Manuales

Celia Berenice Lorenzo Valera Tu-0901096Ing. Nadyezhda Iveth Hernández Ramírez

Los manuales son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización

Antecedentes

"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar(manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa".

Agustín Reyes Ponce.

Autores

El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades especificas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo".

Graham Kellog

"Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa".

Terry G. R

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

¿Qué es un Manual Administrativo?

a) Instruir al persona, acerca de aspectos tales

como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos , normas, etc.

b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

c) Ayudan a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.

d) Sirve como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

Objetivos de los manuales:

e) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta: a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

f) Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

g) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

h) Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

i) Aumenta la eficiencia delos empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo.

ii) Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

iii) Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

ventajas

Logra y mantiene un sólido plan de organización.

Facilita el estudio de los problemas de organización.

Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.

Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.

Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.

La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.

Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.

Desventajas

Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar Un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.

Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

Elementos para documentar procedimientos:

1. Propósito/Objetivo 2. Alcance, 3. Unidad responsable 4. Políticas de operación5. Descripción narrativa6. Diagrama de flujo7. Documentos de Referencia8. Glosario y, 9. Anexos

Elementos de los manuales

Es importante en la toma de decisiones en la administración, ya que facilita el aprendizaje y proporciona la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.

Importancia

Por su contenido se clasifican en:

· De organización: dónde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la empresa.· De procedimientos: acá se establecen los principales procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.· De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.· De Bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.

Por su ámbito:

· Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.· Específicos: que consignan información de un área o específica.

Clasificación de los manuales

Arellano, E.,(2012), Administración de la Calidad en la Hotelería, elaboración de procedimientos, (1ra. Ed), México: Estudio Alterna

Bibliografía