Modelos Para La Administración de Proyectos

7/23/2019 Modelos Para La Administración de Proyectos

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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE ZACATECAS

“FRANCISCO GARCÍA SALINAS”

UNIDAD ACADÉMICA DE CONTADURÍA YADMINISTRACIÓN

Maestría en A!"n"stra#"$n

“MODELOS O%ERACIONALES&

MODELOS %ARA LA ADMINISTRACIÓN DE%ROYECTOS”

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MODELOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS



Los proyectos son críticos para el éxito de cualquier organización. Son las actividades quedan como resultado productos, servicios, entornos, procesos y organizaciones nuevas omejoradas. Los proyectos incrementan las ventas, mejoran la satisfacción de los clientes,reducen costos, mejoran el ambiente de trabajo y dan otros beneficios como resultado.

Siendo el beneficio ms impactante para la organización, entregar un producto deacuerdo a las necesidades del cliente.

! medida que las organizaciones "an reconocido la importancia de la !dministración de#royectos para su éxito, ésta se "a convertido en un punto central para esfuerzos demejora. $l #%& 'por sus siglas en inglés( &ficina de !dministración de #royectos)*, y losprogramas de capacitación de cambios organizacionales, se estn considerando cada díams como partes integrales de los planes estratégicos para mejorar la efectividad de lasorganizaciones. $n la actualidad, el manejo de la información es parte fundamental decualquier empresa u organismo social sin importar si persigue un fin de lucro o no, para larealización de sus actividades en forma rpida y eficiente. +on los adelantos tecnológicos

en el rea computacional, rea de comunicaciones y tecnologías de información lasempresas, "an dado suma importancia al uso de sistemas de información basados encomputadora o sistemas de información computacionales, aprovec"ando los beneficiosque estos les otorgan en el procesamiento de la información en forma rpida y confiable,en la ayuda a toma de decisiones a gerentes y ejecutivos o como sistemas expertos en laresolución de problemas de alto grado de especialización en el rea etc. Las empresasconociendo las ventajas de éstos y su necesidad en la empresa, "an considerado a lossistemas como parte dinmica en la estructura de la organización.

Definición de administración de proyectos

Segn el #%- 'por sus siglas en inglés( -nstituto de !dministración de #royectos*, la !dministración de #royectos es una disciplina que aplica principios, conceptos,"erramientas y técnicas, para mejorar el desarrollo del proyecto y la efectividadorganizacional, así como agrega valor mediante el incremento de las probabilidades deproyectos consistentemente exitosos.

Definición de proyecto

$l reconocimiento de la existencia de un problema, entendiéndose por éste a laimposibilidad de adecuar las condiciones organizacionales a los objetivos esperados,genera la necesidad de formular e implementar proyectos, cuyos resultados dejen unanueva capacidad instalada en la organización. ic"o de otra manera, al entenderse por

problema la brec"a que existe entre una situación actual y una deseada, el proyectopersigue eliminar dic"a brec"a. /0n proyecto es un emprendimiento temporario creadopara realizar un producto o servicio particular y con objetivos definidos. 1iene laparticularidad de ser nico y por ello, es fundamental la rigurosidad de una metodología odisciplina que nos auxilie a abordar algo que lo estamos "aciendo por primera y nicavez.2 3yars Lloyd ')454*. 0n proyecto, tiene la particularidad de ser nico y por ello, esfundamental la rigurosidad de una metodología o disciplina que ayude a la empresa a

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abordar algo que se est "aciendo por primera y nica vez, por ejemplo( el lanzamientode un nuevo producto, o la implementación de un nuevo sistema. Los proyectos sonentonces los ve"ículos necesarios para los cambios organizacionales emprendidos por las empresas. $sto exige la participación de profesionales y técnicos que en muc"asocasiones no poseen una formación adecuada en administración de proyectos.

