Manual de Usuario del Almacén de Servicios...

Fecha 18/10/2006 Versión 0.2

Dirección de Administración Subdirección de Informática

Departamento de Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas

Manual de Usuario del Almacén de Servicios Generales

Almacén de Servicios Generales

Fecha 18/10/2006 - 2 - Versión 0.2


Departamento de Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas Manual de Usuario del Almacén de Servicios Generales

INDICE

1. Objetivo.__________________________________________________________________- 5 - 2. Ingreso al Módulo de Almacén de Servicios Generales.___________________________- 5 - 3. Entradas al almacén. _______________________________________________________- 7 - 3.1 Registro de Entradas.______________________________________________________- 7 - 3.2 Devoluciones al Almacén. __________________________________________________- 8 - 3.3 Consulta de Existencias. ___________________________________________________- 9 - 3.4 Captura de Inventario Físico._______________________________________________- 10 - 3.5 Artículos de Lento Movimiento._____________________________________________- 11 - 3.6 Artículos con Existencia Mínima. ___________________________________________- 11 - 3.7 Kárdex Mensual. _________________________________________________________- 12 - 3.8 Kárdex Mensual Ver. 2.____________________________________________________- 13 - 3.9 Kárdex Anual. ___________________________________________________________- 13 - 3.10 Consulta Pedidos de Compra. _____________________________________________- 14 - 3.11 Consulta Registro de Entradas.____________________________________________- 15 - 3.12 Pedidos Cancelados. ____________________________________________________- 15 - 3.13 Artículos en Punto de Reorden. ___________________________________________- 16 - 4. Salidas. _________________________________________________________________- 17 - 4.1 Salidas del Almacén de Servicios Generales. _________________________________- 17 - 4.2 Consumos Mensuales. ____________________________________________________- 18 - 4.3 Consumos por Departamento.______________________________________________- 19 - 4.4 Consumos por Departamento (Rep)._________________________________________- 19 - 4.5 Consulta de Salidas.______________________________________________________- 20 - 5. Procesos.________________________________________________________________- 20 - 5.1 Asignación Automática de Avisos Parciales.__________________________________- 21 - 5.2 Asignación de Folios a Entradas. ___________________________________________- 22 - 5.3 Calculo Mensual Punto de Re-Orden. ________________________________________- 22 - 5.4 Costeo de Salidas. _______________________________________________________- 23 - 5.5 Generación del Saldo Mensual Inicial. _______________________________________- 24 - 5.6 Inicialización de Inventario Semestral. _______________________________________- 24 - 6. Reportes. ________________________________________________________________- 25 - 6.1 Análisis de Nivel de Inventario. _____________________________________________- 25 - 6.2 Ajustes y Diferencias._____________________________________________________- 26 -

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6.3 Avisos Parciales._________________________________________________________- 26 - 6.4 Catalogo de Artículos. ____________________________________________________- 27 - 6.5 Catalogo de Artículos con Descripción Larga. ________________________________- 28 - 6.6 Catalogo de Artículos con clave CABMS._____________________________________- 29 - 6.7 Catalogo de Artículos con Precio Unitario. ___________________________________- 29 - 6.8 Catalogo de Artículos con Existencia. _______________________________________- 29 - 6.9 Catalogo de Artículos con Mínimos y Máximos. _______________________________- 29 - 6.10 Catalogo de Artículos con Existencia Mínima.________________________________- 30 - 6.11 Catalogo de Artículos sin Existencia. _______________________________________- 30 - 6.12 Catalogo de Artículos sobre el mínimo. _____________________________________- 30 - 6.13 Catalogo de Departamentos. ______________________________________________- 30 - 6.14 Catalogo de Grupos._____________________________________________________- 30 - 6.15 Catalogo de Proveedores por Cuenta. ______________________________________- 31 - 6.16 Catalogo de Proveedores por Nombre. _____________________________________- 31 - 6.17 Entradas al Almacén. ____________________________________________________- 31 - 6.18 Proyecto de Programa Anual. _____________________________________________- 31 - 6.19 Movimientos de Salida antes de Costear.____________________________________- 32 - 6.20 Movimientos de Salida antes de Costear Ver. 2. ______________________________- 32 - 6.21 Prog. Anual para Proyección. _____________________________________________- 32 - 6.22 30 Deptos. mas Representativos. _________________________________________- 32 - 6.23 Consumos Reales Anual. _________________________________________________- 32 - 6.24 Consumo por Departamento.______________________________________________- 33 - 6.25 Consumo Promedio Mensual. _____________________________________________- 33 - 6.26 Costos por Grupo. ______________________________________________________- 34 - 6.27 Demanda Mensual por Artículo. ___________________________________________- 34 - 6.28 Entradas vs Salidas. _____________________________________________________- 34 - 6.29 Indicadores de Abasto.___________________________________________________- 34 - 6.30 Inventario Costeado._____________________________________________________- 35 - 6.31 Licitación. _____________________________________________________________- 35 - 6.32 Marbetes. ______________________________________________________________- 36 - 6.33 Marbetes en Blanco. _____________________________________________________- 36 - 6.34 Programa Anual. ________________________________________________________- 37 - 6.35 Relación de Artículos de Lento Movimiento. _________________________________- 37 - 6.36 Relación de Productos Dispensados._______________________________________- 38 - 6.37 Requisiciones.__________________________________________________________- 38 -

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6.38 Requisiciones Pendientes.________________________________________________- 38 - 6.39 Requisiciones sin Entradas. ______________________________________________- 39 - 6.40 Resumen Contable de Entradas. ___________________________________________- 39 - 6.41 Resumen Contable de Salidas. ____________________________________________- 39 - 6.42 Rotación de Inventario. __________________________________________________- 39 - 6.43 Reporte de Faltantes.____________________________________________________- 40 - 6.44 Salidas del Almacén. ____________________________________________________- 40 - 6.45 Toma de Inventario Físico.________________________________________________- 40 - 6.46 Saldo de Pedidos. _______________________________________________________- 41 - 6.47 Saldo de Pedidos Ver. 2. _________________________________________________- 41 - 7. Requisiciones.____________________________________________________________- 41 - 7.1 Programa Anual de Adquisiciones.__________________________________________- 42 - 7.2 Programa Anual de Adquisiciones Ver. 2.____________________________________- 44 - 7.3 Requisiciones partiendo del Programa Anual._________________________________- 45 - 7.4 Requisiciones.___________________________________________________________- 46 - 7.5 Consulta Situación de Requisición. _________________________________________- 48 - 7.6 Consulta Situación de Artículo._____________________________________________- 49 - 7.7 Requisiciones del 1er. Trimestre. ___________________________________________- 50 - 7.8 Licitación 2ª Vuelta. ______________________________________________________- 50 - 7.9 Partidas Desiertas 2ª Vuelta. _______________________________________________- 51 - 7.10 Prog. Anual Departamental. _______________________________________________- 52 - 8. Spook. __________________________________________________________________- 54 - 9. Catálogos. _______________________________________________________________- 55 - 9.1 Catalogo de Artículos. ____________________________________________________- 55 - 9.2 Catalogo de Artículos por Descripción. ______________________________________- 58 - 9.3 Catalogo de Departamentos. _______________________________________________- 59 - 9.4 Catalogo de Grupos.______________________________________________________- 60 - 9.5 Catalogo de Usuarios de Programa Anual. ___________________________________- 61 - 10. Solicitud de Adecuaciones a la Aplicación. ___________________________________- 62 - 11. Solicitud de Modificación de Datos Registrados en la Base de Datos. _____________- 62 - 12. Glosario de Términos. ____________________________________________________- 62 -

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1. Objetivo. El sistema de Almacén de Servicios Generales, se ha diseñado para llevar a cabo el control de los movimientos que se realizan con respecto a los insumos que adquiere el instituto y que a su vez son distribuidos para cubrir las necesidades de los servicios a través de las requisiciones que elaboran los mismos, además de las entradas, salidas, reportes y actualización de catálogos. Debido a la diversidad de insumos requeridos por las diversas áreas, se encuentran clasificados en los siguientes 10 grupos.

51 Albañilería 52 Carpintería y Accesorios 53 Material Eléctrico y Electrónico 54 Refacciones en General 55 Aceites, Lubricantes y Aditivos 56 Plomería y Accesorios 57 Pintura y Accesorios 58 Materiales Complementarios 59 Estructuras y Manufactura 60 Refacciones para Equipo de Refrigeración

Adicionalmente se cuentan con otros cuatro módulos de sistema de almacén, los que por su representatividad controlan y agrupan los siguientes. Almacén de Farmacia, en este almacén se cuenta con todos los medicamentos, que son requeridos por las áreas del instituto. Almacén de Víveres, en este almacén están contenidos los alimentos que se utilizan para la alimentación de empleados y pacientes del instituto. Almacén de Lavandería, en este almacén están contenidos la ropa, y lo que se utiliza para la fabricación de esta. Almacén General, en este almacén se encuentran todos los insumos de oficina para los departamentos de todo el instituto.

2. Ingreso al Módulo de Almacén de Servicios Generales.

Cuando desee ingresar al sistema de este Almacén, usted deberá realizar los siguientes pasos: a).- Cuando visualice la palabra login: deberá teclear la palabra almacen. b).- Cuando visualice la palabra password: deberá teclear la palabra almacen. c).- Para ingresar al Sistema de los Almacenes, teclee ii seguido de <ENTER>. d).- Ahora dentro de la pantalla de inicio del sistema de almacenes, Pantalla 2.1, se muestran dos opciones disponibles:

• F6 Aceptar, le servirá para ingresar y le pedirá un nombre de usuario, así como un password, habrá usuarios que podrán realizar uso de todos los módulos así como sus funciones y habrá quienes solo puedan acceder a ciertos módulos en su mayoría solo para consultas.

• F8 Salir.

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Pantalla 2.1 Pantalla de ingreso al Sistema de Almacenes, que aparece al correr ii.

a) Una vez que ha ingresado al menú general de Sistema de Almacenes, pantalla 2.2, elija el

módulo de Almacén de Servicios Generales y presione la tecla F6.

Pantalla 2.2 Menú general del Sistema de Almacenes

b) El menú principal del módulo de Almacén de Servicios Generales, pantalla 2.3, presenta

las siguientes opciones:

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Pantalla 2.3 Menú principal del módulo de Almacén de Servicios Generales

Dentro del Menú principal del Sistema de Almacén Servicios Generales, encontrara los módulos de Catálogos, Requisiciones, Entradas, Salidas, Reportes, Procesos y el Spook.

3. Entradas al almacén.

Para registrar las entradas al almacén se debe seleccionar la opción Entradas en el menú principal del Módulo de Almacén de Servicios Generales, pantalla 2.3.

3.1 Registro de Entradas.

Esta pantalla nos muestra una serie de características que deben ser registradas para cada uno de los artículos.

