Minimanual de tablas de retencin y transferencias documentales

Archivo de gestin o de oficina1.

Archivo central o intermedio2.

DEFINICION E IMPORTANCIA

BENEFICIOS DE LA TRD

Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz y eficiente.Facilitan el manejo de la informacin.Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental.MARCO JURIDICO

LEY 594 DE 2000Obligatoriedad de las Tablas de Retencin Documental. Ser obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retencin Documental. (Artculo 24)

Acuerdo 012 del 16 de octubre de 1991. Por el cual se fija un plazo de seis meses para la presentacin de las Tablas de Retencin Documental de los Organismos Nacionales del orden central.Decreto 1382 de 1995. "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentacin histrica de los archivos de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones."Acuerdo 09 de 1995. Reglamenta la presentacin de las TRD.COBERTURA

RAMA EJECUTIVARAMA LEGISLATIVARAMA JUDICIALMINISTERIO PBLICOORGANOS DE CONTROL FISCALORGANIZACION ELECTORALORGANIZACION TERRITORIALCONCEPTOS BASICOS

Comit evaluador de documentos. rgano asesor del Archivo General de la Nacin, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos y con la evaluacin de las TRD.Comit evaluador de documentos del Departamento. rgano asesor del Consejo Departamental de Archivos, encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y de evaluar las Tablas de Retencin Documental de los organismos del orden departamental.Eliminacin de Documentos. Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa.Transferencias PrimariasTransferencias secundariasCicloVitalPRINCIPIOS BASICOS

Los perodos de retencin y disposicin final de la documentacin son fijados en la Tabla de Retencin. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o propuestos por los gestores de la documentacin ante las instancias Correspondientes.PROCESOS TECNICOS

IdentificacinLa identificacin permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentacin motivo de anlisis.VALORACIONEl objetivo de la Valoracin es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo.La Valoracin en el ciclo vitalVALORES PRIMARIOSVALORES SECUNDARIOSVALORES PRIMARIOSDE LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOValor Administrativo: el que contiene un documento, una serie de documentos o un grupo documental, para la entidad productora, relacionado con el trmite o asunto que motiv su creacin.Valor Jurdico: aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho comn.Valor Legal: aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.Valor Fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pblica.Valor Contable: es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad pblicaVALORES SECUNDARIOSDEL ARCHIVOPERMANENTE O HISTORICOSon aquellos que sirven de referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la administracin; como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva.Algunos documentos nacen con valores permanentes, por las razones arriba citadas. Otros alcanzan estos valores como resultado de la valoracin.SELECCIONEs el proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de la documentacin por medio del muestreo. La seleccin documental permite:

- Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos por la administracin o por el usuario externo.

- Ofrecer acervos documentales integrales que reflejen la estructura de la entidad productora.

- Reducir costos en espacio, tiempo y materiales.

- Garantizar la conservacin documental.Si bien es cierto que no hay una norma general de seleccin se pueden sealar algunos elementos indispensables para abordar este proceso:La seleccin puede aplicarse a documentacin que ha perdido su vigencia.La seleccin debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido informativo se repite o se encuentra registrado en otras series.La seleccin se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su conservacin total.Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe seleccionarse a travs de muestreo.ELIMINACIONLa decisin de eliminar documentos, si no est establecida por ley o reglamento, es responsabilidad del Comit de archivo de cada entidad.Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente Tabla de Retencin. La eliminacin deber realizarse atendiendo lo estipulado al respecto.

PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACION Y APLICACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Investigacin preliminar sobre la institucin1.Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada2.Elaboracin y presentacin de las (TRD)3.Aplicacin4.En la elaboracin de las TRD se contemplan cuatro etapas:Continua

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESDEFINICION E IMPORTANCIA

Archivo de gestin o de oficina1.Archivo central o intermedio2.Archivo histrico o permanente3.TIPOS DE ARCHIVO:CONTINUAPREPARACION FISICA DE LA DOCUMENTACION

Limpieza de la documentacinEliminacin de material metlicoRevisin y Foliacin

Identificacin del material afectado por biodeterioro.

UNIDADES DE CONSERVACION Y REALMACENAMIENTO

CajasCarpetasAmarreEmbalaje

Esto es todo amigos