Michael Soto Rojas Ministro 01-042- 2018 CI/ASAA · Adriana Obando Boza, con la asistencia del Lic....

MINISTERIO DE SEGURIDAD PÚBLICA

AUDITORÍA GENERAL Módulo A (Hernán Garrón Salazar) - Segundo Piso

Complejo Policial Juan Rafael Mora Porras, frente al Liceo Castro Madriz, Barrio Córdoba Teléfonos: (506) 2586-4175 / 2586-4080 / Apartado Postal 4768-1000 San José

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MSP-DM-AG-ASAA-01-642-2018 02 de julio de 2018

Señor Michael Soto Rojas Ministro Estimado señor:

Presentamos a conocimiento de ese Despacho, informe de control interno 01-042-2018 CI/ASAA, realizado por esta Auditoría General, sobre la ejecución presupuestaria del segundo semestre del año 2017, en el programa presupuestario 089-Gestión administrativa de los cuerpos policiales, y en los sub programas presupuestarios: 090-04 Servicio Nacional de Guardacostas, 090-05 Servicio de Vigilancia Aérea y 090-06 Policía de Fronteras.

Este estudio de auditoría se orientó en la revisión del gasto en el segundo semestre

del año 2017, en rubros tales como: compra de alimentos y bebidas, textiles y vestuario, mantenimiento y reparación de vehículos, compra de reactivos químicos y compra de equipo de transporte.

Los resultados del estudio fueron expuestos el día 20 de junio 2018, en presencia

de los señores: Humberto Castro Arias, representante del Despacho del Ministro, Randall Vega Blanco, Director General Administrativo y Financiero, Juan Luis Vargas Castillo, Director del Servicio de Vigilancia Aérea, Gerardo Peña Apú, representante del Servicio Nacional de Guardacostas. Además se extendió invitación al señor Allan Obando Flores, Director de la Policía de Fronteras, sin embargo no se contó con él o su representante en la exposición de resultados.

En la presentación de los resultados se realizaron algunas observaciones sobre

el contenido de las recomendaciones y el plazo de implementación, las cuales fueron aceptadas e incluidas en el presente informe.

Atentamente,

Douglas Elioth Martínez Auditor Interno

amob

mailto:[email protected]






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AREA DE AUDITORIA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y DE APOYO

RESULTADOS DE LA AUDITORIA SOBRE LA EJECUCION PRESUPUESTARIA DEL SEGUNDO SEMESTRE DEL AÑO 2017

JULIO 2018







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Tabla de Contenido

RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................. 4

I. INTRODUCCION.................................................................................................................. 5

II. RESULTADOS OBTENIDOS ............................................................................................... 6

2.1) Resultados de la revisión en el programa presupuestario 089 ............................................. 6

2.2) Resultados de la revisión en el sub-programa presupuestario 090-04.................................. 7

2.2.1) Procedimientos de revisión de las facturas y control del gasto de Alimentos y Bebidas .... 7

2.2.2) Compras de uniformes azules según contratación 2014LN-0000009-09004 ..................... 9

2.3) Resultados de la revisión sub-programa presupuestario 090-05 S.V.A .............................. 13

2.3.1) Elaboración de las “Globales de alimentos” ..................................................................... 13

2.3.2) Controles de inventario de uniformes .............................................................................. 14

2.3.3) Recepción de camión cisterna según contratación 2017LA-000006-000071 ................... 16

2.4) Resultados de la revisión sub-programa presupuestario 090-06 Policía de Fronteras ....... 17

2.4.1) Control del inventario en la Bodega de Dirección de la Policía de Fronteras ................... 18

2.4.2) Plazo de entrega de la Contratación 2017CD-000108-0007100001 ............................... 20

2.4.3) Control de facturas del CNP en la Policía de Fronteras ................................................... 21

2.5) Control contratos para el mantenimiento de vehículos y motocicletas S.V. A y D.P.F ........ 23

III. CONCLUSIONES ............................................................................................................ 27

IV. RECOMENDACIONES ................................................................................................... 28

4.1) Al Lic. Randall Vega Blanco, Director programa presupuestario 089 G.A.C.P ................... 28

4.2) Al Comisario Martín Arias Araya, Director del Servicio Nacional de Guardacostas ............. 29

4.3) Al Comandante Juan Luis Vargas Castillo, Director del Servicio de Vigilancia Aérea ......... 30

4.4) Al Comisionado Allan Obando Flores, Director de la Policía de Fronteras ......................... 31







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RESUMEN EJECUTIVO

El presente informe, corresponde a una auditoría del Plan Anual de Trabajo del año 2018, del Área de Auditoría de Servicios Administrativos y de Apoyo realizada por la Licda. Adriana Obando Boza, con la asistencia del Lic. Rolando Chavarría Córdoba, bajo la supervisión del Lic. Adrián Sanabria Núñez, Coordinador del Área. La auditoría sobre la ejecución presupuestaria del segundo semestre 2017, es relevante por cuanto el Ministerio de Seguridad Pública, recibió en ese ejercicio económico un presupuesto de ₡252.644.827.989,00 millones de colones para el cumplimiento de objetivos y metas, de los cuales ejecutó un 87.50% como gasto real, según el Informe de Ejecución Presupuestaria al 31 de diciembre 2017. Este presupuesto debe ser fiscalizado para asegurar que fue utilizado conforme se planificó y se autorizó por Ley N° 9411de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República para el ejercicio económico 2017. En esta auditoría se revisó el control en sub-partidas de Servicios y Mantenimiento, tales como Alimentos y Bebidas, Mantenimiento de equipo de Transportes, Mantenimiento y reparación de equipo de cómputo, Útiles y materiales de resguardo, y Textiles y vestuario en los sub-programas presupuestarios 090-04 Servicio Nacional de Guardacostas, 090-05 Servicio de Vigilancia Aérea y 090-06 Policía de Fronteras. Por medio del estudio se determinó que existen debilidades comunes en estos sub-programas presupuestarios para la elaboración de las “Globales” de alimentos y el control de la facturación por alimentos y bebidas que presenta el Consejo Nacional de la Producción (CNP). También se evidenció que existen debilidades en el manejo y control de los inventarios de alimentos, de textiles y vestuario, y de útiles, materiales de resguardo y seguridad en estos sub programas presupuestarios. En el apartado IV de este informe se incluyen las recomendaciones que a nuestro criterio pueden mejorar las debilidades señaladas en este informe.







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I. INTRODUCCION 1.1 Origen Esta auditoría se realizó en atención al Plan Anual de Trabajo para el año 2018 del

Área de Auditoria de Servicios Administrativos y de Apoyo. 1.2 Alcance

Esta auditoría comprendió la ejecución presupuestaria del programa presupuestario

089 Gestión administrativa de los cuerpos policiales y en los subprogramas

presupuestarios 090-04 Servicio Nacional de Guardacostas, 090-05 Servicio de

Vigilancia Aérea y 090-06 Policía de Fronteras; en los rubros en los que cada

instancia obtuvo mayor asignación de recursos en el ejercicio económico 2017.

1.3 Objetivo General

Verificar que las acciones realizadas por la Administración durante el segundo

semestre 2017, para ejecución del presupuesto asignado, se hayan realizado

conforme al marco normativo y en concordancia con los objetivos institucionales.

1.4 Marco Legal

Ley de Administración Financiera y de Presupuestos Públicos, N° 8131 y su

Reglamento, Decreto Ejecutivo N° 32988.

Ley de Contratación Administrativa N°7494 y su Reglamento, Decreto Ejecutivo

N° 33411-H.

Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República para el ejercicio

económico 2017 N° 9411

Ley General de Control Interno N° 8292.

Normas de control interno para el Sector Público N° 2-2009-CO-DFOE.







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II. RESULTADOS OBTENIDOS Producto de la revisión realizada se obtuvieron los siguientes resultados: 2.1) Resultados de la revisión en el programa presupuestario 089

Esta Auditoría General realizó la revisión del contrato de mantenimiento de equipo de cómputo N° C-30-2015, "Contrato de servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de Servidores Informáticos, con la empresa Grupo CESA Control Electrónico S.A.

