MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE DDI 2017€¦ · responsable un órgano o unidad administrativa; se...

ASAMBLEA NACIONAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL 2017

Introducción

Generalidades

Base Legal

Definición y Conceptos

Estructura Organizativa

Funciones y Objetivos

Procedimientos Administrativos

Mapeo

Anexos

DIRECTIVA

H.D. YANIBEL ÁBREGO SMITH PRESIDENTA H.D. JORGE IVÁN ARROCHA PRIMER VICEPRESIDENTE H.D. GABRIEL SOTO MARTINEZ SEGUNDO VICEPRESIDENTE LIC. FRANZ O. WEVER Z. SECRETARIO GENERAL LIC. ANELIS BERNAL SUBSECRETARIA GENERAL

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

LIC. LUZ MARINA NAVARRO GUTIÉRREZ

DIRECTORA

PERSONAL TÉCNICO

LIC.MARKELDA CAÑIZALES ANALISTA

LIC.BERTA HISLOP ANALISTA

LIC.MELINA OROCÚ ANALISTA

LIC. CARMEN DÍAZ ANALISTA

TEC.GLORIA GIL ASISTENTE ADMINISTRATIVA

SEÑORA MATILDE BUSTAMANTE SECRETARIA

REVISADO POR: DEPARTAMENTO DE REVISIÓN Y CORRECCIÓN DE ESTILO DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA EN ASUNTOS PLENARIOS

LIC. MIRNA VARGAS CORRECTORA

ÍNDICE

Páginas

Introducción I. Generalidades 1

1.1. Objetivo del Manual 1

1.2.Ámbito de aplicación y alcance 1

II. Base legal de la Dirección de Desarrollo Institucional 1

III. Definición y conceptos 2

IV. Organigrama de la Dirección de Desarrollo Institucional 5

V. Objetivo y funciones 6

Procedimiento para la elaboración del Plan Operativo Anual de la Institución (F-01A). 13 Mapeo 16

Procedimiento: elaboración de los informes de avance mensual (F-02A). 17 Mapeo 19 Elaboración del informe de Evaluación Semestral de las actividades y proyectos del área técnica y administrativa de la Institución (F-03A) 20 Mapeo 23

Reestructuración organizativa por unidad 24

Flujograma 27 Actualización del Manual de Organización y Funciones de la Asamblea Nacional 28 Mapeo 30 Elaboración de los manuales de procedimientos administrativos de la Asamblea Nacional 31 Mapeo 33 Elaboración de manuales de procedimientos administrativos mediante oficio/auditorías 34 Mapeo 36 Actualización de los manuales de procedimientos administrativos de la Asamblea Nacional 37 Mapeo 39

VI. PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS

Actualización de formularios e instructivos de uso corriente de la Asamblea Nacional 40 Mapeo 42 Revisión y/o elaboración de formularios e instructivos de uso corriente de la Asamblea Nacional 43 Mapeo 45

Anexo #1 Plan Operativo Anual (F-01A). 47 Instructivo 48 Anexo #2 Informe de Avance de Actividades y Proyectos (F-02A). 49 Instructivo 50

Anexo #3 Informe de Evaluación Semestral de las Actividades y Proyectos (F-03A). 52 Instructivo 53

Firma de autorización 55

VII. FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS

OTROS

INTRODUCCIÓN

El presente Manual tiene como propósito establecer, de manera clara y precisa, los

diferentes procedimientos administrativos de la Dirección de Desarrollo Institucional, de

acuerdo con las funciones encomendadas y los servicios que ofrece.

Este documento describe, de forma detallada, los procedimientos generales que esta

Dirección utiliza para el cumplimiento de sus funciones, del mismo modo, de las Unidades

Administrativas de la Institución involucradas en estos procesos.

En este sentido, los procesos descritos en este Manual se presentan con sus respectivos

flujogramas, formularios e instructivos, de manera tal que constituye un instrumento que

facilita la comprensión y ejecución de las funciones de esta Dirección.

Es importante destacar la valiosa colaboración de todo el personal que aquí labora y que ha

sido un factor determinante para la realización de este documento.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL 2017

ASAMBLEA NACIONAL DE PANAMÁ Página 1

I. GENERALIDADES

I. GENERALIDADES

La Dirección de Desarrollo Institucional, en aras del mejoramiento de las funciones de la Asamblea Nacional, revisa constantemente los sistemas, estructuras y procedimientos y su actualización; además de confeccionar y actualizar los manuales de procedimientos, ya que es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en las áreas técnicas y administrativas de la Institución. De igual manera, el Plan Operativo Anual (POA), como instrumento administrativo, apoya el quehacer institucional; está considerado como un documento fundamental para la coordinación, dirección, evaluación y control administrativo, así como para consulta en el desarrollo cotidiano de actividades y acciones operacionales que deben seguirse para llevar un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades programadas en orden lógico y en tiempo oportuno.

Por lo anteriormente mencionado, es importante que todo documento confeccionado por la Dirección de Desarrollo Institucional debe ser revisado y corregido por la Dirección Nacional de Asesoría en Asuntos Plenarios, debido a que estos serán publicados en la página Web de la Asamblea Nacional, conforme a lo establecido en la Ley 6 de 22 de enero de

2002, que dicta normas para la transparencia en la gestión pública, establece la acción de Habeas Data y dicta otras disposiciones.

1.1. Objetivo del manual Contar con un instrumento de control que nos ayude a elevar la eficiencia y productividad institucional y que garantice el cumplimiento de las actividades realizadas por las diferentes unidades administrativas de la Asamblea Nacional.

1.2. Ámbito de aplicación

El presente Manual se aplica a todas las áreas que conforman la estructura orgánica de la Asamblea Nacional. Este documento define los procedimientos que deben cumplirse de manera obligatoria para todos los usuarios que intervienen en los procesos.

II. BASE LEGAL Constitución Política de la República de Panamá de 1972, reformada por los Actos Reformatorios de 1978, por el Acto Constitucional de 1983 y los Actos Legislativos 1 de 1993 y 2 de 1994; y por el Acto Legislativo No. 1 de 2004.

Ley 16 de 17 de febrero de 1998, Por la que se reforma el Texto Único del Reglamento Orgánico del Régimen Interno de la Asamblea Legislativa (G. O. 23,539 de 11 de mayo de 1998).

Ley °6 de 22 de enero de 2002, por la cual se dicta las normas para la transparencia en la gestión pública.



Mediante Resolución Nº 72 del 11 de julio del año 2000, fue creada la Unidad de Desarrollo Institucional, adscrita al Despacho de la Presidencia como Unidad Asesora y Consultiva con sus respectivas funciones.

Ley °6 de 22 de enero de 2002, por la cual se dicta las normas para la transparencia en la gestión pública.

Mediante Resolución Nº 72 del 11 de julio del año 2000, fue creada la Unidad de Desarrollo Institucional, adscrita al Despacho de la Presidencia como Unidad Asesora y Consultiva con sus respectivas funciones.

Posteriormente fue elevada a Dirección de Desarrollo Institucional bajo la Resolución Nº 47 de 5 de agosto de 2010, la cual modifica la estructura organizativa de la Institución.

Esta Dirección está ubicada en el Nivel Coordinador dentro de la Estructura Organizativa, de la Asamblea Nacional, conformada por tres (3) Departamentos, los cuales son: Departamentos de Planificación y Proceso Departamento de Proyectos Especiales. Departamento de Gestión de Calidad. III. DEFINICIONES Y CONCEPTOS 1. Acumulado: Es el proceso por el cual se van sumando elementos, que pueden ser iguales o de diferentes tipos.

2. Actividad: Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un programa o subprograma de

operación, que consiste en la ejecución de ciertos procesos o tareas (mediante la utilización de los recursos humanos, materiales, técnicos, y financieros asignados a la actividad con un costo determinado), y que queda a cargo de una entidad administrativa de nivel intermedio o bajo.

3. Avance: Hace referencia al acto y el resultado de avanzar: desplazarse hacia adelante; anticipar, aumentar o mejorar algo.

4. Cantidad: Es la porción que existe de algo, que es capaz de ser medido y numerado; por ejemplo, objetos, personas, dinero, entre otros.

Una cantidad es la asignación, usualmente numérica, de una magnitud matemática a una propiedad medible que admite grados de comparación y representa, o bien un contaje del número de elementos de un conjunto, o bien el resultado de una medición física de una magnitud.

5. Control: Proceso cuyo objetivo es la detección de logros y desviaciones para evaluar la ejecución de programas y acciones, así como aplicar las medidas correctivas necesarias.

La acción de control puede producirse permanente, periódica o eventualmente durante un proceso determinado o parte de este, a través de la medición de resultados.

6. Diagnóstico: El diagnóstico permite determinar en forma objetiva la dinámica y características actuales del proceso de ejecución de las funciones; a través de



este, podrán detectarse los aspectos relevantes y las deficiencias o desviaciones en el desarrollo de las acciones, sus causas y tendencias, así como su incidencia en el ámbito del control interno de la organización.

7. Eficacia: Es la capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos.

8. Eficiencia: Es el uso más racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo predeterminado.

9. Evaluación: Es la revisión detallada y sistemática de un proyecto, plan u organismo en su conjunto, con objeto de medir el grado de eficacia, eficiencia y congruencia con que está operando en un momento determinado para alcanzar los objetivos propuestos.

10. Distribución: Se denomina distribución al reparto de uno o varios elementos.

11. F-01A: Permite establecer las actividades y proyectos priorizados por las unidades ejecutoras, de acuerdo a las directrices recibidas por las altas autoridades de la Institución.

12. F-02A: Permite conocer las actividades y proyectos con su grado de avance, sus principales limitaciones, las propuestas de solución sugeridas por las mismas unidades ejecutoras, entre otra información relevante.

13. F-03A: Permite a cada Director y a las altas autoridades de la Institución, examinar y conocer de fuente directa las principales causas por las cuales se dio cumplimiento o no a las actividades y proyectos de cada Dirección.

14. Función: Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de una institución de cuyo ejercicio generalmente es responsable un órgano o unidad administrativa; se definen a partir de las disposiciones jurídico - administrativas.

15. Instructivo: Un instructivo es un texto que tiene como finalidad dar cuenta del funcionamiento de algo en particular.

16. Limitación: Es una acción de fijar límites o fronteras sobre alguien, algo o cosa que dificulta alguna circunstancia en la vida para su desarrollo normal en libertad. 17. Manual: Documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre diversos temas o procedimientos de una organización. 18. Manual de procedimiento: Se considera al manual de procedimientos como el instrumento que establece los mecanismos esenciales para el desempeño organizacional de las unidades administrativas. En él se definen las actividades necesarias que deben desarrollar los órganos de línea, su intervención en las diferentes etapas del proceso, sus responsabilidades y formas de participación; finalmente, proporciona información básica para orientar al personal respecto a la dinámica funcional de la organización. 19. Meta: Es un término con el que se le conoce a los objetivos o propósitos que por lo general una persona se plantea en la vida cotidiana. Cuando el componente de un



organismo cualquiera cumple con todos los parámetros establecidos de la tarea, obtendrá el resultado de su ejecución o meta. Las metas pueden ser, a su vez, una herramienta para aquellos procesos en los que se persigue la elaboración de un producto, la obtención de un conocimiento o el cumplimiento de una expectativa.

