MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA ...

Dirección de Contraloría Interna MNO70000108

Vigente a partir de: 17/07/2017

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE

CONTRALORÍA INTERNA

Dirección de Contraloría Interna MNO70000108

Vigente a partir de: 17/07/2017

Propiedad del Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C.

Av. Javier Barros Sierra No. 515 piso 8.

Col. Lomas de Santa Fe, Delegación Álvaro Obregón

Ciudad de México, C.P. 01219

Tel. 52-70-12-00

La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Dirección de Contraloría Interna, otorgándole el crédito correspondiente.

Vigente a partir de:

Día Mes Año

17 07 2017

MNO7000108 Página 1 de 1

Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año

Elaboró: EMA

Dirección de Contraloría Interna -- - - - Día Mes Año

Revisó: MJMB/HGCT/JFAD

27 02 2017



Hoja de Autorización

Elaboró

Emiliano Mejia Avila Subgerente de Reingeniería de

Procesos 2

Rúbrica

Revisó Revisó

Martha Julieta Molina Báez Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras

Rúbrica H. Gerardo Cabañas Tapia Gerente de Reingeniería de

Procesos

Rúbrica

Revisó

J. Francisco Anda Domínguez Gerente de Control Interno

Rúbrica

Autorizó

Saúl Olivares Ortega Director de Contraloría Interna

Rúbrica


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA

Dirección de Contraloría Interna -- - - - Día Mes Año


27 02 2017



Sección de Control de Cambios Revisión

Página (s) Modificada (s)

Descripción del Cambio Fecha de Emisión

001 Varias La descripción detallada de las modificaciones se establece en el FAC No. MNO7000108-01

09/2013

002 Sección XI Se agregó la sección XI, actualización de los procesos de :

Seguimiento y Gestión Para la Atención de Observación y de Atención de Requerimientos

Formulados por las Instancias de Supervisión/Fiscalización

06/2015

003 Varias La descripción detallada de las modificaciones se establece en el FAC No. MNO7000108-02

02/2017

004 Sección XII y Sección XIII

Se incluyeron las secciones XII. Evaluación de Controles y XIII. Función de Seguimiento Normativo

06/2017


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA

Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año


27 02 2017



Contenido Sección I. Visión General __________________________________________________________ 4

I.1. Introducción ________________________________________________________________ 4

I.2. Objetivo ____________________________________________________________________ 4

I.3. Alcance_____________________________________________________________________ 4

I.4. Responsabilidades ___________________________________________________________ 4

I.5. Marco Jurídico y Normativo ____________________________________________________ 5

I.6. Instancias de Autorización del Manual ___________________________________________ 5

Sección II. Aspectos Generales ______________________________________________ 6

II.1. Marco General ______________________________________________________________ 6

II.2. Desviaciones o deficiencias en el Sistema de Control Interno en Banobras _____________ 6

Sección III. Seguimiento y Gestión para la Atención de Observaciones ______________ 7

III.1. Descripción ________________________________________________________________ 7

III.2. Políticas ___________________________________________________________________ 7

III.3. Procedimiento ______________________________________________________________ 8

Sección IV. Atención de Requerimientos Formulados por las instancias de supervisión/fiscalización __________________________________________________ 12

IV.1. Descripción ____________________________________________________________ 12

IV.2. Políticas _______________________________________________________________ 12

IV.3. Procedimiento _________________________________________________________ 13

Sección V. Revisión de Documentos Normativos _______________________________ 17

V.1. Descripción ______________________________________________________________ 17

V.2. Políticas _________________________________________________________________ 17

V.3. Actividades ______________________________________________________________ 18

Sección VI. Elaboración del Informe sobre el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras _____________________________________________________ 19

VI.1. Descripción ____________________________________________________________ 19

VI.2. Políticas _______________________________________________________________ 19

VI.3. Procedimiento _________________________________________________________ 20


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



Sección VII. Elaboración del Informe anual de las actividades de control interno establecidas en el artículo 164 de las Disposiciones de Carácter General aplicables a las Instituciones de Crédito ___________________________________________________ 25

VII.1. Descripción ____________________________________________________________ 25

VII.2. Políticas _______________________________________________________________ 25

VII.3. Procedimiento _________________________________________________________ 26

Sección VIII. Revisión y Actualización de los Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno __________________________________________________________ 28

VIII.1. Descripción ____________________________________________________________ 28

VIII.2. Políticas _______________________________________________________________ 28

VIII.3. Procedimiento _________________________________________________________ 30

Sección IX. Herramientas de Autoevaluación de Control Interno __________________ 33

IX.1. Descripción ____________________________________________________________ 33

IX.2. Políticas _______________________________________________________________ 33

IX.3. Procedimiento _________________________________________________________ 35

Sección X. Revisión de bitácoras de transacciones ______________________________ 42

X.1. Descripción ______________________________________________________________ 42

X.2. Políticas _________________________________________________________________ 42

X.3. Procedimiento ___________________________________________________________ 43

Sección XI. Revisión del proceso de conciliación entre los sistemas operativos y contables ______________________________________________________________________ 45

XI.1. Descripción ____________________________________________________________ 45

XI.2. Políticas _______________________________________________________________ 45

XI.3. Procedimiento _________________________________________________________ 46

Sección XII. Evaluación de controles _________________________________________ 50

XII.1. Descripción ____________________________________________________________ 50

XII.2. Directrices _____________________________________________________________ 50

XII.3. Procedimiento _________________________________________________________ 51

Sección XIII. Función de Cumplimiento Normativo ______________________________ 55

XIII.1. Descripción ____________________________________________________________ 55

XIII.2. Lineamientos Generales __________________________________________________ 55

XIII.3. Procedimiento _________________________________________________________ 56


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



Sección XIV. Anexos ______________________________________________________ 60

Anexo 1. Definiciones ___________________________________________________________ 60

Anexo 2. Base de datos para el control de acciones por implementar ____________________ 62

Anexo 3. Formato de Análisis de Cumplimiento Normativo ____________________________ 63


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



Sección I. Visión General

I.1. Introducción El presente manual tiene como propósito detallar las actividades que realiza la Contraloría Interna para el desarrollo de su gestión, de conformidad con las políticas y lineamientos establecidos, entre otros instrumentos normativos, en el documento de Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno de Banobras y la Guía para la Emisión de la Normativa Interna.

I.2. Objetivo El objetivo de este manual es proporcionar al personal de la Dirección de Contraloría Interna un instrumento administrativo detallado que garantice la óptima operación y desarrollo de los siguientes procedimientos:

Atención de requerimientos formulados por las instancias de supervisión/fiscalización y seguimiento de las observaciones.

Revisión de documentos normativos. Elaboración de diversos informes sobre el estado que guarda el Sistema de Control Interno y

las actividades de la Dirección de Contraloría Interna. Revisión y actualización de Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno. Herramientas de autoevaluación de control interno. Revisión del proceso de conciliación entre los sistemas operativos y contables Revisión de bitácoras de transacciones. Evaluación de controles Función de cumplimiento normativo

I.3. Alcance Las políticas y procedimientos establecidos en el presente Manual deben ser observadas por el personal de la Dirección de Contraloría Interna.

I.4. Responsabilidades Responsable Responsabilidad

Director de Contraloría Interna

Autorizar el presente Manual

Subgerente de Reingeniería de Procesos 2, Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras, Subgerente de Control Interno 2

Revisar el presente Manual

Supervisar la revisión y actualización del presente Manual en concordancia con los Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno de Banobras.

Proponer mejoras al presente Manual cuando se requiera por:

a) modificaciones al marco jurídico y normativo vigente;


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



b) observaciones y/o recomendaciones por parte de las instancias de supervisión y fiscalización, así como de las autoridades competentes;

c) mejoras del proceso de calidad regulatoria y

d) cambios en la estructura organizacional de Banobras.

Coordinar la difusión y publicación del presente Manual.

Especialista Técnico de la Gerencia de Control Interno

Elaborar el presente Manual y proponer su actualización.

Personal designado para la ejecución de los procesos

Proponer mejoras al presente Manual.

I.5. Marco Jurídico y Normativo El siguiente marco normativo se debe considerar como referencia documental de carácter enunciativo y no limitativo, que no pretende agotar la legislación y normativa aplicable, sino ser un instrumento general de apoyo y orientación a la actividad de la Dirección de Contraloría Interna en Banobras.

Disposiciones de Carácter General Aplicables a las Instituciones de Crédito, emitidas por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores y publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 2 de diciembre de 2005 y sus diversas modificaciones, publicadas en el mismo medio oficial.

Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones y el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Control Interno, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 3 de noviembre de 2016.

Manual General de Organización de Banobras. Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno de Banobras. Código de Conducta de Banobras. Guía para la Emisión de la Normativa Interna.

I.6. Instancias de Autorización del Manual

El presente Manual de Políticas y Procedimientos debe ser autorizado por el Director de Contraloría Interna, previa revisión por parte de las Subgerencias de Reingeniería de Procesos 2, Atención a Entidades Fiscalizadoras y Control Interno 2, en apego a los Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno de Banobras y a la Guía para la Emisión de la Normativa Interna.


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



Sección II. Aspectos Generales

II.1. Marco General Las políticas y procedimientos establecidos en el presente Manual atienden lo dispuesto por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, así como por la Secretaría de la Función Pública, en materia de Control Interno. Adicionalmente, en la ejecución de los procedimientos y las actividades que de ellos se derivan, la Dirección de Contraloría Interna considera modelos de control interno reconocidos internacionalmente.