En atención a la verificación realizada por esta Auditoría General sobre el contrato de cita para el periodo en estudio (II semestre 2017), se identificaron las siguientes debilidades de control:

a) Se determinó que las facturas № 024563 de 01-09-2017 por ¢ 2.172.915 del periodo julio 2017 y № 024562 de 01-09-2017 por ¢ 2.172.915 del periodo agosto 2017, fueron recibidas por el funcionario Randy Artavia Segura, sin embargo se evidenció la ausencia del sello del Departamento de Telemática y la fecha del recibido conforme, por lo que no consta la fecha en que el servicio se recibió satisfactoriamente. La situación en comentario, es contraria a lo que establece el Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria en el proceso de visado, en el punto 3.3.1, inciso 5) sobre las facturas con cargo a pedido en las que en el “recibido por”, se debe indicar la fecha y firma del funcionario encargado de recibir a satisfacción los bienes y servicios correspondientes.

b) Sobre el mantenimiento preventivo cuatrimestral incluido dentro del contrato, no fue posible ubicar la documentación de la empresa Grupo CESA, que evidenciara la realización del mantenimiento preventivo cuatrimestral de hardware para el periodo (septiembre – diciembre 2017). El último mantenimiento preventivo del hardware que consta en facturas y documentos es del 03 de junio de 2017. Según manifestó el señor Randall Antonio Díaz Rodríguez, Jefe del Departamento de Telemática de la Dirección Tecnologías de Información, la última limpieza física realizada a los servidores fue en junio 2017 y la siguiente estaba programada para semana santa 2018. Sin embargo, por coincidir estas fechas con las elecciones presidenciales en nuestro país, tuvo que ser aplazada y reprogramada posterior al traspaso de poderes. No obstante a la fecha de nuestra revisión mayo 2018, no se







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había realizado el servicio de limpieza física en atención a lo contratado con la empresa Grupo CESA. Además, en cuanto a la supervisión del contrato de mantenimiento preventivo y correctivo de los servidores, es importante mencionar que el contrato C-30-2015, “Contrato por servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de servidores informáticos”, en las clausulas segunda y tercera establece como parte del objeto contractual el Servicio de Mantenimiento Preventivo, incluye la limpieza física de los equipos cada 4 meses, condición que no se está cumpliendo desde el mes de junio del 2017. Para esta Auditoría General, existe un riesgo operativo por la omisión de los procedimientos de limpieza cuatrimestrales, representado por la probabilidad de que se afecte el desarrollo eficiente de las operaciones de los servidores.

2.2) Resultados de la revisión en el sub-programa presupuestario 090-04 2.2.1) Procedimientos de revisión de las facturas y control del gasto de Alimentos y

Bebidas

Se realizó la revisión de una muestra de 67 facturas del segundo semestre del año 2017 de Alimentos y Bebidas, presentadas por el Consejo Nacional de Producción (CNP) al Servicio Nacional de Guardacostas, con el objetivo de verificar la revisión de los documentos que se presentan para pago.

La información de estos documentos se confrontó contra los oficios y listas de solicitud de alimentación, conocidos como “Global” de cada mes y contra las listas de precios que mensualmente remite el CNP al Servicio Nacional de Guardacostas. A partir de la revisión de las facturas, se determinó que existe debilidad en la revisión de estos documentos cuando se presentan para pago, lo anterior porque se detectaron facturas en las que no coincide el detalle del oficio referencia con el mes de la entrega de mercadería.

Este caso se detectó en las facturas 985915 del 11 de diciembre 2017 y 987470 del 12 de diciembre 2017, en la que se indica que la entrega se realiza conforme al oficio de referencia 1332-2017 PROVJADNG que corresponde a la solicitud de alimentación “global” del mes de octubre, sin embargo las entregas de productos según las facturas detalle 727760 y 736209 son del 22 y 29 de noviembre 2017, lo que deja en duda si la entrega es de la Global de octubre o es de la global de noviembre y la posible existencia de un error en la factura comercial.







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En cuanto a los precios que el Consejo Nacional de Producción (CNP) factura por cada tipo de producto, se verificó que en el Servicio Nacional de Guardacostas, no se revisa si el precio de cada producto indicado en las facturas corresponde al precio de la lista remitida por el CNP. Cabe señalar que el CNP remite una lista por correo electrónico dirigido a la señora Jenny Sandí Marín en el que se detalla el precio de abarrotes, carnes, lácteos y pescado para el mes correspondiente. El precio de las verduras no se remite porque se indica que se factura según el precio que semanalmente se tenga reportado en el CNP. Con esta lista de precios se elabora la “Global de alimentos” y se informa al CNP las cantidades que se deben entregar en el mes siguiente.

Sin embargo en el momento en que la factura ingresa para el pago correspondiente, no se realiza la revisión de los precios; aunque sí se revisan aspectos tales como: número de factura, estación en la que se entregó, fecha de las facturas, fechas de las órdenes de entrega.

Como parte de la revisión de la muestra, esta Auditoría General confrontó los precios de las facturas contra las listas de precios remitidas por el CNP y no se encontraron diferencias, no obstante no fue posible confrontar los precios de las verduras y frutas porque estos no se remiten al Servicio Nacional de Guardacostas.

Otro aspecto que se evaluó, es la confección de la Global de Alimentos para todas las estaciones del Servicio Nacional de Guardacostas. Al respecto se determinó que la persona encargada de elaborar la Global de Alimentos es la Licda. Jenny Sandí Marín, funcionaria del Departamento Administrativo, quien utiliza los reportes quincenales de inventario y consumo que remiten los encargados de las Estaciones de Guardacostas. Con base en los saldos que se reportan de alimentos y basada en historiales de consumo, se elabora el cuadro de solicitud de alimentos que se remite al Consejo Nacional de la Producción para que sea repartido en el transcurso del mes.

Cabe resaltar que, en la decisión del tipo de alimento y cantidades que requieren las Estaciones de Guardacostas, no participa la Sección de Bienestar Socio laboral del Departamento de Salud Ocupacional, con su área de nutrición, por lo tanto el Departamento Administrativo del Servicio Nacional de Guardacostas lo realiza de manera independiente, basado en experiencia y reportes de consumo.

Sobre los aspectos comentados en los párrafos anteriores, esta Auditoría General considera que es oportuno que se realice la revisión de los contenidos de las facturas que el CNP presenta para cobro, incluyendo la revisión de la Global a la







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que corresponde, números de oficio de referencia y los precios. Lo anterior con el objetivo de asegurar que la información de este documento de pago este clara y acorde con lo pactado con el proveedor.

Además, el Ministerio de Seguridad Pública cuenta con un Departamento de Salud Ocupacional, Sección de Bienestar Socio-Laboral al cual le corresponde asesorar técnicamente en la adquisición de alimentos, de acuerdo con lo que se establece en el artículo 106 del Reglamento de Organización de Funcionamiento del Ministerio de Seguridad Pública.

Sobre esta condición, es importante recordar lo que se establece en el “Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria en el proceso de visado”, en el que se establece en el punto 3.3.1 que en las facturas con cargo a pedido, debe verificarse que la descripción del bien comprado o el servicio obtenido, esté acorde con lo señalado en los documentos presupuestarios que le anteceden y, que son parte del procedimiento de contratación.

Por otra parte, es importante recordar que de acuerdo con el “Reglamento de Organización del Ministerio de Seguridad Pública”, artículo 87 la Sección de Bienestar Socio Laboral del Departamento de Salud Ocupacional le corresponde: asesorar técnicamente a los (las) directores (as) de programas y subprogramas presupuestarios, a funcionarios (as) de la Dirección de Proveeduría Institucional y encargados (as) de la alimentación en las unidades policiales, para la adquisición, manipulación, distribución y preparación de alimentos.

Ante las condiciones mencionadas en los párrafos anteriores, esta Auditoría considera que en el Servicio Nacional de Guardacostas, se corre el riesgo de autorizar y pagar facturas por alimentos, en las que el precio no corresponde a lo pactado con el CNP en el momento de la solicitud y además se corre el riesgo de autorizar y pagar facturas por alimentos que no han sido solicitados, al no confrontar la “Global” con las facturas.