20. Norma. Ordenamiento imperativo y específico de acción que persigue un fin determinado, con la característica de ser rígido en su aplicación. 21. Observación: Es la técnica de recogida de la información que consiste básicamente, en observar, acumular e interpretar las actuaciones, comportamientos y hechos de las personas u objetos, tal y como las realizan habitualmente.

También se conoce como observación a la nota escrita que explica, aclara o corrige un dato, error o información que puede confundir o hacer dudar.

22. Operación: Acción de poner en marcha algo que ha sido previamente planeado y autorizado o que se ejecuta por rutina en el medio laboral. También se denomina operación a la actividad sustantiva de una institución relacionada directamente con el cumplimiento de los objetivos y metas de producción de bienes y/o servicios.

23. Planificación: Es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de

los objetivos. Incluye un principio de aplicación, racionalización, relacionada con el cumplimiento de la máxima: “Eficacia y eficiencia”.

24. Porcentaje: Número o cantidad que representa la proporcionalidad de una parte respecto a un total que se considera dividido en cien unidades. 25. Procedimiento: Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. 26. Proyectos: Es el conjunto de actividades concretas, interrelacionadas y coordinadas entre sí, que se realizan con el con el fin de producir determinados bienes y servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas.

27. Unidad administrativa: Cada uno de los órganos que integran una institución, con funciones y actividades propias que se distinguen y diferencian entre sí. Se conforman a través de una estructura orgánica específica y propia. Es aquella a la que se le confieren atribuciones específicas en el instrumento jurídico correspondiente.

28. Validar: Dar validez; calidad de válido.



IV. ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTTITUCIONAL



V. OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

OBJETIVO

Brindar a la Institución asesoría técnica

especializada en materia de estructuras,

funciones, procedimientos, métodos y

sistemas de trabajo, basándose en

parámetros de excelencia en calidad de

gestión dentro del marco de la misión,

visión y normas de la entidad, para

coadyuvar al fortalecimiento y desarrollo

de la Asamblea Nacional en el logro de

sus objetivos.

FUNCIONES

Elaborar y mantener actualizado el

Manual de Organización y Funciones

y los Manuales de Procedimientos

Administrativos de la Asamblea

Nacional.

Asesorar a las comisiones

permanentes y a los honorables

diputados (as) en materia de

competencia de esta Unidad.

Conocer, estudiar, revisar y presentar

las alternativas de solución requeridas

sobre todos los asuntos de la

estructura organizativa y funciones de

la Institución.

Estudiar problemáticas específicas de

los procedimientos, métodos y

sistemas de trabajo, entre otros, y

presentar las alternativas de solución.

Asesorar, en la implementación de la

estructura organizativa, funciones,

procedimientos, métodos y sistemas

de trabajo que requiera la Institución

y darle su debido seguimiento.

Asesorar a las autoridades y

servidores de la Asamblea Nacional,

en materia de competencia de esta

Unidad, según sea requerido.

Asesorar, mantener y velar por el

adecuado funcionamiento del Sistema

de Planificación Administrativa en

sus etapas de programación,

seguimiento y evaluación del trabajo

en las dependencias de la Institución.

Implementar, asesorar y darle

seguimiento a las unidades de la

Entidad, en cuanto a los sistemas de

información gerencial e instrumentos

de programación, seguimiento y

evaluación del trabajo institucional.

Confeccionar, conjuntamente con la

unidad solicitante, los formularios de



control administrativo y técnicos con

sus respectivos instructivos, según

sean requeridos por la Institución.

Realizar investigaciones en las áreas

de competencia de la Unidad.

Elaborar el plan anual de trabajo de

sus actividades y proyectos.

Confeccionar los informes de

seguimiento sobre la ejecución de sus

labores.

Elaborar los informes de evaluación

de resultados.

Formular el anteproyecto de

presupuesto de la Unidad.

Las demás funciones que se le

asignen, afines a su área de

especialidad.

DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN Y PROCESOS

OBJETIVO

Establecer, coordinar y asesorar en

materia de planificación administrativa, de

estructura, procedimientos y sistemas

administrativos a todas las unidades

administrativas de la institución, en base a

calidad de gestión y de acuerdo con las

normas jurídicas que regulan el Órgano

Legislativo.

FUNCIONES

Participar en la elaboración de

políticas y planes estratégicos

administrativos para cada unidad

ejecutora.

Formular políticas, planes y estudios

técnicos para elaborar los procesos de

trabajo del área operativa y proponer

mejoras en los procesos

administrativos.

Revisar la estructura organizativa y

recomendar cambios de acuerdo con

los requerimientos de la Institución.

Monitorear los procedimientos

aprobados e implementados y

recomendar a la Secretaría General

procesos de trabajos efectivos y

oportunos.

Participar en la elaboración de los

indicadores de gestión administrativa.

Coordinar y participar en las jornadas

de divulgación de los manuales y

procedimientos administrativos a

nivel institucional.



Desarrollar las demás funciones que

le asignen y que sean afines a su área

de especialidad.

Elaborar el plan anual de trabajo de

sus actividades y proyectos.


seguimiento sobre la ejecución de sus

labores.

Elaborar los informes de evaluación

de resultados.


presupuesto de la Dirección.



especialidad.

DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE

CALIDAD

OBJETIVOS

Asegurar, establecer, implementar y

mantener los procesos necesarios para el

Sistema de Gestión de Calidad (S.G.C)

mediante la operación y control de los

procedimientos basados en las normas

ISO.

FUNCIONES

Coordinar, desarrollar, implantar y

evaluar el modelo de Gestión de la

Calidad Total de la Institución.

Definir el modelo de control para la evaluación de la calidad en la Institución.

Poner en marcha los planes

estratégicos de calidad, establecer y

monitorear los indicadores del

Sistema de Gestión de la Calidad.

Liderar, promover, facilitar y apoyar

las condiciones que permitan

implementar y/o mantener la ISO

9001/2000 en las diferentes unidades.

Implementar y mantener un Sistema

de Gestión de Calidad con ISO 9001

y certificar aquellos procesos y/o

servicios considerados estratégicos

por la Institución.

Organizar el flujo de informaciones

de la calidad, evidentemente, evaluar

el producto obtenido y, de ahí,

obtener el análisis de su calidad.

Programar las actividades de implantación.



Formular y presentar la propuesta de

la política de la calidad de la

organización para ser aprobada por la

Directiva de la Asamblea Nacional.

Estructurar el planeamiento de la

calidad, de tal forma que se pueden

concretizar las decisiones contenidas

en la política de la calidad de la

organización.

Incorporar los recursos necesarios y

suficientes a las acciones de ejecución

de los proyectos de la calidad.

Estructurar el control de la calidad a

partir del Planeamiento de la Calidad.

Implementar, mantener y asegurar la

mejora continua del Sistema de

Gestión de Calidad en la Dirección,

de conformidad con las normativas

nacionales e internacionales.

Implementar, mantener y asegurar la

mejora continua del Sistema de

Gestión de Calidad en la Dirección,

de conformidad con las normativas

nacionales e internacionales.

Colaborar en la implementación y

seguimiento de los sistemas de

control interno en la Dirección, bajo

sistema de calidad.

Elaborar y dar a conocer

documentación del Sistema de

Gestión de Calidad propia de la

Dirección, así como y supervisar que

se ponga en ejecución y se cumpla.

Revisar, registrar y custodiar toda la

documentación original de Gestión de

Calidad procedente de todos los

departamentos que conforman la

Dirección.

Distribuir y llevar control de todas las

copias controladas que se generan de

la documentación original de Gestión

de Calidad.

Revisar y dar seguimiento al

desarrollo del Plan de Capacitación

del personal en todo lo relacionado

con el Sistema de Gestión de Calidad.

Planificar y organizar reuniones y

actividades diversas relacionadas con

el funcionamiento del sistema de

gestión de calidad en junto con la

Dirección.

Planificar y llevar a cabo auditorías

de calidad internas en la Dirección,

analizar los resultados de estas y



supervisar que esos cambios se

ejecuten.

Coordinar la calidad y el desarrollo de

los recursos humanos de la Institución

en términos de la contribución que

prestan a la organización, o sea, a la

calidad de sus servicios.

Elaborar el plan anual de trabajo de sus actividades y proyectos.

Confeccionar los informes de seguimiento sobre la ejecución de sus labores.

Elaborar los informes de evaluación de resultados.

Formular el anteproyecto de presupuesto de la Dirección.

Las demás funciones que se le asignen, afines a su área de especialidad.

DEPARTAMENTO DE PROYECTOS ESPECIALES OBJETIVO Planear, programar y ejecutar proyectos

de obras especiales, así definidos por los

superiores jerárquicos, que contribuyan a

un adecuado desarrollo, mejor calidad y

efectividad en la gestión, con un

aprovechamiento óptimo en el manejo de

los recursos asignados de la Asamblea

Nacional.

FUNCIONES

Dirigir, diseñar, coordinar y

ejecutar programas y proyectos y

otras actuaciones de cooperación,

para el desarrollo todo ello, en el

marco del Contrato de Gestión,

que se apruebe de acuerdo a los

contenidos que establezcan los

planes, bajo los principios de

coherencia de políticas y

complementariedad de actores, que

recojan los planes institucionales.

Ejecutar y financiar programas y

proyectos de desarrollo con otras

agencias de cooperación y

desarrollo bilaterales y

multilaterales.

Adelantar gestiones de

cooperación técnica nacional e

internacional que requiera el

Departamento para el desarrollo de

los objetivos institucionales;

proponer su aprobación ante el

Secretario General, y llevar a cabo

la coordinación y trámites de estos.

Conocer los objetivos,

metodología y toda la información

referente al proyecto de



modernización de la Asamblea

Nacional.

Adelantar todos los trámites

necesarios para suscribir y

protocolizar el convenio.

Preparar propuestas / planes de

proyecto, negociaciones y

contratos.

Construir una infraestructura de

estándares, métodos, técnicas y

herramientas para poder producir

resultados de calidad, con alta

productividad.


seguimiento sobre la ejecución de

sus labores.

Elaborar los informes de

evaluación de resultados.


presupuesto de la Dirección.



especialidad.

Crear un conjunto de planes detalla-

dos y la línea de base del proyecto.

Elaborar el plan anual de trabajo

de sus actividades y proyectos.



VI. PROCEDIMIENTOS



ASAMBLEA NACIONAL SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL DE LA ASAMBLEA NACIONAL (F-01A).

VERSIÓN NO.3 P.A. AN/SG//DDI/17

FECHA: 23 DE ENERO DE 2017

VALIDADO POR: LICDA. LUZ MARINA NAVARRO

DOCUMENTADO POR: LICDA. BERTA HISLOP

OBJETIVO

Prestar el servicio de asesoría a las diferentes unidades administrativas y técnicas de la Institución para la debida elaboración del Plan de Operativo Anual (F-01A) con el respectivo formulario debidamente actualizado (Ver página 47)

UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONARIOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Responsable Descripción

DIRECCIÓN DE DESARROLLO

INSTITUCIONAL

Confecciona circular para la firma del Secretario General, la cual indica el inicio del proceso de elaboración del Plan Operativo Anual de las áreas técnicas y administrativas de la Asamblea Nacional.

SECRETARÍA GENERAL

Recibe circular, analiza viabilidad, aprueba y firma.

