Manual Del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC SLI
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SLI S.A.S
Servicios Logsticos Integrales de Colombia
S.A.S
MANUAL DEL SISTEMA GESTIN EN CONTROL Y SEGURIDAD
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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN EN CONTROL Y SEGURIDAD
VIGENCIA: 08/01/2015
VERSIN: 02
La impresin de este documento es COPIA NO CONTROLADA
1 Sistema de Gestin en Control y Seguridad
1.1. Objetivo
Evidenciar el cumplimiento de la norma y estndar de operador logstico BASC,
buscando evitar que nuestra cadena logstica sea alterada por las actividades
ilcitas acometidas por los delincuentes.
1.2. Alcance
Este sistema incorpora todos los procesos de la empresa SLI S.A.S.
2. Presentacin de la Empresa
SERVICIOS LOGSTICOS INTEGRALES DE COLOMBIA S.A.S. SLI S.A.S. es
una empresa colombiana que surge como resultado de una decisin estratgica
de constituirse en un actor de primer orden del comercio exterior colombiano y las
actividades logsticas que esta demanda en la actualidad.
Luego de siete aos de haber puesto en marcha el proyecto de Servicios a la
Carga y con unos procesos consolidados al servicio de Agentes de Aduana,
Almacenes de Depsito, Agentes de Carga, transportistas, importadores y
exportadores, se toma la decisin de consolidar en una nueva empresa los
servicios que estos actores de la cadena del comercio exterior demandan en sus
actividades de exportacin, importacin, consolidacin, transporte, administracin
y distribucin de inventarios.
Con unas lneas de negocio claramente definidas y soportados en la experiencia
obtenida con el pasar de los aos, SLI S.A.S est lista para constituirse en el
socio estratgico ideal para cada uno de los diferentes actores del comercio
exterior.
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VIGENCIA: 08/01/2015
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Sus procesos estn definidos sobre los principios de:
Servicio al Cliente, buscando entender sus necesidades y expectativas para
de esta forma disponer de los recursos y procesos que permitan su plena
atencin.
Transparencia, para de esta forma generar confianza y facilitar la
construccin de relaciones comerciales de largo plazo
Innovacin, para asegurar que el desarrollo de los servicios viva
completamente actualizado con las tendencias del sector y las facilidades
tecnolgicas que el mercado ofrece
Seguridad, para garantizar el desarrollo de servicios limpios, cuidando
proteger los intereses y activos vitales de cada uno de los entes
participantes.
Responsabilidad, encaminada a impactar en forma positiva en todos los
grupos de inters con los cuales la compaa acta en desarrollo de su
objeto social: clientes, trabajadores inversionistas, proveedores, medio
ambiente y comunidad en general.
Conforme las polticas y principios S.L.I S.A.S. est plenamente comprometida
con los intereses de cada uno de sus clientes. Mediante adecuados procesos y
procedimientos respalda sus operaciones con:
Anlisis y administracin de riesgos con base a las variables ciertas y
controladas propias de la actividad logstica a la carga
Adecuadas plizas de seguro, diseadas conforme el riesgo de las
actividades a realizar, cuidando que proporcionen una adecuada cobertura
a los intereses de nuestros clientes y autoridades en general
Generacin, conservacin y envo de registros operativos que faciliten la
trazabilidad y seguimiento a los servicios donde el personal y equipos de
SLI S.A.S participen en forma activa
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Adecuados procesos de seleccin, entrenamiento, vinculacin y
capacitacin de personal que garanticen la idoneidad de los recursos
humanos asignados para el desarrollo de cada uno de nuestros servicios
La asignacin de los mejores insumos, equipos y aparejos que ofrece el
mercado con el objetivo de asegurar el manejo seguro y eficiente de las
cargas durante la actuacin de la compaa.
La implementacin de adecuados Sistemas de Gestin que soporten en
forma eficiente el desarrollo de los procesos para de esta forma asegurar el
desarrollo de los servicios bajo las expectativas generadas a cada uno de
nuestros clientes.
El desarrollo de un sistema de administracin socialmente responsable
cuyo objetivo bsico es impactar en forma positiva en clientes, trabajadores,
inversionistas, proveedores, medio ambiente y comunidad en general,
buscando trascender en el tiempo, construyendo en forma conjunta y
armnica relaciones de largo plazo
PPOORRTTAAFFOOLLIIOO DDEE SSEERRVVIICCIIOOSS
SERVICIOS A LA CARGA
Como participes de primer orden en la cadena
del comercio exterior colombiano hemos
implementado esta unidad de negocio donde atendemos a las Agencias de Aduana, Agentes
de Carga, Almacenes de Depsito, exportadores e importadores en lo relacionado con el llenado y
vaciado de contenedores, inspecciones aduaneras y de antinarcticos, pre inspecciones,
inventarios, cargue y descargue de camiones,
toma de seriales e improntas, identificacin de mercancas, apertura y cierre de cajas y guacales
y todas las dems necesidades en torno a la mercanca en sus diferentes presentaciones.
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TRANSPORTE TERRESTRE DE CARGA A NIVEL NACIONAL Y LOCAL
CENTRO LOGSTICO DE SERVICIOS A LA CARGA
2.1. Localizacin
La empresa se encuentra ubicada en la ciudad de Cartagena Bolvar, Diagonal
30 No. 51-348 Barrio Ceballos.
Con el objetivo de complementar nuestros servicios a la
cadena del comercio exterior colombiano hemos implementado el servicio de transporte de carga a nivel
nacional. Contamos con camiones propiedad de la empresa, los cuales son operados por personal idneo y
cargado de experiencia, monitoreados en forma
permanente a lo largo de las rutas nacionales y funcionando de acuerdo con la normatividad legal
vigente. Implementamos una adecuada infraestructura de soporte que nos permite garantizar el desarrollo del
servicio bajo los ms altos estndares de seguridad y eficiencia.
Contamos con Centro Logstico Integrado de Servicios el cual se ubica sobre el Corredor de Carga de la ciudad a la altura del barrio ceballos. Con 1.100 metros cuadrados de bodega cubierta, 140 metros cuadrados de rea de oficina y 3.600 metros de patio de maniobra, nos
permitir continuar integrando nuestro portafolio de servicios a todas las etapas que el
comercio exterior colombiano demanda en la actualidad
Servicios como almacenaje de carga varia, cargue y descargue de camiones y plataformas, llenado y vaciado
de contenedores, transferencia de carga, almacenaje de contenedores vacos y distribucin y administracin de
inventarios estn a disposicin de nuestros clientes y
actores del comercio exterior. Dotado con un modero Circuito Cerrado de Televisin, sistema de Control de
Acceso, sistema de Alerta Temprana y un sistema de administracin de inventarios con mdulo de consulta por
internet aseguran la atencin integral de los servicios que
la actividad comercial demanda en la actualidad. .
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2.2. Misin
SLI es una empresa con un recurso humano altamente comprometido, capacitado,
con un sentido de pertenencia y responsabilidad; dedicada a desarrollar y
suministrar servicios portuarios y terrestres a los diferentes actores de la cadena
logstica del comercio exterior colombiano, generando un impacto positivo en las
empresas aliadas, clientes, socios y colaboradores.
2.3. Visin
En el ao 2018, nos vemos constituidos como actores de primera lnea, en el
entorno logstico en la ciudad de Cartagena.
En el ao 2020, SLI continuara siendo la mejor alternativa como socio estratgico
ideal para cada uno de los diferentes actores del comercio exterior por la ciudad
de Cartagena y la regin Caribe.
2.4. Poltica de Control y Seguridad
SLI S.A.S, se compromete en el transporte, cargue, descargue y almacenamiento
de carga segura, mediante la identificacin, evaluacin y tratamiento de riesgos,
que permitan garantizar la seguridad en la cadena logstica, mediante la
participacin de los asociados de negocios, el cumplimiento de requisitos legales
aplicables y mejora continua del sistema BASC.
Establece cero tolerancias de actividades delictivas como: Narcotrfico,
contrabando, terrorismo, piratera, lavado de activos, hurtos, drogas y alcohol por
parte de auxiliares de servicios a la carga, conductores, embarcadores, entre otros
que puedan afectar la integridad de la empresa.
2.5. Objetivos del SGCS
Actualizar continuamente los riesgos asociados a las actividades que se
desarrollan en la empresa.
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Proteger la integridad de los clientes y asociados mediante el cumplimiento de
los requisitos BASC, y los definidos por la empresa.
Evitar que la empresa sea utilizada para realizar actividades ilcitas como:
narcotrfico, terrorismo, hurto, lavados de activos etc.
Trabajar conjuntamente con las autoridades para la identificacin de
actividades sospechosas relacionadas a la cadena logstica y denuncia de las
mismas.