2.2.2) Compras de uniformes azules según contratación 2014LN-0000009-09004

Esta Auditoría General, revisó las compras por la sub-partida Textiles y vestuario del año 2018 del Servicio Nacional de Guardacostas y se determinó que en el año 2017, se gestionaron dos solicitudes de pedido para la contratación N°2014LN-000009-09004. En total en ese año se recibieron en julio y en diciembre 2017, 1464 uniformes azules completos, 716 gorras azules y 305 gorras de parras.







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Sobre estos pedidos de compra de la Contratación 2014LN-000009-09004 se determinó que para iniciar la gestión de los dos pedidos, el Departamento de Operaciones confeccionó un oficio dirigido al Departamento Administrativo solicitando la cantidad de artículos necesarios.

En el primer oficio N° 008-2017-LOG-OP-SNG de fecha 21 de febrero 2017, se realizó una solicitud de 806 uniformes que corresponden a la línea 1 de contrato 070-2014 y en el segundo oficio 046-2017-LOG-OP-SNG del 7 de noviembre de 2017 se solicitaron 658 uniformes azules completos, 716 gorras con anclas, 605 gorras con parras, 361 camisetas color azul y 350 camisetas color beige.

Al consultar sobre la decisión de las cantidades que se solicitaron comprar en febrero 2017, se determinó que no existe documentación al respecto, debido a que el funcionario encargado de realizar estas estimaciones y de determinar la cantidad de uniformes por comprar fue trasladado a otra unidad del Servicio Nacional de Guardacostas.

En cuanto a las cantidades que se solicitaron adquirir en noviembre 2017, el funcionario encargado actualmente el señor Alonzo Mendoza Carmiol, manifestó que el cálculo de las cantidades y las tallas requeridas se realizó en coordinación con el funcionario encargado de la bodega, señor Mauricio Mata Solano, quien conocía el detalle de las existencias en la bodega y de las tallas de los funcionarios al momento de la solicitud.

La condición anterior, se considera importante debido a que al momento de nuestra revisión, el 28 de febrero de 2018, se contabilizaron en la Bodega del Servicio Nacional de Guardacostas un total de 1.062 pantalones, 1.101 camisas del uniforme azul, 967 gorras azules con anclas y 151 gorras de parras.

Cabe mencionar que, según la revisión de las actas de entrega, desde julio 2017 a febrero 2018, se habían realizado dos entregas completas de uniformes azules y gorras a todas las Estaciones de Guardacostas (Barra del Colorado, Limón, Quepos, Golfito, Puerto Coyote, Puerto Mora, Pacuare, Puerto Níspero, Flamingo y Caldera, y una entrega a la Academia de Guardacostas, lo que significa que en un periodo de 5 meses se realizó la entrega de dos uniformes para los funcionarios de las Estaciones.

En ese periodo también se entregaron uniformes completos y gorras a los funcionarios de nuevo ingreso y a los de la Dirección del Servicio. En total, de julio 2017 a febrero 2018 se habían entregado 862 pantalones y 851 camisas, entre las Estaciones de Guardacostas, funcionarios de la Dirección y de nuevo ingreso.







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Considerando la cantidad de existencias en la bodega al 28 de febrero 2018, para esta Auditoría queda claro que en las dos compras de uniformes de febrero y noviembre 2017 se solicitaron más uniformes de los requeridos.

Cabe agregar que, debido a la forma en la que se lleva el inventario en la Bodega, no se puede determinar la cantidad de uniformes que habían en existencia al momento de solicitar la compras de febrero y julio 2017, sin embargo, considerando los ingresos de 1.464 uniformes completos y las salidas de 602 pantalones y 851 camisas, esta Auditoria estima que a noviembre 2017 habían 460 pantalones y 488 camisas de uniforme azul. No obstante, no se documenta y justifica por cual motivo se requieren más uniformes para mantener en la Bodega.

Por otra parte, al revisar el inventario de uniformes azules al 28 de febrero, se determinó que se lleva un inventario en Excel por totales de todos los artículos que se tienen en la Bodega de la Dirección del Servicio por lo que no se registra por ingresos y salidas sino solo por saldos.

Al confrontar el saldo de uniformes según la lista en Excel, éste no coincidió con el total de unidades en la Bodega. Según la lista en Excel se tenía 1.926 Camisas azules de uniforme y 1.185 pantalones azules y a este saldo es necesario rebajarle 132 unidades de uniformes que fueron entregados entre el 20 y 22 de febrero 2018, los cuales según el funcionario Mauricio Mata Solano no se habían rebajado del saldo de inventario por falta de tiempo.

Considerando estas últimas salidas de uniformes, según la lista de inventario en Excel en la Bodega se tenían 1.794 camisas de uniforme y 1.053 pantalones, pero al contar las existencias se totalizan 1.062 pantalones y 1.101 camisas de uniformes. Se totalizaron 9 pantalones de más y 693 camisas de menos, lo que refleja que la lista de Inventario en Excel no contiene información confiable.

Se verificó que se tiene un software donado por la Embajada de Estados Unidos que tiene un módulo para inventario y que el señor Mauricio Mata Solano recibió la capacitación para usarlo. Sin embargo por el momento no se ha utilizado, porque es necesario que el señor Mata Solano realice la carga inicial de inventario.

En cuanto a las entregas de uniformes a las Estaciones de Guardacostas, el señor Mauricio Mata Solano entrega los uniformes contra lista al Director de Estación o al funcionario designado para recibirlos. Según se indica en el “acta de entrega” el Director de Estación es el responsable de remitir a la Bodega la lista con las firmas de los funcionarios de su unidad, como prueba de que los uniformes fueron recibidos por los funcionarios.







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Sin embargo de acuerdo con la revisión que se realizó a las actas de entrega de julio 2017 a febrero 2018, se determinó que solamente algunas actas tienen la firma de los funcionarios, la mayoría de ellas solamente tienen la firma del representante de la Estación de Guardacostas que recibió todo el paquete de uniformes. Por lo tanto no se puede asegurar que los uniformes han sido entregados a todos los funcionarios de las Estaciones.

Ante las condiciones señaladas en los párrafos anteriores, se considera oportuno recordar lo que establecen las Normas de Control Interno para el Sector Público, en la norma N° 4.5 sobre la eficacia y eficiencia de las operaciones, que a la letra dice:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben

establecer actividades de control que orienten la ejecución eficiente y

eficaz de la gestión institucional. Lo anterior, tomando en cuenta,

fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus

operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas,

así como los requisitos indicados en la norma 4.2.”

La situación anterior fue comunicada al Comisario Martín Arias Araya Director del Servicio Nacional de Guardacostas, por medio del documento de advertencia N° 23-11-2018 AD/SA del 19 de marzo 2018. En atención a este documento de advertencia, el Comisario Arias Araya remitió el oficio N° 400-2018-JA-DNG del 22 de marzo 2018, informando que se emitió una circular para solicitar la firma del recibo conforme de los uniformes y que se implementó una boleta para el control de entrega de los uniformes.

En cuanto a la programación de las compras de uniformes y el sistema de inventario que se lleva en la Dirección del Servicio Nacional de Guardacostas, es preciso comentar que se tienen uniformes en Bodega por un plazo de tiempo indefinido, los cuales pueden deteriorarse por la humedad o el calor y que de acuerdo con lo analizado, se cuenta con un contrato de entrega de uniformes según demanda que no está siendo utilizado para programar eficientemente las solicitudes de compras de estos artículos. Considerando estas últimas salidas de uniformes, según la lista de inventario en Excel en la Bodega se tenían 1.794 camisas de uniforme y 1.053 pantalones, pero al contar las existencias se totalizan 1.062 pantalones y 1.101 camisas de uniformes. Se totalizaron 9 pantalones de más y 693 camisas de menos, lo que refleja que la lista de Inventario en excel no contiene información confiable.







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Además, debido al sistema de inventario que se está utilizando se corre el riesgo de no contar con información cierta y oportuna que permita planificar de una manera eficiente la solicitudes de compras de uniformes.