II.2. Desviaciones o deficiencias en el Sistema de Control Interno en Banobras Las desviaciones o deficiencias del Sistema de Control Interno de Banobras pueden ser detectadas a través de la aplicación de herramientas de autoevaluación del Sistema de Control Interno, de medidas correctivas que determinen y propongan los órganos colegiados de la Institución, así como por recomendaciones, observaciones y acciones de mejora que emitan las diversas entidades que emitan la Dirección de Auditoría Interna, la Auditoría Superior de la Federación, la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, el Banco de México y el Órgano Interno de Control en Banobras.

Una vez detectadas las desviaciones o deficiencias del Sistema de Control Interno, se les debe dar seguimiento con el objetivo de corregirlas.


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



Sección III. Seguimiento y Gestión para la Atención de Observaciones

III.1. Descripción A continuación se muestra una breve descripción del seguimiento y gestión para la atención de observaciones.

Procedimiento Descripción / responsable

Seguimiento y Gestión para la Atención de Observaciones

Identificar las deficiencias en los procesos de revisión y/o auditoría practicadas a Banobras, determinar las causas que las originaron y establecer planes de acción en conjunto con las áreas responsables.

Director de Contraloría Interna y Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras.

III.2. Políticas III.2.1. El Director de Contraloría Interna debe:

III.2.1.1. Coordinar vía correo electrónico o mediante oficio, a las áreas, de conformidad con su ámbito de competencia, la información/documentación mediante la que se atiendan las observaciones y recomendaciones que le sean turnados.

III.2.1.2. Informar al Comité de Auditoría el inventario de las observaciones y recomendaciones a través del informe de Gestión de la Dirección de Contraloría Interna.

III.2.1.3. Coordinar la integración y envío de la respuesta institucional.

III.2.2. La Subgerencia de Atención a Entidades Fiscalizadoras debe:

III.2.2.1. Gestionar vía correo electrónico o mediante oficio, a las áreas, de conformidad con su ámbito de competencia, la información/documentación mediante la que se atiendan las observaciones y recomendaciones que le sean turnados.

III.2.2.2. Integrar la respuesta institucional.

III.2.2.3. Actualizar la “Base de datos para el control de acciones a implementar”, que integra el inventario de las acciones correctivas y preventivas en proceso, generadas de las observaciones.


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



III.3. Procedimiento III.3.1. Diagrama de Flujo para el Seguimiento y Gestión para la atención de observaciones

1.0 Recibe informes de resultados


INICIO

Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras

2.0 Analiza y registra la información


3.0 Define tipo de seguimiento

Director de Contraloría Interna/Subgerente de Atención a Entidades

Fiscalizadoras

4.0 Realiza reunión

¿Evidencia completal?

Si


5.0 Gestiona el cumplimiento de

acuerdos

6.0 Solicita evidencia documental de la atención de las observaciones

No

7.0 Remite evidencia documental a la entidad

fiscalizadora

8.0 Actualiza la base de datos

9.0 Emite los reportes de las observaciones


10.0 Valida los reportes

FIN

A

A


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



III.3.2. Descripción de Actividades para el Seguimiento y Gestión para la atención de observaciones

Responsable No Actividad Documento de Trabajo

Entregable Tiempo


1.0 Recibe informes de resultados

1.1 Recibe Informes de resultados de diversas instancias de supervisión y fiscalización y remite al Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras.

Informes resultados

Por evento


2.0 Analiza y registra la información

2.1 Registra en la base de datos para el control de acciones por implementar, el alta o baja de observaciones a nivel de detalle por acción, de acuerdo al número de deficiencias reportadas, conforme a los informes recibidos.

Base de datos para el control de acciones por implementar (Anexo 2)

Base de datos actualizada

2.2 Revisa y valida la información contenida en la base de datos actualizada contra los informes emitidos por el Órgano Interno de Control y por la Dirección de Auditoría Interna.

Base de datos validada (Anexo 2) Informes del OIC y de Auditoría Interna

Los primeros 25 días hábiles del Trimestre

2.3 Incorpora la información a la Matriz para el registro de riesgos derivados de auditorías.

Matriz para el registro de riesgos derivados de auditorías

Por evento

2.4 Remite la Matriz para el registro de riesgos derivados de auditoría al Gerente de Control Interno.

Correo electrónico

Por evento

Director de Contraloría Interna/ Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras

3.0 Define tipo de seguimiento

3.1 Establece el tipo de seguimiento en la atención de observaciones en proceso:

Si el seguimiento es por medio de reuniones de trabajo, sigue paso 4.0.

Si el seguimiento es por medio de correo electrónico, sigue paso 6.0.

Director de Contraloría Interna/ Subgerente de Atención a

4.0 Realiza reunión

4.1 Propone el calendario de las reuniones con los responsables directos a nivel de Director, Subdirector (en su caso) y Gerente, en atención al número de observaciones en proceso por área.

Calendario de reuniones


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017




Entregable Tiempo

Entidades Fiscalizadoras

4.2 Convoca vía correo electrónico a los directores y gerentes de las áreas responsables de atender las observaciones.

Correo electrónico

Por evento

4.3 Realiza la reunión junto con el personal involucrado, en la que se analizan las causas que originaron la observación o recomendación, así como las acciones a instrumentar.

4.4 Acuerda con los directores y gerentes de las áreas responsables la estrategia para implementar las medidas y controles para subsanar las deficiencias y así evitar la recurrencia de observaciones.


5.0 Gestiona el cumplimiento de acuerdos

5.1 Da seguimiento y realiza las gestiones necesarias para el cumplimiento de los acuerdos establecidos en conjunto con las áreas responsables.


6.0 Solicita evidencia documental de la atención de las observaciones

6.1 Solicita, mediante correo electrónico, a las áreas responsables el envío de evidencia documental de la atención de las observaciones.

Correo electrónico

6.2 Recibe evidencia documental Información y documentación

6.3 Revisa la documentación para verificar que atienda las observaciones correspondientes.

6.4 ¿La evidencia documental está completa?

Sí, continúa paso 7.0 No, continúa 6.5

6.5 Solicita vía correo electrónico a las áreas responsables la información y documentación faltante.

Correo electrónico


7.0 Remite evidencia documental

7.1 Elabora oficio y remite evidencia documental a la entidad supervisora o fiscalizadora.

Correo electrónico

Cédula de seguimiento


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017




Entregable Tiempo

NOTA: En algunos casos es posible que la misma área responsable remita el oficio con la evidencia documental.


8.0 Actualiza la Base de datos

8.1 Actualiza la base de datos con los acuses de los oficios remitidos a las entidades fiscalizadoras.

Base de datos para el control de acciones por implementar

Acuses de oficios

Base de datos para el control de acciones por implementar actualizada


9.0 Emite los reportes de las observaciones

9.1 Elabora los reportes del estado que guardan las observaciones al cierre del trimestre, compara contra el cierre del trimestre anterior y al inicio del ejercicio anual, indica las altas y bajas, por Dirección y por instancia de supervisión o fiscalización.

Reporte Trimestral

Trimestral


10.0 Valida los reportes

10.1 Valida el reporte del estado que guardan las observaciones al cierre del trimestre.

Reporte del estado que guardan las observaciones en proceso

Fin del Procedimiento


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



Sección IV. Atención de Requerimientos Formulados por las instancias de

supervisión/fiscalización

IV.1. Descripción A continuación se muestra una breve descripción de la atención de requerimientos formulados por las instancias de supervisión/fiscalización.

IV.2. Políticas IV.2.1 El Director de Contraloría Interna debe:

IV.2.1.1. Coordinar vía correo electrónico o mediante oficio, a las áreas, de conformidad con su ámbito de competencia, la información/documentación mediante la que se atiendan los requerimientos que le sean turnados para su atención.

IV.2.1.2. Coordinar la integración y envío de la respuesta institucional.

IV.2.2 La Subgerencia de Atención a Entidades Fiscalizadoras debe:

IV.2.2.1. Gestionar vía correo electrónico o mediante oficio, a las áreas, de conformidad con su ámbito de competencia, la información/documentación mediante la que se atiendan los requerimientos que le sean turnados para su atención.

IV.2.2.2. Integrar la respuesta institucional.

Etapa Descripción

Atención de Requerimientos Formulados por las instancias de supervisión/fiscalización

Coordinar la emisión de una respuesta institucional a los diversos requerimientos de información/documentación formulados por las instancias de supervisión/ fiscalización externas

Dirección de Contraloría Interna y Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras.


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



IV.3. Procedimiento

IV.3.1 Diagrama de Flujo para la atención de requerimientos formulados por las instancias de supervisión/fiscalización.

No

INICIO

3. Prepara solicitud de información para su envío por parte del Director de Contraloría Interna o por instrucciones de este.

1. Recibe el oficio y turna al personal designado



2. Analiza e identifica a las áreas

6. Revisa la información y/o documentación


A

FIN

Si

¿Hay cambios?

4. Envía solicitud de información

5. Recibe propuesta de solicitud


9. Remite la información y documentación solicitada

Secretaria de la Dirección de Contraloría Interna

10. Actualiza el control de gestión


7. Informa al Director


8. Solicita la aclaración

A


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



IV.3.2 Descripción de Actividades para la atención de requerimientos formulados por las instancias de supervisión/fiscalización.

Responsable No Actividad Documento de

Trabajo Entregable Tiempo


1.0 Recibe oficio y turna al personal designado

1.1 Turna el oficio con el requerimiento formulado de las instancias de supervisión y fiscalización al Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras.

