Manual de Organización y Procedimientos de la Oficina … · conocer al personal en activo y al...

AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA TESORERÍA MUNICIPAL

OFICINA DE LA TESORERÍA REFERENCIA: PR-OM-DRH-14 Y IT-OM-DRH-01

Clave: DT-TM-OF-02

Revisión: 7

Página 1 de 58

Manual de Organización y Procedimientos

de la Oficina de la Tesorería

Cuernavaca, Mor. a 19 de Marzo de 2010



Clave: DT-TM-OF-02

Revisión: 7

Página 2 de 58

CONTENIDO:

Página

I. HOJA DE AUTORIZACIÓN 3

II. INTRODUCCIÓN 4

III. OBJETIVO 5

IV. MARCO JURÍDICO 6

V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES 8

VI. ORGANIGRAMA 9

VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA 10

VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 11

IX. POLÍTICAS 27

X. PROCEDIMIENTOS 30

a) Asistencia Jurídica - Fiscal 31

b) Evaluación de la Aplicación de Gasto Publico 35

c) Calificación de la Deuda Publica del Municipio 41

d) Elaboración del Presupuesto de la Tesorería Municipal 47

e) Autorización de requisiciones electrónicas

53

XI. DIRECTORIO

58

XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN

59

XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN 60



Clave: DT-TM-OF-02

Revisión: 7

Página 3 de 58

I. HOJA DE AUTORIZACIÓN

AUTORIZÓ

Con fundamento en el Art. 125 Fracciónes II y XXI, Art. 139 y 140 Fraccion IV del Reglamento de Gobierno y Administración del Ayuntamiento de Cuernavaca, se expide el presente Manual de Organización y Procedimientos de la Oficina de Tesoreria Municipal, el cual contiene información referente a su Estructura y funcionamiento y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal.

Manuel Martínez Garrigós

Presidente Municipal

REVISÓ

Araceli A. González Verazaluce Tesorera Municipal

APROBÓ

César Cruz Ortiz Oficial Mayor

ELABORÓ

Rubí Nayeli García Hernández Coordinadora Administrativa

Fecha de Autorización

Vo. Bo. Dirección de Recursos Humanos

VERSIÓN

No. de paginas

Marzo Verónica Ahumada Mata 2010 58



Clave: DT-TM-OF-02

Revisión: 7

Página 4 de 58

II. INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Organización y Procedimientos tiene como objetivo fundamental dar a

conocer al personal en activo y al personal de nuevo ingreso la forma de operar las diversas

funciones administrativas, así como la metodología y documentos necesarios en el desarrollo de

los procedimientos que sustentan las funciones, operación de la oficina de la Tesorería

Municipal y las políticas que norman a los mismos; a fin de establecer un control y

funcionamiento mas eficiente y transparente de los Ingresos, Egresos, Contabilidad, Gasto

Público y Deuda Pública, logrando la reducción de los costos y una aplicación más eficiente de

los recursos públicos asignados, enmarcado en un ambiente de modernidad al aplicarse

procesos y sistemas innovadores.



Clave: DT-TM-OF-02

Revisión: 7

Página 5 de 58

III. OBJETIVO

Consolidar el Sistema Tributario Municipal y racionalizar el gasto público, estableciendo

a la par fuentes alternas de financiamiento para lograr el desarrollo económico y social

que fortalezca al Municipio de Cuernavaca posicionándolo frente a la ciudadanía como

un gobierno de vanguardia



Clave: DT-TM-OF-02

Revisión: 7

Página 6 de 58

IV. MARCO JURÍDICO

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos.

3. Código Fiscal de la Federación.

4. Código Fiscal para el Estado de Morelos.

5. Ley de Coordinación Fiscal Federal

6. Ley Estatal de Planeación.

7. Ley de Coordinación Hacendaría.

8. Ley del Impuesto Sobre la Renta

9. Ley de Justicia Administrativa del Estado de Morelos.

10. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos.

11. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

12. Ley de Deuda Pública para el Estado de Morelos.

13. Ley Orgánica de la Administración Pública Municipal.

14. Ley de Servicio Civil para el Estado de Morelos.

15. Ley General de Hacienda Municipal del Estado de Morelos.

16. Ley de Ingresos vigente al 2010.

17. Ley de coordinación Administrativa entre los Municipios y los Gobiernos de los Estados.

18. Ley General de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios y

Obras Públicas.



Clave: DT-TM-OF-02

Revisión: 7

Página 7 de 58

19. Ley de Obras Publicas y Servicios relacionados con la misma de la federación y su reglamento.

20. Ley de Entrega – Recepción de la Administración Publica del Estado y Municipios de Morelos

21. Condiciones generales de trabajo para el Ayuntamiento Constitucional de Cuernavaca, Morelos.

22. Bando de Policía y Buen Gobierno.

23. Reglamento de la Ley de Catastro.

24. Reglamento de Gobierno y Administración del Ayuntamiento de Cuernavaca.

25. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Ayuntamiento de Cuernavaca.

26. Plan Municipal de Desarrollo 2009-2012

27. Programa Operativo Anual 2010 (P.O.A).

28. Manual de Organización y Procedimientos de la Oficina de la Tesorería Municipal.

29. Demás Leyes y Reglamentos, Circulares, Decretos y otras disposiciones de carácter administrativo y de observación general en el ámbito de su competencia



Clave: DT-TM-OF-02

Revisión: 7

Página 8 de 58

V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES

MISIÓN

SSoommooss la Dependencia de la Administración Pública Municipal, encargada de recaudar,

administrar, custodiar, vigilar y sustentar los fondos asignados en la Ley de Ingresos

Municipales, así mismo de coordinar, las actividades de programación, presupuestación, control

y evaluación del gasto público; de acuerdo a lo establecido en el Plan Municipal de Desarrollo y

demás ordenamientos en la materia.

VISIÓN

Ser una Dependencia que fortalezca a la Administración Pública Municipal, como una institución

eficaz y eficiente en su respuesta a las demandas de la ciudadanía, al garantizar el ejercicio del

gasto público, dentro de un ámbito de legalidad, congruencia, y transparencia.

VALORES

Respeto Legalidad

Honestidad Probidad

Lealtad Calidad

Compromiso Responsabilidad

Equidad



Clave: : DT-TM-OF-02

Revisión: 7

Página 9 de 58

VI.-ORGANIGRAMA

ELABORÓ

RUBÍ NAYELI GARCÍA HERNÁNDEZ COORDINADORA ADMINISTRATIVA

REVISÓ

ARACELI A. GONZÁLEZ VERAZALUCE TESORERA MUNICIPAL

AUTORIZÓ

MANUEL MARTÍNEZ GARRIGÓS PRESIDENTE MUNICIPAL

FECHA DE AUTORIZACIÓN: MARZO /2010

ASESOR JURIDICO

TESORERA MUNICIPAL

El asesor Juridico depende administrativamente de la consejeria Juridica como lo marca el reglamento

JEFE DE SECCION

CHOFER

ASESOR COORDINADOR

ADMINISTRATIVO

SECRETARIA




Revisión: 7

Página 10 de 58

VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA

Categoría Plaza P u e s t o Nombre Subtotal Total

CF01005 Tesorero Municipal Araceli Alejandra Gonzalez Verazaluce

1

CF04004 P01011

Asesor Juridico. Asesor.

