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Manual de Usuario
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ICONOGRAFÍA UTILIZADA
Se utiliza para resaltar algunos procesos que pueden agilizarse ó para
aclarar dudas frente a la operación del módulo.
Se designan así los aspectos a tener en cuenta como importantes o para
recordar, puesto que especifica puntos críticos del ingreso y manejo de los
datos.
Aparece en las secciones que hacen referencia al proceso de evaluación.
Indican casos de análisis o preguntas.
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MARCO LEGAL
El presente manual representa una producción intelectual y por lo tanto se
encuentra sujeto a la normatividad legal vigente; la utilización, reproducción y/o
distribución ilegal del material entregado, conllevará a las sanciones y penas
descritas por los siguientes documentos:
CONSTITUCIÓN NACIONAL DE COLOMBIA art. 61. Protección a la
propiedad intelectual.
Decisión Andina. Decisión Andina 351 DE 1993. Régimen común sobre
derecho de autor y derechos conexos.
Leyes: 1403 de 2010; 23 de 1982 o Ley Fanny Mickey"; Ley 232 de 1195;
Ley 44 de 1993; Ley 603 de 2000 y Ley 599 de 2000.
Decretos: 1162 del 13 de abril de 2010; 4835 de 2008; 4834 de 2008; 1070
de 2008; 4540 de 2006; 2041 de 1991; 1360 de 1989; 162 de 1996 y 460
de 1995.
Resoluciones: 244 de 2009; 112 de 2008 y 152 de 2009.
Convenios internacionales y proyectos de ley vigentes.
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CONTENIDOS
INTRODUCCIÓN
OBJETIVOS………………………………………………………………………….. 8
CAPÍTULO 1. CONTEXTUALIZACIÓN………………………………………….. 9
1.1 Acerca de School Pack……………………………………………….……….. 9
1.2 Glosario………………………………………………………………………….. 9
1.3 Recursos………………………………………………………………………… 11
CAPÍTULO 2. PARAMETRIZACIÓN DEL MÓDULO………………………….. 13
2.1 Utilitarios………………………………………………………………………… 13
2.1.1 Regional……………………………………………………………………….. 14
2.1.2 Educación…………………………………………………………………….. 19
2.1.3 Generales…………………………………………………………………….. 25
2.1.4 Cambiar Contraseña………………………………………………………… 30
CAPÍTULO 3. DATOS INSTITUCIONALES……………………………………. 31
3.1 Registro de Institución………………………………………………………… 31
3.2 Registro de Sedes..…………………………………………………………… 35
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INTRODUCCIÓN
Al constituirse como entes prestadores de servicios, los establecimientos
educativos requieren aval de varias entidades gubernamentales que certifiquen
sus condiciones óptimas para desarrollar la labor de la enseñanza. Lo anterior se
traduce en una serie de documentación legal que debe ser obtenida para iniciar la
actividad académica.
El módulo de registro de institución y sedes le permitirá tener el registro de todos
aquellos documentos, resoluciones, seriales y demás. Ingrese la información
referente a predios, medidas, propietarios, condiciones del colegio, horarios,
servicios y sedes con las que cuenta.
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OBJETIVOS
General
El objetivo de este módulo es formalizar el registro de todos los datos legales que
hacen referencia a las instituciones educativas, diferenciando entre las posibles
sedes con las que se cuente.
Específicos
Con el estudio de este manual, usted podrá realizar los siguientes procesos:
Ingresar al sistema la información particular requerida para adjudicar
posteriormente a la institución y a cada sede (utilitarios).
Registrar la información general de la institución educativa, teniendo en
cuenta su aplicabilidad a los reportes del sistema.
Crear cada una de las sedes con las que cuenta la institución educativa,
añadiendo las características básicas solicitadas por el aplicativo, así como
las complementarias que se encuentran en la opción referida.
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CAPÍTULO 1. CONTEXTUALIZACIÓN
1.1 ACERCA DE SCHOOL PACK
School Pack, aplicativo creado por UPware Soft Ltda., se desarrolla por medio del
entorno de programación GeneXus, el cual se encuentra a la vanguardia en la
elaboración de programas como el previamente referido; GeneXus representa la
mejor solución en términos de velocidad de operación, de compilación,
comprensión del ambiente de desarrollo y supresión máxima de errores,
características que le imprime a School Pack.
