MANUAL DE REPOSICIÓN

DE CAJA CHICA

La reposición de gastos efectuados de caja chica es un proceso que todas las sucursales deben

llevar a cabo periódicamente para poder contar con fondo de caja en caso de presentarse

emergencias o eventualidades.

Antes de iniciar el proceso de solicitud de reembolso, es importante hacer las siguientes

aclaraciones:

• El fondo de caja chica es EXCLUSIVAMENTE para emergencias o gastos pequeños en

efectivo que se tengan que hacer en la sucursal.

• Solo se pueden incluir en caja chica gastos menores de 500.00 pesos, para gastos

superiores a esta cantidad se debe seguir el proceso normal de requisición.

• Si existen gastos recurrentes de un proveedor establecido, estos no se deben pagar de

caja chica, se debe generar requisiciones para la adquisición del bien o servicio y en la

medida de lo posible, negociar con el proveedor para obtener crédito.

• Los servicios de la sucursal no deben ser pagados con fondo de caja chica, ya que debe

existir en el sistema el registro del gasto realizado por pago de servicios (Agua, Luz, Renta,

Internet, etc), por lo cual para estos se debe realizar una requisición de manera normal y

enviarla a aprobación a Coordinación Administrativa.

• El pago a personal de limpieza, macheteros u otro personal eventual que nos auxilie en

nuestras sucursales tampoco se debe realizar de este fondo, es necesario que se realice

una solicitud vía requisición y enviarla a aprobación a Coordinación Administrativa.

Una vez tomadas en cuenta los puntos anteriores, podemos proceder a crear la requisición.

Para empezar tenemos que entrar a nuestro módulo de requisiciones y dar click en

Al entrar a la nueva requisición hay que especificar de qué es la requisición, todos los demás

campos se pueden quedar como están por default, en el campo COMENTARIOS agregamos el

concepto REPOSICIÓN DE CAJA CHICA y especificamos nuestra sucursal.

Para salvar los cambios hechos, hay que dar click en

Para revertir los cambios y volver al listado hay que dar click en:

Una vez guardados los datos del encabezado vamos a llenar nuestro formato de REPORTE DE

CAJA CHICA (FOR 7.5 CON 03), el cual puede ser encontrado en la intranet. Ahí tenemos que

especificar en número de requisición que estamos llenando en el RFQ y el desglose de todos los

gastos que estamos incluyendo en el reporte.

Para cada gasto hay que especificar la fecha, el concepto, el importe total, quien autorizo el

gasto, a quien fue entregado y el número de factura en caso de contar con ella.

Una vez llenado el formato hay que guardarlo y volver al RFQ a capturar el concepto del gasto,

en este caso no es necesario desglosar todos los conceptos ya que esos ya están descritos en el

reporte de Excel, aquí solo incluimos un concepto con los siguientes datos:

• CÓDIGO.- N/A

• CANTIDAD.- 1

• UNIDAD.- N/A

• CUENTA DE GASTOS.- CAJA CHICA

• PROVEEDOR.- GASTOS INTERNOS

• DESCRIPCION.- REPOSICIÓN DE CAJA CHICA Y NUESTRA SUCURSAL.

• IVA.- 0%

• SEGMENTO.- PROMO, FLEX, KINRI, GERMICLEAN, ETC. SEGÚN SEA EL CASO.

• FORMA DE LIQUIDACIÓN.- REPOSICIÓN DE CAJA CHICA.

• PRECIO UNITARIO.- SUMA TOTAL DE TODOS LOS GASTOS.

• DESCUENTO.- 0

• MONEDA.- PESOS.

Al finalizar damos click en AGREGAR.

A continuación hay que cargar las facturas y documentos que avalen los gastos realizados, para

esto damos click en la pestaña ARCHIVOS ADJUNTOS/FACTURAS XML Y PDF, y después en el

botón correspondiente.

En el botón DOCUMENTOS se carga el archivo de Excel con el resumen de la caja chica y los vales

de caja de los gastos que no generaron factura, para esto solo hay que dar click en el botón

EXAMINAR, seleccionar el archivo a cargar y darle SUBIR ARCHIVO.

Para el caso de las facturas le damos click en FACTURAS XML Y PDF, ahí nos pide seleccionar el

número de la orden de compra (Cuando ya se generó), después se selecciona el XML, el PDF y el

proveedor al cual se cargara y finalmente damos click en el botón SUBIR ARCHIVOS.

En esta misma pantalla podemos consultar cuantas y cuales facturas hemos cargado, descargar

los archivos correspondientes, saber de qué monto es cada una y así mismo, podemos eliminar

alguno que se haya cargado mal o por error.

Al finalizar la carga de facturas y documentos que avalan los gastos reportados en el resumen de

caja chica (Excel), procedemos a enviar la requisición a aprobación, seleccionando

COORDINADOR ADMINISTRATIVO o COMPRAS según corresponda y dando click en el botón

ENVIAR REQUISICION.