Ponciano Diaz Antonio. Bolaños Arredondo Cesar Ignacio

1

1

CF01007 Coordinador Administrativo Rubí García Hernández 1 AO3008 Secretaria Trinidad Delgado Danae 1A01003 S06006

Jefe de Seccion Chofer

Natividad Popoca Noriega Vacante

1

1 7

TOTAL 7




Revisión: 7

Página 11 de 58

VII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PUESTO JEFE INMEDIATO

PERSONAL A SU CARGO

FUNCIONES PRINCIPALES

Presidente Municipal Tesorero Municipal

Asesor Jurídico Asesor Secretaria Privada Jefe de Seccion Chofer

De acuerdo al reglamento de administración y Gobierno del Ayuntamiento de Cuernavaca, en su Titulo Cuarto, Capitulo III, las atribuciones del Tesorero son:

I.- Elaborar y proponer al Presidente Municipal los proyectos de leyes, reglamentos y demás disposiciones que se requieran para mejorar lahacienda pública del Municipio;

II.- Proponer y elaborar la política hacendaria yde racionalidad en el manejo de los recursos públicospara aplicarse en todas las áreas de la administración pública municipal;

III.-Recaudar, guardar, vigilar y promover un mayor rendimiento de los fondos municipales;

IV.-Establecer los sistemas para cuidar de lapuntualidad de los cobros, de la exactitud de las liquidaciones, de la prontitud en el despacho de losasuntos de su competencia y de la debida comprobación de las cuentas de ingresos y egresos;

V.- Organizar y vigilar que se lleven al día y con arreglo a la técnica, la contabilidad del Municipio y las estadísticas financieras del mismo;

VI.- Llevar por sí mismo la caja de tesorería, cuyos valores estarán siempre bajo su inmediato cuidado y exclusiva responsabilidad;

VII.-Proporcionar oportunamente al Ayuntamiento la información y documentación necesaria, así como el apoyo humano necesario parala formulación del Presupuesto de Egresos y delproyecto de Ley de Ingresos del Municipio, vigilando que dichos ordenamientos se ajusten a las disposiciones de la Ley General de HaciendaMunicipal y demás leyes aplicables;




Revisión: 7

Página 12 de 58



PERSONAL A SU CARGO


VIII.-Verificar, en coordinación con el Síndico, que los recursos recaudados, incluidas

las multas impuestas por las autoridades municipales, ingresen a la Tesorería Municipal, informando mensualmente al Síndico los montos recaudados por estos conceptos;

IX.- Glosar oportunamente las cuentas del Ayuntamiento;

X.- Dar pronto y exacto cumplimiento a los acuerdos, órdenes y disposiciones del Ayuntamiento y del Presidente Municipal que les sean comunicados en los términos de este Reglamento;

XI.-Presentar al Ayuntamiento, para su aprobación, dentro de los primeros diez días de cada mes, el corte de caja correspondiente al mes anterior;

XII.- Presentar diariamente al Presidente Municipal un estado general de caja;

XIII.- Informar oportunamente al Ayuntamiento y al Presidente Municipal sobre las partidas que estén próximas a agotarse, para los efectos que procedan;

XIV.- Integrar y llevar al día el padrón de contribuyentes, así como ordenar y practicar visitas de inspección a estos;

XV.- Imponer las sanciones administrativas a que se refiere la Ley General de Hacienda Municipal, con relación al Código Fiscal del Estado de Morelospor infracción a las disposiciones tributarias;

XVI.- Ejercitar la facultad económico-coactiva para hacer efectivos los créditos fiscales a favor del Municipio;


Asesor Jurídico Asesor Secretaria Privada Secretaria Chofer




Revisión: 7

Página 13 de 58


DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

PUESTO JEFE INMEDIATO

PERSONAL A SU CARGO


XVII.- Llevar el registro y control de la deuda pública del Municipio e informar periódicamente al Ayuntamiento sobre el estado que guarde;

XVIII.- Registrar los contratos y actos de los que resulten derechos y obligaciones para el Ayuntamiento;

XIX.-Cuidar, bajo su responsabilidad, del arreglo y conservación del archivo, mobiliario y equipo de las oficinas de la Tesorería;

XX.- Efectuar los pagos presupuestados previo acuerdo del Ayuntamiento, o del Presidente Municipal en su caso;

XXI.- Intervenir en coordinación con el Síndico, en los juicios de carácter fiscal que se ventilen ante cualquier tribunal, en defensa de los intereses de la hacienda pública municipal;

XXII.-Integrar la cuenta pública anual del Municipio dentro de los primeros quince días del mes de enero de cada año, para los efectos legales respectivos;

XXIII.-Cuidar que los asuntos de la Tesorería se despachen y solventen con la oportunidad y eficacia requerida para el debido funcionamiento de la dependencia;

XXIV.-Presentar al Ayuntamiento la Cuenta Pública anual correspondiente al ejercicio fiscal anterior, antes del veinte de enero de cada año;

XXV.- Formular y presentar mensualmente al Ayuntamiento el estado de origen y aplicación de los recursos municipales y presentar en tiempo y forma el Corte de Caja y la Cuenta Pública correspondiente;






Revisión: 7

Página 14 de 58


DESCRIPCIÓN DE PUESTOS


PERSONAL A SU CARGO


XXVI.- Proporcionar los recursos para la realización del pago de nómina del personal que labora en el Ayuntamiento;

XXVII.- Custodiar los valores del Ayuntamiento;

XXVIII.-Establecer un sistema de evaluación y avances de programas;

XXIX.- Dar asesoría de carácter fiscal a losmiembros del Ayuntamiento que la soliciten, para el eficaz desempeño de sus comisiones y atribuciones, así como a las dependencias del Ayuntamiento que así lo soliciten;

XXX.- Establecer y mejorar los sistemas administrativos y revisar los métodos y procedimientos de trabajo para la propia Tesorería;

XXXI.-Realizar una labor permanente de difusión y orientación fiscal;

XXXII.-Tramitar y resolver los recursos administrativos de naturaleza fiscal que corresponda conocer a la propia Tesorería, al Presidente Municipal o al Ayuntamiento;

XXXIII.-Presentar avisos, declaraciones fiscales y atención de solicitudes de compulsa que emitan las autoridades fiscales;

XXXIV.-Establecer mecanismos para el pago electrónico de los impuestos, derechos, productos o aprovechamientos, así como para la generación de los formatos aprobados para el pago correspondiente, en términos de la ley y reglamentos aplicables;

XXXV.-Conformar y administrar los fondos específicos que la legislación aplicable disponga;






Revisión: 7

Página 15 de 58



PERSONAL A SU CARGO


XXVII. Instrumentar los elementos metodologicos que propicien la participación organizada de la ciudadania y sistematicen la ejecución de sus respectivas funciones de planeacion y control de la evaluacion;

XXVIII. Coordinar el diseño y funcionamiento del sistema municipal de planeacion democratica y participativa;

XXIX. Elaborar, integrar, capacitar y asesorar la participación de las dependencias del Ayuntamiento, en la elaboración, del Plan Municipalde Desarrollo, Programa Operativo Anual, indicadores del desempeño e informes de gobierno; y

XXX. Las demás que le asignen la Ley Organica Municipal del Estado de Morelos, la Ley general de Hacienda Municipal, el Codigo Fiscal del Estado de Morelos y Reglamentos en vigor.