1.2 GLOSARIO
El presente listado de términos es presentado para que el usuario de este manual
logre familiarizarse con los conceptos abordados en el módulo de registro de
institución y sedes.
Back-up: es una copia de seguridad realizada a un archivo digital; se crea para
proteger la información prioritaria de operación de un sistema.
CREFI: Centro de responsabilidad financiera de la institución educativa. Es una
forma de denominar el centro de costos.
Currículo: se refiere al conjunto de objetivos, contenidos, criterios metodológicos y
de evaluación que orientan la actividad académica (enseñanza y aprendizaje.
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Etnoeducación: el término se refiere a la educación en los valores de la etnicidad
nacional, teniendo en cuenta que nuestra identidad cultural es el sincretismo o
mestizaje de tres grandes raíces: la africanidad, la indigenidad y la hispanidad.
Instrucción: para los fines del presente documento, ha de entenderse como el
proceso de enseñanza del aplicativo.
Login: Es el identificador de usuario encargado de la validación de entrada al
sistema. Primero pide el nombre del usuario y después comprueba que el
password o contraseña sea el asignado a este.
Producto: es sinónimo de asignatura o materia en el contexto propio de School
Pack.
SAC: Sistema de Atención al Cliente. Por medio de este aplicativo se permite
ingresar solicitudes de diferentes instancias para dar respuesta a los incidentes
ocurridos; en el SAC es posible adjuntar archivos y realizar posteriores
verificaciones del envío.
SAT: sigla para Sistema de Aprendizaje Tutorial; es un programa de alta
flexibilidad que adapta sus objetivos de acuerdo a las necesidades de cada zona
donde se desarrolla. Está basado sobre una serie de hipótesis que proponen que
la apropiación del conocimiento se realiza en cinco etapas: 1) adquisición de
información, 2) adquisición de destrezas, 3) manejo y aplicación de conceptos, 4)
desarrollo de capacidades, 5) desarrollo de aptitudes.
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SCI: Sistema de Control Interno. Este aplicativo sirve para realizar gestión
documental de las organizaciones.
Tutor: también llamado capacitador, es la persona encargada de desarrollar el
proceso de enseñanza del aplicativo elaborado por UPware Soft Ltda.
Utilitario: es todo aquel parámetro que ha de configurarse en el sistema y que
posteriormente se ingresará en los campos requeridos con el fin de generar
control de información e impresión de la misma (reportes).
1.2 RECURSOS
Cuando requiera hacer el ingreso de la información respectiva del módulo, tenga a
mano los siguientes datos:
Listado completo de los padres de familia, estudiantes y sus responsables,
especificando datos como documento de identificación, nombre completo,
fecha de nacimiento ubicación geográfica y barrio de residencia.
En cuanto a los recursos para llevar a cabo la capacitación, la tabla 1 le dará una
descripción detallada entre los que se consideran fundamentales y otros de apoyo.
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RECURSO PRIORITARIO COMPLEMENTARIO
Resultado de prueba diagnóstica X
Planeación de sesiones X
Mapa de ruta por módulo X
Diagramas de procesos del módulo X
Actas de capacitación X
Documentos de evaluación X
Material de estudio propio: papel, tinta, etc. X
Marcadores, borrador y tablero X
Computador X
Equipo portátil X
Video Beam X
Información alusiva al módulo X
Tabla 1. Recursos.
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CAPÍTULO 2. PARAMETRIZACIÓN DEL MÓDULO
Figura 2.1. Ventana inicial del módulo de Registro y Control.
En la figura 2.1 se muestra la ventana inicial del módulo de Registro de Institución
y Sedes. Se compone de 2 menús que contienen sus operaciones fundamentales;
para este capítulo se explicará uno en particular: Utilitarios.
2.1 UTILITARIOS
Por medio de este menú se realiza la configuración de los aspectos que se
asociarán al registro y sedes de la institución educativa. Deben incluirse datos de
información general, regional y educativa, los cuales serán almacenados en la
base de datos de operación del sistema y de la cual se seleccionará la información
que llenará los campos requeridos más adelante en el proceso.
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Observe atentamente la figura 2.2 para conocer las opciones que conforman el
menú Utilitarios:
Figura 2.2 Opciones del menú utilitarios.
2.1.1 Regional
Este grupo de opciones permite que se lleve a cabo la configuración de aspectos
geográficos como el lugar y el idioma. Observe la figura 2.3:
Figura 2.3 Opciones asociadas a Regional.