Entrada Oficio con el requerimiento formulado


2.0 Analiza e identifica a las áreas

2.1 Analiza e identifica a las áreas que en atención a sus funciones pueden contar con la información requerida.

3.0 Prepara solicitud de información para su envío por parte del Director de Contraloría Interna o por instrucciones de éste

3.1 Prepara solicitud de información para su envío por parte del Director de Contraloría Interna o por instrucciones de este

Oficios Correo electrónico

3.2 Envía al Director de Contraloría Interna propuesta de solicitud


4.0 Envía solicitud de información

4.1 Recibe propuesta de solicitud

Establecido por la instancia de supervisión y fiscalización

Recibe propuesta

¿Hay cambios?

Sí, regresa paso 3.0.

No, continúa al paso 4.2.

Información y/o documentación

4.2 Envía solicitud a las áreas responsables

Posteriormente


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017






5.0 Recibe la información y/o documentación para atender el requerimiento

5.1 Recibe la información y/o documentación para atender el requerimiento.

Información y/o documentación

5.2 Turna la información y/o documentación al Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras


6.0 Revisa la información y/o documentación

6.1 Revisa y analiza la información y/o documentación recibida para atender el requerimiento de información.

¿Es consistente la información?

Si, continúa al paso 9.0.

No, continúa al paso 7.0.

7.0 Informa al Director

7.1 Informa al Director a efecto de solicitar / gestionar la aclaración correspondiente.


8.0 Solicita la aclaración

8.1 Solicita la aclaración correspondiente.


9.0 Remite la información y documentación solicitada

9.1 Prepara oficio de respuesta y anexo e integra la información y documentación.

Oficio Anexos

9.2 Solicita la firma del Director de Contraloría Interna en el oficio de respuesta

Oficio firmado

9.3 Envía oficio de respuesta con

los anexos correspondientes. Acuse de recibo

Secretaria de la Dirección de

10.0 Actualiza el control de gestión

Posteriormente


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017





Contraloría Interna

10.1 Incorporar en el control de gestión copia del acuse de recibo del oficio con copia de anexos por parte de la instancia de supervisión o fiscalización y da de baja el asunto y archiva.

Acuse de recibo del oficio de respuesta

Acuse de recibo del Oficio de respuesta



Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



Sección V. Revisión de Documentos Normativos

V.1. Descripción

V.2. Políticas V.2.1 El Director de Contraloría Interna debe:

V.2.1.1. En caso de existir diferencias respecto de las recomendaciones emitidas por las Gerencia de Control Interno y la Gerencia de Reingeniería de Procesos versus las propuestas de las áreas dueñas de los procesos, se podrá reunir estas en forma directa o través de las Gerencias referidas anteriormente, para la revisión de dichas recomendaciones.

V.2.2 El Gerente de Reingeniería de Procesos debe:

V.2.2.1. Recibir por parte de las áreas responsables de la emisión/actualización del instrumento normativo, la solicitud para realizar comentarios y recomendaciones, anexando el archivo electrónico correspondiente.

V.2.2.2. Dar a conocer al personal de Banobras los estándares a los que deben sujetarse para definir, elaborar, formalizar y difundir la Normativa Interna que regula la operación de Banobras por medio de la Guía para la Emisión de la Normativa Interna.

V.2.2.3. Apoyar en la capacitación, actualización y control de la Normativa Interna a través del Proceso de Calidad Regulatoria, con el fin de incrementar su fácil comprensión.

V.2.2.4. Supervisar que se mantenga actualizado el inventario de la Normativa Interna que regula la operación del Banco; y de los documentos de referencia o apoyo, como guías, directrices, metodologías, lineamientos, instructivos, procedimientos, entre otros, una vez que se asesoró al área y pasó por la revisión de control interno cumpliendo con el proceso de calidad regulatoria cuando el área envía el documento con las recomendaciones atendidas y formalizado para su difusión.

V.2.2.5. Buscar que mediante el Proceso de Calidad Regulatoria la Normativa Interna sea comprensible al tener su objetivo, alcance, estructura y naturaleza de cada norma definida con claridad y certeza jurídica.

Etapa Descripción

Revisión de documentos normativos

Coordinar la validación y evaluación del apego al Sistema de Control Interno, así como a la Guía para la Emisión de la Normativa Interna para cada uno de los documentos normativos revisados.

Dirección de Contraloría Interna, Gerencia de Control Interno y Gerencia de Reingeniería de Procesos


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



V.2.3 El Gerente de Control Interno debe:

V.2.3.1. Recibir por parte de las áreas responsables de la emisión/actualización del instrumento normativo, la solicitud para realizar comentarios y recomendaciones, anexando el archivo electrónico correspondiente.

V.2.3.2. Enviar directamente o a través del personal de la Subgerencia de Control Interno 2, por correo electrónico los comentarios y recomendaciones a las áreas responsables de la emisión/actualización del instrumento normativo, en coordinación con la Gerencia de Reingeniería de Procesos para plasmar los comentarios a ser emitidos por ésta.

V.2.3.3. Conservar los archivos electrónicos de los documentos normativos revisados como evidencia objetiva de esta actividad, ya sea directamente o a través de la Subgerencia de Control Interno 2.

V.2.4 Los Subgerentes de Reingeniería de Procesos 1 y 2 deben:

V.2.4.1. Apoyar al personal de Banobras aplicando los estándares a los que deben sujetarse para definir, elaborar, formalizar y difundir la Normativa Interna que regula la operación de Banobras por medio de la aplicación de la Guía para la Emisión de la Normativa Interna.

V.2.4.2. Revisar los documentos normativos que sean sometidos a consideración, desde el enfoque de apego a la Guía para la Emisión de la Normativa Interna y realizar los comentarios pertinentes.

V.2.4.3. Capacitar, actualizar y controlar la Normativa Interna a través del Proceso de Calidad Regulatoria, con el fin de incrementar su fácil comprensión.

V.2.4.4. Mantener actualizado el inventario de la Normativa Interna que regula la operación del Banco; y de los documentos de referencia o apoyo, como guías, directrices, metodologías, lineamientos, instructivos, procedimientos, entre otros.

V.2.4.5. Difundir a toda la Institución por medio de la cuenta de correo “Banobras Normateca”, las actualizaciones a los formatos y anexos de todas las normas internas bajo la responsabilidad de la Dirección de Contraloría Interna.

V.2.5 El Subgerente de Control Interno 2 debe:

V.2.5.1. Revisar los documentos normativos que sean sometidos a consideración, desde el enfoque de apego al Sistema de Control Interno Institucional y realizar los comentarios pertinentes.

V.2.5.2. Enviar por correo electrónico los comentarios y recomendaciones a las áreas responsables de la emisión/actualización del instrumento normativo.

V.2.5.3. Conservar los archivos electrónicos de los documentos normativos revisados como evidencia objetiva de esta actividad.

V.3. Actividades Las actividades de Revisión de Documentos Normativos se realizan conforme a la Guía para la Emisión de la Normativa Interna, publicada en la Intranet Institucional.


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



Sección VI. Elaboración del Informe sobre el estado que guarda el Sistema de Control

Interno en Banobras VI.1. Descripción

VI.2. Políticas VI.2.1 El Director de Contraloría Interna debe:

VI.2.1.1. Supervisa y autoriza el Informe sobre el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras.

VI.2.1.2. Gestionar el envío del Informe sobre el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras a la Secretaría de la Función Pública en tiempo y forma.

VI.2.1.3. Gestionar el envío del Informe a la Secretaría de la Función Pública por parte de la Dirección General, así como su presentación al Comité de Auditoría y al Consejo Directivo, en tiempo y forma, así como el informe de avance de las acciones de mejora.

VI.2.2 El Gerente de Control Interno debe:

VI.2.2.1. Coordinar la aplicación de la Evaluación del Sistema de Control Interno Institucional.

VI.2.2.2. Revisar el Informe sobre el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras y someterlo a la consideración del Director de Contraloría Interna.

VI.2.2.3. Revisar las acciones de mejora propuestas, derivadas de la aplicación de la Evaluación del Sistema de Control Interno Institucional.

VI.2.2.4. Dar seguimiento a las acciones de mejora comprometidas.

VI.2.3 El Subgerente de Control Interno 3 debe:

VI.2.3.1. Elaborar e integrar el Informe sobre el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras.

VI.2.3.2. Actualizar anualmente la Evaluación del Sistema de Control Interno.

VI.2.3.3. Aplicar la Evaluación del Sistema de Control Interno.

VI.2.3.4. Revisar las respuestas obtenidas de la aplicación de la Evaluación de Control Interno y derivado de ello, y en su caso proponer acciones de mejora

VI.2.3.5. Da seguimiento a las acciones de mejora propuestas.

Etapa Descripción Elaboración del Informe sobre el

estado que guarda el Sistema de

Control Interno en Banobras

Integración y elaboración del Informe sobre el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras conforme al Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones y el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Control Interno.

Director de Contraloría Interna, Gerente de Control Interno, Subgerente de Control Interno 3.


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



VI.3. Procedimiento VI.3.1. Diagrama de Flujo para la elaboración del Informe sobre el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras (El Informe).

INICIO

1.0 Elabora Evaluación del Sistema de Control Interno Institucional

Subgerente de Control Interno 3


2.0 Aplica la Evaluación del Sistema de Control Interno Institucional

4.0 Revisa el Informe

Gerente de Control Interno

AFIN

3.0 Integra el Informe del Estado que guarda el Sistema de Control Interno Institucional


7.0 Revisa el oficio y la nota informativa y la remite al Director de Contraloría Interna.


8.0 Revisa el oficio y la nota informativa.Subgerente de Control Interno

3

A


5.0 Presenta para autorizar el Informe

9.0 Remite el oficio y la nota informativa a la Dirección General Adjunta Jurídica para su revisión y visto bueno


10.0 Presenta el Informe sobre las actividades, el funcionamiento y el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras al Comité de Auditoría y al Consejo Directivo


11.0 Informa al Comité de Auditoría el avance de las acciones de mejora


6.0 Envía el Informe del Estado que Guarda el Sistema de Control Interno Institucional a la Secretaría de la Función Pública


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



VI.3.2 Descripción de Actividades para la elaboración del Informe sobre el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras. (El Informe).