Revisión: 7

Página 16 de 58

PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD

CONOCIMIENTOS ESPECIALES

EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO

ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD

ESFUERZO

• Administración Pública • Contabilidad Gubernamental • Derecho Fiscal

5 años

Tesorero Municipal Contador Público Titulado y con Cédula Profesional

Oficina Bajo presión

Liderazgo Cordial Cooperador Razonable Flexible Don de Mando

Alta

Mental - Físico




Revisión: 7

Página 17 de 58

DESCRIPCIÓN DE PUESTO


PERSONAL A SU CARGO


Tesorero Municipal Asesor

Ninguno

I. Proporcionar asesoria contable a las diferentes areas de la tesoreria que asi lo

requieran para el eficaz desempeño de sus comisiones y atribuciones;

II. Realizar una labor permanente de difusión y orientación contable y fiscal. III. Y todas las demas que le delegue el Tesorero Municipal;




Revisión: 7

Página 18 de 58

PERFIL DEL PUESTO PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO

• Administración Publica • Fiscal

2 años

Asesor

Licenciatura en Contabilidad

Oficina Adecuada iluminación Adecuada ventilación Servicio de Internet

Disponibilidad Accesible Razonable Buen trato Negociacion

Alta

Mental- fisico




Revisión: 7

Página 19 de 58



PERSONAL A SU CARGO


Tesorero Municipal Secretaria Privada

“Ninguno”

I. Atender a la ciudadanía que se presenta, en la Tesorería Municipal, para brindar cualquier tipo de apoyo;

II. Atender llamadas telefónicas, quejas, peticiones y darles seguimiento adecuado;

III. Recibir y analizar correspondencia para darle, seguimiento;

IV. Realizar un control de documentación recibida y enviada, así como de las peticiones que son recibidas, las que están en seguimiento y las que ya se finalizaron;

V. Y las demás que le delegue el Tesorero Municipal




Revisión: 7

Página 20 de 58

PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO

• Computación • Redacción • Ortografía • Gramática

1 año

Secretaria Privada

Carrera Comercial y o bachillerato

Oficina Adecuada iluminación Adecuada ventilación

Disponibilidad Accesible Discreta Honestidad Responsabilidad Buen trato

Alta

Mental- Físico




Revisión: 7

Página 21 de 58



PERSONAL A SU CARGO


Tesorera Municipal

Jefe de Seccion

“Ninguno”

I. Apoyar a la Secretaria Privada a coordinar la agenda del Tesorero;

II. Organizar la entrega y recepción de documentos oficiales;

III. Organizar y llevar al día el archivo de la Tesorería;

IV. Elaborar la documentación que se requiera, de acuerdo a las actividades

propias de la Tesorería;

V. Y todas las demás que le asigne su jefe inmediato.




Revisión: 7

Página 22 de 58

PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO

• Administración • Computación • Redacción • Ortografía • Gramática

1 año

Jefe de seccion Carrera Comercial Bachillerato

Oficina

Servicio Cooperación Responsabilidad Disciplinado Discreta Honestidad

Bajo

Mental - Físico




Revisión: 7

Página 23 de 58



PERSONAL A SU CARGO


Tesorera Municipal

Chofer

“Ninguno”

I. Apoyar a las diferentes areas de la Tesoreria en la entrega de documentos

oficiales;

II. Llevar a la Tesorera Municipal a las reuniones que se realicen en diferentes lugares dentro y fuera del Municipio;

III. Y todas las demás que le asigne su jefe inmediato.




Revisión: 7

Página 24 de 58

PERFIL DEL PUESTO PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO

• Conocimiento de la Cartografía urbana del municipio de Cuernavaca. • Conocimiento de la Cartografía urbana del Distrito Federal. • Conocer la ubicación de las diferentes oficinas del Sector Público de los tres niveles

y algunas del Sector Público en el Estado de Morelos. • Conocimientos Generales de Mecánica.

1 año

Chofer Bachillerato

Oficina

Servicio Cooperación Responsabilidad Disciplinado Discreta Honestidad

Bajo

Mental - Físico




Revisión: 7

Página 25 de 58

IX. POLÍTICAS 1. Todo el personal adscrito a la Tesorería Municipal deberá cumplir con las normas y

lineamientos establecidos en el presente Manual de Organización y Procedimientos.

2. Los Titulares de Las Secretarías, Direcciones y Coordinaciones del Ayuntamiento, podrán solicitar modificaciones a su presupuesto, previa autorización del Tesorero Municipal.

3. Todo trámite Administrativo deberá tener el visto bueno de la Coordinación

Administrativa.

4. Los trámites Administrativos de vacaciones, permisos o incapacidades del personal adscrito a la Tesorería, se deberán informar a la Coordinación Administrativa.

5. Ninguna persona está autorizada para proporcionar información clasificada como

restringida, a personas ajenas a esta Tesorería, sin conocimiento previo de su Titular.

6. El personal Administrativo, deberá respetar el horario de trabajo que establece la Dirección de Recursos Humanos de la Oficialia Mayor.

7. El personal Administrativo, no podrá ausentarse en horas de trabajo para asuntos

personales sin autorización del Jefe Inmediato Superior.

8. Toda modificación que se realice al contenido del presente Manual deberá notificarse a la Dirección de Recursos Humanos para su documentación y bajo ningún concepto, salvo autorización expresa del Tesorero Municipal, el Manual no podrá ser facilitado a personas ajenas.




Revisión: 7

Página 26 de 58

POLÍTICAS PARA REALIZAR LA TRANSFERENCIAS DE RECURSOS FINANCIEROS Se presentan las políticas que deberán observar las unidades administrativas para realizar la transferencia de recursos financieros, estas políticas tendrán validez oficial una vez aprobadas por el Presidente Municipal y con previo aviso del Tesorero Municipal a los Secretarios y Coordinadores Administrativos.

