monografias tarea administracion

Tema:

Consecuencias de la Informtica en la Administracin.

Curso:

Administracin General

Alumno:

Carlos Ral Martn Mattos Lpez

Profesor:

Flix Del Rosario Avalos

Universidad Privada Telesup


Esta monografa quiero dedicrsela a mis profesores, que atravs del tiempo han sabido formarme tanto acadmica como espiritualmente.

Consecuencias de la Informtica en la Administracin

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Mi ms eterno agradecimiento a mi familia, que me apoya incondicionalmente en cada camino que decido recorrer, especialmente a mis padres y hermanos sin los cuales serams sinuoso mi trayecto.


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Cartula

Dedicatoria

Agradecimiento

ndice

Resumen

El Sistema de Informacin en la Empresa

Desarrollo de los Sistemas de Informacin

Las Funciones del Sistema de Informacin


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3

4

5

. 7

. 8

. 11

La Base de Datos como estructura de los Datos de la empresa . 12

Control e Informacin.

La Informacin como base del Sistema de Control

. 13

Factores claves en los sistemas de informacin administrativa . 16

Recursos Humanos como sistema en el contexto empresarial . 17

La Informacin en el rea de personal

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Conclusiones

.

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Bibliografa


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Resumen:


El introducir equipo de cmputo en una empresa genera cambios en el manejo de la informacin as mismo como tambin Cambios en los departamentos ligados a esas actividades as es posible estructurar sistemas de informacin de manera que los equipos instalados en los diferentes departamentos se encuentren conectados para envi y recepcin de datos.

Deben de asignarse a un rea de organizacin especfica, dicha rea es precisamente el Centro de Informtica. Al asignarle la responsabilidad a la funcin informtica de una empresa a un departamento especfico, es importante definir su ubicacin dentro de la organizacin, as como su estructura interna.

La ubicacin de los centros de informtica depender de cada organizacin en particular.

Responsabilidad en cada departamento de informtica; Conocimiento profesional o tcnico; Se obtiene un aprovechamiento ms racional para la empresa; Apoyar computacionalmente las actividades de todos las Direcciones, Departamentos; Mantener y administrar las redes, sistemas y equipos computacionales; Prestar soporte a usuarios en todo lo relativo a la plataforma computacional; Controlar las concesiones que le correspondan de acuerdo a su participacin en la elaboracin de las especificaciones tcnicas; Crear y administrar las bases de datos que sean relevantes para la toma de decisin; el apoyo del hardware y/o software que sea necesario.

El departamento de informtica se encarga de ofrecer los servicios de Informtica proporcionando servicios de soporte tcnico, desarrollo de sistema, administrador de base de datos etc. que soliciten las reas tcnicas y administrativas de la empresa; as mismo brinda asesora tcnica sobre el tipo y nivel de tecnologa de informacin y comunicaciones requerido por las reas tcnicas y administrativas.

Organiza, controla y coordina el funcionamiento tcnico y administrativo del centro de cmputo, de las reas de los servicios de anlisis, programacin, codificacin, registro y procesamiento de datos que permita que los trabajadores obtengan un beneficio en la que la empresa puede administrar bien a sus empleados.

Un departamento de informtica es muy importante para muchas empresas ya que obtiene un beneficio mucho mayor por los tipos de departamentos que ah se desarrollan en la cual toman una decisin muy comn para el uso de sus nuevas tecnologas que le permiten satisfacer sus necesidades de la empresa.


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Resumen: (Ingls)


Introducing computer equipment on a company generates changes in the management of information itself as well as changes in the departments related to these activities and is possible to structure information systems so that the equipment installed in the different departments are connected to sent and receiving data. They must be assigned to a specific organization area, that area is precisely the Computer Center. By assigning responsibility to the IT function of a company to a specific department, it's important to define its position within the organization and its internal structure.

The location of the computer centers will depend on each particular organization.

Liability in every department of computer science, professional or technical knowledge, is obtained by a more rational for the company, computer support the activities of all directorates, departments, maintain and manage networks, systems and computer equipment, provide support to users around As regards the computing platform, Check the concessions that apply according to their participation in the preparation of technical specifications, create and manage databases that are relevant to decision making, support hardware / software as needed.

The IT department is responsible for providing Information Technology services providing support services, system development, database administrator and so on. Applying technical and administrative areas of the company, likewise provides technical advice on the type and level of information and communications technology required by the technical and administrative areas.

Organizes, controls and coordinates the technical and administrative computer center in the areas of analytical services, programming, coding, data recording and processing that allows workers to obtain a benefit in that the company can manage well their employees.

An IT department is very important for many companies because it gets a much greater benefit for the types of departments that are developed here in which they make a decision very common to use their new technologies that allow you to meet your business needs.


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El Sistema de Informacin en la Empresa


Antes de comenzar a hablar de los sistemas de informacin es necesario reafirmar el concepto de "Sistema", que es el trmino ms usado en el lxico tcnico. Se habla de Sistemas Polticos, Econmicos, Sociales, de Calidad y de muchos otros de los cuales lapalabra nos dice poco pues es el adjetivo que la acompaa el que da la idea de lo que realmente se est hablando o en que entorno se est desarrollando.