2.3) Resultados de la revisión en el subprograma presupuestario 090-05 Servicio de

Vigilancia Aérea

2.3.1) Elaboración de las Globales de alimentos

Por medio de la revisión del procedimiento para el pago de alimentos y bebidas para los funcionarios del Servicio de Vigilancia Aérea, se determinó que la persona encargada de elaborar la Global de Alimentos es el funcionario policial Abraham Brenes Hernández, quien de acuerdo con su experiencia y con base en las solicitudes de alimentos que presentan los encargados de alimentos de las Bases de Liberia, Limón, Pavas y Base 2 Alajuela, confecciona la lista de requerimientos de alimentos mensuales conocida como “Global”.

Esta lista de alimentos se envía para visto bueno a la Sección de Nutrición del Departamento de Salud Ocupacional y posteriormente, se remite al Consejo Nacional de la Producción para que se realice la entrega en el mes correspondiente.

También es importante mencionar que, no se confronta la lista de requerimientos contra el total de existencias en la bodega de alimentos de cada Base, por lo que no se puede asegurar que la cantidad solicitada es la correcta y que no se va a presentar un exceso de alimentos en bodega.

La condición anterior se presenta porque ya no se les solicita a los encargados de alimentos de las Bases del Servicio de Vigilancia Aérea, que remitan junto con los requerimientos una lista de inventario de alimentos.

Según indicó el señor Greivin Arce Umaña, encargado de la Oficina de Servicios Generales del Servicio de Vigilancia Aérea, se procura realizar visitas a las bases para revisar los controles y el inventario de alimentos, sin embargo esta acción no se realiza periódicamente.

Los funcionarios de la Oficina de Servicios Generales, señores Greivin Arce Umaña, Wilkie Jiménez Jiménez y Abraham Brenes Hernández, a través de los años se han dedicado a elaborar la lista de alimentos para las instancias del Servicio de Vigilancia Aérea y a la vez llevan controles sobre la facturación por alimentos y bebidas del Consejo Nacional de la Producción.







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Estos funcionarios trabajan de manera independiente de la Sección de Nutrición del Departamento de Salud Ocupacional y manifiestan que la presencia de la nutricionista se da pocas veces y cuando se presenta es solamente para atención de nutrición para los funcionarios de este Servicio.

Al Consultar al Departamento de Salud Ocupacional, se nos indicó que, para el Servicio de Vigilancia Aérea la nutricionista asignada es la Licda. Ericka Vega Blanco quien revisa los productos solicitados, evacua dudas técnicas y realiza consulta dieto-terapéutica.

Sin embargo de acuerdo con la documentación y la revisión del proceso que se realiza en el Servicio de Vigilancia Aérea, la nutricionista asignada no participa en la confección de las globales, ni en los menús de alimentación y además no existe documentación sobre las visitas periódicas a las oficinas centrales del Servicio (Base 2 -Aeropuerto Juan Santamaría) ni a las otras tres instancias que serían el Aeropuerto Daniel Oduber en Liberia, el Aeropuerto Tobías Bolaños en Pavas y el Aeropuerto de Limón.

En este punto es oportuno recordar que de acuerdo con el “Reglamento de Organización del Ministerio de Seguridad Pública, Decreto Ejecutivo N° 36366”, en el artículo 87, la Sección de Bienestar Socio-Laboral del Departamento de Salud Ocupacional, tiene como función, llevar a cabo funciones de asesoría técnica para la adquisición, manipulación, distribución y preparación de alimentos.

Ante la falta de coordinación con esta Sección, el Servicio de Vigilancia Aérea corre el riesgo de no incorporar alimentos que puedan mejorar el tipo de alimentación que brinda el Servicio de Vigilancia Aérea a sus funcionarios. También otro riesgo que se presenta es, que se pueden estar autorizando cantidades de alimentos excesivas por la ausencia de revisión del inventario previo a la conformación de la “Global”.

2.3.2) Controles de inventario de uniformes en el Servicio Vigilancia Aérea

Se revisaron los controles de inventario sobre uniformes en el Servicio de Vigilancia Aérea y se determinó que existen deficiencias en los saldos de uniformes por tallas comparado con el total de uniformes que reporta el Sistema de Inventarios que se utiliza en la Bodega del Servicio de Vigilancia Aérea.

En este sentido, según el reporte de existencias para el código “6mv-870-Uniforme policial” se reportan 2.031 uniformes en la bodega. Según el detalle de uniformes por talla, se tienen en la bodega 3.875 en existencia, lo que representa una diferencia de más de 1.844. Igual condición se presenta para las Camisetas Beige,







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según el saldo de inventario se tenía 2.817 unidades y según el reporte de existencias por tallas se tenían 2.909, para una diferencia de 92 unidades de más.

Así mismo, al realizar un conteo por muestra, el 24 de abril del 2018, de 14 líneas de uniformes (según talla y género) se determinó que solamente en dos líneas coincide el saldo de inventario con el total de existencias; en 3 líneas el total de existencias es superior al saldo que reporta el inventario y en 9 líneas el total de existencias es inferior al saldo en inventario.

Según indicó el funcionario encargado de llevar el control de inventario y de bodega de uniformes, la diferencia se presenta cuando se entregan uniformes y en algunas oportunidades se hacen devoluciones y no se registra oportunamente esta devolución o cambio de tallas.

Cabe mencionar que el Servicio de Vigilancia Aérea utiliza un documento denominado “Acta de asignación de equipo” para la entrega de uniformes y se verificó que estos artículos de avituallamiento se entregan contra firma del acta.

A nuestro criterio, el Servicio de Vigilancia Aérea utiliza una boleta de control de entrega de uniformes, camisetas y trajes de piloto que permite la documentación oportuna de la entrega de este artículo de avituallamiento. No obstante, las herramientas para el control de inventario total y de inventario por tallas no reflejan los saldos reales.

La causa de esta condición es que no se registran todas las salidas de la Bodega de Uniformes y las devoluciones por cambio de talla, por lo cual el saldo de inventario no coincide. Otra causa es que se utiliza un “sistema” de inventario” por tallas que es una hoja en Excel, con limitaciones en cuanto al registro de entradas, fechas, salidas y devoluciones de artículos.

Cabe recordar nuevamente que las Normas de Control Interno para el Sector Público, en la norma 4.4.5 sobre Verificaciones y conciliaciones periódicas establecen la importancia de contar con registros exactos de los artículos y el equipo en bodega.

Al no contar con saldos exactos de inventario, en el Servicio de Vigilancia Aérea se presenta un riesgo que puede conllevar a una toma de decisiones equivocada principalmente al momento de distribución de los artículos o en la planificación de las compras posteriores.







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2.3.3) Recepción de camión cisterna según contratación 2017LA-000006-000071

En el año 2017 el sub-programa presupuestario 090-05 Servicio de Vigilancia Aérea adquirió un camión cisterna con un valor de $280.300,00 dólares a la empresa Autostar Vehículos Sociedad Anónima, según contratación 2017LA-000006-0007100001.

Este vehículo fue revisado satisfactoriamente por el Departamento de Mantenimiento Vehicular en la aduana de la empresa Autostar, el día 21 de diciembre del 2017, para posteriormente emitir el oficio 1254-2017 DMV del 22 de diciembre, dirigido al Comandante Juan Luis Vargas Castillo indicando que de acuerdo con la inspección del equipo, procede dar el recibo técnico a satisfacción.

Sobre la recepción técnica se le consultó al Lic. Helberth Marchena Gómez, Jefe del Departamento de Mantenimiento Vehicular de la Dirección de Transportes, quien manifestó que en esa oportunidad la inspección del equipo se realizó en la empresa Autostar porque así lo solicitó el sub programa presupuestario.

Sin embargo, no consta el recibo de parte del Servicio de Vigilancia Aérea en el que se consigne la fecha de la entrega del vehículo en las instalaciones de este cuerpo policial. Solamente existe un recibo en la factura N° 254058 del 21 de diciembre 2017, firmada por el funcionario Luis Emilio Arguedas Venegas quien manifestó que la factura se recibió en el momento de revisión por parte del Departamento de Mantenimiento Vehicular.

Cabe agregar que la factura N° 254058-1 de la empresa Autostar del 30 de noviembre del 2011 se remitió para pago el 27 de diciembre 2017, según el oficio 1374-2017-DSVA-DA y fue cancelada hasta el 1 de febrero del 2018.

