MERACDEDIAS
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UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL Excelencia, Visin, Liderazgo
Campus Santo Domingo
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y NEGOCIOS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
Tesis previa la obtencin del ttulo de LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA C.P.A.
DISEO DE UN SISTEMA CONTABLE PARA EL CONTROL DEL INVENTARIO
DE MERCADERIAS DE LA DISTRIBUIDORA DE JOYAS VIZZON, SANTO DOMINGO, 2009
Estudiante MARILYN GABRIELA CASTELO ANGULO
Director de Tesis
MsC. JOS IBARRA
Santo Domingo-Ecuador Abril, 2009
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DISEO DE UN SISTEMA CONTABLE PARA EL CONTROL DEL
INVENTARIO DE MERCADERIAS DE LA DISTRIBUIDORA DE JOYAS VIZZON, SANTO DOMINGO, 2009
MsC. Jos Ibarra. DRECTOR DE TESIS
APROBADO
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL MIEMBRO DEL TRIBUNAL MIEMBRO DEL TRIBUNAL
Santo Domingo,..de.del 2009
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iii
Del contenido del presente trabajo se responsabiliza el autor
Marilyn Gabriela Castelo Angulo
-
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UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL Campus Santo Domingo
INFORME DEL DIRECTOR DE TESIS
Msc. Jos Ibarra, en calidad de Director de Tesis del tema DISEO DE UN
SISTEMA CONTABLE PARA EL CONTROL DEL INVENTARIO DE
MERCADERAS DE LA DISTRIBUIDORA DE JOYAS VIZZON, SANTO
DOMINGO, 2009, realizado por la Srta. Marilyn Gabriela Castelo Angulo, para
optar por el ttulo de Licenciada en Contabilidad y Auditora C.P.A., doy fe que el
presente trabajo de investigacin ha sido dirigido y revisado en todas sus partes,
por lo cual autorizo su respectiva presentacin.
Santo Domingo, Abril del 2009
Atentamente,
Msc. Jos Ibarra DIRECTOR DE TESIS
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v
DEDICATORIA
Dedico esta tesis a mis padres,
por el amor, sacrificio, dedicacin
y el apoyo incondicional que me han
brindado en todo momento.
As mismo, agradezco a mis hermanos quienes
han estado conmigo en todo momento,
apoyndome y dndome nimos
para seguir adelante,
en el cumplimiento de mis metas.
Marilyn Gabriela Castelo Angulo
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vi
AGRADECIMIENTO
El presente trabajo va dirigido
primeramente a Jehov
quien me ha dado la vida, la capacidad
y las fuerzas necesarias
para seguir adelante
en el cumplimiento de mis objetivos
en segundo lugar a mi familia
quienes han hecho posible
el logro de este ttulo,
gracias a su apoyo incondicional
y en tercer lugar agradezco a mi director
quien supo impartirme sus conocimientos
para el desarrollo de esta tesis.
Marilyn Gabriela Castelo Angulo
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INDICE
Pg. Portada Hoja de sustentacin y aprobacin de los integrantes del tribunal. Hoja de responsabilidad del autor Informe de aprobacin del director del Plan de Titulacin... Dedicatoria.. Agradecimiento.. ndice ndice de Grficos.. ndice de Tablas. ndice de Anexos.. Resumen
CAPITULO I INTRODUCCIN
1.1. Antecedentes. 1.1.1. Antecedentes Histricos.. 1.1.2. Antecedentes Cientficos. 1.1.3. Antecedentes Prcticos... 1.1.4. Importancia del Estudio 1.1.5. Situacin Actual del Tema de Investigacin. 1.2. Limitaciones del Estudio.. 1.3. Alcance del Trabajo.. 1.4. Objeto del Estudio. 1.5. Objetivos. 1.5.1. Objetivo Genera de Estudio..... 1.5.2. Objetivos Especficos del Estudio 1.6. Justificacin 1.7. Hiptesis o Idea a defender
CAPITULO II MARCO DE REFERENCIA
2.1. Marco Terico.. 2.1.1. Historia de los Inventarios.. 2.1.2. Concepto de Inventarios. 2.1.3. Importancia de los Inventarios 2.1.4. Sistemas de Control 2.1.4.1. Sistema de Cuenta Mltiple o Inventario Peridico 2.1.4.1.1. Cuentas que intervienen. 2.1.4.1.2. Mtodos de Regulacin de la Cuenta Mercaderas
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2.1.4.2. Sistema de Inventario Permanente o Inventario Perpetuo. 2.1.4.2.1. Cuentas que intervienen.. 2.1.5. Mtodos de Valoracin de Inventarios.. 2.1.5.1. PEPS...... 2.1.5.2. UEPS.. 2.1.5.3. Promedio Ponderado 2.1.5.4. ltima Compra.. 2.1.6. Control de Existencias de Inventarios 2.1.6.1. Cantidad Mxima. 2.1.6.2. Cantidad Mnima.. 2.1.6.3. Cantidad Crtica.... 2.1.7. Mercaderas en Consignacin 2.1.7.1. Obligaciones y Derechos del Comitente...... 2.1.7.2. Obligaciones y Derechos del Comisionista.. 2.1.7.3. Elementos especficos del contrato de comisin.... 2.1.7.4. Desarrollo de la comisin... 2.1.7.4. Delegacin de la comisin. 2.1.7.6. Restricciones en la actuacin del comisionista 2.1.7.7. Extincin del contrato de comisin 2.1.7.8. Aspecto Legal... 2.1.8. Control 2.1.8.1. Concepto de Control 2.1.8.2. Factores del Control 2.1.8.3. Importancia del Control.. 2.1.8.4. Tipos de Controles.. 2.1.8.5. reas del Control 2.1.8.6. Tcnicas de Control 2.2. Marco Conceptual..
CAPTULO III SITUACIN ACTUAL
3.1. Resea Histrica de la Distribuidora.. 3.2. Situacin Actual de la Distribuidora 3.3. Actividades de la distribuidora. 3.4. Visin y Misin de la Distribuidora.. 3.5. FODA de la distribuidora.. 3.6. Diseo o Tipo de Investigacin.. 3.7. Mtodos de Investigacin 3.8. Tcnicas de Investigacin 3.9. Condiciones de Prueba 3.10. Anlisis e interpretacin de los datos. 3.10.1. Encuesta dirigida al Propietario.. 3.10.2. Encuestas dirigidas a los Clientes..
29 30 34 35 36 36 37 37 38 39 39 40 41 42 42 43 44 44 44 45 46 46 47 48 48 49 51 53
55 56 56 57 58 59 59 61 62 63 64 70
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3.10.3. Encuestas dirigidas a los Empleados 77 3.10.4. Encuestas dirigidas a la Competencia.. 843.10.5. Encuestas dirigidas a Expertos. 92
CAPTULO IV PROPUESTA
4.1. Diseo de un Sistema Contable para el control del inventario de mercaderas de la distribuidora de joyas VIZZON.. 4.1.1. Misin. 4.1.2. Visin. 4.1.3. Objetivos.... 4.1.3.1. Objetivo General... 4.1.3.2. Objetivos Especficos... 4.1.4. Organigrama estructural de la distribuidora.. 4.1.5. Perfil Profesional y funciones del personal... 4.1.5.1. Perfil Profesional y funciones del Jefe de Ventas... 4.1.5.2. Perfil Profesional y funciones del Jefe de Bodega.. 4.1.5.3. Perfil Profesional y funciones del Contador.. 4.1.5.4. Perfil Profesional y funciones del Cajero... 4.1.5.5. Perfil Profesional y funciones de los Vendedores.... 4.1.5.6. Perfil Profesional y funciones del Bodeguero... 4.1.5.7. Perfil Profesional y funciones del Auxiliar de Contabilidad. 4.1.6. Modelo de Control de inventarios... 4.1.6.1. Proceso de conteo fsico del inventario.. 4.1.6.2. Proceso de Compra.. 4.1.6.2.1. Proceso de Recepcin. 4.1.6.2.2. Proceso de Almacenamiento.. 4.1.6.2.3. Flujo de Operaciones... 4.1.6.3. Proceso de Devolucin de la mercadera comprada. 4.1.6.3.1. Flujo de Operaciones.. 4.1.6.4. Proceso de Venta 4.1.6.4.1. Flujo de Operaciones. 4.1.6.5. Proceso de Devolucin de la mercadera vendida. 4.1.6.5.1. Flujo de Operaciones.. 4.1.6.6. Sistema Contable para el control del Inventario de Mercaderas de la distribuidora de joyas VIZZON. 4.1.6.6.1. Plan de Cuentas de la distribuidora de joyas VIZZON.. 4.1.6.6.2. Estado de Situacin Financiera (Inicial)... 4.1.6.6.3. Transacciones contables de la Distribuidora de joyas VIZZON... 4.1.6.6.4. Sistema de Cuenta Mltiple o Inventario Peridico...