APLICACIÓN DE LOS RECURSOS DE UN PROYECTO A OTRO 1. Para la realización de transferencia del recurso financiero de un proyecto a otro,

será necesaria la autorización del Presidente, previo visto bueno del Tesorero Municipal para la aplicación de los recursos.

APLICACIÓN DE RECURSOS DENTRO DEL MISMO PROYECTO 2. Para la aplicación de recursos dentro del mismo proyecto, aplicándolos antes de la

fecha calendarizada, será necesario verificar con la Tesorería la disponibilidad del recurso, para autorización de Presidente Municipal.

3. Para la aplicación de los recursos no ejercidos en su momento, se podrán ejercer de manera inmediata previa autorización del Tesorero Municipal, siempre que sea en el mismo rubro o cuenta contable.

4. Para los recursos no ejercidos en su momento en diferente rubro, será necesaria la autorización del Presidente Municipal.

AHORROS 5. Para la aplicación de los ahorros de un proyecto para ejercerlo en una fecha

posterior, será necesaria la autorización del Presidente Municipal. 6. Para la aplicación de ahorros en otro proyecto o proyectos diferentes, será

necesaria la autorización del Presidente Municipal.

CAMBIOS DE CUENTAS 7. Para cambios de partidas o cuentas contables dentro del mismo mes, será

necesaria la autorización del titular de la dependencia y el visto bueno del Tesorero Municipal.

Nota: todas aquellas situaciones que no se contemplen dentro de estas políticas, serán definidas en consejo con la Presidencia y la Tesorería.




Revisión: 7

Página 27 de 58

POLÍTICAS PARA LAS CONCILIACIONES

1. La aceptación de movimientos presupuestales dentro del sistema CONADI se tienen que realizar diariamente, respetando los tiempos establecidos por la Dirección General de Contabilidad y presupuestos de la Tesorería Municipal.

2. Al inicio de cada mes se realizara la conciliación del mes anterior, revisando dentro del sistema CONADI los cargos realizados y en las cuentas donde consideren necesario realizar las observaciones pertinentes.

3. Lo que al final del mes no sea comprobado o tramitado, se pasa al siguiente y el presupuesto se tomara como ahorro del mes.

4. Deberán de solicitar al área de presupuestos una póliza que mantenga un gasto comprometido, al final del mes de compromiso, en caso de que no se vaya a ejercer.

5. Dentro de las conciliaciones, cuando realicen observaciones solo serán en los casos que no reconozcan algún movimiento dentro del presupuesto y/o cuando todavía no hayan mandado la documentación comprobatoria a Presupuestos.

AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA TESORERíA MUNICIPAL

OFICINA DE LA TESORERíA REFERENCIA: : PR-OM-DRH-14 Y IT-OM-DRH-01

Clave: PR-TM-OF-01

Revisión: 7

Página 28 de 58

X. PROCEDIMIENTOS

a) ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE LA ASISTENCIA JURÍDICA FISCAL

1.- Propósito: Garantizar que los procedimientos del Ayuntamiento sean conforme al derecho fiscal. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a todas las Dependencias de la Administración Pública Municipal. 3.-Referencia: Para la elaboración de este procedimiento se tomo como referencia: Las Leyes de Ingresos del Estado y de los Municipios. Las Leyes de Hacienda del Estado y de los Municipios. Ley de Catastro. Ley de Desarrollo Urbano. Ley de Agua Potable. Ley de Fraccionamientos, Condominios y Conjuntos Habitacionales. Las que organicen los servicios administrativos para la recaudación y control de los ingresos. Las demás leyes, que establecen ingresos que por cualquier concepto perciba al Estado o los Municipios, o excepciones a las mismas, así como las normas relativas del derecho aprobatorio del presupuesto de egresos del Estado. 4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Tesorero Municipal elaborar, autorizar, difundir y aplicar este procedimiento. Es responsabilidad del Asesor Fiscal la supervisión en la aplicación de este procedimiento. 5.- Definiciones: “Ninguno” 6.- Método de Trabajo: 6.1 Diagrama de Flujo 6.2 Descripción de Actividades 6.3 Registro de Calidad y Anexos



Clave: PR-TM-OF-01

Revisión: 7

Página 29 de 58

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE ASESORÍA JURÍDICA FISCAL

TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD

SECRETARIA DEL

TESORERO MUNICIPAL

TESORERO MUNICIPAL

ASESOR FISCAL

INICIO

10 minutos Actividad

1

1 día Actividad

2

Analizar el documento, prepara

solución. 3 Oficio de Petición

1 dia Actividad

3

1 a 3 dias Actividad

4

1 hora Actividad

5

1 día Actividad

6

1 a 2 días Actividad

7


8

Entregar el documento de

respuesta 7 Oficio de

Respuesta

Elaborar Oficio de respuesta y

presentar al Tesorero para su aprobación 5

Oficio de Respuesta

0-4

Recibir acuse y archivar

8 Oficio de Respuesta

FIN D

Analizar la petición y la turna al asesor

2 Oficio de Petición

Integrar información o turna a terceros según lo requiera la petición

4

Recibir, sellar y turnar el documento de petición de consulta Jurídica - Fiscal

1

Revisar oficio de respuesta, firma de autorizado y devuelve al Asesor

6



Clave: PR-TM-OF-01

Revisión: 7

Página 30 de 58

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE ASESORÍA JURIDICA-FISCAL

Paso Responsable Actividad Documento De Trabajo

(clave)

1 Secretaria del Tesorero (ST)

Recibe, sella y turna el documento de petición de consulta jurídico fiscal

Oficio Memorando

2 Tesorero Municipal (TM) Analiza la petición y la turna al Asesor Oficio de Petición

3 Asesor Fiscal (AF) Analiza el documento y prepara solución Oficio de Petición

4 (AF) Integra información o turna a terceros según lo requiera la petición Oficio de Petición

5 (AF) Elabora documento de respuesta y lo presenta al Tesorero para su revisión aprobación y firma

Oficio o memorando de respuesta 0- Interesado 1-Tesorería 2- Asesoría 3- Archivo 4- Minutario

6 (TM) Revisa oficio de respuestas firma de autorizado y devuelve al Asesor

Oficio de Respuesta

7 (AF) Entrega el documento de respuesta a quien los solicito

Oficio de respuesta

8 (AF)

Recibe el acuse y lo archiva Con esta actividad finaliza el procedimiento.

Oficio de respuesta



Clave: PR-TM-OF-01

Revisión: 7

Página 31 de 58

REGISTRO DE CALIDAD

No Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia

Tiempo de retención

1 Oficio de Petición Asesor 2 años 2 Oficio de Respuesta Asesor 2 años

ANEXOS

Anexo No Documento Clave

“Ninguno”


OFICINA DE LA TESORERÍA REFERENCIA: : PR-OM-DRH-14 Y IT-OM-DRH-01

Clave: PR-TM-OF-02

Revisión: 7

Página 32 de 58

b) ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE LA APLICACIÓN

DEL GASTO PÚBLICO

1. Propósito:

La finalidad de este procedimiento es establecer la metodología que permita a las dependencias ser congruentes con la aplicación del presupuesto en el gasto público.