Segn Carnota el concepto de Sistemas Informativos "est en constante evolucin", por eso es preferible analizarlo detalladamente, partiendo en primer lugar del concepto de Sistema

El diccionario WEBSTER el cual describe.... el sistema como un conjunto u observacin de cosas relacionadas de tal manera que forman una unidad o un todo orgnico..... Conjunto de hechos, principios, reglas, etc., clasificados y ordenados de tal manera que muestran un plan lgico uniendo las diferentes partes..... un mtodo o plan de clasificacin u ordenacin ...... una forma establecida de hacer algo .... un mtodo o un procedimiento..... otros diccionarios tambin describen ..... Conjunto de principios sobre una materia enlazadosentre si formando un cuerpo de doctrinas...... conjunto ordenado de cosas que contribuyen aun fin....

Como podemos ver todas las definiciones apuntan a conjunto y organizacin siendo su nico antnimo desorganizacin.

El trmino de forma general se refiere a un conjunto de elementos o partes que interactan entre s, estrechamente relacionadas, funcionando como un todo y excediendo as la simple suma de sus partes individuales. Este criterio queda reforzado y ampliado por George Reynolds al decir que un sistema "es una coleccin de componentes los cuales estn integrados para satisfacer un propsito comn."

Los sistemas estn bsicamente formados por subsistemas que interactan entre s y con el medio ambiente, dando como resultado una cualidad superior. Bishop provee una sencil ailustracin de este aspecto: un coche es un sistema y el conjunto de dispositivos para frenar constituyen un subsistema. El subsistema de frenos cumple un aspecto de las tareas realizadas por el coche.

La clasificacin de los sistemas puede variar en dependencia de los criterios utilizados, loscuales pueden ser sistemas sociales, econmicos, biolgicos, automatizados, etctera. A pesar de esta diversidad de clasificacin, ellos tienen caractersticas comunes entre las que sobresalen:

Interactan con el medio ambiente: todo sistema est rodeado y afectado por el medio ambiente. Los lmites del sistema separan a este del medio ambiente interactuando con l por medio de entradas y salidas. Las entradas pueden ser cualquier cosa que entre al sistema desde el medio, y las salidas son aquel as que cruzan las fronteras del sistema para entrar en el medio ambiente. Todo sistema puede ser dividido en subsistemas: lo complejo de un sistema puede desplegarse en una serie de pequeos sistemas y subsistemas que identifican al sistema principal. Los sistemas pueden ser afectados por el cambio: a travs del tiempo los usuarios del sistema cambiarn como ellos quieran usar el sistema. Nuevas entradaspudieran necesitarse para ser procesadas y nuevas salidas sern deseadas.


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La retroalimentacin y el control son esenciales: este aspecto es esencial para asegurar que el sistema opere como fue planificado y ayude a obtener los objetivospara los cuales fue implementado. La retroalimentacin es el proceso de comparar la salida actual del sistema con la salida deseada. El sistema pudiera fallar para trabajar como se espera: los sistemas son construidos y operados por seres humanos, por lo que estn sujetos a los fallos yerrores de estos. La propia definicin del alcance de sistema es importante: definiendo el alcance del sistema se definen sus lmites, se especifican cuales subsistemas sern incluidos en el sistema. Su definicin es esencial para el buen xito de un estudio del sistema.

Como centro de este trabajo; se han tomado los sistemas informativos, en especial los relacionados con la gestin de los Recursos Humanos. Convirtindose a partir de este momento en el centro de anlisis de la presente investigacin.

Desarrollo de los sistemas de informacin

Los sistemas de informacin surgen aun cuando el hombre no tena conocimientos de que los estaba utilizando para su comunicacin y para el aprendizaje. Mientras recolectaba objetos sinconocer exactamente su fin, dibujaba en paredes animales, smbolos o adquira conocimiento de los diferentes animales.

Con el cursar de la vida el hombre ha acumulado una serie inmensa de datos los cuales necesita relacionar, y poner al alcance de tcnicos, ingenieros y dems especialistas que lo utilizan como fuentes de informacin para bases de clculos estadsticas, o como punto de partida para diferentes anlisis y proyectos.

Varios aos atrs el hombre tena estos datos en tarjetas estadistas y papeles a la deriva en el tiempo con la posibilidad de deterioro, o en diferentes medios de almacenamiento no confiable y de muy bajo nivel de gestin, puesto que realizar cualquier condensacin de estos datos requera de mucho tiempo, los vnculos entre datos eran difciles de actualizar, y en ocasiones la informacin ya no exista porque se encontraba deteriorada, Ya en la segunda mitad del siglo XX el hombre comienza ha desarrollar una herramienta con fines matemticos para realizar sus operaciones a mayor velocidad la cual va ms all de las expectativas y se convierte en la mayorrecolectora y procesadora de informacin conocida como "Computacin", a partir de este momento los sistemas informativos que se resuman a Dato Procesamiento Informacin pasan a tomar un carcter mayor, formndose as un conjunto ms amplio de elementos.

Los sistemas de informacin cumplen con los aspectos mencionados en los diferentes conceptos de sistema y se puede definir como una organizacin compleja que relaciona todo el conjunto de mtodos, de datos, de medios e instrumentos necesarios para satisfacer las necesidades de ladireccin de un objeto determinado.

Otra definicin muy abarcadora es ofrecida por Lucey, quin lo presenta como "un sistema para convertir datos procedentes del exterior o del interior del mismo en informacin y para comunicar esta en forma apropiada a los directivos de todos los niveles y de todas las funciones para


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facilitar la toma de decisiones efectivas y oportunas para la planeacin, direccin y control de las actividades de las cuales ellos son responsables"

En las organizaciones conviven diferentes subsistemas (SSI) para las distintas funciones (contabilidad, medios bsicos, inventarios, personal, etc.), pero para la administracin senecesita una mayor disponibilidad de la informacin, por eso se debe crear un Banco de Datos Central o Base de Datos Centralizada.