!dministración de proyectos

6Para !e sir"en #os proyectos$

7ablando estrictamente en cuestión de empresa, los proyectos son principalmentemovimientos estratégicos de las empresas para alcanzar un objetivo extraordinario. $stoquiere decir que se salta un poco las actividades rutinarias para poder alcanzar unobjetivo o requisito. 0n ejemplo de esto puede ser el inventario de una tienda el cual se"ace una vez al a8o y esto significa que la actividad aunque es rutinaria 'se "ace cadaa8o* es extraordinaria dentro de las actividades diarias de la empresa. Los proyectosnormalmente corren por un tiempo determinado y recursos son limitados. $l proyecto

tiene una misión concreta y responde a un objetivo que puede ser medido y concreto.9inalmente la definición de un proyecto es una serie de actividades dise8adas paraalcanzar un objetivo. Los recursos en los proyectos se dividen en tres diferentescategorías( a*#ersonal, b*inero y c*1iempo. 0na vez de estar convencido de queimplementar un proyecto suena a una opción lógica, se procede a comenzar a planear elmismo. Lo primero es definir los parmetros de nuestro proyecto. $sto se puede "acer así( a*efinir el principio y fin del proyecto. 6+undo se desea terminar:; b*&rganizar elplan.. ocumentar el plan, estudiarlo y definir los objetivos; c*!partar recursos.<ecesitamos separar los recursos que sern empleados para determinado proyecto;d*$quipo de trabajo. efinir un equipo especialmente para realizar el proyecto es til, yaque esto dar orden al proyecto; e*$stableciendo metas. 9inalmente necesitamos

establecer metas, las cuales tendrn sus propios objetivos y nmero específico en el cualtrabajar.

!nteriormente los proyectos eran administrados designando un gerente o líder delproyecto que tuviera experiencia técnica previa en el objetivo del proyecto. Sin embargo,los fracasos en los proyectos llevaron a cambios en la forma de dirigirlos. Surgieronmétodos y técnicas aplicables a la administración de proyectos de diferentes alcances ycomplejidad. La empresas requieren bsicamente garantizar que los proyectos cubran lasnecesidades y expectativas de los usuarios vinculados con el objetivo de cada proyecto,controlar los resultados obtenidos en comparación con dic"o objetivo, evaluar los riesgosasociados y establecer las acciones necesarias, determinar el estado durante el ciclo de

vida del proyecto, generando el espacio de comunicación y cambio de culturaorganizacional. $l grupo interdisciplinario de personas, responsable dentro de la empresade llevar estas acciones a cabo, junto con la metodología y "erramientas que utilizan es loque se denomina como &ficina de !dministración de #royecto'#%& por sus siglas eninglés*.

Surgen como una manera de centralizar en una unidad organizacional la responsabilidadpor los procesos de administración de proyectos. La #%& pasa a ser el lugar de los

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gerentes de proyectos, donde ellos encuentran los métodos y las "erramientas necesariaspara la planificación, el seguimiento y control y la ejecución de los proyectos de formaconsistente. !dems de eso, la #%& es responsable por "acer el enlace entre el gerentede proyecto y la alta dirección, por medio de un sistema de intercambio de informaciónque permite el perfeccionamiento continuo en la ejecución del proyecto. Las &ficinas de

!dministración de #royectos son entonces la base para la administración de los proyectosque desarrolla una empresa. Sirven como centro para conocer las mejores prcticas yfavorecer su utilización y registrar la experiencia y el conocimiento necesario paraoptimizar el desempe8o de la empresa.

1odos los proyectos suponen cambios, por lo tanto todos los integrantes del equipo se veninvolucrados en un cambio organizacional. $ntender los roles que cada uno de éstos

juegan dentro del proyecto servirn como guía para comprender y optimizar sudesempe8o. +on el fin de "omologar términos a continuación se definen los roles yresponsabilidades para cada uno de éstos.

#ara el administrador de operaciones, la programación de un proyecto implica un retodifícil. Los riesgos de la administración de proyectos son altos. Los costos excedentes ylas demoras innecesarias ocurren debido a la programación y el control deficientes.

