de servicios, se realizará de acuerdo a las siguientes modalidades:

Tipo de Contratación

Monto en Unidades

Tributarias

Modalidades de

Contratación

Modalidad de pago

Unidad Contratante

Autorización y Firma

Adjudicación del Contratista

Mayor a

2.500 hasta 5.000

Consulta de Precios

Orden de Compra

Convenio

Marco

Dpto. de Compras

Comisión de Contratación

Mayor a 5000 hasta

20.000

Concurso Cerrado

Orden de Compra

Contrato

Convenio

Marco


Vicerrector Administrativo

Vicerrector Administrativo

Adquisición de Bienes y

Contratación de Servicios

Mayor a 20.000

Concurso Abierto


Rector

Rector

Parágrafo Único: Todos los procesos de contrataciones que se ejecute de acuerdo a lo señalado en el artículo 21, se regirán según lo dispuesto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.

2. Todo contrato de adquisición de bienes o prestación de servicios deberá tener su

origen a través de una requisición. Los funcionarios autorizados para firmar estos documentos son el Rector, los Vicerrectores, los Decanos, Directores y Jefes de las unidades que sean responsables de la ejecución presupuestaria.

3. Se deberá disponer de los recursos presupuestarios necesarios para la

Adquisición de Bienes y Prestación de Servicios.



4/88

4. Cuando se trate de bienes o servicios con características técnicas especiales, las unidades solicitantes podrán contactar al proveedor a objeto de verificar la pertinencia del bien o servicio requerido.

5. Cuando la adquisición de un bien, la contratación de un servicio u obra, este regulado por una normativa o ley de la República, la unidad solicitante deberá remitir al Departamento de compras la exposición de motivos por los cuales debe adquirir ese bien, contratar ese servicio u obra, para que ésta solicite la autorización ante la instancia respectiva.

6. El Departamento de Compras, establecerá el procedimiento para la solicitud de

compras reguladas por normativa o ley de la República, fijando el cronograma para su recepción y tramitación a nivel institucional.

7. Las unidades ejecutoras serán las receptoras de los bienes y servicios requeridos

por Departamento de Compras y serán responsables de distribuirlos a las unidades que dependan de ellas según los requerimientos internos.

8. Para la adquisición de bienes o prestación de servicio, los mismos podrá ser

efectuados a través de un contrato marco u orden de compra, según el caso. 9. Para la adquisición de equipos de computación, ejecución de obras, las unidades

académicas-administrativas deberán requerir el aval técnico a la Comisión de Informática y Dirección de Planta Física (según sea el caso).

10. Las unidades intervinientes en los procesos de contrataciones de la UCLA,

deberán aplicar el control previo en cada uno de los pasos del proceso administrativo, ya que su omisión constituye un supuesto generador de responsabilidad administrativa de acuerdo a lo previsto en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

11. Para todas las modalidades de selección de contratistas previstas en la Ley de

Contrataciones Públicas, así como en los procedimientos excluidos de la aplicación de estas modalidades, la unidad usuaria deberá efectuar las actividades previas que garanticen una adecuada selección, además de preparar el presupuesto base indicado en la Ley de Contrataciones Públicas. Asimismo, se debe contar con la programación presupuestaria, especificaciones técnicas sin indicar marca comercial, determinación de las ventajas económicas y técnicas.



5/88

12. La definición de las especificaciones técnicas contenidas en el Pliego de Condiciones, deberán ser elaboradas por las unidades usuarias de las diferentes dependencias de la Universidad.

13. En las modalidades de Concurso Cerrado, Consultas de Precios y Contrataciones

Directas, las empresas participantes, deberán ser previamente calificadas por la unidad contratante según su capacidad legal, financiera y técnica.

14. Los procesos de contrataciones cuyos montos superen las 2500 UT deberán

incorporar en el pliego de condiciones el Compromiso de Responsabilidad Social así como las garantías y solvencias requeridas.

15. Los porcentajes para la determinación del Compromiso de Responsabilidad Social

cuando corresponda, se calculará de acuerdo a lo siguiente: Consulta de Precios 1% Concurso Cerrado 1,5% Concurso Abierto 2%

16. El informe de Recomendación de la Comisión de Contrataciones, a que hace referencia la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento, debe contener además:

La identificación de los miembros de la Comisión de Contrataciones La modalidad de selección aplicada y su objeto. La identificación de los participantes y oferentes. Las razones técnicas, económicas y financieras en el que se fundamente la

evaluación, la selección de la oferta que merezca la adjudicación, así como las de aquellas que hubieren obtenido la segunda y la tercera opción, si fuere el caso.

La aplicación de medidas de promoción de desarrollo económico, si fuere el caso.

Las motivaciones particulares de la selección, cuando el participante recomendado para el otorgamiento de la adjudicación, no haya ofrecido el precio más bajo.

En caso de haberse delegado la revisión técnica, se incluirá el informe debidamente suscrito por los encargados de su elaboración.



6/88

Lugar y fecha del informe, el cual será firmado por todos los Miembros de la Comisión y por el Secretario; y el voto salvado de algún miembro de la Comisión de Contrataciones y el informe correspondiente, si lo hubiere.

17. El expediente de contratación deberá ser archivado, por la unidad contratante en

el caso de la UCLA, el Departamento de Compras, manteniendo su integridad durante al menos tres (3) años después de ejecutada la contratación.

18. El examen, lectura y copiado de los documentos del expediente de contratación, excepto los declarados confidenciales debe realizarse durante el horario de atención al público, previa solicitud por escrito de la empresa participante, con al menos dos (2) días hábiles de anticipación, la cual será atendida de acuerdo a lo establecido en la Ley que regula la materia.

19. En la Administración del Contrato, se deben incorporar los documentos que se

relacionen con:

Garantías Actas de inicio, suspensión, terminación y recepción provisional o definitiva

de los bienes, servicios y obras, si fuere el caso. Documentos relacionados con modificaciones de los contratos, si fuere el

caso. Formularios para el pago o valuaciones. Aprobaciones de pago. Pagos realizados. Finiquito. Liberación de garantías. Evaluación de actuación o desempeño del contratista. Cualquier otro relacionado con la administración del contrato y evaluación

posterior.

20. Las condiciones de pago que se establezcan en el contrato marco u orden de compra por adquisición de bienes o contratación de servicios serán determinadas por el Departamento de Compras de acuerdo al siguiente criterio:

a. De contado: 10 días hábiles después de entregado el bien y factura. b. Anticipo a proveedores según lo establecido en la Ley de Contrataciones

Públicas. c. Anticipo para gastos.



7/88

Los criterios b y c, se podrán otorgar a discrecionalidad de la institución y según los lineamientos emitidos por la Dirección de Finanzas.

21. Para el anticipo a proveedores rigen los siguientes criterios:

a) Aquellos proveedores que soliciten anticipo, deberán presentar como garantía una fianza de anticipo ante la unidad solicitante o ante el Departamento de Compras, de acuerdo al caso, equivalente a la totalidad del monto otorgado, la misma deberá presentarse en forma previa a la entrega del mencionado anticipo. Si es ante la Unidad solicitante, esta debe enviar copia de la Fianza al Dpto. de Compras, para ser archivada en el expediente.

b) Las fianzas deben ser otorgadas por una compañía de seguros o institución bancaria. Con excepción de las compañías de seguros, las cuales deberán consignar una fianza bancaria.

c) El Departamento de Compras devolverá previa solicitud por escrito la fianza

al proveedor cuando la unidad ejecutora haya notificado que se realizó el control perceptivo por parte del Departamento de Bienes Nacionales y que haya cumplido con los compromisos pactados.

d) El anticipo a proveedores podrá otorgarse hasta por un 50% del monto total de

la Orden de Compra o monto adjudicado. El importe del anticipo que se otorgue deberá pactarse bajo la condición de precio fijo y para asegurar la aplicación correcta del anticipo, el monto restante se pagará de contado a 10 días hábiles después de entregado el bien.

e) Los jefes de unidades deberán vigilar por el cumplimiento en la entrega del

bien y garantía para ejecutar las fianzas en caso de incumplimiento por parte del proveedor y deberán notificarlo al Departamento de Compras.

22. El Consejo Universitario, en atención a lo establecido en el articulo 42 de la ley de

Contrataciones Públicas, delega sus competencias en lo referido a la adjudicación, declaratoria de desierta, suspensión, terminación y nulidad de la contratación de bienes y/o servicios, en la figura del Rector para contratos de bienes o servicios mayores a dos mil quinientas unidades tributarias (2500 UT).



8/88

23. Las infracciones a las normas contenidas en la presente normativa darán lugar a la imposición de las respectivas sanciones administrativas y disciplinarias, sin perjuicio de las responsabilidades de carácter civil y penal que resulten procedentes.

GLOSARIO DE TÉRMINOS A los efectos de facilitar la comprensión del presente manual, a continuación se explica la terminología utilizada en él; no se persigue establecer definiciones que coincidan con las generalmente aceptadas, sino uniformar su uso e implantación del mismo. 1. Calificación: Es el resultado del examen de la capacidad legal, técnica y financiera

de un participante para cumplir con las obligaciones derivadas de un contrato.

2. Contratista: Toda persona natural o jurídica que ejecuta una obra, suministra un bien o presta un servicio no profesional ni laboral, para alguno de los órganos y entes sujetos a la Ley de Contrataciones públicas, en virtud de un contrato sin que medie relación de dependencia.

3. Contrato Marco: Contrato establecido con proveedores de un mismo rubro donde se establecen precios unitarios por cada renglón, el cual se ejecutará mediante requisición y orden de compra según las condiciones y términos específicos de las cantidades a ejecutar.

4. Disponibilidad presupuestaria: Es el recurso financiero-presupuestario que

permite realizar aquellos compromisos de gastos que ocurran en la Universidad. 5. Emergencia comprobada: son los hechos o circunstancias sobrevenidas que tienen

como consecuencia la paralización o la amenaza de paralización total o parcial de sus actividades o del desarrollo de las competencias del órgano o ente contratante.

6. Modalidades de Contratación: Son las categorías que disponen los sujetos a la

Ley de Contrataciones Públicas, establecidas para efectuar la Selección de Contratistas para la Adquisición de Bienes, Prestación de Servicios y Ejecución de Obras.

7. Orden de Servicio: Documento que respalda la solicitud y entrega de materiales o

servicios requeridos a los proveedores adjudicados a través de Contrato Marco.



9/88

8. Oferta: es aquella propuesta que ha sido presentada por una persona natural o

jurídica, cumpliendo con los recaudos exigidos para suministrar un bien, prestar un servicio a ejecutar una obra.

9. Pliego de Condiciones: Es el documento donde se establecen las reglas básicas,

requisitos o especificaciones que rigen para las modalidades. 10. Presupuesto Base: Es una estimación de los costos que se generan por las

especificaciones técnicas requeridas para la Adquisición de Bienes, Prestación de Servicios y Ejecución de Obras.

11. Unidad Usuaria: Es la unidad responsable de efectuar las actividades previas a

la contratación, formular el requerimiento ante la unidad contratante, evaluar la actuación y desempeño del contratista durante la contratación para la adquisición de bienes o prestación de servicios.

12. Unidad Contratante: Es la unidad responsable de solicitar y analizar las ofertas,

preparar el informe de recomendación y solicitar el otorgamiento de la adjudicación para la adquisición de bienes o prestación de servicios. Para el caso de la Universidad tanto el Departamento de Compras como cada unidad ejecutora de presupuesto, son unidades contratantes, cada una según los montos que les corresponde (>2500 UT y <=2500 UT respectivamente)

13. Sistema Referencial de Precios: Estructura de precios para los renglones de

artículos o productos más solicitados por las unidades académicas y administrativas.

Dado, sellado y firmado en la sala de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, en su sesión Nº 2158 Ordinaria, celebrada el día veintiséis de octubre del año dos mil once.

Dr. Francesco Leone Dr. Francisco Ugel Rector Secretario General



10/88

Procesos de Dirección

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Código P.01

Consolidación Programación de Compras

Institucionales

Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para la consolidación de la programación de compras a nivel institucional a fin de remitirla ante el Sistema Nacional de Contrataciones, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.

Normas Específicas 1. El Departamento de Compras, será la unidad encargada de suministrar las pautas a

las unidades administrativas para la programación de las compras anuales. 2. Cada unidad académica-administrativa, será la responsable de la transcripción de

los registros correspondientes a la programación de compras. 3. El Departamento de Compras, informará mediante circular el lapso establecido para

la elaboración de la programación de compras y la transcripción en el SIAD y en el módulo de programación de compras del Servicio Nacional de Contrataciones.

4. El Departamento de Compras será el cuentadante ante el Sistema Nacional de Contrataciones y deberá monitorear a través del módulo Programación de Compras, los movimientos ejecutados por las diferentes unidades

5. El Departamento de Compras, deberá dar acceso al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) para que las unidades ingresen la información relacionada con la programación de compras.



11/88


Código P.01


Institucionales

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad

Jefe de

Compras

1. Remite vía Web circular a las Unidades Académico-Administrativas informando el lapso en el cual estará abierto el modulo de programación de compras para la información respectiva.

Unidad Académica-

Administrativa

2. Ingresa en el SIAD al Módulo Programación de Compras, y registra las compras a efectuar durante el ejercicio fiscal, en el lapso establecido por el Departamento de Compras.

3. Emite reporte de consolidación de compras. 4. Ingresa al Sistema Nacional de Contrataciones en el Modulo

Programación Electrónica de Compras y transcribe la información de la programación de compras para el ejercicio fiscal de acuerdo al instructivo respectivo.

5. Informa al Departamento de Compras vía telefónica o correo electrónico sobre la transcripción de la información sobre la programación de compras para su revisión.