Entregable Tiempo

1.0 Elabora Evaluación del Sistema de Control Interno Institucional

2 semanas Del año correspondiente


1.1

Elabora una propuesta de Evaluación con base en las normas y principios de control interno y la somete a consideración del Gerente de Control Interno.

Borrador Evaluación


1.2 Revisa la Evaluación y la remite al Director de Contraloría Interna para su autorización

Evaluación preliminar

1.3 Remite la Evaluación al Director de Contraloría Interna para que autorice su aplicación

Evaluación preliminar


1.4 Autoriza la aplicación de la Evaluación.

Archivo con Evaluación

2.0 Aplica la Evaluación del Sistema de Control Interno Institucional


2.1

Solicita a todos los Directores Generales Adjuntos del Banco la designación de un Coordinador para la aplicación de la Evaluación.

Oficio/ correo

Durante el mes de noviembre de cada año

2.2

Envía la Evaluación a los Coordinadores y solicita su aplicación al interior de sus respectivas áreas.

Evaluación del SCI

Gerente de Control Interno / Subgerente de Control Interno 3

2.3 Brinda apoyo a los Coordinadores para contestar la Evaluación.


2.4 Recibe Evaluación contestada y las turna al Subgerente de Control Interno 3

Evaluaciones contestadas por las áreas


2.5

Revisa y analiza las respuestas de las áreas y, derivado de ello genera acciones de mejora y las somete a consideración del Gerente de Control Interno.

Propuesta de acciones de mejora

2 semanas


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017




2.6 Revisa las acciones de mejora propuestas y las remite al Director de Contraloría Interna.

Propuesta de acciones de mejora


2.7 Autoriza las acciones de mejora. Acciones de mejora autorizadas

3.0 Integra el Informe del Estado que guarda el Sistema de Control Interno Institucional

2 semanas Subgerente de Control Interno

3

3.1 Procesa la información obtenida en la Evaluación del SCII.

Hojas de cálculo

3.2 Elabora el Informe con la información procesada.

Informe

3.3 Somete el Informe a consideración del Gerente de Control Interno.

4.0 Revisa el Informe

2 semanas


4.1 Revisa el Informe y lo remite al Director de Contraloría Interna. Informe

revisado

Director de Contraloría

Interna

5.0 Presenta para Autorizar Informe 5.1 Revisa el Informe y lo presenta al

Director General Adjunto de Planeación y Contraloría para su autorización.

Informe autorizado

5.2 Solicita gestionar el envío del Informe a la Secretaría de la Función Pública.

6.0 Envía el Informe del Estado que Guarda el Sistema de Control Interno Institucional a la Secretaría de la Función Pública

Subgerente de Control Interno

3

6.1 Elabora el oficio para envío del Informe al Titular de la Secretaría de la Función Pública, así como nota informativa para presentar el oficio a firma del Director General, y los somete a consideración del Gerente de Control Interno.

Borrador oficio y nota informativa


7.0 Revisa el oficio y la nota informativa y la remite al Director de Contraloría Interna.

7.1 Revisa el oficio y la nota informativa.

Oficio y nota preliminares

Remite el oficio y la nota informativa al Director de Contraloría Interna.


Interna




9.0 Remite el oficio y la nota informativa a la Dirección


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017




3

General Adjunta Jurídica para su revisión y visto bueno

9.1 Remite el oficio y la nota informativa a la Dirección General Adjunta Jurídica para su revisión y visto bueno.


9.2 Recibe el oficio y la nota informativa con el visto bueno de la Dirección General Adjunta Jurídica y procede a gestionar la firma del Director General.


9.3 Envía el Informe a la Secretaría de la Función Pública mediante oficio firmado por el Director General.

Acuse del oficio de envío del Informe

A más tardar el 31 de enero de cada año

10.0 Presenta el Informe sobre las actividades, el funcionamiento y el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras al Comité de Auditoría y al Consejo Directivo


3

10.1 Prepara fichas para presentar el Informe al Comité de Auditoría y al Consejo Directivo, y las remite al Gerente de Control Interno para su consideración y gestiona las firmas correspondientes.

Fichas En la primera sesión anual de cada órgano colegiado

10.2 Remite el Informe mediante las fichas respectivas al Comité de Auditoría y al Consejo Directivo.

Acuses de las fichas

11.0 Informa al Comité de Auditoría

el avance de las acciones de mejora


3

11.1 Elabora reporte de avance de las acciones de mejora y la ficha respectiva para el Comité de Auditoría, los remite al Gerente de Control Interno para su consideración.

Borrador reporte de

avance y de la ficha

Trimestralmente Gerente de Control Interno

11.2 Revisa reporte avance de las acciones de mejora y la ficha para el Comité de Auditoría, los remite al Director de Contraloría Interna para su autorización.

Reporte de avance y

ficha preliminares


Interna

11.3 Revisa reporte avance de las acciones de mejora y la ficha para el Comité de Auditoría, y en su caso, firma la ficha para envío al Comité de Auditoría.

Reporte de avance y

ficha preliminares


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



11.4 Remite el reporte al Comité de Auditoría mediante ficha respectiva.

Acuse de la ficha

Fin del procedimiento


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



Sección VII. Elaboración del Informe anual de las actividades de control interno establecidas

en el artículo 164 de las Disposiciones de Carácter General aplicables a las Instituciones

de Crédito VII.1.Descripción

VII.2. Políticas VII.2.1 El Director de Contraloría Interna debe:

VII.2.1.1. Informar anualmente al Comité de Auditoría y al Consejo Directivo sobre las actividades de control interno establecidas en el artículo 164 de las Disposiciones de Carácter General aplicables a las Instituciones de Crédito.

VII.2.1.2. Autorizar el Informe anual de las actividades de control interno establecidas en el artículo 164 de las Disposiciones de Carácter General aplicables a las Instituciones de Crédito.

VII.2.2 El Gerente de Control Interno debe:

VII.2.2.1. Revisar el Informe Anual del estado que guarda el sistema de control interno y someterlo a la consideración del Director de Contraloría Interna.

VII.2.3 El Subgerente de Control Interno 3 debe:

VII.2.3.1. Elaborar e integrar el Informe anual de las actividades de control interno establecidas en el artículo 164 de las Disposiciones de Carácter General aplicables a las Instituciones de Crédito y resguardar la evidencia documental correspondiente.

Etapa Descripción

Elaboración del Informe anual de las actividades

de control interno establecidas en el artículo 164 de las Disposiciones de Carácter General aplicables a las

Instituciones de Crédito

Elaborar un informe anual que contenga las principales actividades establecidas en el artículo 164 de las Disposiciones de Carácter General aplicables a las Instituciones de Crédito y remitirlo a Comité de Auditoría y al Consejo Directivo.

Dirección de Contraloría Interna, Gerencia de Control Interno y Subgerencia de Control Interno 3.


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



VII.3. Procedimiento VII.3.1 Diagrama de Flujo

1.0 Obtiene información para elaborar el

Informe


INICIO


2.0 Elabora el informe

3.0 Revisa el informe



4.0 Autoriza el informe


5.0 Remite el informe al Comité de Auditoría y al

Consejo Directivo

INICIO


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



VII.3.2 Descripción de Actividades para la elaboración del Informe anual de las actividades de Control Interno establecidas en el artículo 164 de las Disposiciones de Carácter General aplicables a las Instituciones de Crédito (El Informe).




1.0 Obtiene información para elaborar el Informe

1 semana

1.1 Solicita informes y documentación necesaria para la elaboración del informe.

Informes y documentación

1.2 Remite informes y documentación al Subgerente de Control Interno 3.


2.0 Elabora el informe 2.1 Integra el informe con la información y

documentación recibida conforme a los apartados del artículo 164 de las Disposiciones de Carácter General aplicables a las Instituciones de Crédito.

2 semanas

2.2 Remite el Informe al Gerente de Control Interno.

Informe


3.0 Revisa Informe 1 semana 3.1 Revisa el Informe y lo turna al Director

de Contraloría Interna para su Autorización.

Informe revisado


4.0 Autoriza Informe 1 semana 4.1 Autoriza el Informe 4.2 Solicita envío del Informe al Comité

de Auditoría y al Consejo Directivo, respectivamente.

Informe autorizado


5.0 Remite Informe al Comité de Auditoría y al Consejo Directivo

1 semana

5.1 Elabora Fichas para el Comité de Auditoría y para el Consejo Directivo.

Fichas

5.2 Remite el Informe al Comité de Auditoría y al Consejo Directivo.

Acuse de recibo



Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



Sección VIII. Revisión y Actualización de los Objetivos y Lineamientos del Sistema

de Control Interno VIII.1. Descripción

VIII.2. Políticas IX.2.1 El Director de Contraloría Interna debe:

VIII.2.1.1. Coordinar anualmente la actualización de los “Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno de Banobras”.

VIII.2.1.2. Solicitar anualmente de forma directa o través de las Gerencias a su cargo a los Directores Generales Adjuntos, Directores, y en su caso, Subdirectores de Banobras, sus comentarios y sugerencias para la actualización del documento “Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno de Banobras”, con el fin de que la actualización del documento sea un proceso integral.

VIII.2.1.3. Revisar y presentar el documento actualizado al Director General Adjunto de Planeación y Contraloría para su visto bueno.