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Los proyectos que requieren meses o a8os para completarse suelen ser desarrolladosfuera de los sistemas normales de producción. Las empresas pueden configurar organizaciones específicas para manejar tales trabajos y a menudo las desmantelandespués de su conclusión. $n otras ocasiones, los proyectos son parte del trabajo delgerente. La administración de proyectos involucra tres fases

%& Planeación: $sta fase incluye el establecimiento de metas, la definición del proyecto, yla organización del equipo.

'& Programación: $n esta fase se relacionan las personas, el dinero y los suministros conactividades específicas, y se establece la relación de las actividades entre sí.

(& Control: !quí la empresa supervisa recursos, costos, calidad y presupuestos. 1ambiénrevisa o cambia los planes y asigna los recursos para satisfacer las demandas de costo ytiempo.

P#aneación de# proyecto

Los proyectos pueden definirse como una serie de tareas relacionadas dirigidas "acia unresultado importante. $n algunas empresas se desarrolla una organización de proyectocon el fin de asegurar que los programas existentes continen su trabajo diario sincontratiempos y que los nuevos proyectos se concluyan con éxito.

#ara las compa8ías que tienen muc"os proyectos grandes, como las empresasconstructoras, la organización de proyecto es una manera efectiva de asignar laspersonas y los recursos físicos necesarios.

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La organización de proyecto es una estructura de organización temporal dise8ada paralogra resultados mediante el empleo de especialistas de todas las reas de la empresa.La <!S! y muc"as otras organizaciones usan el enfoque de proyectos.

La organización del proyecto funciona mejor cuando(

). $l trabajo puede definirse con una meta y una fec"a de entrega específicas.=. $l trabajo es nico o de alguna manera desconocido para la organización existente.>. $l trabajo comprende tareas complejas interrelacionadas que requieren "abilidadesespeciales.?. $l proyecto es temporal pero crucial para la organización.@& $l proyecto cruza las líneas organizacionales.

Pro)ramación de# proyecto

La programación del proyecto implica que a todas las actividades del proyecto les seaimpuesta una secuencia y se les asigne un tiempo de ejecución. $n esta etapa los

gerentes deciden cunto tiempo llevar realizar cada actividad y calculan cuntaspersonas y materiales sern necesarios para cada etapa de la producción. 1ambiénelaboran grficas para programar por separado las necesidades de personal por tipo de"abilidad. Las grficas también pueden desarrollarse para la programación de materiales.

Contro# de# proyecto

$l control de grandes proyectos, como el control de cualquier sistema de administración,implica la supervisión detallada de recursos, costos, calidad y presupuestos. +ontrolar también significa usar un ciclo de retroalimentación para revisar el plan del proyecto ytener la capacidad para asignar los recursos a donde ms se necesitan.

$n la actualidad, informes y grficas computarizadas #$A1 y +#% estn disponibles enlas computadoras personales.

Soft*are

%icrosoft #roject Server, adems de %icrosoft SBL Server =CCC, %icrosoft S"are#ointServices y %icrosoft #roject #rofessional =CC>

%icrosoft #roject Server permite a la compa8ía manejar todo el proceso de planificaciónde los proyectos, cronograma de trabajo, costos asociados, recursos involucrados tanto"umanos como económicos, y manejo de riesgos. #or otra parte, a través de la soluciónDeb !ccess que tiene la "erramienta, las personas involucradas en el proyecto reportande manera diaria el avance en cada una de las actividades o en cada uno de los frentesde trabajo. E$l proceso de ejecución es un trabajo colaborativo donde las personas queparticipan estn aportando información. e tal manera, que quien administra el proyectopueda analizar, identificar y definir planes para corregir a tiempo las desviaciones que sepresentan al interior del mismo apoyado en las "erramientas tecnológicas

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!lgunos otros de los programas ms utilizados son #rimavera 'de #rimavera Systems,-nc.*, %ac#roject 'de !pple +omputer +orp.*, #ertmaster 'de Destminster SoftFare, -nc.*,GisiSc"edule 'de #aladin SoftFare +orp.* y el 1ime Line 'de Symantec +orp.*

$stos programas producen una amplia variedad de informes que incluyen ')* desglosesdetallados de costos para cada actividad; '=* curvas laborales de todo el programa; '>*tablas de distribución del costo; '?* costo funcional y resmenes de "orarios; '@*pronósticos de materia prima y gastos; 'H* informes de varianza; 'I* informes sobreanlisis de tiempos, y '5* informes acerca del estado del trabajo.

