Nuevas formas de archivar documentos electrónicos ·...

Nuevas formas de archivar documentos electrónicos

Fundación Sierra –Pambley Carmen Conty5as Jornadas Archivando Directora GeneralLeón 8 y 9 de noviembre 2012 EVER TEAM Spain

Ciclo de vida del documento

• Los objetivos de los sistemas de gestión documental y de archivo dedocumentos electrónicos son entre otros:

– Crear e intercambiar documentos íntegros y auténticos por sus valoresprimarios: interés, utilidad y valor de prueba para la organización que los

produce y recibe.

Gestión y conservación de los documentos electrónicos

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produce y recibe.

– Conservar documentos íntegros y seguros conteniendo la capacidadinformativa para personas no vinculadas a los productores o receptores

garantizando a los ciudadanos el derecho a su conservación en el tiempo.

Un poco de historia

Archivar los documentos en soporte papel No existe en España una normativa específica para la construcción de archivos . El Ministerio de Cultura tiene publicadas recomendaciones para los edificios destinados a archivos donde podemos encontrar aspectos de conservación y normas básicas de edificación. También existen normas ISO que tratan sobre requisitos de documentos papel, permanencia , almacenamiento, cajas y cubiertas, de utilidad para los archivos. De ellas podemos hacer cuatro grandes grupos:

UBICACIÓN

Estructura, áreas de depósito o de almacenamiento de documentos, distribución de áreas, capacidad de almacenamiento, mobiliario, compactos.


CONDICIONES AMBIENTALES Y TÉCNICAS DE CONSERVACIÓN

Humedad relativa y temperatura, Ventilación, Iluminación, Filtrado de aire, Mantenimiento, Limpieza.

SEGURIDAD. Se debe disponer de equipos y medios para la prevención de desastres.

Contra Inundaciones o filtraciones de agua, Incendios, Riesgos de Edificación, Movimientos sísmicos, Actos vandálicos, Robo.

RESTAURACIÓN

Ubicación


Condiciones ambientales


Seguridad


Restauración


¿Archivar y conservar documentos electrónicos es un

concepto de firma digital ?

Conceptos vinculados con la Firma digital:Autenticidad, no repudio, validez legal, cifrado, certificados, validación de certificados, sello de tiempo. Formatos Xades-A, Cades-A, PDF/A, estándar ISO 19005-1, ISO 32000-1

La firma no garantiza

- Cadena de Seguridad- Gestión de metadatos- Integridad de metadatos y documentos

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- Integridad de metadatos y documentos- Valoración y retención- Autonomía de Aplicaciones y bases de datos- Conservación- Trazabilidad- Preservación ante catástrofes- Disponibilidad

- Gestión del ciclo de vida del documento

Es necesario un Sistema de gestión de Archivo Electrónico (SAE) que garantice el archivo y conservación en el tiempo de estos documentos

Debe garantizar:

� Integridad de los metadatos y del documento� Trazabilidad.� Seguridad del sistema.� Prevención ante incursiones� Confidencialidad.

Sistema de gestión de Archivo Electrónico (SAE)


� Gestión del ciclo de vida � Valoración de los documentos en el tiempo� Descripción de metadatos y clasificación de tipologías de expedientes� Independencia de las aplicaciones informáticas que crearon los documentos� Perennidad de los metadatos y del documento� Conservación a largo plazo� Preservación ante catástrofes� Sistema totalmente auditado

El depósito electrónico: Caja Fuerte Digital con valor probatorio

Un Sistema de gestión de Archivo Electrónico (SAE) que garantiza

el archivo y conservación en el tiempo de los documentos

electrónicos, es muy importante que trabaje conforme a una ley,

una norma, un reglamento o un estándar, ya que muchos de los

documentos electrónicos formarán parte de nuestra historia y

también serán utilizados con valor probatorio ante litigios.

Nacional

NTI de Política de gestión de documentos electrónicos. Establece orientaciones y


NTI de Política de gestión de documentos electrónicos. Establece orientaciones y

directrices.

Autenticidad; Fiabilidad, Integridad; Disponibilidad.

Estas propiedades acompañarán al documento electrónico a lo largo del ciclo de vida,

a efectos de asegurar su valor probatorio y su fiabilidad como evidencia electrónica

de las actividades y procedimientos.

Internacional

La norma ISO 14641-1 : Gestión de documentos electrónicos - Definición y operación

de un sistema de información para la preservación electrónica de documentos .

La norma define las operaciones que hay que realizar aplicando la tecnología.

SAE_Compliance / Conformidad ISO 14641-1

Captura, Procesado y Carga

Toma en Custodia.

Validación.

Firmas Electrónicas.

Ubicación en Caja Fuerte Electrónica


Ubicación en Caja Fuerte Electrónica

Trazabilidad.

Plan de Clasificación

Consultas. Disponibilidad

Alerta y Prevención de Incursiones

Eliminaciones

Caso práctico. Definición inicial

Política de Gestión

� Documento esencial � Boletín de pago

� Formato � PDF

� Metadatos � Extraer del documento

� Conservación � 40 años

� Plan de clasificación � Si


Configuración en SAE_Compliance

� Tipo documental

� Ficha ampliada de Metadatos

� Perfil de indexación

� Reglas de conservación automáticas

� Reglas de clasificación automáticas

Captura


Procesado Carga

Índices

ConversiónExtracción

PDF

E-Mail

Office XML

EverSuite

Captura

Toma en custodia


Metadatos. XML


Firma de Metadatos


Firma Documento


Firma Global Metadatos y Documento


Almacenamiento en Caja Fuerte Digital

Cuando un documento entra en la caja fuerte digital se generan los índices de ubicación


Almacenamiento en Y prevención contra catátrofes

Cuando un documento es archivado, éste y su ficha son almacenados de forma doble en discos worm lógicos

La estructura de presentación es la misma


Trazabilidad


Histórico


Consulta


Incursión


Cualquier cambio es detectado por el SAE_ Compliance.

El signo “!” indica que el registro no corresponde con el original

Eliminación


Propuesta de Eliminación:

� Aprobación y validación

� Todo evento queda trazado al detalle

Sistema de Gestión de Archivo Electrónico

�Autenticidad

�Fiabilidad

Nuevas formas de archivar documentos electrónicos


�Fiabilidad

�Integridad

�Disponibilidad

�Conservación en el tiempo con valor probatorio

Ever Team ¿Quiénes somos?

1era solución de gestión de información documental

19

95

1er Portal de Internet

20

04

1era Suite Gestión de información Patrimonial,

Archivo, bibliotecas, museos

20

07

1era ECM Suite

especifica para negocios

20

09

1era solución de archivos

electrónicos en línea con

estándares int.

Compatibilidad especificación

CMIS

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38© EVER TEAM SA – www.ever-team.com

1990 2012

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1era Solución cliente

servidor

19

95

20

01

1era J2EE SOA ECM Suite

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04

20

07

20

06

1er Fabricante software

europeo en elECM Magic Quadrant

20

08

1era ECM Suite basada en Microsoft

SharePoint

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09

ES ComplianceISO 14641-1

20

10

Prohibida su reproducción total o parcial por medios impresos o electrónicos

¡Gracias por su atención!

Ever Team, líder Europeo de Soluciones integradas ECM y Archivo

Carmen ContyDirectora General Ever Team [email protected] Noviembre 2012 www.ever-team.com

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