El Banco de Datos Central recoge las informaciones de las distintas reas, y del entorno, agrupando la informacin para que pueda estar a disposicin de toda la organizacin.

El Sistema de Informacin (SI), se empareja con las tecnologas de la informacin (TI) por ser un sistema dinmico. Las TI nos sirven para construir los SI y son la herramienta bsica para disear los SI.

El SI es un proceso de planificacin diseo y anlisis y control de los datos, que afecta a todo el ncleo de la actividad empresarial y es el encargado de coordinar los flujos y registros de la informacin tanto internas, como la proveniente del entorno, que son necesarias para realizar las operaciones bsicas y toma de decisiones para conseguir los objetivos de la empresa. Este proceso se realiza de forma conjunta con el proceso de actividades propias de la empresa y sirvede apoyo a las decisiones de planificacin, diseo, ejecucin, y control que realiza.

Otra definicin posible de SI sera:

"Sistema de Informacin (SI) es el conjunto formal de procesos de anlisis, que operando sobre una coleccin de datos estructurados de acuerdo a las necesidades de la empresa, recopila elabora y distribuye, la informacin necesaria para realizar las operaciones bsicas y la toma de decisin en la empresa, que nos sirva para desempear las funciones de negocio de la empresade acuerdo con sus estrategias. " Para realizar la recoleccin de los datos debemos hacerlo de forma estructurada, as como normalizar la informacin que entra y sale, por ello deben participar todos los rganos implicados de la empresa, para que pueda ser entendida la informacin que llegue al SI o la que parta de l, por todos los integrantes de la organizacin a los cuales vadirigida, y les pueda servir a realizar las operaciones cotidianas, tomar decisiones o como mtodo de control. Adems afecta a las funciones y estrategias del negocio, pues es un elemento de la empresa que ayuda a conseguir los objetivos, y que puede ser utilizado comoventaja competitiva frente a nuestros rivales.

En las definiciones anteriores de SI se manejan gran cantidad de elementos de los cuales seinfiere la complejidad de las interrelaciones entre ellos. En muchos casos esta complejidad es acentuada por elevados volmenes de informacin que deben ser manejados.

Esta dificultad ha trado consigo la necesidad de aprovechar los adelantos informticos y tecnolgicos para automatizar el funcionamiento de los Sistemas de Informacin y de estamanera disminuir su complejidad para los usuarios de dichos sistemas.

Documentos: Manuales, los impresos, u otra informacin descriptiva que explica el uso y/o la operacin del sistema. Conjunto de datos originales que conforman el conjunto de datos.

Procedimiento: Conjunto de pasos que define el uso especifico de cada elemento del sistema o el contexto.

Bases de Datos: Es la coleccin de datos relacionados entre si la cual es accedida por el software y es el resultado de relacionar la informacin.

Personas: Individuos que son usuarios u operadores del sistema.


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Hardware: Es el conjunto de dispositivos electrnicos que proporciona la capacidad de computacin y los dispositivos electromecnicos encargados de extraer o suministrar la informacin en/de los soportes magnticos.

Software: Es el conjunto de programas de computacin encargados de suministrar la informacin deseada al cliente, con la coordinacin y relacin requerida.

El Sistema de Comunicacin en la Empresa

La informacin no slo debe ser generada, sino que tambin debe ser distribuida y diseminada, as como ser captada por los receptores, es decir la informacin debe circular por la empresa, este es el objeto del Sistema de Comunicacin (SC), hacer que la informacin circule dentro de la empresa desde el exterior hacia la empresa y desde la empresa hacia el exterior, de la misma forma que debe circular por dentro de la empresa. La Comunicacin ser pues, la transferencia de la informacin entre dos o ms miembros de la empresa, o de la empresa con el exterior y viceversa. No slo el SC recoge la transmisin de la informacin, sino tambin el canal feedback, a travs del cual se puede establecer la relacin entre el emisor y el receptor del mensaje (dilogo). La comunicacin constituye el vehculo y el SC el camino por donde acta lainformacin, para movilizar a los miembros de la organizacin, acercndolas ms y transmitirlesel sentimiento de pertenencia y participacin, en el desarrollo de la empresa. La comunicacin acta como factor de motivacin y movilizacin de los esfuerzos de los miembros de la empresa y tambin sirve para observar el comportamiento de las personas, conociendo sus opinionessugerencias, recogiendo la informacin que ellas generan. La comunicacin y el SC, pueden ser empleados como medio o instrumento para que la direccin de la empresa, transmita los mensajes oportunos de su cultura empresarial, inculcando los posibles cambios o modificando actitudes, hbitos etc. para realizar el proyecto empresarial, reafirmando la identidad de la propia empresa. El SC para transmitir la informacin y movilizar a los miembros de la empresa depende: La eficacia del lenguaje utilizado (claridad y concrecin), que sea entendido por los receptores.