Jefe de Compras y

Funcionarios del Dpto. de

Compras

6. Revisa en la página web del Sistema Nacional de Contrataciones a través del Módulo Electrónico de Programación de Compras la información transcrita por el funcionario responsable de cada unidad académica-administrativa.

Unidad Académica-

Administrativa

7. Informa al Departamento de compras a través de Memorándum o correo electrónico, la culminación de la fase de transcripción de la Programación de Compras.

Jefe de Compras

8. Terminado el plazo, cierra el Módulo de Programación de Compras. 9. Emite reporte de unidades que no completaron la transcripción. 10. Emite reporte de Programación Consolidada. 11. Genera un listado para verificar el registro de la información por

parte de las unidades académicas-administrativas. 24. Solicita vía correo electrónico al Sistema Nacional de Contrataciones,

listado con la información que han transcrito cada una de las unidades y efectúa la conciliación con los reportes del SIAD.



12/88


Código P.01


Institucionales

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Responsable Actividad

Jefe de Compras

1. Realiza el cierre de la Programación de Compras al Sistema Nacional de Contrataciones.

2. Emite el Certificado de envío de la data por el Modulo de Programación de Compras del SNC.

Sistema

Nacional de Contrataciones

(SNC)

3. Verifica los registros de la Programación de Compras: 13.1. Si existe alguna discrepancia, emite correo

electrónico al Jefe de Compras y a la Unidad Académico - Administrativa, detallando los ítems a modificar y apertura nuevamente el Sistema.

Jefe de Compras

4. Monitorea que cada funcionario realice las correcciones pertinentes.

a. Si toda la información está correcta, genera automáticamente el consolidado de la Universidad como único ente en el Sistema Nacional de Contrataciones.

b. Elabora memorando informativo al Vicerrectorado Administrativo con una copia a la Dirección de Servicios Generales y Rectorado donde se indica el cierre de la Programación anual de compras.

c. Entrega copia del reporte de aprobación emitido por el Sistema Nacional de Contrataciones (SNC) a la secretaria para el archivo respectivo.

Secretaria 5. Recibe reporte emitido por el SNC y archiva en la carpeta

correspondiente.



13/88


Código P.02

Análisis de la Programación de Compras Institucional

Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para el análisis de la programación de compras institucional que permita un desembolso financiero por parte de la Universidad con criterio de eficiencia, eficacia y economía.

Normas Específicas 1. Al inicio del ejercicio fiscal y una vez consolidada la Programación de Compras

Institucional, el Departamento de Compras informará a las unidades ejecutoras la adquisición de bienes o contratación de servicios que por su monto (a nivel institucional) superen las 2.500 U.T y deben ser centralizadas a través de esta unidad, a objeto que las mismas se planifiquen de acuerdo a sus necesidades.

2. El Departamento de Compras, a los efectos de garantizar el suministro de bienes y prestación de servicios que por sus características o recurrencia dificulten planificar la modalidad de selección de contratistas, podrá establecer un contrato marco bajo el esquema de lista de precios e informará oportunamente a las unidades académicas y administrativas el procedimiento a seguir para esta modalidad.

3. El Departamento de Compras de forma conjunta con la Comisión de Contrataciones emitirá el cronograma de las contrataciones, que posibilite a las unidades académicas y administrativas establecer sus requerimientos oportunos.



Jefe de Compras

1. Una vez realizada la conciliación de las compras a nivel institucional, analiza los rubros que fueron considerados por las unidades ejecutoras y determina mediante análisis técnico aquellos que por su cantidad y monto superan las unidades tributarias establecidas a nivel Institucional.

2. Elabora el listado de rubros centralizados. 3. Presenta listado de rubros centralizados al Vicerrectorado

Administrativo para su consideración. 4. Emite circular para las unidades académicas-administrativas

señalando los rubros centralizados y la fecha de recepción de las requisiciones.



14/88


Código P.03

Sumario de Contrataciones Trimestrales

Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para informar al Servicio Nacional de Contrataciones (SNC) de las adquisiciones de Bienes, Prestación de Servicios y Ejecución de Obras por cada procedimiento previsto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento efectuadas por las unidades académicas-administrativas de la UCLA.

Normas Específicas: 1. El lapso establecido para que las unidades ejecutoras transcriban la información en

el Modulo de Sumario de Contrataciones del SIAD será de 15 días continuos a partir del cierre del trimestre.

2. La información a transcribir en el Sumario de Contrataciones, se realizará a través de la página web www.snc.gob.ve. En el modulo denominado “Módulo Sumario de Contrataciones” diseñado por el Servicio Nacional de Contrataciones (SNC) de acuerdo al instructivo respectivo.

3. El Director y/o responsable de cada unidad académica-administrativa, deberá revisar el resumen de los procesos de contratación ejecutados antes de notificarle al Departamento de Compras que culminó la transcripción de la información satisfactoriamente.

Formularios Utilizados

Descripción Origen Responsable Medio Sumario de

Contrataciones SIAD Unidad Académico-

Administrativa Electrónico-

Físico


Jefe de

Compras

1. Envía circular, en el que informa a las unidades que el Modulo de Sumario de Contrataciones del SIAD y SNC, estará abierto en un período determinado para la transcripción de las compras realizadas.

Unidad

Académica- Administrativa

2. Ingresa al SIAD y realiza Sumario de Contrataciones y el cierre correspondiente.

3. Emite reporte de Sumario Consolidado. 4. Registra en el Modulo del SNC Sumario de Contrataciones, las

compras efectuadas durante determinado Trimestre, en el lapso establecido para ello.



15/88


Código P.03

Sumario de Contrataciones Trimestrales


Jefe de Compras y/o Funcionarios

del Departamento

5. Monitorea a través del Módulo de Sumario de Contrataciones del Sistema Nacional de Contrataciones a los usuarios responsables de cada unidad con el fin de verificar el cumplimiento de la transcripción correspondiente.

Unidad Académica-

Administrativa

6. Informan al Departamento de compras vía correo electrónico, la culminación de la fase de transcripción del Sumario.

Jefe de Compras

7. Terminado el plazo, cierra el Módulo de Sumario de Contrataciones.

8. Emite reporte de unidades que no cerraron. 9. Emite reporte consolidado de sumario trimestral. 10. Solicita vía correo electrónico al Sistema Nacional de

Contrataciones, el reporte del sumario trimestral a nivel institucional.

11. Verifica la información que han transcrito cada una de las unidades y luego realiza la conciliación con los reportes del SIAD.

a. Si posee errores la información en el sistema, se le informa tanto por correo electrónico como vía telefónica a la unidad responsable a fin de que verifique la información.

b. Si no posee errores, de acuerdo a los parámetros establecidos en el módulo genera el cierre del trimestre ejecutado a través del sistema.

12. Emite en Modulo de Sumario de Contrataciones del SNC, el certificado de envío de los datos transcritos por las unidades académico-Administrativas.

13. Entrega copia del reporte emitido por el Sistema Nacional de Contrataciones (SNC) a la secretaria para el archivo respectivo.

Secretaria 14. Recibe reporte emitido por el SNC y archiva.



16/88


Código P.04

Asignación de Claves a Usuarios

Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para la asignación de claves a los usuarios que utilizarán el Sistema Nacional de Contrataciones para el registro de la información correspondiente al proceso de compras.


Unidad Académico -

Administrativa

1. Envía memorando al Jefe de Compras indicando los datos de identificación del funcionario designado por el Jefe de la Unidad, el cual será responsable de accesar a los Módulos del Sistema Nacional de Contrataciones.

Jefe de Compras

2. Recibe el memorando e ingresa al sistema para crear las claves y editar la información de cada usuario.

3. Si el funcionario va a ingresar al modulo de programación de compras, el Sistema Nacional de Contrataciones le crea directamente la contraseña.

4. Si la clave será usada para ingresar a los módulos de programación de compras, sumario de contrataciones y Evaluación del Desempeño, envía memorando al funcionario designado por el Jefe de la Unidad Académico - Administrativa en el que indica el login y contraseña para accesar a dichos módulos.



17/88


Código P.05

Seguimiento a la Orden de Compra

Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para el seguimiento de las órdenes de compras emitidas y no servidas que permita el cumplimiento oportuno por parte de los proveedores seleccionados.

Normas Específicas: 1. Es responsabilidad de cada Jefe Sectorial de Compras de las secciones adscritas al

Departamento de Compras, realizar el seguimiento de las órdenes de compras e informar al Director de Servicios Generales, cualquier inconveniente que se presente.

2. El Departamento de Compras previa notificación de la unidad receptora del bien o servicio, deberá informar al Registro de Proveedores y Contratista de la Institución, sobre los proveedores que no hayan cumplido con la entrega del bien o prestación del servicio a la fecha estipulada en la orden de compra, con la finalidad de que canalice a través de la Consultoría Jurídica la rescisión del contrato y la ejecución de las fianzas antes de su vencimiento.

3. Trimestralmente, la Dirección de Servicios Generales a través del Departamento de Compras deberá informar al Vicerrectorado Administrativo sobre la ejecución de la programación y el cumplimiento de los proveedores.

Formularios Utilizados Código Descripción Origen Responsable Medio MPC-F.07 Reporte Ordenes de

Compras Departamento de Compras

Jefe de Compras /Jefe Sectorial de

Compras

Electrónico - Físico


Jefe de

Compras

1. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) y genera mensualmente el reporte de órdenes de compras para verificar el status de la misma.

2. Analiza junto al Jefe Sectorial de Compras el reporte de compras, señalando las órdenes de compras emitidas y no servidas a la fecha.



18/88


Código P.05

Seguimiento a la Orden de Compra


Jefe Sectorial de Compras

3. Se comunica con la unidad y los proveedores asignados a cada orden de compra que se encuentre pendiente para verificar la situación que presenta.

4. Elabora informe a la unidad en caso de que la misma no esté servida, indicando los motivos señalados por el proveedor.

5. Recopila la información obtenida del seguimiento efectuado y junto con el Jefe de Departamento, elabora un informe dirigido al Vicerrectorado Administrativo con copia al Registro de Proveedores y Contratistas de la UCLA para su conocimiento y fines consiguientes.



19/88

Código MPC-01

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

PROCESOS OPERATIVOS



20/88


Código P.06

Recepción de Requisiciones

Objetivo: Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que deberán realizarse parar la recepción de requisiciones de Bienes Materiales y Equipos, conforme a la normativa que lo regula.

Normas Específicas 1. La requisición será elaborada por la unidad ejecutora quien deberá presentar como

anexos la documentación requerida según el tipo de bien que se solicita. Por ejemplo, aval de la comisión de informática, en caso de equipos de computación.

2. La requisición tendrá un número correlativo que será asignado a través del sistema integrado administrativo (SIAD).

3. El registro de las requisiciones lo realizará la unidad ejecutora. 4. Las requisiciones deben ser enviadas al Departamento de Compras vía electrónica y

de forma física debidamente aprobada por el responsable de la unidad solicitante. 5. La unidad ejecutora es la responsable de garantizar la disponibilidad presupuestaria

para cubrir el gasto de la compra a efectuar. Para ello, la requisición deberá tener anexo el pre-compromiso que avale la misma.

6. Cada unidad será la responsable del control presupuestario según la requisición realizada.

7. El proveedor una vez recibida la notificación de adjudicación tendrá cinco (5) días hábiles para hacer entrega de las fianzas y ocho (8) días hábiles para la entrega de orden de compra o firma del contrato.

8. De acuerdo al monto de la contratación, se asignarán los responsables del proceso de contratación. a. Si el monto de la contratación supera las 2.500 UT hasta 5.000 UT se realizará

una consulta de precios, siendo el Departamento de Compras el responsable de la selección de proveedores, análisis de las ofertas, elaborar el Informe de Recomendación para la adjudicación. Asimismo, deberá someter el expediente estructurado a la Comisión de Contrataciones para su aprobación.

b. Si el monto de la contratación supera las 5.000 UT hasta 20.000 UT se realizará un Concurso Cerrado, siendo la Comisión de Contrataciones la responsable de la selección de proveedores, análisis de las ofertas, elaborar el informe de recomendación para la adjudicación.

c. Si el monto de la contratación supera las 20.000 UT se realizará Concurso Abierto, siendo la Comisión de Contrataciones la responsable de la selección de proveedores, análisis de las ofertas, elaborar el informe de recomendación para la adjudicación.



21/88


Código P.06


Formularios Utilizados Código Descripción Origen Responsable Medio

MC-F01 Requisición de Materiales

Unidad Académico-

Administrativa

Jefe de la Unidad Solicitante

Electrónico- Físico


Secretaria

1. Recibe de las unidades académicas-administrativas la Requisición de Materiales y Equipos tanto en físico en original y copia, como electrónicamente vía SIAD + pre-compromiso + autorización de la Dirección de Informática o Planta Física (según el caso) dependiendo del bien o servicio requerido, presupuesto base mediante ofertas, especificaciones técnicas de la contratación.

2. Verifica en el sistema integrado administrativo (SIAD) el registro correspondiente y revisa que cumpla con todas las especificaciones (disponibilidad presupuestaria, firmas autorizadas y anexos según el caso) firma, sella la requisición o solicitud en señal de conformidad y devuelve la copia a la unidad solicitante.

3. Da ingreso en el SIAD para el análisis respectivo y entrega al Jefe de Departamento.

Jefe de

Departamento

4. Recibe requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s) y otros documentos, verifica el monto de la solicitud y los rubros a adquirir, y entrega a la Sección de Contrataciones e Importaciones.

Sección de Contrataciones

e Importaciones


5. Recibe requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s), revisa los rubros adquirir y solicita por escrito a la Unidad de Registro de Contratista y Proveedores el listado de las empresas actualizadas en el ramo a contratar.

