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MANUAL APLICACIÓN DE RIESGOS IDT

INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO DE BOGOTÁ

Realizado por

Christian Moreno – christian.moreno@edwcorp.com

EDW Corp SAS

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Contenido

Introducción................................................................................................................................................ 3 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS. ............................................................................................................ 4 ASPECTOS BÁSICOS ................................................................................................................................. 5

Roles de Usuarios.................................................................................................................................. 5 1. Administrador........................................................................................................................... 6 2. Líder Operativo. ................................................................................................................ ...... 7 3. Líder de Proceso. ..................................................................................................................... 8 4. Control Interno. ........................................................................................................................ 9

ROL DE USUARIO ADMINISTRADOR. ............................................................................................ 10 1. Creación de Usuarios. ......................................................................................................... 10 2. Creación de Procesos. ......................................................................................................... 13 3. Parametrización de las Alertas. ...................................................................................... 15

ROL DE USUARIO LIDER OPERATIVO. .......................................................................................... 17 1. Creación de Riesgos. ............................................................................................................ 17 2. Creación de Controles del Riesgo. ................................................................................. 20 3. Consultar Valoración del Riesgo. ................................................................................... 22 4. Graficar Proceso. ................................................................................................................... 23 5. Graficar Riesgo....................................................................................................................... 24 6. Creación de Acciones del Riesgo. ................................................................................... 25 8. Realizar Avance Acción. ..................................................................................................... 28 9. Modificar porcentaje de Avance de una Acción. ..................................................... 29 10. Consultar Seguimiento Acciones Riesgo. ................................................................. 30

ROL DE LIDER DE PROCESO Y CONTROL INTERNO .............................................................. 31 1. Seguimiento Acciones de Riesgo.................................................................................... 31

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Introducción

Un mundo cada día más globalizado, en donde la tendencia al constante cambio es el pan de cada día, exige que todas nuestras instituciones tanto privadas como públicas, estén preparadas para afrontar esta incertidumbre. Una de las mejores maneras de hacerlo, es que nuestras entidades conozcan las principales amenazas presentes en el medio donde viven como primera medida, una vez identificadas estas posibles amenazas, se deben tomar las acciones necesarias para eliminarlas o mitigarlas permitiendo a la organización sobrevivir en el entorno donde se desenvuelve.

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REQUERIMIENTOS TÉCNICOS.

La aplicación de Riesgos IDT es una aplicación Web basada en la plataforma de administración de contenido Drupal CMS en su versión 7.16.

La plataforma técnica que soporta la aplicación es un servidor web Apache con soporte para lenguaje PHP versión 5.3 o superior.

El soporte para la persistencia de datos es un manejador de Base de Datos MySQL Server versión 5.5 o superior.

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ASPECTOS BÁSICOS

El presente manual tiene por objetivo el de mostrar las principales funcionalidades de la aplicación desarrollada para el manejo de Riesgos del IDT. El recorrido se realizará explicando paso a paso cada una de las funcionalidades organizadas por Rol.

Roles de Usuarios

El desarrollo de las funcionalidades de la Aplicación de Riesgos para el IDT se clasificó y agrupó para que diferentes usuarios tuvieran tareas y operaciones específicas por realizar en la plataforma.

Un Rol de usuario es el conjunto de tareas o labores que un usuario puede realizar dentro del sistema.

A continuación se mencionan los diferentes Roles de Usuario presentes en la Aplicación de Riesgos IDT.

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1. Administrador.

Se encarga de la administración de la plataforma, creación de procesos, usuarios y parametrización del sistema.

A continuación se presentan las funcionalidades específicas para este rol.

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2. Líder Operativo.

Es el encargado de la creación de los Riesgos, un líder de proceso estará asociado a un proceso y será quien administre los riesgos de ese proceso, su identificación, su valoración y la programación para su seguimiento.

A continuación se presentan las funcionalidades específicas para este rol.

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3. Líder de Proceso.

Es el Rol encargado de hacer seguimiento a todos las acciones de los Riesgos definidos para el proceso que tiene asociado.

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4. Control Interno.

Rol encargado de hacer seguimiento a todas las acciones definidas para todos los Riesgos de la Aplicación.

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ROL DE USUARIO ADMINISTRADOR.

Como su nombre lo indica, el rol de admin es quien se encarga de la administración y parametrización de la plataforma. En este capítulo se describirán una a una las funcionalidades y tareas que puede realizar un usuario con este perfil.