98 98 98 98 98 98 99 99 99
100 101 102 102 103 104 115 115 108 111 113 114 115 119 120 122 123 125
126 126 130 131 135
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4.1.6.6.5. Sistema de Cuenta nica o Inventario Permanente.. 141 4.1.6.6.5.1. Tarjetas Krdex... 147 4.1.6.6.5.2. Libro Mayor. 150 4.1.6.6.5.3. Balance de Comprobacin... 153 4.1.6.6.5.4. Estado de Situacin Econmica. 154 4.1.6.6.5.5. Estado de Situacin Financiera (final) 155
CAPTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. Conclusiones.. 156 5.2. Recomendaciones. 157 Bibliografa 158 Anexos.. 160
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NDICE DE GRFICOS
Grfico No. 1 Control de Inventario de Mercaderas.. 64
Grfico No. 2 Constatacin fsica del inventario.... 65
Grfico No. 3 Razones de prdida de inventarios.. 66
Grfico No. 4 Capacitacin a empleados........ 67
Grfico No. 5 Temas de capacitacin a empleados... 68
Grfico No. 6 Tiempo de capacitacin a empleados.. 69
Grfico No. 7 Atencin de la distribuidora de joyas VIZZON....... 70
Grfico No. 8 Formas de proceso de compra o devoluciones.. 71
Grfico No. 9 Errores de clculo en facturacin.... 72
Grfico No. 10 Frecuencia de errores de clculo.... 73
Grfico No. 11 Devoluciones de la mercadera comprada.... 74
Grfico No. 12 Razones de devolucin de mercadera... 75
Grfico No. 13 Precios de joyas VIZZON.. 76
Grfico No. 14 Control de inventario de mercaderas.. 77
Grfico No. 15 Razones de prdidas de inventarios... 78
Grfico No. 16 Capacitacin a empleados.... 79
Grfico No. 17 Temas de capacitacin a empleados.. 80
Grfico No. 18 Tiempo de capacitacin a empleados..... 81
Grfico No. 19 Incentivos y motivacin a empleados...... 82
Grfico No. 20 Satisfecho con sueldo.... 83
Grfico No. 21 Control de inventario de mercaderas..... 84
Grfico No. 22 Formas de control de inventario...... 85
Grfico No. 23 Constatacin fsica del inventario.... 86
Grfico No. 24 Tiempo de control de inventarios.. 87
Grfico No.25 Razones de prdida de inventarios.. 88
Grfico No. 26 Capacitacin a empleados........ 89
Grfico No. 27 Temas de capacitacin a empleados... 90
Grfico No. 28 Tiempo de capacitacin a empleados.. 91
Grfico No. 29 Control de inventarios ms confiable... 92
Grfico No. 30 Tiempo de control de inventarios.. 93
Grfico No. 31 Sistema de control de inventarios.... 94
Grfico No. 32 Mtodos de valoracin de inventarios..... 95
Grfico No. 33 Temas de capacitacin a empleados... 96
Grfico No. 34 Tiempo de capacitacin a empleados.. 97
Grfico No. 35 Organigrama estructural de la distribuidora.... 99
Grfico No. 36 Flujo de Compras... 14
Grfico No. 37 Flujo de Devolucin en Compras..... 19
Grfico No. 38 Flujo de Ventas.... 22
Grfico No. 39 Flujo de Devolucin en Ventas.. 64
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NDICE DE TABLAS
Tabla No. 1 Control de Inventario de Mercaderas........ 64
Tabla No. 2 Constatacin fsica del inventario. 65
Tabla No. 3 Razones de prdida de inventarios......... 66
Tabla No. 4 Capacitacin a empleados... 67
Tabla No. 5 Temas de capacitacin a empleados.... 68
Tabla No. 6 Tiempo de capacitacin a empleados... 69
Tabla No. 7 Atencin de la distribuidora de joyas VIZZON. 70
Tabla No. 8 Formas de proceso de compra o devoluciones... 71
Tabla No. 9 Errores de clculo en facturacin.. 72
Tabla No. 10 Frecuencia de errores de clculo... 73
Tabla No. 11 Devoluciones de la mercadera comprada... 74
Tabla No. 12 Razones de devolucin de mercadera. 75
Tabla No. 13 Precios de joyas VIZZON... 76
Tabla No. 14 Control de inventario de mercaderas... 77
Tabla No. 15 Razones de prdidas de inventarios. 78
Tabla No. 16 Capacitacin a empleados.. 79
Tabla No. 17 Temas de capacitacin a empleados.... 80
Tabla No. 18 Tiempo de capacitacin a empleados... 81
Tabla No. 19 Incentivos y motivacin a empleados... 82
Tabla No. 20 Satisfecho con sueldo.. 83
Tabla No. 21 Control de Inventario de Mercaderas... 84
Tabla No. 22 Formas de control de inventario............ 85
Tabla No. 23 Constatacin fsica del inventario.. 86
Tabla No. 24 Tiempo de control de inventarios... 87
Tabla No. 25 Razones de prdida de inventarios... 88
Tabla No. 26 Capacitacin a empleados............. 89
Tabla No. 27 Temas de capacitacin a empleados.... 90
Tabla No. 28 Tiempo de capacitacin a empleados... 91
Tabla No. 29 Control de inventarios ms confiable.... 92
Tabla No. 30 Tiempo de control de inventarios... 93
Tabla No. 31 Sistema de control de inventarios.. 94
Tabla No. 32 Mtodos de valoracin de inventarios... 95
Tabla No. 33 Temas de capacitacin a empleados.... 96
Tabla No. 34 Tiempo de capacitacin a empleados... 97
Tabla No. 35 Modelo de Formulario de Inventario Fsico.. 106
Tabla No. 36 Modelo de Tarjeta Krdex.. 106
Tabla No. 37 Modelo de Orden de Compra. 110
Tabla No. 38 Informe de Mercadera Recibida... 112
Tabla No. 39 Modelo de Solicitud de Devolucin de Mercaderas.. 115
Tabla No. 40 Modelo de Documento de Devolucin de Mercaderas. 116
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Tabla No. 41 Informe de Devolucin de la Mercaderas.... 118
Tabla No. 42 Control de Inventario de Mercaderas.......... 120
Tabla No. 43 Modelo de Documento de Devolucin al Cliente... 124
Tabla No. 44 Modelo de Control de Existencias o Krdex....... 147
Tabla No. 45 Modelo de Control de Existencias o Krdex 147
Tabla No. 46 Modelo de Control de Existencias o Krdex 148
Tabla No. 47 Modelo de Control de Existencias o Krdex 148
Tabla No. 48 Modelo de Control de Existencias o Krdex 149
Tabla No. 49 Modelo de Control de Existencias o Krdex 149
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NDICE DE ANEXOS Anexo No. 1 Distribuidora de joyas VIZZON.... 161 Anexo No. 2 Variedad de joyas.. 162 Anexo No. 3 Venta de joyas 163 Anexo No. 4 Encuesta dirigida a Propietario de la distribuidora de joyas VIZZON 164 Anexo No. 5 Encuesta dirigida a clientes de la distribuidora de joyas VIZZON 166 Anexo No. 6 Encuesta dirigida a Empleados de la distribuidora de joyas VIZZON 168 Anexo No. 7 Encuesta dirigida a la Competencia.. 170 Anexo No. 8 Encuesta dirigida a Expertos....................................... 172
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xv
RESUMEN Para el desarrollo de esta investigacin se han seleccionado cuidadosamente
cinco captulos. En el captulo I, la introduccin, los antecedentes histricos,
cientficos y prcticos, la limitacin e importancia del estudio, el alcance del
trabajo, objeto de estudio, objetivos, justificacin y la hiptesis o idea a defender.
El captulo II, trata sobre la fundamentacin cientfica del tema investigado, a
travs de un anlisis terico de diferentes autores, lo que permite a la
investigacin sustentar la propuesta. Entre los temas que ayudarn a sustentar la
propuesta estn: Concepto e importancia de los inventarios, sistemas de control,
Mtodos de valoracin y Control de existencias de inventarios. Este captulo
tambin contiene un marco conceptual, donde se definen algunos trminos de
acuerdo a la definicin terica encontrada en diccionarios o libros de especialidad.
El captulo III, contiene la Resea Histrica, Situacin Actual, Actividades, Misin,
Visin y FODA de la Distribuidora, adems conocer los diferentes mtodos y
tcnicas utilizados en la investigacin, as como tambin las diferentes encuestas
que se realizaron al propietario, clientes, empleados y la competencia de la
distribuidora, con el fin de llegar a determinar cules son las deficiencias que
dieron origen a la mala organizacin del inventario.
El captulo IV, contiene el Modelo a proponer a la distribuidora de joyas VIZZON,
donde se disea la Misin, Visin, Organigrama Estructural, Perfil profesional y
funciones del personal, el Flujo de Operaciones y los Procesos de Control para
mejorar la organizacin del inventario, y el captulo V, trata acerca de las
Conclusiones y Recomendaciones dirigidas para la distribuidora.
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1
CAPITULO I
INTRODUCCIN
1.1. Antecedentes
1.1.1. Antecedentes histricos.
La contabilidad aparece en la historia como resultado de la expansin comercial,
su estancamiento durante siglos se debe al lento progreso de los pueblos.
La contabilidad carece de informacin, 10.000 aos (a. C), debido a que los
pueblos eran nmadas por lo tanto no exista la propiedad.
En Grecia, Egipto, y en el Valle de Mesopotamia, 6.000 aos (a. C), se llevaban
registros y operaciones financieras de las empresas privadas y pblicas en
tablillas de barro. En Mesopotamia el Escriba era el que llevaba los registros
contables, adems era el nico que saba leer y escribir, y conoca las leyes.
El escriba fue el predecesor del Contador. Los egipcios realizaban sus escrituras
en papiros.
Hammurabi rey de Babilonia, 2.000 aos (a. C), escribe el "Cdigo de
Hammurabi", el cual hace mencin a la prctica contable.
En Atenas, 600 aos (a. C), un tribunal de cuentas formado por diez miembros se
encarga de fiscalizar la recaudacin de tributos.
En Roma para el siglo I (a. C), la contabilidad se llevaba en dos libros: El
Adversaria (asientos de caja), y el Codex (Nombre de la persona, causa de la
operacin, y la cuanta).
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2
El fray Lucas Paciolo (Considerado el padre de la contabilidad moderna); para el
ao de 1494, publica su libro " La summa", donde dedica 36 captulos al estudio
de la contabilidad, el cual explica la partida doble como mecanismo contable.
Para el ao 1548, el expansionismo mercantilista se encarg de exportar al nuevo
mundo los conocimientos contables. Para el descubrimiento de Amrica, Cristbal
Coln trajo cuarenta hombres, de los cuales haba un Contador real de cuentas.
Con la revolucin Francesa, en el siglo XVIII, Napolen en sus campaas fue el
encargado de esparcir la contabilidad.
