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Alta en el sistemaFichas de alumnos, empleados y familias

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Alta en el sistema Fichas de alumnos, empleados y familias

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INTRODUCCIÓN 3 OBJETIVOS 3

Capítulo 1: Alta de un alumno 4 1.1 Origen del alta del alumno 4

1.1.1 Creación de un alumno nuevo 4 1.1.2 Creación a partir de una preinscripción 9

Capítulo 2: Alta de un empleado 10 2.1 Origen del alta del empleado 10

2.1.1 Creación de un empleado nuevo 10 2.1.2 Creación de un empleado a partir de un padre o tutor 11

Capítulo 3: Alta del padre o tutor 12 3.1 Caso 1 12 3.2 Caso 2 13 3.3 Caso 3 14 3.4 Creación de una ficha de familia 14 3.5 Vinculación de un alumno a una familia 16 3.6 La ficha de una familia 17 3.7 La ficha de un padre 20


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Introducción En un centro educativo intervienen gran cantidad de personas agrupadas en los siguientes roles:

• Empleados • Padres • Alumnos

En el presente manual se ofrecen las instrucciones necesarias para dar de alta a un miembro de la comunidad educativa dependiendo de su rol en el centro.

Objetivos A lo largo de este manual aparecen las herramientas necesarias para alcanzar los siguientes objetivos: 1. Dar de alta a un miembro de la comunidad educativa a partir de

su rol. 2. Conocer los datos obligatorios para la creación de la ficha de un

miembro de la comunidad educativa.


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Capítulo 1: Alta de un alumno

1.1 Origen del alta del alumno Para la creación de la ficha de un alumno en el sistema, el usuario deberá recorrer la siguiente ruta:

Deberá pulsar sobre el botón ”Nuevo”. Podrá realizarla de forma totalmente nueva, o desde los datos de su preinscripción. Figura 1.

Fig.1

1.1.1 Creación de un alumno nuevo Al elegir la opción ”Alumno nuevo” el sistema ofrece una pantallacomo muestra la figura 2.

Archivo Mantenimiento Alumnos

La ficha de un alumno puede ser creada desde: Alumno nuevo Desde una preinscripción

En la ficha de un alumno nuevo el usuario podrá introducir los datos relacionados con:

• Datos personales • Datos generales • Dirección • Titular del alumno • Nacimiento


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Fig.2 Tal como explica el punto 1.1 de este manual, en la creación deuna ficha de un miembro de la comunidad educativa, Alexia pide al usuario que introduzca unos datos obligatorios. Además Alexia ofrece la posibilidad de registrar una amplia variedad de datos.

• Datos personales: nombre y apellidos.

• Datos generales: NIF, NIA (número de identificación dealumno), sexo, pasaporte y dirección de correoelectrónico.

• Dirección: además de los datos principales, Alexia ofrece la

posibilidad de situarla en el mapa, si el usuario pulsa sobreel botón “lupa” . También existe la posibilidad devisualizar la situación con una visión de satélite. Figura 3.


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Fig.3

• Titular del alumno: Estos datos corresponden a la personaque se hará cargo de los costes generados en el centroeducativo por el alumno. Figura 4.

Fig.4

• Nacimiento: Alexia permite el registro de los datosreferentes al nacimiento tal como muestra la figura 5.


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Fig.5 Una vez finalizada la introducción de datos el usuario puede:

• Continuar para crear la ficha de la familia del alumno: eneste caso Alexia mostrará una pantalla con los datos que elusuario haya introducido con el fin de verificar suautenticidad. Figura 6.

• Finalizar la creación de la ficha del alumno.

Fig.6

Si al introducir los datos el sistema detectase que éstos coincidencon algún alumno ya existente, Alexia mostrará una pantalla comola que muestra la figura 7 en la que el usuario podrá:

Alexia está preparada para detectar que los nuevos datos coincidan con otros ya introducidos en el sistema.


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• Omitir: o prescindir de la información que contiene laventana y continuar con la introducción de datos.

• Es hermano: esta opción recogerá todos aquellos datosque tengan en común.

• Alumno seleccionado: esta opción evita el duplicado deregistros. Alexia contempla la posibilidad de que unalumno cause baja en el centro educativo yposteriormente vuelva a matricularse en él.

