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MANUAL DEL PROCESO DE REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES CS-STGB-03-P01 Versión 1.0 06/10/2014

DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL

MANUAL DEL PROCESO DE REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES

Versión: 1.0

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Contenido

1. INFORMACIÓN BÁSICA ....................................................................................................................... 2

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ............................................................................................................ 4

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS ................................................................................................................... 6

4. ROLES ................................................................................................................................................. 7

5. DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO ................................................................................................... 1

6. PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES ............................ 10

6.1 PROPÓSITO ............................................................................................................................... 10

6.2 ALCANCE ................................................................................................................................... 10

6.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ................................................................................................ 10

7 INDICADORES ................................................................................................................................... 19



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1. INFORMACIÓN BÁSICA

Proceso REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES

Código del Proceso CS-STGB-03-P01

Descripción

PROPÓSITO: Efectivizar la regularización de los bienes inmuebles a favor de INMOBILIAR e Instituciones Públicas dentro del ámbito de acción, así como gestionar y asesorar en la regularización de bienes inmuebles posterior a la venta de la cuota de participación estatal de conformidad con el Marco Legal vigente. DISPARADOR:

Leyes

Decretos Ejecutivos

Disposición de la Máxima Autoridad ENTRADAS:

Resolución administrativa (en casos de donación y venta de cuota de participación estatal)

Sentencia protocolizada (en casos de expropiación, cuando existe desacuerdo en el precio del bien inmueble)

Actas de acuerdo (en casos de expropiación, cuando existe acuerdo en el precio del bien inmueble)

Sentencia ejecutoriada favorable para INMOBILIAR (en casos de sucesiones intestadas)

Ficha jurídica del inmueble que determine la viabilidad de aplicación del Decreto Ejecutivo 435 (en casos de proceso de Uso Correcto y Eficiente de bienes inmuebles, y proceso de Atención a requerimientos de dotación de infraestructura de la Dirección Nacional de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles)

ACTIVIDADES PRINCIPALES

Revisar expediente

Realizar trámite de transferencia de dominio en el Municipio.

Realizar trámite notarial

Realizar trámite de inscripción de escritura pública en Registro de la Propiedad



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PROCESOS RELACIONADOS

Proceso de Expropiación de Bienes Inmuebles

Proceso de Sucesiones Intestadas

Proceso de Atención a Requerimientos de dotación de infraestructura

Proceso de Uso Correcto y Eficiente de bienes inmuebles

Productos / Servicios del Proceso

-Escrituras de bienes inmuebles (legalizadas a nombre de INMOBILIAR y/o Instituciones Públicas requirentes dentro del ámbito de acción) -Asesoramiento en la regularización de bienes inmuebles posterior a la venta de la cuota de participación estatal a la ciudadanía

Tipo de Proceso Sustantivo

Responsables del Subproceso

Director Nacional de Legalización de Bienes

Tipo del cliente Cliente Interno y externo

Marco Legal

Constitución de la República del Ecuador

Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público

Ley Reformatoria a la Ley de Administración de Bienes

Código Civil

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública

Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública

Decreto Ejecutivo Nro. 798 – Funciones INMOBILIAR

Decreto Ejecutivo Nro. 560 – Transferencia de bienes del BCE

Decreto Ejecutivo Nro. 435 – Transferencia de Dominio de aquellos bienes que no son usados en sus funciones principales

Decreto Ejecutivo Nro. 50 – Secretaría a Servicio

Decreto Ejecutivo Nro. 52 – Transferencia de bienes del BCE

Decreto Ejecutivo Nro. 1301 – Bienes Intestados

Reforma de Ley de Lavado de Activos

Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas (art. 104 Transferencia de Inmuebles CONSEP)

RESOLUCIÓN-INMOBILIAR-DSI-2014-0006



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2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO

El proceso de Regularización de Bienes Inmuebles requiere considerar los siguientes lineamientos en

los procesos:

Lineamientos Generales.-

INMOBILIAR realizará el proceso de regularización de los bienes inmuebles que se encuentren

dentro de su ámbito de acción contemplado en el Artículo 3 del Decreto Ejecutivo 798.

En el caso de que los bienes inmuebles a ser transferidos a INMOBILIAR posean contratos de arrendamiento (verbal o escrito), se deberá proceder con el desahucio hasta 30 días después de la inscripción de la escritura pública de transferencia del inmueble en el Registro de la Propiedad.