2. Alcance: Este procedimiento aplica a todas las Dependencias de la Administración Pública Municipal.

3. Referencia: Para la elaboración de este procedimiento se tomó como referencia la Cuenta pública y los informes cualitativos y cuantitativos.

4. Responsabilidad: Es responsabilidad del Tesorero Municipal la autorización de este procedimiento. Es responsabilidad del Coordinador Administrativo la elaboración, difusión, aplicación y supervisión de la aplicación de este procedimiento.

5. Definiciones: Aplicación del gasto: Se refiere a la congruencia financiera entre el costo presupuestado y el gasto erogado. Congruencia programática: Se refiere a la relación entre las actividades y metas programadas y las realizadas. Avance físico y financiero: Se refiere a la relación entre el costo presupuestado en las actividades programadas respecto al gasto erogado en las actividades realizadas.

6. Método de Trabajo

6.1 Diagrama de Flujo 6.2 Descripción de actividades 6.3 Registro de Calidad y Anexos



Clave: PR-TM-OF-02

Revisión: 7

Página 33 de 58

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE LA APLICACIÓN DEL GASTO PÚBLICO


TESORERO MUNICIPAL

10 minutos Actividad

1

1 día Actividad

2

1 dia Actividad

3

1 a 3 dias Actividad

4

1 hora Actividad

5

1 día Actividad

6


7

3

Viene del procedimiento de emisión y aprobación de la Cuenta Pública.

Viene del pro cedimiento de informes cuan titativos y cualitativos

INICIO

Conciliar la

aplicación del Gasto vs Presupuesto2 Cuenta

Pública

Emitir dictamen de congruencia programática

6 Dictamen

Recibir, revisar y analizar información

4 Dictamen

Analizar y Determinar el avance Físico - Financiero

7 Dictamen

Emitir dictamen de alineación de recursos

Analizar la información contenida en la Cuenta Publica 1

Conciliar la operatividad respecto a la programación

5

Cuenta Pública

8



Clave: PR-TM-OF-02

Revisión: 7

Página 34 de 58

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE LA APLICACIÓN DEL GASTO PÚBLICO


TESORERO MUNICIPAL


8

Dictamen

Enviar dictamen a las dependencias para

seguimiento y aplicación u observancia de las

Recomendaciones 8

FIN



Clave: PR-TM-OF-02

Revisión: 7

Página 35 de 58

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE LA

APLICACIÓN DEL GASTO PÚBLICO


(clave) Contabilidad y

Presupuesto Viene del procedimiento de la emisión y aprobación de la cuenta pública.

Cuenta pública

1 Tesorero Municipal

(TM)

Recibe, revisa y analiza la información.

Cuenta pública

2 (TM) Conciliación de la aplicación del gasto respecto al presupuesto calendarizado por dependencia.

Cuenta pública

3 (TM) Emite dictamen de alineación de recursos. Dictamen

Dependencias Viene del procedimiento de informes Cuantitativos Cualitativos.

Informes

4 (TM) Recibe, revisa y analiza la información. Informes

5 (TM) Conciliación de la operatividad respecto a la programación calendarizada por dependencia.

Informes



Clave: PR-TM-OF-02

Revisión: 7

Página 36 de 58

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE LA APLICACIÓN DEL GASTO PÚBLICO


(clave) 6 (TM) Emite dictamen de congruencia programática. Dictamen

7 (TM) Analiza y determina el avance físico financiero y elabora dictamen.

Dictamen

8 (TM) Se envía dictamen a las dependencias para su seguimiento y aplicación ú observancia de las recomendaciones. Con esta Actividad finaliza el procedimiento.

Dictamen



Clave: PR-TM-OF-02

Revisión: 7

Página 37 de 58

REGISTRO DE CALIDAD



1 Cuenta Pública Dirección General de Contabilidad y Presupuesto

Indefinido

2 Informes Cualitativos y Cuantitativos

Coordinación Administrativa 3 años

3 Dictamen Coordinación Administrativa 3 años

ANEXOS

Anexo

No Documento Clave

“Ninguno”



Clave: PR-TM-OF-03

Revisión: 7

Página 38 de 58

c) ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN

DE LA DEUDA PÚBLICA DEL MUNICIPIO

1. Propósito: Contar con fuentes de recursos para el financiamiento de proyectos y programas gubernamentales, que permita el cumplimiento cabal de la prestación de los servicios públicos a los que está obligado a prestar el Municipio.

2. Alcance:

El presente procedimiento aplica a todas las Dependencias que generen información o requieran financiamientos para llevar a cabo las inversiones públicas productivas.

3. Referencia: Este procedimiento está basado para su elaboración en la Ley de Coordinación Fiscal Federal, Ley Orgánica de la Administración Pública Municipal, Ley de Deuda Pública para el Estado de Morelos, Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público para el Estado de Morelos.

4. Responsabilidad:

Es responsabilidad del Tesorero Municipal la validación y aprobación de este procedimiento, así como la revisión y aprobación de cualquier cambio o modificación al mismo.

Es responsabilidad del Coordinador Administrativo, la elaboración, control y vigilancia del cumplimiento de este procedimiento, así como revisarlo y mantenerlo actualizado.

5. Definiciones:

Deuda Pública Municipal: La que se forma por los empréstitos que contraten los Municipios y los créditos a cargo de los organismos descentralizados municipales o (SIC) intermunicipales, las empresas de participación municipal y los fideicomisos municipales cuando el Municipio sea aval o deudor solidario.

Calificación de la deuda: Evaluación de la calidad crediticia de una entidad; esto es, su habilidad para cumplir en forma oportuna con la totalidad de sus compromisos financieros. Agencia Calificadora: Empresa autorizada por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores y reconocida por la Dirección General de Crédito Público de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.



Clave: PR-TM-OF-03

Revisión: 7

Página 39 de 58

Comité Calificador: Grupo de analistas responsables de la asignación de la calificación. Apelación: Recurso, Reclamación, Interposición. Diseminar: Esparcir, difundir, propagar, publicar, divulgar.

6. Método de Trabajo

6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de actividades. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.



Clave: PR-TM-OF-03

Revisión: 7

Página 40 de 58

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN DE LA DEUDA PÚBLICA DEL MUNICIPIO

Listado de Información

Anexos Oficio


1/2 día Actividad

1

½ hora Actividad

2

2 días Actividad

3

1 día Actividad

4

½ día Actividad

5

1 día Actividad

6

INICIO

Si

TESORERO MUNICIPAL

Recibir listado de información requerida por la agencia calificadora y la

solicita a las instancias correspondientes 1

Recibir indicación del Tesorero Municipal, para dar seguimiento

2

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

No

Anexos

Remitir información a la Agencia Calificadora para

revisión y análisis

7

Recopilar, revisar y analizar la información recibida de cada

una de las Unidades Administrativas involucradas 3

1

5

Coordinar la reunión del personal de la calificadora

con funcionarios municipales involucrados en el proceso de

evaluación 6

¿La información es correcta?