VIII.2.1.4. Presentar el documento actualizado al Comité de Auditoria para su consideración, así como gestionar su presentación al Consejo Directivo, para su autorización.

IX.2.1 El Gerente de Control Interno debe:

VIII.2.2.1. Analizar las propuestas de cambios de las áreas para la actualización del documento.

VIII.2.2.2. Revisar la actualización del documento y remitirlo al Director de Contraloría Interna.

VIII.2.2.3. Gestionar su publicación y difusión en la Intranet Institucional una vez autorizado el documento.

VIII.2.2.4. Atender las sugerencias y/o comentarios que, en su caso, realice el Comité de Auditoría y el Consejo Directivo sobre la actualización del documento “Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno de Banobras”.

Etapa Descripción

Revisión y actualización de los Objetivos y Lineamientos del

Sistema de Control Interno

Actualizar anualmente los Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno, para asegurar que están alineados a la normativa interna y externa y que sea congruente con los procesos y procedimientos de la Institución.

Dirección de Contraloría Interna, Gerencia de Control Interno, Subgerencia de Control Interno 2 conjuntamente con la Subgerencia de Control Interno 3.


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



IX.2.1 El Subgerente de Control Interno 2 conjuntamente con el Subgerente de Control Interno 3 debe:

VIII.2.3.1. Revisar las propuestas de modificación realizadas por las diferentes unidades administrativas de Banobras y proponer el tratamiento que se les dará.

VIII.2.3.2. Integrar las modificaciones propuestas por las áreas administrativas de Banobras en el documento.


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



VIII.3. Procedimiento VIII.3.1 Diagrama de flujo

1.0 Solicita propuestas de actualización del

documento


INICIO


2.0 Revisa propuestas de actualización y/o

modificación

3.0 Actualiza el documento

Subgerente de Control Interno 2 y 3


4.0 Presenta el documento para

aprobación

Gerente de Reingeniería de Procesos

5.0 Difunde el documento en la

intranet Institucional

INICIO


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



VIII.3.2 Descripción de Actividades para la revisión y actualización de Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno en Banobras (El documento).


Entregable Tiempo

1.0 Solicita propuestas de

actualización del documento


Interna

1.1 Envía el documento a los Directores Generales Adjuntos, Directores, y en su caso, Subdirectores del Banco, a la Gerencia de Reingeniería de Procesos y a la Gerencia de Seguridad de la Información, para su revisión, y en su caso, remisión de propuestas de actualización y comentarios.

3 semanas

1.2 Recibe propuestas de actualización y comentarios al documento y las turna al Gerente de Control Interno y al Subgerente de Control Interno 3.

Objetivos y lineamientos del Sistema de Control Interno con comentarios

2.0 Revisa propuestas de actualización y/o modificación


2.1 Recibe y revisa las propuestas de actualización y comentarios al documento.

Propuestas de actualización y comentarios al documento

1 semana 2.2 Determina las propuestas de

actualización y comentarios procedentes.

3.0 Actualiza el documento


2 y 3

3.1 Incorpora al documento y en el Formato de Administración de Cambios, las propuestas de actualización y/o modificaciones.

Documento y FAC

3 semanas Subgerente de Control Interno

2 y 3

3.2 Revisa el documento desde la perspectiva del apego al Sistema de Control Interno y realiza las actualizaciones y/o modificaciones pertinentes.

Documento y FAC

P osterio rm ente


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017




Entregable Tiempo


2 y 3

3.3 Remite el documento actualizado y el Formato de Administración de Cambios correspondiente, al Gerente de Control Interno.

Documento y FAC


3.4 Revisa el documento, y lo remite al Director de Contraloría para revisión y firma.

Documento y FAC


Interna

3.5 Revisa el documento, y en su caso, procede a firmarlo

Documento firmado

4.0 Presenta el documento para aprobación


2 y 3

4.1 Elabora las fichas para presentación del documento al Comité de Auditoría y al Consejo Directivo

Fichas Conforme al calendario de sesiones del Comité de Auditoría y del Consejo Directivo


Interna

4.2 Remite el documento al Comité de Auditoría, para su aprobación.

Acuse de la ficha


Interna

4.3 Remite el documento al Consejo Directivo, para su aprobación.

Acuse de la ficha

5.0 Difunde el documento


5.1 Solicita la difusión y publicación del documento.

Gerente de Reingeniería de Procesos

5.2 Difunde el documento y lo publica en la Intranet Institucional.



Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



Sección IX. Herramientas de Autoevaluación de Control Interno

IX.1. Descripción

IX.2. Políticas IX.2.1. El Director de Contraloría Interna debe:

IX.2.1.1. En caso de implementar las ACI, coordinar la validación de los reactivos en forma directa o a través de la Gerencia de Control Interno: i. Con los propietarios de los procesos. ii. La periodicidad con que se aplicarán las agendas (diaria, semanal, mensual,

trimestral, etc.). iii. El personal responsable de realizar la autoevaluación, iv. La criticidad de la actividad (alertas), de acuerdo a su grado de riesgo.

IX.2.1.2. Autorizar y gestionar el envío de los informes anuales de resultados de la aplicación de las ACI a las distintas áreas y en su caso del Tablero de Reportes Regulatorios.

IX.2.2. El Gerente de Control Interno debe:

XII.2.2.1. Validar la herramienta de autoevaluación determinada.

XII.2.2.2. En caso de ser las ACI, validar que los reactivos a incorporar en cada una, correspondan a las actividades descritas en los manuales operativos vigentes.

XII.2.2.3. Enviar las ACI a los responsables de los procesos para su formalización e inicio de su aplicación, con la periodicidad acordada.

XII.2.2.4. Coordinar la revisión de los reactivos, directamente o a través de la Subgerencia de Control Interno 2, de las ACI con los responsables de los procesos y de ser necesario, su actualización y formalización, al menos una vez al año, que coadyuven en el diseño, análisis y actualización de controles.

XII.2.2.5. Coordinar y validar la elaboración del Informe Anual de Resultados de la aplicación de las ACI y enviar el mismo a los responsables de los procesos, con las conclusiones determinadas y, en su caso, áreas de oportunidad detectadas.

Etapa Descripción / Responsables

Herramientas de Autoevaluación de

Control Interno

Integración de las autoevaluaciones, mediante el diseño y aplicación de controles, entre los que destacan las Agendas de Control Interno (ACI) para los procesos que soportan el objeto del Banco (Fiduciario, Crediticio, Derivados, Asistencia Técnica, Captación e Inversión de Recursos), así como dar seguimiento al Tablero de Reportes Regulatorios. Dirección de Contraloría Interna, Gerencia de Control Interno y Subgerencia de Control Interno 2.


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



XII.2.2.6. Dar seguimiento al Tablero de Reportes Regulatorios para, en su caso, revisar posibles controles a ser implementados.

IX.2.3. El Subgerente de Control Interno 2 debe:

IX.2.3.1. Proponer la herramienta de autoevaluación de control interno a ser implementada.

IX.2.3.2. En caso de ser ACI, definir y proponer los reactivos en función de las actividades previstas en los manuales operativos vigentes.

IX.2.3.3. Una vez definidas las ACI, cargarlas en el Portal de Colaboración respectivo para dar inicio a su aplicación, previa formalización.

IX.2.3.4. Gestionar la revisión de los reactivos de las ACI con los responsables de los procesos y de ser necesario, su actualización y formalización, al menos una vez al año, que coadyuven en el diseño, análisis y actualización de controles.

IX.2.3.5. Solicitar por escrito a los responsables de los procesos, dentro del mes siguiente respecto del período de evaluación de la aplicación de las ACI, la documentación soporte correspondiente y en su caso la documentación soporte del envío de los reportes regulatorios.

IX.2.3.6. Elaborar el Informe Anual de Resultados de la aplicación de las ACI y del seguimiento del Tablero de Reportes Regulatorios cuando se detecten incidencias en la entrega de los mismos, así como gestionar su envío a los responsables de los procesos, previa revisión por parte del Gerente de Control Interno.

IX.2.3.7. Las unidades administrativas dueñas de los procesos contestarán los reactivos de las ACI de manera mensual, o en su caso, en un período distinto, según la operación de cada proceso.

IX.2.3.8. Dar seguimiento al Tablero de Reportes Regulatorios para, en su caso, proponer posibles controles a ser implementados, así como la actualización de la información del Tablero


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



IX.3. Procedimiento

IX.3.1 Diagrama de flujo

INICIO

1. Gerente de Control Interno

Revisa el mapa de procesos de Banobras y

elabora propuesta de proceso (s) a incluir en la

Agenda de Control Interno.

2. Director de Contraloría Interna

Recibe y revisa propuesta

4. Subgerente de Control Interno 2

Recibe la propuesta y elabora el proyecto de

Herramienta de Autoevaluación

B

B

¿Hay cambios?

No

1


Recibe autorización y turna propuesta

¿La autoriza?

Si

No


Recibe y revisa proyecto de reactivos.

DSi


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017




Conoce proyecto de reactivos.

1

¿Hay cambios? DSí

No


¿Hay cambios?

E

ENo


Recibe reactivos y los turna a la Gerencia de Control Interno para su

aplicación.

¿Hubo incidentes que reportar?

FSi

Reporta al Gerente de Control Interno los resultados de las

encuestas para su revisión.

No

F


Recibe reactivos y turna al Subgerente de Control

Interno 2

11. Área (s) involucrada (s)

10. Subgerente de Control Interno 2

Recibe e inicia aplicación de reactivos

H

H

2


Recibe (n) y revisa (n) propuesta de reactivos.

Envía a las áreas involucradas propuesta de

reactivos

Si

Revisa (n) y aclara (n) incidencias con el

Subgerente de Control Interno 2.