Si la Dirección Nacional de Derechos Litigiosos determina que un bien inmueble debe ser transferido a INMOBILIAR por una sentencia favorable, el expediente junto con la sentencia protocolizada será entregado a la Dirección Nacional de Regularización de Bienes para su regularización.

Lineamientos Específicos.-

Regularización de bienes inmuebles por donación, dentro del ámbito de acción de INMOBILIAR:

Las Entidades Públicas deben anexar la siguiente documentación:

1. Copia certificada del RUC

2. Copia certificada de escritura pública de adquisición del bien inmueble

3. Certificado de Registro contable del bien inmueble

4. Certificado de gravámenes actualizado (Registro de la Propiedad)

5. Comprobante de pago de impuesto predial actualizado

6. Copias certificadas de Contratos de arrendamiento o comodato que pesen sobre el bien

inmueble

7. Copia de Cédula de Ciudadanía, papeleta de votación, nombramiento y/o acción de

personal de representante legal

8. Ficha catastral actualizada (Municipio)

9. Resolución de aceptación de transferencia del inmueble (de la Entidad Pública)

Cuando la transferencia de dominio de los bienes inmuebles de las Instituciones Públicas a

INMOBILIAR se dé mediante acuerdo interinstitucional, ambas partes firman la misma

resolución administrativa. Cuando no se trate de acuerdo interinstitucional, cada una de las

partes firmará su resolución respectiva.



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En los casos de que el bien inmueble provenga por Decreto Ejecutivo 435 (Transferencia de

Dominio de aquellos bienes que no son usados en sus funciones principales), la Dirección de

Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles entregará una ficha jurídica de viabilidad de aplicación

del Decreto Ejecutivo de 435, para iniciar el proceso de regularización del bien inmueble.

Los instrumentos con los cuales se elabora la minuta son:

1. Resoluciones administrativas de transferencia de dominio

2. Certificado de registro contable del bien inmueble

3. Informe técnico jurídico de la Dirección Nacional de Gestión y Análisis de Bienes

Inmuebles

4. Y Decretos Ejecutivos referentes a la transferencia del inmueble}

En el caso de que el Registro de la Propiedad del cantón donde se inscriba el bien inmueble

solicite el pago al impuesto de donación en el Servicio de Rentas Internas, se deberá realizar el

trámite respectivo, considerando que en los casos de donación entre Entidades Públicas existe

exoneración de impuestos.

Regularización de bienes inmuebles por venta de cuota de participación estatal:

La Dirección Nacional de Derechos Litigiosos remite un memorando solicitando que se proceda con la regularización del bien, adjuntando un expediente que incluya los siguientes documentos, mismos que son habilitantes y necesarios para la elaboración de la minuta:

1. Informe técnico sobre diagnóstico para asignación del bien inmueble (otorgado por la

Dirección Nacional de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles)

2. Resolución de venta de cuota de participación estatal

3. Comprobante de depósito en la cuenta única del Tesoro Nacional

4. Copias de Cédula de Ciudadanía y papeleta de votación de los compradores de la cuota

5. Certificado de gravámenes actualizado (Registro de la Propiedad)

6. Certificado de ventas del Registro de la Propiedad (cuando anteriormente ha intervenido

el Ministerio de Defensa)

7. Ficha catastral actualizada (Municipio)

8. Ficha catastral de Copropiedad (Municipio) 9. Declaración del Impuesto a la Herencia (formulario 108 SRI)

INMOBILIAR interviene en la emisión de la minuta y el sorteo de la misma en la notaria que

corresponda, así como en la suscripción de las escrituras respectivas. El trámite hasta llegar a

la inscripción de la misma le corresponde al comprador.

Los compradores deben entregar a INMOBILIAR una copia de la escritura inscrita en el

Registro de la Propiedad (proceso de Sucesiones Intestadas).



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Regularización de bienes inmuebles por expropiación, para Instituciones Públicas, dentro del ámbito

de acción de INMOBILIAR:

Para iniciar la regularización del bien inmueble es necesario contar con el acta de acuerdo en el que se determina el precio del inmueble.

