Manual ingenieria de mantenimiento

SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento

de la Universidad de los Andes

Edificio Administrativo 1º piso – Teléfonos: 58-0274-2401998 – 2402771 - 2402526/Fax No. 2403310 - CE: [email protected]

Pag. WEB: http://ulaweb.adm.ula.ve/dsia

SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES DICIEMBRE 2006

mailto:[email protected]�

Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006

Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07

Vigencia de la última modificación:

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos

SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-1/1

Materia: SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO

DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

Asunto:

AUTORIDADES UNIVERSITARIAS

2

Autoridades Universitarias

Léster Rodríguez Herrera Rector

Humberto Ruiz Vicerrector Académico

Mario Bonucci Rossini Vicerrector Administrativo

Nancy Rivas de Prado Secretaria

Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA)

Jesús A. Calderón Vielma

Mérida, Diciembre 2006





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Asunto:

EQUIPO DE TRABAJO

3

EQUIPO DE TRABAJO

DISEÑO Y ELABORACIÓN DE:Ing. MARÍA ANDREA RAMÍREZ MORALES

COORDINACIÓN Y LÍDER DEL PROYECTOIng. ELVIA ELENA ABREU RAMÍREZ

Especialista Organizacional de la DSIA

PERSONAL DIRECTIVO, ADMINISTRATIVO Y OBRERO DE LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO

DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES QUE INTERVIENEN EN LA EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS.

MÉRIDA, DICIEMBRE 2006





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Asunto:

ÍNDICE DE CONTENIDO

4

INTRODUCCIÓN ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO MODELO DEL SISTEMA DE NEGOCIO (SN)

MODELO DE JERARQUÍA DEL SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO MODELO DE OBJETIVOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO MODELOS DE REGLAS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO

Diagrama de Procesos del Sistema de Negocio. Cadena de Valor del Sistema de Negocio. Árbol de Procesos y Procedimientos (Fundamentales). Árbol de Procesos y Procedimientos (Apoyo). Inventario de Procesos y Procedimientos Documentados para la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.

PROCESOS FUNDAMENTALES

PF-1: DESARROLLO DE PROYECTOS

Índice del Proceso de Desarrollo de Proyectos. Diagrama de Proceso de Desarrollo de Proyectos. Diagrama de Jerarquía del Proceso de Desarrollo de Proyectos. Información General del Proceso de Desarrollo de Proyectos. Diagramas de Actividades y Procedimientos.

PF-1.1. Elaboración de Propuesta de Desarrollo de Obras. PF-1.2. Desarrollo de Cálculos, Cómputos Métricos y Planos.

PF-2: CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA

Índice del Proceso de Construcción de Planta Física. Diagrama de Proceso de Construcción de Planta Física. Diagrama de Jerarquía del Proceso de Construcción de Planta Física. Información General del Proceso de Construcción de Planta Física. Diagramas de Actividades y Procedimientos.

PF-2.1: Elaboración de Diagnóstico de Obra. PF-2.2: Ejecución Física de Obra de Construcción. PF-2.3: Inspección de Avance Físico de Obras.

PF- 3: MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA Índice del Proceso de Mantenimiento de la Planta Física. Diagrama de Proceso de Mantenimiento de la Planta Física. Diagrama de Jerarquía del Proceso de Mantenimiento de la Planta Física. Información General del Proceso de Mantenimiento de la Planta Física. Diagramas de Actividades y Procedimientos.

PF-3.1: Procesamiento Solicitud de Servicio de Albañilería. PF-3.2: Procesamiento Solicitud de Servicio de Carpintería. PF-3.3: Procesamiento Solicitud de Servicio de Herrería. PF-3.4: Procesamiento Servicio de Solicitud de Pintura. PF-3.5: Procesamiento Solicitud de Servicio de Plomería. PF-3.6: Procesamiento Solicitud de Servicio de Zona Verde. PF-3.7: Solicitud de Material en Almacén. PF-3.8: Ejecución Física de Trabajos de Mantenimiento. PF-3.9: Inspección de Ejecución de Trabajos de Servicio de Mantenimiento.








Asunto:


5

PROCESOS DE APOYO

PA-1. PLANIFICACIÓN DE OBRAS

Índice del Proceso de Planificación de Obras. Diagrama de Proceso de Planificación de Obras. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Planificación de Obras. Información General del Proceso de Planificación de Obras. Diagramas de Actividades y Procedimientos.

PA-1.1: Programación de Ejecución de Obras. PA-1.2: Elaboración de Presupuesto de Obra.

PA- 2: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS

Índice del Proceso de Administración de Recursos y Servicios.. Diagrama de Proceso de Administración de Recursos y Servicios. Diagrama de Jerarquía del Proceso de Administración de Recursos y Servicios. Información General del Proceso de Administración de Recursos y Servicios Diagramas de Actividades y Procedimientos.

PA-2.1: Compra de Material No Disponible en Almacén. PA-2.2: Licitación y Contratación de Obras. PA-2.3: Pago de Anticipos. PA-2.4: Pago de Valuaciones. PA-2.5: Planificación y Supervisión de Actividades. PA-2.6: Elaboración de Plan Operativo y Proyecto Presupuestario. PA-2.7: Registro de Distribución Administrativa. PA-2.8: Registro de Cuentadante. PA-2.9: Apertura de Cuentas Bancarias. PA-2.10: Conciliación de Cuentas Bancarias. PA-2.11: Apertura de Fondos en Anticipo. PA-2.12: Reposición de Fondos de Anticipo. PA-2.13: Rendición de Fondos de Anticipo. PA-2.14: Cierre de Fondos en Anticipo. PA-2.15: Apertura de Ingresos Propios. PA-2.16: Apertura de Caja Chica. PA-2.17: Reposición de Caja Chica. PA-2.18: Cierre de Caja Chica. PA-2.19: Trámites Viáticos y Pasajes. PA-2.20: Ejecución de Compras Nacionales. PA-2.21: Adquisición de Bienes y Servicios. PA-2.22: Bienes Muebles. PA-2.23: Control de Inventario de Bienes Muebles.

PA- 3: APOYO SECRETARIAL. Índice del Proceso de Apoyo Secretarial. Diagrama de Proceso de Apoyo Secretarial. Diagrama de Jerarquía del Proceso de Apoyo Secretarial. Información General del Proceso de Apoyo Secretarial. Diagramas de Actividades y Procedimientos.

PA-3.1: Recepción de Solicitudes y Correspondencia. PA-3.2: Atención al Público. PA-3.3: archivo de Documentación Procesada. PA-3.4: Solicitud de Documentos en Archivo. PA-3.5: Mantenimiento Interno de la Infraestructura de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento. PA-3.6: Mensajería.








Asunto:


6

MODELO ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES

Directorio Modelo Actor – Rol. Modelo Rol – Actividad. Matriz Actores – Procesos.

GLOSARIO DE TÉRMINOS ANEXOS

Formatos – Planillas Utilizados en la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento. Reglamento de Contratación de Obras.





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Asunto:

INTRODUCCIÓN

7

Introducción La Planta física de la Universidad de los Andes está constituida por los núcleos en los Estados Mérida, Táchira y Trujillo. La planificación y consolidación de todos sus recintos es labor de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento, ya que ella se encarga de buscar la manera más eficiente de desarrollar, ejecutar y conservar la infraestructura de la misma. Dicha Dirección fue creada en el año 1959 con el nombre de “Oficina de Planificación y Construcciones Universitarias”, cuyo nombre se modifica en 1960 a “Dirección de Planificación y Mantenimiento de la U.L.A.”, y en 1964 cambia nuevamente a “Dirección de Construcciones y Mantenimiento de la U.L.A.” Es en 1978 cuando se llamó “Dirección de Ingeniería y Mantenimiento de la U.L.A.”, nombre que actualmente se conserva. Las funciones de la Dirección son llevadas a cabo mediante una Unidad de Proyectos que produce las memorias descriptivas, cálculos, cómputos métricos, planos y análisis de costos; una Unidad de Construcción encargada de la ejecución, ampliación, remodelación e inspección de obras; y finalmente una Unidad de Mantenimiento para la conservación, mejora y reparaciones en las áreas de herrería, carpintería, jardinería, cerrajería, albañilería y plomería. Todo lo anterior para lograr el desarrollo de la infraestructura de la Universidad y evitar el deterioro de las edificaciones existentes. Conociendo la importancia que implica la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento en la Universidad de los Andes, se realiza un análisis mediante el Método BMM (Business Modeling Method), desarrollado por los profesores Jonás Montilva y Judith Barrios de la Escuela de Ingeniería de Sistemas de la Universidad de los Andes, que integra una colección de modelado de negocios, para conformar el Manual de Normas, Procesos y Procedimiento de dicha Dependencia, el cual es un instrumento de consulta acerca de la información relacionada con los procesos y procedimiento formalmente establecidos para la ejecución de los servicios que ofrece al Sistema de Ingeniería y mantenimiento de la Universidad de los Andes. El mismo está dirigido a todo tipo de lectores, especialmente al personal administrativo y obrero que labora en la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento, que son quienes intervienen directamente en la ejecución de esas actividades.





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Asunto:

ORGANIGRAMA

8

Organigrama de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento

Figura 1. Organigrama de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento de la Universidad de los Andes. Fuente: Manual de Organización Dirección de Ingeniería y Mantenimiento





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Asunto:

MODELO DE SISTEMA DE NEGOCIOS

9

MODELO DEL SISTEMA DE NEGOCIOS (SN)

MODELO DE JERARQUÍA DE SISTEMAS MODELO DE OBJETIVOS DEL SN MODELO DE REGLAS DE NEGOCIO DEL SN MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO MODELO DE ACTORES Y UNIDADES-ORGANIZACIONALES





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- MJS-P1/1

Materia: MODELO DE SISTEMAS DE NEGOCIO

Asunto:

MODELO DE JERARQUÍA DE SISTEMAS

10

Modelo de Jerarquía del Sistema de Ingeniería y Mantenimiento El Dominio de aplicación del manual, es decir, el sistema de negocios donde se ubica dicho manual, al cual prestará sus servicios, es la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento. Para el diseño del Modelado de Jerarquía de Sistemas de Ingeniería y Mantenimiento fue utilizado el primer modelo de Derek Hitchins del material del curso Modelado de Sistemas utilizando UML 2.0 proporcionado por la Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA). En la figura 2 se observa el Modelo de Jerarquía del Sistema de Ingeniería y Mantenimiento, que en éste caso se encuentra formado por tres subsistemas (Proyecto, Construcción y Mantenimiento), y relacionada con siete sistemas, todos afines a un Sistema Gerencial, internos al supra-sistema Administración Universitaria.

Figura 2. Modelo de Jerarquía de Sistemas de Ingeniería y Mantenimiento





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Asunto:

MODELO DE OBJETIVOS DE NEGOCIO DEL SN

11

Modelo de Objetivos de Negocio del Sistema de Ingeniería y Mantenimiento En la Figura 2 se puede observar el Modelo de Objetivos (Curso de Modelado de Negocios Orientado por Objetos de los Profesores Judith Barrios e Isabel Besembel) del Sistema de Ingeniería y Mantenimiento, donde se destaca: Visión, Misión, Objetivo General y Objetivos Específicos.

Figura 3. Modelo de Objetivos del Sistema de Ingeniería y Mantenimiento





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Asunto:

MODELO DE REGLAS DE NEGOCIO DEL SN

12

Modelo de Reglas de Negocio del SN En el gráfico de la Figura 3 se observa el Modelo de Reglas del Negocio (Curso de Modelado de Negocios Orientado por Objetos de los Profesores Judith Barrios e Isabel Besembel), el cual es una clasificación de la base legal que soporta los procesos del Sistema de Ingeniería y Mantenimiento de la Diversidad de los Andes.

Figura 4. Modelo de Reglas del Negocio del Sistema de Ingeniería y Mantenimiento





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Materia: MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA

Asunto:

DIAGRAMA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO

13

MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE NEGOCIO (SN)

DIAGRAMA DE PROCESO DEL SISTEMA DE NEGOCIO CADENA DE VALOR DEL SISTEMA DE NEGOCIO ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (FUNDAMENTALES) ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (APOYO) CANTIDAD DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DOCUMENTADOS PARA LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO





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Asunto:

DIAGRAMA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO

14

Diagrama de Procesos de Sistema de Negocio

Figura 5. Diagrama de Proceso del Sistema de Ingeniería y Mantenimiento





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- CVS - P1/1


Asunto:

CADENA DE VALOR DEL SISTEMA DE NEGOCIO

15

Cadena de Valor del Sistema de Negocio

Figura 6. Cadena de Valor del Sistema de Ingeniería y Mantenimiento





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- APF - P1/1


Asunto:

ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (FUNDAMENTALES)

16

Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales

Figura 7. Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- APP - P1/1


Asunto:

ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (APOYO)

17

Árbol de Procesos y Procedimientos de Apoyo

Figura 8. Árbol de Procesos y Procedimientos de Apoyo





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- APP - P1/1


Asunto:

ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (APOYO)

18

Inventario de Procesos y Procedimientos Documentados para la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento

PROCESO Número de Procedimientos PROCESOS FUNDAMENTALES

Desarrollo de Proyectos 2 Construcción de Planta Física 3

Mantenimiento de la Planta Física 9 PROCESOS DE APOYO

Planificación de Obras 2 Administración de Recursos y Servicios 21

Apoyo Secretarial y de Servicios 6 Número Total de Procedimientos 43

Tabla 1. Cantidad de Procesos y Procedimientos ejecutados por la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- PF - P1/1

Materia: MODELO DEL SISTEMA DE NEGOCIO

Asunto:


19


PROCESO PF-1. DESARROLLO DE PROYECTOS PROCESO PF-2. CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA PROCESO PF-3. MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- DP - P1/1

Materia: PROCESOS FUNDAMENTALES

Asunto:

DESARROLLO DE PROYECTOS

20

PROCESO PF-1

DESARROLLO DE PROYECTOS





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- IPF1 - P1/1

Materia: DESARROLLO DE PROYECTOS

Asunto:

ÍNDICE DEL PROCESO

21

PROCESO PF-1.- DESARROLLO DE PROYECTOS

Diagrama de Procesos de Desarrollo de Proyectos

Diagrama de Jerarquía de Procesos de Desarrollo de Proyectos

Información General de Desarrollo de Proyectos

o Objetivo

o Clientes: iniciales y finales

o Dependencias y/o personas vinculadas

o Entradas

o Salidas

o Fronteras

o Base legal relacionada

o Recursos: Humanos, Presupuestario-Financieros, de Infraestructura, Tecnológicos:

Organizacionales y Computacionales y de Materiales y Equipos.

Diagramas de Actividad y Procedimientos:

PF-1.1. Elaboración de Propuesta de Desarrollo de Obras PF-1.2. Desarrollo de Cálculos, cómputos Métricos y Planos





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- DPF1 - P1/1


Asunto:

DIAGRAMA DE PROCESO

22

DIAGRAMA DE PROCESO DE DESARROLLO DE PROYECTOS

Figura 9. Diagrama de Procesos de Desarrollo de Proyectos





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- DJF1 - P1/1


Asunto:

DIAGRAMA DE JERARQUÍA

23

DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO DE DESARROLLO DE PROYECTOS

Figura 10. Diagrama de Jerarquía de Procesos de Desarrollo de Proyectos





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- IGPF1 – P2/2


Asunto:

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO

24

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO DE DESARROLLO DE PROYECTOS OBJETIVO Establecer los pasos requeridos en la elaboración y desarrollo de los

proyectos de Construcción, Ampliación y Remodelación de la Planta Física de la Universidad de los Andes de acuerdo a regulaciones y especificaciones emanadas por la Unidad o Dirección de Planificación y Desarrollo (PLANDES).

CLIENTES INICIALES o Autoridades Universitarias o Dependencias Universitarias o Gobierno (OPSU)

FINALES o Autoridades Universitarias o Dependencias Universitarias o Gobierno (OPSU)

DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS

INTERNAS o Ingeniero de Proyectos. o Arquitecto. o PLANDES. o Técnicos. o Topógrafos. o Laboratorios.

ENTRADAS Diagnóstico de la Obra elaborado por PLANDES. Anteproyecto de la Obra elaborado por la DIM..

SALIDAS Programa de Desarrollo del Proyecto.

Proyecto ejecutivo integral que incluye: Proyecto de Ingeniería y Proyecto Arquitectónico.

Planos del Proyecto y Especificaciones del Proyecto.

FRONTERAS SE INICIA Cuando PLANDES informa sobre las regulaciones y requerimientos en cuanto a espacios y tipología de la Obra.

SE TERMINA Cuando la DIM entrega los planos a PLANDES para el Visado de







Asunto:


25

los mismos.

BASE LEGAL RELACIONADA

Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela (1999). Ley del Ejercicio de la Ingeniería, Arquitectura y Profesiones Afines. Reglamento de la Oficina Coordinadora del ejercicio Profesional

OCEPRO. Ley Orgánica del Trabajo (1997). Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de

Trabajo (LOPCYMAT) (26/07/05). Ley de Licitaciones (13/11/2001). Estatuto de Personal Administrativo, Técnico y Obrero (28/03/90). Reglamento de Compras de la Universidad. Políticas y Normas Internas de la Dirección de Ingeniería y

Mantenimiento. Normas COVENIN. Ley Penal del Ambiente. Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de

Obras. Código de Ética Profesional del Colegio de Ingenieros. Regulaciones de OPSU para la elaboración y ejecución de obras.

RECURSOS HUMANOS

o Ingenieros, Arquitectos, Técnicos y Proyectistas de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.

TECNOLÓGICOS o Programas Computarizados de Ingeniería y Arquitectura.

INFRAESTRUCTURA o Dependencias Universitarias. o Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.

PRESUPUESTARIO - FINANCIERO o Presupuesto Ordinario. o Asignaciones especiales OPSU para proyectos específicos.

MATERIALES Y EQUIPOS o Materiales y equipos de oficina. o Tecnología de Información: Hardware, Software, Redes.





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO

Página: MNPP- DAPPF1 – P1/1


Asunto:

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS

26

DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE DESARROLLO DE

PROYECTOS






Página: MNPP- DAPF1.1 - P1/1

Materia: ELABORACIÓN DE PROPUESTA DE DESARROLLO DE

OBRAS

Asunto:

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES

27






Página: MNPP- DNPF1.1 – P1/1

Materia: ELABORACIÓN DE PROPUESTA DE DESARROLLO DE

OBRAS

Asunto:

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO

28

RESPONSABLE ACCIÓN INGENIERO DE PROYECTOS

(Unidad de Proyectos de Obra)

1. Recibe los lineamientos de la Obra de las Unidades de Construcción y/o Mantenimiento.

2. Realiza el estudio de proyectos elaborados anteriormente de experiencias similares.

3. Elabora el Programa Arquitectónico con el Arquitecto de la Obra.

4. Realiza el Estudio del Terreno donde se ejecutará la Obra y de factibilidad de espacio.

5. Elabora las primeras aproximaciones del desarrollo del proyecto de la Obra.

6. Estudia las posibles alternativas de desarrollo del Proyecto de Obra y selecciona la más conveniente de acuerdo a criterios establecidos.