La eficacia de la red del SC, depende de los medios tcnicos y del comportamiento y formacin de los miembros, en la relacin como receptores-transmisores de la informacin. La eficacia de los receptores para comprender y tratar la informacin. El modo de disear la circulacin de la informacin y los canales feedback. Los obstculos que surgen para poseer una buena comunicacin son: Tcnicos y fsicos, ligados a la ausencia o imposibilidad o mala calidad del feedback o aquellos que tiene dificultades de comprensin en el lenguaje o el contenido. Psicolgicos, ligados a la retencin de la informacin por parte del emisor y/o receptor, con la intencin de mantener un poder respecto del otro, creando una zona de incertidumbre (conflicto entre emisor-receptor) que puede hacer fracasar el sistema. La resistencia de los directivos, aproporcionar toda la informacin a sus subordinados y establecer una comunicacin con ellos, limita y entorpece la comunicacin. Esta resistencia se debe principalmente, a que las fuentes de informacin de los directivos suelen ser orales, y se almacenan en sus cabezas por esto tienen que perder tiempo para reflejar sus datos en un dossier, as pues el directivo esta condenado por su propio SI a un dilema de delegacin, tener que hacer demasiado uno mismo o delegar en subordinados con informacin adecuada.


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Las Funciones del Sistema de Informacin


El SI l eva a cabo una serie de funciones que se pueden agrupar en cuatro grandes grupos:

Funciones de captacin y recoleccin de datos. Almacenamiento de la informacin Tratamiento de la informacin Distribucin de la Informacin.

Captacin y Recoleccin de Datos: Recoge la informacin externa (o del entorno) e interna, enviando dicha informacin a travs del SC a los rganos del SI, encargados de reagruparla, para evitar duplicidades e informacin intil o ruido, la captacin de informacin depende del tipo de empresa o del destino que se espera de la informacin, pero la empresa puede crear un servicio de vigilancia del entorno, este proceso de captacin y recoleccin de datos debe realizarse de forma continuada, en las reas o partes del entorno y/o empresa sujetas a ms cambios, sin dejar de vigilar las reas ms estables, aunque de forma puntual.

Almacenamiento: Una vez filtrada la informacin relevante, sta se almacenar, puede ser en un lugar nico (archivo central, sistema informtico), accesible a todos los usuarios, o bien en los distintos departamentos, pero igualmente accesible a cualquier usuario que la necesite, y el sistema utilizado depender de las variables, tamao, dispersin geogrfica o especificidad de la informacin, quien determine el sistema a adoptar.

Tambin se puede realizar un sistema mixto, donde se centralicen la informacin que afecte de forma global a la empresa, y las especficas en cada departamento. El acceso a la recuperacin de la informacin por parte de los usuarios, puede realizarse atravs de cdigos o claves que eviten a los miembros que no necesitan la informacin puedan acceder a ella.

Tratamiento de la Informacin: Es la funcin clave del SI tiene por objeto transformar losdatos de la informacin almacenada en informacin significativa, para ofrecrsela a quien lanecesite, en la medida y formato que el usuario requiera. Generalmente en esta funcin, se utilizan medios informticos por su capacidad de almacenar y velocidad en el tratamiento, as como la reduccin de costes que representan, esto ha hecho que se generalice su uso.

Distribucin y Diseminacin: Es muy importante para la empresa que cada usuario posea la informacin requerida en el momento preciso y de una forma normalizada para su correcta interpretacin, adems existe la necesidad de que alguna informacin acerca de laempresa y su entorno sean conocidas por diferentes miembros de la organizacin, parahacer frente con rapidez de forma conjunta a las situaciones que se presenten, y en las que se hace necesaria la resolucin de problemas y adopcin de decisiones de forma coordinada o cuando afecte a varias reas de la empresa.


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La Base de Datos como Estructura de los Datos de la Empresa. Una de las principales aportaciones, que para los SI ha trado consigo la informtica es el concepto de Base de Datos (BD), pues supone una disciplina en la organizacin y acceso alos datos que posee la empresa, segn las necesidades que aparezcan en cada caso la BD nos sirve para: Agrupar los datos relevantes para el SI de la empresa en un nico lugar la BD. Evita duplicaciones, evitando equvocos, al no repetirse los datos. Estructura los datos de una nica forma desde la perspectiva del SI a lo largo del tiempo. Proporciona un acceso fcil a los datos.

La BD ha sido muy til para el SI, porque impone disciplina al obligar a actuar de forma uniforme a todos los usuarios, normalizando la informacin para toda la empresa. Exige disciplina en el proceso de definicin de las colecciones de datos necesariasen las operaciones del SI, depurando o filtrando los datos que se van a utilizar. Ha incorporado una visin global nica, del conjunto de datos de la empresa, en cuyo diseo participan todos los departamentos de forma consensuada. Facilita la estructuracin del SI, para poder ser accesible y comprensible por todas las personas de la organizacin.

La BD, se ha constituido en el centro del SI, cualquier referencia a datos requeridos por el SI pasa por ella, bien sea para almacenarlos por primera vez, para consultarlos, modificarlos oeliminarlos. Debido a estas funciones que realiza la BD, los responsables de las reas funcionales de la empresa, deben involucrarse en el diseo y creacin de la BD que ms se adecue a sus necesidades. La BD le da un grado de centralizacin al SI, pues ste gira alrededor de la BD como ncleo central del cual parten las funciones del SI. Esta centralizacin de datos, contribuye avisionar la empresa, como un todo, de forma global, por ello se debe disear la estructura de la BD, su administracin y uso de forma conjunta, acercando los datos de toda la empresa aaquel os que los necesitan, sin tener que ir a buscarlos a los distintos departamentos que integran la empresa, con una prdida de tiempo innecesaria. Descentralizacin de la empresa a travs de la BD. El avance de las TI, con la aparicin de los ordenadores personales PCs, y programas de tratamiento de datos incorporados (hojas de clculo, BD...), l eva consigo la utilizacin por parte de los usuarios del SI, buscar soluciones por si mismos a travs de la informtica, pudiendo construirse ellos mismos sus programas o herramientas para tomar decisiones. La descentralizacin del SI a travs de las nuevas TI, debe realizarse de acuerdo con el SI diseado en la empresa, pero la utilizacin de herramientas o programas especficos, requiere el acceso de los usuarios a la BD para los procesos de clculo y anlisis, y no renunciar a la perspectiva global de la empresa que proporciona la BD, podran llevar a conclusiones contradictorias con los objetivos. La BD, no impide que cada usuario disponga de datos especficos propios en sus PCs, pero no pertenecen a la BD del SI general, para evitar duplicidades, interferencias o inconsistencias. La informacin que maneja el SI, aunque generada o utilizada para/por actividades concretas, no pertenece a ninguna actividad en particular, sino a la empresa considerada globalmente (infraestructura).