Llega el siglo XIX, y con el Cdigo de Napolen (1808), comienza la Revolucin
Industrial, Adam Smith y David Ricardo, echan las races del liberalismo, la
contabilidad comienza a tener modificaciones de fondo y forma, bajo el nombre de
"Principios de Contabilidad" .En el siglo presente y a raz de la crisis de los aos
30, en Estados Unidos, el Instituto Americano de Contadores Pblicos, organiz
agrupaciones acadmicas y prcticas para evaluar la situacin, de all surgieron
los primeros principios de contabilidad, vigentes an muchos de ellos, otros con
modificaciones. Tambin, la crisis dio origen al cambio de la "Certificacin" por los
"Dictmenes" de los Estados Financieros.
1.1.2. Antecedentes cientficos
Para el desarrollo de un sistema contable se debe tener en cuenta algunos
cuerpos legales vigentes como son: leyes, reglamentos y estatutos como Leyes
tributarias, societarias y comerciales. As mismo las disposiciones establecidas en
los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) y en normas
tcnicas de contabilidad (NEC) relacionados especficamente con el desarrollo de
un sistema contable. Las Normas Internacionales de contabilidad (NIC), se
-
3
aplicarn nicamente cuando no exista una Norma Ecuatoriana de Contabilidad
adecuada para el manejo de transacciones o cuentas de los estados financieros.
1.1.3. Antecedentes Prcticos
La contabilidad es aplicable a todas las actividades que desarrolla el ser humano,
entre estas estn: las actividades empresariales, actividades de carcter cultural,
poltico, gremial, deportivas, militar, religiosas, sociales, recreativas y de asistencia
social, en la que exista manejo de recursos econmicos se aplica la Contabilidad,
por ello se afirma que su campo de aplicacin es ilimitado, sin embargo sus
principios son nicos. Existen campos especializados en el rea contable de
conformidad con los objetivos que cumplen, de tal manera que se pueden dividir
en:
Contabilidad De Costos: Segn Cecil Gillespie en su Libro Titulado Contabilidad y
Control de Costos, Editorial Diana, Mxico, la Contabilidad de Costos consiste en
una serie de procedimientos tendientes a determinar el costo de un producto y de
las distintas actividades que se requieren para su fabricacin y venta, as como
para planear y medir la ejecucin del trabajo. Se distingue de la contabilidad
comercial y financiera en que, mientras la primera concentra su atencin en
productos individuales y grupos de actividades relativamente pequeas, la ltima
se sirve de la perspectiva que proporcionan los balances mensuales y los estados
de operacin y utilidades.
Contabilidad Gubernamental o de Gobierno: Es aquella que sirve para registrar,
clasificar, resumir e interpretar las operaciones de los organismos o instituciones
gubernamentales, inclusive de sus empresas, partiendo del Presupuesto General
del Estado.
-
4
Contabilidad Bancaria: Es aplicada en las Instituciones que pertenecen al Sistema
Financiero Nacional, las mismas que estn reguladas por la Superintendencia de
Bancos.
Contabilidad De Cooperativas: Es aplicada en las instituciones reconocidas y
reguladas por la Superintendencia de Cooperativas.
Contabilidad Agraria: Con procedimientos especializados que permiten el registro
y los resultados de una actividad temporal, la misma que goza de algunas
exoneraciones en la Ley de Rgimen Tributario.
Contabilidad Petrolera: Es aplicada en las instituciones que desarrollan actividades
de inspeccin, prospeccin, explotacin y transporte de petrleo.
Adicionalmente, se aplica la Contabilidad especializada en actividades tales como
la Construccin, Hotelera, Pecuaria, Ganadera, Seguros y Reaseguros, de
explotacin de minas, etc.
1.1.4. Importancia del Estudio.
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la
necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras,
para facilitar dicho control se ha hecho necesario el empleo de los sistemas
contables.
Los Sistemas de Contabilidad Computarizados o Automatizados (como muchos lo
llaman) han formado parte de las herramientas de trabajo de muchas empresas
desde hace ms de 40 aos, hasta tal punto que hoy en da son el motor de las
operaciones de muchas de ellas, proporcionando as informacin oportuna, ahorro
de tiempo y dinero. Esta caracterstica ha permitido a los ingenieros en sistemas y
a los propios contadores el buscar la forma de satisfacer de una manera ms
-
5
completa las necesidades en las que se ve envuelta la empresa; por lo que han
creado Sistemas Computarizados de Contabilidad que brindan los mismos
beneficios que ofrecen los Sistemas de Contabilidad Manual, pero ms eficientes y
con menos posibilidad de errores.
En la actualidad todo proceso contable requiere de sistemas, de esto se deduce la
importancia que tienen los sistemas y como su uso redunda en beneficios para
toda empresa. Es imposible llevar un adecuado control sobre las operaciones y
transacciones financieras sin contar con el auxilio de los sistemas mecanizados
desarrollados en las computadoras.
La mayor responsabilidad de un gerente es la de tomar decisiones de tipo
financiero o no financiero; el proceso de toma de decisiones se basar
necesariamente en la informacin generada por los sistemas de informacin, La
mayora de las entidades econmicas desempean bsicamente las funciones de
comprar, producir, facturar, mercadear, finanzas y recursos humanos, para cada
una de estas actividades se disean sistemas que controlan operativamente los
procedimientos administrativos llevados a cabo por cada funcin.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas
de contabilidad de mercancas, porque la venta del inventario es el corazn del
negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances
generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancas vendidas,
son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser sta su
principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones,
necesitarn de una constante informacin resumida y analizada sobre sus
inventarios, por esta razn es importante centrarnos en el manejo de los
inventarios a travs de un sistema contable que sea exacto y confiable.
-
6
1.1.5. Situacin actual del tema de investigacin.
La Distribuidora de joyas VIZZON establecida en Santo Domingo de los Tschilas,
en las calles Av. Quito y Chorrera del Napa, se dedica a la compra y venta de
joyas, actualmente controla sus inventarios de forma manual, razn por la cual se
han presentado deficiencias en el manejo del inventario, la distribuidora no
dispone con un control adecuado de la mercadera al momento de ingresar a
bodega, no dispone de mtodos adecuados de valoracin de inventarios, no se
toma constataciones fsicas adecuadas para determinar la exactitud en el valor
contable y el fsico, no existe procedimientos claros entre bodega, almacn y el
departamento de ventas. Por estas razones en la actualidad la distribuidora de
joyas VIZZON, presenta prdida de tiempo al momento de realizar el control y
disminucin de utilidades.
Actualmente la distribuidora de joyas VIZZON no encuentra una alternativa de
solucin factible que le permita mejorar el manejo y el control de sus inventarios.
1.2. Limitaciones del estudio
El lugar donde se va a realizar el siguiente estudio es en el departamento de
bodega de la Distribuidora de joyas VIZZON, ubicada en Santo Domingo en las
calles Av. Quito y Chorrera del Napa.
1.3. Alcance del trabajo
El presente trabajo tiene la finalidad de conocer las actividades que realiza la
distribuidora y analizar la forma en que esta realiza el control manual de sus
inventarios, para en base a esto proponer un diseo de un sistema contable para
el control de inventarios que satisfaga sus necesidades.
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1.4. Objeto de estudio
El diseo de un sistema contable para el control del Inventario de mercaderas de
la Distribuidora de joyas VIZZON.
1.5. Objetivos
1.5.1. Objetivo General de Estudio
Disear un sistema contable para tener un registro exacto del Inventario de
mercaderas y mejorar la eficacia de la distribuidora de joyas VIZZON.
1.5.2. Objetivos Especficos del Estudio
Conocer las actividades que realiza la distribuidora.
Realizar un anlisis FODA
Analizar cmo la distribuidora realiza el control de inventarios.
Conocer los tems de mercaderas que maneja la distribuidora.
Analizar los diferentes mtodos de valoracin de inventarios.
Elaborar el diseo del Sistema Contable para el control de Inventarios.
1.6. Justificacin del Estudio
El diseo de un sistema contable permitir llevar un control exacto del inventario
de mercaderas, evitar prdidas futuras, permitir ahorro de tiempo al momento
de registrar y despachar la mercadera, determinar el saldo real del inventario y
establecer la igualdad del inventario fsico con el registro contable.
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1.7. Hiptesis o idea a defender
El diseo de un sistema contable permitir tener un registro exacto del inventario
de mercaderas y mejorar la eficacia de la Distribuidora de joyas VIZZON, lo que
resultar en incremento de ventas, ganancias y una mejor atencin al cliente.
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9
CAPITULO II
MARCO DE REFERENCIA
2.1. Marco Terico
2.1.1. Historia de los Inventarios
El inventario nace junto con la nocin de propiedad privada, y puede remontarse a
las primeras sociedades humanas, en donde se almacenaban y acumulaban
bienes como: alimentos, granos, animales y subproductos.
En el antiguo Egipto disponan de almacenes para recoger el grano, aceite y otros
alimentos que eran necesarios para abastecerse en tiempos de necesidad. Los
egipcios almacenaban sus productos en graneros o silos, los cuales tenan en la
parte superior una escotilla, por la que, con la ayuda de una escalera, la persona
vaciaba el grano, y tena puertezuelas correderas a nivel del suelo para extraerlo.
Desde hace mucho tiempo tambin se han usado en el Oriente Medio graneros
subterrneos, preferidos en zonas escasamente pobladas por estar ocultos de la
vista de los merodeadores. Los egipcios, conocan exactamente las cantidades
existentes de grano almacenado y a cuantas personas podan abastecer con el
mismo.
Esta forma de almacenar fue generalizndose en las dems culturas como: Asiria,
Babilonia, Grecia, entre otras.
La nocin de la administracin del inventario ha ido evolucionando con los aos y
se puede repasar varias teoras y tcnicas en su desarrollo histrico.
-
10
2.1.2. Concepto de Inventarios
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario
del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su
posterior comercializacin.
En un negocio mercantil, el inventario constituye la mercanca que se tiene
para la venta. Como tal, usualmente se convierte en efectivo en menos de un
ao y, por tanto, es un activo corriente1.
El trmino inventarios se emplea para designar 1) productos listos para
venderse, sea mercanca de una empresa comercial o los productos
terminados de un fabricante; 2) bienes en proceso de produccin;
3) insumos consumidos directa o indirectamente en la produccin como
materias primas, piezas compradas y suministros2.