7. Estudia con el Director de la DIM, la factibilidad, tanto técnica como presupuestaria de la ejecución de la Obra. Si No es factible,

8.1. Notifica a la dependencia solicitante, por escrito, la no ejecución de la Obra.

En caso de ser factible, 8.2. Elabora y envía a PLANDES Informe con

especificaciones de Obra y Presupuesto Referencial. (Se ejecuta el Procedimiento PF-1.2 de Desarrollo de Cálculos, Cómputos Métricos y Planos).

8.3. Elabora Carpeta de Proyecto de Obra y la envía a la Unidad de Apoyo Administrativo. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.3 de Contratación de Obras).






Página: MNPP- DAPF1.2 – P1/1

Materia: DESARROLLO DE CÁLCULOS, CÓMPUTOS MÉTRICOS Y

PLANOS

Asunto:


29







Materia: DESARROLLO DE CÁLCULOS, CÓMPUTOS MÉTRICOS Y

PLANOS

Asunto:


30

RESPONSABLE ACCIÓN INGENIERO DE PROYECTOS

(Civil) (Unidad de Proyectos de Obras)

1. Recibe Instructivo de la Obra. 2. Revisa el Instructivo de la Obra con el Arquitecto.

ARQUITECTO

(Unidad de Proyectos de Obras)

3. Elabora Planos de Plantas Arquitectónicas, Fachadas y Cortes.

INGENIERO DE PROYECTOS

(Civil) (Unidad de Proyectos de Obras)

4. Ejecuta Cálculos de la Estructura. 5. Ejecuta Cálculos Hidráulicos. 6. Ejecuta Cálculos de las Instalaciones Sanitarias. 7. Elabora los Planos Estructurales, Hidráulicos y

Sanitarios.

INGENIERO DE PROYECTOS (Electricista)


8. Ejecuta Cálculos de las Instalaciones Eléctricas. 9. Elabora los Planos de las Instalaciones Eléctricas.

INGENIERO DE PROYECTOS (Civil)


10. Ejecuta los Cómputos Métricos. 11. Forma Proyecto Ejecutivo Integral. 12. Firma Proyecto Ejecutivo Integral.

INGENIERO DE PROYECTOS (Electricista)


13. Firma Proyecto Ejecutivo Integral.

ARQUITECTO (Unidad de Proyectos de Obras)

14. Firma el Proyecto Ejecutivo Integral.

INGENIERO PLANIFICADOR

CENTRAL (Unidad de Planificación de

Obras)

15. Revisa el Proyecto Ejecutivo Integral. 16. Entrega Planos del Proyecto a PLANDES. (Se

ejecuta el Procedimiento PF-2.2 de Ejecución Física de la Obra de Construcción, Ampliación o Remodelación).





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- CPF - P1/1


Asunto:

CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA

31

PROCESO PF-2






SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- ICPF2 – P1/1

Materia: CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA

Asunto:


32

PROCESO PF-2.- CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA

Diagrama de Procesos de Construcción de Planta Física

Diagrama de Jerarquía de Procesos de Planta Física

Información General de Construcción de Planta Física

o Objetivo



o Entradas

o Salidas

o Fronteras


o Formularios




PF-2.1. Elaboración de Diagnóstico de Obra PF-2.2. Ejecución Física de Obra de Construcción PF-2.3. Inspección de Avance Físico de Obras






Página: MNPP- DPPF2 – P1/1


Asunto:

DIAGRAMA DE PROCESOS

33

DIAGRAMA DE PROCESO DE CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA

Figura 11. Diagrama de Proceso de Construcción de Planta Física





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- DJPF2 – P1/1


Asunto:

DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO

34

DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESO DE CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA

Figura 12. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Construcción de Planta Física







Asunto:


35

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO DE CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA OBJETIVO Establecer los pasos requeridos para la ejecución de Construcciones, Ampliaciones y

Remodelaciones de la Planta Física de la Universidad de los Andes.

CLIENTES INICIALES o Autoridades Universitarias o Dependencias Universitarias

FINALES o Autoridades Universitarias o Dependencias Universitarias


INTERNAS o Dependencia Universitaria o Dirección de Ingeniería y Mantenimiento o Sección correspondiente al tipo de trabajo o Almacén o Unidad de Apoyo Administrativo (UAA)

EXTERNAS o Empresas Contratistas o Empresas Proveedoras

ENTRADAS Solicitud de Obra de Construcción, Ampliación o Remodelación por parte de las Dependencias Universitarias o Autoridades de la Universidad emitidas a la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento de la Universidad de los Andes.

SALIDAS Obra de Construcción, Ampliación o Remodelación ejecutada.

FRONTERAS SE INICIA Cuando la secretaria de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento recibe la solicitud de Construcción, Ampliación o Remodelación por parte de Dependencia Universitaria o Autoridad de la Universidad.

SE TERMINA Cuando se entrega la Obra a la dependencia beneficiaria.







Asunto:


36


Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela (1999). Ley del Ejercicio de la Ingeniería, Arquitectura y Profesiones Afines. Reglamento de la Oficina Coordinadora del ejercicio Profesional OCEPRO. Ley Orgánica del Trabajo (1997). Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo (LOPCYMAT)

(26/07/05). Ley de Licitaciones (13/11/2001). Estatuto de Personal Administrativo, Técnico y Obrero (28/03/90). Reglamento de Compras de la Universidad. Políticas y Normas Internas de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento. Normas COVENIN. Ley Penal del Ambiente. Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de Obras. Código de Ética Profesional del Colegio de Ingenieros.

FORMULARIOS Formato u oficio de “Solicitud de Servicio”.

Orden de Solicitud de Material en Almacén. Formato de “Solicitud de Compra de Materiales”.

RECURSOS HUMANOS

o Autoridades Universitarias. o Decanos de Facultades. o Directores de Escuelas. o Director de Ingeniería y Mantenimiento. o Secretaria de la dirección de Ingeniería y Mantenimiento. o Jefes de Mantenimiento y Reparaciones de Secciones. o Proyectistas. o Supervisores de Mantenimiento. o Albañiles, Carpinteros, Herreros, Pintores, Plomeros y Jardineros de la

Dirección de Ingeniería y Mantenimiento. o Almacenista.

TECNOLÓGICOS o Programas Computarizados de Ingeniería y Arquitectura. o Sistema Computarizado de Inventario y Control de Almacén.


PRESUPUESTARIO - FINANCIERO o Presupuesto asignado a las Dependencias Universitarias que intervienen en el

proceso. MATERIALES Y EQUIPOS

o Materiales y equipos de oficina. o Tecnología de Información: Hardware, Software, Redes. o Materiales y equipos de Construcción.








Asunto:

DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS

37

DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE CONSTRUCCIÓN DE

PLANTA FÍSICA







Materia: ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO DE OBRA

Asunto:


38







Materia: ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO DE OBRA

Asunto:


39

RESPONSABLE ACCIÓN

INGENIERO INSPECTOR (Unidad de

Construcción)

1. Recibe de la Secretaria de la dirección Oficio de Construcción, Ampliación o Remodelación.

2. Verifica si la Solicitud realmente corresponde a Construcción, Ampliación o Remodelación. En caso que No corresponda,

2.1. Devuelve Solicitud a la Secretaria, con observaciones técnicas.

En caso que Si corresponda, 2.2. Numera Solicitud por orden de llegada y coloca fecha.

2.3. Registra la solicitud en el computador. 2.4. Asigna prioridad a la obra reunido con el Director.

2.5. Asigna al personal que se encargará de elaborar el Proyecto de Obra.

2.6. Programa fecha y hora de visita al sitio de trabajo. 2.7. Notifica al personal encargado de ejecutar el Proyecto de

Obra la fecha y la hora de visita al sitio de trabajo. 2.8. Visita sitio de trabajo con el personal encargado del

Proyecto de Obra. 2.9. Elabora Diagnóstico de la Obra y lo envía a Desarrollo

de Proyectos. (Se ejecuta el Procedimiento PA-1.1 de Programación de Ejecución de Obras).







Materia: EJACUCIÓN FÍSICA DE OBRAS DE CONSTRUCCIÓN

Asunto:


40







Materia: EJECUCIÓN FÍSICA DE OBRAS DE CONSTRUCCIÓN

Asunto:


41

RESPONSABLE ACCIÓN INGENIERO INSPECTOR

(Unidad de Construcción)

1. Recibe de PLANDES los planos visados y la autorización para construir.

2. Incluye planos visados y autorización de construcción en el Proyecto Ejecutivo Integral.

3. Hace copia del Proyecto Ejecutivo Integral. 4. Entrega copia del Proyecto Ejecutivo Integral a la Empresa

Contratista. 5. Verifica con la Empresa Contratista si hay dudas referentes

a la Obra, En caso que existan dudas,

5.1. Aclarar dudas a la Empresa Contratista. (Continúa el paso 6).

En caso contrario, 6. Recibe, revisa y firma el Acta de Inicio de la Obra

elaborada por la Empresa Contratista. 7. Envía Acta de Inicio al Director.

DIRECTOR DE LA DIM 8. Revisa Acta y coloca firma de autorización de Inicio de la Obra.

9. Envía Acta de Inicio a la Unidad de Apoyo Administrativo.

ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Unidad de Apoyo

Administrativo)

10. Fotocopia Acta de Inicio. 11. Coloca Acta de Inicio original en la Carpeta de Proyecto

de Obra. 12. Entrega a la Empresa Contratista la copia del Acta de

Inicio.

EMPRESA CONTRATISTA

13. Inicia la ejecución de la Obra. (Se ejecuta el Procedimiento 2.3 de Inspección de Avance Físico de Obras).







Materia: INSPECCIÓN DE AVANCE FÍSICO DE OBRAS

Asunto:


42







Materia: INSPECCIÓN DE AVANCE FÍSICO DE OBRAS

Asunto:


43

RESPONSABLE ACCIÓN INGENIERO INSPECTOR (Unidad de

Construcción)

1. Elabora Cronograma de visitas de inspección de la Obra. 2. Visita el sitio donde se ejecuta la Obra, con los planos, las

especificaciones del Proyecto en mano y los implementos requeridos.

3. Realiza las observaciones y mediciones necesarias. 4. Verifica que la Obra se esté ejecutando correctamente de

acuerdo con los planos y las especificaciones. Si no se cumple,

4.1. Manda a demoler lo que se está ejecutando incorrectamente y que se haga de nuevo.

En caso que se esté ejecutando correctamente, 4.2. Notifica a la Empresa Contratista la correcta ejecución de

la obra. 5. Elabora Informe de Avance Físico de la Obra y Valuación de la

misma.. 6. Notifica al Ingeniero Planificador Central y al Director el avance

físico de la Obra. 7. Incluir Valuación en el Proyecto de Obra. 8. Archiva Informe de Avance Físico de la Obra.





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- MPF – P1/1


Asunto:

MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA

44

PROCESO PF-3








Materia: MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA

Asunto:

DIAGRAMA DE PROCESO

45

PROCESO PF-3. MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA

Diagrama de Procesos de Mantenimiento de la Planta Física

Diagrama de Jerarquía de Procesos de Mantenimiento de la Planta Física

Información General de Mantenimiento de la Planta Física

o Objetivo



o Entradas

o Salidas

o Fronteras


o Formularios




PF-3.1. Procesamiento de Solicitud de Servicio de Albañilería PF-3.2. Procesamiento de Solicitud de Servicio de Carpintería PF-3.3. Procesamiento de Solicitud de Servicio de Herrería PF-3.4. Procesamiento de Solicitud de Servicio de Pintura PF-3.5. Procesamiento de Solicitud de Servicio de Plomería PF-3.6. Procesamiento de Solicitud de Servicio de Zona Verde PF-3.7. Solicitud de Material en Almacén PF-3.8. Ejecución Física de Trabajos de Mantenimiento PF-3.9. Inspección de Ejecución de Trabajos de Servicio de Mantenimiento








Asunto:

DIAGRAMA DE PROCESO

46

DIAGRAMA DE PROCESO DE MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA

Figura 13. Diagrama de Proceso de Mantenimiento de la Planta Física





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- DJPF3 – P1/1


Asunto:

DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESO

47

DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESO DE MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA

Figura 14. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Mantenimiento de la Planta Física







Asunto:


48

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO DE MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA

OBJETIVO Establecer los pasos requeridos en la ejecución de Servicios de

Mantenimiento de la Planta Física de la Universidad de los Andes.




INTERNAS o Dependencia Universitaria o Dirección de Ingeniería y Mantenimiento o Sección correspondiente al tipo de servicio o Almacén o Unidad de Apoyo Administrativo (UAA).

EXTERNAS o Empresas Contratistas o Empresas Proveedoras

ENTRADAS Solicitud de Servicio de Mantenimiento por parte de Dependencias Universitarias a la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.

SALIDAS Servicio de Mantenimiento a Dependencias Universitarias en las áreas de albañilería, carpintería, herrería, pintura, plomería y zona verde.

FRONTERAS SE INICIA Cuando la secretaria de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento recibe la solicitud de Servicio de Mantenimiento por parte de Dependencias Universitarias.

SE TERMINA Cuando la Dependencia Universitaria recibe conforme el trabajo de mantenimiento ejecutado.







Asunto:


49


Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela (1999).

Ley del Ejercicio de la Ingeniería, Arquitectura y Profesiones Afines. Reglamento de la Oficina Coordinadora del ejercicio Profesional

OCEPRO. Ley Orgánica del Trabajo (1997). Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de

Trabajo (LOPCYMAT) (26/07/05). Ley de Licitaciones (13/11/2001). Estatuto de Personal Administrativo, Técnico y Obrero (28/03/90). Reglamento de Compras de la Universidad. Políticas y Normas Internas de la Dirección de Ingeniería y


Obras. Código de Ética Profesional del Colegio de Ingenieros.

FORMULARIOS Formato de “Solicitud de Servicio”.

Orden de Solicitud de Material en Almacén. Formato de “Solicitud de Compra de Materiales”. Actas.

RECURSOS HUMANOS

o Autoridades Universitarias. o Decanos de Facultades. o Directores de Escuelas. o Director de Ingeniería y Mantenimiento. o Secretaria de la dirección de Ingeniería y Mantenimiento. o Jefes de Mantenimiento y Reparaciones de Secciones. o Supervisores de Mantenimiento. o Albañiles, Carpinteros, Herreros, Pintores, Plomeros y

Jardineros de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento. o Almacenista. o Obreros.

TECNOLÓGICOS o Sistema Computarizado de Inventario y Control de

Almacén.







Asunto:


50


PRESUPUESTARIO - FINANCIERO o Presupuesto asignado a las Dependencias Universitarias que

intervienen en el proceso. MATERIALES Y EQUIPOS

o Materiales y equipos de oficina. o Tecnología de Información: Hardware, Software, Redes.

Materiales y Equipos en las áreas de: albañilería, carpintería, herrería, pintura, plomería y zona verde.








Asunto:


51

DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO DE

LA PLANTA FÍSICA







Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE

ALBAÑILERÍA

Asunto:

DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES

52








ALBAÑILERÍA

Asunto:


53

RESPONSABLE ACCIÓN

JEFE DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES SECCIÓN

ALBAÑILERÍA (Unidad de Mantenimiento)

1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Dirección coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Sección de Albañilería. En caso que no corresponda,

1.1. Realiza la devolución inmediata a la Secretaria de la Dirección.

En caso que si corresponda a la Sección de Albañilería realiza los siguientes pasos. 1.2. Numera la Solicitud por Orden de llegada y le

coloca la fecha. 1.3. Registra la Solicitud en su computador. 1.4. Realiza visita al sitio con el Supervisor de

Mantenimiento y verifica la existencia de necesidad de ejecución del trabajo solicitado. En caso que No ser precedente,

1.4.1. Notifica por escrito a la Dependencia solicitante que no se ejecutará el trabajo solicitado.

En caso que Sí se requiera la ejecución del trabajo, realiza lo siguiente.

1.5. Asigna prioridad al trabajo reunido con el Director de la DIM.

1.6. Planifica la ejecución del trabajo de mantenimiento, con el apoyo de técnicos en la elaboración de las mediciones.

1.7. Determina los recursos Materiales y de Personal requeridos para la Obra.

1.9. Elabora Informe con las Especificaciones de la Obra y el Presupuesto referencial.








ALBAÑILERÍA

Asunto:


54

1.9. Determina con el Director de la DIM el modo de

ejecución del trabajo, bien sea con Personal Interno de Ingeniería y Mantenimiento, o con Contratación Externa de una Empresa. Si es con Personal Interno

1.9.1. Notifica al Supervisor de Mantenimiento de la Sección y a los albañiles, el plan de ejecución de la obra.

1.9.2. Elabora Orden de solicitud de Materiales en Almacén. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud de Material en Almacén.

Si requiere Contratación Externa de una Empresa, 1.9.3. Elabora Carpeta de Proyecto de Obra y

la envía a Administración. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.3. de

Contratación de Obras).








CARPINTERÍA

Asunto:


55








CARPINTERÍA

Asunto:


56

RESPONSABLE ACCIÓN


CARPINTERÍA (Unidad de Mantenimiento)

1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Dirección coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Sección de Carpintería. En caso que no corresponda,


En caso que si corresponda a la Sección de Carpintería realiza los siguientes pasos. 1.2. Numera la Solicitud por Orden de llegada y le

coloca la fecha. 1.3. Registra la Solicitud en su computador.

1.4. Programa fecha y hora de visita al sitio de trabajo a la cual debe asistir junto con el Supervisor de Mantenimiento de la Sección.

1.5. Realiza visita al sitio con el Supervisor de Mantenimiento y verifica la existencia de necesidad de ejecución del trabajo solicitado. En caso que No se requiera trabajo,




1.8. Define con el Jefe de Taller si se ejecutará con contratación o por el taller.

Si es con Personal Interno de la DIM 1.8.1. Coordina con el Jefe de Taller y

designan la ejecución del trabajo. 1.8.2. Elabora Orden de solicitud de

Materiales en Almacén. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud de Material en Almacén.








CARPINTERÍA

Asunto:


57

Si requiere Contratación Externa de una

Empresa, 1.8.3. Consigna para contratar. (Se ejecuta

el Procedimiento PA-2.3. de Contratación de Obras).








HERRERÍA

Asunto:


58








HERRERÍA

Asunto:


59

RESPONSABLE ACCIÓN JEFE DE OBRAS

SECCIÓN HERRERÍA (Unidad de

Mantenimiento)

1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Dirección coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Sección de Herrería. En caso que No corresponda,

1.1. Realiza la devolución inmediata a la Secretaria de la Dirección. En caso que Si corresponda a la Sección de Herrería realiza los

siguientes pasos. 1.2. Asigna prioridad al trabajo 1.3. Numera la Solicitud por Orden de llegada identificando

claramente las prioridades. 1.4. Registra la Solicitud en el computador. 1.5. Notifica sobre la Solicitud al Supervisor de Mantenimiento. 1.6. Programa con Supervisor inspección si es necesario al sitio de

trabajo dependiendo del trabajo requerido. En caso que Sí sea necesaria la inspección,

1.6.1. Verifica y justifica la ejecución del mismo. 1.6.2. Cuantifica el material a utilizar.

En caso que No sea necesaria la inspección, 1.6.3. Entrega al supervisor para la programación y

ejecución de los trabajos.

SUPERVISOR DE MANTENIMIENTO

(Unidad de Mantenimiento)

1.7. Verifica la necesidad de ejecución del trabajo En caso que Sí hay necesidad,

1.7.1. Ejecuta de inmediato la Orden. En caso que No hay necesidad, 1.7.2. Reporta al Jefe de Obras de la sección.

1.8. Realiza visita al sitio de trabajo y verifica el material requerido para la solicitud.

1.9. Solicita el material requerido existente en el almacén para la ejecución de la solicitud. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud de Material en Almacén).