Remite original de la circular debidamente firmada, sellada y aprobada a la Dirección de Desarrollo Institucional para que se dé inicio al proceso de elaboración del Plan Operativo Anual.


INSTITUCIONAL

Recibe original de la circular firmada con su respectivo sello de la Secretaría General.

Reproduce varios ejemplares de la circular para ser entregadas y notificar a las Unidades Ejecutoras para que inicien el proceso de elaboración del Plan Operativo Anual (POA).




UNIDAD EJECUTORA

Recibe copia de la circular de la Secretaría General y firma formulario de entrega de correspondencia interna.


INSTITUCIONAL

Envía formulario F-01A actualizado, a través de correo electrónico a las Unidades Ejecutoras de la Institución, a fin de que elaboren su Plan Operativo Anual (POA).

Asesora y atiende las consultas de las Unidades Ejecutoras en la elaboración del Plan Operativo Anal (POA).

UNIDAD EJECUTORA

Elabora su Plan Operativo Anual en el formulario suministrado para estos efectos por la Dirección de Desarrollo Institucional y bajo su asesoramiento técnico.

Remite, a través de correo electrónico, el Plan Operativo Anual (POA) a la Dirección de Desarrollo Institucional.


INSTITUCIONAL

Recibe y revisa el Plan Operativo Anual enviado por las Unidades Ejecutoras de la Institución.

Verifica que el POA esté debidamente confeccionado.

Envía por correo electrónico a la Unidad Ejecutora el F-01A para que haga las correcciones pertinentes, si las hay.

UNIDAD EJECUTORA

Recibe el Plan Operativo Anual (POA), hace las correcciones sugeridas e imprime el documento.

Remite el Plan Operativo Anual (POA) a la Dirección de Desarrollo Institucional impreso y debidamente corregido.


INSTITUCIONAL

Recibe, organiza, compila la información y edita el documento.

Remite a través de nota el Plan Operativo Anual (POA) al Departamento de Revisión y Corrección de Estilo para su respectiva revisión y corrección.

DEPARTAMENTO DE

REVISIÓN Y CORRECCIÓN DE

ESTILO

Revisa el documento y lo corrige.

Remite el documento corregido a la Dirección de Desarrollo Institucional.


INSTITUCIONAL

Recibe y hace las correcciones sugeridas.

Envía por correo electrónico a las Unidades Ejecutoras el F-01ª para las respectivas firmas de le jefe y con el sello de la unidad.

UNIDAD EJECUTORA

Recibe e imprime el POA y el jefe de la unidad estampa su firma en el formulario con su respectivo sello.

Remite el F-01A a la Dirección de Desarrollo Institucional.





INSTITUCIONAL

Recopila la información y edita el documento.

Remite mediante nota a la Secretaría General para su aprobación y visto bueno para publicar el Plan Operativo Anual (POA) en la página Web de la Asamblea Nacional en la Sección de Transparencia.

SECRETARÍA GENERAL

Recibe la nota y revisa el documento.

Aprueba con visto bueno la nota y la devuelve a la Dirección de Desarrollo Institucional.


INSTITUCIONAL

Recibe la nota con el visto bueno y se procede a publicarlo en la página Web de la Institución.

Se remite a través de nota a la Dirección General de Administración y Finanzas para que autorice al Departamento de Imprenta a editar, imprimir y empastar o engargolar el POA.

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

Y FINANZAS/ DEPARTAMENTO DE

IMPRENTA

Recibe el documento con el visto bueno de la Dirección General de Administración y Finanzas.

Hace las impresiones, empasta o engargola el Plan Operativo Anual.

Envía el POA debidamente impreso a la Dirección de Desarrollo Institucional.


INSTITUCIONAL

Recibe los ejemplares impresos.

Confecciona nota para la Directiva de la Asamblea Nacional, Secretaría General, Dirección General de Administración y Finanzas y el Departamento de Biblioteca Parlamentaria para enviarle un ejemplar.

FIN DEL PROCESO

ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL DE LA ASAMBLEA NACIONAL (F-01A)

PROCEDIMIENTO

Confecciona circular para la firma del Secretario General la cual indica el inicio del proceso de

DIRECCIÓN DE DEASARROLLO INSTITUCIONAL

SECRETARÍA GENERAL UNIDAD EJECUTORA

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Confecciona circular para la firma del Secretario General, la cual indica el inicio del proceso deelaboración del Plan Operativo Anual de la Asamblea Nacional.

Revisa el documento, lo corrige y remite el documento corregido a la Dirección de Desarrollo Institucional.

Recibe circular, analiza viabilidad, aprueba, firma y remite original de la circular debidamente firmada,sellada y aprobada a la Dirección de Desarrollo Institucional para que se dé inicio al proceso deelaboración del Plan Operativo Anual .

Recibe, hace las correcciones sugeridas y lo envía por correo electrónico a las Unidades Ejecutoras el F-01A para las respectivas firmas del jefe y con el sello de la unidad.

Recibe original de la circular firmada con su respectivo sello de la Secretaría General y reproduce variosejemplares de la circular para ser entregadas y notificar a las Unidades Ejecutoras para que inicien elproceso de elaboración del Plan Operativo Anual.

Recibe e imprime el POA y el jefe de la unidad estampa su firma en el formulario con su respectivo sello y remite el F-01A ala Dirección de Desarrollo Institucional.

Recibe copia de la circular de la Secretaría General y firma formulario de entrega de correspondenciainterna.

Recopila la información, edita el documento y lo remite mediante nota a la Secretaría General para su aprobación y VistoBueno para publicar el Plan Operativo Anual (POA) en la página Web de la Asamblea Nacional, en la Sección deTransparencia.

Envía formulario F-01A actualizado, a través de correo electrónico a las Unidades Ejecutoras de laInstitución, a fin de que elaboren su Plan Operativo Anual y asesora y atiende las consultas de lasUnidades Ejecutoras en la elaboración del F-01A.

Recibe la nota, revisa el documento y aprueba con Visto Bueno la nota y la devuelve a la Dirección de DesarrolloInstitucional.

Recibe, organiza, compila la información y edita el documento y remite a través de nota el PlanOperativo Anual (POA) al Departamento de Revisión y Corrección de Estilo para su respectiva revisión y corrección.

Elabora su Plan Operativo Anual (F-01A) en el formulario suministrado para estos efectos por laDirección de Desarrollo Institucional y bajo su asesoramiento técnico y remite, a través de correoelectrónico, el Plan Operativo Anual (F-01A) a la Dirección de Desarrollo Institucional.

Recibe la nota con el Visto Bueno y se procede a publicarlo en la página Web de la Institución y remite a través de nota a laDirección General de Administración y Finanzas para que autorice al Departamento de Imprenta a editar, imprimir yempastar o engargolar el POA.

Recibe y revisa el Plan Operativo Anual enviado por las Unidades Ejecutoras de la Institución; Verifica

que el POA esté debidamente confeccionado y envía por correo electrónico a la Unidad Ejecutora el F-

01A para que haga las correcciones pertinentes, si las hay.

Recibe el documento con el Visto Bueno de la Dirección General de Administración y Finanzas, hace las impresiones,empasta o engargola el Plan Operativo Anual y envía el POA debidamente impreso a la Dirección de Desarrollo Institucional.

Recibe el Plan Operativo Anual (POA), hace las correcciones sugeridas e imprime el documento y remiteel Plan Operativo Anual (POA) a la Dirección de Desarrollo Institucional impreso y debidamentecorregido.

Recibe los ejemplares impresos, confecciona nota para la Directiva de la Asamblea Nacional, Secretaría General, DirecciónGeneral de Administración y Finanzas y el Departamento de Biblioteca Parlamentaria, para enviarle un ejemplar.



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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LOS INFORMES DE AVANCE MENSUAL (F-02A).






OBJETIVO:

Recopilar, revisar asesorar, corregir y verificar que la información vertida en el Informe de Avance Mensual (F-02A) de las actividades y proyectos ejecutados por las unidades administrativas y técnicas de la Institución estén acorde con la planificación contemplada en el POA (Ver página 49).


NOTA: 1). Los informes se entregan los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes a la Dirección de Desarrollo Institucional. Primero se envía a través del correo Outlook y cuando tengan su Visto Bueno, se envía el formulario del F-02A debidamente con su respectivo sello y firma a la Dirección de Desarrollo Institucional. 2). Los Informes de Avance Mensual reflejan el cumplimiento mensual de las actividades señaladas en el Plan Operativo Anual por las Unidades Ejecutoras de la Asamblea Nacional. 3). Si las Unidades Ejecutoras tienen duda sobre la elaboración del informe F-02A, pueden solicitar inducción a la Dirección de Desarrollo Institucional. También pueden hacer consultas telefónicas.



INSTITUCIONAL

Envía nota a las unidades administrativas y técnica de la Institución, a través de correo electrónico donde se le notifica el envío y seguimiento del Plan Operativo Anual, con su respectivo formulario actualizado del Informe de Avance Mensual de las actividades y proyectos.

UNIDADES EJECUTORAS

Revisan nota enviada, a través de correo Outlook con el formulario adjunto del Informe de Avance de las Actividades y Proyectos actualizados.

Elaboran sus Informes de Avances de las Actividades y Proyectos ejecutados durante el mes.

Remiten sus Informes de Avances de las Actividades y Proyectos a la Dirección de Desarrollo Institucional para su revisión y aprobación.





INSTITUCIONAL

Recibe y revisan los Informes de Avances de las Actividades y Proyectos de las Unidades Administrativas y Técnicas, de manera que se encuentren elaborado de forma correcta.

Envía a las Unidades Ejecutoras los Informes de Avances de las Actividades y Proyectos de las Unidades Administrativas y Técnicas, con las correcciones a realizar, a través del correo electrónico Outlook.

UNIDADES EJECUTORAS

Recibe y revisan los Informes de Avances de las Actividades y Proyectos de las Unidades Administrativas y Técnicas, con las correcciones sugeridas por la Dirección de Desarrollo Institucional y proceden a corregir sus informes.

Envía el informe corregido, a través de correo electrónico a la Dirección de Desarrollo Institucional.


INSTITUCIONAL

Recibe los Informes de Avance Mensual de las Unidades Ejecutoras, a través del correo electrónico.

Verifica que las Unidades Ejecutoras hayan realizado las correcciones solicitadas y, de ser así, otorga Visto Bueno.

Remite el informe por correo electrónico y comunica vía telefónica a la Unidad Ejecutora que pueden enviar de forma física en papel, sus informes con la firma y sello de aprobación del jefe de la Unidad Administrativa o Técnica a esta Dirección.

UNIDADES EJECUTORAS

Recibe vía correo electrónico el informe con las correcciones realizadas.

Envía Informe de Avance Mensual de actividades con firma y sello de aprobación del jefe de la Unidad a la Dirección de Desarrollo Institucional.


INSTITUCIONAL

Recibe original y copia del Informe de Avance Mensual de las Actividades y Proyectos por parte de la Unidad Ejecutora.

Se firma la copia en donde consta que se recibió el informe original de la Unidad Ejecutora.

FIN DEL PROCESO

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LOS INFORMES DE AVANCE MENSUAL (F-02A).

DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD EJECUTORA

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PROCEDIMIENTO

Envía nota a las unidades administrativas y técnicas de la Institución, a travésde correo electrónico, donde se le notifica el envío y seguimiento del PlanOperativo Anual, con su respectivo formulario actualizado del Informe deAvance Mensual de las actividades y proyectos.