4



Clave: PR-TM-OF-03

Revisión: 7

Página 41 de 58

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN DE LA DEUDA PÚBLICA DEL MUNICIPIO


1 mes Actividad

7

½ día Actividad

8

½ día Actividad

9

2 días Actividad

10

1 día Actividad

11

1 día Actividad

12

TESORERO MUNICIPAL

Presentar conclusiones al Comité Calificador

7

Boletín

Boletín

Boletín

Apelar la decisición hasta nueva evaluación de

información

No

10

Recibir el Tesorero Municipal la calificación y se comunica en el boletín a las Secretarias

del Ayuntamiento

11

Recibir comunicación de la calificación asignada y el fundamento de la misma

8

Si

Garantizar seguimiento y solicitar información

12

5

FIN

9

AGENCIA

CALIFICADORA

¿Cumple con la expectativa?



Clave: PR-TM-OF-03

Revisión: 7

Página 42 de 58

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN DE LA DEUDA PÚBLICA MUNICIPAL

Paso Responsable Actividad DocumentoDe Trabajo

(clave)

1

Tesorero Municipal (TM)

Recibe listado de información requerida por parte de la agencia calificadora y la solicita por oficio o memorándum a las instancias correspondientes.

Listado de Información

2

Coordinador Administrativo

(CA)

Recibe indicación del Tesorero Municipal, para que de seguimiento a la recopilación de la información solicitada.

3

(CA) Recopila, revisa y analiza la información recibida de cada una de las Unidades Administrativas involucradas.

Anexos

4

(CA) La información es correcta?

Si, ir al paso 5 No, regresar al paso 1.

5

(CA) Remite información a la Agencia Calificadora para su revisión y análisis.

Oficio Anexos

6

(CA) Coordina reunión del personal de la calificadora con funcionarios municipales involucrados en el proceso de evaluación de la calificación crediticia del Municipio.

7

Agencia calificadora (AC)

Los analistas presentan sus conclusiones al Comité Calificador para ser evaluadas y decidir sobre la asignación de la calificación al Municipio.

8 (TM)

Recibe comunicación de la calificación asignada y el fundamento de la misma.

Boletín

9 TM

¿Cumple con la expectativa?

No, ir al paso 10 Si, ir al paso 11

10

TM

Apela la decisión, lo que detiene la publicación hasta que el comité de calificación evalúe cualquier información nueva o aclaratoria que presente el municipio, ir al paso 5.

11

TM

Recibe la calificación asignada al Municipio, la calificadora comunica mediante boletín de prensa por canales electrónicos, de prensa e Internet y el Tesorero a las Secretarias del Ayuntamiento.

Carta de Calificación

Boletín

12

AC y TM

Garantizan un seguimiento oportuno al vigilar la calificación permanentemente y solicitar al Tesorero Municipal. -Informes trimestrales de resultados, tendencias generales y hechos relevantes del municipio. Notificación de cambios materiales, financieros y operativos que puedan afectar la calificación, etc.

Con esta actividad finaliza el procedimiento.

Informes

Reportes



Clave: PR-TM-OF-03

Revisión: 7

Página 43 de 58

REGISTRO DE CALIDAD



1 Oficio Coordinación Administrativa 3 años 2 Memorándum Coordinación Administrativa 3 años 3 Carta de Calificación Tesorero 3 años 4 Boletín Tesorero 3 años

ANEXOS

Anexo

No Documento Clave

“Ninguno”


OFICINA DE LA TESORERÍA REFERENCIA: PR-DCDO-01 Y IT-DCDO-01

Clave: PR-TM-OF-04

Revisión: 7

Página 44 de 58

d) ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE LA TESORERÍA MUNICIPAL

1.- Propósito: Establecer la metodología de elaboración y autorización del presupuesto anual a ejercer en la Tesorería Municipal. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a toda las Unidades Administrativas adscritas a la Tesorería Municipal. 3.-Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Plan Municipal de Desarrollo 2006-2009. El reglamento de Gobierno y Administración del Ayuntamiento de Cuernavaca. 4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Titular de la Tesorería Municipal la autorización de este procedimiento. Es responsabilidad del Coordinador Administrativo de la Dependencia la elaboración, implantación y actualización de este procedimiento. Las Unidades Administrativas que integran la Tesorería Municipal son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5.- Definiciones: Unidad Administrativa: Equipo de trabajo que dispone de recursos materiales y financieros para realizar las funciones y objetivos plasmados en sus programas de trabajo. Suficiencia Presupuestal: Es la existencia de recursos financieros para el óptimo funcionamiento y operación de los proyectos. Transferencia Presupuestal: Documento de Tesorería para asignar suficiencias en partidas sin presupuesto. 6.- Método de Trabajo:

6.1 Diagrama de flujo. 6.2 Descripción de actividades. 6.3 Registro de calidad y anexos.



Clave: PR-TM-OF-04

Revisión: 7

Página 45 de 58

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE LA TESORERÍA MUNICIPAL

Presupuesto calendarizado




INICIO

30 min. Actividad

1

Recibir indicación para coordinar la elaboración de presupuesto de las direcciones 1

5 días Actividad

2

Elaborar el presupuesto

considerando el anterior 2

3 días Actividad

3

3 días Actividad

4

1 día Actividad

5

Integrar y revisar el presupuesto por cada

proyecto


Recibir y revisar presupuesto

4

Presentar presupuesto a

ejercer al presidente 5

3

Viene del procedimiento para coordinar la elaboración de los programas operativos anuales

TESORERO MUNICIPAL

DIRECTORES

En caso de haber ajustes presupuestales emitidos por la Tesorería se actualizara

¿hay modificacione

s en el presupuesto?

6

Recibir indicación para realizar cambios

y adecuar. 7

8 2

15 min. Actividad

6

1 hr Actividad

7

SI

NO



Clave: PR-TM-OF-04

Revisión: 7

Página 46 de 58

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE LA TESORERIA MUNICIPAL




1 día Actividad

8

Presentar en sesión de cabildo para autorización

8

4 hrs. Actividad

9 Recibir indicación para realizar cambios

y adecuar 10

30 min. Actividad

10

30 min. Actividad

11

Enviar presupuesto autorizado a

Tesorería para apertura 11

TESORERO MUNICIPAL

¿Se autoriza el

presupuesto?