Aumentar las competencias del personal en cuanto a la identificacin riesgos,
delitos asociados a la cadena logstica, entre otros que puedan afectar el
desarrollo de las actividades de la empresa.
3. Definiciones
3.1 Anlisis del Riesgo
Uso sistemtico de la informacin disponible, para determinar la frecuencia con la
cual pueden ocurrir eventos especificados y la magnitud de sus consecuencias.
3.2 Auditoria del Sistema de Control y Seguridad
Examen sistemtico e independiente, para determinar si las actividades y
resultados relacionados con la gestin en control y seguridad, cumplen las
disposiciones preestablecidas y si estas se aplican en forma efectiva y son aptas
para alcanzar los objetivos.
3.3. Competencia
Idoneidad para conocer o solucionar un asunto derivado de la formacin,
entrenamiento y experiencia de cada individuo. Norma BASC Versin 4 2012
Capacidad productiva de un individuo que se define y mide en trminos de
desempeo, en un determinado contexto laboral, y refleja los conocimientos de
habilidades, destrezas y actitudes necesarias para la realizacin de un trabajo
efectivo y de calidad.
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3.4 Control
Actividad de monitorear los procesos y tomar medidas preventivas, correctivas y
de mejora, para evitar eventos indeseables en el futuro.
3.5. Disposicin
Precepto legal o reglamentario, orden o mandato.
3.6. Efectividad
Capacidad de lograr las metas y objetivos con optimizacin de los recursos.
3.7. Eficacia
Es la medida del cumplimiento de las metas y objetivos planeados.
3.8. Eficiencia
Es la medida de la utilizacin de los recursos para cumplir las metas y los
objetivos planeados.
3.9. Evaluacin del Riesgo
Proceso usado para determinar las prioridades de gestin del riesgo mediante la
Comparacin del nivel de riesgo contra normas predeterminadas, niveles de riesgo
objeto y otros criterios.
3.10. Estndares BASC
Conjunto de requerimientos especficos aplicables, complementarios a esta norma
y de obligatorio cumplimiento en funcin al alcance del SGCS, en las empresas
que implementan un sistema de Gestin en Control y Seguridad BASC.
3.11. Factores Externos
Son las fuerzas que se generan fuera de la organizacin, que inciden en los
asuntos de control y seguridad y que deben tenerse en cuenta de manera
apropiada; incluye aspectos tales como: legislacin, innovaciones tecnolgicas y
normatividades sectoriales.
3.12. Factores Internos
Son los aspectos de la organizacin que inciden en su capacidad para cumplir con
la gestin de control y seguridad; incluye aspectos tales como: reorganizacin
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interna, cambio en la tecnologa, cultura en materia de prevencin de riesgos y
modificaciones a procesos.
3.13. Gestin del Riesgo
Proceso sistemtico tendiente a la administracin de los riesgos.
3.14 Gestin en Seguridad
Conjunto de actividades encaminadas a la prevencin y proteccin de los riesgos
a que estn expuestos personas, activos y procesos, de las organizaciones.
Norma BASC Versin 4 2012.
3.15. Meta
Un requisito detallado de desempeo, que surge de los objetivos de control y
seguridad, cuantificado siempre que sea posible, pertinente para la organizacin o
parte de ella y que necesita que sea establecida y cumplida con el fin de lograr
dichos objetivos.
3.16 Mejora Continua
Actividades recurrentes para aumentar la capacidad de cumplir los requisitos.
3.17. No Conformidad
El no cumplimiento de un requisito especificado, establecido en la Norma,
estndares o disposiciones que le aplican a la organizacin.
3.18. Objetivos de Control y Seguridad
Conjunto de resultados y metas que la organizacin se propone alcanzar en
cuanto a su actuacin en materia de control y seguridad, programados
cronolgicamente, cuantificables y medibles.
3.19. Organizacin
Compaa, firma, empresa, institucin o asociacin, o parte o combinacin de
ellas, ya sea incorporada o no, pblica o privada, que tiene sus propias funciones
y administracin.
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3.20. Peligro
Es una fuente o situacin con potencial de prdidas en trminos de lesiones, dao
a la propiedad y/o procesos, al ambiente o una combinacin de estos.
3.21. Previsin
Accin de disponer lo conveniente para atender los requisitos de la norma y los
estndares BASC.
3.22. Proceso de Gestin del Riesgo
Aplicacin sistema de polticas de gestin, procedimientos y prcticas, a las tareas
de establecimiento del contexto, identificacin, anlisis, evaluacin, tratamiento,
monitoreo y comunicacin del riesgo.
3.23. Revisin de la Direccin
Evaluacin formal, por parte de la direccin, del estado y de la adecuacin del
sistema de gestin en control y seguridad, en relacin con la poltica.
3.24. Revisin Inicial
Diagnstico realizado por la Organizacin, para determinar el estado actual de la
Organizacin frente a los requisitos determinados en la norma y Estndares
BASC.
3.25. Riesgo
Posibilidad de que suceda algo que tendr impacto en los objetivos. Se mide en
trminos de consecuencias y posibilidad de ocurrencia.
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4. Cumplimiento de la norma y estndar de operador logstico BASC Estndares BASC
NORMA BASC
NUMERAL CUMPLIMIENTO
4. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTION EN CONTROL Y SEGURIDAD (SGCS) BASC
4.1.
Generalidades:
Todos los requisitos del SGCS deben ser incorporados a
los procesos de la organizacin, La forma y el alcance
de su aplicacin dependen de su ubicacin y distribucin
geogrfica, la naturaleza del negocio, riesgos y las
condiciones del entorno en el cual opera. La
organizacin debe establecer, documentar, implementar,
mantener y mejorar continuamente el SGCS
determinando los siguientes aspectos:
a) Enfoque de procesos aplicado a la seguridad de la
organizacin.
b) Documentar la secuencia e interaccin de los
procesos que realiza, a travs de las tcnicas de mapa y
Los requisitos del SGCS estn incorporados a
los procesos de SLI lo cual se evidencia en el
presente documento y en las caracterizaciones
de los procesos ubicadas en el Manual de
calidad; el "enfoque de procesos aplicado a la
seguridad de la organizacin." se evidencia en la
Matriz de planificacin del Sistema de gestin de
calidad con la interrelacin entre la poltica y
objetivos de seguridad y los procesos de la
empresa con sus respectivos objetivos; esto
tambin se evidencia en las caracterizaciones
de los procesos ubicadas en el Manual de
calidad. La secuencia e interaccin de los
sistemas.gerencialesResaltado
sistemas.gerencialesResaltado
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caracterizacin de procesos.
c) Definir el alcance del SGCS.
NOTA: Asegurar el control sobre los procesos
contratados externamente no exime a la organizacin de
la responsabilidad de cumplir con todos los requisitos del
SGCS, legales y reglamentarios. El tipo y el grado de
control a aplicar al proceso contratado externamente
deben estar basados en el resultado de la evaluacin de
riesgos.
procesos (b) se evidencia en el presente
documento con el mapa de procesos y en el
Manual de calidad con las caracterizaciones de
procesos. En el presente documento se
encuentra documentado el alcance del SGCS.
4.2.
Poltica de Control y Seguridad
La Alta Direccin debe establecer, documentar,
comunicar, publicar y respaldar su poltica de control y
seguridad. Esta poltica debe estar orientada a la
prevencin de actividades ilcitas y ser adecuada al
propsito, alcance del sistema de gestin y riesgos de la
organizacin, incluyendo un compromiso con el
mejoramiento continuo del sistema de gestin. La
poltica debe ser marco de referencia para establecer y
revisar los objetivos del SGCS.
La poltica en control y seguridad se encuentra
documentada en el presente documento y es
comunicada a los trabajadores durante las
inducciones y capacitaciones programadas,
adems se encuentra publicada en las
instalaciones de la empresa.
sistemas.gerencialesResaltado
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4.3. Planeacin
4.3.1.
Generalidades
El xito o fracaso del SGCS depende de una adecuada
planificacin. Esto implica el cumplimiento de los
requisitos en materia de control y seguridad,
estableciendo criterios de desempeo, definiendo qu
se debe hacer?, quin es el responsable?, cundo se
debe hacer? y cul sera el resultado esperado?
Los criterios de desempeo determinados para
el cumplimiento de los requisitos en materia de
control y seguridad son los indicadores de
gestin, que estn documentados en la matriz
de indicadores, en cuanto a las
responsabilidades por las actividades en cada
proceso se encuentran documentadas en las
caracterizaciones que estn documentadas en el
Manual de calidad.
4.3.2.