Revisa el Informe de Avances de las Actividades y Proyectos con las correccionessugeridas por la Dirección de Desarrollo Institucional y proceden a corregir susinformes.

Revisan nota enviada, a través de correo electrónico con el formulario adjuntodel Informe de Avance de las Actividades y Proyectos actualizados.

Envían el informe corregido, a través de correo electrónico a la Dirección deDesarrollo Institucional.

Envía a las Unidades Ejecutoras los Informes de Avance Mensual con lascorrecciones a realizar, a través del correo electrónico.

Recibe original y copia del Informe de Avance Mensual de las Actividades yProyectos por parte de la Unidad Ejecutora y firma la copia en donde consta que serecibió el informe original de la Unidad Ejecutora.

Elabora el Informe de Avances de las Actividades y Proyectos ejecutadosdurante el mes.

Recibe los Informes de Avance Mensual de las Unidades Ejecutoras, a través delcorreo electrónico, y verifica que las Unidades Ejecutoras hayan realizado lascorrecciones solicitadas y de ser así, otorga Visto Bueno.

Remite el Informes de Avances de las Actividades y Proyectos a la Direcciónde Desarrollo Institucional para su revisión y aprobación.

Se comunica vía telefónica a la Unidad Ejecutora que pueden enviar, de forma físicaen papel, sus informes con la firma y sello de aprobación del jefe de la UnidadAdministrativa o Técnica a esta Dirección.

Rrevisa los Informes de Avances de las Actividades y Proyectos de las Unidades Administrativas y Técnicas, de manera que se encuentren elaborados de forma correcta.

Envían Informe de Avance Mensual de actividades con firma y sello de aprobacióndel jefe de la Unidad a la Dirección de Desarrollo Institucional.

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DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD EJECUTORA

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL INFORME DE EVALUACIÓN SEMESTRAL DE LAS ACTIVIDADES Y PROYECTOS DEL ÁREA TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA DE LA INSTITUCIÓN (F-03A)

VERSIÓN NO.3 P.A. AN/SG/DDI/17





OBJETIVO: Asesorar y coordinar con las Unidades Técnicas y Administrativas de la Institución los pasos a seguir para la elaboración y consolidación del Informe de Evaluación semestral de actividades y proyectos (F-03A) (Ver página 52).




INSTITUCIONAL

Confecciona circular para la firma del Secretario General, la cual indica el inicio del proceso de elaboración del Informe de Evaluación de actividades y proyectos (F-03A) de las áreas técnicas y administrativas de la Asamblea Nacional.

SECRETARÍA GENERAL

Recibe circular, analiza viabilidad, aprueba y firma.

Remite original de la circular debidamente firmada, sellada y aprobada a la Dirección de Desarrollo Institucional para que se dé inicio al proceso de elaboración del Informe de Evaluación semestral de las actividades y proyectos (F-03A).


INSTITUCIONAL

Recibe original de la circular firmada con su respectivo sello de la Secretaría General.

Reproduce varios ejemplares de la circular para ser entregadas y notificar a las Unidades Ejecutoras para que inicien el proceso de elaboración del Informe de Evaluación Semestral de actividades y proyectos (F-03A).




UNIDAD EJECUTORA



INSTITUCIONAL

Envía formulario F-03A actualizado, a través de correo electrónico a las Unidades Ejecutoras de la Institución, a fin de que elaboren Informe de Evaluación semestral de actividades y proyectos.

Asesora y atiende las consultas de las Unidades Ejecutoras en la elaboración del Informe de Evaluación Semestral de actividades y proyectos (F-03A).

UNIDAD EJECUTORA

Elabora el Informe de Evaluación semestral de actividades y proyectos (F-03A) en el formulario suministrado para estos efectos por la Dirección de Desarrollo Institucional y bajo su asesoramiento técnico.

Remite, a través de correo electrónico, el Informe de Evaluación Semestral de actividades y proyectos (F-03A) a la Dirección de Desarrollo Institucional.


INSTITUCIONAL

Recibe y revisa el Informe de Evaluación Semestral de actividades y proyectos (F-03A) enviado por las Unidades Ejecutoras de la Institución.

Verifica que el POA esté debidamente confeccionado.

Envía por correo electrónico a la Unidad Ejecutora el (F-03A) para que haga las correcciones pertinentes, si las hay.

UNIDAD EJECUTORA

Recibe el Informe de Evaluación de actividades y proyectos (F-03A), hace las correcciones sugeridas e imprime el documento.

Remite el Informe de Evaluación Semestral de actividades y proyectos (F-03A) a la Dirección de Desarrollo Institucional impreso y debidamente corregido.


INSTITUCIONAL

Recibe, organiza, compila la información y edita el documento.

Remite a través de nota el Informe de Evaluación Semestral de actividades y proyectos (F-03A) al Departamento de Revisión y Corrección de Estilo para su respectiva revisión y corrección.

DEPARTAMENTO DE


ESTILO

Revisa el documento y lo corrige.

Remite el documento corregido a la Dirección de Desarrollo Institucional.





INSTITUCIONAL

Recibe y hace las correcciones sugeridas.

Envía por correo electrónico a las Unidades Ejecutoras el Informe de Evaluación de actividades y proyectos (F-03A) para las respectivas firmas del jefe y con el sello de la unidad.

UNIDAD EJECUTORA

Recibe e imprime el Informe de Evaluación de actividades y proyectos (F-03A) y el jefe de la unidad estampa su firma en el formulario con su respectivo sello.

Remite el (F-03A) a la Dirección de Desarrollo Institucional.


INSTITUCIONAL

Remite mediante nota a la Secretaría General para su aprobación y Visto Bueno para publicar el Informe de Evaluación de actividades y proyectos (F-03A) en la página Web de la Asamblea Nacional en la Sección de Transparencia.

SECRETARÍA GENERAL

Recibe la nota y revisa el documento.

Aprueba con Visto Bueno la nota y la devuelve a la Dirección de Desarrollo Institucional.


INSTITUCIONAL

Recibe la nota con el Visto Bueno y se procede a publicarlo en la página Web de la Institución.

Se remite a través de nota a la Dirección General de Administración y Finanzas para que autorice al Departamento de Imprenta a editar, imprimir y empastar o engargolar el Informe de Evaluación de actividades y proyectos (F-03A).

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

Y FINANZAS/ DEPARTAMENTO DE

IMPRENTA

Recibe el documento con el Visto Bueno de la Dirección General de Administración y Finanzas.

Hace las impresiones, empasta o engargola el Informe de Evaluación de actividades y proyectos (F-03A).

Envía el Informe de Evaluación de actividades y proyectos (F-03A) debidamente impreso a la Dirección de Desarrollo Institucional.


INSTITUCIONAL

Recibe los ejemplares impresos.

Confecciona nota para la Directiva de la Asamblea Nacional, Secretaría General, Dirección General de Administración y Finanzas y el Departamento de Biblioteca Parlamentaria.

FIN DEL PROCESO

ELABORACIÓN DEL INFORME DE EVALUACIÓN SEMESTRAL DE LAS ACTIVIDADES Y PROYECTOSDEL ÁREA TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA DE LA INSTITUCIÓN (F-03A)

PROCEDIMIENTOConfecciona circular para la firma del Secretario General, la cual indica el inicio del proceso de elaboración delInforme de Evaluación de las actividades y proyectos de las unidades Técnicas y Administrativas de la AsambleaN i l

Revisa el documento, lo corrige y remite el documento corregido a la Dirección de Desarrollo Institucional.



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DEPAR TAMENTO DE REVISIÓN Y CORRECCIÓN DE

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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS /

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Recibe, organiza, compila la información, edita el documento y remite a través de nota el Plan Operativo Anual(POA) al Departamento de Revisión y Corrección de Estilo para su respectiva revisión y corrección.

Elabora su Informe de Evaluación de actividades y proyectos (F-03A) en el formulario suministrado para estosefectos por la Dirección de Desarrollo Institucional y bajo su asesoramiento técnico y remite, a través de correoelectrónico, el Informe de Evaluación de actividades y proyectos (F-03A) a la Dirección de DesarrolloInstitucional.

Recibe la nota con el Visto Bueno y se procede a publicarlo en la página Web de la Institución y remite através de nota a la Dirección General de Administración y Finanzas para que autorice al Departamento deImprenta a editar, imprimir y empastar o engargolar el (F-03A).

Recibe y revisa el Informe de Evaluación de las actividades y proyectos de las Unidades Técnicas yAdministrativas enviado por las Unidades Ejecutoras de la Institución; Verifica que el F-03A esté debidamenteconfeccionado y envía por correo electrónico a la Unidad Ejecutora el F-01A para que haga las correccionespertinentes, si las hay.

Recibe el documento con el visto bueno de la Dirección General de Administración y Finanzas, hace lasimpresiones, empasta o engargola el Informe de Evaluación de las actividades y proyectos de las unidadesTécnicas y Administrativasy envía el Informe de Evaluación de las actividades y proyectos de las unidadesTécnicas y Administrativas (F-03A), debidamente impreso a la Dirección de Desarrollo Institucional.

Recibe el Informe de Evaluación de las actividades y proyectos de las unidades Técnicas y Administrativas(F-03A), hace las correcciones sugeridas e imprime el documento y remite el (F-03A) a la Dirección de DesarrolloInstitucional impreso y debidamente corregido.

Recibe los ejemplares impresos, confecciona nota para la Directiva de la Asamblea Nacional, SecretaríaGeneral, Dirección General de Administración y Finanzas y el Departamento de Biblioteca Parlamentaria, paraenviarle un ejemplar.

Recibe original de la circular firmada con su respectivo sello de la Secretaría General y reproduce variosejemplares de la circular para ser entregadas y notificar a las Unidades Ejecutoras para que inicien el proceso deelaboración del Informe de Evaluación de las actividades y proyectos.

Recibe e imprime el Informe de Evaluación de las actividades y proyectos de las Unidades Técnicas yAdministrativas y el jefe de la unidad estampa su firma en el formulario con su respectivo sello y remite el F-03A a la Dirección de Desarrollo Institucional.


Recopila la información, edita el documento y lo remite mediante nota a la Secretaría General para suaprobación y visto bueno para publicar el Informe de Evaluación de las actividades y proyectos de las unidadesTécnicas y Administrativas (F-03A) en la página Web de la Asamblea Nacional, en la Sección deTransparencia.

Envía formulario F-03A actualizado, a través de correo electrónico a las Unidades Ejecutoras de la Institución, afin de que elaboren su Informe de Evaluación de las actividades y proyectos de las Unidades Técnicas yAdministrativas y asesora y atiende las consultas de las Unidades Ejecutoras en la elaboración del F-03A.

Recibe la nota, revisa el documento y aprueba con visto bueno la nota y la devuelve a la Dirección deDesarrollo Institucional.

Nacional.

Recibe circular, analiza viabilidad, aprueba, firma y remite original de la circular debidamente firmada, sellada yaprobada a la Dirección de Desarrollo Institucional para que se dé inicio al proceso de elaboración del Informe deEvaluación de las actividades y proyectos de las unidades Técnicas y Administrativas.