9

2

FIN

Se conecta con los procedimientos para ejercer el presupuesto

NO

SI



Clave: PR-TM-OF-04

Revisión: 7

Página 47 de 58

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE LA TESORERIA MUNICIPAL

Paso Responsable Descripción Documento de Trabajo

Viene del procedimiento para coordinar la elaboración de los Programas Operativos Anuales.

1 Coordinador Administrativo

(CA)

Recibe del titular de la Dependencia la indicación de coordinar la elaboración del presupuesto de las áreas para el ejercicio anual, se reúne con los directores de área para iniciar los trabajos del presupuesto.

2 Directores (D)

Se elabora el presupuesto calendarizado considerando como base el presupuesto inmediato anterior, así como costos de materiales, equipamiento y/o servicios por adquirir. Considerando los incrementos o decrementos de conformidad con las nuevas metas y objetivos. Este deberá contar con los siguientes rubros principales:

- Servicios personales - Materiales y suministros - Servicios generales (este incluye la capacitación

del personal y los recursos necesarios para el sistema de la calidad).

- Gastos de inversión Siendo registrado en el formato emitido por la Tesorería Municipal. (CONADI)

Presupuesto Calendarizado

S/C

3 (CA)

Integra y revisa el presupuesto calendarizado emitido por cada uno de los proyectos. Considerando para la revisión, que cada importe corresponda a la cuenta presupuestal. Nota: En caso de haber ajustes presupuéstales emitidos por la Tesorería Municipal se actualiza.


S/C

4 (TM)

Recibe presupuesto calendarizado y revisa con Coordinador Administrativo que los presupuestos sean acordes a las acciones que se llevaran a cabo en cada proyecto.


S/C

5 (TM) En reunión con el Presidente Municipal presenta el presupuesto el cual se ejercerá dentro de la dependencia

6 (TM) ¿Hay modificaciones en el presupuesto? Si. Ir a la actividad 7 No. Ir a la actividad 8

7 CA Recibe la indicación para realizar los cambios pertinentes en el presupuesto y adecuar. Se conecta con la actividad 2

8 Tesorero Municipal y/o Presidente

Municipal

Se presenta en sesión de cabildo el presupuesto a ejercer dentro de la dependencia para su autorización.



Clave: PR-TM-OF-04

Revisión: 7

Página 48 de 58

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE LA TESORERIA MUNICIPAL.


9 ( TM ) ¿Se autoriza presupuesto? Si. Ir a la actividad 11 No. Ir a la actividad 10

10 CA Recibe la indicación para realizar los cambios pertinentes en el presupuesto y adecuar. Se conecta con la actividad 2

11 CA Envía presupuesto autorizado a Tesorería Municipal para su registro en el Sistema Control Presupuestal de la Tesorería Municipal (CONADI) para la apertura presupuestal. Se conecta con los procedimientos para ejercer el presupuesto. Con esta actividad finaliza el procedimiento.


S/C



Clave: PR-TM-OF-04

Revisión: 7

Página 49 de 58

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE LA TESORERA

MUNICIPAL.

REGISTRO DE CALIDAD



1 Presupuesto Calendarizado S/C

Coordinación Administrativa 1 año

ANEXOS

Anexo No Documento Clave

Ninguno



Clave: PR-TM-OF-05

Revisión: 7

Página 50 de 58

e) ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE

REQUISICIÓNES ELECTRÓNICAS

1.- Propósito: Asegurar la metodología para cumplir con la normatividad para la autorización de la solicitud de abastecimiento de materiales diversos para las unidades administrativas que integran a la Tesorería Municipal. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a toda las unidades adscritas a la Tesorería Municipal. 3.-Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Plan Municipal de Desarrollo 2009-20. El Reglamento De Gobierno y Administración del Ayuntamiento de Cuernavaca. El Reglamento Interior de la Tesorería Municipal. Calendario de Compras. Plan Operativo Anual. Guía para Coordinadores emitida por Tesorería. 4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del titular de la Tesorería Municipal la autorización de este procedimiento. Es responsabilidad del Coordinador Administrativo de la Dependencia la elaboración, implantación y actualización de este procedimiento. Las Unidades que integran la Tesorería Municipal son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5.- Definiciones: Unidad Administrativa: Equipo de trabajo que dispone de recursos materiales y financieros para realizar las funciones y objetivos plasmados en sus programas de trabajo. Transferencia Presupuestal: Documento de Tesorería para asignar suficiencias en partidas sin presupuesto. Requisición: Documento mediante el cual se describe el material que solicitan los titulares de las distintas unidades administrativas 6.- Método de Trabajo:

6.1 Diagrama de flujo. 6.2 Descripción de actividades. 6.3 Registro de calidad y anexos.



Clave: PR-TM-OF-05

Revisión: 7

Página 51 de 58

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE REQUISICIÓNES ELECTRÓNICAS

En el caso de que la requisición este fuera de tiempo, la compra pasa al siguiente mes.

Memorándum




Instructivo

INICIO

30 min. Actividad

1

Indicar vía memorándum a las unidades la fecha

de captura de requisiciones 1

1 hr Actividad

2

Capturar las requisiciones y

verificar existencia de artículos 2

3 hrs. Actividad

3

30 min. Actividad

4

2 hrs. Actividad

5 Revisar las

requisiciones y determinar


Capturar observaciones en el

sistema de requisiciones7

5

Viene del procedimiento para coordinar la elaboración de los programas operativos anuales

TESORERO MUNICIPAL

DIRECTOR GENERAL

Revisar suficiencia presupuestal, proyecto, clasificación y valida contra programa anual, priorizando las compras.

Autorizar requisición y cambiar estatus a

autorizada y turnar al Secretario 8

9

1

30 min. Actividad

6

3 hrs. Actividad

7

SI

NO

El material de stock ya ha sido cargado previamente en base al programa anual de compra

¿Rechaza requisición?

6

¿Existen artículos?

3

Recibir relación artículos, verificar en

sistema y enviar solicitud

4

1 SI

NO

3 hrs. Actividad

8



Clave: PR-TM-OF-05

Revisión: 7

Página 52 de 58

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE REQUISICIÓNES ELECTRÓNICAS



¿Rechaza requisición?

1 hr Actividad

10

10 2 hrs. Actividad

11

Rechazar requisición, indicar en

observaciones motivo y turnar al CA 11

2 días Actividad

12

1 días Actividad

13

1 hrs. Actividad

14

Dar seguimiento en el sistema y verificar

status por parte de la Direc. de Recursos

Materiales 12

TESORERO MUNICIPAL

3 días Actividad

15

1

¿Autoriza Recursos Materiales?

13

Verificar el motivo del rechazo

14

Recibir indicación para pasar por

material, cotejar material recibido y

firmar de conformidad.