A nuestro criterio, la recepción de la factura y el recibo técnico no demuestran que el equipo de transporte fue entregado en las instalaciones del Servicio de Vigilancia Aérea conforme lo establece el contrato y los términos de la contratación 2017LA-000006-0007100001.

Además se verificó que al 3 de mayo 2018, no se había recibido la capacitación que se incluyó dentro del contrato N° 0432017000100102-00 como una obligación de la empresa proveedora. Según el contrato, en el apartado “Detalle de la entrega” se indica lo siguiente:

“El personal técnico de la empresa contratista debe dar una capacitación

completa sobre el uso y cuidados de mantenimiento al personal del

departamento de Vigilancia Aérea, con el objetivo de preparar a los

funcionarios encargados de usar el equipo. La empresa certificará a estos







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funcionarios en el uso eficiente y mantenimiento preventivo de la unidad.

La coordinación de esta capacitación se llevará a cabo previa

comunicación con el contratista.”

Al respecto, la Licda. Jessica Rojas Lobo, Jefe Administrativa del Servicio de Vigilancia Aérea manifestó que no se ha recibido la capacitación porque no ha sido posible coordinar con la empresa.

Sobre el particular es importante recordar lo que establece el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa Nº 33411 en su artículo N° 203 sobre la recepción definitiva que a la letra dice:

“La recepción definitiva del objeto será extendida dentro del mes siguiente a la

recepción provisional o dentro del plazo establecido en el cartel o bien, vencido

el plazo para corregir defectos. La recepción definitiva no excluye la ejecución

de la garantía de cumplimiento, si los bienes y servicios presentan alguna

inconformidad con lo establecido en el contrato. A partir de este momento,

comenzarán a regir las garantías de funcionamiento ofrecidas por el contratista

y no correrán multas.

Para ello se levantará un acta en que quede constancia clara de la forma en que

se ejecutó el contrato, indicando al menos, tiempo de ejecución y las prórrogas

concedidas, cuando fuera pertinente, forma en que se cumplieron las

obligaciones, garantías ejecutadas o penalidades impuestas, ajuste a las muestras

aportadas.” (El subrayado no es del original)

A la luz de lo señalado en los artículos anteriores, el riesgo que corre el Servicio de Vigilancia Aérea es pagar al proveedor del camión cisterna sin contar con el camión en sus instalaciones, y además se corre el riesgo de que los encargados de operar este equipo de transporte, desconozcan las medidas mínimas de seguridad y las normas para la utilización del equipo.

Sobre la situación comentada en párrafos anteriores entorno a la recepción del camión cisterna se informó al Comandante Juan Luis Vargas Castillo por medio del documento de advertencia N° 28-027-2018 AD/SA del 31 de mayo 2018. No obstante a la fecha de este informe, no se ha comunicado de las acciones realizadas al respecto.

2.4) Resultados de la revisión en el subprograma presupuestario 090-06 Policía de Fronteras







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2.4.1) Control del inventario en la Bodega de Dirección de la Policía de Fronteras

Esta Auditoría General verificó el control de inventario en la Dirección de la Policía de Frontera de los artículos recibidos en el segundo semestre del año 2017, por medio de las contrataciones 2017CD-000108-0007100001 Botas Policiales, 2016CD-000136-0007100001 Sistemas de Hidratación y 2017LA-00008-0007100001 Kit de supervivencia.

Sobre el particular, se determinó que en la Policía de Fronteras no se utiliza una herramienta que permita llevar el control de inventario preciso de estos artículos, por lo que, para conocer la cantidad almacenados en la Bodega se requiere realizar un conteo individual, igualmente sucede para conocer la cantidad entregada según las actas de salida. Cabe mencionar que, las salidas de la Bodega se documentan por medio de actas de entrega firmadas por el encargado y la persona que recibe, estas actas se mantienen resguardadas en un ampo. Sin embargo, ante la ausencia de una herramienta que confronte los ingresos con las salidas, no se cuenta con información exacta que permita concluir que todas las salidas quedaron documentadas mediante acta. Esta Auditoría contabilizó todas las salidas de bodega de las Botas Tácticas marca “Total Research” recibidas el 20 de diciembre 2017, según contratación 2017CD-000108-0007100001 y también se contaron las existencias en bodega. Como resultado se obtuvo que desde el 9 de enero al 4 de abril 2018, según actas se entregaron 354 botas y en la Bodega se contabilizaron 6 de éstas, lo que presenta una diferencia de más de 6 unidades en relación con las 354 unidades que ingresaron el 20 de diciembre. Según indica el señor Norman Cruz Mairena, encargado de la Bodega, esta condición pudo presentarse debido a que algunos funcionarios regresaron botas, dado que no era su talla, sin embargo esta situación no consta en actas esta devolución. En cuanto a los Kit de supervivencia adquiridos según la contratación 2017LA-00008-0007100001 que fueron recibidos el 29 de noviembre 2017, se determinó que según las actas de salida desde enero hasta abril 2018, se entregaron 140 unidades y se contabilizaron en la bodega 20 kit, para un total de 160 unidades, lo cual representa una diferencia de más 2 unidades en relación con las 158 recibidas en noviembre 2017.







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Sobre esta diferencia el señor Norman Cruz Mairena manifestó que, se debe a que dos kit de supervivencia fueron entregados por él y otro por el compañero Esaú Aguirre Chávez el día 3 de febrero 2018, sin embargo al día siguiente ambos hicieron la devolución. Esta devolución si consta en el acta de devolución. En cuanto a los artículos denominados Sistemas de Hidratación no fue posible realizar el conteo de existencias y de salidas, debido a que la información de las actas se encontraba archivada en cajas con documentos del año 2017. El sistema de hidratación adquirido por la Policía de Fronteras consta de dos artículos: una bolsa para el agua y una mochila para cargar la bolsa en la espalda. Esta Auditoría General contabilizó 211 bolsas de hidratación y 41 mochilas. Al consultar el motivo de la diferencia entre la cantidad de bolsas de hidratación y las mochilas, se nos indicó que la entrega original de bolsas Camel Back presentó problemas, lo cual se comunicó a la empresa Inglesini y Co y la empresa entregó un nuevo lote de 280 bolsas e indicó que, no era necesario que se realizara la devolución de las existencias en mal estado. Sobre la falta de una herramienta que permita llevar un control de inventario, el señor Norman Cruz Mairena encargado de la Bodega y de Inventarios señaló que con la ayuda de la Licda. Gladys Montealegre Ibarra, están implementando un inventario en el programa Excel a partir de la información de las Órdenes de Compra que les remiten los funcionarios de la Sección de Ejecución. Sin embargo al momento de nuestra visita el 6 de abril 2018 esta herramienta no se tenía en funcionamiento.

Antes las condiciones comentadas en los párrafos anteriores es preciso recordar que las Normas de Control Interno, en la norma N° 4.4.5 sobre Verificaciones periódicas establece lo siguiente:

“4.4.5 Verificaciones y conciliaciones periódicas La exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos tales como el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega u otros, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes.”

En la Policía de Fronteras no se tiene exactitud de registros sobre los artículos en bodega, lo que puede representar un riesgo para este cuerpo policial por la posibilidad de que se desconozca o, se manejen datos erróneos sobre la entrega







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de equipos de avituallamiento, las cantidades en existencia y las cantidades que se requieren adquirir. Sobre esta situación se informó al Comisionado Allan Obando Flores por medio del documento de advertencia N° 25-026-2018 AD/SA del 30 de mayo 2018, ante lo cual por medio del oficio MSP-DM-DVUR-DIFRO-DPF-0345-06-2018 se informó que se espera la implantación de controles y formularios de inventario a más tardar para el 31 de agosto del 2018.

