MODULO N.3

LIBROS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD

LIBROS LEGALES;

Se consideran libros legales de contabilidad aquellos indispensables que según el artículo 73 del Código de Comercio establece para todo tipo de empresas naturales y jurídicas. Estos libros son: Inventario y balances, Diario General, Mayor General, Actas, Acciones, y libros auxiliares.

INVENTARIO Y BALANCES:

Según el artículo 79 del Código de Comercio, este libro deberá empezar con la descripción exacta de los bienes monetarios, activos duraderos, obligaciones y participación de los dueños o accionistas; posteriormente, dentro de los tres primeros meses de cada año, se deberá consignar el balance de situación.

DIARIO GENERAL:

Es el libro que se usa para registrar las diferentes transacciones en forma cronológica. Este libro presenta en un solo sitio la información relacionada con una transacción y da una breve explicación de la misma. Cada página debe estar foliada.

MAYOR GENERAL:

Libro de registro que separadamente contiene las diferentes cuentas del negocio. En el se anotan en orden cronológico, las diferentes transacciones registradas en el libro Diario.

ACTAS:

En este libro se registran los acuerdos tomados en cada una de las reuniones de la Junta Directiva y de Accionistas, consignando la fecha y los nombres de los miembros que asistieron.

ACCIONES:

Es el libro donde se anotara el control y tenencia de las acciones emitidas y suscritas. En el mismo deberá expresarse lo siguiente:

Nombre y dirección del accionistaTítulos emitidos y cantidad de accionesFecha de emisión o adquisición de las accionesSuma pagada, parcial o total.Cantidad de acciones cedidas y a favor de quien.

LIBROS AUXILIARES:

A medida que los negocios van ampliando sus áreas de mercado, por lógica, el número de transacciones será mayor, lo que indica que será necesario establecer métodos de contabilidad más eficientes y que permitan ahorrar tiempo. De alli surge la necesidad de utilizar libros especiales auxiliares (diarios y mayores), que permitan procesar la información más eficazmente.

DIARIOS ESPECIALES O AUXILIARES:

Son aquellos diarios que separadamente llevan un registro de las operaciones que representan un volumen alto de actividades del negocio y que por lo general están en las áreas de ventas o servicios, compras, ingresos, y egresos de efectivo.

La ventaja de estos libros auxiliares o especiales es que en una forma resumida por mes serán registrados en el libro general y posteriormente se trasladaran al mayor general.

Diario de Ventas:

Libro de tres o más columnas que permite registrar todas las facturas de ventas o servicios al crédito.

Diario de Compras:

Libro donde se registran todas las compras o servicios al crédito y el número de columnas depende de las exigencias del negocio.

Diario de Ingreso de Efectivo:

En este libro auxiliar se anotara todo el efectivo recibido en concepto de ventas o servicios al contado, abonos de los clientes y otros ingresos de efectivo.

El número de columnas de este diario depende de las necesidades del momento de la empresa. Al igual que los anteriores diarios auxiliares este se totaliza y los totales se anotan en el libro diario con sus respectivas cuentas.

Diario de Egreso de Efectivo:

Es también conocido como el diario de egreso de caja, es el libro donde se registran todas las salidas del efectivo. Por lo general, una empresa que mantenga un buen control interno de efectivo, aplicara esta salida de efectivo por medio de cheques girados por lo que usara un libro denominado Libro de Banco. El número de columnas será de acuerdo con la necesidad de la empresa.

MAYORES AUXILIARES

Son los libros que mantienen actualizados los saldos de los clientes (Cuentas por Cobrar), los saldos de los acreedores (Cuentas por Pagar) y los saldos de los diferentes gastos (Gastos generales y de administración).

MAYOR DE CUENTAS POR COBRAR

Libro de tres columnas con saldo de debito donde se anotan las facturas de ventas o servicios al crédito de cada uno de los clientes de la empresa y se anotan los abonos recibidos para mantener un saldo actualizado.

La sumatoria de cada una de las cuentas del mayor auxiliar debe ser igual al total de la cuenta control del libro mayor general.

MAYOR DE CUENTAS POR PAGAR:

Libro de tres columnas con saldo debito, donde se anotan las facturas de compras y servicios a crédito de cada uno de los proveedores de la empresa y se anotan los pagos realizados para mantener un saldo actualizado.

La sumatoria de cada una de las cuentas del mayor auxiliar debe se igual al total de la cuenta control del mayor general.

MAYOR DE GASTOS:

Este libro se utiliza siempre y cuando los registros de cada uno de los gastos han sido anotados en una sola cuenta del mayor general denominada Gastos Generales o Administrativos. El número de columnas debe ser de tres. La sumatoria de cada una de las cuentas debe ser igual a la cuenta control del mayor general.

DILIGENCIA DE APERTURA:

Para que los libros indispensables de contabilidad de una empresa o persona se consideren oficiales, estos deben ser registrados en un juzgado del circuito del ramo civil. Esta práctica de registrar los libros se denomina Diligencia de Apertura

“El articulo N.76 del Código de Comercio dice:

Los libros indispensables a un comerciante o corredor, deberán estar encuadernados, forrado y foliados. En esta forma se presentaran al juez del circuito que conduzca de asuntos civiles para que consigne una diligencia de apertura en la primera página de cada libro, en el cual se expresara: el número de folios que contiene, estado en que se encuentran y el nombre del comerciante o corredor a quien pertenece. Se podrá en cada uno de los folios el sello del juzgado. Dicha diligencia ira fechada y firmada por el juez.”