La regularización del bien inmueble inicia con la elaboración de la minuta. Los instrumentos con los cuales se elabora la minuta son:

1. Informe de avalúo del bien inmueble (Municipio) 2. Aval presupuestario (otorgado por la Dirección Nacional de Planificación e Inversión de

INMOBILIAR) 3. Certificación presupuestaria (otorgada por la Dirección Financiera de INMOBILIAR) 4. Informe técnico del bien inmueble (otorgado por la Dirección Nacional de Gestión y

Análisis de Bienes Inmuebles)

5. Informe jurídico de viabilidad para DUP

6. Declaratoria de Utilidad Pública

7. Acta de acuerdo del precio del bien inmueble

Cuando exista imposibilidad de acuerdo en el precio del inmueble, la Dirección Nacional de Derechos Litigiosos remitirá a la Dirección Nacional de Legalización de Bienes la sentencia protocolizada y el expediente, a fin de que se proceda con la regularización.

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Acta entrega recepción de bienes.- Documento legal mediante el cual se recibe un bien inmueble de otra institución, y donde se describen las características y especificaciones generales y técnicas del bien inmueble. B.I..- Bien Inmueble.

C.C..- Cédula de Ciudadanía.

Cuota de participación estatal.- Cuota de una porción de bien o bienes muebles e inmuebles en la que

tiene participación el Estado.

CONSEP.- Consejo Nacional de Control de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, mismo que

genera y acompaña procesos participativos de prevención en el tema de las drogas, con un enfoque

centrado en los sujetos y su buen vivir.

Desahucio.- Notificación de terminación de contrato de arriendo

Donación.- Aquella en la cual se tiene por objeto la transmisión de bienes entre dos partes, la que

realiza la disposición gratuita de los bienes que disponga, y el donatario que tiene facultad de



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aceptarlos o rechazarlos. Cuando intervengan dos personas jurídicas distintas no habrá traspaso sino

donación y, en este evento, existirá transferencia de dominio que se sujetará a las normas especiales

de la donación.

DUP.- Declaración de Utilidad Pública. Resolución mediante la cual se determina que un bien inmueble

es necesario para el beneficio público.

Escritura.- Documento público en el que se hace constar ante un notario público una o más

declaraciones de las personas que intervienen en un acto o contrato y lo complementan con los

requisitos legales propios y específicos de cada acto.

Expropiación.- Desposeimiento o privación de la propiedad, por causa de utilidad pública o interés

social, a cambio de una indemnización previa.

Invasor.- Propietario o tenedor de las tierras invadidas. En caso de comprobarse la invasión se dispone

el desalojo inmediato de los invasores.

Minuta.- Documento legal que tiene las cláusulas o datos principales de un acto o contrato que debe

ser elevado a escritura pública para su plena validez.

Transferencia de dominio.- Ceder el bien inmueble a una persona natural o jurídica. Cuando

intervengan dos personas jurídicas distintas no habrá traspaso sino donación y, en este evento,

existirá transferencia de dominio que se sujetará a las normas especiales de la donación.

UGEDEP.- Unidad de Gestión y Ejecución de Derecho Público. Encargada de llevar a cabo acciones que

pretenden obtener la real propiedad de activos cuya venta permita devolver las creencias resultantes

de la crisis bancaria.

4. ROLES Analista de Legalización de Bienes.- Ejecuta y da seguimiento a las acciones y trámites legales que se desarrollen bajo la aprobación de la Dirección Nacional de Legalización de Bienes. Consejo de la Judicatura.- Institución encargada de promocionar un servicio de administración de Justicia eficiente que contribuya a la paz social y a la seguridad jurídica, afianzando la vigencia del Estado constitucional de derechos y justicia. Director de Normatividad.- Dirige la emisión y difusión de políticas, lineamientos y procedimientos generales para la correcta gestión inmobiliaria, y las reformas y actualizaciones que sean necesarias cuando el caso lo amerite. Director General.- Administra y lidera los procesos del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector

Público - INMOBILIAR, con la participación de todas las áreas institucionales, con la finalidad de



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cumplir con la misión y objetivos estratégicos, así como con las disposiciones legales que rigen a la

entidad.

Director Nacional de Derechos Litigiosos.- Dirige y controla los procesos de patrocinio a la Institución,

en los procesos judiciales y extrajudiciales en el marco de la gestión de bienes muebles o inmuebles

que tiene competencia INMOBILIAR.