$n la actualidad los modelos operacionales tienen infinidad de aplicaciones en muydiversostiposde proyectos, pudiendo complementarse uno con otro o elaborarse demanera individual para un caso concreto, algunos ejemplos deaplicaciones son lossiguientes(

Ap#icaciones Pr+cticas De Los Mode#os En La Administración De Proyectos

Operaciones,#o)-stica#rogramación de actividades del personal#laneación del transporte

!signaciones de personal#laneación de embarquesAutas de viaje

!dministración del trfico0bicación de almacenes+antidad económica de pedidos de inventario#edidos económicos con descuentos por cantidad

1rabajos en secuencia computarizada#rogramación de operaciones con recursos limitadosise8o de instalaciones de carga y descarga de camionesecisión sobre la ubicación de un almacén 'centralizado vs. descentralizado*ise8o de cola de espera

!dministración de traslados

Operaciones,prod!cción$nsamble restringidoecisiones sobre fuentes de aprovisionamiento%ezcla de productos+omponentes de las mezclas

eterminación de dietas óptimas#laneación de nuevos productosSubcontratación#laneación financiera y de producción#laneación de producción e inventarios#laneación de personal y de producción#laneación de producción y transporte%ezclas de petróleo1ama8o de los lotes de producción

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istribución general de instalaciones0bicación de estaciones de prueba para control de calidad del abastecimiento de agua+onsolidación de una planta%odelo del vendedor de periódicos#olíticas de control de inventarios$quilibrio de la capacidad

<mero de expertos en reparaciones que conviene contratar para mantenimiento deequipo técnico+undo prometer nuevos pedidos#ronóstico de ventas

Econom-a de #os ne)ocioseterminación del precio de productos

!nlisis del punto de equilibrio+ontratación y precios negociados+lculo del costo de productos

!tribución del valor de los recursosSustitución de equipo

Selección de 7ardFareSelección de sistema de softFare que le conviene implementar+osto de la pérdida de imagen o prestigioecisión de compra de un seguro de automóvil$strategia óptima en demandas judiciales por quejas de pacientes%odelo de sobreboletaje

!nlisis económico de colas de espera

.inan/asGaluación de empresas#laneación de las finanzas personales+omercio de divisas y administración de efectivo

#laneación de una cartera de préstamos#laneación financiera y de producción !nlisis de inversiones#laneación de caja e inversiones#resupuesto de capital en condiciones de certidumbreSuscripción de bonos#laneación de fondos de pensionesSelección de cartera+argas tributarias equitativas en #eoriaecisión sobre perforación de pozos petrolíferos#resupuesto de capital con demandas inciertasecisión de inversión en robótica para laboratorios

#ronóstico de ganancias por acción !dministración del desarrollo de un paquete de softFare+ontrol del presupuesto de un gran proyecto de tarjetas de crédito

Mercadotecnia#recio del servicio de copiado#ublicidad y precios

?



Jerencia de ventas !signación de la fuerza de ventasSelección de medios en condiciones de certidumbre

!signación de territorios de ventas&ptimización de gastos de mercadotecniaSelección de medios en condiciones deincertidumbre

+ampa8a de mercadotecnia+onducción de un estudio de investigación de mercadosecisión del mercado de prueba3ase de la tasa de publicidad en revistas%odelo de cambio de marca#romoción óptima para artículos discontinuados0so del flujo de trfico para pronóstico de ventas#ronóstico de la demanda#ronóstico de ventas#ronóstico de circulación