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Control e Informacin.


La Informacin como base del Sistema de Control. Es de gran importancia para los sistemas de informacin el conocimiento de la diferenciaentre informacin y dato. Bishop plantea que: Informacin es un trmino general que abarca hechos y representaciones que pueden no estar relacionados. La palabra se usa en su sentido generalmente aceptado. La informacin puede ser vital o trivial, verdadera o falsaEn cuanto a dato, es ms precisa la definicin, los datos son informacin en forma codificada, aceptable para ser introducida y procesada por cualquier ordenador. En otras palabras son representaciones de la informacin. Pueden usarse como objetos individualespero con mucha ms frecuencia se encuentran en grandes conjuntos dotados de una estructura, los datos son significativos en s y en relacin con la estructura a la que pertenecen. Es importante destacar que los datos por si solos carecen de significado, solo adquieren este cuando son interpretados convirtindose as en informacin til George W. Reynolds define: Dato: Es la coleccin desorganizada de hechos que no han sido procesados en informaciones. El hecho puro crudo cuyas condiciones pudieran ser desentraadas. Estos hechos pueden describir personas lugares, cosas, procesos o eventos. El dato es la personificacin material de la informacin, constituye su base, por dato se entiende el resultado de las observaciones representadas en un lenguaje determinado y que es independiente de la idea o efecto que pueda producir en l, utilizarlo.

Resultado de la Observacin

El dato es la imagen sobre algn soporte material de un fenmeno o proceso en laactualidad se presentan como indicadores, tablas textos, etc., los cuales de por s no pueden estar relacionados con la solucin de una tarea determinada con un usuario en particular. Lo que constituye datos para unos puede ser informacin para otros y viceversa; todo est en dependencia del usuario y de las caractersticas del trabajo que se quiera realizar, es decir, la informacin que necesitan los directivos vara con la naturaleza del trabajo que efectan, segn el nivel de actividad y de acuerdo a las metas que buscan. Al establecerse la delimitacin entre dato e informacin, as como la definicin de las informaciones a utilizara todos los niveles de direccin se dan grandes pasos de avance en el establecimiento de


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los sistemas de informacin y son precisamente estos sistemas los que proporcionan la informacin que le permitir al control fijar niveles de desempeo con objetivos de planeacin, comparar el desempeo real con esos niveles determinados de antemano, determinar si hay desviaciones, medir su importancia y tomar las medidas tendientes a garantizar que todos los recursos de la empresa se utilicen en la forma ms eficaz yeficiente posible. Informacin: Es el conocimiento adquirido por causa del procesamiento de datos. En contradiccin a esta diferencia se puede afirmar que en cadenas de servicios, lo que es dato para un cliente es informacin para el proveedor-procesador. Segn Reynolds los datos tienen las siguientes caractersticas: exactitud, totalidad, pertinencia, oportunidad y auditabilidad. Planteando que al derivarse la informacin del dato estas cinco caractersticas pueden ser aplicables a ellas. En cambio para que la informacin sea til al investigador, ha de reunir las siguientes cualidades: 1. Exactitud: Debe ser verdadera y correcta, y describir con fidelidad el objeto o hecho. 2. Oportunidad: Debe estar disponible cuando se necesite sin demasiado retraso 3. Pertinencia: debe relacionarse con la situacin en cuestin. 4. Integridad: proporcionar al investigador todos los detalles que necesite para entender la situacin. 5. Frecuencia: Se prepara y suministra a los investigadores con bastante frecuencia para actualizarlos. 6. Horizontes de Tiempo: Se orienta a actividades y hechos pasados, presentes y futuros. 7. Alcance: Abarca en forma amplia o reducida un rea de inters. 8. Origen: Puede generarse tanto en fuentes internas como externas. 9. Forma de Presentacin: Las tablas de nmeros o las presentaciones grficas de informacin, son las firmas escritas o impresas ms comunes. Puede incluir adems una presentacin verbal. La informacin es el resultado del procesamiento y anlisis de los datos, constituyendo as el resultado de los sistemas informativos, los cuales toma como punto de partida conjuntos de datos relacionados entre si, que a su vez son el resultado de las continuas observacionesy apuntes que el hombre ha realizado como ser consiente o de los registros fsiles, deformaciones o trazas de agresiones en plantas u objetos que lo rodean, incluso de supropia atmsfera, o como resultado de equipos registradores conectados a maquinarias o sistemas. Por tanto la informacin es aquel dato procesado para un nivel tcnico o social a partir de datos contenidos, en registros los cuales pueden no explicarles nada a los investigadores o lectores por estar demasiados abstracto al contexto en que este se desarrolla, siendo as labase estadstica para toda investigacin. La velocidad y la exactitud con que los gerentes pueden recibir informacin sobre lo que est funcionando bien o lo que est funcionando mal determinan, en gran medida, la eficaciaque tendrn los sistemas de control. La informacin es vista, cada vez con mayor frecuencia, como un factor medular que ayudaa los gerentes a dar una respuesta al ambiente complejo y turbulento en el que sedesempean las empresas de hoy en da. No es posible que hablemos de control sin hablar de informacin. La efectividad del procesode control depende fundamentalmente de la calidad de su sistema de informacin. El sistema de informacin que se disee debe servir para controlar aquellas actividades de vital importancia en la administracin.