1.10. Entrega el material al personal para la ejecución.

JEFE DE OBRAS SECCIÓN HERRERÍA


1.11. Determina recursos materiales no disponibles en el almacén. 1.12. Solicita compra del material. (Se ejecuta el Procedimiento PA-

2.1 de Compra de Materiales No Disponibles en Almacén). 1.13. Cuantifica el material gastado en la ejecución. 1.14. Elabora reporte de cada actividad.







Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE PINTURA

Asunto:


60








Asunto:


61

RESPONSABLE ACCIÓN


PINTURA (Unidad de Mantenimiento)

1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Dirección coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Sección de Pintura. En caso que no corresponda,


En caso que si corresponda a la Sección de Pintura realiza los siguientes pasos. 1.2. Numera la Solicitud por Orden de llegada y le

coloca la fecha. 1.3. Registra la Solicitud en su computador. 1.4. Programa fecha y hora de visita al sitio de

trabajo. 1.5. Realiza visita al sitio y verifica la existencia

de necesidad de ejecución del trabajo solicitado. En caso que No se requiera trabajo,



1.6. Planifica la ejecución del trabajo de mantenimiento.

1.7. Asigna prioridad al trabajo reunido con el Director de la DIM.


1.9. Efectúa mediciones con el personal auxiliar. 1.10. Elabora Informe con las Especificaciones de la

Obra y prepara el Presupuesto Referencial.








Asunto:


62

1.11. Determina con el Director de la DIM el modo de

ejecución del trabajo, bien sea con Personal Interno de Ingeniería y Mantenimiento, o con Contratación Externa de una Empresa. Si es con Personal Interno

1.11.1. Notifica al Supervisor de Mantenimiento de la Sección y a los pintores, el plan de ejecución de la obra.

1.11.2. Elabora Orden de solicitud de Materiales en Almacén. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud de Material en Almacén.

Si requiere Contratación Externa de una Empresa, 1.11.3. Elabora Carpeta de Proyecto de Obra

y la envía a Administración. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.3. de

Contratación de Obras).








PLOMERÍA

Asunto:


63








PLOMERÍA

Asunto:


64


SECCIÓN PLOMERÍA (Unidad de

Mantenimiento)

1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Dirección coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Sección de Plomería. En caso que no corresponda,

1.1. Realiza la devolución inmediata a la Secretaria de la Dirección. En caso que si corresponda a la Sección de Plomería realiza los

siguientes pasos. 1.2. Asigna prioridad al trabajo 1.3. Numera la Solicitud por Orden de llegada identificando

claramente las prioridades. 1.4. Registra la Solicitud en el computador. 1.5. Notifica sobre la Solicitud al Supervisor de Mantenimiento. 1.6. Programa con Supervisor inspección si es necesario al sitio de

trabajo dependiendo del trabajo requerido. En caso que Sí sea necesaria la inspección,

1.6.1. Verifica y justifica la ejecución del mismo. 1.6.2. Cuantifica el material a utilizar.

En caso que No sea necesaria la inspección, 1.6.3. Entrega al supervisor para la programación y

ejecución de los trabajos.



1.7. Verifica la necesidad de ejecución del trabajo En caso que Sí hay necesidad,

1.7.1. Ejecuta de inmediato la orden. En caso que No hay necesidad, 1.7.2. Reporta al Jefe de Obras de la sección.

1.9. Realiza visita al sitio de trabajo y verifica el material requerido para la solicitud.

1.9. Solicita el material requerido existente en el almacén para la ejecución de la solicitud. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud de Material en Almacén).

1.10. Entrega el material al personal para la ejecución.

JEFE DE OBRAS SECCIÓN PLOMERÍA


1.11. Determina recursos materiales no disponibles en el almacén. 1.12. Solicita compra del material. (Se ejecuta el Procedimiento PA-

2.1 de Compra de Materiales No Disponibles en Almacén). 1.13. Cuantifica el material gastado en la ejecución. 1.14. Elabora reporte de cada actividad.







Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE ZONA

VERDE

Asunto:


65







Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE ZONA

VERDE

Asunto:


66


SECCIÓN DE ZONA VERDE


1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Dirección coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Sección de Zona Verde. En caso que no corresponda,

1.1. Realiza la devolución inmediata a la Secretaria de la Dirección. En caso que si corresponda a la Sección de Zona Verde realiza los

siguientes pasos. 1.2. Numera la Solicitud por Orden de llegada y le coloca la fecha. 1.3. Registra la Solicitud en su computador. 1.4. Notifica sobre la Solicitud al Supervisor de Mantenimiento. 1.5. Programa con Supervisor de Mantenimiento fecha y hora de

visita al sitio de trabajo.



1.6. Realiza visita al sitio de trabajo y verifica la existencia de necesidad de ejecución del trabajo solicitado En caso que No se requiera trabajo,


En caso que Sí se requiera la ejecución del trabajo, 1.6.2. Informa a Jefe de Sección sobre trabajo requerido.

JEFE DE OBRAS SECCIÓN ZONA

VERDE (Unidad de

Mantenimiento)

1.7. Define tipo de ejecución del trabajo, Si es ejecución directa por la sección,

1.7.1. Asigna prioridad al trabajo dependiendo de la gravedad o urgencia del daño.

1.7.2. Determina recursos materiales y de personal requeridos para el trabajo.

1.7.3. Elaborar Presupuesto Referencial del trabajo. 1.7.4. Asignar a Jardinero(s) ejecución del trabajo. 1.7.5. Elaborar Lista de Materiales requeridos. 1.7.6. Elabora Orden de solicitud de Material para Almacén.

(Se ejecuta el Procedimiento PA-3.7 de Solicitud de Material en almacén).

Si es por contratación, 1.7.7. Consigna en Administración para contratar. (Se

ejecuta el Procedimiento PA-2.3. de Contratación de Obras).







Materia: SOLICITUD DE MATERIAL EN ALMACÉN

Asunto:


67







Materia: SOLICITUD DE MATERIAL EN ALMACÉN

Asunto:


68

RESPONSABLE ACCIÓN ALMACENISTA

(Almacén) 1. Recibe Orden de Solicitud de Material emitida por le Jefe de

Mantenimiento y Reparaciones de la Sección correspondiente al trabajo solicitado.

2. Chequea en Inventario la existencia del material especificado en la Orden de Solicitud de Material.

En caso que no existan en su totalidad, 2.1. Elabora Solicitud de Materiales. (Se ejecuta el

Procedimiento PA-2.1. de Compra de Materiales No Disponibles en Almacén).

En caso que si se encuentren en existencia los materiales solicitados realiza lo siguiente, 2.2. Notifica la existencia del material al Supervisor de

Mantenimiento. 2.3. Prepara el Material solicitado en Almacén. 2.4. Registra Entrega del Material en el Sistema

Automatizado de Inventario y Control de Almacén. 2.5. Numera e Imprime Nota de Entrega del Material. 2.6. Entrega Material a Supervisor de Mantenimiento. 2.7. Firma Nota de Entrega del Material.



2.8. Firma Nota de Entrega del Material.

ALMACENISTA (Almacén)

2.9. Entrega copia de Nota de Entrega del Material al Supervisor de Mantenimiento.

2.10. Archiva la Solicitud de Material y la Nota de Entrega. (Se ejecuta el Procedimiento P-3.5 de Ejecución Física de Trabajos de Servicio de Mantenimiento).







Materia: EJECUCIÓN FÍSICA DE TRABAJOS DE SERVICIO DE

MANTENIMIENTO

Asunto:


69







Materia: EJECUCIÓN FÍSICA DE TRABAJOS DE SERVICIO DE

MANTENIMIENTO

Asunto:


70

RESPONSABLE ACCIÓN

JEFE DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES DE ÁREA

CORRESPONDIENTE (Unidad de Mantenimiento)

1. Entrega las especificaciones de trabajo al obrero encargado de ejecutarlo y autoriza su la ejecución del mismo.

OBRERO EJECUTOR DEL TRABAJO


2. Ubica material y herramientas de trabajo de acuerdo a las especificaciones.

3. Se dirige al sitio donde fue solicitado el trabajo. 4. Verifica el daño por el cual se solicitó el servicio.

Si no hay daño que reparar, 4.1. Notifica a la Dependencia Solicitante y al

Jefe de la Sección la No necesidad de ejecución del trabajo.

En caso que si haya daño que reparar, 4.2. Toma las herramientas y los materiales

requeridos y ejecuta el trabajo respectivo. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.9 de Inspección de Ejecución de Trabajos de Servicio de Mantenimiento).







Materia: INSPECCIÓN DE EJECUCIÓN DE TRABAJOS DE SERVICIO DE

MANTENIMIENTO

Asunto:


71






Página: MNPP- DNPF3.9 - P1/1

Materia: INSPECCIÓN FÍSICA DE TRABAJOS DE MANTENIMIENTO

Asunto:


72

RESPONSABLE ACCIÓN

SUPERVISOR DE MANTENIMIENTO / JEFE DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES DE ÁREA

CORRESPONDIENTE (Unidad de Mantenimiento)

1. Se dirige al sitio donde se ejecuta el trabajo con las especificaciones del mismo.

2. Verifica que el trabajo se esté ejecutando correctamente según las especificaciones.

En caso que No se esté ejecutando el trabajo correctamente, 2.2. Pide al obrero que

realice la corrección del trabajo.

En caso que se esté ejecutando el trabajo correctamente, 2.3. Notifica verbalmente al

obrero la correcta ejecución de mismo.





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- PA - P1/1

Materia: MODELO DEL SISTEMA DE NEGOCIO

Asunto:

PROCESOS DE APOYO

73

PROCESOS DE APOYO

PROCESO PA-1. PLANIFICACIÓN DE OBRAS PROCESO PA-2. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS PROCESO PA-3. APOYO SECRETARIAL





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- PAPO – P1/1

Materia: PROCESOS DE APOYO

Asunto:

PLANIFICACIÓN DE OBRAS

74

PROCESO PA-1

PLANIFICACIÓN DE OBRAS





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- POIC – P1/1

Materia: PLANIFICACIÓN DE OBRAS

Asunto:


75

PROCESO PA-1. PLANIFICACIÓN DE OBRAS

Diagrama de Procesos de Planificación de Obras

Diagrama de Jerarquía de Procesos de Planificación de Obras

Información General de Planificación de Obras

o Objetivo



o Entradas

o Salidas

o Fronteras





PA-1.1. Programación de Ejecución de Obras PA-1.2. Elaboración de Presupuesto de Obra





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- PODP – P1/1


Asunto:

DIAGRAMA DE PROCESO

76

DIAGRAMA DE PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE OBRAS

Figura 15. Diagrama de Proceso de Planificación de Obras.





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- PODJ – P1/1


Asunto:


77

DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE OBRAS

Figura 16. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Planificación de Obras.





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- POIG – P1/2


Asunto:

INFORMACIÓN GENERAL

78


OBJETIVO Establecer los pasos requeridos en la planificación y valuación de

obras que ejecuta la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento para la constitución de la Planta Física de la Universidad de los Andes.




INTERNAS o Dependencia Universitaria o Dirección de Ingeniería y Mantenimiento o Sección correspondiente al tipo de trabajo.

ENTRADAS Diagnóstico de Obra o Informe con Especificaciones elaborado por el Ingeniero Encargado.

SALIDAS Programación y Valuación de la Obra a ejecutar.

FRONTERAS SE INICIA Cuando el Ingeniero encargado revisa el diagnóstico o las especificaciones de la obra para estimar el tiempo de ejecución de la misma.

SE TERMINA Cuando el Ingeniero encargado termina la programación y la valuación de la obra.





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- POIG – P2/2


Asunto:


79



Ley del Ejercicio de la Ingeniería, Arquitectura y Profesiones Afines.

Reglamento de la Oficina Coordinadora del ejercicio Profesional OCEPRO.

Ley Orgánica del Trabajo (1997). Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente

de Trabajo (LOPCYMAT) (26/07/05). Ley de Licitaciones (13/11/2001). Estatuto de Personal Administrativo, Técnico y Obrero

(28/03/90). Reglamento de Compras de la Universidad. Políticas y Normas Internas de la Dirección de Ingeniería y


Obras. Código de Ética Profesional del Colegio de Ingenieros.

RECURSOS HUMANOS

o Ingenieros de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.

TECNOLÓGICOS o Herramientas computacionales.


PRESUPUESTARIO - FINANCIERO o Presupuesto asignado a las Dependencias

Universitarias que intervienen en el proceso. MATERIALES Y EQUIPOS

o Materiales y equipos de oficina. o Tecnología de Información: Hardware, Software,

Redes.






Página: MNPP- PODAP – P1/1


Asunto:


80

DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE PLANIFICACIÓN DE

OBRAS






Página: MNPP- DAPA1.1 – P1/1

Materia: PROGRAMACIÓN DE EJECUCIÓN DE OBRAS

Asunto:


81






Página: MNPP- DNPA1.1 – P1/1

Materia: PROGRAMACIÓN DE EJECUCIÓN DE OBRAS

Asunto:


82

RESPONSABLE ACCIÓN

INGENIERO PLANIFICADOR CENTRAL / JEFE DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES DE ÁREA

CORRESPONDIENTE

1. Ubica y revisa los lineamientos de la Obra o el Informe con especificaciones, cualquiera que se haya elaborado dependiendo del tipo de trabajo que sea.

2. Estima el tiempo total en que podrá ejecutarse el trabajo o la obra.

3. Revisa la programación ya existente que incluye otros trabajos o actividades.

4. Verifica la existencia de obras pendientes En caso que Sí hayan obras programadas

pendientes, 4.1. Verificar la prioridad asignada

anteriormente, - Si es Urgente,

4.1.1. Se programa la obra para fecha inmediata,

- En caso que No sea Urgente, 4.1.2. Se programa a fecha futura

por orden de llegada tomando en cuenta trabajos antes programados.

En caso No hayan obras programadas pendientes,

4.2. Verifica la existencia de recursos de todo tipo para ejecutar la obra, - En caso que No existan los recursos

para ejecutarla, 4.2.1. Se pospone la obra hasta que

los haya. - Si existen los recursos para

ejecutarla, 4.2.2. Se programa la obra para

fecha inmediata. (Se ejecuta el Procedimiento PA-1.1 de Programación de Ejecución de Obras).







Materia: ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO DE OBRA

Asunto:


83







Materia: ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO DE OBRA

Asunto:


84

RESPONSABLE ACCIÓN

INGENIERO PLANIFICADOR CENTRAL / JEFE DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES DE ÁREA

CORRESPONDIENTE

Utilizando los lineamientos de la Obra o el Informe con las Especificaciones del Trabajo, 1. Determina los materiales que se

requerirán para la ejecución de la Obra. 2. Estima la cantidad que se utilizará de

cada material. 3. Determina los costos de esos

materiales, tomando en cuenta el tipo y la cantidad de cada uno de ellos.

4. Establece las Herramientas que se utilizarán en la ejecución de la Obra.

5. Determina los costos que implicará la utilización de esas herramientas, bien sean propias o haya que adquirirlas por alguna otra vía.

6. Determina el tipo de personal requerido para ejecutar la Obra.

7. Estima la cantidad de personal que será necesario para la ejecución de la Obra.

8. Estima el gasto en pago que se invertirá en el personal que trabajará en el desarrollo de la Obra.

9. Estima los demás gasto que pueda requerir la ejecución de la Obra.

10. Determina el total de Recursos necesarios para la Ejecución de la Obra.

11. Elabora y Firma Presupuesto de Obra. 12. Incluye el Presupuesto en el Proyecto

de Obra.








Asunto:

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS

85

PROCESO PA-2

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- ICAR – P1/1

Materia: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS

Asunto:


86

PROCESO PA-2. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS

Diagrama de Procesos de Administración de Recursos y Servicios

Diagrama de Jerarquía de Procesos de Administración de Recursos y servicios

Información General de Administración de Recursos y Servicios

o Objetivo



o Entradas

o Salidas

o Fronteras

o Formularios





PA-2.1. Compra de Materiales No disponibles en Almacén PA-2.2. Licitación y Contratación de Obras PA-2.3. Pago de Anticipos PA-2.4. Pago de Valuaciones PA-2.5. Planificación y Supervisión de Actividades PA-2.6. Elaboración de Plan Operativo y Proyecto Presupuestario PA-2.7. Registro de Distribución Administrativa PA-2.8. Registro de Cuentadante PA-2.9. Apertura de Cuentas Bancarias PA-2.10. Conciliación de Cuentas Bancarias PA-2.11. Apertura de Fondos en Anticipo PA-2.12. Reposición de Fondos en Anticipo PA-2.13. Rendición de Fondos de Anticipo PA-2.14. Cierre de Fondos en Anticipo PA-2.15. Apertura de Ingresos Propios PA-2.16. Apertura de Caja Chica PA-2.17. Reposición de Caja Chica PA-2.18. Cierre de Caja Chica PA-2.19. Trámites de Viáticos y Pasajes PA-2.20. Ejecución de Compras Nacionales PA-2.21. Adquisición de Bienes y Servicios PA-2.22. Bienes Muebles PA.2.23. Control de Inventario de Bienes Muebles





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- DPAR – P1/1


Asunto:

DIAGRAMA DE PROCESO

87

DIAGRAMA DE PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS

Figura 17. Diagrama de Proceso de Administración de Recursos y Servicios





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- DJAR – P1/1


Asunto:


88

DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS

Figura 18. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Administración de Recursos y Servicios





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- IGAR – P1/4


Asunto:


89

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS

OBJETIVO Establecer los pasos requeridos en la administración y

movilización de recursos que se utilizan en la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.

CLIENTES INICIALES o Empresas Contratistas o Empresas Proveedoras o Entidades Bancarias o Personal de la DIM

FINALES o Empresas Contratistas o Empresas Proveedoras o Entidades Bancarias o Personal de la DIM


INTERNAS o Administrador - Jefe o Asistente Administrativo o Comisión de Licitaciones o Dependencia Universitaria o Personal de la DIM o Almacén o Dirección de Finanzas o Dirección de Presupuesto o Caja

EXTERNAS o Empresas Contratistas o Empresas Proveedoras o Entidades Bancarias







Asunto:


90

ENTRADAS Solicitudes de Compras de Materiales.

Solicitudes de Anticipos. Acta de Terminación de Obras. Solicitud de Definición de Políticas y Planes en Materia

Presupuestaria – Financiera para la Universidad. Formularios para la elaboración de Plan Operativo y Proyecto

de Presupuesto. Convocatoria de Retiro de Material de la Distribución

Administrativa. Decreto de Nombramiento de Cuentadante. Comunicación de Apertura de Cuenta Bancaria. Solicitudes de Porciones de Fondos de Trabajo. Solicitud de Corte de los Registros por concepto de Ingresos

Propios. Facturas y/o Solicitudes de gastos. Circular de Códigos Financieros. Solicitudes de Financiamientos de Viáticos y Pasajes. Notas de Pedidos de Materiales y Equipos.

SALIDAS Cheques de pago a Empresas Proveedoras y/o Contratistas.

Plan Operativo y Proyecto Presupuestario. Retiro de Material de la Distribución Administrativa. Cuentadante Registrado. Cuentas Bancarias. Ingresos Propios. Caja Chica. Pagos de Viáticos y Pasajes. Compras Nacionales. Bienes y Servicios.







Asunto:


91




de Trabajo (LOPCYMAT) (26/07/05). Ley de Licitaciones (13/11/2001). Estatuto de Personal Administrativo, Técnico y Obrero

(28/03/90). Reglamento de Compras de la Universidad. Políticas y Normas Internas de la Dirección de Ingeniería y

Mantenimiento. Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de

Obras.

FORMULARIOS Orden de Compra. Carpeta de Proyecto de Obra. Formularios para Plan Operativo y Proyecto Presupuestario. Formulario de Registro de funcionarios sujetos a caución. Formulario de Facsímiles de firmas. Formatos CP-P01, CP-P02.

RECURSOS HUMANOS

o Director de Ingeniería y Mantenimiento. o Administrador – Jefe o Comisión de Licitaciones o Oficina de Control de Obras o Asistente Administrativo.

TECNOLÓGICOS o Sistema Automatizado SUAS.

INFRAESTRUCTURA o Dirección de Ingeniería y Mantenimiento. o Entidad Bancaria.


Universitarias que intervienen en el proceso.







Asunto:


92

MATERIALES Y EQUIPOS

o Materiales y equipos de oficina. o Tecnología de Información: Hardware, Software, Redes.





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- ARDA – P4/4


Asunto:

DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PEOCEDIMIENTOS

93

DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE

RECURSOS Y SERVICIOS







Materia: COMPRA DE MATERILAES NO DISPONIBLES EN ALMACÉN

Asunto:


94








Asunto:


95

RESPONSABLE ACCIÓN ALMACENISTA

(Almacén) 1. Elabora Solicitud de Materiales que se requieran en almacén

para entregar a alguna sección de Ingeniería y Mantenimiento, y la envía vía e-mail al Administrador.

ADMINISTRADOR –

JEFE (Unidad de Apoyo

Administrativo)

2. Revisa el Asunto de la Solicitud y las especificaciones de los materiales solicitados.

3. Imprime y Firma Solicitud de Compra de Materiales y la entrega al Comprador.

COMPRADOR

(Unidad de Apoyo Administrativo)

4. Solicita cotizaciones mínimo para tres casas comerciales registradas en la Universidad.

5. Recibe cotizaciones, las analiza y selecciona la mejor oferta.


Administrativo)

6. Elabora Orden de Compra en Sistema SUAS y envía copia al Jefe de Almacén.

ADMINISTRADOR-JEFE


7. Firma Orden de Compra.

DIRECTOR DE LA DIM

8. Firma Orden de Compra.

COMPRADOR (Unidad de Apoyo

Administrativo)

9. Envía Orden de Compra a la Casa Comercial Ganadora. 10. Arma Expediente con la Factura y las otras cotizaciones. 11. Entrega el Expediente al Asistente Administrativo.








Asunto:


96

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO (Unidad de Apoyo

Administrativo)

12. Elabora Acta en caso de ser necesario. 13. Prepara Cheque y Planilla de Retención de IVA.

ADMINISTRADOR – JEFE (Unidad de Apoyo

Administrativo)

14. Revisa y Firma Cheque y Planilla de Retención de IVA.

DIRECTOR DE LA DIM

15. Firma Cheque.


Administrativo)

16. Entrega Cheque a Empresa Proveedora. 17. Desglosa Documentos y archiva en la Carpeta de

Rendición de Cuentas.







Materia: LICITACIÓN Y CONTRATACIÓN DE OBRAS

Asunto:


97








Asunto:


98

RESPONSABLE ACCIÓN SECRETARIA DE COMISIÓN

DE LICITACIONES (Unidad de Apoyo

Administrativo)

1. Recibe carpeta de Proyecto de Obra.

COMISIÓN DE LICITACIONES (Unidad de Apoyo

Administrativo)

2. Prepara Pliego Licitatorio. 3. Selecciona Empresas que se invitarán a la Licitación o

Consulta de Precios. 4. Entrega Pliego Licitatorio a la Secretaria de la

Comisión de Licitaciones.

SECRETARIA DE COMISIÓN DE LICITACIONES (Unidad de Apoyo

Administrativo)

5. Prepara Hoja de Ruta con los datos de inicio del proceso de licitación.

6. Envía carpeta con Hoja de Ruta a la Oficina de Control de Obras.

OFICINA DE CONTROL DE

OBRAS (Unidad de Apoyo

Administrativo)

7. Elabora Oficio de Invitación a Licitación o Consulta de Precios, o llama por teléfono a Empresas seleccionadas.

INGENIERO INSPECTOR (Unidad de Construcción)

8. Visita sitio con Empresas invitadas.








Asunto:


99

COMISIÓN DE LICITACIONES


9. Recibe sobres “A” y “B”. 10. Realiza la apertura de los sobre dependiendo de los tipos

de Licitación de acuerdo al monto de la Obra. Adjudicación Directa (de 1 hasta 8000 U.T.), se abre los

sobres en un solo acto. Licitación Selectiva (de 8000 a 20000 U.T.), apertura del

sobre “A” con apertura diferida del sobre “B”. Licitación General, apertura del sobre “A” con apertura

diferida del sobre “B”. 11. Elabora Acta de apertura de los sobres. 12. Elabora Informe de Calificación de Empresas. 13. Revisa ofertas económicas y escoge la que más le

convenga a la Universidad. 14. Elabora Informe de las Ofertas. 15. Otorga la Buena Pro. 16. Envía documentación a Oficina de Control de Obras. 17. Levanta el Acta de Buena Pro a la Empresa Ganadora.

COMISIÓN DE LICITACIONES


18. Firma Acta de Buena Pro. 19. Notifica por vía telefónica a la Empresa que ha ganado. 20. Entrega Acta de Buena Pro al ganador y al segundo y

tercer lugar.

OFICINA DE CONTROL DE OBRAS


21. Elabora Contrato de Obra. 22. Solicita al Contratista tres presupuestos de la Obra licitada,

Fianza de Fiel Cumplimiento y Fianza de Anticipo. 23. Elabora y envía contrato al Administrador.

ADMINISTRADOR-JEFE (Unidad de Apoyo

Administrativo)

24. Revisa y firma Contrato de Obra.

DIRECTOR DE LA DIM 25. Firma Contrato de Obra.

RECTOR 26. Firma Contrato de Obra.







Materia: PAGO DE ANTICIPOS

Asunto:


100







Materia: PAGO DE ANTICIPOS

Asunto:


101

RESPONSABLE ACCIÓN

EMPRESA CONTRATISTA

1. Presenta Solicitud de Pago de Anticipo por un monto igual o inferior al 50% del monto total de la Obra.

2. Elabora Recibo de Pago por el monto del anticipo solicitado.

3. Elabora y Firma Acta de inicio de la Obra. 4. Presenta Recibo, Acta de Inicio de la Obra y Fianza, en la

Administración.


Administrativo)

5. Revisa Documentación presentada por la empresa contratista (Recibo, Acta de Inicio y Fianza).

6. Elabora Cheque u Orden de Pago por el monto del anticipo solicitado.

ADMINISTRADOR – JEFE


7. Revisa y Firma Cheque u Orden de Pago.

DIRECTOR DE LA DIM 8. Firma Cheque u Orden de Pago.


Administrativo)

9. Entrega Cheque a Empresa Contratista o desglosa Orden de Pago y la envía a la Dirección de Presupuesto.







Materia: PAGO DE VALUACIONES

Asunto:


102







Materia: PAGO DE VALUACIONES

Asunto:


103

RESPONSABLE ACCIÓN

EMPRESA CONTRATISTA 1. Elabora Valuación y la presenta al Ingeniero Inspector.

INGENIERO INSPECTOR (Unidad de Construcción)

2. Revisa la Valuación y verifica si hay reparos que hacerle, En caso que los haya,

2.1. Devuelve la Valuación a la Empresa Contratista.

En caso de no haber reparos, 2.2. Firma Valuación en señal de conformidad y la

entrega a la Oficina de Control de Obras.

OFICINA DE CONTROL DE OBRAS

2.3. Recibe y revisa Valuación y la envía al Asistente Administrativo.

ASISTENTE


Administrativo)

5. Revisa Valuación y Documentación de la Obra. 2.5. Elabora Cheque u Orden de Pago.

ADMINISTRADOR-JEFE (Unidad de Apoyo

Administrativo)

2.6. Revisa y firma Cheque u Orden de Pago.

DIRECTOR DE LA DIM

2.7. Firma Cheque u Orden de Pago.


Administrativo)

2.8. Entrega Cheque u Orden de Pago a Empresa Contratista.

2.9. Desglosa Orden de Pago y la envía a Dirección de Presupuesto de la ULA.







Materia: PLANIFICACIÓN Y SUPERVISIÓN DE ACTIVIDADES

Asunto:


104







Materia: PLANIFICACIÓN Y SUPERVISIÓN DE ACTIVIDADES

Asunto:


105

RESPONSABLE ACCIÓN DIRECCIÓN DE

PROGRAMACIÓN Y PRESUPUSESTO

1. Solicita al Rectorado definición de Políticas y Planes en materia presupuestaria-financiera para la Universidad en general.

RECTORADO

2. Define las políticas y planes de acción

administrativa que deben regirse e informa a la Dirección de Programación y Presupuesto.

DIRECCIÓN DE

PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

3. Remite a la Dirección, políticas y planes en materia administrativa definidas por las Autoridades Rectorales.

DIRECTOR DE LA DIM 4. Define los objetivos de acuerdo a la política

administrativa definida. 5. Envía oficio a la UAA informando sobres los

objetivos definidos.

UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA)

6. Evalúa y supervisa los objetivos definidos en materia administrativa en función de las necesidades de la DIM y de la misión de la Universidad de Los Andes.







Materia: ELABORACIÓN DE PLAN OPERATIVO ANUAL Y PROYECTO

PRESUPUESTARIO

Asunto:


106








PRESUPUESTARIO

Asunto:


107

RESPONSABLE ACCIÓN

PLANDES Y

DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO

1. Envía al Director de la DIM formularios, Instructivos (Impresos) y el disco magnético que contiene la información.

DIRECTOR DE LA DIM

2. Recibe formularios, instructivos y disco magnético. 3. Elabora oficio para responsabilizar a la UAA de la

elaboración del plan operativo y proyecto de presupuesto. 4. Envía oficio de responsabilidad, copia del oficio enviado por

PLANDES, formularios, instructivos y disco magnético a la UAA.

UNIDAD DE APOYO

ADMINISTRATIVO (UAA) 5. Recibe los documentos y disco magnético. 6. Organiza la información recibida por cada actividad que se

desarrolla. 7. Elabora Plan Operativo Anual (POA) mediante objetivos y

metas para cada una de las actividades que se desarrollan. 8. Mantiene la información resguardada para la consolidación

de todo el proyecto de presupuesto. 9. Desglosa los montos de las partidas por cada actividad. 10. Realiza cuadros por cada partida y hace proyecciones de

cada una de ellas para el año siguiente. 11. Elabora cuadro según formato expedido por la dirección de

presupuesto por actividad y unidad generadora de los ingresos propios de las partidas.

12. Hace proyecciones por cada partida para el año siguiente. 13. Elabora proyecto de presupuesto por partidas. 14. Consolida el plan operativo y el proyecto de presupuesto. 15. Registra los datos en los formularios del Plan Operativo

Anual y el Proyecto de Presupuesto de acuerdo al instructivo enviado por PLANDES y la Dirección de Presupuesto y envía al Director de la DIM.

DIRECTOR DE LA DIM 16. Verifica, aprueba, firma el Plan Operativo Anual y el

Proyecto de Presupuesto y envía a la UAA.








PRESUPUESTARIO

Asunto:


108

UNIDAD DE APOYO

ADMINISTRATIVO (UAA) 17. Guarda en disco magnético y en carpeta física el plan

operativo anual y el proyecto de presupuesto lo remite a PLANDES y a la Dirección de Programación y Presupuesto.

18. Archiva en la UAA la información enviada a PLANDES y a la Dirección de Programación y Presupuesto.

PLANDES Y DIRECCIÓN DE

PRESUPUESTO 19. Reciben Plan Operativo Anual y Proyecto de Presupuestos

y archivan ejemplares. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.7 de Registro de Distribución Administrativa).







Materia: REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN ADMINISTRATIVA

Asunto:


109







Materia: REGISTRO DE CUENTADANTE

Asunto:


110

RESPONSABLE ACCIÓN DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO

1. Envía convocatoria de retiro de material de la Distribución Administrativa.

UNIDAD DE APOYO

ADMINISTRATIVO (UAA) 2. Recibe convocatoria para retirar material de la

Distribución Administrativa. 3. Retira de la Coordinación de Formulación de la

Dirección de Presupuesto el disco magnético y el material de soporte para la ejecución del presupuesto.

Presupuesto aprobado Aspectos generales de política

presupuestaria de la ULA Relación codificada de partidas

centralizadas Estructura organizativa Estructura programática Tabla de sueldos y de cuantificación

económica del personal de la DIM. Relación de cargos del personal activo,

pensionado y jubilado. 4. Descarga en el SUAS la Distribución

Administrativa del año a ejecutar que contiene el disco magnético.

5. Carga el SUAS con los datos de la Distribución Administrativa.

6. Organiza y archiva el material de apoyo para la ejecución.








Asunto:


111








Asunto:


112

RESPONSABLE ACCIÓN

RECTOR 1. Emite decreto de nombramiento y envía oficio a la DIM.

DIRECTOR DE LA DIM

2. Recibe decreto de nombramiento y remite a la UAA copia del decreto.

UNIDAD DE APOYO

ADMINISTRATIVO (UAA) 3. Recibe copia del decreto de nombramiento 4. Solicita a la Dirección de Finanzas Sección Caja

formulario de Registro de Funcionarios sujetos a caución.

DIRECCIÓN DE FINANZAS

5. Entrega a la UAA formularios de registro de Funcionarios sujeto a caución. (original y copia).

UNIDAD DE APOYO

ADMINISTRATIVO (UAA) 6. Recibe del formulario de Registro de Funcionarios sujeto

a caución (original y copia). 7. Llena formularios con los datos del Decreto y No. de la

cuenta bancaria del Fondo de Anticipo (Fondo de trabajo) e Ingresos Propios, según sea el caso, registra en el SUAS.

8. Verifica los datos del formulario de Registro de Funcionarios sujeto a caución: 8.1. Si los datos están correcto, firma el formulario. (Ir a

la Actividad 9). 8.2. De lo contrario, desecha el formulario y lo solicita de

nuevo a la Dirección de Finanzas Sección Caja. (Ir a la Actividad 4).

9. Elabora oficio solicitando documentación personal del Cuentadante.

10. Remite al Cuentadante oficio y formulario de Registro de Funcionarios sujeto a caución.

CUENTADANTE 11. Recibe, firma el formulario y lo devuelve con la copia de

la cédula de identidad.


12. Elabora oficio de remisión de documentos y lo envía a la Dirección de Finanzas Sección Caja, con copia de Cédula de Identidad del Cuentadante, original del formulario de Registro de Funcionarios sujeto a caución y tres (03) copias, copia del Decreto de Nombramiento del Cuentadante.


13. Recibe documentos y devuelve copia firmada del

formulario de Registro de Funcionarios sujeto a caución.








Asunto:


113


14. Recibe formulario firmado y espera constancia de aprobación.

15. Elabora oficio de Solicitud de registro de firmas a la Entidad Bancaria.

ENTIDAD BANCARIA 16. Entrega a la UAA de la DIM dos formularios de facsímiles

de firmas.


17. Llena los formularios. 18. Verifica los datos en el formulario.

17.1 Si los datos están correcto, firma el formulario original y envía al Cuentadante.

17.2 De lo contrario, desecha el formulario y lo solicita de nuevo a la Entidad Bancaria. (Ir a la Actividad 15)

CUENTADANTE 19. Firma formulario y lo devuelve con copia de Cédula de

Identidad a la UAA de la DIM.


20. Recibe formulario firmado por el cuentadante y la copia de la Cédula de Identidad.

21. Elabora oficio de remisión de documentos y envía a la Dirección de Finanzas Departamento de Tesorería con formularios de firmas, fotocopia de la Cédula de Identidad.


22. Envía original y copia del formulario de Registro de

funcionarios sujetos a caución a la Dirección de Presupuesto.


23. Envía original y copia del formulario de Registro de

funcionarios sujetos a caución aprobada a la UAA de la DIM.

UNIDAD DE APOYO

ADMINISTRATIVO (UAA) 24. Actualiza en el SUAS los datos del cuentadante. 25. Distribuye formularios a la Dirección (Original), al

Cuentadante (Copia). 26. Archiva copia del formulario en la UAA. 27. Notifica al Departamento de Contabilidad el cambio del

cuentadante con los anexos respectivos. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.9 de Apertura de Cuentas Bancarias).







Materia: APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS

Asunto:


114







Materia: APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS

Asunto:


115

RESPONSABLE ACCIÓN UNIDAD DE APOYO

ADMINISTRATIVA (UAA) 1. Elabora comunicación de apertura de cuenta

bancaria, por fondo de anticipos (Fondo trabajo) o por ingresos propios y envía a la Dirección de Finanzas.


2. Autoriza a la entidad bancaria la apertura de la

cuenta.

ENTIDAD BANCARIA 3. Elabora y envía oficio de aceptación de la apertura de la cuenta y tres (03) juegos de formato para registros de firmas.

UNIDAD DE APOYO

ADMINISTRATIVA (UAA) 4. Llena formato de registro de firmas y remite al

Cuentadante.

DIRECTOR DE LA DSIA 5. Firma y devuelve a la UAA de la DIM.

UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVA (UAA)

6. Elaborar oficio de verificación, firma formatos y envía a la Dirección de Finanzas y a la Institución Bancaria.


7. Verificar las firmas autorizadas de la DIM.







Materia: CONCILIACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS

Asunto:


116







Materia: CONCILIACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS

Asunto:


117


ADMINISTRATIVO (UAA) 1. Registra cheque emitido mensualmente en el SUAS

y Nota de débito que aparezca en el estado de cuenta.

2. Registra Notas de créditos o depósito en el módulo de Banco en el SUAS.

3. Imprime Listado de la Conciliación manual “Punteo de Cuentas”.

4. Actualiza el SUAS conciliación bancaria del mes que se va a conciliar.

5. Imprime Listado de la Conciliación manual “Punteo de Cuentas”.

6. Compara el Listado de la Conciliación manual “Punteo de Cuentas” con el Estado de Cuenta Bancario.

7. Imprime movimiento bancario del mes a conciliar. 8. Registra e imprime en el módulo de cuentas y

movimientos el modelo Libro Banco. 9. Confirma el reporte de conciliación colocando saldo

final del estado de cuenta del mes que sé esta conciliando.

10. Ejecuta la conciliación bancaria. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.11 de Apertura de Fondos en Anticipos).







Materia: APERTURA DE FONDOS EN ANTICIPOS

Asunto:


118








Asunto:


119

RESPONSABLE ACCIÓN


1. Solicita a la Dirección de Presupuesto primera porción del Fondo en Anticipo (Fondo de Trabajo), mediante movimiento presupuestario tipo CP-OP (Orden de Pago) y el tipo de movimiento No. 5, gravado en disco magnético según la Distribución Administrativa asignada por la Dirección de Presupuesto.


2. Envía lineamientos y documentos soporte para la ejecución presupuestaria: Aspectos generales de política presupuestaria. Política presupuestaria de la ULA. Relación codificada de partidas centralizadas. Estructura Organizativa. Estructura programática. Tabla de sueldos y de cuantificación económica

del personal de la DIM. Relación de cargos del personal activo,

pensionado y jubilado.


3. Crea el fondo en anticipo en el SUAS con el cuentadante.

4. Copia en el SUAS la asignación presupuestaria. 5. Apertura el fondo en anticipo en el SUAS con la

primera porción del fondo. 6. Imprime 4 planillas de CP-OP (orden de pago),

movimiento tipo 5, carga la información en el disco magnético y entrega copia del la planilla CP-0P.

DIRECTOR DE LA DIM 7. Firma planillas CP-OP y devuelve a la UAA.

UNIDAD DE APOYO

ADMINISTRATIVO (UAA) 8. Firma planillas CP-OP, envía planillas y disco

magnético a la Dirección de Presupuesto.


9. Carga información del disco magnético en el sistema automatizado SAFEP y devuelve copia de la planilla CP-OP sellada y firmada con el disco magnético.








Asunto:


120


10. Archiva temporalmente copia de la planilla CP-OP. 11. Solicita información a la Dirección de Finanzas

sobre la fecha del depósito de la CP-OP en la Entidad Bancaria.


12. Suministra información del depósito de la CP-OP y

envía constancia de depósito del fondo de anticipo a la UAA.

UNIDAD DE APOYO

ADMINISTRATIVO (UAA) 13. Compara el número del depósito, fecha y monto con

el estado de cuenta de la DIM emitido por la entidad bancaria.

13.1 Si no coincide, notifica mediante oficio a la Dirección de Finanzas, Dirección de Presupuesto y a la Entidad Bancaria y espera respuesta de la Dirección de Finanzas. (Ir a la actividad 12)

13.2 En caso contrario, registra en el libro del Banco del SUAS la fecha del depósito bancario y monto depositado. (Ir a la Actividad 14)

14. Archiva en la UAA depósito bancario, documentos y soporte para la ejecución presupuestaria y financiera.







Materia: REPOSICIÓN DE FONDOS EN ANTICIPOS

Asunto:


121







Materia: RENDICIÓN DE FONDOS DE ANTICIPOS

Asunto:


122

RESPONSABLE ACCIÓN


Administrativo)

1. Procede a solicitar recursos de las siguientes porciones.

2. Elabora orden de pago en el Sistema automatizado SUAS, respetando la distribución presupuestaria asignado por partidas y por porciones.

3. Imprime original y tres (03) copias de la CP-OP, firma, sella y remite al Director para la firma.

DIRECTOR DE LA DIM 4. Firma orden de pago CP-OP en original y 03 copias

y devuelve al administrador(a).


Administrativo)

5. Recibe órdenes de pago y anexa fotocopias de la distribución Administrativa y el estado del Fondo.

6. Guarda en diskette la información y envía a la Dirección de Programación y Presupuesto.

DIRECCIÓN DE


7. Recibe y carga la información en el Sistema Automatizado SAFEP, devuelve diskette y una (1) copia de la orden de pago, sellada y firmada. (Ir a la actividad 9)

8. Aprueba orden pago por Reposición de recursos y envía a la Dirección de Finanzas y al administrador(a). (Ir a la actividad 10)

ASISTENTE


Administrativo)

9. Recibe y archiva copia de la orden de pago. 10. Llama a la Dirección de Finanzas para verificar si el

depósito bancario fue realizado en la cuenta bancaria de la DIM. 10.1 Si el deposito fue efectuado, procede a:

10.1.1 Procesar Orden de Pago en SUAS. 10.1.2 Registrar en Banco el depósito. 10.1.3 Ejecutar los recursos financieros.

10.2 De lo contrario, si el deposito no fue efectuado, (Ir a la actividad 10).







Materia: RENDICIÓN DE FONDOS DE ANTICIPOS

Asunto:


123







Materia: CIERRE DE FONDOS DE ANTICIPOS

Asunto:


124

RESPONSABLE ACCIÓN


1. Verifica disponibilidad presupuestaria en la(s) partida(s) y de ser el caso, traslada créditos presupuestarios entre partidas y Subpartidas Específicas.

2. Organiza facturas y soportes por concepto del gasto según el Plan Único de Cuentas.

3. Accesa al sistema automatizado SUAS y selecciona:

Selecciona dependencia a la que se le ha de cargar el gasto

Registra cheque. Beneficiario. Facturas, con códigos presupuestario al gasto.

4. Prepara rendición de cuentas Cp-P02 y Cp-P03. 5. Imprime consulta detallada de Rendición y Estado

del Fondo y envía al Director de la DIM..

DIRECTOR DE LA DIM 6. Recibe, firma Rendición de gastos Cp-P02 y Cp-P03 y devuelve a la UAA.

UNIDAD DE APOYO

ADMINISTRATIVO (UAA) 7. Recibe rendición de Gastos firmada, y entrega a la

Dirección de Presupuesto en carpetas contentiva de gastos de rendición de gastos.

Formulario impreso CP-P02 movimiento tipo A con Rendición de Fondo en anticipo (Fondo de Trabajo)

Formulario impreso CP-P03 movimiento tipo D si requiere traslado presupuestario.

Formulario de Consulta detallada Formulario de Resumen por Actividad y Subpartida

Específica Formulario del Estado del Fondo Facturas, comprobantes de cheques y otros

soportes del gasto codificados. 8. Carga en el sistema automatizado SAFEP los datos

del disquete. 9. Entrega al Asistente de la Unidad de Control

presupuestario el expediente de rendición.








Asunto:


125








Asunto:


126

RESPONSABLE ACCIÓN DIRECCIÓN DE


1. Entrega al Administrador programación de cierre presupuestario.


Administrativo)

2. Recibe y prepara rendición de cierre presupuestario, tomando en cuenta las fechas establecidas por la Dirección de Presupuesto.

3. Verifica en el sistema automatizado SUAS el Estado del Fondo y las Conciliaciones Bancarias de la DIM.

4. Realiza reintegro a la Tesorería de la Universidad de Los Andes los saldos para llevar el Anticipo a “Cero” y deposita en el Banco que indique el Vicerrectorado administrativo en el programa de cierre.

5. Elabora rendición de reintegro con el depósito Bancario y los recibos de ingreso, codifica según la Tabla de Concepto de Ingresos y anexa rendición emitida por el sistema automatizado SUAS (rendición por reintegro).

6. Recibo de Ingreso en original y seis (06) copias, depósito bancario, y justificación para que los recursos sean incorporados en el presupuesto del año siguiente.

DIRECCIÓN DE FINANZAS 7. Recibe y deja una (01) copia y devuelve las copias

restantes a la Unidad de Apoyo Administrativo. (Ir a la actividad 9)

8. Envía a la Dirección de Presupuesto duplicado de Recibo de Ingreso, depósito bancario y justificación. (Ir a la actividad 12)


Administrativo)

9. Recibe y archiva recaudos. 10. Elabora rendición de cierre sólo con el reintegro,

anexando: Recibo de Ingreso. Copia del depósito bancario. Justificación para solicitar incremento para el

año siguiente, de ser necesario. Diskette con la información gravada de la

rendición. 11. Entrega diskette a la Dirección de Presupuesto

Rendición.(Ir a la actividad 13)








Asunto:


127

DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

12. Recibe recibo de ingreso, depósito y justificación. 13. Recibe y devuelve copia de la rendición y reporte

firmadas y aprobado al administrador.


Administrativo)

14. Recibe y entrega a la Asistente Administrativo recaudos firmados.


Administrativo)

15. Recibe y archiva recaudos.







Materia: APERTURA DE INGRESOS PROPIOS

Asunto:


128







Materia: APERTURA DE INGRESOS PROPIOS

Asunto:


129


ADMINISTRATIVO (UAA) 1. Recibe depósitos de banco por los diferentes

conceptos de Ingresos Propios.

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

2. Elabora Recibo de ingreso a caja y envía al Operador de SUAS.


3. Elabora la CP-P01.

ADMINISTRADOR-JEFE

4. Revisa y firma la planilla.

DIRECTOR DE LA DIM 5. Firma la planilla y la envía a Administración.


6. Recibe planilla y la envía a caja.







Materia: APERTURA DE CAJA CHICA

Asunto:


130







Materia: APERTURA DE CAJA CHICA

Asunto:


131


ADMINISTRATIVO (UAA) 1. Accesa en el SUAS al Módulo de Caja Chica y

registra los datos de Apertura. 2. Elabora y firma cheque de apertura.

DIRECTOR DE LA DIM 3. Firma cheque y devuelve a la UAA.


4. Confirma como recibido el cheque. 5. Custodia el efectivo para posteriores pagos. 6. Realiza cuadres de Caja Chica.







Materia: REPOSICIÓN DE CAJA CHICA

Asunto:


132







Materia: REPOSICIÓN DE CAJA CHICA

Asunto:


133


ADMINISTRATIVO (UAA) 1. Elabora Cheque de Reposición en el SUAS, una

vez ejecutado al menos sesenta por ciento (75 %) del Fondo en ejecución (creado o por reposición) y envía al Director.

DIRECTOR DE LA DIM 2. Firma cheque y devuelve a la UAA.

UNIDAD DE APOYO

ADMINISTRATIVO (UAA) 3. Confirma como recibido el cheque firmado. 4. Archiva vouchers con anexos:

El original en la carpeta de rendición.

Copia en la carpeta de archivo interno.







Materia: CIERRE DE CAJA CHICA

Asunto:


134







Materia: CIERRE DE CAJA CHICA

Asunto:


135

RESPONSABLE ACCIÓN DIRECCIÓN DE INGENIERÍA

Y MANTENIMIENTO 1. Entrega formato de cierre de Caja Chica con

relación de facturas, monto total de la apertura y anexa efectivo que no hayan utilizado.

2. Verifica facturas que cumplan con lo establecido en el Reglamento Interno del manejo de Caja Chica.

3. Realiza depósito bancario para reintegro de Caja Chica y anexa voucher.

4. Registra el Cierre de la Caja Chica en el Sistema Automatizado SUAS







Materia: TRÁMITES DE VIÁTICOS Y PASAJES

Asunto:


136








Asunto:


137

RESPONSABLE ACCIÓN PERSONAL DE LA DIM

1. Solicita al administrador planilla de solicitud de

financiamiento de viáticos y pasajes, mediante oficio indicando motivo e invitación, según el caso.

UNIDAD DE APOYO

ADMINISTRATIVO (UAA) 2. Accesa al sistema y en la aplicación REG Gastos Tablas

y Planillas, imprime planilla de solicitud de financiamiento.

3. Entrega planilla al solicitante.

PERSONAL DE LA DIM

4. Recibe planilla y registra datos, anexa el documento soporte que avala el traslado fuera de la ciudad.

5. Entrega planilla al administrador.


6. Verifica disponibilidad presupuestaria: 6.1 Si existe disponibilidad, firma planilla de solicitud. (Ir a

la Actividad 7). 6.2 De lo contrario, modifica el presupuesto.

7. Prepara en el sistema automatizado SUAS planilla de financiamiento de viáticos y pasajes.

8. Determina la zona y categoría del beneficiario de acuerdo al cargo del trabajador y ciudad de destino, fecha de partida, de retorno.

9. Calcula el viático, según lo indica Tabla de Viáticos por la cantidad de días de estancia.

10. Calcula el costo del pasaje de acuerdo al tipo de transporte: Transporte aéreo o terrestre de acuerdo a las tarifas

del mercado. Vehiculo propio según tabla de distancias terrestres, el

monto en bolívares que corresponde. 11. Llena planilla de financiamiento de viático, según la tabla

de viáticos aprobada por el Vicerrectorado Administrativo y la envía al Director de la DIM.








Asunto:


138

DIRECTOR DE LA DIM 12. Verifica que la solicitud se corresponda con

requerimientos de la Dirección. 12.1. Si está conforme, firma y devuelve planilla. (Ir a la

Actividad 13). 12.2. De lo contrario, explica al solicitante el motivo.

13. Envía planilla al administrador.


14. Recibe planilla y verifica el estado. 15. Tramita el boleto de transporte, reservando por vía

telefónica. 16. Accesa al SUAS y elabora orden de pedido. 17. Envía orden de pedido al director.

DIRECTOR DE LA DIM 18. Firma orden de pedido y devuelve al administrador.


19. Entrega de pedido al proveedor.

PROVEEDOR 20. Recibe orden, realiza factura del pedido. 21. Envía pasaje y factura de pedido.


22. Recibe pasajes y factura. 23. Elabora cheque al proveedor por el monto de la factura. 24. Entrega cheque al proveedor.

PROVEEDOR 25. Recibe cheque de cancelación.


26. Elabora cheque de viáticos y entrega al beneficiario en conjunto con el pasaje. (Ir a la actividad 28)

27. Archiva temporalmente comprobante del cheque de viáticos, factura de pedido y cheque de cancelación; espera el retorno del beneficiario. (Ir a la Actividad 29).

PERSONAL DE LA DIM

28. Recibe cheque y pasaje. 29. Al culminar la misión, retorna y solicita al administrador la

planilla de Resumen de Actividades. 30. Llena la planilla y la entrega, con copia de constancia del

evento y comprobante del boleto de transporte. UNIDAD DE APOYO

ADMINISTRATIVO (UAA) 31. Firma el formulario de resumen de actividades y la

entrega al director.

DIRECTOR DE LA DIM 32. Verifica el cumplimiento de la misión, firma y devuelve la planilla.

UNIDAD DE APOYO

ADMINISTRATIVO (UAA) 33. Recibe planilla y archiva temporalmente todos los

documentos para futuras rendiciones. (Ir al Procedimiento 5.14 de Rendición de Fondos en Anticipo).







Materia: REGISTRO DE BIENES MUEBLES

Asunto:


139







Materia: REGISTRO DE BIENES MUEBLES

Asunto:


140

RESPONSABLE ACCIÓN


1. Coloca en el reverso de la factura los datos personales del trabajador responsable del bien mueble, ubicación, imputación presupuestaria, montos desglosados por partidas, sello de la dependencia y firma del administrador(a).

2. Elabora oficio con los datos de identificación del bien mueble y lo envía al Sección de Inventario de la Dirección de Finanzas.


OFICINA CENTRAL DE REGISTRO Y CONTROL DE

BIENES

3. Verifica, coloca número y sello de Bienes-ULA a las facturas y envía oficio de relación de bienes a la Unidad de Apoyo Administrativo.


4. Recibe oficio, facturas con números asignados, sellada.

(Se ejecuta el Procedimiento PA-2.21 de Control de Inventario de Bienes Muebles).







Materia: CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

Asunto:


141







Materia: CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

Asunto:


142

RESPONSABLE ACCIÓN


1. Recibe fotocopia de facturas por compra de Equipos y Bienes Muebles, debidamente identificados con el N° de bienes de la Universidad de Los Andes y el responsable del Bien (nombre y apellidos, No. C.I. y ubicación del bien.

2. Llena formato de Control de Equipo y/o mobiliario: fecha, cantidad, descripción, Recibo por: traslado a: y observaciones.

3. Elabora oficio y nota de entrega, firmada por el Director y entrega del equipo y/o mueble.

TRABAJADOR

(RESPONSABLE) 4. Recibe equipo y/o mueble, firma oficio, nota de

entrega y Formato de Control de Equipo y/o mobiliario.

SECRETARIA DE LA DIM

5. Archiva oficio, nota de entrega y formato de

Control de Equipo y/o mobiliario.





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- PAAS – P1/1


Asunto:

APOYO SECRETARIAL

143

PROCESO PA-3

APOYO SECRETARIAL





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-ASIC – P1/1

Materia: APOYO SECRETARIAL

Asunto:


144

PROCESO PA-3. APOYO SECRETARIAL

Diagrama de Procesos de Apoyo Secretarial

Diagrama de Jerarquía de Procesos de Apoyo Secretarial

Información General de Apoyo Secretarial

o Objetivo



o Entradas

o Salidas

o Fronteras





PA-3.1. Recepción de Solicitud y Correspondencia PA-3.2. Atención al Público PA-3.3. Archivo de Documentación Procesada PA-3.4. Solicitud de Documentos en Archivo PA-3.5. Mantenimiento Interno de la Infraestructura de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento PA-3.6. Mensajería





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-ASDP – P1/1


Asunto:

DIAGRAMA DE PROCESO

145

Diagrama de Proceso de Apoyo Secretarial

Figura 19. Diagrama de Proceso de Apoyo Secretarial





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-ASDJ – P1/1


Asunto:

DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO

146

Diagrama de Jerarquía de Proceso de Apoyo Secretarial

Figura 20. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Apoyo Secretarial





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-ASIG – P1/3


Asunto:


147

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO DE APOYO SECRETARIAL

OBJETIVO Establecer los pasos requeridos en la ejecución de las labores secretariales, de mensajería y limpieza interna de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento de la Universidad de los Andes.

CLIENTES INICIALES o Dependencias Universitarias o Dirección de Ingeniería y Mantenimiento o Autoridades de la Universidad o Personal de Ingeniería y Mantenimiento o Instituciones Externas a la Universidad

FINALES o Dependencias Universitarias o Autoridades de la Universidad o Personal de Ingeniería y Mantenimiento o Instituciones Externas a la Universidad


INTERNAS o Secretaria de la DIM o Director de la DIM o Archivista o Dependencias Universitarias o Ayudante de Servicio

EXTERNAS o Instituciones Externas a la Universidad







Asunto:


148

ENTRADAS

Solicitudes de Reunión con Director Solicitudes de Documentos en Archivo Correspondencia en general

SALIDAS Reuniones con Director Documentación procesada Correspondencia en general

FRONTERAS SE INICIA

Cuando el personal de Apoyo Secretarial de Ingeniería y Mantenimiento atiende personal interno, de otras dependencias o de instituciones externas o realiza sus labores diarias, relacionadas con atención al público, correspondencia tanto de entrada como salida, archivo y mantenimiento o limpieza interna de las instalaciones de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.

SE TERMINA Cuando se ejecutan los trabajos secretariales, de archivo y de mantenimiento interno.




de Trabajo (LOPCYMAT) (26/07/05). Estatuto de Personal Administrativo, Técnico y Obrero

(28/03/90). Políticas y Normas Internas de la Dirección de Ingeniería y

Mantenimiento.







Asunto:


149

RECURSOS HUMANOS

o Secretaria de la DIM o Archivista o Ayudante de Servicio

TECNOLÓGICOS o Herramientas computacionales.

INFRAESTRUCTURA o Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.


Universitarias que intervienen en el proceso. MATERIALES Y EQUIPOS

o Materiales y equipos de oficina. o Tecnología de Información: Hardware, Software,

Redes. o Equipo de traslado de correspondencia. Equipo de limpieza y mantenimiento.





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-ASDA – P1/1


Asunto:

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS

150

DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE APOYO SECRETARIAL






Página: MNPP-DAP3.1 – P1/1

Materia: RECEPCIÓN DE SOLICITUDES Y CORRESPONDENCIA

Asunto:


151







Materia: RECEPCIÓN DE SOLICITUDES Y CORRESPONDENCIA

Asunto:


152

RESPONSABLE ACCIÓN DEPENDENCIA UNIVERSITARIA

7. Emite Oficio o Formato de solicitud de Obra de

Construcción, Ampliación, Remodelación o Servicio de Mantenimiento.

SECRETARIA DE LA DIM 8. Recibe y Revisa destino de la correspondencia.

En caso que la correspondencia No corresponda a la DIM, realiza la devolución inmediata de la correspondencia a la Dependencia que la envía.

En caso que Sí corresponda a la DIM, 3. Verifica los anexos de la correspondencia.

Si los anexos están Incompletos, 3.1. Devuelve la correspondencia a la Dependencia

que envía. Si los anexos están Completos,

3.2. Coloca la firma de recibido en el libro de la Dependencia Solicitante.

3.3. Abre correspondencia y coloca fecha, firma y sello.

3.4. Registra los datos de la documentación recibida en el libro de correspondencia de la DIM.

DIRECTOR DE LA DIM

3.5. Revisa Asunto de la correspondencia. 3.6. Asigna Responsables de acuerdo al asunto.

SECRETARIA DE LA DIM 3.7. Saca copia a las solicitudes.

3.8. Entrega solicitudes y anexos a Responsables asignados, bien sea de: o Obra de Construcción, Ampliación o

Remodelación, o Servicio de Albañilería, o Servicio de Carpintería, o Servicio de Herrería, o Servicio de Pintura, o Servicio de Plomería, o o Servicio de Zona Verde. (La Sección Correspondiente, ejecuta el procesamiento de la solicitud en los Procedimientos PF-2.1, PF-3.1, PF-3.2, PF-3.3,PF-3.4, PF-3.5, o PF-3.6)

3.9. Archiva copia de Solicitud. 3.10. Al finalizar la Obra, envía copia de solicitud a

Archivo. (Se ejecuta el Procedimiento PA-3.3 de Archivo de Documentación Procesada).







Materia: ATENCIÓN AL PÚBLICO

Asunto:


153






Página: MNPP-DNP3.2 – P1/1

Materia: ATENCIÓN AL PÚBLICO

Asunto:


154

RESPONSABLE ACCIÓN REPRESENTANTE DE

DEPENDENCIA UNIVERSITARIA O

EXTRAUNIVERSITARIA

1. Solicita reunión con el Director de la DIM por vía telefónica o personalmente.

SECRETARIA DE LA DIM 2. Verifica si el asunto de reunión compete a la DIM. En caso que el asunto No corresponda a la DIM, 2.1. Notifica al representante que no será atendido

explicando los motivos. En caso que Sí corresponda a la DIM, 2.2. Toma los datos de la persona solicitante. 2.3. Consulta al Director si autoriza la reunión para

programarla. 2.4. Revisa Agenda del Director. 2.5. Fija lugar y hora de reunión con el Director. 2.6. Verifica con al Director la disponibilidad para

la reunión. En caso de no estar disponible, vuelve a

ejecutar el paso 2.4 hasta que se logra fijar la reunión.

En caso de estar disponible, 2.6.1. Informa a representante horario y

lugar de la reunión. 2.6.2. Notifica reunión al Director y

programa el asunto en la agenda.







Materia: ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN PROCESADA

Asunto:


155






Página: MNPP-DNP3.3 – P1/1

Materia: ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN PROCESADA

Asunto:


156

RESPONSABLE ACCIÓN

ARCHIVISTA (Archivo)

1. A principio de año, habilita una carpeta para cada Dependencia de la ULA.

2. Recibe documentación de la Dirección y las Diferentes Secciones de Ingeniería y Mantenimiento.

3. Revisa asunto y Dependencia a la que pertenece la documentación recibida.

4. Coloca código a la documentación por Dependencia.

5. Archiva documentación en carpeta de Dependencia correspondiente, organizada por fechas.

6. A fin de año, archiva carpeta en estante. 7. Espera 10 años y desecha carpeta.







Materia: SOLICITUD DE DOCUMENTOS EN ARCHIVO

Asunto:


157







Materia: SOLICITUD DE DOCUMENTOS EN ARCHIVO

Asunto:


158

RESPONSABLE ACCIÓN DEPENDENCIA UNIVERSITARIA

1. Solicita documento(s) en Archivo.

ARCHIVISTA (Archivo)

2. Verifica si la documentación solicitada corresponde a la DIM.

En caso que No corresponda a la DIM, realiza la devolución inmediata de la solicitud a la Dependencia Solicitante.

En caso que Sí corresponda a la DIM, 3. Determina si la documentación está en archivo

temporal según año de emisión. 4. Ubicar carpeta que contiene la documentación

correspondiente. 5. Chequear existencia de la documentación

solicitada. En caso que No exista, notifica a la Dependencia

Solicitante la inexistencia de la documentación. En caso que Sí exista,

9. Fotocopia la documentación solicitada. 10. Envía o entrega copia de documentación a

Dependencia solicitante. 11. Archiva la documentación original en la carpeta

correspondiente.






Página: MNPP-DAPA3.5– P1/1

Materia: MANTENIMIENTO INTERNO DE LA INFRAESTRUCTURA DE

LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO

Asunto:


159






Página: MNPP-DNPA3.5– P1/1

Materia: MANTENIMIENTO INTERNO DE LA INFRAESTRUCTURA DE

LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO

Asunto:


160

RESPONSABLE ACCIÓN

Ayudante de Servicio

Debido al requerimiento diario de mantener en orden y limpias las instalaciones de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento: 1. Disponer de implementos de limpieza. 2. Buscar en Almacén los insumos necesarios para realizar la

limpieza. 3. Ejecutar limpieza de baños (lavamanos, pocetas, urinarios y

duchas). 4. Limpiar piso de los baños pasando la escoba y luego coleto. 5. Limpiar mobiliario de las oficinas removiendo el polvo y cualquier

otra suciedad. 6. Limpiar el piso de las oficinas del mismo modo que el de los baños.7. Ordenar las áreas contiguas a las oficinas. 8. Limpiar piso de los pasillos y áreas contiguas a las oficinas. 9. Limpiar las áreas de Almacén. 10. Limpiar las áreas de Estacionamiento. 11. Limpiar las áreas de entrada y fachada de las instalaciones. 12. Recolectar basura acumulada durante el día en bolsas. 13. Sacar bolsas de basura y colocarlas en las jaulas del servicio

municipal. 14. Revisar todas las áreas de Ingeniería y Mantenimiento

constantemente para que se mantengan limpias y ordenadas durante todo el día.

15. Limpiar y ordenar el área de resguardo de los implementos de limpieza.






Página: MNPP-DAPA3.6– P1/1

Materia: MENSAJERÍA

Asunto:


161






Página: MNPP-DNPA3.6– P1/1

Materia: MENSAJERÍA

Asunto:


162

RESPONSABLE ACCIÓN MENSAJERO 1. Dirigirse a Sección de Correo de la ULA.

1. Verificar la existencia de correspondencia dirigida a la ULA.

En caso de No haber correspondencia para la DIM, 2.1. Notifica a la Secretaria.

En caso de haber correspondencia para la DIM, 2.2. Solicita y Recibe la correspondencia de

la DIM. 2.3. Coloca firma de recibido en libro de

correspondencia de sección de correo. 2.4. Entregar correspondencia a Secretaria

de la Dirección. 2.5. Obtener firma de recibido de Secretaria

en libro interno de correspondencia. 2.6. Verificar la existencia de

correspondencia de salida de la DIM para otras dependencias o instituciones externas. En caso de haber correspondencia,

2.7. Distribuye la correspondencia a las diferentes dependencias o instituciones externas de la Universidad.

2.8. Obtiene firma de recibido de dependencias o instituciones externas en libro de correspondencia interna.





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-MAUO– P1/1

Materia: SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO DE LA

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

Asunto:

MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES

163

MODELO ACTORES Y

UNIDADES ORGANIZACIONALES





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-DIR– P1/3

Materia: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES

Asunto:

DIRECTORIO

164

Directorio En la tabla que aparece a continuación se muestra el personal que labora en la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento de la Universidad, indicándose el cargo que desempeñan, la extensión telefónica y la condición de cada uno. Además se destacan con una “X” los expertos del dominio en cada una de las áreas de la Dependencia.

NOMBRE Y APELLIDO CARGO EXTENSIÓN EXPERTO DEL DOMINIO CONDICIÓN

PERSONAL DIRECTIVO

Calderas Volcanes, Rubén Director 3980 X Fijo

DEPARTAMENTO DE PROYECTOS

Albesiano Godoy, Teresita Ingeniero de Proyectos 3952 Contratado

Fargier, Luis Felipe Ingeniero Planificador Central 3948 X Fijo

Fuguet Torotolero, María Alejandra Arquitecto 3982

Fijo

Lobo Quiñonez, José Alejandro Arquitecto 3948 Fijo Márquez U, Marlene C. Ingeniero de Proyectos 3982 Fijo

Ruiz C., Jesús Omar Ingeniero Inspector 3948 Fijo Sánchez, Ana María Arquitecto 3950 Fijo

DEPARTAMENTO DE CONSTRUCCIÓN Álvarez Ramos, Juan Eduardo Asistente de Costos de Obras 3978 Fijo

Contreras Melo, Eulalia Francia Supervisor de Servicios de

Mantenimiento 3978 Fijo Castillo Erazo, Renato A. Tractorista 3919 Fijo Pérez Escobar, Moisés Asistente de Costos de Obra 3978 Fijo

Ribeiro, Joaquín Asistente de Obra 3978 Fijo

Uzcátegui Cadenas, Emérito Tractorista Agrícola 3919 Fijo DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

Acosta Acosta, Héctor J. Jefe de Mantenimiento y Reparaciones 3979 X

Fijo Rondón, Miguel A. Mecánico 3919 Fijo

Belandria, Eric Vladimir Ayudante de Servicio 3981 Fijo Peña Pérez, Ismael Auxiliar de Mantenimiento 3978 Fijo

SECCIÓN DE ALBAÑILERÍA

Bellandi de León, Liliana Jefe de Mantenimiento y

Reparaciones 3920 X Fijo

Alarcón Gutiérrez, José G. Auxiliar de Mantenimiento 3920 Fijo







Asunto:

DIRECTORIO

165

Contreras Parra, José Trinidad Supervisor de Mantenimiento 3920 Fijo Díaz Muñoz, José N. Albañil 3920 Fijo

Díaz, José Bernardo Ayudante de Servicio 3983 Fijo Peña, Gerardo Supervisor de Albañilería 3983 Fijo

Rojas Navas, Atilio Albañil 3920 Fijo Rondón Pérez, Virgilio Albañil 3920 Fijo

Salazar Díaz, Evangelista Ayudante de Servicio 3920 Fijo

Sosa Mejías, Douglas Ayudante de Servicio 3920 Fijo

Vargas Márquez, Eugenio Albañil 3920 Fijo SECCIÓN DE ZONA VERDE ZONA VERDE

Contreras de Delgado, Nelly Jefe de Mantenimiento y


Cadenas, Magín Supervisor de Servicio de

Mantenimiento 3919 Fijo Dugarte, Edecio Jardinero 3919 Fijo

Dugarte, Gonzalo Jardinero 3919 Fijo Rondón, Maximiliano Jardinero 3919 Fijo

Sanchéz Calderón, Antonio Jardinero 3919 Fijo Villareal Villareal, Rafael Jardinero 3919 Fijo

SECCIÓN DE PLOMERÍA

Olivares de Marín, Lilia Jefe de Mantenimiento y

Reparaciones 3978 X Fijo Araque Ramón Alberto Plomero 3979 Fijo

Avendaño Gullén, Oscar Auxiliar de Mantenimiento 1356 - 3978 Fijo Quintero, Eduardo Supervisor de Mantenimiento 3978 Fijo

Rivas, Ramón Alfonso Plomero 3978 Fijo Useche, Henry F. Plomero 3978 Fijo

Vielma Dugarte, Pedro P. Ayudante de Servicio de

Plomería 3978 Fijo SECCIÓN DE CARPINTERÍA

Urreiztieta de Sandoval, Marisela

Jefe de Mantenimiento y Reparaciones 3996 X Fijo

Rodríguez Rangel, Nelson Supervisor de Mantenimiento 3248 Fijo

Alarcón Alarcón, Oscar A. Ayudante de Servicio 3248 Fijo







Asunto:

DIRECTORIO

166

Angulo Contreras, Ciro A. Carpintero 3248 Fijo García Arías, Leonardo E. Carpintero 3248 Fijo

Molina, José Orlando Ayudante de Servicio 3248 Fijo Rondón Guillén, José R. Carpintero 3248 Fijo

Uzcátegui Villasmil, José R. Carpintero 3248 Fijo SECCIÓN DE HERRERÍA

Zambrano de Mussa, Teresa Jefe de Mantenimiento y


Balza Suescún, Marco T. Herrero - Soldador 3919 Fijo Benítez Dugarte, Juan F. Herrero - Soldador 3919 Fijo

Dávila Ávila, José D. Herrero - Soldador 3919 Fijo Ferrer, Luis Herrero - Soldador 3919 Fijo

Gómez Lara, Oswaldo Herrero - Soldador 3919 Fijo Rendón Ramírez, Raúl G. Herrero - Soldador 3919 - 3983 Fijo

Rojas Zerpa, Ladimir Herrero - Soldador 3919 Fijo SECCIÓN DE PINTURA

Picón Uzcátegui, Pablo Oliverio Jefe de Obras 3979 X Fijo

García , Luis A. Pintor 3979 Fijo Hernández, Pablo A. Pintor 3979 Fijo

UNIDADES DE APOYO UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO

Bastidas de Díaz, Zuleyma Asistente Administrativo 3996 Fijo

Fierro Buzeta, Milena Yamiler Asistente Administrativo 3982 Fijo Monsalve, Rafael Comprador 3952 Contratado

Rivas de Aray, Marisabel Administradora - Jefe 3982 X Fijo Ruiz Ovalles, Oswaldo de J. Asistente Administrativo 3982 Fijo

ALMACÉN

Avendaño P, Aníbal Almacenista Jefe 3983 X Fijo

Uzcátegui Molina, Rafael Amador Comprador 3920 Fijo

Gutiérrez Lobo, Francisco J. Almacenista 3983 Fijo PLANIFICACIÓN DE OBRAS

Acosta Acosta, Héctor J Jefe de Mantenimiento y Reparaciones 3979 X Fijo

UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y SERVICIOS

Torres de Ramírez, Margarita J. Secretaría - Dirección 3981 - Fax:

3977 Jubilado Fernández, Jhonnathan Oficinista 3949 Contratado

Edrei, Christiane Oficinista 3981 - 3978 Fijo Peña, Richard Alejandro Mensajero Externo 3981 Fijo





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-MAR– P1/1


Asunto:

MODELO ACTOR - ROL

167

MODELO ACTOR - ROL





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-MRA– P1/2


Asunto:

MODELO ROL - ACTIVIDAD

168






SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-MRA– P2/2


Asunto:


169





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-MAP– P1/15


Asunto:

MATRIZ ACTORES - PROCESOS

170


ROL ACTIVIDADES

Profesor

▪ Crear, asimilar y difundir el saber, mediante la investigación, la enseñanza y la extensión para continuar la formación integral de los estudiantes. ▪ Dar orientación moral y cívica. ▪ Impulsar el desarrollo de una Universidad democrática y autónoma. ▪ Ejercer la libertad de cátedra con espíritu creador, vocación de servicio y sin mas limitaciones que las legales y reglamentarias.

DISEÑO DE PROYECTOS

Ingeniero Planificador

Central

▪ Planifica y coordina la elaboración de proyectos arquitectónicos y de ingeniería: estructura hidráulica, electricidad, aire acondicionado, etc. ▪ Inspecciona la ejecución de obras internas o contratadas por la Institución. ▪ Planifica los programas a desarrollar. ▪ Coordina la ejecución de obras financiadas, a través de organismos nacionales, regionales o por convenios interinstitucionales. ▪ Evalúa y hace seguimiento a los proyectos. ▪ Distribuye y supervisa las actividades del personal a su cargo. ▪ Controla los recursos asignados a la unidad. ▪ Asesora técnicamente en materia de su competencia. ▪ Revisa y verifica presupuestos presentados por los contratistas. ▪ Implementa sistemas y procedimientos para la contratación, control y supervisión de obras. ▪ Coordina, supervisa y dirige equipos interdisciplinarios para la ejecución de proyectos relativos al área. ▪ Participa y representa a la Institución en reuniones y otros eventos del área. ▪ Participa en comisiones del área. ▪ Redacta y firma las comunicaciones generadas en la unidad. ▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. ▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. ▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Arquitecto

▪ Diseña y elabora proyectos arquitectónicos, requeridos por las diversas unidades de la Institución. ▪ Evalúa e inspecciona la ejecución de obras internas o contratadas por la Institución. ▪ Revisa proyectos terminados y efectúa observaciones pertinentes. ▪ Realiza ampliaciones y remodelaciones requeridas. ▪ Asesora y evacúa consultas técnicas en materia de su competencia. ▪ Prepara croquis, diagramas, cómputos métricos, entre otros. ▪ Estudia áreas ambientales y de construcción. ▪ Elabora y/o solicita presupuestos estimados a empresas del área. ▪ Asiste y participa en reuniones del área. ▪ Discute y analiza, conjuntamente con el personal del área, las obras a realizar. ▪ Planifica, controla y hace requerimiento a la rehabilitación y equipamiento de la planta física de la Institución. ▪ Participa en la elaboración del presupuesto de la unidad. ▪ Elabora informes de estudios de áreas y memoria descriptiva de proyectos de arquitectura. ▪ Analiza proyectos de edificaciones para constatar el acatamiento de las normas establecidas sobre construcción. ▪ Diseña instrumentos normativos de desarrollo de planta física. ▪ Hace seguimiento al Plan Maestro de la Institución. ▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. ▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. ▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.







Asunto:


171

ROL ACTIVIDADES

Ingeniero de Proyectos

▪ Analiza y procesa la información contenida en los proyectos arquitectónicos. ▪ Efectúa cálculos a los proyectos de obras de ingeniería, en el área de estructura, hidráulica, eléctrica, sanitaria, etc., según el área de trabajo asignada. ▪ Envía los cálculos de los proyectos a la sala técnica (dibujantes) para que elaboren los planos. ▪ Revisa y analiza la información contenida en los planos de ingeniería e infoma al líder del proyecto sobre el resultado del análisis. ▪ Realiza los cómputos métricos de la obra a ejecutarse, para estimar tiempo y costo de construcción. ▪ Elabora memoria descriptiva indicando las especificaciones de los materiales a emplearse en la obra. ▪ Brinda asistencia técnica a las empresas contratistas en cuanto a las especificaciones de la obra. ▪ Interpreta planos de las obras y verifica en el campo la correcta ejecución de las mismas. ▪ Asiste a reuniones periódicas con el líder de proyectos para estudiar el avance de la obra y buscar soluciones a los problemas detectados. ▪ Coordina ocasionalmente grupos de trabajo para la ejecución de proyectos asignados. ▪ Elabora y presenta informes técnicos de las actividades realizadas. ▪ Opera un microcomputador para accesar información. ▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. ▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. ▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Ingeniero Inspector

▪ Realiza levantamiento técnico de las áreas que se van a modificar. ▪ Realiza proyectos de las modificaciones, que comprenden: plantas, cortes, fachadas e instalaciones. ▪ Elabora formatos de control. ▪ Realiza mediciones y cómputos métricos. ▪ Elabora cuadros demostrativos de avance y cierre de obras. ▪ Chequea las obras y hace las valuaciones finales de las mismas. ▪ Elabora hoja de diario de obras inspeccionadas referidas a detección de fallas, novedades y avance de obras. ▪ Elabora informe sobre el avance de la obra. ▪ Revisa y conforma valuaciones de obras y sus respectivos soportes. ▪ Elabora presupuestos para trabajos de mantenimiento, mejoras y ampliaciones de obras. ▪ Mantiene informado a su superior inmediato sobre las gestiones realizadas periódicamente. ▪ Elabora informes técnicos de actividades realizadas. ▪ Realiza pruebas selectivas de control, materiales, concreto, mezcla asfáltica, de acuerdo a normas COVENIN. ▪ Participa en reuniones con el equipo técnico para tratar asuntos relacionados con la ejecución de obras. ▪ Participa en reuniones con los contratistas de las obras para hacer una inspección ocular del trabajo y proponer solución a problemas presentes en la ejecución de las mismas. ▪ Participa en reuniones con los contratistas, para realizar las mediciones finales de las obras. ▪ Elabora y presenta los reportes estadísticos referidos a aspectos de su competencia. ▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. ▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. ▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. ▪ Realiza cualquier otra tarea a fin que le sea asignada.







Asunto:


172

ROL ACTIVIDADES


Asistente de Costos de

Obras

▪ Recibe los cómputos métricos de las obras a ejecutarse en la Institución y que van a ser sometidas a un proceso de licitación. ▪ Codifica los diversos capítulos y partidas que integran los cómputos métricos de las obras, según lo establecido por la Comisión Venezolana de ▪ Normas Industriales (COVENIN). ▪ Constata los precios actuales del mercado, con las casas proveedoras de materiales de construcción. ▪ Elabora el análisis de los precios unitarios "tipo" para obtener el monto de referencia de la obra. ▪ Entrega a las empresas contratistas interesadas en participar en el proceso de licitación, carpetas de licitación con la información de las características de la obra y las condiciones generales y especiales para la contratación. ▪ Elabora relación de cheques recibidos de las empresas contratistas por concepto de carpeta de licitación de obra y la envía a la Unidad de Administración. ▪ Recibe de los contratistas, presupuestos de los costos estimados de las obras. ▪ Analiza los presupuestos de las obras, verificando precios unitarios de los materiales de construcción, según precios actuales del mercado. ▪ Elabora y presenta a su superior inmediato, informe de análisis de los presupuestos indicando cual de las empresas contratistas es la más apta para ejecutar la obra. ▪ Informa a las empresas contratistas que han obtenido la Buena Pro para la ejecución de la obra, una vez que ha recibido la información de su superior inmediato. ▪ Elabora las actas de inicio de las obras y lo presenta su superior inmediato para la firma. ▪ Recibe y analiza las valuaciones presentadas por las empresas contratistas, para constatar los precios actuales del mercado. ▪ Recibe y analiza las solicitudes de reconsideraciones, emitidas por los contratistas, para aumento de los presupuestos. ▪ Realiza observaciones y recomendaciones para el aumento del presupuesto de la obra en ejecución, presentándolo a su superior inmediato para su aprobación. ▪ Participa en el Comité de Licitaciones y Asignaciones de Obras, asesorando en cuanto a precios unitarios de materiales de construcción. ▪ Lleva registros actualizados de precios de materiales de construcción. ▪ Mantiene registro de los cuadros de cierre de obras elaborado por los inspectores de obras y aprobados por el Jefe de la unidad. ▪ Elabora y presenta los reportes estadísticos referidos a aspectos de su competencia. ▪ Transcribe y accesa información operando un microcomputador. ▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. ▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. ▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Tractorista Agrícola

▪ Opera un tractor adaptándole una rastra, arado o rotativa, según se requiere para triturar, roturar o desmalezar un área de tierra determinada. ▪ Gradúa la posición de los implementos adaptados y opera los controles para lograr los resultados deseados. ▪ Acopla y transporta materiales y/o desperdicios dentro y fuera del área de trabajo. ▪ Regula y hace funcionar las trilladoras, aventadoras y otras maquinarias agrícolas fijas. ▪ Aguza las cuchillas de los instrumentos cortantes de los implementos de labranza. ▪ Opera el tractor para arrancar raíces y troncos, sembrar y cosechar. ▪ Colabora con la construcción de cercas. ▪ Aplica fertilizantes o plagicidas desde el tractor en áreas extensas del campo. ▪ Conduce el tractor para abrir vías de penetración hacia los sitios de cultivo y labores. ▪ Utiliza el arado para limpiar la tierra. ▪ Hace el mantenimiento de rutina y repara los implementos agrícolas cuando los desperfectos son leves. ▪ Colabora con el asfaltado de vías, necesarias para facilitar la llegada de vehículos al campo. ▪ Colabora con los docentes o investigadores haciendo demostraciones en su área de trabajo. ▪ Llena reportes periódicos de las tareas asignadas. ▪ Mantiene limpios y en orden equipos de trabajo. ▪ Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la organización. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.







Asunto:


173

ROL ACTIVIDADES


Jefe de Mantenimiento

y Reparaciones

▪ Planifica las actividades del personal a su cargo. ▪ Asigna las actividades al personal a su cargo. ▪ Coordina y supervisa los trabajos de instalación de sistemas de tuberías de aguas blancas, negras, desagües, etc. ▪ Supervisa el mantenimiento de las instalaciones. ▪ Ordena y supervisa la reparación de equipos. ▪ Estima el tiempo y los materiales necesarios para realizar las labores de mantenimiento y reparaciones. ▪ Elabora notas de pedidos de materiales y repuestos. ▪ Suministra al personal los materiales y equipos necesarios para realizar las tareas asignadas. ▪ Rinde informacion al jefe inmediato, del mantenimiento y las reparaciones realizadas. ▪ Efectúa inspecciones de las instalaciones para detectar fallas y recomendar las reparaciones pertinentes. ▪ Planifica, coordina y controla el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos y sistemas eléctricos, electrónicos y/o mecánicos. ▪ Controla el mantenimiento y las reparaciones realizadas. ▪ Controla las horas de sobretiempo de los trabajadores. ▪ Controla y registra la asistencia y permiso del personal a su cargo. ▪ Inspecciona el progreso, calidad y cantidad de trabajos ejecutados. ▪ Supervisa y controla el personal a su cargo. ▪ Evalúa el personal a su cargo. ▪ Detecta fallas, dificultades y/o problemas que se presenten durante la ejecución del trabajo y decide la mejor solución. ▪ Tramita requisiciones de materiales de mantenimiento y reparaciones. ▪ Estima el costo de las reparaciones necesarias. ▪ Prepara órdenes de ejecución de trabajo. ▪ Adiestra al personal a su cargo sobre los trabajos a realizar. ▪ Atiende las solicitudes y reclamos por servicio, mantenimiento y reparaciones, e imparte las correspondientes órdenes para la solución de éstos problemas. ▪ Elabora y presenta los reportes estadísticos referidos a aspectos de su competencia. ▪ Transcribe y accesa información operando un microcomputador. ▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. ▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. ▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Auxiliar Mantenimiento

▪ Estima la cantidad de material y repuestos requeridos para la reparación de equipos. ▪ Instala, repara y mantiene equipos de sonido, audiovisuales y afines, de acuerdo a la solicitud de los usuarios. ▪ Lee e interpreta croquis y diseños. ▪ Participa en la reparación de equipos electrónicos, osciloscopios, balanzas y cronómetros. ▪ Llena reportes de las tareas asignadas. ▪ Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. ▪ Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la Organización. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Mecánico

▪ Realiza la estimación y selección del material necesario para la ejecución de su trabajo. ▪ Efectúa el mantenimiento y reparación de sistemas hidráulicos y full inyection ▪ Efectúa la entonación mayor y menor mediante el cambio de bujías, filtros de gasolina, Iimpieza de carburador, entre otros. ▪ Repara motores de vehículos y maquinarias, revisando y/o sustituyendo anillos de pistón, concha de biela y bancada, bomba de agua y aceite, empacaduras y demás reparaciones de mayor complejidad. ▪ Efectúa reparaciones de diferenciales y transmisiones mediante la revisión y cambio de sellos, discos, anillos, entre otros.▪ Chequea y repara la caja de dirección hidráulica en vehículos automáticos y cajas de vehículos pesados. ▪ Solda las herramientas e implementos de trabajo, cuando se requiere. ▪ Chequea, revisa y cambia partes de los sistemas eléctricos. ▪ Atiende y orienta a los choferes de las unidades. ▪ Elabora los pedidos de materiales y repuestos en general. ▪ Verifica y prueba los vehículos una vez terminadas las reparaciones para constatar su funcionamiento. ▪ Coordina las tareas del personal de menor nivel y grupos de trabajo. ▪ Elabora reportes periódicos de las tareas asignadas. Mantiene limpio y en orden equipo y sitio de trabajo. ▪ Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la Organización. Realiza cualquier otra tarea afín que te sea asignada.







Asunto:


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ROL ACTIVIDADES

Aseador

▪ Realiza la limpieza de oficina, laboratorios, pasillos, baños y otra áreas. ▪ Limpia paredes, tabiques, puertas, vidrios, ventanales, escritorios, mesones, muebles y accesorios en laboratorios, aulas y oficinas. ▪ Suministra y coloca en sus respectivos lugares: toallas, jabón, papel, sanitario, desodorantes y otros. ▪ Recoge, embolsa y coloca la basura en sus respectivos depósitos. ▪ Moviliza material de oficina y mobiliario. ▪ Abre y cierra puertas, enciende y apaga luces, activa y desactiva equipos de oficina, en horas previamente establecidas. ▪ Llena reportes de las tareas asignadas. ▪ Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. ▪ Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecido por la organización. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Ayudante de Servicio

▪ Barre, lava, aspira, desmancha, encera y pule los pisos de las áreas de la Organización que le sean asignadas.▪ Limpia y desmancha paredes, ventanas, vidrios, puertas, fórmicas y maderas de tabiques divisorios de las diferentes áreas de la Organización que le sean asignadas. ▪ Limpia escritorios, sillas, pupitres, mesas, archivos y demás equipos de oficinas. ▪ Retira afiches, propaganda y anuncios publicitarios en general de las diferentes áreas de la Organización. ▪ Retira cualquier tipo de material o sustancia adherida a paredes, pisos, equipos y mobiliarios de las diferentes áreas de la Organización que le sean asignadas. ▪ Recoge, empaca y traslada los desperdicios a los sitios destinados para su recolección. ▪ Solicita, ordena y controla materiales y artículos de limpieza, velando por el buen uso del mismo. ▪ Distribuye servilletas, jabón, papel higiénico y detergentes entre los baños de la Organización. ▪ Distribuye los botellones de agua potable por las diferentes instalaciones de la Organización. ▪ Instala los equipos audiovisuales para eventos, clases, conferencias, etc. ▪ Verifica el buen estado y el uso de los equipos audiovisuales que han sido solicitados en préstamo. ▪ Organiza en el depósito los equipos audiovisuales. ▪ Traslada en carrucha equipos, mobiliarios y materiales de oficina dentro de las instalaciones de la Organización.▪ Carga y descarga materiales, equipos y otros bienes en vehículos automotores livianos o pesados. ▪ Amarra y ajusta la carga en la plataforma del vehículo y tiende el encerado. ▪ Realiza mudanzas entre las distintas dependencias de la Organización. ▪ Embala y organiza material académico / administrativo y equipos de oficina. ▪ Compra material de oficina. ▪ Lava la cafetera una vez utilizada, ▪ Colabora con el servicio de refrigerios cuando se realizan reuniones, conferencias, talleres, etc. ▪ Riega plantas y jardines interiores. ▪ Realiza tareas generales de jardinería. ▪ Abre y cierra puertas cuando se le solicita. ▪ Ayuda al personal de mantenimiento y transporte en actividades menores de reparación y /o servicio según !e sean asignadas, informa al personal de mantenimiento sobre posibles fallas de equipos. ▪ Llena reportes periódicos de las tareas realizadas Mantiene limpio y en o r d e» n equipos y sitio de trabajo ▪ Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integra! establecidos por la Organiza c i ó n▪ Realiza cualquier otra tarea afín que i e sea asignada







Asunto:


175

ROL ACTIVIDADES

Albañil

▪ Construye y repara paredes, pisos, pasillos, techos, aceras y cañerías. ▪ Abre y/o cava huecos y surcos. ▪ Prepare mezclas de cemento y arena para conformar ei material de construcción ▪ Carga y traslada materiales, tales como: arena lavada y/o amarilla, granzón, yeso, pego y cal. ▪ Monta y desmonta andamies y escaleras, ▪ Limpia y organiza palas, picos, chícoras, barras, cucharas, cepillo para frisar, ▪ Espátulas, palestras, brochas, carretillas y otras herramientas utilizadas ▪ Prepara el terreno y espacio donde efectuará el trabajo. ▪ Carga y organiza listones, viguetas, vigas, cabillas, clavos, alambres, martillos y demás implementos de albañilería, ayudado por e! personal asignado ▪ Cierne la arena según las necesidades del trabajo, ▪ Monta y desmonta techos de zinc, asbesto y cinduteja. ▪ Estima e! tiempo y material requerido para realizar e! trabajo, ▪ Lleva el control del material y equipo utilizado. ▪ Coordina operativos de trabajo según instrucciones de! supervisor inmediato. ▪ Elabora reportes periódicos de las tareas asignadas. ▪ Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. ▪ Cumple con las normas y procedimientos de segundad integral establecidos por la Organización. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Supervisor de Servicio de

Mantenimiento

▪ Distribuye y supervisa el trabajo del personal a su cargo. ▪ Establece cronogramas de trabajo a cumplir. ▪ Imparte órdenes e instruye al grupo de trabajo sobre la forma a desarrollar las tareas asignadas. ▪ Inspecciona el progreso, calidad y cantidad del trabajo realizado. ▪ Inspecciona las edificaciones y sus alrededores para asegurarse de su estado de limpieza y del mantenimiento en general. ▪ Llena formatos de solicitudes de materiales y equipos. ▪ Recibe materiales y equipos de trabajos y los distribuye a su personal. ▪ Controla la asistencia del personal a su cargo. ▪ Estima el tiempo y materiales requeridos para la ejecución de obras menores asignadas a su grupo de trabajo y mantiene control de las mismas. ▪ Mantiene registro de tiempo y materiales usados en los trabajos. ▪ Elabora informes detallados de los trabajos realizados, materiales utilizados, inconvenientes presentados y los presenta a su superior inmediato. ▪ Atiende solicitudes y reclamos por limpieza y mantenimiento en general e imparte las correspondientes órdenes para su solución. ▪ Vela por el buen uso y conservación de los equipos, herramientas y demás bienes asignados a la unidad a su cargo. ▪ Elabora y presenta reportes estadísticos referidos a aspectos de su competencia. ▪ Reporta a su superior inmediato las novedades ocurridas. ▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. ▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. ▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.







Asunto:


176

ROL ACTIVIDADES

Jardinero

▪ Elabora la requisición de los materiales, equipos y herramientas necesarios para efectuar su trabajo. ▪ Opera maquinaria especializada para ei mantenimiento de jardines y zonas verdes. ▪ Poda la grama, aplana y empareja el terreno de las canchas deportivas. ▪ Acondiciona la tierra para la siembra de plantas. ▪ Suministra abonos y fertilizantes a las plantas que se encuentran en las zonas verdes de la Organización. ▪ Poda árboles y plantas que lo requieran. ▪ Riega jardines y zonas verdes, utilizando mangueras, sistemas de riego y sistemas de gravedad. ▪ Fumiga y aplica tratamiento con productos químicos a plantas y árboles para protegerlos de hongos y plagas. ▪ Traslada plantas y materiales de trabajo a viveros y jardines. ▪ Recolecta y elimina hojas, troncos, ramas y otros desperdicios. ▪ Remodela las áreas verdes, siembra plantas ornamentales y crea motivos artísticos en las zonas verdes de la Organización.▪ Recolecta y clasifica residuos o desechos orgánicos. ▪ Clasifica y selecciona plantas y semillas. ▪ Lleva el control de la reproducción de las plantas, a través del transplante de semillas, plántulas y esquejas. ▪ Elimina malezas de aceras, senderos y otras zonas verdes. ▪ Prepara semilleros. ▪ Detecta y corrige fallas menores en maquinarias y sistemas de riego. ▪ Participa en la preparación de compost. ▪ Asiste a profesores y alumnos en las prácticas de campo relacionadas con el área de jardinería. ▪ Recoge y desecha en los depósitos de basura los desperdicios localizados en las áreas correspondientes al sitio de trabajo asignado. ▪ Llena reportes periódicos de las tareas asignadas. ▪ Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. ▪ Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la Organización. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Plomero

▪ Instala flotantes, piezas sanitarias, grifería, bombas y otros. ▪ Detecta filtraciones en las paredes y pisos. ▪ Chequea plantas de tratamiento de aguas. ▪ Repara instalaciones sanitarias, tuberías, equipos de laboratorio, entre otros. ▪ Mantiene en buenas condiciones las tuberías de las edificaciones. ▪ Solicita el material necesario para la ejecución de las tareas. ▪ Elabora los proyectos de trabajos de plomería. ▪ Acopla reducciones, anillos y otros. ▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. ▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. ▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Supervisor de

Carpintería

▪ Fabrica y repara las puertas. ▪ Fabrica marcos de carteleras, cuadros, afiches, entre otros. ▪ Calcula y selecciona los materiales y recursos necesarios para los trabajos. ▪ Solicita y lleva el control de los materiales y equipos de trabajo. ▪ Solicita y lleva el control de los materiales y equipos de trabajo. ▪ Colabora y aporta ideas cuando se amerite. ▪ Calcula y elabora presupuesto de los trabajos a realizar. ▪ Detecta fallas y/o problemas que se presentan durante la ejecución de los trabajos. ▪ Adiestra y evalúa el personal a su cargo. ▪ Supervisa y distribuye las actividades del personal a su cargo. ▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. ▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. ▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.