Objetivos del SGCS
La Alta Direccin debe establecer y revisar los objetivos
del SGCS en las funciones y los niveles pertinentes
dentro de la organizacin. Dichos objetivos deben ser
coherentes y permitir dar evidencia del cumplimiento de
la poltica de control y seguridad a travs de indicadores
de gestin.
Los objetivos del SGCS se encuentran
documentados en el presente documento, estos
son revisados anualmente durante las revisiones
por la gerencia al SGCS, y la correlacin de
estos con la Poltica de control y seguridad se
puede evidenciar en la Matriz de indicadores la
cual muestra tambin cuales indicadores de
gestin corresponden a la medicin del
cumplimiento de cada objetivo.
sistemas.gerencialesResaltado
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4.3.3.
Gestin del Riesgo
La organizacin debe tener un procedimiento
documentado para establecer e implementar un proceso
de gestin de riesgos que permita la determinacin del
contexto, identificacin, anlisis, evaluacin, tratamiento,
monitoreo y comunicacin de los riesgos. Debe realizar
una revaluacin de los riesgos mnimo una vez al ao
y/o cuando se identifiquen nuevas amenazas o
vulnerabilidades en el SGCS.
La organizacin tiene documentadas en el
Procedimiento Gestin de riesgos las
actividades que se deben desarrollar para la
identificacin y anlisis de riesgos.
4.3.4.
Requisitos Legales y de Otra ndole
La organizacin debe tener un procedimiento
documentado para identificar, actualizar, implementar y
comunicar los requisitos legales y reglamentarios al cual
est sometido y le sea aplicable al SGCS BASC. La
organizacin debe asegurar el cumplimiento de las
disposiciones y normas relativas a proteger la propiedad
intelectual, incluyendo la propiedad de Norma y
Estndares BASC y el uso adecuado del Logo que
identifica la marca y la imagen corporativa de la WBO.
SLI tiene documentado en el Procedimiento
Requisitos legales en el que estn determinadas
las actividades para la identificacin,
actualizacin, implementacin y comunicacin
de los requisitos legales aplicables a la empresa.
sistemas.gerencialesResaltado
sistemas.gerencialesNota adhesivaMATRIZ DE ID DE AMENAZAS Y VALORACION DE RIESGO
sistemas.gerencialesNota adhesivaMATRIZ DE REQUISITOS LEGALES
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4.3.5
Previsiones
La organizacin debe hacer previsiones con el fin de
cubrir los objetivos, planes y controles operacionales
para que la organizacin implemente, mantenga y
mejore continuamente el sistema de gestin en control y
seguridad.
Se tiene documentada en la Matriz de la
planeacin la forma en la cual se asegura
mediante indicadores de gestin y objetivos, la
planeacin, implementacin y mantenimiento de
los sistemas de gestin.
4.4. Implementacin y Operacin
4.4.1
Estructura, Responsabilidad y Autoridad
La responsabilidad final por el control y seguridad de la
organizacin, recae en el ms alto nivel de la Direccin.
La organizacin debe designar un representante de la
Alta Direccin con el nivel de autoridad y
responsabilidad para asegurar que el SGCS se
implemente, mantenga y mejore continuamente.
Debe establecer y documentar las responsabilidades,
funciones y autoridad del personal que afecta la
seguridad de la organizacin, identificadas en el anlisis
de criticidad del recurso humano, producto de la gestin
de riesgos de la cadena de suministro y las actividades
El acta con fecha 17 de mayo del 2013 se
encuentra documentado el nombramiento del
Representante de la alta direccin del SGCS.
Las responsabilidades, funciones y autoridades
del personal en cuanto al SGCS estn
documentadas en los perfiles de cargo y son
comunicados a los empleados en las
inducciones.
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relacionadas con el comercio internacional.
4.4.2.
Entrenamiento, Capacitacin y Toma de Conciencia
La organizacin debe determinar y demostrar las
competencias requeridas del personal y en caso de no
disponer de ellas, debe tomarlas acciones necesarias. El
personal debe ser consciente de la responsabilidad por
el control y seguridad en todos los niveles de la
organizacin y de la influencia que su accin o inaccin
pueda tener sobre la eficacia del SGCS BASC.
Los soportes que evidencian la competencia del
personal se encuentran en las hojas de vida y en
el Procedimiento Seleccin de personal se
determinan los lineamientos que deben
cumplirse para asegurar en la seleccin la
idoneidad de las competencias del personal; a
los trabajadores se les comunican sus
responsabilidades en cuanto a control y
seguridad durante las inducciones, en esta
tambin se le dan una parte de la formacin que
todos los empleados dejen tener, y para
asegurar dar a todos la formacin necesaria son
programadas capacitaciones y dicha
programacin queda consignada en el Plan de
formacin del ao correspondiente.
sistemas.gerencialesResaltado
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4.4.3.
Comunicacin
La organizacin debe establecer condiciones para:
a) Mantener una comunicacin abierta y efectiva de
informacin sobre control y seguridad en el comercio
internacional.
b) Lograr la participacin y el compromiso de
accionistas, directivos, empleados y asociados de
negocio.
En la Matriz de comunicacin se encuentra
documentado los controles para asegurar una
efectiva comunicacin entre los involucrados de
la compaa.
sistemas.gerencialesResaltado
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4.4.4.
Documentacin del Sistema
La documentacin es un elemento clave para permitir a
una organizacin implementar de manera efectiva el
SGCS. Es til para consolidar y conservar los
conocimientos sobre el tema, sin embargo es
recomendable mantenerla reducida al mnimo requerido.
La documentacin del Sistema de Gestin en Control y
Seguridad BASC debe incluir:
a) El Manual del SGCS que contemple y describa el
alcance y cmo la empresa cumple todos los requisitos
de la Norma y los Estndares, as como las exclusiones
debidamente justificadas.
b) Los procedimientos documentados y los registros
requeridos por esta Norma y Estndares de Seguridad.
c) Los documentos que la organizacin determine sean
indispensables para asegurar la eficacia del SGCS.
Vase Manual del SGCS (presente documento),
en el Listado maestro de documentos se
encuentran todos los documentos que
actualmente se manejan en la empresa
incluyendo los procedimientos exigidos por la
norma y estndar BASC, los registros y su
control se encuentra detallada en el Listado
maestro de registros exigidos por la norma y
estndar BASC.
4.4.5
Control de Documentos
La organizacin debe tener un procedimiento
documentado que incluyan listados maestros de
Todo lo relacionado con las actividades para el
control de los documentos y registros de SLI se
encuentran documentadas en el Procedimiento
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documentos que le permitan controlar todos los
documentos requeridos para la implementacin del
SGCS BASC, y garantizar que:
a) Se aprueben los documentos antes de su emisin.
b) Puedan ser localizados oportunamente.
c) Se revisen peridicamente y se actualicen cuando sea
necesario.
d) Se encuentren legibles y disponibles garantizando su
preservacin, custodia y confidencialidad.
e) Sean oportunamente identificados y retirados los
documentos obsoletos para evitar su uso no previsto;
incluyendo aquellos que deban ser retenidos con
propsitos de preservacin legal o de conocimiento.
f) Se controlen los documentos de origen externo.
g) Se disponga de un sistema de proteccin y
recuperacin de la informacin sensible de la
organizacin que incluya medios magnticos y fsicos.
Control de documentos y registros.
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4.4.6
Control Operacional
La organizacin debe asegurar, con base en su
evaluacin de riesgos, responsabilidad y participacin en
la cadena de suministro y las actividades relacionadas
con el comercio internacional, que los planes, programas
y controles de seguridad se encuentran totalmente
integrados en todo el mbito de la organizacin y dentro
de todas sus actividades. Al implementar la poltica y la
gestin efectiva del control y la seguridad, la
organizacin debe hacer lo necesario para garantizar
que todas las actividades se realicen de manera segura.
Todos los controles de seguridad
implementados en los Procesos operativos
estn documentados en los Procedimientos
Servicio a la carga en patio y bodega, Servicio a
la carga, Transporte de carga local y nacional; y
la interrelacin entre los dichos procesos se
encuentra evidenciada en el Mapa de procesos
de SLI el cual se encuentra en el presente
documento, por otro lado la medicin, anlisis y
comunicacin de resultados de los indicadores
permite medir el cumplimiento de las
responsabilidades en cuanto al control y la
seguridad de la empresa.
4.4.7.