Recibe, hace las correcciones sugeridas y lo envía por correo electrónico a las Unidades Ejecutoras el F-03A para las respectivas firmas del jefe y con el sello de la unidad.



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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO REESTRUCTURACIÓN ORGANIZATIVA POR UNIDAD






OBJETIVO:

Establecer de forma sistemática los pasos para realizar la reestructuración organizativa de las unidades administrativas de la Asamblea Nacional.



UNIDAD SOLICITANTE

Solicita a la Dirección de Desarrollo Institucional a través de nota que realice un análisis de su estructura organizativa.


INSTITUCIONAL

Coordina reunión con el jefe de la unidad solicitante para determinar los cambios que desea realizar y analiza la viabilidad del mismo.

Elabora nota y la remite a la Secretaría General solicitando su autorización para elaborar el estudio correspondiente.

SECRETARÍA GENERAL

Recibe nota, revisa y autoriza la elaboración del estudio y remite con su respectivo visto bueno a la Dirección de Desarrollo Institucional.





INSTITUCIONAL

Recibe nota de la Secretaría General con Visto Bueno y aprobación de reestructuración organizativa de la Unidad Solicitante.

Elabora borrador de reestructuración organizativa y realiza reunión de trabajo con la Unidad Solicitante.

Levanta el proyecto de reestructuración organizativa y la remite a la Unidad Solicitante.

UNIDAD SOLICITANTE

Recibe la propuesta de reestructuración organizativa, analiza y efectúa las observaciones y sugerencias, si las hubiere, y la remite a la Dirección de Desarrollo Institucional.


INSTITUCIONAL

Recibe y adecua el documento, de acuerdo con las sugerencias y observaciones de la unidad solicitante y elabora el Proyecto de Resolución de reestructuración organizativa de la unidad solicitante.

Remite, a través de nota a la Dirección Nacional de Asesoría Legal en Asuntos Administrativos, el Proyecto de Resolución de reestructuración administrativa, con el respectivo adjunto, para que realice el correspondiente análisis jurídico.

DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA LEGAL

EN ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

Recibe nota con su adjunto y realiza el análisis técnico jurídico del proyecto.

Remite a la Dirección de Desarrollo Institucional el Proyecto de Resolución debidamente analizado y corregido.


INSTITUCIONAL

Recibe el Proyecto de Resolución enviado por la Dirección Nacional de Asesoría Legal en Asuntos Administrativos.

Presenta el proyecto de Resolución de reestructuración administrativa a la Secretaría General, a través de nota.

SECRETARÍA GENERAL

Recibe el Proyecto de Resolución y realiza reunión con la Unidad Solicitante y la Dirección de Desarrollo Institucional.

Analiza su viabilidad y presenta el Proyecto de Resolución de reestructuración administrativa a la Directiva de la Asamblea Nacional.




DIRECTIVA

Recibe, analiza viabilidad, aprueba con visto bueno y remite Resolución de reestructuración administrativa y la envía a la Secretaría General.

SECRETARÍA GENERAL

Recibe la Resolución de reestructuración administrativa, le asigna número y la remite nuevamente a la Directiva de la Asamblea Nacional para las firmas correspondientes.

DIRECTIVA

Recibe y firma la Resolución y la remite a la Secretaría General.

SECRETARÍA GENERAL

Recibe y a su vez remite Resolución con las firmas y sello a la Dirección de Desarrollo Institucional.

DIRECCION DE DESARROLLO

INSTITUCIONAL

Recibe original de la Resolución aprobada.

Verifica los cambios.

Remite copia de la Resolución a la Unidad Solicitante.

Archiva Resolución original y distribuye copia a las Direcciones.

Actualiza el Manual de Organización y Funciones de la Asamblea Nacional.

FIN DEL PROCESO

PROCEDIMIENTO

REESTRUCTURACIÓN ORGANIZATIVA POR UNIDAD

Recibe nota con su adjunto y realiza el análisis técnico jurídico del proyecto y remite a la Dirección deSolicita a la Dirección de Desarrollo Institucional a través de nota que realice un análisis de su

UNIDAD SOLICITANTE DIRTECTIVA DE LA ASAMBLEA NACIONAL

DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA LEGAL EN ASUNTOS SECRETARÍA GENERAL


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Desarrollo Institucional el Proyecto de Resolución debidamente analizado y corregido.

Recibe el Proyecto de Resolución enviado por la Dirección Nacional de Asesoría Legal en AsuntosAdministrativos y presenta el proyecto de Resolución de reestructuración administrativa a la Secretaría General,a través de nota.

Realiza reunión con la Unidad Solicitante y la Dirección de Desarrollo Institucional, y analiza su viabilidad ypresenta el Proyecto de Resolución de reestructuración administrativa a la Directiva de la Asamblea Nacional.

estructura organizativa.

Coordina reunión con el jefe de la Unidad Solicitante para determinar los cambios que desearealizar y analiza la viabilidad de este.

Elabora nota y la remite a la Secretaría General solicitando su autorización para elaborar elestudio correspondiente.

Recibe original de la Resolución aprobada, verifica los cambios, remite copia de la Resolución a la Unidad

Solicitante, archiva Resolución original , distribuye copia a las Direcciones y actualiza el Manual de

Organización y Funciones de la Asamblea Nacional.

Recibe la propuesta de reestructuración organizativa, analiza y efectúa las observaciones ysugerencias, si las hubiere, y la remite a la Dirección de Desarrollo Institucional.

Recibe, analiza viabilidad, aprueba con visto bueno y remite Resolución de reestructuración administrativa y laenvía a la Secretaría General.

Recibe la Resolución de reestructuración administrativa, le asigna número y la remite nuevamente a la JuntaDirectiva de la Asamblea Nacional para las firmas correspondientes.

Recibe y firma Resolución y la remite a la Secretaría General.

Recibe y a su vez remite Resolución con las firmas y sello a la Dirección de Desarrollo Institucional.Recibe y adecua el documento de acuerdo con las sugerencias y observaciones de la UnidadSolicitante y elabora el Proyecto de Resolución de reestructuración organizativa de la unidadsolicitante.

Recibe nota, revisa y autoriza la elaboración del estudio y remite con su respectivo visto buenoa la Dirección de Desarrollo Institucional.

Recibe nota de la Secretaría General con visto bueno y aprobación de la reestructuraciónorganizativa de la unidad solicitante y elabora borrador de reestructuración organizativa yrealiza reunión de trabajo con la unidad solicitante y levanta el proyecto de reestructuraciónorganizativa y la remite a la unidad solicitante.

Remite, a través de nota a la Dirección Nacional de Asesoría Legal en Asuntos Administrativosel Proyecto de Resolución de reestructuración administrativa, con el respectivo adjunto, paraque realice el correspondiente análisis jurídico.

UNIDAD SOLICITANTE DIRTECTIVA DE LA ASAMBLEA NACIONAL

DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA LEGAL EN ASUNTOS SECRETARÍA GENERAL


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27

Organización y Funciones de la Asamblea Nacionalq p j





NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA ASAMBLEA NACIONAL




DOCUMENTADO POR: BERTA HISLOP

.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO:

Mantener vigente las normativas plasmadas en el Manual de Organización y Funciones de la Asamblea Nacional.


Responsable

Descripción


INSTITUCIONAL

Analiza las resoluciones de cambio de estructura organizativa aprobadas en el periodo sujeto a la actualización.

Analiza toda la estructura organizativa, los objetivos y las funciones de la Asamblea Nacional.

Procede a introducir los cambios de la estructura administrativa aprobados mediante resolución, ya sea de forma inmediata, por la importancia que tenga, o al final de cada año.

Edita el manual actualizado.

Remite, mediante nota a la Secretaría General, el manual actualizado solicitando su aprobación y publicación en la página Web de la Asamblea Nacional.

SECRETARÍA GENERAL

Recibe nota con el manual actualizado.

Revisa, analiza viabilidad, aprueba y autoriza su publicación y distribución.

Remite documento aprobado a la Dirección de Desarrollo Institucional.

.



Responsable

Descripción


INSTITUCIONAL

Recibe documento aprobado.

Distribuye los ejemplares y procede a publicarlo en la página Web de la Institución.

FIN DEL PROCESO

ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA ASAMBLEA NACIONAL

DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL SECRETARÍA GENERAL

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Analiza toda la estructura organizativa, los objetivos y las funciones de la

Asamblea Nacional.

PROCEDIMIENTO

Edita el manual actualizado.

Remite, mediante nota a la Secretaría General, el manual actualizado solicitandosu aprobación y publicación en la página web de la Asamblea Nacional.

Recibe nota con el manual actualizado.

Revisa, analiza viabilidad, aprueba y autoriza su publicación ydistribución.

Remite documento aprobado a la Dirección de DesarrolloInstitucional.

Recibe documento aprobado.

Distribuye los ejemplares y procede a publicarlo en la página Webde la Institución.

Procede a introducir los cambios de la estructura administrativa aprobados

mediante resolución, ya sea de forma inmediata, por la importancia que tenga, o al

final de cada año.

Analiza la resolución de cambio de estructura organizativa aprobadas en elperiodo sujeto a la actualización.

DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL SECRETARÍA GENERAL

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10





NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA ASAMBLEA NACIONAL






OBJETIVO:

Documentar cada uno de los procesos que llevan a cabo las unidades administrativas de la Institución.



UNIDAD SOLICITANTE

Solicita, mediante nota, a la Dirección de Desarrollo Institucional la Elaboración del Manual de Procedimientos Administrativos de su Unidad.


INSTITUCIONAL

Recibe nota de solicitud y analiza viabilidad.

En coordinación con la Unidad Solicitante, procede a recopilar y levantar la información pertinente.

Elabora el borrador de la información recopilada en consenso con la Unidad Solicitante.

Realiza reunión con la Unidad Solicitante para la revisión final respectivo borrador.

Edita y firma el Manual de Procedimiento de la unidad administrativa solicitante.

Remite nota con adjunto a la Unidad Solicitante para la firma del manual.




UNIDAD SOLICITANTE

Recibe y firma el Manual de Procedimiento Administrativo y lo devuelve a la Dirección de Desarrollo Institucional


INSTITUCIONAL

Recibe documento debidamente firmado por la Unidad Solicitante.

Elabora nota dirigida a la Secretaría General para la aprobación del Manual de Procedimientos de la Unidad Solicitante.

SECRETARÍA GENERAL

Recibe nota con adjunto, revisa, analiza viabilidad, aprueba y firma.

Remite nota con documento aprobado a la Dirección de Desarrollo Institucional.


INSTITUCIONAL

Recibe y verifica nota con documento aprobado.

Remite ejemplar del documento aprobado a la Unidad Solicitante.

Archiva copia de nota y del documento original aprobado y actualiza en la página Web el documento.

FIN DEL PROCESO

PROCEDIMIENTO

ELABORACIÓN DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA ASAMBLEA NACIONAL

UNIDAD SOLICITANTE DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

SECRETARÍA GENERAL

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10

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33

Recibe y verifica nota con documento aprobado y remite ejemplar deldocumento aprobado a la Unidad Solicitante.

Archiva copia de nota y del documento original aprobado y actualiza en lapágina Web el documento.

PROCEDIMIENTO

Solicita, mediante nota, a la Dirección de Desarrollo Institucional laelaboración del Manual de Procedimientos Administrativos de suUnidad.