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Los directivos deben siempre estar conscientes de los factores crticos de sus planes y de las operaciones que requieren control, debiendo utilizar tcnicas e informacin apropiadas para ellos. Los sistemas de control y la informacin pretenden ayudar a cada administrador a l evar a cabo su funcin de control, es por eso que deben ser elaborados a la medida de cada uno de ellos. Para esto se hace necesario: Evitar la informacin sobrante. Es comn encontrar en las organizaciones de vezen cuando a alguien quejndose de la falta de informacin, lo que en ocasiones puede ser cierto, pero en la mayora de los casos lo que sucede es lo contrario, es decir, que se dispone de grandes volmenes de informacin, mucha ms de lanecesitada y las personas no saben discernir entre lo que constituye informacin relevante y la que no lo es, se ahogan en un mar de papeles y comienzan a culpar a sus jefes de que les informan poco. Incluso pueden prestarle atencin a informaciones que no le son tiles, olvidando las que les son imprescindibles. Los directivos no pueden tomar decisiones exactas y oportunas si no cuentan con suficiente informacin. No obstante, con frecuencia, los directivos recibendemasiada informacin irrelevante e intil. Si reciben ms informacin de la que pueden utilizar en forma productiva, quizs pasen por alto la informacin sobre problemas graves. Conocer que existen asuntos de los que es obligatorio informar, pero otros que sera imprudente mostrar a quienes no se debe por lo desestabilizadores que pueden resultar. Conseguir que la informacin sea lo ms completa y exacta posible: la omisin de algn acontecimiento, puede l evar a una valoracin errnea de la situacin y, por tanto, a una decisin desafortunada e incompleta. Mientras ms exacta sea una informacin, ms calidad tendr y podr recurrirse a ella con ms confianzaa la hora de tomar decisiones. Sin embargo, en general, el costo de obtener informacin aumenta conforme a la calidad deseada; se eleva. Si una informacin de mejor calidad no suma nada a la capacidad del directivo para tomar la decisin, entonces no vale el costo extra. Lograr que la informacin sea oportuna de forma tal que este disponible a tiempo para intervenir. El momento oportuno depender de la situacin. El dirigente no debe tener la informacin ni antes ni despus de lo que la necesita, ya que una anticipacin podra distraer su atencin hacia cosas que no le son tiles en ese momento y una informacin tarda imposibilita la toma de decisiones en el momento preciso. La informacin ofrecida por un sistema de informacin debe estar al alcance de la persona indicada y en el momento oportuno para que se emprendan las medidas adecuadas. Evitar la redundancia de la informacin. Aunque pueda parecer que la repeticin de datos por varios canales informativos es beneficiosa; no lo es, ya que generalmente ninguna informacin obtenida por dos o ms fuentes coincide, lo cual hace dudar de su veracidad. En cambio al obtenerla mediante un emisor nico este se siente comprometido a que sea la ms veraz posible, pues de locontrario ser suya la responsabilidad de no tomar correctamente la decisin correspondiente La informacin debe l egar en forma clara y legible a los que van a hacer uso de ella. Se deben eliminar los tecnicismos y complicaciones que entorpeceran la labor del dirigente. La informacin que reciben los directivos debe ser relevante para sus funciones ylabores. El director de recursos humanos seguramente no necesita saber cuntos son los niveles de inventarios, y el director a cargo de reordenar los inventarios no necesita saber nada de la condicin del personal de otros departamentos. Lograr que la informacin vaya acompaada de una buena dosis de motivacin, de forma tal que aquel que recibe las indicaciones, si estas son emitidas con claridad, las pueda hacer propias e incentivarlos a tomar decisiones.


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Para brindar esta informacin a los directivos se utilizan los sistemas de informacin administrativa que estn diseados para ofrecer a los administradores la informacin relevante y oportuna para tomar decisiones ptimas. Lo anterior implica la necesidad de crear y de mantener una extensa variedad de bases de datos o cuerpos de informacin casi en todas las categoras funcionales, entre otras, pero sin quedar limitado a mercadotecnia, finanzas, recursos humanos, investigacin y desarrollo y planeacin estratgica. Adems, en el entendido de que "la informacin es poder", los sistemas de informacin administrativapueden representar un activo muy valioso. Por lo consiguiente, muchas organizaciones que se han comprometido en serio con la funcin de los sistemas de informacin administrativahan creado el puesto de director de informacin, encargado de supervisar sus operaciones, de igual manera que un director general es responsable a final de cuentas de laorganizacin entera.