Entregar material 15

1

FIN

NO

SI

NO

SI

Se conecta con el procedimiento de Recursos Materiales

Se conecta con el procedimiento de Presupuestos para validar cuentas y proyectos

Viene del procedimiento de Presupuestos para validar cuentas y proyectos

Viene del procedimiento de Recursos Materiales

Revisar requisiciones autorizadas por el

CA, evaluar y determinar si

aprueba 9

El Secretario puede rechazar requisiciones que el coordinador no autoriza todavía

3 hrs Actividad

9



Clave: PR-TM-OF-05

Revisión: 7

Página 53 de 58

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE REQUISICIÓNES ELECTRÓNICAS


1 Coordinador Administrativo

(CA)

Recibe y da a conocer vía correo electrónico o vía memorándum el calendario emitido previamente por la Dirección de Recursos Materiales donde indica la fecha límite de captura de las requisiciones del mes.

Memorándum

2 Directores (D)

Captura las requisiciones en el sistema en línea de acuerdo al instructivo de llenado de las requisiciones electrónicas, verificando que el articulo este dado de alta dentro del sistema. Nota: el material de stock ya ha sido previamente cargado en el sistema basándose en el programa anual de compra, solicitado al inicio del año.

Instructivo de llenado de

requisiciones

3 ( D ) ¿Existen los artículos dentro del sistema? No: ir a la actividad 4. Si. Ir a la actividad 5.

4 CA Recibe relación de los artículos faltantes, verifica en sistema y envía vía memorándum relación de artículos faltantes a la Dirección de Recursos Materiales para su alta en el sistema. Ir a la actividad 1. Se conecta con el procedimiento de alta de artículos de la Dirección de Recursos Materiales.

memorándum

5 CA Revisa las requisiciones en línea, verificando que estén llenadas correctamente y determina si acepta o rechaza la requisición. Nota: Revisara en la requisición el cargo al proyecto correspondiente, la clasificación presupuestal y validan contra el programa anual de compra (stock), y si las cantidades solicitadas se ajustan a lo requerido, priorizando el orden de las requisiciones. En el caso de compras especiales por procedimiento de licitación incluirán el techo presupuestal.


S/C

6 CA ¿Rechaza la requisición? NO. Ir a la actividad No. 8. SI. Ir a la actividad No. .7

7 CA Captura dentro del sistema las observaciones y el motivo del rechazo. Y el estatus dentro del sistema lo cambia a rechazado por el Coordinador administrativo. Se conecta con la actividad 1. Nota: en el caso de que la requisición este fuera del tiempo de calendario de recursos materiales o si no aplica al proyecto respectivo se aplicara la compra el mes siguiente.

Requisición S/C.



Clave: PR-TM-OF-05

Revisión: 7

Página 54 de 58

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE REQUISICIÓNES ELECTRÓNICAS


8 CA Autoriza la requisición y dentro del sistema, cambia a estatus de autorizada y turna al Tesorero.

Requisición S/C.

9 Tesorero Municipal ( T M )

Revisa en sistema las requisiciones autorizadas por el Coordinador Administrativo, evaluando si cumple con los lineamientos de austeridad y determina si aprueba. Nota: el Secretario puede rechazar requisiciones que el coordinador no autoriza todavía, si considera que no son aceptables.

Programa de presupuesto.

CONADI S/C

10 ( TM ) ¿Rechaza la requisición? NO. Ir a la actividad No. 10. SI. Ir a la actividad No. .9

11 ( TM ) Rechaza la requisición, indica en las observaciones el motivo del rechazo y el estatus dentro del sistema se cambia en requisición rechazada por el Tesorero y en pendiente para el Coordinador Administrativo. Y se turna al Coordinador Administrativo. Se conecta con la actividad No. 1

Transferencia presupuestal

S/C.

12 CA Da seguimiento en el sistema a las diferentes fases de la requisición y verifica el estatus por parte de la Dirección de Recursos Materiales. Se conecta con el procedimiento de validación de cuentas de la Dirección de Presupuestos. Se conecta con el procedimiento de la Dirección de Recursos Materiales.

13 CA ¿Es autorizada la requisición por Recursos Materiales? NO. Ir a la actividad No. 12. SI. Ir a la actividad No. .13

14 CA Verifica el estatus dentro del sistema es de rechazada por la Dirección de Recursos Materiales indicando el motivo del rechazo. Cambia el estatus a pendiente por parte del Coordinador y del Tesorero. Se conecta con la actividad 1.

15 CA Recibe de la Dirección de Recursos Materiales la indicación de que pasen por el material al área de almacén, coteja el material recibido contra la requisición autorizada y firma de conformidad. Entrega el material a las Direcciones. Con esta actividad se da fin al procedimiento.

Requisición S/C



Clave: PR-TM-OF-05

Revisión: 7

Página 55 de 58

PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE REQUISICIÓNES

ELECTRÓNICAS

REGISTRO DE CALIDAD



1 Presupuesto Calendarizado S/C


2 Requisición S/C


3 Procedimiento de requisición de material general .


4 Listado de Costos de Materiales

Dirección de Recursos Materiales Indefinido

5 Hoja de Control de Presupuesto (CONADI)

Coordinador Administrativo Indefinido

ANEXOS

Anexo No Documento Clave 1 Control de Presupuesto S/C

AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA TESORERÍA MUNICIPAL OFICINA DEL TESORERÍA

REFERENCIA: PR-DCDO-01 Y IT-DCDO-01

Clave: DT-TM-OF-02

Revisión: 7

Página 56 de 58

DIRECTORIO

Nombre Y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial C.P. Araceli Alejandra gonzalez Verazaluce Tesorero Municipal

329 – 43 - 91

Cuautemozin # 4 Col. Centro Historico CP. 62000

Hada Mirna Ramos Mercado Secretaria Privada

329 - 43 - 92 Cuautemozin # 4 Col. Centro Historico CP. 62000



Clave: DT-TM-OF-02

Revisión: 7

Página 57 de 58

XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN

FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACION 08-MARZO-2010 19-MARZO-2010

PARTICIPANTES PUESTO Araceli Alejandra González Verazaluce

Rubí Nayeli García Hernández

Emigdio González Galindo

Tesorera Municipal

Coordinadora Administrativa

Técnico Informático

Emigdio González Galindo Rubí Nayeli García Hernández Técnico Informático Coordinadora Admisnitrativa de Asesor Designado la Tesorería Municipal Responsable de la Organización del Manual de Organización y Procedimientos



Clave: DT-TM-OF-02

Revisión: 7

Página 58 de 58

XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS

ÁREA: OFICINA DE LA TESORERÍA

Apartado Motivo Del Cambio Fecha De Vigencia

Puesto Nombre Y Firma

Vo Bo de la Dirección de

Recursos Humanos

Todos

Actualizacion del Manual Versión 2010 Marzo 2010

Coordinador Administrativo Rubi Nayeli García Hernández

Verónica Ahumada Mata

Manual de Organización y Procedimientos de la Oficina … · conocer al personal en activo y al...

Documents

Transcript of Manual de Organización y Procedimientos de la Oficina … · conocer al personal en activo y al...