Pantalla 3.1 Pantalla de registro de entradas

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Para registrar las entradas al almacén se deben capturar los siguientes datos: a) En el Tipo de Registro se debe ingresar 1 si la entrada corresponde a la cantidad indicada

en el pedido, 2 si se trata de una entrada parcial y 4 si es un donativo. b) En el campo Número es capturado el número del pedido impreso en el pedido de compra. c) En Fecha de Registro se captura la fecha en que se ingresa el producto al sistema de

acuerdo al formato especificado. d) Fecha de Recepción se captura la fecha en que ingresa el producto físicamente al

almacén de acuerdo al formato especificado. e) Fecha de Caducidad es un campo opcional el cual debe capturarse si existe una

especificación de caducidad para el producto. En caso contrario se deja en blanco. f) Para el campo Deptos se debe especificar la o las claves de los departamentos

solicitantes según el Catálogo de Departamentos, en caso de que existan, de lo contrario se deja el valor por default que es en blanco.

g) Al capturar Numero Pedido y A#o elab. los cuales corresponden al número de pedido de compra y el año en que se elaboró, automáticamente el sistema despliega los datos correspondientes a la cuenta, al RFC del proveedor, número de requisición y el tipo de compra (Cta., R.F.C. proveedor, Numero Requisición y Tipo Compra).

h) En Numero de Factura se debe capturar el número de la factura correspondiente al pedido, en el caso de que no exista un número de factura, se deberá capturar S/N.

i) El Numero de Solicitud corresponde al número de solicitud que viene en el pedido. j) El Lote es el campo en el que deberá capturar el número de lote del articulo, este campo

en caso de no existir, se deberá capturar S/L(sin lote). k) El campo de Partida corresponde al número de partida que se encuentra en el pedido. l) Para el campo Clave es requerida la Clave del Artículo. m) Para el campo Cantidad es necesario capturar la cantidad del artículo que esta

ingresando al almacén. n) En el Importe, debe ser capturado el importe que se obtiene de la factura. o) El campo que corresponde al I.V.A., debe ser llenado con el I.V.A. que aparece en la

factura con la que se entrega el artículo al almacén. Los campos Clave, Cantidad, Importe e I.V.A., se capturan solo en el caso en que no exista el pedido, por esta razón se capturan con base en la factura con la que se deberá de entregar el producto al almacén. Cuando haya terminado estos pasos oprima F3 para que sea dada de alta la entrada, si desea verificar su procedimiento, debe proporcionar al sistema el Tipo de Registro, el numero y la Fecha de Registro y teclear F6 para consultar.

3.2 Devoluciones al Almacén.

Para registrar las devoluciones al almacén se debe seleccionar la opción de Entradas en el menú principal del Módulo de Almacén de Servicios Generales, pantalla 2.3, en donde después se debe dirigir a la opción de Devoluciones al Almacén, Pantalla 3.2. En esta pantalla se registraran todos los productos que se devuelven al almacén, los cuales previamente fueron sacados por algún departamento.

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Pantalla 3.2. En esta pantalla se registraran todos los productos que se devuelven al almacén

El procedimiento a realizar para poder efectuar una Devolución es el siguiente:

a) El campo Devolución no debe ser capturado, ya que el sistema de manera automática asigna un número para esta.

b) En el campo Depto. se debe capturar la Clave del Departamento que realiza la devolución.

c) El campo Clave, debe ser llenado con la clave del articulo que previamente se solicito. d) El campo Cantidad, es la cantidad del artículo que será devuelta al almacén. e) El campo de Caducidad es opcional, ya que puede ser o no capturado, en el caso de que

si se capture, deber tomarse en cuenta el formato preestablecido en el sistema. Una vez realizados los pasos anteriores, para dar de alta la devolución presione F3, y quedara efectuado el procedimiento.

3.3 Consulta de Existencias. Para Consultar las Existencias debe seleccionar la opción Entradas en el menú principal del Módulo de Almacén de Servicios Generales, pantalla 2.3, y después dirigirse a la opción de Consulta de Existencias, pantalla 3.3. En este módulo se podrá consultar la existencia de un producto en ese instante.

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Pantalla 3.3. Esta pantalla se utiliza para consultar las existencias y costos de un artículo.

Para realizar esta consulta debe realizar el siguiente procedimiento: a) En el campo Clave, se capturara la clave del articulo.

Cuando se ha realizado este procedimiento la consulta se efectúa de manera automática.

3.4 Captura de Inventario Físico. Para llevar a cabo la captura del Inventario Físico deberá elegir la opción de Captura Inventario Físico, pantalla 3.4 la cual se encuentra dentro del módulo de Entradas en el menú principal del Módulo de Almacén de Servicios Generales, pantalla 2.3. En esta pantalla serán capturados los conteos físicos en un inventario.

Pantalla 3.4.Pantalla para captura de conteos físicos en un Inventario.

En esta pantalla para realizar el inventario, deberá llenar los siguientes campos:

a) El campo Clave que corresponde a la clave del artículo. b) El campo de Conteo el cual corresponde a la cantidad en existencia física.

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Al concluir esta serie de pasos deberá teclear F5 para que sean guardados los datos.

3.5 Artículos de Lento Movimiento. Para llevar a cabo la consulta de los Artículos de Lento Movimiento deberá elegir la opción de Artículos de Lento Mov., pantalla 3.5 la cual se encuentra dentro del módulo de Entradas en el menú principal del Módulo de Almacén de Servicios Generales, pantalla 2.3. Esta pantalla nos presentara los artículos de este almacén que no han tenido movimiento en algún tiempo.

Pantalla 3.5. Pantalla en la que se lleva a cabo la consulta de artículos de Lento Movimiento

En esta pantalla solo debe teclear F6 para ejecutar la consulta.

3.6 Artículos con Existencia Mínima. Para llevar a cabo la consulta de los Artículos con Existencia Mínima deberá elegir la opción de Artículos con Existencia Mínima, pantalla 3.6 la cual se encuentra dentro del módulo de Entradas en el menú principal del Módulo de Almacén de Servicios Generales, pantalla 2.3. En esta consulta se presentan los artículos que se encuentran en el mínimo o por debajo de el en la existencia.

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Pantalla 3.6. Pantalla en la cual se consultan los Artículos con Existencia Mínima.

En esta pantalla solo debe teclear F6 para ejecutar la consulta.

3.7 Kárdex Mensual. Para llevar a cabo la consulta del Kárdex Mensual deberá elegir la opción de Kárdex Mensual, pantalla 3.7 la cual se encuentra dentro del módulo de Entradas en el menú principal del Módulo de Almacén de Servicios Generales, pantalla 2.3. Esta consulta nos presentara los movimientos que ha tenido un artículo en un mes y año determinados.

Pantalla 3.7. Consulta Mensual de los Movimientos de un Artículo.

Para poder realizar la consulta, deberá capturar los siguientes datos:

a) El campo Mes, debe ser llenado con el mes del cual requiere la consulta en formato de dos dígitos.

b) El campo A#o, se debe llenar con 4 dígitos del año que desee consultar. c) El campo de Clave, se llena con la clave del artículo que requiere consultar.

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Cuando haya finalizado la captura de los campos antes mencionados de manera automática se ejecutara la consulta.

3.8 Kárdex Mensual Ver. 2. Para llevar a cabo la consulta del Kárdex Mensual deberá elegir la opción de Kárdex Mensual Ver. 2, pantalla 3.8 la cual se encuentra dentro del módulo de Entradas en el menú principal del Módulo de Almacén de Servicios Generales, pantalla 2.3. Esta consulta nos presentara los movimientos que ha tenido un artículo en un mes y año determinados, con especificaciones adicionales que no son presentadas en la opción anterior.

Pantalla 3.8. Consulta Mensual de los Movimientos de un Artículo con especificaciones.


a) El campo Mes, debe ser llenado con el mes del cual requiere la consulta en formato de dos dígitos.

b) El campo A#o, se debe llenar con 4 dígitos del año que desee consultar. c) El campo de Clave, se llena con la clave del artículo que requiere consultar.


3.9 Kárdex Anual. Para llevar a cabo la consulta del Kárdex Anual deberá elegir la opción de Kárdex Anual, pantalla 3.9 la cual se encuentra dentro del módulo de Entradas en el menú principal del Módulo de Almacén de Servicios Generales, pantalla 2.3. Esta consulta nos presentara los movimientos que ha tenido un artículo en un mes y año determinados, con especificaciones adicionales que no son presentadas en la opción anterior.

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Pantalla 3.9. Consulta Anual de los Movimientos de un Artículo con especificaciones.


a) El campo A#o, se debe llenar con 4 dígitos del año que desee consultar. b) El campo de Clave, se llena con la clave del artículo que requiere consultar.


3.10 Consulta Pedidos de Compra. Para llevar a cabo la Consulta de Pedidos de Compra deberá elegir la opción de Consulta Pedidos de comp., pantalla 3.10 la cual se encuentra dentro del módulo de Entradas en el menú principal del Módulo de Almacén de Servicios Generales, pantalla 2.3. Nos presenta los pedidos que han sido realizados por el Departamento de Adquisiciones para este almacén.

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Pantalla 3.10. Presenta los pedidos que han sido realizados por el Departamento de Adquisiciones.

En esta pantalla para realizar la consulta, deberá capturar los siguientes datos:

a) Para el campo Pedido, debe capturarse el número del pedido, dicho número habrá sido asignado previamente por el Departamento de Adquisiciones.

b) Para el campo Elab., es necesario capturar el año en que se elaboro el pedido. Cuando haya terminado de capturar los datos anteriores, la consulta será realizada al teclear F6.

3.11 Consulta Registro de Entradas. Para llevar a cabo la Consulta Registro de Entradas deberá elegir la opción de Consulta Registro de Entradas, pantalla 3.11 la cual se encuentra dentro del módulo de Entradas en el menú principal del Módulo de Almacén de Servicios Generales, pantalla 2.3. Nos presenta las entradas con sus especificaciones las cuales han sido realizadas por el Almacén.

Pantalla 3.11. Presenta las entradas realizadas por el almacén.

Las consultas se pueden realizar proporcionando uno o los dos campos de captura: a) El Folio de la entrada, que fue proporcionado en el registro de la Entrada. b) La Fecha de Registro que corresponderá a la fecha en que se haya registrado la entrada. Al finalizar la captura de los campos, debe teclear F6 para ejecutar la consulta.

3.12 Pedidos Cancelados. Para llevar a cabo la Consulta de Pedidos Cancelados deberá elegir la opción de Consulta Pedidos Cancelados, pantalla 3.12 la cual se encuentra dentro del módulo de Entradas en el menú principal del Módulo de Almacén de Ropa, pantalla 2.3. Nos presenta los pedidos cancelados en el periodo especificado.

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Pantalla 3.12. Presenta los pedidos cancelados.

Para poder realizar la consulta de los pedidos cancelados, es necesario que teclee alguna de las siguientes opciones: (F6) ConsultaGlobal, para consultar todas las cancelaciones de un año, donde aparecerá el número de pedido, el número de la cancelación y las cantidades en los meses en que se llevo a cabo la cancelación. (^F) ConsultaXMes, para consultar los pedidos cancelados en un mes especifico. ConsultaxPedido(Prev), para realizar la consulta para un pedido en particular. F8 Fin, para finalizar la pantalla de Pedidos Cancelados.

3.13 Artículos en Punto de Reorden.

Para llevar a cabo la Consulta de los Artículos en Punto de Reorden deberá elegir la opción de Artículos en Punto de Reorden, pantalla 3.13 la cual se encuentra dentro del módulo de Entradas en el menú principal del Módulo de Almacén de Servicios Generales, pantalla 2.3. Nos presenta las entradas con sus especificaciones las cuales han sido realizadas por el Almacén.

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Pantalla 3.13. Presenta los Artículos en Punto de Reorden.

Las consultas se pueden realizar proporcionando los campos de captura:

a) El Grupo del artículo, que se desee consultar. b) La Clave del Articulo que se desea consultar. Al finalizar la captura de los campos, debe teclear F6 para ejecutar la consulta.

4. Salidas. Para registrar las salidas del almacén se debe seleccionar la opción Salidas en el menú principal del Módulo de Almacén de Servicios Generales, pantalla 2.3.

4.1 Salidas del Almacén de Servicios Generales. La pantalla que a continuación se muestra, cuenta con los campos necesarios para poder realizar una Salida del almacén. Una salida del Almacén puede ser realizada por cualquier departamento y solo para los artículos que se tengan autorizados para ese departamento, ya que no todos los departamentos pueden sacar todo tipo de artículos.

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Pantalla 4.1. Pantalla en que se realizan las salidas de artículos del almacén.

Los parámetros que se deben cubrir para poder realizar una salida del Almacén son los siguientes:

a) Para el campo Fecha, se deberá capturar la fecha en que se aplica el movimiento. b) Para el campo Depto, es el Departamento al que se aplicara la salida, por lo tanto deberá

ser capturada la clave del mismo. c) En el campo Clave debe ser capturada la clave del artículo que se desea sacar del

almacén. d) En el campo Cantidad, en donde debe poner la cantidad que se requiere. e) En el campo de # de solicitud será llenado con el folio de la orden de trabajo que

proporciona mantenimiento. Al finalizar estos pasos debe teclear F3 para dar de alta la salida.