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



FIN


Recibe y revisa los resultados

¿Hay cambios?

No


Recibe y revisa los resultados.

HSi

¿Hay cambios? HSi

I

I


Recibe (n) y revisa (n) propuesta de nuevos

controles.

¿Hay cambios?

No

JSi


Acusa de enterado e instruye al Subgerente de

Control Interno 2 para seguimiento.

2

J


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



IX.3.2 Descripción de Actividades del procedimiento de Herramientas de Autoevaluación de Control Interno




1.0 Revisa el mapa de procesos de Banobras

1.1 Revisa el mapa de procesos de Banobras.

Entrada Mapa de procesos de Banobras.

1.2 Valida propuesta de proceso, para determinar la Herramienta de Autoevaluación de Control Interno a ser aplicada, entre ellas las ACI.

Propuesta

1.3 Informa propuesta al Director de Contraloría Interna para su autorización.

Propuesta


2.0 Recibe y revisa propuesta.

2.1 Recibe y revisa la propuesta del proceso.

Propuesta

2.2 ¿Autoriza?

Si, continúa paso 3.0. No, regresa paso 1.0.


3.0 Recibe autorización y turna propuesta.

3.1 Recibe autorización y notifica la propuesta autorizada al Subgerente de Control Interno 2

Propuesta


4.0 Recibe la propuesta y elabora el proyecto de Herramienta de Autoevaluación

4.1 Recibe el nombre del proceso autorizado y elabora el proyecto de herramienta de autoevaluación, pudiendo ser las ACI.

Propuesta y proyecto de reactivos

4.2 Remite el proyecto, en su caso, de reactivos al Gerente de Control Interno para su revisión.


5.0 Recibe y revisa proyecto de reactivos

5.1 Recibe y revisa el proyecto de reactivos.

Proyecto de reactivos


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017





5.2 ¿Hay cambios? Si, continúa paso 4.0. No, continúa paso 5.3.

5.3 Informa proyecto de reactivos al Director de Contraloría Interna.


6.0 Conoce proyecto de reactivos

6.1 Conoce proyecto de reactivos. Proyecto de

reactivos.

6.2 En su caso, emite comentarios. Comentarios.

6.3 ¿Hay cambios? Si, continúa paso 5.0. No, continúa paso 6.4.

6.4 Informa al Gerente de Control Interno de la autorización del proyecto de reactivos para su envío a la(s) área(s) involucradas en el proceso para su revisión y validación.



7.0

Envía a las áreas involucradas propuesta de reactivos

7.1 Envía a las áreas involucradas la propuesta de los reactivos para su revisión y validación.

Área (s) involucrada (s)

8.0 Reciben proyecto de reactivos.

8.1 Reciben y revisan proyecto de reactivos.


8.2 ¿Hay cambios? Si, continúa al paso 9.0. No, continúa al paso 8.3.

Por evento

8.3 Turna los reactivos revisados al Gerente de Control Interno para iniciar su aplicación.

Reactivos revisados


9.0 Recibe y turna reactivos.

9.1 Recibe y turna reactivos al Subgerente de Control Interno 2 para coordinar su aplicación por parte de las áreas involucradas.

Reactivos revisados

10.0 Recibe y coordina la aplicación de los reactivos.


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017






10.1 Recibe y coordina la aplicación de los reactivos por parte de las áreas involucradas, previa carga de las ACI con sus reactivos en el Portal de Colaboración correspondiente.

Reactivos


10.0 Recibe e inicia aplicación de reactivos

10.1 Recibe y aplica los reactivos.

10.2 Revisa y analiza los resultados, y en su caso, propone controles al proceso (s).

Reactivos y mejoras (controles)

10.3 ¿Hubo incidentes que reportar? Si, continúa paso 11.0. No, continúa paso 10.4.

10.4 Reporta al Gerente de Control Interno los resultados de los reactivos. Continúa en la actividad 12.0.

Resultado de los reactivos aplicados.


11.0 Revisa(n) y aclara(n) incidencias.

11.1 Revisa (n) y aclara (n) incidencias con el Subgerente de Control Interno 2.

11.2 Continúa en la actividad 12.0.


12.0 Recibe y revisa los resultados

12.1 Recibe y revisa los resultados, y en su caso, incluye la (s) propuesta (s) de controles.


12.2 ¿Hay cambios? Si, continúa al paso 10.2. No, continúa al paso 12.3

12.3 Turna resultados, y en su caso, propuesta de nuevos controles, al Director de Contraloría Interna.



13.0 Recibe y revisa los resultados

13.1 Recibe y revisa los resultados, y en su caso, la propuesta de nuevos controles.

Resultado de los reactivos aplicados y propuesta de controles


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017





13.2 ¿Hay cambios? Si, regresa al paso 12.0 No, continúa al paso 13.3

13.3 Turna propuesta de nuevos controles al área(s) involucrada(s) para su revisión y validación a través del Gerente de Control Interno.


14.0 Reciben y validan propuesta de nuevos controles.

14.1 Reciben y validan propuesta de nuevos controles. Resultado de los

reactivos aplicados y propuesta de controles.

14.2 ¿Hay cambios?

Si, continúa paso 12.0. No, continúa paso 14.3.

14.3 Validan e implantan nuevos controles, e informan al Gerente de Control Interno.

Resultado de los reactivos y resultados de los controles


15.0 Acusa de enterado e instruye el seguimiento.

15.1 Acusa de enterado e instruye al Subgerente de Control Interno 2 para el seguimiento.

Acuse



Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



Sección X. Revisión de bitácoras de transacciones

X.1. Descripción

X.2. Políticas X.2.1. El Gerente de Control Interno debe informar al Gerente de Operación Financiera las

inconsistencias que se detecten en cuanto a la discrepancia entre el número o monto de las operaciones registradas en las bitácoras de transacciones de los sistemas IKOS Cash y SPEI.

X.2.2. El Gerente de Control Interno debe supervisar y dar seguimiento a las acciones tendientes a corregir las situaciones por las cuales se hubieran presentado discrepancias entre el número o monto de las operaciones registradas en las bitácoras transacciones de los sistemas IKOS Cash y SPEI.

X.2.3. El Subgerente de Control Interno 1 debe revisar, por periodos semanales, las bitácoras de transacciones de los sistemas IKOS Cash y SPEI.

X.2.4. El Subgerente de Control Interno 1 debe comunicar los resultados de la revisión al Gerente de Control Interno, así como las discrepancias que deban ser informadas al Director de Operaciones de la DGAC.

Etapa Descripción

Revisión de bitácoras

Llevar a cabo la revisión de las bitácoras de transacciones del Sistema de Control de Flujo de Efectivo (IKOS Cash) y Sistema de Pagos Electrónicos Interbancarios (SPEI). Dirección de Contraloría Interna, Gerencia de Control Interno y Subgerente de Control Interno 1.


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



X.3. Procedimiento

X.3.1 Diagrama de flujo para la revisión de las bitácoras de transacciones

Inicio


1.1 Realiza la extracción de las bitácoras de transacciones

1.3 Realiza la carga de la información en un programa de base de datos.

1.4 Ejecuta el programa para identificar desviaciones

considerando las reglas de monitoreo

definidas

¿Se encontraron desviaciones?

1.6 Notifica la desviación al Administrador

Operativo de IKOS Cash y solicita su

apoyo para determinar la causa

1.7 Da seguimiento e integra la justificación y documentación

soporte proporcionada por el Administrador

Operativo.

1.8 Informa los resultados al

Gerente de Control Interno y al Director

de Contraloría Interna.

Si

No

Fin

1.2 Realiza la transformación de la información a un formato para el

manejo apropiado de los datos.


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



X.3.2 Descripción de Actividades de Revisión de bitácoras de transacciones

Responsable No. Actividad Documento de Trabajo

Entregable Tiempo


1.0 Realiza la extracción de las bitácoras de transacciones

De acuerdo al período

seleccionado

1.1 Realiza la extracción de las bitácoras de transacciones de los sistemas IKOS Cash y SPEI.

Archivos en Excel

1.2 Realiza la transformación de la información a un formato para el manejo apropiado de los datos.

1.3 Realiza la carga de la información en un programa de base de datos.

Base de datos en Access

1.4 Ejecuta el programa para identificar desviaciones considerando las reglas de monitoreo definidas (por monto y número de operaciones).

1.5 ¿Se encontraron desviaciones? Sí, continúa paso 1.6. No, continúa paso 1.8.

1.6 Notifica la desviación al Administrador Operativo de IKOS Cash y solicita su apoyo para determinar la causa.

Por evento 1.7 Da seguimiento e integra la

justificación y documentación soporte proporcionada por el Administrador Operativo.

1.8 Informa los resultados al Gerente de Control Interno y al Director de Contraloría Interna.

Correo electrónico

Por evento



Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



Sección XI. Revisión del proceso de conciliación entre los sistemas operativos

y contables XI.1. Descripción

Procedimiento Descripción / Responsables

Revisión del proceso de conciliación

Verificar trimestralmente o cada que así se requiera que el proceso de conciliación entre los sistemas operativos y contables sea el adecuado.

Dirección de Contraloría Interna, Gerencia de Control Interno y Subgerencia de Control Interno 2.

XI.2. Políticas XI.2.1. El Director de Contraloría Interna debe:

XI.2.1.1. Coordinar las actividades para verificar las acciones de revisión para que el proceso de conciliación entre los sistemas operativos y contables sean adecuados.

XI.2.2. El Gerente de Control Interno debe:

XI.2.2.1. Supervisar las actividades para verificar las acciones de revisión relativas al proceso de conciliación entre los sistemas operativos y contables.

