Memorial Anual 2014-Sgdiei
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MEMORIA ANUAL 2014 SUB GERENCIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL E INFORMÁTICA DE LAS INSTANCIAS DE LA UNIDAD ORGANICA a. Misión Conducir, orientar y asesorar el óptimo uso de los recursos, el cambio y adecuación sistemática de las funciones, competencias, estructuras y procedimientos, así como la formulación, seguimiento, evaluación y actualización de los documentos de gestión Institucional, seguimiento y evaluación del servicio público y convenios interinstitucionales celebrados por las diferentes dependencias del Gobierno Regional de Madre de Dios, permitiendo coadyuvar al logro de la eficiencia, eficacia y excelencia en el servicio público hacia la colectividad, mantener actualizados y en adecuados niveles de tecnología los equipos y sistemas de información acorde con el Plan Informático Institucional de corto, mediano y largo plazo. b. Principales acciones 1. Emisión de opiniones técnicas en asuntos de su competencia 2. Asesoramiento a las Direcciones Sectoriales en la Formulación o Actualización de sus Instrumentos y Documentos de Gestión 3. Elaboración de documentos normativos como Reglamentos y/o Directivas. 4. Formulación de los documentos de gestión interno de la sede regional: Organigrama, ROF, MOF, CAP, MAPRO,TUPA y POI 5. Se realizó el proceso de revisión técnica de la formulación/programación y evaluación del Plan Operativo Institucional (POI), estableciéndose la respectiva consolidación a nivel del Pliego 454 Región Madre de Dios. 6. Conducir el proceso de Transferencia de Funciones. 1
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MEMORIA ANUAL 2014
SUB GERENCIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL E INFORMTICA
DE LAS INSTANCIAS DE LA UNIDAD ORGANICAa. MisinConducir, orientar y asesorar el ptimo uso de los recursos, el cambio y adecuacin sistemtica de las funciones, competencias, estructuras y procedimientos, as como la formulacin, seguimiento, evaluacin y actualizacin de los documentos de gestin Institucional, seguimiento y evaluacin del servicio pblico y convenios interinstitucionales celebrados por las diferentes dependencias del Gobierno Regional de Madre de Dios, permitiendo coadyuvar al logro de la eficiencia, eficacia y excelencia en el servicio pblico hacia la colectividad, mantener actualizados y en adecuados niveles de tecnologa los equipos y sistemas de informacin acorde con el Plan Informtico Institucional de corto, mediano y largo plazo.b. Principales acciones1. Emisin de opiniones tcnicas en asuntos de su competencia2. Asesoramiento a las Direcciones Sectoriales en la Formulacin o Actualizacin de sus Instrumentos y Documentos de Gestin3. Elaboracin de documentos normativos como Reglamentos y/o Directivas.4. Formulacin de los documentos de gestin interno de la sede regional: Organigrama, ROF, MOF, CAP, MAPRO,TUPA y POI5. Se realiz el proceso de revisin tcnica de la formulacin/programacin y evaluacin del Plan Operativo Institucional (POI), establecindose la respectiva consolidacin a nivel del Pliego 454 Regin Madre de Dios.6. Conducir el proceso de Transferencia de Funciones.7. Administracin de los recursos de hardware, software y de comunicaciones institucional que conforman el sistema informtico institucional.
Ver anexo 2.
c. Logros obtenidosSe ha logrado actualizar y aprobar el Texto nico de Procedimientos Administrativos TUPA:1) Sede Central del Gobierno Regional de Madre de Dios, mediante Ordenanza Regional N 017-2014/GRMDD/CR de fecha 05/Dic/2014;2) de la Direccin Regional de Salud mediante O.R. n 015-2014/RMDD/CR de fecha 09/Oct/2014 y de la 3) Direccin Regional de Comercio Exterior y Turismo mediante O.R. n 007-2014/RMDD/CR de fecha 06/08/2014. 4) De igual forma los documentos de gestin ROF de la Direccin Regional Forestal y de Fauna Silvestre del Gobierno Regional de Madre de Dios.Se han logrado aprobar los Manuales de Procedimientos Administrativos de las Direcciones Regionales de: 1) Manual de Procedimientos Administrativos de la Direccin Regional de Transportes y Comunicaciones de Madre de Dios - MAPRO, el cual consta de sesenta y uno (61) procedimientos administrativos de mayor frecuencia en la institucin, con sus respectivos flujogramas de secuencias, contenidos en doscientos veinticuatro (214) folios, que han sido establecidos de acuerdo a las nuevas disposiciones vigentes; aprobado por Resolucin. R.E.R. N 0735-2014-GOREMAD/PR.2) Manual de Procedimientos Administrativos de la Direccin Regional de Transportes y Comunicaciones de Madre de Dios - MAPRO, el cual consta de sesenta y uno (61) procedimientos administrativos de mayor frecuencia en la institucin, con sus respectivos flujogramas de secuencias, contenidos en doscientos veinticuatro (214) folios, que han sido establecidos de acuerdo a las nuevas disposiciones vigentes; con Resolucin R.E.R. N 0735-2014-GOREMAD/PR.3) Manual de Procedimientos - MAPRO de la Direccin Regional de Vivienda, Construccin y Saneamiento del Gobierno Regional de Madre de Dios, conforme los considerandos anteriormente expuestos, el mismo que forma parte integrante de la presente resolucin. Aprobado con R.E.R. N 0097-2014-GOREMAD/PRSIMPLIFICACION ADMINISTRATIVA
4) Aplicacin de la metodologa para la simplificacin administrativa y el costeo de servicios al ciudadano y empresas: Ya se cuenta con una nueva metodologa de simplificacin administrativa aplicada a nivel todas las unidades comprendidas en la formulacin del TUPA, con la finalidad de simplificar y estandarizar los trmites. A excepcin de la Direccin Regional de Energa y Minas que no ha presentado su TUPA.