6. Una vez recibido el listado, elabora la calificación de las empresas indicando el nivel estimado de contratación y calificación legal, económica y financiera.

7. Remite legajo de documentos: requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s) + calificación de las empresas al Jefe de Compras.



22/88


Código P.06



Jefe de

Departamento

8. Recibe requisición(es) + pre-compromiso(s) + informe(s) respectivo(s)) + calificación de las empresas y solicita mediante comunicación reunión con la Comisión de Contrataciones para presentar las solicitudes recibidas.

Miembros de la Comisión de Contrataciones

de Bienes y Servicios

9. Revisan y analizan las requisiciones recibidas y determinan el supuesto cuantitativo para la modalidad de contratación. a. Si es mayor a 2.500 UT y menor a 5.000 UT, entregan

documentos al Jefe de Compras para ejecutar el procedimiento Consulta de Precios.

b. Si es mayor a 5.000 UT y menor a 20.000 UT, deciden el número de empresas a ser invitadas y entregan documentos al Jefe de Compras para la elaboración del pliego de condiciones y estructuración del expediente de la contratación.

c. Si es mayor a 20.000 UT se entrega documentos para la elaboración del pliego de condiciones y estructuración del expediente al Jefe de Compras

Jefe de

Departamento

10. Recibe requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s)) + calificación de las empresas (de ser el caso); y entrega a la Secretaria para la distribución interna.

Secretaria

11. Recibe del Jefe de Departamento, requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s)) + calificación de las empresas (de ser el caso). De acuerdo a la decisión por parte de la Comisión de Contrataciones.

i. Si es Consulta de Precios 1. Asigna el comprador. 2. Elabora e imprime una relación del sistema donde se

visualizan las requisiciones anexas. 3. Hace firmar la relación de requisiciones al Jefe de

Departamento. 4. Una vez firmada la relación, entrega documentos

haciendo firmar por el comprador al momento de entrega.



23/88


Código P.06



Secretaria

ii. Si es Concurso Cerrado o Abierto: 1. Entrega documentos al Jefe de Sección de

Contrataciones e Importaciones para la elaboración del Pliego de Condiciones.



24/88


Código P.07

Selección de Proveedores por Consulta de Precios

Objetivo: Establecer las actividades a ejecutarse para la selección de los proveedores por consultas de precios, de acuerdo a las normas institucionales, leyes y reglamentos a fin de cumplir con los principios de transparencia, igualdad, competencia y publicidad.

Normas Específicas

1. La ejecución de este procedimiento se realizará considerando lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.

2. El Departamento de Compras es la unidad contratante en la modalidad de selección por consulta de precios.

3. Para iniciar cualquier modalidad de selección de proveedores, se deberá tramitar el pre-compromiso.

4. Para cualquiera de las modalidades de contratación se deberá abrir un expediente en el cual se archiven todos los documentos generados por el proceso.

5. Para toda contratación se deberá establecer un presupuesto base.

6. Para la consulta de precios; se deberá elaborar una invitación con las especificaciones técnicas señaladas en las requisiciones recibidas por las unidades académicas-administrativas.

7. La unidad contratante, será el responsable de elaborar el Acta de Inicio, las invitaciones, las solicitudes de ofertas, análisis de las mismas, preparación de órdenes de compras u contratos, informe de recomendaciones y formar el expediente.

8. El comprador deberá realizar el análisis de las ofertas en dos (2) días hábiles.

9. Todo proveedor de bienes deberá estar inscrito en el Registro de Contratistas y Proveedores de la UCLA para montos que sobrepasen las 600 U.T., y para montos superiores a 4.000 U.T. deberán estar inscritos en el Registro Nacional de Contratista.

10.El proveedor tendrá tres (3) días hábiles contados a partir de la entrega de la invitación para enviar la respectiva oferta.



25/88


Código P.07


Normas Específicas 11.En las Consultas de Precios, las invitaciones a las empresas participantes podrán

ser efectuadas mediante remisión escrita, por fax o correo electrónico, y se debe mantener en el expediente de la contratación constancia del envío y la recepción de las invitaciones remitidas, tal como lo señala la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.

12.En la invitación se deberá incluir lo relacionado a las garantías y solvencias requeridas, así como el compromiso de responsabilidad social.

13.El proveedor que incumpla la totalidad o parte de las condiciones originalmente establecida en la invitación podrá ser excluido del registro de proveedores de la Universidad y ésta podrá rescindir el contrato unilateralmente, reservándose las acciones legales establecidas en nuestra legislación. En este caso, la unidad usuaria deberá elaborar la evaluación del desempeño y enviarla vía electrónica al Servicio Nacional de Contrataciones.

14.La unidad contratante deberá formar el expediente para la Consulta de Precios para Adquisiciones de Bienes o Prestación de Servicios con la siguiente documentación:

Orden de requisición Disponibilidad presupuestaria Presupuesto Base Documentación legal de la empresa Solvencia laboral vigente Inscripción en el Registro de Contratista y Proveedores UCLA Acta de Inicio Invitaciones Solicitud de ofertas Análisis de las ofertas (cuadro comparativo) Orden de compra o servicio Informe de Recomendación Nota de entrega del bien o servicio Control perceptivo Factura Compromiso de Responsabilidad Social cuando supera las 2.500 UT. Solicitud de aclaratoria (si las hubiere) Exposición de motivo (si fuere el caso)



26/88


Código P.07


Formularios Utilizados Código Descripción Origen Responsable Medio MC-F01 Requisición de

Materiales Unidad Académico-

Administrativa Jefe de Unidad Electrónico

-Físico MC-M01 Invitación Departamento de

Compras Comprador Físico

MC-M02 Acta de Inicio Departamento de Compras

Comprador Físico

MC-F02 Entrega de Requisición y

Recepción de Ofertas

Departamento de Compras

Comprador Físico

MC-F03 Análisis de Ofertas Departamento de Compras

Comprador Físico


Comprador

1. Recibe la (s) requisición (es) (Física y Electrónica) + pre-compromiso + informe de la Comisión de Informática o Dirección de Planta Física según el bien o servicio adquirir y efectúa un análisis técnico de la misma. 1.1. Levanta Acta para dar inicio al Proceso de Contratación

bajo la modalidad de Consulta de Precios. 1.2. Revisa el Registro de Contratista y Proveedores de la UCLA

y selecciona examinando como mínimo a tres posibles proveedores. Si existe uno solo, aplica lo establecido en el artículo 87 de la Ley de Contrataciones Públicas.

1.3. Elabora invitación con las especificaciones técnicas señaladas en la (s) requisición (es) recibida (s) y hace firmar por el Jefe de Compras.

1.4. Se comunica con los proveedores a objeto de indicarles que pueden pasar a retirar la invitación.

1.4.1. Si la entrega es personal, anota en el formulario “Entrega de Requisiciones y Recepción de Ofertas” la fecha de entrega y el nombre de quien recibe la copia de la invitación.

1.4.2. Si la entrega es vía fax o correo electrónico, anota en el formulario “Entrega de Requisiciones y Recepción de Ofertas” la fecha de entrega, anexa comprobante de recepción del fax y solicita acuse de recibo de la empresa en papel membretado sellado y firmado.



27/88


Código P.07




Comprador

1.5. Espera por las ofertas de parte de los proveedores en un lapso no mayor a tres (3) días hábiles. Si los proveedores invitados no cotizan deberán informar por escrito las razones por lo cual no cotizan y se deberá buscar otros proveedores adicionales e iniciar nuevamente el proceso.

1.6. Al recibir las ofertas, en un lapso no mayor a dos (2) días hábiles revisa las mismas y coteja la firma para verificar que sean las autorizadas por la empresa.

1.7. Elabora cuadro comparativo de análisis de ofertas para determinar que cumplan con lo exigido en la invitación 1.7.1. Si no cumple se descalifica al proveedor. 1.7.2. De lo contrario, efectúa el análisis de las ofertas,

según formato establecido para ello. De ser necesario, solicita a la Comisión de Contrataciones el nombramiento de una Comisión Técnica en el caso de consultas de precios que por su cuantía supere las 2.500 UT.

1.7.3. Determina si el pre-compromiso cubre el gasto. De no cubrir el monto correspondiente a la compra, informa por escrito a la unidad y solicita incremento al pre-compromiso.

1.7.4. Elabora el Informe de Recomendación. 1.7.5. Estructura el expediente de la contratación con los

siguientes documentos: Requisición. Pre-compromiso Autorización de la unidad (si fuere el caso). Aprobación Comisión de Informática (si fuera el

caso) Aprobación Dirección de Planta Física (Si fuera el

caso) Ofertas. Análisis de Ofertas. Informe de recomendación. Remite expediente al Jefe de Compras para su

autorización.



28/88


Código P.07

Selección de Proveedores por Consulta de

Precios


Jefe de Compras

2. Recibe expediente de la contratación, revisa el análisis de las ofertas e informe de recomendación, analiza y autoriza el proceso de contratación.

3. Presenta expediente de la contratación ante la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios de la UCLA, para la aprobación y asignación del Compromiso de Responsabilidad Social.

4. Una vez considerada la compra por la Comisión de Contrataciones, devuelve expediente al Comprador para la elaboración del Acta de Adjudicación.

Comprador

5. Recibe expediente de la contratación, elabora acta de adjudicación para ser firmada por la máxima autoridad.

6. Notifica por escrito a la(s) empresa(s) adjudicadas, anexando el acta de adjudicación e informando fecha para la entrega de las fianzas o cheque de gerencia y firma del contrato.

7. Envía a la unidad usuaria copia del acta de adjudicación. 8. Si la contratación se efectúa por orden de compra, procede a

ejecutar procedimiento 08. 9. Si la contratación se efectúa por contrato marco, procede a

ejecutar el procedimiento 09.



29/88


Código P.08

Selección de Proveedores por Concurso

Cerrado y Abierto

Objetivo:

Establecer las actividades a ejecutarse para la selección de proveedores en las modalidades de contratación, cumpliendo con lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento, a fin de dar respuesta a las necesidades de las diferentes unidades.

Normas Generales 1. Los procesos inherentes a las modalidades de contratación, se regirán por lo

dispuesto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.

2. Cuando el monto de la Adquisición de Bienes o Servicios sea Superior a 5.000 UT hasta 20.000 UT. el proceso de selección de proveedores se realizará por Concurso Cerrado.

3. Cuando el monto de la Adquisición de Bienes o Servicios sea superior a 20.000 UT, el proceso de selección de proveedores se realizará por Concurso Abierto.

4. La Unidad Contratante en la modalidad de contratación por Concurso Cerrado o Abierto, será la Comisión de Contrataciones.

5. En toda modalidad de contratación se deberá estructurar un expediente que contenga los documentos generados en el proceso.

6. Para iniciar un proceso de selección de proveedores, se deberá contar con la disponibilidad respectiva.

7. En el pliego de condiciones se deberá incorporar el Compromiso de Responsabilidad Social, así como las garantías y solvencias requeridas, dependiendo del tipo de contratación.

8. Para toda modalidad de contratación, se deberá establecer el Presupuesto Base en función al Sistema Referencial de Precios, fijado por el Departamento de Compras.

9. En toda modalidad de contratación, se deberá elaborar el Acta de Inicio del proceso.

10. La Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios, tendrá la responsabilidad de coordinar las actividades previas al concurso cerrado, seleccionar los proveedores, efectuar las invitaciones, recibir las ofertas y preparar el informe de recomendación.

11. La Adjudicación en la modalidad de Consulta de Precios, Concurso Cerrado y Abierto estará bajo la potestad de la máxima autoridad de la Universidad.



30/88


Código P.08


Cerrado y Abierto

Normas Específicas. 12.La Sección de Contrataciones e Importaciones, es la unidad encargada de

elaborar el pliego de condiciones para los concursos cerrados.

13.El Departamento de Compras, será la unidad encargada de publicar el pliego de condiciones en la página web de la Institución.

14.Cuando el rubro a contratar se relacione con la población estudiantil, se debe invitar a dos (2) representantes de los Centros de Estudiantes de cada Decanato y Federación de Centros de Estudiantes. Asimismo, se hace invitación a la Dirección de Auditoría Interna en calidad de observador.

15.La invitación deberá indicar la dirección de la página web donde aparece publicado el pliego de condiciones.

16.La empresa deberá informar al Departamento de Compras, el acuse de recibo de la invitación en papel membretado, firmado y sellado por el responsable de la misma.


Código Descripción Origen Responsable Medio MC-M04 Pliego de Condiciones Comisión de

Contrataciones Secretaria de la

Comisión Físico

MC-M02 Acta de Inicio Comisión de Contrataciones

Secretaria de la Comisión

Físico

MC-M05 Acta de Recepción y Apertura de Ofertas

Comisión de Contrataciones


Físico

MC-M01 Invitación Comisión de Contrataciones


Físico

MC-F07 Listado de Asistencia de Empresas



Físico

MC-M03 Convocatoria Comisión de Contrataciones


Físico



31/88


Código P.08


Cerrado


Dpto. Compras Sección de

Contrataciones e Importaciones


1. Recibe de la Comisión de Contrataciones requisición (es) + pre-compromiso (s)+ informe(s) + selección de empresas a ser invitadas.

2. Si las contrataciones son recurrentes: a. Solicita a las unidades académicas y administrativas la

información técnica a ser incluida en el pliego de condiciones, tales como:

i. Dirección Servicios Generales (Áreas Verdes, Vigilancia y Seguros Patrimoniales).

ii. Dirección de Transporte (Parque Automotor (Seguro)

iii. Coordinación de Comedores (Comedores) iv. Telecomunicaciones (Enlaces de Internet y

Servicios de Centrales Telefónicas). b. Recibe información técnica por parte de las unidades e

incorpora cualquier información adicional que se requiera así como el compromiso social empresarial, señalado por la Comisión de Contrataciones.