Director Nacional de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles.- Dirige y controla los procesos de

gestión y análisis de bienes inmuebles en respuesta a requerimientos de las entidades públicas para la

dotación de infraestructura.

Director Nacional de Legalización de Bienes.- Dirige y supervisa acciones legales y trámites

pertinentes con la finalidad de efectivizar la dotación de infraestructura requerida por las diferentes

entidades del Sector Público.

Entidades Públicas externas.- Organismos Públicos pertenecientes a la Administración General del

Estado.

Especialista de Legalización de Bienes Inmuebles.- Ejecuta y supervisa las acciones y trámites legales

que se desarrollen bajo la aprobación de la Dirección Nacional de Legalización de Bienes.

Municipio.- Entidad administrativa que puede agrupar una o varias localidades, y ejerce su gobierno.

Notaria.- Entidad autorizada para dar fe de testamentos y otros actos extrajudiciales, conforme a las

leyes.

Registro de la Propiedad.- Institución Pública que tiene por objeto el registro de la constitución,

transmisión, modificación y extinción de los derechos reales sobre bienes inmuebles.

Registro Oficial.- Órgano del Gobierno del Ecuador que difunde y publica disposiciones legales que

regirán a los ciudadanos nacionales y extranjeros que habitan en territorio ecuatoriano.

Servicio de Rentas Internas (SRI).- Entidad técnica y autónoma que recauda los tributos internos

establecidos por la Ley mediante la aplicación de la Normativa vigente.

Subdirector Técnico de Gestión de Bienes.- Dirige y coordina la gestión técnica de bienes del Servicio

de Gestión Inmobiliaria del Sector Público a partir de las directrices nacionales, sectoriales e

institucionales en materia de gestión inmobiliaria.

http://es.wikipedia.org/wiki/Bienes_inmuebles



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5. DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO



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6. PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES

6.1 PROPÓSITO

Establecer las actividades que permitan la regularización de los bienes inmuebles a favor de

INMOBILIAR e Instituciones Públicas dentro del ámbito de acción, así como gestionar y asesorar en la

regularización de bienes inmuebles posterior a la venta de la cuota de participación estatal de

conformidad con el Marco Legal vigente.

6.2 ALCANCE

El proceso de Regularización de Bienes Inmuebles abarca desde la recepción de la documentación habilitante proveniente de las diferentes entradas de este proceso, mismas que se encuentran detalladas en el numeral 1. Información Básica del presente Manual hasta la entrega de las escrituras debidamente suscritas en el Registro de la Propiedad a favor de INMOBILIAR y entidades requirentes dentro del ámbito de acción, además de la asesoría en la regularización de bienes inmuebles posterior a la venta de la cuota de participación estatal a la ciudadanía.

6.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO

Realizar solicitud de transferencia del bien inmueble


Cuando se trate de la donación de bienes inmuebles en los que INMOBILIAR da inicio a la solicitud, el Director solicita la transferencia mediante la emisión de una resolución administrativa de trasferencia de dominio. Esta resolución debe ser notificada a la Entidad Pública, es decir, se envía el original de la resolución y se solicita mediante oficio el expediente de los documentos legales para la trasferencia del inmueble.

Oficio / Resolución administrativa

Emitir resolución administrativa

Entidades Públicas externas

Cuando se trate de donación, la Entidad Pública también puede solicitar la regularización del bien inmueble mediante la elaboración de una resolución administrativa en la que se manifieste la voluntad de transferir el bien inmueble. Este documento debe ser remitido a la Máxima Autoridad de INMOBILIAR. Posteriormente INMOBILIAR emitirá una resolución de aceptación del bien

Resolución administrativa



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inmueble.

Armar y remitir expediente


Una vez emitida la resolución de transferencia de dominio, la Entidad Pública debe remitir el expediente con los documentos que faciliten la regularización del bien inmueble, para las Entidades Públicas.

Expediente / Resolución Administrativa

Disponer verificación de documentación legal


El Director recibe el expediente que remite la institución que transfiere el bien inmueble, y dispone la revisión y verificación al Especialista.


Analizar y remitir documentación legal

Especialista de Legalización de Bienes Inmuebles

El especialista recibe, analiza y remite el expediente.