Los inventarios tambin comprenden los materiales que se utilicen para el
empaque, envases de mercaderas o las refacciones para mantenimiento que se
consuman en el ciclo normal de operaciones.
2.1.3. Importancia de los Inventarios
El inventario es, por lo general, el activo mayor en los balances generales, y los
gastos por inventarios, llamados costo de mercancas vendidas, son usualmente el
gasto mayor en el estado de resultados. La alteracin del inventario de mercadera
tiene efecto directo sobre la utilidad de la empresa, lo que significa una
sobrestimacin o subestimacin en el pago de impuestos y participaciones.
1 CASIN, James. A. Lerner, Joel. J. 1890. Contabilidad I. Ed. McGraw-Hill. Quinta Edicin. Mxico.
2 WHITTINGTON, Ray O. PANY, Kurt, 2006. Principios de Auditoria. Editorial McGraw-Hill.
Decimocuarta Edicin. Mxico.
-
11
Un error en el inventario, naturalmente, conducir a otras cifras errneas en la
hoja de balance, tales como el total de los activos corrientes, los activos totales, el
patrimonio y el total de pasivos ms el patrimonio. El error afectar tambin las
cifras claves en el estado de resultados, tales como el costo de las mercaderas
vendidas, la utilidad bruta en ventas y el ingreso neto para el perodo. Es
importante reconocer que el inventario final de un ao constituye el inventario final
para el prximo ao. En consecuencia el estado de resultados del siguiente ao
quedar tambin errado en el valor total del error inicialmente cometido en la
valoracin del inventario.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser sta su
principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones,
necesitarn de una constante informacin resumida y analizada sobre sus
inventarios.
Las cuentas ms importantes en los activos corrientes son: el efectivo, las
cuentas por cobrar, y los inventarios. De estos tres sin duda el ms valioso
es el inventario de mercaderas, debido a su tamao relativamente grande3.
En la mayora de los negocios, los inventarios representan una inversin
relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones
principales de la empresa.
Los problemas de inventario pueden contribuir, y de hecho lo hacen, a las
quiebras de los negocios. Cuando una firma involuntariamente se queda sin
inventario, los resultados son negativos. Si la firma es una tienda de menudeo, el
comerciante pierde la utilidad bruta de este artculo. Si la firma es un fabricante, la
falta de inventario (incapacidad de abastecer un artculo del inventario) podra en
casos extremos, hacer que se detenga la produccin. Por el contrario si una firma
3 VAZCONEZ, Arroyo Vicente. 2002. Contabilidad General siglo XXI. Ed. Jos Vicente Vsconez
Arroyo Segunda Edicin. Quito. Ecuador.
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12
mantiene inventarios excesivos, el costo de mantenimiento adicional puede
representar la diferencia entre utilidades y prdidas.
La administracin hbil de los inventarios, puede hacer una contribucin
importante a las utilidades mostradas por la firma.
2.1.4. Sistemas de Control.
Uno de los principales objetivos de un sistema contable es facilitar
informacin financiera para que los dueos, acreedores y administradores
puedan examinar los resultados del negocio y evaluar el potencial futuro de
la compaa Esta informacin se presenta a la administracin al final de cada
perodo en los estados financieros, por lo cual todos los procedimientos
para generar informacin contable para elaborar los estados financieros
deben tener por objetivo generarla de manera confiable y oportuna.
Lo anterior es vlido para todas las partidas de los estados financieros y en
el caso de las empresas comerciales de mercancas es especialmente
relevante para la partida de inventarios. En consecuencia, se necesita contar
con un sistema que permita registrar de forma adecuada las transacciones
efectuadas por un negocio relacionadas con esta partida4.
Desde el punto de vista contable, existen dos sistemas o metodologas para
registrar las operaciones referentes a inventarios, los Sistemas de Control de la
Cuenta Mercaderas aceptados y vigentes en el pas son:
Sistema de Cuenta Mltiple o de Inventario Peridico.
Sistema de Cuenta nica, Inventario Permanente o Perpetuo.
4 GUAJARDO, C. Gerardo. 2004. Contabilidad para no contadores. Ed. McGraw-Hill. Tercera
Edicin. Mxico.
-
13
2.1.4.1 Sistema de Cuenta Mltiple o Inventario Peridico.
Este sistema como su nombre lo indica, consiste en controlar el movimiento de la
cuenta mercaderas en varias o mltiples cuentas y al final del periodo deber
realizarse la regulacin de la cuenta mercaderas.
Es un sistema contable de inventario en el que la entidad no lleva un
registro continuo de las mercaderas en existencia. En su lugar al final del
ejercicio la entidad realiza un conteo fsico de las existencias y usa esa
informacin para preparar los estados financieros5.
El inventario Final Extracontable o fsico se realiza contando, pesando, midiendo,
a veces estimando y valorando el costo de las mercaderas o artculos destinados
para la venta.
Al trmino del perodo contable se conoce la ganancia o prdida bruta en ventas.
Este sistema, conocido tambin como juego de inventarios es recomendable que
se aplique en las empresas comerciales que trabajan con varios tems de
mercaderas o venden al detalle grandes cantidades a precios unitarios
relativamente bajos, como por ejemplo: los supermercados, ferreteras entre otros,
en los cuales no es funcional determinar el costo de la mercadera cada vez que
se produzca una venta, sino que es ms prctico esperar la culminacin del
perodo para conocer el costo de la mercadera vendida.
En este sistema no se necesita el uso de las tarjetas Krdex para realizar el
control de las mercaderas.
5 HORNGREN, T. Charles, Harrison, Walter, Smith Linda. 2003. Contabilidad. Ed. Person
Educacin. Quinta Edicin. Mxico.
-
14
Las ventajas de utilizar este mtodo son:
Permite obtener una informacin detallada para cada una de las cuentas.
Su registro contable es de fcil aplicacin.
El costo material y humano es reducido.
Las desventajas de utilizar este mtodo son:
Debido a que en este sistema no se emplean las llamadas tarjetas krdex ,
su control se dificulta y puede contribuir a desviaciones en las entradas y
salidas de mercaderas.
Requiere que exista un mayor control extra contable.
No se dispone del inventario en unidades y cantidades a una fecha
determinada.
2.1.4.1.1 Cuentas que intervienen
Como se mencion anteriormente este sistema tiene la particularidad de utilizar
varias cuentas y al final del perodo contable se realiza la Regulacin o ajuste
correspondiente.
Las cuentas que intervienen son las siguientes:
1. Mercaderas
2. Compras
3. Devolucin en Compras.
4. Descuento en Compras
5. Transporte en compras
6. Ventas
7. Devolucin en Ventas
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15
8. Descuento en Ventas
9. Costo de Ventas
10. Utilidad Bruta en Ventas
11. Prdida en Ventas.
1. Mercaderas
La cuenta mercaderas pertenece al activo corriente, representa los
productos que dispone un empresa comercial para su venta. Esta cuenta se
utiliza al inicio del ejercicio contable para registrar el valor del inventario
inicial de mercaderas, es decir con cuanto inicia el negocio por este
concepto y al final del periodo para ingresar el valor del inventario final de
mercaderas6.
El inventario de mercaderas constituyen las existencias de artculos que se
encuentran en bodega y/o en el almacn del negocio que an no han sido
vendidas.
Los inventarios son identificados en dos momentos:
a.- Inventario Inicial.- Constituye el valor de las mercaderas que se dispone al
inicio de cada ejercicio econmico, es decir al 1 de enero de cada ao.
b.- Inventario Final.- Es el valor de las mercaderas que se encuentran al final del
ejercicio econmico o sea al 31 de diciembre, el valor del inventario final de
mercaderas constituye el valor del inventario inicial de mercaderas para el
siguiente ejercicio econmico.
6 ESPEJO, J. Beatriz. 2007. Contabilidad General. Ed. De la Universidad Tcnica Particular de
Loja. Primera Edicin. Ecuador. Loja.
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16
Para determinar el valor del inventario de mercaderas se proceden de dos formas:
Toma fsica: Consiste en realizar la constatacin por lo menos anual de todos los
artculos que dispone la empresa, para lo cual se procede a contar, pesar, medir y
valorar al precio de costo. El conteo de las mercaderas permite eliminar productos
estropeados, daados u obsoletos.
Para realizar el inventario fsico de mercaderas, es necesario contar con personal
de experiencia, con la finalidad de evitar errores u omisiones.
Contablemente. Se realiza la sumatoria de los saldos que constan en las tarjetas
Krdex, los mismos que deben coincidir con la constatacin fsica que se realice y
con el saldo contable de la cuenta mercaderas. En caso de diferencias se debe
investigar las causas y luego proceder a ajustar los saldos.
La cuenta mercaderas:
Se debita al comienzo del ejercicio econmico por el valor de inventario
inicial y al terminar el perodo por el valor del inventario final de
mercaderas.
Se acredita al final del ejercicio econmico por la eliminacin del inventario
inicial (regulacin).
Inventario Inicial (Regulacin)
Inventario Final
MERCADERIAS
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2. Compras
En esta cuenta se registra el valor de todas las adquisiciones de mercaderas que
la empresa realice, sean estas al contado o crdito, se registrarn al precio de
costo de adquisicin, esta cuenta pertenece al grupo de gastos. El documento de
respaldo es la factura.
Las compras pueden ser clasificadas:
Por su cuanta: al por menor y al por mayor.
Por las condiciones de pago: de contado o en efectivo y a crdito o plazos.
La cuenta compras:
Se debita por las adquisiciones de mercaderas al contado o a crdito y al
final del ejercicio por el valor del transporte en compras incrementando el
valor de las compras.
Se acredita al final del ejercicio econmico para determinar las compras
netas y eliminar el valor de compras.
Adquisiciones (Regulacin)
Transporte en compras Devolucin en Compras
(Regulacin) Descuento en Compras
Compras Netas
COMPRAS
3. Devolucin en Compras
Cuando la empresa no se siente satisfecha por las mercaderas adquiridas, sean
por que estn en mal estado, o por cualquier otra razn justificada, tiene la opcin
-
18
de retornar las mercaderas compradas al proveedor, para el registro contable se
utiliza la cuenta Devolucin en compras, cuenta que pertenece a los ingresos.