Fig.7 Al finalizar el proceso Alexia muestra una pantalla como la de la figura 8 en la que el usuario tiene la posibilidad de realizar lamatrícula del alumno

Fig.8

En caso de pulsar sobre la opción “No”, el usuario sólo podrá acceder a los datos desde el histórico de alumnos o desde el áreade consulta eliminando la marca “Mostrar sólo los matriculados”.En caso de pulsar sobre la opción “Si” Alexia habilitará el asistentede matriculación del alumno.


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1.1.2 Creación a partir de una preinscripción Alexia ofrece un listado de todas aquellas personas que estándadas de alta en el sistema y no están matriculadas. Ademásofrece un filtro a partir de su estado tal como muestra la figura 9.

Fig.9 Al seleccionar sobre un alumno preinscrito y pulsar sobre“Siguiente” se creará en el sistema una ficha del alumno.


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Capítulo 2: Alta de un empleado

2.1 Origen del alta del empleado Para la creación de la ficha de un empleado en el sistema, el usuario deberá recorrer la siguiente ruta:

El administrador podrá crear un empleado de forma totalmentenueva o que además tenga el rol de padre o tutor de alumno yaexistente en el sistema. Figura 10.

Fig.10

2.1.1 Creación de un empleado nuevo Si el usuario elige esta opción el sistema le ofrecerá la posibilidadde introducir los datos que se muestran en la pantalla de la figura 11.

Archivo Mantenimiento Empleados


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Fig.11

2.1.2 Creación de un empleado a partir de un padre o tutor En ocasiones un padre o tutor de un/os alumno/s puede teneradicionalmente el rol de empleado del centro. Con la opción “De padre/Tutor” Alexia ofrece la posibilidad decrear una ficha de empleado a partir de los datos introducidos previamente en el sistema. Para ello el usuario deberá elegir a uno de los miembros queofrece la lista de padres o tutores, figura 12 y pulsar sobre el botón “siguiente”. Alexia creará una ficha de empleado a partir de losdatos del padre o tutor seleccionado.

Fig.12

En ocasiones un padre o tutor de un/os alumno/s puede tener adicionalmente el rol de empleado del centro.


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Capítulo 3: Alta del padre o tutor

Al crear un usuario con rol de padre o tutor, el administrador de Alexia puede encontrarse con los siguientes casos generales

• Caso 1: Que el alumno esté dado de alta en el sistema ytenga asignada una familia.

• Caso 2: Que el alumno esté dado de alta en el sistema y notenga asignada una familia.

• Caso 3: Que el alumno no esté dado de alta en el sistema.

3.1 Caso 1 En el caso de que el alumno ya esté dado de alta en el sistema ytenga asignada una familia, el usuario podrá acceder a la ficha de la familia del alumno desde varias rutas. Una de ellas es la siguiente:

En la ficha del alumno deberá acceder a la carpeta “Familias”,figura 13, y pulsar sobre el botón “Editar”.

Fig.13

Archivo Mantenimiento Alumno

El administrador de Alexia podrá añadir un usuario padre o tutor de un alumno editando la ficha de la familia relacionada con dicho alumno.


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De esta forma se activarán las opciones que aparecen a la derechadel nombre de la familia. Pulsando sobre el botón “Modificarficha”, el administrador podrá acceder a la ficha de la familia, figura 14. En la carpeta “Padres/Tutores” podrá crear un nuevo padre o tutor, pulsando sobre las opciones “Crear desdeempleado” o “Crear”.

Fig.14 3.2 Caso 2 En el caso de que el alumno ya esté dado de alta en el sistema y notenga asignada una familia, el usuario deberá recorrer la siguienteruta:

En la ficha del alumno deberá acceder a la carpeta “Familias”,figura 13, y pulsar sobre el botón “Editar”. De esta forma se activarán las opciones que aparecen a la derechadel nombre de la familia. Pulsando sobre el botón “Añadir”, eladministrador podrá acceder a la creación de la ficha de la familia, ver punto 4.4 de este manual.

Archivo Mantenimiento Alumno

El administrador de Alexia podrá asignar una familia a un alumno ya creado en el sistema.


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3.3 Caso 3 En el caso de que el alumno no esté dado de alta en el sistema, durante este proceso, Alexia ofrecerá al usuario la posibilidad decrear la ficha de su familia, figura 15, con la opción “Continuar paracrear familia”.

Fig.15

3.4 Creación de una ficha de familia Para la creación de la ficha de un familiar en el sistema el usuariodeberá recorrer la siguiente ruta:

El sistema ofrece los campos de información a cerca de la familia que aparecen en la figura 16. Son obligados el nombre de la familiay su domicilio.