Recibe nota de solicitud, analiza viabilidad y en coordinación con laUnidad Solicitante procede a recopilar y levantar la informaciónpertinente.

Elabora el borrador de la información recopilada en consenso con la unidad solicitante.

Realiza reunión con la Unidad Solicitante para la revisión final respectivo borrador.

Edita y firma el Manual de Procedimiento de la unidad administrativasolicitante y remite nota con adjunto a la Unidad Solicitante para lafirma del manual.

Recibe y firma el Manual de Procedimiento Administrativo y lo devuelve a laDirección de Desarrollo Institucional

Recibe documento debidamente firmado por la Unidad Solicitante y elaboranota dirigida a la Secretaría General para la aprobación del Manual deProcedimientos de la unidad solicitante.

Recibe nota con adjunto, revisa, analiza viabilidad, aprueba y firma.

Remite nota con documento aprobado a la Dirección de DesarrolloInstitucional.


SECRETARÍA GENERAL

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS MEDIANTE OFICIO/AUDITORIAS






Dar a conocer los pasos a seguir para la elaboración los Manuales de Procedimientos Administrativos realizados a instancia de la Dirección de Desarrollo Institucional.




INSTITUCIONAL

Envía nota a una determinada Unidad Administrativa, en la cual se le informa que la Dirección de Desarrollo Institucional va a confeccionar el Manual de Procedimientos de su unidad.

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

Recibe nota.

Coordina con la Dirección de Desarrollo Institucional, la fecha de inicio para el levantamiento de la información respectiva.


INSTITUCIONAL

Realiza reunión en la Unidad Administrativa con el personal involucrado con el proceso.

Realiza entrevistas al personal para obtener información relacionada con el proceso.

Elabora un borrador de la información recopilada, en consenso con la Unidad Administrativa.

Realiza reunión con la Unidad Administrativa para la revisión final de documento borrador.

Remite el borrador al Departamento de Revisión y Corrección de Estilo para la revisión gramatical.



NOTA: La Dirección de Auditoría Interna realiza auditorías y en algunas ocasiones en el informe establece la necesidad de actualizar algunos procesos, dentro del manual de procedimientos o levantamiento del manual ya que la Unidad Administrativa auditada carece de uno. La Dirección de Desarrollo Institucional procede al respectivo levantamiento o actualización, según la prioridad del caso sobre los otros.

Responsable Descripción DEPARTAMENTO DE


ESTILO

Recibe y revisa el borrador y hace las correcciones pertinentes y lo remite a la Dirección de Desarrollo Institucional.


INSTITUCIONAL

Recibe y hace las correcciones indicadas en el manual.

Edita el Manual de Procedimientos Administrativos, lo firma y lo remite a través de nota a la a la Unidad Administrativa para su firma

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Revisa y firma el Manual de Procedimiento y lo remite a través de nota a la Dirección de Desarrollo Institucional.


INSTITUCIONAL

Recibe el manual y lo remite a través de nota a la Secretaría General.

SECRETARÍA GENERAL

Recibe nota con documento adjunto, revisa, analiza viabilidad, aprueba y firma.



INSTITUCIONAL



Archiva copia de nota y del documento original aprobado y sube el manual en la página Web de la Asamblea Nacional.

FIN DEL PROCESO

ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS MEDIANTE OFICIO/AUDITORÍAS

PROCEDIMIENTO

Envía nota a una determinada Unidad Administrativa, en la cual se le Recibe, hace las correcciones indicadas en el manual y edita el Manual de


UNIDAD SOLICITANTE SECRETARÍA GENERAL

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8109

1 7

DEPARTAMENTO DE REVISIÓN Y CORRECCIÓN DE

ESTILO

11

36

Recibe y revisa el borrador y hace las correcciones pertinentes y loremite a la Dirección de Desarrollo Institucional.

Realiza reunión en la Unidad Administrativa con el personal involucrado con el proceso.

Recibe el manual y lo remite a través de nota a la Secretaría General.

Realiza entrevista al personal para obtener información relacionadacon el proceso y elabora un borrador de la información recopilada, enconsenso con la Unidad Administrativa.

Recibe nota con documento adjunto, revisa, analiza viabilidad, aprueba, firmay remite nota con documento aprobado a la Dirección de DesarrolloInstitucional.

Realiza reunión con la Unidad Administrativa para la revisión final dedocumento borrador y remite el borrador al Departamento de Revisióny Corrección de Estilo para la revisión gramatical.

Recibe, verifica nota con documento aprobado; remite ejemplar del documentoaprobado a la Unidad Solicitante, archiva copia de nota del documentooriginal aprobado y sube el manual en la página Web de la AsambleaNacional.

,informa que la Dirección de Desarrollo Institucional va a confeccionarel Manual de Procedimientos de su unidad.

, yProcedimientos Administrativos, lo firma y lo remite a través de nota a launidad solicitante para su firma.

Recibe nota y coordina con la Dirección de Desarrollo Institucional, lafecha de inicio para el levantamiento de la información respectiva.

Revisa y firma el Manual de Procedimiento y lo remite a través de nota a laDirección de Desarrollo Institucional.


UNIDAD SOLICITANTE SECRETARÍA GENERAL

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11

7

4

8

DEPARTAMENTO DE REVISIÓN Y CORRECCIÓN DE

ESTILO

6

11





NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA ASAMBLEA NACIONAL






Contar con un documento actualizado acorde con la realidad de cada unidad administrativa de la Institución utilizando normas y reglamentaciones vigentes.


NOTA: La Dirección de Desarrollo Institucional tiene la facultad de oficiar a las unidades Administrativas de la Asamblea Nacional la actualización de los Manuales de Procedimientos administrativos.


UNIDAD SOLICITANTE

Solicita, mediante nota, a la Dirección de Desarrollo Institucional la actualización del Manual de Procedimientos Administrativos de su Unidad.


INSTITUCIONAL

Recibe nota de solicitud, analiza viabilidad.

En coordinación con la unidad solicitante, procede al levantamiento de la información.

Elabora un borrador de la información recopilada, en consenso con la unidad solicitante.

Realiza reunión con la Unidad Solicitante para revisión final del documento.

Edita el Manual de Procedimientos Administrativos, lo firma y lo remite a través de nota a la a la Unidad Solicitante para su revisión y firma.




UNIDAD

SOLICITANTE

Revisa y firma el Manual de Procedimiento y lo remite a través de nota a la Dirección de Desarrollo Institucional.


INSTITUCIONAL

Elabora nota dirigida a la Secretaría General y adjunta Manual de Procedimiento Administrativo actualizado de Unidad Solicitante para aprobación y publicación en la página Web de la Institución.

SECRETARÍA GENERAL

Recibe nota con documento adjunto, revisa, analiza viabilidad, aprueba y firma.



INSTITUCIONAL



Archiva copia de nota y del documento original aprobado y publica el manual en la página Web de la Asamblea Nacional.

FIN DEL PROCESO

ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA ASAMBLEA NACIONAL

PROCEDIMIENTO

Solicita, mediante nota, a la Dirección de Desarrollo Institucional la

actualización del Manual de Procedimientos Administrativos de su Elabora nota dirigida a la Secretaría General y adjunta Manual deProcedimiento Administrativo actualizado de Unidad Solicitante

b ió bli ió l á i b d l i ió


SECRETARÍA GENERAL

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Elabora un borrador de la información recopilada, en consenso con laUnidad Solicitante y realiza reunión con la unidad solicitante pararevisión final del documento

Recibe y verifica nota con documento aprobado y remite ejemplar deldocumento aprobado a la unidad solicitante.

Edita el Manual de Procedimientos Administrativos, lo firma y loremite a través de nota a la Unidad Administrativa para su revisión yfirma.

Archiva copia de nota y del documento original aprobado y publica elmanual en la página Web de la Asamblea Nacional.

Revisa y firma el Manual de Procedimiento y lo remite a través denota a la Dirección de Desarrollo Institucional.

Unidad. para aprobación y publicación en la página Web de la Institución.

Recibe nota de solicitud, analiza viabilidad Y coordina con laUnidad Solicitante, procede al levantamiento de la información.

Recibe nota con documento adjunto, revisa, analiza viabilidad,aprueba y firma y remite nota con documento aprobado a laDirección de Desarrollo Institucional.


SECRETARÍA GENERAL

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN DE FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS DE USO CORRIENTE DE LA ASAMBLEA NACIONAL






OBJETIVO: Llevar un registro de todos los formularios e instructivos de uso corriente a las Unidades Administrativas de la Institución.




INSTITUCIONAL

Remite nota a la unidad Administrativa en donde se les notifica que se les actualizará los formularios e instructivos de uso corriente.

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Recibe nota de actualización de los formularios e instructivos de uso corriente de su Unidad.

Coordina la actualización de los formularios e instructivos de uso corriente con la Dirección de Desarrollo Institucional.


INSTITUCIONAL

Obtiene de la unidad administrativa los formularios e instructivos existentes.

Procede a la actualización de los formularios e instructivos de uso corriente existentes en estrecha coordinación con la Unidad Administrativa.

Confecciona borrador de formularios e instructivos.

Se reúne con la jefatura de la Unidad Administrativa, donde se le explica sobre las actualizaciones hechas y se aprueban los formularios e instructivos.

Confecciona formularios e instructivos con las actualizaciones finales.



Responsable DescripciónCONTINUACIÓN…

Elabora nota y adjunta los formularios e instructivos de uso corriente con las actualizaciones finales y los remites a la Unidad Administrativa (Los formularios también se envían en formato PDF, a través de correo electrónico a la Unidad Solicitante).

Archiva copia de nota firmada y de documentación original.

FIN DEL PROCESO

ACTUALIZACIÓN DE FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS DE USO CORRIENTE DE LA ASAMBLEA NACIONAL


UNIDAD SOLICITANTE

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PROCEDIMIENTO

Remite nota a la Unidad Administrativa en donde se les notifica que se lesactualizará los formularios e instructivos de uso corriente.

Recibe nota de actualización de los formularios e instructivos de uso corriente de su Unidad.

Coordina la actualización de los formularios e instructivos de uso corrientecon la Dirección de Desarrollo Institucional.

Obtiene de la Unidad Administrativa los formularios e instructivosexistentes.

Procede a la actualización de los formularios e instructivo de uso corrienteexistentes en estrecha coordinación con la Unidad Administrativa.

Confecciona borrador de formularios e instructivos y se reúne con la jefaturade la Unidad Administrativa, donde se le explica sobre las actualizacioneshechas y se aprueban los formularios e instructivos.

Elabora nota y adjunta los formularios e instructivos de uso corriente con lasactualizaciones finales y los remite a la Unidad Administrativa (Los formularios también se envían en formato PDF, a través de correoelectrónico a la Unidad Solicitante) y archiva copia de nota firmada y dedocumentación original.

Confecciona formularios e instructivos con las actualizaciones finales.


UNIDAD SOLICITANTE

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8





NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS DE USO CORRIENTE DE LA ASAMBLEA NACIONAL






OBJETIVO: Contar con un documento que facilite el flujo de información y el procesamiento de datos de cada una de las unidades administrativas.



UNIDAD SOLICITANTE

Remite nota a la Dirección de Desarrollo Institucional solicitando

la elaboración o revisión de los formularios e instructivos de uso corriente de su Unidad.


INSTITUCIONAL

Recibe la solicitud, revisa, analiza su viabilidad y aprueba.