2.4.2) Plazo de entrega de la Contratación 2017CD-000108-0007100001 por la compra de Botas de protección en cuero

Se revisó la ejecución de la contratación 2017CD-000108-0007100001 para la compra de 354 botas de protección en cuero para los funcionarios de la Policía de Fronteras. Al respecto se verificó que el contrato fue formalizado el 18 de agosto 2017 y el pedido de compra N° 4600005715 fue notificado por medio del sistema SICOP ese mismo día. En la orden de compra se establece como plazo de entrega 60 días hábiles, desglosados en 45 días hábiles para la solicitud de exoneración y 15 días hábiles para la entrega. Mediante la revisión de los documentos del expediente digital de SICOP se determinó que, el proveedor JOREM JOR Equipos de emergencias S.A. presentó los documentos de exoneración el 4 de diciembre 2017, es decir 29 días después de vencido el plazo para este trámite, que es de 45 días según lo establecido en el contrato y en la orden de pedido, plazo que se venció el 24 de octubre 2017. Cabe mencionar que, al 4 de diciembre 2017 también se había pasado en 14 días el plazo total de 60 días para la entrega. La solicitud de exoneración fue aprobada el 8 de diciembre 2017 y el 13 de diciembre del 2017 la empresa proveedora solicitó ante la Proveeduría Institucional una prórroga del plazo de entrega por diez días. La Proveeduría Institucional remitió a la Policía de Fronteras, la solicitud de ampliación del plazo de entrega por medio de oficio N° 1641-2017 DPI del 14 de diciembre 2017, advirtiendo que la solicitud se realizó de forma extemporánea. Sobre la solicitud de ampliación del plazo de entrega, la Policía de Fronteras emitió el oficio 692-12-2017-DIFRO-DPF del 22 de diciembre 2017, dirigido al Lic. Mario Umaña Mora, Director de la Proveeduría Institucional, indicando que el proceso de toma de tallas efectivamente requirió varias semanas lo que atrasó la orden de







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producción de botas y que la entrega definitiva se realizara el 20 de diciembre 2017, por lo que se recibió a satisfacción y se remitió la factura para pago. Sobre el particular, considera esta Auditoría General que en la Policía de Fronteras, no se estableció un control oportuno de la ejecución del contrato con la empresa JOREM, específicamente sobre el plazo, lo anterior porque no consta que se haya programado oportunamente el plazo para la toma de medidas y no se encuentra documentados los días o la semanas en las que se realizó esta actividad y si esta actividad realmente atrasó la entrega de las botas. Cabe recordar que, el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa en el artículo N° 199 establece la posibilidad de la suspensión del plazo de entrega por motivos de fuerza mayor debidamente acreditado, sin embargo en este caso, de manera tácita la Policía de Fronteras suspende el plazo y lo retoma en el momento en que se presenta la solicitud de exoneración, el 4 de diciembre 2017, 29 días después de vencido el plazo para realizar la gestión de exoneración, sin que se documente en el expediente electrónico. Ante esta condición, se presentan dos riesgos en la Policía de Fronteras, en primer lugar el atraso en la entrega de las botas, que se estimaba recibir en el mes de noviembre y, en segundo lugar, la Policía de Fronteras corre el riesgo de favorecer directamente a un proveedor por consentir la entrega tardía de más de 40 días hábiles.

2.4.3) Control de facturas del CNP en la Policía de Fronteras

Esta Auditoría General revisó el control de facturas por Alimentos y bebidas en la Policía de Fronteras y se determinó que la revisión de las facturas las realizan los funcionarios Norman Cruz Mairena y Daniela Taleno Salazar, según el rol de servicio de cada uno, pues son funcionarios policiales en un rol de trabajo de 12 horas diarias, 6 días de trabajo y 6 libres. Al respecto, se verificó que la revisión de las facturas no incluye la revisión del precio facturado por el CNP. Cabe agregar que, la Sección de Nutrición del Departamento de Salud Ocupacional, remite una vez al mes las listas de productos requeridos en las unidades de la Policía de Fronteras y los precios acordados con el CNP, para las carnes, verduras y abarrotes; esta información la remite vía oficio a la Policía de Fronteras. La revisión que realizan a las facturas es que el total coincida con la cantidad entregada y que las ordenes de entrega estén firmadas y con recibo conforme.







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Estas facturas del CNP son remitidas al funcionario Luis Castro Solórzano para que nuevamente revise totales y se tramite el pago correspondiente ante la Dirección Financiera. Según lo indicado por el funcionario Cruz Mairena, por el exceso de funciones que tiene asignadas y dado que, cuando se le solicita tiene que participar en operativos especiales tanto él como la funcionaria Taleno Salazar; no realizan una revisión de los precios y las cantidades contra los documentos de referencia definidos por la Sección de Nutrición y que son conocidos como “la global”. Esta Auditoría, revisó una muestra de facturas del CNP del mes de enero 2018 y las confrontó contra “la global” formulada por la Sección de Nutrición para ese mes y se determinó que principalmente en el precio de las verduras y en una línea de carne, el CNP factura un precio diferente al acordado con la Sección de Nutrición. Consideramos oportuno señalar, en primer lugar que los funcionarios encargados de revisar las facturas, cada uno en su turno de servicio, además del control de estas facturas, tiene asignado el control de activos y de bodega. Ambos manifiestan que no tenían conocimiento de que había que revisar cantidades y precios en las facturas. En segundo lugar, no se tiene como política la revisión detallada de estas facturas contra los documentos de la “global” aportados por la Sección de Nutrición. Los documentos de la “Global” se utilizan solamente para informar al CNP sobre los requerimientos de alimentos y bebidas. Cabe recordar que, el “Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria en el proceso de visado”, emitido por la Contraloría General de la República, establece claramente que las facturas con cargo a pedido deben contener la descripción del bien o del servicio comprado acorde con lo señalado en los documentos presupuestarios previos. De continuar con esta situación, la Policía de Fronteras corre el riesgo de autorizar y pagar facturas por alimentos, en las que el precio no corresponde a lo pactado con el CNP en el momento de la solicitud, y además corre el riesgo de autorizar y pagar facturas por alimentos que no han sido solicitados, al no confrontar la “Global” con las facturas.







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2.5) Control de los contratos para el mantenimiento de vehículos y motocicletas del

Servicio de Vigilancia Aérea y de la Policía de Fronteras

a) Se revisó el control de contratos de mantenimiento de vehículos del subprograma

presupuestario 090-06 Policía de Fronteras y se determinó que el control sobre los trabajos de mantenimiento los lleva el Departamento de Mantenimiento Vehicular de la Dirección de Transportes. Este Departamento es el que, previa coordinación con la Policía de Fronteras, solicita a las empresas Purdy Motor, Consultoría e Inversiones Anchía y Rodríguez S.A. (Vehículos) y a la empresa Lutz Hermanos (motocicletas) la reparación del equipo de transporte de este cuerpo policial. Este Departamento lleva el control del diagnóstico, cumplimiento de plazos y de la supervisión de las reparaciones realizadas y de los repuestos que se requiere adquirir. Esta instancia recibe la factura de parte de la empresa proveedora del servicio de reparación, previa revisión en la práctica del equipo. Una vez recibida la factura y revisada la reparación, este documento se remite a la Policía de Fronteras para que se realice el trámite de pago. Con el visto bueno del Departamento de Mantenimiento Vehicular, la Policía de Fronteras realiza el pago por el servicio de mantenimiento. Sobre el control de los contratos con la empresa Purdy Motor N° 070-2015, Lutz Hermanos N° 066-2015 y Consultoría e Inversiones Anchía y Rodríguez S.A. N° 15-2015, se determinó que en la cláusula tercera de estos contratos se incluye una lista de precios de las posibles reparaciones, misma que sirve como parámetro para la aprobación de las facturas por parte del Departamento de Mantenimiento Vehicular. No obstante, de acuerdo con la revisión de una muestra de facturas por concepto de mantenimiento de vehículos de la Policía de Fronteras del segundo semestre 2017, se determinó que los proveedores de este servicio cobran reparaciones que no están incluidas dentro de la lista de referencia incluida en los contratos. Por lo anterior, no existe parámetro para medir sin el precio que se está cobrando por la mano de obra es el precio justo de mercado. De igual manera dentro de las facturas por servicio de mantenimiento se cobra el valor de los repuestos, sin embargo dentro de los contratos no se estipula ninguna