2.1.1.1 Países
En esta opción encontrará un listado ordenado alfabéticamente con los países del
mundo y su respectiva moneda. En caso de desear agregar, modificar o eliminar
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alguno, utilice los botones de edición que encuentra en la parte derecha de la
ventana.
Figura 2.4. Ventana inicial opción Países,
Complete los datos mostrados si pulsa el botón Nuevo:
Figura 2.5. Creación de países,
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2.1.1.2 Departamentos
Al igual que en la anterior opción, la configuración de los departamentos que
aparecen en la pantalla se realiza por medio de los botones ubicados en la parte
derecha de la ventana (2). Si desea agregar municipios al departamento que se
encuentra señalado, pulse el botón Municipios/Departamentos.
Figura 2.6. Ventana inicial opción Departamentos,
La ventana que se genera se muestra en la figura 2.7. Observe que aparecen los
municipios pertenecientes al departamento o ciudad que señaló si desea editar los
existentes, use los botones de la derecha. En la parte inferior también se muestra
el botón Barrios, para crear el o los barrios que pertenecen al municipio elegido
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Figura 2.8. Botón Municipios/Ciudades.
Al oprimir el botón Barrios, emerge una ventana (figura 2.9) en la cual se ingresará
la información alusiva a los barrios que pertenecen al municipio seleccionado
previamente. Para agregar, modificar o eliminar información, use los botones
ubicados en la parte derecha.
Figura 2.9. Botón Barrios.
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2.1.1.3 Idiomas
En esta opción el sistema permite que se indiquen cuales son los idiomas que se
atribuirán posteriormente a las personas que hacen parte del sistema y a las
sedes y lugares que hacen parte de la institución educativa. Si desea agregar
idiomas al listado mostrado en la figura 2.10, pulse el botón Nuevo, asigne un
código y digite la descripción del idioma. Finalice dando clic en el botón Grabar.
Figura 2.10. Ventana inicial opción Idiomas.
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2.1.1.4 Tipos Zonas
Teniendo en cuenta que la ubicación del predio de la institución educativa puede
darse en sitios diferentes al casco urbano de una población, se requiere que en
este utilitario se consignen aquellas zonas especiales en las que se sitúa el
plantel. De la misma forma que en utilitarios anteriores, haga uso de los botones
de edición de la parte derecha de la ventana para adicionar, retirar o editar los
registros mostrados.
Figura 2.11. Ventana inicial opción Tipos Zonas.
2.1.2. Educación
La opción educación trae asociadas algunas de las características que deberá
asociar posteriormente a cada una de las sedes a crear. Estos aspectos obedecen
a las definiciones que en el proyecto educativo institucional (PEI) se encuentren
relacionadas.
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Figura 2.12. Opción Educación.
2.1.2.1 Tipo Educación
Liste en este utilitario el tipo de educación que imparte su institución educativa;
aplican las mismas condiciones de creación, modificación y eliminación de
información.
Figura 2.13. Ventana inicial opción Tipo Educación.
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2.1.2.2 Tipos de Enseñanza
Esta opción permite registrar las titulaciones que pueden ser obtenidas en la
institución. Utilice los botones de edición referidos en la parte derecha de la
ventana.
Figura 2.14. Ventana inicial opción Tipo de Enseñanza.
2.1.2.3 Tipos Alumnos
Esta opción permite registrar los tipos de estudiantes que son atendidos en la
institución. Utilice los botones de edición referidos en la parte derecha de la
ventana.
Figura 2.15. Ventana inicial opción Tipos Alumnos.
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2.1.2.4 Tipo de Horarios
Registre por medio de esta opción el horario en el que la institución presta servicio
al público. Como este es un utilitario que encuentra en otros módulos, se sugiere
no modificar los horarios existentes, ya que los mismo podrían encontrarse
asociados a más información.
Figura 2.16. Ventana inicial opción Tipo de Horarios.
2.1.2.5 Tipo de Calendario
En este utilitario es necesario que establezca el tipo de calendario al que se ciñe
su institución educativa. Para crear, modificar o eliminar información de los
registros mostrados, emplee los botones ubicados en la parte derecha de la
ventana.
Figura 2.17. Ventana inicial opción Tipo de Calendario.