El documento que debe respaldar la devolucin de mercaderas se denomina nota
de crdito comercial, la cual es emitida por el proveedor.
La cuenta Devolucin en Compras:
Se debita al final del ejercicio para eliminar el valor de la cuenta devolucin
en compras y determinar las compras netas.
Se acredita por la devolucin de las mercaderas realizadas al proveedor.
(Regulacin) Devolucin de mercaderas
adquiridas
DEVOLUCIN EN COMPRAS
4. Descuento en Compras
Cuando una empresa adquiere mercaderas es posible que le concedan
descuentos, dependiendo del monto de la compra y la forma de pago, en este
caso para el registro contable se utiliza la cuenta descuento en compras y se
considera un ingreso.
Da lugar nicamente en compra-venta en efectivo (caja y bancos), con el fin
de estimular dicha actividad con esa modalidad entre las dos partes; porque
vender en efectivo representa disponibilidad de dinero para la empresa.
-
19
Adems se puede dar el descuento en mercaderas con ndice bajo de
rotacin7.
La cuenta Descuento en Compras:
Se debita al final del ejercicio para eliminar el valor de la cuenta descuento
en compras y determinar las compras netas.
Se acredita por los descuentos que realizan a la empresa al momento de la
cuenta.
(Regulacin) Descuento sobre
mercaderas adquiridas
DESCUENTO EN COMPRAS
5. Transporte en compras
Por lo general, la empresa realiza adquisiciones de mercaderas en otras ciudades
o en lugares que se encuentran distantes en estos casos es necesario el pago del
transporte de las mercaderas hasta el lugar de destino, para el registro contable
en este caso se utiliza la cuenta Transporte en compras que pertenece al grupo de
gastos.
Cuando el pago del transporte es significativo, se debe cargar al costo de las
mercaderas adquiridas, es decir influye en el costo de los artculos; por el
contrario, si el pago por transporte de mercaderas es pequeo se considerar
como un gasto.
7 NARANJO, S. Marcelo, Naranjo, Joselito. 1996. Contabilidad Comercial y de Servicios. Ed.
Segunda Edicin. Quito. Ecuador.
-
20
Cuando exista; fletes, transporte u otros similares (en Compras o Ventas)
se puede contabilizar por separado, o incrementar al costo en compras8.
En el contrato de transporte intervienen:
Transportista o portador. Persona encargada de conducir las
mercaderas.
Cargador. Persona encargada de las mercaderas para el transporte.
Destinatario. Persona que recibe las mercaderas en el lugar de
destino.
El contrato de trasporte es una transaccin onerosa. El pago del valor de
transporte se conoce como:
Porte. Valor del transporte de cosas
Pasaje. Valor de transporte de personas9.
La cuenta transporte en compras:
Se debita por el pago efectuado por fletes de las mercaderas.
Se acredita al final del ejercicio econmico para cargar el valor del
transporte a las compras, o por el cierre de las cuentas de gasto.
8 SARMIENTO, R. Rubn. 2004. Contabilidad General. Ed. Voluntad. Dcima Edicin. Quito.
Ecuador. 9 ZAPATA, S. Pedro. 2002. Contabilidad General. Ed. McGraw-Hill. Cuarta Edicin. Bogot. D.C.
Colombia.
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21
Pago de fletes de (Regulacin)
mercaderas
TRANSPORTE EN COMPRAS
6. Ventas
La cuenta ventas constituye un ingreso operacional, sirve para registrar la salida
de la mercadera de la empresa, al precio de venta. La venta de la mercadera
realizada a los clientes puede ser al contado o crdito, el respaldo de esta
transaccin es la factura o nota de venta.
Las ventas de las mercaderas se pueden clasificar de la siguiente forma:
Pos su cuanta: al por menor (detall o menudeo), o al por mayor (mayoreo)
Por las condiciones: de contado o en efectivo, a crdito o a plazos.
La Cuenta Ventas:
Se debita al final del ejercicio para determinar las ventas netas y eliminar el
valor de ventas.
Se acredita por las ventas de mercaderas al contado o a crdito.
(Regulacin) Expendios o ventas
Devolucin en Ventas de mercaderas.
Descuento en Ventas
Ventas Netas
VENTAS
-
22
7. Devolucin en Ventas
Los clientes pueden realizar el retorno de las mercaderas a la empresa, por no
estar de acuerdo al pedido, los artculos no estn en buenas condiciones, etc, en
estos casos se registra contablemente con la cuenta devolucin en ventas, se la
considera como una cuenta de gasto. De alguna manera esta cuenta permite
determinar la satisfaccin del cliente.
La Cuenta Devolucin en Ventas:
Se debita por la devolucin de mercaderas que realizan los clientes.
Se acredita al final del ejercicio para eliminar la cuenta devolucin en
ventas.
Devolucin sobre (Regulacin)
mercaderas vendidas
DEVOLUCION EN VENTAS
8. Descuento en Ventas
Cuando la empresa concede descuento en las ventas, ya sea por pago al contado,
por pronto pago o cualquier otro motivo utiliza la cuenta descuento en ventas, se la
considera como cuenta de gasto.
Los descuentos se pueden contabilizar de dos maneras:
Utilizando la cuenta descuento en ventas.
-
23
Deducir directamente del valor de las mercaderas vendidas, es decir se
registra al valor neto de la venta.
Cuando existen descuentos para el clculo del 12% del IVA se deduce el valor de
los descuentos, es decir se calcula sobre la base imponible.
La Cuenta Descuento en Ventas:
Se debita por cada descuento que la empresa otorga en la venta de
mercaderas.
Se acredita por el asiento de regulacin para trasladar el valor de los
descuentos a la cuenta ventas.
Descuento sobre (Regulacin)
mercaderas vendidas
DESCUENTO EN VENTAS
9. Costo de Ventas
El valor de las ventas registradas al costo se conoce como Costo de ventas. Es
una cuenta de resultados en la cual se anotan los valores de adquisicin de las
mercaderas en un periodo determinado.
El costo de ventas se obtiene aplicando la siguiente frmula:
-
24
Mercaderas (Inventario inicial) xxxx
(+) Compras netas xxxx
(=) Compras brutas xxxx
(-) Devolucin en compras (xxxx)
(+) Transporte en compras xxxx
(=) Disponible para la venta xxxx
(-) Mercaderas (Inventario final) (xxxx)
(=) Costo de ventas xxxx
La Cuentas Costo de Ventas:
Se debita por el cierre del inventario inicial de mercadera y las compras
netas.
Se acredita por el ingreso del inventario final de mercaderas; y, para cerrar
las ventas netas y determinar la utilidad bruta en ventas.
Inventario Inicial Inventario Final
Compras Netas (Regulacin)
COSTO DE VENTAS
10. Utilidad Bruta en Ventas.
La ganancia bruta es la diferencia de precio entre las mercaderas vendidas
(Ventas) y el Costo de Ventas. Para que exista ganancia se supone que las
mercaderas fueron vendidas a un precio superior al de Compra10.
10
NOBLE, S. Howard. 1950. Elementos de Contabilidad. Ed. W. M. Jackson, Inc. Cuarta Edicin. Mxico D. F.
-
25
Esta cuenta conocida como utilidad o ganancia bruta en Ventas es considerada
como un ingreso operacional.
La cuenta Utilidad Bruta en Ventas:
Se debita al final del ejercicio por el cierre de libros con crdito a la Cuenta
Prdidas y Ganancias o Resumen de Rentas y Gastos.
Se acredita por el valor de la utilidad bruta en ventas obtenida en un
perodo.
El saldo de esta cuenta es de naturaleza acreedora.
Cierre de Libros Diferencia entre Ventas
Netas y Costo de Ventas
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS
11. Prdida en Ventas.
En esta Cuenta se registra el valor establecido cuando el Costo de Ventas es
mayor que las Ventas Netas, en este caso el resultado es una Prdida en Ventas.
La cuenta Prdida en Ventas:
Se debita por el valor de la Prdida en Ventas del perodo.
Se acredita por el asiento de cierre de libros con crdito a la cuenta
Prdidas y Ganancias o resumen de Rentas y Gastos.
-
26
Diferencia entre Costo Cierre de Libros
de Ventas y Ventas Netas
PRDIDA EN VENTAS
2.1.4.1.2. Mtodos de Regulacin de la Cuenta Mercaderas.
Es parte del sistema de cuentas mltiples y se realizan al final del ejercicio
econmico y consiste registrar el inventario final de mercaderas, saldando
las cuentas: Inventario Inicial, compras, ventas y sus cuentas de apoyo.
Debemos tener en cuenta que en la regulacin de mercaderas se toma como
base los valores de las cuentas de apoyo y la sumatoria de estas se la
cargaremos o acreditaremos a compras y en el caso de ventas la debitamos
por el valor de las cuentas de apoyo11.
Los objetivos de la regulacin de la Cuenta Mercaderas son:
1. Liquidar gradualmente las cuentas de apoyo.
2. Intercalar a los registros contables el monto del inventario fsico (extra-
contable).
3. Establecer el costo de ventas y la utilidad Bruta en ventas
Para proceder contablemente con la regulacin de la Cuenta Mercaderas existen
dos mtodos:
11
ZAMBRANO, Walter. 1999. Contabilidad Ciclo Diversificado. Ed. Poligrfica. Guayaquil-Ecuador.
-
27
Mtodo de Costo de Ventas.
Mtodo de diferencia de inventarios.
En contabilidad existen algunas frmulas que permiten obtener la informacin para
los asientos contables de la regulacin de la cuenta mercaderas:
Para determinar las compras netas:
Compras brutas
(-) Descuento en Compras
(-) Devolucin en Compras
(+) Transporte en Compras
(=) Compras Netas
Para determinar las ventas netas:
Ventas brutas
(-) Descuento en Ventas
(-) Devolucin en Ventas
(=) Ventas Netas
Para determinar el valor del costo de ventas:
Inventario inicial de mercaderas
(+) Compras netas
(=) Mercaderas disponibles para la venta
(-) Inventario final
(=) Costo de ventas
-
28
Para determinar la utilidad bruta en ventas:
Ventas Netas
(-) Costo de ventas
(=) Utilidad bruta en ventas
En este caso, las ventas (netas) son mayores al costo de ventas.