Archivo Mantenimiento Familia

En el proceso de dar de alta a un alumno, Alexia ofrece la posibilidad de crear una familia y, consecuentemente, un padre o tutor de ella.


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Fig.16 Si el usuario elige la opción “Continuar y NO crear padres/tutores”el sistema creará una ficha de la familia. Posteriormente, desde lacarpeta Padres/tutores de la ficha de la familia podrá vincular a lospadres tutores pulsando el botón “Crear”. Figura 17.

Fig.17 Si, por el contrario, el usuario elige la opción “Continuar para crear padres/tutores” el sistema le ofrecerá una nueva pantalla como laque muestra la figura 18.


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Fig.18 Al pulsar sobre el botón “Continuar”, el sistema, además de la fichade familia, creará el registro del primer y/o segundo tutor. 3.5 Vinculación de un alumno a una familia Para vincular un alumno a una familia, el usuario accederá a lacarpeta “Alumnos” de la ficha de la familia y pulsará sobre el botón “Asignar”, tal como muestra la figura 19.


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Fig.19 El usuario podrá desasignar un alumno de la familia. Con la opción“Modicar” podrá acceder a la ficha del alumno seleccionado yeditar sus datos. 3.6 La ficha de una familia Siguiendo la ruta especificada en el punto 4.4 de este manual, el usuario podrá acceder la ficha de una familia. En ella podráintroducir los datos agrupados en las carpetas:

• General: incluye los principales datos de la familia, figura 20.

• Dirección: permite introducir de forma detallada todos losdatos referentes a la dirección de la familia

• Padres/Tutores: muestra los padres y/o tutores de lafamilia. Además permite crear nuevas fichas, modificar losdatos de éstos o borrar su relación. Figura 21. Para acceder a la ficha de uno de los padres el usuario deberá hacerdoble pulsación sobre su nombre. Punto 4.4 de este manual.

• Alumnos: muestra los alumnos pertenecientes a estafamilia: el usuario podrá asignar un alumno a la familia,desasignar, o modificar sus datos. Figura 22.

La ficha de una familia agrupa los datos en las siguientes carpetas:

• General • Dirección • Padres/Tutores • Alumnos • Datos libres • Documentos


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• Datos libres: el usuario podrá introducir datos que sean necesarios y que no estén incluidos en cualquier otracarpeta. Para ello deberá pulsar sobre el botón “Definir”. El usuario podrá definir un nivel de LOPD con el fin de quedichos datos sólo sean visibles para los usuarios a quienesse les dé el permiso para ello. Figura 23.

• Documentos: el usuario podrá adjuntar ficheros relacionados con la familia, bien pulsando sobre la opción“Seleccionar” o bien pulsando sobre la opción “Escáner”. Podrá definir un nivel de LOPD con el fin de que dichosdatos sólo sean visibles para los usuarios a quienes se lesdé el permiso para ello. Figura 24.

Fig.20

Fig.21


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Fig.22

Fig.23

Fig.24


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3.7 La ficha de un padre La información que se puede definir en la ficha de un padre estáagrupada en las siguientes carpetas:

• General: incluye los principales datos del padre, figura 25.

• Nacimiento: incluye los principales datos relacionados tanto con el nacimiento como con la nacionalidad deltutor.

• Contacto: incluye los datos con los que el centro educativopodrá contactar con el padre a través de teléfono y/ocorreo electrónico.

• Datos: si el tutor desea recibir SMS y/o e‐mails deberán estar señaladas las casillas correspondientes, figura 26.

• Datos familiares: referentes a la dirección de la familia.Esta carpeta permite la posibilidad de indicar una direccióndiferente, para el tutor seleccionado. Esta opción sólo estará disponible para aquellas familias que tengandefinidos más de un progenitor, y marcada la casilla “reside en otra dirección”. Alexia permite definir en estacarpeta el duplicado de la correspondencia con la familia.

• Datos libres: ver punto 4.6 de este manual.

• Documentos: ver punto 4.6 de este manual.

La ficha de un padre agrupa los datos en las siguientes carpetas:

• General • Nacimiento • Contacto • Datos • Datos familiares • Datos libres • Documentos

Nota: desde esta pantalla el usuario podrá vincular a alguno de los tutores a otra familia diferente.


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Fig.25

Fig.26

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