XI.2.2.2. Validar que las acciones de verificación se realicen trimestralmente, o según se requiera.

XI.2.2.3. Solicitar por oficio a la Gerencia de Contabilidad las conciliaciones que se revisarán.

XI.2.2.4. En caso de que el Subgerente de Control Interno 2 le reporte diferencias significativas en las conciliaciones, solicitar a la Gerencia de Contabilidad y/o áreas responsables de las conciliaciones que documenten las causas de dichas diferencias.

XI.2.3. El Subgerente de Control Interno 2 debe:

XI.2.3.1. Revisar trimestralmente o cada que se requiera, la documentación soporte de las conciliaciones y verificar que no existan diferencias significativas entre los saldos operativos y los saldos contables.

XI.2.3.2. Seleccionar aleatoriamente las conciliaciones que serán revisadas conforme a la Matriz Contable.

XI.2.3.3. En el caso de que se detecten diferencias significativas en las conciliaciones, informar a su superior jerárquico.

XI.2.3.4. Verificar que las causas de las diferencias detectadas, están debidamente documentadas y aclaradas por parte de la Gerencia de Contabilidad y/o de las áreas responsables de las operaciones en cuestión.

XI.2.3.5. Integrar y conservar la documentación soporte de las revisiones que se realicen a los procesos de conciliación.


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



XI.3. Procedimiento

XI.3.1 Diagrama de flujo de la revisión del proceso de conciliación entre los sistemas operativos y contables

INICIO

3.0 Revisa la documentación soporte del proceso de

conciliación entre saldos operativos y saldos contables.

1.0 Selecciona aleatoriamente las operaciones que se

revisarán



2.0 Solicita las conciliaciones de las operaciones


4.0 Solicita información respecto de las diferencias

significativas en las conciliaciones



5.0 Recibe y analiza la información relativa a las

diferencias significativas en las conciliaciones

¿Hay diferencias?

Sí

No


7.0 Integra documentación soporte

A

A

¿Se requiere información adicional?

No

Sí

FIN

6.0 Recibe y revisa el reporte de la verificación de las

conciliaciones


A


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



XI.3.2 Descripción de actividades para la revisión del proceso de conciliación entre los sistemas operativos y contables

Responsable No Actividad Documento de trabajo

Entregable Tiempo

Subgerente Control Interno 2

1.0 Selecciona aleatoriamente las operaciones que se revisarán

1.1 Genera un listado actualizado de las conciliaciones del Banco conforme a la Matriz Contable.

Listado actualizado

1.2 Selecciona aleatoriamente las conciliaciones del trimestre inmediato anterior que se revisarán.

Listado con las conciliaciones seleccionadas

1.3 Remite al Gerente de Control Interno el listado de las conciliaciones seleccionadas.


2.0 Solicita las conciliaciones de las operaciones

Trimestralmente

2.1 Revisa el listado de las conciliaciones seleccionadas.

2.2 Solicita, mediante oficio, a la Gerencia de Contabilidad copia de las conciliaciones seleccionadas.

Oficio


3.0 Revisa la documentación soporte del proceso de conciliación entre saldos operativos y saldos contables

Trimestralmente

3.1 Verifica si existen diferencias significativas entre los saldos operativos y los saldos contables proporcionados por


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



la Gerencia de Contabilidad.

3.2 ¿Hay diferencias significativas?

Sí, continúa paso 4.0 No, continúa paso 6.0


4.0 Solicita información respecto de las diferencias significativas en las conciliaciones

4.1 Solicita, mediante oficio, a la Gerencia de Contabilidad y a las áreas responsables de los procesos en cuyas conciliaciones se identificaron diferencias significativas, que documenten las causas de las mismas.

Oficio


5.0 Recibe y analiza la información relativa a las diferencias significativas en las conciliaciones

5.1 Verifica que las causas de las diferencias significativas detectadas fueron debidamente documentadas por la Gerencia de Contabilidad y/o por las áreas responsables de las operaciones en cuestión.

5.2 Reporta al Gerente de Control Interno los resultados de la revisión de las diferencias significativas

Trimestralmente

6.0 Recibe y revisa el reporte de la


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017




verificación respecto de las diferencias significativas

6.1 ¿Se requiere información adicional?

Sí, regresa paso 4.0 No, continúa paso 6.2

6.2 Se informa a la Gerencia de Contabilidad del resultado del análisis de la conciliación integral.


7.0 Integra documentación soporte

7.1 Integra y conserva la documentación soporte de la revisión realizada al proceso de conciliación.

Soporte documental archivado en expediente y Portal de Colaboración



Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



Sección XII. Evaluación de controles

XII.1. Descripción Procedimiento Descripción / Responsables

Evaluación de controles

Evaluar sí cada control que se aplica es suficiente para evitar la materialización de los riesgos identificados y minimizar el impacto de sus consecuencias. Dirección de Contraloría Interna, Gerencia de Control Interno y Subgerencia de Control Interno 1.

XII.2.Directrices Las siguientes directrices señalan las condiciones que permitirán a la Dirección de Contraloría Interna evaluar inicialmente sí los controles existentes son suficientes y contribuyen a disminuir la probabilidad de ocurrencia o el impacto de las consecuencias respecto de los riesgos identificados.

XII.2.1. Se comprueba la existencia o no de controles para cada uno de los factores de riesgo y, en su caso, para sus efectos.

XII.2.2. Se describen los controles existentes para administrar los factores de riesgo y, en su caso, para sus efectos.

XII.2.3. Se determina el tipo de control: preventivo, correctivo y/o detectivo.

XII.2.4. Se identifica en los controles lo siguiente:

Deficiencia: Cuando no reúna alguna de las siguientes condiciones:

Está documentado: Que se encuentra descrito.

Está formalizado: Se encuentra autorizado por servidor público facultado.

Se aplica: Se ejecuta consistentemente el control, y

Es efectivo. Cuando se incide en el factor de riesgo, para disminuir la probabilidad de ocurrencia.

Suficiencia: Cuando se cumplen todos los requisitos anteriores y se cuenta con el número adecuado de controles por cada factor de riesgo.

XII.2.5. Se determina si el riesgo está controlado suficientemente, cuando todos sus factores cuentan con controles suficientes.


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



XII.3. Procedimiento El presente procedimiento comienza inmediatamente después de las actividades para determinar el Grado de impacto y la Probabilidad que conforman el apartado II.1.2 Evaluación del documento interno de Políticas y procedimientos para la administración de riesgos operacionales de Banobras.

XII.3.1 Diagrama de Flujo

INICIO

4.0 Describe los controles existentes

1.0 Entrega de la matriz de riesgos operacionales

Director de Administración de Riesgos

Subgerencia de Control Interno 1

3.0 Orienta en el llenado de la matriz de controles

Personal de las Direcciones Generales Adjuntas

FIN

¿El factor de riesgo tiene controles?

Sí

¿Cumple con todas las condiciones?


2.0 Comprueba la existencia de controles


5.0 Identifica la deficiencia o suficiencia del control


6.0 Informa la determinación sobre el riesgo


7.0 Califica los riesgos después de controles

No

A

A

Calificación del control

Suficiente

Calificación del control

Deficiente

Sí No


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



XII.3.2 Descripción de Actividades

Responsable No Actividad Documento de trabajo

Entregable Tiempo

Inicio del Procedimiento


1.0 Entrega de la matriz de riesgos operacionales

1.1 Proporciona mediante oficio o correo el documento electrónico con la matriz de riesgos y factores identificados.

Matriz de riesgos operacionales

(Archivo en Excel)


2.0 Comprueba la existencia de controles

2.1 Revisa la matriz de riesgos y factores identificados para verificar que existan controles para cada uno de los factores de riesgo.

2.2 ¿El factor de riesgo tiene controles? Sí, se determinan los controles con Suficiente, y continua paso 3.0 No, se determinan los controles con Deficiente, y continua paso 6.0


3.0 Orienta en el llenado de la matriz de controles

3.1 Brinda asesoría para el llenado de la matriz de controles y las terminologías utilizadas.


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



Personal de las Direcciones Generales Adjuntas

4.0 Describe los controles existentes

4.1 Realiza una descripción detallada de los controles existentes e integra en la matriz de controles la información necesaria para documentarlos, entre la que se encuentra:

Clasificación Tipo Frecuencia Responsable Evidencia


5.0 Identifica la deficiencia o suficiencia del control

5.1 Realiza la valoración de los controles de acuerdo con la existencia o falta de las siguientes condiciones:

Está documentado

Está formalizado

Se aplica Es efectivo

5.2 ¿Cumple con todas las condiciones? Sí, se determinan los controles con Suficiente, y continua paso 6.0 No, se determinan los controles con Deficiente, y continua paso 6.0


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017




6.0 Informa la determinación sobre el riesgo

6.1 Envía mediante oficio o correo el documento electrónico los resultado de la valoración sobre sí los riesgos están controlados suficientemente.

Matriz de controles

(Archivo en Excel)


7.0 Califica los riesgos después de controles

7.1 Realiza la valoración final del impacto y probabilidad para cada riesgo.

Matriz de riesgos y controles (Archivo

en Excel)



Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



Sección XIII. Función de Cumplimiento Normativo

XIII.1.Descripción Procedimiento Descripción / Responsables

Función de Cumplimiento

Normativo

El procedimiento tiene los siguientes objetivos: Garantizar que la Institución, en la realización de sus operaciones,

cumpla con la normatividad aplicable. Asesorar y asistir al personal responsable de las operaciones,

procesos y/o subprocesos correspondientes en la aplicación y cumplimiento de la normatividad aplicable.

Dar seguimiento, controlar, y evaluar regularmente, las medidas y/o procedimientos establecidos para atender la normativa aplicable.