5) Al Diplomado en Simplificacin Administrativa en la modalidad virtual y presencial tuvo como objetivo fortalecer las capacidades para simplificar los trmites, costear con el mtodo de costeo por actividades, para la elaboracin del TUPA con la normatividad vigente y mejorar la atencin al pblico, esta modalidad de educacin masiva fue utiliza en una plataforma virtual por la Presidencia del Concejo de Ministros PCM (www.pcm.gob.pe/diplomado) habiendo participado personal de la Sede Central y personal de las Unidades Ejecutorias
6) CONSTITUCION DEL EQUIPO DE MEJORA CONTINUA
El equipo de mejora continua se conforma con RESOLUCIN EJECUTIVA REGIONAL N 332-2013-GOREMAD/PR. a los siguientes miembros que actualmente bien llevando a cabo el proceso de simplificacin administrativa: conduciendo el Proceso de acuerdo y siguiendo las etapas y fases establecidas en el Decreto Supremo que aprueba la Metodologa de Simplificacin Administrativa y establece disposiciones para su implementacin, para la mejora de los procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad (DECRETO SUPREMO N007-2011-PCM).7) GOBIERNO ABIERTO
Plan de accin de Gobierno Abierto: contiene compromisos concretos del Estado Peruano sobre: a) Transparencia y acceso a la informacin, b) Integridad pblica, d) participacin ciudadana y rendicin de cuentas y e) gobierno electrnico para mejorar los servicios a la ciudadana. Avances:
Mejora en los niveles de cumplimiento del Portal de Transparencia Estndar, se cuenta con un responsable de acceso a la informacin pblica y un responsable del portal de transparencia estndar. Con un cumplimiento de registro que acredita que la entidad ha implementado el portal de transparencia estndar, y reporta un alto nivel de cumplimiento.
Se condujo la implementacin del Sistema de Control Interno del GOREMAD, tal esa as que se logra:
1) APROBAR el "Informe de Diagnstico del Sistema de Control Interno del Gobierno Regional de Madre de Dios", el mismo que forma parte integrante de la presente resolucin. R.E.R. N 0519-2014-GOREMAD/PR.2) APROBAR el "Plan de Trabajo del Sistema de Control Interno del Gobierno Regional de Madre de Dios 2014 - 2016", que consta de siete (07) tems, Cronograma General, Plan de Trabajo Detallado, Reglamento de Funciones de los Equipos del Comit del SCI, Conclusiones y Recomendaciones. R.E.R. N 0763-2014-GOREMAD/PR.
Aprobacin del Plan Operativo Informtico 2014 de la Sub Gerencia de Desarrollo Institucional e Informtica del Gobierno Regional de Madre de Dios, que consta de cinco (05) tems, Anexo 1 que contiene seis (06) Fichas Tcnicas de Actividades y Anexo 2 que contiene la Programacin de Adquisiciones Informticas para el Ao Fiscal. R.E.R. N 0595-2014-GOREMAD/PR
Se han logrado implementar las acciones de revisin, anlisis y aportes normativos respecto con la formulacin de Directivas Internas de la Entidad, orientadas a mejorar el sistema organizacional de las diversas unidades orgnicas de la institucin, de conformidad con las normas vigentes. Para tal efecto se han formulado las siguientes Directivas:
1) NORMAS PARA UNIFORMIZAR LA GENERACIN DE DOCUMENTOS OFICIALES EN LAS DEPENDENCIAS DEL GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS DIRECTIVA N 002-2014-GOREMAD-GRPPYAT/SGDIEI, donde se Establece procedimientos y normas para uniformizar la generacin de documentos en las comunicaciones escritas internas y hacia el exterior, su clasificacin y el uso de lenguaje al gnero o lenguaje inclusivo en todo tipo de comunicacin oficial que se emita o se utilice en los distintos niveles del Gobierno Regional de Madre de Dios, Aprobado mediante Resolucin Ejecutiva Regional N 0538-2014-GOREMAD/PR.
2) NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA Y RECEPCIN DE CARGO PARA FUNCIONARIOS Y SERVIDORES DEL GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS DIRECTIVA N 001-2014-GOREMAD-GRPPYAT/SGDIEI, Orientar a los Funcionarios y Servidores del Gobierno Regional de Madre de Dios, sobre las acciones que deben realizar respecto a la entrega de cargo al momento de asumir o dejar el cargo en la Institucin de una manera ordenada, eficiente y documentada en salvaguarda del acervo documentarlo en fsico y Archivos Electrnicos en sistema digital de la Base de Datos en el CPU o computadora, bienes, equipos, enseres, rendicin de cuentas y/o entrega de bienes, equipos o enseres que constituyen Patrimonio del Gobierno Regional de Madre de Dios; Aprobado mediante Resolucin Ejecutiva Regional N 0535-2014-GOREMAD/PR.
INFORMATICA, IMPLEMENTACION DE:Mdulos para la Oficina de Relaciones Pblicas:- Mdulo de Notas de Prensa: Mdulo de Agenda Presidencial; Formato de Solicitud de Informacin.Mejora de Procedimientos administrativos y servicios prestados (Simplificacin Administrativa) - Fase de aprobacin del Plan de Trabajo.Implementacin y Mejoramiento de Software y Aplicativos de SIGA, SISPER, Base de Datos, Central Telefnica, Correos Institucionales Sistemas de Red, Pagina Web Institucional, Portal de TransparenciaRenovacin de las lneas telefnicas mviles para Funcionarios y Directivos con un solo Plan de Pagos Corporativos de mejor servicio y a menor costoTodos estos productos han concluido como resultado intermedio a un mayor conocimientos en el uso y aplicacin de los documentos de gestin por parte de los empleados pblicos, lo cuales han generado un mayor impacto en la ciudadana al tener ellos un mayor conocimiento de los tramites (acceso a la informacin) que realiza el GOREMAD en la prestacin de servicios.Ver Anexo 1
d. Anlisis y comentarios de los ratios financierosSolo se cuenta con presupuesto para la atencin de remuneraciones del personal de la oficina de la Sub Gerencia de Desarrollo Institucional e Informtica.e. Evaluacin de los estado financierosEl presupuesto a toda fuente es de: S/. 133 453.00 presentando un avance del 100% en el ao 2014, ya que representa solamente gastos corrientes.
f. Anlisis de la programacin y ejecucin de proyectosLa Sub Gerencia de Desarrollo Institucional e Informtica no realiza la ejecucin de proyectos de inversin ni presupuesto para ejecutarlo, por lo que no se presenta el respectivo anlisis.g. Limitaciones
1. Falta de conocimiento pleno e importancia del proceso de Descentralizacin del pas por parte de algunos funcionarios que ejercen las acciones de toma de decisiones; lo cual conduce a que no se orienten de forma adecuada y oportunamente los recursos presupuestales en Bienes y Servicios, para las acciones de capacitacin en el manejo, conduccin y ejecucin de las funciones y competencias sectoriales transferidas. Esta accin se constituye en una de las principales restricciones en la entidad, presentndose en muchos casos dficit de atencin en las funciones transferidas, lo cual en muchos casos afectan al administrado, usuario y poblacin. Se requiere de personal designado permanente a proseguir con el seguimiento y monitoreo de las Funciones transferidas al Gobierno Regional de Madre de Dios
2. No se cuenta con una evaluacin en relacin a la articulacin de planes sectoriales y/o programas nacionales con los planes de desarrollo regional y local. No existe organismo gubernamental que evale el avance de los planes regionales con los objetivos estratgicos del Plan Bicentenario 2021.
3. Segn los Informes de los Sectores que recibieron transferencia de Funciones y Competencias la gran mayora no ha recibido la provisin de asignacin presupuestal ascendiendo a la suma de 26000,000 veinte y seis millones aproximadamente.
4. Falta de adecuados ambientes fsicos laborales, lo que limita la plenitud de desarrollo de produccin de los servidores.
5. Falta de asignacin presupuestal para el desarrollo de cursos de capacitacin en diversos temas de gestin pblica integral, a favor de los servidores de la entidad.
6. Necesidad de Profesionales capacitados y especializados en Gestin Pblica.
7. Necesidad de elevar los niveles remunerativos para personal en cargos crticos o ms importantes de mucha responsabilidad.
8. Los constantes cortes de energa elctrica han malogrado muchos equipos computacionales y perjudica el normal desarrollo de las actividades laborales cotidianas.
9. Se requiere de personal exclusivo para seguimiento y monitoreo de a nivel de pliego en lo que refiere a Documentos de Gestin y TUPA, MAPRO, POI.
10. Requerimiento de Implementacin y Asignacin Presupuestal para las Unidades Orgnicas Estructuradas conforme a normativa sin embargo se encuentran sin funcionamiento.
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