Preparacin y Respuesta a Eventos Crticos
La Organizacin debe tener procedimientos
documentados para:
a) Identificar y responder oportunamente ante amenazas
y vulnerabilidades.
b) Responder oportunamente ante situaciones crticas,
Los controles de seguridad implementados en
eventos crticos estn documentados en los
Procedimientos de contingencia Narcotrfico,
terrorismo y robo, en estos tambin se
encuentran los lineamientos a seguir para la
planeacin y desarrollo de simulacros.
sistemas.gerencialesResaltado
sistemas.gerencialesResaltado
sistemas.gerencialesResaltado
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para mitigar el impacto y el efecto que estos eventos o
situaciones puedan generar sobre las operaciones o la
imagen de la organizacin mediante procedimientos de
contingencia y emergencia.
c) Realizar ejercicios prcticos y simulacros que prueben
la eficacia de las medidas de proteccin, as como las
medidas previstas para dar respuesta a eventos crticos.
d) Investigar todos aquellos elementos del sistema que
tuvieron relacin, directa o indirecta, con la falla
presentada. Nota: La
respuesta a eventos crticos, debe estar sujeta a la
gestin de riesgos a travs de planes de contingencia y
emergencia.
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4.5. Verificacin
4.5.1.
Seguimiento y Medicin
La organizacin debe tener procedimientos
documentados para el seguimiento y medicin de las
caractersticas claves que puedan tener impacto
significativo en el control y seguridad y se debe ajustar a
las necesidades de la organizacin, estableciendo
indicadores y metas que permitan determinar la eficacia
del SGCS BASC.
En el Procedimiento Auditoras internas se
encuentran documentados los lineamientos
desarrollados para llevar a cabo auditoras
internas, las cuales permiten la medicin de los
requisitos aplicables a cada proceso en cuanto a
seguridad BASC, por otro lado en el
Procedimiento Gestin comercial es
contemplada la actividad de las reuniones de
indicadores con la cual es posible realizar
monitoreo al cumplimiento de los indicadores,
esto permite realizar un seguimiento y medicin
al SGCS.
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4.5.2.
Auditora
La organizacin debe tener un procedimiento
documentado para realizar auditoras internas a los
elementos del SGCS con el fin de verificar que est
conforme con:
a) Los requisitos de la Norma y los Estndares de
seguridad BASC.
b) Los requisitos del Sistema de Gestin en Control y
Seguridad establecidos e implementados por la
organizacin.
La organizacin debe elaborar y ejecutar un programa
de auditoras internas, su enfoque y periodicidad debe
ajustarse a la madurez del SGCS, resultados de
auditoras anteriores, importancia y criticidad de los
procesos identificada en el anlisis y evaluacin de
riesgos con una frecuencia mnima de una vez al ao.
Las auditoras internas al SGCS BASC, deben ser
realizadas por un equipo de auditores competentes,
independientes a los procesos auditados, formados a
Las actividades que deben desarrollarse para la
programacin y ejecucin de auditoras, estn
detalladas en el Procedimiento de auditoras
internas.
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travs de los captulos BASC por instructores aprobados
por WBO. Estos Auditores Internos deberan ser propios
de la organizacin con el fin de garantizar la continuidad
del SGCS y el seguimiento de los resultados obtenidos
en los procesos de auditora. Los auditores internos
deben ser capacitados y entrenados, en temas
relacionados con auditoras de sistemas de gestin y
seguridad de la cadena de suministro y reentrenados
cuando existan cambios procedimentales o normativos
en WBO.
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4.5.3.
Control de Registros
La organizacin debe llevar los registros necesarios para
demostrar conformidad con los requisitos del SGCS
BASC y tener un procedimiento documentado, que
incluya listado maestro de registros, para la
identificacin, mantenimiento, disposicin de estos
registros y para la entrega, control y archivo de la
informacin, teniendo en cuenta los tiempos de
conservacin previstos en la legislacin y definidos por
las necesidades de la organizacin. Los registros deben
ser legibles, identificables y rastreables de acuerdo con
la actividad, producto o servicio involucrado y se deben
almacenar en un lugar adecuado y seguro de forma que
se puedan recuperar fcilmente y proteger contra daos,
deterioro, prdida o alteracin.
Los lineamientos para el control de los registros
de las actividades desarrolladas en la empresa,
estn documentados en el Procedimiento
Control de documentos y registros y el detalle
para el control de cada uno de los registros se
encuentra en el Listado maestro de registros.
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4.6. Mejoramiento Continuo del SGCS
4.6.1.
Mejora Continua
La organizacin debe revisar y mejorar continuamente la
eficacia del Sistema de Gestin de Control y Seguridad
BASC mediante el cumplimiento de la poltica y objetivos
de control y seguridad. La organizacin debe establecer,
documentar y mantener objetivos relacionados con la
mejora continua.
La mejora continua del SGCS se asegura en la
organizacin con la medicin y anlisis de los
indicadores de gestin los cuales aseguran el
cumplimiento de la Poltica y objetivos de control
y seguridad, su interrelacin se evidencia en la
Matriz de indicadores y en la Matriz de
planificacin del sistema de gestin.
4.6.2.
Accin Correctiva y Preventiva
La organizacin debe tener procedimientos
documentados para la implementacin de acciones
correctivas y preventivas, el cual debe ser aplicado
cuando se evidencien no conformidades reales o
potenciales en el SGCS teniendo en cuenta los
siguientes aspectos:
a) Revisar las desviaciones del SGCS
b) Identificar la causa de las situaciones no conformes
c) Identificar y aplicar las medidas pertinentes
d) Registrar las acciones preventivas o correctivas
La documentacin, control y seguimiento a las
acciones correctivas y preventivas, se
encuentran documentadas en el Procedimiento
Control de acciones correctivas y preventivas.
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e) Verificar la eficacia de las acciones tomadas.
4.6.3.
Compromiso de la Direccin
La Alta Direccin debe realizar a intervalos planificados,
mnimo una vez al ao, revisiones del SGCS BASC y
debe considerar el anlisis de los siguientes aspectos:
a) Desempeo global del sistema
b) Desempeo individual de los procesos del SGCS
c) Resultados de las auditoras
d) Resultados de las acciones preventivas, correctivas y
de mejora
e) Cambios que puedan afectar el SGCS
f) Resultados de la gestin de riesgos
g) Revisiones anteriores
La revisin debe estar documentada contemplando las
instrucciones y lineamientos gerenciales para asegurar
la eficacia del SGCS y la coherencia con las
proyecciones estratgicas. Como resultado de la
revisin por la Alta Direccin se debe evidenciar la toma
de decisiones y asignacin de recursos para el
Los lineamientos para el desarrollo de las
revisiones al SGCS BASC por la direccin estn
documentados en el Procedimiento Revisin
gerencial.
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cumplimiento de la Poltica de Control y Seguridad.
ESTNDAR DE OPERADOR LOGSTICO BASC
NUMERAL CUMPLIMIENTO
1.
REQUISITOS DE ASOCIADOS DE NEGOCIO
Debe existir procedimientos documentados y
verificables para la seleccin de sus Asociados de
Negocio (clientes, proveedores y terceras partes)
vinculadas en la cadena de suministro, que contemplen
parmetros ms all de los requisitos financieros,
incluyendo indicadores de seguridad.
Las actividades determinadas en SLI para la
evaluacin, seleccin y mantenimiento de
asociados de negocios estn documentadas en
los siguientes documentos: Procedimientos
Evaluacin, Seleccin y Mantenimiento de
Clientes, Procedimiento Transporte terrestre de
carga local y nacional, Instructivo Evaluacin,
seleccin y reevaluacin de proveedores.
sistemas.gerencialesResaltado
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1.1 PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD
1.1.1
Deben existir procedimientos documentados para
evaluar a los Asociados de Negocio, ms all de los
requisitos financieros, incluyendo indicadores de
seguridad que identifiquen factores o prcticas
especficas cuya presencia activara una evaluacin
adicional por parte de la empresa. BASC trabajar en
cooperacin con nuestras empresas para identificar
informacin especfica acerca de factores, prcticas o
riesgos que sean relevantes. Luego de haber efectuado
una evaluacin de riesgos, debera verificar en sus
Asociados de Negocio, solidez financiera, existencia
legal, capacidad de cumplimiento de requisitos
contractuales y capacidad para identificar y solucionar
deficiencias de seguridad.
Las actividades determinadas en SLI para la
evaluacin, seleccin y mantenimiento de
asociados de negocios estn documentadas en
los siguientes documentos: Procedimientos
Evaluacin, Seleccin y Mantenimiento de
Clientes, Procedimiento Transporte terrestre de
carga local y nacional, Instructivo Evaluacin,
seleccin y reevaluacin de proveedores.
1.1.2
Debe contar con la documentacin que indique si el
Asociado de Negocio est o no certificado por BASC
(por ejemplo, autenticidad del certificado BASC,
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nmero y vigencia), entre otros), o cuando est en
proceso para certificarse.
1.1.3
El Asociado de Negocio actual o futuro que haya
obtenido certificacin en un programa de seguridad de
la cadena de suministros, administrado por una
autoridad aduanera nacional o extranjera, debe
informar su situacin de participacin a la empresa.