Rec!rsos 0!manos

#rogramación de actividades del personal !signaciones de personal#laneación de personal y producción+ontratación de una secretaria<mero de expertos en reparaciones que conviene contratar para el mantenimiento deequipo técnico#rogramación de actividades del personal

!signaciones de personal#laneación de un fondo de pensiones

Otros

!dministración de efectivoeterminación de dietas óptimas#laneación del transporteAutas de viajeSustitución de equipo

!dministración del trficoSuscripción de bonos municipales#laneación de cumplimiento tributario y renta fiscalise8o de un programa educacionalSelección del sistema de programas que se aplicarn+argas tributarias equitativas en #eoria

!dministración de un proyecto grande

#robabilidad de completar el proyecto a tiempo+ontrol del presupuesto para un proyectoSelección de un empleo fuera de la universidadSelección de una escuela de posgradoecisión de qué automóvil convienecomprar

!nlisis de fallas+ampa8a de recaudación de fondos#ronóstico del nmero de "uéspedes

@



$K$%#L&, %&$L& #!A! S0S1-10+-< $ $B0-#&

Lisa +arr est a cargo de conseguir equipo de reproducción 'mquinas de fotocopiado*para el servicio secretarial de #A&1A!+. $lla tiene que escoger entre arrendar nuevoequipo con alto costo de alquiler, pero bajo costo de mantenimiento, o equipo usado concostos de alquiler ms bajos, pero con costos de mantenimiento ms altos. Lisa deber

considerar un "orizonte de cuatro a8os. 0saremos cij para denotar el costo de alquilar nuevo equipo al inicio del a8o i, i M ), =, >, ?, y su mantenimiento "asta el inicio del a8o j ,donde j sólo puede tomar los valores =, >, ?, @. Si el equipo sólo puede mantenerse "astael inicio del a8o j , para j N @, "abr que alquilar otra vez nuevo equipo al inicio de j . #or ejemplo, tres políticas factibles alternativas son(%& !rrendar nuevo equipo al inicio de cada a8o. Se supone que esa política implicaría losms altos cargos por alquiler y los cargos mínimos por mantenimiento. $l costo total'alquiler O mantenimiento* de esta política sería c )= P c => P c >? P c ?@.'& !rrendar nuevo equipo sólo al inicio del a8o ) y pagar su mantenimiento todos los a8ossiguientes. Sin duda ésta sería una política de mínimo costo de alquiler, pero mximocosto de mantenimiento. $l costo total 'alquiler O mantenimiento* de esta política seríac )@.

(& !rrendar equipo nuevo al inicio de los a8os ) y >. $l costo total sería c )> O c >@. etodas las políticas factibles, Lisa desea aquélla en la cual el costo sea mínimo. La soluciónpara este modelo se obtiene encontrando la ruta ms corta 'es decir, la que correspondaal costo mínimo en este caso* desde el nodo ) "asta el nodo @ de la red ilustrada en lafigura H.)).

+ada nodo de la ruta ms corta denota un reemplazo; es decir, un a8o en el cual "abrque alquilar nuevo equipo.La figura H.)= presenta el modelo de reemplazo de equipo de Lisa, suponiendo un costode Q),HCC ms Q@CC por mantenimiento durante el a8o que el equipo es alquilado, ycostos anuales de mantenimiento de Q),CCC, Q),@CC y Q=,=CC por cada a8o adicional quese conserve el equipo a partir de entonces. 0sando los parmetros de las celdas ->(-5, enlas celdas R>(&I se computan las consecuencias de costo de alquilar y mantener unamquina a partir de un a8o "asta llegar a un a8o final. #or ejemplo, la fórmula contenidaen la celda <> es /O->O-@O-HO-I2. $l a8o inicial y el a8o final para las necesidades deequipo de Lisa estn especificados en la fila )I por medio de ) y ), respectivamente.-gual que en el modelo anterior del camino ms corto, se usan variables indicadoras para

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se8alar la conectividad nodoTarco en las celdas +>(JI, mientras que las celdas R)C(&)?computan los costos de las decisiones en las celdas +)C(J)?.

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