1. Creación de Usuarios.

Los pasos a realizar para la creación de un usuario en la plataforma son los siguientes:

1.1. Ingrese al sistema como usuario del tipo administrador. 1.2. Luego de loguearse en la plataforma aparecerá un link en el menú

superior llamado Personas, de clic allí.

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1.3. Aparecerá una pantalla con la interfaz de creación de usuarios, con un botón de Agregar un Usuario, con una sección para filtros que se aplican para el listado de usuarios ya existentes que se muestran en la parte inferior de esta pantalla.

1.4. Para crear un Nuevo usuario de clic en el botón de Agregar un usuario. 1.5. Se mostrará un formulario que solicita los campos básicos para la

creación de un usuario como los siguientes:

• Nombre usuario: Ingrese el nombre sin espacios ni caracteres especiales, este será el nombre del usuario para ingresar a la plataforma.

• Email: Ingrese el correo electrónico de la persona o usuario que está creando.

• Contraseña: Ingrese la contraseña y su confirmación que le permitirá posteriormente a un usuario ingresar a la plataforma.

• Estado: Bloqueado o Activo dentro de la plataforma. (Activo por defecto para que el usuario pueda ingresar).

• Roles: Aquí es donde se le asociará un rol al usuario que está creando, puede ser del tipo administrativo, líder operativo, líder de proceso o usuario de control interno, preferiblemente dar clic solo en uno de ellos.

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1.6. Cuando termine de llenar los campos con la información del usuario de clic en el botón guardar para crearlo en la plataforma.

1.7. El usuario ya está creado en la plataforma

Nota: Para editar o borrar un usuario aparecerá un botón en el listado de usuarios para cada una de estas acciones.

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2. Creación de Procesos.

La segunda funcionalidad para administradores es la creación de los procesos de la organización a los cuales se le adjuntarán posteriormente por parte de un líder operativo los riesgos asociados a cada uno de ellos.

Para la creación de un proceso siga el siguiente procedimiento:

2.1. De clic en el link llamado Procesos que encontrará en el menú de

funcionalidades de usuario ubicado en la parte lateral izquierda de la pantalla principal.

2.2. Aparece una pantalla como la anterior en donde se muestra un listado con los procesos ya creados si los hay, además de un botón para crear, otro para borrar y dentro de cada fila de la tabla un botón para ver o consultar, otro para editar el proceso y otro para seleccionar si deseamos borrarlo.

2.3. De clic sobre el botón de Crear, aparecerá un formulario con los campos

necesarios para la creación de un proceso, estos campos se describen a continuación:

• Proceso Padre: Si deseamos una jerarquía de procesos, preferiblemente déjelo en ninguno.

• Código: Código del proceso dado por el IDT. • Nombre: Nombre del proceso. • Objetivo: Objetivo del proceso. • Proveedores: Proveedores del proceso. • Clientes: Clientes del proceso.

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• Entradas: Entradas del proceso. • Salidas: Salidas del proceso. • Líder de proceso: Seleccione aquí el usuario que será el líder del

proceso. • Líder Operativo: Seleccione aquí el usuario que será el líder

operativo del proceso.

2.4. De clic sobre el botón guardar para salvar el proceso.

Nota: Para editar el proceso de clic sobre el botón correspondiente en la fila donde se encuentra el proceso y aparecerá en mismo formulario con la información que actualmente tiene el registro.

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3. Parametrización de las Alertas.

La tercera funcionalidad del administrador es la parametrización de alertas de la aplicación de Riesgos IDT.

A continuación se describen los pasos para este proceso:

3.1. De clic en el menú lateral de la aplicación sobre el botón Parámetros

Configuración Alertas.

3.2. A continuación se cargará un formulario que tiene varias opciones especificadas en cada renglón con los números de días para envío de alertas en cada caso.

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3.3. De clic en el botón guardar.

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ROL DE USUARIO LIDER OPERATIVO.

Este capítulo describe paso a paso los procedimientos para poder realizar las operaciones asociadas al líder operativo en la plataforma de administración de Riesgos del IDT.

1. Creación de Riesgos.

Para crear un Riesgo dentro de la plataforma siga el siguiente procedimiento:

1.1. Ingrese a la plataforma con un usuario de perfil Líder Operativo. (El

usuario debe tener un proceso asociado). 1.2. De clic en el link de Riesgos del menú lateral izquierdo de la

plataforma

1.3. Aparecerá una pantalla para la administración de los riesgos asociados al proceso al que pertenece el usuario. Esta pantalla tiene el nombre del proceso asociado al cual pertenecen los riesgos que se están incluyendo, un botón para crear, borrar y cada registro o fila de la tabla corresponde a un Riesgo, allí encontrará un botón para consulta, edición y para eliminarlo.

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1.4. De clic en el botón Crear.

1.5. Aparecerá un formulario con los campos correspondientes a la creación del Riesgo que a continuación se mencionan:

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• Código del Riesgo. • Nombre del Riesgo. • Descripción del Riesgo. • Causas del Riesgo. • Efectos del Riesgo. • Probabilidad para el Riesgo (1 poco probable --- 5 Muy Probable) • Tipo de Impacto: Área de la organización en donde se ve más reflejado

el impacto. • Impacto: (1 Impacto Bajo --- 5 Impacto Catastrófico). • Clasificación del Riesgo: Ubicación del Riesgo en una categoría de

acuerdo a la guía técnica para el Manejo del Riesgo del IDT.

1.6. Luego de la creación del Riesgo, en su fila correspondiente aparece un Link llamado Medidas y Opciones de Manejo, de clic sobre este para que a manera de información describa cuáles son las medidas y las opciones de manejo del riesgo en cuestión.

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2. Creación de Controles del Riesgo.

Luego de crear un Riesgo, en la pantalla de Riesgos aparece una tabla en donde cada una de sus filas es uno de los Riesgos asociados al Procesos a cargo del usuario. Una vez creamos el Riesgo ya tenemos su identificación y primera calificación. El siguiente paso según la metodología es la valoración del Riesgo, en donde generamos controles para reducir ya sea su probabilidad o su impacto obteniendo así la segunda calificación. Para crear controles a un riesgo seguimos el siguiente procedimiento:

2.1. De clic en el link de Riesgos del menú lateral izquierdo de la

aplicación.

2.2. En el listado de Riesgos existe una columna llamada controles, de clic sobre el link correspondiente a la fila del Riesgo al que quiere asociarle un control.

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2.3. Aparece una pantalla con la información de los controles asociados al Riesgo que acabamos de seleccionar. Así como las pantallas anteriores, la pantalla de Controles del Riesgo tiene en su parte superior la descripción del Riesgo Asociado, un botón de crear, consultar, editar y borrar.

2.4. Para crear un control nuevo de clic en Crear. 2.5. Aparece un formulario para la creación del control con los siguientes

campos:

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• Tipo de control: ¿Es un control para reducir la probabilidad o el impacto del riesgo?

• Clase de control: ¿El control es preventivo o correctivo? • Nombre del control. • Descripción del control. • Puntaje de herramientas para ejercer control: De acuerdo con la

guía de administración del Riesgo existen 3 preguntas que al seleccionarlas dan un puntaje.

• Puntaje de seguimiento control: Al igual que el anterior existen 2 preguntas que al seleccionarlas dan un puntaje.

2.6. Luego de llenar los campos del formulario de clic en el botón Guardar.

Nota: El formulario para editar es el mismo con la información seleccionada del control que desea actualizar.

3. Consultar Valoración del Riesgo.

Luego de crear los controles necesarios a un riesgo específico, ya tenemos la primera y segunda valoración del Riesgo. Si usted desea conocer un resumen de este Riesgo donde pueda visualizar ambas calificaciones puede dirigirse al menú lateral izquierdo y dar clic sobre el link Consulta de Valoración del Riesgo.

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Luego de clic en ver valoración de uno de los riesgos. Aparece el siguiente pantallazo con el resumen de la primera y segunda valoración del mismo, así como con la información del desplazamiento en probabilidad y en impacto obtenida gracias a los controles.

4. Graficar Proceso.

Al igual que en el numeral anterior puede graficar los riesgos asociados ya sea en su primera o en su segunda valoración. Para esto de clic sobre el botón Graficar Proceso, aparece un listado del proceso, allí podrá dar clic sobre la primera o segunda valoración.

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5. Graficar Riesgo.

También podrá graficar por Riesgo en donde en el mismo pantallazo se muestra la primera y la segunda valoración del mismo Riesgo.

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6. Creación de Acciones del Riesgo.

Una vez identificado y valorado cada Riesgo, la siguiente etapa es generar las acciones del riesgo para su posterior seguimiento.

Para crear acciones y asociarlas al Riesgo siga las siguientes indicaciones:

1.1. De clic en Acciones Riesgo del menú lateral izquierdo. 1.2. Aparecerá una pantalla como la siguiente, en donde se muestran las acciones

creadas para el riesgo valorado, cada acción luego de su creación queda como pendiente para realizar su avance, allí podremos programar la fecha en que se debe realizar cada avance de la acción, este avance nos indicará a manera de porcentaje, si la tarea ha sido completada.