Para determinar la prdida bruta en ventas:
Ventas netas
(-) Costo de ventas
(=) Prdida bruta en ventas
En este caso, el costo de ventas es mayor a las ventas (netas).
Para determinar el valor del inventario final de mercaderas:
Inventario inicial de mercaderas
(+) Compras netas
(=) Mercaderas disponibles para la venta
(-) Costo de ventas
(=) Inventario final de mercaderas
-
29
2.1.4.2. Sistema de Inventario Permanente o Inventario Perpetuo.
Un sistema de registro muy valioso para la Contabilidad de una Empresa,
es el Sistema de inventario Permanente o Inventario Perpetuo, que permite
establecer las existencias de mercaderas al da; o sea constantemente
actualizadas12.
En este sistema se emplean las tarjetas Krdex para el control de cada uno de los
artculos que dispone la empresa. Este sistema es utilizado para el control de
bienes costosos como: automviles, joyas y mobiliario. La prdida de uno de esos
artculos sera significativa, lo cual justifica el costo del sistema perpetuo.
El uso de este sistema en la actualidad est ganando espacio en las empresas,
sin embargo para su aplicacin requiere de equipos y programas informticos que
permitan agilitar el proceso de la informacin.
El procedimiento de inventarios perpetuos o constantes tiene las siguientes
ventajas:
a) Se puede conocer, en cualquier momento el importe del inventario
final, sin necesidad de practicar inventarios fsicos.
b) No es necesario cerrar el negocio para poder determinar el inventario
final de mercaderas, puesto a que existe una cuenta que controla las
existencias.
c) Se pueden descubrir extravos, robos o errores en el manejo de las
mercaderas, puesto que se sabe con exactitud el importe de las
mercaderas que debiera haber.
12
BOLAOS, J. Gastn. 1977. La Didctica de la Contabilidad Moderna: Mtodo o Enseanza o aprendizaje de la Contabilidad. Segunda Edicin. Quito, Ecuador.
-
30
d) Se puede conocer, en cualquier momento, el importe del costo de lo
vendido.
e) Se puede conocer en cualquier momento el importe de la utilidad o
prdida bruta13.
2.1.4.2.1 Cuentas que intervienen.
Este sistema controla el movimiento de la cuenta Mercaderas a travs de las
siguientes cuentas:
1. Inventario de Mercaderas
2. Ventas
3. Costo de Ventas
4. Utilidad Bruta en Ventas o
5. Prdida en Ventas.
1. Inventario de Mercaderas
La cuenta inventario de mercaderas pertenece al activo corriente, sirve para
registrar los siguientes movimientos:
Se debita:
Por el inventario inicial de mercaderas.
Por la adquisicin o compra de mercaderas.
Por el pago de transporte y fletes que se cargan a los productos.
Por devolucin de mercaderas por parte de los clientes (al precio de costo)
13
FLORES, L. Elas. Primer Curso de Contabilidad.1980. Ed. Trillas. Sptima Edicin. Mxico.
-
31
Se acredita:
Por la venta de mercaderas (al precio de costo).
Por devolucin de mercaderas a los proveedores.
Por errores en la facturacin.
El saldo es deudor y representa el valor del inventario final en un momento
determinado, el mismo que debe coincidir con los valores de la constatacin fsica
de los artculos; y con los saldos de las tarjetas Krdex.
Inventario Inicial Devolucin en Compras
Compras Venta de Mercaderas
Devolucin en Ventas (costo)
(costo)
INVENTARIO DE MERCADERAS
2. Ventas
Esta cuenta pertenece al grupo de ingresos operacionales, registra la salida de las
mercaderas de la empresa al precio de venta.
Todo negocio persigue obtener ganancia, por lo tanto las ventas se realizan al
precio de venta.
Precio de venta = Precio de costo + ganancia + gastos
-
32
La cuenta Ventas:
Se debita:
Por las devoluciones de mercaderas por parte de los clientes, al mismo
precio que se vendi.
Al final del ejercicio econmico para cerrar las cuentas de ingreso.
Se acredita:
Por la venta de mercaderas al contado.
El saldo es acreedor y representa las ventas netas realizadas en el ejercicio
econmico.
Devolucin en Ventas Expendio de
(Regulacin) Mercaderas
(precio de venta) (precio de venta)
VENTAS
3. Costo de Ventas
Esta cuenta permite llevar un control de las mercaderas que ha vendido la
empresa al precio de costo.
Se debita por la disminucin de mercaderas al precio de costo, es decir
cuando se vende.
Se acredita por el retorno de las mercaderas por parte de los clientes al
precio de costo.
-
33
El saldo es deudor y representa el costo de ventas neto.
Venta de Mercaderas Devolucin en Ventas
(costo) (Regulacin)
(costo)
COSTO DE VENTAS
En el sistema de inventario permanente para registrar una venta o una devolucin
de las mercaderas vendidas, se realizan dos asientos contables:
1. Por el precio de venta, segn la informacin de la factura o nota de venta.
2. Por el precio de costo, segn datos de las tarjetas Krdex.
4. Utilidad Bruta en Ventas
En esta cuenta se registra el valor de la utilidad bruta en ventas (sin restar gastos
o egresos) obtenida durante el ejercicio.
Se debita por el valor de cierre en libros con crdito a la cuenta Prdida y
Ganancias o Resumen de Rentas y Gastos.
Se acredita por el valor establecido mediante la diferencia entre las ventas
netas menos el costo de ventas en el asiento de regulacin.
Cierre de Libros Utilidad Bruta en Ventas
(Diferencia entre ventas
netas y costo de ventas)
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS
-
34
5. Prdida en Ventas
En esta cuenta se registra el valor de la prdida en ventas, establecida en el
ejercicio, cuando el costo de ventas es mayor que las ventas netas.
Se debita por el valor de la prdida en ventas.
Se acredita por el asiento de cierre de libros con dbito a la cuenta
Prdidas y Ganancias o Resumen de Rentas y Gastos.
Prdida en Ventas Cierre de Libros
(Diferencia entre costo de
ventas y ventas netas)
PRDIDA EN VENTAS
2.1.5 Mtodos de Valoracin de Inventarios.
Por la importancia que tiene los inventarios en las empresas comerciales o
industriales, la prctica contable ha establecido diversos tipos de valoracin, cada
uno de ellos con sus propias caractersticas, tratndose de adecuar a las
necesidades de cada empresa o del momento econmico.
La empresa utilizar el mtodo que crea ms conveniente para sus fines y
planificacin contable y administrativa.
Ahora bien, una vez adoptado un mtodo se debe mantener este mismo
mtodo ya que no se debe estar saltando de un mtodo a otro a fin de evitar
-
35
declarar utilidades y eludir impuestos o beneficios a los accionistas o socios
de la firma14.
Los mtodos ms conocidos para el control de mercaderas son los siguientes:
PEPS
UEPS
Promedio Ponderado
ltima Compra
2.1.5.1. PEPS
Primeros en entrar, primeros en salir. Significa que las mercaderas que ingresan
primero son las primeras que tiene que salir. Proviene del trmino ingls first in,
first out. (FIFO).
En las empresas que se dedican a la venta de pinturas, ropa para mujer,
supermercados, farmacias, comida rpida, etc., se establece la norma que se han
de vender primero, las mercaderas ms antiguas. Por lo tanto, las mercaderas en
existencia final del perodo son las ltimas que llegaron, es decir las de compra
ms reciente, valoradas al precio actual o ltimo precio de compra.
Debido a la caracterstica alcista imperante en los precios de la economa,
este mtodo se utiliza muy frecuentemente en las empresas puesto a que
presenta los inventarios a los costos ms recientes. Este constituye su
atractivo principal, aunque desde el punto de vista de las utilidades, hace
14
MOIX, Jaime. 1981. Contabilidad 1-2 y mecanizacin contable. Ed. Bruo. Primera Edicin. Barcelona. Espaa.
-
36
figurar una ganancia mayor, la cual se traduce en impuestos ms altos para
la empresa15.
2.1.5.2. UEPS
ltimos en entrar, primeras en salir. Significa que las mercaderas que ingresaron
al ltimo son las primeras que tienen que salir. Proviene del trmino ingls last in,
first out. (LIFO).
Como en el LIFO se supone que las ltimas mercaderas que se compraron
fueron las primeras en venderse, automticamente se supone que las que
hay en inventario son las ms antiguas que haba disponibles para la venta.
Esto significa por tanto que a estas mercancas se les asignarn los costos
ms antiguos posibles (en lugar de tener en cuenta los ms recientes, como
sucede con el FIFO)16.
En algunas empresas; como venta de: revistas, libros, zapatos, vehculos,
computadoras, etc., se establece la norma que se han de vender primero las
mercaderas que recin han llegado. Cuando esta norma se ha establecido, las
mercaderas tienden a seguir un flujo de ltimas entradas, primeras salidas. El
inventario se integra con todas aquellas mercaderas que llegaron primero.
2.1.5.3 Promedio Ponderado.
En este mtodo se determina el valor promedio de las mercaderas que ingresaron
a la empresa, es de fcil aplicacin y permite mantener una valoracin adecuada
del inventario.
15
SINISTERRA, Gonzalo V. Polanco, Lus, Henao, Harvey.2 005. Contabilidad: Sistema de informacin para las organizaciones. Ed. McGraw-Hill. Quinta Edicin. Bogot, D.C., Colombia. 16
HARGDON, J. Bernard, Mnera, Armando. 1984. Principios de Contabilidad. Ed. Norma S.A. Tercera Edicin. Colombia.
-
37
Para fijar el valor del costo de la mercanca por este mtodo se toma el valor
de la mercanca del inventario inicial y se le suman las compras del periodo,
despus se divide por la cantidad de unidades del inventario inicial ms las
compradas en el periodo17.