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2.1.2.6 Nivel de Educación
Este utilitario se refiere a los niveles o programas académicos ofrecidos por la
institución educativa. Deberá listar como puede observar en el ejemplo de la figura
2.18, todos los programas del colegio tomado como ejemplo:
Figura 2.18. Ventana inicial opción Nivel de Educación.
2.1.2.7 Currículo Aplicado
En esta opción del sistema se han de configurar los tipos de currículo aplicados en
la institución; este dato lo encontrará en la definición del modelo pedagógico del
plantel educativo.
Figura 2.19. Ventana inicial opción Currículo Aplicado.
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2.1.2.8 Modalidades Primaria
Liste en este utilitario los modelos pedagógicos con los cuales adelantará el
proceso de enseñanza en la sección primaria. Recuerde que para editar la
información existente se usarán los botones de la parte derecha de la ventana.
Figura 2.20. Ventana inicial opción Modalidades Primaria.
2.1.2.9 Modalidades Secundaria
Liste en este utilitario los modelos pedagógicos con los cuales adelantará el
proceso de enseñanza en la sección secundaria. Recuerde que para editar la
información existente se usarán los botones de la parte derecha de la ventana.
Figura 2.21. Ventana inicial opción Modalidades Secundaria.
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2.1.2.10 Jornadas Institución
Describa por medio de registros en esta opción, las jornadas que se usen en las
sedes de la institución educativa. Puede usar un formato alfabético que denote la
duración de la jornada, o la descripción numérica de dicho lapso.
Figura 2.22. Ventana inicial opción Jornadas Institución.
2.1.3 Generales
Figura 2.23. Opción Generales.
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2.1.3.1 Bancos
Por medio de este utilitario, registre las entidades bancarias con las cuales el
colegio tiene un vínculo comercial. Para la creación de un banco, dé clic en el
botón Nuevo de la ventana inicial.
Figura 2.24. Ventana inicial opción Bancos.
Digite los datos que solicita la ventana de creación y finalice dando clic en el botón Grabar.
Figura 2.25. Creación Banco.
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2.1.3.2 Estratos
Por defecto el sistema incluye los estratos numerados del 1 al 6 y uno denominado
no aplica. Si desea hacer cambios a esta información, utilice los botones de
edición de la parte derecha de la ventana.
Figura 2.27. Ventana inicial opción Estratos.
2.1.3.3 Ocupaciones
Registre en este utilitario, las ocupaciones que considere pertinentes para la
institución educativa. Use los botones de la parte derecha de la ventana.
Figura 2.28 Ventana inicial opción Estratos.
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2.1.3.4 Tipos de Comunicaciones
En esta opción se permite determinar cuáles serán los diferentes canales de
comunicación con la persona registrada en el módulo. El sistema trae incluidos
seis (6) tipos. Para ingresar uno nuevo, oprima el botón Nuevo e indique el
nombre que le dará al registro. Puede modificarlo y borrarlo de la misma manera
que en casos anteriores.
Figura 2.29. Ventana inicial opción tipos de comunicación.
2.1.3.5 Tipos de Documentos
Liste las opciones del tipo de documento que manejará de acuerdo a los usuarios
del sistema. Al dar clic en Nuevo, asigne un consecutivo y nombre al documento.
Figura 2.30 Ventana inicial opción Documentos.
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2.1.3.6 Propietario Oficial
Registre el tipo de propietario oficial (si es el caso) de la institución educativa.
Este dato lo usará cuando indique los datos del lote, edificio y demás aspectos del
dueño de la institución.
Figura 2.31 Ventana inicial opción Propietario Oficial.
2.1.3.7 Propietario No Oficial
Registre el tipo de propietario no oficial (si es el caso) de la institución educativa.
Este dato lo usará cuando indique los datos del lote, edificio y demás aspectos del
dueño de la institución.
Figura 2.32 Ventana inicial opción Propietario No Oficial.
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2.1.4 Cambiar contraseña
Este utilitario se encuentra presente en la mayoría de los módulos de School Pack.
Consiste en efectuar el cambio de la contraseña actual del usuario que se
encuentra manejando el módulo, por una nueva de su elección. La ventana que
aparece es idéntica a la que se muestra cuando caduca el periodo de vigencia de
las contraseñas en el módulo de seguridad.