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1.3. Para crear una acción de clic en el botón Crear. 1.4. Aparecerá un formulario con los campos necesarios para crear la acción.

1.5. De clic en guardar.

7. Creación de Avances de la Acción.

En este momento ya tenemos las acciones del Riesgo, el siguiente paso es la creación de las diferentes fechas que se deben registrar los avances, para hacerlo debemos seguir estos pasos:

7.1. En la pantalla de Acciones del Riesgo de clic sobre el link de ver

avances de la acción a la que quiera asociarle avances. 7.2. Aparece una pantalla con los avances para esta acción.

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7.3. De clic en el botón Crear. 7.4. Aparece un formulario con un campo de fecha, aquí es donde usted va

a asignar el día en el que tiene que registrar el avance de esa acción.

7.5. De clic en guardar. 7.6. El avance de la acción queda creado en estado pendiente hasta que se

registre esa acción.

8. Realizar Avance Acción.

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Luego de la creación del avance de la acción, cuando llega la fecha registrada el sistema a través del módulo de alertas le irá recordando al usuario que debe realizar el avance de sus acciones a través de correos electrónicos.

Una vez llega la fecha registrada para realizar el avance, el usuario debe seguir el siguiente proceso para realizar este registro:

8.1. En la pantalla Avances Acción dar clic sobre el botón Realizar Avance. 8.2. Aparecerá un formulario con los campos correspondientes para

registrar el porcentaje de avance de la acción así como una descripción de ese registro.

• Fecha del avance real. La fecha real que se realizó el registro. • Descripción del avance. • Porcentaje de cumplimiento: Debe registrar el porcentaje de

cumplimiento no de este avance sino de toda la acción que se está evaluando.

8.3. De clic en guardar.

9. Modificar porcentaje de Avance de una Acción.

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En algunos casos, el porcentaje de cumplimiento de una acción que se ha registrado en la aplicación puede estar errónea o no acorde con información Real. De esta manera los líderes de proceso, así como los usuarios de Control Interno pueden detectar esta anomalía y como recomendación sugieren reducir el porcentaje de avance de las acciones.

Cuando esto es necesario, el usuario debe utilizar la opción de Modificar el porcentaje de avance de la acción que aparece en la pantalla de Acciones de Riesgo. Siga el siguiente procedimiento si necesita modificar este porcentaje:

9.1. De clic sobre modificar % avance de la acción. 9.2. Aparece un formulario con dos campos uno con el nuevo porcentaje

de avance de la acción y otro con una nota descriptiva del porqué se modifica.

9.3. De clic en guardar, automáticamente el porcentaje de la acción se modificará al nuevo porcentaje.

9.4. Si desea consultar estos cambios de porcentaje, de clic en la Bitácora de la Acción.

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10. Consultar Seguimiento Acciones Riesgo.

Dando clic en el menú lateral izquierdo aparece esta opción, que le permitirá a un usuario consultar el seguimiento que ha hecho el líder de proceso o un usuario de Control Interno a las acciones de su Riesgo.

Dando clic en el link de ver seguimiento de una acción aparece una pantalla con los seguimientos registrados de una acción específica.

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ROL DE LIDER DE PROCESO Y CONTROL INTERNO

Ambos roles manejan las mismas funcionalidades, la diferencia entre los dos radica en que el usuario de control interno puede ver todos los procesos, mientras que el líder de proceso puede visualizar solo el suyo.

Estas son las funcionalidades presentes en estos roles:

Las tres primeras ya puede verlas en el capítulo anterior.

1. Seguimiento Acciones de Riesgo.

Los líderes de proceso y usuarios de control interno pueden realizar seguimiento a las acciones del riesgo definidas por un usuario operativo. Para esto realice el siguiente procedimiento:

1.1. De clic en Seguimiento de Acciones de Riesgo. 1.2. Aparecerá una pantalla como la siguiente, allí se resumen todas las

acciones de Riesgos asociados a su usuario.

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1.3. Para hacer seguimiento de clic en el link Hacer Seguimiento. 1.4. Aparecerá un formulario con un campo para registrar su comentario de

seguimiento, automáticamente esto notificará al usuario operativo de este seguimiento y registrará la fecha actual.

1.5. De clic en Guardar. 1.6. Si desea ver el histórico de seguimientos de clic en el link de Ver

Seguimientos de una de las acciones que aparecen en el listado.