Dirección de Contraloría Interna, Gerencia de Control Interno y Subgerencia de Control Interno 1, 2 y 3.

XIII.2.Lineamientos Generales La función de Cumplimiento Normativo debe:

II.1. Informar a las áreas de Banobras respecto de los requerimientos o cambios a la normativa aplicables a la Institución.

II.2. Dar seguimiento y, en su caso, coordinar la implementación en tiempo y forma de los requerimientos.

II.3. Fungir como contacto entre las áreas involucradas y las entidades emisoras de normativas.


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



XIII.3. Procedimiento

XIII.3.1. Diagrama de Flujo

INICIO

Diario Oficial de la Federación

3. Envía requerimiento de atención a los responsables de su atención

1. Identifica nueva normativa o actualizaciones

Subgerente de Control Interno 1,2 y3


2. Valida la Información

Gerente de Control Interno /Subgerente de Control Interno

1,2 y 3


1,2 y 3

FIN

4. Apoya en la elaboración del programa de trabajo

¿Hay normativa aplicable?

Sí

¿Los responsables requieren apoyo para la

elaboración del programa de trabajo?

Sí


1,2 y 3

5. Da seguimiento al programa de trabajo

No

No


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



XIII.3.2. Descripción de Actividades para la función de Cumplimiento Normativo


Entregable Tiempo

Subgerentes de Control Interno 1, 2 y 3

1.0 Identifica normativa nueva o actualizaciones.

1.1 Con base en el correo electrónico de difusión del Diario Oficial de la Federación que diariamente envía la Dirección de Consultoría Jurídica, se analiza si hay nueva normativa o actualizaciones aplicables a Banobras.

Diario Oficial Diariamente

1.2 ¿Hay normativa aplicable? Sí, continua actividad 1.3 No, fin del procedimiento

1.3 Cumplimenta formato de Análisis de Cumplimiento Normativo (Anexo 3)

Por evento

1.4 Remite formato de Análisis de Cumplimiento Normativo (Anexo 3) al Gerente de Control Interno para su validación y al Director de Contraloría Interna para su conocimiento.

Por evento


2.0 Valida la información.

2.1 Valida formato de Análisis de Cumplimiento Normativo (Anexo 3), solicita el apoyo de otras áreas en caso de ser necesario y solicita la elaboración del requerimiento para solicitar al dueño(s) del proceso(s) y subproceso(s) la atención de la normativa y el establecimiento de un programa de trabajo.

Por evento

3.0 Envía requerimiento de atención a los responsables.


3.1 Elabora requerimiento para solicitar al dueño(s) del proceso(s) y subproceso(s) la atención de la normativa y el establecimiento de un programa de trabajo. Nota1: Al correo se adjunta el formato de Análisis de

Correo Electrónico / Oficio

Por evento


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017




Entregable Tiempo

Cumplimiento Normativo (Anexo 3) validado. Nota 2: En caso de que existan plazos establecidos para su cumplimiento, éstos se especifican en el requerimiento, para consideración de los responsables. Nota 3: Se debe informar al destinatario(s) que de ser necesario se podrán organizar reuniones de trabajo para la elaboración conjunta del programa de trabajo.

Director de Control Interno

3.2 Envía requerimiento Por evento

3.3 Recibe respuesta Correo electrónico /Oficio

Por evento

3.4 ¿Los responsables requieren apoyo para la elaboración del programa de trabajo? Sí, continua actividad 4 No, continua actividad 5

Subgerentes de Control Interno 1, 2 y 3 / Gerente de Control Interno

4.0 Apoya en la elaboración del programa de trabajo.

4.1 Programa reuniones de trabajo con los responsables.

Por evento

4.2 Brinda asesoría a los responsables en la elaboración de un programa de trabajo que atienda los requerimientos normativos. Nota: En caso de considerarse necesario, se realizará una consulta formal a la entidad emisora de la normativa, para lo cual se solicitará el apoyo del área jurídica de Banobras.

Por evento

4.3 Genera programa de trabajo en conjunto con los responsables.

Programa de trabajo

Por evento

5.0 Da seguimiento al programa de trabajo.


5.1 Aprueba el programa de trabajo Programa de trabajo


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017




Entregable Tiempo


5.2 Determina la temporalidad del seguimiento al programa de trabajo.

Por evento


5.3 Da seguimiento al programa de trabajo y verifica su cumplimiento.

Conforme a

lo determinado

en la actividad 5.1

5.34 Informa los resultados del seguimiento al Gerente de Control Interno y al Director de Contraloría Interna.

Correo electrónico



Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



Sección XIV. Anexos

Anexo 1. Definiciones Término Definición

Agenda de Control Interno (ACI)

Son concebidas como una herramienta de autoevaluación en materia de control interno cuya finalidad es permitir al personal que realiza las actividades sustantivas en cada proceso, asegurar la adecuada realización de sus actividades. Se integra de reactivos asociados a un proceso.

Base de datos para el control de acciones a implementar

Archivo electrónico de Excel que se encuentra en el portal de colaboración de la Dirección de Contraloría y Procesos, en la intranet de Banobras, en el cual se administran las medidas correctivas o preventivas y controles a implementar para subsanar las deficiencias detectadas, por las instancias de supervisión y fiscalización, así como por el Consejo Directivo y Comité de Auditoría.

Acción de control

Actividad determinada e implantada por el Director General y demás servidores públicos de la Institución para alcanzar los objetivos institucionales, prevenir y administrar los riesgos identificados.

Documento Normativo

Documento que implica que su aplicación es obligatoria y se emite para mejorar la gestión de Banobras, dar cumplimiento a alguna ley, norma o disposición oficial, entre otros motivos.

Deficiencia del Sistema de Control Interno

Problemática detectada por las instancias de supervisión o fiscalización, con sus respectivas recomendaciones preventivas y/o correctivas, así como las sugerencias y acciones derivadas de los acuerdos de Consejo Directivo y Comité de Auditoría pendientes de atender por las áreas responsables de su implementación.

Instancias de supervisión o fiscalización

En singular o en plural, indistintamente se entenderá por Entidad u Órgano de fiscalización o Supervisión, a la ASF, SFP, Banxico, CNBV, OIC en Banobras, y Despachos Externos de Auditoría designados por la SFP.

Herramientas de Autoevaluación de Control Interno

Son mecanismos que permiten la autoevaluación de los procesos, mediante el diseño y aplicación de controles, entre ellas, las Agendas de Control Interno.

Manual General de Organización de Banobras

Es el documento que está integrado por cada uno de los Manuales de Organización de las Direcciones de Área del Banco. Contiene, en forma ordenada y sistemática, la información sobre la estructura de organización, misión, objetivos y funciones de una Dirección de Área.

Matriz Contable Relación de los elementos de control de cifras contables versus operativas que se llevan a cabo, indicando el tipo de control, los elementos de control, la periodicidad, y el responsable de ejecución y de validación.

Medida correctiva

Actividad a realizar para subsanar las deficiencias en los procesos de Banboras, que se derivan de las observaciones y recomendaciones determinadas por las instancias de supervisión y fiscalización, así como de


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



Término Definición las sugerencias o acciones derivadas de los acuerdos que sobre el sistema de control interno emiten el Consejo Directivos y el Comité de Auditoría.

Medida preventiva

Actividad a realizar para prevenir que vuelva a ocurrir la deficiencia subsanada.

Otras Instancias de Fiscalización

Banobras como integrante de la Administración Pública Federal está sujeto a la fiscalización por parte de Despachos Externos designados por la Secretaría de la Función Pública, la propia Secretaría de la Función Pública a través de sus áreas encargadas de Auditoría y Control y otros Despachos Externos encargados de la fiscalización con motivo de las operaciones que realiza en su carácter de Agente financiero, Prestamos con Organismos Bilaterales, Multilaterales y Fideicomisos, generándose los respectivos informes de resultado que en algunos casos contemplan observaciones con sugerencias y recomendaciones para subsanar las problemáticas detectadas.

Reactivos de la Agenda de Control Interno

Los reactivos de estas agendas son preguntas que pretenden identificar el comportamiento de la operación en diversos puntos de control. Dichas preguntas deben ser construidas de manera coordinada con los propietarios de los procesos, a partir de las actividades sustantivas del proceso, para dar cumplimiento a las medidas y controles establecidos en el respectivo Manual Operativo.

Sistema de Control Interno

EI Sistema de Control lnterno establece las directrices y lineamientos generales que enmarcan las acciones y responsabilidades de todo el personal del Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S,N.C. (Banobras), quienes son el elemento central sobre el que recae la función primaria del control de los procesos básicos del Banco, para incidir en el cumplimiento de la misión y el logro de los objetivos y metas institucionales. Para Banobras, el Sistema de Control lnterno es un proceso dinámico en el que participan el Consejo Directivo, Comisarios, el Comité de Auditoría, la Dirección General y todos los funcionarios y empleados de la Institución.

Análisis de Impacto al Negocio - BIA

Proceso de análisis de funciones de una organización y los efectos que una interrupción podría tener sobre ellos. Comúnmente se hace referencia a este concepto como BIA por sus siglas en inglés.

Registro de auditoría

Información que contiene un registro de las actividades realizadas por un usuario en un sistema.

Bitácora de auditoría

Conjunto de registros de auditoría que tienen como finalidad, servir para la reconstrucción de hechos a partir de una serie de eventos.


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



Anexo 2. Base de datos para el control de acciones por implementar


Día Mes Año

17 07 2017



Elaboró: EMA



27 02 2017



Anexo 3. Formato de Análisis de Cumplimiento Normativo

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA ...

Documents

Transcript of MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA ...