End user courseNuxeo 5

Nuxeo Enterprise Platform: Manual de Usuario

ndice 1. Introduccin 1.1. Sobre la Plataforma Nuxeo 1.2. Sobre Nuxeo Enterprise 1.3. Sobre esta gua de Evaluacin 2. Nuxeo Enterprise 3. Creacin de Contenido 3.1. Crear un dominio 3.2. Crear un Espacio de Trabajo 3.3. Crear un documento 4. Gestin de Contenidos 4.1. Modificando un documento 4.2. Creando relaciones entre documentos 4.3. Adjuntar ficheros a documentos 4.4. Modificacin de Metadatos 4.5. Comentarios 4.6. Suscripciones 4.7. Copiar y pegar contenidos 4.8. Lista de trabajo 4.9. Bsquedas 5. Validacin del Contenido 5.1. Remitir un documento a un Flujo de Trabajo de Aprobacin 5.2 Aprobar un documento 6. Publicacin de contenido 6.1. Remitir a documento para su publicacin 6.2. Aprobar una remisin de publicacin 7. Control de privilegios 8. Conclusin A. Soporte comercial A.1. Sobre Nosotros A.2. Informacin de Contacto

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Captulo 1. Introduccin1.1. Sobre la plataforma Nuxeo 1.2. Sobre Nuxeo Enterprise 1.3. Sobre esta gua de Evaluacin Est a punto de probar la configuracin por defecto de Nuxeo Enterprise, una aplicacin de gestin de documentos basada en la plataforma ECM de Nuxeo. El propsito de este documento es iniciarle en el uso del sistema y conocer toda su funcionalidad.

1.1. Sobre la plataforma NuxeoNuxeo es una plataforma para la Gestin del Contenido Empresarial (Enterprise Content Management, ECM) muy completa, robusta y extensible basada en Java y desarrollada por Nuxeo y por una comunidad de contribuyentes bajo una licencia Open Source . Est diseado para permitir la construccin y el funcionamiento de una amplia gama de aplicaciones dentro del mbito de aplicacin ECM, siguiendo muy de cerca las necesidades de las empresas desde el servidor al escritorio. Las aplicaciones se desarrollan sobre la plataforma Nuxeo mediante la composicin y extensin de componentes: Todos los componentes de Nuxeo proveen servicios que pueden configurarse sin tener que escribir ningn cdigo, y pueden contribuir a otros componentes con el uso de puntos de extensin. La creacin de aplicaciones verticales sobre Nuxeo EP es muy fcil: slo tiene que elegir los servicios que desea utilizar, configurar y crear las extensiones verticales que necesite.

1.2. Sobre Nuxeo Enterprise PlatformNuxeo Enterprise es la parte del servidor de la plataforma Nuxeo. Al instalarla, permite realizar las siguientes funciones de gestin de documentos: -Creacin de contenido en espacios de trabajo; -Versionado; -Auditora; -Gestin de derechos (permisos) de los usuarios; -Contenido y presentacin de validacin, utilizando los plantillas de documentacin, tambin conocido como secciones; -Previsualizacin de documentos; -Edicin online de documentos; -etc Nuxeo tambin integra caractersticas avanzadas y originales como: -Dominios, un nuevo nivel por encima de espacios de trabajo y secciones, que hace posible que la organizacin de su instancia sea siempre la ms precisa y adaptada a sus necesidades; -Relaciones entre los documentos;4

-Ciclo de Vida y Flujos de trabajo asociados a los documentos; -Personalizacin grfica utilizando temas.

1.3. Sobre este Manual de UsuarioEl propsito de este Manual de Usuario es presentar el funcionamiento global de Nuxeo Enterprise para que pueda utilizarlo y sacar el mximo provecho en su uso diario. La creacin de contenido (de trabajo, documentos); Gestin de contenidos; Validacin de contenidos; La gestin de derechos; Gestin de temas.

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Captulo 2. Nuxeo EnterpriseNuxeo Enterprise est disponible en http://www.nuxeo.org/sections/downloads/. Nuxeo Enterprise requiere Java 5 Java Runtime Environment (JRE) o Software Development Kit (SDK), disponible en http://java.sun.com/.

Captulo 3. Creacin de contenido3.1. Creando un dominio 3.2. Creando un workspace 3.3. Creando un documento

Nuxeo EP est organizada en dominios, que pueden utilizarse como un nivel organizativo ms dentro de la plataforma. Estn compuestos por espacios de trabajo, plantillas y secciones, en las que puede crear y gestionar sus documentos.

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3.1. Creando un dominio1. Clickee en el icono hasta que llegue a la pgina Dominios (Domains en Ingls) de la plataforma. 2. Clickee en el botn Crear un nuevo dominio (Create a new domain button).

3. Rellene el formulario.

4. Clickee el botn Crear (Create). En la pantalla aparece un mensaje de confirmacin junto con el contenido del dominio del contenido . Secciones (Sections), plantillas (templates) y espacios de trabajo (workspaces) se crean automticamente en el dominio.

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3.2. Creando un Espacio de trabajo (Workspace).1. En el dominio, haga clic en Espacios de Trabajo (Workspaces) para entrar en la raz de trabajo.

2. Clickee en el botn Crear un nuevo Espacio de trabajo.

3. Rellene el formulario de creacin.

4. Cuando termine, clickee en Crear (Create).8

Se muestra el Contenido de la pestaa de trabajo.

3.3. Creando un documento1. En un espacio de trabajo, haga clic en el botn Nuevo documento.

2. En los tipos de contenido de la pgina, haga clic en un tipo de contenido. En este caso, creamos un archivo.

3. Rellene el formulario de creacin.

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4. Cuando haya terminado, haga clic en el botn Crear. Se muestra la pestaa Resumen del documento.

Nuxeo Enterprise incluye caractersticas de Drag & Drop.. Para ello slo tiene que instalar la extensin correspondiente a su navegador, disponible en la pgina de acceso. Luego, slo tiene que arrastrar sus documentos desde el escritorio y soltarlos en un espacio de trabajo. La aplicacin se subir automticamente.

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3.4.Crear y utilizar una plantilla (Template)Mostrar la creacin y utilizacin de plantillas para reutilizar estructuras de contenido.

Captulo 4. Gestin de Contenidos4.1.Modificando un documento 4.2. Creando relaciones entre documentos 4.3. Adjuntar ficheros a documentos 4.4. Modificacin de Metadatos 4.5. Comentarios 4.6. Suscripciones 4.7. Copiar y pegar contenidos 4.8. Lista de trabajo 4.9. Bsquedas

4.1. Modificando un documento1. En el Espacio de trabajo, haga click en el nombre del documento para abrirlo. 2. Haga click en la pestaa modificar.

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3. Modifique las propiedades del documento. En este caso, cambiamos la descripcin del documento.

4. Indique si quieree actualizar la versin del documento.

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5. Cuando termine, haga click en el botn Guardar (Save). Se muestra la pestaa Sumario del documento.

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4.2. Creando relaciones entre documentos1. Clickee el nombre del documento para abrirlo.

2. Clickee en la pestaa Relaciones (Relations).

3. Clickee en aadir una nueva relacin.

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4. Rellene el formulario de creacin de una relacin.

ConsejoClickee en el botn de Bsqueda para buscar un documento en Nuxeo Enterprise.

5. Cuando termine, clickee en el botn Aadir (Add). La nueva relacin se muestra en la pestaa de relaciones, en la parte de la pgina de relaciones salientes.

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4.3. Adjuntar ficheros a documentosSe puede adjuntar un fichero a un documento utilzando la pestaa Ficheros (Files) destinada para este uso.

4.4. Modificacin de MetadatosLa pestaa Metadatos (Metadata) permite introducir metadatos de forma manual asociados al documento.

4.5. ComentariosCada documento posee adems una pestaa comentarios con un funcionamiento similar al de un foro, para realizar comentarios asociados al documento.

4.6. SuscripcionesEs posible gestionar los contenidos a los que quiero suscribirme (tanto a modificacin de contenido como de workflow) utilizando la pestaa Mis Suscripciones (My Subscriptions). Adems, los administradores podrn gestionar las suscripciones de otros usuarios o grupos utilizando la pestaa Gestionar Suscripciones (Manage Subscriptions).

4.7. Copiar y pegar contenidosEs posible copiar y pegar contenido en la plataforma, utilizando los botones destinados para ello (debajo del contenido). Tambin es posible cortar y pegar un contenido utilizando su icono y arrastrndolo al rbol de navegacin.

4.8. Lista de TrabajoExiste una lista de trabajo individual con la que utilizar contenido y realizar acciones sobre l como exportar a .ZIP (comprimido), acceso directo o trabajar sobre varios ficheros.

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4.9. BsquedasEn la parte superior derecha de la herramienta existe un buscador que permite realizar bsquedas sobre todos los documentos (incluyendo su contenido). Adems, existe una opcin junto al buscador que permite realizar bsquedas avanzadas, utilizando metadatos, intervalos de fechas de creacin y/o modificacin etc.

Captulo 5. Validacin de Contenido5.1. Presentando un documento a un flujo de trabajo de aprobacin 5.2. Aprobando un documento Los documentos de Nuxeo Enterprise tienen un ciclo de vida compuesto por los siguientes estados:

proyecto, vlido, obsoleto, borrado,

El estado del ciclo de vida determina las acciones que estn disponibles en el documento. Por ejemplo, la publicacin puede estar disponible nicamente para los documentos aprobados. Por defecto, un documento puede ser publicado en cualquier momento, pero Nuxeo permite personalizar esta funcionalidad segn los requisitos de un Workflow concreto. Para cambiar el estado del ciclo de vida de un documento, tendr que realizar acciones especficas, por ejemplo presentar el documento a un flujo de trabajo. Hay tres flujos de trabajo diferentes : flujo de trabajo paralelo, flujo de trabajo en serie, flujo de trabajo de aprobacin,

Slo el flujo de trabajo de aprobacin le permitir el estado del ciclo de vida de un documento.

5.1. Presentando un documento a un flujo de trabajo de aprobacinLa presentacin de un documento a un flujo de trabajo est formado por dos pasos: 1. definicin de las propiedades del flujo de trabajo, 2. declaracin de los usuarios que participan en el flujo de trabajo. Para crear un flujo de trabajo de aprobacin:17

1. Clickee en el nombre del documento para abrirlo. 2. Clickee en la pestaa de flujo de trabajo.

3. Rellene el formulario de propiedades del flujo de trabajo.

4. Cuando termine, haga clic en el botn Inicio. Ahora debe agregar los revisores del flujo de trabajo.

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5. Rellene en el formulario de declaracin para aadir un revisor y haga clic en el botn Aadir.

El usuario se aade a la hoja de ruta del flujo de trabajo.

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6. Repita el paso 5 tantas veces como usted necesite para declarar a todos los revisores. 7. Cuando termine, haga clic en el botn Iniciar de flujo de trabajo.

8. Los participantes del flujo de trabajo pueden ahora aprobar el documento

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5.2. Aprobando un documentoCuando se presenta un documento a un flujo de trabajo, se pueden asignar usuarios y darles una directiva destinada a validar el documento. Los documentos que los usuarios deben revisar figuran en su cuadro de mandos (dashboard). Cuando todos los usuarios hayan aprobado el documento, el flujo de trabajo queda automticamente rescindido y el documento automticamente obtiene el estado de salida del ciclo de vida definido en su creacin. Para aprobar un documento: 1. Clickee en el enlace Panel de control (Dashboard) en la esquina superior derecha para abrir el Panel de Control.

2. En su Panel de control, haga click en el nombre del documento para abrirlo.

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Llegar a la pestaa de Workflow. 3. Escriba un comentario y clickee en el enlace de aprobacin.

El siguiente revisor pasa a ser el revisor actual y debe aprobar el documento. Cuando todos los usuarios hayan aprobado el documento, el flujo de trabajo queda automticamente finalizado y el documento automticamente obtiene el estado que defini cuando empez el flujo de trabajo. El Panel de Control permite tener de un vistazo una idea general del estado de la documentacin en la plataforma ECM para un usuario dado.

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Captulo 6. Publicacin de Contenido6.1. Remitiendo un contenido a publicacin 6.2. Aprobando la remisin de un documento Cuando los documentos estn listos para su distribucin, debe publicarlos en secciones. Las secciones son espacios dedicados a mantener el contenido disponible para un pblico ms amplio. La publicacin se remite para su aprobacin. Para poder enviar un documento a publicacin, debe tener derechos de escritura en el espacio de trabajo y lectura de derechos en la seccin seleccionada. Para aprobar o rechazar los documentos en espera, debe tener derechos de gestionar todo o de escritura en la seccin.

6.1. Remitiendo un contenido a publicacinPara enviar un documento a publicacin en una seccin: 1. En el espacio de trabajo, haga clic en el nombre del documento para abrirlo. 2. Clickee en la pestaa Publicar (Publish).

1. Seleccione la seccin en la que desea publicar el documento y haga clic en el botn Publish.

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El nmero de versin del documento se muestra a la derecha del nombre de la seccin, para indicar la versin actual.

El documento an no est disponible para los usuarios con derechos de lectura en la seccin.

6.2. Aprobando la remisin de un documentoPara aprobar un documento que ha sido sometido a publicacin en una seccin: 1. Haga click en el enlace de acceso al Panel de Control (Dashboard) en la esquina superior derecha de la pgina.

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2. Haga click en el nombre del documento para abrirlo.

El documento pendiente se abre en la seccin. 3. Escriba un comentario y haga clic en el botn Publicar (Publish).

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El documento es publicado.

El documento est ahora disponible para todos los usuarios que tienen derechos de lectura en la seccin.

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Captulo 7. Control de PrivilegiosLos derechos de acceso estn establecidos para un dominio o espacio, y son heredados por sus espacios hijos (subcarpetas). La pestaa de derechos de acceso le permite dar o negar derechos a los usuarios del sitio. Se puede personalizar de este modo el acceso a contenido y hacerlo ms preciso. 1. En un espacio de trabajo, haga clic en la pestaa derechos de acceso (Access Rights) para gestionar los derechos de acceso.

2. En la parte de la pantalla de Aadir una nueva norma de seguridad (Add a new security rule), busque y seleccione el usuario al que desea dar acceso y los derechos que desea darle. En este caso, damos a John Doe (jdoe) derechos para escribir sobre el contenido del espacio de trabajo.

En el desplegable "Accin" (Action) seleccione la casilla le permite conceder o denegar el derecho seleccionado.28

3. Cuando haya terminado, haga clic en el botn Aadir permiso. El usuario y sus derechos se muestran en la zona de Derechos locales (Local Rights) de la pestaa.

En este caso, el usuario John Doe simplemente tiene derechos de escritura en el Espacio de Trabajo "Documentacin de usuario" (User documentation), puede ver las pestaas correspondientes a sus derechos: no se visualiza la pestaa derechos de acceso (Access rights), pero puede crear documentos.

Tambin se pueden gestionar usuarios y grupos de forma muy sencilla utilizando la opcin situada en la parte superior derecha, junto al Buscador y el Panel de Control. Esta opcin estar visible slo para los administradores y otros usuarios con privilegios de este tipo.

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Captulo 8. ConclusinNuxeo es una plataforma de ECM que le permite crear, procesar, compartir y recuperar documentos. En esta gua se presentan sus principales caractersticas, de modo que usted puede descubrir y evaluar Nuxeo para su empresa u organizacin. Existe una lista de correo dedicada a Nuxeo. Puede suscribirse aqu. No dude en darnos su feedback! Para obtener ms informacin acerca de Nuxeo, pngase en contacto con nosotros en yerbabuena@yerbabuena.es.

Apndice A. Soporte Comercial A.1. Sobre NosotrosYerbabuena Software ofrece soporte comercial a sus clientes, que incluye soporte correctivo y funcional de sus proyectos de ECM. La empresa realiza un proyecto Eureka (europeo) junto con Nuxeo, denominado Nuxeo 2010, que pretende aumentar las caractersticas funcionales de Nuxeo dontndole de prestaciones innovadoras como la Gestin de Contenidos Semntica, Acceso mediante Dispositivos Mviles (PDAs, Smartphones) o la integracin con funcionalidad OCR. Yerbabuena Software nace como un proyecto Spin-Off de la Universidad de Mlaga, dentro de la Escuela Tcnica Superior de Ingeniera Informtica.

A.2. Informacin de contacto A.2.1. GeneralWeb: www.yerbabuena.es E-mail: yerbabuena@yerbabuena.es

A.2.2. MadridAvd. de Felipe II n15, Planta 1 28009 Madrid 902 995 246

A.2.3.MlagaC/Ivan Pvlov n8, 2 Planta, Oficina 3 902 995 246

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