Tenga en cuenta que el uso de la contraseña se adapta por cuestiones
de privacidad y restricción en el manejo de ciertas ventanas del
aplicativo. No permita que otro usuario a parte de usted modifique esta
opción o de lo contrario no podrá ingresar al aplicativo y deberá solicitar
un reinicio de la contraseña con el administrador del sistema.
Figura 2.33.Cambio de contraseña.
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CAPÍTULO 3. DATOS INSTITUCIONALES
El menú Registro constituye este apartado del manual de usuario del módulo de
Registro de Institución y Sedes. Por medio de este es posible asociar toda la
información concerniente a la legalización de la institución, los datos operativos del
plantel y las aprobaciones o permisos de funcionamiento otorgados por las
entidades estatales respectivas.
Figura 3.1 Menú Registro
3.1 Registro de Institución
En esta primera opción del módulo, se requiere ingresar los datos de la institución
educativa que hacen referencia al ente educativo como tal; es decir, hablan de la
constitución de un lugar prestador del servicio escolar, más no se describen allí
sus características físicas, componentes, administración ni dimensiones.
Figura 3.2 Opción Registro de Institución.
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Como puede observar en la figura 3.2, el sistema presenta una venta compuesta
de cinco (5) pestañas donde deberá asociar la información referente a la
institución. A continuación se mostrará una imagen con cada una de las pestañas,
para que conozca los datos que debe incluir en cada campo
Pestaña 1. Establecimiento: reúne los campos nombre principal, nombre
secundario, dirección, número de NIT, código interno (identificación interna en
caso de ser un colegio perteneciente a una comunidad), teléfonos, Departamento
y ciudad de ubicación, dirección de correspondencia y números de resolución que
respaldan su funcionamiento.
Figura 3.3 Pestaña Establecimiento.
Pestaña 2. Situación Legal: se deben registrar aquí los números de paz y salvo del
DANE, inscripción a la secretaría de educación, aprobación del ministerio de
defensa, personería jurídica, resolución de matrículas y pensiones, inscripción del
PEI y Permiso de Fundación.
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Figura 3.4 Pestaña Situación Legal.
Pestaña 3. Rector(a)/Secretario(a): Tiene incluidos los campos rector y secretaria
con alguna de información que se había registrado previamente en el módulo de
talento humano. Si desea hacer algún cambio respecto a dichos datos, debe
dirigirse al módulo mencionado
Figura 3.5 Pestaña Rector(a)/Secretaria(a).
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Pestaña 4. Contrato: se incluye esta pestaña para digitar la información referente a
este documento de matrícula en caso de que aplique para su institución. Además
del campo de texto libre, contiene un espacio para dar el número de cuotas de
cancelación del servicio educativo de matrícula.
Figura 3.6 Pestaña Contrato.
Pestaña 5. Pagaré: digite la información referente a este documento de matrícula
en caso de que aplique para su institución.
Figura 3.7 Pestaña Pagaré.
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3.2 Registro de Sedes
Como su nombre así lo indica, en la opción registro de sedes se han de ubicar
todas aquellas sedes con las que cuente la institución educativa. Incluya los datos
de población atendida, niveles ofrecidos, servicios públicos y demás que requiera
el sistema. En caso de poseer una sede única, asígnele el nombre que considere
pertinente. En la figura 3.8 se muestra la apariencia de la ventana inicial; para
iniciar la creación de una sede, pulse el botón Nuevo.
Figura 3.8 Ventana inicial opción Registro de Sedes.
Aparecerá una ventana con seis pestañas de información incluidas; complete la
información respectiva y para finalizar dé clic en el botón Grabar.
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Pestaña 1. Datos Generales.
Figura 3.9 Pestaña Datos Generales.
Pestaña 2. Edificios y Lote.
Figura 3.10 Pestaña Edificios y Lote.
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Pestaña 3. Lote II.
Figura 3.11 Pestaña Lote II.
Pestaña 4. Entidad Rectora.
Figura 3.12 Pestaña Entidad Rectora.
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Pestaña 5. Situación Legal – Horarios.
Figura 3.13 Pestaña Situación Legal – Horarios.
Pestaña 6. Datos Adicionales.
Figura 3.14Pestaña Datos Adicionales.
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Además de la información que se asocia por medio de las pestañas anteriormente
mencionadas, existen botones para complementar los datos ingresados a cada
una de las sedes creadas.
Figura 3.15 Botones complementarios al registro de sedes.