4.2 Consumos Mensuales. La pantalla que a continuación se muestra, es para consultar las demandas que han tenido los artículos durante todo un año, mostrando cifras mensuales.

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Pantalla 4.2. Pantalla para consultar las demandas que han tenido los artículos durante todo un año, mostrando cifras mensuales.

Los parámetros que se deben cubrir para poder realizar una salida del Almacén son los siguientes:

a) Para el campo Año, es el año que desea consultar. b) En el campo Clave debe ser capturada la clave del artículo que se desea consultar.

Al finalizar estos pasos debe teclear F8 para finalizar.

4.3 Consumos por Departamento. La pantalla que a continuación se muestra, las salidas realizadas por un departamento en especifico y en un rango de meses.

Pantalla 4.3. Pantalla en que se consultan las salidas realizadas por un departamento en específico y en un rango de meses.

. Los parámetros que se deben cubrir para poder realizar una salida del Almacén son los siguientes:

a) Para el campo Mes Ini, es el mes inicial de la consulta. b) En el campo Mes Final es el mes final de la consulta c) En el campo de A#o será llenado con el año a consultar. d) En el campo de Depto será llenado con la clave del departamento a consultar.

Al finalizar estos pasos debe teclear F6 para consultar a detalle una clave en particular. Y F8 para finalizar.

4.4 Consumos por Departamento (Rep). Para generar el reporte de los Consumos por Departamento, debe ingresar seleccionando la opción Salidas en el menú principal del Módulo de Almacén de Servicios Generales, pantalla 2.3, posteriormente diríjase a esta opción y acepte el acceso. En esta pantalla para realizar la consulta, deberá capturar los siguientes datos:

a) Es necesario teclear la Division a la que corresponde el Departamento

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b) Es necesario teclear el Depto. c) Es necesario teclear el Consecutivo al que corresponde el Departamento. d) El campo Fecha Inicial., debe ser llenado con la fecha Inicial a reportar en un formato de

MM/DD/AAAA. e) El campo Fecha Final., debe ser llenado con la fecha final a reportar en un formato de

MM/DD/AAAA.

Cuando haya finalizado los pasos anteriores el reporte será enviado de manera automática a la impresora.

4.5 Consulta de Salidas. La pantalla que a continuación se muestra, cuenta con los campos necesarios para poder realizar una consulta específica por artículo para cada departamento en un rango de fecha determinado.

Pantalla 4.5. Pantalla en que se realizan la consulta específica por artículo para cada departamento en un rango de fecha determinado.

. Los parámetros que se deben cubrir para poder realizar una salida del Almacén son los siguientes:

a) Para el campo Fecha Inicial, es la fecha inicial de la consulta. b) En el campo Fecha Final es la fecha final de la consulta c) En el campo de Clave será llenado con la clave del articulo a consultar.

Al finalizar estos pasos debe teclear (F6) para que la consulta sea ordenada por departamento, (^F) para que la consulta sea ordenada por fecha. Y (F8) para Finalizar.

5. Procesos.

Para poder llevar a cabo la ejecución de los procesos en el módulo de Procesos del sistema deberá dirigirse a la opción de Procesos en el menú principal del Módulo de Almacén de Servicios Generales, pantalla 2.3.

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En este módulo se lleva a cabo la ejecución de los procedimientos de inicialización o asignación de valores.

Pantalla 5. Pantalla en la cual se ejecutan procesos de inicialización o asignación de valores.

5.1 Asignación Automática de Avisos Parciales.

Para llevar a cabo la Asignación Automática de Avisos Parciales, pantalla 5.1 debe ingresar seleccionando la opción Procesos en el menú principal del Módulo de Almacén de Servicios Generales, pantalla 2.3, posteriormente diríjase a esta opción y acepte el acceso. Este proceso numera los avisos parciales ingresados en el registro de entradas capturadas en el día.

Pantalla 5.1. Lleva a cabo la numeración de los avisos parciales ingresados en el registro de

entradas capturadas en el día.

Para que esta asignación sea realizada, deberá ingresar lo siguiente: a) En el campo dd/mm/aaaa se captura la fecha del día en que se ingresaron las entradas al

sistema, a las cuales es necesario se asigne un número de aviso parcial.

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b) El siguiente paso es pulsar la tecla F1 y escribir la palabra Proceso, y dar retorno (Enter).

5.2 Asignación de Folios a Entradas.

Para llevar a cabo la Asignación de Folios a Entradas, pantalla 5.2 debe ingresar seleccionando la opción Procesos en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla 2.3, posteriormente diríjase a esta opción y acepte el acceso. Este proceso numera los folios de las entradas capturadas en el día.

Pantalla 5.2. Numera los folios de las entradas capturadas en el día.

Para que esta asignación sea realizada, deberá ingresar lo siguiente:

a) En el campo dd/mm/aaaa se captura la fecha del día en que se ingresaron las entradas al sistema.

b) El siguiente paso es pulsar la tecla F1 y escribir la palabra Proceso y presione retorno (Enter).

5.3 Calculo Mensual Punto de Re-Orden.

Para llevar a cabo el Calculo del Punto de Re-Orden, pantalla 5.3 debe ingresar seleccionando la opción Procesos en el menú principal del Módulo de Almacén de Servicios Generales, pantalla 2.3, posteriormente diríjase a esta opción y acepte el acceso. Esta opción lleva a cabo el cálculo las cifras del mínimo posible en existencia, el máximo y el punto de Re-orden.

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Pantalla 5.3. Lleva a cabo el Calculo del Punto de Re-Orden.

Para llevar a cabo este proceso, deberá seleccionar la opción de Cal. Mensual Punto de Re-Orden, y presionar la tecla F6 (Seleccione), y le aparecerá en la esquina inferior izquierda de su pantalla el mensaje que le pregunta si desea continuar con el proceso del calculo, en el cual, si la respuesta es S, será ejecutado el proceso, de lo contrario, simplemente se saldrá de la opción.

5.4 Costeo de Salidas. Para llevar a cabo el Costeo de Salidas, pantalla 5.4 debe ingresar seleccionando la opción Procesos en el menú principal del Módulo de Almacén de Servicios Generales, pantalla 2.3, posteriormente diríjase a esta opción y acepte el acceso. Valora las salidas capturadas en el día con base en el Inventario.

Pantalla 5.4 Valora las salidas capturadas en el día con base en el Inventario.

Para que esta asignación sea realizada, deberá ingresar lo siguiente:

Fecha 18/10/2006 - 24 - Versión 0.2



a) En el campo dd/mm/aaaa se captura la fecha del día en que se ingresaron las salidas al sistema, a las cuales es necesario se asigne un valor.

b) El siguiente paso es pulsar la tecla F1 y escribir la palabra Proceso y pulse retorno (Enter).

5.5 Generación del Saldo Mensual Inicial.

Para llevar a cabo la Generación del Saldo Mensual Inicial, pantalla 5.5 debe ingresar seleccionando la opción Procesos en el menú principal del Módulo de Almacén de Servicios Generales, pantalla 2.3, posteriormente diríjase a esta opción y acepte el acceso. Este proceso lleva a cabo la generación de la apertura del mes para cada artículo.

Pantalla 5.5. En esta pantalla se lleva a cabo la generación de la apertura del mes para cada

artículo. Para que esta asignación sea realizada, deberá realizar lo siguiente:

a) El único procedimiento es escribir la palabra Proceso y pulsar retorno (Enter).

5.6 Inicialización de Inventario Semestral. Para llevar a cabo la Inicialización del Inventario Semestral, pantalla 5.6 debe ingresar seleccionando la opción Procesos en el menú principal del Módulo de Almacén de Servicios Generales, pantalla 2.3, posteriormente diríjase a esta opción y acepte el acceso. Inicializa los valores a ceros del conteo para la nueva toma de un inventario físico.

Fecha 18/10/2006 - 25 - Versión 0.2



Pantalla 5.6. Este proceso inicializa los valores a ceros del conteo para la nueva toma de un

inventario físico. Para que esta asignación sea realizada, deberá realizar lo siguiente:

a) El único procedimiento es escribir la palabra Proceso y pulsar retorno (Enter).

6. Reportes. En el módulo de Reportes del sistema, para poder llevar a cabo la generación de los reportes seleccione la opción Reportes en el menú principal del Módulo de Almacén de Servicios Generales, pantalla 2.3.

Pantalla 6. En este sub-módulo, encontrará las opciones para la generación de los diferentes tipos

de reportes que existen en el sistema.

6.1 Análisis de Nivel de Inventario.

Fecha 18/10/2006 - 26 - Versión 0.2



Este reporte concentra la información requerida para el almacén, para realizar el Análisis de Nivel de Inventario. El procedimiento para generarlo es:

a) Ubicar el cursor en la opción que corresponde a este reporte. Pantalla 6 de Reportes. b) Presionar la tecla (F6) Seleccione.

De este modo, será generado el reporte de manera automática y dirigido al Spook, en donde podrá ser enviado a impresión.

6.2 Ajustes y Diferencias. Este reporte proporciona la información de los Ajustes y Diferencias del almacén en un inventario físico. El procedimiento para generarlo es:

a) Ubicar el cursor en la opción que corresponde a este reporte, pantalla 6 del Módulo de Reportes.

b) Presionar la tecla (F6) Seleccione. De este modo, será generado el reporte de manera automática y dirigido al Spook pantalla 8, en donde podrá ser enviado a impresión.

6.3 Avisos Parciales. Este reporte muestra la información de la generación de los Avisos Parciales, pantalla 6.3. El procedimiento para generarlo es:

a) El campo Fecha de Proceso, debe ser llenado con la fecha de la cual se requiere la información en el formato en que es requerido para este campo dd/mm/aaaa.

b) El Rango de Pedidos cuenta con dos campos que son: Inicial y Final el cual se debe llenar con el rango de pedidos que fueron capturados para esta fecha en orden del menor al mayor. (También dentro de la libreta de control interno de folios de parciales).

c) Ubicar el cursor en la opción que corresponde a este reporte, pantalla 6 del módulo de Reportes.

d) Presionar la combinación de las teclas Control + f . De este modo, será generado el reporte de manera automática y dirigido al Spook, pantalla 8, en donde podrá ser enviado a impresión.

Pantalla 6.3 El proceso de generación de los Avisos Parciales.

Fecha 18/10/2006 - 27 - Versión 0.2



6.4 Catalogo de Artículos.

Este reporte muestra la información de la generación del Catálogo de Artículos, figura 6.4. El procedimiento para generarlo es:

a) Ubicar el cursor en la opción que corresponde a este reporte, pantalla 6 del módulo de Reportes.

b) Presionar la tecla (F6) Seleccione. De este modo, será generado el reporte de manera automática y dirigido al Spook pantalla 8, en donde podrá ser enviado a impresión. Este Catálogo nos muestra a todos los artículos existentes en este almacén clasificados por clave del artículo.

Fecha 18/10/2006 - 28 - Versión 0.2



6.5 Catalogo de Artículos con Descripción Larga.

Este Catalogo nos muestra a todos los artículos existentes en este almacén clasificados por clave del articulo. Y clave con las descripciones largas de cada uno de estos. Para poder generar el reporte que integra la información del Catalogo de Artículos con Descripción Larga, es necesario realizar los siguientes pasos:

a) Ubicar el cursor en la opción que corresponde a este reporte, pantalla 6, del módulo de Reportes.

Fecha 18/10/2006 - 29 - Versión 0.2



b) Presionar la tecla (F6) Seleccione. De este modo, será generado el reporte de manera automática y dirigido al Spook pantalla 8, en donde podrá ser enviado a impresión. Este Catálogo nos muestra a todos los artículos existentes en este almacén clasificados por clave del artículo y con Descripción Larga.