Los costos determinados por el mtodo de promedio ponderados son afectados
por las compras, al principio del periodo; as como al final del mismo; por lo tanto,
en un mercado que tiende al alza, el costo unitario ser menor que el costo
unitario calculado corriente, y en un mercado que tiende a la baja, dicho costo
unitario exceder al costo corriente.
2.1.5.4. ltima Compra
Consiste en evaluar las mercaderas al costo actual del mercado, mediante ajustes
contables.
Este mtodo tiene el efecto de considerar, antes de que realmente se venda
el producto, cualquier utilidad ganada derivada de producirlo o manejarlo;
pero la evidencia de que la utilidad realmente se ha ganado es tan grande
que no se requiere que se realice la venta para comprobarlo. Este mtodo
tambin considera cualquier prdida creada por las fuerzas del mercado18.
2.1.6. Control de Existencias de Inventarios
Es de gran importancia el control de las existencias (Mercaderas, Materias
Primas, Materiales Indirectos, etc.) de tal manera que la empresa pueda
17
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/14/inventarios.htm 18
LAWRENCE, L. Vance, Russell Taussig. 1978. Principios de Contabilidad y Control. Ed. Continental. Segunda Edicin. Mxico.
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38
satisfacer adecuada y oportunamente sus necesidades y especialmente los
requerimientos de los clientes19.
Para mantener la existencia normal de la mercadera, es indispensable calcular las
siguientes existencias:
2.1.6.1. Cantidad Mxima
Se refiere a la mxima cantidad que deben mantenerse en stock los productos,
para poder cubrir eventuales deficiencias, la cantidad mxima se determina
mediante la siguiente frmula:
EMx = Venta mxima mensual x Tiempo mximo de reemplazo
30 das
Contar con inventarios excesivos de materias primas, productos en
proceso o productos terminados, determina diversos costos de oportunidad,
porque la cantidad invertida en un insumo o producto es una parte del
capital que no est disponible para otros propsitos. Como el dinero puede
invertirse en otros campos, podra esperarse una recuperacin de la
inversin; por ello, al tener inventarios ociosos, tal recuperacin no puede
lograrse y se afectan los niveles de rentabilidad esperados20.
El exceso de existencias, adems de dinero sin movimiento y capital de trabajo sin
retorno, ocasiona:
Costos y gastos de bodegaje, manipuleo, registro, control, etc.
19
BRAVO, V. Mercedes. 2004. Contabilidad General. Ed. Nuevoda. Quinta Edicin. Quito. Ecuador. 20
BURBANO, R. Jorge. Presupuestos: Enfoque de gestin, planeacin y control de recursos. Ed. McGraw-Hill. Tercera Edicin. Bogot, D.C. Colombia.
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La mercadera se puede volver obsoleta pierde actualidad.
Se corre el riesgo de prescripcin, vencimiento, caducidad.
Por la naturaleza de la mercadera, sta puede cambiar: solidificarse,
licuarse, evaporarse, pierde calidad y se deteriora.
Se pierde la oportunidad de obtener mercadera actualizada, mejores
diseos, lo que ocasiona que los productos anteriores sean difciles de
comercializar.
2.1.6.2. Cantidad Mnima.
Se refiere a la cantidad mnima que debe haber en stock para poder satisfacer a
los clientes en la empresa comercial o en el caso de las empresas industriales
para que no se vean interrumpidos los procesos productivos, la cantidad mnima
se determina con la siguiente frmula:
EMn = Venta mnima mensual x Tiempo mnimo de reemplazo
30 das
La insuficiencia de existencias, ocasiona:
Prdida de prestigio ante la clientela.
Disminucin de las ventas y utilidades por no poder satisfacer la demanda.
Atenta a su liquidez.
Compras fortuitas no aprovechadas.
Costos extra en la adquisicin y transporte de insumos.
2.1.6.3. Cantidad Crtica
Se refiere a la cantidad ms baja que puede haber en el stock de mercaderas en
el caso que fallen los suministros normales de los proveedores. Cuando se llega a
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40
este nivel la empresa debe establecer mecanismos extraordinarios o especiales
de compras para poder atender adecuadamente a los clientes en una empresa
comercial, o para no suspender las actividades de produccin en una empresa
industrial, la existencia crtica se determina mediante la siguiente frmula:
ECr = Venta mnima mensual x Tiempo crtico de reemplazo
30 das
La existencia crtica, ocasiona:
Problemas
Riesgo declarado
Peligro
2.1.7. Mercaderas en consignacin.
Muchas empresas para dar a conocer sus productos nuevos o simplemente
para adquirir nuevos clientes remiten mercancas a terceros para que las
promuevan en su nombre dndole a este un porcentaje denominado
comisin por lo que se hace necesario llevar un control de estas mercancas
para la adecuada contabilidad de la empresa21.
Las empresas o los comerciantes pueden convenir de mutuo acuerdo,
mediante contrato escrito o por entendimiento verbal, en la entrega y
recepcin de mercaderas para ser vendidas en consignacin22.
21
http://www.monografias.com/trabajos21/mercancias-consignacion/mercancias-consignacion.shtml 22
OROZCO, C. Jos. 1997. Contabilidad General: Teora y prctica aplicadas a la legislacin nacional. Ed. Emmanuel. Quito. Ecuador.
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41
En las mercaderas en consignacin, actan dos partes: El Comitente o
Consignante, dueo o propietario de las mercaderas que las entrega a otras
personas con el propsito principal de incrementar sus ventas y el Comisionista o
Consignatario, que es la persona quien recibe las mercaderas del Comitente o
propietario para ser vendidas y a cambio recibe un porcentaje sobre las ventas
realizadas, en calidad de Comisin.
Para el Comitente, las mercaderas estn en consignacin y para el Comisionista,
las mercaderas estn en Comisin.
Desde el punto de vista legal la consignacin de mercaderas debe sujetarse a lo
estipulado en el Cdigo de Comercio, Ttulo VII Del Contrato de Comisin; los
casos no previstos en este ttulo, se aplicarn a las comisiones mercantiles las
disposiciones del Cdigo Civil sobre mandato.
2.1.7.1. Obligaciones y Derechos del Comitente:
Obligaciones:
Pagar la comisin, salvo pacto en contrario.
Procurar que el comisionista quede indemne de los perjuicios que pueda
causarle la comisin
Poner a disposicin del comisionista la suma necesaria para el desempeo
de la comisin cuando sta exija provisin de fondos.
Derechos:
Es libre de revocar la comisin en cualquier momento.
Su fallecimiento o inhabilitacin no extingue la comisin.
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42
2.1.7.2. Obligaciones y Derechos del Comisionista
Obligaciones:
Desempear el encargo a nombre propio o en representacin del comitente
(objeto de la comisin).
Respetar las instrucciones del comitente.
Informarle oportunamente al Comitente de: los hechos que puedan
modificar o revocar el encargo; de la suspensin de la comisin; de la
ejecucin de los encargos de las ventas a plazos que realice, entre otras.
Rendir cuenta completa y justificada de lo cumplido y entregar el saldo de lo
recibido.
Derechos:
Derecho a cobrar una retribucin.
Derecho de retencin.
Derecho de enajenacin.
2.1.7.3. Elementos especficos del contrato de comisin
Adems de los elementos comunes a otros tipos de contratos, los contratos de
comisin suelen incluir los siguientes conceptos:
Modo de actuacin del comisionista: El comisionista puede desarrollar la
comisin en nombre propio o en el de su comitente. El Comisionista no est
en obligacin de declarar el nombre de su Comitente; pero si est obligado
directamente hacia aquel, ya que el negocio es como si fuera suyo propio.
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43
Aceptacin de la comisin: Una vez aceptada la comisin el comisionista
est obligado a cumplirla excepto que exista causa legal para no hacerlo.
En caso de no cumplirla ser responsable de los daos del comitente. El
comisionista tambin puede rehusar cumplir la comisin aunque est
obligado a comunicar su intencin al comitente lo antes posible.
Provisin de fondos: La comisin que exija provisin de fondos no entrar
en vigor hasta que la provisin no sea puesta a disposicin del
comisionista. Este podr suspender la comisin si habiendo solicitado
nuevos fondos el comitente se niega a proveerlos. El comisionista es
responsable de los riesgos de los fondos provistos y de que no sean
utilizados con objeto distinto a la comisin.
Objeto de la comisin: Indica el objetivo de la comisin y las instrucciones
del comitente para su desempeo.
Liquidacin de la comisin y gastos: Se indica cmo se satisface la
comisin y los gastos de la comisin al comisionista. Se puede incluir lo que
se llama comisin de garanta que se recibe incluso si el cliente no
satisface el precio acordado.
2.1.7.4. Desarrollo de la comisin
La comisin siempre estar sujeta a las instrucciones del comitente. A falta de
rdenes expresas el comisionista debe consultar al comitente. En ningn caso
podr ir en contra de instrucciones expresas del comitente, ni en el caso de
hechos imprevistos.
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2.1.7.5. Delegacin de la comisin
La comisin es un contrato tpico intuitu personae fundados en la mutua confianza
de los contratantes por lo que no es posible su delegacin salvo que sea
expresamente permitida. La comisin puede ser efectuada por personas
contratadas por el comisionista.
2.1.7.6. Restricciones en la actuacin del comisionista
Comprar y vender lo mismo para diferentes comitentes.
Alterar las marcas.
Prestar, fiar o vender al fiado o a plazos salvo que este autorizado por el
comitente.
Si la comisin se desarrolla contra la Ley el comisionista ser responsable junto
con el comitente si reciba rdenes de ste.
El comisionista tiene el deber de informacin frecuente al comitente de todo
aquello que tenga que ver con la comisin.
2.1.7.7. Extincin del contrato de comisin
Cuatro causas principales:
Termino del plazo de la comisin.
Revocacin por el comitente. Podr efectuarla en cualquier momento.
Muerte o inhabilitacin del comisionista.
Incumplimiento de obligaciones contractuales.