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indicación con respecto a los repuestos y su valor. En los contratos revisados, lo que se señala es que en la factura se debe indicar claramente el costo de la mano de obra y el costo y detalle de los repuestos. Sobre esta situación se le consultó al Lic. Herberth Marchena Gómez Jefe del Departamento de Mantenimiento Vehicular, quien junto con el Lic. Gerald Argüello Madrigal encargado de la Sección de Administración de Contratos indicó que, es materialmente imposible establecer una lista completa de todos los tipos de reparaciones, su posible costo y los tipos de repuestos. Además agregó que cuando se presenta una factura por una reparación se realiza un estudio de mercado y se revisa en la base de datos los precios de reparaciones anteriores para tener un punto de referencia sobre el precio. Los señores Marchena Gómez y Argüello Madrigal, enfatizaron en que los contratos del año 2015, son los primeros en esta modalidad de contratación de mantenimiento para vehículos y motocicletas, y que actualmente se ha tratado de incorporar más líneas al objeto contractual para evitar que se presenten situaciones como las detectadas por esta Auditoría General, en la que no se especifican los precios de la mano de obra y repuestos.

b) En el Servicio de Vigilancia Aérea el control sobre los contratos de mantenimiento de vehículos con la empresa Consorcio Super Pits Car Service (vehículos) y Taller de motos Indianápolis (motocicletas) se lleva directamente en el área de Servicios Generales. En esta Sección, se coordinan las reparaciones con los dos talleres contratados, se recibe el pre-diagnóstico que se remite al mecánico encargado de revisar el costo y el detalle del mismo, para finalmente recibir la factura. Junto con la recepción de la factura se hace una revisión del funcionamiento del equipo de transporte y una revisión de que la factura incluya la misma indicación que se hizo en el pre diagnóstico.

Es importante mencionar que, se revisó una muestra de facturas por concepto de mantenimiento vehicular del Servicio de Vigilancia Aérea del segundo semestre del año 2017, de los contratos 040-2015 con la empresa Consorcio Super Pits Car Service y N° 041-2015 con Taller de Motos Indianápolis y se determinó que los proveedores de este servicio cobran reparaciones que no están incluidas dentro de la lista de referencia incluida en los contratos. De igual manera dentro de las facturas por servicio de mantenimiento se cobra el valor de los repuestos, sin embargo dentro de los contratos no se estipula ninguna







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indicación con respecto a los repuestos y su valor. En los contratos revisados, lo que se señala es que en la factura se debe indicar claramente el costo de la mano de obra, así como el costo y detalle de los repuestos. Sobre el particular, se le consultó al señor Greivin Arce Umaña, jefe de la oficina de Servicios Generales del Servicio de Vigilancia Aérea, quien manifestó que se hace un estudio de mercado para los casos en los cuales en el contrato no se indica el costo de la mano de obra y que igual sucede con el valor de los repuestos. En cuanto a lo señalado en los puntos a y b de este apartado, considera esta Auditoría General que, en los contratos por servicio de mantenimiento de vehículos de los sub-programas presupuestarios Policía de Fronteras y Servicio de Vigilancia Aérea, no se especifica cual es el procedimiento que se debe realizar para valorar el costo de la mano de obra y de los repuestos que no se incluyen como parte del objeto contractual. En este sentido, en los contratos por mantenimiento vehicular que fueron revisados por esta Auditoría General, en las clausulas sobre el objeto contractual se presenta una lista de las posibles reparaciones y su costo; el hecho de aprobar el pago de reparaciones que no están tipificadas dentro del objeto contractual puede llevar a la Administración a un error operativo al aprobar el pago de precios excesivos. Además en ambos casos, para las facturas de la Policía de Fronteras y del Servicio de Vigilancia Aérea no se puede asegurar que se están cumpliendo con lo que establece el “Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria en el proceso de visado”1, en cuanto a que en la factura debe indicarse el servicio obtenido de conformidad con los documentos presupuestarios que le anteceden, en este caso el pedido o el contrato.

Cabe recordar además lo que establece el Reglamento de Organización del Ministerio de Seguridad Pública, Decreto Ejecutivo N° 36366-SP y sus reformas, en sus artículos 96 y 98 en cuanto a las funciones del Departamento de Mantenimiento Vehicular, Sección de Administración de contratos que a la letra dice:

1 Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria en

el proceso de visado, artículo 3.3.1 Aspectos generales.







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“Artículo 96.—El Departamento de Mantenimiento Vehicular tendrá las

siguientes funciones:

1. Elaborar y ejecutar, en coordinación con los Programas

Presupuestarios, el plan de mantenimiento preventivo y correctivo de

los vehículos automotores del Ministerio.

….

9. Mantener mecanismos de control que garanticen una ejecución

adecuada de los contratos.”

“Artículo 98.— La Sección de Administración de Contratos tendrá las

siguientes funciones:

…

9. Realizar las supervisiones de las modificaciones a los vehículos

automotores adquiridos.

10. Supervisar la ejecución de reparaciones realizadas por los talleres

mecánicos externos contratados ó de las empresas de servicio externas

adjudicadas por medio de contratación común o excepcional.

11. Reportar a la Proveeduría Institucional y al Programa Presupuestario

respectivo, mediante informe técnico, cualquier disconformidad técnica

que se detecte durante la ejecución del contrato.

12. Fiscalizar que el servicio de mantenimiento correctivo ó preventivo

realizado al vehículo automotor corresponda con el contratado.

13. Verificar técnicamente la razonabilidad del precio fijado por el

contratista en las reparaciones indeterminadas.”

A la luz de los artículos anteriores, esta Auditoría General considera que existe un riesgo operativo tanto en el Servicio de Vigilancia Aérea, como en la Policía de Fronteras, ante la posibilidad de que se aprueben facturas por servicio de mantenimiento de vehículos con precios excesivos. De igual forma se presenta otro riesgo operativo por la posibilidad de aprobar facturas por servicio de mantenimiento de vehículos, en las que no se ha confrontado el valor de todas las reparaciones, para asegurar que el costo correspondiente a lo que se pactó en el contrato.







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III. CONCLUSIONES

Producto de la verificación realizada, esta Auditoría General arriba a las siguientes conclusiones:

3.1) El recibo conforme de dos facturas correspondientes al servicio de mantenimiento

preventivo de los servidores, así como en la supervisión de la realización de la limpieza cuatrimestral de servidores por parte del Departamento de Telemática de la Dirección de Tecnologías de Información referente al contrato C-30-2015, mostraron algunas debilidades importantes.

3.2) En el Servicio Nacional de Guardacostas existen debilidades en la revisión de las

facturas por Alimentos y Bebidas que presenta el CNP y además la confección de los requerimientos de alimentos, conocida como “ global de alimentos” se realiza sin la asesoría técnica del Departamento de Salud Ocupacional.

3.3) En el Servicio Nacional de Guardacostas se presentan debilidades para identificar

las necesidades de uniformes de sus funcionarios, organizar las compras de éstos por entregas según demanda y para llevar el inventario de estos artículos en Bodega.

3.4) En el Servicio de Vigilancia Área existen debilidades en la confección de los

requerimientos de alimentos, conocida como “global de alimentos”, debido a que estos requerimientos se realizan sin la asesoría técnica del Departamento de Salud Ocupacional y sin verificar las existencias en las bodegas de las Bases del Servicio de Vigilancia Aérea.

3.5) En la bodega del Servicio de Vigilancia Aérea se presentan saldos equivocados en

el inventario de uniformes, camisetas y trajes de piloto. 3.6) El Servicio de Vigilancia Aérea omitió el procedimiento de realizar un acta de

recepción provisional y recepción definitiva del camión cisterna adquirida según contratación 2017LA-000006-000710001 y además ha omitido solicitar al proveedor de camión cisterna la capacitación pactada en el contrato para los funcionarios encargados de utilizar el equipo.

3.7) En la Policía de Fronteras no se utiliza una herramienta para el control de

inventario de artículos de avituallamiento, condición que afecta directamente el Sistema de Control Interno de este cuerpo policial.







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3.8) La Policía de Fronteras omitió llevar un control oportuno de la ejecución del contrato por compra de 354 botas de protección de cuero según contratación 2017CD-000108-0007100001, al permitir informalmente y sin documentar la suspensión del plazo de entrega hasta contar con la lista definitiva de tallas.

3.9) En la Policía de Fronteras existen debilidades en la revisión de las facturas por

Alimentos y Bebidas que presenta el C.N.P, por la omisión en la revisión de los precios y cantidades incluidas en las facturas.