6.6 Catalogo de Artículos con clave CABMS. Este Catalogo nos muestra a todos los artículos existentes en este almacén clasificados por clave del articulo. Y clave CABMS. Para poder generar el reporte que integra la información del Catalogo de Artículos con clave CABMS, es necesario realizar los siguientes pasos:

a) Ubicar el cursor en la opción que corresponde a este reporte, pantalla 6, del módulo de Reportes.

b) Presionar la tecla (F6) Seleccione. De este modo, será generado el reporte de manera automática y dirigido al Spook pantalla 8, en donde podrá ser enviado a impresión. Este Catálogo nos muestra a todos los artículos existentes en este almacén clasificados por clave del articulo y con Claves CABMS.

6.7 Catalogo de Artículos con Precio Unitario. Este Catalogo nos muestra a todos los artículos existentes en este almacén clasificados por precio unitario. Para poder generar el reporte que integra la información del Catalogo de Artículos con precio unitario, es necesario realizar los siguientes pasos:



6.8 Catalogo de Artículos con Existencia. Este Catalogo nos muestra a todos los artículos existentes en este almacén con la columna adicional que muestra los artículos que tienen existencia. Para poder generar el reporte que integra la información del Catalogo de Artículos con Existencia, es necesario realizar los siguientes pasos:



6.9 Catalogo de Artículos con Mínimos y Máximos. Este Catalogo nos muestra a todos los artículos existentes en este almacén clasificados por clave del articulo, con las cantidades máximas y mínimas existentes. Para poder generar el reporte que integra la información del Catalogo de Artículos con máximos y mínimos, es necesario realizar los siguientes pasos:


b) Presionar la tecla (F6) Seleccione.

Fecha 18/10/2006 - 30 - Versión 0.2



De este modo, será generado el reporte de manera automática y dirigido al Spook pantalla 8, en donde podrá ser enviado a impresión.

6.10 Catalogo de Artículos con Existencia Mínima. Este Catalogo nos muestra a todos los artículos existentes en este almacén que tienen existencia mínima. Para poder generar el reporte que integra la información del Catalogo de Artículos con Existencia Mínima, es necesario realizar los siguientes pasos:



6.11 Catalogo de Artículos sin Existencia. Este Catalogo nos muestra a todos los artículos sin existencia en este almacén clasificados por clave del articulo. Para poder generar el reporte que integra la información del Catalogo de Artículos con Existencia Mínima, es necesario realizar los siguientes pasos:



6.12 Catalogo de Artículos sobre el mínimo. Este Catalogo nos muestra a todos los artículos sobre la existencia mínima en este almacén clasificados por clave del articulo. Para poder generar el reporte que integra la información del Catalogo de Artículos sobre el Mínimo, es necesario realizar los siguientes pasos:



6.13 Catalogo de Departamentos. Este reporte muestra el listado de los Departamentos clasificados por clave del Departamento. Para poder generar el reporte que integra la información del Catalogo de Departamentos, es necesario realizar los siguientes pasos:



6.14 Catalogo de Grupos.

Fecha 18/10/2006 - 31 - Versión 0.2



Este reporte muestra el listado de los Grupos clasificados por su clave. Para poder generar el reporte que integra la información del Catalogo de Grupos, es necesario realizar los siguientes pasos:



6.15 Catalogo de Proveedores por Cuenta. El siguiente reporte muestra los proveedores de éste almacén, ordenados por la cuenta que tienen asignada. Para poder generar el reporte que integra la información del Catalogo de Proveedores por Cuenta, es necesario realizar los siguientes pasos:



6.16 Catalogo de Proveedores por Nombre. El siguiente reporte muestra los proveedores de este almacén ordenados por la cuenta que tienen asignada. Para poder generar el reporte que integra la información del Catalogo de Proveedores por Nombre, es necesario realizar los siguientes pasos:



6.17 Entradas al Almacén. Este reporte presenta las entradas que fueron capturadas en un rango de fechas determinadas. Para poder generar el reporte que integra la información de las Entradas, es necesario realizar los siguientes pasos:



6.18 Proyecto de Programa Anual. Este reporte presenta las entradas que fueron capturadas en un rango de fechas determinadas. Para poder generar el reporte que integra la información del Reporte del Proyecto del Programa Anual, es necesario realizar los siguientes pasos:


b) Presionar la tecla (F6) Seleccione.

Fecha 18/10/2006 - 32 - Versión 0.2




6.19 Movimientos de Salida antes de Costear. Este es un reporte que muestra los movimientos de salida antes de ser costeados. Para poder generar el reporte que integra la información de los Movimientos de Salida Antes de ser Costeados, es necesario realizar los siguientes pasos:


b) Presionar la tecla (F6) Seleccione. c) Este reporte le solicitara la fecha en un formato de (mm/dd/aaaa), la clave de la

subdirección, el departamento, el consecutivo. De este modo, será generado el reporte de manera automática y dirigido al Spook pantalla 8, en donde podrá ser enviado a impresión.

6.20 Movimientos de Salida antes de Costear Ver. 2.

Este es un reporte que muestra los movimientos de salida antes de ser costeados. Para poder generar el reporte que integra la información de los Movimientos de Salida Antes de ser Costeados, es necesario realizar los siguientes pasos:


b) Presionar la tecla (F6) Seleccione. c) Este reporte le solicitara la fecha en un formato de (mm/dd/aaaa) y se reportaran todos los

movimientos no costeados ordenados por departamento. De este modo, será generado el reporte de manera automática y dirigido al Spook pantalla 8, en donde podrá ser enviado a impresión.

6.21 Prog. Anual para Proyección.

Este es un reporte que muestra los artículos que se pueden proyectar para cada departamento, es necesario realizar los siguientes pasos:


b) Presionar la tecla (F6) Seleccione. c) Este reporte le solicitara la clave de la subdirección, el departamento, el consecutivo. De este modo, será generado el reporte de manera automática y dirigido al Spook pantalla 8, en donde podrá ser enviado a impresión.

6.22 30 Deptos. mas Representativos.

Este es un reporte que muestra los 30 Departamentos mas representativos de Gasto Anual, ordenados de mayor a menor.


b) Presionar la tecla (F6) Seleccione. c) De este modo, será generado el reporte de manera automática y dirigido al Spook pantalla

8, en donde podrá ser enviado a impresión.

6.23 Consumos Reales Anual. Este es un reporte que muestra los movimientos de salida reales de todo el año.

Fecha 18/10/2006 - 33 - Versión 0.2



Para poder generar el reporte que integra la información de los Movimientos de Salida reales de todo el año, es necesario realizar los siguientes pasos:


b) Presionar la tecla (F6) Seleccione. c) Este reporte le solicitara el año del cual desea obtener la información. d) De este modo, será generado el reporte de manera automática y dirigido al Spook pantalla

8, en donde podrá ser enviado a impresión.

6.24 Consumo por Departamento. Este es un reporte que muestra los artículos que han sido autorizados para un departamento específico. Para poder generar el reporte que integra la información de los Consumos por Departamento, es necesario realizar los siguientes pasos:



6.25 Consumo Promedio Mensual. Este es un reporte que muestra los consumos en promedio que ha tenido el almacén en un periodo mensual, pantalla 6.25.

Pantalla 6.25 Este reporte muestra los consumos en promedio que ha tenido el almacén en un

periodo mensual. Para poder generar el reporte que integra la información del Consumo Promedio Mensual, es necesario realizar los siguientes pasos:


b) Presionar la tecla (F6) Seleccione. c) Para el campo Mes Inicial, se requiere ingresar el mes del cual se requiere la información.

Fecha 18/10/2006 - 34 - Versión 0.2



d) Para el campo Mes Final, se requiere ingresar el mes, en el caso de requerir un solo mes, se captura el mismo que en el Mes Inicial, de lo contrario, si es un periodo de meses, deberá capturar el mes final, estos datos deberán ser en el formato predefinido por el sistema (dos dígitos).

e) En el campo A#o, es necesario que sea ingresado el año al que corresponde el o los meses previamente indicados en los campos anteriores.

f) Cuando sea finalizado el llenado de los campos, podrá realizar la generación del reporte, tecleando Control + f.


6.26 Costos por Grupo. Este reporte nos muestra el Costo que ha tenido cada grupo en un día. Para poder generar el reporte que integra la información de los Costos por Grupo, es necesario realizar los siguientes pasos:



6.27 Demanda Mensual por Artículo. Este reporte muestra la demanda que han tenido los artículos a través del año. Para poder generar el reporte que integra la información de la Demanda Mensual por Articulo, es necesario realizar los siguientes pasos:



6.28 Entradas vs Salidas. Este reporte lista las entradas, y las salidas realizadas en el día. Para poder generar el reporte que integra la información de las Entradas en comparación con las Salidas, es necesario realizar los siguientes pasos:



6.29 Indicadores de Abasto. Reporte de estadísticas definidas por este almacén, pantalla 6.29.

Fecha 18/10/2006 - 35 - Versión 0.2



Pantalla 6.29 Reporte de las salidas que fueron realizadas en un periodo de tiempo

Para poder generar el reporte que integra la información de los Indicadores de Abasto, es necesario realizar los siguientes pasos:


b) Presionar la tecla (F6) Seleccione. c) Para el campo Fecha, se requiere ingresar el mes del cual se requiere la información, en

un formato de dos dígitos y el año en cuatro dígitos. d) Cuando se ha finalizado el llenado de los campos, podrá realizar la generación del reporte,

tecleando Control + f. De este modo, será generado el reporte de manera automática y dirigido al Spook pantalla 8, en donde podrá ser enviado a impresión.

6.30 Inventario Costeado. Es el reporte de existencias por artículos detallado. Para poder generar el reporte que integra la información del Inventario Costeado, es necesario realizar los siguientes pasos:



6.31 Licitación. Es el reporte de los requerimientos para un concurso de licitación, pantalla 6.31.

Fecha 18/10/2006 - 36 - Versión 0.2



Pantalla 6.31. Genera el reporte de los requerimientos para un concurso de licitación

Para poder generar el reporte que integra la información de las Licitaciones, es necesario realizar los siguientes pasos:


b) Presionar la tecla (F6) Seleccione. c) Para el campo Numero de Requisición, se requiere ingresar el numero de la requisición

de compra. d) Para el campo A#o de Elaboración, debe ser llenado con el año en el cual fue realizada la

requisición. e) Para el campo del Tipo de Licitación, únicamente se tienen 2 opciones, LIN que es para

Licitación Internacional y LNA para las licitaciones Nacionales. f) Cuando sea finalizado el llenado de los campos, podrá realizar la generación del reporte,

tecleando Control + f. De este modo, será generado el reporte de manera automática y dirigido al Spook pantalla 8, en donde podrá ser enviado a impresión.

6.32 Marbetes.

Es un reporte de la información especifica de cada articulo. Para poder generar el reporte que integra los Marbetes, es necesario realizar los siguientes pasos:



6.33 Marbetes en Blanco. Es la impresión del formato que se utiliza para un marbete en el que la información es ingresada de manera manual. Para poder generar los formatos en blanco de los Marbetes, es necesario realizar los siguientes pasos:

Fecha 18/10/2006 - 37 - Versión 0.2





6.34 Programa Anual. Reporta la proyección anual por artículo del almacén, pantalla 6.34.

Pantalla 6.34. Este reporte muestra la información de la Programación Anual de este Almacén.

Se lleva a cabo la generación del reporte que integra toda la información del Programa Anual de Adquisiciones. Para poder generar los Reporte de Programa Anual de Adquisiciones, es necesario realizar los siguientes pasos:


b) En el campo Programa del Año, deberá ingresar el año del cual requiere la información. c) Presionar la combinación de teclas (Control + f).


6.35 Relación de Artículos de Lento Movimiento. Es un reporte de la información concentrada de todos los artículos que no han tenido movimientos en un periodo de 6 meses. Para poder generar el reporte que integra los Artículos de Lento Movimiento, es necesario realizar los siguientes pasos:



Fecha 18/10/2006 - 38 - Versión 0.2



6.36 Relación de Productos Dispensados.

Es un reporte de la información concentrada de todos los artículos que han sido surtidos o dispensados Para poder generar el reporte que integra los Productos Dispensados, es necesario realizar los siguientes pasos:


b) Presionar la tecla (F6) Seleccione. c) Escriba el año a procesar en un formato de 4 dígitos (aaaa). d) Teclee 1 = Todo, 2= x Depto o 3 = x Articulo. e) Teclee la clave del Departamento en un formato de (dddd.dd) f) Teclee la clave del Artículo del cual se requiere la información.