Verificar documentación legal

Analista de Legalización de Bienes

El Analista revisa y verifica que la documentación del expediente contenga toda la documentación necesaria para regularizar el bien inmueble.

Documentación verificada

Solicitar documentación faltante


En el caso de que la documentación no esté incompleta, el Analista elabora un oficio, mismo que es revisado por el Especialista de Legalización de B.I. y firmado por el Director de Legalización de B.I., donde notifica a la institución que transfiere el bien, que complete la documentación faltante, como por ejemplo:

Pago de impuestos que no estén al día (Municipio).

Ficha catastral: actualización de superficie y dimensiones del bien inmueble (Municipio).

La Entidad Pública debe realizar las gestiones pertinentes en el Municipio o en las entidades correspondientes, para sanear la documentación legal del bien inmueble con el fin de efectivizar la transferencia de dominio.

Oficio



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Elaborar informe jurídico del inmueble


Una vez que el Analista cuenta con la documentación legal completa, procede a elaborar un informe jurídico indicando si el bien puede o no ser trasferido a INMOBILIAR. Cabe recalcar que este informe lo elaborará cuando la Entidad Pública inicie el proceso de regularización del bien inmueble mediante la resolución administrativa de trasferencia a favor de INMOBILIAR.

Informe jurídico del bien inmueble

Revisar informe jurídico del inmueble

Especialista de Legalización de Bienes

El Especialista revisa el informe jurídico del bien inmueble.


Aprobar informe jurídico del inmueble


El Director revisa y aprueba el informe jurídico del bien inmueble.

Informe jurídicos del bien inmueble aprobado

Remitir informe jurídico del inmueble


En caso de que no sea viable la transferencia del bien inmueble, el Director remite el informe jurídico al Subdirector Técnico de Gestión de Bienes.


Solicitar directrices respecto al inmueble

Subdirector Técnico de Gestión de Bienes

El Subdirector notifica mediante Memorando al Director General, que no es viable la transferencia del bien inmueble a INMOBILIAR, y solicita directrices respecto al proceder del inmueble. A la vez, le entrega el informe jurídico respectivo.

Memorando / Informe jurídico del bien inmueble

Disponer directrices respecto al inmueble

Director General

El Director General dispone las Directrices respecto al bien inmueble.

No aplica

Comunicar informe a Direcciones


Si es viable la trasferencia de dominio del inmueble a favor INMOBILIAR, el Director remite el informe jurídico a las siguientes Direcciones para su respectiva gestión:

Dirección Nacional de Administración de Bienes Inmuebles

Memorando / Informe jurídico del bien inmueble



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Dirección Nacional de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles

Dirección Nacional de Geoinformación de Bienes Inmuebles

Emitir resolución de aceptación


Cuando el proceso es iniciado con la emisión de la resolución de transferencia del bien inmueble por parte de la Entidad Pública, el Analista elabora una resolución de aceptación. En los casos de acuerdo interinstitucional, no será necesario elaborar la resolución de aceptación.

Resolución de aceptación

Revisar resolución de aceptación


El Especialista revisa la resolución de aceptación.

Resolución

Revisar y aprobar Resolución de Aceptación


El Director revisa y aprueba la resolución de aceptación.

Resolución

Suscribir resolución de aceptación

Subdirector Técnico de Gestión de Bienes

El Subdirector Técnico de Gestión de Bienes revisa y suscribe la resolución de aceptación, y la envía a la Entidad Pública.

Resolución

Recibir Resolución


La Entidad Pública externa recepta la resolución de aceptación.

No aplica

Solicitar publicación de resolución

Director de Normatividad

El Director Nacional de Legalización de Bienes, mediante memorando, remite la Resolución administrativa al Director de Normatividad para que mediante oficio solicite la publicación de la Resolución en el Registro Oficial.

Oficio

Revisar y publicar resolución

Registro Oficial El Registro Oficial, como medio de publicación de leyes, decretos, normas jurídicas, actos públicos y privados, revisa y publica el documento.

Resolución publicada

Elaborar la Minuta


Una vez que la documentación esté completa, el Analista procede a elaborar la minuta, misma que contiene las cláusulas o datos

Minuta / Memorando



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principales para ser verificados por el Notario y las partes involucradas, para su legitimación.