Factores claves en los sistemas de informacin administrativa Los directivos, ansiosos por incorporar y asimilar prospectivamente las nuevas tecnologaspara abordar los problemas de la gestin. Estn ejerciendo una considerable influencia en las compaas que se dedican a la produccin y venta de tecnologas de la informacin. Los Sistemas de Informacin Administrativa se han convertido en el reto estratgico ms importante de la industria de ordenadores en la actualidad. Semejante explosin de inters ha venido dada por los siguientes factores tecnolgicos y econmicos. 1. La presin para operar a escala mundial y para competir con corporaciones globalesintegradas, en el contexto de una economa recesiva, obliga al ejecutivo a tener que tomar, rpidamente, decisiones importantes. El directivo debe tomar decisionesrpidas y consistentes con resultados rentables. Por tanto, el directivo se ve sometido en el momento a la fuerte presin de tener que contar con una informacin fiable y disponible inmediatamente que facilite las decisiones adecuadas en el momento adecuado. 2. Los avances en la tecnologa de los sistemas de inteligencia artificial estn siendo evaluados en la actualidad como instrumento potencial para el desarrollo del tipo de Sistema de Informacin Administrativa que las grandes empresas contemplan para el presente y los prximos aos. 3. Los sistemas de inteligencia artificial proveen una capacidad automatizada pararacionalizar un gran nmero de imponderables complejos, que es perfectamente aplicable a una lgica basada en un rbol de decisin.

A finales de la dcada de los 80 y durante los aos 90, se produjo un gran avance con laaparicin de software especialmente diseados para el directivo. Estos productos ponan el nfasis en la simplicidad y en una va inaccesible para la formacin del ejecutivo. Algunas prestaciones dignas de mencin son las siguientes: Gran variedad de formatos grficos Las teclas de funcin activadas por Mouse. Las tcnicas para derivar, progresivamente informacin ms detallada sobre un asunto determinado.

Aunque se super la barrera, a medida que los sistemas ganaron en aceptacin surgi un nuevo obstculo an ms complicado. El Directivo se percat que el nuevo enfoque del ordenador personal podra solventar el tipo de problemas e interrogantes de carcterejecutivo que requeran una agregacin de datos procedentes de fuentes existentes. Este puzzle es el reto fundamental en la actualidad: cmo preservar la filosofa del (Fcil de usar) necesarias para animar al directivo a utilizar las nuevas tecnologas y, al mismo tiempo,


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introducir una infraestructura (invisible) para superar las numerosas complicaciones de latecnologa asociadas con las exigentes necesidades de informacin del directivo. En trminos sencil os, un Sistema de Informacin Administrativa proporciona al directivoinformacin vital de carcter estratgico, tctico y operativo de una manera y en un formato adecuado para facilitar el proceso diario de toma de decisiones. Para convertirse en un elemento estratgico del repertorio de la toma de decisiones del directivo, El Sistema de Informacin Administrativa del presente y de los prximos aos debe incorporar apropiadamente los conceptos de informacin y tecnologa integrados. Los elementos ideales incluyen: Criterios de accin ejecutiva global en la empresa. Tecnologas integradas, indivisible al directivo. Principios consistentes de un sistema de informacin administrativa y de tecnologas de informacin en la empresa. Interfaz grfica simple. Informacin Integrada. Interfaces que faciliten un acceso fluido a la informacin externa.

La ventaja ms notable, reconocida por los directivos que utilizan un sistema de este tipo es la disponibilidad de informacin, antes no disponible de ninguna manera para apoyar losesfuerzos en la toma de decisiones. Adems, beneficios intangibles o beneficiosadicionales, tales como la disponibilidad de una informacin ms intuitiva sobre la cual decidir una compra o informacin de mercado relativa a la satisfaccin del consumidor y al servicio pos venta, son tambin algunas de las ventajas derivadas de un Sistema de Informacin Administrativa. Todo lo anterior indica que un sistema de informacin administrativa puede ser, en muchos casos, muy valiosos y producir beneficios y ahorros de costos juntos a habituales beneficios intangibles asociados con el aumento de la eficiencia en la toma de decisiones.

Recursos Humanos como sistema en el contexto empresarial.

La Administracin de Recursos Humanos como todo sistema est compuesta por subsistemas, como muestra la figura del, referido por Chiavenato (1988). Estos pueden relacionarse como:

Subsistema de provisin de RH: que incluye la investigacin del mercado moderno, mano de obra, reclutamiento y seleccin. Subsistema de aplicacin de los RH: que incluye la descripcin y anlisis de puestoso de cargos y la evaluacin del desempeo. Subsistema de mantenimiento de los RH: que incluye la compensacin o administracin de salarios, los beneficios sociales e higiene y seguridad del trabajo. Subsistema de desarrollo de los RH: que incluye el entrenamiento y desarrollo de personal as como el desarrollo organizacional. Subsistema de control de los RH: que incluye la recoleccin de datos y su tratamiento, informes y auditoria de recursos humanos.

A este ltimo subsistema es al que dedicaremos toda nuestra atencin en el presente trabajo.