6.37 Requisiciones. Es el reporte de los requerimientos de compra, pantalla 6.37.

Pantalla 6.37. Concentra la información de los Requerimientos de Compra.

Para la generación de este reporte es necesario realizar lo siguiente:

a) En el campo Numero de Requisición, deberá ingresar el numero que le fue asignado a la requisición que desea imprimir.

b) En A#o de Elaboración, debe ser ingresado el año en que fue realizada la requisición. c) Para el Tipo de Requisición, es necesario capturar uno de los cuatro tipos de requisición

que existen, TRI = Requerimientos 1er. Trimestre, PDL = Partidas Desiertas de Licitación, RCD = Compra Directa, INR = Invitación Restringida.

d) Presionar la combinación de teclas (Control + f).

6.38 Requisiciones Pendientes.

Fecha 18/10/2006 - 39 - Versión 0.2



Es el reporte de los requerimientos de compra que se encuentran pendientes. Es la impresión del reporte que integra las requisiciones que se encuentran pendientes de surtir. Para poder generar el concentrado de las Requisiciones Pendientes, es necesario realizar los siguientes pasos:



6.39 Requisiciones sin Entradas. Es el reporte de los requerimientos de compra que ya han sido adjudicados a un pedido, del cual no existen entradas físicas. Es la impresión del reporte que integra las requisiciones en las que no existen entradas hasta ese momento. Para poder generar el concentrado de las Requisiciones sin Entradas, es necesario realizar los siguientes pasos:



6.40 Resumen Contable de Entradas. Muestra los costos de las entradas que fueron realizadas en un periodo de tiempo, clasificadas por grupo. Es la impresión del reporte que integra los costos de las entradas. Para poder generar el Resumen Contable de Entradas, es necesario realizar los siguientes pasos:



6.41 Resumen Contable de Salidas. Muestra los costos de las salidas que fueron realizadas en un periodo de tiempo, clasificadas por grupo. Es la impresión del reporte que integra los costos de las salidas. Para poder generar el Resumen Contable de Salidas, es necesario realizar los siguientes pasos:



6.42 Rotación de Inventario. Este reporte arroja estadísticas para un periodo especificado, pantalla 6.42.

Fecha 18/10/2006 - 40 - Versión 0.2



Pantalla 6.42. Reporta estadísticas para un periodo especificado.

Para poder generar la Rotación de Inventario, es necesario realizar los siguientes pasos:


b) Para el campo Trimestre, debe proporcionar el numero del trimestre del cual se requiere la información, este dato podrá ser 1,2,3 o 4 únicamente.

c) Para el campo Anio, es necesario capturar el año del cual se desea la información. d) Presionar la combinación (Control + f ).


6.43 Reporte de Faltantes. Para poder generar el Reporte de Faltantes, es necesario realizar los siguientes pasos:


b) Presionar la tecla F6 (Seleccione). De este modo, será generado el reporte de manera automática y dirigido al Spook pantalla 8, en donde podrá ser enviado a impresión.

6.44 Salidas del Almacén. Concentra las salidas de este almacén que fueron capturadas en el sistema en un día. Para poder generar el reporte de Salidas del Almacén, es necesario realizar los siguientes pasos:



6.45 Toma de Inventario Físico.

Fecha 18/10/2006 - 41 - Versión 0.2



Reporta la información necesaria para poder llevar a cabo un inventario físico. Para poder generar el reporte de Toma de Inventario Físico, es necesario realizar los siguientes pasos:



6.46 Saldo de Pedidos. Este reporte genera e imprime la información del Presupuesto Ejercido y el Presupuesto Comprometido. Para poder generar el reporte de Saldo de Pedidos, es necesario realizar los siguientes pasos:


b) Presionar la tecla (F6) Seleccione. c) Teclee la fecha inicial en un formato de mm/dd/aaaa. d) Teclee la fecha final en un formato de mm/dd/aaaa.


6.47 Saldo de Pedidos Ver. 2. Este reporte genera e imprime la información del Presupuesto Ejercido. Para poder generar el reporte de Saldo de Pedidos Ver. 2, es necesario realizar los siguientes pasos:


b) Presionar la tecla (F6) Seleccione. c) Teclee el Año a Reportar.


7. Requisiciones.

Este módulo del sistema nos permite dar mantenimiento a los requerimientos de compra, pantalla 7.

Fecha 18/10/2006 - 42 - Versión 0.2



Pantalla 7. Este módulo permite dar mantenimiento a los requerimientos de compra.

El módulo de Requisiciones del sistema, sirve para poder llevar a cabo el mantenimiento y seguimiento de los requerimientos de compra, la manera de ingresar a esta sección es ubicar el cursor en la opción Requisiciones en el menú principal del Módulo de Almacén de Servicios Generales, pantalla 2.3.

7.1 Programa Anual de Adquisiciones. En esta opción se podrá realizar el mantenimiento al Programa Anual de Adquisiciones para cada artículo del almacén, pantalla 7.1.

Pantalla 7.1. Esta pantalla se utiliza para llevar a cabo el mantenimiento de la Información del

Programa Anual de Adquisiciones.

La forma en que podrá ser realizado el mantenimiento es la siguiente:

Fecha 18/10/2006 - 43 - Versión 0.2



El objetivo de esta pantalla es la de poder capturar el programa anual de adquisiciones año con año y el de poder trasladar posteriormente la información a las requisiciones adecuadas sin tener que capturar nuevamente los datos.

a) El campo Programa del A#o, es un dato de tipo numérico de hasta 4 dígitos que corresponde al año en que se va a ejercer dicho requerimiento.

b) El campo Grupo, es un dato de tipo numérico de 2 dígitos y corresponde al grupo al que pertenece el articulo este dato es proporcionado por el sistema con solo digitar la clave del articulo.

c) Para el campo Clave, es un dato de tipo numérico de hasta 8 dígitos y corresponde a la clave del articulo, esta información es verificada en el catalogo de articulo y si no existe hay que capturarlo primero en dicho catalogo con todos los datos en especial la clave de cabms, unidad de medida y la descripción amplia y detallada.

d) En el campo CABMS, es un dato de tipo carácter de 10 caracteres este dato es proporcionado por el sistema con solo digitar la clave del articulo.

e) El campo Descripción, es un dato de tipo carácter de hasta 40 caracteres este dato es proporcionado por el sistema con solo digitar la clave del articulo.

f) En el campo NAL/INT, es un dato de tipo numérico de 1 dígito, 1 = Nacional y 2 = Internacional, este dato sirve para ir diferenciando hacia que licitación va encaminado el articulo.

g) El campo Presentación, es un dato de tipo carácter este dato es proporcionado por el sistema con solo digitar la clave.

h) El campo Unidad de Medida, es un dato de tipo carácter este dato es proporcionado por el sistema con solo digitar la clave.

i) El campo Precio Unitario, es un dato de tipo numérico con cinco decimales, este dato es proporcionado por el sistema con solo digitar la clave y es el precio registrado en la última entrada del artículo.

j) En los campos Enero, Febrero, Marzo, etc, es un dato de tipo numérico y es la cantidad programada para ese mes de dicho artículo.

k) Para el campo Total, es un dato de tipo numérico y es el resultado de la suma de las cantidades capturadas en los meses.

l) El campo de Departamentos Solicitantes, es un dato de tipo carácter de hasta 10 caracteres y son las claves departamentales de todos aquellos que solicitan dicho articulo y deben ser capturados como están en el catalogo de departamentos siempre y cuando sea necesario este dato.

Las opciones que existen para esta pantalla son:

• Alta (f3) para ingresar un articulo al programa anual, no se puede ingresar un articulo que no existe en el catalogo de artículos, no puede ingresar un articulo que ya fue ingresado con anterioridad, se debe de tomar en cuenta que la descripción que saldrá impresa en el reporte es la descripción amplia y detallada del articulo, para poder ingresar los datos hay que capturar por lo menos un calendario de entrega.

• Baja (f4) para borrar de manera permanente el articulo del programa anual, es necesario

consultar primero el articulo.

• Cambio (f5) para realizar algún tipo de cambio en los datos capturados, los únicos datos que no se deben de cambiar son el año y la clave del articulo, para poder realizar cualquier cambio hay que consultar primero los datos, si fuera necesario cambiar el año o la clave se debe de dar de baja primero el articulo erróneo y posteriormente darlo de alta pero ya con los datos correctos.

Fecha 18/10/2006 - 44 - Versión 0.2



• Consulta (f6) para consultar los datos antes capturados se debe de teclear el año, la clave

del articulo y posteriormente presionar la función que en este caso es (f6).

7.2 Programa Anual de Adquisiciones Ver. 2. En esta opción se podrá realizar el mantenimiento al Programa Anual de Adquisiciones para cada artículo del almacén, pantalla 7.2.

Pantalla 7.2. Esta pantalla se utiliza para llevar a cabo el mantenimiento de la Información del

Programa Anual de Adquisiciones.

La forma en que podrá ser realizado el mantenimiento es la siguiente: El objetivo de esta pantalla es la de poder capturar el programa anual de adquisiciones año con año y el de poder trasladar posteriormente la información a las requisiciones adecuadas sin tener que capturar nuevamente los datos.

a) El campo Programa del A#o, es un dato de tipo numérico de hasta 4 dígitos que corresponde al año en que se va a ejercer dicho requerimiento.

b) El campo Grupo, es un dato de tipo numérico de 2 dígitos y corresponde al grupo al que pertenece el articulo este dato es proporcionado por el sistema con solo digitar la clave del articulo.

c) Para el campo Clave, es un dato de tipo numérico de hasta 8 dígitos y corresponde a la clave del articulo, esta información es verificada en el catalogo de articulo y si no existe hay que capturarlo primero en dicho catalogo con todos los datos en especial la clave de cabms, unidad de medida y la descripción amplia y detallada.

d) En el campo CABMS, es un dato de tipo carácter de 10 caracteres este dato es proporcionado por el sistema con solo digitar la clave del articulo.

e) El campo Descripción, es un dato de tipo carácter de hasta 40 caracteres este dato es proporcionado por el sistema con solo digitar la clave del articulo.

f) En el campo NAL/INT, es un dato de tipo numérico de 1 dígito, 1 = Nacional y 2 = Internacional, este dato sirve para ir diferenciando hacia que licitación va encaminado el articulo.

g) En el campo Cantidad es el total que se requiere de ese artículo para todo el año.

Fecha 18/10/2006 - 45 - Versión 0.2



h) En el campo Tipo de Entrega es como se requiere se distribuya la cantidad en los meses del año, las opciones son M=Mensual, B=Bimestral, T=Trimestral, S=Semestral y O=Otra distribución manual a criterio del capturista.

i) El campo Presentación, es un dato de tipo carácter este dato es proporcionado por el sistema con solo digitar la clave.

j) El campo Unidad de Medida, es un dato de tipo carácter este dato es proporcionado por el sistema con solo digitar la clave.

k) El campo Precio Unitario, es un dato de tipo numérico con cinco decimales, este dato es proporcionado por el sistema con solo digitar la clave y es el precio registrado en la última entrada del articulo.

l) En los campos Enero, Febrero, Marzo, etc, es un dato de tipo numérico y es la cantidad programada para ese mes de dicho artículo.

m) Para el campo Total, es un dato de tipo numérico y es el resultado de la suma de las cantidades capturadas en los meses.

n) El campo de Departamentos Solicitantes, es un dato de tipo carácter de hasta 10 caracteres y son las claves departamentales de todos aquellos que solicitan dicho articulo y deben ser capturados como están en el catalogo de departamentos siempre y cuando sea necesario este dato.