Coordina la confección y/o revisión de los formularios e instructivos con la Unidad Solicitante.

Obtiene de la Unidad Solicitante los formularios e instructivos ya elaborados que requieren de su revisión y la solicitud de aquellos que faltan por elaborar.

Procede a la revisión de los formularios existentes en estrecha coordinación con la Unidad Solicitante.

Elabora borrador de formularios e instructivos (previamente elaborados o nuevos).

Se reúne con la jefatura de la Unidad Solicitante, donde se analizan, ajustan y aprueban los formularios e instructivos.



Responsable DescripciónCONTINUACIÓN….

Elabora formularios e instructivos finales con las observaciones hechas y la asigna la codificación correspondiente.

Elabora nota y adjunta los formularios e instructivos finales y los remite a la Unidad Solicitante para su uso corriente. (Los formularios también se envían en formato PDF, a través de correo electrónico Outlook a la unidad solicitante).


FIN DEL PROCESO

ELABORACIÓN DE FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS DE USO CORRIENTE DE LA ASAMBLEA NACIONAL

UNIDAD SOLICITANTEDIRECCIÓN DE DESARROLLO

INSTITUCIONAL

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Obtiene de la unidad solicitante los formularios e instructivos yaelaborados que requieren de su revisión y la solicitud de aquellos quefaltan por elaborar.

Elabora nota y adjunta los formularios e instructivos finales y los remite a laUnidad Solicitante para su uso corriente. (Los formularios también se envían enformato PDF, a través de correo electrónico Outlook.

Procede a la revisión de los formularios existentes en estrechacoordinación con la Unidad Solicitante y elabora borrador deformularios e instructivos (previamente elaborados o nuevos).


PROCEDIMIENTO

Remite nota a la Dirección de Desarrollo Institucional solicitando laelaboración o revisión de los formularios e instructivos de uso corrientede su Unidad.

Se reúne con la jefatura de la Unidad Solicitante, donde se analizan, ajustan yaprueban los formularios e instructivos.

Recibe la solicitud, revisa, analiza su viabilidad y aprueba y coordina laconfección y/o revisión de los formularios e instructivos con la UnidadSolicitante.

Elabora formularios e instructivos finales con las observaciones hechas y laasigna la codificación correspondiente.

UNIDAD SOLICITANTEDIRECCIÓN DE DESARROLLO

INSTITUCIONAL

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8



VI. FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS

(4) Nombre, firma del jefe y sello de la dependencia (6)Pág. de

(8)UNIDAD

DE

(9A) CANT (9B) % E F M MY JN JL AG S O N D

ACTUALIZADO-2018

47

Favor leer el instructivo correspondiente antes de llenar este formulario.

(9) META ANUAL(10) DISTRIBUCIÓN DE LA META POR MES

(11)OBSERVACIONES(7) ACTIVIDADES Y PROYECTOS (Indique cantidad o porcentaje en las casillas, según corresponda)

A

(2) UNIDAD EJECUTORA: (3) Teléfonos / Extensiones

(5) Elaborado por:

ASAMBLEA NACIONALSECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL (1) PLAN OPERATIVO ANUAL: FORMA AN/SG/DDI/01A

48

INSTRUCTIVO – PLAN OPERATIVO ANUAL (FORMA AN/SG/DDI/01A)

1. PLAN DE TRABAJO DEL AÑO: Anote el año en el cual se desarrollarán las actividades y proyectos de la Unidad Administrativa que usted dirige.

2. UNIDAD EJECUTORA: Anote el nombre completo de la dependencia que ejecutará el plan de trabajo.

3. TELÉFONOS Y EXTENSIONES: Anote los números y extensiones telefónicas.

4. NOMBRE, FIRMA DEL JEFE Y SELLO DE LA DEPENDENCIA: Escriba el nombre completo del jefe de la dependencia, quien firmará en cada hoja del informe, y se asegurará que cada una esté debidamente sellada.

5. ELABORADO POR: Anote el nombre completo del funcionario que recopiló la información contenida en el formulario. (Anotará solo el nombre sin la firma).

6. PÁG__DE__: En el primer subrayado, anote el número de esa página; en el segundo, anote el número correspondiente al total de páginas del Plan.

7. ACTIVIDADES Y PROYECTOS: Indique las actividades y proyectos (especialmente las más relevantes), que se esperan ejecutar en el año a que se refiere el Plan.

ACTIVIDAD(ES): Acción(es) que se debe(n) llevar a cabo para alcanzar la meta, producto o resultado final. las actividades tienden a ser repetitivas, año tras año, y son la rutina o funcionamiento de cada unidad ejecutora. Ejs: realizar 20 auditorías, coordinar 50 reuniones directivas, elaborar 4 manuales de procedimientos administrativos.

PROYECTO(S): Tareas que se ejecutan secuencialmente, con fecha de inicio y de finalización que se cristalizan en un producto, obra, meta o resultado final, debidamente verificable; con un impacto positivo que fortalezca a la Institución. Los proyectos no constituyen acciones rutinarias de la Institución y generalmente se financian con el presupuesto de inversiones. Ejs: 1) construir un anexo a la Asamblea Nacional.

8. UNIDAD DE PRODUCCIÓN Es el nombre del bien o servicio que clarifica que es lo que vamos a contar, al listar las actividades y proyectos de la unidad administrativa. Es sinónimo de indicador de gestión y de unidad de medida. Ejemplo: cantidad de: Estudios realizados, reuniones celebradas, manuales elaborados, informes confeccionados, consultas atendidas, giras realizadas, charlas dictadas, auditorías efectuadas, entre otros.

9. META ANUAL Es la cuantificación numérica o porcentual del resultado anual que usted estima alcanzar, producto del desarrollo de las actividades y proyectos programados por la dependencia. Se utilizarán la columna (9A) de cantidad o (9B) de porcentaje.

9A CANT (CANTIDAD): Ejemplo: si estimo elaborar 25 estudios durante el año, anotaré en la columna de “Cantidad “el número 25. Si proyecto realizar 50 reuniones durante el año, anotaré 50 en esta columna.

9B % (PORCENTAJE): Ejemplo: si considero que concluiré en un 100% la cafetería de la Asamblea Nacional, anotaré 100% en esta

columna. Si estimo lograr un avance anual del 50% en el proyecto de construcción de la garita de seguridad en el área revertida, anotaré 50% en dicha columna.

10. DISTRIBUCIÓN DE LA META POR MES

En la casilla del mes respectivo, anote la cantidad o mes respectivo, anote la cantidad o porcentaje, según corresponda, indicando cuánto de la meta anual estima usted lograr por mes. Ejs: Si en febrero estimo realizar 4 reuniones de la meta anual de 50, anotare el número 4 en la casilla de este mes. Si en marzo pretendo avanzar un 35% en el proyecto de construcción de la cafetería, anotaré 35%, en la casilla del mes respectivo. Así se indica la distribución cuantitativa o porcentual de la meta anual por mes.

11. OBSERVACIONES

Anote cualquier señalamiento, apreciación u observación que usted estime conveniente señalar respecto a determinada actividad o proyecto de la Unidad Administrativa que dirige. Entre estos puede destacar: En qué consiste la actividad o proyecto, su objetivo, impacto y/o beneficio.

(2) PAG. DE

)

(3) UNIDAD EJECUTORA:

(11 ) Elaborado por : (12) Fecha de entrega :

49

ACTUALIZADA-2017

(13) Teléfonos y faxes (14) Nombre y Firma del Jefe de la Unidad y Sello

CANT (9A)

% (9B)

(10A) TAREAS REALIZADAS(10B) TAREAS PENDIENTES Y

EN PROCESO(10C) LIMITACIONES Y OBSERVACIONES

MENSUAL MENSUAL ACUMULADA ACUMULADO

CANT (6A)

% (6B)

CANT (7A)

% (7B)

CANT (8A)

% (8B)

FAVOR LLENE ESTE FORMULARIO DESPUÉS DE LEER EL INSTRUCTIVO.

(4) ACTIVIDADES Y PROYECTOS(5) UNIDAD DE PRODUCCIÓN

(6) META (7)RESULTADO (8)META (9)RESULTADO(10) STATUS DEL TRABAJO, SUS LIMITACIONES, Y OBSERVACIONES

ASAMBLEA NACIONAL FORMA AN/SG/DDI/02A

SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

(1) INFORME DE AVANCE DE ACTIVIDADES Y PROYECTOS (DEL Y AL MES:

50

INSTRUCTIVO - INFORME DE AVANCE MENSUAL Y ACUMULADO (FORMA AN/SG/DDI/02A)

1. INFORME DE AVANCE DE ACTIVIDADES Y PROYECTOS (DEL Y AL MES):

Anote el mes y año del cual se rinde el informe mensual y acumulado, sobre las actividades y proyectos de su unidad.

2. PÁGINA DE : En el primer subrayado anote el número de esa página. En el segundo subrayado, anote el número correspondiente al total de páginas del informe.

3. UNIDAD EJECUTORA: Anote el nombre completo de la dependencia o unidad administrativa que rinde el informe.

4. ACTIVIDADES Y PROYECTOS: Anote las actividades y proyectos, programados e imprevistos, que correspondan al mes a que se refiere el informe. -ACTIVIDAD(ES): Acción (es) que se debe(n) llevar a cabo para alcanzar la meta, producto o resultado final. Las actividades tienden a ser repetitivas, año tras año, y son la rutina de cada unidad ejecutora. Ejs: realizar 20 auditorías, coordinar 50 reuniones directivas, elaborar 4 manuales de procedimientos administrativos.

-PROYECTO(S): tareas que se ejecutan secuencialmente, con fecha de inicio y de finalización que se cristalizan en un producto, obra, meta o resultado final, debidamente verificable; con un impacto positivo que fortalezca a la Institución. Los proyectos no constituyen acciones rutinarias de la institución y generalmente se financian con el presupuesto de inversiones. Ejs: 1) construir un anexo al Palacio Legislativo.

5. UNIDAD DE PRODUCCIÓN: Es el nombre del bien o servicio que clarifica qué es lo que vamos a contar, al listar las actividades y proyectos de la unidad administrativa. Es sinónimo de indicador de gestión y de unidad de medida. ejs: cantidad de: resoluciones confeccionadas, estudios realizados, reuniones celebradas, manuales elaborados, informes confeccionados, consultas atendidas, giras realizadas, charlas dictadas, auditorías efectuadas, entre otros ejemplos.

6. META MENSUAL: Es la cuantificación numérica o porcentual de lo que usted. estimó alcanzar en el mes a que se refiere el informe. Coincide en cantidad o porcentaje con lo que usted estableció como meta por alcanzar para ese mes en su plan de trabajo anual. se utilizará la columna 6a o la 6b.

6A. CANT.: Anote la cantidad en números que usted estableció como meta a lograr en el mes a que se refiere el informe. la cifra se toma del plan de trabajo anual. Ejs.: si programé realizar una auditoría durante el mes de marzo, anotaré el número 1 en dicha columna. 6B. PORCENTAJE (%): Anote el porcentaje que usted estableció como meta a lograr durante el mes a que se refiere el informe; es decir, el avance porcentual programado para ese mes. La cifra se toma del plan de trabajo anual. Ejs.: si programé para el mes de enero avanzar un 20% en la construcción de un anexo al Palacio Legislativo, anotaré: 20% en esta columna.