3. Si las contrataciones no son recurrentes y superan las 5.000 U.T., elabora pliego de condiciones e incluye el compromiso de responsabilidad social, solvencias y garantías.

4. Remite vía web pliego de condiciones a los miembros de la comisión para su conocimiento y posterior revisión en conjunto.

5. Estructura el expediente de la contratación. 6. Elabora el acta de inicio del proceso. 7. Entrega pliego de condiciones + acta de inicio + expediente de

la contratación al Jefe de Departamento.

Jefe de Departamento

8. Recibe pliego de condiciones + acta de inicio + expediente de la contratación, verifica que todo esté conforme y emite convocatoria a los miembros de la Comisión para la revisión y aprobación del Pliego de Condiciones.



32/88


Código P.08


Cerrado




9. Reciben pliego de condiciones + acta de inicio verifican que todo esté conforme.

10.Una vez reunidos, revisan, avalan el pliego de condiciones y firman el Acta de Inicio.

11. Devuelven al Jefe de Compras pliego de condiciones y acta de inicio para la elaboración de las invitaciones.

Dpto. Compras


e Importaciones


12. Elabora Invitación indicando las empresas seleccionadas y hace firmar por el Presidente de la Comisión.

13. Remite a las empresas vía fax o correo electrónico la invitación verifica su recepción y solicita acuse de recibo de la empresa por escrito en papel membretado y sellado

14. Elabora convocatoria de concurso e indica la fecha de recepción de ofertas y hace firmar por el Presidente de la Comisión.

15. Emite comunicación a la unidad ejecutora para solicitar quienes serán las personas asignadas para participar en el acto público de recepción y apertura de ofertas.

16. Entrega original de la convocatoria a cada uno de los integrantes de la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios, Dirección de Auditoría Interna y a las personas asignadas por la unidad ejecutora y hace firmar una lista de cotejo en señal de haber sido informados y archiva en el expediente de la contratación

17. Elabora Lista de Asistencia de empresas, Acta de Recepción y Apertura de Ofertas, Hoja de Observaciones Proveedores y archiva en el expediente de la contratación.



33/88


Código P.08


Cerrado


Responsable Actividad Dpto. Compras


e Importaciones


18. Entrega expediente de la contratación a la Secretaria de la Comisión de Contrataciones mediante memorándum, para el inicio del acto público de Recepción y Apertura de Ofertas con los siguientes documentos:

a. Requisiciones b. Pre-Compromisos c. Pliego de Condiciones d. Invitaciones e. Acta de Inicio f. Acta de Recepción del Pliego de Condiciones g. Solicitudes de aclaratoria (si las hubiere) h. Acto motivado (si lo hubiere) i. Convocatorias j. Lista de Asistencia Proveedores k. Acta de Recepción y Apertura de Ofertas l. Hoja de Observaciones Proveedores



34/88


Código P.09

Selección de Proveedores por Concurso Abierto





1. Recibe de la Comisión de Contrataciones requisiciones + pre-compromiso (s)+ informe(s).

2. Si las contrataciones son recurrentes: a. Solicita a las unidades académicas y administrativas la

información técnica a ser incluida en el pliego de condiciones, tales como:

i. Dirección Servicios Generales (Áreas Verdes, Vigilancia y Seguros Patrimoniales).

ii. Dirección de Transporte (Parque Automotor (Seguro)

iii. Coordinación de Comedores (Comedores) iv. Telecomunicaciones (Enlaces de Internet y

Servicios de Centrales Telefónicas). b. Recibe información técnica por parte de las unidades e

incorpora cualquier información adicional que se requiera así como el compromiso social empresarial, señalado por la Comisión de Contrataciones.

3. Si las contrataciones no son recurrentes y superan las 20.000 U.T., elabora pliego de condiciones e incluye el compromiso de responsabilidad social, solvencias y garantías.

4. Elabora Cronograma de Actividades. 5. Remite vía web pliego de condiciones y cronograma de

actividades a los miembros de la comisión para su conocimiento y posterior revisión en conjunto.

6. Estructura el expediente de la contratación. 7. Elabora el acta de inicio del proceso. 8. Entrega pliego de condiciones + cronograma de actividades+

acta de inicio + expediente de la contratación al Jefe de Departamento.

Jefe de

Departamento

9. Recibe pliego de condiciones + acta de inicio + expediente de la contratación, verifica que todo esté conforme y emite convocatoria a los miembros de la Comisión para la revisión y aprobación del Pliego de Condiciones.



35/88


Código P.09



Comisión de

Contrataciones

10.Reciben pliego de condiciones + cronograma de actividades + acta de inicio verifican que todo esté conforme. Una vez reunidos, revisan y avalan el pliego de condiciones.

11. Firman el Acta de Inicio. 12. Devuelven al Jefe de Compras pliego de condiciones y acta de

inicio para la publicación de los mismos.




13.Realiza la publicación del Pliego de Condiciones en el Módulo de Publicación Electrónica del SNC, con 72 Horas de anticipación.

14.Una vez aprobada la Publicación del Pliego de Condiciones por el SNC, publica en la Pág. Web de la UCLA.

15.Elabora convocatoria de concurso e indica la fecha del Acta Público de Recepción y Apertura de Ofertas y hace firmar por el Presidente de la Comisión.

16.Emite comunicación a la unidad ejecutora para solicitar quienes serán las personas asignadas para participar en el Acto Público de Recepción y Apertura de Ofertas.

17.Entrega original de la convocatoria a cada uno de los integrantes de la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios, Dirección de Auditoría Interna y a las personas asignadas por la unidad ejecutora y hace firmar una lista de cotejo en señal de haber sido informados y archiva en el expediente de la contratación

18.Elabora Lista de Asistencia de empresas, Acta de Recepción y Apertura de Ofertas, Hoja de Observaciones Proveedores y archiva en el expediente de la contratación.



36/88


Código P.09


DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad Dpto. Compras


e Importaciones


19. Entrega expediente de la contratación a la Secretaria de la Comisión de Contrataciones mediante memorándum, para el inicio del acto público de Recepción y Apertura de Ofertas con los siguientes documentos:

a. Requisiciones b. Pre-Compromisos c. Pliego de Condiciones d. Invitaciones e. Acta de Inicio f. Acta de Recepción del Pliego de Condiciones g. Convocatorias h. Lista de Asistencia Proveedores i. Acta de Recepción y Apertura de Ofertas j. Hoja de Observaciones Proveedores



37/88


Código P.10

Recepción y Apertura de Ofertas

Objetivo

Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que deberán realizarse para la Recepción y Apertura de Ofertas, según lo dispuesto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. Normas Específicas: 1. El proceso de Recepción y Apertura de Ofertas, debe realizarse en la fecha y hora

previstas, en presencia de los siguientes miembros: a. Presidente(a) de la Comisión. a. Secretario(a) de la Comisión b. Director(a) de Servicios Generales c. Director(a) de Finanzas. d. Jefe(a) de Compras. e. Consultor(a) Jurídica f. Un representante de Auditoria Interna en calidad de observador del

proceso. g. Los proveedores que participan en el proceso. h. Una comisión técnica, en calidad de observadores, integrada por dos

personas, quienes serán nombradas por la unidad solicitante (estos pueden ser el jefe de la unidad y un experto en la materia).

2. El secretario(a) de la Comisión de Contrataciones, deberá coordinar la firma del control de asistencia por parte de los proveedores que asistan a la apertura de sobre.

3. El secretario(a) de la Comisión de Contrataciones, deberá entregar a los proveedores la hoja de observaciones, a fin de que emitan su juicio acerca del proceso de contratación donde participen.


Código Descripción Origen Responsable Medio

MC-F07 Control de Asistencia

Empresas Comisión de

Contrataciones Secretaria Físico

MC-M06 Hoja de Observaciones Comisión de


MC-M05 Acta de Recepción y

Apertura de Ofertas A y B Comisión de




38/88


Código P.10



Secretaria Comisión de

Contrataciones

1. El día y hora pautados proceden a dar recepción y apertura de ofertas presentadas por las Empresas (Sobre A y B).

2. Extrae del expediente de la contratación, el control de asistencia y la hace firmar por los representantes de las empresas en orden de llegada.

3. Hace entrega a los proveedores una hoja, para que emitan por escrito las observaciones acerca del proceso y la devuelvan al final de la apertura de sobres.

4. Extrae del Expediente, Acta de Recepción y Apertura de Sobre A y B.

Presidente de la Comisión

5. Da inicio a la recepción y apertura de ofertas, llama a los proveedores uno a uno de acuerdo al orden de llegada, se les solicita la cédula de identidad y se van abriendo los sobres ”A” en el mismo orden.

Miembros de la Comisión de

Contrataciones

6. Revisan el contenido del sobre “A” Aspectos Legales y Financieros y verifican que cumpla con los requisitos exigidos en el pliego de condiciones. a. Si cumple con lo exigido: se entrega al proveedor los

documentos originales con su cédula de identidad y se hace firmar el Acta de Recepción y Apertura de Ofertas.

b. Si no se cumple con lo exigido: deja constar en Acta la descalificación del proveedor, hace firmar por el mismo y se lee en voz alta a todos los presentes.

7. Se llama uno a uno a los proveedores calificados en el orden de llegada, para que presenten el sobre “B” el cual contiene la Oferta, el Compromiso de Responsabilidad Social y la Fianza o cheque de gerencia de sostenimiento de la oferta.

8. Revisan que el proveedor cumpla con el Compromiso de Responsabilidad Social y con la fianza. a. Si no cumple con el Compromiso de Responsabilidad

Social y fianza de sostenimiento de la oferta, se le entrega al proveedor su oferta, sin derecho a ser leída y se descalifica, dejando constar en acta firmada por el proveedor descalificado y se le entrega copia del acta para que libere su fianza.

b. Si cumple con el Compromiso de Responsabilidad Social y la fianza de sostenimiento de la oferta, se le entrega la oferta original al presidente de la Comisión de Contrataciones.



39/88


Código P.10



Presidente del Comisión de

Contrataciones

9. Lee en voz alta, lo contentivo en la oferta (montos de las cotizaciones, la garantía de la compra), y se revisa que lo solicitado se encuentre en el sobre consignado por el proveedor.

Secretaria de la Comisión de

Contrataciones

10.Una vez concluido el Acto Público de Recepción y Apertura de Ofertas: 10.1. Hace firmar el Acta de Apertura de Sobres A por todos

los proveedores y por los miembros de la Comisión de Contrataciones.

10.2. Hace firmar el Acta de Apertura de Sobres B por las empresas que quedaron calificadas y por los miembros de la Comisión de Contrataciones.

11.Fotocopia el Acta de Recepción y Apertura de Ofertas (Sobres A y B), entrega copia a cada proveedor, al representante de Auditoría Interna y unidad solicitante.

12.Recoge las hojas de observaciones, une con todos los documentos consignados por los proveedores más actas y los introduce en el expediente de contrataciones.

13.Hace entrega de las ofertas a la Comisión Técnica mediante formato de entrega de ofertas para el análisis y elaboración del informe.

14.Entrega al Departamento de Compras, expediente de la contratación + sobres A y B de las empresas calificadas para el análisis financiero y de recomendación.



40/88


Código P.11

Análisis de Ofertas

Objetivo

Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que debe realizarse para el análisis de las ofertas calificadas en la Recepción y Apertura de Ofertas, cumpliendo lo estipulado en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. Normas Específicas 1. La Comisión Técnica para el análisis de las ofertas deberá considerar un

presupuesto base según los bienes o servicios a contratar. 2. La comisión técnica tendrá un lapso de dos (02) días hábiles para analizar las

ofertas calificadas en el concurso abierto y un (01) día hábil para concurso cerrado, a fin de emitir opinión al respecto.

3. El Departamento de Compras, será la unidad encargada de elaborar el informe financieros y de recomendación de las empresas participantes, en un lapso de cuatro (4) días para concurso abierto y tres (3) días para concurso cerrado.

4. La máxima autoridad deberá otorgar la adjudicación o declarar desierto el procedimiento, deberá dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción del informe de recomendación emitido por la Comisión de Contrataciones.


Código Descripción Origen Responsable Medio

MC-M07 Informe Financiero Dpto. Compras


Físico

MC-M08 Informe de Recomendaciones

Dpto. Compras


Físico

MC-M09 Acta de Adjudicación Dpto. Compras


Físico

MC-F05 Asignación del Compromiso de Responsabilidad

Social

Dpto. Compras


Físico



41/88


Código P.11



Comisión Técnica

1. Recibe del Secretario (a) de la Comisión de Contrataciones, oficio con las ofertas recibidas.

2. Analiza las ofertas de cada una de las empresas calificadas en un día hábil para concurso cerrado y dos (2) días hábiles para concurso abierto.

3. Elabora el informe técnico proponiendo la mejor oferta del servicio en cuanto a especificaciones técnicas.

4. Entrega informe técnico + ofertas recibidas al Jefe de Compras.

Dpto. Compras

Jefe de Compras

5. Recibe de la Secretario (a) de la Comisión de Contrataciones, expediente de la contratación + sobres A y B de las empresas calificadas, entrega a la Sección de Contrataciones e Importaciones para el análisis financiero.



Jefe Sectorial de

Compras

6. Recibe expediente de la contratación + sobres A y B de las empresas calificadas, efectúa análisis y prepara el informe financiero en un lapso de un (1) día hábil si es concurso cerrado y dos (2) días hábiles si es concurso abierto.

7. Espera el informe de la Comisión Técnica para elaborar el informe de recomendación.

Jefe de Compras

8. Recibe de la Comisión Técnica el informe y remite a la Sección de Contrataciones e Importaciones para la elaboración del informe de recomendación.


(Sección Contrataciones e Importaciones)

9. Recibe del Jefe de Compras, el informe de la Comisión Técnica y en un (1) día hábil elabora el informe de recomendación.

10. Entrega al Jefe de Compras expediente de la contratación + sobres A y B, Informe Financiero y Recomendación + Informe Técnico (si es el caso).

Jefe de Compras/Comisión de Contrataciones

11. Recibe expediente de la contratación + sobres A y B, Informe Financiero y Recomendación + Informe Técnico (si es el caso), revisa lo recibido y firma dejando constancia en el formato de cotejo.

12. Elabora convocatoria a los miembros de la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios para el análisis y firma de los informes financieros y recomendación.



42/88


Código P.11


DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Responsable Actividad Miembros de la


Bienes y Servicios

Dpto. Compras

Jefe de Compras

13. En la fecha indicada en la convocatoria, se reúnen, analizan y firman el Informe Financiero y Recomendación.

14. Asignan el compromiso de responsabilidad social. 15. Devuelven documentos al Jefe de Compras para la

elaboración del Acta de Adjudicación o Declaratoria Desierta (según el caso).

16. Recibe Informe Financiero y Recomendación firmados por los miembros de la Comisión de Contrataciones y entrega a la Sección de Contrataciones e Importaciones para la elaboración del Acta de Adjudicación o Declaratoria Desierta (según el caso).

Sección Contrataciones

e Importaciones


17. Elabora Acta de Adjudicación o Declaratoria Desierta dos (2) originales y dos (2) copias (según el caso) y anexa documentos respectivos.

18. Remite mediante memorándum, Acta de Adjudicación o Declaratoria Desierta (según el caso) con los documentos respectivos para la firma de la máxima autoridad.

19. Si la contratación es mediante Concurso abierto, Concurso Abierto Anunciado Internacionalmente y Concurso cerrado remite vía correo, Acta de Adjudicación o Acta de Declaratoria Desierta publica en la página web módulo Contrataciones Públicas.

20. Si la contratación es mediante adjudicación directa, informa a la empresa adjudicada.

21. Forma legajo con los siguientes documentos: originales Acta de Adjudicación + Informe de Recomendación + Informe Financiero e introduce dichos documentos en el expediente de contratación.



43/88


Código P.11


22. Si la contratación corresponde: 22.1. Adquisición de bienes, entrega el expediente de la

contratación al comprador asignado para elaborar la orden de compra o contrato marco.

22.2. Si es servicio, remite mediante memorándum copia acta de adjudicación a la unidad solicitante para la elaboración del contrato. (ir paso 25)

23. Remite a la empresa ganadora original Acta de Adjudicación + Asignación de Compromiso de Responsabilidad Social o Acta Declaratoria Desierta (según el caso).

24. Remite a la Dirección de Extensión copia del Acta de Adjudicación + Asignación de Compromiso de Responsabilidad Social para su control y seguimiento.

Unidad

Solicitante

25. Recibe copia del acta de adjudicación, elabora contrato y hace firmar por la máxima autoridad y el representante legal de la empresa adjudicada.

26. Remite copia del contrato al Departamento de Compras para su incorporación al expediente

Jefe de Compras

27. Recibe de la unidad solicitante, contrato de servicio y entrega a la Sección de Contrataciones e Importaciones para la incorporación al expediente de la contratación

Sección Contrataciones e Importaciones

Jefe Sectorial de

Compras

28. Recibe contrato de servicio, verifica el proceso de contratación ejecutado, extrae el expediente del archivo e incorpora el contrato de servicio.

29. Archiva nuevamente el expediente



44/88


Código P.12

Elaboración de la Orden de Compra

Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para la elaboración y procesamiento de las órdenes de compras, conforme la normativa vigente, a fin de dar respuesta a las necesidades de las unidades académicas y administrativas.

Normas Específicas 1. La secretaria del Departamento de Compras mantendrá actualizado el archivo de

los expedientes de compras y el control de las compras en proceso. 2. Al entregar la orden de compra al proveedor, la misma llevará anexo la carta

compromiso donde se establecen las condiciones mediante las cuales debe regirse la adquisición del bien.

3. Cuando las mercancías no fuesen entregadas en los lapsos establecidos, la Universidad podrá rechazar la entrega de mercancía faltante, rescindir el contrato y reclamar al proveedor la indemnización estipulada en el contrato.

4. La Universidad podrá conceder prórrogas para la entrega de la mercancía, siempre que el proveedor lo solicite por causa justificada.

5. El expediente según la modalidad de contratación deberá contener: 1. Requisición 2. Acta de Inicio 3. Pre-Compromiso 4. Invitación 5. Ofertas. 6. Análisis de Ofertas 7. Informe de Recomendación 8. Aprobación Comisión Informática (si fuere el caso) 9. Aprobación Dirección de Planta Física (si fuere el caso) 10. Orden de Compra en original con 5 copias o contrato marco (según el caso)



45/88


Código P.12



Código Descripción Origen Responsable Medio MC-F04 Orden de

Compra Departamento de Compras

Comprador/Jefe de Compras

Electrónico-Físico

MC-M11 Carta Compromiso Proveedor

Departamento de Compras

Comprador/Jefe de Compras

Físico


Comprador

1. Revisa el expediente de la contratación a procesar; Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD), transcribe la información referida a la compra a efectuar y genera la (s) orden (es) de compra (s) en original y cinco (5) copias.

2. Une la (s) orden (es) de compra (s) con los documentos respectivos.

3. Revisa orden (es) de Compra (s) para verificar la información contenida y chequea que los soportes estén completos, según el tipo de compra.

4. De estar todo correcto, conforma la misma y entrega al Jefe de Compras.

5. Genera relación en el SIAD en original y copia.

Jefe de

Compras

6. Recibe orden (es) de compra (s) junto al expediente de la contratación, verifica e ingresa al sistema SIAD, aprueba y firma.

7. Entrega a la secretaria orden (es) de compra (s) junto al expediente para el envío a la Dirección de Finanzas.

Secretaria 8. Recibe orden de compra + expediente de la contratación. 9. Entrega orden de compra + expediente de la contratación al

Director de Servicios Generales para la firma y envía a la Dirección de Finanzas junto a la relación elaborada en SIAD, en original y copia.

10.Archiva copia la relación.



46/88


Código P.12



Secretaria

11.Una vez procesada la Orden de Compra respectiva por la Dirección de Finanzas, registra en el sistema la entrada y coteja que los soportes recibidos concuerden con los enviados con anterioridad. a. Si la condición de la orden de compra es devuelta:

11.1. Revisa el motivo de la devolución y entrega al Jefe de Compras. (Ir paso 12)

11.2. Si la condición de la orden de compra es aprobada: a. Elabora vía SIAD comprobante de entrega de la

orden, el cual indica: nombre de la empresa, Nº de Rif, Nº de orden, Fecha de entrega y fecha de vencimiento.

b. Se comunica con el proveedor para que retire copia de la orden de compra y firme el comprobante de entrega.

c. Archiva relación en el expediente según el proceso realizado.

d. Remite original a la unidad académica-administrativa junto a memorando de remisión.

e. Envía copia de la orden de compra junto a un memorando de remisión a las unidades siguientes: 1era. Copia a Contabilidad Presupuestaria. 2da. Copia a Contabilidad Financiera. 3ra. Copia Expediente del Proveedor. 4ta. Copia Archivo Departamento 5ta. Copia Bienes Nacionales.

f. Archiva expediente de la contratación.

Jefe de Departamento

12.Recibe orden de compra devuelta, revisa, analiza y consulta al comprador sobre el particular. De ser necesario se comunican con la unidad ejecutora.

13.Decide junto al comprador sobre la situación y entrega a la secretaria documentos remitidos por la Dirección de Finanzas para efectuar las correcciones según el caso planteado.



47/88


Código P.12



Secretaria

14.Recibe los documentos devueltos por la Dirección de Finanzas, ingresa al sistema SIAD, actualiza el status de la orden de compra.

15.Envía nuevamente los documentos a la Dirección de Finanzas para su revisión.



48/88

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS


Código P.13

Elaboración Contrato Marco

Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para la elaboración del Contrato Marco conforme la normativa vigente, a fin de dar respuesta a las necesidades de las unidades académicas y administrativas.

Normas Específicas 1. El contrato marco contendrá como anexo el listado de materiales adjudicados según

la modalidad de contratación. 2. El contrato marco podrá tener una duración correspondiente a un período fiscal.


Código Descripción Origen Responsable Medio MC-M10 Contrato Marco Departamento

de Compras Comprador/Jefe

de Compras Electrónico-

Físico



Comprador

1. Revisa el expediente de la contratación a procesar, elabora

contrato marco y anexa listado de Materiales Adjudicado (Anexo 1).

2. Imprime dos contratos en original y una (1) copia y envía con memorándum para la firma del Rector.

3. Recibe contrato firmado y se comunica con el representante de la empresa adjudicada para la firma del contrato.

4. Una vez firmado el contrato, distribuye de acuerdo a lo siguiente: a. Un Original a la(s) empresa (s) adjudicada(s) b. Un Original Expediente de la Contratación c. Una Copia a la Dirección de Finanzas

5. Entrega expediente de la contratación a la Secretaria para su archivo.



49/88



Código P.14

Emisión Orden de Servicio

Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para la solicitud de los insumos requeridos por las unidades académicas-administrativas mediante orden de servicio ante los proveedores adjudicados según contrato marco.

Normas Específicas 1. La ejecución del contrato marco lo realizará el Departamento de Compras mediante

la emisión de orden de servicio para los proveedores adjudicados. 2. La orden de servicio deberá ser anexada al expediente de la contratación.


Código Descripción Origen Responsable Medio MC-F06 Orden de Servicio Departamento

de Compras Comprador/Jefe

de Compras Electrónico-

Físico



Comprador

1. Recibe requisiciones + pre-compromisos según el cronograma

establecido por el Departamento de Compras para la administración del Contrato Marco según los rubros centralizados, organiza según los rubros.

2. Verifica las ofertas iniciales presentadas por las empresas adjudicadas en las diferentes modalidades de contratación.

3. Solicita mediante comunicación escrita vía fax o correo electrónico nueva oferta a los proveedores, a fin de constatar los precios actuales vs iniciales, para determinar variaciones.

4. Recibe ofertas por los proveedores seleccionados y efectúa análisis comparativo de los precios ofertados.

5. Ingresa al SIAD, módulo de compra y elabora orden de servicio. 6. Imprime un original y dos copias de la orden de servicio; firma y

hace firmar por el Jefe de Compras y coloca sello.



50/88

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Código P.14

Emisión Orden de Servicio

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsabl

e Actividad

Comprador

Entrega orden de servicio a los proveedores. Si es personal, entrega original al representante de la empresa y hace firmar la copia en señal de recibido. De lo contrario, remite por fax o correo electrónico solicitando acuse de recibo

por la misma vía. Remite copia de la orden de servicio a la unidad solicitante para su control y posterior pago al proveedor. Forma legajo de documentos con requisiciones + pre-compromiso + ofertas + copia orden de servicio y archiva en el expediente de la contratación.



51/88

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Código P.15

Anulaciones o Modificaciones Orden de Compra

Objetivo: Establecer las actividades a ejecutarse para realizar las anulaciones o modificaciones de las órdenes de compras, según lo establecido en la normativa interna a fin cumplir con los requerimientos de las unidades académicas-administrativas.


Código Descripción Origen Responsable Medio F-03 (Manual FR.) Apartado

Presupuestario Unidad

Ejecutora Jefe de la Unidad Electrónico

Físico

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad Dpto. Compras

Secretaria

1. Recibe de la Unidad Ejecutora: el Formato de Modificación Presupuestaria en original y tres (3) copias + copia de la orden de compra + formulario anexo orden de compra (de ser el caso) + Memorándum de remisión.

2. Ingresa al sistema y da entrada de los documentos. 3. Entrega al Jefe de Departamento.

Jefe de

Departamento

4. Recibe solicitud de modificación o anulación de orden de compra, revisa e ingresa al sistema para la realizar el movimiento respectivo y firma.

5. Entrega los documentos a la secretaria para la distribución.

Secretaria

6. Recibe los documentos según el movimiento efectuado. Formato de Modificación Presupuestaria en original y tres

(3) copias. copia de la orden de compra. formulario anexo orden de compra (de ser el caso) Memorandum de remisión Relación emitida por el jefe de compra.

7. Hace firmar por el Director de Servicios Generales. 8. Ingresa al sistema para darle salida a los documentos en el

SIAD, elabora relación de salida de documentos y remite a la Dirección de Finanzas para la revisión.



52/88



Código P.15

Anulaciones o Modificaciones Orden de Compra

DESCRIPCIÒN DEL PROCEDIMIENTO


Secretaria

9. Recibe copia de la relación de salida de documentos firmada en la Dirección de Finanzas y archiva como soporte del trámite efectuado.

10.Una vez revisado por la Dirección de Finanzas, recibe modificación presupuestaria, copia orden de compra y relación de envío.

11.Da entrada en el SIAD. 12.Coteja y chequea que todos los documentos recibidos se

corresponda con los enviados. De faltar algún documento, realiza las averiguaciones correspondientes y soluciona dicha situación.

13.Distribuye original de la modificación presupuestaria de la siguiente manera:

13.1. Si es una modificación por incremento o disminución a la Orden de Compra se entrega al proveedor.

13.2. Si es una modificación de datos o anulación de la orden de compra, se archiva en el Departamento.

14. Remite copia del formulario modificación presupuestaria a las siguientes unidades: 14.1.1.1. 1era. Copia – Contabilidad Presupuestaria. 14.1.1.2. 2da. Copia – Contabilidad Financiera. 14.1.1.3. 3ra. Copia - Unidad Ejecutora 14.1.1.4. 4ta. Copia – Bienes Nacionales 14.1.1.5. 5ta. Copia – Expediente de la contratación.

Dado firmado y sellado en el salón de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, en su Sesión N° 2158, Ordinaria, celebrada el día de 26 de octubre dos mil once.

Dr. Francesco Leone Durante Dr. Francisco Ugel Garrido Rector Secretario General



53/88

Código MPC-01

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Actualización Septiembre

2011

FORMATOS Y MODELOS



54/88

Código MPC-01


Fecha Septiembre

2011

FORMULARIOS Formatos

Código Descripción MC-F01 Requisición MC-F02 Entrega de Requisiciones y Recepción de Ofertas MC-F03 Análisis de Ofertas MC-F04 Orden de Compra MC-F05 Asignación Compromiso Responsabilidad Social MC-F06 Orden de Servicio MC-F07 Control de Asistencia Empresas

Modelos

Código Descripción MC-M01 Invitación MC-M02 Acta de Inicio MC-M03 Convocatoria MC-M04 Pliego de Condiciones MC-M05 Acta de Recepción y Apertura de Ofertas MC-M06 Observaciones del Proveedor MC-M07 Informe Financiero MC-M08 Informe Recomendación MC-M09 Acta de Adjudicación MC-M10 Contrato Marco MC-M11 Anexo Orden de Compra (Compromiso Proveedor)



55/88

Código MPC-01

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE COMPRAS Actualización

Septiembre 2011

FORMATOS



56/88

REQUISICION DE MATERIALES Y EQUIPOS

RO RC

Código Unidad

Solicitante Unidad Solicitante Nombre del Solicitante Firma del Solicitante

Código Unidad Ejecutora

Responsable de la Unidad Ejecutora Firma

Destino de lo solicitado

DETALLE DE LA SOLICITUD Codificación del

Material Descripción del Material Unidad de

Medida Cantidad

Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Formato Nº 1

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”

VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES


Requisición Nro. Compromiso Nro. Fecha



57/88

Entrega de Requisiciones y Recepción de Ofertas Requisición Recepción de Ofertas Proveedor

Fecha de Entrega o

Envío

Nombre de quien recibe No. de Fax Fecha Recibida por

Consignado por la

Unidad

Observaciones




Unidad Solicitante:

No. de Requisición: Fecha:

No. de Licitación: Fecha de Vencimiento



58/88


PROVEEDORES CODIFICACIÓN

Ítem Código

Pres. Partida

Genérica

Especifica Sub-

Especifica

Cantidad Unidad de Medida

Precio Unitario Importe Selección del

Producto


Producto


Producto

ANALISIS DE COTIZACIONES

Unidad Solicitante:

Código:

No. de Requisición: Fecha: Pag.






59/88

DATOS DEL PROVEEDOR

Nombre

Rif

Dirección

DATOS DEL PEDIDO

Entrega Condiciones de Pago Lugar Fecha

DATOS DE LA UNIDAD SOLICITANTE

Nombre de la Unidad Código Jefe de la Unidad

DATOS DE LA UNIDAD RECEPTORA DEL BIEN O SERVICIO

Nombre de la Unidad Código Dirección

CODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA Código Unidad Ejecutora

Partida Genérica Específica Sub- Específica Control Importe

REN CODIFICACION DEL

MATERIAL DESCRIPCION DEL MATERIAL

UNIDAD DE

MEDIDA

CANT PRECIO

UNITARIO PRECIO TOTAL

Total Sin I.V.A.

Total I.V.A.

Importe de la Orden Elaborado Jefe de Compras Director de Servicios Generales Materiales o Servicio

Recibido por Fecha

OC: Orig. Proveedor Contabilidad Presupuestaria Exp. Proveedor Arch. Numérico Unidad. Solic Bienes Nac. Contabilidad Financiera

ORDEN DE COMPRA

Nro.

Fecha:






60/88


ASIGNACIÓN COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL (CRS)

CONCURSO:

FECHA REALIZACION: MONTO DE LA CONTRATACIÓN

MONTO CRS:

COMPAÑÍA CONTRANTE: PERÍODO DE EJECUCIÓN

COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL ACTIVIDADES A EJECUTAR

1. Proyectos de Desarrollo Socio‐Comunitario

2. Creación de nuevos empleos permanentes

3. Formación socio productiva de integrantes de la comunidad.

4. Venta de bienes a precios solidarios o al costo

5. Aportes en dinero o especies a programas sociales determinados por el Estado o Instituciones sin fines de lucro

6. Cualquier otro proyecto social.

OBSERVACIONES: Vo Bo. Comisión de Contrataciones‐UCLA:

Responsable Empresa Contratante

Fecha:

Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Formato Nº 5

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL” LISANDRO ALVARADO” VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO COMISIÒN DE CONTRATACIONES



61/88

Contrato Marco

Nro. Proceso de Contratación

Nombre de la Empresa Representante Legal

Unidad Ejecutora Responsable de la Unidad Ejecutora

Destino de lo solicitado

DETALLE DE LO SOLICITADO Cantidad Unid/Med Descripción Prec.Unit Total

Sub-Total IVA Total Factura

Departamento de Compras Elaborado por:

Revisado por: Aprobado por:

Fecha: Fecha: Fecha

Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Formato Nº 6






62/88

CONTROL DE ASISTENCIA

Descripción de la Contratación:

EMPRESA REPRESENTANTE FECHA

Observaciones:



COMISIÓN DE CONTRATACIONES Barquisimeto-Estado Lara



63/88

Código MPC-01


Actualización Septiembre

2011

MODELOS



64/88

INVITACIÓN

Barquisimeto, de ______ 201__

Sres._____________________________________

Representantes de la Empresa: ________________

Ciudad.-

Tengo el agrado de dirigirme a usted, en la oportunidad de invitarle a participar en la ___________________ No ______ correspondiente a _______ ___________________.

Las empresas interesadas, deben tener en cuenta que la calificación técnico administrativa para este proceso contempla los siguientes requisitos:

Estar inscrita o actualizada en el Registro de contratistas y proveedores de la UCLA.

Cumplir con el Compromiso de Responsabilidad Social. Presentar Garantía de Fiel Cumplimiento.

Del mismo modo se indican las especificaciones esenciales:

Descripción

Condiciones de entrega o ejecución

Tiempo de validez de la

oferta

Criterios de evaluación

El oferente deberá presentar su propuesta citando el respectivo No de _________________, a más tardar el día ___________ a las ______, en la siguiente dirección: ___________________________________________________________.

Atentamente,

Presidente de la Comisión de Contrataciones

Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Modelo Nº 1


COMISION DE CONTRATACIÒN



65/88

ACTA DE INICIO

Hoy lunes ___________________, siendo las __________, en concordancia a lo establecido en el artículo 107 de la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento, se da inicio al procedimiento de contratación Nro. __________________ relacionado con (nombre de la modalidad de contratación) por un monto estimado de________________.

Las empresas seleccionadas fueron:

Nombre Empresa Nivel Estimado de Contratación Calificación Financiera

El proceso de contratación se realizará de acuerdo al siguiente cronograma: (Descripción del cronograma según la modalidad de contratación) En conformidad con lo anteriormente expuesto firman los miembros de la Comisión de

Contrataciones:

_______________________ ______________________

Presidente Miembro ___________________________ __________________________ Secretario (a) Miembro _______________________ __________________________ Miembro Miembro



COMISION DE CONTRATACIÒN



66/88

No.

Para:

Fecha:

De:

Asunto: Convocatoria

REF. Concurso Abierto N°. “(Colocar Descripción).

Me dirijo a usted, en la oportunidad de convocarlo a la APERTURA DE SOBRES,

correspondiente a la referencia arriba indicada, la cual se efectuará el día __________, a las __________ en el ____________________________ Agradeciendo su presencia, me suscribo de usted,

Atentamente,

Presidente Comisión de Contrataciones

Una voz del pensamiento Av. Morán entre 21 y 22 Quinta Morelyz, teléfono, fax, 0251-2591484-2591486


Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”

Dirección de Servicios Generales Departamento de Compras



67/88

COMISION DE CONTRATACIONES

PLIEGO DE CONDICIONES CONCURSO CERRADO ACTO UNICO DE RECEPCIÓN Y APERTURA DE LA OFERTA ECONÓMICA

CONCURSO CERRADO N°.

Objeto:

Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4


COMISIÓN DE CONTRATACIONES Barquisimeto – Estado Lara



68/88

Barquisimeto,

CRONOGRAMA DE LA CONTRATACIÓN

Concurso Cerrado N°.

Objeto:

Solicitud de Aclaratorias: Las dudas deberán ser remitidas al correo electrónico: [email protected], y

serán respondidas por esta misma vía al email que a tal efecto haya indicado cada participante.

Acto Público de Recepción y Apertura de la Oferta Económica:

Fecha:

Hora:

Lugar:

Modalidad: Acto Único




69/88

Estimados Señores: Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas, Prestadoras de Servicios y Productores de Seguros. La Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, participa a las Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas, Prestadoras de Servicios y Productores de Seguros, inscritas en la Superintendencia de Seguros, con experiencia en el ramo asegurador, basándose en lo establecido en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Ley de Contrataciones Públicas, publicada en Gaceta Oficial N°.39.165 de fecha 24-04-2009, Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas, publicado en Gaceta Oficial N°.39.181 de fecha 19-05-2009, Decreto 4998, y por las demás Leyes y Normas Internas de la UCLA, que el proceso de CONCURSO CERRADO N°. ________ , para la ______________________, se realizará mediante la modalidad de exigir en un mismo acto la presentación de la voluntad de participar y la documentación necesaria, la cual debe ser presentada ante LA COMISION DE CONTRATACIONES DE LA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”, el día ___________ a las _________-., en el _________________________________________. 1. OBJETO DEL CONCURSO CERRADO.

El presente Concurso Cerrado, tiene por Objeto la Contratación de ______________________desde el __________ hasta el ____________”. Las necesidades a satisfacer por la Universidad a través de este Concurso Cerrado, es la de garantizar el buen funcionamiento de sus Actividades Académicas, de Investigación, Extensión y Administrativas, mediante una Eficiente y Eficaz prestación del Servicio de ___________________. La Contratación de _______________________________, deberán ajustarse y regirse por lo establecido en el presente pliego y las características técnicas y de servicios a realizar, periodicidad y condiciones que se detallan en él, las cuales revisten de carácter contractual ante futuras acciones legales. Las empresas participantes en este Proceso de Concurso Cerrado deberán estar Inscritas en la Superintendencia de Seguros (SUDESEG) y presentar un Patrimonio Propio No Comprometido (PNC) al 31/12/2008 Mayor o Igual a Diez Millones de Bolívares Fuertes (Bs.F. 10.000.000,ºº); ó Mayor o Igual que el Ciento Cinco por Ciento (105%) del Margen de Solvencia.

2. CRITERIOS GENERALES: a) Estas condiciones tienen por objeto regular el proceso de selección de un

proveedor para la prestación del servicio requerido, en tal sentido las Compañías de Seguros sólo podrán presentar una única oferta bien por si misma o bien a


b) través de un único intermediario (productores, corredores de seguro ó sociedades

de corretaje) debidamente autorizado para ello. c) Los Productores, Corredores o Sociedades de Corretaje sólo podrán presentar una




70/88

oferta en nombre y representación de una (01) Empresa de Seguros, es decir, no podrán actuar en representación de varias compañías de seguros dentro del mismo proceso.

d) El acto de contratación tendrá como modalidad, acto único con apertura de sobres, contentivos de manifestación de voluntad de participar, documentos de calificación y ofertas. En este mecanismo la calificación y evaluación serán realizadas simultáneamente. La descalificación del oferente, será causal de rechazo de su oferta.

e) Con posterioridad a la presentación de los documentos requeridos en este proceso, la Comisión de Contrataciones podrá solicitar por escrito a las empresas participantes, la información adicional que considere conveniente para aclarar o complementar la documentación consignada.

f) La oferta y demás documentos que formen parte integrante de ésta, deberán estar redactados en idioma español.

g) Los servicios prestados, deberán cumplir con la normativa legal vigente en el país. h) No se admitirán propuestas alternativas y/o condicionadas, que no estén apegadas

a los requerimientos dispuestos en el presente pliego de condiciones. Los oferentes deberán presentar sus ofertas en los renglones descritos en las especificaciones de la Contratación. La Comisión de Contrataciones de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, evaluará las ofertas y otorgará la Adjudicación, a la Oferta que reporte mayores beneficios a la Institución, siempre y cuando las mismas hayan calificado en los aspectos Jurídicos, Económicos, Financieros y Técnicos.

3. PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Los documentos deberán ser presentados en el orden solicitado, debidamente firmados en cada uno de sus folios y enumerados (requisito indispensable), y serán colocados de forma ordenada en carpetas encuadernadas, con separadores, que serán consignadas en sobres cerrados y sellados. Dichos sobres serán identificados de la siguiente forma: Sobre A: Aspectos Legales, Técnicos y Financieros. Sobre B: Oferta Económica. Los referidos sobres serán identificados con la siguiente etiqueta:

NOMBRE DE LA EMPRESA PARTICIPANTE: ____________________ Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4

CONCURSO CERRADO Nº: ____________ SOBRE: ________________________________________________ NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL: ______________________

CONTENIDO DEL SOBRE “A”

TRES (3) COPIAS DE CADA UNO DE LOS DOCUMENTOS Y/O SOLVENCIAS QUE SE SOLICITEN (SALVO QUE SEA REQUERIDA EN ORIGINAL), CADA UNA EN CARPETAS SEPARADAS Y ENCUADERNADAS. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4



71/88

ASPECTOS LEGALES Y FINANCIEROS.

1. Original y Copia de la Carta de Manifestación de Voluntad de participar en el Concurso Cerrado firmada por el Representante Legal de la Empresa o por persona debidamente Autorizada para tal fin.

2. En caso de que el Representante Legal no asista al acto, éste deberá Autorizar mediante Comunicación escrita firmada por él en Original y Copia a la Persona que lo representará indicando el nombre, apellido, cédula de identidad y nacionalidad de quien lo va a representar en el Proceso de Concurso Cerrado.

3. Original y Copia de la Cédula de Identidad del Representante Legal de la Empresa, Cooperativa y/o de la Persona debidamente Autorizada para este Concurso Cerrado.

4. Copia del Registro Mercantil, Acta Constitutiva y Estatutos con sus respectiva publicaciones y modificaciones si las hubiere.

5. Copia de la Dirección, Teléfonos, Fax, e-mail de la Empresa y/o Productor de Seguros. 6. Copia del Certificado de Inscripción (Vigente) ante la Superintendencia de

Seguros (SUDESEG) de la Empresa y No. de Credencial del Productor o Corredor de Seguros (Vigente).

7. Las empresas participantes en este Proceso de Concurso Cerrado deberán presentar Copia de la documentación que le acredite un Patrimonio Propio No Comprometido (PNC) al 31/12/2008 Mayor o Igual a Diez Millones de Bolívares Fuertes (Bs.F. 10.000.000,ºº); ó Mayor o Igual que el Ciento Cinco por Ciento (105%) del Margen de Solvencia.

8. Las Cooperativas deberán consignar en conjunto con la información solicitada Copia del Certificado de Cumplimiento (Vigente) emitido por la Superintendencia Nacional de Cooperativas (SUNACOOP), establecido en el Artículo 90 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas, publicada en Gaceta Oficial No. 37.285 de fecha 18 de Septiembre de 2001.

9. Las Empresas deberán presentar una Declaración Jurada firmada por su Representante Legal en Original y Copia, donde den Fe de estar Solventes para el mes de MAYO de 2009 ó a la fecha de este Concurso Cerrado, en las siguientes obligaciones: RIF, INCES S.S.O., Solvencia Municipal donde tenga el domicilio la empresa, y la Solvencia Laboral, Certificado de Inscripción en el Sistema Nacional de Contrataciones. En esta Declaración Jurada se deberá indicar lo siguiente: “Queda entendido que la Universidad podrá descalificar a la empresa participante si ésta a la fecha señalada por esta Institución no consigne los Originales de las Solvencias y demás Documentos citados en esta Declaración Jurada, sin que esta acción de lugar a

10. reclamo alguno ante cualquier Organismo Público y Tribunales de la República por parte de esa empresa.

11. Copia de la Declaración de Impuesto sobre la Renta, correspondiente al último ejercicio económico.

12. Copia de los Estados Financieros Auditados por un Contador Público y Visados por el Colegio de Contadores Públicos, correspondientes a los tres (3) últimos Ejercicios Económicos, salvo que la constitución de la Empresa sea menor a un año.

13. Original y Copia de Dos (2) referencias Bancarias dirigidas a la UCLA, recientes para la fecha de recepción de los documentos y apertura de sobres de este Concurso Cerrado.




72/88

14. Original y Copia de Dos (2) referencias Comerciales dirigidas a la UCLA, recientes para la fecha de recepción de los documentos y apertura de sobres de este Concurso Cerrado.

15. Original y Copia de Referencias que Acrediten la Experiencia de la Empresa, Cooperativa y del Productor de Seguros en la prestación de este tipo de servicio indicando: Clientes, Teléfonos, Dirección y Fechas de Prestación.

16. Original y Copia de Comunicación escrita mediante la cual se aceptan los términos y condiciones establecidas en el Presente Concurso Cerrado de Precios con sus respectivos anexos que forman parte integral del mismo.

“NOTAS IMPORTANTES”: a. La falta de alguno de los recaudos solicitados en el Sobre “A” referido a los

ASPECTOS LEGALES Y FINANCIEROS, es causal inmediato de descalificación del Oferente como participante en este proceso de Concurso Cerrado.

b. La empresa que resulte seleccionada por la Universidad para contratar la ____________________, desde el ________ hasta el ___________, deberá presentar como requisito indispensable los Originales de la documentación solicitada en los Aspectos Legales y Financieros Numerales 4, 6, 7, 8, 9, 10 y 11, para su respectiva verificación; la no presentación de la misma a la fecha señalada por la Universidad es causal inmediato de descalificación del Oferente como participante en este proceso de Concurso Cerrado sin que ello de lugar a reclamos o acciones legales por parte de los Oferentes, se exhorta a las Empresas o Cooperativas y Productores a no descuidar la presentación total de los requerimientos anteriormente descritos.

CONTENIDO DEL SOBRE “B”: EN ORIGINAL Y ACOMPAÑADO DE TRES (3) COPIAS DE CADA UNO DE LOS DOCUMENTOS EN CARPETAS SEPARADAS Y ENCUADERNADAS.

OFERTA ECONOMICA. 1. Presentación del Monto Total y Prorrateado de la Cobertura Ofertada para

____________________________– desde el _________ hasta el ______________”, discriminadas según las especificaciones establecidas por la Universidad en el Formato Anexo No. 1.

2. La Oferta Económica debe estar debidamente firmada en cada una de sus páginas por el Representante Legal de la Empresa, Cooperativa o por la persona Autorizada para tal fin.

3. Currículum detallado de la persona, productor o agente de seguro autorizado por la empresa aseguradora para llevar a cabo el servicio contratado, acompañado de las direcciones de los Centros de Contacto y Nomina del Personal que prestará la debida atención.

4. La empresa propondrá solamente Una (1) persona para que la represente en este Concurso Cerrado. Se le sugiere a la empresa seleccionar debidamente al asesor, productor, corredor, por cuanto el resultado de evaluación del servicio prestado por este a la Universidad, será imputado a la empresa en futuros procesos de Concurso Cerrado.

5. La Oferta Económica se presentarán en moneda nacional (Bs.F) y deberá ceñirse estrictamente a lo requerido en el Formato Anexo No. 1.

6. Declaración de cumplimiento del Compromiso de responsabilidad Social. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4



73/88

ESTABLECIMIENTO DEL COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL. Según lo establecido en el Decreto N°. 5.929, LEY DE CONTRATACIONES PÚBLICAS, esta Comisión decide que el Compromiso de Responsabilidad Social, derivado del articulado indicado en la Ley, debe ser dirigido por la naturaleza de la contratación. En este caso, se solicita que dicho compromiso vaya dirigido a ____________________________________, los cuales serán entregados a la Comisión de Contrataciones de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” o __________________________ el día _________________, en la Sala de Reuniones del Vicerrectorado Administrativo. En este sentido, la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Queda entendido que el monto de _______________________, no puede afectar los costos de la presente contratación, de igual manera deben tener presente los oferentes, que la Responsabilidad Social es el compromiso del ente contratante con la sociedad, la cual tendrá incidencia en la selección del contratista, en la oferta debe indicarse de manera explicita, la donación que aportará la empresa contratista.

“NOTAS IMPORTANTES”: La falta de alguno de los recaudos solicitados en el Sobre “B” referido a la OFERTA ECONOMICA, es causal inmediato de descalificación del Oferente como participante en este proceso de Concurso Cerrado. INFORMACIÓN ADICIONAL: a. No se aceptarán Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas, y Prestadoras de

Servicios cuyas Directivas Actuales o Pasadas incluyan miembros de la Comunidad Universitaria en calidad de Personal Docente, Administrativo y Obrero (Activos y Jubilados), así como Estudiantes bajo la condición de Activos; ni aquellas empresas referidas en el Artículo No 27 de la “Normativa para la Adquisición de Bienes o Contratación de Servicios en la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” (UCLA)”; aprobada en Consejo Universitario en su Sesión No. 1759, Ordinaria, de fecha 07/03/2007, la cual citamos a continuación:

Art. 8 “No deberán participar en las licitaciones públicas, aquellas empresas que pertenezcan a personas que ejerzan funciones dentro de la Universidad. Igualmente deberán inhibirse de participar aquellas personas que tengan nexos familiares con funcionarios de la Institución responsable del proceso de compras, pago, contrato, dirección y coordinación de actividades administrativas o parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad.”

b. En ningún caso se admitirán ingresos al recinto donde se desarrolla el proceso de Concurso

Cerrado después de la hora fijada, ni se admitirán ofertas después del día y la hora de consulta.

c. La Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” durante el estudio y análisis de los documentos presentados en los Sobres “A” y “B”, podrá solicitar cualquier información adicional que considere conveniente o necesaria, reservándose el derecho de modificar esta convocatoria, extender los plazos, suspender este Proceso de Concurso Cerrado, rechazar aquellas que no se ajusten a las condiciones establecidas en el Pliego y/o tomar cualquier otra decisión que considere oportuna y conveniente a sus intereses sin que ellos den lugar a reclamo alguno por parte de los participantes.




74/88

d. En caso de cualquier duda o información adicional relacionada con la Documentación, los Aspectos Legales y Financieros, el representante legal o autorizado de la Empresa, Cooperativa y Otras Formas Asociativas, y Prestadoras de Servicios, deberán ser remitidas al correo electrónico [email protected], los días __________ al _____________ y serán respondidas al email que haya colocado el participante, de igual forma las aclaratorias, dudas y cualquier información o modificación al Pliego de condiciones, referente al presente Concurso Cerrado, le serán remitidas a todas las empresas invitadas.

GARANTIA DE MANTENIMIENTO DE LA OFERTA EN ORIGINAL Y TRES COPIAS, CADA UNA EN CARPETAS Y ENCUADERNADAS.

Las Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas, Prestadoras de Servicios y Productores de Seguros, deberán presentar en éste Proceso de Concurso Cerrado, al momento de Abrir el “Sobre B”, una Garantía de Mantenimiento de la Oferta de Servicio, mediante la presentación de una Fianza de Fiel Cumplimiento, otorgada por una Institución Financiera o Empresa de Seguros, debidamente notariada o mediante cheque de gerencia a favor de la UCLA, por la suma de TRES MIL BOLÍVARES FUERTES SIN CÉNTIMOS (Bs.F. 3.000,ºº). La referida Fianza, debe ser a nombre de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” y es obligatorio que en la misma se identifique la Universidad en los siguientes términos: “La Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, con sede en Barquisimeto Estado Lara, creada mediante Decreto del Ejecutivo Nacional No. 980 de fecha 07 de Noviembre 1967, publicado en Gaceta Oficial No. 28.475 de esa misma fecha”.

RESPONSABILIDAD DE LAS EMPRESAS O COOPERATIVAS Y PRODUCTORES DE SEGUROS.

Las Empresas o Cooperativas y Productores de Seguros, serán responsables de sus actuaciones de conformidad con lo establecido DECRETO LEY DE EMPRESAS DE SEGUROS Y REASEGUROS No. 1.545, publicado en la GACETA OFICIAL DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA N° 5561 DEL 28 DE NOVIEMBRE DE 2001 y demás Disposiciones de carácter legal emitidas por la Superintendencia de Seguros. DEVOLUCIÓN DE GARANTÍAS (Fianza de Fiel Cumplimiento o Cheque de Gerencia a favor de la UCLA).

La Empresa o Cooperativa que resulte favorecida con la Buena Pro, una vez cumplida con la Universidad las obligaciones derivadas de la Contratación de las Pólizas de Seguros, si no resultaren responsabilidades que hayan de ejercitarse sobre la garantía definitiva y una vez transcurrido el plazo de la misma, se procederá a la devolución de la garantía. Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4



75/88

“SOBRE A”

Concurso ______________________

No.

REF. (Descripción del Concurso)

Hoy lunes ___________________, siendo las __________, se reunieron en _______________________de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, las siguientes personas: __________________________ miembros principales de la Comisión de Contrataciones de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, las Empresas participantes, Observadores e invitados especiales, con la finalidad de proceder al acto de apertura de sobres correspondiente al Concurso (Descripción del Concurso)

EMPRESAS PARTICIPANTES EMPRESA REPRESENTANTE No. C.I. FIRMA

___________________ ____________________ ______________ __________

___________________ ____________________ ______________ __________

___________________ ____________________ ______________ __________

___________________ ____________________ ______________ __________

___________________ ____________________ ______________ __________

___________________ ____________________ ______________ __________

___________________ ____________________ ______________ __________

___________________ ____________________ ______________ __________

Una voz del Pensamiento Dirección de Servicios Generales Dpto. de Compras

Av. Morán entre 21 y 22 Quinta Moreliz Teléfonos: 2591484-2591486



COMISIÓN DE CONTRATACIONES Acta de Apertura de Sobres



76/88

OBSERVACIONES DE LA COMISIÓN DE CCOONNTTRRAATTAACCIIOONNEESS

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

En concordancia a lo establecido en el artículo 54 de la ley de Contrataciones Públicas, el cual señala “una vez concluido el lapso de entrega de los sobres contentivos de las manifestaciones de voluntad u ofertas, procederá en el acto fijado, a la apertura y verificación de su contenido, dejando constancia en el acta de esto, y de cualquier observación que se formule al respecto.”