Las opciones que existen para esta pantalla son:

• Alta (f3) para ingresar un articulo al programa anual, no se puede ingresar un articulo que no existe en el catalogo de artículos, no puede ingresar un articulo que ya fue ingresado con anterioridad, se debe de tomar en cuenta que la descripción que saldrá impresa en el reporte es la descripción amplia y detallada del articulo, para poder ingresar los datos hay que capturar por lo menos un calendario de entrega.

• Baja (f4) para borrar de manera permanente el articulo del programa anual, es necesario

consultar primero el articulo. • Cambio (f5) para realizar algún tipo de cambio en los datos capturados, los únicos datos

que no se deben de cambiar son el año y la clave del articulo, para poder realizar cualquier cambio hay que consultar primero los datos, si fuera necesario cambiar el año o la clave se debe de dar de baja primero el articulo erróneo y posteriormente darlo de alta pero ya con los datos correctos.

Consulta (f6) para consultar los datos antes capturados se debe de teclear el año, la clave del articulo y posteriormente presionar la función que en este caso es (f6).

7.3 Requisiciones partiendo del Programa Anual.

Este módulo, servirá al usuario para la elaboración de requisiciones de compra con base en la información del Programa Anual, pantalla 7.3.

Fecha 18/10/2006 - 46 - Versión 0.2



Pantalla 7.3. Crear Requisición partiendo del Programa Anual

El objetivo de esta pantalla es que una vez capturado el programa anual de adquisiciones se pueda extraer la información y con esto crear la requisición para el primer trimestre del año o para las licitaciones, el traslado es mes a mes.

a) Para el campo Programa del A#o, es un dato de tipo numérico de 4 dígitos y nos indica el año del que se requiere extraer la información.

b) El campo No. De Requisición es un dato de tipo numérico y es proporcionado automáticamente por el sistema.

c) El campo Tipo, es un dato de tipo carácter de 3 caracteres, hay 3 diferentes tipos, TRI = Primer trimestre del año, LNA = Licitación Nacional y LIN = Licitación Internacional.

d) En el campo que corresponde a los meses del año, se capturaran datos de tipo carácter y los valores permitidos son X o un espacio en blanco

7.4 Requisiciones.

En este módulo podrá dar mantenimiento a todas las requisiciones de compra que se generen para este almacén, pantalla 7.4.

Fecha 18/10/2006 - 47 - Versión 0.2



Pantalla 7.4. Se lleva a cabo la generación de la Requisición.

El objetivo de esta pantalla es la de capturar los requerimientos por articulo para la adquisición y calendarización de estos.

a) El campo Numero de Requisición, es un dato de tipo numérico y que debe ser el numero siguiente a la ultima requisición generada o bien el complemento de una ya existente.

b) El campo Grupo, es un dato de tipo numérico este es proporcionado por el sistema al teclear la clave.

c) Para el campo Clave, se requiere un dato de tipo numérico de hasta 8 dígitos y debe de existir en el catalogo de artículos, en caso contrario primero deberá ser ingresado al catalogo de artículos, es necesario que cuente con todos sus datos en dicho catalogo, y posteriormente capturar la requisición.

d) El campo CABMS: es un dato tipo carácter de hasta 10 caracteres y es proporcionado por el sistema al teclear la clave.

e) En el campo Descripción, será capturado un dato de tipo carácter de hasta 40 caracteres y es proporcionado por el sistema al teclear la clave.

f) El campo de Presentación es un dato de tipo carácter y es proporcionado por el sistema al teclear la clave.

g) El campo Unidad de Medida, es un dato de tipo carácter y es proporcionado por el sistema al teclear la clave.

h) En el campo Precio Unitario, deberá teclear un dato de tipo numérico y es proporcionado por el sistema al teclear la clave y dicho precio corresponde al registro de la última entrada.

i) En el A#o Ejercicio, se requiere un dato de tipo numérico de hasta 4 dígitos y corresponde al año en que se ejercerá dicho articulo.

j) En el Tipo de Requisición se necesita un dato de tipo carácter de 3 caracteres y las claves son LNA = Licitación Nacional, LIN = Licitación Internacional, TRI = Requerimientos 1er. Trimestre, PDL = Partidas Desiertas de Licitación, RCD = Compra Directa e INR = Invitación Restringida.

k) Tipo de Compra: es un dato de tipo carácter de 2 caracteres y las claves son “A “ = Articulo 41-V, “B “ = Articulo 42, “C “ = Incremento de Licitación o espacio en blanco si no es ninguna de las claves anteriores.

l) Para el campo Justificación se debe capturar un dato de tipo carácter de hasta 10 caracteres o espacios en blanco según sea el caso.

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m) Los campos correspondientes a los meses, se debe capturar es un dato de tipo numérico y es la cantidad programada para ese mes de dicho articulo.

n) Para el campo de Departamentos Solicitantes es requerido un dato de tipo carácter de hasta 10 caracteres y son las claves departamentales de todos aquellos que solicitan dicho articulo y deben ser capturados como están en el catalogo de departamentos siempre y cuando existan departamentos solicitantes.

Cuando se haya concluido la captura de los datos antes mencionados, deberá teclear las siguientes funciones de acuerdo a lo que se requiera:

• Alta (f3) para ingresar un articulo a la requisición, no se puede ingresar un articulo que no existe en el catalogo de artículos, no puede ingresar un articulo que ya fue ingresado con anterioridad, para poder ingresar los datos hay que capturar por lo menos un calendario de entrega, todos los artículos de una requisición deben de ser capturados por lo menos en el mismo año, no se puede empezar a elaborar la requisición en un año y complementarse la misma en otro.

• Baja (f4) para borrar de manera permanente el articulo de la requisición, es necesario

consultar primero el articulo. • Cambio (f5) para realizar algún tipo de cambio en los datos capturados, los únicos datos

que no se deben de cambiar son el numero de la requisición y la clave del articulo, para poder realizar cualquier cambio hay que consultar primero los datos, si fuera necesario cambiar el numero de requisición o la clave se debe de dar de baja primero el articulo erróneo y posteriormente darlo de alta pero ya con los datos correctos.

• Consulta (f6) para consultar los datos antes capturados se debe de teclear el numero de

requisición, la clave del articulo y posteriormente presionar la función que en este caso es (f6).

7.5 Consulta Situación de Requisición.

Dentro de esta opción podrá llevar a cabo la consulta del seguimiento que se le de cada una de las requisiciones de este almacén, pantalla 7.5.

Pantalla 7.5. Consulta de las requisiciones y ver en que situación se encuentra el articulo

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El objetivo de esta pantalla es el de consultar las requisiciones ver en que situación se encuentra el articulo, las fechas de entrega, la cantidad surtida, que pedido se encargo del surtimiento, que cantidad queda pendiente por surtir.

a) En el campo Número de Requisición es un dato de tipo numérico y es necesario para poder realizar la consulta.

b) Para el campo A#o a Ejercer es un dato de tipo numérico y es necesario para realizar la consulta.

Al finalizar el llenado de los datos anteriores, para observar el detalle deberá teclear F6 (Detalle).

7.6 Consulta Situación de Artículo. Dentro de esta opción podrá consultar la situación de la requisición de un artículo en específico, pantalla 7.6.

Pantalla 7.6. Consultar la situación de la requisición de un artículo en específico

La función de esta pantalla es el de ver en que situación se encuentra el articulo, en que requisiciones, cuando fue elaborada la requisición, que cantidad fue la solicitada, en que fechas se ha recibido, que cantidad se a recibido, que pedido se encargo del surtimiento y la cantidad restante por surtir.

a) Para el campo Grupo, es requerido un dato numérico y es proporcionado por el sistema al teclear la clave

b) El campo Clave necesita un dato de tipo numérico y es necesario para la consulta. c) El campo Descripción, es un dato de tipo carácter y es proporcionado por el sistema al

teclear la clave. d) El campo A#o de Elaboración es un campo que requiere un dato numérico y es necesario

para poder realizar la consulta. Al haber finalizado el ingreso de los campos necesarios, que anteriormente se mencionan, podrá realizar la siguiente función:

• Detalle (f6) para obtener información adicional al presionar (f6) “Teclea la clave a consultar “ es para escribir la clave de la cual se desea obtener información a detalle “Tecleé el a#o

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en que se ejerció esta clave” escribir el año en que se ejerció o se esta ejerciendo esta clave inmediatamente presenta una pantalla adicional con los datos a detalle para regresar a la pantalla anterior que en este caso seria Consulta Situación de req. Presione (f8).

7.7 Requisiciones del 1er. Trimestre.

Esta pantalla tiene como objetivo el asignar un nuevo No. De Requisición a los grupos de las requisiciones que en la licitación quedaron desiertas y que tenían programación en el 1er. Trimestre y es necesario cubrir dicho requerimiento. Para poder ingresar a esta pantalla deberá ingresar al Modulo de Requisiciones y elegir la opción de Requisiciones del 1er. Trimestre.

Pantalla 7.7. Requisiciones del 1er. Trimestre.

En esta pantalla se requiere la siguiente información:

a) El campo Requisición 1, se debe proporcionar el número inicial del rango de requisiciones en el cual se encuentra el grupo desierto y que se requiere una nueva programación.

b) El campo Requisición 2, se debe proporcionar el número final del rango de requisiciones en el cual se encuentra el grupo desierto y que se requiere una nueva programación.

c) El campo Grupo, en este campo se debe capturar el grupo desierto de la o las requisiciones anteriormente capturadas.

d) El campo A#o a Ejercer es el año en el que se requiere sea ejercida la requisición. e) El campo No. De Requisición, es un dato que proporcionara el sistema de manera

automática.

Al haber finalizado el ingreso de los campos necesarios, que anteriormente se mencionan, podrá realizar la siguiente función: Proceso, para realizar la asignación del nuevo numero de requisición. F8(Fin), para salir de esta pantalla.

7.8 Licitación 2ª Vuelta.

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Esta pantalla tiene como objetivo el asignar un nuevo No. De Requisición a los grupos de las requisiciones que en la licitación quedaron desiertas y que tenían programación en el 1er. Trimestre y es necesario cubrir dicho requerimiento. Para poder ingresar a esta pantalla deberá ingresar al Modulo de Requisiciones y elegir la opción de Licitación 2ª Vuelta.

Pantalla 7.8. Licitación 2ª Vuelta.


a) El campo Requisición 1, se debe proporcionar el número inicial del rango de requisiciones en el cual se encuentra el grupo desierto y que se requiere una nueva programación.

b) El campo Requisición 2, se debe proporcionar el número final del rango de requisiciones en el cual se encuentra el grupo desierto y que se requiere una nueva programación.

c) El campo Grupo, en este campo se debe capturar el grupo desierto de la o las requisiciones anteriormente capturadas.

d) El campo A#o a Ejercer es el año en el que se requiere sea ejercida la requisición. e) El campo No. De Requisición, es un dato que proporcionara el sistema de manera

automática.

Al haber finalizado el ingreso de los campos necesarios, que anteriormente se mencionan, podrá realizar la siguiente función: Proceso (F3), para realizar la asignación del nuevo numero de requisición. CancelarGrupo (F4), para cancelar un grupo del rango de requisiciones proporcionadas. Reprogramar (F5), para reprogramar las partidas desiertas de la Licitación 1ª Vuelta. F8 (Fin), para salir de esta pantalla.

7.9 Partidas Desiertas 2ª Vuelta. Esta pantalla tiene como objetivo el asignar un nuevo No. De Requisición a los grupos de las requisiciones que en la licitación quedaron desiertas y que tenían programación en el 1er. Trimestre y es necesario cubrir dicho requerimiento. Para poder ingresar a esta pantalla deberá ingresar al Modulo de Requisiciones y elegir la opción de Partidas Desiertas 2ª Vuelta.

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Pantalla 7.9. Partidas Desiertas 2ª Vuelta.


a) El campo Requisición, se debe proporcionar el número inicial del rango de requisiciones en el cual se encuentra el grupo desierto y que se requiere una nueva programación.

b) El campo Grupo, en este campo se debe capturar el grupo desierto de la o las requisiciones anteriormente capturadas.

c) El campo A#o a Ejercer es el año en el que se requiere sea ejercida la requisición. d) El campo No. De Requisición, es un dato que proporcionara el sistema de manera

automática.