1.1.4
Debe establecer por escrito acuerdos de seguridad
para aquellos Asociados de Negocio que no estn
certificados por BASC, que describan el cumplimiento
de los criterios de Seguridad BASC que hayan sido
establecidos como resultado de la evaluacin de
riesgos.
1.1.5
Debe verificar los procedimientos de seguridad que ha
implementado el Asociado de Negocio No BASC,
basndose en un proceso documentado de gestin de
riesgos.
1.1.6 Debera mantener una lista de Asociados de Negocio
certificados BASC, en todas las categoras relevantes
Se mantiene y controla el diligenciamiento del
Listado de Proveedores, el cual seala cuales
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de servicio. proveedores son certificados por BASC.
1.1.7
Debe asegurar que los criterios de seguridad BASC
estn disponibles para los clientes a travs de mtodos
de difusin tales como, seminarios, servicios de
consulta y materiales de texto, y derivndolos hacia el
respectivo captulo BASC.
Debera incentivar a sus Asociados de Negocio para
que estos implementen el Sistema de Gestin en
Control y Seguridad (SGCS) BASC.
A los asociados no BASC se les suministra la
informacin pertinente de BASC de acuerdo a lo
establecido en el Procedimiento Evaluacin
seleccin mantenimiento de clientes e Instructivo
Evaluacin, seleccin y reevaluacin de
proveedores.
1.1.8 Debera establecer criterios de verificacin, para el
ingreso de nuevos socios (accionistas).
Debido a que en la empresa no es aceptado el
ingreso de nuevos socios no aplica la
implementacin de criterios de verificacin para
su ingreso.
1.1.9
Deben asegurar que los proveedores de servicios por
contrato se comprometan a seguir los requisitos de
seguridad de BASC mediante acuerdos contractuales.
Los controles sobre la implementacin de
controles de seguridad por parte de los
proveedores son implementados de acuerdo a
los lo establecido en el Instructivo de seleccin
evaluacin y reevaluacin de proveedores.
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1.1.10
Debe abstenerse de la prctica de la subcontratacin
ms all de una segunda parte o ""intermediacin
doble"" y garantizar que otros proveedores dentro de su
cadena de suministro hagan lo mismo.
Nota: Se considera que la doble intermediacin debilita
la cadena de suministro, ya que dificulta la rendicin de
cuentas de las personas y pone el original de las partes
interesadas en un mayor riesgo de incidente.
De tales actividades. Este reporte debe hacerse ante
las autoridades competentes de cada pas.
Para el aseguramiento de la intermediacin doble
en nuestra cadena logstica son implementados
los controles de seguridad determinados en el
Procedimiento Transporte terrestre de carga local
y nacional y el Instructivo de seleccin evaluacin
y mantenimiento de clientes.
1.2.
Prevencin del Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo
Debe aplicar en su proceso de seleccin y de
evaluacin de Asociados de Negocio, y nuevos socios
(accionistas), que contenga criterios de prevencin
contra el lavado de activos y financiamiento del
terrorismo tales como:
a) Conocimiento de sus Asociados de Negocio
(Identidad y legalidad de la empresa y sus socios)
b) Antecedentes legales, penales, financieros.
Las actividades determinadas en SLI para la
evaluacin, seleccin y mantenimiento de
asociados de negocios estn documentadas en
los siguientes documentos: Procedimientos
Evaluacin, Seleccin y Mantenimiento de
Clientes, Procedimiento Transporte terrestre de
carga local y nacional, Instructivo Evaluacin,
seleccin y reevaluacin de proveedores.
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c) Monitoreo de sus operaciones (actividad econmica,
origen de sus ingresos caractersticas de sus
operaciones otros clientes, cumplimiento de contratos,
antigedad en el mercado)
d) Reporte oportuno a las autoridades competentes
cuando identifique operaciones sospechosas.
Debe contemplar como mnimo los siguientes factores
para la identificacin de operaciones sospechosas:
a) Origen y destino de la operacin de comercio
internacional
b) Frecuencia de las operaciones
c) Valor y tipo de mercancas
d) Modalidad de la operacin de transporte
e) Forma de pago de la transaccin
f) Inconsistencias en la informacin proporcionada por
el Asociado de Negocio
g) Requerimientos que no son normales o que salen de
lo establecido
Nota: Para el reporte de la operacin sospechosa no se
Este numeral fue aadido textualmente al
Procedimiento Transporte terrestre de carga local
y nacional, procedimiento Prestacin de servicio
a la carga en patio y bodega para su
implementacin como control de seguridad.
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requiere tener certeza de que se trata de una actividad
delictiva, ni identificar el tipo penal, o que los recursos
involucrados provienen
2. SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y DE LA CARGA
2.1. Seguridad del Contenedor, Furgn / ULD (Unit Load Device)
2.1.1.
Debe asegurar que todos sus asociados de negocio,
importadores, exportadores y proveedores de servicios,
sean o no miembros de BASC, tengan procedimientos
de seguridad para mantener la integridad de los
contenedores, y protegerlos contra la introduccin de
materiales o personas no autorizadas.
Los controles para asegurar que los asociados
de SLI implementen controles de seguridad para
la proteccin de los contenedores estn
documentados en los siguientes documentos:
Instructivo Seleccin Evaluacin y reevaluacin
de proveedores, Procedimiento Evaluacin
seleccin y mantenimiento de clientes.
2.1.2.
Debe tener procedimientos para sellar correctamente y
mantener la integridad de los contenedores aplicando
un sello de alta seguridad que cumpla o exceda la
norma ISO 17712, a todos los contenedores cargados
con destino de exportacin o importacin. Para
mantener su integridad, deben ser manejados
nicamente por aquellos empleados designados para
Este requisito no aplica para la organizacin
debido a que no se realiza la colocacin de sellos
a contenedores
sistemas.gerencialesNota adhesivaCOMO TE ASEGURAS QUE CMSA, GERFOR Y OTROS TIENEN PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD
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ello. Los procedimientos escritos deben establecer
cmo se controlarn y aplicarn los sellos a los
contenedores y remolques cargados.
2.1.3.
Debe tener procedimientos para reconocer y reportar a
las autoridades aduaneras o a la autoridad pertinente,
cuando los sellos y/o contenedores/remolques han sido
comprometidos.
Este requisito no aplica para la organizacin
debido a que no se realiza la colocacin de sellos
a contenedores.
2.1.4
Debera recomendar a sus Asociados de Negocio
realizar una inspeccin de siete puntos a los
contenedores vacos antes de su llenado, as:
a) Pared delantera
b) Lado izquierdo
c) Lado derecho
d) Piso
e) Techo interior/exterior
f) Puertas interiores/exteriores
g) Exterior/seccin inferior
De acuerdo a la actividad realizada por el
asociado de negocio se le es recomendado la
realizacin de inspecciones a los contenedores
vacos de acuerdo a este requisito (2.1.4.) lo cual
est documentado en el Procedimiento
Evaluacin seleccin y mantenimiento de
clientes, e Instructivo de seleccin evaluacin y
reevaluacin de proveedores.
2.1.5 Debe almacenar los contenedores en un rea segura
para impedir el acceso y/o manipulacin no
Para asegurar los contenedores en las bodegas
de SLI (Centro logstico) son implementados
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autorizados. Controles de seguridad de acuerdo al
Procedimiento Control de acceso.
2.1.6
Debe contar con procedimientos establecidos para
denunciar y neutralizar la entrada no autorizada a las
reas de almacenaje de los contenedores.
2.2 Seguridad de Vehculos
2.2.1.
Debe mantener la integridad de los vehculos (tractor y
remolque) para protegerlos contra la introduccin de
personal y/o materiales no autorizados.
Son implementados por el personal de transporte
los controles de seguridad establecidos en el
Procedimiento Transporte Terrestre de Carga
Local y Nacional, tambin son desarrollados los
controles de acuerdo al Procedimiento control de
acceso en las instalaciones de Centro logstico.
2.2.2.
Utilizando una lista de verificacin, los choferes deben
estar capacitados para inspeccionar sus vehculos para
identificar compartimientos naturales u ocultos. La
capacitacin en registros de vehculos debe adoptarse
como parte del programa de capacitacin prctica de la
empresa.
Esta determinada como parte de la formacin de
los conductores de la empresa la realizacin de
inspeccin a los vehculos (Perfiles de cargo).
2.2.3. Las inspecciones de vehculos deben ser sistemticas y Son realizadas inspecciones a los vehculos que
sistemas.gerencialesNota adhesiva..PARA DENUNCIAR
sistemas.gerencialesNota adhesivaSE HACEN INSPECCIONES A LOS VEHICULOS?
sistemas.gerencialesNota adhesivaY ESTA EN EL PROGRAMA DE CAPACITACION?