Revisar minuta Especialista de Legalización de Bienes

El Especialista revisa la minuta. Minuta / Memorando

Suscribir minuta


El Director revisa y suscribe la minuta. Minuta suscrita

Enviar a Sorteo Analista de Legalización de Bienes

El Analista, mediante oficio debidamente suscrito por el Director Nacional de Legalización de B.I., envía la minuta al Consejo de la Judicatura.

Oficio al Consejo de la Judicatura

Realizar Sorteo Consejo de la Judicatura

El Consejo de la Judicatura realiza el sorteo y designa una notaría en 3 días laborables, para la celebración de la escritura pública. El analista de Legalización retira el Acta de sorteo.

Acta de sorteo

Armar expediente y suscribir formulario de Transferencia dominio


El Analista llena el formulario de Transferencia de dominio, que se obtiene de la página Web del Municipio. Procede a completar la información y le hace firmar al Director Nacional de Legalización de B.I. y al Coordinador General de Asesoría Jurídica, y a la otra parte que transfiere el inmueble.

Adicionalmente, arma un expediente con la siguiente información:

Acta de sorteo

Minuta

Formulario de Transferencia de dominio

Resolución Administrativa (en casos de expropiación, el documento será la declaratoria de utilidad pública)

Debe presentar en la notaria sorteada




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el expediente con la información compilada.

Revisar expediente y formulario de Transferencia de dominio


El Especialista revisa el expediente y el formulario de Transferencia de dominio.


Aprobar y sellar minuta y formulario Transferencia de dominio

Notaría La notaria sella el formulario de Transferencia de domino y la minuta, para proceder con el trámite respectivo en el Municipio.

Minuta y Formulario de Transferencia de dominio sellados por el notario.

Gestionar Transferencia de dominio


El Analista gestiona el catastro municipal y posteriormente la transferencia de dominio del bien inmueble en el Municipio respectivo, para lo cual presenta un expediente con la documentación antes mencionada, requerida para regularizar el bien.

Expediente con documentación habilitante

Gestionar Catastro Municipal

Municipio El Municipio actualiza el catastro en virtud de los documentos legales de transferencia del inmueble.

Oficio de actualización catastral

Efectuar Transferencia de Dominio

Municipio El Municipio emite los siguientes rubros a cancelar previo a la emisión de hoja de trasferencia de dominio:

Impuesto de obras pendientes al distrito

Impuesto de alcabalas y utilidades (solo en casos de expropiación, de los cuales se está exento de pago).

Hoja de transferencia de dominio

Elaborar Matriz Notaría El Analista de Legalización de Bienes procede a entregar a la notaría los siguientes documentos:

Minuta y sus documentos habilitantes

Hoja de transferencia de dominio

Certificado de gravámenes

Certificado de avalúos

Copia de cédula y certificado de votación de los intervinientes

Matriz (escritura pública para las firmas)



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Con esta documentación la notaría elabora una matriz, misma que consiste en la trascripción de la minuta y la formalización de la escritura.

Suscribir escritura

Notaría La notaria procede a la suscripción de la escritura con las partes involucradas.

Escritura suscrita por las partes involucradas

Cerrar escrituras

Notaría El notario sella los documentos; realizado esto, las escrituras se dan por suscritas y legalizadas.

Escrituras suscritas y legalizadas

Gestionar declaración de impuestos


En caso de donación, el Analista solicita a la entidad donante que se realice la declaración de impuestos a la donación ante el Servicio de Rentas Internas. Si la institución donante no lo hace, INMOBILIAR deberá asumir este pago (mismo que es exento para INMOBILIAR por tratarse de donación entre instituciones públicas). Para este trámite el analista elabora un Memorando dirigido a la Dirección Financiera, solicitando que realice la declaración. Posteriormente el analista da seguimiento a la declaración. En el caso de no ser una donación, no se realiza la declaración de impuestos.

Memorando / Formulario de declaración impuesto a la donación

Supervisar gestión de declaración de impuestos


El Especialista supervisa la gestión de declaración de impuestos, dando seguimiento al analista en esta gestión.

No aplica

Cobrar impuestos

Servicio de Rentas Internas (SRI)

El Servicio de Rentas Internas gestionará la recaudación del impuesto de donación.