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Las consignaciones son algunas veces incorrectamente registradas como
ventas. La distincin fundamental entre una venta y una consignacin es
esta: En la venta el derecho a la mercanca pasa del vendedor al comprador,
mientras que en una consignacin el comitente retiene el derecho a las
mercancas no vendidas por el consignatario o comisionista. Esta distincin
debe tenerse siempre en mente, por tres razones:
Primera, ya que el consignador retiene el derecho a las mercancas, puede
recuperarlas si el consignatario se vuelve insolvente.
Segunda, ya que una consignacin no es una venta, y ninguna utilidad
deber tomarse en cuenta hasta que las mercancas hayan sido vendidas por
el comisionista.
Tercera, cuando el consignador prepara sus estados financieros o cierra sus
libros, cualquier mercanca que est en consignacin deber ser incluida en
su inventario. El costo de tales mercancas, para los efectos del inventario,
puede incluir cualquier gasto en se incurra para poner las mercancas a
disposicin del consignatario o comisionista23.
2.1.7.8. Aspecto Legal.
De conformidad con el Art. 135 del Reglamento de la Ley de Rgimen Tributario
Interno, en el caso de Ventas de mercaderas a consignacin.- En el caso de
ventas de mercaderas entregadas a consignacin, el consignatario emitir el
comprobante de venta y cobrar el IVA respectivo en cada transaccin que
realice; y el comitente o consignante emitir las facturas y cobrar el IVA
23
FINNEY, H.A. 1965. Contabilidad General. Ed. Hispano Amrica. Primera Edicin. Mxico.
-
46
correspondiente con base a las liquidaciones mensuales que efecte con el
consignatario.
Salvo lo dispuesto en el Art. 53 de la Ley de Rgimen Tributario Interno y el inciso
precedente, toda entrega onerosa o gratuita de bienes sujeta a posible devolucin
ser considerada como transferencia gravada con el IVA.
Los sujetos pasivos del IVA abrirn una cuenta de orden denominada
Mercaderas en Consignacin, en la que se registrarn todos los movimientos de
salidas, recepciones, reposiciones y devoluciones de los productos gravados.
2.1.8. Control
2.1.8.1. Concepto de Control
Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las
actividades planificadas. Permite mantener a la organizacin o sistema en
buen camino24.
La palabra control ha sido utilizada con varios y diferentes sentidos
Control como funcin coercitiva y restrictiva, para inhibir o impedir conductas
indeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases, hacer escndalos,
etctera.
Control como verificacin de alguna cosa, para apreciar si est correcto, como
verificar pruebas o notas.
Control como comparacin con algn estndar de referencia como pesar una
mercadera en otra balanza, comparar notas de alumnos etctera.
24
http://148.202.148.5/Cursos/Id204/Unidad_6/61.htm
-
47
Control como funcin administrativa, esto es, como la cuarta etapa del proceso
administrativo.
Constituye la cuarta y ltima etapa del proceso administrativo. Este tiende a
asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o
conforme fue planeado, organizado y dirigido, sealando las fallas y errores
con el fin de repararlos y evitar que se repitan25.
2.1.8.2. Factores del Control
Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de
control:
Cantidad
Tiempo
Costo
Calidad
Los tres primeros son de carcter cuantitativo y el ltimo es eminentemente
cualitativo.
El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es
importante. A travs del factor tiempo se controlan las fechas programadas.
El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya
que por medio de l se determinan las erogaciones de ciertas actividades.
La calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto
producto o ciertas funciones de la empresa26.
25
http://www.elprisma.com/apuntes/curso.asp?id=5740 26
http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/procesoadmvo/tema6_2.htm
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48
2.1.8.3. Importancia del Control
Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se
alcancen los planes exitosamente.
Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar
desviaciones para que no vuelvan a presentarse en el futuro.
Localiza los sectores responsables de la administracin, desde el momento
en que se establecen medidas correctivas.
Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los
planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la
planeacin.
Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin
y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos
de la empresa.
2.1.8.4. Tipos de Controles
Control preliminar.- Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e
incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas para asegurar
que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad. La consistencia en
el uso de las polticas y procedimientos es promovida por los esfuerzos del control.
Control concurrente. Este control tiene lugar durante la fase de la accin de
ejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las
actividades, segn ocurran27.
27
http://books.google.com.ec/books?isbn=9290391812
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49
Control de retroalimentacin.- Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la
informacin de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones
futuras del estndar aceptable.
2.1.8.5. reas del Control
El control, acta en todas las reas y en todos los niveles de una empresa.
Prcticamente todas las actividades de una empresa estn bajo alguna forma de
control o monitoreo.
Preferentemente debe abarcar las funciones bsicas y reas clave de resultados
como:
Control de produccin.- La funcin del control en esta rea busca el incremento
de la eficiencia, la reduccin de costos, y la uniformidad y mejora de la calidad del
producto, aplicando tcnicas como estudios de tiempos y movimientos,
inspecciones, programacin lineal, anlisis estadsticos y grficas.
Control de calidad.- Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar
una calidad especfica tanto en materias primas como en los productos
terminados; establece lmites aceptables de variacin en cuanto al color, acabado,
composicin, volumen, dimensin, resistencia, etc.
Control de inventarios.- Se encarga de regular en forma ptima las existencias
en los almacenes tanto de refacciones como de herramientas, materias primas,
productos en proceso y terminados; protegiendo a la empresa de costos
innecesarios por acumulamiento o falta de existencias en el almacn.
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50
Control de compras.- Esta funcin verifica el cumplimiento de actividades como:
a) Seleccin adecuada de los proveedores, b) Evaluacin de la cantidad y calidad
especificadas por el departamento solicitante, c) Control de los pedidos desde el
momento de su requisicin hasta la llegada del material, d) Determinacin del
punto de pedido y reorden, e) Comprobacin de precios.
Control de mercadotecnia.- Se efecta mediante el estudio de informes y
estadsticas donde se analiza si las metas de mercadeo se han cumplido o no;
comprende reas tales como ventas, desarrollo de productos, distribucin,
publicidad y promocin.
Control de ventas.- Los pronsticos y presupuestos de ventas son esenciales
para el establecimiento de este control. La funcin de este sistema sirve para
medir la actuacin de la fuerza de ventas en relacin con las ventas pronosticadas
y adoptar las medidas correctivas adecuadas.
Control de finanzas.- Proporciona informacin acerca de la situacin financiera
de la empresa y del rendimiento en trminos monetarios de los recursos,
departamentos y actividades que la integran.
Control de recursos humanos.- Su funcin es la evaluacin de la efectividad en
la implantacin y ejecucin de todos y cada uno de los programas de personal y
del cumplimiento de los objetivos de este departamento, aplicando la evaluacin al
reclutamiento y seleccin, capacitacin y desarrollo, motivacin, sueldos y
salarios, seguridad e higiene y prestaciones.
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51
2.1.8.6. Tcnicas de Control
Tcnica es el conjunto de procedimientos propios de un arte, ciencia u
oficio. Habilidad con que se utilizan esos procedimientos. Mtodo habilidad,
tctica28
Tomando en cuenta la definicin de la palabra tcnica, se puede definir a las
tcnicas del control como todos los procedimientos o mtodos usados un una
organizacin para controlar o supervisar un proceso automatizado o actividad
humana.
Existen diferentes tcnicas de planeacin-control que usa un ejecutivo. Por
ejemplo, las normas administrativas que son un tipo de planeacin
importante, tambin se usa para propsitos de control. En forma similar los
presupuestos son planes, y su uso, adecuadamente llamado formulacin de
presupuestos, es esencialmente una funcin de control, as como los
estudios de evaluacin de personal estn realizados de acuerdo con el
proceso de control29.
A continuacin se muestra algunas tcnicas de control ms comnmente usadas:
Presupuesto
Un mecanismo ampliamente usado para el control administrativo es el
presupuesto. Por tanto se ha supuesto, a veces, que la presupuestacin es el
mecanismo para llevar a cabo el control.
28
http://es.thefreedictionary.com/tcnica 29
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010014/Contenidos/Capitulo4/Pages/4.13
/413Tecnicas_control.htm
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La presupuestacin es la formulacin de planes para un determinado periodo
futuro en trminos numricos. Como tales los presupuestos son estados de
resultados anticipados, en trminos financieros como en los de ingreso y capital-
o en aspectos no financieros como en el caso de horas de mano de obra directa,
materiales, volumen fsico de ventas o unidades de produccin. Se dice que los
presupuestos es la monetizacin de los planes.
Los presupuestos obligan a la planeacin y permiten que la autoridad sea
delegada sin prdida de control. Es decir, la reduccin de los planes a
nmeros definitivos obliga a usar una clase de mtodo que permite al
administrador ver claramente qu capital ser necesario, para quin, dnde y
qu costo, ingreso o unidades de insumo o producto fsico incluirn sus
planes. Una vez hallado esto, puede delegar ms libremente la autoridad
para efectuar el plan dentro de los lmites del presupuesto30.
30
http://www.mitecnologico.com/Main/ProcesoDePlaneacionPresupuestos
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53
2.2. MARCO CONCEPTUAL
Control contable.- Subdivisin del control interno que corresponde al plan de
organizacin, los mtodos y procedimientos que estn relacionados directamente
con la proteccin de los activos y la confiabilidad de las transacciones, el uso de
documentos y registros financieros.
Inventario de Mercaderas.- Bienes en existencia que una empresa o negocio
dedica a la venta o al intercambio comercial y que son adquiridos por terceras
personas con afn de lucro.
Juego de Inventarios.- El juego de inventarios es el procedimiento utilizado en el
Sistema de inventarios peridico para determinar el Costo de venta.
Mtodo Promedio Ponderado.- Mtodo de valuacin del inventario en el cual el
costo promedio por unidad se calcula dividiendo el costo total de las mercancas
disponibles para la venta por el nmero total de unidades disponibles para la
venta.
Sistema Contable.- Es una estructura organizada mediante la cual se recogen las
informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valindose de
recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le
permitirn a la misma tomar decisiones financieras.
Sistema de Inventario Permanente.- Sistema que permite mantener un registro
continuo (perpetuo) de las