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deben completarse al entrar y al salir del patio de
camiones y en el ltimo punto de carga antes de llegar
a la frontera o destino.
salen e ingresan a las instalaciones de Centro
logstico con el apoyo del personal de seguridad
privada y de acuerdo al Procedimiento Control de
acceso, los conductores realizan inspecciones a
los vehculos de acuerdo al Procedimiento
Transporte terrestre de carga local y nacional.
2.2.4.
La alta direccin debe disponer que el responsable de
la seguridad registre el vehculo despus que lo haya
hecho el chofer. Dicha inspeccin debe ser aleatoria,
documentada y basada en el riesgo. Debe adems
realizarse:
a) En el patio de camiones
b) Despus que el camin haya sido cargado
c) Durante el recorrido hacia su destino final.
El responsable de la seguridad realiza
inspecciones aleatorias a los vehculos
vinculados con la actividad de la empresa, de
acuerdo a lo especificado en el Procedimiento
Control de acceso.
2.2.5.
Deben existir procedimientos documentados que
identifiquen factores o prcticas especficas que
puedan juzgar que el envo de un cierto Transportador
implique mayor riesgo.
En el Procedimiento Transporte terrestre de
carga local y nacional se encuentran
especificados los lineamientos que son
implementados por el personal de transporte
para la identificar mayor riesgo con relacin a los
sistemas.gerencialesNota adhesivaEVIDENCIAS DE LAS INSPECCIONES Y VALIDACIONES
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servicios de transporte subcontratados.
2.2.6.
Deben considerarse las siguientes prcticas
sistemticas cuando se brinde capacitacin en
vehculos. Los Operadores Logsticos deben realizar
una inspeccin visual de todos los remolques vacos,
incluso en su interior, estando en el patio de camiones
y en el punto de carga. Se recomienda el siguiente
proceso de inspeccin para todos los remolques y
tractores:
Remolques (7+3 puntos):
Pared delantera
Lado izquierdo
Lado derecho
Piso
Techo interior/exterior
Puertas interiores/exteriores
Exterior/Seccin inferior
A los conductores se les ofrece una formacin
para la inspeccin de vehculos de acuerdo a lo
especificado en el Procedimiento Transporte
terrestre de carga local y nacional.
sistemas.gerencialesNota adhesivaEVIDENCIAS DE LA CAPACITACION SOBRE LOS PUNTOS DE INSP
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rea de la quinta rueda inspeccionar el
compartimiento natural/placa del patn
Pata mecnica
Parte inferior llantas/parachoques
Tractores (7 puntos):
Parachoques, neumticos y llantas
Puertas y compartimientos de herramientas
Caja de la batera
Respiraderos
Tanques de combustible
Compartimientos del interior de la cabina, litera
Seccin de pasajeros y techo
2.3. Seguridad de los Remolques y la Carga
2.3.1.
Deben mantener la integridad del remolque para
protegerlo contra introduccin de personas y/o
materiales no autorizados.
Son implementados controles de seguridad en el
acceso de las instalaciones de Centro logstico
para los vehculos de acuerdo al procedimiento
Control de acceso y durante el transporte son
desarrollados por el personal de transporte 2.3.2.
Deben tener procedimientos establecidos para
mantener la integridad de sus remolques y de la carga
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en todo momento. controles de seguridad como lo especifica el
Procedimiento Transporte terrestre de carga local
y nacional.
2.3.3.
Debe asegurar que la mercanca sea legtima y que no
se cargue contrabando en el rea de carga de la
instalacin de fabricacin.
Son implementados durante la operacin de
cargue controles de seguridad de acuerdo a lo
detallado en los procedimientos Servicio a la
carga en patio y bodega y Servicio a la carga.
2.3.4.
Debe asegurar que en la ruta a su destino no se haya
cargado contrabando u otros elementos ilcitos,
principalmente en las paradas del vehculo no
autorizadas.
Durante el transporte son desarrollados por el
personal de transporte controles de seguridad
como lo especifica el Procedimiento Transporte
terrestre de carga local y nacional, como son el
uso de los GPS.
2.3.5.
Deben almacenarse los remolques en un rea segura
para impedir el acceso y/o manipulacin no
autorizados.
Se implementa el Procedimiento control de
acceso con el apoyo del personal de seguridad
privada de la empresa el cual estipula los
controles de seguridad para la autorizacin de
acceso al personal a cada rea de las
instalaciones.
2.3.6.
Debe haber procedimientos establecidos para
denunciar y neutralizar la entrada no autorizada a
remolques, tractores o reas de almacenaje.
2.3.7 Deben notificar oportunamente a las autoridades A todos los conductores vinculados con la
sistemas.gerencialesNota adhesivaSE LLEVA CONTROL DE TIEMPOS Y HOLGURAS?
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correspondientes, cualquier cambio estructural, como
compartimentos ocultos descubiertos en los remolques,
camiones o en cualquier equipo de transporte que se
utilice para cruzar las fronteras o movilizar la carga
hacia los puertos.
empresa se les da una formacin con relacin a
lo determinado en el Procedimiento Transporte
terrestre de carga local y nacional, sobre los
compartimientos ocultos, por otro lado los
procedimientos de contingencia estipulan que
debe hacerse en caso de sospechar cualquier
tipo de acto delictivo como el narcotrfico, lo cual
se relaciona con los compartimientos ocultos de
los camiones, tracto mulas etc.
2.4. Seguridad del Transporte en Ruta
2.4.1
Debe asegurar que la integridad del transporte y
remolque, sea mantenida mientras el transporte est en
ruta transportando carga para las fronteras o destinos,
utilizando un registro de actividad de monitoreo y
seguimiento o un medio tecnolgico equivalente. Si el
conductor usa registros, estos deben reflejar que la
integridad del remolque fue verificada.
Son implementados los diferentes controles de
seguridad para el transporte en ruta
especificados en el Procedimiento Transporte
terrestre de carga local y nacional, por el equipo
de transporte.
2.4.2 Debera identificar rutas predeterminadas, y debera Es implementado por el equipo de transporte el
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existir procedimientos para revisiones aleatorias de las
rutas, documentando y verificando el lapso de tiempo
entre punto de carga del remolque, las fronteras, y/o los
destinos de entrega, durante horas pico y no-pico. Los
conductores deberan notificar al despachador de
cualquier demora en la ruta debido al tiempo, trfico y/o
cambio de ruta.
Procedimiento Revisiones aleatorias de las rutas
nacionales y locales.
2.4.3
Debe desarrollar un proceso de verificacin no
anunciado, peridico y documentado para asegurar que
los registros sean mantenidos y los procedimientos de
seguimiento y monitoreo del transporte son seguidos y
reforzados.
Son desarrolladas auditoras internas de acuerdo
a lo determinado en el Procedimiento Auditoras
internas, en ests son revisadas por equipo
auditor los registros de los procesos de la
empresa de forma aleatoria.
2.4.4
Debe reportar y documentar cualquier anomala o
modificaciones estructurales inusuales encontradas en
el transporte, que se han identificado por los
conductores durante las inspecciones realizadas por las
autoridades competentes, u otras inspecciones fsicas
al transporte requeridas por leyes estatales, locales o
federales.
A todos los conductores vinculados con la
empresa se les da una formacin con relacin a
lo determinado en el Procedimiento Transporte
terrestre de carga local y nacional, sobre el
reporte de anomalas halladas durante las
inspecciones a los vehculos.
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2.5. Requerimiento de Sellos de Alta Seguridad para Remolques
2.5.1
Debe utilizar un sello de alta seguridad que cumpla o
exceda los requisitos ISO PAS 17712 para sellos de
alta seguridad, cuando se transporte un contenedor o
remolque con destino a la exportacin o importacin.
Estos numerales corresponden a una exclusin
del estndar debido a que dentro de los servicios
prestados por SLI, no est incluido la colocacin
de sellos, dicha responsabilidad es del cliente
quien siempre controla e instala los ellos de
seguridad, a pesar de todo se implementa el
Procedimiento Transporte terrestre de carga local
y nacional en el cual se indica que cualquier
anomala identificada durante la operacin debe
ser comunicada al jefe inmediato, Por otro lado
como prevencin de cualquier incidente de
seguridad los lineamientos establecidos por
BASC para el control y colocacin de sellos son
incluidos en los acuerdos de seguridad con los
clientes.