3.10) En los contratos de mantenimiento de equipo de transporte de los sub-programas

presupuestarios Servicio de Vigilancia Aérea y Policía de Fronteras, no se incluyen especificaciones sobre los costos de las reparaciones no incluidas en el objeto contractual, ni sobre el costo de los repuestos.

IV RECOMENDACIONES

Con el objetivo de mejorar las deficiencias de control interno señaladas en este informe, solicitamos a su Despacho girar las siguientes recomendaciones:

4.1) Al Ing. Randall Vega Blanco, Director del programa presupuestario 089 Gestión Administrativa de los cuerpos policiales

Ordenar el cumplimiento de las siguientes recomendaciones: 4.1.1) Girar instrucciones al Dr. Gabriel Carmona Rojas, Jefe del Departamento de Salud

Ocupacional para que atienda la siguiente recomendación:

Asesorar al Servicio Nacional de Guardacostas y al Servicio de Vigilancia Aérea en la elaboración de la “Global de alimentos”, en la confección de menús de alimentación, y el control de alimentos, de conformidad con lo que se establece en el artículo 106 del Reglamento de Organización del Ministerio de Seguridad Pública.

El plazo para la implementación de estas recomendaciones es de 5 días hábiles. 4.1.2) Solicitar al Lic. Herberth Marchena Gómez, Jefe del Departamento de

Mantenimiento Vehicular, que atienda las siguientes recomendaciones: a) Verificar para futuros contratos de mantenimiento vehicular, que se coordine con

los sub-programas presupuestarios y con la Proveeduría Institucional, para la definición de especificaciones contractuales que permitan controlar el costo de







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todas las posibles reparaciones y los repuestos que se requieran cambiar. El plazo para la implementación de esta recomendación es de 5 días hábiles.

b) Documentar el análisis de la razonabilidad del precio de la mano de obra y de los

repuestos que no se especifican en el objeto contractual de los contratos por servicio de mantenimiento vehicular que se encuentran vigentes.

El plazo para la implementación de esta recomendación es de 5 días hábiles.

c) Asegurar que el recibo técnico de equipo de transporte se realice en el lugar

pactado en el contrato o en el cartel de la contratación.

El plazo para la implementación de esta recomendación es de 5 días hábiles. 4.1.3) Solicitar a la Ing. Jacqueline Sequeira Torres, Directora de Tecnologías de

Información, que gire instrucciones al señor Randall Antonio Díaz, Jefe del Departamento de Telemática, para el cumplimiento de la siguiente recomendación:

a) Asegurar que en todas las facturas por contrato de mantenimiento y limpieza de

servidores, en el espacio indicado como “recibo conforme”, se emita la fecha y se imprima el sello del Departamento que las recibe, como una medida de control interno en atención al “Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria en el proceso de visado”.

b) Ejercer una labor detallada de control y supervisión de lo establecido en el contrato

C-30-2015, en cuanto al mantenimiento preventivo y correctivo en tiempo y forma de los servidores de la Dirección de Tecnologías de Información.

Para el cumplimiento de ambas recomendaciones el plazo es de 5 días hábiles.

4.2) Al Comisario Martín Arias Araya Director del Servicio Nacional de Guardacostas 4.2.1) Girar instrucciones al Lic. Milton Pérez Quirós Jefe del Departamento

Administrativo para que atienda las siguientes recomendaciones: a) Incorporar al procedimiento de revisión de las facturas del Consejo Nacional de la

Producción por Alimentos y Bebidas, la revisión de los precios consignados en la factura y las cantidades según la “global de alimentos” correspondiente.







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b) Coordinar con el Consejo Nacional de Producción para que se remitan semanalmente las listas de precios de los productos hortícolas (frutas y verduras) para confrontar los precios señalados en las facturas.

c) Coordinar con el Departamento de Salud Ocupacional para la confección de la

“Global de alimentos” mensual y el establecimiento de un menú específico para los funcionarios del Servicio Nacional de Guardacostas.

El plazo para la implementación de estas recomendaciones es de 5 días hábiles 4.2.2) Solicitar al Jefe del Departamento de Operaciones, Intendente. Rodolfo Murillo

Montoya que realice las siguientes acciones: a) Documentar las acciones que se realizan para detectar las necesidades de

uniformes para todos los funcionarios del Servicio, previo a formalizar solicitudes de compra de estos artículos. Para la implementación de esta recomendación se considera un plazo de 5 días hábiles.

b) Implementar un sistema de inventarios efectivo, confiable y completo en la Bodega de la Dirección del Servicio Nacional de Guardacostas. Para la implementación de esta recomendación se considera un plazo de 90 días hábiles.

c) Solicitar a los Directores de las Estaciones de Guardacostas, el inventario de uniformes en Bodega y las listas de uniformes entregados firmadas por los funcionarios.

Para la implementación de esta recomendación se considera un plazo de 5 días hábiles.

4.3) Al Comandante Juan Luis Vargas Castillo, Director del Servicio de Vigilancia Aérea a) Documentar el análisis de la razonabilidad del precio de la mano de obra y de los

repuestos que no se especifican en el objeto contractual de los contratos por servicio de mantenimiento vehicular y mantenimiento de motocicletas que se encuentran vigentes. El plazo para la implementación de esta recomendación es 5 días hábiles.







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b) Realizar un inventario general de uniformes (propper, fatiga, camisetas, trajes de piloto) en Bodega y confrontar los saldos contra las entradas y las actas de entrega de uniformes; lo anterior con el objetivo de verificar y corregir lo saldos de inventario por tallas. Para la implementación de esta recomendación se considera un plazo de 30 días hábiles.

c) Coordinar con el Departamento de Salud Ocupacional para la confección de la “Global de alimentos” mensual, el establecimiento de un menú específico para los funcionarios del Servicio de Vigilancia Aérea y la visita periódica de un(a) nutricionista a las Bases del Servicio de Vigilancia, con el objetivo de mejorar el proceso de asignación de alimentos, su control y manipulación.

El plazo para la implementación de esta recomendación 5 días hábiles. d) Solicitar a los funcionarios encargados de las bodegas de alimentos de las Bases

del Servicio de Vigilancia Aérea que, junto con la lista de requerimientos de alimentos remitan una lista de inventario de existencias, que permita un cálculo más exacto en la Global de Alimentos.

El plazo para la implementación de esta recomendación 5 días hábiles.

e) Implementar un “acta de recepción definitiva” de conformidad con lo que establece

el artículo 203 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa Nº Nº

33411, para las adquisiciones de equipo de transporte en el Servicio de Vigilancia Aérea. El plazo para la implementación de esta recomendación es de 5 días hábiles.

f) Coordinar con la empresa Autostar S.A para la capacitación de los funcionarios del Servicio de Vigilancia Aérea de conformidad con el contrato N° 0432017000100102-00, contratación 2017LA-000006-0007100001.

El plazo para la implementación de esta recomendación es 5 días hábiles.

4.4) Al Comisionado Allan Obando Flores, Director de la Policía de Fronteras a) Implementar un sistema de inventarios efectivo, confiable y completo de artículos

en la Bodega de la Dirección de la Policía de Fronteras, que permita identificar como mínimo el valor del artículo, la marca, fecha de ingreso y nombre del







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proveedor. Para la implementación de esta recomendación se considera un plazo de 30 días hábiles.

b) Establecer los mecanismos de control necesario y oportuno sobre la ejecución de

los contratos por adquisición de avituallamiento (botas, uniformes, camisetas, etc) en los que se requiere, un periodo de tiempo para la toma de tallas de todos los funcionarios. Para la implementación de esta recomendación se considera un plazo de 15 días hábiles.

c) Incorporar al procedimiento de revisión de las facturas del Consejo Nacional de Producción por Alimentos y Bebidas, la revisión de los precios consignados en la factura y las cantidades según la “global de alimentos” correspondiente. Para la implementación de esta recomendación se considera un plazo de 5 días hábiles.

d) Valorar la posibilidad de asignar las funciones de revisión de las facturas del CNP

a un funcionario administrativo con conocimiento en el manejo de herramientas en Excel.

Para la implementación de esta recomendación se considera un plazo de 5 días hábiles.



Michael Soto Rojas Ministro 01-042- 2018 CI/ASAA · Adriana Obando Boza, con la asistencia del Lic....

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