Al haber finalizado el ingreso de los campos necesarios, que anteriormente se mencionan, podrá realizar la siguiente función: Proceso (F3), para realizar la asignación del nuevo numero de requisición. CancelarGrupo (F4), para cancelar un grupo del rango de requisiciones proporcionadas. Reprogramar (F5), para reprogramar las partidas desiertas de la Licitación 1ª Vuelta. F8 (Fin), para salir de esta pantalla.

7.10 Prog. Anual Departamental.

Esta pantalla tiene como objetivo el poder registrar los artículos que son requeridos en los departamentos del Instituto para el próximo año.

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Pantalla 7.10. Pantalla de Captura del Programa Anual Departamental

Los datos que se deberán ingresar en esta pantalla son los siguientes:

a) Departamento; nos muestra la clave y el nombre del departamento a actualizar sus requerimientos anuales.

b) Grupo; en este campo se teclea el grupo al que pertenece el articulo tenga o no clave. c) Clave; en este campo se teclea la clave del articulo a proyectar, se tiene la opción de en

caso de ser un nuevo articulo sea aceptado un cero. d) CABMS; es la clave del Catalogo de Adquisición de Bienes Muebles y Servicios en caso

de ser un articulo nuevo el programa le asigna una clave de acuerdo al grupo. e) Unidad Med; es la Unidad de Medida del articulo en caso de ser un articulo nuevo y que

aun no tiene una unidad de medida el programa le muestra una lista de unidades de medida.

f) Presentacion; en este campo se teclea la presentación del articulo y es indispensable cuando se trata de un articulo nuevo.

g) Marca; en este campo se teclea la marca del artículo y es indispensable cuando se trata de un artículo nuevo.

h) Catalogo; en este campo se teclea el catalogo del articulo y es indispensable cuando se trata de un articulo nuevo.

i) Cantidad; en este campo se teclea la cantidad anual requerida y que será distribuida por trimestre (Enero, Abril, Julio y Octubre).

j) Precio de Ref; en este campo se teclea el precio unitario de referencia y es indispensable. k) Importe; este dato será calculado de manera automática por el sistema y no es

manipulable. l) Existencia; en este campo se mostrara la existencia con la que cuenta el articulo en esos

momentos. m) Consumo Promedio; en este campo se mostrara el consumo promedio mensual que ha

tenido el articulo en esos momentos. n) Descripción Larga; en este campo debe proporcionar la descripción del articulo, no deben

ser capturados los caracteres ( , y “ ) , en caso de requerirlos, se deben sustituir por ; y espacio en blanco o la palabra abreviada.

o) Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio, Julio, Agosto, Septiembre Octubre, Noviembre y Diciembre; son los meses en que será distribuida la cantidad.

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Se cuenta también con las siguientes funciones dentro de la pantalla: Alta(f3); esta tecla nos da de alta el articulo que no tiene clave o nos modifica los ya previamente capturados, es importante que antes de dar de alta un articulo que ya tiene clave, primero se presione la tecla f6 (Consulta). Baja(f4); esta tecla nos da de baja el articulo capturado, cabe mencionar que para poder dar de baja un articulo se debe presionar primero f6 (Consulta). Cambio(f5); esta tecla nos da de alta las modificaciones solo a los artículos que son nuevos que no tienen clave y únicamente la descripción larga para poder realizar algún cambio es necesario presionar primero f6 (Consulta). Consulta(f6); nos muestra los datos de los artículos ya capturados o la referencia de años pasados para proyectar y solo se realiza tecleando el grupo y la clave del articulo o cero si es nuevo y ya fue capturado, cuando se consulta por grupo y clave cero hace un desplegado de todos aquellos que no tienen clave uno por uno. Ccat; nos muestra los datos de los artículos ya capturados con clave cero y se debe teclear el numero de catalogo en el campo Catalogo para poder realizar la consulta. Impresión(^F); (Control + F) esta combinación de teclas nos genera el reporte de los artículos capturados para un departamento. IntegraciónxDepto(Prev); esta función sirve para integrar a la base general del Programa anual un departamento completo. IntegraciónxClave; esta función sirve para integrar a la base general del Programa anual un articulo que no se haya podido ser integrado por no cumplir con algún criterio de los establecidos en el sistema, aunque de esta forma el sistema será forzado a integrarlo. RepCvesnoIntegradas; esta función sirve para generar un reporte de la claves que no fueron integradas a la base general del Programa Anual. Fin (f8); esta función sirve para salir de la pantalla de Programa Anual de Adquisiciones 2007.

8. Spook.

Dentro de este módulo del sistema encontrara la lista de los reportes que hayan sido generados y podrá indicar lo que desea realizar con ellos, existen tres opciones para la primer columna que requiere datos, A que equivale a imprimir, P para borrar, y T para textualizar el archivo, es decir que podrá observar la información en pantalla, pantalla 8. Para la segunda columna, deberá ingresar el número de copias que desea imprimir el reporte. Cuando haya terminado de ingresar los datos en las columnas Acción y Copias, deberá pulsar F6 para que se ejecute la acción.

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Ingrese A= Imprimir P= Borrar T= Textual

Número de Copias y Retorno (Enter)

Pantalla 8. El spook es una herramienta para observar los reportes que han sido generados y podrán ser enviados para su impresión.

9. Catálogos. Este módulo nos permite dar mantenimiento a los catálogos del Almacén de Servicios Generales, pantalla 2.3.

9.1 Catalogo de Artículos. El ingreso a este módulo, podrá realizarlo por medio de la opción catálogos del menú principal de Almacén de Servicios Generales, pantalla 3.2 En este módulo, podrá realizar el mantenimiento al Catalogo de los Artículos del almacén, es decir será posible dar de alta nuevos artículos al catalogo, bajas de artículos o modificaciones, así como consultar los datos de un articulo en especifico, pantalla 9.1.

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Pantalla 9.1. Dentro de esta pantalla podrá dar mantenimiento al Catálogo de Artículos de este almacén

El objetivo de esta pantalla es la de mantener actualizado el Catálogo de Artículos, además de poder consultar los datos del mismo de una manera rápida y oportuna.

a) En el campo Grupo, se necesita un dato numérico de dos dígitos que identifica a que grupo pertenece ese articulo (51, 52, 53, 54, 55, 56, 57, 58, 59, 60, la descripción de estos, es mencionada en la Introducción del presente manual).

b) El campo Clave, requiere ser llenado con un dato numérico de hasta 8 dígitos que identifica al articulo.

c) Para el campo de Descripción Corta, se ingresará un dato de tipo carácter de hasta 100 caracteres que pueden ser la combinación de todo el teclado recomendando NO utilizar ( “ ó y ó ,).

d) El campo Origen, debe ser llenado con un dato de tipo numérico 1 = Nacional y 2 = Extranjero.

e) En el campo Unidad Emp, debe ser ingresado un dato de tipo carácter de hasta 16 caracteres que pueden ser la combinación de todo el teclado recomendando NO utilizar ( “ ó y ó ,).

f) En el campo Unidad Med, se requiere ingresar un dato de tipo carácter de hasta 16 caracteres que pueden ser la combinación de todo el teclado recomendando NO utilizar ( “ ó y ó ,) además de uniformidad en las unidades de medida.

g) Para el campo Activo, se debe proporcionar un dato de tipo carácter que indica si esta activo el articulo o no, S = si esta activo y N = no esta activo.

h) En el campo Factor Mínimo, se captura un dato de tipo numérico expresado en días y este en conjunto con los consumos sirve para determinar el campo Mínimo que es el mínimo en existencia que puede haber.

i) En el campo Factor Maximo, se captura un dato de tipo numérico expresado en días y este en conjunto con los consumos sirve para determinar el campo Maximo que es el máximo en existencia que puede haber.

j) En el campo Factor Punto de Reorden, se captura un dato de tipo numérico expresado en días y este en conjunto con los consumos sirve para determinar el campo Punto de Reorden.

k) En el campo de Presentación, se requiere un dato de tipo carácter de hasta 16 caracteres que puede ser la combinación de todo el teclado recomendando NO utilizar (“ y“).

l) En el campo de Partida Pres. se deberá capturar un dato de tipo numérico de 4 dígitos que nos indica a que partida presupuestal pertenece el articulo este dato lo proporciona el sistema.

m) En el campo Cabms, es requerido un dato de tipo carácter de hasta 10 caracteres y se rige por el catalogo de claves cabms.

n) En el campo Rutina, se ingresa un dato carácter N ó S, de acuerdo al tipo de articulo, si es

de rutina o no. o) En el campo Secofi se pide un dato de tipo numérico de hasta 5 dígitos y se rige por el

catalogo de claves que envía secofi. p) En el campo Pasillo, debe proporcionar un dato de tipo carácter de hasta 2 caracteres

que puede ser la combinación de todo el teclado y que nos indica la ubicación física del artículo.

q) En el campo Anaquel, debe proporcionar un dato de tipo carácter de hasta 2 caracteres que puede ser la combinación de todo el teclado y que nos indica la ubicación física del artículo.

r) El campo Fila, requiere un dato de tipo carácter de hasta 2 caracteres que puede ser la combinación de todo el teclado y que nos indica la ubicación física del artículo.

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s) En el campo Marca se debe capturar un dato de tipo carácter de hasta 20 caracteres que puede ser la combinación de todo el teclado recomendando NO utilizar ( “ ó y ó ,) este dato es el reflejo del registro de la ultima entrada con opción a poder cambiarlo si es necesario.

t) Para el campo Catalogo, se debe ingresar un dato de tipo carácter de hasta 16 caracteres que puede ser la combinación de todo el teclado recomendando NO utilizar ( “ ó y ó ,) este dato es el reflejo del registro de la ultima entrada con opción a poder cambiarlo si es necesario.

u) En el campo Unidades por Presentación es necesario ingresar un dato de tipo numérico de hasta 5 dígitos esto es para sacar el precio unitario de acuerdo a dicha presentación.

v) En el campo Proveedor, es necesario capturar un dato de tipo numérico de hasta 4 dígitos este dato es el reflejo del registro de la ultima entrada.

w) En el campo Fecha Registro, es la fecha del último registro de entrada por pedido de compra.

x) En el campo Fecha Recepción, es la fecha de la última entrada física al almacén por pedido de compra.

y) Para el campo Existencia, debe ser capturado un dato de tipo numérico y es la existencia que hay de dicho artículo.

z) En el campo Precio U., capture un dato de tipo numérico este dato es el reflejo del registro de la ultima entrada.

Cuando haya finalizado el ingreso de todos los datos anteriores, faltará aún el campo siguiente que se encuentra en una sub-pantalla (Pantalla 9.1.1. Catalogo de Artículos / Descripción Larga) de la anterior (pantalla 9.1. Catalogo de Artículos), en la cual se deberá proporcionar lo siguiente:

aa) En el campo Descripción Larga, se requiere un dato de tipo carácter de hasta 800 caracteres que puede ser la combinación de todo el teclado recomendando NO utilizar ( “ ó y ó ,), esta descripción aparece en una pantalla adicional a la primera como complemento de los datos del articulo y que además es indispensable que se tenga.

Pantalla 9.1.1. Pantalla de captura de la Descripción Larga de un Artículo.

En la pantalla del Catalogo de Artículo podrán ser ejecutadas las siguientes funciones:

• Alta (f3): No se puede ingresar a la base de datos artículos que ya fueron ingresados previamente, se deben de proporcionar todos los datos.

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• Baja: No se pueden borrar de manera permanente artículos que tienen existencia. • Cambio (f5): No se puede cambiar el Grupo, Clave, Tipo y Unidad Med. a los artículos

que ya tuvieron algún registro de entrada en el ejercicio o que tienen existencia. • Consulta (F6): Proporcionar la clave del grupo y la clave del artículo para realizar la

consulta. • Siguiente (^F): Será desplazado hacia la pantalla de captura de la descripción larga. • Fin (f8): Abandonar la pantalla actual y regresar a la inmediata anterior.