2.5.2
Debe estipular claramente con procedimientos escritos,
cmo sern controlados los sellos de seguridad durante
el trnsito en ruta. Estos procedimientos escritos
debern tener mecanismos para asegurar que los
conductores o chferes hayan entendido los
procedimientos y los ejecuten. Estos procedimientos
deben incluir:
a) Verificar que el sello est intacto y que no presente
evidencia de haber sido forzado a lo largo de la ruta.
b) Documentar apropiadamente la numeracin de los
sellos originales y de reemplazo.
c) Verificar que el nmero de sello y la localizacin del
sello sea la misma que fue indicada por el embarcador
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en los documentos de embarque.
d) Si el sello es removido durante el trnsito, incluso por
autoridad oficial, un segundo sello se debe instalar y
este cambio debe ser documentado.
e) El conductor o chofer debe reportar inmediatamente
al despachador, que el sello fue roto, por lo cual, un
segundo sello debe ser colocado en el remolque o en el
contenedor.
f) El Operador Logstico debe hacer una notificacin
inmediata al despachador, al agente de aduana y/o al
importador, de la instalacin del segundo sello.
2.6 Carga Consolidada (LTL- Less-than Truck Load)
2.6.1
Deben utilizar un candado de alta seguridad o un
dispositivo de cierre similar al recoger un flete local en
un entorno LTL internacional. Los Transportadores de
Cargas consolidadas deben aplicar controles estrictos
para limitar el acceso a las llaves o combinaciones que
pueden abrir estos candados.
Estos numerales corresponden a una exclusin
del estndar debido a que dentro de los servicios
prestados por SLI, no est incluido la colocacin
de sellos, dicha responsabilidad es del cliente
quien siempre controla e instala los ellos de
seguridad, a pesar de todo se implementa el
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2.6.2
Debe ser sellado el remolque con un sello de alta
seguridad que cumpla o exceda la norma ISO 17712,
despus que la carga sea recogida, clasificada,
consolidada y cargada a destino en un vehculo de una
lnea de transporte.
Procedimiento Transporte terrestre de carga local
y nacional en el cual se indica que cualquier
anomala identificada durante la operacin debe
ser comunicada al jefe inmediato, Por otro lado
como prevencin de cualquier incidente de
seguridad los lineamientos establecidos por
BASC para el control y colocacin de sellos son
incluidos en los acuerdos de seguridad con los
clientes. 2.6.3
En las operaciones de carga consolidada o de recogida
y entrega (P&D Pickup and Delivery) que no utilizan
centros de consolidacin para clasificar o consolidar la
carga antes de llegar al destino, el transportador, el
importador y/o transportador de carretera deben utilizar
sellos de alta seguridad ISO 17712 para el remolque en
cada parada.
2.6.4
Deben establecer procedimientos documentados para
registrar el cambio de sellos y estipular cmo se
controlan y distribuyen los sellos, y cmo se notan y se
denuncian las discrepancias. Estos procedimientos por
escrito deben ser mantenidos en donde se realizan las
operaciones de despacho.
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2.6.5
Debe haber procedimientos para reconocer y denunciar
sellos o unidades de transporte comprometidos a la
autoridad correspondiente en el entorno de cargas
consolidadas y no consolidadas.
3.
CONTROL DE ACCESO FSICO
El control de acceso impide la entrada no autorizada a
camiones y remolques, mantener control sobre los
empleados y visitantes para proteger los activos de la
empresa. Los controles de acceso deben incluir la
identificacin positiva de los empleados, visitantes y
vendedores en todos los puntos de entrada. Los
empleados, proveedores de servicios y dems
visitantes slo deberan tener acceso a aquellas reas
donde ellos desarrollen sus actividades que le
correspondan.
Son implementados con el apoyo del personal de
transporte y guardas de seguridad los controles
de seguridad determinados en el Procedimiento
Control de acceso.
3.1. Empleados
3.1.1 Debe existir un sistema de identificacin positiva de los
empleados con el objetivo de controlar el acceso y
Para la identificacin del personal de la empresa
y el control sobre su acceso a las reas
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salida de las instalaciones. autorizadas en las instalaciones de centro
logstico se implementa el Procedimiento Control
de acceso.
3.1.2
Basados en los resultados de la gestin de riesgos, la
organizacin debe identificar aquellas reas sensibles
para controlar o restringir el acceso de los empleados,
slo a aquellas personas que por razn de su trabajo
les es indispensable su acceso.
Fueron determinadas las reas sensibles de las
instalaciones en cuanto a seguridad y estas se
encuentras visualizadas en el Plano de
seguridad.
3.1.3
La alta direccin o el personal encargado de la
seguridad de la organizacin deben controlar la entrega
y devolucin de carns de identificacin de empleados,
visitantes y proveedores.
Son implementados los lineamientos para la
entrega y devolucin de documentos o
dispositivos de identificacin para empleados los
cuales estn determinados en el Instructivo para
trmites de ingreso y retiro de personal. 3.1.4
Se debe establecer, documentar y mantener
procedimientos para la entrega, eliminacin, devolucin
y cambio de dispositivos de acceso, (por ejemplo,
llaves, tarjetas de acceso, claves, etc.).
3.1.5
Deben exhibir los trabajadores el carn o identificacin
en un lugar visible, bajo las normas de seguridad
industrial vigentes dentro de las instalaciones y equipos
Este control de acceso es implementado de
acuerdo a lo establecido en el Procedimiento
Control de acceso.
sistemas.gerencialesResaltado
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donde permanezcan ms de 50 trabajadores.
3.2. Visitantes / Vendedores / Proveedores de Servicio
3.2.1.
Deben presentar una identificacin vigente con
fotografa al momento de ingresar a la instalacin.
Revisar la identificacin para asegurar que es vlida y
que est vigente.
Para el control de acceso de los visitantes,
vendedores y proveedores a las a las
instalaciones de Centro logstico es
implementado el Procedimiento Control de
acceso.
3.2.2.
Debe mantener un diario electrnico o manual con el
registro de todos los visitantes, incluyendo el nombre
del visitante, propsito de su visita y confirmacin de su
identidad.
3.2.3. Deberan ser acompaados y exhibir en un lugar visible
su identificacin temporal.
3.2.4.
Deben existir procedimientos para controlar la entrega,
devolucin y cambio de carns de identificacin de los
visitantes.
3.3. Verificacin de Correos y Paquetes de Correspondencia
3.3.1. Debera ser examinado peridicamente todo correo y
paquete recibidos, antes de ser distribuidos,
El control y la inspeccin de todo correo y
paquete de correspondencia recibido por SLI es
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manteniendo siempre un registro de los mismos que
incluya la identificacin de quien se recibe y a quien
est destinado.
implementado de acuerdo a lo establecido en el
Procedimiento Control de acceso.
3.4. Identificacin y Retiro de Personas no Autorizadas
3.4.1.
Debe contar con procedimientos establecidos para
identificar, dirigirse y retirar a personas no autorizadas
o no identificadas teniendo en cuenta los siguientes
aspectos:
a) Poner en prctica medidas para desalentar el
ingreso no autorizado y aumentar la probabilidad de
deteccin en la empresa. Proporcionar capacitacin en
seguridad para los empleados de las instalaciones
donde se manejan los envos internacionales.
b) Establecer procedimientos para detectar o evitar que
materiales no declarados y personas no autorizadas
puedan acceder a la unidad de transporte con destino a
la exportacin.
c) Reforzar la obligacin de los empleados a informar
Es implementado el Procedimiento Control de
acceso el cual determina los diferentes controles
que debe ejecutar todo el personal que ingresa a
las instalaciones para la identificacin de
personal no autorizado a las instalaciones, este
documento es de conocimiento de todo el
personal pues al igual que el Procedimiento
Contingencia narcotrfico, robo y terrorismo los
cuales incluyen actividades que deben ser
desarrolladas en caso de identificar personal
sospechoso o no autorizado dentro de las
instalaciones, estos documentos son
comunicados al personal durante las inducciones
y dems actividades de formacin.
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oportunamente a las autoridades competentes de todas
las personas sospechosas, actividades u objetos
encontrados.
d) Promover un enfoque proactivo de seguridad en la
comunidad y difundirlo mediante programas de
capacitacin para reducir la probabilidad de presencia
de personas no autorizadas en la empresa y aumentar
la conciencia pblica sobre la importancia de informar
de actividades sospechosas.
3.5. Personal de Seguridad
3.5.1.
Debe asegurar que su personal de seguridad est
controlando las puertas de entrada y salida de sus
instalaciones, as como las reas de almacenamiento y
manejo de equipos, contenedores y carga segn
corresponda.
En las instalaciones de centro logstico se
encuentra instalado un sistema CCTV con el cual
son monitoreadas todas las reas sensibles de la
empresa por el personal de seguridad privada, y
siempre se cuenta con un personal de seguridad
idneo.