7. RESULTADO MENSUAL: Es lo efectivamente realizado durante el mes a que se refiere el informe. se utilizarán las columnas 7a o 7b, para indicar en cantidad o porcentaje el avance obtenido. Se refiere al logro mensual alcanzado en la ejecución de las actividades y proyectos de cada unidad administrativa, para alcanzar las metas de la Asamblea Nacional. Dicha información proviene de los registros que cada dependencia tenga sobre el trabajo realizado, durante ese mes. 7A. CANT.: Anote la cantidad en números, señalando el resultado obtenido durante el mes del informe. Ejs.: si se realizaron 2 auditorías en el mes, en esta columna pondré el número 2.

7B. PORCENTAJE (%): Anote el porcentaje de avance obtenido durante el mes a que se refiere el informe. Ejs.: si se avanzó en un 20% durante el mes de julio en la construcción de un anexo, pondré en esta columna el porcentaje: 20%.

8. META ACUMULADA: Es la cuantificación numérica o porcentual de lo que usted estimó alcanzar al mes a que se refiere el informe, coincide en cantidad o porcentaje con lo que usted estableció como meta acumulada por alcanzar a ese mes en su plan de trabajo anual. Se utilizará la columna 8a o la 8b.

8A. CANT.: Anote la cantidad en números que usted estableció como meta a lograr al mes a que se refiere el informe. La cifra se toma del plan de trabajo anual de forma acumulativa ejs.: si programé realizar una auditoría durante el mes de enero, y dos auditorías en febrero, anotaré la suma; es decir, el número 3 en dicha columna. 8B. PORCENTAJE (%): Anote el porcentaje que usted estableció como meta a lograr al mes a que se refiere el informe; es decir, el avance porcentual programado hasta ese mes inclusive. La cifra se toma del plan de trabajo anual, de forma acumulativa. Ejs.: si programé para el mes de enero avanzar un 20% en la construcción de un anexo al Palacio Legislativo, y estimé alcanzar un avance para febrero del 10%, anotaré la suma; es decir, el porcentaje: 30% en esta columna.

51

9. RESULTADO ACUMULADO: Es la suma o avance acumulado de los logros obtenidos al mes del informe. Esos resultados se expresan en cantidad o porcentaje con información proveniente de los registros que cada unidad administrativa tenga sobre el trabajo realizado a la fecha en que se rinde el mismo.

9A. CANT.: Anote la cantidad en números, señalando la sumatoria o avance acumulado obtenido al mes del informe. Ejs.: si se realizaron 5 auditorías desde enero hasta el mes del informe inclusive, en esta columna pondré el número 5.

9B. PORCENTAJE (%): Anote el porcentaje que indique el avance acumulado alcanzado al mes del informe. Ejs.: si en marzo finalicé la construcción de un anexo, anotaré el porcentaje acumulado efectivamente alcanzado a la fecha, que sería el 100%. En cambio, si obtuve un 50% de avance acumulado, anotaré: 50%.

10. STATUS DEL TRABAJO, SUS LIMITACIONES, Y OBSERVACIONES: En las columnas 10a, 10b y 10c, anote información más detallada sobre las tareas realizadas y aquellas pendientes o en proceso de ejecución, para cada actividad o proyecto. Igualmente, destaque las principales limitaciones surgidas, y observaciones pertinentes

. 10A. TAREAS REALIZADAS: Anote el detalle de las acciones o tareas que se realizaron durante el mes del informe, acciones que fueron necesarias para ejecutar las actividades o

proyectos de la unidad administrativa. 10B. TAREAS PENDIENTES Y EN PROCESO: Anote el detalle de las acciones o tareas que se encuentran pendientes de ejecución o estén en proceso, las que son necesarias para concluir determinada

actividad o proyecto de la unidad administrativa. 10C. LIMITACIONES Y OBSERVACIONES: Anote las principales limitaciones que dificultaron o dificultan la ejecución de cada actividad o proyecto. En observaciones, anote cualquier asunto que usted desee destacar, relacionado a determinada actividad o proyecto de su unidad administrativa. 11. ELABORADO POR: Anote el nombre completo del funcionario que recopiló la información contenida en el formulario. Anote solo el nombre, sin su firma. 12. FECHA DE ENTREGA: Anote el día, mes y año en que se entrega el informe a la instancia correspondiente. 13. TELÉFONOS Y FAXES: Anote los números telefónicos y faxes de su dependencia. 14. NOMBRE, FIRMA DEL JEFE Y SELLO DE LA DEPENDENCIA: Escriba el nombre completo del jefe de la dependencia, quien firmará y asegurará que esté debidamente sellada cada página del informe.

DESDE:

(6) Elaborado por: (7) Pag. de

(12)

% DE

(10A) CANT (10B) % (11A) CANT (11B) % CUMP

ACTUALIZADO-2017 Favor leer el instructivo correspondiente antes de llenar este formulario.

13) Esta columna contendrá los principales problemas, limitaciones y observaciones por cada actividad dentro del período analizado.14) Esta columna contendrá las principales sugerencias y propuestas de solución por cada actividad dentro del período analizado.

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(14) SUGERENCIAS Y PROPUESTASDEL PERÍODO

(5) Nombre, firma del jefe y sello de la dependencia

(8) ACTIVIDADES Y PROYECTOS(9)UNIDAD DE PRODUCCIÓN

(10) META DEL PERÍODO(11)RESULTADOS

(13) LIMITACIONES Y OBSERVACIONES

(2) Fecha:____/____/____ (3) UNIDAD EJECUTORA:

(4) Teléfonos / Extensiones

ASAMBLEA NACIONAL FORMA AN/SG/DDI/03ASECRETARÍA GENERAL

DIRECCION DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

INFORME DE EVALUACIÓN DE LAS ACTIVIDADES Y PROYECTOS

(1) PERÍODO EVALUADO: HASTA:

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INSTRUCTIVO-INFORME DE EVALUACIÓN DE LAS ACTIVIDADES Y PROYECTOS (FORMA AN/SG/DDI/03A)

1. PERÍODO EVALUADO (DESDE: HASTA:): Anote los meses del período que se van a evaluar, el cual será definido por la autoridad competente. Ejemplo: (desde enero hasta junio).

2. FECHA: Anote el día, mes y año.

3. UNIDAD EJECUTORA: Anote el nombre completo de la dependencia o unidad administrativa que rinde el informe.

4. TELÉFONOS Y EXTENSIONES: Anote los números y extensiones telefónicas.

5. NOMBRE, FIRMA DEL JEFE Y SELLO DE LA DEPENDENCIA: Anote el nombre completo del jefe de la dependencia, quien firmará el informe y asegurará que cada página esté debidamente sellada.

6. ELABORADO POR: Anote el nombre completo del servidor que recopiló y compiló la información contenida en el informe, únicamente el nombre sin su firma.

7. PÁG_DE_: En el primer subrayado, anote el número de esa página; en el segundo, anote el número correspondiente al total de páginas del informe de evaluación.

8. ACTIVIDADES Y PROYECTOS: Anote todas las actividades y proyectos, programados e imprevistos, que correspondan al período del informe de evaluación.

Actividad(es): acción(es) que se debe(n) llevar a cabo para alcanzar la meta, producto o resultado final de cada unidad ejecutora.

Proyecto(s): tareas que se ejecutan secuencialmente, con fecha de inicio y de finalización, que se cristalizan en un producto obra, meta o resultado final, debidamente verificable; con un impacto positivo que fortalezca a la institución. Los proyectos no constituyen acciones rutinarias de la institución, generalmente se financian con el presupuesto de inversiones. Ej.: construir un anexo.

9. UNIDAD DE PRODUCCIÓN:

Es el nombre del bien o servicio que clarifica qué es lo que vamos a contar al listar las actividades y proyectos de la unidad administrativa. Es sinónimo de indicador de gestión y de unidad de medida. Ej.: cantidad de: resoluciones confeccionadas, informes elaborados, estudios realizados, reuniones celebradas, manuales elaborados, consultas atendidas, giras realizadas, charlas dictadas, auditorías efectuadas, entre otros.

10. META DEL PERÍODO: Es la cuantificación numérica o porcentual de lo que Ud. programó alcanzar durante el período evaluado. La meta de dicho período coincide en cantidad o porcentaje con lo establecido por su unidad administrativa en su plan de trabajo anual para ese espacio de tiempo (en meses). Se utilizarán las columnas (10A) de cantidad o (10B) de porcentaje.

10A cant. (cantidad): Anote la cantidad acumulada en números o sumatoria de lo que usted estimó alcanzar durante el período evaluado. La cifra se obtiene del plan de trabajo anual de su unidad. Ej. Si programé realizar 6 auditorías durante el período, anotaré el número 6. Si estimé realizar 60 actas en ese período, anotaré el número 60.

10B Porcentaje (%):

Anote la cantidad acumulada en porcentaje de lo que usted estimó alcanzar durante el período evaluado. La cifra se obtiene del plan de trabajo anual de la unidad. Ej. si programé realizar un porcentaje acumulado del 45% en la construcción de un anexo durante el período evaluado, anotaré el 45% en esta columna.

11. RESULTADO DEL PERÍODO: Es la sumatoria o avance porcentual acumulado de lo efectivamente logrado durante el período evaluado. Se utilizarán las columnas 11A o 11B de cantidad o porcentaje. Dicha información proviene de los registros que cada unidad administrativa tenga sobre el trabajo realizado durante el período.

11A cant. (cantidad): Anote la cantidad acumulada en números o sumatoria, obtenida durante el período evaluado. Ej.: si se realizaron 5 auditorías desde enero hasta junio en esta columna, pondré el número 5 como un resultado concreto verificable de lo alcanzado durante ese período.

11B Porcentaje (%): Anote de forma porcentual, el avance acumulado durante el período evaluado. Ej.: si en el período desde enero hasta junio tenía programado construir un anexo y concluir su construcción, anotaré el porcentaje acumulado logrado durante ese semestre, que sería el 100%, si obtuve un 50% de avance acumulado, anotaré 50%.

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12. (% DE CUMP.) PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO: Anote el porcentaje resultante de la división entre el resultado del período y la meta del período evaluado. (Resultados del período/Meta del período, división que deberá multiplicarse por 100 para expresarla en porcentaje). (Ej.: 80/60=0.5x100=50% de cumplimiento).

13. LIMITACIONES Y OBSERVACIONES: ‐ Limitaciones :

Indique los factores que dificultaron o impidieron la ejecución de las actividades y proyectos, del mismo modo puede explicar la problemática relevante ocurrida durante el desarrollo de cada actividad o proyecto.

‐ Observaciones :

Indique alguna apreciación o asunto que Ud. estime conveniente señalar al respecto a cada actividad o proyecto de la unidad administrativa la cual dirige. Ej. Los objetivos, el impacto y beneficio de las actividades y proyectos.

14. SUGERENCIAS Y PROPUESTAS:

Anote las propuestas de solución sugeridas por Ud. respecto a las limitaciones señaladas en la columna 13. Estas pueden demandar o no recursos financieros adicionales. Puede anotar cualquier sugerencia o aporte en pro del mejoramiento institucional, relativo a la actividad o proyecto respectivo.

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE DDI 2017€¦ · responsable un órgano o unidad administrativa; se...

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