Asunto:


177

ROL ACTIVIDADES

Carpintero

▪ Estima costo, tiempo y materiales necesarios para !a realización de ias labores ▪ Solicita los materiales necesarios para la ejecución de las labores, sugiriendo en los pedidos de material los de más alta calidad en e i mercado. ▪ Diseña, corta, construye y monta piezas de madera de acuerdo a lo solicitado. Ensambla y ajusta piezas ▪ Repara y reconstruye objetos variados en madera, cartón, tabíopari y anime. ▪ Monta, desmonta y repara brazos hidráulicos, cerraduras, pizarrones y carteleras. ▪ Instala puertas, ventanas, techos, cerraduras, cilindros y gavetas. ▪ Realiza montajes en fórmica, forrando puertas, marcos y escritorios. ▪ Coloca vidrios a estantes, telefone ras, carteleras, ventanas, puertas, armarios y dernñs objetos que ío requieran.▪ Efectúa el mantenimiento de las máquinas y herramientas de trabajo, lubricándolas y calibrándolas. ▪ Laquea algunos muebles, puertas y otros objetos esporádicamente. ▪ Evalúa el producto final en cuanto al acabado y presentación. ▪ Interpreta bajo supervisión técnica: planos, especificaciones y diseños para accesorios y piezas de madera. ▪ Elabora reportes periódicos de las tarcas asignadas. Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. ▪ Cumple con las normas y procedimientos de segundad integral establecidos por la Organización. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Herrero - Soldador

▪ Estima tiempo y material necesario para ia elaboración de su trabajo. ▪ Solicita material de trabajo, de acuerdo a la labor a realizar. ▪ Diseña, fabrica y repara piezas de metal y mobiliarios sencillos para las diferentes dependencias de la institución. ▪ Corta y recorta, da forma, dobla, calienta y taladra láminas de metal y/o tubos. ▪ Forja metal utilizando herramientas y equipos manuales y mecánicos. ▪ Diseña y construye piezas de hierro para el montaje de aires acondicionados. ▪ Opera máquinas eléctricas en la ejecución de sus tareas. ▪ Efectúa reparación y mantenimiento a los equipos y herramientas utilizados en el taller de herrería. ▪ Recibe y distribuye órdenes y solicitudes de trabajo diario. ▪ Participa en la realización de inventarios de materiales, herramientas y equipos. ▪ Fabrica e instala ductos: chimeneas, campanas y canales. ▪ Participa en la instalación de cerraduras. ▪ Efectúa mantenimiento preventivo de mobiliario, ductos y piezas de metal, aplicando soldadura, anticorrosivo o cualquier otro tratamiento que requieran las mismas. ▪ Selecciona ángulos, platinas, tubos y casillas de hierro para utilizarlo como material y piezas de soldadura. ▪ Lija y pule las piezas elaboradas en el taller de acuerdo al acabado solicitado. ▪ Llena reportes periódicos de las tareas asignadas. ▪ Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. ▪ Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la Organización. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Pintor

▪ Estima y selecciona los materiales necesarios para la ejecución del trabajo. ▪ Efectúa reparaciones menores de frisos en paredes, muros, mobiliarios y demás superficies, con el objeto de lograr condiciones óptimas para la aplicación de la pintura. ▪ Pinta y/o aplica material de revestimiento a toda clase de superficies, usando brochas, pistola y cualquier equipo que facilite las labores. ▪ Efectúa mezclas de pintura con el objeto de obtener el color deseado. ▪ Efectúa el mantenimiento de las superficies pintadas, retocando las mismas cuando sea necesario. ▪ Solicita y lleva el control de materiales tales como: pinturas, brochas, rodillos, espátulas entre otros; para la ejecución de las labores. ▪ Organiza e! depósito de materiales y equipos de pintura. ▪ Ayuda en la realización de inventario del área de pintura. ▪ Atiende y orienta al personal de mantenimiento que presta servicios en el área. ▪ Mantiene en orden las solicitudes de servicio que le suministra el supervisor, ▪ Pinta avisos, señales de tránsito, identificación de áreas y demás señalizaciones utilizando moldes y/o técnicas convenientes. ▪ Traslada de un sitio a otro mobiliario o equipo. ▪ Limpia las manchas de pintura de pisos, paredes, etc., ocasionadas al ejecutar las labores. ▪ Efectúa la limpieza y mantenimiento de equipos de pintura. ▪ Arma y utiliza equipos de elevación: escaleras, andamios y grúas. ▪ Llena reportes periódicos de las tareas asignadas. ▪ Mantiene limpio y en orden equipo y sitio de trabajo. ▪ Cumple con las normas y procedimientos en seguridad integral establecidos por la Organización. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.







Asunto:


178

ROL ACTIVIDADES

APOYO ADMINISTRATIVO

Asistente Administrativo

▪ Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad. ▪ Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad. ▪ Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo. ▪ Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, pago de asignaciones a la FCU, CE y otras asignaciones. ▪ Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso. ▪ Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos. ▪ Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna. ▪ Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios. ▪ Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia. ▪ Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja chica, etc. ▪ Realiza registro contable. ▪ Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias. ▪ Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar. ▪ Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores de justificación de los avances y de los fondos fijos y caja chica. ▪ Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria. ▪ Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria. ▪ Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja chica. ▪ Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general. ▪ Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos. ▪ Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la existencia de los mismos. ▪ Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones, máquinas y/o equipos de la dependencia. ▪ Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos. ▪ Lleva control de la caja chica. ▪ Brinda apoyo logístico en actividades especiales. ▪ Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas. ▪ Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad. ▪ Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad. ▪ Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros. ▪ Atiende e informa al público en general. ▪ Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras de unidades solicitantes. ▪ Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados por el supervisor. ▪ Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras. ▪ Verifica la disponibilidad presupuestaria de las unidades solicitantes. ▪ Recibe licitaciones y/o licitación de los proveedores. ▪ Recibe expedientes de las unidades solicitantes y lleva registro de las órdenes de compras. ▪ Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información relacionada con el proceso de compras. ▪ Hace seguimiento a las órdenes de compras y la recepción de mercancías. ▪ Calcula los datos para las órdenes de compras y órdenes de pago. ▪ Desglosa y distribuye las órdenes de compra a las unidades involucradas. ▪ Informa a los proveedores sobre la cancelación de las facturas. ▪ Lleva registros y el archivo de expedientes de proveedores.







Asunto:


179

ROL ACTIVIDADES

Asistente Administrativo

▪ Mantiene informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada. ▪ Conforma y formula las observaciones pertinentes a autoliquidaciones de Impuesto Sobre la Renta efectuadas por el personal de la Institución. ▪ Revisa y/o liquida planillas de Impuesto Sobre la Renta. ▪ Envía planillas de recaudación de impuesto al Ministerio de Hacienda. ▪ Realiza cálculos de órdenes de pagos de las planillas correspondientes. ▪ Suma los montos de las planillas correspondientes y determina la cifra por cancelar a la tesorería nacional. ▪ Elabora la relación del resumen de las planillas correspondientes. ▪ Calcula el monto del impuesto a retener a los docentes que están disfrutando del beneficio de beca. ▪ Controla que se haga efectiva la retención de impuestos. ▪ Elabora relación mensual de los impuestos retenidos y enterados para enviarlos al Ministerio de Hacienda. ▪ Elabora la relación de los timbres fiscales, lo cancelado por la Institución a proveedores, contratista y personas naturales. ▪ Realiza cálculos y ajustes necesarios relativos a la declaración de rentas del personal jubilado. ▪ Verifica y ajusta la correspondencia entre los montos descontados y los cancelados. ▪ Recibe y conforma los listados a enviar por la declaración definitiva. ▪ Recibe oficios, formatos y otros documentos de solicitud de viáticos. ▪ Realiza cálculos de los viáticos según reglamento de viáticos. ▪ Solicita reposición de chequera ante la unidad responsable. ▪ Elabora y entrega los cheques para viáticos. a la unidad responsable. ▪ Elabora las órdenes de pago y solicita su autorización ante la unidad responsable. ▪ Mantiene relación de los pagos realizados en el área de viáticos. ▪ Solicita ante la unidad responsable la autorización para la reposición de los fondos para pagos por concepto de viáticos. ▪ Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta emitido por el banco y el saldo de la chequera de viáticos. ▪ Archiva y lleva el control de los documentos del área. ▪ Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados. ▪ Lleva el control presupuestario del gasto y disponibilidad de la partida de viáticos. ▪ Realiza los trámites de pasajes y traslado a personal de la Institución como a invitados. ▪ Transcribe y accesa información operando un microcomputador. ▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. ▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. ▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.







Asunto:


180

ROL ACTIVIDADES

Administradora - Jefe

Diseña, programa y dirige los sistemas y procedimientos contables, administrativos y/o financieros. Analiza, maneja y controla partidas presupuestarias. Autoriza los movimientos relacionados con el área. Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad. Procesa y tramita puntos de cuentas relacionados con pagos, contratación de servicios y otros. Informa a la autoridad competente sobre la situación financiera y administrativa de la dependencia. Participa en la elaboración del presupuesto anual de la unidad. Suple a la autoridad competente en reuniones referentes al área administrativa. Elabora los manuales de Políticas, Normas y Procedimientos administrativos de la dependencia. Representa a la unidad ante el Comité de Compras. Realiza seguimiento de las diferentes tramitaciones, en cuanto a solicitud de equipos y materiales. Participa en los actos de licitaciones privadas y públicas y en el control y apertura de cotizaciones. Administra y controla el fondo fijo especial asignado a la unidad. Verifica los trámites por solicitudes de compra de divisas. Controla el movimiento financiero que se llevan en los bancos. Ordena y verifica los trámites de los asuntos del régimen tributario, que sean necesarios efectuar por la dependencia. Revisa y aprueba facturas, órdenes de pago, cheques, órdenes de compra y otros. Maneja partidas presupuestarias, autorizando erogaciones que sean necesarias para cubrir gastos de funcionamiento interno. Administra los recursos económicos y materiales de la unidad. Revisa y coordina la preparación de los estados de la Ejecución Financiera. Coordina y controla los inventarios de los bienes nacionales. Vela por la custodia y preservación de la documentación, relacionada con la unidad. Representa a la Institución en el área de su competencia. Administra, a través de cuentas bancarias, los adelantos que hace la Institución. Rinde cuentas al supervisor inmediato sobre la gestión administrativa. Maneja, contrata y supervisa cotizaciones requeridas por la unidad. Mantiene contacto permanente con los proveedores y vela por el cumplimiento de los procedimientos administrativos exigidos por la Institución. Elabora y envía a la unidad responsable los estados de ganancias y pérdidas balances, rendición de cuentas, gastos de operación, retenciones, aportes, entre otros. Revisa y analiza libros de contabilidad diario, mayor, proveedores y auxiliares de retención. Asiste y participa en reuniones de la unidad. Realiza arqueos de caja y los verifica con los registros contables. Supervisa, controla y distribuye las actividades del personal a su cargo. Solicita traslado de fondo entre las diferentes partidas. Redacta informes, correspondencias, actas, circulares y demás comunicaciones de la unidad. Opera un microcomputador para accesar información. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.







Asunto:


181

ROL ACTIVIDADES

Almacenista Jefe

Supervisa y distribuye las actividades del personal a su cargo. Supervisa la entrada y salida de materiales y equipos del almacén. Verifica la codificación y registro de mercancías que ingresa al almacén. Elabora la programación anual de las adquisiciones para la dotación del almacén. Supervisa la clasificación y organización de la mercancía en el almacén. Elabora órdenes de compra para la adquisición de materiales e informa a la unidad de compras y suministros. Atiende e informa al público en general. Supervisa los niveles de existencia de inventario establecidos de bienes y servicios. Mantiene actualizados los sistemas de registros. Supervisa la selección de materiales y equipos en cuanto a identificación, tipo y calidad. Revisa, firma y consigna inventarios en el almacén. Supervisa el despacho de mercancía a las dependencias que realizan las requisiciones. Realiza reportes diarios de entrada y salida de material del almacén. Realiza y/o coordina inventarios en el almacén. Lleva el control de la contabilidad de las requisiciones. Revisa y conforma informes, correspondencias de caja chica, control de asistencia, relaciones de gastos y otros. Archiva requisiciones de mercancías, requisiciones de compra, guías de despacho y órdenes de entrega. Lleva el control de mercancía despachada contra mercancía en existencia. Establece métodos de trabajo, registro y control en el almacén. Retira de las empresas proveedoras, los materiales y equipos adquiridos por la Institución. Tramita las órdenes de compra. Corta, prueba y prepara materiales para la realización de las prácticas docentes. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Almacenista

Recibe y revisa materiales, repuestos, equipos, alimentos y otros suministros que ingresan al almacén. Verifica que las características de materiales, repuestos, equipos y/o suministros que ingresan al almacén se correspondan con la requisición realizada y firma nota de entrega y devuelve copia al proveedor. Codifica la mercancía que ingresa al almacén y la registra en el archivo manual (kardex) y/o computarizado. Clasifica y organiza el material en el almacén a fin de garantizar su rápida localización. Recibe y revisa las requisiciones internas de materiales, repuestos y/o equipos. Elabora guías de despacho y órdenes de entrega y despacha la mercancía solicitada al almacén. Lleva el control de las salidas de mercancía en el almacén registrándolo en el archivo manual (kardex) y/o computarizado. Elabora inventarios parciales y periódicos en el almacén. Elabora saldos de mercancía que quedan en existencia e informa a su superior inmediato. Guarda y custodia la mercancía existente en el almacén. Realiza trámites ante la Dirección de Transporte a fin de conseguir la asignación de vehículos para el traslado de la mercancía. Transcribe y accesa información operando un microcomputador. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.







Asunto:


182

ROL ACTIVIDADES

Comprador

Recibe, estudia y analiza cotizaciones y presupuestos de acuerdo a las requisiciones. Recibe y verifica requisiciones, órdenes de compra y de servicios y sus correspondientes anexos. Verifica la disponibilidad presupuestaria para la realización de las compras. Tramita órdenes de compra, pago a proveedores y reclamos ante las compañías. Atiende a proveedores, agentes aduanales, agentes de seguros y funcionarios relacionados con las compras. Vela porque los bienes adquiridos se encuentren asegurados. Participa en los comités de compra de la Institución. Revisa y conforma la entrega de documentos al agente aduanal. Efectúa y distribuye compras menores. Lleva el control de archivo de los proveedores, órdenes de compra y cotizaciones recibidas. Mantiene informado al supervisor acerca del avance de las compras. Efectúa el seguimiento a los procesos administrativos relacionados con la adquisición de bienes y servicios. Orienta técnicamente en el área de su competencia. Chequea y verifica materiales y equipos adquiridos. Selecciona y lleva registros de proveedores. Redacta comunicaciones en general. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afín asignada por el supervisor.







Asunto:


183

ROL ACTIVIDADES

APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS

Secretaría - Dirección

Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad. Transcribe a máquina o en computador correspondencia como: oficios, memorándos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exámenes, notas, artículos para prensa y carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos de cátedras, exámenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos. Llena a máquina o a mano formatos de órdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, órdenes de compra y demás formatos de uso de la dependencia. Recibe y envía correspondencia. Opera la máquina fotocopiadora y fax. Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia. Realiza y recibe llamadas telefónicas. Actualiza la agenda de su superior. Toma mensajes y los transmite. Atiende y suministra información a estudiantes, personal de la Institución y público en general. Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos. Convoca a reuniones de la unidad. Archiva la correspondencia enviada y/o recibida. Actualiza el archivo de la unidad. Distribuye la correspondencia de la unidad. Elabora cheques. Desglosa y entrega cheques. Lleva control de caja chica. Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad. Tramita pasajes, alojamiento y viáticos en caso de movilización de su superior. Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios de la unidad. Lleva control de los registros de asistencia del personal administrativo, obrero, docente y estudiantes con Beca-servicio, adscritos a la unidad. Elabora actas de notas. Elabora hemeroteca. Ordena en los estantes libros, textos, revistas y otros. Entrega equipos, materiales y libros a los estudiantes. Recibe y controla peticiones de tesis de grado. Prepara información de la cartelera, anuncios para concursos y eventos de la unidad. Actualiza la cartelera. Vende guías a los estudiantes. Chequea y controla los préstamos de los libros de la unidad a los estudiantes. Transcribe y accesa información operando un microcomputador. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.







Asunto:


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ROL ACTIVIDADES

Oficinista

Recibe, revisa, clasifica, archiva y despacha comunicaciones y demás documentos de oficina consignados por usuarios de la unidad. Llena a mano formatos, libros de registros y control, fichas y otros documentos similares. Efectúa y atiende llamadas telefónicas. Atiende a profesores, estudiantes, empleados y público en general. Suministra información a las personas que la requieran. Opera una fotocopiadora. Lleva el control de ingresos y egresos de material. Recibe información para transcribirla. Procesa en el computador información solicitada. Transcribe correspondencia general, notas de exámenes, datos de inscripción y cualquier documento que se le asigne. Llena formatos de cheques de acuerdo a los datos contenidos en los documentos soporte. Transcribe información para mantener bases de datos. Realiza respaldos a la información procesada en el computador. Graba información para mantener bases de datos. Elabora cuadros demostrativos, organigramas, formatos, flujogramas y otros documentos con la información procesada. Imprime el trabajo realizado. Desglosa, ordena, compagina y entrega los documentos con la información procesada. Cumple con las normas y procedimientos en materia de Seguridad Integral, establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Mensajero

▪ Equipa el medio de transporte que utiliza antes y durante la jornada. ▪ Conduce vehículo automotor para transportar correspondencia y/o encomiendas. ▪ Distribuye y entrega todo tipo de correspondencia, oficios, boletines, memoranda, órdenes de pago, fichas académicas, circulares, invitaciones y participaciones entre las dependencias de la institución y demás organismos públicos y privados. ▪ Retira de las diferentes dependencias, organismos, instituciones, fundaciones: comunicaciones, encomiendas, documentos, etc. ▪ Efectúa operaciones y gestiones bancarias, tales como: depósitos de cheques,efectivo, retira chequeras, transferencias, etc. ▪ Realiza compra de materiales, artículos de oficina y equipos que se requieren, de acuerdo a las necesidades presentadas. ▪ Reporta a la Unidad de Administración los gastos ocasionados por combustible. ▪ Llena reportes periódicos de las tareas asignadas. ▪ Mantiene limpio y en orden equipo y sitio de trabajo. ▪ Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la Organización. Realiza cualquier otra tarea afín que te sea asignada.

Chofer

▪ Verifica las condiciones mecánicas del vehículo antes de salir. ▪ Conduce unidades de transporte automotor liviano y/o medianamente pesado para transportar estudiantes, personal docente, administrativo y obrero. ▪ Conduce» vehículos de carga transportando materiales, equipos y herramientas. ▪ Opera máquinas pesadas tales como: grúas y otras de más de seis toneladas. ▪ Vela por la seguridad y resguardo de los bienes, equipos y/o materiales que transporta. ▪ Vela por la seguridad y resguardo de la integridad física de las personas que transporta. ▪ Realiza viajes fuera del perímetro de la ciudad trasladando personas, materiales, equipos, animales, entre otros. ▪ Reporta fallas y averías de la unidad asignada, con la finalidad de que sean corregidas. ▪ Conduce vehículos para la recolección de basura. ▪ Realiza reparaciones menores de vehículos. ▪ Conduce vehículos para trasladar a los choferes a su lugar de residencia una vez culminado el último turno. ▪ Informa al supervisor sobre cualquier anormalidad suscitada en el horario nocturno de trabajo. ▪ Lleva el control de los repuestos que se utilizan en los vehículos. ▪ Elabora reportes periódicos de las tareas asignadas. ▪ Mantiene limpio y en orden equipo y sitio de trabajo. ▪ Cumple con las normas y procedimientos en seguridad integral establecidos por la Organización. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-GLO– P15/15



Asunto:

GLOSARIO DE TÉRMINOS

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Glosario de Términos

Cálculos Hidráulicos. Cálculos que se ejecutan a las redes y tuberías de agua.

Cómputos Métricos. Cuantificación ordenada de las diferentes partidas que conforman una obra de acuerdo a la unidad de medida establecida por las especificaciones asumidas.

Inspección. Verificaciones de cumplimiento de especificaciones de una Obra.

Instalaciones Sanitarias. Se encargan de retirar de las construcciones de forma segura las aguas negras y pluviales y evitan que los gases y malos olores salgan.

Licitación. Es el proceso de calificación de empresas para realizar una contratación.

Valuación. Proceso de estimar el valor de un activo o de un pasivo.

Visado de Planos. Trámite que debe realizarse para el otorgamiento de permisos de construcción, en el cual, el cliente debe presentar un juego de planos del proyecto.





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-ANE– P1/1



Asunto:

ANEXOS

186

ANEXOS

Manual ingenieria de mantenimiento

Education

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