3.6. Inspecciones
3.6.1. Debe inspeccionar todos los vehculos y conductores Todos los vehculos y conductores son
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que entren y salgan de su instalacin incluyendo
inspecciones al azar del equipaje y efectos personales
de los choferes, manteniendo registros de ingreso y
salida de los mismos.
inspeccionados y registrados por el personal de
seguridad privada de la empresa de acuerdo a lo
indicado en el Procedimiento Control de acceso.
3.6.2.
Debe establecer procedimientos documentados para
inspeccionar y definir cundo un contenedor y/o la
unidad de transporte no es apto para ser cargado o
para permitir el ingreso y salida de la instalacin.
El personal realiza una verificacin del estado de
los contenedores y unidades manipuladas en las
operaciones para determinar si son aptas para
ser cargadas o para su ingreso o salida, de
acuerdo a lo estipulado en el Procedimiento
Servicio a la carga en patio y bodega y Servicio a
la carga.
4
SEGURIDAD DEL PERSONAL PROPIO, SUBCONTRATADO Y TEMPORAL
Debe existir un procedimiento documentado para
evaluar a los candidatos con posibilidades a ser
contratados y realizar verificaciones peridicas de los
empleados actuales.
Cada uno de los lineamientos y controles de
seguridad con relacin a la evaluacin, seleccin
y vinculacin de empleados a la empresa se
encuentran documentados en el Procedimiento
Seleccin de personal e Instructivo para trmites
de ingreso y retiro de personal, que son
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implementados por el personal de Gestin
humana.
4.1. Verificacin Preliminar al Empleo
4.1.1.
Deben existir procedimientos para verificar la
informacin de la solicitud de empleo tal como los
antecedentes personales, judiciales y referencias
laborales y personales, y dems informacin contenida
en la solicitud.
Cada uno de los lineamientos y controles de
seguridad con relacin a la evaluacin, seleccin
y vinculacin de empleados a la empresa se
encuentran documentados en el Procedimiento
Seleccin de personal e Instructivo para trmites
de ingreso y retiro de personal, que son
implementados por el personal de Gestin
humana.
4.1.2.
Debe verificar e investigar los antecedentes de los
candidatos con posibilidades de contratacin de
conformidad con la legislacin local.
4.1.3.
Debe realizar, de conformidad con la legislacin local,
una visita domiciliaria al personal que ocupar las
posiciones crticas o que afecta a la seguridad, antes
de que ocupe el cargo y actualizarla cada dos aos.
4.1.4.
Debera realizar pruebas al personal de reas crticas,
conforme a la legislacin local, para detectar consumo
de alcohol, drogas y otras adicciones, antes de la
Es implementado el Procedimiento Control de
consumo de alcohol y drogas, para llevar a cabo
pruebas de consumo de alcohol y drogas.
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Contratacin, cuando haya sospecha justificable y
aleatoriamente en un periodo mximo de dos aos.
4.2. Verificacin y Mantenimiento del Personal despus de la Contratacin
4.2.1.
Debe mantener una lista actualizada de empleados
propios y subcontratados que incluya datos personales
de mayor relevancia (Nombres completos,
identificacin, datos de contacto, direccin de
residencia, entre otros) de acuerdo a lo que permita la
Ley. La lista debe ser actualizada como mnimo una
vez al ao o cuando ocurran cambios en los datos.
Estos deben ser verificados peridicamente conforme a
la criticidad del cargo.
Cada uno de los lineamientos y controles de
seguridad con relacin a la evaluacin, seleccin
y vinculacin de empleados a la empresa se
encuentran documentados en el Procedimiento
Seleccin de personal e Instructivo para trmites
de ingreso y retiro de personal, que son
implementados por el equipo de trabajo de
Gestin humana
4.2.2.
Debe realizar revisiones peridicas despus de la
contratacin conforme a la criticidad del cargo que
ocupe el trabajador.
4.2.3.
Debe disponer de un archivo fotogrfico actualizado del
personal e incluir un registro de huellas dactilares y
firma.
4.2.4. Debe mantener registros actualizados de afiliacin a
sistemas.gerencialesResaltado
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instituciones de seguridad social y dems registros
legales de orden laboral.
4.2.5.
Debe contar con un programa de concientizacin sobre
adicciones al alcohol, drogas, juego y otras adicciones,
que incluya avisos visibles y material de lectura.
En el Plan de formacin incluye una
programacin de capacitaciones y charlas de
concientizacin dirigidas al personal de la
empresa.
4.2.6.
Debe controlar el suministro, la entrega, uso y de
uniformes de trabajo (Cuando tengan distintivos que
identifiquen a la empresa, se deber controlar su
disposicin final).
Son implementados los lineamientos para la
entrega y devolucin de documentos o
dispositivos de identificacin para empleados, as
como todo elemento de la dotacin que tenga el
logo de la compaa, dichos lineamientos estn
determinados en el Instructivo para trmites de
ingreso y retiro de personal.
4.3. Procedimientos de Terminacin de Vinculacin Laboral
4.3.1.
Debe establecer procedimientos documentados para
retirar la identificacin y eliminar el permiso y claves de
acceso a las instalaciones y sistemas de los empleados
desvinculados de la organizacin.
Son implementados los lineamientos para la
entrega y devolucin de documentos o
dispositivos de identificacin para empleados, as
como todo elemento de la dotacin que tenga el
logo de la compaa, dichos lineamientos estn
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determinados en el Instructivo para trmites de
ingreso y retiro de personal.
5.
SEGURIDAD EN LOS PROCESOS
Debe contar con procedimientos documentados que
establezcan las medidas de seguridad para asegurar la
integridad de los procesos relevantes al servicio
prestado a la cadena de suministro. Se deben
establecer procedimientos para prevenir el acceso no
autorizado al medio de transporte especialmente, en
aquellas reas geogrficas donde la evaluacin de
riesgos requiera la revisin de los contenedores, por
ocultamiento de personas y mercanca ilegal. En estos
casos, los procedimientos deben identificar y controlar
el riesgo durante la ruta, desde las instalaciones de
origen hasta el destino.
Los controles de seguridad propios de los
procesos relevantes al transporte de SLI estn
documentados en los siguientes documentos:
Procedimiento Transporte terrestre de carga local
y nacional, Procedimiento Servicio a la carga,
Procedimiento Servicio a la carga en patio y
bodega; estos procedimientos son
implementados por el personal de cada uno de
los procesos.
En cuanto a la seguridad de las operaciones de
transporte son implementados los controles de
seguridad determinados en el Procedimiento
Transporte terrestre de carga local y nacional y el
Procedimiento Revisiones aleatorias de rutas.
Por otro lado para la seguridad de la carga
durante su almacenamiento en las instalaciones
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de Centro logstico es implementado lo
documentado en el Procedimiento Control de
acceso y Procedimiento Servicio a la carga.
5.1. Manejo y Procesamiento de Informacin y Documentos de la Carga
5.1.1.
Debe garantizar la coherencia de la informacin
transmitida a las autoridades a travs de los sistemas,
con la informacin que aparece en los documentos de
la transaccin con respecto a tales datos, como el
proveedor, consignatario, nombre y direccin del
destinatario, peso, cantidad y unidad de medida (es
decir, cajas, cartones, etc.) de la carga que est siendo
exportada o importada. Debe asegurar que la
informacin que se utiliza en la liberacin de
mercancas y carga sea legible, completa, exacta y
protegida contra modificaciones, prdida o introduccin
de datos errneos.
Son implementados para la realizacin de la
comunicacin de informacin a las autoridades la
normatividad y guas establecidas por las mismas
para los reportes, estos son incluidos como
documentos externos al Sistema de gestin.
5.1.2. Debe existir una poltica de firmas y sellos que
autoricen los diferentes procesos de la organizacin.
En el Procedimiento Control de documentos y
registros est documentada la Poltica de firmas
y sellos la cual es implementada para el control
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VERSIN: 02
La impresin de este documento es COPIA NO CONTROLADA
sobre las autorizaciones requeridas por los
diferentes procesos.
5.2. Entrega y Recepcin de Carga y Contenedores
5.2.1.
Debe adoptar medidas de proteccin de la informacin
y documentacin crtica y procedimientos establecidos
para asegurar que la informacin recibida de los
Asociados de Negocios en cuanto a la integridad de la
carga, sea reportada en forma exacta y oportuna.
El personal de la empresa que maneja la
documentacin de las operaciones reconoce por
su formacin (Perfiles de cago) las
caractersticas de dicha informacin y cumple
con lo documentado en los Procedimientos
Transporte terrestre de carga local y nacional,
Servicio a la carga y Servicio a la carga en patio
y bodega.
5.2.2.
Debera contar con la informacin de embarque desde
la primera ubicacin/instalacin en origen donde el
operador tom la posesin de la carga.
Todos los documentos relacionados con la carga
manipula