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Esos subsistemas tienen carcter contingencial o situacional, es decir, varan de acuerdo con la organizacin y dependen de factores ambientales, organizacionales, humanos, tecnolgicos, etc. La interrelacin entre estos subsistemas no significa que sigan obligatoriamente lasecuencia mostrada, pero la presencia de un cambio en alguno de ellos s afecta al resto de los subsistemas aunque no en igual direccin y magnitud. Siempre debe existir un subsistema de control de recursos humanos para que las diversas partes de una organizacin pueda desempear su responsabilidad de lnea en relacin al personal. Mientras mayor sea la organizacin y ms descentralizada sea su estructura, mayor ser la necesidad de control respecto de recursos humanos. El control es un sistema automtico que mantiene un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total. El mecanismo de control detecta cualquier desvo de los patrones normales y permite la debida regulacin del proceso. La esencia del control es la accin que ajusta las operaciones a los patrones predeterminados y su base es la informacin que los gerentes reciben. Se hace necesario un sistema integrado de recoleccin procesamiento, almacenamiento y suministro de informaciones sobresalientes de los recursos humanos para que tanto las recolecciones y servicios de staff, como las decisiones de lnea, sean las ms adecuadas a cada situacin. Se trata de la necesidad de un banco de datos y Sistemas de Informacin de Recursos Humanos. El desarrollo de los Recursos Humanos es un aspecto de gran importancia en la actualidadque requiere de su estudio y anlisis. Este desarrollo lleva consigo una informatizacin de susistema en s, para brindar un trabajo ms cmodo y eficiente. Un ejemplo de esta informatizacin la encontramos en el Sistema de Informacin. El Sistema de Informacin de Recursos Humanos (Anexo 2) ha de proveer las bases para la toma de decisiones actuales y futuras. Este Sistema es un elemento imprescindible para el proceso de accin y de los subsistemas. Ha pasado ha de ser un proceso de datos a gestionar la informacin. Esta evolucin se explica de la siguiente manera: El Sistema de Informacin es un conjuntode elementos interdependientes (subsistemas), lgicamente asociados, que nter unidos generan informaciones necesarias para la toma de decisiones. En el proceso de datos informacin conocimiento, intervienen los elementos, entre los que estn, la informacin y los datos, y los elementos de soporte (hardware y software); los objetivos, que consisten en proporcionar informacin que facilite la toma de decisiones; y las funciones. La estructura y funciones del sistema de Informacin de Recursos Humanos coinciden con la de un sistema de informacin en general, salvo que aqu se maneja la informacin preferentemente sobre la funcin o subsistema de los Recursos Humanos. Un sistema de Informacin de Recursos Humanos, utiliza, como fuentes de datos, elementos suministrados por:

Bancos de Datos de Recursos Humanos. Reclutamiento y seleccin de personal. Entrenamiento y desarrol o de personal. Evaluacin del desempeo. Administrador de salarios. Registros y controles de personal, respecto de fallas, atrasos, disciplina, etc. Estadsticas de personal. Higiene y seguridad. Respectivas jefaturas.

Este sistema es la red generalmente basada en el computador que contiene uno o ms sistemas operacionales, y que permite el suministro de datos sobresalientes para la toma de una decisin, y para la implantacin de cambios. Los parmetros deben estar siempre listos a ser modificados y el sistema debe ser capaz de responder a cambios, para suministrar informaciones oportunas, precisas y sobresalientes a la administracin. El sistema de


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informacin de recursos humanos es un sistema parcialmente abierto que engloba ciertos tipos de flujo de informacin importantes dentro de una organizacin empresarial. Con el advenimiento de la computadora personal, el ejecutivo pas a tener ms tiempo para pensar porque el ordenador provee los datos y los procesa dando las informaciones deseadas.

La Informacin en el rea de personal. La administracin de personal enfrenta desafos mltiples en su labor. El principal desafoconsiste en ayudar a las organizaciones a mejorar su efectividad y su eficiencia. Lograr esos objetivos requiere que los departamentos de personal se organicen de manera adecuada. Para este fin se necesita una informacin adecuada de dicho personal.

Esta informacin tiene como objetivos bsicos, gestionar los volmenes de informacin, rapidez y exactitud, facilitar las tomas de decisiones, en este objetivo son de gran ayuda la comodidad, la confidencialidad, la filosofa abierta, y el conectar capacidades con conocimientos.

Tiene como ventajas: Respecto al equipo humano: obtener rentabilidad en tiempo y en personal. Respecto a la informacin: minimizar la informacin en material impreso.

Existen lmites en la informacin, los que traen consigo algunos fallos en el Sistema de Informacin de los Recursos Humanos, entre los cuales se pueden mencionar: Escasa comunicacin entre Recursos Humanos y Sistema de Informacin. Metas y objetivos pocos claros. Resuelve problemas equivocados. Escasa involucracin del usuario. Falta de expertos en informtica. Expectativas poco realistas. Falta de flexibilidad y adaptabilidad.

El xito en los sistemas de informacin de Recursos Humanos depende de la adecuadaplanificacin del sistema, que requerir una correcta comunicacin entre usuarios y personal informtico. El xito del departamento de personal en su labor de asesora y ayuda depende de su capacidad de mantener siempre consciente de sus objetivos especficos y de los objetivos de la organizacin.


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Conclusiones


1. En este trabajo se brinda una revisin de los sistemas informativos vindose el desarrollo de los mismos durante la historia de la vida del hombre, as como las partes que lo componen. Tambin se puede ver la diferencia entre los conceptos de informacin y dato, en conjuntocon la importancia que tiene la informacin.

2. Los sistemas informativos proveen a la empresa, en cada uno de sus niveles, la fuente necesaria para la toma de decisiones.

3. Una va ptima para automatizar los sistemas de informacin lo constituyen los Sistemas de Gestin de Bases de Datos (SGBD), especficamente aquellos que siguen el modelorelacional por sus ventajas en cuanto a diseo, almacenamiento y mantenimiento

4. Se realiz una revisin de los diferentes subsistemas que conforman la Administracin de los Recursos Humanos, Centrando la misma en el Subsistema de Control de los Recursos Humanos, y dentro de l en el Sistema de Informacin.

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