No aplica

Solicitar inscripción en el Registro de la Propiedad


Una vez suscrita y legalizada la escritura, el Analista realiza el trámite en el Registro de la Propiedad para la inscripción de la misma. Debe adjuntar la declaración de

Solicitud de inscripción de escritura



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impuestos.

Revisar escrituras

Registro de la Propiedad

El Registro de la Propiedad revisa las escrituras.

Proforma de pago por inscripción

Notificar a INMOBILIAR para cambios


En el caso de existir observaciones con la documentación presentada por INMOBILIAR, el Registro de la Propiedad notifica para que considere los cambios solicitados, caso contrario las escrituras son inscritas.

Notificación de cambios

Realizar cambios en la escritura


Si INMOBILIAR recibe notificación con observaciones, el Analista realiza los cambios en las escrituras de acuerdo a las observaciones emitidas por el Registro de la Propiedad, y reingresa el trámite.

Escritura con modificaciones / Comprobante de reingreso de trámite

Revisar cambios en la escritura


El Especialista revisa los cambios en las escrituras.

Escritura con modificaciones

Inscribir en registro


El Registro de la Propiedad revisa las escrituras y las inscribe mediante la Razón de Inscripción.

Escrituras inscritas

Comunicar escrituras a Direcciones


Las escrituras deben ser remitidas al mismo tiempo a:

Dirección Financiera: Para el pago correspondiente (solo en casos de Expropiación donde se haya llegado a un acuerdo) Para actualización de asientos contables en caso de que el bien inmueble sea transferido a INMOBILIAR Para la actualización en libros en caso de que el bien inmueble haya sido de INMOBILIAR y se gestionó la transferencia a otra institución.

Dirección de Gestión Documental y Archivo: Para el archivo físico de las escrituras.

Memorando de entrega de documentos



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Dirección Nacional de Geoinformación de B.I.: Para actualización del Sistema de Geoinformación.

Dirección Nacional de Administración de B.I.: Para las gestiones de administración del bien inmueble.

Desahucio de Bienes Inmuebles


El Director Nacional de Legalización de Bienes notifica el desahucio respectivo en el caso que existan arriendos sobre el bien inmueble (Proceso de Desahucio de Bienes Inmuebles).

Notificación de desahucio

Gestionar terminación de contrato o desalojo del inmueble


En el caso de que no haya arriendos, el Director determina los trámites pertinentes a la terminación de contrato comodato, o tramita el desalojo del bien en caso de que el bien esté invadido.

No aplica

Dar por terminado el Comodato


El Director da por terminado el contrato comodato mediante trámite ante un notario, quien emite una escritura pública de terminación de contrato de Comodato. La entidad comodatante debe entregar el inmueble con un acta de entrega recepción.

Escritura Pública de terminación de contrato de comodato

Notificar Desalojo


De no existir contrato de arriendo o comodato, y el inmueble se encontrase ocupado, el Director coordina con el Coordinador General de Asesoría Jurídica, para que presente un oficio al juez, pidiendo el desalojo del inmueble al invasor del mismo. Posterior a ello, el juez emite una orden de lanzamiento, y hace el pedido a la Policía para coordinar una visita junto con el analista de Legalización de Bienes de INMOBILIAR, y solicitar a la persona que ocupa el inmueble (invasor), el abandono del mismo.

Oficio / Notificación de desalojo



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7 INDICADORES

N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida

Responsable de Medición

Frecuencia de Medición

1

Porcentaje de bienes

legalizados a nombre de

INMOBILIAR

N° de Bines Inmuebles Inscritos en el Registro de la Propiedad / N° de total

de bienes inmuebles solicitados

Porcentaje Director Nacional de

Legalización de Bienes Trimestral

2

Porcentaje de Bienes

Inmuebles transferidos a

las instituciones públicas

N° de bienes transferidos / total de bienes inmuebles

requeridos Porcentaje


Trimestral



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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN

Acciones Nombre Cargo Firma Fecha

Elaborado Por: Ing. Lenin Garrido Analista de Procesos

Aprobado por: Abg. Jorge Espinoza Director Nacional de

Legalización de Bienes (Enc.)

Verificado Por: Dr. Marco Landázuri Subdirector Técnico

de Gestión de Bienes

CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización

1.0 Emisión inicial 06/10/2014

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