En conformidad con lo anteriormente expuesto firman los miembros de la Comisión de Contrataciones:

Una voz del Pensamiento Dirección de Servicios Generales Dpto. de Compras

Av. Morán entre 21 y 22 Quinta Moreliz Teléfonos: 2591484-2591486



COMISIÓN DE CONTRATACIONES Acta de Apertura de Sobres

Concursos Abiertos 011/2009



77/88

HOJA DE OBSERVACIONES Descripción de la Contratación

Empresa Representante Autorizado:

Observaciones:



COMITE DE CONTRATACIONES Barquisimeto-Estado Lara



78/88


COMITE DE CONTRATACIONES

Informe Financiero de las Empresas Participantes

Contratación: __________________________________________

Hoy (colocar el día, fecha y año) se elabora el informe financiero de

(cantidad en letras y número de las empresas analizadas) empresas las cuales

participaron en el proceso de concurso N°______________ y se mencionan a

continuación:

La finalidad del concurso es: (describir el objeto del concurso)

Se realiza un análisis exhaustivo apegado a lo expuesto a la Ley de

Contrataciones Públicas vigente, lo solicitado en el pliego de contratación y los

estados financieros de cada una de las empresas.

Este informe expone los índices y conclusiones de la evaluación financiera

a las empresas que participaron en el proceso, cuya apertura de sobre se realizó

el (indicar el día, fecha y hora de realización). Considerando, el análisis de los

estados financieros de las empresas por medios de los cuales se deducirán los

indicadores que definirán la capacidad de contratación, rendimiento de la misma,

así como, el grado de solvencia y endeudamiento que presentan.




79/88

(Descripción de los diferentes índices financieros de las empresas analizadas) Índice de Solvencia y Liquidez Rotación de Cuentas por Cobrar Rentabilidad Rendimiento sobre los Activos Endeudamiento Factor de Rendimiento y Riesgo Financiero Nivel de Contratación

Conclusiones del Análisis

De conformidad con lo anteriormente expuesto, firman los integrantes del Comité de Contrataciones.

Nombres y Cargo C.I. Firma




80/88

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL

“LISANDRO ALVARADO” COMITE DE CONTRATACIONES

Informe de Recomendación

Contratación: __________________________________________

Hoy (colocar el día, fecha y año) reunidos en (indicar el lugar de reunión) de

la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, las siguientes personas

(mencionar las personas asistentes señalando su número de cédula), a los efectos

de analizar los aspectos legales, económicos y financieros y las ofertas que

presentaron las empresas que participaron en el proceso de contratación arriba

indicado.

En fecha (colocar el día de la semana, fecha en letra y número, mes y año,

lugar y hora), se procedió al acto de Recepción Única de Ofertas Definitivas de

este proceso, seguidamente se aperturaron los sobres de las empresas

participantes, las cuales se mencionan y presentan los siguientes montos:

(Colocar la descripción de la licitación)

Empresas Costo

Apegado a lo dispuesto en el artículo _____ de la Ley de Contrataciones

Vigente, se adopta los siguientes criterios generales: Evaluación de aspectos

legales, económicos, financieros y técnicos; a su vez se evalúa experiencia

basado en la revisión de los documentos constitutivo de la empresa y los que

sustentan su vigencia legal, capacidad de contratación y costo.




81/88

EVALUACION DEL ASPECTO LEGAL

(Colocar las observaciones encontradas sobre este aspecto)

EVALUACION FINANCIERA


EVALUACION TECNICA Y ECONOMICA DE LAS OFERTAS


ANALISIS DEL COMITÉ DE CONTRATACIONES

(Este espacio está referido a las conclusiones del análisis efectuado por la Comisión Técnica de las ofertas presentadas por las empresas que participaron en

el proceso de contratación)

De conformidad con lo antes expuesto firman los miembros del Comité de

Contrataciones de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Nombre y Cargo C.I.




82/88

ACTA DE ADJUDICACIÓN

CONCURSO __________N° _______

En Barquisimeto, a los (colocar la fecha en letras y números, mes y año). El

Rector de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, (nombre del Rector con

C.I.), en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias.

CONSIDERANDO

1. Lo recomendado por el Comité de Contrataciones en su informe de Adjudicación N°

________, al Concurso (describir el proceso de concurso señalando número del

proceso y fecha de realización).

ACUERDA

Otorgar la Adjudicación a la empresa: (colocar el nombre de la empresa)

correspondiente a la (describir el proceso de concurso y el compromiso social asumido

por el adjudicatario)

RECTOR

Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 9


COMITE DE CONTRATACIONES Barquisimeto-Estado Lara



83/88

CONTRATO MARCO PARA EL SUMINISTRO DE XXXXXX

Entre la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, con sede en Barquisimeto, Estado Lara, creada mediante Decreto del Ejecutivo Nacional de la República de Venezuela Nº 980 del 7 de noviembre de 1967 publicado en la Gaceta Oficial Nº 28.475, de esa misma fecha, representada en este acto por el Rector, FRANCESCO LEONE DURANTE, venezolano, mayor de edad, con domicilio en Barquisimeto, Estado Lara, Licenciado en Contaduría pública identificado con la Cédula de Identidad Nº 5.239.425, electo para el cargo de Rector de conformidad con lo previsto en el capítulo III del Título II del Reglamento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, según consta en Acta de Proclamación y Juramentación del 15 de mayo de 2006, inserta bajo el Nº 34, Tomo 112 de los Libros de Autenticaciones la Notaría Pública Cuarta de Barquisimeto en fecha 18 de mayo de 2006, acorde con lo dispuesto en el artículo 26, numeral 13 de la Ley de Universidades y el Artículo 12 del Reglamento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, debidamente autorizado por el Consejo Universitario en su Sesión Ordinaria Nº 1.672 de fecha 11 de enero de 2006, quien para los efectos de este contrato se denominará LA UNIVERSIDAD, por una parte y por la otra, _________________________________., inscritas en el Registro Mercantil ______________________________________________________________ Según Acta de Adjudicación otorgada en fecha ______________, perteneciente a la modalidad de contratación _________, representada en este acto por __________________________________________________________, a quien en lo adelante y a los efectos de este contrato marco se le denominará EL/LOS PROVEEDOR (ES), se ha convenido en celebrar el presente CONTRATO MARCO en la Universidad, el cual se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA: OBJETO 1.1. El presente contrato marco regula las condiciones para el suministro y

entrega del material que soliciten las diferentes unidades académicas-administrativas de la UCLA de acuerdo a la lista de materiales señaladas en el pliego de condiciones.



Vice Rectorado Administrativo



84/88

1.2. Forman parte integrante del presente contrato, las condiciones específicas señaladas en el pliego de condiciones anexo.

SEGUNDA: PRECIO 2.1. VIGENCIA

Los precios acordados para el suministro de requerimientos serán los que se deriven de las ofertas que realicen los proveedores seleccionados que resulten adjudicados, tendrán una vigencia de tres (3) meses, la cual podrá ser modificada solo en caso de ocurrir cualquier decisión gubernamental que afecte los precios acordados tales como tasa cambiaria, impuestos, entre otros. De producirse tal decisión ambas partes revisarán y ajustarán este contrato.

2.2. VARIACIÓN DEL PRECIO

En los trimestres sucesivos los proveedores podrán ofertar nuevos precios por la razón expuesta en el numeral 2.1. anterior mediante comunicación dirigida a la Comisión de Contrataciones, explicando las razones del incremento. Ésta será analizada de acuerdo al procedimiento que a tal efecto, señale el pliego de condiciones, en un período no mayor de diez (10) días calendarios. Vencido este término, en caso de que no exista una comunicación por parte de la UCLA, se dará como aprobada la nueva lista de precios.

TERCERA: SUMINISTRO 3.1. VARIACIÓN DEL SUMINISTRO

Se podrán introducir incrementos sustanciales a las cantidades o número de unidades de bienes a ser suministrados basados en este contrato marco, en la medida que las unidades académicas-administrativas así lo requieran y se cuente con la disponibilidad presupuestaria y financiera respectiva.




85/88

CUARTA: MATERIAL

4.1. ENTREGA

Los suministros objeto del presente contrato marco se establecen de forma trimestral tal como se detallan en el pliego de condiciones técnicas. Los proveedores seleccionados realizan los mencionados suministros conforme a los requerimientos de las unidades académicas-administrativas, a través del Departamento de Compras, respetando las especificaciones técnicas y condiciones de la oferta.

4.2. LAPSO DE ENTREGA

EL PROVEEDOR, se compromete a suministrar el material a las unidades académicas-administrativas dentro un plazo de cinco (5) días calendario, garantizando su calidad y perfecto funcionamiento, así como también el cumplimiento de todas las especificaciones solicitadas con respecto a equipos y maquinarias, de ser el caso.

4.3. STOCK

EL PROVEEDOR, se compromete a mantener en su stock el material especificado en el listado suministrado junto al acta de adjudicación.

En caso de Emergencia o imprevistos, el material debe ser entregado en un tiempo no mayor a 24 horas a la unidad académica-administrativa. Asimismo, la unidad académica-administrativa podrá en caso de ser necesario, enviar un representante a retirar el material en las oficinas del PROVEEDOR.

4.4. GARANTÍA DEL MATERIAL

EL PROVEEDOR, conviene en dar una garantía de acuerdo a las características del material, por defecto de fabricación del mismo, desde la fecha de facturación (entrega) del material vendido, debiendo determinar de común acuerdo, las causas que originan el reclamo de garantía. La opinión del fabricante será determinante para el trato de la garantía.




86/88

QUINTA: CONDICIONES DE PAGO 5.1. PAGO

Todos los materiales incluidos en el presente contrato serán pagaderos en un plazo no mayor a 15 días calendario, a partir de la fecha de recepción de la factura por parte de la unidad académica-administrativa

SEXTA: VIGENCIA DEL CONTRATO 6.1. Se establece una vigencia desde_______ hasta_________. Cualquiera de las

partes si así lo deseare, puede dar por terminado este contrato, dando aviso a la otra parte con una anticipación de 30 días. Queda entendido que el contrato mantendrá su vigencia durante el periodo de aviso.

6.2. Son causales de terminación anticipada de este contrato las señaladas en el

artículo 127 de la Ley de Contrataciones Públicas y los artículos 190,191 y 193 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas. En dicho caso se levantará un acta en la que se consignará las circunstancias que la han motivado y la situación de hecho derivada de la misma.

SEPTIMA: SEGUIMIENTO 7.1. La Universidad, a través del Departamento de Compras, designará un

funcionario que realizará labores de supervisión y vigilancia en los términos siguientes:

Cumplimiento en la entrega de insumos y la emisión de los pagos. Cumplimiento de especificaciones. Servicio o atención al cliente. Cumplimiento de garantías. Servicio Técnico.

7.2. Corresponde a los proveedores seleccionados la obtención de las

autorizaciones y solvencias, tanto oficiales como particulares que se requieran para la entrega de los suministros objeto de este contrato; así como para obtener el pago de los mismos por parte de las unidades académicas-administrativas de la UCLA.

7.3. EL PROVEEDOR, se somete a las evaluaciones que deberán efectuar las

unidades académicas y administrativas de la Universidad, según el instrumento de Evaluación de Proveedores emitido por el Sistema Nacional de Contratistas.




87/88

OCTAVA: GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO El PROVEEDOR se obliga a presentar a la firma de este contrato, una FIANZA O GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO, emitida por una Institución Bancaria o Empresa de Seguros, debidamente Notariada o Mediante Cheque de Gerencia a favor de LA UNIVERSIDAD, por un monto equivalente al 15% del monto del contrato por concepto de Fiel, Oportuno y Cabal Cumplimiento de todas las Obligaciones contenidas en las Cláusulas del Contrato a suscribir con LA UNIVERSIDAD y que asume con motivo de dicha contratación. La referida Fianza debe ser a nombre de LA UNIVERSIDAD. Así mismo es obligatorio que en la misma se identifique a LA UNIVERSIDAD en los siguientes términos: “La Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, con sede en Barquisimeto Estado Lara, creada mediante Decreto del Ejecutivo Nacional No. 980 de fecha 07 de Noviembre 1967, publicado en Gaceta Oficial No. 28.475 de esa misma fecha”. En prueba de conformidad de cuanto antecede, firman y rubrican el presente contrato, en todas sus hojas, por duplicado, de un mismo tenor y a un solo efecto, en Barquisimeto a…. POR LA UCLA POR EL PROVEEDOR




88/88

COMPROMISO DEL PROVEEDOR

Señor proveedor si resulta favorecido con la compra debe cumplir con los requisitos y condiciones siguientes:

La forma de pago establecida por la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” es de Contado o Crédito.

Los materiales, equipos o servicio que sean adquiridos estarán sujetos a ser inspeccionados por parte de los entes encargados de la U.C.L.A.

Antes de realizar la entrega (24 horas antes) de materiales, equipos o servicio; debe informar por escrito a la Unidad Solicitante.

Al momento de la entrega de materiales, equipos o servicio; debe presentar la Factura (que cumpla con los requisitos exigidos por la Unidad) y la Garantía

Si la Cotización es por un aparato o equipo indique:

a) Plazo de la Garantía _____________________________________________

b) Garantía de Repuestos en el mercado _______________________________

Indique Plazo de la entrega de materiales, equipos o servicio, para ser contados a partir de la fecha en que le es entregada la Orden de Compra _________________

Indique si prestan mantenimiento________________________________________

Nota: Si su oferta es acertada Ud.(s) recibirá(n) una Orden de Compra oficial, pre-numerada, sellada y firmada por el Jefe de Compras y Director de Servicios Generales. Se le(s) recomienda abstenerse de admitir o ejecutar pedidos de cualquier otra forma (Cuando es por esta Vía).

El incumplimiento por parte de “EL PROVEEDOR”, de algunas de puntos aquí escritos, podrá dar origen a la rescisión total o parcial de la Orden de Compra por parte de “LA UNIVERSIDAD”, quedando sobreentendido que “EL PROVEEDOR” acepta lo expuesto en este compromiso.

Firma Autorizada Fecha Elaborado por O y M/ Actualización Septiembre 2011/ Modelo Nº 11

Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”

Vice-Rectorado Administrativo Dirección de Servicios Generales

Departamento Compras

Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de ...

Documents

Transcript of Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de ...