9.2 Catalogo de Artículos por Descripción. El ingreso a este módulo, podrá realizarlo por medio de la opción catálogos del menú principal de Almacén de Servicios Generales, pantalla 3.2 Dentro de esta pantalla de Consulta del Catalogo de Artículos x Descripción se realizan únicamente consultas, en las que el patrón de búsqueda será la descripción o nombre del artículo, Marca o clave del catalogo del proveedor, pantalla 9.2.

Pantalla 9.2. Pantalla en la que se realizan únicamente consultas por descripción.

Para poder realizar las consultas en la pantalla de Consulta del Catalogo de Artículos X Descripción, es necesario realizar los siguientes pasos:

a) En el campo Descripción, podrá ingresar una serie de caracteres a consultar la cual deberá estar encerrada entre signos de %, otra opción de búsqueda puede ser cuando la serie de caracteres este a la izquierda del signo de % la cual arrojara todos los datos que inicien con esa serie.

b) El campo de Marca es un campo adicional para cerrar la búsqueda y sea mas precisa ingresando los otros dos campos como parámetros para esta búsqueda o también se puede utilizar para buscar todos los artículos de una misma marca (La búsqueda dentro de este campo cuenta con los mismas propiedades que el anterior).

c) El campo de Catálogo es un campo adicional para cerrar la búsqueda y sea mas precisa ingresando los otros dos campos como parámetros para esta búsqueda. (La búsqueda dentro de este campo cuenta con las mismas propiedades que los anteriores).

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Al finalizar la captura de estos campos independientemente de cuales sean, deberá de teclear F6(Consulta), de esta forma será ejecutada la búsqueda.

9.3 Catalogo de Departamentos. El ingreso a este módulo, podrá realizarlo por medio de la opción catálogos del menú principal de Almacén de Servicios Generales, pantalla 3.2 En este módulo, podrá realizar el mantenimiento al Catálogo de los departamentos que adquieren insumos del almacén, es decir será posible dar de alta nuevos departamentos al catalogo, bajas de departamento o modificaciones, así como consultar los datos de un departamento en especifico.

Pantalla 9.3. Pantalla en la que podrá ser actualizado el Catálogo de Departamentos

El objetivo de esta pantalla es el mantener actualizado el catálogo de departamentos, y el de contar con una estructura igual para todos los almacenes además de poder consultar rápida y oportunamente los datos. La operación de esta pantalla debe ser llevada a cabo de la siguiente manera:

a) En el campo Clave, debe ser capturado un dato de tipo numérico y esta dividido en tres partes de 2 dígitos cada uno, la primera parte corresponde a la dirección, subdirección o división a la que pertenece el departamento, los siguientes 2 dígitos corresponde al numero de departamento y los últimos 2 dígitos corresponden a un numero consecutivo que sirve para diferenciar algunos departamentos que coinciden en los primeros 2 dígitos y los segundos 2 dígitos y se deben diferenciar en algunos reportes o consultas; Ejemplo: colectivos 0406 primer piso y 0406 segundo piso; para cuando hay que registrar salidas a proyectos se debe de registrar como un departamento mas con los datos de dirección, subdirección o división y el numero de departamento, en los 2 últimos dígitos capturar el numero 99.

b) En el campo Nombre, se debe proporcionar un dato de tipo carácter de hasta 30 caracteres que describen el nombre del departamento y que puede ser descrito con todo el teclado recomendando NO utilizar (“ ó y ó ,).

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c) El campo Nombre del Jefe, deberá ser llenado con un dato de tipo carácter de hasta 40 caracteres que describen el nombre del jefe del departamento o el responsable y que puede ser descrito con todo el teclado recomendando NO utilizar (“ ó y ó ,).

d) Para el campo Extensiones, se cuenta con dos campos en los que se requiere capturar datos de tipo carácter y que pueden ser de hasta 4 dígitos cada uno, y se refiere a los números de extensión de cada departamento.

Las funciones con que se encontrara en esta pantalla son:

• Alta(f3): No se puede ingresar a la base de datos departamentos que ya fueron ingresados previamente, se debe de proporcionar todos los datos.

• Baja (f4): No se pueden borrar de manera permanente departamentos que ya tuvieron movimientos de salida o devoluciones durante el ejercicio.

• Cambio (f5): No se puede cambiar la Clave del departamento por ningún motivo, lo más recomendable es darla de Baja(f4) siempre y cuando no tenga ningún tipo de movimiento ya sea de salida o devoluciones.

9.4 Catalogo de Grupos.

El ingreso a este módulo, podrá realizarlo por medio de la opción catálogos del menú principal de Almacén de Servicios Generales, pantalla 3.2 En este módulo, podrá realizar el mantenimiento al Catalogo de los grupos en los que se encuentran clasificados los insumos del almacén, es decir será posible dar de alta nuevos grupos al catalogo, bajas de un grupo o modificaciones, así como consultar los datos de un grupo en especifico.

Pantalla 9.4. En ésta pantalla podrá realizar el mantenimiento al catalogo de los grupos en los que

se encuentran clasificados los insumos del almacén El objetivo de esta pantalla es la de mantener actualizado el catalogo de grupos, y el de poder consultar rápida y oportunamente los datos. Para poder realizar las funciones que contiene esta pantalla, deberá realizar los siguientes pasos:

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a) En el campo Grupo, es necesario capturar un dato de tipo numérico de 2 dígitos y corresponde a los diferentes grupos de artículos que existen en los almacenes.

b) En el campo Partida, se requiere un dato de tipo numérico de hasta 4 dígitos y es la partida presupuestal a la que corresponde el grupo.

c) En el campo Descripción, es necesario que capture la Descripción o nombre del grupo. Las funciones que podrá ejecutar en esta pantalla son las siguientes:

• Alta (f3): para ingresar un nuevo grupo a la base de datos. • Baja (f4): para borrar de manera permanente el grupo de la base de datos. • Cambio (f5): para realizar cambios en los datos del grupo. • Fin (f8): para regresar a la pantalla anterior.

La consulta se realiza de manera automática al teclear el Grupo siempre y cuando exista dicho grupo en la base de datos.

9.5 Catalogo de Usuarios de Programa Anual. En este modulo, podrá realizar el mantenimiento al catalogo de los empleados que estarán autorizados para realizar la captura del Programa Anual de cada Departamento, cada usuario debe tener una información general que sirva para identificarle y de esta manera pueda existir una persona que sea responsable de esta captura.

Pantalla 9.5. En ésta pantalla podrá realizar el mantenimiento al catalogo de los empleados que

tengan autorización de capturar el Programa Anual de Adquisiciones para su Departamento. El objetivo de esta pantalla es la de mantener actualizado el catalogo de empleados autorizados para la captura del Programa Anual de cada departamento y el de poder consultar rápida y oportunamente los datos de cada empleado. Para poder ejecutar las funciones que contiene esta pantalla, deberá realizar los siguientes pasos:

a) En el campo Usuario, es necesario capturar un dato de tipo carácter con 6 de longitud que corresponde al Usuario.

b) En el campo Password, es necesario que capture la contraseña de 6 caracteres de longitud.

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c) En el campo Depto, debe capturar la clave del Departamento al cual pertenece el usuario. d) En el campo Nombre de Usuario, debe capturarse el nombre del usuario que lleve a cabo

la captura. Las funciones que podrá ejecutar en esta pantalla son las siguientes:

• Alta (f3): para ingresar un nuevo Usuario. • Baja (f4): para borrar de manera permanente un Usuario. • Cambio (f5): para realizar cambios en los datos del Usuario. • Consulta (f6); para realizar la consulta de los datos de un usuario. • Fin (f8): para regresar a la pantalla anterior.

10. Solicitud de Adecuaciones a la Aplicación. Estas se realizan mediante oficio de parte del área usuaria, dirigida a la Subdirección de Informática y esta es turnada al programador encargado de dicho sistema o modulo para su atención.

11. Solicitud de Modificación de Datos Registrados en la Base de Datos. Estas se realizan mediante oficio de parte del área usuaria, dirigida a la Subdirección de Informática y esta es turnada al programador encargado de dicho sistema o modulo para su atención.

12. Glosario de Términos. ALTA: Función que en el sistema llevara a cabo la inserción de nuevos registros de acuerdo al modulo del sistema en que se desee realizarlo. BAJA: Función que en el sistema llevara a cabo la eliminación o inhabilitación de registros de acuerdo al modulo del sistema en que se desee realizarlo. CABMS: Catalogo de Adquisición de Bienes, Muebles y Servicios. CALENDARIZACION: Programación del tiempo durante el cual se harán las entregas de los bienes adquiridos. CAMBIO: Función que en el sistema llevara a cabo la modificación de registros de acuerdo al modulo del sistema en que se desee realizarlo. CAPTURA: Ingreso de información por parte del usuario y se lleva a cabo vía teclado. CATALOGO: Conjunto de información clasificada para facilitar el manejo y acceso a dicha información. CLAVE: Numero de Inventario que el Instituto da a un bien mueble de acuerdo a la normatividad emitida por la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo.

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CONSULTA: Función que en el sistema presenta los datos en pantalla del modulo del sistema en que se desee realizarlo. CONSUMO PROMEDIO MENSUAL: Consumo por articulo de los usuarios durante el periodo de un mes. CONSUMO PROMEDIO: Periodo de consumo de un artículo, se obtiene dividiendo la suma total entre los meses requeridos. DEMANDA: Consumo de productos. DESABASTO: Nivel de existencias en cero en el inventario. DEVOLUCION: Devolver mercancía al interior o al exterior del almacén. ENTRADAS: Ingreso físico de mercancía al almacén. EXISTENCIA MINIMA: Limite inferior mínimo que debe existir de un articulo en el almacén. FIN: Función que en el sistema finaliza el ingreso al modulo o pantalla. FUNCIONES: Acciones determinadas que realiza el sistema para cumplir con los diferentes procedimientos y requerimientos del instituto. GRUPO: Clave que se le asigna a los artículos de acuerdo a su afinidad. INICIALIZACION: Iniciar con determinados valores o información los archivos. INVENTARIO: Conteo y asiento que se hace de los bienes del almacén. KARDEX: Documento utilizado para control y registro de los bienes que ingresan y egresan. REGISTRO DE INVENTARIO: El registro real de los bienes que forman parte del patrimonio del Instituto y de los cuales se elaboro el registro respectivo. LEVANTAMIENTO FISICO DE INVENTARIO: Revisión, conteo físico y asiento que se hace de los bienes del almacén registrados. LICITACION: Medio a través del cual se realiza la compra de artículos en grandes cantidades y a un mejor precio. LOGIN: Clave de conexión lógica con el servidor. MARBETE: Documento que identifica el articulo y respalda información contable. PASSWORD: Contraseña personal. PEDIDOS DE COMPRA: Documento o contrato elaborado por el departamento de adquisiciones en donde se asientan los datos e información general del proveedor y el producto solicitado. PUNTO DE RE ORDEN: Periodo de reabastecimiento para evitar desabasto del inventario de seguridad.

Fecha 18/10/2006 - 64 - Versión 0.2



REGISTRO DE INVENTARIO: El registro real de los bienes que forman parte del patrimonio del Instituto y de los cuales se elaboro el registro respectivo. REQUISICION: Relación de productos para el abastecimiento del almacén. SALIDAS: Egreso de mercancía del almacén. SPOOK: Área del sistema en donde se pueden observar los reportes generados y se pueden enviar a alguna impresora determinada. USUARIO: La persona que tiene acceso a los sistemas de información del instituto, el cual tiene limitaciones y privilegios de acuerdo a las funciones que deba realizar.

Fecha 18/10/2006 - 65 - Versión 0.2



ELABORO

A.P. RAUL SOTELO ALARCON PROGRAMADOR ASIGNADO A ALMACENES

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE DESARROLLO Y

MANTENIMIENTO DE SISTEMAS

ING. ALFONSO CRUZ CASTILLO

SUBDIRECTOR DE INFORMATICA

DR. EDEL PINEDA TORRES Nota: EL manual se encuentra en la Subdirección de Informática con las firmas correspondientes.

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